ÍNDICE

INTRODUÇÃO.................................................................................................................2
Objectivos......................................................................................................................2
Geral...............................................................................................................................2
Especifico.......................................................................................................................2
Metodologia...................................................................................................................2
ARQUIVOS PERMANENTES E O SEU PAPEL...........................................................3
Conceitos Básicos..........................................................................................................3
Documento.....................................................................................................................3
Arquivo..........................................................................................................................3
Gestão de Documentos..................................................................................................4
Arquivo de Terceira Idade ou Permanente....................................................................4
ACTIVIDADES DO ARQUIVO PERMANENTE..........................................................4
PAPEL DOS ARQUIVOS PERMANENTES NA GESTÃO DE DOCUMENTOS.......4
COMO OS ARQUIVOS PERMANENTES PODEM MELHORAR A EFICIÊNCIA E
A PRODUTIVIDADE DA ORGANIZAÇÃO.................................................................5
CONCLUSÃO...................................................................................................................6
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS..............................................................................7
INTRODUÇÃO
Os arquivos permanentes são documentos que possuem um valor histórico, legal ou
administrativo, e que devem ser preservados por um longo período de tempo. Estes
documentos são importantes para a gestão de documentos, pois fornecem informações
sobre o passado, o presente e o futuro da organização. Neste trabalho, vamos discutir o
papel dos arquivos permanentes na gestão de documentos e como eles podem ser usados
para melhorar a eficiência e a produtividade da organização.

Objectivos

Geral
 Dar a conhecer o papel dos arquivos permanentes.

Especifico
 Conceituar documento, arquivo, gestão de documentos e arquivo permanente;
 Identificar as actividades do arquivo permanente;

Metodologia
Diversos foram os caminhos percorridos para a elaboração desse trabalho. Toda via, um
dos aspectos mais preponderantes que possibilitou a elaboração desse trabalho foi a
recolha de fontes bibliográficas.

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ARQUIVOS PERMANENTES E O SEU PAPEL

Conceitos Básicos

Documento
Segundo Guinchat e Menou (1994), documento é o suporte material do saber e da
memória da humanidade. De acordo com o Dicionário de Terminologia Arquivística
(2005), documento é toda a informação registada em um suporte material (papel, fia,
disco óptico, etc.) utilizada para consulta, estudo, prova, pesquisa, pois comprova
factos, fenómenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época.
Chiavenato (2003), considera informação o conhecimento disponível para uso imediato
e que permite orientar a acção, ou reduzir a margem de incerteza que cerca as decisões
quotidianas.

O Conselho Internacional de Arquivos (CIA) apud Cruz (2013: 12) define documento
como “Informação registada, independentemente da forma ou suporte, criada, recebida
e mantida por uma agência, instituição, organização ou pessoa na consecução de suas
obrigações legais ou de seus negócios”. Os autores supracitados convergem nas suas
definições no que concerne ao documento, ao afirmarem que é uma informação que se
encontra registada independentemente do seu suporte mas que constitui um
conhecimento que pode ser de uso imediato.

Arquivo
Para Cassares (2012), Arquivo é o conjunto de documentos produzidos e recebidos por
órgãos públicos, instituições de carácter público, entidades privadas e pessoas físicas em
decorrência do exercício de suas actividades, qualquer que seja o suporte da informação
ou a natureza do documento. O Dicionário de Terminologia Arquivística (DTA) define
Arquivo como sendo o “conjunto de documentos que, independentemente da natureza
ou do suporte são reunidos por acumulação ao longo das actividades de pessoas físicas
ou jurídicas, públicas ou privadas” (Camargo e Bellotto. 1996, p.5). De acordo com o
Conselho Internacional de Arquivos (CIA) apud Cruz (2013), arquivo é o conjunto de
documentos quais quer que sejam as suas datas, suas formas ou seus suportes materiais,
produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, e por serviços ou organismos
públicos ou privados, no desempenho de suas actividades, conservados por seus

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criadores ou seus sucessores para seu próprio uso, sendo transferida a instituição
competente em razão de seu valor arquivístico.

Em Moçambique, Arquivo é definido como “conjunto de documentos de qualquer

época e forma que, independentemente da natureza ou suporte da informação, são
acumulados ou conservados em razão do seu valor ao longo das actividades de pessoas
físicas ou jurídicas, públicas ou privadas, para servir de referência, prova, informação
ou fonte de pesquisa” (SNAE.2007, p.9). Ainda a luz do SNAE (2007), arquivo de
Estado “conjunto de documentos produzidos e recebidos pelos Órgãos e Instituições de
Administração Pública, no exercício das funções. Incluem-se nos arquivos do Estado, os
das entidades de direito privado encarregues pelos serviços públicos”. Outrossim,
“sistema de arquivo é como conjunto de elementos (entidades meios, procedimentos)
que funcionam de modo articulado, tendo em vista a gestão dos documentos produzidos
ou recebidos por um organismo no exercício das suas actividades”.

Gestão de Documentos
Segundo Paes (2007, p.53) e Cassares (2012) Gestão de documentos é um conjunto de
procedimentos e operações técnicas referentes as actividades de produção, tramitação,
uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando
a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Arquivo de Terceira Idade ou Permanente

É constituído de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa e que
se conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios
de conhecer o passado e sua evolução. Estes são os arquivos propriamente ditos, pois ali
os documentos são arquivados de forma definitiva

ACTIVIDADES DO ARQUIVO PERMANENTE

O arquivo permanente tem como actividades:
 Arranjo;
 Descrição e publicação;
 Conservação e referência

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PAPEL DOS ARQUIVOS PERMANENTES NA GESTÃO DE DOCUMENTOS
Os arquivos permanentes desempenham um papel importante na gestão de documentos,
pois eles fornecem informações sobre o passado, o presente e o futuro da organização.
Estes documentos são usados para fins de auditoria, para fins legais e para fins de
pesquisa. Além disso, eles também são usados para fins de panejamento estratégico,
para fins de tomada de decisão e para fins de análise de desempenho.

Os arquivos permanentes também são usados para fins de preservação da memória da

organização. Estes documentos são usados para documentar as actividades da
organização, para preservar a história da organização e para fornecer informações sobre
o passado, o presente e o futuro da organização.

os arquivos permanentes também são usados para fins de controle de qualidade. Estes
documentos são usados para garantir que os processos e procedimentos da organização
estão sendo seguidos correctamente e para garantir que os produtos e serviços da
organização estão sendo entregues de acordo com os padrões estabelecidos.

COMO OS ARQUIVOS PERMANENTES PODEM MELHORAR A

EFICIÊNCIA E A PRODUTIVIDADE DA ORGANIZAÇÃO
Os arquivos permanentes podem melhorar a eficiência e a produtividade da organização
de várias maneiras. Primeiro, eles podem ajudar a reduzir o tempo gasto na busca de
informações. Com os arquivos permanentes, os funcionários podem encontrar
rapidamente as informações que precisam, o que ajuda a aumentar a produtividade.
Além disso, os arquivos permanentes também podem ajudar a reduzir os custos da
organização. Com os arquivos permanentes, os funcionários não precisam gastar tempo
e dinheiro para recriar documentos perdidos ou danificados. Isso significa que a
organização pode economizar tempo e dinheiro ao usar os arquivos permanentes.

Os arquivos permanentes também podem ajudar a melhorar a qualidade dos produtos e

serviços da organização. Com os arquivos permanentes, os funcionários podem verificar
se os processos e procedimentos estão sendo seguidos correctamente e se os produtos e
serviços estão sendo entregues de acordo com os padrões estabelecidos. Isso significa
que a organização pode garantir que os produtos e serviços estão sendo entregues de
acordo com os padrões de qualidade estabelecidos.

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CONCLUSÃO
Os arquivos permanentes desempenham um papel importante na gestão de documentos,
pois eles fornecem informações sobre o passado, o presente e o futuro da organização.
Além disso, eles também podem ser usados para fins de preservação da memória da
organização, para fins de auditoria, para fins legais e para fins de pesquisa. Além disso,
os arquivos permanentes também podem melhorar a eficiência e a produtividade da
organização, pois eles podem ajudar a reduzir o tempo gasto na busca de informações, a
reduzir os custos da organização e a melhorar a qualidade dos produtos e serviços da
organização.

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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Bellotto, H. L. (2006). Arquivos permanentes: tratamento documental. Rio de Janeiro: 4
ed. FGV.

Chiavenato, I. (2003). Introdução a Teoria Geral da Administração. Rio de Janeiro: 7ª

Edição Campu.

Camargo, A; Bellotto, H. L. (1996) Dicionário de Terminologia Arquivística. São

Paulo: AAB/Núcleo Regional de São Paulo/Departamento de Museus e Arquivos.

Cruz, E. B. (2013) Manual de Gestão de Documentos., Belo Horizonte, 2ª Edição:

Arquivo Público Mineiro.

Munguambe, T. (1994). Situação dos Arquivos Públicos em Moçambique no âmbito da

Gestão de Documentos, In: Rosário, Lourenço de, et. al (Org.). Convergindo os Textos,
Maputo: FBLP, 2005, p.221 – 229. Técnicas e Ciências de Informação e
Documentação, 2ª Edição, Brasília: IBICT.