Gestão da Informação1 

é um conjunto de estratégias que visa a identificar as necessidades de

informação, prevendo o mapeamento dos fluxos formais de informação nos diferentes
ambientes da organização, assim como sua coleta, filtragem, análise, organização,
armazenagem e disseminação, com o objetivo de apoiar o desenvolvimento das atividades
cotidianas e a tomada de decisão no ambiente corporativo.

Já a Gestão da Documentação ou Gestão Documental diz respeito à proposição e

acompanhamento de políticas de gestão dos documentos pelos órgãos, com vistas à
preservação e à integridade dos documentos públicos, bem como a garantia de acesso a todo
acervo documental.
A Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e
privados e dá outras providências, em seu art. 3º, cita que:
Gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à
sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Você sabia que a Gestão da Informação e Documentação está prevista na Constituição Federal e também
na Lei nº 8.159/91? Veja só:
Art. 5º. Inciso XXXIII - todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse
particular, ou de interesse coletivo ou geral, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de
responsabilidade.
Art. 23º. É competência comum da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios: III - proteger
os documentos, as obras e outros bens de valor histórico, artístico e cultural, os monumentos, as
paisagens naturais notáveis e os sítios arqueológicos;
Art. 216º § 2º - Cabe à administração pública, na forma da lei, tanto a gestão da documentação
governamental, quanto às providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem.

A Lei nº 8.159/91, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras
providências, também prevê a Gestão da Informação e Documentação:
"Art. 1º. É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos,
como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos
de prova e informação.”
"Art.25º. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor,
aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse
público e social.”
Dessa forma, as organizações públicas necessitam de uma normatização e padronização das
formas de guarda e posterior recuperação da informação, adotando procedimentos de controle
para garantir a confiabilidade e a autenticidade de seus documentos, bem como de seu acesso
contínuo, conferindo à organização a capacidade de:
•Conduzir as atividades de forma transparente, possibilitando a governança e o controle social das
informações;
•Apoiar e documentar a elaboração de políticas e o processo de tomada de decisão;
•Possibilitar a continuidade das atividades em caso de sinistros;
•Fornecer evidência em caso de litígios;
•Proteger os interesses do órgão ou entidade e os direitos dos funcionários e dos usuários ou clientes;
•Assegurar e documentar as atividades de pesquisa, desenvolvimento e inovação, bem como a pesquisa
histórica;
•Manter a memória corporativa e coletiva da organização.

Uma boa gestão favorece a recuperação da informação e fornece subsídios à tomada decisão, além de
manter a memória institucional. Todavia, para garantir essa eficiência, é preciso estabelecer um
conjunto de práticas que garantam a organização e a preservação dos arquivos.
A compreensão das práticas que norteiam a gestão da informação e da documentação começa com a
apreensão dos conceitos sobre produção, organização e preservação dos documentos, além do
entendimento sobre os prazos legais de guarda. Para que todos esses aspectos sejam assimilados e
incorporados pelos órgãos, torna-se fundamental reconhecer as vantagens, os direitos e os deveres
envolvidos na gestão dos documentos. Reconhecer, enfim, que os conjuntos documentais produzidos e/ou
acumulados são, em última instância, patrimônio da instituição.
A maior diferença entre documento digital e não digital está na forma de acesso. O documento
digital é acessível e interpretável por meio de recursos computacionais, já um documento não digital é
produzido, tramitado e armazenado em formato convencional, como, por exemplo, em papel.
São exemplos de documentos digitais: textos, imagens fixas, imagens em movimento, gravações sonoras,
mensagens de correio eletrônico, páginas web, bases de dados, entre outras possibilidades de um vasto
repertório de diversidade crescente.

Documento digital e documento digitalizado:

O documento digital é aquele produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional, já o
digitalizado é o documento produzido de modo convencional (papel, por exemplo), capturado e
transferido para sistema computacional.
A assinatura digital é uma modalidade de assinatura eletrônica , resultado de uma operação
matemática que utiliza criptografia e permite aferir, com segurança, a origem e a integridade do
documento. Serve para assinar qualquer documento eletrônico e tem validade jurídica
inquestionável, equivalendo a uma assinatura de próprio punho.

NUP - Número Único de Protocolo - é um Código numérico que identifica, de forma única e
exclusiva, cada documento, avulso ou processo, produzido, recebido ou autuado no âmbito da
Administração Pública Federal, que necessite de tramitação, independentemente do suporte. Esse
código não terá distinção entre processos e documentos avulsos. É composto de vinte e um dígitos,
separados em grupos (0000000.00000000/0000-00).
Exemplo:
Quando um cidadão constitui uma demanda para o Serviço de Informação ao Cidadão - SIC, essa
demanda gera um Número Único de Protocolo - NUP, que será respondido pelo órgão ou entidade
responsável pelo esclarecimento.
PORTARIA INTERMINISTERIAL Nº 2.321, DE 30 DE DEZEMBRO DE 2014
Os órgãos e entidades da Administração Pública Federal adotarão o NUP para os documentos, avulsos ou
processos, produzidos ou recebidos, que necessitem de tramitação, independentemente do suporte desses
documentos, observando-se os seguintes procedimentos:
quando da utilização dos códigos numéricos das unidades protocolizadoras, não haverá distinção entre
processos e documentos avulsos
...
Art. 5º O NUP atribuído ao documento, avulso ou processo, será constituído de vinte e um dígitos, separados em
grupos (0000000.00000000/0000-00), conforme descrito abaixo:
I - o primeiro grupo será constituído de sete dígitos referentes ao código de identificação da unidade
administrativa no SIORG, que identificará a unidade protocolizadora do órgão ou entidade de origem do
documento, avulso ou processo;
II - o segundo grupo, separado do primeiro grupo por um ponto, será constituído de oito dígitos e determinará o
registro sequencial dos documentos, avulsos ou processos, sequência que deverá ser reiniciada a cada ano;
III - o terceiro grupo, separado do segundo grupo por uma barra, será constituído de quatro dígitos e indicará o
ano de atribuição do NUP aos documentos, avulsos ou processos; e
IV - o quarto grupo, separado do terceiro grupo por hífen, será constituído de dois dígitos e indicará os dígitos
verificadores, calculados de acordo com os procedimentos descritos no Anexo a esta Portari