PODER JUDICIRIO

Tribunal de Justia do Estado do Par

Secretaria de Informtica

Sistema SIGA-DOC
MANUAL DO USURIO 3.3

Verso NOV/14

Expedientes e processos administrativos

Sistema desenvolvido e cedido pela Justia Federal

Seo Judiciria do Rio de Janeiro
Adaptado pela Secretaria de Informtica do TJPA

ECONOMIZE PAPEL E PROTEJA A NATUREZA !

NO IMPRIMA ESTE MATERIAL, CONSULTE ONLINE

Sumrio
1. APRESENTAO...................................................... ...................................................................................3
2. GESTO DOCUMENTAL ..................................................... ...........................................................................4
2.1. Introduo ............................................... .................................................................................................4
2.2. Conhecendo Melhor a Gesto Documental ................................................ ..........................................4
2.2.1. Conceito................................................. ................................................................................................4
2.2.2. Objetivos................................................ ................................................................................................5
2.2.3. Vantagens ................................................ ..............................................................................................5
2.3. Referncias Conceituais................................................. ...........................................................................5
2.3.1. Documento ................................................ ............................................................................................5
2.3.2. Documento de Arquivo................................................ ..........................................................................5
2.3.3. Natureza dos documentos de Arquivo ................................................................................................6
2.3.4. Arquivo ................................................ ..................................................................................................6
2.3.5. Ciclo de vida dos Documentos .................................................... ........................................................7
2.4. Sistema de Classificao Funcional ................................................... .....................................................7
2.4.1. Conceitos de Classificao ................................................... ...............................................................8
2.4.2. Objetivos do Sistema de Classificao ..................................................... ...........................................8
2.4.3. Plano de Classificao e Tabela de Temporalidade - PCTT...................................................... ............9
2.4.4. Aplicao do PCTT ................................................... ..............................................................................9
2.4.5. Competncia para Classificar .................................................. ..........................................................10
3. SIGA-DOC .................................................. .................................................................................................11
3.1. Introduo ............................................... ...............................................................................................11
3.2. Caractersticas ................................................. ........................................................................................11
3.3. Requisitos para acesso ................................................. ..........................................................................13
3.4. Fluxo de trabalho para criao e movimentao de documentos ................................................. ......13
3.5. Acesso ao Sistema .................................................. ................................................................................15
3.6. Pgina inicial ................................................. ..........................................................................................16
3.7. Novo Documento ................................................. ................................................................................18
3.8. Trabalhando com o Documento Temporrio ................................................ .......................................22
3.9. Trabalhando com o Documento Definitivo ................................................ ..........................................24

ANEXOS

I Portarias de implantao do SIGA-DOC .................................................... ................................................33

II Conceitos de certificao digital ................................................... ...........................................................41
III Roteiro para assinatura digital no SIGA-DOC ................................................. .........................................44

2
1. APRESENTAO

O projeto denominado Processo Administrativo Digital, prope-se a

automatizar o registro e a tramitao de expedientes e processos administrativos no
Poder Judicirio do Par, de forma totalmente digital, abolindo o uso de papel.

Alinhado estrategicamente com o tema Eficincia Operacional, promove a

integrao e celeridade na prestao dos servios administrativos da atividade meio, em
prol de melhor suporte atividade fim. Em seu escopo, prev a distribuio de
equipamentos, certificados digitais e a implantao do sistema SIGADOC.
Tal sistema, desenvolvido pela Justia Federal Seo Judiciria do Rio de
Janeiro e cedido integralmente ao TJPA por meio do Convnio de Cooperao Tcnica N
007/2011, atende os requisitos levantados e possibilita a gerncia completa do registro,
classificao, tramitao, armazenamento e recuperao de expedientes e processos
administrativos.
Neste contexto, a Secretaria de Informtica adaptou o sistema SIGA-DOC para
nossas necessidades especficas, bem como o ajustou ao ambiente computacional do
TJPA, desenvolvendo atividades de forma integrada com a equipe tcnica da JFRJ.

Ressaltamos que a colaborao oriunda da Justia Federal do Rio de Janeiro,

representou, sem dvida, em enorme ganho de tempo e antecipao de resultados em
nosso projeto, visto que se trata de uma ferramenta robusta, aperfeioada e consolidada
em anos de uso naquela casa. um belo exemplo prtico de trabalho colaborativo e
economia de recursos em nossas instituies.
Destacamos a partir da implantao do projeto, nossa conformidade com os
complexos requisitos da Resoluo N 91 do Conselho Nacional de Justia, que institui o
Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gesto de Documentos do Poder
Judicirio e disciplina a obrigatoriedade da sua utilizao no desenvolvimento e
manuteno de sistemas informatizados para as atividades judicirias e administrativas
no mbito do Poder Judicirio, conhecido por Moreq-Jus.
Por outro lado, tambm iniciamos o cumprimento da Meta 8/2012 do mesmo
Conselho, que prev a adoo do processo eletrnico em pelo menos cinco rotinas
administrativas da Justia Militar Estadual.
Desta forma, a implantao do SIGA-DOC mais um passo da administrao
do TJPA na adoo de modernos mtodos de trabalho, aliada economia de recursos e
busca por melhores resultados na prestao jurisdicional.

3
2. GESTO DOCUMENTAL
Antes de iniciarmos o contedo prtico deste treinamento, torna-se necessrio,
mesmo que de forma simplificada, entender alguns elementos tericos referente teoria
arquivstica para melhor apreendermos o contedo posterior.

2.1. Introduo

Com o surgimento dos primeiros computadores pessoais e com eles a

facilidade de gerar textos e documentos digitais houve previses de que o papel estava
fadado ao esquecimento. Alm desta previso no se concretizar, ocorreu justamente o
oposto: a quantidade de dados em jornais, revistas, livros e outros documentos em papel
aumenta consideravelmente.
O crescimento do volume de informaes no se deu apenas em papel, de
acordo com o estudo Quanta Informao 2003, realizado pela Universidade da
Califrnia. A quantidade de informao produzida em todo o mundo dobrou de 1999 a
2002, e aumenta 30% a cada ano; a maior parte encontra-se em mdia magntica.
O gigantesco crescimento na produo e o acesso a informaes nos ltimos
anos no foram acompanhados por uma poltica arquivstica adequada nas organizaes.
Em uma empresa, o volume de documentos gerados e acumulados no decorrer das
atividades enorme.
Por diversas vezes, as informaes encontram-se duplicadas, desorganizadas
e dispersas, transformando os arquivos em verdadeiros arquivos mortos, sendo os
documentos somente lembrados quando precisamos deles, e no os encontramos.
A dificuldade em encontrar as informaes desejadas no se d apenas
quando elas esto em papel. As novas tecnologias no podem ser utilizadas como
soluo, pois se os documentos no forem armazenados com tcnicas arquivsticas e
critrios adequados, o problema apenas muda de formato.
O custo para armazenar e conservar os documentos torna-se alto em funo
do espao fsico disponvel e das condies ambientais adequadas preservao. Por
outro lado, se documentos forem eliminados sem critrios adequados, podero acontecer
prejuzos incalculveis.

2.2. Conhecendo melhor a Gesto Documental

2.2.1. Conceito

Conjunto de mtodos e procedimentos administrativos referentes s atividades

do ciclo vital dos documentos, desde a criao at a eliminao ou recolhimento ao
arquivo permanente, considerando-se planejamento, organizao, controle e coordenao
dos recursos humanos, materiais e operacionais.

2.2.2. Objetivos

Objetivo geral: racionalizar o ciclo documental.

Objetivo especfico: garantir a disponibilidade da informao governamental

na hora e local exatos, atendendo s necessidades de rgos e
administraes.

4
 Objetivo referente ao acesso: garantir o acesso a quantos dela necessitar. De
acordo com o art. 216, pargrafo 2, da CF de 1988, cabem Administrao
pblica, na forma da lei, a gesto da documentao governamental e as
providncias para franquear sua consulta a quantos dela necessitam.

Objetivo referente preservao: assegurar a eliminao dos documentos

que no apresentam valor administrativo, fiscal e legal para a administrao da
pesquisa cientfica.

Objetivo referente ao uso de novas tecnologias (automao,

microfilmagem): assegurar o uso adequado da micrografia, do processamento
automatizado de dados e de outras tcnicas avanadas na rea de gesto da
informao.

2.2.3. Vantagens

Uma das vantagens na aplicao da gesto de documentos em uma

organizao se d pela economia do custo operacional. Ela obtida mediante a
racionalizao dos procedimentos de produo, tramitao, utilizao e destinao final
dos documentos.
Com um planejamento adequado, a produo dos documentos limitada ao
essencial, assim como a quantidade de vias e cpias. O trmite tambm reduzido,
evitando-se a perda de tempo e a passagem do documento por setores sem que haja
necessidade legal ou agregao de valor. O espao para guarda otimizado pela reduo
da massa documental obtida atravs da avaliao e eliminao dos documentos. Com a
adoo desses procedimentos, haver economia de espao, tempo e trabalho.
A implantao da gesto documental, alm de reduzir custos, aumenta a
eficincia da organizao, agilizando a recuperao das informaes. Essas informaes
tornam-se grandes aliadas do administrador no processo de tomada de decises e
contribuem para a preservao da memria da organizao quando estruturadas com
base na gesto documental.

2.3. Referncias Conceituais

2.3.1. Documento

Documento todo e qualquer suporte de natureza material ou virtual (digital),

ao que se possa atribuir existncia de um contedo informacional, ou seja, documento
o registro de uma informao independente da natureza do suporte que a contm.
Documento tambm pode ser entendido como tudo aquilo que produzido pela atividade
humana por razes funcionais, jurdicas, cientficas ou artsticas.

2.3.2. Documento de Arquivo

Aquele que produzido e/ou recebido por uma instituio pblica ou privada,
no exerccio de suas atividades, e que constitua elemento de prova ou de informao. No
contexto da Arquivstica, informao a noo, ideia ou mensagem que um documento
contm.

5
2.3.3. Natureza dos documentos de Arquivo

Qualquer instituio, no cumprimento de suas atribuies, produz e recebe

diferentes tipos de documentos, que se apresentam nas mais variadas espcies,
formatos, formas e gneros.

Espcie Documental: a configurao que assume um documento de acordo

com a disposio e natureza das informaes nele contidas. Ex.: Memorando, Ofcio,
Processo, Relatrio, Guia, Requisio.

Formato: Configurao fsica de um suporte, de acordo com a sua natureza e

o modo como foi confeccionado. Ex.: Caderno, Livro, Cartaz, Folha.

Tipo Documental: Configurao que assume uma espcie documental, de

acordo com a atividade que a gerou. Ex.: Memorando solicitando materiais/ servios/
equipamentos, ofcio requerendo a instaurao de Inqurito Policial, processo de
pagamento de 1/3 de frias, guia de encaminhamento, requisio de dirias.

Forma: Estgio de preparao e de transmisso de documentos, podendo ser:

Rascunho: forma sob a qual um documento, antes da sua feio definitiva,

apresenta texto passvel de modificaes.
Minuta: forma sob a qual um documento, antes de sua feio definitiva,
apresenta texto abreviado ou completo que, embora sem os sinais de
validao, j foi devidamente revisado.
Original: forma sob a qual um documento, feito por vontade expressa de
seu autor, conservado no suporte e formato em que foi emitido, com os
devidos sinais de validao.
Cpia: forma sob a qual um documento duplicado a partir do original por
meio de diferentes mtodos. Ex.: Cpia Carbono, Cpia Reprogrfica.
Gnero Documental: Configurao que assume um documento de acordo
com o sistema de signos utilizado na comunicao de seu contedo. Quanto ao gnero o
documento pode ser:

Audiovisual: utiliza como linguagem bsica a associao do som e da

imagem.
Fonogrfico: utiliza como linguagem bsica o som.
Iconogrfico: utiliza como linguagem bsica a imagem.
Textual: utiliza como linguagem bsica a palavra escrita.

2.3.4. Arquivo

Podemos entender por arquivo:

Mvel para armazenamento de documentos.

Local para guarda de documentos.
Conjunto de documentos orgnicos e originais, produzidos e recebidos por
uma pessoa fsica ou jurdica no exerccio de suas funes e atividades.

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 Importncia do Arquivo

Importncia Administrativa: Indispensvel para a tomada de decises,

avaliao e controle das decises e aes empreendidas. Indispensvel ainda, na defesa
dos interesses administrativos, legais, financeiros, jurdicos e tcnicos de uma instituio.
Importncia Cientfica/Cultural/Histrica: Testemunho da memria
institucional, detentor de experincias e conhecimentos acumulados no passado.

2.3.5. Ciclo de vida dos Documentos

Qualquer documento de arquivo passa por um ou mais perodos caracterizados

pela frequncia e tipo de utilizao que feita dele (Teoria das trs idades). Composto por
trs subconjuntos amparados no valor primrio (administrativo) e valor secundrio
(cientfico/cultural/histrico), o arquivo de uma instituio divide-se em:

Arquivo Corrente (1 Idade): Conjunto de documentos indispensveis

manuteno das atividades cotidianas de uma administrao, por serem
utilizados frequentemente devem permanecer o mais perto possvel do
utilizador, ou se estiverem registrados em suporte eletrnico, armazenados
nos servidores da rede. O acesso deve ser fcil e rpido.
Arquivo Intermedirio (2 Idade): Conjunto de documentos que j no so
mais necessrios para a manuteno das atividades cotidianas, mas devem
ainda ser conservados por questes administrativas, legais e financeiras.
Por apresentarem uma frequncia mais baixa de consulta do que os
documentos correntes, justifica-se a conservao em depsitos
centralizados onde se pode tirar um melhor aproveitamento do
armazenamento denso dos documentos ou, se estiverem registrados em
suporte eletrnico, no necessitam estar disponveis on-line. Os documentos
ainda servem Administrao e aguardam sua destinao final de
eliminao ou guarda permanente.
Arquivo Permanente (3 Idade): Conjunto de documentos que deixam de
ter valor previsvel para seus produtores por questes administrativas, legais
e financeiras, e que so conservados permanentemente por possurem valor
histrico, probatrio e informativo podendo servir para fins de pesquisas
acadmicas dentre outras e, por isso, passam a ter acesso ao pblico em
geral.

2.4. Sistema de Classificao Funcional

O Sistema de Classificao Funcional consiste na ordenao hierarquizada das

funes e atividades desempenhadas por determinada instituio, representada em
classes e subdivises, segundo as quais os documentos so agrupados. Os principais
elementos a serem considerados na classificao so as funes, as atividades e os atos.

2.4.1. Conceitos de Classificao

Classificao: agrupamento de elementos de acordo com suas diferenas e

semelhanas, determinando um local de referncia prpria a cada grupo de elementos.

7
 Classificao de Documentos de Arquivo: refere-se criao de um sistema
representativo do funcionamento e desenvolvimento de determinada instituio. Segundo
esse sistema, os documentos produzidos ou recebidos so agrupados conforme seus
elementos semelhantes e/ou diferentes, dispostos em determinada ordem de classes e
subdivises. O arquivista norte-americano Schellemberg afirma que os princpios de
classificao determinam o agrupamento de documentos em pequenas unidades e o
agrupamento destas em unidades maiores, arranjados segundo um plano destinado a
facilitar seu uso corrente.

Classificao Funcional: consiste na ordenao hierarquizada das funes e

atividades desempenhadas por determinada instituio, representada em classes e
subdivises, segundo as quais os documentos so agrupados. Os principais elementos a
serem considerados na classificao so as funes, as atividades e os atos.

Funo: toda competncia de um rgo ou entidade com vistas a cumprir os

objetivos de sua criao. A funo engloba as atribuies estatutrias ou regimentais, as
responsabilidades e a misso do rgo.

Atividade: ao desempenhada para cumprir uma determinada funo,

podendo ser:
Atividades-Fim: so executadas em funes especficas, prprias daquele
rgo, razo da existncia da entidade.
Atividade-Meio: constitui o apoio, os meios utilizados pelo rgo para
atingir seus fins. Executam funes auxiliares imprescindveis para o
funcionamento de qualquer instituio.

Atos Polticos: operaes de natureza normativa que determinam uma diretriz

a ser seguida em todos os casos do mesmo gnero.
Atos Executivos: operaes de implantao das decises decorrentes dos
atos de natureza poltica.
Plano de Classificao: instrumento utilizado para classificar e recuperar os
documentos. Estabelece cdigos numricos representativos das diversas classes e
subdivises.
Codificao: os cdigos so associados classificao, a fim de facilitar o
manuseio, a memorizao e a localizao visual das classes e subdivises. Podem ser
usados cdigos cromticos (associao de cores s classes) e numricos (existem
diversos tipos: decimal, dplex, bloco numrico, dgito-terminal, alfanumrico, etc.).

2.4.2. Objetivos do Sistema de Classificao

Este sistema tem como objetivo a garantia da uniformidade no tratamento da

documentao. Sua aplicabilidade agiliza a recuperao da informao e orienta a
elaborao da Tabela de Temporalidade.
Um Plano de Classificao funcional, baseado nas funes e atividades do
rgo, procura recriar a configurao da instituio, a sua misso e as aes
desenvolvidas. Este Plano permite que o arquivo reflita o desenvolvimento e o
funcionamento da instituio, pois as atividades por ela realizadas geram documentos. As
classes e subclasses so estabelecidas para as vrias atividades e atos administrativos.
Caso a instituio passe por reorganizaes administrativas, ainda que as denominaes

8
das unidades se modifiquem, a classificao continuar a mesma, j que as funes e
atividades em geral no se alteram.
Entre as vantagens da adoo do Plano de Classificao, podemos citar as
mais importantes:

Conservar os documentos de maneira ordenada e acessvel,

proporcionando um local prprio para cada dossi.
Recuperar a informao contida nos documentos com rapidez e segurana.
Racionalizar a produo documental, por meio de um controle eficiente da
quantidade e qualidade dos documentos produzidos e uma tramitao mais
racional.
Reduzir a proliferao indiscriminada de fotocpias e arquivos paralelos, por
meio do aumento da confiana no arquivo e em seus instrumentos.
Facilitar a avaliao e seleo documental, agilizando o processo de
identificao e a triagem dos documentos para preservao ou eliminao.
Promover a economia de recursos materiais, financeiros e a otimizao dos
recursos humanos e de informtica, por meio da racionalizao dos
procedimentos, atividades e servios de arquivo.
Otimizar o uso do espao fsico ocupado com documentos, sobretudo nos
arquivos correntes.
Proporcionar aos servidores um melhor ambiente na rea dos arquivos
correntes, reduzindo o contato com poeira e micro-organismos por conta da
conservao de menos documentos no local.
Preservar a memria institucional, tornando os arquivos importantes
instrumentos de prova das aes governamentais e de proteo de direitos
dos servidores e do cidado, uma vez que o Plano de Classificao reflete
as funes e atividades desempenhadas pela instituio.

2.4.3. Plano de Classificao e Tabela de Temporalidade - PCTT

o instrumento de trabalho elaborado para sistematizar de maneira hierrquica

o assunto tratado nos documentos produzidos e recebidos por determinado organismo ou
rgo, no desempenho de suas atividades.
Tem como objetivo garantir a uniformidade no tratamento da documentao.
Sua aplicabilidade agiliza a recuperao da informao e orienta a elaborao da Tabela
de Temporalidade.

2.4.4. Aplicao do PCTT

O PCTT pode ser aplicado simultaneamente nos arquivos setoriais e no

arquivo central. O ideal aplic-lo nos documentos atuais e, progressivamente, ir
classificando os documentos acumulados ao longo dos anos, sempre do mais recente
para o mais antigo. Primeiro, porque os documentos mais recentes so mais consultados
e a classificao servir para uma rpida localizao. Segundo, porque o volume menor
que o acumulado.
A aplicao do Plano de Classificao nos documentos dos setores
fundamental. Alm de os documentos serem consultados com mais frequncia, serve
como treinamento para os servidores das diversas reas, que ao classificar aprendem
tambm a consultar com rapidez os documentos armazenados no arquivo corrente. Ajuda
a compreender o funcionamento do Plano de Classificao na prtica e garante

9
autenticidade aos documentos, uma vez que so tratados prximo ao local de produo,
refletindo as funes e atividades para as quais foram gerados.
Os responsveis pela aplicao do Plano nos setores devem ser os mesmos
servidores que hoje se encarregam do arquivamento e desarquivamento dos documentos.
A partir da implantao do Plano de Classificao nas unidades setoriais, o
Arquivo Central s aceitar a transferncia de documentos previamente classificados e
avaliados. No entanto, a massa documental acumulada ao longo dos anos no Arquivo
Central deve tambm receber tratamento de classificao.
A Classificao codifica, numericamente, o assunto a ser tratado no documento
e facilita o trmite, a consulta e o arquivamento de um documento, e ainda orienta o
rearquivamento daquele que foi retirado para fins de emprstimo ou consulta. A
codificao dever ser atribuda ao documento no momento da sua expedio ou
recepo e ir acompanh-lo em toda a sua vida til, seja na tramitao, arquivamento ou
rearquivamento, o que confere segurana no desempenho das atividades arquivsticas.

2.4.5. Competncia para Classificar

O Plano de Classificao deve ser utilizado tanto nos arquivos dos diversos
setores da instituio quanto no arquivo central. O ideal que os documentos sejam
transferidos ao arquivos centrais devidamente classificados, pois o servidor da unidade,
que produziu ou recebeu o documento detm informaes para enquadr-lo na categoria
de assunto ou atividade mais adequada.
O documento pode ser classificado no Protocolo, no momento de sua
autuao. Assim, sua tramitao pelas unidades, com uma definio de arquivamento
padronizada, facilita a atividade de guarda temporria nos setores.
Os documentos que chegarem ao Arquivo Central sem classificao devem ser
classificados pelos servidores do Arquivo, de acordo com o PCTT, indicando-lhe,
inclusive, o prazo de reteno e destinao final.

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3. SIGA-DOC
3.1. Introduo

O SIGA-DOC um sistema automatizado para gerncia completa do registro,

classificao, tramitao, armazenamento e recuperao de expedientes e processos
administrativos e contempla um conjunto de medidas e melhores prticas para o
aperfeioamento da atuao na rea administrativa, pela otimizao e viso sistmica dos
processos de trabalho, promovendo aumento da produtividade e qualidade dos servios,
melhor aproveitamento dos recursos humanos e economia de material.

3.2. Caractersticas

Somente para ilustrar as caractersticas relevantes do sistema que agora

implantamos, enumeramos algumas de suas funcionalidades:

Gerao de numerao nica para documentos administrativos no mbito de

todo o Poder Judicirio do Par.
Possibilidade de insero de documentos externos ou produzidos
diretamente no sistema em editor de textos prprio.
Tratamento de documentos em formato totalmente digital, eliminando o uso
do papel.
Uso de certificao digital para assinatura de documentos.
Automatizao do preenchimento de formulrios pr-definidos, em uso na
instituio.
Implementa a classificao e preservao documental (norma MoReq-Jus /
CNJ), conforme PCTT (Plano de Classificao e Tabela de Temporalidade).
Controle de mltiplos volumes em processos administrativos, com certido
de criao e de encerramento.
Gerao automtica de numerao contnua de pginas nos processos
digitais e possibilidade de acesso ao dossi completo dos documentos.
Diversas possibilidades de busca e acesso a documentos.
Padronizao da formatao dos documentos administrativos.
Verificao de autenticidade da assinatura de documentos.
Designao de diversos nveis de sigilo para o documento.
Envio direto de documentos para publicao no Dirio da Justia.
Permite a transferncia, juntada, desentranhamento, vinculao e
arquivamento de documentos.
Gera certido de excluso para casos de desapensao ou cancelamento
de anexao e
Possibilita criar e cancelar vias, escrever despachos, fazer anotaes e
anexar outros documentos digitalizados, dentre outras.

Alm dessas, a evoluo natural do sistema, por meio do lanamento de novas

verses, trouxe novas melhorias ao seu funcionamento, dentre as quais citamos:

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 Nova interface de uso, com mudana no padro de cores, cones grficos
para operaes e nova disposio na tela das informaes dos documentos,
mantendo porm os contedos e a nomenclatura de campos e operaes.
Novo editor de textos com mais recursos e melhorias na formatao.
Considervel melhoria de performance na visualizao do dossi do
documento, facilitando a leitura na ntegra das informaes e permitindo
navegar mais facilmente pelos despachos, documentos filhos e anexos de
um expediente.
Links nas consultas para atendentes e unidades, que permite visualizar a
hierarquia das unidades, bem como todos os servidores lotados nela e suas
informaes.
Possibilidade de cancelamento de uma definio de perfil anteriormente
feita, como por exemplo, cancelar perfil de interessado em um documento,
bastando para isso clicar na opo Cancelar.
Nos resultados das pesquisas de documentos, mostrada uma nova coluna
intitulada ltima anotao, onde se apresenta logo no primeiro resultado da
busca, uma informao importante para a seleo do documento desejado.
Na consulta por cdigo, aps digitar o cdigo resumido, basta teclar enter ou
tab para completar e realizar a busca.
Melhor controle de assinatura de anexos, que antes no existia, o que
possibilitava que os usurios esquececem de assinar alguns deles.
Aumento em 25% do limite de tamanho de anexo, passando de 8 Mbytes
para 10 Mbytes.
No permite anexar PDFs que possuam algum tipo de senha de segurana,
o que provocava problema posterior no momento da assinatura.
Melhor gerenciamento de anexos assinados e pendentes de assinatura.
Restaurao de contexto de trabalho do usurio em caso de parada abrupta.
Boto pesquisar disponvel na tela inicial.
Durante a elaborao do documento, o mesmo j salvo automaticamente a
cada dois minutos, a partir do preenchimento dos campos do formulrio de
criao.
Impedimento de realizar transferncia de documento para lotao onde no
haja servidor lotado.
Novas operaes disponveis:
SOBRESTAR Permite que documentos que estejam aguardando
andamento sejam colocados em suspenso por estarem dependendo de
alguma informao ou providncia que no depende de voc ou de sua
unidade.
AUTUAR Facilita a criao de processos administrativos,
automatizando em um s comando todas as operaes antes
necessrias para criao de um processo administrativo e juntada do
expediente motivador.
RECLASSIFICAR Permite a mudana do cdigo de classificao
documental de um expediente ou processo administrativo.
Novas consultas / relatrios disponveis.

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3.3. Requisitos para acesso

Usurios:

Possuir matrcula funcional no TJPA (Magistrado, servidor ou estagirio). No

caso de empregado de empresa terceirizada, deve ser solicitado cadastramento especial.
Ter participado da capacitao no uso do sistema.
Possuir certificado digital, quando tiver prerrogativas institucionais para
assinar documentos.

Equipamentos:

Microcomputador com acesso internet.

Scanner local ou compartilhado.

Software:

Microsoft Windows atualizado

Navegador Microsoft Internet Explorer verso 7 ou superior.
Leitor de documentos PDF.
Drivers para uso do certificado digital
Biblioteca para assinatura digital CAPICOM.

3.4. Fluxo de trabalho no SIGA-DOC

O SIGA-DOC prev um fluxo bsico de trabalho a ser obedecido em todas as

etapas de tratamento de um documento, desde sua criao at seu arquivamento,
conforme diagrama a seguir:

Os documentos tratados pelo SIGA-DOC podem ser de dois tipos:

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 Expediente: qualquer documento produzido ou cadastrado no SIGA-DOC.
Processo Administrativo: conjunto de documentos (incluindo expedientes)
que se ordenam cronologicamente, para materializar os atos de um ou mais
procedimentos de um processo.

De modo resumido, a criao e movimentao de documentos se processa da

maneira descrita a seguir.
Inicialmente gerado um nmero temporrio TMP at que ocorra a sua
finalizao, sendo o mesmo exibido no Quadro de Documentos com a situao Em
Elaborao, permitindo as seguintes operaes: Finalizar, Editar, Excluir, Incluir Co-
signatrio, Anexar Arquivo, Fazer Anotao, Vincular Perfil, Redefinir Nvel de Acesso e
Duplicar.
Uma vez finalizado, o documento ganha um nmero definitivo e permanece na
situao Pendente de Assinatura, at ser assinado. O nmero definitivo gerado
automaticamente para cada tipo de documento, memorando(MEM), ofcio(OFI),
requerimento (REQ), sendo esta numerao por tipo, nica para todo o TJPA.
Depois de finalizado, o documento aparece no quadro de documentos na
situao Pendente de Assinatura, quando so permitidas as seguintes operaes:
Refazer, Criar anexo, Vincular perfil, Criar via, Registrar assinatura, Assinar digitalmente e
Juntar.

Ateno: Depois de finalizado e assinado, documento

ainda no ser transferido para o destinatrio, devendo
o usurio faz-lo por meio da opo
Despachar/transferir.
Caso sejam criadas vias adicionais, nestas, pode-se efetuar ainda as seguintes
operaes: Despachar / Transferir, Arquivar Corrente, Anexar Arquivo, Fazer Anotao,
Juntar, Vincular, Apensar, Visualizar Dossi e Visualizar Impresso.

A criao de vias til, por exemplo, para o caso de memorandos circulares,

que precisam ser encaminhados para vrios setores. Vale ressaltar que cada via ter
tramitao totalmente independente das demais.

A qualquer tempo tambm esto disponveis as operaes: Anexar Arquivo,

Juntar, Redefinir Nvel de Acesso, Exibir Informaes Completas, Visualizar Dossi,
Visualizar Impresso, Fazer Anotao e Vincular e para realizar a movimentao de
Documentos temos: Despachar / Transferir, Receber, Arquivar Corrente, Excluir
Movimentao e Desfazer Recebimento.
Os documentos digitais enquanto no recebidos encontram-se no Quadro de
Documentos, na situao:

Caixa de Entrada (Digital): do usurio destinatrio.

Transferido (Digital): do usurio remetente.

Os documentos digitais, uma vez que sofram a ao Receber, saem da

situao da Caixa de Entrada Digital, passando a constar na situao Aguardando
Andamento, quando estaro disponveis as seguintes operaes: Criar anexo, Arquivar,

14
Despachar/transferir, Fazer anotao, Redefinir nvel de acesso, Duplicar, Vincular perfil,
Criar via e Juntar.
ATENO! Os documentos Em Elaborao, uma vez finalizados, passam a
constar na situao Pendente de Assinatura, devendo sofrer a ao adequada.
Os processos administrativos novos sero criados como Interno Produzido,
para isso deve-se identificar o Subscritor, selecionar o tipo do processo, preencher o
campo descrio, finalizar e registrar a assinatura, essa operao criar a capa do
processo na qual ser juntado o documento gerador do processo, por exemplo, um
requerimento, um memorando ou outros documentos necessrios sua formao.
Todo documento somente passa a ter valor depois de assinado. Com relao
aos processos administrativos, o ideal que todos os atos sejam assinados digitalmente.
Fez um despacho, assina; anexou um PDF qualquer, assina (cada um dos arquivos), etc.

3.5. Acesso ao Sistema

Para acesso ao sistema, deve-se abrir o navegador Microsoft Internet

Explorer e digitar o endereo http://siga/siga. Ser exibida a seguinte tela:

A interface do SIGA-DOC prover acesso s funcionalidades e recursos do

sistema, sendo composta por:

ltimas novidades: Notcias de atualizaes ocorridas no SIGA-DOC.

Software e drivers necessrios: Sero disponibilizados os softwares e drivers
necessrios para a utilizao do Sistema SIGA-DOC.
Contatos: Esto listados os contatos para todos os tipos de atendimento.
Identificao: Caixa onde devero ser preenchidos os campos matrcula e
senha, observando os detalhes a seguir e clique em acessar.
Matrcula: Obedecer ao formato PA99999, onde 99999 corresponde ao
nmero da matrcula funcional no TJPA.
Senha: Informe sua senha pessoal.

15
 Sou um novo usurio / Esqueci minha senha: Se voc usurio novo, para
obter sua primeira senha de acesso, acione a opo Sou um usurio novo. Se voc
esqueceu sua senha, acione a opo Esqueci minha senha e preencha os campos da
janela a seguir, a qual enviar a senha para seu e-mail institucional.

Matrcula: Obedecer ao formato PA99999, onde 99999 corresponde ao

nmero da matrcula funcional no TJPA.
CPF: Preencher com o nmero completo de seu CPF.

APOSTILAS DO SIGA-DOC: Disponibiliza para leitura o presente manual do

usurio. Recomendamos no imprimi-lo para reduzir o consumo e o mau uso de papel,
conforme a Recomendao n 11, de maio de 2007, do Conselho Nacional de Justia
(CNJ).

3.6. Pgina inicial

Aps o login (entrada no sistema) com sucesso, o usurio direcionado para a

pgina inicial, divida em quatro partes:

Menu Principal (SIGA): Localizado no topo da tela, possibilita a

identificao do sistema, a verso e a navegao entre as funcionalidades
disponveis.
Menu Lateral: Disponibiliza consulta referente Tabela de Temporalidade,
Apostila SIGA-DOC, Roteiro Para Assinatura Digital e ltimas Novidades.
Identificao: A identificao do usurio e a lotao corrente esto
localizadas na base da tela.
rea de Trabalho: Est localizada no centro. Nela, o usurio interage com o
sistema e visualiza o resultado das operaes executadas. Nesta rea, so
exibidos dois quadros resumo referentes a expedientes e processos
administrativos.

Nos quadros resumo, so apresentadas as seguintes colunas:

SITUAO: Status atual do documento. Para obter a descrio de cada uma

dessas situaes, posicione o ponteiro do mouse sobre a Situao ou sobre o quantitativo
do Atendente ou da Lotao, no Quadro de Documentos. Dentre as principais situaes
destacamos:

Em Elaborao: Documentos ainda no finalizados. Nesta situao podem

ser editados ou excludos (ver acima outras aes possveis), recebem uma

16
 numerao temporria, indicando a sua condio de rascunho, ainda Em
Elaborao. Na condio temporria, Ofcios, Memorandos e demais
documentos recebem uma numerao TMP, por exemplo, (TMP-3456781).
Pendente de Assinatura / Despacho Pendente de Assinatura:
Documentos que foram finalizados e aguardam a assinatura. Nestas
situaes, caso ocorra a necessidade de alterao, inclusive a excluso,
uma vez que o documento j recebeu a numerao oficial, as mesmas s

podero ocorrer por meio da opo Refazer, que cancelar o documento em

questo e criar um documento com outro nmero, mas de contedo
idntico a este e que ento poder ser editado. Os documentos digitais
nesta situao ainda podero ser editados.
Aguardando Andamento: Documentos recebidos ou documentos novos
que j tenham sido assinados digitalmente e esto prontos para serem
transferidos. Estes documentos no podero mais ser excludos ou refeitos,
podero apenas ser arquivados. Dependendo do Nvel de Acesso estes
documentos ficam disponveis para ser visualizados por outras lotaes.
Caixa de Entrada (Digital): Documentos enviados para a lotao da qual o
usurio faz parte. Aps serem recebidos, os documentos passaro para a
situao Aguardando Andamento. Os documentos digitais ao serem

17
 abertos no SIGA-DOC tem o evento Recebimento realizado de forma
automtica.
Transferido Digital: Documentos que foram transferidos e aguardam ser
recebidos pela lotao de destino. (Quando o destinatrio Receber o
documento, a situao do documento no ser mais exibida em nenhuma
coluna do quadro de documentos do remetente).
Como Subscritor / Como Gestor / Como Interessado: Documentos nos
quais o usurio logado no SIGA se encontra Como Subscritor ou naqueles
em que foi cadastrado nas situaes: Como Gestor ou Como Interessado.

ATENDENTE: Apresenta todos os documentos diretamente relacionados

matrcula do usurio logado no SIGA-DOC.
LOTAO: Apresenta todos os documentos em carga na lotao do usurio
que est logado (inclui os documentos relacionados matrcula e disponibilizados
tambm na coluna Atendente, j que o atendente uma das matrculas integrantes da
lotao).
Alm disso, ao final da tela, existe uma caixa de opes de acesso rpido que
permite algumas operaes mais comuns sobre o documento (Exibir, Receber e Arquivar).
Por exemplo: caso saiba o nmero do documento, e se for datado com o ano atual, e
criado pelo mesmo rgo que o usurio faz parte, utilize o campo livre na pgina inicial do
SIGA-DOC informando: tipo de documento + o nmero do mesmo, ex: mem560, ofi345...
O sistema possui uma mscara que formatar para o modelo PA-MEM-2011/00560-A.
Caso o documento no seja do mesmo ano que o atual, informe o nmero do documento,
conforme o exemplo a seguir, MEM2010/560.
O boto Novo permite a criao de um novo documento podendo este ser
expediente ou processo administrativo.

3.7. Novo Documento

Para criar um novo documento, deve-se clicar no boto Novo da tela inicial do
sistema. Em seguida, ser apresentada a tela de cadastro de documento com os
seguintes componentes:

18
 Origem: selecionar a origem do documento a ser produzido, podendo ser
Interno Produzido (documentos produzidos inteiramente no SIGA-DOC) ou Externo
(documentos recebidos de outros rgos), sendo que esta ltima deve ser usada apenas
por servidores dos protocolos administrativos.
Data: informar a data do documento, caso este seja externo.
Acesso: Quando um documento cadastrado no sistema, atribudo a ele um
nvel de acesso. Este define quais categorias de lotao ou pessoas tero permisso para
visualizar o documento. importante destacar que, quando uma pessoa pode ver o
documento, no implica a permisso para moviment-lo. Por outro lado, se uma pessoa
teve acesso ao documento em algum momento, continuar tendo por todo o trmite,
mesmo que posteriormente se restrinja a definio de sigilo.
Os nveis de acesso aos documentos, definem quais usurios podero acess-
lo, sendo possvel tambm redefinir esse nvel depois de finalizado o documento, pela
movimentao Redefinio de Sigilo. Os tipos de sigilo disponveis no sistema so:

Pblico: Todos os usurios, independentemente do rgo, podem visualizar

o documento.
Limitado ao rgo (default): Todos os usurios do rgo,
independentemente do setor, podem visualizar o documento.
Limitado de Secretaria para Pessoa: O documento pode ser visto por
todas as lotaes da Secretaria na qual foi gerado, e tambm pela pessoa
para quem o documento for enviado.
Limitado de Pessoa para Secretaria: Apenas o subscritor, o cadastrante e
a Secretaria para onde o documento for enviado tero acesso.
Limitado entre Lotaes: A lotao onde foi gerado o documento ter
acesso, e tambm qualquer lotao (nunca uma pessoa) por onde o
documento passar.

19
 Limitado entre Pessoas: Somente ter acesso ao documento a prpria
pessoa que o criou e a pessoa para quem for enviado o documento.

Digital: Sempre ser selecionado automaticamente para todos os documentos.

Subscritor: Informar a matrcula do servidor que ir assinar o documento. Se o

usurio no souber a matrcula, poder digitar parte do nome do subscritor, que o sistema
realizar uma busca para encontrar todos os servidores cujos nomes se enquadram no
texto digitado. Exibir uma tela com as opes encontradas ou preencher o campo
automaticamente com a matrcula, caso exista apenas um servidor.

Substituto: Selecionar esta opo quando o subscritor est substituindo algum

cargo/funo. Aps marc-la, aparecer um campo para informar o titular.

Funo: Informar funo que o subscritor deseja ser exibida quando se

imprimir o expediente. Este campo somente deve ser preenchido se a funo for diferente
da que consta no sistema de RH. Ex.: o subscritor supervisor, porm deseja fazer um
expediente como presidente da Comisso de Sindicncia. Similarmente, caso a lotao
que o subscritor estiver representando seja diferente da que consta no sistema, o usurio
poder inform-la manualmente, por este mesmo campo. Basta, aps a funo, digitar
ponto-e-vrgula, seguido do nome desejado para a lotao. possvel ainda, depois de
um segundo ponto-e-vrgula, informar o municpio onde est sendo emitido o documento.
Destinatrio: Informar a quem se destina o documento. Se o usurio
selecionar rgo interno, dever informar o setor para o qual deseja enviar o documento.
Se selecionar matrcula, a matrcula para quem deseja enviar. Se selecionar campo
livre, poder informar um destino que no conste na estrutura do rgo, como por
exemplo, a Comisso de Sindicncia.

Tipo: Selecionar a caracterstica do documento, podendo este ser Processo

Administrativo ou algum tipo de Expediente (Memorando, Ofcio Informao, etc.) a ser
elaborado. Quando este campo alterado, os campos da Entrevista so ajustados de
acordo com a escolha.

Modelo: Selecionar modelo pr-definido, se houver.

Preenchimento Automtico: Quando existem muitos expedientes similares a

serem produzidos com apenas algumas informaes variantes, possvel salvar um
exemplo de preenchimento automtico para ser reutilizado no futuro.
Um exemplo de preenchimento automtico somente est disponvel para os
usurios de uma mesma lotao e sempre estar relacionado a um Tipo/Modelo de
documento especfico.

Classificao: Informar a classificao documental conforme Plano de

Classificao. O funcionamento deste campo similar ao campo subscritor, ou seja, o
usurio pode digitar o cdigo da classificao ou parte da descrio da classificao. Para
documentos que usaram algum modelo pr-definido, a classificao j aparece
automaticamente.

20
 Descrio: Informar as palavras-chave do documento. Preencher o campo
com palavras-chave, sempre usando substantivos, masculinos e no singular, pois desta
forma a consulta se torna mais precisa. Este campo de preenchimento obrigatrio.

Entrevista: Estes campos devem ser preenchidos de acordo com o tipo /

modelo selecionado. Evite colar texto direto do Microsoft Word, Libre Office ou outros
editores complexos. Caso o texto seja muito extenso, utilize o bloco de notas como
intermedirio, cole o texto no bloco de notas, em seguida cole pargrafo por pargrafo no
editor do SIGA, a fim de evitar que ocorra uma possvel desformatao.

Visualizar Modelo Preenchido: Permite a visualizao do documento em

formato simplificado.

PDF: Permite a visualizao do documento em formato completo,

contemplando sua formatao final com cdigo de barras lateral, cdigo bidimensional,
cdigo reduzido para verificao de assinatura digital e o cdigo de classificao
documental do mesmo. Recomendamos fortemente que esta visualizao seja realizada
antes de gravar o documento.

OK: Cria um documento temporrio, direcionando o usurio para a tela de

trabalho com o mesmo.

Quando recebemos um documento cuja origem algum rgo externo,

devemos cadastr-lo como Externo. O campo Entrevista ser ocultado visto que no
digitaremos o contedo do documento. Ser gerada apenas uma capa de rosto contendo
algumas informaes do documento no rgo externo de origem (numerao, signatrio,
data, etc.) e sua numerao vlida dentro do SIGA-DOC, como na imagem seguinte:

O usurio deve finalizar o documento e assin-lo. Em seguida, deve digitalizar

o documento recebido fisicamente e anex-lo ao documento externo no SIGA-DOC,
assinando-o tambm.

21
 Aps isso, deve imprimir a etiqueta especial de protocolo (exige impressora e
papel especial) e col-la no documento a ser devolvido ao solicitante. Esta opo deve
ser usada somente por servidores dos protocolos administrativos. A figura a seguir
apresenta um modelo da etiqueta impressa.

22
3.8. Trabalhando com o Documento Temporrio

Aps realizar o procedimento de criao do documento, o mesmo ser

identificado por um nmero temporrio (TMP) e exibido no Quadro de Documentos com a
situao Em Elaborao, at que ocorra a sua finalizao. Na tela a seguir, o usurio
poder revisar o documento e executar diversas operaes.

Anexar Arquivo: Ato de juntar um documento em formato PDF, dentro de um

documento criado no SIGA-DOC, podendo ser um mero expediente ou
processo/subprocesso. Quando anexamos um arquivo PDF qualquer ao documento A,
esse arquivo PDF passa a tramitar junto com o documento A, como se fossem um nico
documento.
Apenas arquivos em formato PDF podem ser anexados a um documento. Se o
arquivo no desta extenso, o usurio pode utilizar o PDF Creator para ger-lo ou
digitaliz-lo em um scanner a partir do papel.
INDISPENSVEL que os documentos anexados obedeam os parmetros
de digitalizao definidos adiante. Tal exigncia deve-se ao fato que o uso de outros
parmetros pode gerar arquivos extremamente grandes, desnecessrios e no
adequados para o tipo de trabalho que o SIGA-DOC faz.
Tipo: texto
Cor: monocromtico (Escala de Cinza)
Resoluo: 150dpi (pontos por polegada)
Formato de sada: PDF
Observao: Um arquivo pode conter vrias pginas digitalizadas, sendo
que o tamanho total mximo permitido pelo SIGA-DOC, de 10 Mbytes.

Definir Perfil: Esta opo permite a vinculao de um perfil (gestor ou

Interessado), o qual dever ser preenchido nos seguintes casos:

23
 Interessado: Quando recebido um requerimento e aberto um processo que
possua nvel de acesso restrito, o subscritor dever cadastrar o requerente
como interessado, a fim de que este possa tambm acompanhar o
andamento do processo.
Gestor: Deve ser cadastrado pelo prprio gestor, em cada processo e
subprocesso em que gerente.

Duplicar: Cria uma cpia do documento, sempre com o status temporrio,

com o mesmo contedo e classificao do documento Original sem modificao do
mesmo.
Editar: ao selecionar esta operao, o usurio volta para a tela de edio do
documento. Apenas podero ser editados Documentos temporrios e documentos digitais
Pendentes de assinatura.
Excluir: Exclui o documento em questo. Apenas podero ser excludos
documentos temporrios.
Exibir Informaes Completas: Exibe todas as informaes ocultas de um
documento, como: Excluso de uma via, ltima movimentao, etc.
Finalizar: Finaliza um documento temporrio. Aps o documento ser finalizado
gerado um nmero definitivo e o documento no poder mais ser editado.
Incluir Co-signatrio: Inclui outro subscritor ao documento em questo. Este
aparecer ao final do documento, abaixo do subscritor. Ambos sero responsveis por
assinar o documento. Aps a incluso de co-signatrios e a finalizao do documento
necessrio que o mesmo seja assinado por todos, porm antes que qualquer um assine o
documento imprescindvel que todos tenham concordado com o mesmo, pois quando
um assina, nada mais pode ser modificado no documento.
Visualizar Dossi: Visualiza todo o contedo (despachos, anexos e
documentos vinculados) deste documento.
Visualizar Impresso: Permite visualizar a forma final do documento.
Enquanto o documento no for finalizado e estiver com nmero temporrio, aparecer
uma tarja de RASCUNHO em marca dgua. Documentos digitais perdero a tarja de
rascunho apenas quando registrada a assinatura digital.

Criar Subprocesso (Somente para Processos Administrativos):

Um processo administrativo um conjunto de documentos (incluindo

expedientes) que se ordenam cronologicamente para materializar os atos de um
determinado procedimento.
Um subprocesso, por sua vez, materializa atos de um determinado
procedimento dentro de um processo. Exemplo: PA-EOF-2012/0001.01: processo de
contratao de servio de digitalizao de documentos - Destinado ao pagamento de
notas fiscais. O termo subprocesso tambm equivale ao conceito de autos.

Observaes importantes:

Processos e seus subprocessos so independentes do ponto de vista da

forma, ou seja, so conjuntos de documentos que tramitam paralelamente,
independentes uns dos outros.
Porm processos e seus subprocessos so dependentes do ponto de vista
material, da matria que tratam. Ou seja, tratam do mesmo processo
(sentido jurdico), que no exemplo acima a "contratao de servio de

24
 digitalizao de documentos". Porm, enquanto o subprocesso trata apenas
do procedimento de pagamento das notas fiscais do processo de
contratao de servio de digitalizao de documentos, o processo trata dos
demais procedimentos, como licitao, homologao, assinatura contratual,
termos aditivos e alteraes contratuais diversas.
Vrios so os motivos para abertura de subprocessos. O objetivo de
separar, no exemplo citado, o procedimento de pagamento das notas fiscais
dos demais procedimentos evitar atrasos no pagamento do servios
prestados. Ou seja, graas ao subprocesso, o pagamento de uma nota fiscal
pode ocorrer paralelamente, sem atrasos, anlise e produo de um termo
aditivo no mesmo contrato.

O Subprocesso, Documento Filho, um "filho" do processo principal. Se no

houvesse a figura do subprocesso, todos os atos de um determinado processo
administrativo, como por exemplo, aditamentos, pagamentos de notas fiscais etc.,
aconteceriam no mesmo conjunto de documentos. Atravs do subprocesso possvel
dividir o conjunto principal, Documento Pai, em subconjuntos com independncia de
movimentao.
Por exemplo: No caso de um processo cujo objeto seja a contratao de
servios a serem prestados de forma continuada, enquanto no processo principal,
Documento Pai, ficam os contratos e os aditamentos, no Subprocesso, Documento
Filho, ficam as notas fiscais e seus pagamentos.
Assim, caso a Administrao precise, ao mesmo tempo, pagar uma nota fiscal
e aditar o contrato, ela pode faz-lo ao mesmo tempo, pois o processo principal,
Documento Pai enviado para a Servio de Contratos, para os tramites do aditamento,
enquanto o subprocesso, Documento Filho, vai para o Departamento Financeiro para
pagamento das notas fiscais.
importante lembrar que o Subprocesso, Documento Filho, apesar de ser
parte integrante do processo principal, Documento Pai, um documento
INDEPENDENTE e tem tramitao prpria. Caso seja necessrio, pode-se apens-lo ao
processo principal para caminharem juntos.
Alm disso, o processo principal, Documento Pai e Subprocesso,
Documento Filho, podem ter um ou mais volumes.
O volume, por sua vez, um conjunto de documentos agrupados de acordo
com a capacidade fsica do dispositivo disponvel para sua formao. No caso dos
processos administrativos, sua limitao o mximo que uma capa de processo pode
envolver, mantendo-se organizado para permitir o manuseio. To logo um volume atinja
um certo tamanho que dificulte a manipulao de seu contedo o mesmo dever ser
encerrado ensejando a abertura de novo volume. Processos digitais tambm podem ser
divididos em volumes.

3.9. Trabalhando com o Documento Definitivo

A elaborao de um documento registra todos os eventos relacionados ao

mesmo. Assim, aps a finalizao de um documento temporrio, o que o torna definitivo,
novas operaes podem ser realizadas sobre o mesmo.
Aps a finalizao, o documento passa a constar no Quadro de Documentos
com situao Pendente de Assinatura, at que seja assinado digitalmente.

25
 DOCUMENTO INTERNO PRODUZIDO

Conforme o caso (expediente ou processo administrativo) as funcionalidades e

especificidades podem diferir conforme a seguir:

Assinar Digitalmente: Antes de poder despachar e/ou transferir um

documento j finalizado, o usurio dever assin-lo digitalmente (exige certificado digital
do subscritor). Para detalhes sobre como assinar digitalmente, veja o Anexo V - Roteiro
para assinatura digital no SIGA-DOC deste material ou na pgina de login do SIGA-DOC.
Criar Anexo: Ato de criar um documento-filho, dependente de outro
documento. Um documento criado por meio da opo Criar Anexo nasce
automaticamente com a mesma classificao documental, e fica automtica e
permanentemente vinculado ao documento principal, por meio da expresso Documento
Filho.
O anexo est para o expediente, assim como o subprocesso est para o
processo. Ou seja, h dependncia material entre eles. Um anexo e um subprocesso no
fazem sentido sozinhos, sem seus respectivos expediente e processo. Porm, caso
necessrio, podem tramitar independentes uns dos outros, pois podem ser
juntados/apensados ou desentranhados/desapensados.
Criar Via (Somente para Expedientes): Cpia clone (idntica, e de mesmo
valor do original) de um expediente. Tem a mesma numerao do documento original,
exceto pela ltima letra. Vias tramitam de forma paralela e independente umas das outras.
A criao de vias til, por exemplo, para o caso de memorandos circulares,
que precisam ser encaminhados para vrios setores.
Exibir Todas as Vias (Somente para Expedientes): Mostra todas as vias
existentes do expediente.
Cancelar Via (Somente para Expedientes): cancela um clone de um
expediente.
Redefinir Nvel de Acesso: Modifica o nvel de acesso ao documento ao
usurio/rgo/lotao desejado.

26
 Refazer: Esta operao ir cancelar o expediente e gerar um novo expediente
temporrio com o mesmo contedo e classificao;
Criar volume: Um volume parte de um processo ou subprocesso
administrativo. Sua criao visa melhor manuseio, fsico ou digital, de um grande conjunto
de documentos que formam um processo ou subprocesso, podendo-se divid-los em duas
ou mais partes. O SIGADOC controla o tamanho mximo de um volume, no permitindo
que ele cresa mais que 40 Mb ou 300 pginas (o que primeiro ocorrer). Quando
acontece, o SIGADOC orienta o usurio a encerrar o volume atual e criar um novo.
Exibir Todos os Volumes (Somente para Processos Administrativos):
Mostra todos os volumes existentes em um processos ou subprocesso.
Encerrar Volume (Somente para Processos Administrativos): Significa
determinar o fim de uma parte do processo ou subprocesso e o incio da parte seguinte.
Fazer Anotao: Anexa um pequeno texto ao documento em questo (tipo um
post-it). O texto ser exibido ao final de uma coluna. Trata-se apenas de um lembrete sem
nenhuma implicao no contedo e na tramitao do documento. O responsvel pelo
cadastro da anotao pode ser o usurio corrente ou outro designado, tambm sem
nenhuma implicao para ambos a no ser o mero registro da informao.
Vincular: Equivale expresso ver tambm. Quando se faz, por exemplo, a
vinculao do documento A no documento B, o sistema ir mostrar nos andamentos de
ambos os processos, o movimento de Vinculao de Ordem, com um link para acessar
o(s) documento(s) vinculado(s), por meio da expresso Ver tambm:. Documentos
vinculados entre si continuam tramitando independentemente um do outro.
Apensar: Ato de fazer dois ou mais documentos independentes tramitarem
obrigatoriamente juntos. Ou seja, se os documentos A e B esto apensados um ao outro,
aos se transferir o documento A para o setor X, o documento B ser igualmente
transferido para o setor X, automaticamente, junto com o documento A. A grosso modo,
o mesmo que amarrar fisicamente um documento ao outro, por meio de um barbante. O
termo Apensar tambm usado para amarrar entre si diversos volumes de um mesmo
processo ou subprocesso. A cada abertura e encerramento de volume, o SIGA-DOC faz a
apensao automtica entre eles. Para soltar documentos apensados entre si
necessrio fazer a desapensao.
Arq. Corrente: Opo vlida apenas para documentos Em andamento.
Arquiva o documento em questo. Este documento s poder ser visualizado por
pesquisa especfica, ocultando-se da tabela de documentos da pgina inicial.
Despachar/Transferir: Atravs desta opo, os documentos produzidos e
recebidos podero receber despacho e ser enviados aos destinatrios desejados. O
destinatrio da transferncia receber em seu e-mail institucional uma mensagem do tipo:
Juntar: Ato de incluir um documento produzido ou cadastrado no SIGA-DOC
dentro de outro documento, processo ou subprocesso. Quando juntamos o documento A
ao documento B, o documento A assume a classificao documental do documento B. Se,
por exemplo, juntamos um memorando cuja classificao documental permite eliminao
em 2 anos a um processo administrativo de guarda permanente, o referido memorando
passa a ser de guarda permanente junto com o processo. Para separar documento
juntado a outro, preciso fazer o desentranhamento.
Ao contrrio da desapensao, que um simples ato de soltar documentos e
volumes apensados entre si, o desentranhamento ir gerar automaticamente uma
certido eletrnica informando que um documento foi retirado. Exemplo: foi juntado ao
processo administrativo A, s fls. 15 a 20, o documento B e posteriormente
desentranhado. Logo, o sistema ir automaticamente substituir o documento B, de fls. 15
a 20, por uma certido de desentranhamento. A numerao das pginas do processo

27
administrativo no ir mudar, pois a certido ir assumir a numerao das pginas do
documento desentranhado.
Sobrestar/Desobrestar: Ato de fazer com que um documento que esteja
aguardando andamento com voc, mas que independe de sua ao ou aguarda ao
externa, deixe de ser considerado na contagem da situao Aguardando andamento.
Para retorn-lo ao andamento, basta Desobrestar.
Autuar: Ato de criar um processo administrativo a partir de um expediente.
Esta funcionalidade criar a capa do novo processo e automaticamente juntar o
expediente originrio ao processo recm-criado.

DOCUMENTO INTERNO IMPORTADO

Quando for necessrio cadastrar documentos no SIGA-DOC que j existem ou

tramitam de papel, convertendo-os para digital, devemos proceder da seguinte maneira:

Para o caso de expedientes:

1. Criar no SIGADOC um documento interno produzido do mesmo tipo do

expediente fsico (papel), informando o nmero na origem, nmero PROAD
(se houver).
2. Digitalizar o original fsico e anex-lo ao documento digital criado, assinado
em seguida o anexo e o original.

Para o caso de processos administrativos:

3. Emitir no PROAD um relatrio completo da tramitao do processo fsico.

4. Digitalizar na ntegra o processo fsico, inclusive a capa e, ao final o relatrio

emitido no item 1.

5. Criar no SIGADOC um documento interno produzido do tipo "Processo",

modelo "Processo Administrativo", informando nos campos apropriados e
na descrio o objeto do processo e seu nmero antigo no PROAD.

6. Anexar o arquivo PDF produzido no item 4.

7. Finalizar e assinar o processo e o anexo.

8. Encerrar o volume do processo digital e assinar o encerramento.

9. Abrir um novo volume e a partir da seguir normalmente no SIGADOC a

evoluo do processo.

10. Informar no PROAD que o processo foi convertido para o SIGADOC,

informando o nmero novo que ele ganhou, arquivando-o em seguida.

CONSULTA / BUSCA DE DOCUMENTOS

28
 Para executar uma consulta, o usurio escolher no menu principal, a opo
Siga > Mdulos > Documentos, podendo preencher mltiplos campos (mnimo de dois)
para diminuir a quantidade de resultados da pesquisa.

Agendar Publicao no DJE:

Para aqueles usurios que j esto cadastrados no sistema DJE (Dirio da

Justia Eletrnico), o SIGA-DOC permite o envio direto de matrias para publicao no
Dirio da Justia. Entretanto, o modo convencional de envio (via sistema DJE) continua
funcionando normalmente.
Assim, caso o usurio encontre alguma dificuldade ou problema eventual para
enviar uma matria a partir do SIGA-DOC, dever ento proceder da mesma forma como
sempre fez, ou seja, acessar o sistema DJE e enviar a matria.
Ao selecionar a opo de Agendar a Publicao no DJE, o usurio deve
informar a data para disponibilizao da matria e o sistema informar a data prevista
para publicao. Clique no boto OK e a matria ser enviada para publicao na seo
do Dirio da Justia onde o usurio est cadastrado no sistema do DJE.
Observe a normas referentes as datas de disponibilizao e publicao
explicitadas na tela em uso.
Vale ressaltar que, devido ao fato do cadastro de usurios do sistema DJE ser
diferente do cadastro do SIGA-DOC (oriundo do Mentorh), pode ocorrer que um servidor
esteja lotado funcionalmente numa unidade administrativa, mas no DJE esteja cadastrado
em outra. A publicao ser efetivada na unidade registrada no cadastro do DJE. At
ento, cabe ao usurio manter unicidade das informaes dos dois cadastros no que se
refere sua lotao.
H tambm casos de servidores que esto cadastrados no DJE em dois
setores distintos, o que os permite publicar matrias em um ou outro setor (ex: Secretaria
de Administrao e Comisso de Processo Administrativo). Tais usurios no podero
usar o SIGA-DOC para envio de matrias ao DJE, devendo faz-las diretamente
naquele sistema.
Quando o envio da matria for concludo com sucesso, o SIGA-DOC emite
uma mensagem de Matria enviada com sucesso. Caso contrrio, o usurio deve
providenciar o envio pelo mtodo convencional (diretamente no sistema DJE).

Operaes em lote

Para facilitar o uso do sistema e aumentar a produtividade do trabalho

administrativo, o SIGA-DOC dispe de funcionalidades para operao em lotes. O usurio
pode efetuar algumas tarefas repetitivas de uma nica vez para vrios documentos
selecionados. So elas:

Transferir em lote

Para executar a transferncia, acesse a funcionalidade por meio da opo Siga

> Mdulos > Documentos.
Na tela de pesquisa de documentos acesse Documentos > Transferir em lote.
Por meio desta opo permitido visualizar a tela de transferncia, contendo
todos os documentos possveis de serem transferidos e/ou despachados, ou seja, todos
os que esto com o status Aguardando andamento.

29
 Na tela de transferncia, selecione todos os documentos desejados para
transferncia. Preencha o campo Data, responsvel (a pessoa responsvel pela
transferncia), atendente (para onde os documentos esto sendo transferidos) e
Despacho nico, caso desejar.

Observaes:

Importante: Caso faa transferncia com despacho, OBRIGATORIAMENTE

voc dever assinar individualmente cada despacho, na opo Despachos
Pendentes de Assinatura no Quadro Resumo da Tela Inicial, caso contrrio,
a transferncia no se efetivar.
No possvel criar um despacho longo para mais de um documento
simultaneamente.
No caso de despachos especficos para cada documento, deve-se escolher
em cada documento, o seu tipo de despacho.

Arquivar em lote

Para arquivar em lote, acesse a funcionalidade atravs da opo Siga >

Mdulos > Documentos.
Na tela de pesquisa de documentos acesse Documentos > Arquivar em lote.
Na tela de arquivamento em lote, sero apresentados todos os documentos
possveis de serem arquivados, ou seja, todos os que esto com status aguardando
andamento.
Aps selecionar todos os documentos desejados para o arquivo, finalize a
operao acessando o boto Arquivar.

30
31
 Substituies

Para usurios que precisam ter acesso aos documentos de outro setor,
inclusive podendo moviment-los, possvel receber autorizao, por meio do
cadastramento no SIGA-DOC, feito por qualquer pessoa lotada no setor cujos
documentos se pretenda acessar. Ex.: Se o usurio XX999999 precisa ter acesso
lotao Presidncia sendo sua lotao original Vice-Presidncia, um outro usurio
XX888888, originalmente, lotado na Presidncia poder autoriz-lo, procedendo da
seguinte maneira:
O usurio XX888888, que cadastrar a autorizao para acesso, deve logar-se
no SIGA-DOC e acessar o menu principal: Siga > Administrao > Gerenciar Possveis
Substitutos.
Para cadastrar uma substituio, selecione o boto Incluir. Na prxima tela,
preencha no campo Titular a matrcula de algum servidor ou lotao que se deseja
substituir. No campo Substituto, a lotao que deseja dar acesso.

Exemplo: Caso queira que a matrcula XX99999 tenha acesso aos documentos
da Presidncia, a opo rgo Integrado deve ser selecionado no campo Substituto
informando esta lotao (a opo de filtro, boto [...], facilita a seleo deste setor,
podendo ser informado parte do nome ou sigla desta lotao, PRES).
Por meio das caixas Data de Incio e Data de Fim, pode-se determinar o prazo
de validade da substituio. Caso no haja o preenchimento, a validade ser por tempo
indeterminado.
Aps este procedimento, verificar a substituio da lotao cadastrada, por
meio do menu principal SIGA > Substituir. No rodap da tela inicial aparece mensagem
informando sobre a substituio em uso no momento.
Ao clicar no link da lotao desejada, automaticamente aparecer a tela inicial
com todos os documentos desta. Para finalizar esta operao e retornar para a lotao
original, clique no link finalizar, no canto superior direito da tela.

32
Anexos

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I Portarias de implantao do SIGA-DOC

PORTARIA N3434/2012-GP. Belm, 28 de setembro de 2012.

CONSIDERANDO o Planejamento Estratgico Institucional do TJPA (2010-2014);

CONSIDERANDO a importncia de promover a integrao e celeridade na
prestao dos servios e aumentar a eficincia da atividade administrativa em prol da atividade
fim do Poder Judicirio;
CONSIDERANDO a necessidade de reduo de gastos com o custeio da mquina
administrativa;
CONSIDERANDO a importncia da adoo do processo administrativo digital no
TJPA; CONSIDERANDO a necessidade de cumprir a Resoluo N 91 do Conselho Nacional de
Justia;
CONSIDERANDO a necessidade de cumprir da Meta 8/2012 do Conselho Nacional
de Justia;
CONSIDERANDO a importncia de atender as Recomendaes N 11/2007 e N
37/2011 do Conselho Nacional de Justia.

RESOLVE:

Art.1- Autorizar a implantao do sistema informatizado SIGA-DOC, a partir do dia

01/10/2012, com o incio da capacitao dos usurios das unidades administrativas da Capital.
Art.2- Determinar o uso obrigatrio do sistema SIGA-DOC, nas unidades
administrativas da Capital, para registro e tramitao de todos os expedientes e processos
administrativos, iniciados a partir de 05/11/2012.
Pargrafo nico - Excetuam-se dessa regra os casos em que por dificuldade
tcnica ou regramento especfico, haja impedimento para o cumprimento do caput deste artigo,
devendo neste caso, fazer-se uso do sistema PROAD.
Art.3- Determinar Secretaria de Informtica que elabore cronograma para a
capacitao contnua e gradativa dos usurios das demais comarcas da regio metropolitana de
Belm e, posteriormente, das comarcas do interior.
Art.4- Determinar Secretaria de Informtica que mantenha o funcionamento do
antigo sistema PROAD, permitindo a tramitao dos documentos registrados antes de 05/11/2012,
que no sero migrados para o novo SIGA-DOC.
Art.5- Determinar aos titulares das unidades administrativas da Capital, em todos
os nveis, que priorizem aes para real efetivao do uso do sistema SIGA-DOC em suas
respectivas unidades, devendo os mesmos encaminharem expediente Secretaria de Informtica,
impreterivelmente at o dia 05/11/2012 , caso hajam bices ao cumprimento desta portaria.
Art.6- Determinar ao Departamento de Documentao e Informao da Secretaria
de Administrao que proceda atualizao contnua do Plano de Classificao e Tabela de
Temporalidade da rea administrativa, mantendo-o adequado aos objetivos que se prope.
Art.7- Estabelecer o endereo eletrnico gestor.siga@tjpa.jus.br, como o canal
oficial para encaminhamento de dvidas acerca do cumprimento desta portaria, bem como
reclamaes, sugestes e dvidas sobre o sistema SIGA-DOC.
Art.8- Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicao, revogando-se as
disposies em contrrio.

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 PORTARIA N3798/2012-GP. Belm, PA, 05 de novembro de 2012.

CONSIDERANDO a importncia da adoo do processo administrativo digital no

TJPA;
CONSIDERANDO a necessidade de treinamento apropriado para os usurios do
sistema SIGA-DOC;
CONSIDERANDO as ausncias, justificadas ou no, de usurios ao treinamento do
sistema SIGA-DOC no ms de outubro;
CONSIDERANDO a necessidade de estender o perodo de experimentao do
sistema SIGA-DOC para a adoo das medidas necessrias para majorar sua disponibilidade.

Art.1- Alterar o artigo 2 da Portaria 3434/2012-GP que determina o uso obrigatrio

do sistema SIGA-DOC, a partir do dia 05/11/2012.
Art.2- Determinar o uso obrigatrio do sistema SIGA-DOC, nas unidades
administrativas da Capital, para registro e tramitao de todos os expedientes e processos
administrativos, iniciados a partir de 10/12/2012.
Art.3- Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicao, revogando-se as
disposies em contrrio.

35
 PORTARIA N2766/2014-GP. Belm, 20 de agosto de 2014.

Disciplina a utilizao do Sistema Integrado de Gesto

Administrativa - SigaDOC, destinado a produo, registro,
comunicao, tramitao, de documentos, expedientes e
processos administrativos em meio digital.

CONSIDERANDO a autonomia administrativa prevista no art. 158 da Constituio

Estadual;
CONSIDERANDO o disposto na Resoluo n 91/2009, nas Recomendaes n
11/2007 e 37/2011, e na Meta n 08/2012, todas do Conselho Nacional de Justia - CNJ;
CONSIDERANDO a previso do art. 10, caput, e 1, da Medida Provisria n
2.200-2, de 24/08/2001, estabelecendo presuno de veracidade aos documentos assinados
digitalmente;
CONSIDERANDO a aprovao do Planejamento Estratgico Institucional do TJPA
2010/2014 pela Resoluo n 27, de 09 de dezembro de 2009;
CONSIDERANDO as disposies do Programa de Gesto de Documentos do
TJPA, aprovado pela Resoluo n 011, de 16 de junho de 2010;
CONSIDERANDO a autorizao de implantao e determinao de uso obrigatrio
do Sistema Integrado de Gesto Administrativa SigaDOC pela Portaria n 3.434/2012-GP;
CONSIDERANDO os pronunciamentos temticos das unidades administrativas no
processo PA-PRO-2014/00940;
RESOLVE:
Art. 1 Disciplinar, no mbito do Poder Judicirio do Estado do Par, a utilizao do
Sistema Integrado de Gesto Administrativa - SigaDOC, destinado a produo, registro,
comunicao e tramitao de documentos e expedientes institucionais, alm de processos
administrativos em meio digital.
SEO I - DISPOSIES GERAIS
Art. 2 Para os fins desta portaria considera-se:
I - assinatura digital: cdigo anexado ou logicamente associado a uma mensagem
eletrnica que permite de forma nica e exclusiva a comprovao da autoria de um determinado
conjunto de dados;
II - autos do processo eletrnico ou autos digitais: conjunto de metadados e
documentos eletrnicos correspondentes a todos os atos, termos e informaes do processo;
III - metadados: dados que no fazem parte do contedo do documento, mas que
servem para descrev-lo, como nome de arquivo e data de criao;
IV - digitalizao: processo de reproduo ou converso de fato ou coisa,
produzidos ou representados originalmente em meio no digital, para o formato digital;
V - documento digitalizado: reproduo digital de documento originalmente fsico;
VI - documento digital: documento originalmente produzido em meio digital;
VII - meio eletrnico: ambiente de armazenamento ou trfego de informaes
digitais;

36
 Art. 3 A elaborao, a classificao, a assinatura e a tramitao de documentos ou
expedientes institucionais, assim como de processos administrativos, a partir de 01 de - 2 -
setembro de 2014, ser em formato eletrnico (digital) no sistema SigaDOC, ressalvadas
situaes excepcionais devidamente justificadas pelos responsveis das unidades.
1 O formato/extenso dos documentos produzidos em meio eletrnico para
insero no SigaDOC ser o PDF - portable document format.
2 Os documentos elaborados no SigaDOC sero assinados digitalmente
mediante uso de certificado digital emitido por autoridade certificadora dentro da Infraestrutura de
Chaves Pblicas Brasileira (ICP-Brasil).
SEO II - DA GESTO DE DOCUMENTOS
Art. 4 Compete s unidades de protocolo do Poder Judicirio o recebimento de
documentos e expedientes fsicos externos, independentemente de sua origem, ou internos
quando vinculados a servidores ou unidades administrativas que ainda no possuam cerificado
digital, realizando sua triagem, digitalizao, assinatura digital, insero no SigaDOC e posterior
tramitao para as unidades de destino.
1 Concluda a converso para o SigaDOC, o documento fsico ser
imediatamente restitudo ao seu portador com nmero para consulta, na forma definida neste ato
normativo.
2 O ateste de autenticidade do documento fsico convertido em digital ser de
responsabilidade do servidor que far a sua digitalizao e assinar digitalmente este ato.
Art. 5 Os documentos fsicos que envolvam pagamentos de despesas do Poder
Judicirio, aps digitalizao e insero no SigaDOC pela unidade de protocolo, sero
encaminhados Secretaria de Planejamento, Coordenao e Finanas, via sistema PROAD, que
permanecer na posse dos originais pelo prazo legal ou at julgamento das contas pelos rgos
de fiscalizao e, quando concludos, sero remetidos ao Arquivo Geral do Poder Judicirio para
guarda e conservao conforme Plano de Classificao e Tabela de Temporalidade - PCTT.
Art. 6 A confidencialidade de um documento ou processo administrativo digital ser
definida, preferencialmente, no ato de sua criao, observada a compatibilidade com o princpio
da publicidade.
1 Os expedientes fsicos indicados como confidenciais sero recepcionados no
protocolo, mantidos lacrados e tramitados via sistema PROAD ao destinatrio ou, caso no haja a
indicao, ao Gabinete dos Juzes Auxiliares da Presidncia do Tribunal.
2 Havendo sinal de violao do invlucro de expedientes confidenciais, o
servidor responsvel far registro do ocorrido em termo correspondente a ser anexado no
envelope para imediata restituio ao portador.
3 Cumpre ao destinatrio ou aos Juzes Auxiliares da Presidncia, promover a
anlise, a digitalizao e cadastramento do documento no SigaDOC, se pertinente, conforme
atributos de confidencialidade disponibilizados.
4 Caso a identificao de confidencialidade seja visvel apenas no corpo do
documento, este ser lacrado em novo envelope e tramitado via sistema PROAD ao destinatrio,
fazendo-se registro do ocorrido em termo correspondente a ser assinado pelo servidor ou
magistrado responsvel.
SEO III - DAS COMPETNCIAS E RESPONSABILIDADES
Art. 7 Compete aos gestores das unidades:
I - efetivar a utilizao do Sistema Integrado de Gesto Administrativa - SigaDOC;

37
 II - solicitar Secretaria de Gesto de Pessoas o cadastramento de servidores para
acesso e utilizao do sistema;
III - orientar e encaminhar os servidores, especialmente quando exeram atividades
relacionadas ao servio de protocolo e processos administrativos, a emisso de seus certificados
digitais.
Art. 8 A Secretaria de Informtica, respeitados os atributos de confidencialidade,
disponibilizar:
I - no portal externo do Tribunal de Justia do Estado do Par:
a) ferramenta para verificao da autenticidade da assinatura digital, cujo endereo
eletrnico constar no rodap do respectivo documento.
b) consulta pblica, mediante nmero de protocolo, aos documentos e/ou
expedientes oriundos de instituies externas ao Poder Judicirio do Estado do Par, cadastrados
no sistema com a extenso "PA-EXT".
Pargrafo nico: Os documentos administrativos internos somente podero ser
consultados na rede interna do Poder Judicirio do Estado do Par, mediante utilizao de
mecanismos de busca do prprio SigaDOC, exigindo-se para isso que o interessado seja usurio
do sistema.
Art. 9 de responsabilidade do usurio do sistema:
I - no fornecer sua senha de acesso pessoal ou identidade virtual a outros
usurios ou pessoas;
II - no divulgar fatos e informaes de que tenha conhecimento em razo de suas
atribuies, especialmente quando definidos como confidenciais, salvo em decorrncia de deciso
judicial;
III - no se ausentar do computador sem finalizar a sesso de uso do sistema ou
bloquear a estao de trabalho;
IV - verificar constantemente o sistema durante o horrio de expediente quanto
existncia de documentos ou processos aguardando por manifestao pessoal ou de sua unidade
de lotao;
V - assinar digitalmente todos os atos ou movimentos que realizar;
VI - classificar os documentos e processos eletrnicos conforme Plano de
Classificao e Tabela de Temporalidade - PCTT incorporada ao sistema SigaDOC.
SEO IV - DISPOSIES FINAIS E TRANSITRIAS
Art. 10 As unidades de protocolo que ainda no possuam servidores habilitados
com certificado digital, recebero documentos internos ou externos e os registraro no sistema de
gesto para documentos fsicos e, neste formato, sero encaminhados ao setor de destino
indicado pelo solicitante, ao qual caber a digitalizao, insero e assinatura digital no SigaDOC.
Art. 11 O sistema PROAD permanecer em funcionamento para situaes
excepcionais e que, por questes tcnicas, revelem como necessria a movimentao de
documentos em formato fsico entre unidades ou servidores do Poder Judicirio.
Art. 12 Os processos administrativos que tramitam em meio fsico sero convertidos
para o formato digital at o dia 31 de outubro de 2014.
1 A converso para o SigaDOC ser realizada pela unidade na qual estiver
tramitando o processo.

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 2 Nos processos fsicos convertidos at a data fixada no caput deste artigo ser
inserido termo de encerramento especfico que indicar o respectivo processo digital onde se
prosseguir com a anlise da matria.
Art. 13 O processo digital ser iniciado no sistema com a digitalizao integral do
processo fsico que lhe deu origem at o seu ultimo ato que ser, necessariamente, o termo de
encerramento versado no 2 do artigo anterior.
Pargrafo nico: A cada trezentas pginas ser iniciado um novo volume do
processo digital.
Art. 14 A unidade ou servidor que realizar a converso do processo fsico em digital
dever inserir:
I - no sistema PROAD o nmero do novo processo no SigaDOC;
II - no SigaDOC o nmero do processo originrio do PROAD.
Art. 15 A unidade que concluir a etapa de converso para o SigaDOC remeter o
processo ou expediente em meio fsico ao Arquivo Geral do Poder Judicirio para guarda e
preservao conforme Plano de Classificao e Tabela de Temporalidade - PCTT.
Art. 16 permitido a qualquer interessado conhecer os termos de processos
administrativos digitais que no tenham carter confidencial, ficando assegurado o direito
obteno de cpias em formato digital gravadas em mdia fornecida pelo solicitante, mediante
requerimento.
1 Excepcionalmente e quando expressamente requerido, por razes
indispensveis ao interesse do solicitante, poder ser disponibilizada cpia em formato fsico.
2 O requerimento para obteno de cpia conter:
I - a identificao do requerente;
II - a especificao da informao pretendida e o formato para disponibilizao;
III - o motivo da solicitao quando no se tratar de informaes de interesse
pblico.
Art. 17 O requerimento para obteno de cpia poder ser formalizado em meio
eletrnico assinado digitalmente pelo interessado ou em meio fsico a ser entregue no Protocolo, e
ser encaminhado Presidncia do Tribunal de Justia que designar a unidade responsvel pelo
atendimento e formato para disponibilizao.
Art. 18 A expedio de documentos para rgos externos, quando imprescindvel
ao interesse do destinatrio, ser realizada mediante impresso do dossi completo e a sua
autenticidade uma decorrncia do prprio sistema e de seus mecanismos de segurana.
1 Os documentos impressos devero ser assinados pela autoridade competente,
observando, quando houver, ato de delegao de competncia.
2 O comprovante de remessa e recebimento de expediente em meio fsico ser
digitalizado e inserido no sistema, observada a vinculao ao respectivo documento eletrnico.
Art.19 A anlise de processos e expedientes obedecer aos fluxos de trabalho
atualmente praticados, assim como a disciplina normativa regente, sem prejuzo de atualizao,
modificao ou extino implementadas a partir da rotina de expediente das unidades.
Art. 20 Fica aprovada a codificao do Plano de Classificao e Tabela de
Temporalidade - PCTT para o SIGADOC, anexo a esta portaria.
Art. 21 A Secretaria de Informtica dever:

39
 I - disponibilizar suporte aos usurios do sistema em sua Central de Atendimento de
TIC, opo disponvel no portal interno (intranet), ou pelo nmero 0800.280.7005;
II - disponibilizar na intranet, em at 30 (trinta) dias contados da publicao deste
ato normativo, manual operacional aos usurios do SigaDOC;
III - realizar no SigaDOC, em at 60 (sessenta) dias contados da publicao deste
ato normativo, os ajustes ou aprimoramentos tcnicos eventualmente necessrios sua efetiva
implementao;
IV - manter de forma contnua, gradativa e planejada a distribuio de certificados
digitais para magistrados e servidores do Poder Judicirio, contemplando hipteses de
substituio por expirao de validade, bem como o treinamento dos usurios do SigaDOC.
Art. 22 Os casos omissos sero dirimidos pela Presidncia do Tribunal de Justia.
Art. 23 Esta portaria entra em vigor na data de sua publicao.

40
II - Conceitos de certificao digital

Certificao digital a tecnologia que prov mecanismos de segurana para

garantir autenticidade, confidencialidade e integridade das informaes que compem as
transaes eletrnicas, viabilizando o uso da internet em larga escala para realizao de
transaes seguras.

Sua construo baseada em criptografia matemtica, atravs dos processos

de cifragem e decifragem. Possui complexidade tcnica na construo, porm
simplicidade no uso.

Assinatura digital

um cdigo produzido a partir de operaes matemticas realizadas sobre um

documento original e o certificado digital do assinador.

Certificado digital

um documento eletrnico assinado digitalmente cuja

principal funo associar uma pessoa ou instituio a uma chave
criptogrfica pblica. Normalmente contm o nome do titular, perodo de
validade, chave pblica (cdigo), nmero de srie, nome e assinatura da
entidade que emitiu (assinou) o certificado.

A emisso de um certificado digital baseada numa cadeia de confiana

constituda por numa hierarquia de autoridades certificadoras (AC-JUS no nosso caso),
que definem prticas de certificao e realizam auditorias e fiscalizaes.

No caso do TJPA, o certificado digital entregue aos servidores do tipo A3,

ligado hierarquicamente AC JUS, com validade de 03 anos e armazenado em
dispositivo token.

PERGUNTAS FREQUENTES

O que um certificado digital?

um documento eletrnico armazenado em um smart card ou em um token.

O certificado digital tem valor legal?

Sim. A legislao brasileira o define nas seguintes normas: Decreto N 3.996

de 31/10 2001, Decreto N. 4.414, de 07/10/2002, Decreto N. 3.872 de 18/07/2001,
Medida Provisria N. 2.200-2, de 24/08/2001 e Lei 11.419/2006.

Para que serve um certificado digital?

Entre outros usos para assinar eletronicamente documentos digitais. Ou seja,

no necessrio imprimir o documento e assin-lo. A assinatura feita diretamente no
computador e tem valor legal.

41
 Como se assina um documento digitalmente?

Com o token ou o smart card, conectado ao computador, digita-se a senha do

mesmo no momento que o sistema solicita.

Depois de assinar digitalmente um documento, necessrio imprim-lo?

No. Ele pode ser enviado ao seu destino, por email, internet, etc., sem
impresso. Vale ressaltar que, se for impresso, o documento precisa ser assinado de
forma convencional (assinatura manual). A assinatura digital garante a validade do
documento no meio eletrnico e no no fsico (papel).

Pode-se assinar mais de um documento por vez?

Sim. Com a assinatura digital pode-se assinar de uma nica vez um nmero
ilimitado de documentos. Por exemplo, todas as pginas de um processo podem ser
rubricadas eletronicamente com uma nica assinatura, de uma s vez.

Os documentos assinados podem ser alterados posteriormente?

No. O computador reconhece automaticamente documentos alterados aps

uma assinatura invalidando-os.

Alm de permitir a assinatura de documentos o certificado digital tem

outras aplicaes?

Sim. Ele permite a assinatura de emails, autenticao em sistemas (por

exemplo: stio da Receita Federal, malote digital, sistemas nacionais do CNJ e de outros
rgos, sistemas que o Tribunal venha a implantar, etc.) e criptografia de dados.

O que um token?

um dispositivo cuja forma semelhante a um pen-drive (mas no um),

onde se armazena apenas certificados digitais.

O token pode ser utilizado para guardar arquivos?

No. Somente certificados digitais.

O token e o smart card so seguros?

Sim. A violao virtualmente impossvel.

A memorizao da senha necessria?

Sim. Conforme a legislao determina, no existem cpias da senha do token

ou do smart card.

A senha pode ser transferida a outra pessoa?

No. Ressalta-se que o titular do certificado responsvel legal pelo seu mau
uso. No se deve compartilhar com terceiros sua senha de acesso e, no caso de algum
comprometimento da mesma, deve-se comunicar imediatamente a Autoridade

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Certificadora para revogao, pois no h possibilidade de repdio posterior aos atos
praticados com o mesmo.

Por que a emisso de um certificado digital to demorada?

Todos os passos para a obteno de um certificado digital so regidos pela

legislao. Qualquer descumprimento implica na revogao do certificado emitido. O
objetivo de todo o processo garantir que a titularidade de um certificado seja autntica.

Cuidados com o seu certificado digital

No ceda nem transfira a terceiros o uso de seu certificado.

No revele a senha a ningum.

Em caso de perda e/ou roubo, pea a revogao do certificado.

O certificado tambm pode ser usado para quaisquer fins legais,

identificando univocamente seu titular.

No deixe seu token plugado no computador sem sua presena.

Em caso de perda do token e/ou esquecimento da senha, ser

necessria a reposio dos mesmos, sendo os custos bancados pelo
prprio usurio. Neste caso, obtenha auxlio da Secretaria de Informtica
por meio dos contatos disponveis na tela inicial do SIGA-DOC, mais
precisamente em Suporte tcnico (certificados digitais).

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III - Roteiro para assinatura digital no SIGA-DOC

1. Crie e finalize o documento.

2. Aps finalizar o documento e antes de transfer-lo, clique em Assinar Digitalmente.

3. Verifique se o documento est correto e confirme clicando o boto Assinar.

4. O Windows apresentar uma mensagem de segurana. Clique em Yes.

OBSERVAO: Se voc receber alguma mensagem de erro, significa que seu

certificado digital no est conectado no computador ou que o
computador no est conseguindo acess-lo. Nesse caso, entre
em contato com a Central de Servios (vide contatos na tela inicial
do SIGA-DOC).

5. Em seguida, ser solicitado o seu PIN (senha do certificado). Digite a senha de seu
certificado digital, o que concluir a assinatura do documento. Se houve xito, voc
poder visualizar uma movimentao de assinatura do documento.

6. Ao solicitar a visualizao da impresso, aparecer no rodap da pgina, um texto

explicando que o documento foi assinado digitalmente, com o nome do titular do
certificado digital, um cdigo de barra bidimensional e o link web para que o leitor do
documento possa aferir sua autenticidade diretamente no site do TJPA.

Ateno: Aps todos estes passos, o documento ainda

no ser transferido para o destinatrio, devendo o usurio
faz-lo por meio da opo Despachar/transferir.

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