INSTITUTO SUPERIOR DE CIÊNCIAS E EDUCAÇÃO A DISTÂNCIA

FACULDADE DE CIÊNCIAS SOCIAIS E HUMANAS

Curso de Licenciatura em Administração Publica

A Gestão de Arquivos no Estado

Nome de Estudante: Acácia Acácio da Costa

Código: 71220274

Quelimane, Setembro de 2023

INSTITUTO SUPERIOR DE CIÊNCIAS E EDUCAÇÃO A DISTÂNCIA

FACULDADE DE CIÊNCIAS SOCIAIS E HUMANAS

Curso de Licenciatura em Administração Publica

A Gestão de Arquivos no Estado

Trabalho de Campo a ser

submetido na Coordenação do
Curso de Licenciatura em
Administração Publica da
UnISCED.

Tutor:

Nome de Estudante: Acácia Acácio da Costa

Código: 71220274

Quelimane, Setembro de 2023

Índice
Introdução.........................................................................................................................................3

Objectivos.........................................................................................................................................4

Objectivo Geral................................................................................................................................4

Objectivos Específicos.....................................................................................................................4

Metodologia......................................................................................................................................4

Contextualização..............................................................................................................................5

Definição e Operacionalização dos Conceitos.................................................................................6

Documento.......................................................................................................................................6

Arquivo.............................................................................................................................................6

Gestão de Documentos.....................................................................................................................7

Preservação de documentos..............................................................................................................8

Acesso a Informação Pública ao Cidadão e ao Estado.....................................................................9

Medidas adoptadas para a Preservação dos Documentos e Arquivos..............................................9

Contribuição para sua melhoria......................................................................................................10

Conclusão.......................................................................................................................................12

Referencias Bibliográficas..............................................................................................................13
Introdução

Visando melhorar a gestão de documentos e arquivos, pelo Decreto nº 36/2007, de 27de Agosto o
Conselho de Ministro aprovou o Sistema Nacional de Arquivo de Estado (SNAE), cujos
objectivos são organizar, de forma dinâmica e articulada, as actividades de gestão de documentos
e arquivo nos órgãos do Estado, com vista a torna-la mais eficiente o processo de recuperação de
informações para fins administrativos científicos. Dai que, para a operacionalização deste
instrumento foram aprovados diversos dispositivos legais, a destacar: o Plano de Classificação, a
Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo para as Actividades – Meio e o
Classificador de Informação da Administração Pública; Plano de Controlo de Desastre; a Lei de
Direito a Informação; Manual de Procedimento do SNAE; Norma de Avaliação e Eliminação de
Documentos da Administração Pública (DM nº 31/2008, de 30 de Abril), Metodologia para a
Elaboração de Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade de Documentos de
Actividades – Fim (DM nº 30/2008, de 30 de Abril), criação da Comissão Nacional de
Documentação e Informação de Moçambique (DM nº 36/2010, de 16 de Fevereiro) e o
Regulamento Padrão de Funcionamento das Comissões de Avaliação de Documentos da
Administração Pública (DM nº 37/2010, de 16 de Fevereiro).

Contudo, pretende-se com este trabalho abordar sobre ‘’Gestão de Documentos e Arquivos na
Administração Pública Moçambicana’ ’Como forma de garantir a organização e preservação da
informação. Para o efeito, toma-se a classificação e avaliação dos documentos pelos funcionários
como elementos que permitem visualizar o cumprimento da legislação, a fim de se atingir os
objectivos do SNAE.

3
Objectivos

Objectivo Geral

 Analisar o processo de Gestão de Documentos e Arquivos na Administração Pública

Moçambicana

Objectivos Específicos

 Identificar o nível de implementação das directrizes produzidas pelo SNAE no âmbito de

gestão de documentos;
 Avaliar o nível de organização dos documentos e arquivos com vista a tornar mais
eficiente e eficaz o processo de recuperação de informação para fins administrativos e
científicos;
 Avaliar o nível de Protecção e preservação dos documentos gerados ou recebidos,
revestidos de valor administrativos, históricos e científicos;
 Propor medidas de gestão documental eficazes para o alcance dos objectivos desejados.

Metodologia
Revisão Bibliográfica

4
Contextualização

Em Moçambique, após a independência nacional houve uma mudança de regime e todo sistema
de organização e administração colonial desmoronou, ficando o país sem recursos humanos
qualificados e sem administrações organizadas (Munguambe, 2005:224).

As funções de organização de uma biblioteca, de uma secção de história, de uma secção de

documentação administrativa e de um cartório geral da colónia que cabiam ao Arquivo Histórico
de Moçambique (AHM) ficaram paralisadas, uma vez que, esta instituição encontrava-se em
abandono. Em 1976, em cumprimento das directivas
do partido FRELIMO e do Estado, o AHM passou a subordinar-se a UEM. Esta medidaresultava
da visão dos políticos e académico sobre a importância histórico-cultural de arquivo como
guardião da memória colectiva e do resgate da identidade (Tembe, 2005:190).

Coordenado pelo AHM, em 1992, foi aprovado o Decreto nº 33/92, de 26 de Outubro, que
institui o Sistema Nacional de Arquivo (SNA). O Sistema tinha como objectivos “disciplinar
a custódia dos documentos e o acesso as informações nelas contidas, desde a sua produção até ao
destino final, não se dissociando o seu valor histórico da importância que os acervos assumem
enquanto instrumentos de Administração”(Amaral, 1994).Segundo Pereira (2005), o SNA
garantia a recuperação de informação da forma mais eficiente mas sem avançar as linhas gerais
sobre a preservação e conservação dos documentos de arquivo.

Além do mais, de acordo com Munguambe (2005), o SNA não era abrangente nem dirigia os
diferentes processos tais como: avaliação, transferência e recolhimento dos documentos. Em
2000, o Conselho de Ministros aprovou a Política de Informática, através de Resolução nº
28/2000 de 12 de Dezembro, que na visão de Pereira (2005),esta Política não destaca qualquer
acção sobre a preservação a longo termo de documentos electrónicos, tal como o correio
electrónico, produzidos pela Administração Pública e outras entidades, embora seja considerada
uma matriz de linha orientadora para promover o desenvolvimento da área em questão.

5
Definição e Operacionalização dos Conceitos

No presente trabalho, para sua melhor compreensão fez-se á operacionalização dosconceitos

chaves a saber: documento, arquivo, gestão de documentos e preservação de documentos.

Documento

Segundo Guinchat e Menou (1994), documento é o suporte material do saber e da memória da

humanidade. De acordo com o Dicionário de Terminologia Arquivística(2005), documento é toda
a informação registada em um suporte material (papel, fia, disco óptico, etc.) utilizada para
consulta, estudo, prova, pesquisa, pois comprova factos, fenómenos, formas de vida e
pensamentos do homem numa determinada época. Chiavenato (2003), considera informação o
conhecimento disponível para uso imediato e que permite orientar a acção, ou reduzir a margem
de incerteza que cerca as decisões quotidianas.

O Conselho Internacional de Arquivos (CIA) apud Cruz (2013: 12) define documento como
“Informação registada, independentemente da forma ou suporte, criada, recebida e mantida por
uma agência, instituição, organização ou pessoa na consecução de suas obrigações legais ou de
seus negócios”.

Os autores supracitados convergem nas suas definições no que concerne ao documento, ao

afirmarem que é uma informação que se encontra registada independentemente do seu suporte
mas que constitui um conhecimento que pode ser de uso imediato.

Arquivo

Para Cassares (2012), Arquivo é o conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos
públicos, instituições de carácter público, entidades privadas e pessoas físicas em decorrência do
exercício de suas actividades, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza do
documento.

O Dicionário de Terminologia Arquivística (DTA) define Arquivo como sendo o “conjunto

de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte são reunidos por acumulação
ao longo das actividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas” (Camargo e
Bellotto.

6
1996, p.5).

O Dicionário de Terminologia Arquivística (DTA) define Arquivo como sendo o “conjunto de

documentos que, independentemente da natureza ou do suporte são reunidos por acumulação ao

longo das actividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas” (Camargo e Bellotto.

1996, p.5).

Ainda a luz do SNAE (2007), arquivo de Estado “conjunto de documentos produzidos e

recebidos pelos Órgãos e Instituições de Administração Pública, no exercício das funções.
Incluem-se nos arquivos do Estado, os das entidades de direito privado encarregues pelos
serviços públicos”. Outrossim, “sistema de arquivo é como conjunto de elementos (entidades
meios, procedimentos) que funcionam de modo articulado, tendo em vista a gestão dos
documentos produzidos ou recebidos por um organismo no exercício das suas actividades”.

Gestão de Documentos

Segundo Paes (2007, p.53) e Cassares (2012) Gestão de documentos é um conjunto

de procedimentos e operações técnicas referentes as actividades de produção, tramitação, uso,
avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua
eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

De acordo com o SNAE (2007), (i) a fase ou o arquivo corrente é constituída por conjunto de
documentos em curso ou que, mesmo sem movimentação constituem objecto de consulta
frequente pela entidade que os produziu e a quem compete a sua administração; (ii) no arquivo
intermediário encontra-se conjunto de documentos comus o pouco frequente, que aguardam
destino final em depósito de armazenamento temporário e por último; (iii) O arquivo permanente
é constituído por conjunto de documentos que já cumpriram as finalidades de sua criação,
conservados e preservado sem virtude do seu valor histórico, probatório e informativo para o
estado e para o cidadão, com carácter definitivo, em função do seu valor secundário.

O tratamento dispensado aos documentos na idade corrente condiciona directamente o

desempenho das actividades arquivísticas na segunda e terceira idade, pois é nesta fase em que a
gestão documental abrange a introdução de regras e normas de produção, classificação,
organização física e controle de tramitação e de arquivamento (Cruz,2013).

7
As normas de classificação e organização e o controle de tramitação e arquivamento têm em vista
a recuperação imediata do documento. Entende-se como classificação a ordenação intelectual e
física de acervos, de acordo com um plano de classificação (Schellnberg, 2004). No Dicionário
de Terminologia Arquivística (2005), a gestão documental é abordada como uma área da
administração geral dos órgãos, relacionada com os princípios de economia e eficácia da
produção, manutenção, uso e destinação final dos documentos, referindo- se como um “conjunto
de medidas e rotinas que
tem por objectivo a racionalização e eficiência na produção, tramitação, classificação, avaliação,
arquivamento, acesso e uso das informações registadas em documentos de arquivo".

Preservação de documentos

Pereira (2005) apud Roper (1989) define o conceito de preservação como todas as considerações
financeiras e de gestão necessárias para manter, não só a integridade dos materiais arquivísticos,
mas também da informação nela contida. Fazem parte dessas considerações os espaços, os níveis
dos recursos humanos, as politicas, as técnicas e os métodos necessário para a preservação dos
documentos de arquivos.

Segundo Pereira (2005) “uma política de preservação e conservação deve fazer menção

não só as questões relacionadas com a identificação do agente responsável pela deterioração dos
documentos, o controlo e monitorização das condições ambientais dos depósitos de documentos
de arquivo, acondicionamento, equipamentos de depósito, segurança das instalações, mas
também, identificar os documentos a serem preservados, as formas de consulta e reprodução,
boas práticas no transporte desses documentos,
quer pelos arquivistas, quer pelos usuários, e controlo de desastre, bem como a gestão do próprio
programa de preservação e conservação dos documentos de arquivo a nível de instituição”.

Segundo Cassares (2012), “preservação é um conjunto de medidas e estratégias de ordem

administrativa, política e operacional que contribuem directa ou indirectamente para a
preservação da integridade dos materiais”.

Ainda o mesmo autor salienta que, a deterioração dos acervos de arquivos leva os documentos a
um estado de instabilidade física ou química, com comprometimento de sua integridade e
existência. No entanto, embora não se pode eliminar totalmente as causas do processo de
8
deterioração dos documentos mas, é possível diminuir consideravelmente seu ritmo, através de
cuidados com o ambiente, o manuseio, as intervenções e a higiene, entre outros.

Na óptica de Spinelli, Brandão e França, (2011), preservação em sentido geral, trata-se de toda a
acção que se destina à salvaguarda dos registos documentais.

Para os autores, a implantação do centro de preservação e conservação de documentos, o espaço

físico, deve apresentar algumas características que visem o conforto humano e o trânsito da
equipa que for designada e preparada para trabalhar neste ambiente, como também que seja
possível a criação de um layout compatível com os objectivos a que se propõe este espaço.

As pessoas que irão executar os tratamentos de higienização devem passar por um treinamento
específico quanto aos cuidados ao manusear os documentos para que não ocorram riscos de
novos danos, ter conhecimentos razoáveis para a identificação dos agentes nocivos, o que irá
agilizar e facilitar a limpeza, por fim, estejam conscientes do valor dos documentos em
tratamento.

Os profissionais envolvidos na execução do trabalho devem utilizar luvas de algodão, ou do

tipo cirúrgicas, avental, máscara e toca para o cabelo, durante o manuseio.

Acesso a Informação Pública ao Cidadão e ao Estado

A gestão de documentos é visto por vários autores como um elemento fundamental na

recuperação de informação para fins administrativos e científicos, para além de assegurar a
protecção e preservação dos documentos com valor administrativo, histórico e científico.

Segundo Tembe (2005: 193), na sua análise relativamente ao papel fundamental na gestão dos
arquivos afirma que “uma boa organização de documentos significa a garantia do acesso a
informação, respeito pelos direitos cívicos e humanos, individuais, colectivos e uma gestão
transparente da coisa pública consubstanciada na boa governação”. Para Barreto (2005: 203), a
gestão de documentos permite a utilização de metodologias uniforme de trabalho garantindo
qualidade nos serviços, maior presteza e conforto na recuperação das informações.

9
Medidas adoptadas para a Preservação dos Documentos e Arquivos

As medidas tomadas para preservação e conservação de documentos, foi a criação do arquivo

intermediário (provisório) localizado no rés-do-chão. Como forma de assegurara informação,
adquiriu mobiliário de escritório e equipamento informático para apetrechamento do arquivo.

Em 2012, celebrou-se o contracto de prestação de serviços com o AHM que procedeu o

diagnóstico técnico da documentação do arquivo intermediário. Não obstante, a actividade não
foi executada por razões de prioridades como demonstram as declarações da Chefe da Secretaria:

“o tratamento de documentos do arquivo intermediário não deu seguimento devido a restrições

orçamentais pois, tínhamos que dar prioridade as actividades específicas do Sector (projecto
Museu das Pescas), então acabou
sendo posto a margem até que pudéssemos ter um fundo extra que pudesse gradualmenterespond
er, nem que a execução fosse de forma faseada.

No terreno constatou-se que os armários e estantes dos arquivos correntes apesar deestarem
superlotados apresentam um nível aceitável de higienização e os gabinetes estão equipados de
sistemas de detenção de incêndios e uma boa iluminação.

Porém, o espaço previsto para o arquivo intermediário é muito reduzido com um monte de
documentos conservados em pastas de papelão nas estantes e outros desorganizados no chão.
Quanto a este aspecto, Pereira (2005), alerta que as práticas inadequadas de transporte e
manuseamento dos documentos, falta de equipamento para climatização dos depósitos e
monitorização das flutuações de temperatura são factores que concorrem para a deterioração
ou destruição dos documentos.

Relativamente aos problemas de preservação e conservação dos documentos nos arquivos,

segundo a Coordenadora do CAD circundou o seguinte “ O Ministério depara-se com a falta de
espaço com condições ambientais para o arquivo intermediário, materiais razoáveis e escassez de
funcionários qualificados para a execução das actividades”.

Contribuição para sua melhoria

a) Que seja implementada a política de gestão de documentos, o SNAE, para assegurar a

preservação, facilitando a recuperação de informação a longo termo;

10
b) Que seja feita a classificação e avaliação dos documentos pela instituição de modo a evitar a
acumulação das massas documentais nos sectores de trabalho, respeitando todas as fazes de ciclo
de vida do documento;

c) Que seja capacitado a médio e longo prazo os técnicos do CAD em matéria de gestão de
documento e arquivos de forma a limar as lacunas dos funcionários;

d) Que seja criada condições financeiras, humanas, ambientais, matérias que permitam o
andamento normal das actividades de gestão de documentos e arquivos;

e) Que seja levado acabo acções visando sensibilizar os dirigentes da instituição para a
importância dos arquivos no processo de reestruturação da instituição e da integração dos
mesmos nos sistemas de informação;

f) Criar a Unidade de Gestão de Documentos a nível do Ministério

11
Conclusão

Para a materialização deste trabalho propôs-se a abordar sobre Gestão de Documentos e Arquivos
na Administração Pública Moçambicana. Em conformidade com a explanação do tema embora o
SNAE dispor de uma série de legislação ou directrizes que orientam as actividades de gestão de
documentos e arquivos, a gestão da informação documental Moçambicana não é eficiente e
eficaz.

Constatou-se que da pesquisa feita sobre Gestão de Documentos e Arquivos na Administração

Pública Moçambicana poucas literaturas são feitas sobre o tema. Entretanto, foram realizados
varias formações e intercâmbios institucionais para a implementação efectiva do SNAE mas, a
pesquisa ilustrou a existência de falta de interesse dos funcionários em ternos de classificação e
avaliação dos documentos o que torna a gestão da informação documental ineficiente e ineficaz.

Assim, a transferência ou recolhimento dos documentos se realiza quando os Departamentos

precisam de espaço, e assim sendo, os documentos são geridos de forma arbitrária e não se
observava o ciclo vital dos mesmos.

Além do mais, embora os funcionários estejam ciente da existência do SNAE mas não tem
conhecimento dos outros instrumentos da sua operacionalização e nem todos dispõem do mesmo.
Portanto, mesmo com as capacitações constatou-se que
ainda prevalece a falta de domínio das técnicas de gestão, relativamente a classificação eavaliaçã
o de documentos ou resistências a mudanças, o que leva ao uso de métodos não padronizados de
arquivamento, dificultando a recuperação em tempo útil da
informação, permanência nos arquivos correntes dos documentos que já esgotaram o tempo degu
arda nesta fase e o descarte dos documentos com valor administrativo, histórico e científico.

12
Referencias Bibliográficas

Amaral, Wanda. 1994. do, Sistemas e Serviços de Informação em Moçambique. Maputo.

Barreto, Auta Rojas. 2005. Memoria Institucional: Preservação do capital intelectual utilizando
Gestão de conhecimento, In: Rosário, Lourenço de, et al (Org.),Convergindo os Textos, Maputo:
FBLP, , p. 198 – 207.

Camargo, Ana Maria de Almeida; Bellotto, Heloísa Liberal. 1996. São Paulo: AAB/Núcleo
Regional de São Paulo/Departamento de Museus e Arquivos.

Chiavenato, Idalberto.2003.Introdução a Teoria Geral da Administração. 7ª Edição, Rio

deJaneiro: Campus.

Cruz, Emília Barroso. 2013. Manual de Gestão de Documentos. 2ª Edição, Belo Horizonte:
Arquivo Público Mineiro.

Dictionary of archival terminology. 1988. English and french, with equivalents in dutch,german.
italian, russian and spanish. Edited by Peter Walne. 2. ed. München; New York; London; Paris:
Saur,(ICA handbooks series, v. 7).

13