REPÚBLICA DE MOÇAMBIQUE

MINISTÉRIO DA FUNÇÃO PÚBLICA

CENTRO NACIONAL DE DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO DE MOÇAMBIQUE

RELATÓRIO DO CURSO DE CAPACITAÇÃO EM GESTÃO E

PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS DIGITAIS, MICROFILMAGEM E
DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS

Rio de Janeiro - 2 a 20 de Setembro de 2013

MAPUTO, NOVEMBRO DE 2013

INTRODUÇÃO

Entre os dias 2 e 20 de Setembro de 2013, uma equipa do Centro Nacional de

Documentação e Informação de Moçambique (CEDIMO), constituída por Arlanza
Sabino Dias (Directora Nacional), Fabião Nhatsave (Chefe do Departamento de
Documentação e Arquivo do Estado), Fátima Manjate (Coordenadora da
Comissão de Avaliação de Documentos do CEDIMO) e Isaías Hômo (Técnico),
participou na formação sobre Gestão e Preservação de Documentos Digitais,
Microfilmagem e Digitalização de Documentos.

Esta formação foi organizada pelo Arquivo Nacional do Brasil (ANB), no Rio de
Janeiro, no âmbito do “Projecto Apoiar a Implementação do Sistema Nacional de
Arquivos do Estado - SNAE), de acordo com o Memorando de parceria assinado
em 2009, entre a Agência Brasileira de Cooperação e o Ministério da Função
Pública, sendo o ANB e o CEDIMO instituições responsáveis pela sua
materialização, e surge em resposta aos desafios colocados pelas novas
tecnologias na área de gestão de documentos e arquivos.

O presente relatório apresenta as várias etapas do decurso da formação, as

experiências adquiridas, bem como as conclusões e recomendações da equipa
de formandos do CEDIMO.

Fig. 1: Equipa do CEDIMO e parte dos facilitadores do Curso.

1
1. PROGRAMA DE FORMAÇÃO

A formação abrangeu duas grandes áreas, nomeadamente: Gestão e

Preservação de Documentos Digitais, e Digitalização e Microfilmagem de
Documentos. Estas matérias foram ministradas através de aulas teóricas e
práticas, bem como visitas às unidades orgânicas do Arquivo Nacional e a outras
instituições de interesse para a formação.

Assim, os conteúdos programáticos foram organizados da seguinte forma:

I. Gestão e Preservação de Documentos Digitais

 Gestão de Documentos Digitais;
 Preservação Digital.

II. Tecnologias da Informação – Reprodução

 Introdução à Microfilmagem e Digitalização;
 Legislação;
 Normas técnicas;
 Boas práticas;
 Visitas às unidades orgânicas.
 Gestão e Preservação de Depósitos – Higienização (textuais e
sonoros);
 Conservação de Filmes;
 Conservação (Documentos textuais, cartográficos e fotográficos);
 Preparo para Microfilmagem;
 Microfilmagem;
 Digitalização de Documentos Textuais, Iconográficos e
Cartográficos.

2. Decurso da formação

Como introdução, foi feita uma abordagem sobre o modelo de gestão de

documentos de arquivo no Brasil, onde se destacou que o ANB é responsável
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pela gestão da produção de documental da administração pública federal e
subordina-se ao Ministério da Justiça.

O ANB tem como órgão vinculado o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ),

criado em 1991, presidido pelo Director-geral do Arquivo Nacional e este órgão
integra representantes de instituições arquivísticas e académicas, públicas e
privadas. O CONARQ tem por competência a definição da política nacional de
arquivos, bem como a emissão de normas, como órgão central do Sistema
Nacional de Arquivos (SINAR).

Dentro do Arquivo Nacional do Brasil funcionam várias Câmaras Técnicas

instituídas em função das áreas de que são responsáveis pela coordenação.

2.1 . Gestão de Documentos Digitais

A gestão de documentos digitais é um processo complexo que exige um sistema

devidamente articulado nas suas diversas fases, de forma a garantir a sua
fiabilidade. A decisão para o uso das novas tecnologias na gestão de
documentos arquivísticos deve ser precedida da análise de variáveis tais como:
nível de acesso tecnológico, o domínio das Tecnologias de Comunicação e
Informação (TIC’s), pelos funcionários públicos, bem como a disponibilidade de
recursos financeiros para a sua aquisição, montagem e manutenção.

Dentre os grandes desafios destacam-se os seguintes:

 Garantir a autenticidade ou originalidade, organicidade e confiabilidade

dos documentos, aspectos indispensáveis à gestão arquivística de
documentos em qualquer que seja o suporte;

 Custos elevados para aquisição, manutenção e preservação das

tecnologias e documentos digitais;

 Rápida obsolescência tecnológica de hardware, software e formatos que

podem pôr em risco o património arquivístico digital;
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  Garantir a adaptação do mercado às exigências das instituições, através
de normas.

Visando atender a estas realidades o CONARQ e outras instituições com

competência para o efeito, tem vindo a produzir uma sequência de normas com
âmbito de aplicação nos órgãos e entidades do SINAR.

A legislação brasileira sobre a gestão de documentos electrónicos, basicamente,

define parâmetros de qualidade técnica, modelos de contratação de serviços de
digitalização e normas técnicas de digitalização e microfilmagem.

A mais importante legislação brasileira nesta matéria é o e-ARQ Brasil. Este O e-

ARQ Brasil é um instrumento que apresenta o modelo de requisitos para
sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos. Com efeito, este
instrumento serve de referência não apenas na gestão de documentos digitais,
como no processo de contratação de serviços de microfilmagem e digitalização
de documentos.

Sendo evidente que as novas tecnologias constituem uma ferramenta que

oferece muitas vantagens, como é o caso da facilidade de acesso e de
divulgação de informação, a portabilidade, etc., é, no entanto, necessário ter em
conta que as estas também trazem adstritas algumas desvantagens, como seja a
vulnerabilidade a vírus, ataques de “hackers”, a rápida obsolescência, a
fragilidade e curta durabilidade dos seus suportes de informação, os custos
elevados que envolvem a sua compra, manutenção, e conservação de
informação ao longo do tempo.

Fig. 2: Equipamento informático que caiu em desuso devido ao avanço tecnológico.

4
2.1.1 . Requisitos para a Implantação de um Sistema de Gestão Arquivística
de Documentos Digitais

O primeiro passo consiste em identificar os documentos arquivísticos digitais

produzidos, recebidos e armazenados na instituição. Depois desta fase deve ser
implantando um programa de gestão arquivística de documentos único para os
convencionais e digitais. Ressalta que a temporalidade e destinação final
estabelecidos devem ser as mesmas tanto para os documentos convencionais
quanto para os digitais.

No caso do Brasil, o e-ARQ estabelece requisitos mínimos para um Sistema

Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD),
independentemente da plataforma tecnológica em que for desenvolvido e/ou
implantado.

A produção de documentos digitais levou à criação de sistemas informatizados

de gestão de documentos. Entretanto, para se assegurar que documentos
arquivísticos digitais sejam confiáveis e autênticos e possam ser preservados
com essas características, é fundamental que os sistemas acima referidos
incorporem os conceitos arquivísticos e suas implicações na gestão de
documentos digitais.

2.1.1.1 Programa de Gestão de Documentos Digitais

Para a implantação de um Programa de Gestão Arquivística de Documentos

Digitais são requisitos:

 Plano de Classificação de Documentos;

 Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos;
 Esquemas de Classificação sobre acesso e segurança de documentos;
 Manual de Gestão Arquivística de Documentos.

No programa brasileiro e-ARQ a classificação de documentos é atribuída às

unidades de arquivamento e não sobre os documentos digitais.

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Outro aspecto importante a ter em conta na gestão de documentos digitais tem a
ver com a segurança da informação. Para tal recomenda-se a existência de um
sistema de “back up” (cópias de segurança), as quais deverão ser arquivadas em
outros edifícios, distantes de onde funciona a instituição.

2.1.2 Conceitos – chave

No ambiente digital existe um conjunto de elementos a ter em conta que são

determinantes para conferir autenticidade e fiabilidade aos documentos
produzidos e geridos electronicamente. Destes enumera-se:

a) Metadados

Os Metadados são a informação sobre o documento, isto é, é a informação que

ajuda a identificar um determinado documento, tornando-o desta forma único.
Deste modo, os metadados definem o contexto, o conteúdo e a estrutura do
documento a que se encontram relacionados, apoiando assim no acesso ao
documento, e na documentação das acções de gestão e de preservação do
documento. Por outro lado, os metadados fornecem elementos para verificação
da autenticidade e integridade do documento. Existem vários tipos de metadados:

Metadados Administrativos. Auxiliam na gestão de documentos (ex: código de

classificação e a temporalidade do documento).

Metadados Estruturais. Fornecem informação para apoiar o armazenamento e

gestão de preservação dos documentos.

Metadados descritivos. Auxiliam na busca e recuperação dos documentos (ex:

título, autor, nome, data e a hora do documento).

Metadados de identidade. Auxiliam na identificação dos documentos (ex: número

de referência do documento).

Metadados de integridade. São os que apoiam na presunção da autenticidade do

documento (ex: assinaturas).

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 b) Assinatura e Certificação Digital

A assinatura digital é um mecanismo utilizado para garantir a autenticidade dos

documentos digitais. Contudo, este instrumento só por si não é suficiente para
garantir a autenticidade, sendo necessário conjugar com outros elementos tais
como: autor, contexto, data, hora do documento.

As assinaturas digitais são geridas por empresas ou instituições de certificação

digital que as atribuem aos interessados e fazem a sua gestão.

No sistema brasileiro as assinaturas digitais ou electrónicas são geridas por uma

entidade pública, o Instituto de Tecnologias de Informação (ITI).

A assinatura digital envolve três pólos: o assinante, o verificador e a pessoa que

recebe o documento.

Quando se faz uma assinatura digital se recebe um flash ou instrumento com um

aplicativo com a capacidade de gerar a assinatura digital. Mas a senha fica
sempre na memória de cada assinante autorizado. Para garantir a segurança
digital esta é associada ao atributo.

Existe alguma discussão acerca das assinaturas digitais pois o ITI defende que a
assinatura digital só por si é condição suficiente para considerar o documento
como oficial e autêntico. No entanto, outros elementos devem ser avaliados para
testar a autenticidade do documento, tais como a entidade que emitiu, o contexto,
entre outros, como se referiu anteriormente.

2.1.4. Experiências de Implementação de Programas de Gestão de

Documentos Digitais

a) Processo Judicial electrónico

Este sistema foi concebido a partir da experiência vivida nos tribunais, tendo em
conta o problema da morosidade na resolução dos processos judiciais.

Os documentos são produzidos, tramitados e armazenados dentro do sistema

digital. Deste procedimento resulta a redução das actividades de cartório e um
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aumento das actividades de gabinete. Há mais fluxo de processos. Os modelos
de documentos são fixos, diminuindo-se a margem de erros. É necessário utilizar
a assinatura digital. Os processos são enumerados automaticamente. O sistema
serve também para executar o processo, e não apenas para o gerir.

b) Processo Electrónico Nacional/ Processo Administrativo

Umas das vantagens deste sistema digital reside na possibilidade de o cidadão

poder acompanhar e/ ou ter acesso ao seu processo. No entanto, este sistema
depende de questões como o nível e a capacidade de acesso pelos cidadãos ao
ambiente digital, ou seja, à internet, tendo em conta os custos envolvidos tanto
para os cidadãos quanto para os governos.

c) Gestão de Mensagens de Correio Electrónico

No Brasil ainda não existe legislação sobre a mensagem do correio electrónico

como documento arquivístico. Todavia esta já é considerada documento oficial e
pode ser inserido no processo correspondente, do ponto de vista arquivístico.

Por outro lado, as mensagens do correio electrónico devem ser utilizadas de

acordo com o e-ARQ Brasil, ou seja, dentro de parâmetros do SIGAD. Neste
sentido, o Manual indica quando é que uma mensagem de correio electrónico é
considerada documento arquivístico institucional.

2.2 Digitalização e Preservação Digital

2.2.1 Digitalização

A digitalização é um processo de reformatação de acervos que consiste na

passagem de documentos convencionais ou analógicos para o formato digital.

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Existem vários equipamentos que permitem a realização da digitalização. Para
além das microfilmadoras híbridas, enumeram-se os scanners, as máquinas
fotográficas, etc..

Fig.3: Membros da equipa do CEDIMO durante uma aula prática de digitalização.

2.2.1.1 O OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres)

O OCR – Optical Caracter Recognition, é um programa que funciona na base do

reconhecimento óptico de caracteres e que permite converter imagens de textos
digitais em textos pesquisáveis. O OCR é uma ferramenta valiosa para um
projecto de digitalização. O objectivo principal da sua utilização é facilitar a
pesquisa de documentos digitais, através de palavras-chave, evitando-se deste
modo percorrer todo o documento a procura de um determinado assunto.

2.2.2 Preservação Digital

A Preservação Digital consiste em estabelecer estratégias, metodologias,

abordagens técnicas, normas, boas práticas e os recursos necessários para

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manter íntegros e dar acesso por longo tempo, materiais, objectos, obras e
acervos em formato digital.

Os grandes desafios da preservação digital resultam das características

peculiares que envolvem o documento electrónico digital, como seja a crescente
dependência social da informação digital; a rápida obsolescência da tecnologia
digital; a fragilidade do armazenamento digital; a multiplicidade de actores
envolvidos e os custos e complexidade inerentes à preservação digital.

Como premissa para a preservação da informação digital é imprescindível que

exista na instituição um programa ou sistema de gestão dos documentos digitais.
Por outro lado, o país deve possuir políticas e estratégias para a preservação da
informação digital, como por exemplo, o governo electrónico. Devem ser levadas
a cabo acções conjuntas sectoriais; deve ser criado um programa ou agenda de
pesquisa, ensino e formação dos recursos humanos para promover o domínio
das TIC’s.

2.2.2.1.Carta de Preservação do Património Digital

No Brasil, uma das estratégias adoptadas para promover a preservação da

informação digital foi o estabelecimento da Carta para a Preservação do
Património Arquivístico Digital. Com a adopção deste dispositivo legal, procura-se
orientar procedimentos que concorram para a preservação dos documentos
digitais acessíveis ao longo do tempo.

2.2.2.2. Estratégias de Preservação Digital

A seguir são indicados algumas estratégias que podem ser adoptadas para
garantir a preservação de documentos digitais.

A opção por formatos de acesso livre e padronizados permite minimizar tanto os

custos quanto a dependência das instituições em relação às empresas
proprietárias. Por exemplo, o PDF é um formato de acesso livre que pode ser
utilizado sem custos.

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É recorrente o pensamento de ser mais barato gerir documentos digitais do que
os convencionais. No entanto, a infra-estrutura digital exige investimentos
financeiros permanentes, visto que as novas tecnologias estão em constante
mudança e evolução. Por isso, num programa de preservação digital aconselha-
se a dar prioridade aos documentos digitais (os que foram produzidos, utilizados
e mantidos em meio digital), em detrimento dos digitalizados, pois estes são
apenas cópias cujos originais existem disponíveis em formato analógico. Daí que
também importe salientar que apenas seja digitalizado os documentos com
importância reconhecida.

Na experiência brasileira os documentos de guarda permanente devem ser

preservados em formato original, incluídos os seus metadados. As cópias devem
ser conservadas em formato normalizado. Estes formatos possuem metadados
que indicam que as cópias são provenientes de documentos originais.
Geralmente o reportório digital é localizado fora do sistema. Aconselha-se que o
acesso à informação digital de guarda permanente não seja efectuado “on line”,
para reduzir a possibilidade de ataques informáticos, ou qualquer outra
circunstância que possa afectar os ficheiros quando em sistema “on line”.

O acesso e a conservação da informação digital constituem um desafio mesmo

para os países mais desenvolvidos com maiores recursos financeiros e
tecnológicos. Por exemplo, nos Estados Unidos da América, na NASA, a
preocupação com a conservação de arquivos levou à criação do Sistema OASIS.
Esta ferramenta pressupõe a criação da figura de armazenador ou administrador
de arquivos que por sua vez planifica a gestão dos arquivos. Com este sistema a
informação passa a ser acessada por um número maior de usuários, visto que
mais utilizadores passam a saber da existência dessa informação.

2.3 Microfilmagem

A microfilmagem é um processo que consiste no registo de documentos em fitas

denominadas microfilmes. Este processo é utilizado com o fim de garantir a longo
prazo a preservação de informação. Embora a microfilmagem tenha surgido
muito antes do digital, continua a ser mais fiável que este, visto que um

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microfilme conservado em condições adequadas pode durar de 200 a 500 anos,
enquanto o digital tem o problema da sua rápida obsolescência. Por outro lado,
ao microfilme não são colocados problemas de incompatibilidade, pois o rolo
produzido, por exemplo, no Brasil é a semelhante ao rolo de qualquer outro país
do mundo, o que não acontece com os suportes digitais.

A grande desvantagem do microfilme em relação ao suporte digital tem a ver com

a facilidade de acesso à informação, na medida em que um documento em
suporte digital pode ser consultado simultaneamente por várias pessoas
localizadas em lugares distintos, enquanto, o microfilme só pode ser consultado
por uma pessoa de cada vez. Assim, a decisão de microfilmar ou digitalizar,
depende do objectivo que se pretende alcançar. Se o objectivo é ampliar o
acesso à informação, a melhor opção é a digitalização mas se a intenção é de
garantir a preservação a longo prazo a solução ideal é a microfilmagem.

Contudo, as duas soluções podem ser aplicadas num mesmo acervo documental,
microfilmar para preservar e digitalizar para dar acesso, não obstante os custos
elevadíssimos que isto representa.

2.3.1 Tipos de microfilmagem

a) Microfilmagem Convencional

A microfilmagem convencional consiste em um aparelho fotográfico com a

capacidade de captar as imagens de documentos físicos e de registá-las em
microfilme. É um processo manual semelhante ao processo fotográfico analógico.

b) Microfilmagem Híbrida

Este tipo de microfilmagem consiste numa microfilmadora com dois aparelhos

fotográficos. A partir do documento físico, um dos dispositivos faz o registo
directo para o microfilme enquanto o segundo gera uma imagem digital. Tem a
desvantagem em relação às microfilmadoras convencionais de ser uma

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tecnologia muito cara e de rápida obsolescência, para além dos dados poderem
ser manipulados antes da produção final do microfilme.

c) Microfilmagem Electrónica

A microfilmagem electrónica consiste na conversão de documentos digitais em

microfilme. Esta ferramenta é recomendada para a microfilmagem de
documentos em bom estado, e não para documentos danificados ou frágeis pois
a sua rotação no processo da digitalização pode acelerar a degradação da
estrutura do suporte de papel. Esta tecnologia também tem a desvantagem de
ser muito cara e de rápida obsolescência.

2.4 Conservação de Documentos

A conservação de documentos compreende os cuidados prestados aos

documentos e, consequentemente, ao local da sua guarda, visando salvaguardar
por longos períodos a integridade da sua informação.

O Arquivo Nacional detém sob custódia documentos de guarda permanente em

diversos formatos, como é caso de documentos em suporte de papel,
documentos audiovisuais, cassetes, filmes em VHS, documentos cartográficos,
microfilmes, discos de vinil. Para que a informação presente nesses suportes se
mantenha acessível é necessário que os depósitos onde os documentos são
guardados atendam as condições de clima e temperatura adequados. Neste
sentido, os depósitos têm o seu ambiente de temperatura acondicionado em
função do tipo de documento arquivado. A temperatura é controlada através de
equipamentos instalados para o efeito, os quais permitem monitorar e controlar o
estado de temperatura em cada depósito. Estes equipamentos devem funcionar
ininterruptamente o que exige que o sistema de alimentação de corrente eléctrica
esteja equipado para compensar qualquer falha de alimentação de energia
eléctrica.

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 a) Luz

A luz natural deve ser abolida na área de armazenamento, porque não só acelera
o desaparecimento das tintas, como enfraquece o papel. A própria luz artificial
deve ser adequada para cada tipo de documentos depositados.

b) Humidade

Quando não controlada, a humidade propicia o desenvolvimento de mofo que

deteriora os documentos. O índice ideal de humidade para os documentos de
papel situa-se entre 50 e 55%. No entanto, esta margem de temperatura em
países de clima tropical, como é o caso do Brasil, é difícil de manter.

c) Temperatura

Não deve sofrer grandes oscilações, mantendo-se entre 19 e 22 o para os

documentos de papel. O calor constante destrói as fibras do papel. O ideal é a
utilização ininterrupta de aparelhos de ar condicionado e desumidificadores, a fim
de climatizar as áreas de armazenamento e filtrar as impurezas do ar.

2.4.1 Restauração

O Arquivo Nacional do Brasil possui Coordenações ou unidades orgânicas que

realizam actividades de restauração dos documentos convencionais. A
restauração exige um conhecimento profundo dos materiais empregados nos
documentos, por exemplo, tipo de papel e tinta usada. O processo de
restauração não deve interferir na originalidade do documento.

Para dar suporte à demanda de matéria-prima para as actividades de

restauração o Arquivo Nacional criou uma fábrica de papel que atende também a
solicitações feitas por outras instituições.

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3. Visitas Técnicas

De forma a consolidar os conhecimentos adquiridos nas aulas teóricas, foram

efectuadas visitas a duas instituições brasileiras, designadamente, o Centro de
Pesquisa e de Documentação de História Contemporânea do Brasil (CPEDOC), e
o Banco Nacional de Desenvolvimento Económico e Social (BNDES).

3.1 Visita ao CPEDOC

O CPEDOC é uma instituição ligada à Fundação Getúlio Vargas (FGV), que tem
como finalidade o registo e preservação do património histórico oral do Brasil.
Para além de recuperar arquivos sonoros arquivados, muitos dos quais em
tecnologia analógica, também recolhem histórias orais através da gravação de
entrevistas.

O acervo do CPEDOC consiste em 2084 entrevistas e cerca de 6000 horas de

história oral.

Tendo em conta que muito do património histórico oral do passado se encontra

registado em suportes analógicos, a instituição introduziu um projecto de
digitalização de acervos digitais, para tirar benefícios das vantagens do produto
digital. Este projecto seguiu os padrões internacionais exigidos para o registo
com garantia de qualidade de documentos digitais sonoros (48Khz 24 bits). Neste
momento o Centro grava as suas entrevistas em ambiente digital.

A adopção destas tecnologias tem exigido um cuidado especial na conservação

dos documentos digitais, tendo em conta o espaço exigido nos storages
(equipamentos usados para armazenar dados ou informação digitais), e também
o facto de muitos formatos de ficheiros serem proprietários. Portanto, é sempre
importante reflectir sobre o padrão ideal para a conservação dos documentos
digitais resultantes das entrevistas ou pesquisas.

Outra forma de levar a cabo a sua missão consiste na realização de pesquisas

orientadas para áreas de interesse socioeconómico nacional.

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Todo o material histórico recolhido é cadastrado e indexado numa base de dados
para permitir a sua recuperação atempada.

Como mecanismo de segurança o Centro possui a cópia do seu acervo digital em

um storage que está guardado fora do edifício da instituição.

Fig. 4: Storages do Arquivo Nacional do Brasil, com capacidade de 800 terabytes.

3.2 Visita ao BNDES

O Banco Nacional de Desenvolvimento Económico e Social é uma empresa

pública federal.

A visita a esta instituição tinha como objectivo recolher a experiência de

microfilmagem electrónica. Na experiência do BNDES a microfilmagem é feita a
partir de um scanner rotativo que processa os documentos físicos para o formato
digital e em seguida é processado na microfilmadora que o reproduz em
microfilme. Na BNDES a microfilmagem é usada como uma solução para
minimizar a falta de espaço físico para o arquivo de documentos, pois depois de
microfilmados os documentos físicos são eliminados. Todavia, esta solução não
deve ser vista de uma forma tão linear, visto que para eliminar os documentos
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físicos microfilmados, é preciso que este processo seja acompanhado por um
pacote de normas orientadoras.

4. Conclusão

O grupo faz um balanço positivo, pois a formação atingiu os objectivos traçados e

correspondeu sobremaneira às expectativas, sobretudo porque permitiu
aprofundar os conhecimentos sobre esta área da gestão e preservação de
documentos digitais, microfilmagem e digitalização de documentos.

Com efeito, chamamos à atenção sobre a necessidade de se tomar uma decisão

reflectida a partir do estudo de viabilidade da opção pelo sistema de a seguir
visando a preservação digital tendo em conta os custos, as vantagens e
desvantagens de manutenção de cada sistema.

A formação contribuiu também para aclarar a percepção do grupo sobre o

conceito de digitalização, que também deve ser entendido como um meio para
dar acesso à informação.

Noutro ângulo, concluímos que a digitalização por si só não é solução para todos
os problemas inerentes a gestão de documentos físicos, e que este processo
deve estar inserido num programa arquivístico de preservação.

No nosso país predomina a ideia de que a digitalização de documentos é solução

automática para fazer fase a falta do espaço físico para o arquivamento de
documentos, tratamento de massas documentais acumulados para
posteriormente fazer a eliminação do documento físico. Estas Ilações são uma
interpretação errónea, tendo em conta que os documentos a serem digitalizados
precisam de estar organizados (classificados, avaliados e higienizados).

A transferência de massas documentais não tratadas (documentos físicos), para

o ambiente digital, mantém a mesma desorganização e inacessibilidade dos
documentos. Por outro lado, a digitalização não implica a eliminação automática
de documentos físicos mesmo quando obedecidos os requisitos acima referidos,
deve-se também observar a legislação arquivística de cada país.

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Em alguns casos as cópias digitalizadas de documentos que originalmente eram
físicos não têm o valor do original para efeitos de prova. Neste contexto, deve-se
conservar os originais, para efeitos de prova.

A digitalização de documentos é uma solução recomendável para a gestão de

documental, no entanto, deve ser antecedida de uma análise profunda, tendo em
conta os objectivos que se pretendem alcançar, a legislação arquivística do país
e os custos da sua aquisição, manutenção e preservação.

A combinação entre a digitalização e a microfilmagem constituem uma solução

viável para a gestão de documentos na fase permanente, na medida em que a
microfilmagem garante a preservação a longo prazo e a digitalização facilita o
acesso à informação.

5. Recomendações

Face às experiências colhidas nesta capacitação recomenda-se o seguinte:

 Que sejam criadas normas sobre a gestão electrónica de documentos na

Administração Pública moçambicana, em coordenação com o Ministério da
Ciência e Tecnologia;

 Que sejam instruídas as instituições da Administração Pública a não

eliminarem os documentos físicos sem observarem as normas previstas
na lei, pelo simples facto de ter sido feita a digitalização;

 Que sejam divulgadas as vantagens e desvantagens de uso das

Tecnologias de Informação e Comunicação na gestão de documentos e
arquivos na Administração Pública, com enfoque para a melhoria na
prestação de serviços ao cidadão.

 Que o AHM seja técnica e financeiramente capacitado com vista a fazer

face aos desafios de preservação de documentos, tendo em conta o seu
papel como órgão gestor de arquivos permanentes.
18
Fig. 5: Equipa do CEDIMO exibindo os certificados de participação, ao lado de alguns dos
facilitadores do Curso e da Directora-geral Adjunta do Arquivo Nacional do Brasil.

Maputo, Novembro de 2013

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