GESTÃO DE

SERVIÇOS JURÍDICOS

Olemar Teixera
Técnicas modernas a
serviço de arquivos
Objetivos de aprendizagem
Ao final deste texto, você deve apresentar os seguintes aprendizados:

 Definir o que são arquivos digitais.

 Aplicar a digitalização como forma de arquivos.
 Identificar os sistemas e as formas de segurança e garantia da
informação.

Introdução
Neste capítulo, você vai estudar historicamente o mundo jurídico, que
sempre foi algo interessante para quem estuda direito, gerando um
sentimento, na maioria dos acadêmicos, de que se tornarão bem-suce-
didos e serão chamados de doutor. A realidade do mercado é outra: o
profissional bem preparado intelectualmente com certeza alcançará o
sucesso, especializando-se em direito. Porém, isso não lhe garante que
será um bom empreendedor ou gestor de seu próprio escritório. O que
uma sociedade de advogados precisa é uma gestão profissionalizada
com foco em resultados que sejam alinhados com a ética. A sociedade
necessita de assistência jurídica, principalmente na atualidade, quando o
acesso a bens de consumo e mudanças de comportamento empresarial
oferecem boas oportunidades de consultoria jurídica.
Compreender um escritório ou um departamento como um negócio
é vital para os ativos da sociedade de advogados, dando condições para
sua sobrevivência. Portanto, a gestão dos serviços jurídicos é fundamental.
As modificações de comportamento na sociedade atual e os avanços
tecnológicos, por meio da sociedade da informação, colocaram em xe-
que uma realidade em que as novas gerações nascem digitais, mas não
têm a tradição e a experiência dos advogados que operam o direito há
muito tempo. Portanto, os escritórios precisam fazer gestão financeira e
2 Técnicas modernas a serviço de arquivos

discutir suas rotinas administrativas para fins de melhoria de seus serviços,

principalmente em relação ao investimento em novas tecnologias do
sistema de arquivos de documentos e informações.

A gestão de arquivos e a digitalização

A gestão de seu negócio, com responsabilidade de dono, garante identidade
à banca e se legitima com a boa ciência e a ética, confirmando a máxima de
que um grande advogado é bem-sucedido por sua reputação e por sua gestão
de seus ativos.
Uma sociedade de advogados precisa de uma estrutura bem planejada
para fazer o controle sobre os trâmites processuais. O Conselho Nacional de
Justiça disponibiliza um software para gerenciar e controlar seus processos
eletrônicos, denominado Projudi (processo judicial digital).
Nesse sistema devem ser controlados:

 acompanhamento de processos e atualização processual;

 acompanhamento de processos, atualização processual e entrada e
baixa de processos;
 acompanhamento de processos, atualização processual, entrada e baixa
de processos, diligências e pagamento de custas;
 acompanhamento de processos, prazos processuais, publicações ele-
trônicas, diligências, audiências e agendas de tarefas;
 entrada e baixa de processos, prazos processuais e pagamento de custas.

Para toda essa movimentação de documentos e informações, deve haver

um sistema de arquivos com técnicas modernas de serviço de arquivos.

O gestor ou arquivista deve dar atenção especial à digitalização de documentos e

às informações eletrônicas produzidas pelos diversos tribunais, principalmente no
quesito distribuição de processos.
 Técnicas modernas a serviço de arquivos 3

Processos jurídicos
Os processos jurídicos passaram por dois processos distintos e evolutivos,
o analógico, que agrega o processo físico, ou seja, em papel, determinando
o deslocamento do profissional até o foro para ver, analisar ou fotocopiar o
processo, sendo concluso para despacho, e, por fim, a restauração de autos, que
muitas vezes, pelo tempo e pelo desgaste de manuseio, se tornava necessário.
Com a inovação e o desenvolvimento de tecnologias, instalou-se o processo
digital desde 2010, em que a informatização do processo passa a ser digital,
a partir do que o envio da peça é via sistema, com rapidez na distribuição, no
processamento e no julgamento. Não há mais carga de autos, o acesso é via
internet por meio de senha, findando, assim, a restauração dos autos.
Os métodos de arquivamento permanecem os mesmos do físico, mas agora
com aplicação digital, portanto, deve haver uma readequação em ambiente
virtual. O ordenamento deve ser alfabético, geográfico, numérico (simples,
cronológico e com dígito terminal) e ideográfico por assunto, a partir da
digitalização dos documentos físicos. Lidamos com os dois processos em
muitos casos, porque alguns documentos se apresentam com origem física e
a maioria das informações com origem digital, dentro do processo eletrônico.
Nessa nova fase e de acordo com a legislação, o documento original digital
é o que permite perícia de autoria (manifestação de vontade) e integridade
(preservação da mesma no tempo). Em 2006, dentro do processo de moderni-
zação do Estado brasileiro, foi instituída a Lei nº 11.419/06, que dispõe sobre
a informatização do processo judicial: “Art. 1º O uso de meio eletrônico na
tramitação de processos judiciais, comunicação de atos e transmissão de peças
processuais será admitido nos termos desta Lei” (BRASIL, 2006, documento
on-line).
Na gestão de arquivos e documentos, começam a se desenvolver técnicas
modernas digitais. Os principais questionamentos são:

 O que guardar?
■ As informações contidas nos diversos processos jurídicos, que deram
origem às ações, pelo prazo prescricional em cada caso.
 Como guardar, em que mídia e que formato?
■ Aqui temos as várias opções em cada momento, porque a inovação é
constante. Passamos pelo disquete, pelo HD externo, pelo servidor,
pelo data center e agora pelo cloud computing (nuvem), que pode
ser privado, público e comunitário híbrido.
4 Técnicas modernas a serviço de arquivos

 Por quanto tempo guardar?

■ Nesse quesito, temos o Código de Defesa do Consumidor, que prevê
cinco anos nas questões tributárias e três anos nos processos cíveis,
após transitado em julgado; estes são alguns exemplos, mas existem
outros prazos, de acordo com a especialidade de banca.
 Como eliminar documentos?
■ Nesse quesito, devemos seguir, para descarte seguro, o previsto na
ABNT NBR ISO/IEC 27002, em que mídias contendo informações
sensíveis devem ser destruídas de forma segura. Ainda precisamos
da definição de procedimento para a identificação da mídia que
requer descarte seguro. É preciso desenvolver e registrar em contro-
les as mídias descartadas, a fim de manter uma trilha de auditoria.
Exemplo: incineração, trituração ou remoção dos dados por uma
outra aplicação segura.

Segurança da informação
Um instrumento importante é o sistema Data Loss Prevention (DLP), no qual
todas as ocorrências no ambiente, caracterizadas como um possível vazamento
de dados ou informações confidenciais sejam visualizadas, remediadas, no-
tificadas e prevenidas. As informações que se julguem confidenciais podem
existir e um eventual vazamento pode resultar em impactos de diversos graus
para os objetivos de negócios. O DLP não é uma “solução mágica”, é neces-
sário que o proprietário da informação a classifique. Caso a organização não
tenha uma classificação da informação aplicada na cultura, o vazamento de
documentos confidenciais pode vir a ocorrer; não por uma falha do DLP, mas
sim por não haver nada que aponte que a informação é sensível e requer meios
de proteção diferenciados. Respostas automáticas podem ser definidas para a
execução de ações no momento que uma determinada operação caracterize um
possível vazamento, seja uma notificação por e-mail ao gestor da área ou um
alerta, exibido ao usuário em sua estação de trabalho, sobre a possibilidade
de o documento em uso conter possíveis informações confidenciais, ou até
mesmo o bloqueio da ação feita pelo funcionário em sua estação de trabalho
(DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA DO SUS, 2016).
 Técnicas modernas a serviço de arquivos 5

A gestão eletrônica de documentos tem importância decisiva nos processos

jurídicos, por trazer uma garantia que no sistema físico não tínhamos assegu-
rada. Podemos citar como exemplo a situação de um desastre natural como
o que aconteceu recentemente em Minas Gerais, na cidade Mariana, onde os
documentos públicos e privados foram levados pela lama.
Uma vez arquivados no formato eletrônico, as informações podem ser
retiradas de forma rápida ou mesmo estar em outro local, fora de risco. Nesse
novo formato de arquivo, o administrador deve verificar o tempo de duração
da mídia escolhida para armazenar as informações. Exemplo: um HD tem
grande duração, um CD tem grande vulnerabilidade, etc.
A gestão eletrônica de documentos deve ter uma política própria e deve
construir uma matriz e uma tabela temporal de conservação de informações.

Acesse o link ou código a seguir para saber mais sobre

gestão de conteúdos digitais.

https://goo.gl/1eTp8S

Indicadores para gestão documental

Para organizar por meio de técnicas modernas de arquivos, devemos elaborar
uma matriz, em que conste o assunto/tipo documento, a classificação da
informação (confidencialidade, disponibilidade e integridade), a justificativa
da guarda (por lei, por ordem judicial, para fins de auditoria, institucional ou
por necessidades operacionais da empresa) e o período de guarda (tempo que
deverá ser guardado), conforme modelo apresentado no Quadro 1 a seguir.
6 Técnicas modernas a serviço de arquivos

Quadro 1. Matriz para realizar os indicadores para gestão documental.

Área de Nível de
Tipo de confidencialidade Tempo
responsabilidade/ Motivo da
documento/ de
origem da guarda Disponibilidade
assunto guarda
informação Integração

Contratos Jurídico Por lei Confidencial Um

Restrito ano
(Código
Civil)

E-mail T.I. backup Institucional Público 90 dias

Documento T.I. negócios Por contrato Confidencial 12

Técnico site meses

No processo de gestão documental, a tabela de temporalidade é um ins-

trumento que deve ser utilizado para a eliminação de documentos por meio
do método escolhido pela administração de arquivos (Quadro 2).

Quadro 2. Exemplo de tabela de temporalidade.

Tipo de Prazo de Fundamento

informação Condicionante guarda legal

Informações Relativo a Permanente Art. 2º, § 1º, da

financeiras depósitos Lei nº 2.313/54
populares

Código de Recuperação Cinco anos Art. 27 da Lei

Defesa do de dano nº 8.078/90
Consumidor

Código Civil Reparação civil Três anos Art. 206, § 3º, do

Código Civil
 Técnicas modernas a serviço de arquivos 7

Muitas são as vantagens na transformação de arquivos físicos em digitais,

como a eliminação e a redução do volume de papéis, a redução do risco de
perda e a deterioração. O processo torna-se mais rápido para localizar e trans-
portar documentos ou informações. Há maior facilidade de rastreabilidade e
localização e ganho em todo o processo de gestão documental, garantindo a
integridade e a legibilidade ao longo do tempo.

Digitalização de documentos
A digitalização de documentos, que nos parece algo novo, na verdade existe
há muito tempo, mais de 50 anos, com o advento da microfilmagem, regulada
pela Lei nº 5.433/68, que estabelece, em seu art. 1º: “É autorizada, em todo
o território nacional, a microfilmagem de documentos particulares e oficiais
arquivados, estes de órgãos federais, estaduais e municipais” (BRASIL, 1968,
documento on-line).

Qual o valor probante?

Os notários em todo o país estão autorizados de acordo com a legislação a
validar documentos eletrônicos dos mais diversos, como original particular,
original registrado em cartório, ópia simples e ópia autenticada por tabelião de
notas. Nesse contexto, e-mail também pode ser usado como prova eletrônica
original.
Desde 1994 os notários de todo o país vêm transformando seus arquivos
físicos em digitais. A própria Lei nº 8.935/94, que regula a atividade, estabe-
lece, em seu art. 41:

Incumbe aos notários e aos oficiais de registro praticar, independentemente

de autorização, todos os atos previstos em lei necessários à organização e
execução dos serviços, podendo, ainda, adotar sistemas de computação,
microfilmagem, disco ótico e outros meios de reprodução (BRASIL, 1994,
documento on-line).

Portanto, cabe ao notário validar documentos digitais, como a ata de do-

cumento eletrônico, que é a constatação de conteúdos de arquivos específicos
de mídias, quando o notário constata que o contido em determinado arquivo
é cópia fiel de documento em papel.
8 Técnicas modernas a serviço de arquivos

Nas assembleias de acionistas das Sociedades Anônimas, a partir da Ins-

trução Normativa nº 481 emitida pela Comissão de Valores Mobiliários, é
permitida a participação de acionista em assembleia com procuração eletrônica:

Art. 6º A companhia deve tornar disponíveis aos acionistas, por meio de

sistema eletrônico na página da CVM na rede mundial de computadores:
[...]
II – quaisquer outras informações e documentos relevantes para o exercício
do direito de voto em assembléia (BRASIL, 2009, documento on-line).

O Código de Processo Penal estabelece, em seus arts. 231 a 238, sobre os

documentos.

Art. 232.Consideram-se documentos quaisquer escritos, instrumentos ou

papéis, públicos ou particulares.
Parágrafo único. À fotografia do documento, devidamente autenticada, se dará
o mesmo valor do original (BRASIL, 1941, documento on-line).

O Código Civil estabelece, em seu art. 225, que:

as reproduções fotográficas, cinematográficas, os registros fonográficos e,

em geral, quaisquer outras reproduções mecânicas ou eletrônicas de fatos ou
de coisas fazem prova plena destes, se a parte, contra quem forem exibidos,
não lhes impugnar a exatidão (BRASIL, 2002, documento on-line).

O Código de Processo Civil, em seu art. 425, dispõe que fazem a mesma
prova que os originais:

VI – as reproduções digitalizadas de qualquer documento público ou parti-

cular, quando juntadas aos autos pelos órgãos da justiça e seus auxiliares,
pelo Ministério Público e seus auxiliares, pela Defensoria Pública e seus
auxiliares, pelas procuradorias, pelas repartições públicas em geral e por
advogados, ressalvada a alegação motivada e fundamentada de adulteração
(BRASIL, 2015, documento on-line).

Cloud computing – computação em nuvem

A computação em nuvem, também chamada de cloud computing, fornece
componentes básicos como armazenamento, processamento e tamanho de
 Técnicas modernas a serviço de arquivos 9

banda de uma rede por meio de provedores especializados com um baixo

custo por unidade utilizada. Os usuários não precisam se preocupar com
escalabilidade, pois a capacidade de armazenamento fornecida é praticamente
infinita. Os usuários podem ler e gravar dados a qualquer tempo, os tempos
de resposta são quase constantes e não dependem do número de usuários
simultâneos, do tamanho do banco de dados ou de qualquer parâmetro do
sistema. Não é necessário backup, pois se os componentes falharem, o provedor
é responsável por substituí-los e tornar os dados disponíveis em tempo hábil
por meio de réplicas.
O acesso a arquivos digitalizados deve acontecer com as restrições defi-
nidas pelos administradores do arquivo, ou o arquivista, usando tecnologias
de numeral, senhas e autenticação criptográfica, para resguardar a segurança
de acesso. Os mecanismos de autorização de acesso também devem ser pla-
nejados, de forma segura, possibilitando uma auditoria a qualquer momento
para verificação do processo ou do rastreamento de qualquer documento ou
informação. O tratamento comportamental e o treinamento das pessoas que
lidam nesse ambiente devem ser providos de atualização constante. Quanto
maior o número de dados confidenciais que precisem ser acessados, por um
número maior de pessoas, maior o investimento em segurança da informação.

O descarte de informações de forma segura é um grande desafio, devendo haver

certificação de que a informação arquivística descartada não poderá ser ressuscitada.
Exemplo: a remoção segura por outro aplicativo.

1. O registro sonoro, ou seja, a suportes: uma fita magnética

gravação de uma reunião de
conselho, contendo o desenrolar
das discussões que fizeram uma
empresa chegar a uma importante
decisão, foi reproduzida em vários
em formato de rolo, um disco
em vinil e um disco ótico. Esses
vários documentos receberão:
a) igual tratamento de suporte
e de informação.
10 Técnicas modernas a serviço de arquivos
b) igual tratamento de suporte
e diferente tratamento
de informação.
c) tratamento diferenciado
em relação ao suporte
e à informação.
d) igual tratamento da informação e
diferente tratamento de suporte.
e) tratamento diferenciado
em relação à informação
e igual ou diferenciado
em relação ao suporte.
2. Em uma empresa privada, após
uma série de eliminações efetuadas
a partir do cumprimento dos
prazos fixados pela tabela de
temporalidade, o administrador do
arquivo inicia o estabelecimento da
sistemática de arranjo. Evidencia-se
o processo de agrupamento dos
documentos singulares em unidades
significativas e agrupamento de
tais unidades entre si. Todo esse
trabalho do arquivista se baseia-se
no princípio norteador de:
a) individualidade.
b) estruturalidade.
c) adequabilidade.
d) funcionalidade.
e) organicidade.
3. Um administrador de arquivos, ao
organizar os arquivos e os documentos
acumulados de uma instituição de
pesquisa, inicia seu trabalho com o
levantamento de dados e verifica
que, em uma sala, os documentos
estão dispostos em estantes, armários
e mapotecas. Observa que a forma
física dos documentos é diversificada,
com CD-ROM, fitas, fotografias,
discos e microformas, e decide, já no
levantamento, que esses documentos
serão tratados de maneira diferenciada
dos documentos convencionais,
por se tratarem de arquivos:
a) especiais.
b) especializados.
c) centralizados.
d) fonográficos.
e) setoriais.
4. Na classificação de arquivos, o
arquivo especial é aquele que tem
sob sua guarda documentos de
formas físicas diversas e que, por
essa razão, merecem tratamento
especial, não apenas quanto ao
armazenamento como também
ao registro, ao acondicionamento,
ao controle e à conservação. Essa é
uma classificação que diz respeito:
a) ao gênero.
b) aos estágios da sua evolução.
c) à natureza dos documentos.
d) à natureza do assunto.
e) à extensão de sua atração.
5. Os documentos se apresentam de
várias formas ou mídias, podendo ser
textuais, cartográficos, iconográficos,
filmográficos, sonoros, micrográficos
e informáticos ou eletrônicos. Como
caracterizamos esses suportes?
a) Tipo.
b) Gênero.
c) Espécie.
d) Natureza.
e) Tipologia.
 Técnicas modernas a serviço de arquivos 11

BRASIL. Comissão de Valores Mobiliários. Instrução CVM 481, de 17 de dezembro de

2009. Dispõe sobre informações e pedidos públicos de procuração para exercício
do direito de voto em assembleias de acionistas. Comissão de Valores Mobiliários.
Disponível em: <http://www.cvm.gov.br/legislacao/instrucoes/inst481.html>. Acesso
em: 14 maio 2018.
BRASIL. Decreto-lei nº 3.689, de 3 de outubro de 1941. Código de processo penal.
Casa Civil - Presidência da República. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/
ccivil_03/decreto-lei/Del3689.htm>. Acesso em: 14 maio 2018.
BRASIL. Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968. Regula a microfilmagem de documentos
oficiais e dá outras providências. Casa Civil - Presidência da República. Disponível em:
<http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L5433.htm>. Acesso em: 14 maio 2018.
BRASIL. Lei nº 5.869, de 11 de janeiro de 1973. Institui o código de processo civil. Casa
Civil - Presidência da República. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/
leis/l5869impressao.htm>. Acesso em: 14 maio 2018.
BRASIL. Lei nº 8.935, de 19 de novembro de 1994. Regulamenta o art. 236 da Cons-
tituição Federal, dispondo sobre serviços notariais e de registro. (Lei dos cartórios).
Casa Civil - Presidência da República. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/
ccivil_03/leis/l8935.htm>. Acesso em: 14 maio 2018.
BRASIL. Lei nº 10.406, de 10 de janeiro de 2002. Institui o código civil. Casa Civil - Presi-
dência da República. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/2002/
l10406.htm>. Acesso em: 14 maio 2018.
BRASIL. Lei nº 11.419, de 19 de dezembro de 2006. Dispõe sobre a informatização do
processo judicial; altera a Lei no 5.869, de 11 de janeiro de 1973 – Código de processo
civil; e dá outras providências. Casa Civil - Presidência da República. Disponível em:
<http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2004-2006/2006/lei/l11419.htm>. Acesso
em: 14 maio 2018.
BRASIL. Lei nº 13.105, de 16 de março de 2015. Código de Processo Civil. Casa Civil - Pre-
sidência da República. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2015-
2018/2015/lei/l13105.htm>. Acesso em: 15 maio 2018.
DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA DO SUS. O que é Data Loss Prevention e como
ela se relaciona com o vazamento de dados. Datasus, Brasília, 9 nov. 2016. Disponível
em: <http://datasus.saude.gov.br/seguranca-da-informacao/noticias-seguranca-da
-informacao/1065-o-que-e-data-loss-prevention-e-como-ela-se-relaciona-com-o
-vazamento-de-dados>. Acesso em: 15 maio 2018.
12 Técnicas modernas a serviço de arquivos

Leituras recomendadas
BRASIL. Lei nº 2.313, de 3 de setembro de 1954. Dispõe sobre os prazos dos contratos
de depósito regular e voluntário de bens de qualquer espécie, e dá outras providên-
cias. Casa Civil – Presidência da República. Disponível em: <http://www.planalto.gov.
br/ccivil_03/leis/1950-1969/L2313.htm>. Acesso em: 14 maio 2018.
BRASIL. Lei nº 8.078, de 11 de setembro de 1990. Dispõe sobre a proteção do consu-
midor e dá outras providências. Casa Civil – Presidência da República. Disponível em:
<http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Leis/L8078.htm>. Acesso em: 14 maio 2018.
LOUSADA, M. A mediação da informação na teoria arquivística. São Paulo: Cultura
Acadêmica, 2017. 166 p.
SANTOS, W.; FÉLIX, V. L. Manual básico de organização de documentos para as entidades fi-
liadas à CTNC. Disponível em: <https://www.cntc.org.br/wp-content/uploads/2015/06/
manual-gestao-documental-WEB-COMPLETO.pdf>. Acesso em: 14 maio 2018.
SOUSA, F. R. C.; MOREIRA, L. O.; MACHADO, J. C. Computação em nuvem: conceitos,
tecnologias, aplicações e desafios. Disponível em: <https://www.researchgate.net/
profile/Javam_Machado/publication/237644729_Computacao_em_Nuvem_Con-
ceitos_Tecnologias_Aplicacoes_>. Acesso em: 14 maio 2018.
SCHELLENBERG, T. R. Arquivos modernos: princípios e técnicas. 6. ed. Rio de Janeiro:
FGV, 2006. 386 p.
 Encerra aqui o trecho do livro disponibilizado para
esta Unidade de Aprendizagem. Na Biblioteca Virtual
da Instituição, você encontra a obra na íntegra.
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