Introdução ao Sistema Sigepe - AFD

Módulo
2 Noções de Gestão de Documentação

Brasília - 2019
Fundação Escola Nacional de Administração Pública

Presidente
Aline Soares

Diretor de Educação Continuada, Seleção, Formação e Certificação de Competências

Paulo Marques

Coordenadora-Geral de Educação a Distância

Natália Teles da Mota Teixeira

Coordenador
Carlos Augusto Silva - 2018 - CGDMS/DESIN/SEGEP/MP

Conteudista
Jesse Rodrigues Ferreira - 2018 - CGDMS/DESIN/SEGEP/MP
Elena Ramos Coutinho - 2018 - CGDMS/DESIN/SEGEP/MP

Diagramação realizada no âmbito do acordo de Cooperação TécnicaFUB/CDT/Laboratório Latitude e

Enap.

© Enap, 2019

Escola Nacional de Administração Pública

Diretoria de Educação Continuada, Seleção, Formação e Certificação de Competências
SAIS - Área 2-A - 70610-900 — Brasília, DF
Telefone: (61) 2020 3096 - Fax: (61) 2020 3178
SUMÁRIO

1. Conceitos de Gestão de Documentação........................................................................... 5

2. Normativos Legais de Gestão de Documentação.............................................................. 5

3. Tratamento Documental.................................................................................................. 6

4. Conceitos importantes no processo de Gestão de Documentos........................................ 7

5. Preparação de documentos............................................................................................. 9
5.1 Higienização de documentos................................................................................................ 9
5.2 Armazenagem de documentos............................................................................................. 9
5.3 Acondicionamento de documentos................................................................................... 10

6. Digitalização de Documentos......................................................................................... 10

7. Captura de imagens....................................................................................................... 10

8. Aplicação de OCR........................................................................................................... 11

9. Validade Jurídica do Documento Digital......................................................................... 12

10. Registro de Documentos no AFD.................................................................................. 12

11. Registro de Metadados................................................................................................ 12

12. Legado......................................................................................................................... 13
12.1 Digitalização do Legado.................................................................................................... 14
12.2 Prazo legal para conclusão da digitalização do Legado.................................................... 14

13. Documentos médicos.................................................................................................. 14

14. Arquivamento de novos documentos na pasta funcional física..................................... 15

15. Recebimentos de novos documentos funcionais.......................................................... 15

16. Eliminação de documentos funcionais físicos............................................................... 16

17. Documentos funcionais digitalizados ou os natos digitais............................................. 17

18. Atos Normativos do Tribunal de Contas da União - TCU................................................ 17

19. Conclusão ................................................................................................................... 18

20. Resumo ....................................................................................................................... 18

Bibliografia ....................................................................................................................... 20

4
Módulo
2 Noções de Gestão de
Documentação

1. Conceitos de Gestão de Documentação

Olá! Você conheceu, no módulo 1, os conceitos básicos do AFD. Agora, neste módulo, vamos
aprender sobre Gestão de Documentação. Avante!

A Gestão da Documentação ou Gestão Documental diz respeito à proposição e ao

acompanhamento de políticas de gestão dos documentos pelos órgãos, com vistas à
preservação e à integridade dos documentos públicos, bem como a garantia de acesso a todo
acervo documental.

A Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos
públicos e privados e dá outras providências, cita que:

Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações

técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em
fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda
permanente.

2. Normativos Legais de Gestão de Documentação

Você sabia que a gestão de documentação está prevista na Constituição de 1988 e em outros
normativos legais? Vejamos o que dizem alguns artigos a respeito.

Art. 23 - É competência comum da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos

Municípios: III – proteger os documentos, as obras e outros bens de valor histórico,
artístico e cultural, os monumentos, as paisagens naturais notáveis e os sítios
arqueológicos;

Art. 216, § 2º - Cabe à administração pública, na forma da lei, tanto a gestão da

documentação governamental quanto as providências para franquear sua consulta a
quantos dela necessitem.

A Lei nº 8.159/91, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá
outras providências, também prevê a Gestão da Informação e Documentação:

5
 De acordo com a art. 3º da Lei 8.159/1991, considera-se gestão de documentos
o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção,
tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando
a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Assim, o Sistema de Gestão do Assentamento Funcional Digital - SGAFD, alinhado às diretrizes

do Arquivo Nacional busca, em um processo de tratamento documental, promover o acesso
às informações integrantes das pastas funcionais dos servidores e empregados do poder
executivo federal, utilizando técnicas especializadas em documentos.

Art. 1º. É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a

documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao
desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.

Art.25. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da

legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente
ou considerado como de interesse público e social.

3. Tratamento Documental

A realidade de muitas instituições públicas federais, por terem dimensões físicas reduzidas,
quadro de pessoal de recursos humanos reduzidos e localização geográfica de difícil acesso,
dificulta o tratamento da massa documental acumulada, conforme o que determina a Lei nº
12.527/2011, Lei de Acesso à Informação.

É possível, com o sistema AFD, que o servidor tenha acesso direito, on-line ao seu assentamento
funcional, da mesma maneira que os agentes públicos legalmente autorizados terão, assim
como os servidores dos recursos humanos e os órgãos de controle.

Desse modo, o AFD é um meio de consultar o histórico funcional dos servidores disponibilizado
para todos os órgãos e entidades integrantes do SIPEC.

Os arquivos inseridos no Sistema AFD serão armazenados somente no Repositório Central,

com observância às regras de segurança, armazenamento e preservação de documentos,
conforme o disposto sobre a adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados
de Gestão Arquivística de Documentos – e-ARQ Brasil pelos órgãos e entidades integrantes do
Sistema Nacional de Arquivos – SINAR, de acordo com a Resolução nº 25, de 27 de abril de
2007 do CONARQ, que resolve:

6
 Art. 1º Recomendar aos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de
Arquivos - SINAR a adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados
de Gestão Arquivística de Documentos - e-ARQ Brasil, Versão 1.0, aprovado na 43ª
reunião plenária do CONARQ, realizada no dia 4 de dezembro de 2006, de que trata
esta Resolução, disponibilizada em pdf na página web do CONARQ, www.conarq.
arquivonacional.gov.br.

§1º Considera-se gestão arquivística de documentos o conjunto de procedimentos e

operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento
de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente.

§2º Consideram-se requisitos o conjunto de condições a serem cumpridas pela

organização produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística
e pelos próprios documentos a fim de garantir a sua confiabilidade e autenticidade,
bem como seu acesso.

§3º Considera-se sistema informatizado de gestão arquivística de documentos

o sistema desenvolvido para produzir, receber, armazenar, dar acesso e destinar
documentos arquivísticos em ambiente eletrônico.

As regras dos requisitos para repositórios arquivísticos digitais confiáveis estão previstos na
Resolução nº 43, de 04 de setembro de 2015 do CONARQ, devendo estar protegidos de acesso,
uso, alteração, reprodução e destruição não autorizados.

Com isso, podemos afirmar que o Sigepe – AFD trabalha dentro dos parâmetros determinados
pela legislação Arquivística Brasileira, possuindo diversos instrumentos determinantes de
deveres e práticas que devem ser seguidos pelos órgãos públicos.

Bom, agora que você viu alguns conceitos normativos sobre a gestão de documentação e
de como é tratada a massa documental acumulada nas instituições, vamos aprender alguns
conceitos importantes no processo de Gestão de documentos.

4. Conceitos importantes no processo de Gestão de Documentos

Vejamos alguns conceitos que trabalham dentro dos parâmetros determinados da legislação
Arquivística Brasileira.

1. Acesso - Função arquivística destinada a tornar acessíveis os documentos e a

promover sua utilização.

2. Autorização de acesso - Nível de restrição de acesso (uso e intervenção) aos

documentos e operações do sistema.

3. Documento - Unidade de registro de informações, independentemente do

formato ou suporte utilizado.

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4. Documento arquivístico - É um documento produzido e/ou recebido e mantido
por pessoa física ou jurídica, no decorrer das suas atividades, em qualquer que
seja o suporte, e dotado de organicidade.

5. Documento digital - É a informação registrada, codificada em dígitos binários e

acessível por meio de sistema computacional.

6. Documento arquivístico digital - É um documento digital que é tratado e

gerenciado como um documento arquivístico, ou seja, incorporado ao sistema de
arquivos.

7. Gestão arquivística de documentos - é o conjunto de procedimentos e operações

técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento
dos documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente.

8. Suporte - Base física sobre a qual a informação é registrada.

9. Formato - É a forma como se apresenta determinado documento de acordo com

as características físicas e técnicas dos registros, tais como livros, fichas, cadernos
e processos.

10. Digitalização - Processo de conversão de um documento para o formato digital

por meio de dispositivo apropriado como, por exemplo, um scanner.

11. Preservação - Prevenção de deterioração e danos em documentos, por meio de

adequado controle ambiental e/ou tratamento físico e/ou químico adequado.

12. Armazenamento - Guarda de documentos em depósitos apropriados.

13. Prazo de guarda - Definido na tabela de temporalidade e baseado em estimativas

de uso, em que os documentos deverão ser mantidos no arquivo corrente ou no
arquivo intermediário, ao fim do qual a destinação é efetivada. Também chamado
período de retenção ou prazo de retenção.

14. Classificação de documentos - Organização dos documentos de um arquivo, ou

coleção, de acordo com um plano de classificação, código de classificação ou
quadro de arranjo.

15. Tabela de Temporalidade e Destinação - Instrumento de destinação, aprovado por

autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em
vista a transferência, o recolhimento, o descarte ou a eliminação de documentos.

16. Acondicionamento - Embalagem ou guarda de documentos visando à sua

preservação e acesso.

17. Princípio do Respeito à Ordem Original – Os documentos devem ser mantidos na

origem ou arranjo original instituído pela entidade produtora. Esta ordem deve
ser mantida ou reconstruída.

18. Preparação – Processo de trabalho constituído das atividades de higienização e

recuperação de documentos.

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 19. OCR (Optical Character Recognition) - É uma tecnologia para reconhecer
caracteres a partir de um arquivo de imagem ou mapa de bits, sejam eles
escaneados, escritos à mão, datilografados ou impressos.

20. PDF/A – É um tipo de arquivamento a longo prazo para documentos eletrônicos.

21. Registro de Metadados – É o processo pelo qual são registradas, no SGAFD, as

informações de cada documento de acordo com as exigências do sistema.

22. Assinatura digital – É o processo pelo qual os documentos digitalizados são

assinados eletronicamente por meio do certificado digital, assegurando a
integridade e a autenticidade destes.

23. Documento Funcional – São documentos gerados ou produzidos em decorrência

da vida funcional do servidor público.

24. ICP-Brasil – Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira.

5. Preparação de documentos

Previamente ao procedimento de digitalização, o operador do SIGEPE - AFD deverá realizar a

preparação do documento que consiste na higienização, armazenagem, acondicionamento,
limpeza do documento, digitalização de documentos, capturas de imagens e aplicação de OCR,
de forma a garantir o máximo de fidelidade entre o documento original e o representante
digital a ser gerado no processo de captura das imagens.

5.1 Higienização de documentos

Preparação de documentos consiste nos procedimentos de: higienização, armazenagem,

acondicionamento, digitalização de documentos, captura de imagens e aplicação de OCR.

A higienização consiste na limpeza dos documentos como:

1- Desdobrar e planificar os documentos.

2- Retirar clipes, grampos e outros prendedores.

3- Remover poeira, fitas adesivas e outras sujeiras superficiais que prejudicam a

clareza da captura das informações durante a digitalização.

5.2 Armazenagem de documentos

A armazenagem de documentos consiste em:

1. Guardar os documentos em mobiliário ou equipamentos adequados.

2. Guardar os documentos em áreas que lhes são destinadas.

3. Guardar os documentos, preferencialmente, a quinze centímetros (15 cm) acima

do chão.

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5.3 Acondicionamento de documentos

O acondicionamento se refere às embalagens (invólucros) destinadas a proteger os documentos

contra danos físicos e a facilitar seu manuseio. As caixas e os documentos que estiverem
empilhados fora de estantes devem ser separados com folha de papelão entre cada nível da
pilha, no máximo em quatro níveis, de forma a não danificar as caixas nem os documentos
nela acondicionados.

6. Digitalização de documentos

No âmbito do AFD, a digitalização é entendida como um processo de conversão dos documentos

físicos em formato digital. No entanto, o produto dessa conversão não será igual ao original
e não substitui o original, que deve ser preservado. A digitalização, portanto, é dirigida ao
acesso, à difusão e à preservação do acervo documental.

Dessa forma, no caso das pastas funcionais que apresentam

os documentos impressos e que passarão pelo processo de
digitalização, serão gerados representantes digitais1
(DIGITAL SURROGATES), definidos como a representação em
formato digital de um documento originalmente não digital.
É uma forma de diferenciá-lo do documento de arquivo
nascido originalmente em formato digital.

Após a captura das imagens, os documentos devem retornar

à composição original quando integrante de conjunto
documental, tais como processos e cadernos. Falaremos
um pouco mais a respeito da captura de imagens no tópico
seguinte. Fique atento!

7. Captura de imagens

Quando você estiver digitalizando algum arquivo, especificamente no procedimento de captura

de imagens, exige-se que o trabalho realizado por você garanta o máximo de fidelidade entre
o representante digital gerado e o documento original.

Para isso, você deve levar em consideração as características físicas do documento, atentando
para que seja evitada qualquer ação que possa significar riscos ao documento original, desde
as condições de manuseio, a definição dos equipamentos de captura, o estado de conservação
até o valor intrínseco do documento original.

1. Representante digital - (Digital Surrogate) - é a representação, em formato de arquivo digital, de um documento

originalmente não digital. É uma forma de diferenciá-lo do documento de arquivo nascido originalmente em formato de
arquivo digital (born digital).
Fonte: CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ. Recomendações para Digitalização de Documentos Arquivísticos
Permanentes – 2010.

10
Papéis fotossensíveis – são aqueles comumente utilizados em fax e também encontrados
em pastas funcionais. Devem ser analisados antes do procedimento de captura, pois, em
muitos casos, devido à ação do tempo, a informação não estará nítida. Nessa situação, será
considerado o estado de conservação.

Os documentos funcionais digitalizados, mesmo sendo cópias, devem estar inseridos no AFD,
obedecendo aos mesmos princípios para documentos impressos.

Agora, entraremos numa parte específica do conteúdo que requer ainda mais atenção da
sua parte. Considerando o alto nível de exigência quanto à qualidade de captura de imagens,
sugere-se que seja utilizado o modelo de verificação da qualidade do representante digital,
conforme previsto na Resolução nº 31, de 28 de abril de 2010.

Vale registrar que os itens de verificação são parametrizáveis no software da maioria dos
scanners, eliminando, dessa forma, grande parte do trabalho.

Os arquivos das imagens a serem gerados para o AFD serão no formato Portable
Document Format - PDF/A, pesquisável, em tons de cinza, com resolução mínima
de 300 dpi, escala 1x1, contemplando o reconhecimento de caracteres de texto nas
imagens (OCR) e compactação sem perdas. A captura das imagens será realizada
com o auxílio de scanners que atendam a produção diária de documentos de cada
unidade de recursos humanos integrantes do SIPEC. As especificações técnicas
do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão estão disponíveis
em: https://gestaodepessoas.planejamento.gov.br/web/segep/assentamento-
funcional-digital#2.

Para evitar que o documento digitalizado se deteriore, o operador deverá utilizar o recurso
da mesa digitalizadora e não do alimentador automático do scanner. Você sabe por quê? O
alimentador automático poderá triturar documentos que tenha uma estrutura física sensível.

Por fim, as normas de digitalização referentes aos documentos que possuem informações
relativas a despachos e anotações no verso das páginas devem ser digitalizados em frente
e verso, formando um único arquivo PDF/A de várias páginas. Já as páginas em branco, dos
versos que não possuem informações, deverão ser eliminadas durante o processo.

8. Aplicação de OCR

O OCR (Optical Character Recognition) é um recurso que traduzido significa “Reconhecimento

Óptico de Caracteres”. O OCR é uma tecnologia que permite converter tipos diferentes de
documentos, como papéis escaneados, arquivos em PDF e imagens capturadas com câmera
digital em dados pesquisáveis e editáveis.

É de suma importância utilizar esse recurso na digitalização, de forma que seja possível otimizar
o processo de busca de informações com o uso da ferramenta disponível AFD, que permite,
por exemplo, localizar textos contidos em documentos digitalizados pertencentes ao AFD.

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9. Validade Jurídica do Documento Digital

Uma atividade comumente realizada pelas Unidades de

Recursos Humanos é a comparação das cópias de
documentos com o seu respectivo original, conferindo
atestado de autenticidade às cópias físicas. Estamos
falando do tradicional carimbo "confere com o original".

Transpondo essa ação, o "carimbo digital" será dado

ao documento digitalizado após conferência do seu
correspondente em papel, conforme o disposto na
Portaria nº 09 SGP/MPDG, de 2018, Art. 9º.

Tal procedimento respalda-se nas disposições do artigo 3º da Lei nº 12.682, de 09 de julho

de 2012, “sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos.
Estabelece como condição para a manutenção da integridade, da autenticidade e da
confidencialidade dos documentos digitalizados o emprego de certificado digital emitido no
âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP – Brasil. ”

10. Registro de documentos no AFD

O registro de documentos no AFD consiste na inclusão dos metadados administrativos do

documento inserido, informações essas que serão utilizadas pela ferramenta de pesquisa do
sistema.

A inclusão de documentos funcionais no AFD deverá observar a tabela de documentos

funcionais aprovados, publicada pelo Departamento de Gestão dos Sistemas de Pessoal –
DESIS no sítio da internet (https://www.servidor.gov.br/gestao-de-pessoas/assentamento-
funcional-digital/tabela-de-documentos-funcionais).

Portaria Normativa nº 9, de 01 de agosto de 2018. Parágrafo único. Havendo necessidade

de inclusão de novos tipos de documentos na tabela de documentos funcionais aprovados,
os órgãos e entidades do SIPEC deverão solicitar a inclusão ao DESIS, apresentando a devida
justificativa, ficando a cargo deste deliberar sobre o assunto.

11. Registro de Metadados

Na etapa de Registro de Metadados, vamos preencher os seguintes campos:

1. Tipo de Documento.

2. Data de Emissão.

3. Seção AFD Legado.

4. Número.

5. Interessado.

6. Tipo de Conferência.

7. Observação.

12
“Tipo de Documento” consiste na identificação do assunto principal do documento funcional,
por exemplo, o documento trata de uma portaria de cessão ou de uma portaria de redistribuição.

Feito isso, você deverá observar que ele faz parte da tabela de documentos funcionais
aprovados pelo DESIS/SGP/ME. Para fazer upload de documento no AFD, você deverá selecionar
no sistema o tipo documental do documento. Acompanhe essa etapa nas demonstrações do
modulo 3 – parte 3.

Agora, se o documento não faz parte do rol de tipo de documentos do AFD, o sistema não fará
o upload do documento.

Caso a Unidade de Gestão de Pessoal achar necessário a inclusão do documento no rol de

Tipos de Documentos do AFD, basta acessar o link: servidor.gov.br/gestao-de-pessoas/
assentamento-funcional-digital , preencher o formulário de “Solicitação de Inclusão de Tipo
de Documentos no AFD” e encaminhar ao e-mail: sgp.afd@planejamento.gov.br

7.3 Data de Emissão - campo obrigatório.

7.4 Número – campo opcional.

7.5 Interessado - O campo interessado vem preenchido, por padrão, com o nome do
servidor, podendo ser alterado, caso necessário.

7.6 Tipo de Conferência – campo de seleção obrigatória.

7.7 Observação – campo de preenchimento opcional.

12. Legado

Você já viu, no módulo anterior, que o conceito de Legado são todos os documentos existentes
nos assentamentos funcionais físicos dos servidores, com data anterior ao lançamento e
disponibilização do AFD aos órgãos e entidades do SIPEC até 30 de junho de 2016.

Na Seção AFD Legado é obrigatório preencher o campo quando o tipo de documento for
“Legado”, devendo disponibilizar no AFD na seguinte estrutura:

Seção 1 – deverá ser composta da documentação referente à Provisão da Força de Trabalho,

Gestão do Desenvolvimento de Pessoas, Compensações, Gestão de Desempenho e Evolução
Funcional.

Seção 2 – deverá ser composta de toda a documentação relacionada à aposentadoria, caso

exista.

Seção 3 – deverá ser composta de toda a documentação relacionada à pensão e vinculada à

matrícula do instituidor, caso exista.

Para cada seção, a UPAG deverá colocar um separador (sinalética) indicador do início da seção,
conforme o Anexo II da Portaria Normativa nº 09 SGP/MPDG, de 2018.

Para fins da digitalização do legado, quando optarem por execução própria dos trabalhos,
os órgãos e entidades deverão dispor de equipamentos de digitalização compatíveis com as

13
especificações recomendadas pelo DESIS e a produção diária de documentos na unidade de
gestão de pessoas.

12.1 Digitalização do Legado

A digitalização do legado também poderá ser realizada com o auxílio de serviços de terceiros,
ficando a cargo de cada órgão ou entidade do SIPEC a contratação e a gestão desses serviços.

Os documentos das pastas funcionais que já tenham sido ou estejam em processo de

digitalização ou microfilmagem, pelas unidades de gestão de pessoas, poderão ser inseridos
no AFD desde que atendam às especificações exigidas no art. 13 da Portaria Normativa nº 09
SGP/MPDG, de 2018.

Por fim, o legado digitalizado deve espelhar fielmente o conjunto de documentos não digitais
relativos à vida funcional do servidor, na forma que se encontram em cada unidade de gestão
de pessoas, não sendo permitida a inserção de documentos em substituição a outros por
problemas de legibilidade ou integridade física.

12.2 Prazo legal para conclusão da digitalização do Legado

O prazo para conclusão da digitalização do legado de documentos funcionais pelos órgãos e

entidades do SIPEC e demais órgãos e entidades abrangidos pela Portaria Normativa nº 9 de
01 de agosto de 2018, nos termos do § 2º do art. 1º, observará o que estabelece a tabela de
estimativas ou 30 (trinta) meses a partir 03 de agosto de 2018.

13. Documentos médicos

Os documentos médicos identificados nas pastas funcionais não poderão fazer parte do legado,
salvo os que constam na tabela de documentos funcionais, de acordo com Decreto nº 7.003,
de 9 de novembro de 2009. Vejamos o que estabelece esse decreto e a orientação normativa
a respeito do tema.

§ 6º A unidade de recursos humanos do órgão ou entidade do servidor deverá

encaminhar o atestado à unidade de atenção à saúde do servidor para registro dos
dados indispensáveis, observadas as normas vigentes de preservação do sigilo e da
segurança das informações.

Já a Orientação Normativa da Secretaria de Recursos Humanos SRH/MPOG nº 3, de 23

de fevereiro de 2010, com vistas à preservação do sigilo e da segurança das informações,
estabelece que:

“...orientação aos órgãos e entidades do sistema de Pessoal Civil da Administração

Pública Federal quanto à aplicação do Decreto nº 7.003 de 9/11/2009, que regulamenta

14
 a licença para tratamento de saúde de que tratam os arts. 202 a 205, da Lei nº 8.112
de 11/12/1990, e dá outras providências.”

14. Arquivamento de novos documentos na pasta funcional física

Fica vedado o arquivamento de novos documentos na forma não digital nas pastas funcionais
físicas a partir de 1° de julho de 2016. As unidades de gestão de pessoas dos órgãos do SIPEC
devem utilizar exclusivamente o SIGEPE - AFD como repositório de documentos funcionais,
conforme o disposto na Portaria Normativa nº 09 SGP/MPDG, de 2018:

Art. 8º A partir de 1° de julho de 2016, fica vedado o arquivamento na forma não

digital de novos documentos funcionais nas pastas funcionais, devendo ser utilizado
exclusivamente o AFD como repositório de documentos funcionais.

§ 1º Documentos localizados posteriormente à digitalização do legado, com data de

emissão anterior a 1º/07/2016, deverão seguir as orientações constantes dos artigos
5º e 6º desta Portaria Normativa.

§ 2º As pastas funcionais serão arquivadas no momento da digitalização, utilizando-

se para esse fim a Declaração de conclusão da digitalização do Legado, constante do
Anexo I desta Portaria Normativa, que será obrigatoriamente o último documento da
última seção do legado.
§ 3º Os órgãos e entidades deverão estabelecer procedimentos de preservação
e guarda dos documentos constantes das pastas funcionais, de acordo com as
orientações emanadas pelo CONARQ e Arquivo Nacional.

15. Recebimentos de novos documentos funcionais

O recebimento de novos documentos funcionais apresentados pelos servidores a partir de 1º

de julho de 2016 deverão atender ao disposto na Portaria Interministerial nº 1.677, de 7 de
outubro de 2015, observados os seguintes procedimentos:

I - Apresentação pelo interessado do documento avulso original ou cópia autenticada

administrativamente ou cópia autenticada em cartório para digitalização imediata,
devolvendo-o no ato. O documento resultante da digitalização será anexado ao
processo digital ou integrado em fluxo de trabalho informatizado. Neste caso, há
a formação de um processo totalmente digital;

II - Apresentação pelo interessado do documento avulso original e sua cópia simples

para autenticação administrativa e posterior digitalização. Neste caso, a unidade
de protocolo fará a conferência da cópia com o documento original, efetuando
autenticação administrativa da cópia, registrando também a hora do recebimento
no protocolo e devolvendo o documento original de imediato ao interessado;

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 III - Depois de realizada a digitalização, as cópias simples autenticadas
administrativamente poderão ser descartadas ou disponibilizadas para devolução
ao interessado, a critério do órgão ou entidade. O documento resultante da
digitalização será anexado ao processo digital ou integrado em fluxo de trabalho
informatizado. Neste caso, há a formação de um processo totalmente digital; ou

IV - Recebimento e retenção de documento avulso original ou cópia autenticada

administrativamente ou de cópia autenticada em cartório para posterior
digitalização e anexação a processo digital ou integração em fluxo de trabalho
informatizado. Os documentos devem ser classificados, arquivados e mantidos
nos termos da temporalidade e destinação de documentos de arquivo aprovados
pelo CONARQ ou pelo Arquivo Nacional para uso no órgão ou entidade. Neste
caso, há a formação de um processo totalmente digital ou um processo híbrido,
ao critério do órgão ou entidade.

Procedimentos legais para os documentos funcionais

Novos documentos funcionais NÃO DIGITAIS

Os novos documentos funcionais não digitais produzidos pelo órgão de vinculação do servidor
deverão ser classificados, arquivados e mantidos nos termos da temporalidade e destinação
de documentos de arquivo aprovados pelo CONARQ ou pelo Arquivo Nacional.

Existência de documentos DIGITAIS

Nos casos da existência de documentos digitais em sistemas de processo eletrônico, elencados

na tabela de documentos funcionais, esses devem ser inseridos no AFD com base nas
orientações constantes na Portaria Normativa Nº 9, de 01 de agosto de 2018.

16. Eliminação de documentos funcionais físicos

Nos casos da eliminação de documentos do AFD, você deverá seguir as orientações previstas
no art. 3º da Resolução nº 40, de 9 de dezembro de 2014 do CONARQ, observando também o
disposto art. 18 do Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002.

Resolução 40, Art. 3º, de 9 de dezembro de 2014 do CONARQ:

Art. 3º. Após obter a autorização, os órgãos e entidades, para proceder à eliminação,
deverão elaborar e publicar o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos [Anexo
2], em periódico oficial, sendo que na ausência destes, os municípios poderão publicá-
los em outro veículo de divulgação local, para dar publicidade ao fato de que serão
eliminados os documentos relacionados na Listagem de Eliminação de Documentos.

16
Decreto nº 4.073, Art. 18, de 3 de janeiro de 2002:

Art. 18. Em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal será constituída
comissão permanente de avaliação de documentos, que terá a responsabilidade
de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação
produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos
documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor.

17. Documentos funcionais digitalizados ou os natos digitais

Os documentos funcionais digitalizados ou os natos digitais a serem inseridos no AFD deverão

estar no formato PDF/A, OCR e atendendo às disposições do art. 3º da Lei nº 12.682, de 9 de
julho de 2012.

O processo de digitalização deverá ser realizado de forma a manter a integridade, a autenticidade

e, se necessário, a confidencialidade do documento digital, com o emprego de certificado
digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP – Brasil.

18. Atos Normativos do Tribunal de Contas da União - TCU

Nos casos de admissão de pessoal, processos de aposentadoria, reforma, pensão e concessões,

expedidos pelas unidades de gestão de pessoal para o TCU, os documentos deverão ser
incluídos no Sigepe-AFD, dispensando assim, a remessa física dos processos ao tribunal,
conforme o dispostos na IN/TCU nº 78/2018, art. 7º e § 1.

Art. 7º As informações pertinentes aos atos de admissão e de concessão deverão ser

cadastradas no e-Pessoal para fins de exame e registro no prazo de 90 (noventa) dias,
contados:

I - da data de sua publicação ou, em sendo esta dispensada, da data de assinatura do

ato;

II - da data do efetivo exercício do cargo pelo interessado, nos casos de admissão de

pessoal;

III - da data do apostilamento, no caso de alteração.

§ 1º As informações referentes aos atos de admissão de pessoal contratado por tempo

determinado para atender necessidade temporária de excepcional interesse público,
previstos na Lei 8.745, de 9 de dezembro de 1993, deverão ser cadastradas de forma
prioritária, devendo tais atos serem remetidos ou disponibilizados ao controle interno
no prazo improrrogável de 30 dias, pelo órgão de pessoal.

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19. Conclusão

Chegamos ao final dessa etapa. No módulo 3, você vai aprender sobre a Operacionalização do
Sigepe -AFD.

Este módulo possui uma peculiaridade: ele é composto por demonstrações de como você
deverá navegar pelo Sistema Sigepe - AFD. Mas, antes de prosseguir para o módulo, revise no
tópico seguinte alguns temas importantes vistos até aqui.

20. Resumo

Chegamos ao final do Módulo 2! Vamos relembrar alguns tópicos importantes que vimos
quanto aos procedimentos relativos aos serviços de preparação e de digitalização dos
documentos funcionais.

• Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações

técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em
fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda
permanente, conforme o art. 3º da Lei 8.159/1991.

• Os conceitos importantes no processo de gestão de documentos, que estão

necessariamente presentes na constituição do Sigepe- AFD, são: acesso, documento,
suporte, formato, digitalização, preservação, armazenamento, prazo de guarda,
classificação de documentos, tabela de temporalidade e destinação, acondicionamento,
princípio do respeito à ordem original, preparação, OCR, PDF, PDF/A, Metadados,
assinatura digital, documento funcional.

• A recepção do documento poderá ser direta, quando o servidor se apresenta à

Unidade de Recursos Humanos para atualização de seu Assentamento Funcional, ou
indireta, quando por intermédio de processos e procedimentos que, ao fim de seu
trâmite, produzam documentos elencados como passíveis de arquivamento no
SIGEPE - AFD.

• Ainda sobre a recepção de documentos, aprendemos que ela poderá ocorrer em

cópias ou originais, sendo ambas válidas para fins de arquivamento do Sigepe- AFD
mantendo-se preferência da digitalização em documento original quando houver as
duas situações simultaneamente.

• A preparação de documentos é uma etapa prévia ao procedimento de digitalização

na qual o operador do Sigepe- AFD deverá realizar os procedimentos de higienização
e recuperação dos documentos antes da digitalização.

• A higienização de documentos consiste nos procedimentos de armazenagem,

acondicionamento e limpeza dos documentos.

• A recuperação de documentos consiste na reparação de pequenos danos encontrados

nos documentos, tais como rasgos e furos que, se não reparados, podem comprometer
a digitalização.

• A digitalização, no âmbito do AFD, é entendida como um processo de conversão dos

documentos arquivísticos em formato digital.

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• O recurso OCR (Optical Character Recognition), ou seja, Reconhecimento Óptico de
Caracteres, é uma tecnologia que permite converter diferentes tipos de documentos,
como papéis escaneados, arquivos em PDF e imagens capturadas com câmera digital
em dados pesquisáveis e editáveis. Sendo, portanto, uma etapa fundamental à
digitalização de documentos.

• Aprendemos que a Certificação Digital é um procedimento eletrônico que, por meio

de operações lógicas e matemáticas, assegura a integridade das informações e a
autoria das transações. Essa tecnologia confere validade jurídica ao documento
assinado digitalmente de forma equivalente ao papel assinado de próprio punho.

• E, por fim, que o registro de documentos consiste na inclusão, no Sigepe- AFD dos
metadados administrativos referentes a cada documento, informações essas que
serão utilizadas pela ferramenta de pesquisa.

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Bibliografia

1. BRASIL. Lei 8.159/1991, de 8 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de

arquivos públicos e privados e dá outras providências. Diário Oficial da União, Brasília, DF, de
8 de janeiro de 1991. Disponível em: . Acesso em: 29 mar. 2016.

____. Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011. Regula o acesso a informações previsto no

inciso XXXIII do art. 5o, no inciso II do § 3o do art. 37 e no § 2o do art. 216 da Constituição
Federal; altera a Lei no 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei no 11.111, de 5 de
maio de 2005, e dispositivos da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências.
Diário Oficial da União, Brasília, DF, de 18 de novembro de 2011. Disponível em: . Acesso em:
29 mar. 2016.

____. Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão. Portaria Normativa nº 4, de 10 de

março de 2016. Cria o Assentamento Funcional Digital-AFD. Brasília, DF. 2016. Disponível em:
. Acesso em: 29 mar. 2016.

____. Lei nº 12.682 de 09 de julho de 2012. Dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de

documentos em meios eletromagnéticos. Disponível em: . Acesso em: 29 mar. 2016.

2. CONARQ, Conselho Nacional de Arquivos. Resolução nº 31, de 28 de abril de 2010.

Dispõe sobre a adoção das Recomendações para Digitalização de Documentos Arquivísticos
Permanentes. Disponível em: . Acesso em: 29 mar. 2016.

____. Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001. Aprova a versão revisada e ampliada

da Resolução nº 4, de 28 de março de 1996, que dispõe sobre o Código de Classificação de
Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio, a ser adotado como
modelo para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional
de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos
na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos as
Atividades-Meio da Administração Pública. Disponível em: . Acesso em: 29 mar. 2016.

ENAP. Fundação Escola Nacional de Administração Pública. Curso de Gestão da Informação

e Documentação Conceitos básicos em Gestão Documental. Módulo 1. Conceitos Básicos.
Brasília, 2015.

MERLO, Franciele; KONRAD, Glaucia Vieira Ramos. Documento, História e Memória: a

importância da preservação do patrimônio documental para o acesso à informação. Informação
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Documentos Versão 1.1 Adotada pelo Conselho Nacional de Arquivos em dezembro

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