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GOIÂNIA
2014
GOIÂNIA
2014
APROVADO POR:
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GOIÂNIA
2014
RESUMO
PALAVRAS-CHAVE:
SIGAD; documentos arquivísticos; gestão arquivística de documentos;.
ABSTRACT
The present study refers to the initial study of implementation of a computerized system of
records management (SIGAD) the Fire Brigade of the State of Goiás. This system is
independent of technology platform and makes it possible to manage simultaneously the
records digital and conventional. Knowledge of key concepts related to document
management are essential elements for deploying SIGAD. Learn archival document and
define its main distinguishing characteristics are essential attributes of the system. In addition
to the effectiveness of SIGAD is necessary that the institution establish a records management
program document. This program is provided with procedures and activities that are inserted
throughout the life cycle of archival document. Through fieldwork was possible to identify
and analyze structural and financial resources used in document production. Finally, the
application of questionnaires identified the efficiency and effectiveness of the current
management.
KEYWORDS
2.1 SISTEMA INFORMATIZADO DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS -‐ SIGAD ............................ 3
1
1 INTRODUÇÃO
1
LEI Nº 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L8159.htm>.
Acesso em: 08 de abr. 2014.
2
DECRETO Nº 4.073, DE 3 DE JANEIRO DE 2002. Disponível em:
<http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L8159.htm>. Acesso em: 08 de abr. 2014.
3
INSTRUÇÃO NORMATIVA N. 04/2013. Disponível em: <http://www.sgc.goias.gov.br/upload/arquivos/2013-
03/instrucao-normativa-004-2013-segplan.pdf >. Acesso em: 08 de abr. 2014.
3
2 REVISÃO BIBLIOGRÁFICA
2.1 Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos - SIGAD
O Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos, também
denominado SIGAD, é definido, segundo o Conselho Nacional de Arquivos (2011, p.11)
como “um conjunto de procedimentos e operações técnicas que visam o controle do ciclo de
vida dos documentos, desde a produção até a destinação final, seguindo os princípios da
gestão arquivística de documentos e apoiado em um sistema informatizado”.
4
TEORIA ARQUIVÍSTICA PRINCÍPIOS E CONCEITOS. Disponível em: <http://www.tecnolegis.com/estudo-
dirigido/tecnico-mpu-administrativa/arquivologia-conceito.html>. Acesso em: 10 de abr. 2014.
5
DICIONÁRIO DE BRASILEIRO DE TERMINOLOGIA ARQUIVISTÍCA. Disponível em:
<http://www.arquivonacional.gov.br/Media/Dicion%20Term%20Arquiv.pdf >. Acesso em: 10 de abr. 2014.
5
a) Organicidade
A organicidade (inter-relacionamento) é caracterizada pelas relações que o
documento arquivístico mantém com os documentos do órgão ou entidade e que refletem suas
funções ou atividades. Com isso, se há a vinculação do documento com a estrutura, funções
e as atividades do órgão ou entidade ele é considerado como orgânico. (E-ARQ
BRASIL,2011, p.21)
6
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Disponível em: <http://www.conarq.arquivonacional.gov.br>. Acesso
em: 10 de abr. 2014.
6
b) Unicidade
Cada documento é único na estrutura documental a qual pertence. Podem
existir cópias em um ou mais grupos de documentos, mas cada cópia é única em seu lugar,
porque o conjunto de suas relações com os demais documentos do grupo é sempre único. (E-
ARQ BRASIL,2011, p.21).
c) Confiabilidade ou Fidedignidade
Um documento arquivístico confiável é a aquele que não suscita dúvidas, ou
seja, é aquele que mantém os fatos que atesta. A confiabilidade está relacionada ao momento
em que o documento é produzido e à veracidade do seu conteúdo. Para tanto, o documento
deverá ser dotado de “[...] completeza da forma do documento e do grau de controle exercido
no processo de sua criação”7.
d) Autenticidade:
Para que um documento arquivístico seja dotado de autenticidade, ele deve ser
verdadeiro, independente de ser cópia ou não, de forma que sua naturalidade não seja
comprometida através adulterações. Segundo Duranti (2009 b, p.68), essa característica deve
preservar “[...] mesma identidade que tinha quando gerado pela primeira vez e cuja
integridade pode ser presumida ou provada ao longo do tempo”. O grau de confiabilidade
deverá ser o mesmo do momento de produção.
e) Naturalidade
Os registros arquivísticos não são coletados artificialmente, mas acumulados de
modo natural nas administrações de forma contínua e progressiva em função dos seus
objetivos práticos. (RONDINELLI, 2005, p.47).
e) Acessibilidade
Um documento arquivístico acessível é aquele que pode ser localizado,
recuperado, apresentado e interpretado. (E-ARQ BRASIL,2011, p.22).
intermediária, permanente), desde o momento em que são produzidos até sua destinação final
(eliminação ou guarda permanente).
Em cada órgão ou entidade estadual deverá ser constituída [...] uma Comissão de
Avaliação de Documentos e Acesso visando a análise para destinação final da
documentação, classificação do grau de sigilo e elaboração de temporalidade dos
documentos mantidos nos arquivos do órgão ou entidade. (SEGLAN, 2013, p.2,
grifo nosso)
a) Levantamento preliminar
O primeiro método baseia-se, segundo a e-Arq Brasil (2011), na identificação
do registros de atos normativos, legislação, regimento e regulamento. Este passo é essencial
13
2.2.5.1 Captura
A identificação de um documento como documento arquivístico, a
compreensão da relação orgânica entre os documentos e a incorporação do documento ao
sistema de gestão ocorrem na fase de captura. Nessa operação o documento é capturado
podendo ser submetido a fluxo de trabalho e, imediatamente ou posteriormente, arquivado em
pastas, para os documentos em papel, e em meio magnético, para os documentos digitais. (E-
ARQ BRASIL, 2011, p.26).
b) Classificação
A classificação é feita a partir de um plano de classificação elaborado pelo
órgão ou entidade e que pode incluir ou não a atribuição de código aos documentos. É o ato
ou efeito de analisar e identificar o conteúdo dos documentos arquivísticos e de selecionar a
classe sob a qual serão recuperados.
c) Indexação
Indexação é a atribuição de termos à descrição do documento, utilizando
vocabulário controlado e ou lista de descritores, tesauro10 e o próprio plano de classificação.
Ela visa ampliar as possibilidades de busca e facilitar a recuperação dos documentos, e pode
ser feita de forma manual ou automática.
e) Arquivamento
O processo de arquivamento consiste em colocar e conservar numa mesma
ordem os documentos, classificados de acordo com o plano de classificação, utilizando de
métodos adequados de tal forma que fiquem protegidos e de fácil localização.
2.2.5.4 Segurança
Um sistema de gestão arquivística deve prever controles de acesso e
procedimentos de segurança para garantir a integridade dos documentos.
11
Ver item 2.2.2- Teoria das Três Idades.
18
[...] ela deve registrar o movimento e o uso dos documentos arquivísticos dentro de
um SIGAD (captura, registro, classificação, indexação, arquivamento,
armazenamento, recuperação da informação, acesso e uso, preservação e
destinação), informando quem operou, a data e a hora, e as ações realizadas. (E-
ARQ, 2011, p.32).
2.2.5.5 Armazenamento
O armazenamento deve garantir a autenticidade e o acesso aos documentos
pelo tempo estipulado na tabela de temporalidade e destinação.
2.2.5.6 Preservação
A preservação tem que permitir que os documentos arquivísticos sejam
acessíveis e utilizáveis pelo tempo que for necessário, de forma que mantenha a longevidade,
funcionalidade e o acesso contínuo. Ainda tem que ser assegurada a autenticidade e a
acessibilidade, através de uma política de preservação que permita garantir a preservação do
documentos.
3 MATERIAIS E MÉTODOS
A presente pesquisa foi baseada no estudo de campo no Corpo de Bombeiros
Militar do Estado de Goiás a fim de realizar um análise inicial sobre a atual gestão
documental para a implantação de um SIGAD na corporação. Utilizou-se para isso como
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4 RESULTADOS E DISCUSSÕES
Através de entrevistas, constatou-se que, no CBMGO, é precária a gestão
arquivística de documentos. Falta uma política arquivística de documentos de acordo
20
instruções já citadas no no item 2.2.2 do presente artigo. Não existem autoridades envolvidas
no programa de gestão e também não há definição de responsabilidades. Não há nenhum
planejamento visando a implantação de um programa de gestão de documentos.
O gráfico abaixo relaciona as 10 (dez) primeiras Obm com maiores gastos com
impressão de documentos do abril de 2013 ao mês de abri 2014 totalizando em um valor de
R$ 82.122,16.
Gráfico 1 - Percentual de Gastos em reais com impressão de documentos nas Seções ou OBM
exemplo o arquivo do Comando de Gestão e Finanças (CGF) que hoje está localizado nas
dependencias do 2º Batalhão Bombeiro Militar (Foto 1).
Fonte: Autor
Fonte: Autor
Os gráficos 3 e 4 descrevem respectivamente a quantidade de reimpressões em
decorrência de erros e a quantidade de cópias realizadas em um mesmo documento. Nota-se
que o valores de ambos gráficos são semelhantes. As impressões, reimpressões e as cópias de
documentos poderiam ser suprimidas ou minimizadas com a utilização de documentos
arquivísticos digitais e gerenciadas através de um SIGAD. Com isso, reduziria de forma
expressiva o acúmulo de papéis e o valor gasto com a impressão, bem como facilitaria a
localização de documentos além de outras vantagens.
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Fonte: Autor
Fonte: Autor
Fonte: Autor
Fonte: Autor
são mais vulneráveis a defeitos podendo fazer com que as informações da unidade sejam
perdidas em decorrência de perda do equipamento.
Fonte: Autor
5 CONCLUSÕES
Tendo em vista o embasamento teórico para que seja realizado o estudo inicial
de implantação do SIGAD e a análise de dados referentes à pesquisa de campo no CBMGO,
conclui-se que é de suma importância aplicação do referido estudo, já que o sistema
informatizado está relacionado diretamente com a gestão arquivística de documentos da
corporação.
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
BRASIL. Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1981. Dispõe sobre a política nacional de arquivos
públicos e privados e dá outras providências. Disponível em:
<http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L8159.htm>. Acesso em: 08 de abr. 2014.
BERNARDES, Ieda Pimenta; Delatorre, Hilda. Gestão Documental Aplicada. 1.Ed. São
Paulo: Arquivo Público do Estado de São Paulo, 2008.
APÊNDICE A – Questionário
Formulário de Levantamento de Dados referente ao Trabalho de Conclusão de Curso-TCC –
Estudo de Implantação de Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos no
CBMGO.Cad QPEsp 02.349 Carlos Magno Rodrigues Meneses – CFOIII
POSTO/GRAD/NOME:______________________________________________________
SEÇÃO/OBM:______________________________________________________________
( ) Sim ( ) Não
Caso resposta seja “Sim”: Qual a periodicidade dos backups dos documentos eletrônicos?
( ) Sim ( ) Não
( ) Papel ( ) Digital
( ) Sim ( ) Não
Caso a opção seja “sim” perguntar: Qual é a frequência de perdas de documentos na seção?
( ) Sim ( ) Não
17. Cite 3 tipos de documentos, por ordem de prioridade, mais utilizados em sua OBM?
(exemplo: Oficio militar, memorando, oficio circular)
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