MANUAL DE GESTO ARQUIVSTICA

ficha catalogrfica

Dados Internacionais de Catalogao na Publicao (CIP)

M294

Manual de gesto arquivstica / Tribunal de Contas do Estado de Mato Grosso. Cuiab : O Tribunal, 2010. 437 p. ; xx cm. 1. Arquivos e arquivamento (Documentos). 2. Temporalidade. 3. Classificao. I. Mato Grosso. Tribunal de Contas.

CDD 025.17114

TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DE MATO GROSSO

COMPOSIO Presidente: Vice-Presidente: Corregedor Geral: Secretrio de Gesto: Conselheiro Valter Albano da Silva Conselheiro Antonio Joaquim Rodrigues Neto Conselheiro Jos Carlos Novelli Flvio de Souza Vieira

Comisso para implantao da gesto arquivstica

Presidente: Marisete Bertaglia Verano de Aquino

Integrantes: Edelvais Oster Ritter Estela Rosa Biancardi Joo Gustavo Ricci Volpato Manoel Castrilon Lopes Neto Natalina Namie Hirata Girata Natel Laudo da Silva Valdir Luis Schmmer

Sumrio
1 REFERNCIAS CONCEITUAIS................................................................................7 1.1 DOCUMENTO....................................................................................................7 1.2 DOCUMENTO DE ARQUIVO............................................................................7 1.3 NATUREZA DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO............................................7 1.3.1 Espcie Documental.................................................................................7 1.3.2 Formato......................................................................................................7 1.3.3 Tipo Documental.......................................................................................8 1.3.4 Forma.........................................................................................................8 1.3.5 Gnero Documental..................................................................................8 1.4 ARQUIVO...........................................................................................................9 1.4.1 Importncia do arquivo............................................................................9 1.5 CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS.............................................................9 1.5.1 Arquivo Corrente....................................................................................10 1.5.2 Arquivo Intermedirio.............................................................................10 1.5.3 Arquivo Permanente...............................................................................10 2 GESTO ARQUIVSTICA........................................................................................10 2.1.1 Atividades da gesto arquivstica.........................................................11 Mtodos Bsicos de Ordenao.............................................................................12 2.2 PRESERVAO DA INFORMAO..............................................................14 2.2.1 Conservao...........................................................................................14 2.2.2 Fatores de deteriorao dos documentos...........................................14 2.3 RECOMENDAES.......................................................................................14 2.3.1 Quanto ao ambiente...............................................................................14 2.3.2 Quanto ao manuseio..............................................................................15 2.3.3 Quanto ao acondicionamento...............................................................15 2.3.4 Conservao de fotografias..................................................................16 2.3.5 Conservao de documentos eletrnicos e magnticos...................16 3 INSTRUMENTOS DE GESTO DOCUMENTAL....................................................18 3.1 PLANO DE CLASSIFICAO DOCUMENTAL.............................................18 3.2 CDIGO DE CLASSIFICAO DOCUMENTAL...........................................18 3.2.1 Quem e como se aplica o Plano de Classificao..............................18 3.3 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS...................................19 3.3.1 Quem e como se aplica a Tabela de Temporalidade..........................20 3.4 ABRANGNCIA DA APLICAO DA TABELA DE TEMPORALIDADE......22 3.5 FORMULRIO ATUALIZAO DA TABELA DE TEMPORALIDADE E/OU CDIGO DE CLASSIFICAO DOCUMENTAL..................................................22 3.5.1 TERMO DE TRANSFERNCIA DE DOCUMENTOS..............................23 3.5.2 RELAO DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS.................................25 4 ORIENTAES PARA ORGANIZAO E ACONDICIONAMENTO.....................26 4.1 ARQUIVO CORRENTE...................................................................................26 4.1.1 Documentos em Suporte Papel (at o tamanho ofcio)......................26 4.1.2 Fotografias e Negativos........................................................................27 4.1.3 Documentos em Suporte Papel - (maiores que o tamanho ofcio). .29 4.1.4 Documentos em Suportes Especiais...................................................29 4.1.5 Fitas Magnticas.....................................................................................29 4.1.6 Discos Magnticos.................................................................................30

4.1.7 Discos pticos........................................................................................30 4.2 ARQUIVO INTERMEDIRIO...........................................................................31 4.2.1 Documentos em suporte papel - (at tamanho ofcio)......................31 4.2.2 Documentos em suporte papel - (maiores que o tamanho ofcio)...32 4.2.3 Documentos em Suporte Especial......................................................32 4.2.4 Fitas Magnticas....................................................................................32 4.2.5 Discos Magnticos:...............................................................................32 4.2.6 Os discos pticos, envolvidos em suas capas, sero armazenados em caixas de arquivo........................................................................................32 5 TERCEIRIZAO DA GUARDA DE DOCUMENTOS OU DE SERVIOS ARQUIVSTICOS........................................................................................................32 REFERNCIAS..........................................................................................................34 MODELOS DE FORMULRIOS...............................................................................35

APRESENTAO

A funo primordial da gesto documental assegurar a eficincia na produo, administrao, manuteno e destinao de documentos; disponibilizar a informao quando e onde seja necessria; assegurar a eliminao dos documentos que no tenham valor administrativo, fiscal, legal ou para pesquisa cientfica; assegurar o uso adequado de processamento eletrnico de dados e outras tcnicas avanadas de gesto da informao; contribuir para o acesso e preservao dos documentos condignos de guarda permanente por seus valores histricos e cientficos. Tais procedimentos levaro melhoria dos servios arquivsticos, resgatando, com isso, a sua funo social, aumentando-lhes a eficcia, garantindo o cumprimento dos direitos de cidadania e servindo de suporte para decises relevantes. Reunir informaes visando orientar procedimentos que se referem Gesto Documental do Tribunal de Contas do Estado de Mato Grosso o principal objetivo deste Manual que aborda assuntos, conceitos e instrues importantes para a normatizao e arranjo do acervo arquivstico da Instituio. Tem ainda o intuito de orientar os servidores quanto ao funcionamento e tratamento da documentao pertinente ao arquivo em suas fases corrente, intermediria e permanente, bem como o processo de aplicao da Tabela de Temporalidade Documental, manuseio e aplicao do Plano e o Cdigo de Classificao de Documentos. O tratamento da documentao, normatizado neste manual por ser procedimento dinmico , portanto, sujeito a eventuais alteraes decorrentes da aplicao de novas rotinas e poder sofrer mudanas cuja sistematizao se constituir em complementao destas normas

1 REFERNCIAS CONCEITUAIS
1.1 DOCUMENTO Documento todo e qualquer suporte material a que se possa atribuir a existncia de um contedo informacional, ou seja, documento tambm pode ser entendido como tudo aquilo que produzido pela atividade humana por razes funcionais, jurdicas, cientficas ou artsticas. Ainda pode se dizer que documento o registro de uma informao independente da natureza do suporte que a contm. 1.2 DOCUMENTO DE ARQUIVO Aquele que produzido e/ou recebido por uma instituio pblica ou privada, no exerccio de suas atividades, e que constitua elemento de prova ou de informao No contexto da Arquivstica informao a noo, idia ou mensagem que um documento contm. 1.3 NATUREZA DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO Qualquer Instituio no cumprimento de suas atribuies produz e recebe diferentes tipos de documentos, que se apresentam nas mais variadas espcies, formatos, formas e gneros.

1.3.1 Espcie Documental a configurao que assume um documento de acordo com a disposio e natureza das informaes nele contidas. Exs.: Memorando, Ofcio, Processo, Relatrio, Guia, Requisio.

1.3.2 Formato Configurao fsica de um suporte, de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado.
7

Exs.: Caderno, Livro, Cartaz, Folha.

1.3.3 Tipo Documental Configurao que assume uma espcie documental, de acordo com a atividade que a gerou. Exs.: Memorando solicitando materiais/ servios/ equipamentos, ofcio requerendo a instaurao de Inqurito Policial, processo de pagamento de 1/3 de frias, guia de encaminhamento, requisio de dirias.

1.3.4 Forma Estgio de preparao e de transmisso de documentos. Rascunho: Forma sob a qual um documento, antes da sua feio definitiva, apresenta texto passvel de modificaes. Minuta: Forma sob a qual um documento, antes de sua feio definitiva, apresenta texto abreviado ou completo que, embora sem os sinais de validao, j foi devidamente revisado. Original: Forma sob a qual um documento, feito por vontade expressa de seu autor, conservado no suporte e formato em que foi emitido, com os devidos sinais de validao. Cpia: Forma sob a qual um documento duplicado a partir do original por meio de diferentes mtodos. Exs.: Cpia Carbono, Cpia Reprogrfica.

1.3.5 Gnero Documental Configurao que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicao de seu contedo. Quanto ao gnero o documento pode ser:
8

 Audiovisual: utiliza como linguagem bsica a associao do som e da imagem; Fonogrfico: utiliza como linguagem bsica o som; Iconogrfico: utiliza como linguagem bsica a imagem; Textual: utiliza como linguagem bsica a palavra escrita; Multimeios: utiliza simultaneamente mltiplas linguagens.

1.4

ARQUIVO Local para guarda de documentos; Mvel para armazenamento de documentos; Conjunto de documentos orgnicos e originais, produzidos e recebidos por uma pessoa fsica ou jurdica no exerccio de suas funes e atividades.

1.4.1 Importncia do arquivo a) Importncia Administrativa Indispensvel para a tomada de decises, avaliao e controle das decises e aes empreendidas. Indispensvel ainda, na defesa dos interesses administrativos, legais, financeiros, jurdicos e tcnicos de uma instituio. b) Importncia Cientfica/Cultural/Histrica Testemunho da memria institucional, detentor de experincias e conhecimentos acumulados no passado.

1.5

CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS Qualquer documento de arquivo passa por um ou mais perodos
9

caracterizados pela frequncia e tipo de utilizao que feita dele. Composto por trs subconjuntos amparados no valor primrio (administrativo) e valor secundrio (cientfico/cultural/histrico), o arquivo de uma instituio divide-se em:

1.5.1 Arquivo Corrente Conjunto de documentos indispensveis manuteno das atividades cotidianas de uma administrao, por serem utilizados frequentemente devem permanecer o mais perto possvel do utilizador, ou se estiverem registrados em suporte eletrnico, armazenados nos servidores da rede. O acesso deve ser fcil e rpido.

1.5.2 Arquivo Intermedirio Conjunto de documentos que j no so mais necessrios para a manuteno das atividades cotidianas, mas devem ainda ser conservados por questes administrativas, legais e financeiras. Por apresentarem uma frequncia mais baixa de consulta do que os documentos correntes, justifica-se a conservao em depsitos centralizados onde se pode tirar um melhor aproveitamento do armazenamento denso dos documentos ou, se estiverem registrados em suporte eletrnico, no necessitam estar disponveis on-line. A economia de espao fsico e de equipamento o ponto mximo e determinante da existncia do Arquivo Intermedirio.

1.5.3 Arquivo Permanente Conjunto de documentos que deixam de ter valor previsvel para seus produtores por questes administrativas, legais e financeiras, e que so conservados permanentemente por possurem valor histrico de testemunho.

2 GESTO ARQUIVSTICA
Gesto de documentos o planejamento e controle das atividades de produo, classificao e recuperao, avaliao, descrio e difuso, proteo e preservao de documentos de arquivo. Visa racionalizao e eficincia dos
10

documentos de arquivo desde a produo at o seu destino final, que pode ser eliminao ou guarda permanente.

2.1.1 Atividades da gesto arquivstica a) Controle da Produo Conjunto de medidas e rotinas que otimizam a produo de documentos. Atravs desse controle, a informao pode ser produzida de forma estruturada e inteligvel, registrada em um suporte adequado e inserida num canal de difuso apropriado, levando-se em conta questes administrativas, legais, financeiras e histricas. O controle da produo evita a criao de documentos inadequados, inteis e no essenciais, diminuindo o volume a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado. b) Classificao Classificao um conjunto de operaes intelectuais e fsicas que visa representar os documentos de arquivo de acordo com as estruturas, atividades e funes do organismo produtor. Atravs dela possvel visualizar a ligao dos documentos com as respectivas atividades e funes que lhe deram origem. Por isso a classificao lgica. A classificao constitui-se em uma primeira etapa descritiva, orienta o arquivamento e permite o acesso aos documentos contidos nos arquivos, alm de lanar as bases seguras para a avaliao. Os instrumentos resultante da atividade de classificao so o Cdigo de Classificao Documental e o Plano de Classificao Documental. c) Ordenao Ordenao a forma como se dispe fisicamente os documentos de um mesmo tipo, de acordo com um elemento convencionado para sua recuperao. Seu objetivo facilitar e agilizar a busca direta dos documentos. Note que, mesmo que os documentos pertenam a uma
11

mesma funo/atividade e a um mesmo tipo, eles podem atingir um volume significativo. Portanto a adoo de critrios de ordenao pretende evitar que, para localizar um nico documento, se consulte muitos outros do mesmo tipo desnecessariamente.

Mtodos Bsicos de Ordenao

Alfabtico: Ordenao de acordo com a sequncia das letras do alfabeto. Deve ser utilizado quando o elemento principal para a recuperao da informao for um nome. Numrico: Ordenao de acordo com a sequncia numrica atribuda aos documentos. Deve ser utilizado quando o elemento principal para a recuperao da informao for o nmero do documento. Cronolgico: Ordenao de acordo com a sucesso temporal. Deve ser utilizado quando o elemento principal para a recuperao da informao for a data do documento. Temtico: Ordenao de acordo com assuntos ou temas. Deve ser utilizado quando o elemento principal para a recuperao da informao for um assunto ou tema. Ateno: O que deve nortear a escolha de um dos mtodos ou uma de suas variantes a especificidade do documento e a informao que se deseja recuperar. Nem sempre o acesso informao pode ser direto, muitas vezes necessrio utilizar instrumentos de busca como os ndices. Isto pode ocorrer, por exemplo, quando tivermos a necessidade de dois ou mais elementos principais para a recuperao da informao. ndice - Listagem ordenada de nomes, nmeros, datas, locais, assuntos ou matrias, que permite ascender rapidamente a informao contida em um documento ou unidade arquivstica. Este instrumento pode ser autnomo ou complementar outro. A utilizao de processador de texto ou banco de dados para a
12

produo, atualizao e utilizao deste instrumento permite maior flexibilidade na manipulao dos dados. d) Descrio a representao das informaes contidas nos documentos, considerando os nexos lgicos com as atividades e funes que as geraram, a fim de identificlas, geri-las e torn-las acessveis ao pesquisador seja ele interno ou externo instituio produtora. A descrio de documentos no seu sentido amplo se inicia, de forma mais simples, na classificao de documentos, continua na avaliao e se aprofunda, de forma mais complexa, nos instrumentos de pesquisa mais especficos como Guias, Catlogos, Inventrios, ndices e Mapas de Localizao do Acervo. A descrio de documentos no arquivo permanente deve levar em conta as Normas Internacionais de Descrio Arquivstica. e) Proteo Conjunto de normas e medidas que visam assegurar a restrio de acesso aos documentos que contenham informaes essenciais e sigilosas por estarem estabelecidas em preceitos legais ou para preservar os interesses da instituio. Alguns documentos trazem informaes cuja publicidade pode ser prejudicial aos interesses de seu detentor ou a terceiros. Nesse sentido necessrio estabelecer critrios e mecanismos claros de restrio de acesso. f) Preservao Conjunto de procedimentos e medidas preventivas que visam prolongar a vida til dos documentos de arquivo, atravs da eliminao ou retardamento da degradao ou mesmo da destruio provocadas por fatores internos e externos, garantido, dessa maneira, a qualidade de acesso s informaes registrada nos documentos.

13

2.2

PRESERVAO DA INFORMAO

2.2.1 Conservao Conjunto de procedimentos e medidas especficas e preventivas que visam preservar as informaes contidas nos documentos e prolongar a vida til de seus suportes, assegurando sua proteo fsica contra os agentes de deteriorao.

2.2.2 Fatores de deteriorao dos documentos a) Internos - tinta, encadernao, acidez (torna o papel escurecido, quebradio e com cheiro mais forte), produtos utilizados no clareamento; b) Externos - temperatura, umidade, luz, poluio atmosfrica, microorganismos (fungos, bactrias), insetos (traas, brocas, cupins, baratas), roedores (ratos), o homem como agente destruidor.

2.3

RECOMENDAES

2.3.1 Quanto ao ambiente Manter sempre limpo e arejado; Utilizar aspirador de p e pano levemente umedecido para no dispersar o p existente no cho, estantes e armrios; No consumir alimentos e bebidas nos locais do acervo, pois atraem insetos e roedores que atacam os documentos; No fumar nos locais de acervo, pois os resduos qumicos da fumaa causam danos aos suportes documentais; Manter a temperatura do local entre 18 e 21C e umidade relativa do ar entre 40 e 50%, pois nveis elevados de temperatura e umidade geram campos favorveis para a proliferao de microorganismos e deteriorao dos suportes dos documentos.

14

2.3.2 Quanto ao manuseio Evitar o manuseio desnecessrio; No manusear os documentos com as mos midas, sujas de alimentos, cremes ou outras substncias; A mesa de trabalho deve estar sempre limpa; Evitar fazer cpias reprogrfica, pois a luz ultravioleta em grande intensidade danifica o papel e a tinta do original. Se forem necessrias cpias, deve-se fazer uma primeira cpia e, a partir desta, as outras; No dobrar os documentos, pois as fibras so rompidas e o papel se rasga facilmente; No grampear os documentos (especialmente os de guarda

permanente), pois os grampos de metal enferrujam rapidamente, alm de produzir perfuraes no papel; Evitar o uso de clipes de metal em contato direto com o papel. Se no for possvel, utilizar clipes plsticos ou proteger os documentos com um pequeno pedao de papel na rea de contato; No usar fitas adesivas diretamente sobre os documentos, pois a cola se fixa no papel e resulta em mancha escura de difcil remoo; Nunca use saliva para folhear livros e documentos, pois, alm de danificar o documento, formando no local um depsito de acidez e bactrias, voc poder se contaminar com os microorganismos existentes no papel ou at com resduos de venenos, naqueles locais em que se costumam fazer desinsetizaes.

2.3.3 Quanto ao acondicionamento No usar barbantes ou elsticos, eles podem cortar e danificar os documentos;
15

 No usar pastas com prendedores e hastes de metal, pois estes enferrujam com facilidade, danificando os documentos; As embalagens devem ser de tamanho maior que o documento para no dobr-lo ou amass-lo; No acondicionar documentos em quantidade superior capacidade da pasta ou caixa; Manter os documentos protegidos da luz solar intensa e evitar o contato com gua.

2.3.4 Conservao de fotografias No tocar a parte da imagem das fotografias, pois a gordura natural que existe nas mos pode deixar manchas marrons difceis de serem removidas; Se precisar fazer anotaes na foto, faz-las no verso, utilizando lpis macio. Nunca fazer anotaes a caneta; No utilizar objetos estranhos ao suporte fotogrfico, como clipes e grampos de metal que enferrujam rapidamente, danificando a imagem fotogrfica; Usar cantoneiras para fixar fotografias. Nunca utilizar cola ou fita adesiva em contato com a imagem fotogrfica.

2.3.5 Conservao de documentos eletrnicos e magnticos produzir cpias de segurana (becape) dos documentos que devem ser guardados; no armazenar disquetes, fitas e CDs sobre aquecedores, peitoris de janelas, televisores, equipamentos eletrnicos e mquinas em geral; evitar colocar o dedo no meio eletromagntico;
16

 usar, preferencialmente, mveis de madeira ou de acrlico para a guarda dos discos e fitas magnticas; acondicionar discos, CDs e fitas em posio vertical ou em mveis adequados; evitar choques e quedas desses documentos; para armazenamento a longo prazo de fitas, necessrio que se faa rebobinagem peridica, em intervalos no superiores a trs anos.

17

3 INSTRUMENTOS DE GESTO DOCUMENTAL

3.1 PLANO DE CLASSIFICAO DOCUMENTAL a representao grfica (o mapa) da classificao dos documentos de uma instituio. Ele indica como devem ser organizados os documentos. O Plano de Classificao um esquema que permite distribuir os documentos em classes, com o objetivo de agrup-los sob um determinado ttulo, e composto por sries documentais e subsries que representam as categorias genricas relativas s funes/atividades da Instituio, a partir das quais so gerados os documentos.

3.2

CDIGO DE CLASSIFICAO DOCUMENTAL A codificao utilizada no Plano de Classificao dos documentos do

Tribunal Regional do Trabalho da 2 Regio segue o mtodo duplex, de modo que as classes, que representam as diversas atividades realizadas no mbito da instituio, so numeradas consecutivamente, subdividindo-se em subclasses atravs de nmeros justapostos aos da classe da qual derivam. A sequncia segue hierarquicamente, do geral para o particular. O Plano de Classificao de Documentos composto por sries documentais e subsries que representam as categorias genricas relativas s funes/atividades da Instituio, a partir das quais so gerados os documentos. Os documentos so agrupados/seriados/organizados de acordo com essas sries e/ou subsries:

3.2.1 Quem e como se aplica o Plano de Classificao Cada unidade administrativa, de posse de seu Plano de Classificao de Documentos, dever aplic-lo em seu mbito, promovendo a organizao dos documentos, a cada ano. Para efetuar a aplicao do Plano proceda da seguinte forma:
18

a) analise o documento identificando se realmente deve ser arquivado no setor, considerando quem o emitiu e quem o destinatrio (fluxo); b) identifique qual a origem do documento fazendo a seguinte pergunta: Esse documento foi gerado (ou recebido) a partir de qual funo (atividade) desempenhada pelo setor? ou Esse documento foi gerado (ou recebido) para possibilitar a execuo de qual funo (atividade) do setor?; c) localize, no Plano, a srie correspondente funo identificada como geradora do documento e confirme se h o tipo documental correspondente nessa srie; d) acondicione-o na pasta/caixa identificada com esse tipo documental e a srie/subsrie a que pertence.

3.3

TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS Instrumento de destinao documental, resultante do processo de avaliao,

que define e regula o valor dos documentos, seus prazos de guarda e o destino final, que pode ser guarda permanente ou eliminao. A TTD apresenta-se dividida em campos de forma sucinta, permitindo fcil visualizao e agilidade na sua aplicao. Campos RGO/SETOR/ASSESSORIA/DIVISO/UNIDADE identificao do nome da unidade administrativa geradora e acumuladora dos documentos e/ou unidade hierarquicamente superior. Campo SRIE identificao do nome da funo a partir da qual os documentos foram gerados. Campo SUBSRIE identificao do nome de atividades especficas, dentro de cada funo, a partir das quais os documentos foram gerados. uma subdiviso da srie. Campo TIPO DOCUMENTAL identificao do nome do documento oriundo
19

da realizao das atividades/funes desenvolvidas no rgo gerador. Campo PRAZO DE GUARDA refere-se ao tempo necessrio para a guarda dos documentos nas fases corrente e intermediria, para atender s necessidades da administrao que os gerou. Prazo estabelecido para o arquivamento CORRENTE refere-se ao perodo em que os documentos devem permanecer junto ao rgo gerador, por serem frequentemente consultados; Prazo estabelecido para o arquivamento INTERMEDIRIO refere-se ao perodo em que os documentos ainda so necessrios administrao geradora, porm consultados com menos frequncia, podendo ser transferidos para outro local (prximo da base geradora); Campo DESTINAO refere-se ao destino que deve ser dado aos documentos considerando os valores que apresentam: PERMANENTE - identifica os documentos que devem ser conservados permanentemente no Arquivo Geral da Instituio, por conterem informaes de interesse para a pesquisa retrospectiva; ELIMINAO - identifica os documentos que devem ser eliminados aps o vencimento dos prazos de guarda; EXTERNO - Documentao aps aprovao retorna ao rgo de origem Campo OBSERVAO refere-se ao registro das informaes

complementares que esclarecem os demais campos, necessrias correta aplicao da Tabela, inclusive a JUSTIFICATIVA dos prazos e destinao. 3.3.1 Quem e como se aplica a Tabela de Temporalidade Cada unidade administrativa, de posse de sua Tabela, dever aplic-la em seu mbito, promovendo as eliminaes, transferncias e recolhimentos dos documentos nos prazos estabelecidos. Para efetuar a aplicao da Tabela proceda da seguinte forma:
20

a) estabelea uma data fixa para aplicar a Tabela. Pode ser de acordo com o calendrio de recolhimento; b) localize, na Tabela referente ao seu setor, a srie documental a que pertencem os documentos que deseja proceder destinao; c) a partir da data de cada documento selecione e separe aqueles que devem ser transferidos (guarda intermediria), os que devem ser recolhidos (guarda permanente), os que devem permanecer no setor e os que devem ser eliminados. Separar os ofcios enviados ou recebidos (verificar qual o rgo superior e maior cargo dentro do TCE) para reestudo e melhor classificao, tendo em vista que podero conter informaes pertinentes a outros tipos documentais, como parecer. Nestes casos, aplica-se a Classificao, Temporalidade e Destinao desses tipos documentais identificados. Mesmo procedimento deve ser adotado quando ocorrerem casos em que os ofcios contenham orientao para situaes especficas do Tribunal, registrem dados relevantes para a histria institucional, como relao com autoridades locais, dificuldades na execuo de suas atribuies, perfil da criminalidade da regio. Na dvida, entre em contato com a Unidade de Arquivo. Ateno: Em relao ao tempo de guarda ou eliminao dos documentos determinado na Tabela de Temporalidade, comea a contagem no ano subsequente ao da criao ou recebimento do documento. Ex.: Para um documento que deva ser eliminado em 05 anos e que foi gerado ou recebido em 1998, inicia-se a contagem em 1999, assim: 1999 (1); 2000 (2); 2001(3); 2002 (4); 2003 (5); 2004 (elimina). Excetuam-se dessa regra os documentos com prazo de guarda

indeterminado, como por exemplo, At execuo do Projeto, At atualizao do Inventrio, At trmino da vigncia do Convnio, Enquanto o processo estiver tramitando, At trnsito em julgado, considera-se a data do arquivamento. Nesses
21

casos, o prazo contado a partir da data do fato 3.4 ABRANGNCIA DA APLICAO DA TABELA DE TEMPORALIDADE tarefa de grande responsabilidade determinar a data a partir da qual uma Tabela de Temporalidade pode ser aplicada, muito mais pelos documentos avaliados para eliminao do que por aqueles indicados para guarda permanente. O processo de elaborao da tabela de temporalidade do Tribunal de

Contas do Estado de Mato Grosso teve incio no ano de 2001, tendo por base a estrutura administrativa, as funes exercidas ou pelas Unidades Administrativas existentes, a produo de documentos ,seus fluxos e finalidades. Documentos anteriores a este perodo precisam ser tratados com alguns cuidados extras visto as alteraes identificadas ao longo do tempo. Com o intuito de justificar a deciso sobre o perodo de abrangncia da Tabela de Temporalidade e pautar os procedimentos de sua aplicao, apresentamos informaes subsidirias que orientam esta tarefa. 3.5 FORMULRIO ATUALIZAO DA TABELA DE TEMPORALIDADE E/OU CDIGO DE CLASSIFICAO DOCUMENTAL o instrumento utilizado para propor qualquer mudana na Tabela de Temporalidade e Plano de Classificao, que o usurio julgar necessria, seja acrescentando, suprimindo ou corrigindo dados (informaes). Pode-se utilizar o exemplo da criao de um setor: a Unidade de Estgios foi criada pelo Provimento 37/2002, em 04 de julho de 2002, aps a elaborao da TT, consequentemente, ela no consta na Tabela. Atravs desse formulrio, o responsvel por essa Unidade poder propor sua incluso. Antes da criao da Unidade de Estgios, a Unidade de Registros Funcionais desempenhava a funo de Cadastro e Controle de Estagirios. Nesse caso, a proposta deveria ser de excluso da srie Cadastro e Controle de Estagirios e respectivos documentos da Tabela dessa Unidade. O Formulrio de Proposta de Atualizao da TTD composto pelos
22

seguintes campos: Nome: nome completo da pessoa que est propondo a atualizao da Tabela e/ou Plano; rgo: nome do rgo ou Setor ou Assessoria ou Diviso ou Unidade em que a pessoa est lotada; E-mail: endereo do Correio Eletrnico da pessoa ou do rgo; Tipo de Atualizao: campo para optar por Incluso, Alterao, Excluso de elementos que podem fazer parte de qualquer um dos campos da Tabela de Temporalidade ou Plano de Classificao rgo; Setor; Srie; Subsrie; Tipo Documental; Prazo de Guarda; Destino; Observao/Justificativa dos Prazos de Guarda e Destinao; Atualizao: descrio do tipo de atualizao; Justificativa: justificativa da proposta de atualizao.

3.5.1 TERMO DE TRANSFERNCIA DE DOCUMENTOS o Instrumento de registro e controle dos documentos enviados ao Arquivo Geral para guarda intermediria. Esse Termo dever ser preenchido sempre que o Setor enviar documentos de valor intermedirio ao Arquivo, aps selecion-los, organiz-los, acondicion-los e identific-los. O Termo de Transferncia possui os seguintes campos, de preenchimento obrigatrio: Responsvel: nome completo do responsvel pelo preenchimento do Termo e respectivo envio dos documentos para o Arquivo Geral; rgo: nome do rgo ou Setor ou Assessoria ou Diviso ou Unidade que est enviando os documentos para o Arquivo Geral; Aps preenchidos os itens obrigatrios, correspondentes ao cabealho do
23

Termo, aparecero os campos para Incluso de Novos Itens, relativos aos dados dos documentos: Tipo Documental: nome do Tipo Documental, conforme indicado na Tabela de Temporalidade; Cdigo de classificao: Cdigo do tipo documental , conforme indicado no Cdigo de Classificao Datas-Limite: datas abrangentes dos documentos enviados que correspondem a: Ano inicial: ano do Tipo Documental, ou no caso de se tratar de um conjunto com documentos do mesmo tipo. Ano final: ano do Tipo Documental mais recente contido no conjunto que est sendo enviado ao Arquivo Geral. Se houver lacunas de datas no conjunto, estas devero ser observadas no campo Observao; Observao: informao necessria, no prevista nos campos

anteriores, como lacunas de datas no conjunto. Quando houver mais de um volume, indicar a quantidade e quando houver anexos, identificar os nmeros. Obs.: O anexo poder estar dentro do Processo principal. Os nmeros dos referidos documentos devero retratar a ordem das caixas e a sequncia das peas nas caixas. Os dados do Termo sero conservados digitalmente pela Unidade de Arquivo para fins de controle e estatstica. Como transferir os Documentos: a) ordenar os documentos selecionados, mantendo a classificao; b) acondicion-los em caixas de transferncia, separando os diferentes tipos documentais ou sries com guias divisrias; c) identificar o contedo das caixas utilizando o espelho conforme Anexo F;

24

d) preencher o Termo de Transferncia; e) agendar com a Unidade de Arquivo; f) encaminhar os documentos ao Arquivo Geral.

3.5.2 RELAO DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS o Instrumento utilizado para o controle dos documentos eliminados. Este documento dever ser preenchido sempre que o Setor necessitar eliminar documentos conforme indica a Tabela de Temporalidade. A elaborao da Relao de Eliminao dever ser feita pelo Setor, que ser inteiramente responsvel pela seleo dos documentos, registro dos dados e destinao, de acordo com a poltica de descarte. A Relao de Eliminao possui os seguintes campos, de preenchimento obrigatrio: rgo: nome do rgo ou Setor ou Assessoria ou Diviso ou Unidade que est eliminando os documentos; Aps preenchidos os itens obrigatrios, correspondentes ao cabealho da Relao, aparecero os campos: Cdigo a que pertence o Tipo Documental que est sendo eliminado, conforme indicado na Tabela de Temporalidade; Classificao a que pertence o Tipo Documental que est sendo eliminado, conforme indicado na Tabela de Temporalidade de Documentos; Tipo Documental: nome do Tipo Documental, conforme indicado na Tabela de Temporalidade; Quantidade / Especificao refere-se ao volume de documentos que ser eliminado. Unidade de Medida: nome da Unidade de Medida referente quantidade. Pode ser quilograma ou, no caso de documentos eletrnicos, kilobyte.
25

Observao: informaes complementares necessrias ao esclarecimento dos dados, no previstas nos campos anteriores, como lacunas de datas;

Os dados da Relao sero conservados digitalmente pela Unidade de Arquivo para fins de controle e estatstica. Como eliminar os Documentos a) selecionar os documentos a serem eliminados, de acordo com a TTD; b) preencher a Relao de Eliminao de forma clara e completa; c) imprimir a Relao de Eliminao e encaminhar Unidade de Arquivo, assinado pela chefia do setor, com nome legvel; Aguardar a confirmao de conferncia da Relao pela Unidade de Arquivo.

4 ORIENTAES PARA ORGANIZAO E ACONDICIONAMENTO

A padronizao dos mtodos na organizao e identificao de documentos evita esforos redobrados e agiliza a localizao da informao no contexto do Sistema de Arquivos, assim como o acondicionamento adequado dos documentos protege-os contra danos fsicos e contra condies ambientais adversas. Assim sendo, se evitar o desperdcio de recursos humanos, materiais e financeiros se forem seguidas as orientaes abaixo.

4.1

ARQUIVO CORRENTE

4.1.1 Documentos em Suporte Papel (at o tamanho ofcio) Para o acondicionamento dos documentos de arquivo corrente recomendase como regra geral o uso de pastas suspensas, que devem ser acondicionadas em arquivos de ao de quatro gavetas ou a variao destes mveis. Os arquivos de ao so o que h de mais universal e tecnicamente indicado para arquivos correntes, a busca mais fcil, os documentos ficam protegidos. Alm disso, com o uso de pastas suspensas, no h necessidade de furar os documentos.

26

 As pastas suspensas, com os grampos internos retirados quando for possvel, sero organizadas por ano e os documentos separados, internamente, por tantas guias divisrias quantas forem necessrias, considerando o volume e a classificao dos documentos (Srie, Subsrie, Tipo Documental). A identificao do contedo de cada pasta feita na projeo e deve informar, no mnimo, a classificao (Srie, Subsrie, Tipo Documental). A identificao da Srie, Subsrie, Tipo Documental pode ser feita de forma abreviada na projeo da pasta suspensa. Alm disso, poder se utilizar cores diferentes ou a combinao destas para facilitar a visualizao. As gavetas do arquivo de ao tambm devero ser identificadas com o nome das sries e, se for o caso, das subsries arquivadas na respectiva gaveta. Para os tipos documentais, como processos e dossis de uso corrente, que forem muito volumosos, recomenda-se o uso de caixas de arquivo padro, armazenadas em estantes de ao ou armrios. As caixas de arquivo sero separadas, internamente, por tantas guias divisrias quantas forem necessrias, considerando a classificao (Srie, Subsrie, Tipo Documental) . O espelho da caixa deve trazer informaes que identifiquem, no mnimo, o nome do Setor, a classificao (Srie, Subsrie, Tipo Documental) e datas-limite. Ateno: Nas etiquetas e espelhos de identificao do contedo de caixas, pastas, fitas, discos, o significado do termo DATAS-LIMITE pode variar de acordo com a necessidade de representao da(s) data(s) dos documentos. Pode significar ano, ms e ano, ou ainda, dia, ms e ano. Podem ser datas exatas ou abrangentes, ou seja, data nica (1999) ou de uma data at outra (jan a maio 1995).

4.1.2

Fotografias e Negativos As fotografias, antes de serem arquivadas em pastas suspensas, devero

ser acondicionadas em envelopes com aba, confeccionados em papel neutro. Em cada envelope, sero acondicionadas 5 fotos, no mximo e aconselha-se que sejam
27

relativas ao mesmo evento, fato, local, etc. Em cada pasta suspensa devem ser acomodados, no mximo, 5 envelopes. A identificao das fotos ser feita com uso de lpis do tipo 6B: no verso das fotografias, no canto superior esquerdo, dever ser inscrito, no mnimo, o nome das pessoas (da esquerda para a direita e de cima para baixo), lugares e/ou objetos que aparecem na imagem, o evento, fato e, se for o caso, local e data da imagem fotografada; na frente do envelope, no canto superior esquerdo, dever ser inscrito, no mnimo, nome do evento, fato, local e data das imagens fotografadas. Assim como as fotografias, os negativos, antes de serem arquivados em pastas suspensas, devero ser acondicionados em envelopes especficos, confeccionados em papel neutro. Em cada envelope ser acondicionada uma tira de negativo e o conjunto de 5 envelopes, no mximo, ser acomodado em uma pasta suspensa. A identificao dos negativos ser feita na frente do envelope, no canto superior esquerdo, onde dever ser inscrito, no mnimo, nome do evento, fato, local e data das imagens fotografadas. IA dentificao das fotos e negativos deve responder s seguintes perguntas: O Qu ? e/ou Quem? Quando? Onde? Ateno: No recomendado o uso de pastas do tipo A-Z como soluo de armazenamento e acondicionamento de documentos, pois ocupam mais espao, acondicionam menos documentos, exigem que eles sejam perfurados, acumulam poeira, microorganismos e insetos. Prope-se que as pastas do tipo A-Z deixem progressivamente de ser usadas, sendo substitudas por pastas suspensas ou caixas de arquivo padro, conforme o caso.

28

4.1.3

Documentos em Suporte Papel - (maiores que o tamanho ofcio) Para os tipos documentais que apresentarem dimenses maiores que o

tamanho ofcio, sero usadas pastas de polionda, as quais podem ser encontradas em vrios tamanhos (A2, A3). J as plantas, mapas, cartazes e outros documentos demasiadamente grandes sero acondicionados em mapotecas ou tubos de PVC ou papelo para plantas, lembrando sempre que os tubos de PVC, preferencialmente, devem ser armazenados na horizontal. As pastas de polionda e os tubos sero identificados com etiquetas trazendo informaes que identifiquem, no mnimo, o nome do Setor, a classificao (Srie, Subsrie, Tipo Documental) e datas-limite.

4.1.4 Documentos em Suportes Especiais As fitas magnticas (fita K7, fita MK7, fita VHS, fita VHS-C, fita 8mm, fitas DDS, etc.), discos magnticos (disquetes) e discos pticos (CD-ROM, CD-R, CDRW, DVD-ROM, DVD-R, DVD-RAM) que contenham registrados documentos ou informaes de natureza arquivstica devero ser separados e identificados considerando a classificao (Srie, Subsrie, Tipo documental) e acondicionados em embalagens e mveis especficos considerando dimenses e tipo de suporte.

4.1.5 Fitas Magnticas As fitas magnticas sero identificadas na capa e na etiqueta colada no suporte. A capa da fita e a etiqueta colada no respectivo suporte devem trazer, no mnimo, informaes que identifiquem o nome do Setor, a classificao (Srie, Subsrie, Tipo Documental) e a data do documento. As fitas devero sempre ser envolvidas em suas capas e armazenadas em estantes prprias para este fim, ou estantes comuns com divisrias adaptadas. As fitas, com suas respectivas capas, tambm podem ser acondicionadas dentro de embalagens para acondicionamento mltiplo, como caixas especialmente projetadas ou adaptadas para este fim. Ateno: As fitas magnticas devem sempre ser armazenadas verticalmente (como livros em uma estante).

29

4.1.6 Discos Magnticos Os disquetes sero identificados na etiqueta colada no suporte. A etiqueta deve trazer, no mnimo, informaes que identifiquem o nome do Setor, a classificao (Srie, Subsrie, Tipo Documental) e a data do documento. Os disquetes devero ser armazenados em fichrios especficos ou adaptados.

4.1.7 Discos pticos Os discos pticos sero identificados na capa e no suporte. A identificao na capa dos discos e a inscrio no suporte devem trazer, no mnimo, informaes que identifiquem o nome do Setor, a classificao (Srie, Subsrie, Tipo Documental) e datas-limite do documento. A identificao no suporte, quando for possvel, deve ser feita com uma caneta especfica para este fim. Ateno: A identificao no suporte deve ser feita na face oposta de leitura/gravao (esta face mais opaca e mais spera que a face de leitura/gravao do disco ptico). Os discos pticos devero ser armazenados em expositores especficos ou mveis especiais para este fim. Os documentos em suporte especial que contiverem informao de natureza sonora (Fita K7, MK7, Discos pticos), audiovisual (fita VHS, VHS-C, 8mm, Discos pticos), iconogrfica e multimeios (Discos pticos e Discos Magnticos) devero trazer tambm a identificao na capa, contendo, quando for o caso, o nome das pessoas (da esquerda para a direita e de cima para baixo, no caso de imagens e do incio para o fim, no caso de gravao sonora), dos lugares e/ou objetos, do evento e fato, alm do local e data das imagens e sons. Em alguns casos, os suportes especiais podem conter um nmero muito grande de documentos registrados. Nesses casos admitida a identificao em listas anexas ao suporte ou no verso da capa, de forma que seja facilmente visvel. Recomenda-se registrar em um mesmo suporte somente os documentos que contenham alguma relao, como mesmo evento ou fato. Outras solues e orientaes de acondicionamento, identificao e
30

armazenamento referentes a documentos em suportes especiais, no previstas neste manual, devero ser obtidas junto Unidade de Arquivo.

4.2

ARQUIVO INTERMEDIRIO Ateno: A Classificao e a Ordenao dos documentos no arquivo

intermedirio sero as mesmas adotadas no Arquivo Corrente. 4.2.1 Documentos em suporte papel - (at tamanho ofcio) Para os documentos que j cumpriram o prazo de guarda corrente (ver Tabela de Temporalidade de Documentos) e, portanto, tm uma frequncia de utilizao menor, o acondicionamento dever ser feito em caixas de arquivo padro, com o incio do conjunto documental posicionado para o lado da abertura, como no desenho, a face do documento deve ser visualizada ao abrir a caixa. Os documentos sero separados, no interior da caixa, por tantas guias divisrias quantas forem necessrias, considerando a classificao (Srie, Subsrie, Tipo Documental). Ateno: Antes de mesmos. Para evitar a perda de partes dos documentos, dever ser colocada uma cinta de papel ou saco plstico por subsrie, exceto nos Dossis, Inquritos Civis, Peas de Informao e demais Processos Institucionais e Administrativos que devero ter preservada sua forma original. O mtodo de ordenao indicado para esses documentos, em arquivo intermedirio, pela data de arquivamento, considerando-se que o prazo de guarda intermedirio ser contado a partir do arquivamento da pea e que devero ser encaminhados ao Arquivo Permanente acondicionados pela data de arquivamento. A data de arquivamento ser considerada para fins de arranjo/distribuio nas estantes (caixa com tipo documental arquivados em 2002 ser armazenada junto s demais caixas dos documentos produzidos em 2002). transferir documentos, com destinao guarda

permanente, ao arquivo geral deve-se retirar os grampos e clipes de metal dos

31

4.2.2

Documentos em suporte papel - (maiores que o tamanho ofcio) Aplicam-se as orientaes contidas quando da abordagem do Arquivo

Corrente. 4.2.3 Documentos em Suporte Especial As fitas magnticas, discos magnticos e discos pticos que forem transferidos ou recolhidos para o Arquivo Geral, devero estar acondicionados em caixas de arquivo para efeitos de proteo durante o transporte. O espelho da caixa de arquivo dever ser conforme o 4.2.4 Fitas Magnticas As fitas, envolvidas em suas capas, sero acondicionadas na vertical em caixas de arquivo. 4.2.5 Discos Magnticos: Os disquetes, acondicionados em porta-disquetes ou devidamente

protegidos, sero armazenados em caixas de arquivo. 2.3.3 Discos pticos: 4.2.6 Os discos pticos, envolvidos em suas capas, sero armazenados em caixas de arquivo. Ateno: Junto com os documentos transferidos e/ou recolhidos ao Arquivo Geral deve-se enviar ou disponibilizar os instrumentos de busca (fichrios, ndices, bancos de dados) elaborados para facilitar o acesso a eles.

5 TERCEIRIZAO DA GUARDA DE DOCUMENTOS OU DE SERVIOS ARQUIVSTICOS

Resoluo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) n 6, Artigos 2 e 3 A guarda dos documentos pblicos exclusiva dos rgos e entidades do Poder Pblico, visando garantir o acesso e a democratizao da informao,sem nus para
32

a Administrao e para o cidado. Podero ser contratados servios para a execuo de atividades tcnicas auxiliares,, desde que planejados, supervisionados e controlados por agentes pblicos pertencentes aos rgos e entidades produtores e acumuladores dos documentos.

33

REFERNCIAS
ARQUIVO NACIONAL. Gesto de documentos: conceitos e procedimentos bsicos. Rio de Janeiro: 1995. (Publicaes tcnicas, 47). BELLOTTO, Helosa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. So Paulo: T.A.Queiroz, 1991. BERNARDES, Ieda Pimenta. Como avaliar documentos de arquivo. So Paulo: Arquivo do Estado, Imprensa Oficial, 1998.(Como fazer, 1). CASTILHO, Ataliba Teixeira de (org.). A sistematizao de arquivos pblicos. Campinas (SP): Editora da UNICAMP, 1991. CASTRO, Astra de Moraes; CASTRO, Andresa de Moraes; GASPARIN, Danuza de Moraes e Castro. Arquivstica arquivologia: arquivstica = tcnica, arquivologia = cincia. Rio de Janeiro: Ao Livro Tcnico, 1988. CONWAY, Paul. Preservao no universo digital. 2. ed. Traduo: Jos Luiz Pedersoli Junior, Rubens Ribeiro Gonalves da Silva. Rio de Janeiro: Projeto conservao preventiva em bibliotecas e arquivos, Arquivo Nacional, 2001.il. DICIONRIO DE TERMINOLOGIA ARQUIVSTICA. So Paulo: Associao dos Arquivistas Brasileiros/ Ncleo Regional de So Paulo: Secretaria de Estado da Cultura, 1996. DINIZ, Davi Monteiro. Documentos eletrnicos, assinaturas digitais: da qualificao jurdica dos arquivos digitais como documentos. So Paulo: LTr, 1999. GONALVES, Janice. Como classificar e ordenar documentos de arquivo. So Paulo: Arquivo do Estado, AAB-SP, 1998. (Como fazer, 2). JARDIM, Jos Maria. O conceito e a prtica da gesto de documentos. Acervo: Revista do Arquivo Nacional, Rio de Janeiro, v.2, n.2, jul-dez.1987, p.35-42. ______. Sistemas e polticas pblicas de arquivos no Brasil. Niteri: EdUFF, 1995. ______. Transparncia e opacidade no estado no Brasil: usos e desusos da informao governamental. Niteri: EdUFF, 1999. LOPES, Lus Carlos. A gesto da informao: as organizaes, os arquivos e a informtica aplicada. Rio de Janeiro: Arquivo Pblico do Estado do Rio de Janeiro, 1997. ______. A informao e os arquivos: teorias e prticas. Niteri: EDUFF; So Carlos: EDUFSCar, 1996. ROUSSEAU, Jean-Yves, COUTURE, Carol. Os fundamentos da disciplina arquivstica. Lisboa: Dom Quixote, 1998. THE BRITISH LIBRARY. National Preservation Office. Preservao de documentos: mtodos e prtica de salvaguarda. Traduo: Zeny Duarte de Miranda Magalhes dos Santos. Salvador: EDUFBA, 2000.
34

MODELOS DE FORMULRIOS

A FORMULRIO DE PROPOSTA DE ATUALIZAO DA TABELA DE TEMPORALIDADE E/OU PLANO DE CLASSIFICAO DOCUMENTAL

B MODELO DE ESPELHO QUE ACOMPANHA DOCUMENTOS PARA ARQUIVO

C TERMO DE TRANSFERNCIA DE DOCUMENTOS

D RELAO DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS

E TERMO DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS

F EDITAL DE CINCIA DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS

G TERMO DE RETIRADA DE DOCUMENTOS

35

FORMULRIO DE PROPOSTA DE ATUALIZAO DA TABELA DE TEMPORALIDADE E/OU PLANO DE CLASSIFICAO Data: Referncia:

Dados do Solicitante: Unidade Administrativa Nome Solicitante e-mail data da solicitao

Informaes da Demanda Alterao Classificao Arquivstica Alterao de Contedo Substituio Nome de Documento Incluso de Registros/Processos Excluso de Registros/processos Alterao de Prazo de Guarda Alterao rea Gestora Outros

Cdigo

Classificao Arquivstica

Descrio resumida:

Tratamento:

Normal Emergencial

Justificativa para tratamento emergencial:

Impactos/benefcios:

rea solicitante: Assinatura Coordenador Data: Assinatura ______/_______/_______ Secretrio Data: ______/_______/_______

Aprovao: Comisso Permanente de Avaliao Documental Data: ______/_______/_______ Para uso do Presidente da CPAD Cdigo e Classificao Arquivstica Data: ______/_______/_______

Responsvel pela incluso:

Data Alterao Data: ______/_______/_______

Vigncia a partir de: Data: ______/_______/_______

36

MODELO DE ESPELHO QUE ACOMPANHA DOCUMENTOS PARA ARQUIVO

Tribunal de Contas do Estado de Mato Grosso TCE MT

REA

Classificao Arquivstica

Data do documento (emisso)

Data do Descarte

37

RELAO DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS Unidade: Listagem n CDIGO: CLASSIFICAO: TIPO DOCUMENTAL:( Descrio) / (ano)

DATAS LIMITE: QUANTIDADE. ESPECIFICAO:

OBSERVAES

Responsvel pela Seleo:

Local e Data:

Comisso Permanente de Avaliao

Local e Data:

Presidncia do TCE MT

38

TERMO DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS

Aos ___dias do __ ms do ano de___, o Setor de Arquivo, de acordo com o que consta da Relao de Eliminao de Documentos e respectivo edital de cincia de eliminao, aprovados pela Presidncia TEC MT, por intermdio do (indicar o documento de aprovao), e publicada(o) no (indicar o peridico oficial), de (indicar a data de publicao da tabela ou do edital), procedeu eliminao de (indicar a quantificao mensurao), de documentos relativos a (referncia aos conjuntos documentais eliminados), integrantes do acervo do(a) (indicar o nome do rgo ou entidade produtor/acumulador), do perodo de (indicar perodo).

(indicar as datas-limite dos documentos eliminados).

(nome da unidade responsvel pela eliminao, nome, cargo e assinatura do titular)

TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DE MATO GROSSO

39

EDITAL DE CINCIA DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS n ______/____

A Comisso Permanente de Avaliao, designada pela Portaria n _____, de ___/___/___, publicada no (indicar o peridico oficial), de ___/___/___, de acordo com (indicar a Relao de Eliminao de Documentos), aprovada pelo Exmo. Sr. Presidente do Tribunal de Contas do Estado de Mato Grosso-TCE/MT , por intermdio do (indicar o documento de aprovao), faz saber a quem possa interessar que a partir do (30 a 45) dia subsequente a data de publicao deste Edital no (indicar o peridico oficial), se no houver oposio, o(a) (indicar a unidade orgnica responsvel pela eliminao) eliminar os documentos relativos a (indicar os conjuntos documentais a serem eliminados), do perodo (indicar as datas-limite), do(a) (indicar o nome do rgo ou entidade produtor dos documentos a serem eliminados). Os interessados, no prazo citado, podero requerer s suas expensas, o desentranhamento de documentos ou cpias de peas do processo, mediante petio, desde que tenha respectiva qualificao e demonstrao de legitimidade do pedido.

(Local e data, Nome e Assinatura)

TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DE MATO GROSSO

40

TERMO DE RETIRADA DE DOCUMENTOS

Aos ___dias do __ ms do ano de___, o Setor de Arquivo, de acordo com o que consta da Relao de Eliminao de Documentos e respectivo Edital de cincia de eliminao, aprovados pela Presidncia TEC MT, por intermdio do (indicar o documento de aprovao), e publicada(o) no (indicar o peridico oficial), de (indicar a data de publicao da tabela ou do edital), procedeu a entrega a ( indicar nome e qualificao do requerente os documentos relativos a (referncia aos conjuntos documentais retirados), integrantes do acervo do(a) (indicar o nome da unidade ou entidade produtor/acumulador), Descrio dos tipos documentais:

(nome da unidade responsvel pela entrega nome, cargo e assinatura do titular)

TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DE MATO GROSSO

41