MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO

UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA MARIA

RESOLUÇÃO N. 012/2019

Dispõe sobre a política de preservação e acesso

aos documentos arquivísticos digitais da UFSM.

O REITOR DA UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA MARIA, no uso de

suas atribuições legais e estatutárias e considerando:
- a variedade e o crescimento constante de documentos arquivísticos
produzidos originalmente em formato digital e digitalizados na UFSM;
— a responsabilidade e o dever da UFSM de zelar e proteger os seus
documentos, independentemente do suporte, como instrumentos de apoio à
administração, à cultura e ao desenvolvimento científico;
— a necessidade de planejar e implementar ações para assegur
ar a
preservação dos documentos digitais, a disponibilização e o acesso à
memória
institucional;
—a Lei N. 8159, de 08 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a Política Nacional
de Arquivos Públicos e Privados;
—0 Decreto N. 4.915, de 12 de dezembro de 2003, que dispõe sobre o Sistema
de Gestão de Documentos de Arquivo (SIGA), da Administração Pública Federal:
— & Lei N. 12.527, de 18 de novembro de 2011, que regula o acesso a
informações;
— a Resolução UFSM N. 009, de 02 de maio de 2012, que dispõe sobre a
normatização, organização e funcionamento do Sistema de Arquivos da UFSM;
— a Resolução Conarq N. 37, de 19 de dezembro de 2012, que aprova
as
Diretrizes para a Presunção de Autenticidade de Documentos Arquivís
ticos Digitais;
—a Resolução Conarg N. 39, de 29 de abril de 2014, que estabelece diretrizes
para a implementação de repositórios digitais confiáveis para a transferência
e
recolhimento de documentos arquivísticos digitais para instituições arquivísticas
dos
órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos — Sinar;
— a Orientação Técnica N. 3, de novembro de 2015, da Câmara Técnica de
Documentos Eletrônicos (CTDE), que dispõe sobre os cenários de uso de
repositórios
digitais confiáveis integrados a sistemas gestão arquivística;
— a Portaria do Arquivo Nacional N. 16, 25 de janeiro de 2017, que aprova
a
versão 2.0, de 2016, da Política de Preservação Digital a ser adotada
no Arquivo
Nacional;
— o Parecer N. 057/2019 da Comissão de Legislação e Regimentos
(CLR),
aprovado na 8172 Sessão do Conselho Universitário, de 28 de
junho de 2019,
referente ao Processo N. 23081.008505/2019-83.

RESOLVE:

“se
 (Fol. 2 da Resolução N. 012/2019, de 01.07.2019)

CAPÍTULO |
DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Art. 1º Esta resolução institui a Política de Preservação e de Acesso aos

documentos arquivísticos digitais de guarda permanente na Universidade Federal de
Santa Maria (UFSM).
Ant. 2º Os prinéípios e objetivos desta política são:
| — receber, preservar e garantir o acesso em longo prazo a documentos
arquivísticos digitais;
Il — assegurar a autenticidade e as características arguivísticas dos
documentos digitais;
IH — prevenir a perda de documentos arquivísticos digitais decorrente da
deterioração e da obsolescência de hardwares, softwares e formatos de arquivos;
IV — assegurar o cumprimento das estratégias e ações de preservação
específicas para cada tipo de documento digital:
V — subsidiar a elaboração do plano de continuidade da preservação e do
acesso ao patrimônio documental digital de valor permanente produzido pela
universidade;
VI — dar transparência à abordagem de procedimentos, às opções
tecnológicas e aos requisitos legais e normativos de preservação digital aos quais
a
UFSM deve estar em conformidade.

Art. 3º Para os fins desta política, considera-se:

| — Arquivo permanente: a) conjunto de documentos preservados em caráter
definitivo em função de seu valor histórico, probatório e informativo. b) unidade
responsável pelo arquivo permanente de uma instituição;
Il — Autenticidade: credibilidade de um documento enquanto documento,
isto
é, a qualidade de um documento ser o que diz ser e que está livre de adulteração
ou
qualquer outro tipo de corrupção. Diz respeito à manutenção da identidade e da
integridade do documento:
IH — Custódia: responsabilidade jurídica de guarda e proteção de documentos
de arquivo, independente de vínculo de propriedades;
IV — Documento arquivístico: documento produzido, recebido ou acumulado
por um órgão ou unidade no exercício de suas funções e atividad
es, para fins de
prova, informação ou fonte de pesquisa, independente do suporte;
Y — Documento arquivístico digital: documento arquivístico codificado em
digitos binários, produzido, tramitado e armazenado por sistema computa
cional, que
pode ser produzido no contexto tecnológico digital (documentos nato
digitais) ou
obtido a partir de suportes não digitais analógicos (documentos digitali
zados);
Vt — Documento autenticado: documento declarado autêntico por meio de
medidas de autenticação digital, como o uso de assinaturas e certificados digitais,
que
garantem que documentos são autênticos apenas quando recebidos
e não podem ser
repudiados; porém, tais medidas não asseguram que eles permane
cerão autênticos
depois disto;
VIl- Documento autêntico: documento que se mantém da mesma
forma como
foi produzido e, portanto, apresenta o mesmo grau de confiabi
lidade que tinha no
momento de sua produção;
VIH — Documento digitalizado: documento não digital (papel, negativo, fita
magnética) convertido para um padrão de formato digital por meio de dispositivo
eletrônico. Ver representante digital;
TR
 (Fol. 3 da Resolução N. 012/2019, de 01.07.2019)

IX — Documento nato digital: documento originalmente produzido e mantido

em ambiente digital pelas unidades produtoras;
X — Integridade: estado dos documentos que se encontram completos e que
não sofreram nenhum tipo de corrupção ou alteração não autorizada nem
documentada em sua forma e conteúdo;
XI — Metadado: dados estruturados que descrevem e permitem encontrar,
gerenciar, compreender e preservar documentos arquivísticos ao longo do tempo;
XII — Migração: conjunto de procedimentos e técnicas para assegurar a
capacidade de os objetos digitais serem acessados face às mudanças tecnológicas:
de um suporte que está se tornando obsoleto: de um formato para outro mais
atual; e
de uma plataforma computacional em vias de descontinuidade para outra mais
moderna;
XItl — Normalização de formatos: redução do número de formatos utilizados
com o objetivo de simplificar a preservação, dando-se preferência a formatos abertos,
normalizados e amplamente utilizados;
XIV — Preservação digital: conjunto de ações gerenciais e técnicas exigidas
para superar as mudanças tecnológicas e a fragilidade dos suportes, garantindo
acesso e interpretação dos documentos arquivísticos digitais pelo tempo que for
necessário;
Xv — Presunção de autenticidade: inferência da autenticidade de um
documento arquivístico, que pode ser feita no momento do recolhimento, a partir de
fatos conhecidos sobre a maneira como aquele documento foi produzido e mantido;
XVI — Processo híbrido: processo constituído de documentos digitais e não
digitais de natureza diversa, reunidos, oficialmente, no decurso de ação administr
ativa
ou judicial e que formam uma unidade conceitualmente indivisível;
XVII — Propriedades significativas: elementos de um objeto digital que tem que
ser preservados para que a integridade conceitual do objeto seja mantida;
XVlit —- Recolhimento: a) entrada de documentos públicos em arquivos
permanentes, com competência formalmente estabelecida. b) operação pela qual
a
custódia de um conjunto de documentos passa do órgão produtor para uma unidade
de arquivo permanente;
XIX — Repositório arquivístico digital confiável (RCD-Arg): entidade ou
dispositivo onde os documentos arquivísticos digitais associados às suas
propriedades significativas são armazenados e preservados;
XX — Representante digital: é a representação em formato digital (matriz) de
um documento originalmente não digital (papel, negativo, fita). O represent
ante,
mesmo que funcione como uma cópia autenticada, sempre irá remeter ao original,
que
continua sendo o suporte em papel e deve ser preservado. Ver document
o
digitalizado;
XXI — Termo de recolhimento: instrumento legal que define e formaliza o
recolhimento de documentos ao arquivo permanente.

CAPÍTULO Il
DO ARQUIVO PERMANENTE DIGITAL
Art. 4º A UFSM deve implementar um Repositório Arquivístico Digital
Confiável (RDC-Arq) capaz de receber, armazenar, preservar e prover o acesso
aos
documentos arquivísticos digitais de guarda permanente produzidos pela instituiç
ão.
Parágrafo Único. O repositório deve ser instituído como Arquivo Permanente
Digital da UFSM.
“S>
 (Fol. 4 da Resolução N. 012/2019, de 01.07.2019)

Art. 52 O Arquivo Permanente Digital deve reunir os documentos

arquivísticos
nato digitais e digitalizados, e:
| — garantir a preservação de todos os gêneros documentais nele
contidos,
suas propriedades significativas, bem como os metadados a eles relaci
onados;
Il — possibilitar a recuperação dos documentos, seja por meio
da sua
organização estruturada por séries e subséries, grupos e subgrupos, seja
por meio de
registro em metadados;
HIl — possibilitar a atualização de versões e de formatos de arquivo, sempre
que verificada a necessidade, devido ao avanço da tecnologia e a decorrente
obsolescência tecnológica;
IV — prover o acesso aos documentos nos termos da Lei de Acesso à
Informação.

CAPÍTULO II
DAS RESPONSABILIDADES
Art. 6º É responsabilidade das unidades/subunidades da UFSM a
gestão e a
custódia dos documentos produzidos e recebidos, em decorrência
do exercício de
suas atividades, obedecendo às diretrizes estabelecidas pelo Sistem
a de Arquivos da
UFSM.

Art. 7º Compete ao Departamento de Arquivo Geral (DAG), por

meio da
Divisão de Arquivo Permanente, a preservação e a custódia dos
documentos de valor
permanente recolhidos ao Arquivo Permanente Digital da UFSM,
e:
|- a proteção da integridade dos documentos por meio da adoção de método
s
que garantam que o documento não seja manipulado, alterado ou falsific
ado;
H- a definição de ações de preservação digital no momento da entrada
(como
normalização) e no futuro (como migrações):
Il] — o gerenciamento do Serviço de Administração do Arquivo Perman
ente
Digital.

Art. 8º Compete ao Centro de Processamentos de Dados (CPD)

zelar pela
segurança dos documentos digitais recolhidos ao Arquivo Perman
ente Digital, e:
| — a implementação de sistemas e procedimentos necessários para a
preservação confiável, capazes de garantir a autenticidade e perenidade dos
documentos digitais;
Il - a atuação com neutralidade, não permitindo que os documentos
sejam
aiterados, acidental ou propositalmente;
Ill - o gerenciamento do Serviço de Armazenamento do Arquivo
Permanente
Digital.

Art. 9ºA gestão do Arquivo Permanente Digital é compartilhad

a e coparticipe
entre O Departamento de Arquivo Geral, através da Divisão
de Arquivo Permanente,
e o Centro de Processamento de Dados, nos termos de portari
a a ser expedida pela
autoridade competente, no prazo de 30 dias desta resoluç
ão.

CAPÍTULO IV
DO RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS DIGITAIS
 (Fol. 5 da Resolução N. 012/2019, de 01.07.2019)

Art. 10 Considera-se recolhimento os procedimentos necessários para a

admissão de documentos arquivísticos nato digitais e digitalizados no Arquivo
Permanente Digital da UFSM.

Art. 11 A unidade/subunidade deve manifestar à Divisão de Arquivo

Permanente a intenção de recolher os documentos digitais.

Art. 12 Os procedimentos preliminares ao recolhimento dos

documentos
devem ser realizados pela respectiva unidade/subunidade e objetiv
am:
| — identificar, classificar, avaliar e destinar os conjuntos documentais
a serem
recolhidos, de acordo com o código de classificação e tabela
de temporalidade de
documentos da UFSM;
Il — registrare manter um conjunto mínimo de metadados descritivos,
além de
outros metadados importantes para apoiar a presunção de autenticidade do
documento;
HI — formalizar o processo de recolhimento do acervo por meio de um
Termo
de Recolhimento.

Art. 13 Os critérios para o recolhimento dos documentos digitais devem

levar
em conta:
| —- o valor dos documentos: recolher documentos que aprese
ntam valor
histórico, probatório e/ou informativo e que devem ser definitivament
e preservados,
de acordo com a tabela de temporalidade e destinação de
documentos;
Il — a natureza dos documentos: recolher documentos nato digitais
e matrizes
dos representantes digitais:
ll — os formatos normalizados: o repositório irá contem
plar formatos
normalizados a fim de garantir a preservação e o acesso;
MY — a imteligibilidade dos documentos: não serão aceitos docume
ntos
criptografados, com certificação digital ou qualquer outro tipo de proteçã
o tecnológica
que possa impedir ou comprometer o acesso em longo prazo.
O controle da
autenticidade dos documentos digitais será garantido por meio
de procedimentos de
segurança e robustez do repositório.
V — restrição de acesso: o grau de sigilo e a restrição de acesso
à informação
sensível relativa aos documentos recebidos têm gue ser
identificados explicitamente
nos metadados. Os documentos digitais para os quais não tenha sido informada
restrição de acesso serão considerados ostensivos;
VI - gestão de direitos e condições de preservação: os direitos
de propriedade
intelectual, caso houver, têm que ser identificados explicitamente
nos metadados;
VII — autenticidade: será avaliado o nível de presunção de
autenticidade, com
base nos metadados e outras informações a respeito dos proced
imentos de produção
e manutenção dos documentos. Caso a presunção de autenti
cidade do documento,
verificado no momento de sua entrada, se mostrar baixo,
não é possível garantir a sua
veracidade.

Art. 14 Poderão não ser aceitos no Arquivo Permanente Digital os

documentos
cujas condições impeçam a sua efetiva preservação.

Art, 15 O envio dos documentos para o Arquivo Permanente

Digital somente
se dará após a assinatura do Termo de Recolhimento pelos
representantes da

“S>
 (Fol. 6 da Resolução N. 012/2019, de 01.07.2019)

unidade/subunidade produtora e do arquivista responsável pela Divisão de Arquivo

Permanente.
Parágrafo único. No caso de processos híbridos e de docum
entos
arquivísticos digitalizados, deverão ser recolhidas juntamente
as matrizes dos
representantes digitais com os respectivos documentos originais
em papel.
Art. 16 No processo de recolhimento, o Arquivo Permanente
Digital realizará
a verificação e validação dos documentos digitais submetidos. Caso
os documentos
tenham sido rejeitados, a unidade/subunidade deverá fazer as mudan
ças necessárias.
Arm. 17 A garantia da integridade e confiabilidade, bem como a
responsabilidade legal sobre os documentos digitais que estão
sendo enviados ao
Arquivo Permanente Digital, é da unidade/subunidade até a
finalização do processo
de aceitação.

Ant. 18 Após a aceitação, os documentos passam a ser de custódia

da Divisão
de Arquivo Permanente e devem ser armazenados, mantid
os e recuperados no
Arquivo Permanente Digital.
8 1º Os documentos arquivísticos digitalizados recolhidos e mantid
os no
Arquivo Permanente Digital são considerados documentos autent
icados, para todos
os fins.
$ 2º Os documentos arquivísticos nato digitais recolhidos e
mantidos no
Arquivo Permanente Digital são documentos originais, para
todos os fins.

Art. 19 Após a finalização do processo de recolhimento, a liberaç

ão do acesso
será realizada de acordo com as condições a que os docume
ntos estejam submetidos,
nos termos do capítulo VI.

CAPÍTULO V
DO ARMAZENAMENTO E DAS ESTRATÉGIAS DE PRESERVAÇÃO. DIGITAL
Art. 20 A implementação de estratégias de preservação digital deverá ser
feita
de forma a manter as propriedades significativas dos diversos tipos
de documentos
submetidos ao Arquivo Permanente Digital da UFSM para que possam servir de fonte
de prova e informação.

Art. 21 A capacidade de armazenamento do Arquivo Permanente Digital

deverá prever minimamente o crescimento do acervo digital para
três anos, com base
em levantamentos e projeções de recolhimentos futuros.
Parágrafo único. Deverá ser prevista uma margem de memória
processamento de migrações e outros procedimentos
para
que exijam capacidade de
memória do equipamento, tendo em vista que a ocupa
ção do espaço de
armazenamento não exceda 70% da capacidade dos equipament
os em uso.

Art. 22 O Arquivo Permanente Digital não deve permitir a exclusão

documentos armazenados, salvo aqueles que possam ter
dos
sido ilegalmente objeto de
guarda.
Parágrafo único. Na hipótese em que for devidamente justifi
cada a sua
eliminação, somente o Arguivista — Administrador do Arquivo Permanente Digital
poderá autorizar a exclusão definitiva, mediante liberação do Analis
ta — Administrador
do Serviço de Armazenamento do Arquivo Permanente Digital.
“8,
 (Fol. 7 da Resolução N. 012/2019, de 01.07.2019)

Art. 23 As definições de segurança do Arquivo Permanente Digital

a serem
feitas devem incluir:
| - sistema de segurança de armazenamento (RAID, backup, replica
ção);
Il - segurança de rede, esquemas de controle de acesso de usuários
e DMZ;
HI — acesso físico aos espaços dos servidores;
IV— controle do ambiente (temperatura, umidade, poeira);
V— infraestrutura física com instalação de sala cofre;
VI — auditoria e certificação de repositório nos termos da ISO 16363:
2011.
Art. 24, Deverá ser previsto um plano de sucessão para a preser
vação e o
acesso do patrimônio documental digital de guarda permanente produzi
do pela UFSM.

CAPÍTULO VI
DAS CONDIÇÕES E FORMAS DE ACESSO

Art. 25 À UFSM deve instituir uma plataforma de acesso aos documentos

arquivísticos digitais recolhidos ao Arquivo Permanente Digital da
UFSM, nos termos
da Lei de Acesso à Informação.

Art. 26 A plataforma de acesso da UFSM deve:

| — possibilitar a recuperação dos documentos por meio da
organização
estruturada em níveis hierárquicos de classificação e pelos
metadados;
Il — permitir a execução de consultas simples e complexas,
com base nos
metadados associados ao documento:
IH — possibilitar a integração de diferentes descrições de arquiv
os em um
sistema unificado de informação;
IV — possibilitar aos usuários a recuperação de informações contidas em
documentos arquivísticos relacionados;
V-— garantir descrições consistentes, apropriadas e autoexplicativ
as:
VI — conter ferramenta de pesquisa de conteúdo que permita
o acesso à
informação de forma objetiva, transparente, clara e em
linguagem de fácil
compreensão;
VII — garantir a autenticidade e a integridade das informações
disponíveis para
acesso.
VIII — assegurar, nos termos do Art. 6º, III, da Lei 12.527/2011
a proteção da
informação sigilosa e da informação pessoal, observada
a sua disponibilidade,
autenticidade, integridade e eventual restrição de acesso.

Art. 27 Deverão ser disponibilizadas na plataforma as derivadas

de acesso
e/ou as descrições dos documentos digitais recolhidos ao Arquivo Permanente Digital.
$1º Entende-se por derivada de acesso uma cópia de menor tamanho e de
formato pré-definido, criada a partir do documento armazenado no Arquivo
Permanente Digital.
82º Nos casos em que o documento esteja classificado quanto ao grau de
sigilo ou a eventuais restrições, de acordo com legislação vigente, somente
os
usuários autorizados poderão ter acesso e ao público em geral
serão disponibilizadas
apenas as descrições do documento.
>
 (Fol. 8 da Resolução N. 012/2019, de 01.07.2019)

83º Caso seja necessária uma cópia de melhor resolução

para produção de
novos conteúdos, deverá ser solicitada autorização especial
à Divisão de Arquivo
Permanente da UFSM.
84º Nos termos do Art. 7º, 812, da Lei 12.527 o acesso à inform
ação previsto
nesta Resolução não compreende as informações referentes a
projetos de pesquisa
e desenvolvimento científicos ou tecnológicos cujo sigilo seja imprescindível à
segurança da sociedade e do Estado e, aqueles, por vezes, contratualmente
protegidos, na sua fase de pesquisa.

Art. 28 O acesso aos documentos digitais diretamente no Arquivo

Permanente
Digital é permitido somente aos Arquivistas responsáveis pelo serviço de
administração do repositório e aos Analistas de TI responsáveis
pelo serviço de
armazenamento para tratamento técnico.

Art. 29 O usuário em geral deve ter acesso livre e online aos

documentos
arquivística digitais ostensivos por meio da plataforma
de acesso da UFSM,
ressalvadas as informações protegidas por sigilo legal.

Art. 30 Os casos omissos serão resolvidos pelos órgãos gestores, cabend

o
um único recurso ao Gabinete do Reitor.

Art. 31 Havendo conflito entre a norma legal e as disposições desta

Resolução, em nome do princípio da hierarquia das leis, aquela
prevalece sobre esta.
Art. 32 Esta resolução entrará em vigor na data de sua assina
tura, revogando-
se os instrumentos em contrário.

Ta”
GABINETE DO REITOR DA UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA MARIA,
ao 1º dia do mês dejulho do ano dois mil e dezenove.

gulo Afonso Burmann,

Reitor.