IPV - ESTGL - Carla Eiriz

Sebenta de apoio
U.C. – Arquivo e Documentação – Aulas 2 a 4

2017
Índice
Para que serve um Arquivo? ....................................................................... 6

Quais as suas funções de um Arquivo? ......................................................... 7

2
O Arquivo e as suas funções ..................................................................... 8

Para desempenhar as suas funções os arquivos necessitam: ........................ 8

Objetivos a atingir: ................................................................................. 9

Qual a sua importância do Arquivo? ............................................................. 9

O que carateriza os arquivos e a sua documentação: ..................................... 9

ARQUIVO X BIBLIOTECA X MUSEU ..............................................................10

Critérios de Distinção (Arquivo x Biblioteca) ..............................................11

Conteúdo ...........................................................................................11

Finalidade ..........................................................................................11

Impressão e Publicação .......................................................................11

Organicidade ......................................................................................11

Introdução à Arquivística ...........................................................................12

Marcos fundamentais: ............................................................................12

A Arquivística no âmbito das Ciências de Informação ....................................13

Arquivística ...........................................................................................13

Objeto intelectual da arquivística ..........................................................13

Gerir a Informação para quê? .....................................................................15

A Gestão da informação ............................................................................15

A Informação ...........................................................................................16

Polissemia do termo Informação: .............................................................17

Níveis de Conhecimento..........................................................................18

A Informação x Comunicação .....................................................................18

Representação da Informação .................................................................18

Capacidade de memória .........................................................................19

A memória, o acesso e a recuperação da informação ..................................19

1º SA - U.C. – Arquivo e Documentação- Carla Eiriz

O que é um Documento? ...........................................................................20

Documento digital.....................................................................................21

Documento Digital Estático .....................................................................21

Documento Digital Interativo ...................................................................21

Documento Digital Interativo Não Dinâmico ..............................................21

3
Documento Digital Interativo Dinâmico .....................................................21

O que é um Documento de Arquivo? ...........................................................22

Propriedades dos documentos de Arquivo ..............................................25

Caraterísticas do Documento de Arquivo ......................................................26

Classificação dos documentos: ...................................................................30

Profissional da Informação .........................................................................32

Código de Ética do Profissional da Informação ..............................................33

O que é? ...............................................................................................33

A quem se refere? ..................................................................................33

Objetivos: .............................................................................................33

Liberdade Intelectual ..............................................................................34

Privacidade dos utilizadores dos serviços de informação .............................35

Profissionalismo .....................................................................................36

1º SA - U.C. – Arquivo e Documentação- Carla Eiriz

 O que é um Arquivo?
A palavra arquivo é polissémica, tem diversos significados… Quem é que nunca
ouviu as seguintes questões:

- “Já foste ao Arquivo buscar as pastas?”

4
- “Vai ao arquivo falar com o responsável.”

- “Coloca esses documentos no arquivo.”

- “O Arquivo de Lamego deve ter essa documentação.”

Pois, por isso mesmo é preciso enquadrar os diversos significados à mesma palavra.

Neste sentido podemos dizer que a palavra “Arquivo” pode se referir ao:

 Edifício/parte do edifício onde está instalado o serviço de arquivos;

 Unidade orgânica da instituição que tem documentação por ela produzida;

 Depósito/Depósitos, local onde a documentação está instalada;

 Móveis/Estantes, local de conservação de documentos;

 Fundo, conjunto documental produzido por uma pessoa singular ou coletiva

no exercício da sua atividade;

 Serviço público, criado para recolher conjuntos documentais produzidos

por pessoas ou entidades (onde passam a constituir os seus fundos);

 Fundos ou conjunto de Fundos, conjunto de toda a documentação

depositada num serviço de arquivo.

Exemplo: Comente a frase seguinte:

“O arquivo do Arquivo Distrital de Viseu não se encontra, no arquivo, junto dos

arquivos depositados no arquivo daquele Arquivo”

(MOUTA, 1989, p. 12).

1º SA - U.C. – Arquivo e Documentação- Carla Eiriz

 Resposta:

O arquivo (conjunto documental produzido por uma pessoa singular ou coletiva no

exercício da sua atividade (fundo) do Arquivo Distrital de Viseu (serviço público) não
se encontra, no arquivo, (edifício, parte do edifício), junto dos arquivos (Conjunto de
toda a documentação depositada num serviço de arquivo, isto é, conjunto de fundos
5
de um arquivo) depositados no arquivo (depósito) daquele Arquivo (serviço público).

(MOUTA, 1989, p. 12).

Entende-se então por Arquivo o conjunto orgânico de documentos,

independentemente da sua data, forma e suporte material, produzidos ou recebidos
por uma pessoa jurídica, singular ou coletiva, ou por um organismo público ou privado,
no exercício da sua atividade e conservados a título de prova ou informação.

Representação:

- conjunto orgânico de documentos;

- independentemente da sua data, forma e suporte material;

Arquivo - produzidos ou recebidos no exercício da sua atividade;

- por uma pessoa jurídica, singular ou coletiva, ou por um

organismo público ou privado;

- conservados a título de prova ou informação.

1º SA - U.C. – Arquivo e Documentação- Carla Eiriz

 “Arquivo Morto – Não existe”

O arquivo morto não existe, pois se existisse não haveria necessidade de organizar ou
guardar documentos, pois eles seriam armazenados e não seria preciso a recuperação
da informação.

Para que serve um Arquivo?

O Arquivo serve de instrumento principal para controlar toda a ação administrativa

gerada numa instituição ou empresa, seja ela pública ou privada. Bem como, preservar
e conservar toda a documentação, que sirva de prova ou informação.

Com o decorrer do tempo, o Arquivo serve também de base para o conhecimento

da história da entidade que o produziu, constituindo um meio de se conhecer o
passado e a evolução das instituições/empresas e manter a sua memória cultural na
sociedade.

1º SA - U.C. – Arquivo e Documentação- Carla Eiriz

 Quais as suas funções de um Arquivo?

Segundo Rousseau e Couture (1998: 265), são sete as funções arquivísticas:

“Produção, avaliação, aquisição, conservação, classificação, descrição e difusão”.

 Recolher a documentação da sua competência;

 Organizar toda a sua documentação (codificação, ordenação, higienização,

digitalização, descrição, indexação, acondicionamento e armazenamento);

 Classificar todos os seus documentos;

 Avaliar e selecionar a documentação;

 Controlar e gerir a documentação à sua guarda;

 Conservar e preservar a documentação de forma ordenada e segura;

 Difundir e dar acesso à informação (auxiliar a investigação);

1º SA - U.C. – Arquivo e Documentação- Carla Eiriz

 Sendo o acesso a função principal dos arquivos, possibilitando o acesso às
informações que estão sob sua responsabilidade de guarda, de maneira rápida e
precisa.

O Arquivo e as suas funções

8
 O Arquivo como edifício ou parte do edifício onde são recebidos, conservados,
organizados e comunicados os documentos de arquivo = função de Recolha

 Por outro lado, ele é também a instituição ou o serviço responsável pela

aquisição, conservação, organização e comunicação dos documentos de
arquivo quer seja ele corrente, intermédio ou definitivo = função de
Conservação

 É ainda o conjunto orgânico de documentos, qualquer que seja a sua data,

forma e suporte material, produzidos ou recebidos por uma pessoa jurídica,
singular ou coletiva, ou por um organismo público ou privado, no exercício da
sua atividade e conservados a título de prova ou informação, para a pessoa ou
instituições que o produz. Para os cidadãos ou para servir como fonte para a
História. = função de Comunicação

Para desempenhar as suas funções os arquivos necessitam:

 Meios Económicos - despesas com pessoal, aquisição de equipamentos,

manutenção de instalações, etc.;

 Meios Humanos – pessoal técnico qualificado, administrativo e auxiliar;

 Meios Materiais – Instalações, mobiliário, maquinaria, etc..

1º SA - U.C. – Arquivo e Documentação- Carla Eiriz

Objetivos a atingir:

 Clareza e precisão – sistema de montagem e instrumentos de trabalho

adequados;

 Rapidez de acesso – ordenação correta e bom uso dos instrumentos de

9
trabalho;

 Segurança – instalação e acondicionamento convenientes; acesso controlado.

Qual a sua importância do Arquivo?

 Auxiliar a Administração ou a entidade que o produziu;

 Fonte de pesquisa;

 Preservação e conservação do património documental;

 Apoiar a Sociedade

“Uma eficaz Gestão de Arquivos é uma forma de se preservar a história do

quotidiano da administração pública, conservando o passado para auxiliar o
presente e o futuro não só de uma determinada instituição, mas de toda a
comunidade”.

O que carateriza os arquivos e a sua documentação:

 Exclusividade de criação e receção por uma repartição, firma ou instituição.

Não se considera arquivo uma coleção de manuscritos históricos, reunidos
por uma pessoa.

 Origem no decorrer das suas atividades. Os documentos devem servir de

prova de ações realizadas.

 Carater fundamental que liga o documento aos outros do mesmo conjunto.

1º SA - U.C. – Arquivo e Documentação- Carla Eiriz

 ARQUIVO X BIBLIOTECA X MUSEU

 Arquivo é o conjunto de documentos criados ou recebidos por uma instituição

ou pessoa, no exercício de sua atividade, preservado para garantir o alcance
dos seus objetivos.

 Biblioteca é o conjunto material, em sua maioria impresso, e não produzido 10

pela instituição, de forma temática para pesquisa e consulta.

 Museu: é uma instituição de interesse público, criada com a finalidade de

conservar, estudar e colocar à disposição do público conjuntos de peças e
objetos de valor cultural.

1º SA - U.C. – Arquivo e Documentação- Carla Eiriz

 Critérios de Distinção (Arquivo x Biblioteca)

Conteúdo

 Arquivo - Os documentos de arquivo, compreendem o conhecimento

produzido pelo próprio serviço e ou pessoa que os elaborou, assim, contém o
11
saber próprio.

 Biblioteca – O Material de biblioteca, contém o saber dos outros.

Finalidade

 Arquivo - Os documentos de arquivo, têm finalidade Jurídica ou de

administração.

 Biblioteca – Finalidade Cultural ou de informação.

Impressão e Publicação

 Um documento manuscrito vai para o Arquivo.

 Geralmente um documento impresso ou publicado vai para a biblioteca.

 Mas este critério não é suficiente, pois tem que se ter em conta a natureza e o
conteúdo do documento, logo ter que se recorrer a outros critérios.

“impressão não muda a natureza dos documentos, pois ela não passa de um
meio de difusão”

Jean Favier (Les Archives)

Organicidade

 Arquivo - Os documentos de arquivo, fazem parte de Conjuntos orgânicos.

 Biblioteca – São unidades isoladas, ou pelo menos, individuais, associadas, ou a

coleções, mas nunca a um processo orgânico.

Podemos concluir, que a informação em Arquivos, Bibliotecas e Museus têm

semelhanças entre si, pois todos preservam a memória e organizam o acesso à

1º SA - U.C. – Arquivo e Documentação- Carla Eiriz

informação. E, as diferenças entre si são que de acordo com a instituição, a função
atribuída ao documento é diferente.

Introdução à Arquivística
12

Marcos fundamentais:

 Séc. XVII – Surgimento dos manuais de organização;

 Revolução Francesa – Séc. XVIII;

 Momento de grande viragem nos arquivos;

 Atos de destruição maciça;

 Separação da Igreja do Estado;

 Destruição de património;

 O Estado tem necessidade de nacionalizar os documentos;

 Organização anti-natural (separação e mistura de documentação);

 Séc. XIX – Paleografia – ciência auxiliar da história que ajuda a ler os

documentos; Diplomática – ciência auxiliar da história que ajuda a interpretar
os documentos; utilizavam a Arquivística para auxiliar a história.

 Edição do Manual de arquivística: Novo período, vulgarização do termo

arquivística, para definir um campo do saber específico;

 Após a IIª Guerra Mundial, generalizou-se o princípio das três idades de

arquivo;

 1950 surge o CIA (Conselho Internacional de Arquivos), permitindo o debate

mais alargado sobre os fundamentos da disciplina. Integrando grandes
arquivistas do mundo, para refletir e debater sobre os problemas da
arquivística.

 Revolução Tecnológica e Social, pela evolução no domínio do audiovisual e da

telemática.

1º SA - U.C. – Arquivo e Documentação- Carla Eiriz

 Tele – Informação + mática - Informática

A Arquivística no âmbito das Ciências de Informação

Arquivística

 Técnica prática de organizar documentos. 13

 Conhecimento essencialmente prático.

 Nasce como um sistema semi-fechado.

Sistema semi-fechado

 Sistema que não está orientado só para uma pessoa;

 Pode ser confidencial ou não;

 A confidencialidade mantém-se;

 Não é acessível a toda a gente;

 Tem grau de sigilo limitado;

 É orgânico-funcional, porque estes conjuntos não estão disponíveis à

comunidade em geral, podendo ser autorizada a sua vistoria.

 Estrutura orgânica coerente, isto é, a sua própria organização em

correspondência com as funções e entidades promotoras.

A Arquivística é a disciplina que se ocupa da Teoria, Metodologia e Prática relativa

aos Arquivos. Bem como, se ocupa da Natureza, das Funções e da Especialidade dos
seus documentos/informações.

Objeto intelectual da arquivística

É o conhecimento da natureza dos arquivos e das teorias, métodos e técnicas a

serem observados na sua constituição, organização, desenvolvimento e utilização, isto
é, a Informação, ou mais precisamente os dados que possibilitam a Informação.

1º SA - U.C. – Arquivo e Documentação- Carla Eiriz

 Na Arquivística o objeto é a Informação, ou mais precisamente os dados que
possibilitam essa informação.

Por outro lado é possível considerar 3 objetos físicos: Arquivo (Conjunto de

documentos; Documento e Arquivo (Entidade Detentora).

O Objetivo da Arquivística é aceder à Informação, através dos objetos referidos 14

anteriormente (intelectual e físicos) e pelo meio das suas teorias, metodologias e

aplicações práticas.

Acesso à Informação Arquivística contida nos arquivos:

 com caráter jurídico/administrativo, indispensável no apoio à decisão e

funcionamento das atividades da administração de instituições públicas e
privadas;

 seja a que possui valor testemunhal dos direitos do cidadão;

 ou ainda, a que possui valor histórico-cultural por se constituírem em registro

de ações das sociedades passadas.

A natureza da arquivística como área de conhecimento está limitada pelo seu objeto
principal, o arquivo compreendendo as seguintes áreas:

1) História dos Arquivos;

2) Legislação;

3) Profissão;

4) Terminologia;

5) Teoria (Administração, Direito e História);

6) Metodologia;

7) Estudo da geração das informações;

8) Produção de documentos arquivísticos;

9) Estudos dos procedimentos técnicos referentes aos arquivos.

1º SA - U.C. – Arquivo e Documentação- Carla Eiriz

Gerir a Informação para quê?

 Para se saber o que se pode fazer com ela;

 Para satisfazer as necessidades das organizações/instituições ou pessoas;

 Para manter a competitividade;

15
 Para termos acesso à informação certa, no local certo, no momento certo e no
formato certo.

A Gestão da informação

 Tem como objetivo apoiar a política global da organização;

 Articulação eficiente do conhecimento com os diversos setores dos serviços;

 Apoiar as tomadas de decisão a nível superior hierárquico;

 Apoiar de forma interativa a evolução da organização, pois estão sempre em

mutação, devido às exigências e necessidades que surgem.

 Apoiar a estratégia de comunicação interna e externa, para credibilizar a

imagem da organização perante os cidadãos.

1º SA - U.C. – Arquivo e Documentação- Carla Eiriz

A Informação

 É um recurso estratégico e vital para as sociedades contemporâneas;

 Passa por um processo de criação, conservação e comunicação (linguagem,

simbologia, escrita, voz);
16
 É algo que se pode utilizar e de que muitas vezes se necessita;

 Pode ser trocada com o mundo exterior e não só recebida.

 Pode ser registada sobre diferentes suportes (papel, tecido, pedra,

pergaminho, papiro, entre outros.)

 substância pronta a ser manipulada, transferida, movimentada e consumida,

muitas vezes para satisfazer as necessidades psicológicas, tendo esta
substância uma existência material e um suporte físico;

 Diz respeito aos conteúdos das mensagens à sua natureza, elaboração e difusão
e não ao processo de trocas;

 Objeto de estudo de várias ciências novas, designadas por ciências de

informação.

Exemplos de suportes de informação

Documento de Arquivo

1º SA - U.C. – Arquivo e Documentação- Carla Eiriz

Polissemia do termo Informação:

 Transferência de informação (Serv. - Serv.; Pessoa - Pessoa);

 Política de Informação;

 Gestão da Informação (gerir); 17

 Tratamento da Informação (Digitalizar, transferência para pc’s);

 Pesquisa de Informação (Procurar);

 Difusão da Informação (Publicações, Tecnologia, Internet);

 Teoria da Informação (Leis e teorias);

 Ciência da Informação.

Informação é uma coleção de dados que, quando apresentada de determinada

forma e em determinado momento, melhora o conhecimento do indivíduo que a
recebe, de modo a que este indivíduo se torne mais capaz de realizar a ação ou
decisão a que se propõe.

(Galliers, 1987)

Informação: é a análise de dados, é o informe do que é comunicado e

entendido e é o que reduz a incerteza na tomada de decisão.

Destacando os seguintes aspetos:

• Os dados apreciados são apenas os relevantes: se estes não forem evidentes,

então não se obtém informação;

• O circuito é apenas o das decisões a tomar, mas a informação pode ser útil para
a motivação, a construção de modelos e o trabalho de desenvolvimento
constante de informar futuras decisões.

1º SA - U.C. – Arquivo e Documentação- Carla Eiriz

Níveis de Conhecimento
1º - Dados são factos básicos, concretos que podem ser distinguidos por via de
observação, medição ou simplesmente como resultado de atividade realizada.
Sendo normalmente associados a descritores que qualificam e quantificam a
atividade humana. 18

2º - Informação é o resultado da análise de dados, de forma útil para determinado

problema ou contexto.

3º - Conhecimento é construído a partir da informação, possuindo uma estrutura

interna, específica do problema para o qual foi construído. Para potenciar os dados
e a informação disponível é necessário considerar o conhecimento.

A Informação x Comunicação
Muitas das vezes a informação é também encarada como comunicação. Mas
existem diferenças.

 A informação diz respeito ao conteúdo das mensagens relativas à sua natureza,

elaboração e difusão e não ao processo de trocas.

 A comunicação é a caraterização do processo das trocas entre pessoas, ou seja,

as relações inter individuais e coletivas, bem como os métodos que aí se
empregam.

Representação da Informação
É feita através da escrita, linguagem, códigos (luzes, sinais linguísticos), signos.

Signos – materialização da informação, representação de mensagens. Os

símbolos, representam objetos, ideias e acontecimentos.

Língua - é o sistema de símbolos, morais e escritos, mais importante na troca

da informação. Os recursos linguísticos são usados para identificar, ordenar e
relacionar os signos e os símbolos contidos nos documentos (registos de
informação).

1º SA - U.C. – Arquivo e Documentação- Carla Eiriz

Capacidade de memória
“Capacidade das pessoas em armazenarem os conceitos e respetivos signos, como
classificar. Relacionar, generalizar, abstrair, operações que resultam da junção do
código linguístico com a conceptualização.”

19

A memória, o acesso e a recuperação da informação

Sem memória não seria possível conhecer e não haveria possibilidade de
armazenar informação.

Assim, o tratamento da informação, no sentido técnico, visa a criação de

memórias passíveis de serem utilizadas sempre que houver necessidade de
recuperar informações nelas armazenadas. Implicando procedimentos de controle
da informação, de criação de meios de acesso às referidas memórias e de
desenvolvimento podendo acionar os meios de recuperar a informação
armazenada.

1º SA - U.C. – Arquivo e Documentação- Carla Eiriz

 Em conclusão, podemos dizer que embora o conceito de informação continue a ser
usado, sem grande precisão, esta ganhou uma crescente especificidade. Devendo-
se ao desenvolvimento tecnológico que permitiu realizar diversas operações sobre
a informação, bem como a manipulação, transferência e difusão de forma
generalizada.
20

A informação não possui o mesmo valor para todos, sendo-lhe possível distinguir
diferentes níveis associados mediante a função da sua audiência, contexto e das
características intrínsecas.

Atualmente, a Informação constitui um objeto de estudo de várias ciências,

designadas por Ciências da Informação.

O que é um Documento?
A palavra documento deriva do latim "Documentum" e pode ser definida como um
objeto que fornece um dado ou informação, em suporte material, suscetível a
consulta, estudo, prova e/ou pesquisa de algum facto ou fenómeno.

Todos os documentos são fonte de informação e, independentemente das suas

características são elementos utilizados pelas organizações/instituições para atingir
um determinado fim.

Documento = conteúdo + estrutura + contexto

(informação + forma + contexto) + suporte

Documento: “unidade indivisível de informação constituída por uma mensagem

fixada num suporte (registrada) com uma sintaxe estável. "Um documento tem forma
fixa e conteúdo estável” (DURANTI; PRESTON, 2008, p. 811).

1º SA - U.C. – Arquivo e Documentação- Carla Eiriz

 Documento digital

Documento digital: documento codificado “[...] em dígitos binários, acessível e

interpretável por meio de sistema computacional” (CTDE, 2010).

21

Estes podem ser:

Documento Digital Estático

 Não permite alteração na forma e no conteúdo além das determinadas pela

tecnologia como abrir, fechar, diminuir, aumentar etc.

Documento Digital Interativo

 Permite alteração de forma e/ou conteúdo por:

Documento Digital Interativo Não Dinâmico

 As regras que gerem a forma e o conteúdo são fixas e o conteúdo é

selecionado a partir de dados armazenados no sistema.

 Ex: gráfico em Excel; catálogos de vendas on line

Documento Digital Interativo Dinâmico

 As regras que gerem a forma e o conteúdo podem variar.

 Ex: serviços de previsão do tempo e de cotação de moedas cujos

conteúdos estão sempre a alterar (sistemas de informação, de dados e
não documentos propriamente).

1º SA - U.C. – Arquivo e Documentação- Carla Eiriz

 Documento digital arquivístico é um documento arquivístico codificado em dígitos
binários, produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional. (CTDE,
2006)

22

Documento arquivístico digital é um documento oficial, que serve para:

 a administração prestar contas das suas atividades;
 o cidadão exercer seus direitos.

O que é um Documento de Arquivo?

Um documento de arquivo é “um documento produzido ou recebido por uma

pessoa física ou jurídica, pública ou privado, no exercício das suas atividades, que
constitui um elemento de prova ou de informação.”

São estes os documentos que compõem o arquivo de uma instituição/empresa,

servindo de prova e informação da evolução da mesma, bem como de todos os atos
administrativos provenientes da sua atividade.

 Registo de uma informação independente da natureza do suporte que a

contém. Todo e qualquer registro e/ou testemunho da atividade humana.

 “Unidade constituída pela informação e seu suporte.” (Dicionário de

terminologia arquivística, 1996).

 Unidades arquivística mais pequena.

 Objeto que fornece conhecimento ou uma informação;

1º SA - U.C. – Arquivo e Documentação- Carla Eiriz

  É o suporte material (papel), do saber e a memória da humanidade
(documento que tem valor histórico que contribui para a evolução da
humanidade);

 Existem uma grande variedade de documentos.

23

Documento de arquivo: informação registrada sendo:

 Informação: conjunto de dados que visam ser comunicados no tempo e no

espaço.

 Registada: fixada num suporte e com uma forma prevista em regras pré-
estabelecidas.

Atividades: conjunto de ações que visam cumprir com os objetivos/ missão da

instituição.

Organicidade: relação que os documentos de um mesmo fundo tem uns com os

outros.

Sejam em Arquivos públicos ou privados os Documento de Arquivo, são

testemunhos inequívocos da vida de uma instituição/organização.

Assim, estes testemunhos são informações sobre o estabelecimento, as

competências, as atribuições, as funções, as operações e as atividades exercidas pelas
instituições/organizações públicas ou privadas no decurso da sua existência estão
registadas nos arquivos.

Demonstram também como se produzem ou produziam as relações

administrativas, económicas, políticas e sociais mantidas pela instituição/organização
no âmbito interno e externo, com outras instituições ou organizações do mesmo nível
ou a nível superior ou inferior.

Assim, podemos concluir que os documentos estão na base de todos os atos de

causa, efeito e resultados, do para quê, do como, do porquê, do quando e do quanto,
em todos os pontos de vista, do ser e da existência da instituição/organização.

1º SA - U.C. – Arquivo e Documentação- Carla Eiriz

 Estes são instrumentos essenciais ao funcionamento das organizações públicas
ou privadas, estes por sua vez, depois de uma avaliação criteriosa e segundo as tabelas
de temporalidade, serão preservados, em tipologias e em quantidades limitadas, pois
uns serão para conservação permanente, pelo valor que expressão, que se destinam
ao testemunho social, à pesquisa científica e há herança cultural, os restantes que não
24
se enquadrarem nestes pressupostos serão eliminados seguindo os devidos
procedimentos.

Segundo Lodolini (1991), citado por Bellotto (2002) “O significado pleno de cada
documento evidencia-se somente através do vínculo com todos os documentos do
mesmo arquivo, o que interessa é conhecer como este documento foi produzido, no
curso de que procedimento administrativo e com que validade/vigência jurídico-
administrativa.

1º SA - U.C. – Arquivo e Documentação- Carla Eiriz

Propriedades dos documentos de Arquivo

Segundo Luciana Duranti são:

a) Imparcialidade: está relacionada ao fato de que a produção documental
ocorre em determinado contexto e para determinado fim. Embora sejam
redigidos por meio de uma ação humana eles são imparciais, pois são criados 25

para atender um objetivo específico, como por exemplo, a compra de um

material;

b) Autenticidade: os documentos de arquivo são criados, mantidos e

custodiados de acordo com procedimentos que podem ser comprovados. “É

outra característica dos registros arquivísticos. Está relacionada ao processo de
criação, manutenção e custódia. Os documentos são produtos de rotinas
processuais que visam o cumprimento de determinada função ou
encadeamento de alguma atividade, e são autênticos quando são criados e
conservados de acordo com procedimentos regulares que podem ser
comprovados, a partir de rotinas estabelecidas”.(Mª Odila Fonseca , 1998)

c) Integridade/Naturalidade: os documentos são acumulados de acordo com

as atividades da instituição, ou seja, sua acumulação ocorre dentro das
transações por ela executadas. “Característica derivada do princípio da
proveniência, segundo a qual um fundo deve ser preservado sem dispersão,
mutilação, alienação, destruição não autorizada ou acréscimo
indevido”.(Dicionário de Terminologia Arquivística, 1996)

d) Inter-relacionamento: os documentos estabelecem relação entre si e com as

atividades que o geraram. O documento de arquivo deve ser entendido como
peça de todo orgânico e não como elemento isolado de um contexto.

e) Unicidade: cada documento de arquivo tem lugar único na estrutura

documental a qual pertence. Este aspeto não está diretamente relacionado ao
número de cópias produzidas, mas sim à função “única” que os documentos
executam dentro do contexto organizacional. “Qualidade pela qual os

1º SA - U.C. – Arquivo e Documentação- Carla Eiriz

 documentos de arquivo, apesar da forma, espécie ou tipo, conservam caráter
único em função de seu contexto de origem”. (Dicionário de Terminologia
Arquivística, 1996).

Caraterísticas do Documento de Arquivo

26
Os documentos de arquivo podem ser classificados em diferentes categorias, de
acordo com suas características. Baseando-se nelas, podemos classificá-los quanto ao:
suporte, forma, formato, gênero (textuais, audiovisuais, fonográficos, iconográficos
etc.), espécie, tipo, natureza do assunto, documento simples e documento composto.

 Suporte - Material sobre o qual as informações são registradas.

Papel, papiro, pergaminho, pedra, argila, tecido, CD, DVD, “bytes” entre outros.

 Forma - Etapa de preparação e transmissão dos documentos.

Original, cópia, minuta, rascunho, etc.

1º SA - U.C. – Arquivo e Documentação- Carla Eiriz

  Formato - Aspeto físico que assume um documento, de acordo com a natureza
do suporte e o modo como foi produzido.

27

Livro, caderno, caderneta, cartaz, diapositivo, folha, mapa, planta, microfilme,

gravura.
 Género - Configuração que assume um documento de acordo com o sistema de
signos utilizados na comunicação de seu conteúdo. Documentação audiovisual,
fonográfica, iconográfica, textual, micrográfica, bibliográfica, cartográfica,
eletrónica, filmográfica, informáticos ou digitais (quando o documento está
gravado em meio digital e, por isso, necessita de equipamentos eletrônicos
para serem lidos, como um documento em .doc ou .pdf), etc..

Alguns exemplos:

 Textuais - A linguagem básica é a palavra escrita. Textos manuscritos,

impressos, datilografados.

 Audiovisuais - A linguagem básica é a associação do som e da imagem.

Filmes, vídeos, DVDs.

1º SA - U.C. – Arquivo e Documentação- Carla Eiriz

  Fonográficos - A linguagem básica é o som. Discos, fitas magnéticas,
cassetes CD’s.

28

 Iconográficos - A linguagem básica é a imagem. Cartões, mapas,

fotografias, gravuras, desenhos.

 Espécie - Configuração que assume um documento de acordo com a disposição

e a natureza das informações nele contidas. Edital, ata, boletim, certidão,
declaração, atestado.

1º SA - U.C. – Arquivo e Documentação- Carla Eiriz

 Tipo - Configuração que assume uma espécie documental de
acordo com a atividade que a gerou. Relatório de atividades,
relatório de fiscalização, ata de reunião, certidão de
nascimento, certidão de tempo de serviço, declaração de
imposto de renda, atestado de frequência.
29

 Natureza do assunto: esta classificação informa se a natureza do assunto

tratado no documento prejudica a administração ou não quando divulgado. Se
sua divulgação não acarreta prejuízo o documento é “ostensivo”, ou visível e
quando prejudica alguém ele é “sigiloso”, secreto ou confidencial, logo tem
restrições de acesso.

 Documento simples – Documento autónomo quanto ao seu processamento da

sua produção (autor, destinatário, data…), mas não necessariamente quanto à
informação veiculada ou ao suporte, sendo suscetível de descrição
individualizada, mas podendo não corresponder à totalidade de um
procedimento, trâmite ou processamento. Carta, recibo, nota fiscal.

1º SA - U.C. – Arquivo e Documentação- Carla Eiriz

  Documento composto - Os documentos são compostos quando, ao longo de
sua trajetória, acumulam vários documentos simples. Processo individual,
dossier de evento, processo judicial, processo de obras.

30

Podemos concluir, que a caraterização dos documentos são um conjunto de

caraterísticas físicas, intelectuais, natureza, material. Modo de produção, utilização,
publicação, grau de elaboração e origem.

Classificação dos documentos:

 Quanto à proveniência: Documentos Públicos ou privados.

 Quanto ao valor: Administrativo/provatório; fiscal/ legal; informativo e

histórico.

 Administrativo/provatório – valor dos documentos que comprovam

direitos e obrigações e são reconhecidos como garantia e
fundamento de factos e acontecimentos. Por esta razão, se chama a
este valor o “valor primário” dos documentos, isto é, porque cumpre
diretamente a função para o qual foi criado.

 Fiscal/ legal – valor que é conferido aos documentos pela legislação

em vigor, e que os tornam demonstrativos de direitos da própria
administração ou dos cidadãos. A legislação confere a vários
documentos em particular, a função de comprovar determinados
atos, posses, etc. Grande parte das vezes, é a própria legislação a

1º SA - U.C. – Arquivo e Documentação- Carla Eiriz

 pronunciar-se sobre o tempo necessário para a conservação dos
documentos nas instituições/empresas.

 Informativo – valor pelo qual os documentos informam o cidadão ou

instituição/empresas sobre um ato administrativo ocorrido das suas
funções.
31

 Histórico – valor que se atribui à informação do documento que

deixou de ter valor primário (Administrativo, legal, fiscal), para o
desenvolvimento do conhecimento histórico. O qual lhe é chamado
valor secundário, não porque tenha menos importância, mas porque
já não deriva diretamente da razão pela qual foi criada. Este é
fundamental, pois é o que perpetua na história e na memória das
instituições e da sociedade o seu passado e a evolução das mesmas.

Quanto à natureza do assunto: sigilosos, confidenciais, visível, exposto.

Quanto ao género: Textuais, manuscritos, iconográficos, cartográficos (Atlas, globo,

fotografias aéreas), dactilografados, informáticos.

Podemos concluir que os documentos de arquivo têm diversas caraterísticas:

 suporte físico(materiais, apresentação);

 Intelectual (conteúdos, assuntos, modo de difusão, acessibilidade);

 Caraterísticas físicas (peso, tamanho, mobilidade, estado de conservação).

Com o aparecimento das novas tecnologias, novos suportes surgiram. O modo de

produção também é destinto, como por exemplo os objetos encontrados na natureza
(fósseis, osso, minerais), são documentos brutos e os documentos manufaturados são
os objetos produzidos pelo homem (artesanato, objetos de arte; científicos, técnicos).
Tudo isto, permite-nos definir o valor, o interesse, o público, o modo de

tratamento e de utilização dos documentos. Com o objetivo de fazer prova ou

testemunho, guardar um acontecimento, preparar outro documento, ensinar, ilustrar,
fazer publicidade e estabelecer os direitos de uma pessoa ou organização.

1º SA - U.C. – Arquivo e Documentação- Carla Eiriz

 Profissional da Informação

Com a evolução da sociedade da informação, apoiada nas tecnologias e na

informação, houve uma melhoria na forma como se armazena, utiliza, recupera e
difunde a informação. Nesta perspetiva, o profissional da informação tem ao seu
dispor recursos e soluções tecnológicas, para tratar, gerir e disponibilizar a informação 32

em rede, tendo sempre em conta as necessidades dos seus utilizadores/clientes.

Assim, podemos dizer, que o administrativo/secretário é o 1º arquivista, logo deve

ter conhecimento das técnicas e métodos arquivistas, bem como, o arquivista não
pode esquecer as normas e os procedimentos administrativos e os circuitos da
documentação/informação.

O profissional da informação (arquivista), como gestor da informação, tem que

compreender a natureza da arquivística, aprender a teoria e as suas metodologias e
saber empregar os conhecimentos adquiridos e aplicá-los no desempenho das suas
funções arquivísticas da classificação, avaliação, descrição e difusão, baseada na sua
formação académica, mas não se esquecendo de apostar na formação contínua.
(Entendendo esta disciplina interdisciplinar, como imprescindível).

Por sua vez, esta profissão exige, conhecimentos nas áreas de administração,
direito, pesquisas históricas, diplomática e paleografia, além de alguns conhecimentos
técnicos de informática e a compreensão da integração do arquivista na sociedade.
Exigindo uma constante atualização dos conhecimentos e práticos.

Relativamente aos documentos este profissional deve:

 conhecer as caraterísticas e propriedades dos documentos;

 ser capaz de identificar a categoria a que os documentos pertencem;

 para os poder tratar e utilizar convenientemente.

1º SA - U.C. – Arquivo e Documentação- Carla Eiriz

Código de Ética do Profissional da Informação

O que é?

 É uma referência para a prática profissional;

 É uma declaração de princípios que terá a sua expressão na conceção e na

33
execução das mais diversas tarefas, nos comportamentos e nos contextos do
exercício da atividade;

 É um conjunto de regras.

A quem se refere?

 Aos profissionais da informação: "Documentalistas, bibliotecários, arquivistas,

gestores da informação e do conhecimento, e outros que são intermediários
entre os criadores de conteúdo, os serviços de fornecedores de informação, os
utilizadores de informação e as tecnologias da informação“;

Objetivos:

 Ser um instrumento de clarificação e ajuda à decisão ética dos profissionais de

informação em Portugal.

 Dar aos utilizadores dos serviços de informação portugueses (bibliotecas,

arquivos, serviços de informação) a confiança de que os profissionais respeitam
os seus direitos.

 Apresentar à sociedade o compromisso que os profissionais de informação, que

trabalham em Portugal, assumem perante os valores éticos que norteiam a sua
atividade profissional.

 Ajudar a integração profissional de novos membros, expressando sucintamente

os valores da profissão.

Engloba 3 pontos:

 LIBERDADE INTELECTUAL (defendem o acesso à informação e unem esforços

para que esta atitude seja corroborada por uma prática, contínua e exigente,
de alerta contra todas as formas possíveis de censura.

1º SA - U.C. – Arquivo e Documentação- Carla Eiriz

  PRIVACIDADE DOS UTILIZADORES DOS SERVIÇOS DE INFORMAÇÃO
(reconhecimento da importância e da singularidade de cada um dos seus
utilizadores, e por isso respeitam a sua privacidade como um direito).

 PROFISSIONALISMO (procuram desempenhar as suas atividades profissionais

com o mais elevado grau de profissionalismo).
34

Liberdade Intelectual

Os profissionais de informação em Portugal assumem como próprias as seguintes

responsabilidades:

 Facilitar o acesso dos utilizadores dos serviços de informação a todo o género

de informações publicadas sob qualquer suporte.

 Construir coleções adequadas às necessidades de informação dos utilizadores

dos serviços, com atitude proactiva para que essas necessidades estejam
previstas mesmo antes de serem expressas.

 Fazer uma seleção de materiais, equilibrando a oferta e a procura, a atualização

e a preservação, a diversidade de assuntos e o equilíbrio entre os diversos
pontos de vista.

 Efetuar o tratamento de toda a informação por forma a facilitar o acesso à

mesma.

 Disponibilizar o acesso à informação existente no seu serviço.

 Explicitar, na definição da política de informação do serviço a seu cargo, que a

missão principal deste é a disponibilização da informação, de todos os géneros,
em todos os suportes, para todos os utilizadores.

 Não permitir interferências exteriores, que possam impedir ou dificultar o

acesso à informação disponível nos seus serviços.

 Não permitir que as suas opiniões pessoais interfiram na liberdade de acesso à

informação.

 Opor-se à implementação de qualquer solução tecnológica que possa limitar ou

manipular o acesso à informação.

1º SA - U.C. – Arquivo e Documentação- Carla Eiriz

  Elaborar, participar na elaboração, conhecer, apoiar e divulgar a legislação que
diz respeito ao direito de acesso à informação sem qualquer interferência.

Privacidade dos utilizadores dos serviços de informação

Os profissionais de informação em Portugal assumem como próprias as seguintes

35
responsabilidades:

 Utilizar os dados de carácter pessoal apenas para o fim para que foram
recolhidos.

 Considerar como dados em situação de privacidade: registos de leitura, de

empréstimos, consultas bibliográficas e quaisquer dados que identifiquem os
utilizadores dos seus serviços e as suas atividades.

 Não divulgar dados de carácter privado e observar os requisitos de segurança

para que estes dados não possam ser intercetados.

 Garantir que os registos em papel ou automatizados, não sejam deixados em

lugares de fácil acesso a outros utilizadores.

 Ter todo o cuidado para que a manipulação e acesso a registos automatizados

seja unicamente realizada pelos elementos autorizados do seu serviço.

 Garantir que os dados sobre os hábitos de leitura ou de interesses

bibliográficos dos utilizadores dos serviços sejam recolhidos para o normal
funcionamento dos serviços e só seja possível usá-los para fins de investigação
ou de estatística.

 Não informar qualquer utilizador dos seus serviços sobre as tarefas realizadas
por outro utilizador.

 Considerar abusivo qualquer pedido de informação cuja intenção seja violar a

privacidade de um utilizador.

 Se, por algum motivo, forem pressionados a fornecer informação de carácter

privado, os profissionais só o poderão fazer com a autorização prévia e escrita
dos utilizadores que os disponibilizaram.

1º SA - U.C. – Arquivo e Documentação- Carla Eiriz

 Profissionalismo

Os profissionais de informação em Portugal assumem como próprias as seguintes

responsabilidades:

 Assegurar um desempenho profissional competente.

36
 Considerar o sentido do dever para com os utilizadores dos serviços de
informação como o seu dever central.

 Aumentar o conhecimento público das possibilidades inerentes ao serviço que

realizam e dos serviços quedisponibilizam.

 Procurar um contínuo desenvolvimento profissional, apoiando os colegas que

pretendam fazer o mesmo.

 Apoiar todas as normas profissionais cujo objetivo seja fomentar a

competência profissional.

 Considerar as necessidades de informação dos utilizadores dos serviços e do

público em geral, acima dos seus próprios interesses e dos da organização na
qual trabalham.

 Informar os seus empregadores, responsáveis dos serviços, colegas e

utilizadores, da existência de conflitos de interesse que possam surgir durante
a atividade profissional.

 Informar os seus empregadores, responsáveis dos serviços, colegas e

utilizadores, da existência de conflitos de interesse que possam surgir durante
a atividade profissional.

 Contribuir para a definição de uma política de informação.

 Promover, pelo seu modo de agir, a confiança do público na correção de

processos e na eficiência profissional.

 Manter a confidencialidade da informação dentro das organizações nas quais

trabalham. Este respeito mantém se mesmo para além da cessação do vínculo
laboral.

1º SA - U.C. – Arquivo e Documentação- Carla Eiriz

  Ter consciência do âmbito da sua atividade profissional, não dando de si
próprios, ou da organização na qual estão inseridos, uma visão que ultrapasse
os limites da sua especificidade profissional.

 Estabelecer contratos justos, quer com os utilizadores dos seus serviços, quer
com os fornecedores, e de nenhum modo permitir que os seus interesses
37
pessoais sejam beneficiados nesses contratos.

Neste mesmo código ainda faz referência à Declaração Universal dos Direitos
Humanos aos seguintes artigos:

 Art.º 12 - Ninguém sofrerá intromissões arbitrárias na sua vida privada, na sua

família, no seu domicílio ou na sua correspondência, nem ataques à sua honra
e reputação. Contra tais intromissões ou ataques a pessoa tem direito a
proteção da lei.

 Art.º 19 - Todo o indivíduo tem direito à liberdade de opinião e de expressão, o

que implica o direito de não ser inquietado pelas suas opiniões e o de procurar,
receber e difundir, sem consideração de fronteiras, informações e ideias por
qualquer meio de expressão.

1º SA - U.C. – Arquivo e Documentação- Carla Eiriz