UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE - FURG

INSTITUTO DE CIÊNCIAS HUMANAS E DA INFORMAÇÃO

CURSO DE ARQUIVOLOGIA

ATIVIDADE 2
PRODUÇÃO DE DOCUMENTOS DIGITAIS

Lisliê Johannsen Costa

Melissa Rodrigues

Rio Grande, 2022.

 Lisliê Johannsen Costa
Melissa Rodrigues

Resenha das diretrizes para a presunção de autenticidade de

documentos arquivísticos digitais (CONARQ, 2012)

Trabalho final apresentado como requisito

para aprovação na disciplina de Produção
de documentos digitais, do curso de
Arquivologia da Universidade Federal do
Rio Grande - FURG.
Professor: Dr. Mateus de Moura Rodrigues

Rio Grande
2022
 É de fundamental importância observarmos que, a autenticidade dos
documentos arquivísticos digitais é constantemente ameaçada. Através do espaço,
que são pessoas e sistemas, ou do tempo como: armazenagem, atualização,
substituição de hardware ou software, etc.
Os documentos arquivísticos digitais que temos hoje, foram mantidos com a
tecnologia que era fornecida no momento e procedimentos administrativos, que
garantiram a identidade e integridade deles. E nos documentos que eram necessários
fizeram mínimas intervenções possíveis afim de não comprometer sua autenticidade.
Partimos do princípio que os documentos físicos são autênticos, desde que ele
tenha por base uma cadeia de custodia ininterrupta, ou seja a certeza que o
documento é o mesmo desde o início, e não sofreram nenhuma alteração. Porém é
passível de duvidas caso essa cadeia de custódia seja interrompida no momento de
transferência daquele documento, do produtor para uma instituição arquivística.
Já os documentos arquivísticos digitais são mais voláteis de não serem
autênticos, pois eles tem a probabilidade de serem facilmente duplicados distribuídos,
renomeados, reformatados ou convertidos, além de poderem ser alterados e
falsificados com facilidade, sem deixar rastros aparentes.
As características físicas dos documentos digitais são: suporte e cadeia de bits,
que podem sofrer mudanças ao longo do tempo sem comprometer a autenticidade do
documento. Pois diferente dos documentos não digitais, forma e conteúdo estão
desvinculados do suporte. Explicando as cadeia de bits, elas contém os dados que
fornecem a forma, o conteúdo e a composição ao documento.
Pensando em preservação digital com base na conversão de formatos, com
alteração na cadeia de bits na qual esta deve manter a forma do documento original
e com isso a autenticidade do mesmo. Ou seja, mesmo que as cadeias de bits se
modifiquem o documento permanece original, sem riscos.
O documento arquivístico digital é representado então por uma cadeia de
códigos binários, em um suporte no seu nível físico, porem o documento arquivístico
digital é classificado como um objeto conceitual. Pois de nada adianta uma cadeia de
bits se ela não tiver um hardware (periférico de saída) que leve até o nível inteligível,
no qual conseguimos interpretar.
Vamos detalhar algumas diretrizes importantes para a área antes de
continuarmos o raciocínio, para melhor entendimento a seguir dos conceitos. Temos
a autenticidade (documento original) que é composta por identidade (caracteriza como
único) e integridade (transmitir exatamente a mensagem que levou a sua produção),
essas são constatadas no contexto jurídico-administrativo, de proveniência, de
procedimentos, documental e tecnológico); a autenticação é quando um profissional
com fé pública (autoridade) reconhece que o documento é original; documento
autêntico (integridade e identidade mantidas). Documento arquivístico é aquele que
foi produzido ou recebido por pessoa física ou jurídica no decorrer das atividades, em
qualquer que seja o suporte; documento digital (informação em bits, acessível e
interpretável por um software); documento arquivístico digital (mesmos requisitos
citados anteriormente, porem no meio digital) ; forma, apresentação do documento;
conteúdo, informação do documento; composição (junção de forma e conteúdo)
permitindo sua apresentação ao objeto experimentado; presunção de autenticidade (
inferência de acordo com a produção e armazenamento); e confiabilidade
(credibilidade de um documento arquivístico).
A autenticidade dos documentos arquivísticos envolve três pontos, são eles:
Documentos legalmente autênticos, são testemunha de um acontecimento com uma
autoridade pública atestando sua autenticidade. Como por exemplo: Certidão de
nascimento, certificados entre outros. Documento diplomaticamente autênticos, são
aqueles que precisam ser assinados e são feitos de acordo com a necessidade das
pessoas, como exemplo um contrato de compra e venda, sendo também reconhecido
como autentico por uma autoridade. E os documentos historicamente autênticos, eles
representam eventos ou fatos que ocorreram no passado como verídicas. Os três
aspectos de autenticidade acima, são independentes um do outro, por exemplo um
documento não atestado por uma autoridade pode ser diplomática e historicamente
autêntico, mas sempre será legalmente inautêntico.
A presunção de autenticidade dos documentos arquivísticos digitais tem como
base a análise da forma e o conteúdo no local de produção, a manutenção e a
preservação do documento. Neste meio inclui se: os procedimentos de controle, o
sistema informatizado e o produtor dos documentos.

No procedimento de controle que está incluso quem produz, usa e preserva

corretamente os documentos arquivísticos digitais e como serão realizadas as
atividades. Pois é necessário que defina os diretos de acesso, espaços de trabalho,
procedimentos de preservação e conjunto de metadados e procedimentos de
preservação.

O sistema informatizado precisa ser confiável, é necessário ter trilhas de

auditoria, ter o controle de acesso dos usuários, métodos que asseguram a segurança
do documento além de meios para armazenamento que sejam seguros e maneiras
de identificar o controle de acesso incorreto na infraestrutura tecnológica.

A entidade produtora deve ter credibilidade e possuir competência para mostrar

o seu conhecimento e sua capacidade para gerenciar os documentos. Cumprindo com
todos esses requisitos e revisando continuamente, inserindo sempre que possível
também técnicas de autenticação independentes de tecnologia, teremos a devida
autenticidade que precisamos.

É preciso tomar as políticas e procedimentos administrativos, apoiando a

autenticidade dos documentos arquivísticos digitais, por tanto deve ter técnicas de
autenticação em políticas e procedimentos arquivísticos e administrativos. Um
exemplo de técnica de autenticação dependente da tecnologia, pode ser a assinatura
digital que é muito utilizada ultimamente.

É necessário entender que autenticação é a qualidade do documento ser

verdadeiro, já autenticidade é algo feito por uma pessoa física e autorizada. Mas a
autenticação não garante a autenticidade de um documento.

O valor da assinatura digital no Brasil foi reconhecido, porém estas técnicas de

autenticação não são efetivas para a transmissão dos documento ao longo do tempo.
Pois quando é armazenado com prazo maior pode ocorrer atualizações no software,
no hardware ou no formato, ocorrendo isso, não será possível migrar as assinaturas
digitais para novas cadeias de bits.

A assinatura digital nada mais é do que um cálculo matemático, no qual envolve

os bits do documento mais a chave da assinatura digital, porém se uma cadeia de bits
for alterada, a assinatura não irá corresponder a essa nova cadeia de bits e não será
mais possível garantir a autenticidade do documento. Porque o documento irá estar
relacionado a uma outra cadeia de bits, que não terá mais a assinatura.

A assinatura digital não garante a autenticidade de um documento, sendo

necessário implementar outro procedimento de preservação e de gestão. Deve
registrar como metadado de integridade, a informação que o documento foi recebido
com a assinatura e que foi verificado. Mas se no futuro a tecnologia da assinatura
digital passar por mudanças, no qual seja possível que a codificação seja preservada
na nova cadeia de bits, a autenticidade não será garantida por meio da assinatura
digital.

Concluímos que a autenticidade é fundamental para todos os documentos,

sejam eles físicos ou digitais, a mais utilizada nos últimos anos no Brasil é a assinatura
digital. Devemos tomar cuidado sobre a autenticidade que está sendo utilizada, pois
com o passar dos anos ela pode ser perdida, se não acompanhar as atualizações para
ser preservada nas novas cadeias de bits, dessa forma não garantindo autenticidade
por meio da assinatura digital. Então deve-se pensar em um novo método de não
perder a autenticidade dos documentos arquivísticos digitais que estão sendo
produzidos, já que estes são os mais voláteis. Sugerimos que sejam implementadas
as mais diversas técnicas de autenticidade, como por exemplo a autenticidade das
cédulas físicas de dinheiro, que possuem diversas marcas de autenticidade na mesma
nota. Além de seguir uma política rígida de diretrizes pelo órgão e confiabilidade pelo
Banco Central.
 Referências

JAIME ANTUNES DA SILVA, Conselho Nacional de Arquivos. Diretrizes para a

Presunção de Autenticidade de Documentos Arquivísticos Digitais. Edição nº 245, de 20
de dezembro de 2012 - Seção 1.