Polícia Civil do Estado da Paraíba

Concurso Público 2021

ESCRIVÃO (ã) de POLÍCIA

Conteúdo
1 Princípios e conceitos. 2 Políticas públicas de arquivo; legislação arquivística. 3 Normas
nacionais e internacionais de arquivo. 4 Sistemas e redes de arquivo. 5 Gestão de documentos;
implementação de programas de gestão de documentos. 6 Diagnóstico da situação arquivística
e realidade arquivística brasileira. 7 Protocolo: recebimento, registro, distribuição, tramitação e
expedição de documentos. 8 Funções arquivísticas. 9 Criação de documentos. 10 Classificação
de documentos. 11 Avaliação de documentos. 12 Difusão de documentos. 13 Descrição de
documentos. 14 Preservação de documentos. 15 Análise tipológica dos documentos de arquivo.
16 Políticas de acesso aos documentos de arquivo. 17 Sistemas informatizados de gestão
arquivística de documentos. 18 Documentos digitais. 19 Requisitos. Metadados. 20
Microfilmagem de documentos de arquivo.

Coletâneas de Exercícios de Fixação

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 Conceitos e Princípios
Arquivologia é uma disciplina científica da Ciência da Informação.

Com suas bases modernas fundamentadas na Revolução Francesa, a Arquivologia cuida da informação
que tem por objetivo se tornar evidência, fator de prova de que algum evento ocorreu. Portanto, a
Arquivologia é a ciência que estuda teorias e métodos de organização e tratamento de documentos, e sua
conversão em potencial de informação.

No Brasil existem cursos superiores em Arquivologia que formam bacharéis, esses profissionais vêm
preencher uma lacuna que foi suprida por bibliotecários, historiadores e outros que, na maioria das vezes,
não observavam os princípios da Arquivologia no tratamento da informação arquivística.

Cabe ao profissional em Arquivologia o planejamento, implantação, organização e direção dos arquivos

de informação arquivísticas. O profissional deve conduzir a gestão da informação, o acompanhamento do
processo documental e informativo, a identificação das espécies e tipologias documentais, o planejamento
para o tratamento de novos documentos e o controle de meios de reprodução.

O tratamento técnico dos documentos arquivísticos fazem parte de etapas de trabalho, como o arranjo, a
descrição, avaliação, conservação e restauração de documentos. Inclui também como perfil a direção e
organização dos centros de informação constituídos de acervos arquivísticos, assim como serviços de
microfilmagem e de informatização aplicados aos arquivos. É ainda de sua competência elaborar projetos,
pareceres e demais trabalhos que tratem de assuntos arquivísticos, assim como o assessoramento aos
trabalhos de pesquisa científica, jurídica, administrativa e técnica. Trata-se do profissional gestor de
processos documentais e deverá estar apto a trabalhar as soluções de tratamento funcional da
documentação arquivística, atendendo às demandas administrativas e técnico-científicas de instituições
públicas, privadas e organizações não governamentais.

Princípios
Os princípios arquivísticos constituem o marco principal da diferença entre a arquivística e as outras
“ciências” documentárias. São eles:

Princípio da Proveniência: Fixa a identidade do documento, relativamente a seu produtor. Por este
princípio, os arquivos devem ser organizados em obediência à competência e às atividades da instituição
ou pessoa legitimamente responsável pela produção, acumulação ou guarda dos documentos. Arquivos
originários de uma instituição ou de uma pessoa devem manter a respectiva individualidade, dentro de seu
contexto orgânico de produção, não devendo ser mesclados a outros de origem distinta.

Princípio da Organicidade: As relações administrativas orgânicas se refletem nos conjuntos

documentais. A organicidade é a qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, funções e
atividades da entidade produtora/acumuladora em suas relações internas e externas.

Princípio da Unicidade: Não obstante, forma, gênero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo
conservam seu caráter único, em função do contexto em que foram produzidos.

Princípio da Indivisibilidade ou integridade: Os fundos de arquivo devem ser preservados sem

dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou adição indevida.

Princípio da Cumulatividade: O arquivo é uma formação progressiva, natural e orgânica.

Faz parte do perfil do profissional em Arquivologia o domínio e o acompanhamento da evolução das

tecnologias da informação, com vistas à implementação de informação.

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 Políticas públicas de arquivo; legislação arquivística.
Políticas públicas de informação, como o caso da Política Nacional de Arquivos brasileira, é um tema a ser
aprofundado no âmbito da Ciência da Informação, acolhendo simultaneamente as contribuições da
Arquivologia, Administração, Direito, História, Sociologia, Informática e Ciência Política. Tendo como
referência fundamental a contribuição da Ciência da Informação sobre a informação enquanto fenômeno
social, cabe-nos reconhecer os aspectos teóricos que marcam atualmente as teorias das Políticas
Públicas, além de outras abordagens, imprescindíveis à compreensão das políticas públicas de
informação, das políticas públicas arquivísticas e do Estado como campo informacional. Trata-se, no caso,
de reconhecer o Estado é como lócus de saberes e práticas informacionais, considerando-se seu percurso
histórico enquanto relação social, resultante da interação permanente de sujeitos sociais de aparelhos
privados e de agências estatais.

As teorias no campo das políticas públicas

Análise de Políticas Públicas é uma área de conhecimento, com caráter multidisciplinar, de matriz anglo-
saxônica, oriunda da Ciência Política. Para Bardach (2000), trata-se de um “conjunto de conhecimentos
proporcionado por diversas disciplinas das ciências humanas utilizados para buscar resolver ou analisar
problemas concretos em política (policy) pública”. Segundo Dye (apud Dagnino, 2002), fazer “Análise de
Política é descobrir o que os governos fazem, porque fazem e que diferença isto faz... é a descrição e
explicação das causas e consequências da ação do governo”. A análise de políticas públicas, conforme
Wildavsky (apud Dagnino, 2002), visa “interpretar as causas e consequências da ação do governo, em
particular, ao voltar sua atenção ao processo de formulação de política”. As políticas públicas tendem a
ser compreendidas como o “Estado em ação” ou seja, o Estado implantando um projeto de governo.
Tratam-se de ações procedentes de uma autoridade dotada de poder político e de legitimidade
governamental que afeta um ou mais setores da sociedade.

Muller e Surel (2004, p. 11) entendem a ação do Estado como um “lugar privilegiado” no qual as complexas
sociedades modernas “vão colocar o problema crucial de sua relação com o mundo através da construção
de paradigmas ou de referenciais”. Os instrumentos que daí derivam favorecem a ação social "e os
espaços de sentido no interior das quais os grupos sociais vão interagir”. Esses autores analisam o caráter
polissêmico do termo ‘política’. Sublinham que essa polissemia impõe cuidados na análise das políticas
públicas, pois evocam perspectivas simultâneas como a da esfera da política (polity) –a distinção entre o
mundo da política e a sociedade civil -, a da atividade política (politics) – a atividade política em geral - e a
da ação pública (policies) – processo pelo qual são elaborados e implementados programas de ação
pública. Para ambos uma política pública é uma construção social (conjunto de fins a se atingir), mas
também um construto de pesquisa (trabalho de identificação e reconstrução dos objetivos da ação pública).
Políticas públicas revelam a construção de um quadro normativo de ações envolvendo Estado e Sociedade
Civil. Como tal, trata-se de um quadro susceptível de indagações sob um processo permanente de
redefinição da estrutura e dos limites dos campos políticos.

Uma política pública é necessariamente um processo dinâmico sujeito a alterações diversas. Por isso, a
importância da sua avaliação por distintos atores, de forma a favorecer as inevitáveis modificações que
sobre ao longo do tempo. A existência de textos legais que regulem uma atividade governamental não
basta para identificarmos uma política pública. Por outro lado, nem sempre um conjunto de projetos, leis e
ações que caracterizamos como uma política pública é assim entendida e anunciada pelo governo.
Algumas políticas são mais explícitas ou latentes ou tomam a forma de uma “não-decisão”. Por isso o
estudo de políticas deve deter-se, também, no exame de não-decisões. Em alguns casos, a não-tomada
de decisão assume a forma de decisão. Analisando políticas públicas de informação no Brasil, chama-nos
a atenção, preliminarmente, a aparente falta de decisão. A “não-decisão”, porém, é um ato de poder. É
diferente da decisão que não se toma por falta de poder ou por inércia ou por inépcia. A análise de políticas
tende a ser a ser dividida em três fases sucessivas – Formulação, Implementação e Avaliação – que
configuram um ciclo que se realimenta.

Políticas públicas de informação

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A literatura voltada aos estudos da informação não dispõe de um quadro conceitual suficientemente denso
sobre políticas públicas de informação. Normalmente essa literatura ignora os aspectos teóricos e
metodológicos da análise de políticas públicas. A noção de "política de informação" tende a ser
naturalizada e a designar diversas ações e processos do campo informacional: arquivos, bibliotecas,
internet, tecnologia da informação, governo eletrônico, sociedade da informação, informação científica e
tecnológica, etc.

Um conjunto de decisões governamentais no campo da informação não resulta necessariamente na

constituição de uma política pública de informação. Uma política de informação é mais que a soma de um
determinado número de programas de trabalho, sistemas e serviços. É necessário que se defina o universo
geográfico, administrativo, econômico, temático, social e informacional a ser contemplado pela política de
informação. Da mesma forma, devem ser previstos os diversos atores do Estado e da sociedade
envolvidos na elaboração, implantação, controle e avaliação dessas políticas. Políticas públicas de
informação são norteadas por um conjunto de valores políticos que atuam como parâmetros balizadores
à sua formulação e execução. Podem estar "difusas" no âmbito de outras políticas públicas, mas não
implícitas. O Estado democrático é, por princípio, incompatível com políticas públicas de saúde, educação,
habitação ou informação, que não sejam explícitas.

Frohmann (1995) ressalta que a literatura em ciência da informação sobre Política de Informação privilegia
a produção documental e arquivística dos governos. Essa abordagem tende a privilegiar aspectos como
produção, organização e disseminação da informação científica e técnica. O foco da Ciência da Informação
sobre o tema seria mais evidente em aspectos como a implementação de tecnologias, o aprimoramento
da comunicação agências governamentais e a ampliação do acesso aos documentos dos governos. Essa
ênfase ocorreria em detrimento da realização de pesquisas sobre as relações entre informação e poder,
ou as formas pelas quais o poder é exercido em e através de relações sociais mediadas pela informação.

Gonzáles de Gomez (2002) oferece uma reflexão teórica significativa à discussão das políticas de
informação, ao sugerir a noção de “Regime de Informação” como conjunto de redes, formais ou não, “nas
quais as informações são geradas, organizadas e transferidas de diferentes produtores, através de muitos
e diversos meios, canais e organizações, à diferentes destinatários ou receptores de informação ...”.

No âmbito desta pesquisa, adotamos – como categoria empírica de análise preliminar – a noção de
políticas públicas de informação como conjunto de premissas, decisões e ações - produzidas pelo Estado
e inseridas nas agendas governamentais em nome do interesse social - que contemplam os diversos
aspectos (administrativo, legal, científico, cultural, tecnológico, etc.) relativos à produção, uso e
preservação da informação arquivística de natureza pública e privada.

Políticas públicas arquivísticas

O tema é recorrente na literatura arquivística, embora careça de aprofundamento teórico. Políticas públicas
arquivísticas podem ser setoriais (em função das características de produção dos arquivos, tipologia,
utilização, demarcação administrativa, etc.) e apresentar uma configuração nacional, regional ou local.
Espera-se, em qualquer circunstância, que apresentem alto grau de transversalidade e intersecção com
outras políticas públicas, tendo em vista a importância da informação para a execução de cada uma delas.

Um aspecto muito frequente é confundir-se legislação arquivística com política arquivística. A legislação
arquivística fornece elementos normalizadores à política arquivística, mas não é em si mesma uma política.
Muitas vezes a legislação arquivística tende a ser considerada o marco zero de uma nova era arquivística.
É compreensível tal expectativa já que uma legislação adequadamente concebida pode ser um poderoso
instrumento a favor da gestão, uso e preservação dos arquivos. A viabilidade dessa legislação torna-se
comprometida se não for simultaneamente instrumento e objeto de uma política arquivística.

Políticas públicas arquivísticas constituem uma das dimensões das políticas públicas informacionais. Em
função da realidade observada, é possível detectar situações nas quais políticas públicas arquivísticas são
concebidas e implementadas - normalmente sem muito sucesso - ignorando-se as demais políticas
públicas de informação existentes. Da mesma forma, são frequentes situações nas quais políticas públicas
de informação - muitas vezes em nível nacional - desconhecem por completo as peculiaridades do universo

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arquivístico. Em alguns casos, por exemplo, políticas arquivísticas e políticas de governo eletrônico são
concebidas e desenvolvidas como se pertencessem a universos paralelos. Ambas as iniciativas perdem
com essa ausência de interfaces, especialmente o campo arquivístico, normalmente menos visível que
aquele relacionado com as questões inerentes aos projetos de governo eletrônico.

As ações resultantes das decisões que constituem as políticas públicas arquivísticas revestem-se, na
maioria dos casos, de um caráter técnico-científico. No entanto, políticas arquivísticas existem para
responder a problemas políticos do campo dos arquivos. Isto pressupõe, inicialmente, a necessidade de
identificar e analisar estes problemas. Reconhecê-los exige um conjunto de conhecimentos
simultaneamente técnico-científicos e políticos.

No caso das políticas informacionais, o alcance dos intentos de políticas públicas mostra-se visceralmente
associado a aspectos tais como: a) o comprometimento do Estado com o uso adequado – em todos os
sentidos - da informação pela administração pública e pela sociedade, b) as condições da sociedade civil
em reconhecer a informação governamental como direito, utilizá-la e gerar novas demandas a partir dessa
utilização; c) verticalizando essa percepção para o universo arquivístico, alguns obstáculos tendem a ser
frequentes:. o grau de reconhecimento da importância da informação arquivística e das instituições e
serviços arquivísticos pelo Estado e a sociedade civil e a capacidade política e técnico-científica das
instituições arquivísticas públicas identificarem e lograrem formular, executar e avaliar políticas públicas
arquivísticas.

O cenário arquivístico brasileiro

No Brasil e no restante da América Latina em geral, a precariedade organizacional dos arquivos públicos
e o uso social incipiente da informação governamental expressam a trajetória do Estado e da sociedade
civil. Os arquivos públicos latino-americanos institucionalizaram-se como resultado de um processo de
independência, associado à formação de Estados modernos na região. Sob esta perspectiva, foram
considerados repositórios da identidade nacional emergente como arquivos históricos.

Coadjuvante como construtor da memória nacional, o Arquivo Nacional e os demais arquivos públicos
brasileiros tampouco encontrarão na sua função instrumental uma atuação protagonista. Isto implicou no
desenvolvimento de instituições e serviços arquivísticos “periferizados” na administração pública e
incapazes de fornecer informações suficientes, em níveis quantitativo e qualitativo, ao próprio aparelho de
Estado, à pesquisa científica e tecnológica e à sociedade civil.

De maneira geral, as instituições arquivísticas públicas brasileiras apresentam características comuns no

que se refere à sua atuação. Tratam-se de organizações voltadas quase exclusivamente para a guarda e
acesso de documentos considerados, sem parâmetros científicos, como de “valor histórico”
(presumivelmente documentos permanentes), ignorando a gestão dos documentos correntes e
intermediários produzidos pela na administração pública.

Seja nas instituições arquivísticas ou nos serviços arquivísticos, a ausência de padrões de gestão da
informação, somada às limitações de recursos humanos, materiais e tecnológicos, resulta em deficiências
no seu processamento técnico e acesso. Ao não desenvolverem a interação inerente ao controle do ciclo
da informação arquivística (integrando as fases corrente, intermediária e permanente), ambas as
instâncias organizacionais tornam-se desvinculadas do processo político-decisório governamental. Por
outro lado, as restrições de consulta e as condições de acesso físico e intelectual dos arquivos limitam
consideravelmente a sua utilização pelo administrador público e o cidadão.

A legislação arquivística brasileira

Em 1991 é aprovada a Lei 8.519 que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados. A
chamada “Lei de Arquivos” assegura o princípio de acesso do cidadão à informação governamental bem
como o sigilo relativo a determinadas categorias de documentos. A Lei estabelece ainda a ordenação da
malha arquivística pública do país: Arquivos Federais (o Arquivo Nacional e outros arquivos do Poder
Executivo (Ministérios da Marinha, Relações Exteriores, Exército e Aeronáutica), os arquivos dos Poderes
Legislativo e Judiciário Federais); Arquivos Estaduais (o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder
Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário); Arquivos do Distrito Federal (o arquivo do Poder Executivo e

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o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário); Arquivos Municipais(o arquivo do Poder
Executivo e o arquivo do Poder Legislativo).

O Arquivo Nacional após a Lei de Arquivos passa a ter como competências, "a gestão e o recolhimento
dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o
acesso sob sua guarda, acompanhar e implementar a política nacional de arquivos" (art.18).

Cria-se um Conselho Nacional de Arquivos (CONAR), presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional,
"integrado por representantes de instituições arquivísticas e acadêmicas, públicas e privadas". (art.. 26)
com a atribuição de definir a política nacional de arquivos e atuar como órgão central do Sistema Nacional
de Arquivos.

Ao longo dos anos 90, a legislação arquivística foi ampliada mediante decretos regulamentadores da Lei
8.159 e a definição de dispositivos legais nos planos estaduais e municipais.

O Conselho Nacional de Arquivos

Órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional, o Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, criado
pela Lei 8.159 de 8 de janeiro de 1991 é regulamentado pelo Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002.
Apesar de órgão colegiado, de caráter deliberativo, o CONARQ tem características de um órgão executor.
É o caso, por exemplo, de atribuições como: estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema
Nacional de Arquivos - SINAR; promover o inter-relacionamento de arquivos públicos e privados; subsidiar
a elaboração de planos nacionais de desenvolvimento, estimular a integração e modernização dos
arquivos públicos e privados ; identificar os arquivos privados de interesse público e social, articular-se
com outros órgãos do Poder Público formuladores de políticas nacionais nas áreas de educação, cultura,
ciência, tecnologia, informação e informática, etc.

O Conselho Nacional de Arquivos é composto predominantemente por representantes do Estado, mas

conta também com representação da sociedade civil. O Governo Federal conta com oito membros: o
Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que o preside; dois representantes do Poder Executivo Federal; dois
representantes do Poder Judiciário Federal; dois representantes do Poder Legislativo Federal; um
representante do Arquivo Nacional. Os estados são representados por dois representantes dos Arquivos
Públicos Estaduais e do Distrito Federal. Os municípios contam com dois representantes dos Arquivos
Públicos Municipais. Fazem também parte do CONARQ: um representante das instituições mantenedoras
de curso superior de arquivologia; um representante de associações de arquivistas; três representantes
de instituições que congreguem profissionais que atuem nas áreas de ensino, pesquisa, preservação ou
acesso a fontes documentais. Chama atenção a predominância de representantes do Estado (76%) sobre
os da sociedade (74%). Entre os representantes do Estado, 47% são do Poder Executivo Federal e 30%
dos estados e municípios.

Ao longo de 12 anos, o Plenário do CONARQ reuniu-se 40 vezes, caracterizando-se pela estabilidade,

diversidade de conselheiros e temas. No entanto, esses reuniões, jamais contemplaram – conforme
análise preliminar das Atas – o tema da política nacional de arquivos.

O Sistema Nacional de Arquivos

Tendo como órgão central o CONARQ, o Sistema Nacional de Arquivos tem por finalidade, segundo o
Decreto nº 1.173 de 29 de junho de 1994, "implementar (grifo nosso) a política nacional de arquivos
públicos e privados, visando a gestão à preservação e o acesso aos documentos de arquivo" (art.10).
Neste sentido, verifica-se uma situação ambígua, do ponto de vista jurídico e político já que, no artigo 18
da Lei, compete ao Arquivo Nacional "acompanhar e implementar (grifo nosso) a política nacional de
arquivos". O SINAR tem a seguinte composição: o Arquivo Nacional; os arquivos do Poder Executivo
Federal; os arquivos do Poder Legislativo Federal; os arquivos do Poder Judiciário Federal; os arquivos
estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário; os arquivos do Distrito Federal dos Poderes
Executivo, Legislativo e Judiciário; os arquivos municipais dos Poderes Executivo e Legislativo.

Considerando-se a abordagem sistêmica, entende-se que não cabe ao Sistema implementar políticas
arquivísticas. Sua função é favorecer a execução destas políticas pelos órgãos que o compõem mediante

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um processo de interação sistêmica. Um sistema como o proposto não é um órgão executor de políticas
públicas.

OBS: Confira, no final desse volume, coletânea de legislação pertinente.

Normas nacionais e internacionais de arquivo.

A normalização da descrição arquivística em nível internacional tomou grande impulso no final da década
de 1980. Aspiração antiga, a necessidade de normalização imposta pelo uso de computadores em
arquivos se fazia sentir nessa época de maneira cada vez maior, ao mesmo tempo em que os progressos
normalizadores da área da biblioteconomia demonstravam as vantagens alcançadas quando trabalhos
baseavam-se em procedimentos técnicos comuns. Alguns países como os Estados Unidos e a Inglaterra
já haviam caminhado na direção do estabelecimento de normas de descrição, mas coube ao Canadá, que
então iniciava a elaboração de suas normas nacionais sob o patrocínio do National Council on
Archives/Conseil National des Archives, a proposta ao Conselho Internacional de Arquivos (CIA), em 1988,
da criação de normas internacionais de descrição.

Em 1989, especialistas de vários países reuniram-se em Paris e decidiram criar uma comissão específica
para, no âmbito do CIA, realizar tal tarefa. A primeira reunião da Comissão ocorreu em 1990, na Alemanha,
congregando especialistas do Canadá, Espanha, Estados Unidos, França, Inglaterra, Malásia, Portugal e
Suécia. A partir da divulgação e discussão de uma declaração de princípios quanto à descrição arquivística
no Congresso Internacional de Arquivos de Montreal, o grupo passou a contar com um representante da
Austrália, num esforço de conciliar e atender a tradições técnicas diversas.

O primeiro trabalho consolidado da Comissão foi a elaboração da norma para descrição de documentos
arquivísticos ISAD(G), publicada em 1994, abrangendo documentos de todo e qualquer suporte,
respaldada em procedimentos metodológicos já implementados, bem como definindo um universo de
elementos de descrição para registro de informações tradicionalmente recuperadas. Em 1996, foi lançada
a norma ISAAR(CPF), complementar à primeira, regulando a descrição do produtor, entidade fundamental
para o contexto dos documentos descritos

Em 1996, durante o Congresso Internacional de Arquivos ocorrido em Pequim, a Comissão ad hoc foi
transformada em Comitê de Normas de Descrição (CND), passando a integrar formal e permanentemente
a estrutura do CIA. Na ocasião, sua composição foi alterada e o Brasil convidado a designar um
representante para o CND, cuja principal tarefa à época era realizar a revisão e a segunda edição da
ISAD(G).

A ISAD(G) não era conhecida no Brasil. Não havia sido impressa aqui e a única tradução em português
era aquela publicada nos Cadernos BAD, da Associação Portuguesa de Bibliotecários, Arquivistas e
Documentalistas, com pequena circulação em nosso país. A necessidade de participar do processo de
revisão impunha, então, como primeira providência, traduzir a norma e divulgá-la o mais amplamente
possível. O Arquivo Nacional assumiu essa tarefa e no início de 1998 publicou a primeira edição brasileira
das normas internacionais ISAD(G) e ISAAR(CPF), gratuitamente distribuídas no país, além de aproveitar
oportunidades e de promover eventos para discuti-las, sobretudo a ISAD(G), cuja revisão internacional se
iniciava.

A participação do Brasil no processo de revisão da ISAD(G) foi extremamente proveitosa. Ganhou a

Norma, ao incorporar uma visão crítica mais afastada dos grandes centros de discussão arquivística e com
experiências diferenciadas em termos de tradição e tecnologia. Ao mesmo tempo, ganhou a comunidade
profissional brasileira, ao ter um contato mais amplo e constante com as preocupações de colegas de
outros países, além de aprofundar sua reflexão sobre a própria ISAD(G). As mesmas vantagens ocorreram
quando da revisão da ISAAR(CPF), realizada entre 2000 e 2004. As duas normas revisadas foram
publicadas pelo Arquivo Nacional.

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A ISAD(G), exatamente por pretender ser internacional, aplicável a todos os tipos de materiais
arquivísticos, utilizável tanto em sistemas manuais quanto automatizados de descrição, tem um alto grau
de generalidade, definindo apenas a macroestrutura da descrição, deixando a definição quanto a
procedimentos específicos para outras esferas de decisão, nacionais ou institucionais. Daí a insistência
do CND sobre a necessidade de normas nacionais e, consequentemente, a necessidade de cada país
refletir sobre sua realidade e criar normas próprias.

A Câmara Técnica de Normalização da Descrição Arquivística (CTNDA) foi criada pela portaria n. 56, de
30/9/2001, do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), com a finalidade de propor normas que, em
conformidade com a ISAD(G)9 e a ISAAR(CPF), fossem, após discussão pela comunidade profissional,
aprovadas pelo Conarq e adotadas como normas brasileiras.

A Câmara, que sofreu alterações em sua composição original, reuniu-se várias vezes, além de manter
ativa correspondência para evolução do trabalho. A partir de 2004, passou a contar também com membros
correspondentes, integrantes de arquivos estaduais ou de outras instituições já usuárias da ISAD(G), num
esforço de ampliar a discussão por todo o Brasil.

A CTNDA iniciou os trabalhos promovendo um diagnóstico sobre o grau de normalização dos

procedimentos técnicos adotados no tratamento de arquivos em território nacional, procurando identificar
equipes que já tivessem tido contacto com a ISAD(G) e a ISAAR(CPF) e as aplicassem. O resultado desse
trabalho foi disponibilizado em sua subpágina, juntamente com as atas de reuniões realizadas e um
levantamento bibliográfico sobre descrição arquivística, consolidado em publicação específica.

A versão preliminar desta Norma foi submetida à consulta pública de janeiro a maio de 2006,
concomitantemente à realização de oficinas para divulgação em Belém, Brasília, Florianópolis, Londrina,
Recife, Rio de Janeiro e São Paulo, contando com cerca de setecentos participantes. As contribuições
enviadas por profissionais de várias partes do país foram analisadas em reunião específica, elaborando-
se a versão final ora apresentada.

A NOBRADE não é uma mera tradução das normas ISAD(G) e ISAAR(CPF), que já existem e estão
publicadas. Seu objetivo, ao contrário, consiste na adaptação das normas internacionais à realidade
brasileira, incorporando preocupações que o Comitê de Normas de Descrição do Conselho Internacional
de Arquivos (CDS/CIA) considerava importantes, porém, de foro nacional. Esta norma deve ser
intensamente divulgada no âmbito das instituições arquivísticas e nos eventos ligados aos profissionais da
área, de modo a possibilitar o seu aperfeiçoamento.

Algumas Normas (exemplos)

ABNT NBR ISO 30300, Informação e documentação – Sistema de gestão de documentos de arquivo –
Fundamentos e vocabulário

ABNT NBR ISO 30301, Informação e documentação – Sistema de gestão de documentos de arquivo –
Requisitos

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 Sistemas e redes de arquivo
No campo das ciências sociais aplicadas, temos a apropriação desta abordagem sistêmica por meio da
Arquivologia, que define “Sistemas de Arquivos” como: o conjunto de arquivos de uma nação, estado,
município ou instituição que interagem por meio de diretrizes, normas e políticas visando à preservação
de uma totalidade da informação arquivística produzida no seu contexto.

Entretanto, o termo “Sistemas de Arquivos” não é bem difundido e solidificado. Exemplo prático disto é
evidenciado ao se fazer uma consulta pelo termo no site de busca Google: a maioria dos resultados refere-
se à área de softwares. No senso comum é frequentemente remetido a aspectos relacionados à
informática.

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No Brasil o conceito de sistema de arquivos começa a ser explorado e trabalhado na década de 60, com
vínculo direto na administração pública. Em 1962 é criada a primeira versão para o projeto de Sistema
Nacional de Arquivos, que foi sucedida pela versão de 1978 (ambos não foram implantados) e,
posteriormente, pela versão de 1994. Observamos a inserção da ideia sobre sistemas de arquivos antes
mesmo da criação dos cursos acadêmicos. Os cursos de Arquivologia foram criados a partir de 1977.
Talvez isto demonstre uma fragilidade teórica dos projetos iniciais para Sistemas de Arquivos Nacionais.
Uma vez que a falta de produção científica na área pode ter acarretado pouco embasamento às práticas.
Na esfera estadual, a partir da década de 80 surgem decretos para a criação de alguns sistemas de
arquivos.

A literatura arquivística nacional é escassa, isso para qualquer objeto de estudo deste campo. Em se
tratando da temática dos sistemas de arquivos, também, se verifica pouca literatura. No entanto, o
Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005, p. 155) traz uma definição para sistemas de
arquivos, segundo ele é o “Conjunto de arquivos que, independentemente da posição que ocupam nas
respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na persecução de
objetivos comuns”. O conceito leva em consideração a articulação e a “persecução de objetivos”, que são
características dos sistemas. No entanto, sugere uma independência dentro da estrutura administrativa
que não condiz com a realidade, pois o sistema de arquivos é um subsistema do macrossistema
organização.

Na literatura arquivística internacional, encontra-se um autor argentino que explora o conceito de sistemas
de arquivos. Segundo Vasquez (1994, apud JARDIM, 1995, p. 30), um “Sistema integrado de arquivos é
um conjunto orgânico de arquivos, vinculados por uma direção central que normaliza os processos
arquivísticos e focaliza a informação em um ponto acessível à consulta externa e interna”. Jardim (1995)
faz algumas observações quanto à esta definição, e uma delas é referente à adjetivação do termo Sistema
pela palavra integrado. Segundo o autor “colide com os pressupostos de interação e totalidade que
sustentam o conceito de sistema. A totalidade sistêmica é sempre integral ou completa em si mesma ou
não seria sistêmica”.

Independente da conceituação dada ao termo “Sistema de Arquivos”, sempre está associado ao controle
do ciclo vital da informação arquivística. Por meio do órgão executor (geralmente um departamento do
Arquivo Público Estadual) são realizados os trabalhos intelectuais e operacionais, como a articulação entre
os órgãos integrantes do sistema, elaboração das normas, prestação de orientação técnica, divulgação,
políticas de acesso, etc. Os arquivos (unidades administrativas) atuam como membros de um sistema,
cuja finalidade é proporcionar a gestão documental para que se obtenha a recuperação da informação nas
diferentes fases do ciclo de vida documental.

Os Sistemas de Arquivos, em qualquer esfera governamental, apoiam-se em um instrumento fundamental

para legitimar sua existência e as diretrizes emanadas do órgão executor: as leis. Portanto, “O Sistema é
necessariamente uma configuração jurídica. Sem lei não há Sistema”. (JARDIM, 1995, p. 110)
O poder de inserção de uma norma é muito maior se utilizados os meios jurídicos. As normas são o cerne
dos Sistemas de Arquivos. É esperada de um Sistema a normalização dos procedimentos técnicos
inerentes à gestão da informação arquivística e o objetivo é abranger todas as partes integrantes do
Sistema.

Surge uma problematização, do ponto de vista da uniformidade que as normas proporcionam diante da
verticalização de poder. Elas não podem ser capazes de anular as diferenças e por isso acabam se
tornando ineficazes. Para isto não ocorrer, é necessário atentar aos aspectos particulares.

Sistemas e Redes
A uniformidade ou padronização é, também, motivo de críticas ao enfoque sistêmico. Um Sistema não
pode ser pensado como uma articulação obrigatoriamente uniformizante. É importante prestar atenção
aos aspectos particulares, às especificidades e realidades concretas que prevalecem entre os distintos
membros do Sistema, parece ser a única condição e, ao mesmo tempo, a única garantia de estruturar com
inteligência um sistema comum. (RAMIREZ DELÉON, apud JARDIM, 1995, p.43)

13
No caso dos Sistemas de Arquivos das esferas do Estado, cada secretaria da administração pública possui
um contexto de produção documental diferenciado. Para tal circunstância, deve-se pensar nas
intervenções propostas pelo órgão executor do Sistema, desde a base, ou seja, nos produtores e na forma
de produzir os documentos, conhecendo a realidade de cada membro.
Diante dessa crítica ao modelo sistêmico alguns autores propõem o modelo de redes. Para Cunha (1977),
a diferença entre os dois conceitos está basicamente no tipo de integração, os sistemas com modelos de
integração vertical e as redes integração horizontal. A integração vertical admite estruturas hierárquicas
que visam à padronização dos componentes, já a integração horizontal se baseia na cooperação.

Entretanto, alguns autores identificam outras diferenças entre os conceitos de sistema e redes. É o caso
de Balduíno (1988 apud JARDIM, 1995, p.43). Ele sugere os seguintes diferenciais:

REDES
Elementos interligados
Objetivos comuns
Componentes autônomos
Características individuais
Cooperação
A ausência de um componente não compromete a
realização dos objetivos da rede como um todo
Diferenciações Básicas entre Redes e Sistemas
SISTEMAS
Elementos integrados
Objetivos específicos
Componentes interdependentes
Padronização
Funções específicas e interdependentes –
complementação
A ausência de um componente compromete a
realização dos objetivos do sistema como um todo

Buscando uma aproximação entre as características de cada conceito e os Sistemas de Arquivos

Estaduais no Brasil, percebe-se um aspecto pertencente a este relacionado ao conceito de rede. Os
componentes são autônomos, os órgãos da administração pública, por exemplo, a Secretaria de Saúde
não depende da Secretaria de Educação perante o Sistema de Arquivos. Porém, as outras características
próprias do enfoque sistêmico se aplicam ao modelo de Sistema de Arquivos proposto por alguns estados
do Brasil.

No caso do Sistema Mundial de Informação Científica ou Tecnológica (UNISIST), Cunha (1977, p.36)
pondera que o conceito de sistema ou redené um conjunto de componentes inter-relacionados que, de
comum acordo, promovem a transmissão da informação dos produtores aos usuários da mesma, de
conformidade com normas e procedimentos idênticos ou compatíveis. Cada componente pode, por sua
vez, ter tido como um sistema, em relação a sua integração interna (vertical), ou como um subsistema,
com relação a suas conexões externas (horizontais).

As dificuldades de implementação e a falta de êxito observada nos sistemas de arquivos da administração

pública brasileira e, mais especificamente para este trabalho, a questão da esfera estadual, pode suscitar
algumas hipóteses da origem das falhas ocorridas. Uma delas é a hipótese de que os Sistemas de Arquivos
Estaduais podem perecer diante da falta de discernimento teórico do enfoque sistêmico pelas autoridades
competentes de executarem os trabalhos. Ao final, poderemos concluir que a abordagem sistêmica não
se encaixa à realidade dos arquivos da administração pública, sendo necessária outra abordagem para
satisfazer e se adequar aos problemas práticos.

Jardim (1995, p. 139) aponta essa problemática para o caso do Sistema Nacional de Arquivos:
O projeto de ordem imaginária procura no conceito de sistema o seu referente, mas não o encontra. E
prossegue desconhecendo este desencontro, já que, na reiteração do Sistema Nacional de Arquivos,
persistem as lacunas de aspectos teóricos caros aos sistemistas e se perpetuam os equívocos apontados
pelos críticos do enfoque sistêmico.

Sistema Nacional de Arquivos

O SINAR tem por finalidade implementar a política nacional de arquivos públicos e privados, visando à
gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivo.

14
O SINAR tem como órgão central o CONARQ.

Integram o SINAR:
I - o Arquivo Nacional;
II - os arquivos do Poder Executivo Federal;
III - os arquivos do Poder Legislativo Federal;
IV - os arquivos do Poder Judiciário Federal;
V - os arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário;
VI - os arquivos do Distrito Federal dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário;
VII - os arquivos municipais dos Poderes Executivo e Legislativo.

Os arquivos referidos nos incisos II a VII, quando organizados sistemicamente, passam a integrar o SINAR
por intermédio de seus órgãos centrais.

As pessoas físicas e jurídicas de direito privado, detentoras de arquivos, podem integrar o SINAR mediante
acordo ou ajuste com o órgão central.

Compete aos integrantes do SINAR:

I - promover a gestão, a preservação e o acesso às informações e aos documentos na sua esfera de
competência, em conformidade com as diretrizes e normas emanadas do órgão central;
II - disseminar, em sua área de atuação, as diretrizes e normas estabelecidas pelo órgão central, zelando
pelo seu cumprimento;
III - implementar a racionalização das atividades arquivísticas, de forma a garantir a integridade do ciclo
documental;
IV - garantir a guarda e o acesso aos documentos de valor permanente;
V - apresentar sugestões ao CONARQ para o aprimoramento do SINAR;
VI - prestar informações sobre suas atividades ao CONARQ;
VII - apresentar subsídios ao CONARQ para a elaboração de dispositivos legais necessários ao
aperfeiçoamento e à implementação da política nacional de arquivos públicos e privados;
VIII - promover a integração e a modernização dos arquivos em sua esfera de atuação;
IX - propor ao CONARQ os arquivos privados que possam ser considerados de interesse público e social;
X - comunicar ao CONARQ, para as devidas providências, atos lesivos ao patrimônio arquivístico nacional;
XI - colaborar na elaboração de cadastro nacional de arquivos públicos e privados, bem como no
desenvolvimento de atividades censitárias referentes a arquivos;
XII - possibilitar a participação de especialistas nas câmaras técnicas, câmaras setoriais e comissões
especiais constituídas pelo CONARQ;
XIII - proporcionar aperfeiçoamento e reciclagem aos técnicos da área de arquivo, garantindo constante
atualização.

Os integrantes do SINAR seguirão as diretrizes e normas emanadas do CONARQ, sem prejuízo de sua
subordinação e vinculação administrativa.

Documentos Públicos

São arquivos públicos os conjuntos de documentos:

I - produzidos e recebidos por órgãos e entidades públicas federais, estaduais, do Distrito Federal e
municipais, em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias;
II - produzidos e recebidos por agentes do Poder Público, no exercício de seu cargo ou função ou deles
decorrente;
III - produzidos e recebidos pelas empresas públicas e pelas sociedades de economia mista;
IV - produzidos e recebidos pelas Organizações Sociais, definidas como tal pela Lei nº 9.637, de 15 de
maio de 1998, e pelo Serviço Social Autônomo Associação das Pioneiras Sociais, instituído pela Lei nº
8.246, de 22 de outubro de 1991.

Declaração de Interesse Público e Social de Arquivos Privados

15
Os arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas que contenham documentos relevantes para a
história, a cultura e o desenvolvimento nacional podem ser declarados de interesse público e social por
decreto do Presidente da República.

A declaração de interesse público e social de que trata este artigo não implica a transferência do respectivo
acervo para guarda em instituição arquivística pública, nem exclui a responsabilidade por parte de seus
detentores pela guarda e a preservação do acervo.

São automaticamente considerados documentos privados de interesse público e social:

I - os arquivos e documentos privados tombados pelo Poder Público;
II - os arquivos presidenciais, de acordo com o art. 3º da Lei nº 8.394, de 30 de dezembro de 1991;
III - os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente à vigência da Lei nº
3.071, de 1º de janeiro de 1916, de acordo com o art. 16 da Lei nº 8.159, de 1991.

O CONARQ, por iniciativa própria ou mediante provocação, encaminhará solicitação, acompanhada de

parecer, ao Chefe da Casa Civil da Presidência da República, com vistas à declaração de interesse público
e social de arquivos privados pelo Presidente da República.

O CONARQ, por iniciativa própria ou mediante provocação, encaminhará solicitação, acompanhada de

parecer, ao Ministro de Estado da Justiça, com vistas à declaração de interesse público e social de arquivos
privados pelo Presidente da República.

O parecer será instruído com avaliação técnica procedida por comissão especialmente constituída pelo
CONARQ.

O proprietário ou detentor de arquivo privado declarado de interesse público e social deverá comunicar
previamente ao CONARQ a transferência do local de guarda do arquivo ou de quaisquer de seus
documentos, dentro do território nacional.

A alienação de arquivos privados declarados de interesse público e social deve ser precedida de
notificação à União, titular do direito de preferência, para que manifeste, no prazo máximo de sessenta
dias, interesse na aquisição, na forma do parágrafo único do art. 13 da Lei nº 8.159, de 1991.

Os proprietários ou detentores de arquivos privados declarados de interesse público e social devem manter
preservados os acervos sob sua custódia, ficando sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa,
na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente.

Os proprietários ou detentores de arquivos privados declarados de interesse público e social poderão

firmar acordos ou ajustes com o CONARQ ou com outras instituições, objetivando o apoio para o
desenvolvimento de atividades relacionadas à organização, preservação e divulgação do acervo.

A perda acidental, total ou parcial, de arquivos privados declarados de interesse público e social ou de
quaisquer de seus documentos deverá ser comunicada ao CONARQ, por seus proprietários ou detentores.

O Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo (SIGA)

O Decreto nº 4915, de 12 de dezembro de 2003, organiza, sob a forma de sistema, as atividades de gestão
de documentos no âmbito dos órgãos e entidades da administração pública federal (CONSELHO
NACIONAL DE ARQUIVOS, 2011). Esse sistema denomina-se Sistema de Gestão de Documentos de
Arquivo (SIGA). Conforme o artigo 2º, o SIGA tem por finalidade:
I - garantir ao cidadão e aos órgãos e entidades da administração pública federal, de forma ágil e segura,
o acesso aos documentos de arquivo e às informações neles contidas, resguardados os aspectos de sigilo
e as restrições administrativas ou legais;
II - integrar e coordenar as atividades de gestão de documentos de arquivo desenvolvidas pelos órgãos
setoriais e seccionais que o integram;
III disseminar normas relativas à gestão de documentos de arquivo;

16
IV - racionalizar a produção da documentação arquivística pública;
V - racionalizar e reduzir os custos operacionais e de armazenagem da documentação arquivística pública;
VI - preservar o patrimônio documental arquivístico da administração pública federal;
VII - articular-se com os demais sistemas que atuam direta ou indiretamente na gestão da informação
pública federal.
O SIGA é composto pelo órgão central, o Arquivo Nacional; pelos órgãos setoriais, que são as unidades
responsáveis pela coordenação das atividades de gestão de documentos de arquivo nos Ministérios e
órgãos equivalentes; e pelos órgãos seccionais, que são as unidades vinculadas aos Ministérios e órgãos
equivalentes.

Gestão de Documentos
Implementação de programas de gestão de documentos.

A gestão de documentos arquivísticos é um procedimento fundamental na vida de uma empresa pública

ou privada. Para tomar decisões, recuperar a informação e preservar a memória institucional é preciso
estabelecer um conjunto de práticas que garanta a organização e preservação dos arquivos.

Administrar ou gerenciar documentos arquivísticos, a partir da aplicação de conceitos e teorias difundidas

pela Arquivologia, garante às empresas públicas ou privadas obter maior controle sobre as informações
que produzem e/ou recebem, racionalizar os espaços de guarda de documentos, desenvolver com mais
eficiência e rapidez suas atividades, atender adequadamente clientes e cidadãos. Conforme a Lei Federal
nº 8.159, que se refere aos arquivos públicos, mas também aos arquivos privados constituídos por pessoas
físicas ou jurídicas, gestão de documentos é "o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes
à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a
sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Tanto esta Lei quanto a NBR ISO 9001/2000, indicam a necessidade de alguns requisitos para o
gerenciamento de documentos nos arquivos públicos e privados. A gestão de documentos aplicada nas
empresas é uma atividade estratégica na constituição do acervo arquivístico, pois define o ciclo vital dos
documentos, estabelecendo aqueles que após o uso administrativo pelos setores das empresas podem
ser eliminados, os que serão transferidos ao arquivo, a temporalidade de guarda e sua destinação final:
eliminação ou guarda permanente.

Contudo, a operacionalização da gestão de documentos, isto é, a organização interna do trabalho, conta

muito nos resultados obtidos. Por trás das metodologias escolhidas e das normas implantadas deve existir
um conjunto de pessoas com competências e habilidades variadas, pensando e atuando juntas para que
o fluxo e a tramitação dos documentos, os assuntos selecionados, os prazos definidos, os cuidados de
conservação estabelecidos e o arquivamento final espelhem a realidade institucional ou contribuam para
a sua interpretação.

O gerenciamento da informação e a gestão de documentos

Informação e documento são termos polissêmicos tão amplamente usados pelos mais diferentes
segmentos sociais e profissionais que se torna quase uma obrigação indicar em que sentido esses termos
estão sendo empregados, ainda que pareça óbvio o seu uso na área de arquivos.

Informação é um termo de difícil definição porque permeia toda a estrutura social. tudo o que vemos,
fazemos, inventamos, construímos, vestimos, falamos, escrevemos, desenhamos é informação. Usaremos
aqui, portanto, uma definição abrangente, porém menos ampla quanto dizermos que informação é tudo,
ou seja, informação são todos os dados que são organizados e comunicados.

O Valor da Informação

17
Como é possível admitir que a informação possua valor, é preciso definir parâmetros capazes de
quantificá-lo, o que não é uma tarefa trivial. Uma das maneiras é realizada por meio dos juízos de valor,
que, apesar de serem indefinidos, consideram que o valor varia de acordo com o tempo e a perspectiva.
Podem, em certos casos, ser negativos, como acontece na sobrecarga de informação.
Sob esta perspectiva, o valor da informação pode ser classificado nos seguintes tipos:
 valor de uso: baseia-se na utilização final que se fará com a informação;
 valor de troca: é aquele que o usuário está preparado para pagar e variará de acordo com as leis
de oferta e demanda, podendo também ser denominado de valor de mercado;
 valor de propriedade, que reflete o custo substitutivo de um bem;
 valor de restrição, que surge no caso de informação secreta ou de interesse comercial, quando
o uso fica restrito apenas a algumas pessoas.

Muitas vezes não é possível quantificar o valor da informação estabelecendo uma equivalência a uma
quantia em dinheiro. Por ser um bem abstrato e intangível, o seu valor estará associado a um contexto.
Assim, os valores de uso e de troca poderão ser úteis na definição de uma provável equivalência
monetária.

Por exemplo, uma empresa que atua em bolsa de mercadorias, mais especificamente no mercado futuro,
terá grande interesse em informações relativas à produção agrícola de um determinado país ou região.
Esta empresa, provavelmente, irá alocar recursos na busca sistemática deste tipo de informação, que será
utilizada na determinação de indicadores de uma tendência e que fundamentará decisões sobre o tipo de
investimento a ser realizado, caracterizando a importância dos valores de uso e de troca. Considerando
que, a partir delas, poderá ser obtido algum tipo de vantagem competitiva ou de diferencial de mercado,
estas informações assumirão um valor de restrição, para que se possa preservar o sigilo da aplicação.

Por outro lado, uma organização governamental ou não que realize censos demográficos, de estilo de vida
ou algum outro tipo de pesquisa de acompanhamento, deverá manter, por razões legais, o armazenamento
de dados e séries históricas sem que haja explícita intenção de exploração ou de uso. Neste caso, a
informação terá um valor de propriedade.

O ponto principal é perceber a informação pertencendo a dois domínios. No primeiro deles, ela deve
atender às necessidades de uma pessoa ou de um grupo. Nesse caso, a disponibilização da informação
deve satisfazer os seguintes requisitos:
 ser enviada à pessoa ou ao grupo certos;
 na hora certa e no local exato;
 na forma correta.

O segundo domínio é o da organização, que introduz questões a respeito da determinação do valor da

informação. Neste contexto, o valor da informação está relacionado ao seu papel no processo decisório.
A determinação do valor somente do conteúdo parece um corolário natural do uso da informação como
um insumo da tomada de decisão. Entretanto, ainda que a informação adquira seu valor a partir de seu
papel na tomada de decisão, o produto informacional como um todo também agrega valor a outras
atividades no processamento da informação.

Cabe então uma questão: a informação possui um valor econômico? Ela terá valor econômico quando
levar à satisfação dos desejos humanos. Uma pequena parcela da informação disponível constitui-se em
produtos finais, ou seja, aqueles que são consumidos diretamente pelas pessoas, cujo valor deriva-se da
oferta e da procura. A porção majoritária, porém, cabe aos bens intermediários, que são aqueles que
conduzem a outros bens e serviços. Neste caso, o valor estará diretamente relacionado ao dos bens e
serviços que deles se utilizam.

Da mesma forma, a informação terá valor econômico para uma organização, se ela gerar lucros ou for
alavancadora de vantagem competitiva. De modo geral, a percepção de valor pode ser influenciada pelos
seguintes fatores:

18
  identificação de custos;
 entendimento da cadeia de uso;
 incerteza associada ao retorno dos investimentos em informação;
 dificuldade de se estabelecerem relações causais entre os insumos de informação e produtos
específicos;
 tradição de se tratar a informação como uma despesa geral;
 diferentes expectativas e percepções dos usuários;
 fracasso em reconhecer o potencial comercial e o significado da informação.

Para concluir, é importante reconhecer que, de modo geral, poucas decisões são tomadas com informação
perfeita, devido a alguma insuficiência de informação e/ou uma sobrecarga de informação desnecessária.
O valor da informação é uma função do efeito que ela tem sobre o processo decisório. Se a informação
adicional resultar em uma decisão melhor, então ela terá valor. Caso contrário, ela terá pouco ou nenhum
valor.

Documento é um termo também polissêmico, posto que se pode considerar documento qualquer suporte
que registre informações. São documentos as camadas da terra escavadas pelos geólogos, os vestígios
materiais de civilizações desaparecidas, investigados pelos arqueólogos, os registros orais de grupos
humanos estudados pelos antropólogos e sociólogos ou a correspondência, mapas, contratos privados ou
públicos que são pesquisadas pelos historiadores.
A partir do momento em que se fortalece a ideia de que tudo é história, todos os registros, vestígios, marcas
deixadas pela humanidade servem para orientar, provar, comprovar, informar, refletir sobre determinada
coisa ou fato.

Tal abrangência de características físicas e simbólicas dos documentos, alguns mantidos no seu próprio
local de produção (como as montanhas, solos e edificações), outros reunidos em ambientes diversos do
lugar onde foram produzidos como os museus, bibliotecas e arquivos, levou à construção de referenciais
teóricos e práticos de organização e preservação.

Os documentos considerados documentos de arquivo, embora possam variar na forma como se

apresentam, ou tecnicamente falando, no suporte em que a informação está registrada, apresentam
algumas características que os diferem de outros documentos que podem conter informações de valor
científico, histórico e cultural.

Em primeiro lugar são documentos produzidos e/ ou acumulados organicamente no decorrer das

atividades de uma pessoa, família, instituição pública ou privada. Ou seja, os documentos são criados uns
após os outros, em decorrência das necessidades sociais e legais da sociedade e do próprio
desenvolvimento da vida pessoal ou institucional. No caso da documentação privada, um cidadão não terá
uma carteira de identidade sem antes ter obtido uma certidão de nascimento ou, no caso de uma empresa
privada, realizar um contrato de prestação de serviços sem antes ter registrado sua firma num cartório.

É importante ressaltar a questão da organicidade dos documentos de arquivos porque isto significa que
um documento não tem importância em si mesmo (embora possa conter informações valiosas), mas no
conjunto de documentos do qual faz parte e que ajuda a explicar, demonstrar, comprovar, enfim, dar a
conhecer a realidade que se busca compreender seja ela a vida de uma pessoa, as atividades de uma
empresa pública ou privada.

Em segundo lugar, os documentos de arquivo são produzidos com finalidades específicas para atender
várias demandas de informações. Embora alguns documentos possam no seu momento de criação, já ter
um valor histórico como, por exemplo, a carta deixada pelo presidente Getúlio Vargas em meados do
século 20, no momento do seu suicídio ou um tratado celebrado pelo Brasil, Argentina e Uruguai para
formar uma aliança contra o Paraguai no século 19, a produção da maioria dos documentos atende
primeiramente as necessidades burocráticas, administrativas ou legais.

Divisão de documentação por natureza:

19
Sabemos que as organizações desenvolvem diversas atividades de acordo com as suas atribuições e os
documentos refletem essas atividades, porque fazem parte do conjunto de seus produtos.
Portanto, são variados os tipos de documentos produzidos e acumulados, bem como são diferentes os
formatos, as espécies, e os gêneros em que se apresentam dentro de um Arquivo. Vamos conhecê-los:

Natureza Comercial: quando a documentação é principalmente organizada e utilizada pelas empresas e

destina-se a fins extremamente comerciais.

Natureza Cientifica: a documentação está presente quando seu objetivo principal é o de proporcionar
informações cientificas ou mesmo didáticas, sem visar diretamente o lucro.

Natureza Oficial: quando sua organização e utilização têm por finalidade auxiliar e assessorar a
administração pública atual e futura, pressupondo a coleta e a classificação de documentos oficiais, como
por exemplo: leis, decretos, portarias e demais atos normativos próprios da administração, Federal,
Estadual ou Municipal.

1. Formato: é a configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi
confeccionado:
Exemplos: formulários, ficha, livro, caderno, planta, folha, cartaz, microficha, rolo, tira de microfilme, mapa.

2. Espécie: é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das
informações nesse contidas.
Exemplos: ata, relatório, carta, ofício, proposta, diploma, atestado, requerimento, organograma)

3. Gênero: configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na
comunicação de seu conteúdo.
Exemplos: audiovisual (filmes); fonográfico (discos, fitas); iconográfico (obras de arte, fotografias,
negativos, slides, microformas; textual (documentos escritos de uma forma geral); tridimensionais
(esculturas, objetos, roupas); magnéticos/informáticos (disquetes, cd-rom,)

4.Tipo de documento: é a configuração que assume um documento de acordo com a atividade que a
gerou.
Exemplos: Ata de Posse; Boletim de Notas e Frequência de Alunos, Regimento de Departamento,
Processo de Vida Funcional, Boletim de Atendimento de Urgência, Prontuário Médico, Tabela Salarial.

Níveis da documentação na Organização

É comum considerarmos três níveis de responsabilidade e autoridade, a saber: o estratégico, o tático e o
operacional.

Documentação de Nível Estratégico

É a documentação que retrata as preocupações de longo prazo, de mais alto nível e que deve conter as
informações mais gerais e abrangentes da organização, cujos efeitos são direcionados aos níveis
hierárquicos da alta gerência.

Documentação de Nível Tático

É a documentação de nível intermediário, tanto em termos hierárquicos, quanto em termos de gestão da
organização. Estes documentos determinam "como, quem, quando e onde" para cada grande atividade
determinante da organização (por exemplo: compras, treinamento etc.).

Como exemplos de documentos de nível tático, podemos citar: Procedimentos (ou Manuais de
Procedimentos), Plano de Metas, Plano de Cargos e Salários, entre outros.

Documentação de Nível Operacional

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É a documentação de nível mais baixo, onde estão as preocupações imediatas, do curto prazo. Ela contém
todos os detalhes e informações técnicas, padrões, especificações, tabelas etc., para a operação segura
dos processos de trabalho.

Como exemplo de documentos de nível operacional, podemos citar: Instruções de Trabalho,

Especificações, Guias de Trabalho, entre outros.

Valores dos Documentos

Os documentos apresentam duas espécies de valores inerentes:

Valor Primário - estabelecido em função do grau de importância que o documento possui para a entidade
que o acumulou e;

Valor Secundário - estabelecido em função do grau de importância que o documento possui para outras
entidades e pesquisadores.

O Valor Primário de um documento manifesta-se sob três diferentes tipos, ou seja:

1. Valor Administrativo - documentos que envolvem política e métodos e que são necessários para a
execução das atividades do órgão. Exemplos: Planos, Programas de Trabalho, Relatórios etc.;
2. Valor Jurídico Ou Legal - documentos que envolvem direitos a curto ou a longo prazo do Governo ou
dos cidadãos, e que produzem efeito perante os tribunais. Exemplos: Acordos, Contratos, Convênios etc.;
3. Valor Fiscal - documentos que se referem a operações financeiras e à comprovação de receitas e
despesa geradas para atender às exigências governamentais. Exemplos: Notas Fiscais, Receitas,
Faturas etc.

O Valor Secundário subdivide-se em:

1. Valor Histórico Probatório - documentos que retratam a origem, organização, reforma e história de
uma administração. Exemplos: Atos Normativos, Exposição de Motivos etc.;
2. Valor Histórico Informativo - documentos que, embora recebidos por uma determinada entidade em
função de suas atividades, são valiosos pelas informações que contém retratando pessoas, fatos ou
épocas. Exemplos: Tabelas de Recenseamento, Documentos sobre Serviço Militar, Índices de Preços,
Indicadores Econômicos etc.

Equipe de trabalho

A gestão de documentos deve ser realizada não apenas por um grupo de trabalho, mas por uma equipe
integrada nos seus objetivos com cada componente compreendendo claramente o seu papel e a
contribuição profissional que os outros esperam dele. Ou seja, uma equipe em que o todo é maior que a
soma das partes. Se não partirmos deste pressuposto qualquer resultado em gestão de documentos
estará, com certeza, aquém do desejável.

É importante observar que embora em cada momento prevaleçam aspectos técnicos relativos a uma ou
outra área do conhecimento, todos os profissionais envolvidos devem participar das discussões e
definições para todas as fases de vida do documento. Por exemplo, quando se trata da produção,
tramitação e uso corrente dos documentos, podemos supor que é maior a influência do administrador, que
identifica competências, subordinações e os fluxos de trabalho; e do técnico de informática, que propõe
alternativas eletrônicas para a produção de formulários e fluxogramas.

Mas, neste momento, é importante também a presença do documentalista, o qual detendo noções de
diplomática pode sugerir a forma e a estrutura dos documentos. Um advogado oferece significativa
contribuição para que as normativas legais e processuais sejam atendidas. O historiador, que também
integra a equipe de gestão de documentos, participa destas definições, pois orienta quanto ao valor
histórico das informações registradas, valor este nem sempre considerado na análise de profissionais de
outras áreas.

O conservador, cuja formação está voltada para a preservação física dos suportes da informação, propõe

21
os cuidados necessários desde o momento da produção do documento, tendo em vista a necessidade da
sua preservação ao longo do tempo. E o arquivista já pode elaborar métodos de arquivamento que facilitem
a recuperação das informações contidas nos documentos sobre as quais se define a produção, o trâmite
e o uso.

A avaliação constitui uma etapa essencial da gestão de documentos. É a fase em que se define a
eliminação ou a guarda, temporária ou permanente, de um documento. É o momento em que também,
mais do que em qualquer outro, deve ser levada em conta a formação multidisciplinar da equipe. Toda e
qualquer observação de um componente da equipe merece respeito e atenção dos demais. Uma avaliação
documental inadequada, por menor que seja, pode causar prejuízos administrativos, financeiros e
histórico-culturais e, sob determinadas circunstâncias, irreparáveis. Desta forma, a equipe de gestão de
documentos pode e deve contar, na fase da avaliação documental, com outros profissionais especializados
nos assuntos pertinentes.

Outro aspecto fundamental para o adequado desenvolvimento da gestão de documentos é a noção, por
parte de todos os profissionais envolvidos na gestão, do ciclo vital dos documentos, ainda que cada um
deles atue somente numa fase do ciclo vital.

O arquivo intermediário da empresa, que guarda os documentos que já não são de uso corrente nos
setores, mas que por motivos de ordem legal ou administrativa ainda são preservados, recebe a
documentação conforme as normas estabelecidas pela gestão, dentro dos prazos previstos na tabela de
temporalidade de documentos e de acordo com os procedimentos de transferência: cronograma,
acondicionamento, descrição e relação dos documentos a serem transferidos. Este conjunto de
orientações só pode ser definido por uma consonância entre os setores produtores/acumuladores e a
administração do arquivo intermediário. A construção deste elo, na verdade um feixe de relações que
primordialmente devem ser institucionais e administrativas, mas que não perdem a sua dimensão humana
e pessoal, se faz por meio da equipe de gestão.

O acervo de valor histórico, a ser guardado no arquivo permanente, também é fruto das elaborações
técnicas da gestão de documentos. Como vimos acima, o historiador deve fazer parte de uma equipe de
gestão, sobretudo nas instituições públicas. Sua função é garantir que documentos de valor histórico,
alguns imbuídos deste valor já na sua produção, outros que o adquirem ao longo de sua existência, após
cumprirem os prazos de guarda no arquivo corrente e/ou intermediário, sejam recolhidos ao arquivo
permanente, permitindo ao arquivo o cumprimento de sua função de preservação da memória documental
da instituição à qual pertence. Nesta tarefa o relacionamento com o responsável pelo arquivo permanente
que, no Brasil, em geral é um historiador deve ser constante, pois este supostamente tem a experiência
das demandas atuais no campo da pesquisa histórico-social e, especificamente, dos documentos ou
assuntos pesquisados no acervo sob seus cuidados. Faz-se necessário também uma constante
atualização destes profissionais para que o avanço dos métodos e o surgimento de novos objetos do
conhecimento histórico sejam incorporados nos pressupostos de seu trabalho.

A gestão de documentos ainda se relaciona internamente com a área de conservação, pois muitas das
definições da gestão são o ponto de partida para o desenvolvimento do trabalho de conservação, que irá
hierarquizar suas prioridades de acordo com o suporte da informação, o seu volume físico e o tempo de
guarda dos documentos. Portanto, as estratégias da conservação se dão a partir e em conjunto com o
trabalho da gestão.

Além das unidades internas ao arquivo com as quais se relaciona, uma equipe de gestão de documentos
interage constantemente com os diversos setores produtores/acumuladores de documentos. A qualidade
desta relação com a estrutura da empresa é essencial para o bom desempenho da gestão. Ela inicia-se
com a sensibilização dos dirigentes para os benefícios da gestão - agilidade na recuperação das
informações, racionalização da massa documental, economia de espaços físicos destinados à guarda de
documentos e redução dos custos operacionais -, demonstrando os ganhos financeiros, funcionais,
ambientais e na melhoria da imagem institucional.

Uma vez implementada a gestão de documentos, a estratégia a ser seguida é a disseminação dos seus

22
objetivos para os diferentes níveis hierárquicos e das vantagens para todos da aplicação dos princípios
arquivísticos no trato das informações registradas.

A maior dificuldade no decorrer do processo de implantação da gestão de documentos se encontra na

resistência às mudanças, nos hábitos arraigados, cuja justificativa se perdeu no tempo. Considere-se ainda
que, no campo específico da gestão, frequentemente o domínio físico de um conjunto de documentos ou
o domínio de informações que permitam a sua localização no caos dos "arquivos", geram ou são usados
nas disputas de poder interno na empresa. Neste momento, outras qualidades, além da formação técnica
dos profissionais da equipe de gestão, devem se fazer presente: a paciência e a percepção das relações
interpessoais e da assimilação ou não das políticas administrativas pelo conjunto dos funcionários.

Classificação de documentos de arquivo

Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo.

Arquivo
Documentos de qualquer instituição pública ou privada, considerados de valor, merecendo preservação
permanente para fins de referência e pesquisa, tendo sido depositado ou selecionado para depósito num
arquivo de custódia permanente. (Schellenberg,2004);
Conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter públicas e
entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física,
qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos (lei 8.159/91)

A não intencionalidade e as contingências na produção dos documentos, a ampla burocratização e o uso

massivo de tecnologias de reprodução, assim como o crescente interesse na preservação da memória,
levaram a uma definição arquivística dos ciclos de vida dos documentos e dos valores que lhe são
relacionados em cada ciclo. Esquematicamente se apresentam três fases da vida do documento:

Teoria das Três Idades

Teoria baseada no ciclo vital dos documentos, segundo a qual os arquivos podem ser correntes,
intermediários e permanentes.

 o primeiro ciclo ou primeira idade, denominado corrente, corresponde ao valor administrativo;

 o segundo ciclo ou segunda idade, denominado intermediário, corresponde ao valor probatório
e/ou legal do documento e,
 o último ciclo ou terceira idade, denominado permanente, quando o valor histórico e científico se
sobrepõe ao demais valores. Caso não se reconheça esse valor permanente, o conjunto
documental será eliminado.

A função de um arquivo é guardar a documentação e principalmente fornecer aos interessados as

informações contidas em seu acervo de maneira rápida e segura. Neste sentido, a classificação dos
documentos de arquivos deve ser feita a partir de um método de arquivamento a ser definido, levando em
consideração a estrutura da empresa, suas funções e a natureza de seus documentos. Não há um único
método válido para arquivar documentos. Na prática, inclusive, faz-se uso da combinação de um ou mais
métodos. Os métodos mais comuns são os que classificam os documentos por assunto, seguidos de uma
classificação secundária por ordem alfabética, cronológica ou geográfica. O agrupamento dos documentos
por assunto, entretanto, deve atender às necessidades da empresa, suas características e prioridades.

O método de arquivamento adotado pela empresa pública ou privada, assim como os cuidados de
conservação e os procedimentos de eliminação, transferência e recolhimento, quando for o caso, devem
ser repassados para todas as unidades administrativas, para que estas fiquem cientes, possam se adequar
ao método e efetivamente implantá-lo pois a organização dos arquivos, como foi exposto aqui, inicia-se
com a produção dos documentos, assim como a responsabilidade pela organização das informações, em
diferentes graus, diz respeito a todos os funcionários.

23
Significado e Importância

Arquivo é o instrumento principal para servir de controle à ação administrativa de qualquer instituição,
empresa, pública ou privada. É, por assim dizer, um "Centro Ativo de Informações". Abriga os
documentos resultantes de uma atividade, os quais são conservados como comprovantes.

O arquivo deve adaptar-se ao órgão público, empresa ou instituição obedecendo a um plano racional e
tecnicamente orientado. Arquivos organizados, sem orientação técnica se transformam em verdadeiros
depósitos de documentos.

O arquivo, quando bem organizado, transmite ordens, evita repetições desnecessárias de experiências,
diminui a duplicidade de trabalho, revela o que está para ser feito, o que já foi feito e o resultado obtido.
Constitui fonte de pesquisa para todos os ramos administrativos e auxilia o administrador na tomada de
decisões.

Classificação de Arquivos: Segundo o estágio de sua evolução em:

Arquivo Corrente - Conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os
quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento de *atividades-meio e *atividades-fim e que se
conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e da frequência com que são por eles
consultados. Portanto, os documentos estão na fase corrente quando a atividade que os originou está em
andamento. Nessa fase, os documentos são usados com maior frequência e normalmente ficam
localizados próximo aos locais de trabalho. Também conhecido como de Primeira Idade ou Ativo.

* ATIVIDADES-MEIO - conjunto de operações que uma instituição leva a efeito para auxiliar e viabilizar o desempenho de suas
atribuições específicas e que resulta na acumulação de documentos de caráter instrumental e acessório.
* ATIVIDADES-FIM - conjunto de operações que uma instituição leva a efeito para o desempenho de suas atribuições específicas e
que resulta na acumulação de documentos de caráter substantivo para o seu funcionamento.
Portanto, a administração dos arquivos correntes tem por objetivo fazer com que os documentos sirvam
às finalidades para as quais foram criados, da maneira mais eficiente e econômica possível, e concorrer
para a destinação adequada dos mesmos, depois que tenham servido a seus fins. Os documentos são
eficientemente administrados quando:
a) uma vez necessários podem ser localizados com rapidez e sem transtorno ou confusão;
b) quando conservados a um custo mínimo de espaço e manutenção enquanto indispensáveis às
atividades correntes;
c) e quando nenhum documento é reservado por tempo maior do que o necessário a tais
atividades, a menos que tenham valor contínuo para pesquisa e outros fins.

Os objetivos de uma administração eficiente de arquivos só podem ser alcançados quando se dispensa
atenção aos documentos desde a sua criação até o momento em que são transferidos para um arquivo de
custódia permanente ou são eliminados. A administração de arquivos preocupa-se com todo o período de
vida da maioria dos documentos, lutando para limitar sua criação, de tal forma que possa determinar os
que devem ser destinados ao "inferno" do incinerador, ou ao "céu" de um arquivo permanente, ou ao
"limbo" de um depósito intermediário.

A consulta aos documentos guardados nos arquivos correntes costuma exigir rapidez e precisão na sua
localização, e um arquivamento que permita até mesmo sua recuperação individual. Os tipos de busca,
entretanto, podem variar - desde a busca pontual (em relação a um documento específico, cuja data, local
de produção e emitente são conhecidos), até a tipológico-cronológica (exemplo: todos os contratos de
trabalho do último exercício), ou mesmo "temática", no sentido de se referir ao conteúdo estrito do
documento (exemplo: todos os documentos que versam sobre um mesmo projeto, ou funcionário, ou
departamento etc.).

Muito embora a ordenação atribuída aos documentos, na fase corrente, deva atender satisfatoriamente às

24
demandas de seus usuários (essencialmente, os funcionários da própria entidade), não deve deixar de ser
adequada, igualmente, às necessidades do processo de avaliação.

Arquivo Intermediário - Na fase intermediária, a atividade de origem dos documentos se encerrou. Por
isso, estes sofrem uma utilização menos frequente e podem ser mantidos em arquivos centralizados,
aguardando o cumprimento de prazos legais. Findos esses prazos, que devem estar devidamente
especificados em uma tabela de informações sobre o ciclo de vida de cada tipo de documento em uma
organização (tabela de temporalidade), os documentos possuidores de valor para a organização geradora
(valor primário), ou algum valor remanescente (valor secundário) depois de cumprido o valor primário,
devem ser permanentemente preservados, podendo ter os seguintes destinos:
 são recolhidos a um arquivo para guarda permanente;
 são microfilmados e então recolhidos a um arquivo para guarda permanente;
 são microfilmados e digitalizados e depois recolhidos para guarda permanente.

Em todos os casos, devem ser permanentemente preservados. Para conservação do acervo permanente,
as instituições arquivísticas podem adotar medidas preventivas e corretivas objetivando minimizar a ação
do tempo sobre o suporte físico da informação, assegurando sua disponibilidade. Importante salientar que
a forma de uso do documento na sua fase corrente e intermediária exerce influência sobre os trabalhos de
preservação na sua fase permanente.

Ao Setor de Arquivo Intermediário compete:

I. avaliar, receber, descrever, arranjar e custodiar os documentos transferidos;
II. organizar, em colaboração com os órgãos de origem, Tabelas de Temporalidade dos vários tipos de
documentos;
III. encaminhar ao arquivo permanente os documentos a serem preservados;
IV. atender a consultas e prestar informações;
V. propor a programação anual da Seção.

Arquivo Permanente - Os arquivos permanentes constituem-se de materiais selecionados, que são

escolhidos de uma grande massa de documentos produzidos e recebidos por um governo, devido ao seu
valor comprobatório e informativo. São escolhidos tomando-se por base não a apreciação de certos
documentos em particular, mas devido ao seu significado no conjunto da documentação de um
determinado assunto ou atividade, ou, em termos mais amplos, na documentação de um órgão, de um
governo, ou mesmo da sociedade em certo estágio de desenvolvimento. O trabalho de recolhimento de
documentos a arquivos permanentes tem um duplo objetivo: preservá-los e torná-los disponíveis para
serem usados.

Os documentos públicos devem ser reconhecidos por lei como propriedade pública. O direito a tais
documentos será exclusivamente do governo que os criou e serão conservados para a perpetuidade.
Qualquer lei que diga respeito à administração de documentos públicos deve incluir no seu texto normas
para a sua reobtenção no caso de terem sido indevidamente alienados ou retirados da repartição. O
princípio básico é nullum tempus occurrit regi, que foi traduzido como "contra o rei não há prescrição".

A legislação sobre os documentos públicos, além disso, deve definir claramente as responsabilidades de
custódia do arquivista. O conceito de custódia pode ser explicado em relação ao conceito de propriedade
pública. Os documentos públicos poderão ser conservados sob a custódia de qualquer órgão da
administração, sem, contudo, ser de sua propriedade. Quando os documentos públicos são transferidos
da custódia de um órgão para a de outro não há transferência de propriedade, pois os documentos eram
e continuam a ser propriedade do Estado.

Legalmente, então, o arquivista deve ter a custódia dos documentos que estão sob a sua guarda física, no
que diz respeito ao seguinte:

Primeiro, deve o arquivista ter sobre os documentos os mesmos direitos e privilégios que tinha a entidade
que os criou, relativamente à reprodução e à autenticação de cópias.

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Segundo, deve ter, em relação aos documentos, certos direitos e privilégios adicionais que não são
comumente exercidos pelas entidades criadoras. Referem-se estes ao arranjo, à descrição e à publicação
para fins que não aqueles para os quais foram originariamente criados - para servir a usos secundários de
outras repartições e de particulares. Esses direitos e privilégios são necessários ao arquivista para o bom
cumprimento de seus deveres.

Deve haver disposições legais regulamentando o problema da destruição de documentos públicos. Essa
regulamentação há que proibir a destruição de qualquer documento público por qualquer funcionário sem
a devida aprovação da autoridade responsável pelos arquivos.

Mesmo os documentos históricos de hoje podem tornar-se novamente administrativos amanhã, por
diversas circunstâncias, devido à sua utilização.

Os princípios que se aplicam ao arranjo de documentos públicos num arquivo de custódia devem ser
distintos dos princípios expostos até agora, que se aplicam ao arranjo dos mesmos nas próprias
repartições de origem. A administração de arquivos permanentes é bem mais complexa que a dos arquivos
corrente e intermediário.

Classificam-se em quatro grupos distintos as atividades do arquivo permanente:

 arranjo  reunião e ordenação adequada dos documentos;

Arranjo: após a identificação, os documentos são agrupados em fundos, séries e sub-séries, obedecida a
proveniência e tentando-se recuperar o arranjo original. Dentro de cada série ou sub-série os processos são
ordenados cronologicamente.

 descrição e publicação  acesso aos documentos para consulta e divulgação;

 conservação  medidas de proteção aos documentos e, consequentemente do local de sua guarda,
visando a impedir sua destruição;
 referência  política de acesso e uso dos documentos.

Para organizar os documentos de arquivo de caráter permanente, é necessário, primeiramente, estudar a

história, a estrutura e o funcionamento da entidade, e a partir disso elaborar uma classificação para os
documentos (classificação que, na fase permanente, como já foi mencionado, costuma ser denominada
"arranjo"). Ou seja: em suas linhas gerais, a classificação obedece, na fase permanente, aos mesmos
procedimentos adotados para a classificação dos documentos na fase corrente.
Se os documentos de arquivo já tiverem sido classificados na fase corrente, de acordo com as diferentes
estruturas/atividades ou funções/atividades da entidade produtora, a tarefa dos arquivistas, na fase
permanente, será facilitada - só precisarão rever e adaptar a classificação adotada, sobretudo em função
das eliminações realizadas na passagem dos documentos correntes para o arquivo intermediário
(transferência) e dos documentos que se encontravam no arquivo intermediário para o arquivo permanente
(recolhimento).

Segundo as Entidades criadoras/mantenedoras os Arquivos podem ser classificados em:

 Públicos (federal, estadual, municipal);

 Institucionais (escolas, igrejas sociedades, clubes, associações);
 Comerciais (empresas, corporações, companhias); e
 Pessoais (fotos de família, cartas, originais de trabalhos, etc.)

Temos também os arquivos que guardam e organizam documentos cujas informações são registradas em
suportes diferentes do papel: discos, filmes, fitas e são chamados de Especiais. Estes podem fazer parte
de um Arquivo mais completo.

Existem aqueles que guardam documentos gerados por atividades muito especializadas como os Arquivos

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Médicos, de Imprensa, de Engenharia, Literários e que muitas vezes precisam ser organizados com
técnicas e com materiais específicos. São conhecidos como Arquivos Especializados.

Conteúdo da Documentação em:

Administrativos ou Técnicos.
Acesso em:
Abertos ou Restritos. (Sigilosos)

Quanto a Estrutura
Os estágios evolutivos do arquivo dentro de um órgão público, instituição ou empresa, (corrente,
intermediário e permanente) devem ser planejados de forma que funcionem harmonicamente, auxiliando
a instituição na consecução de seus objetivos.

Neste momento, deve-se definir a posição que o arquivo ocupará em sua hierarquia e também a estrutura
organizacional que deseja dar a seus documentos, pois, como já vimos, o arquivo é a fonte de informações
que agiliza a consecução dos objetivos.

Os arquivos dentro dessas organizações, podem estar dispostos segundo as seguintes estruturas:

1º) Centralizados: quando reúnem em um único local físico todos os documentos produzidos e
recebidos, centralizando as atividades de recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição.

Apresentam como vantagens:

 Redução de custos operacionais.
 Economia de espaço, material e equipamentos.
 Padronização de normas e procedimentos.
 Treinamento mais eficiente do pessoal envolvido.
 Uniformidade na realização de tarefas.
 Apresentam como desvantagens:
 Deslocamento para consultas.
 Tratamento mais cuidadoso com documentos sigilosos.

2º) Descentralizados: estabelecem a organização de arquivos descentralizados, ou departamentais,

conforme a estrutura do órgão, instituição ou empresa. Os arquivos são criados para atender às
necessidades específicas de departamentos, seções, divisões etc.

Muito cuidado deve ser observado com esta modalidade, para que não se criem arquivos desnecessários.
O desejável, na descentralização, é a organização de arquivos ao nível de departamentos, onde os
documentos são arranjados por áreas comuns de interesse, evitando-se as duplicações.

As vantagens e desvantagens desta estrutura de arquivo são exatamente o oposto da centralização. Cada
instituição, respeitando suas atividades operacionais, tamanho, localização física e geográfica de suas
instalações, bem como os recursos humanos disponíveis, deve planejar estruturas de arquivo que melhor
atendam suas necessidades de trabalho.

Vale lembrar ainda que, a maioria dos arquivos correntes são departamentais e que só uma pequena
parcela dessas organizações, providas de infraestrutura material e pessoal, mantém arquivos correntes
centralizados. O mesmo já não ocorre com os arquivos permanentes, cuja característica de "memória do
órgão, instituição ou empresa" exige que sejam organizados de forma centralizada.

Equipamentos e Acessórios

Pastas Convencionais:

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Pastas Registradoras - "A" a "Z" - são confeccionadas em papel forte, de grande durabilidade, possui
um lombo largo com dois orifícios próximos às extremidades, providas internamente de um gancho de
metal ou plástico, que se mantém fechado por força de mola de pressão.
Pastas Sanfonadas - também chamadas de "Follow-Up" confeccionadas em papel cartão mais flexível
e revestida com percalina. Possui uma tampa e um amarrio ao meio e divisões em ordem alfabética e/ou
numérica de 01 à 31.
Pastas Suspensas - confeccionadas em papel cartão forte e possuem em ambas as partes uma barra
que poderá ser metálica ou de plástico, com dois encaixes nas extremidades e que ficam apoiadas no
suporte do fichário ou arquivo, permitindo o seu deslizamento.
Guia - retângulo de cartão forte que serve para separar as partes ou seções dos arquivos ou fichários
reunindo em grupos as respectivas pastas ou fichas.
Guia-Fora - folha de papel cartão ou cartolina, colocada no lugar de um documento retirado.
Projeção - saliência na parte superior da guia ou pasta que recebe as notações determinadas pelo método
escolhido.
Tiras de Inserção - tiras de papel gomado ou de cartolina, picotadas, onde são escritas as notações e
inseridas nas projeções das partes ou das guias.
Notação - inscrição feita na projeção, podendo ser alfabética, numérica ou alfanumérica. A notação pode
ser aberta ou fechada. Simples ou Composta. A aberta quando indica somente o início da seção e fechada
quando indica o início e o fim.
A posição é o local que a projeção ocupa ao longo da guia. O comprimento pode corresponder à metade
da guia, a um terço, um quarto ou um quinto.

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Guia-fora é a que tem como notação a palavra Fora e indica a ausência de uma pasta do arquivo.

Tira de inserção é uma tira de papel gomado ou de cartolina, picotada, onde se escrevem as notações.
Tais tiras são inseridas nas projeções das pastas ou guias.
Pasta miscelânea é aquela onde se guardam documentos referentes a diversos assuntos ou diversas
pessoas em ordem alfabética e dentro de cada grupo, pela ordenação cronológica.

Referência Cruzada ou Remissiva - indicação de um documento em dois ou mais lugares.

De acordo com o modo de guardar os documentos podemos classificar os arquivos em HORIZONTAIS e
VERTICAIS. Como o nome indica, os Horizontais guardam horizontalmente, dispostos uns sobre os outros,
sendo que a margem inferior recebe a notação e os Verticais, verticalmente.

Os arquivos Verticais podem ser: frontal e lateral. No frontal os documentos são dispostos uns atrás
dos outros, com a frente voltada para o arquivista, ou seja, a projeção. No lateral, os documentos são
dispostos uns ao lado dos outros, com a parte lateral voltada para o arquivista.

Resumindo, podemos dizer que a escolha do móvel, atentaremos à aparência, à resistência, à capacidade
de expansão, à conveniência do serviço e à economia do espaço, enfim a funcionalidade e racionalidade.

Sistemas de Arquivos

Direto - é aquele em que a recuperação da informação é feita diretamente ao arquivo onde ela está
armazenada.
Indireto - é o que depende de um índice ou código para localizar a informação.
Semi Indireto - é onde pode ou não haver necessidades de uso de um índice.

Métodos de Arquivamento

A natureza dos documentos e a estrutura da entidade são as determinantes do método de arquivamento.

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Estes podem ser divididos em dois grupos: Básicos e Padronizados.

Métodos Básicos
Método Alfabético - É um método direto, onde as filas ou pastas são dispostas em ordem alfabética
rigorosa, separadas por guias. As notações nestas guias podem ser abertas ou fechadas.
É aberta uma pasta para cada correspondência efetiva e, dentro desta, os documentos são organizados
em ordem cronológica. Para os correspondentes eventuais devem ser preparadas as pastas miscelâneas,
uma para cada letra, podendo ser arquivadas antes ou depois das pastas individuais. Na projeção desta
pasta aparece o símbolo "M", seguido da letra de sua divisão. Dentro da pasta miscelânea a ordem
alfabética deve ser rigorosamente mantida, assim como a ordem cronológica, dentro da alfabética.

Regras de Alfabetização
Para efeitos de arquivo, deve ser usado o alfabeto de 26 letras, em função das muitas palavras em nomes
estrangeiros que circulam em nosso país.
As regras de alfabetização podem ser alteradas, desde que sejam sempre seguidos os mesmos critérios
e feitas as remissivas necessárias para evitar dúvidas futuras.
Tato o critério letra por letra quanto o de palavra por palavra podem ser adotados para ordenação dos
itens, sendo que a escolha de um deles implica na completa exclusão de outro.

Exemplos:
letra por letra palavra por palavra
Nova Friburgo Nova Friburgo
Novais, Ademir Alves Nova York
Nova York Novais, Ademir Alves

a) nos nomes individuais, é considerado primeiramente o último nome e depois o prenome. Quando
houver nomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome.
Exemplos:
Joaquim Oliveira, Aníbal Barbosa.
Barbosa, Aníbal Oliveira, Joaquim

b) os nomes representados por letras devem preceder os de iniciais iguais, escritos por extenso.
Exemplos:
M.E.S., Marília Saraiva.
S., M.E.
Saraiva, Marília

c) as partículas D', Da, de, Del, Des, Di, Du, La, Le, Les, Mac, Mmc, O', Van, Vanden, Van der, Von,
Vonder, se escritas com letras maiúsculas, são consideradas como parte integrante do nome. Porém,
quando escritas com letras minúsculas não devem ser consideradas.
Exemplos:
Carlos de Oliveira, George O'Brien, Henrique Du Pont.
Du Pont, Henrique - O'Brien, George - Oliveira, Carlos de

d) os nomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não são separados.
Exemplos:
Sérgio Castelo Branco, - Ester Vila Lobos.
Castelo Branco, Sergio - Vila Lobos, Ester

e) os nomes com Santa, Santo e São seguem a regra dos formados por um adjetivo e um substantivo.
Exemplos:
Walter Santa Rita, Bonifácio São Tiago.

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Santa Rita, Walter - São Tiago, Bonifácio

f) os nomes orientais, japoneses, chineses, árabes, etc..., são registrados como aparecem.
Exemplos:
Al Ben Hur, - Li Yutang.
Al Ben Hur - Li Yutang

g) os nomes que exprimem o grau de parentesco, abreviados ou não, como Filho, Junior, Neto, Sobrinho,
são considerados parte integrante do último nome, mas não são considerados na ordenação alfabética.
Exemplos:
Alcides Freitas Junior, Henrique Vasconcellos Sobrinho.
Freitas Junior, Alcides ou Freitas, Alcides (Junior)
Vasconcellos Sobrinho, Henrique ou Vasconcellos, Henrique (Sobrinho)

h) os títulos honoríficos, pronomes de tratamentos e artigos são colocados entre parênteses, depois do
nome.
Exemplos:
O Estado de São Paulo, Dr. Antonio Eduardo Pinto, General Paulo Araújo, Professor Adroaldo
Mesquita.
Araújo, Paulo (General) - Mesquita, Adroaldo (Professor)
Estado de São Paulo (O) - Pinto, Eduardo Antonio (Dr.)

i) os nomes ligados por apóstrofo devem ser lidos como uma só palavra.
Exemplo:
Armindo Sant'Anna deve ser lido "Santanna".
j) os sinais gráficos como crase, til, cedilha, etc., não são considerados.
Exemplos:
Campanha, Clodoaldo - Campanha, Raul

k) os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo nome que corresponde ao da família do pai.
Exemplos:
Carlos de Ovideo Y. Baños, Juan Gonzales Rodrigues
Gonzales Rodrigues, Juan - Ovideo Y. Baños, Carlos de

l) as empresas devem ser consideradas conforme se apresentam.

Exemplos:
Alvaro Costa & Cia - Barbosa Lessa Ltda - Casas Bahia

m) as expressões muito comuns no comércio como Sociedade, Companhia, Associação, etc., devem, ser
consideradas na alfabetação.
Exemplos:
Associação Paulista de Medicina
Companhia Vale do Rio Doce

n) os nomes das empresas ou instituições que usam siglas, com ou sem ponto entre as letras, devem
ser alfabetados como se o conjunto de letras que formam as siglas representassem uma palavra
Exemplos:
DASP, D.N.A.E.E, são arquivadas como Dasp e Dnaee.

o) a correspondência oriunda da seção, divisão, departamento, etc., de uma empresa ou instituição deve
ser arquivada pelo nome da empresa ou instituição e não pela seção, divisão, departamento, etc.

31
p) as diversas filiais de determinada empresa são alfabetadas pelo nome da empresa, seguido dos
Estados em que se encontram as filiais e, finalmente, dos nomes das cidades e ainda, se estiverem
localizadas na mesma cidade, são colocados seus endereços.
Exemplos:
Comercial Silva, Pernambuco, Recife
Comercial Silva, Rio Grande do Sul, Porto Alegre, Andradas 123
Comercial Silva, Rio Grande do Sul, Porto Alegre, José Bonifácio,456
Comercial Silva, São Paulo, campinas

q) os nomes de instituições ou órgãos governamentais, em português são considerados como se

apresentam.
Exemplos:
Banco Central do Brasil
Fundação Getulio Vargas

r) os nomes de instituições ou órgãos governamentais de países estrangeiros devem ser precedidos pelo
nome do país.
Exemplos:
Estados Unidos - Army Medical Corps

s) nos títulos de Congressos, Conferências, Reuniões, Assembleias, etc., os números arábicos, romanos
ou escritos por extenso devem aparecer, entre parênteses, no final.
Exemplo:
Congresso de Arquivologia (II)

Método Geográfico

É o sistema direto preferido quando o principal elemento a ser considerado em um documento é a

procedência. As ordenações geográficas mais usadas são:

a) nome do Estado, Cidade e correspondente.

Exemplo:
Rio Grande do Sul - Palmares - Silvia, J.

Quando o arquivo é organizado por Estados, as capitais devem anteceder às outras cidades,
independendo da ordem alfabética.
Exemplos:
Rio Grande do Sul - Porto Alegre...
Rio Grande do Sul - Caxias do Sul...
Rio Grande do Sul - Palmares

b) nome da Cidade, Estado e correspondente.

Exemplo:
Palmares - Rio Grande do Sul - Silvia, J.

Neste caso deve ser obedecido a ordem alfabética das cidades, incluindo as capitais, rigidamente. É
imprescindível que sejam colocados os nomes dos Estados em segundo lugar, porque há cidades com o
mesmo nome em diferentes Estados.

c) quando for correspondência vinda do estrangeiro, o nome do País aparece em primeiro lugar, seguido
da cidade e correspondente.
Exemplo:

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Estados Unidos - Los Angeles - George Segall

Método Numérico

É sempre indireto, havendo necessidade do uso de um índice alfabético. Tem como vantagem - sigilo e a
menor possibilidade de erros por ser mais fácil lidar com números do que com letras. Pode ser simples
ou cronológico.

Método Numérico Simples

Neste método é atribuído um número a cada correspondente efetivo.
Além de um índice alfabético é feito um registro (tombo), em livro ou ficha, das pastas ocupadas, para
evitar que sejam abertas duas ou mais pastas com o mesmo número.
É aconselhável que este registro seja feito em fichas pois, além de oferecer maior elasticidade, permitindo
fazer observações a respeito de cada correspondente.
É marcado em cada novo documento, em ordem crescente, em sua margem superior, o número da
respectiva pasta e, separado por um traço, o número que este documento deve receber dentro da pasta,
por ordem de entrada, facilitando o rearquivamento e evitando o extravio.
Os correspondentes eventuais, tem a sua correspondência arquivada nas pastas miscelâneas, que devem
conter no máximo dez correspondentes. Podem ser usados dois tipos de notação: M-1, M-2 ou M1 - 10,
M11 - 20, etc.

As fichas do índice alfabético e as de registro numérico contém as mesmas informações:

- nome e endereço do correspondente e número que recebeu a pasta a ser arquivada.

No método numérico simples, não havendo mais interesse por um determinado correspondente é possível
dar baixa a esse número, aproveitando-o para outro cliente.
Neste caso é feita uma anotação, nos índices, com a data em que se deu este fato e a quem foi cedido o
número.

Exemplos de Método Numérico Simples:

- Campos, Alex - 1
- Bartolomeu, Carlos - 2

Método Numérico Cronológico

Nesta variante do numérico, além da ordem, é observada a data. Além do índice alfabético, existem os
índices de procedência e de assunto. Neste método, quando é anulado um registro, o número só é
aproveitado por outro documento com a mesma data.

Método por Assunto

É um dos métodos mais difíceis de arquivamento pois, consiste em agrupar os documentos por assunto,
apresenta dificuldades na escolha do melhor termo ou expressão que defina o conteúdo das informações.
Podem ser Alfabético, Numérico, etc.

Alfabético
- em ordem dicionária, quando os assuntos isolados são dispostos alfabeticamente, sendo obedecida
somente a sequência das letras.
Exemplos:
Impostos
Material de Consumo
Pessoal, etc...

33
As projeções podem ser assim divididas: guias principais em 1ª posição - guias secundárias em 2ª posição
- e finalmente, em 3ª e 4ª posições, as projeções das pastas.
- em ordem enciclopédia, quando os assuntos correlatos, agrupados sob um título geral, são dispostos
alfabeticamente.
Exemplo:
Imóveis
Casas
Sítios
Terrenos
Loteamentos
Vendas, etc...

Método Alfabético Numérico

Este método não pertence nem a classe dos métodos básicos e nem a dos padronizados. É considerado
semi-indireto. É conhecido também pelos nomes de Numeralfa e Alfanumérico. Consiste no uso de
números agindo concomitantemente com a ordenação alfabética dos documentos pelo nome.

É feito um planejamento prévio das divisões do alfabeto e, a seguir, a numeração, em ordem crescente,
de cada divisão. Sua desvantagem está exatamente nesta determinação prévia do número de divisões e,
para isso, deve ser feito um estudo pormenorizado sobre o grau de incidência de nomes, por letra.
Exemplo:
Aa ...... A1 = 1 Am ...... Az = 2
Ba ...... B1 = 3 Bm ....... Bz = 4
Ca ...... C1 = 5 Cm ....... Cz = 6 e assim sucessivamente até a letra Z.

São usadas notações fechadas, pois uma vez numeradas as divisões, não é mais possível ampliá-las, a
não ser que todos os documentos sejam renumerados.

As projeções das guias devem estar em primeira e segunda posições, alternadamente, ficando todas as
guias impares em primeira posição e pares, em segunda posição. Em terceira posição aparecem as pastas
em cujas projeções são escritos os nomes dos correspondentes ou assuntos precedidos dos números das
divisões a que pertencem.
Estas pastas são colocadas em rigorosa ordem alfabética dentro de suas divisões.
Em quarta posição aparecem as guias-fora e miscelânea.

Critérios e Cuidados no Arquivamento de Documentos

Recomenda-se aos que trabalham com arquivos observar os seguintes passos ao arquivarem documentos
que contribuirão decisivamente para que as informações solicitadas posteriormente sejam localizadas e
entregues com eficiência.

01) Verificação Inicial:

Consiste na verificação de cada documento quanto ao seu destino, pois este pode chegar à seção de
Arquivo por diversos motivos:
a) para arquivamento;
b) para solicitar uma informação;
c) para verificar a existência de antecedentes, ser anexado a outro, etc.
d) em obediência a uma rotina.

É importante que a pessoa que arquiva os documentos, regularmente, ao fazer essa inspeção, verifique
se os documentos possuem autorização para serem arquivados (Ok, arquive-se). Aqueles que não

34
apresentarem a autorização não poderão ser arquivados, devendo retornar ao setor de origem. Nessa
inspeção também será verificado se os documentos possuem anexos e se esses estão no documento.

02) Leitura:
Cada documento deve ser lido cuidadosamente afim de verificar o seu conteúdo e sob que notação deverá
ser arquivado.

03) Seleção:
Selecionar o material que será realmente arquivado daquele que poderá ser descartado.
A manutenção de um arquivo é dispendiosa e ocupa muito espaço. Portanto esse trabalho de seleção
requer conhecimento, critério e cuidado para não deixar de arquivar o que é necessário, nem entulhar o
arquivo de papéis desnecessários.
O selecionador deve conhecer as exigências que determinam a conservação de documentos, tanto por lei
como por necessidade de serviço.

04) Registros:
Registrar diariamente, em um livro, os documentos que dão entrada no arquivo, possibilitando, assim
estabelecer uma estatística diária de arquivamentos efetuados.
Marcar data e hora de entrada de documento no arquivo a fim de anular todas as possíveis controvérsias
sobre a chegada do mesmo no arquivo.

05) Classificação:
Determinar como será arquivado o documento, de acordo com o método adotado pela organização. Deve-
se então sublinhar em cada documento a palavra (ou palavras) que determinou a sua classificação e
preparar, quando o método assim o exigir, os índices necessários à recuperação do documento.

06) Codificação:
É a colocação no alto do documento, à direita, de símbolos (letras ou números) de acordo com a
classificação e o método de arquivamento adotados.
Existem documentos que tratam de dois assuntos ao mesmo tempo, ou se referem a mais de uma pessoa.
Nesse caso codifica-se o documento de acordo com o nome principal (se for arquivo de nome), ou com o
assunto que mais interessar a organização (se for arquivo de assunto) e faz-se uma ficha de referência
para o segundo nome ou assunto.
Essas fichas serão guardadas na pasta a que se refere a sua codificação. Outra solução será tirar cópias
dos documentos.

07) Ordenação:
É a separação e agrupamento de um conjunto de documentos, de acordo com a codificação dada. A
ordenação tem por objetivos:
a) acelerar o arquivamento;
b) diminuir o número de erros de arquivamento.

Os documentos deverão estar em perfeita ordem antes de serem arquivados. Desta forma, aqueles
referentes a uma mesma pessoa ou um mesmo assunto estarão todos juntos.
a) o arquivamento é feito de uma só vez;
b) cada pasta será aberta apenas uma vez;
c) o movimento é feito em uma só direção;
d) o trabalho é racionalizado;
e) os erros de arquivamento são reduzidos.

08) Arquivamento:

35
Guardar os documentos nas respectivas pastas e estas, por sua vez, no arquivo, de acordo com o método
de classificação.

09) Retirada e Controle: (empréstimo de documentos)

Para se controlar melhor os documentos que saem do arquivo e para garantir a integridade do mesmo, é
interessante que se adote um sistema de controle de empréstimo de documentos.
Você pode criar um formulário de Requisição de Documentos com os seguintes dados:
a) Identificação do documento.
b) Classificação ou pasta a qual ele pertence.
c) O nome do requisitante e o setor.
d) Assinatura e datas de empréstimo e devolução.

10) Verificação Final:

Periodicamente, deve ser feita uma verificação total nos arquivos para correção de possíveis falhas de
arquivamento ou rearquivamento.
Para que os arquivos se mantenham sempre em ordem e com bom desempenho é necessário que sigam
as seguintes normas:
a) Colocar os papéis nas pastas, apoiando na margem esquerda, com o timbre do papel voltado para
frente e para a esquerda.
b) Os documentos rasgados ou dilacerados devem ser consertados com fita adesiva transparente própria
antes de arquivados.
c) Não deixar acumular documentos. Arquivá-los diariamente.
d) Não deixe documentos espalhados sobre os arquivos ou engavetados.
e) Fechar as gavetas imediatamente após o uso.
f) Utilizar os lados das guias para dar busca nas pastas e nunca pelas projeções.
g) Não abarrotar as gavetas ou pastas evitando assim inúmeros erros perda de tempo, dilaceramento de
documentos, além de obter mais flexibilidade.
h) Ao se tornar responsável por um arquivo já organizado, NÃO FAÇA MODIFICAÇÕES IMEDIATAS,
estude-o primeiro.
i) Redija uma nota explicando o funcionamento e organização de seu arquivo, estabelecendo regras e
normas para sua utilização, distribuindo-as entre as pessoas que o utilizam.
j) Manter os arquivos absolutamente limpos (dentro e fora), não permitindo a presença de nenhum outro
elemento além da documentação.

Tabela de Temporalidade

A Tabela de Temporalidade é um recurso de arquivo decorrente da avaliação que, conjugada com o código
de classificação documental, tem por objetivo definir prazos de guarda e destinação de documentos, com
vistas a assegurar o acesso à informação. Este instrumento busca a preservação racional com base no
valor primário e secundário de cada documento. Corresponde ao valor primário o período de utilidade do
documento para o cumprimento dos fins administrativos, legais ou fiscais. Já ao valor secundário são
atribuídos valores probatórios, quando comprovam a existência, o funcionamento e as ações do órgão
público, da instituição e mesmo das empresas, ou valores informativos, quando o documento contém
dados para fins de estudo ou pesquisa.

Como aplicar a Tabela de Temporalidade

Utilizando-se o mesmo exemplo dado para a aplicação do Código de Classificação, temos a seguinte
visualização:

36
O documento proposta orçamentária, cujo número de classificação é 051.3, ficará guardado no Arquivo
Corrente durante 2 anos, para atender exclusivamente às necessidades da administração que o gerou, ou
seja, o prazo estabelecido para esta fase relaciona-se ao período em que o documento é frequentemente
consultado, exigindo sua permanência junto às unidades organizacionais. Este prazo é contado a partir da
data de sua produção.

O documento em questão será transferido ao Arquivo Geral, ao término do prazo de guarda no Arquivo
Corrente. No Arquivo Intermediário a proposta orçamentária deverá cumprir um período de 10 anos. A fase
intermediária relaciona-se ao período em que o documento ainda preserva seu caráter funcional,
apresentando menor frequência de uso.

Também compete ao Arquivo Geral a destinação final do documento, que pode ser a eliminação, quando
o documento não apresenta valor probatório ou informativo, ou a guarda permanente, quando as
informações contidas no documento são consideradas importantes para fins de provas, informação e
pesquisa. Como exemplo foi usado um documento de valor probatório, uma vez que comprova a
existência, o funcionamento e as ações da instituição.

Um documento com mais de um assunto deverá ser enquadrado no assunto que predominar, tiver
relevância ou maior prazo de vida, observando-se sempre que aos documentos juntados, processos,
assentamentos ou dossiês será atribuído o prazo de maior valor temporal.

Sempre que houver necessidade de alteração na Tabela de Temporalidade, a unidade interessada poderá,
através de memorando, solicitar que se proceda à modificação. Para tanto exige-se a indicação do
dispositivo legal que justifique tal procedimento.

Exemplo de Tabela de Temporalidade

37
 Conservação de Documentos no Código Eleitoral

Art. 55. Os formulários utilizados pelos cartórios e tribunais eleitorais, em pleitos anteriores à data desta
resolução e nos que lhe seguirem, deverão ser conservados em cartório, observado o seguinte:
I - os Protocolos de Entrega do Título Eleitoral - PETE assinados pelo eleitor e os formulários (Formulário
de Alistamento Eleitoral - FAE ou Requerimento de Alistamento Eleitoral - RAE) relativos a alistamento,
transferência, revisão ou segunda via, por, no mínimo, cinco anos;
II - as folhas de votação, por oito anos, descartando-se a mais antiga somente após retornar das seções
eleitorais a mais recente;
III - os Formulários de Atualização da Situação do Eleitor - FASE e os comprovantes de comparecimento
à eleição (canhotos) que permanecerem junto à folha de votação poderão ser descartados depois de
processados e armazenados em meio magnético;
IV - os cadernos de revisão utilizados durante os serviços pertinentes, por quatro anos, contados do
encerramento do período revisional;
V - os boletins de urna, por quatro anos, contados da data de realização do pleito correspondente;
VI - as relações de eleitores agrupados, até o encerramento do prazo para atualização das decisões nas
duplicidades e pluralidades;
VII - os títulos eleitorais não procurados pelo eleitor, os respectivos protocolos de entrega e as justificativas
eleitorais, até o pleito subsequente ou, relativamente a estas, durante o período estabelecido nas
instruções específicas para o respectivo pleito;
VIII - as relações de filiados encaminhadas pelos partidos políticos, por dois anos.

Suporte Físico (Meio e Mensagem)

É a parte visível e manipulável do documento, ou o documento propriamente dito, no senso comum. É a

sua coisificação ou expressão física como produto, mas que compreende todas as características
constitutivas já discutidas anteriormente. Um mesmo documento original - digamos uma tese - pode
apresentar-se em diferentes suportes, como sejam no suporte impresso, na microficha, no CD-ROM ou,
mais recentemente, em rede eletrônica. É comercializável, armazenável, transferível e sujeito a todos os
procedimentos administrativos, legais e demais considerações institucionalizantes próprias do mercado
editorial.

Tradicionalmente, mensagem e meio sempre estiveram intimamente relacionados. Desde a antiga Roma
afirma-se que as palavras ditas voam e as escritas permanecem.

O suporte físico mais largamente utilizado é o papel (antigamente o pergaminho e anteriormente o barro
cozido). Sobre ele são registradas informações (mensagem) diversas.

Os diferentes suportes da informação

Neste ponto pode valer à pena chamar a atenção para o aspecto da existência de diferentes meios ou
suportes materiais da informação. Não se pode pensar apenas em documentos de papel. Há muitos outros
tipos de suportes, como fotografia, vídeo, gravações de áudio, etc.

Embora se pense mais comumente em documentos sob a forma de papel, é importante lembrar que há
informações que são mais adequadamente registradas sob outras formas. Uma gravação em vídeo ou em
áudio de uma aula contém muitas informações sobre a aula que não estão contidas em um mero texto
escrito: todo o modo de falar do professor, as reações dos alunos, etc. Uma fotografia de uma aparelhagem
não pode ser substituída por uma descrição em palavras.
Portanto, outras formas de registro material, além de documentos verbais em papel, podem ser
extremamente importantes.

Existe pouco cuidado em registrar informações sob forma de fotografias, áudio, vídeo ou outras
semelhantes, nos órgãos públicos ou mesmo em universidades. Instituições e empresas. Apenas quando
a própria imagem fará parte de um produto acabado (por exemplo, ilustrações que serão impressas em

38
um trabalho) é que o pesquisador se preocupa com as mesmas Mas não há muita preocupação em
registrar a rotina de trabalho, as aulas, as reuniões, as discussões, as etapas do trabalho de construção
de um aparelho, as tentativas intermediárias, o grupo de trabalho, etc. Algumas vezes, faz-se gravações
em vídeo de situações muito especiais (como cerimônias ou eventos). Mas se alguém quiser saber, daqui
a 50 ou 100 anos, como era o ambiente de trabalho, aulas em nossas universidades, como os professores
interagiam com seus estudantes, etc., será impossível encontrar mesmo uma pequena amostra de
gravações das aulas ministradas em nosso país.
É importante chamar a atenção, especialmente, para um tipo de suporte que ainda não tem sido trabalhado
adequadamente pelos arquivistas: os registros digitais (informática). É claro que um arquivista bem
informado já está ciente de que deve procurar estabelecer bancos de dados informatizados para a
organização de seus arquivos. Mas ele ainda não pensa nas informações digitais como um objeto a ser
preservado pelo arquivista. No entanto, em todas as grandes instituições, universidades e empresas, o
papel da informatização é cada vez maior, e se não houver uma preservação das informações registradas
maior, e se sob essa forma, serão totalmente perdidas muitas informações que não existem sob outra
forma.

Suponhamos que um dado rascunho de um trabalho existe sob a forma de um arquivo digital em um
disquete e também sob a forma de uma listagem, impressa, em papel. As duas formas contêm as mesmas
informações, nos seus respectivos suportes. Mas o disquete permite a localização e manipulação de
informações de uma forma que o papel não permite. Através de diversos tipos de programas, as palavras-
chave de um texto digital podem ser indexadas e servir para a localização quase instantânea das
informações buscadas.

Essas informações podem ser transmitidas com grande facilidade de um local para o outro; podem ser
copiadas e conservadas a baixo custo. Através de fitas magnéticas de "back up", pode-se armazenar
atualmente um volume muito grande de informações (centenas de megabytes) em um único cartucho, a
um preço de uma fração de dólar por megabyte. Um megabyte é, aproximadamente, o equivalente a 500
páginas de texto datilografado. Portanto, o custo da conservação das informações em fita magnética já é
bastante inferior ao preço do papel em que essas informações poderiam ser escritas.

Pode-se questionar se a conservação de registros digitais cabe dentro do conceito da arquivologia, que se
dedica essencialmente a documentos únicos. Um arquivo digital copiado em uma fita magnética ou CD
pode parecer não ser mais um objeto digno da atenção de um arquivista, pois é uma mera cópia (como
uma fotocópia). De fato, a comparação com a fotocópia é bastante boa e pode ser utilizada. A fotocópia
de um livro, por exemplo, não tem muito valor. Mas a fotocópia de um manuscrito perdido pode ter valor
inestimável. Da mesma forma, a cópia de uma fita magnética onde está gravada uma entrevista pode
parecer "apenas" uma cópia, sem importância. Mas se o original desaparecer, essa "mera" cópia pode
perfeitamente substituir o original. O mesmo se aplica a fotografias. E ninguém questiona a validade de
preservação arquivística de cópias de fotografias e de fitas magnéticas. Certamente a preservação de
cópias de registros digitais será uma das principais atividades arquivísticas do futuro próximo.

A preservação de registros digitais exigirá uma estratégia adequada de cópia periódica dos conteúdos dos
microcomputadores e dos computadores de grande porte dos órgãos públicos, das universidades e
instituições, e sua conservação, eliminando-se os arquivos duplicados (aqueles que não foram alterados
entre duas operações de "back up" sucessivas).

Isso é perfeitamente factível, com tecnologia atual e baixo custo. Como no caso de documentos em papel
(suporte papel), é também necessário um trabalho (que não é automático) de triagem dos arquivos digitais,
destruição de uma parte deles, organização e preservação dos demais.

Diagnóstico da situação arquivística e realidade arquivística brasileira.

Diagnóstico

39
Trata-se de uma ferramenta de conhecimento da situação dos arquivos da instituição. É utilizado como
ponto de partida das ações arquivísticas a serem realizadas, tais como a organização de arquivos e a
elaboração dos instrumentos de gestão arquivística.

O diagnóstico é feito a partir de um levantamento de dados da instituição e do seu acervo, por meio de
entrevistas, questionários e observação direta dos arquivos da instituição, conforme detalhamento abaixo.

Dados da instituição
Coleta de dados referentes à instituição e suas funções, por meio do exame documentos, como por
exemplo, regimento, estatuto, regulamento e organograma.

Dados do acervo
Engloba a coleta de dados quantitativos e qualitativos do acervo

a) Dados Quantitativos
• Quantidade de documentos expressa de acordo com as regras aceitas universalmente.

b) Dados Qualitativos
Engloba os levantamento dos seguintes dados:
• Características diplomáticas – tipologias documentais – que os individualizam
• Conteúdos informacionais genéricos, expressos de modo sintético e hierárquico
• Unidades físicas de arquivamento, isto é, a movelaria e as embalagens utilizadas
• O modo original de arquivamento – classificação, avaliação, descrição – mesmo que empí-
rico e baseado no senso comum
• A existência e o modo de uso de tecnologias da informação
• As características das instalações e a situação dos acervos no que refere a preservação

Objetivos do Diagnóstico
Os principais objetivos do diagnóstico são: identificar problemas e as possibilidades de melhoria e fornecer
informações para a elaboração do plano de classificação e da tabela de temporalidade, que são
considerados instrumentos de gestão arquivística.

Tipos de Diagnóstico
Existem dois tipos de diagnóstico, o maximalista e o minimalista, que serão detalhados abaixo.

• maximalista: consiste no levantamento da situação arquivística do conjunto de organizações que forma

um governo federal, estadual ou municipal. Também pode ser realizado a partir do estudo de “famílias” de
organizações similares na busca de problemas e soluções paradigmáticas;

• minimalista: consiste na observação dos problemas arquivísticos da organização, no estudo de caso e

na procura de soluções para os problemas detectados.

Realidade arquivística brasileira.

A formação da Arquivística no Brasil é bastante tortuosa. Ainda no início do século XX, percebe-se a
preocupação com a criação de cursos voltados para as áreas de tratamento documental, subsidiados pela
Biblioteca Nacional e pelo Arquivo Nacional. Contudo, o seu desenvolvimento real só acontece a partir da
década de 1950, graças ao Arquivo Nacional, que começa a criar uma série de cursos realizados

40
eventualmente e relacionados ao tratamento dos acervos.

A década de 70, assim como a anterior, foi um palco de grande importância para a Arquivística Brasileira.
Representou um momento de conquistas e alimentou o crescimento e a perpetuação da Arquivística no
cenário nacional. Pode-se considerar que na década de 70, a Arquivologia brasileira começou a se
estruturar fisicamente, tendo em vista a criação da Associação dos Arquivistas Brasileiros, a realização do
1º Congresso Brasileiro de Arquivologia, a publicação da Revista Arquivo & Administração, publicação
oficial da Associação dos Arquivistas Brasileiros, a criação dos cursos universitários de Arquivologia e a
regulamentação da profissão de arquivista e técnico de arquivos no país.

Fatos estes bastante relevantes na ampliação da Arquivologia Brasileira, os quais podem ser considerados
seus primeiros passos concretos no país. Neste instante, a Arquivística Brasileira começou a tomar a forma
sonhada por José Honório Rodrigues e idealizada por Schellemberg e Boullier de Branche. E' claro que a
Arquivologia ainda tinha muito o que crescer e conquistar, mas foi nos anos 70 que a Arquivologia deu, no
Brasil, seus primeiros passos como "ciência".

Foi também na década de 70, mais precisamente no seu desfechar que a Arquivística brasileira foi
presenteada mais uma vez, com a visita de outro estrangeiro ao Brasil: Michel Duchein. O qual entre 15
de agosto e 01 de setembro de 1978, estudou a situação arquivística do país, explicitando suas opiniões
e experiências sobre o assunto; ou seja analisando e orientado os caminhos já traçados e os almejados
pela Arquivística no país.

A criação da Associação dos Arquivistas Brasileiros.

No dia 20 de outubro de 1971, na cidade do Rio de Janeiro, foi criada a Associação dos Arquivistas
Brasileiros (AAB), sob a iniciativa de diversos profissionais em atuação nos arquivos brasileiros,
principalmente aqueles lotados nos órgão públicos. A intenção primária era dar à Arquivística e seus
profissionais a posição que estes almejavam no âmbito nacional. A criação da Associação representava
neste instante a união em prol do reconhecimento da profissão do arquivista brasileiro e a luta em prol de
circunstâncias mais nobres e mais condizentes aos seus arquivos. Haja vista o fato da Arquivística
brasileira ter sido tratada desde tempos remotos como atividade secundária e irrelevante, ou seja, sem o
reconhecimento de sua importância vital à nação e suas instituições, sejam elas públicas ou privadas;
urgia por uma valorização do profissional e também pela valorização das causas arquivísticas .

Segundo os idealizadores da AAB, os arquivos brasileiros bem como seus arquivistas mais do que nunca,
necessitavam de exercer seus papéis diante do contexto administrativo, social e cultural da nação. No art.
2º de seu Estatuto, ficava bem claro que a criação da AAB, tinha a finalidade de "dignificar socialmente a
profissão e elevar o nível técnico dos arquivos brasileiros", nascendo como uma sociedade civil de direito
privado, apolítica, cultural e sem fins lucrativos.
Para que pudesse cumprir a sua finalidade em prol do reconhecimento dos arquivos e seus profissionais
na sociedade brasileira moderna, o art. 2º do seu Estatuto previa os seguintes objetivos:

"a) incrementar estudos para melhorar o nível técnico e cultural do arquivista; b) cooperar com
o Governo e organizações nacionais, estrangeiras e internacionais, públicas ou privadas, em
tudo que se relacione com arquivos e documentos; c) promover por todos os meios a
valorização, o aperfeiçoamento e a difusão do trabalho de arquivo, organizando ciclos de
estudos, conferências, certames, exposições, cursos, seminários e mesas redondas; d)
prestar assistência e serviços técnicos, quando solicitada, dentro de suas possibilidades, aos
governos federal, estaduais e municipais e a entidades privadas; e) estabelecer e manter
intercâmbio com associações congêneres; f) participar de todos os eventos que se relacionem
com suas atividades; g) manter e estreitar os vínculos de amizade e sociabilidade entre seus
membros; h) enaltecer os méritos de seus associados e de pessoas que, sem pertencerem à
AAB, tenham realizado trabalhos em seu favor e/ou da profissão; i) pugnar por uma legislação
nacional sobre arquivos, tendo em vista a sua importância administrativa e cultural."

SINAR

41
A criação do Sistema Nacional de Arquivos no final da década de 70, inseriu a princípio a arquivística
brasileira num contexto de dificuldades, de questionamentos e de desânimo, tendo em vista as restrições
impostas pelo recém criado Sistema, inclusive no que se referia à sua própria implantação. Chegou-se à
conclusão de que o SINAR de 1978 não propunha uma política arquivística brasileira, como se esperava,
inibindo e dificultando ainda mais a atuação do Arquivo Nacional no âmbito federal.

Sendo assim, a diretora-geral do Arquivo Nacional naquele instante, Celina Vargas do Amaral Peixoto
Moreira Franco, decidiu por ignorá-lo à princípio, direcionando sua atenção em prol de melhorias para o
Arquivo Nacional; buscando estruturá-lo melhor para o cumprimento de suas funções básicas.

A situação do Arquivo Nacional, no início da gestão de Celina Vargas, não era nada agradável, uma vez
que o mesmo continuava enfrentando o descaso por parte do governo. Mesmo diante dos esforços
iniciados por José Honório Rodrigues durante a sua respectiva gestão. Segundo Charles Kecskeméti,
Secretário-Executivo do Conselho Internacional de Arquivos, o Arquivo Nacional brasileiro encontrava-se
em uma situação "catastrófica", relatando que o corpo de funcionários ali lotados, não se encontrava
preparado para o trabalho arquivístico, denunciando a estrutura do edifício e suas dimensões insuficientes,
criticando a falta de recursos financeiros e a quantidade de trabalho técnico por ser executado. Segundo
o mesmo a situação não era caótica apenas no âmbito do Arquivo Nacional, uma vez que este encontrava-
se carente e incapacitado de elaborar uma política de recolhimento de outros fundos, este acabava tendo
que optar por deixá-los junto aos órgão governamentais brasileiros e suas instituições de arquivo, os quais
"sem respaldo jurídico, regulamentar e intelectual" permitiam a acumulação descontrolada de grandes
massas documentais, sem qualquer controle arquivístico, tornando-as totalmente vulneráveis.

Para Charles Kecskeméti, a implantação de um Sistema Nacional de Arquivos para o caso brasileiro
naquele momento era inviável tendo em vista que:

"Por definição, um sistema arquivístico operacional é complexo, pois pressupõe o

funcionamento coordenado entre múltiplos serviços que produzem documentos nos diversos
escalões da administração pública e a organização de depósitos qualificados para recebê-
los, dentro de prazos variáveis. Esse funcionamento coordenado não pode ser fruto de
improvisação - ele exige um conjunto de regras que definam direitos, deveres,
responsabilidades e procedimentos referentes à mão-de-obra qualificada e aos
equipamentos. Uma vez deslanchado, e se não for tumultuado ou paralisado
deliberadamente, tal sistema funciona por si só já que os dois participantes (produtores e
conservadores de documentos) têm igual interesse em preservar a continuidade e a
regularidade do processo documental." (Kecskeméti, op. cit., p. 7)

O Secretário-Executivo do Conselho Internacional de Arquivos, propunha naquele instante não somente

ao Arquivo Nacional brasileiro, mas também aos outros arquivos nacionais dos demais países da América
Latina (os quais encontravam-se em situações semelhantes), o fim de tais problemas mediante uma
modernização dos arquivos. Sendo assim era indispensável que o Arquivo Nacional brasileiro se
empenhasse a priori em:
- providenciar uma nova sede;
- identificar todos os documentos ali custodiados;
- recensear os fundos e documentos dispersos pelos órgãos governamentais do Rio de Janeiro; e
- aperfeiçoar e habilitar seu corpo de funcionários para as funções arquivísticas.

Uma vez, solucionada as quatro questões anteriores, Charles Kecskeméti, acreditava que o Arquivo
Nacional brasileiro portanto poderia desenvolver um programa visando os cinco pontos mais importantes
ao cenário arquivístico nacional:
- a elaboração de uma legislação federal;
- a adoção de uma estrutura adequada para o Arquivo Nacional em prol de suas finalidades;
- a preparação de um plano de aquisição de equipamentos técnicos;
- a organização do Pré-Arquivo em Brasília (nova capital brasileira); e
- promoção da regulamentação profissional.

42
A tarefa de modernizar o Arquivo Nacional brasileiro era por si só bastante árdua, uma vez que o caso
brasileiro se encontrava bastante distante da situação visualizada pelo Secretário-Executivo do Conselho
Internacional de Arquivos. Sendo assim a atual diretora daquele órgão priorizou-se em desempenhar tal
tarefa; adiando a implantação do Sistema Nacional de Arquivos aprovado em 1978.

"A partir de 1980, optamos por não reconhecer a estratégia de desenvolver o Arquivo Nacional
através de sua função sistêmica, o que parecia ser uma tendência das administrações
anteriores do Ministério da Justiça. Achávamos, e achamos ainda hoje, que somente o
fortalecimento institucional, por meio de um sólido e constante processo de modernização,
poderia consolidar as bases de uma administração que durante tanto tempo foi relegada ao
esquecimento. Nos primeiros anos, o Arquivo Nacional praticamente se enclausurou, com a
finalidade de atender prioritariamente às próprias demandas - encontrar um prédio digno de
suas atribuições e formar uma equipe qualificada para o cumprimento de usa finalidades
básicas." (Peixoto apud Jardim, 1995, p. 75)

Portanto, a década de 80 iniciou-se no âmbito da arquivística brasileira almejando um programa nacional

de modernização de arquivos no Brasil, em prol da organização futuramente do sistema nacional,
habilitando-o desta forma, a atuar em todas as esferas previstas; no âmbito federal, estadual e municipal.
Buscando desta forma, como objetivo geral, a promoção integral e o aperfeiçoamento dos serviços
arquivísticos do governo brasileiro, garantindo o funcionamento e o controle dos arquivos públicos. Tudo
isso através de uma visão mais ampla e homogênea, deixando de lado aquela visão fragmentada e limitada
que se propunha ao meio arquivístico brasileiro.

Com a modernização arquivística sonhava-se em oferecer ao Brasil, a produtividade e a eficiência dos

serviços arquivísticos da administração pública e a possibilidade de melhor utilização de seus acervos,
abandonando a postura passiva dos arquivos público brasileiros, principalmente a do Arquivo Nacional.

O processo de modernização ainda se estendeu pelos anos seguintes. Segundo Jardim (1995, p. 75), o
Arquivo Nacional entre o período de 1983 a 1989, teve a sua liderança diante do país ampliada
significativamente, tendo em vista a reestruturação organizacional daquele órgão. O mesmo relata que a
partir de 1983, a Direção-Geral do Arquivo Nacional se empenhou na realização de ações que
extrapolavam os limites legais de sua instituição, buscando um projeto de desenvolvimento junto aos
arquivos estaduais e municipais.
Sendo assim, realizados no Brasil, seis Seminários Nacionais de Arquivos Estaduais e três Seminários
Nacionais de Arquivos Municipais; o que propiciou pela primeira vez no âmbito nacional uma interação das
instituições arquivísticas públicas.

Tendo em vista o sucesso do desencadeamento do processo de modernização do Arquivo Nacional

brasileiro, este foi então reconhecido internacionalmente levando a UNESCO a escolher e transformar o
referido órgão brasileiro em sede do projeto piloto de modernização de arquivos históricos de tipo
tradicional, durante o biênio 1984-1985. Oferecendo ao projeto brasileiro, um apoio político e uma pequena
ajuda financeira. Esse interesse internacional, ainda resultou na admissão do Arquivo Nacional brasileiro
como membro do Comitê Executivo do Conselho Internacional de Arquivos, o qual era órgão integrante da
UNESCO, e era responsável pela promoção e coordenação das atividades arquivísticas, em todo o mundo.

A década de 90, também teve sua importância para a Arquivologia brasileira, servindo de cenário para a
sua ampliação política, científica, social e individual; e ajudando a modelar o seu novo perfil. Assim como
nas décadas anteriores, a década de 90, representou para a arquivística brasileira do século XX, um
período repleto de fatos e momentos responsáveis pela definição da Arquivologia no cenário nacional.
Em alguns momentos complementando e/ou suplementando questões e ideias originárias das décadas
anteriores; e em outros momentos questionando, apontando e despertando no campo da arquivística e em
seus agentes novas perspectivas.

No início da década 90, ou seja, em 08 de janeiro de 1991, foi aprovado no Brasil a Lei 8.159, a qual dispõe
sobre a política de arquivos públicos e privados.

43
No corpo da referida Lei, foram colocados em pauta diversos pontos considerados de grande importância
para arquivística brasileira como:
- as definições legais de arquivo, gestão de documentos, arquivo público, arquivo privado, documentos
correntes, documentos intermediários, documentos permanentes, documentos privados de interesse
público e social, arquivos federais, arquivos estaduais, arquivos do distrito federal, arquivos municipais e
dos territórios, documentos sigilosos,
- a garantia aos cidadãos brasileiros do direito de acesso pleno às informações públicas de interesse
particular e coletivo, exceto nos casos de violabilidade da intimidade da vida privada, da honra e da imagem
das pessoas e nos casos de sigilo devido à segurança da sociedade e do Estado;
- a necessidade de autorização das instituições arquivísticas públicas, nas suas respectivas esferas de
competência, com relação à eliminação de documentos de caráter público;
- a determinação dos documentos públicos de valor permanente como inalienáveis e imprescritíveis;
- a possibilidade de identificação de interesse público e social quanto aos arquivos privados e seus
documentos, desde que constatados como fontes relevantes para a história e o desenvolvimento científico
nacional, bem como a proibição da alienação destes por dispersão, perda ou transferência para o exterior.
- a preferência do Poder Público no que se refere à aquisição de arquivos privados de interesse público e
social, nos casos de alienação dos mesmos;
- as competência do Arquivo Nacional, dos arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judiciário;
- a determinação de responsabilidade penal, civil e administrativa nos casos de destruição ou
desconfiguração de documentos públicos de valor permanente ou documentos considerados de interesse
público e social; e
- a criação do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), órgão central do Sistema Nacional de Arquivos
(SINAR) e responsável pela definição da política nacional de arquivos;

Segundo Jardim (1995, p. 79), a Lei 8.159 disponibilizou à arquivística brasileira "características
marcadamente conceituais", apresentando um conjunto de definições para diversos termos arquivístico.
Jardim (Ibid.), relembra ainda que, a referida Lei também assegurou "o princípio de acesso do cidadão à
informação governamental" e previu o sigilo relativo a determinadas categorias de documentos.
Para o mesmo autor, a lei 8.159, com sua vocação federalista expressa, foi responsável pela definição no
cenário brasileiro da "malha arquivística pública".

"A Lei estabelece a ordenação da malha arquivística pública do país nos seguintes termos:
- Arquivos Federais: o Arquivo Nacional e outros arquivos do Poder Executivo (Ministérios da Marinha,
Relações Exteriores, Exército e Aeronáutica), os arquivos dos Poderes Legislativo e Judiciário;
- Arquivos Estaduais: o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder
Judiciário;
- Arquivos do Distrito Federal: os arquivos do Poder Executivo, do Poder Legislativo e do Poder
Judiciário;
- Arquivos Municipais: os arquivos do Poder Executivo e do Poder Legislativo." ( Ibid.)

No entanto, somente em 1994, ou seja, após o transcurso de 3 anos, que veio a ocorrer a regulamentação
da Lei 8.159, através do Decreto 1.173 datado de 29 de julho. O referido Decreto dispõe sobre a
competência, organização e funcionamento do Conselho Nacional de Arquivos(CONARQ), e do sistema
Nacional de Arquivos (SINAR) e dá outras providências.

"Criado pela Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, o Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, órgão
central do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, se constitui no primeiro grande passo para o
estabelecimento de uma eficiente rede de arquivos públicos e privados, que possibilitará o
aperfeiçoamento das instituições, a simplificação e racionalização de procedimentos, a redução dos custos
de manutenção da burocracia administrativa, o melhor aproveitamento dos recursos humanos e materiais,
o desenvolvimento de programas participativos e, sobretudo, a adoção de um comportamento ético na
gerência da coisa pública em decorrência do acesso democrático às informações por parte dos cidadãos,
viabilizado pela implantação da política nacional de arquivos." (Jaime Antunes da Silva)

De acordo com o Decreto 1.173, o SINAR, tem como finalidade de "implementar a política nacional de
arquivos públicos e privados, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivo"

44
(art. 10).
O Decreto também determina em seu texto a composição do SINAR (art. 12):
- o Arquivo Nacional;
- os arquivos do Poder Executivo Federal;
- os arquivos do Poder Legislativo Federal;
- os arquivos do Poder Judiciário Federal;
- os arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário;
- os arquivos do Distrito Federal, dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciários;
- os arquivos municipais dos Poderes Executivo e Legislativo; e
- pessoas físicas e jurídicas de direito privado, mediante convênio com o órgão central.

O SINAR, segundo o artigo 11 do Decreto 1.173, tem como órgão central o Conselho Nacional de Arquivo
(CONARQ), o qual, conforme o art. 1º do mesmo Decreto, tem como principais finalidades a definição da
política nacional de arquivos públicos e privados, e a orientação normativa referente à gestão documental
e proteção especial aos documentos de arquivos.

"Além de um órgão deliberativo, o CONARQ tem funções executivas como órgão central do Sistema
Nacional de Arquivos. Às funções políticas são acrescidas as de caráter técnico-normativas mediante a
constituição de 'câmaras técnicas e comissões especiais com a finalidade de elaborar estudos e normas
necessárias à implementação da política nacional de arquivos públicos e privados e ao funcionamento do
SINAR' (art. 8º)."(id., 1999b, p. 142)

Segundo Jardim (Ibid.), nos dois primeiros anos e meio de suas atividades, o CONARQ atuou
fundamentalmente mediante suas Câmaras Técnicas e Comissões Técnicas. As primeiras são
consideradas de "caráter permanente" e têm como finalidade a elaboração de estudos e normas
necessárias para a implementação da política nacional de arquivos no país e para a promoção e
funcionamento do SINAR.
Já as Comissões Técnicas tratam-se de Comissões Especiais de caráter temporário, cuja finalidade é a
atuação junto aos assuntos específicos.

O CONARQ ainda na década de 90 foi responsável por aprovar no âmbito brasileiro 12 resoluções a
respeito das técnicas da gestão de arquivos públicos.

Com relação à atuação do CONARQ, Jardim (Ibid., p.144) comenta que:

"Observa-se, portanto, que o CONARQ, tem atuado privilegiando uma dimensão técnica,
talvez em detrimento de uma dimensão política. Até o momento, nenhum documento
proveniente do CONARQ expôs elementos conceituais e operacionais em torno da política
nacional de arquivos. Paralelamente observa-se um maior esvaziamento político do Arquivo
Nacional."

O CONARQ, na década de 90, atuou ainda na normatização para a transferência e recolhimento de

acervos arquivísticos públicos federais para o Arquivo Nacional.

Outro ponto importante para a Arquivística Brasileira na década em questão, foi a transferência do Arquivo
Nacional para a esfera da Casa Civil da Presidência da República; assumindo assim uma posição na
hierarquia das instituições públicas nacionais mais apropriada às suas funções. Cabe aqui relembrar que
a posição hierárquica que o Arquivo Nacional ocupava foi questão levantada por Schellenberg e Boullier
de Branche por ocasião de suas visitas no Brasil na gestão de José Honório Rodrigues diante do Arquivo
Nacional.

Percebe-se, portanto, que a década de 90, sem desmerecer as décadas anteriores, configurou-se num
momento bastante significativo para a Arquivologia brasileira; proporcionando conquistas em todos os
sentidos, consolidando e confirmando a presença desta ciência no cenário nacional.

Arquivo e seus Principais Profissionais

45
É escassa a literatura a respeito dos profissionais que manuseiam os arquivos em seu dia a dia; de forma
mais específica, o único profissional legalmente reconhecido dessa área é o arquivista. Porém, existem
algumas profissões que também são qualificadas para manter e organizar os arquivos. Entre os cursos
que dispõem desse conhecimento estão: Arquivologia, Biblioteconomia, Gestão da Informação,
Secretariado Executivo e Gestão de Qualidade.

Conforme observa Bellotto (2014), nos dias de hoje, os profissionais não devem esquecer que estão
inseridos na denominada “era da informação”. A tecnologia leva ao surgimento de novos suportes
documentais, que exigem conhecimentos e competências especiais para seu correto manuseio, o que
demanda que estes profissionais tenham flexibilidade e busquem constante qualificação, adaptando-se à
nova realidade. Neste contexto, Cardoso e Valentim (2008) afirmam que o profissional que cuida dos
arquivos deve ser entendido como um “profissional da informação”.

Do perfil de um profissional capacitado para criar e manter um arquivo moderno se exige um conhecimento
mais amplo do que apenas o conhecimento do clássico documento no suporte papel. Observando-se a
tendência de digitalização de documentos em conjunto com o apelo social e ecológico para redução de
uso de papel, os arquivos deixam o espaço físico e passam para o processo digital. Novas tecnologias são
constantes e, consequentemente, são criadas e aperfeiçoadas ferramentas para manuseio dos arquivos
digitais. Obviamente, o profissional deverá ser capaz de acompanhar essas tendências.

Assim, pode-se observar no trabalho de Cardoso e Valentim (2008) que cada vez mais as organizações
buscam profissionais qualificados para atuar na área; a graduação universitária, o conhecimento de outras
línguas, em especial o inglês, e conhecimentos em informática são diferenciais para a contratação. Isso
demonstra a crescente preocupação das organizações em encontrar e contratar profissionais qualificados
para organizar os arquivos.

A pesquisa permitirá fazer uma comparação entre o trabalho de organizações públicas e privadas, e
identificar se o trabalho atual está sendo eficiente e eficaz para as organizações de uma forma geral. Nas
linhas que seguem será apresentado o percurso metodológico utilizado na pesquisa de campo.

Organizações do Setor Privado

O campo empírico percorreu organizações de dois grandes setores: o público e o privado. No que tange
ao setor privado foram levantados dados a respeito dos profissionais que trabalham com os processos de
arquivamento. Após analisar os resultados do questionário foi observado que, nas organizações privadas,
os arquivos são organizados por profissionais capacitados, visto que 52% dos questionados possuem uma
graduação e 48% estão cursando o ensino superior. De modo geral, no setor privado, 71% dos
profissionais possuem formação em Secretariado, 13% em Letras-Inglês, 10% em Administração e 6% em
outros cursos. Em contrapartida, verificou-se que 75% dos entrevistados afirmaram ter conhecimentos
básicos de arquivística, porém apenas um em quatro possui formação superior nesta área.

Quanto ao tipo de arquivo utilizado pelas organizações analisadas, foi observado que, dentre os
questionados, 84% utilizam arquivos físicos e eletrônicos, 13% apenas físico, e 3% apenas eletrônico.
Quanto aos métodos utilizados, verificou-se que o mais utilizado é o alfabético (46%), seguido do
alfanumérico (16%), e do numérico cronológico (11%). Dentre os entrevistados, percebe-se que cada
organização adota um método diferente: o alfabético, o numérico cronológico, o duplex e o variadex; mas
todas utilizam tanto arquivos físicos como digitais. Percebe-se que o setor privado não segue um padrão
em relação aos métodos de arquivamento. Embora haja legislação pertinente para tempo de guarda de
documentos e descarte, o uso dos métodos fica a cargo de cada organização e por este motivo acredita-
se que a falta de padrão no que se refere ao método ocorra. Outra questão observada é que os diferentes
ramos de atividades das organizações pode ser fator determinante para a escolha do método de
arquivamento.

Todavia, por mais que sejam métodos distintos, os profissionais aprovam os métodos que as organizações
seguem utilizando, visto que 100% dos entrevistados e 98% dos questionados apoiam o método usado
em sua própria organização. Um profissional formado não só pode manter a organização de um arquivo,

46
como deve sugerir outros métodos que melhor se adaptem à realidade da organização, uma vez que tem
conhecimento para isso e por vezes até formação na área.

Em relação a guarda dos documentos físicos, cada organização tem características particulares para o
armazenamento de sua massa documental; na maioria das vezes, os materiais utilizados são os mesmos.
Dentre os materiais citados, 75% dos entrevistados afirmaram utilizar pastas suspensas em conjunto com
caixas de papelão; um quarto utiliza somente caixas que são próprias para arquivo.

Quando entrevistados a respeito das pessoas que têm acesso ao arquivo, metade dos profissionais
afirmou que o acesso é somente dos responsáveis do setor a que o arquivo pertence, 25% informaram
que o acesso é restrito somente ao responsável do arquivo, e o restante informou que todos os funcionários
têm acesso ao arquivo – como disse uma das entrevistadas: “todos que trabalham na empresa podem ter
acesso ao arquivo, mas geralmente quando precisam de alguma pasta pedem para o responsável”. Isso
pode criar um problema para empresa devido à fragilidade e à privacidade dos documentos ali
armazenados.

Quanto aos questionados, 19% disseram que não há controle de acesso ao arquivo; outros 19% disseram
que não sabem como funciona este acesso; 6% afirmaram que o controle de acesso depende do setor,
porém quando a entrada é controlada, a maioria (13%) afirmou que apenas 3 pessoas têm acesso ao
arquivo.

Um dado relevante que foi observado é com relação ao controle de saída de documentos. Metade dos
entrevistados informou que, quando um documento é solicitado para consulta, não se faz nenhum tipo de
registro. Um entrevistado informou que “o registro é feito apenas quando o documento sai da empresa”, e
outro informou que “é registrado na intranet da empresa com login de acesso”.

Pode-se observar que, dos entrevistados, somente 25% das organizações têm controle dos documentos
internamente e 25% têm controle caso o documento seja retirado da empresa. Isso é pouco, visto que o
controle é necessário para saber quem está de posse do documento da organização, de forma que, caso
seja solicitado, seja possível encontrá-lo rapidamente. Saber quem está com o documento é uma das
responsabilidades do profissional encarregado da gestão documental da organização. Uma vez
responsável pela manutenção e controle dos arquivos, deve-se reportar quando um documento é
extraviado e, caso necessário, quem foi a última pessoa que o solicitou. Essas informações somente são
possíveis de se obter caso seja feito um eficiente controle da saída e da entrada de documentos.

Em relação à conservação dos documentos arquivados, um entrevistado informou que “os documentos
ficam em plásticos dentro de pastas para evitar danos”; outro relatou que são “conservados em salas
arejadas e, quando necessário, faz-se limpeza com pano seco para não correr o risco de molhar e perder
[o documento]”; já outro entrevistado afirmou que “a conservação é feita de forma adequada respeitando
a temperatura, manuseio e acesso aos documentos conforme a demanda”.

Sobre o descarte de documentos, 50% informou que utiliza uma tabela de temporalidade para realizar o
descarte de forma correta. Os outros 50%, mesmo afirmando não utilizar uma tabela de temporalidade,
informaram que respeitam o prazo de guarda dos documentos.

Para além dos dados obtidos com relação as organizações privadas, o setor público também permitiu ao
longo desta pesquisa o levantamento de dados que expressem seus métodos de arquivamento.

Organizações do Setor Público

Esta pesquisa possibilitou um olhar para as organizações públicas do município de Curitiba no que se
refere aos tipos de arquivamento e perfil dos profissionais responsáveis pelas atividades relacionadas aos
processos de arquivamento. Nas organizações do setor público, o percentual de profissionais graduados
entre os questionados (46%) e o dos que estão cursando uma graduação (45%) são similares aos das
organizações privadas. A diferença está na formação destes profissionais: 64% deles têm formação em
Secretariado, e os outros 36% têm formações em diversas áreas, como: Administração, Direito, Magistério

47
e Psicologia. Observa-se que muitas destas áreas não têm ementas ligadas à arquivologia. Em
contrapartida, dentre os entrevistados, a maioria (75%) afirmou ter conhecimentos básicos de arquivística,
algo curioso, uma vez que esses profissionais não tiveram ementas relacionadas à arquivologia em suas
graduações e as organizações normalmente não fornecem cursos de manutenção de arquivos.
Provavelmente esses funcionários aprenderam a manusear os arquivos na prática, visto que 36% dos
questionados informaram que aprenderam a organizar os arquivos no trabalho, 9% durante o Ensino
Médio, 9% sozinhos buscando o conhecimento por conta própria, e somente 46% – nem metade dos
entrevistados – aprenderam a manusear na faculdade.

O cenário acima possibilitou verificar que, por mais que os funcionários não tenham cursado uma
graduação que contenha disciplinas voltadas à arquivologia, 84% dos efetivos questionados que cuidam
dos arquivos dizem possuir conhecimentos na organização de arquivos, assim como os 8% que são
estagiários. Ao analisar o perfil buscado pelas organizações no momento da contratação, Cardoso e
Valentim constataram que:
(...) em relação ao perfil desejado 36,5% (30) exigem/desejam curso superior, destes apenas 9, ou seja,
11% do total de anúncios, especificam que seja curso superior em Arquivologia, as demais exigem
formação em Biblioteconomia e/ou áreas afins como, por exemplo, Administração, Economia, Direito,
ou não especificam, e apenas 1% (1) exige pós-graduação. (CARDOSO; VALENTIM, 2008, p.9).

Essa procura mencionada pelas autoras é diferente do que foi encontrado nessa pesquisa, quando se leva
em consideração que 53% dos profissionais que manuseiam arquivos ainda não são formados e estão
apenas cursando a graduação. Observou-se também que estes profissionais têm bastante tempo de
empresa: aproximadamente 37% têm de 2 a 5 anos, 27% de 1 a 2 anos, e apenas 18% têm menos de um
ano. Dentre os entrevistados, 75% afirmaram que a classificação de seus arquivos é setorial, pois o
documento é utilizado diariamente, e assim é mais fácil o acesso mesmo quando necessários. Porém, o
restante (25%) não utiliza a classificação setorial, pois a consulta aos documentos é “feita sob demanda,
duas ou três vezes por mês” apenas. Entre os participantes do questionário, a maioria afirmou que os
arquivos são setoriais (55%), seguida do central (27%); muitas organizações ainda utilizam ambos, tendo
arquivos centrais e setoriais (18%).

A tecnologia na organização dos arquivos está tão presente no setor público quanto no privado, como
vemos no gráfico acima, 82% das organizações mantêm os arquivos nas formas eletrônica e física, apenas
9% das organizações mantêm arquivos eletrônicos e os 9% restantes, somente arquivos físicos. Tanto as
organizações do setor privado como as do público vêm se adaptando à tecnologia. Nesse aspecto, verifica-
se que a grande maioria das organizações adota ambos os arquivos, pois ainda estão em fase de transição
dos arquivos físicos para arquivos eletrônicos. A utilização de arquivos eletrônicos é viável, visto que ocupa
menos espaço que o físico, e seu manuseio e organização são mais fáceis, mesmo que demande um
cuidado de igual proporção.

Quando analisados os métodos utilizados pelos respondentes do questionário, verificou-se que não existe
um único método predominante. Foi possível identificar que os quatro métodos mais utilizados por eles
são: o alfabético, o numérico, o numérico cronológico e o duplex. Um total de 91% dos profissionais
questionados de organizações públicas apoia o método utilizado. Em contrapartida, de acordo com os
entrevistados, os métodos mais utilizados são: o método por assunto, o cronológico e o alfabético; 50%
dos profissionais mencionaram que utilizam dois métodos juntos. Um entrevistado informou que o método
é feito a partir de uma “sequência numérica das caixas, tipo de documento, setor, classificação e
temporalidade”. No gráfico a seguir, é possível observar os métodos mais utilizados tanto pelos
questionados quanto pelos entrevistados.

Todos os entrevistados da amostra de empresas do setor público informaram que utilizam materiais como
pastas e caixas de papelão para guardar os documentos; desses, 75% guardam as pastas e caixas em
estantes. Um entrevistado informou que a guarda é feita em “estantes de aço e estantes deslizantes”.

Entre os entrevistados do setor público, 46% dos respondentes não sabiam quantas pessoas tinham
acesso ao arquivo, 18% informaram que apenas três pessoas têm acesso, e algumas organizações (9%)
afirmaram que o acesso varia em cada setor. O número de pessoas que têm contato com os arquivos em

48
organizações públicas é maior do que nas organizações privadas. Juntando os profissionais que não
sabem quantas pessoas têm acesso, aos das organizações nas quais não existe controle e aos das
organizações nas quais todos têm acesso, perfaz-se 64% das pessoas questionadas com um controle
inexistente, com acesso livre ao arquivo. É importante ressaltar que com a introdução da Lei 12.527 o
acesso aos documentos do setor público passou a ser regra e não exceção, pois hoje a informação
pertence ao cidadão e não a instituição pública. Contudo ainda se recomenda que haja pelo menos um
registro dos acessos aos arquivos e um grande controle aos que são de fato sigilosos.

Analisando os dados dos entrevistados, percebeu-se que em 50% das organizações não é feito nenhum
tipo de registro, dentre estas um profissional reconhece que deveria ser feito algum tipo de controle; já os
outros 50% afirmaram que são feitos registros de saídas e entrada dos documentos. É importante notar
que não ter um registro de saída e entrada de documentos pode ocasionar em perdas, extravios, descartes
inoportunos ou estrago dos materiais lidos ou retirados do arquivo sem controle. Essa falta de controle
pode prejudicar muito a organização na hora da auditoria ou quando surgir a necessidade de se ter aquele
documento extraviado.

Percebemos que o zelo pela conservação do documento arquivado é uma característica comum entre as
organizações públicas, uma vez que todos os entrevistados afirmaram que o realizam. Desses, um
entrevistado afirmou manter os documentos em “estantes mais arejadas e livres de umidade”; outro disse
que é realizada uma limpeza a cada 6 meses; já outro expôs que “o acervo permanente e intermediário [é
armazenado da seguinte forma:] cerca de 2500 caixas ficam armazenadas em sala com ar condicionado,
limpeza e desratização. Outras [em torno de] 4500 caixas ficam armazenadas em salas sem ar
condicionado (locais improvisados), sem controle de umidade e temperatura”.

Por fim, sobre o descarte de documentos, 50% dos entrevistados informaram que utilizam a tabela de
temporalidade para fazer o descarte de forma correta. Os outros 50%, mesmo afirmando não utilizarem
uma tabela de temporalidade, informaram que respeitam o prazo de guarda dos documentos.

Compreende-se, pelo exposto acima, que tanto nas organizações do setor público quanto nas
organizações do setor privado há relevante preocupação com relação a organização dos processos de
arquivamento, entretanto, a falta de profissionais com formação que habilite para eficiente manutenção
dos arquivos torna-se o grande fator de dificuldade das organizações. Da mesma forma, embora os
profissionais participantes da pesquisa demonstrem preocupação com os métodos de arquivamento, não
se percebeu na fala dos entrevistados interesse em formação continuada na área de arquivamento para
melhor guarda e manutenção das atividades desta área.

Com esse estudo percebeu-se que os setores público e privado não são muito diferentes: ambos
necessitam melhorar alguns pontos, como o controle de entrada e saída de pessoas e materiais do arquivo,
e ambos têm legislação escassa para descrever os métodos e a forma em que o arquivo deve ser
organizado. Também se percebeu que os setores devem dar maior importância à contratação de
profissionais capacitados para a manutenção e gerência do arquivo para o bem de suas organizações.

Protocolo
Recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos.

Arquivo Corrente e Protocolo

Você já sabe que arquivo corrente é aquele formado por documentos de uso frequente e que funciona na
própria empresa ou em locais de fácil acesso, próximos a ela. Mas como encaminhamos documentos para
o arquivo corrente? Como analisamos suas atividades? Para analisarmos suas atividades vamos trabalhar
com uma situação e mostrar o encaminhamento dado a alguns documentos em uma empresa.

Ana Maria é encarregada de analisar a documentação que a empresa recebe e dar-lhe o devido
encaminhamento. Hoje chegaram às suas mãos:

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- uma carta para um empregado da diretoria financeira, com a etiqueta de pessoal;
- vários exemplares de um jornal do sindicato da classe, para os funcionários;
- dois envelopes endereçados à assessoria jurídica e entregues por um mensageiro de outra empresa.

Agora pense: que tratamento você acha que Ana Maria deve dar a cada um desses documentos?

Anote seu pensamento em uma folha de papel e, depois, compare-o com o que apresentamos.
Ana Maria não vai abrir e nem registrar a carta porque contém a anotação pessoal, indicando tratar-se de
uma correspondência particular. A carta será encaminhada diretamente a quem se destina, na Diretoria
Financeira. Nesse caso, portanto, não há qualquer preocupação com o seu arquivamento.

Quanto aos jornais, Ana Maria também não precisa registrá-los, porque não são documentos oficiais. Eles
devem ser distribuídos aos funcionários e, após serem lidos, podem ser jogados fora.
Já os envelopes entregues pelo mensageiro são correspondências oficiais. Eles precisam ser abertos, os
documentos registrados e encaminhados, no caso, à Assessoria jurídica, de acordo com os procedimentos
adotados pela administração.

Todo o andamento desses documentos dentro da empresa é controlado e, só após cumprirem suas
finalidades, é que são arquivados. Muitos deles até podem aguardar decisões e prazos já nos arquivos. E
dependendo das normas da empresa e da natureza dos documentos arquivados, eles podem ser
emprestados ou consultados no próprio local do arquivo.

Desde a chegada dos documentos à empresa já deve haver uma preocupação com o seu possível
arquivamento. O técnico de arquivo precisa estar atento a isso e determinar a classificação que cada
documento recebe no momento do seu registro, pois ela se repetirá mais tarde, quando for arquivado.

Portanto, num sistema de arquivos correntes, os serviços de recebimento, registro, controle de tramitação
(distribuição / movimentação) e expedição da correspondência, não podem ser desvinculados dos serviços
de arquivamento e empréstimo ou consulta de documentos.

As atividades de recebimento de documentos, registro, controle de tramitação e expedição de

correspondências constituem os serviços de protocolo. E as atividades de arquivamento e empréstimo de
documentos são os serviços de arquivo.

Então, não podemos separar os serviços de protocolo dos serviços de arquivo. Daí ser comum, na
estrutura organizacional das instituições, a existência de setores, normalmente denominados Arquivo e
Protocolo, ou Arquivo e Comunicação ou outro nome parecido, que respondem tanto pelo protocolo como
pelo arquivamento.

Em relação aos serviços de arquivo e protocolo, é importante destacarmos que as rotinas e procedimentos
para sua execução devem ser criados pela própria instituição, obedecendo a um critério adequado às suas
características. Não podemos predeterminar e nem impor qualquer rotina ou procedimento a uma
empresa, mas apenas sugerir.

Serviços de Protocolo
Observe este ofício:

Para: Banco do Estado S.A.

Diretoria Financeira
Senhor Diretor,

Encaminhamos em anexo, para seu conhecimento e análise, cópia do Balanço Patrimonial de nossa
empresa...

Este ofício, ao ser recebido pelo banco, foi registrado de acordo com os procedimentos adotados na
empresa. Depois foi distribuído, sendo encaminhado ao Diretor Financeiro.

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Na diretoria, a secretária recebeu o documento, registrou-o na entrada nos controles específicos do órgão
e encaminhou-o ao diretor. Esse, após conhecer o teor do ofício, despachou-o para um dos assessores,
solicitando-lhe análise e parecer.
Concluída a solicitação, o assessor retornou o documento com o parecer à sua chefia que, após analisar,
pediu algumas providências, dentre as quais a expedição de uma resposta à Andes Turismo S.A.
Finalmente, ele devolveu a documentação à sua secretária - ofício, despachos, parecer -, solicitando-lhe
o arquivamento.
A secretária registrou a saída do documento em seus controles e depois encaminhou-o ao Setor de Arquivo
da empresa.
Veja que o ofício passou por vários setores dentro do Banco do Estado S.A., envolvendo tarefas que
constituem o serviço de protocolo de uma empresa: recebimento; registro; distribuição e movimentação;
expedição de correspondência.

Protocolo
É a denominação atribuída aos setores encarregados do recebimento, Registro, distribuição e
movimentação e expedição de documentos. É também o nome atribuído ao número de registro dado ao
documento ou, ainda, ao livro de registro de documentos recebidos e expedidos.

E como esses serviços de protocolo funcionam? Que procedimentos são adotados para que eles cumpram
suas finalidades com eficiência?

Rotinas de recebimento e classificação

Cada instituição precisa criar suas próprias rotinas de trabalho, tendo em vista suas particularidades. Mas,
de um modo geral, as rotinas de recebimento e classificação de documentos são:
- Recebimento da correspondência chegada à empresa pelo malote,
- Correios ou entregue em mãos.
- Separação da correspondência oficial da, particular.
- Distribuição da correspondência particular.
- Separação da correspondência oficial de caráter ostensivo das de caráter sigiloso.
- Encaminhamento da correspondência sigilosa aos seus destinatários.
- Abertura da correspondência ostensiva.
- Leitura da correspondência para tomada de conhecimento do assunto, verificando a existência de
antecedentes.
- Requisição dos antecedentes ao arquivo. Se eles não estiverem lã, o setor encarregado de registro e
movimentação informará onde se encontram e os solicitará, para ser feita a juntada, isto é, agrupar, por
exemplo, dois ou mais documentos, ou processos.
- Interpretação da correspondência e sua classificação de acordo com o código adotado pela empresa e
definido pelo arquivista.
- Carimbo do documento no canto superior direito (de preferência com um carimbo numerador datador do
protocolo). Abaixo da data e do número, escrevemos para onde o documento será encaminhado (destino)
e o código atribuído a ele, quando foi classificado.
- Elaboração do resumo do assunto tratado no documento.
- Encaminhamento dos papéis ao setor responsável pelo registro e movimentação.

Rotinas de registro e movimentação

Esse serviço funciona como um centro de distribuição e redistribuição de documentos. Ali os documentos
chegam e são encaminhados aos setores, são devolvidos e reencaminhados aos outros setores ou ao
arquivo. Mesmo que algumas de suas rotinas possam variar de uma empresa para outra, de modo geral,
elas compreendem:
- Preparação da ficha de protocolo, em duas vias, que podem ser de diferentes modelos, dentre os quais
selecionamos três para seu conhecimento e verificação de como são preenchidas. Observe que nos três
modelos, há espaço para escrevermos o mesmo código ou número de classificação colocado no
documento, quando foi registrado no protocolo. E também há uma parte denominada distribuição,
andamento ou carga, onde anotamos cada etapa da tramitação do documento (desde o momento de sua
saída do setor de protocolo até o seu arquivamento).

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Desse modo, quando desejamos saber algo sobre um documento, basta verificarmos seu andamento na
ficha de protocolo. Se, por exemplo, a destinação dele estiver para o arquivo, é possível sabermos sob
que notação ele está arquivado, que é a mesma atribuída ao documento.
- Acréscimo da segunda via da ficha de protocolo ao documento já carimbado e encaminhamento ao seu
destino. Se existirem antecedentes, eles e suas respectivas fichas, com registro e anotações, devem ser
anexados ao documento.

Quando o documento chegar ao seu destino, o responsável naquele setor precisa retirar a ficha de
protocolo, que só é anexada novamente ao documento quando ele seguir para outro setor. Essa passagem
do documento de um setor a outro, a redistribuição, deve ser feita através do setor responsável pelo
registro e movimentação.
- Registro dos dados constantes da ficha de protocolo para as fichas de procedência e de assunto,
rearquivando-as em seguida. Essas fichas são preenchidas não só para controlar a documentação que
passa pelos serviços de protocolo como também, para facilitar a pesquisa do documento, quando
necessário. Eis um exemplo de ficha de procedência
- Arquivamento das fichas de protocolo obedecendo à ordem dos números de protocolo.
- Recebimento, dos vários setores da empresa, dos documentos a serem redistribuídos e anotação do
novo destino nas respectivas fichas.
- Encaminhamento dos documentos aos respectivos destinos.

Rotinas de expedição
Em geral, são adotadas estas rotinas nos serviços de expedição de uma empresa:
- Recebimento da correspondência a ser expedida: o original, o envelope e as cópias, nas cores e
quantidades determinadas pela empresa.

Os setores que desejarem manter uma coleção de cópias em suas unidades, para consulta imediata,
devem prepará-las em papel de cor diferente. Essas cópias são devolvidas ao setor de origem, após a
expedição.
- Verificação da falta ou não de folhas ou anexos nas correspondências a serem expedidas.
- Numeração e complementação de data, tanto no original como nas cópias.
- Separação do original das cópias.
- Expedição do original com os anexos, se existirem, pelos Correios, malotes ou em mãos.
- Encaminhamento das cópias ao setor de arquivamento, acompanhadas dos antecedentes que lhes
deram origem.

Funções arquivísticas.
Há um consenso na literatura arquivística de que existem sete funções arquivísticas. Porém, alguns
autores utilizam definições diferentes e alguns até agrupam funções ou não consideram todas. As sete
funções comumente admitidas são: produção, classificação, avaliação, descrição, aquisição, difusão e
preservação.

A execução de cada uma das funções arquivísticas deve ser objetivo de todo e qualquer arquivo ou
instituição arquivística. Uma vez que a execução das funções contribui para a boa gestão documental nas
instituições. Cada uma delas contribui para a execução da função seguinte ou mesmo depende da anterior
para ser executada.

52
Produção: criação ou recebimento de informações dentro da instituição, evitando a criação de
documentos com informações desnecessárias e atentando para sua veracidade e autenticidade. Momento
que o documento passa a existir para a instituição.
Para a criação de documentos arquivísticos digitais é importante estar atento em diversas questões que
possam alterar a veracidade ou autenticidade das informações ali contidas, sendo de extrema importância
a elaboração de normas e regras para a produção da documentação, assim como utilizar métodos como
assinatura digital, marca d’água e procedimentos padrão.

Avaliação: processo que consiste na atribuição de valores (primário ou secundário) para os documentos,
assim como prazos de guarda e destinação final (guarda permanente ou eliminação).
Os documentos devem ser devidamente avaliados também em suporte digital, pois nem toda a
documentação produzida possui a necessidade de ser preservada permanentemente, garantindo assim
economia de recursos materiais e financeiros.

Aquisição: entrada dos documentos nos arquivos corrente, intermediário e permanente. Abrande o
arquivamento corrente, assim como a transferência e recolhimento da documentação.
O processo de aquisição deverá ser realizado com mais atenção e cuidado nos documentos arquivísticos
digitais, pois seu controle é mais difícil de ser realizado e não possuem métodos que assegurem questões
como autenticidade e veracidade.

Conservação: conjunto de procedimentos que visa a manutenção da integridade física do documento,

desacelerando o processo de degradação.
A principal questão a ser levantada em relação à conservação dos documentos digitais é sobre a constante
mudança que ocorre nos aparelhos e softwares tecnológicos, tornando os equipamentos obsoletos e
causando a perda de informações. O profissional responsável deve estar atento as novas tecnologias para
evitar que a documentação (ou parte dela) seja perdida.

Classificação: forma como os documentos serão reagrupados de acordo com características comuns. A
Classificação deverá ser feita dentro dos padrões estabelecidos pelos profissionais responsáveis pelo
acervo, que conhecem a melhor maneira de agrupamento para realização de suas atividades.
Os documentos digitais também devem ser devidamente classificados e ordenados para evitar que a
documentação fique desorganizada em meio digital e para que não perca seu contexto dentro da
instituição.

Descrição: conjunto de elementos facilitadores na recuperação e localização dos documentos. Também

abrange a elaboração de instrumentos de pesquisa e meios de busca, utilizando termos específicos,
palavras-chave, indexadores, dentre outros.
A descrição será mais eficaz e precisa em meio digital, se realizada de forma correta, garantindo a
recuperação e localização mais rápida da informação solicitada.

Difusão: está relacionada à divulgação do acervo, bem como a acessibilidade dos documentos,
aproximando o arquivo e o usuário da informação.

53
A difusão também será realizada de forma mais rápida, pois a maioria das pessoas possui acesso à
internet e utilizam deste meio para suas pesquisas. Desta forma, o arquivo pode divulgar amplamente suas
atividades, serviços e documentação, assim como disponibilizar informações com maior praticidade e
eficácia.

Criação de documentos.
Tanto o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (ARQUIVO NACIONAL, 2005) quanto o
Dicionário de Terminologia Arquivística (ASSOCIAÇÃO DOS ARQUIVISTAS BRASILEIROS, 1996) não
apresentam definição para a função criação/produção.

Segundo Couture (et alii, 2005) esta função possui como principal objetivo o controle da criação de
documentos e informações. Esse controle da produção de documentos contribui para o aumento da
eficiência administrativa uma vez que diminui ou mesmo evita a duplicidade de informações.

Para Schellenberg (2006), as repartições públicas produzem uma quantidade excessiva de documentos.
Mas essa quantidade pode ser diminuída de três formas: simplificando as funções; os métodos de trabalho;
e as rotinas de documentação.
Segundo o autor, no que se refere à simplificação das funções, aos funcionários das instituições cabe a
tarefa de atuar na maneira em que são executadas as atividades.
“O funcionamento de uma repartição pública pode, quase sempre, ser simplificado.
Eis, portanto, o primeiro ponto a ser atacado no problema da redução do volume de documentos oficiais”
(SCHELLENBERG, 2006, p.76).

A questão dos métodos de trabalho é também um fator determinante para a produção de documentos.
Para Schellenberg (2006), os métodos de trabalho são, em geral, muito mais complicados do que o
necessário e podem ser simplificados.

Segundo o autor, é comum observar instituições que funcionam sem nem mesmo fazerem um
planejamento de suas atividades. Com o passar do tempo pode ser que surjam métodos de trabalho
defeituosos.

Com o objetivo de resolver os problemas encontrados nos processos de trabalho, muitas instituições
buscam analisar, fase a fase, suas atividades administrativas. Essas análises costumam ser feitas por
especialistas no campo da administração pública. O objetivo dessas análises é identificar os problemas a
fim de saná-los. Segundo Schellenberg, essa atividade:
[...] consiste em analisar as fases de uma determinada operação, com o objetivo de melhorar as normas
e simplificar os métodos de trabalho, de maneira que cada fase contribua, de fato, no sentido de que
aquela operação seja realizada (SCHELLENBERG, 2006, p.77).

A racionalização dos métodos de trabalho contribui para a melhoria da eficiência administrativa. Os

técnicos responsáveis pela revisão desses métodos utilizam ferramentas da administração como
fluxogramas para ilustrar as várias etapas do trabalho. “O trabalho desses técnicos, se bem-sucedido,
reduz automaticamente a produção de documentos, pois estes nada mais são do que um subproduto da
atividade administrativa” (SCHELLENBERG, 2006, p.77).

Segundo Couture (2005), essa função possui também a vantagem de racionalizar a produção, fazendo
com que não sejam registradas na forma de documentos informações desnecessárias. A função
produção/criação também contribui para a padronização de alguns documentos como correspondências
(tradicionais ou eletrônicas), atas, relatórios, resumos, cartões de visita, entre outros.

O planejamento da produção dos documentos nas instituições envolve um estudo de diplomática e

tipologia documental. Esse estudo contribuirá para o conhecimento das espécies e dos tipos documentais
que serão produzidos pela instituição. Cada documento terá a estrutura que deve ter, cumprindo assim os
critérios de eficiência administrativa e contribuindo para o cumprimento das obrigações legais.

54
A simplificação das rotinas de documentação também é um fator que possui papel de destaque na
racionalização da produção de documentos. De acordo com Schellenberg (2005), nesse caso é possível
destacar dois aspectos: um referente à criação de documentos para a execução de atividades repetitivas
e rotineiras e outro referente à distribuição e ao arquivamento dos documentos.

No desempenho de suas funções as instituições produzem uma quantidade considerável de documentos

que servem simplesmente para registrar ações corriqueiras do dia a dia. Esse tipo de documento pode ser
facilmente padronizado.
Tanto em relação à sua estrutura física quanto em relação ao conteúdo registrado.
Esses documentos, por registrarem atividades que muitas vezes são diárias, necessitam ter a sua
produção controlada. Pois podem formar volumes documentais imensos, tornando-se assim um problema
para os setores de trabalho no que se refere ao espaço físico para armazenamento.

Para controlar os formulários, é preciso que se esteja informado quanto ao emprego e contexto de cada
um. Tomando-se por base essa informação, decide-se, em primeiro lugar, se o formulário é realmente
indispensável e, em segundo, qual deve ser o seu conteúdo, formato, aplicação, distribuição e
destinação final. Por uma análise cuidadosa dos papéis resultantes do processamento de uma
determinada operação, pode-se rever as fórmulas, de modo a eliminar, consolidar, simplificar, em suma,
ajustar todas aquelas empregadas na operação (SCHELLENBERG, 2006, p.79-80).

É interessante observar que os estudos destinados à racionalização e à padronização de documentos tem

como resultado a criação de formulários, manuais e modelos. A criação desses instrumentos caracteriza
uma forma de padronizar as operações de rotina.

Um estudo desses, especialmente em conjunto, mostra, de maneira cabal, quais os passos ou

operações que podem ser eliminados, que alterações são necessárias no processamento, e como o
trabalho de redação e demais atividades de escritório podem ser reduzidas através do planejamento de
fórmulas mais racionais (BUTLER & JOHNSON apud SCHELLENBERG, 2006, p.79).

Uma questão bastante importante e que deve ser discutida pelos arquivistas e demais profissionais de
arquivos é a reprografia. A reprografia é definida pelo Dicionário de Terminologia Arquivística como
“conjunto dos procedimentos de cópia ou microcópia feitos por energia radiante” (ASSOCIAÇÃO DOS
ARQUIVISTAS BRASILEIROS, 1996, p.67). Em muitas instituições a duplicação torna-se um substituto
para o controle da tramitação dos documentos. Segundo Schellenberg, quanto maior o grau de controle
exercido sobre os documentos, menor será, provavelmente, o número dos mesmos.

O técnico em administração de documentos deve estudar a necessidade de cópias por parte dos
diversos funcionários. Baseado nesse estudo, determinar onde as cópias se fazem realmente
necessárias e onde devem ser arquivadas. Determinando onde são necessárias e onde devem ser
arquivadas, entrará no problema de classificação, que no seu mais amplo sentido envolve a questão de
arquivos descentralizados (SCHELLENBERG, 2006, p.82).

Couture (2005) apresenta outra vantagem da função criação/produção. Segundo o autor, essa função é
capaz de planejar que o suporte no qual será produzido o documento seja proporcionalmente adequado à
importância da informação que será registrada. Isso faz com que suportes mais resistentes sejam
utilizados para a produção de documentos identificados anteriormente à produção como de guarda
permanente, por exemplo.

Com o contexto tecnológico que se inseriu nas organizações. A informatização das atividades
administrativas fez com que a produção de documentos se tornasse mais fácil e rápida. Essa facilidade
trouxe muitas vantagens, mas também trouxe problemas a serem enfrentados pelas instituições.

Segundo Couture (2005), a adoção de padrões computacionais para a produção de documentos que
existirão apenas eletronicamente deve ser objeto de atenção. “Os sistemas de produção e de tramitação
de documentos eletrônicos deverão garantir a autenticidade e a segurança desses documentos,
protegendo-os do acesso não autorizado e vedando a alteração das informações presentes nos
documentos” (COUTURE, 2005, p.16, tradução nossa).

55
Os documentos de arquivo são criados como forma de registro da execução de funções e atividades.
Portanto todo documento, no momento de sua criação, possui valor primário. A criação/produção é, assim,
uma função que está relacionada com a idade corrente. A execução da função criação/produção não
poderia ter como resultado outra coisa senão o próprio documento.

A seguir é apresentado um quadro com informações a respeito da função arquivística criação/produção.

Criação/produção Corrente Documento de arquivo

Classificação de documentos.
O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística define classificação como:
Organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano de classificação,
código de classificação ou quadro de arranjo; Análise e identificação do conteúdo de documentos,
seleção da categoria de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo-se-lhes atribuir códigos;
Atribuição a documentos, ou às informações neles contidas, de graus de sigilo, conforme legislação
específica; Também chamada classificação de segurança (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p.49).

O Dicionário de Terminologia Arquivística, por sua vez, define classificação como “sequência de operações
que, de acordo com as diferentes estruturas, funções e atividades da entidade produtora, visam a distribuir
os documentos de um arquivo” (ASSOCIAÇÃO DOS ARQUIVISTAS BRASILEIROS, 1996, p.16).

Um dos principais problemas enfrentados nos arquivos correntes é a organização dos documentos de
forma que eles possam ser rapidamente encontrados quando solicitados. Para isso, é necessário que eles
estejam conservados de forma ordenada e acessível. Nesse contexto, a classificação em muito contribui
para a organização dos documentos.

A classificação é básica à eficiente administração de documentos correntes.

Todos os outros aspectos de um programa que vise ao controle de documentos dependem da
classificação. Se os documentos são 25 adequadamente classificados, atenderão bem às necessidades
das operações correntes (SCHELLENBERG, 2006, p.83).

A classificação, atividade essencial para a recuperação das informações, deve estar respaldada no
princípio da proveniência, produzindo instrumentos que estabelecem as relações da instituição e sua
estrutura enquanto constituidora de fundos, grupos, séries, entre outros.

Segundo Couture (2005), houve um tempo em que não havia distinção entre a classificação enquanto
atividade intelectual e a classificação enquanto atividade mecânica. Essa tendência mudou, e a
arquivística, enquanto ciência da informação, passou a considerar que a classificação enquanto ação
intelectual refere-se à distribuição de classes, categorias, de acordo com uma certa ordem e um certo
método. Por outro lado, a classificação enquanto ação mecânica refere-se à ação de classificar.
A classificação é, por natureza, um processo de identificação intelectual e sistemático de agrupamento
de objetos - documentos - semelhantes, com base em características comuns. Esta função consiste em
um conjunto de convenções e de métodos a fim de categorizar documentos por grupos ou categorias,
independentemente do seu suporte e idade (COUTURE, 2005, p.18, tradução nossa).

A classificação arquivística deve ser orientada pelos princípios arquivísticos de respeito aos fundos e
ordem original e deve possuir uma ordem lógica que atenda as necessidades dos usuários do arquivo.
Sendo assim, deve traduzir o funcionamento da instituição, uma vez que os documentos são resultados

56
do cumprimento das funções e atividades. A classificação atribuída a um documento o acompanhará em
todo o ciclo de vida.

Segundo Schellenberg (2006), a ação a que os documentos se referem, a estrutura do órgão que os produz
e os assuntos dos documentos são os três elementos principais a serem considerados na classificação de
documentos públicos. Nesse contexto, os métodos de classificação podem ser divididos em três tipos:
funcional, organizacional e por assuntos.

Na classificação funcional são criadas unidades de arquivamento para todos os atos. O agrupamento de
documentos por atos, entretanto, torna-se mais difícil quando se referem a diversas pessoas, entidades
ou lugares ou quando se reportam a assuntos ou tópicos.
Sempre que uma operação ou ato se refere a uma pessoa, entidade ou lugar, os documentos que lhes
dizem respeito podem ser reunidos com relativa facilidade; e como grande parte dos atos de um governo
relaciona-se a entidades avulsas, a classificação da maioria dos documentos públicos é relativamente
simples (SCHELLENBERG, 2006, p.88).

Por outro lado a estrutura orgânica favorece a base para grandes agrupamentos de documentos. Esses
agrupamentos estar refletidos no próprio esquema de classificação ou na descentralização física dos
documentos.

Segundo Lopes (1998), podemos considerar a existência de três principais correntes do pensamento
arquivístico: a arquivística tradicional, a dos records management e a arquivística integrada. A arquivística
tradicional, que teve sua origem principalmente na França, Itália e Espanha adota a ideia de existência
dos arquivos definitivos. Essa arquivística vê como primordial a função de tornar acessíveis os documentos
custodiados.

A arquivística integrada, para Lopes (1998) a única a propor a transformação da arquivística numa
disciplina científica, que se preocupa com o tratamento global das informações, da sua criação até o
destino final, é vista como procedimentos integrados que levam a uma visão global das informações no
âmbito de uma organização.

A arquivística denominada records management, surgida nos Estados Unidos e traduzida pelos
canadenses, espanhóis e outros como gestão de documentos, atribui à arquivística a noção de intervenção
da administração arquivística já na fase de produção e tramitação dos documentos. Nesse mesmo
contexto de correntes de pensamento arquivístico é que surge a arquivística integrada, que, desenvolvida
no Canadá por Rousseau e Couture (1982, 1998), propõe uma arquivística que se preocupa com a
informação desde seu nascimento até sua destinação final.

A arquivística integrada é sistematizada pela integração de três atividades básicas. Essas atividades são
a classificação, a avaliação e a descrição. A classificação é vista como a atividade básica da arquivística
integrada, servindo de base para a avaliação e para a descrição. Isso se deve ao fato de que uma vez que
realizada, a recuperação das informações torna-se mais fácil e rápida.

A arquivística integrada, com sua proposta de integração das atividades arquivísticas vem aproximar a
arquivologia da ciência. A classificação, levando em consideração os princípios arquivísticos, é uma
atividade intelectual que, para muitos autores, deve anteceder a avaliação e a descrição. Porém, como
forma de racionalizar o trabalho arquivístico, é possível e desejável que os documentos sejam
classificados, avaliados e descritos ao mesmo tempo.

A aplicação da função arquivística classificação dá origem a um poderoso e essencial instrumento: o plano

de classificação de documentos. Na área de arquivos, o termo classificação está relacionado a diversas
atividades. Um dos sentidos atribuídos à palavra e estreitamente relacionado à LAI é a atribuição de graus
de sigilo aos documentos. É possível atribuir graus de sigilo aos documentos públicos classificando-os em
três níveis: ultrassecreto, secreto e reservado. Os graus de sigilo anteriormente citados são utilizados como
forma de proteger informações cujo acesso deve ser restrito a determinados usuários.

57
 Plano de Classificação

Entende-se como plano de classificação o instrumento utilizado para classificar e recuperar os documentos
por meio do qual são estabelecidos códigos numéricos representativos das diversas classes e subclasses.
Comumente, adota-se um código que possa refletir a estrutura e as funções das diversas unidades que o
compõem.

O Plano de Classificação deve ser utilizado tanto nos Arquivos Correntes das diversas unidades do órgão
público, instituição etc., quanto no arquivamento geral. A classificação nos Arquivos Correntes vem para
facilitar o armazenamento, o trâmite, a consulta, e o empréstimo de documentos, uma vez que o servidor
da unidade que produziu ou recebeu o documento detém melhores informações para enquadrá-lo na
categoria de assunto ou atividade mais adequada. Uma vez classificado, durante todo o ciclo de vida útil,
o documento tramitará pelas unidades com um padrão de arquivamento definido.

Como classificar os documentos

A classificação do documento deverá levar em conta o seu aspecto funcional e sua atividade. Definido o
assunto, atribui-se o número correspondente.

Exemplo: Um documento que trata da proposta orçamentária, segundo o código de classificação, está
enquadrado na função de orçamento e finanças (050). Dentro do código 050, está previsto o número 051
para o assunto orçamento e 051.3 para a atividade referente à proposta orçamentária.

Após análise do documento, recomenda-se anotar a lápis o código no canto superior direito da primeira
página, a fim de facilitar sua visualização.

Estrutura do Plano de Classificação:

CLASSE 000 - ADMINISTRAÇÃO JUDICIÁRIA:

Classificam-se os documentos referentes às atividades da administração interna.
Essa classe inclui as subclasses que se seguem:

SUBCLASSES 001 A 006:

Classificam-se os documentos relativos à modernização e à reforma administrativa, aos planos e
programas de trabalho, aos relatórios de atividades, à elaboração e ao acompanhamento de instrumentos
contratuais, à auditoria, à tomada de contas, aos demonstrativos financeiros, às ações judiciais e às
decisões do Conselho de Administração.

SUBCLASSE 010: ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO:

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Classificam-se os documentos relativos à criação, à estruturação, ao funcionamento da instituição e ainda
os documentos relativos à comunicação social, à divulgação das atividades da instituição junto ao público
externo, tais como imprensa, cerimonial, visitas, etc.

SUBCLASSE 020: ADMINISTRAÇÃO E DESENVOLVIMENTO DE PESSOAL:

Classificam-se os documentos relativos à gestão de recursos humanos da instituição, aos direitos e
obrigações dos servidores e da instituição empregadora no que tange à assistência, à proteção ao trabalho
e à concessão de benefícios.

SUBCLASSE 030: ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAL:

Classificam-se os documentos relativos à gestão dos recursos materiais necessários ao desenvolvimento
de suas atividades, incluindo as formas de aquisição, controle de registro, distribuição e alienação.

SUBCLASSE 040: ADMINISTRAÇÃO DE PATRIMÔNIO:

Classificam-se os documentos relativos aos bens imóveis, aos veículos e à segurança da instituição.

SUBCLASSE 050: ORÇAMENTO E FINANÇAS:

Classificam-se os documentos relativos à gestão dos recursos financeiros da instituição referentes à
proposta, ao acompanhamento e à execução orçamentária e financeira. Incluem-se a movimentação de
contas-correntes e os recolhimentos tributários.

SUBCLASSE 060: GERENCIAMENTO DA DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO:

Classificam-se os documentos relativos aos procedimentos técnicos das áreas de arquivo, protocolo,
biblioteca, jurisprudência, museus, gráfica, editoração, digitalização e conservação de documentos.
Classificam-se, ainda, os documentos relacionados às atividades de informática.

SUBCLASSE 070: ADMINISTRAÇÃO DE TELECOMUNICAÇÕES:

Arquivam-se os documentos relativos ao controle da instalação, à manutenção, à operação e ao uso dos
recursos de telecomunicações e dos serviços postais, bem como das tecnologias de comunicações (fax,
telex, etc.).

SUBCLASSE 080: MAGISTRADOS:

Classificam-se os documentos relativos aos Senhores Ministros, acerca das gratificações, licenças,
benefícios, direitos e obrigações e outros documentos relativos às solenidades, homenagens e
comemorações dos quais participam.

SUBCLASSE 090: VAGA

Subclasse a ser utilizada para futuras ampliações do Plano de Classificação.

Avaliação de documentos.

AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

Trabalho interdisciplinar que consiste em identificar valores para os documentos (imediato e

mediato) e analisar seu ciclo de vida, com vistas a estabelecer prazos para sua guarda ou
eliminação, contribuindo para a racionalização dos arquivos e eficiência administrativa, bem como
para a preservação do patrimônio documental.

Para que o ciclo vital de documentos flua segundo a Teoria das Três Idades, a avaliação - atividade
abrangida pela gestão de documentos - insere-se no contexto do arquivo corrente, admitindo-se, porém,
quando necessário, se avalie ou reavalie em outras etapas do arquivamento, desde que esse
procedimento não se torne rotina.
Em se tratando de trabalho ligado a juízos de valor, o arquivo corrente (quase sempre carente de agentes
qualificados) deve receber a colaboração de profissionais das áreas de conhecimento relacionadas com
os documentos em avaliação. Antes de tratar dessa equipe multidisciplinar, há que se definir a unidade

59
orgânica responsável pela avaliação, cujo titular terá as seguintes competências:

 planejar e promover a identificação dos conjuntos documentais a serem avaliados (obtenção

de dados sobre o órgão a que está subordinada a unidade detentora dos documentos,
espécie, assunto, quantidade, datas-limite, frequência de consulta, estado de conservação,
acondicionamento, método de classificação, instrumentos de recuperação da informação,
aplicação de recursos tecnológicos para alteração do suporte, grau de heterogeneidade e/ou
concentração de assuntos);
 tabular os dados apurados na identificação;
 efetuar o diagnóstico, ressaltando o nível de organização dos arquivos, principalmente
daqueles que abrigam grandes massas de documentos que ao longo do tempo foram
acumulados sem tratamento técnico;
 propor a criação formal de comissão interdisciplinar para o desenvolvimento dos trabalhos de
análise e atribuição de prazos de destinação;
 desenvolver iniciativas para assegurar condições de funcionamento à comissão.

O Órgão Produtor dos Documentos

Estrutura e Funcionamento
A primeira atividade a ser desenvolvida no processo de organizar e avaliar documentos de arquivo é o
estudo da estrutura e funcionamento do órgão produtor.

Classificação de Fundo

É uma atividade intelectual que consiste em reconstituir, mediante pesquisa na legislação, a origem e
evolução da estrutura organizacional e funcional do órgão produtor dos documentos. A classificação deve
materializar-se na elaboração de instrumentos de trabalho: compilação da legislação e confecção de
organogramas que representem a estrutura orgânica hierarquizada do órgão e suas subdivisões internas,
que são as unidades geradoras dos documentos. O trabalho de classificação deve interagir com a análise
dos conjuntos documentais a fim de se identificar as funções ou atividades informalmente exercidas.

Análise da Produção Documental

As atividades cotidianas de qualquer administração são objeto de registro em algum tipo de documento.
Os documentos relacionados a uma função, produzidos ou acumulados por determinado órgão, mantêm
entre si relações que precisam ser deslindadas no processo de avaliação. A análise da rotina documental
e das inter-relações dos vários conjuntos é essencial para que se conheça o contexto de produção,
evitando-se sentenciar sobre peças isoladas de arquivo.

A avaliação deve incidir sobre conjuntos de documentos e não sobre unidades individualizadas. A grande
dificuldade consiste em reconstituir esses conjuntos quando eles foram desfeitos por critérios inadequados
de arquivamento. Os documentos produzidos no exercício da mesma função, competência ou atividade
constituem as séries documentais e é sobre elas que deve incidir o trabalho de identificação de valores e
de definição de prazos de guarda. Portanto, cabe ao profissional de arquivo conhecer quais são os
momentos do ciclo de vida dos documentos para poder identificar em qual deles os conjuntos se encontram
e determinar o tratamento e a guarda a eles correspondentes.

60
Competências da Comissão Permanente de Avaliação

À Comissão Permanente de Avaliação compete:

 analisar os registros consolidados da identificação;
 providenciar a complementação de dados, através de correspondência, entrevista e outros
meios;
 analisar o conteúdo dos conjuntos documentais, atribuindo-lhes prazos de destinação;
 elaborar a tabela de temporalidade e o relatório final;
 providenciar a divulgação da tabela;
 revisar periodicamente a tabela;
 elaborar instruções para o funcionamento da comissão.

Valoração de documentos

Distinguir o valor primário e secundário dos documentos é primordial na avaliação. O primeiro decorre do
interesse que o documento tem para a instituição de que se originou, destacando-se o valor
administrativo.
Já o valor secundário se refere à ligação com os usuários externos, para fins probatórios e informativos,
estes, principalmente, os de pesquisa.

Tempo de retenção

No que se refere ao tempo de retenção, os documentos podem ser de guarda permanente, temporária e
eventual.

São de guarda permanente, entre outros:

 os documentos constitutivos e extintivos de direito;
 os que firmam orientação de caráter normativo;
 os que refletem a evolução social, econômica e administrativa da instituição;
 os que emanam da direção superior, como planos, projetos e relatórios;
 os que tratam de política de pessoal.

Para guarda transitória devem ser considerados aqueles cujas informações estejam integralmente
reproduzidas em documentos destinados à guarda permanente:
 aqueles cujos elementos essenciais estejam recapitulados em outros de valor permanente;
 os originais ou cópias que detêm apenas valor primário;
 os que perderam a vigência (por prescrição, decadência ou perempção), desde que não
apresentem valor secundário.

Os documentos de valor eventual são aqueles de interesse e trato imediato, sem significância para a
História e outras ciências.

Exemplos:
 convites recebidos;

61
  material de divulgação de terceiros;
 correspondência rotineira de congratulações ou pêsames;
 agradecimentos protocolares;
 minutas de matérias destinadas a publicação;
 requisição de cópias xerográficas;
 pedidos de consertos e reparos;
 requisição de viaturas para serviços externos; registros de saída de material;
 controle de entrada e saída de pessoas do órgão; e
 outros casos similares.

É importante, de partida, identificar os documentos de valor eventual, porque iniciar o trabalho

promovendo eliminações constitui estratégia que, certamente, conquistará os administradores
envolvidos, sempre interessados em ganhar espaço.

Recomendações complementares
Por oportuno, reúnem-se nesta parte algumas indicações julgadas úteis para o processo de avaliação,
como as que seguem.

Grupo de trabalho de seleção

Essa equipe, que só começará a atuar depois de devidamente treinada e uma vez encerrada a fase de
análise dos conjuntos documentais e de atribuição de prazos de destinação, será composta formalmente
(ato publicado) por membros escolhidos entre os servidores ligados à guarda dos documentos e, também,
se necessário, pelos da área de administração conhecedores da estrutura organizacional pertinente.

São competências do grupo de trabalho de seleção:

 selecionar fisicamente os documentos, conforme indicação da tabela, listando-os para
aprovação superior;
 efetivar a destinação (eliminação, transferência, recolhimento, reprodução), emitidos os
termos necessários.

Amostragem
Dos conjuntos documentais a serem eliminados deve ser retida uma amostra significativa, tendo por base
o interesse que os mesmos possam representar para a pesquisa histórica. Por essa razão, deve ser obtida
a assessoria de um profissional de Estatística que, com a orientação do historiador, estabelecerá o
tamanho da amostra.

Acervo volumoso e heterogêneo (documentação acumulada)

A tomada de decisão diante de acervo volumoso, heterogêneo e quase sempre sem tratamento
arquivístico requer cuidadosa divisão de trabalho. Assim, por exemplo, quando se tratar de uma Secretaria
de Obras (em geral de macroestrutura organizacional), o encargo deve ser realizado separadamente, isto
é, por departamento ou similar, um de cada vez.
De se chamar a atenção, no caso de grandes massas acumuladas, para a necessidade de atuar em
separado quanto a conjuntos documentais referentes a atividades-meio (planejamento, pessoal, material,
orçamento, comando, coordenação e controle) e atividades-fim.

Difusão de documentos.
A Difusão é o meio pelo qual a Instituição viabiliza o desenvolvimento de ações e produtos que contribuem
para a democratização de seu acervo. Como ação ampla, permite e exige a integração de diferentes
conhecimentos, de diferentes áreas, de diferentes profissionais. Envolve pesquisa, comunicação, ação
pedagógica e uso da tecnologia.

62
Fazem parte das ações de difusão a publicação de livros, periódicos e conteúdo de internet, os quais estão
ligados ao acervo e à memória que ele preserva; a estruturação de exposições, a programação de
palestras e cursos; a condução de visitas monitoradas na instituição; o atendimento a grupos de alunos; a
preparação de materiais didáticos; o oferecimento de oficinas pedagógicas com documentos de Arquivo,
entre outras. Todas essas ações visam atingir o usuário final da informação, seja o aluno, o professor, o
pesquisador, o cidadão em geral. Sua função é a de mostrar o potencial do acervo; transformar o
documento bruto em pesquisa; incitar a investigação; sugerir interpretações das fontes; produzir leituras
da história; dar a conhecer o universo documental com a linguagem que o público final entende.

É por meio da Difusão que é dada visibilidade às fontes, antecipando ao público a riqueza documental de
um Arquivo. Sua importância está em chamar a atenção para o que está guardado; em um Arquivo Público,
em dar publicidade ao que já é público, mas que muitos não conhecem; em construir, através do
conhecimento desse patrimônio, a noção do seu valor.

Descrição de documentos.
A organização arquivística de um acervo pressupõe-se, a priori, as atividades de classificação, baseando-
se no princípio que esta atividade dá visibilidade às funções e atividades estruturais do organismo produtor
dos documentos, bem como deixando claras as ligações entre si.

Esta tarefa é elementar porque vai repercutir nas atividades subsequentes como avaliação, destinação e
descrição.

Segundo o Dicionário de terminologia Arquivística a descrição documental foi definida como um conjunto
de procedimentos que a partir de elementos formais e de conteúdo, permitem a identificação de
documentos e a elaboração de instrumentos de pesquisa.

A descrição é a análise realizada pelo arquivista sobre os fundos documentais agrupados natural ou
artificialmente a fim de sintetizar e condensar a informação neles contidas, para oferecer aos interessados.
Esta tarefa compreende não só a análise dos documentos: seus tipos, tanto diplomático como jurídico, de
seu conteúdo do lugar e datas e de seus caracteres externos, assim também como dados para a sua
organização.

A análise aplicada aos documentos deve ser feita com objetividade.

Respeitando sua natureza, nos limitando a representar estas informações o mais fiel possível; sua
valorização e a interpretação fica a critério do usuário. Ela deve ser exata, pois as informações não são
imprecisas, são testemunhos únicos e concretos; suficiente para a unidade que se está informando (fundo,
série ou documento) sem oferecer mais que o necessário por excesso ou defeito.

A descrição é necessária tanto num arquivo administrativo como num arquivo histórico, ainda que na
prática pode apresentar algumas variantes. A descrição ocorre em todos os momentos do tratamento dos
documentos; dentro da perspectiva da arquivística integrada. A descrição começa no processo de
classificação, continua na avaliação e se aprofunda nos instrumentos de busca mais específicos. Ainda
que todas as operações intelectuais são de natureza descritiva, acreditamos ser necessária uma distinção
entre tipo de descrição no arquivo permanente e no arquivo corrente. No permanente, a descrição tem
como objetivo permitir a pesquisa, ou seja, está voltada para o público mais amplo, intelectualizado
devendo portanto trazer mais elementos informativos sobre os conjuntos documentais; no corrente as
informações são mais gerais, pois os usuários já tem conhecimento da estrutura da organização produtora
dos documentos suas funções ou atividades.

A descrição tem dois objetivos: dar acesso à informação e facilitar o controle pelo arquivista.

Sem uma descrição adequada os arquivos são como uma cidade desconhecida. Assim um instrumento
descritivo imperfeito pode enganar gravemente o pesquisador, seja por falsa interpretação de dados ou
por falta de informações referentes a origem e a história dos documentos.

63
Os instrumentos de descrição são representações dos conjuntos documentais e podem estar
representados através de guias, inventários, catálogos e a cada um deles há um tratamento específico.
Na década de 1980, o Conselho Internacional de Arquivos (CIA) iniciou o processo de construção de
normas de descrição de documentos, visando uma padronização de dados, criando um comitê permanente
para desenvolver normas para este fim. Este comitê é formado por representantes de vários países
inclusive do Brasil.

A Isad(g) foi aprovada no Congresso Internacional de Arquivos, em Sevilha (Espanha) no ano de 2000. A
norma estabelece diretrizes gerais para preparação de descrição arquivística objetivando a identificação e
explicação do contexto e conteúdo dos documentos, a fim de promover o acesso aos mesmos e ao
intercâmbio das informações.

A norma contém regras gerais de descrição que podem ser aplicadas independente da forma ou do suporte
(papel) dos documentos, cujo foco destas regras seja a descrição dos documentos já organizados para a
preservação.

Este conjunto de regras faz parte de um processo que visa assegurar a criação de descrições consistentes,
apropriadas e autoexplicativas; facilitar a recuperação e a troca de informações sobre documentos
arquivísticos.

Preservação de documentos.
Imagine a situação: documentos rasgados, amassados e manchados, livros com as capas soltas,
lombadas danificadas e cadernos com costuras rompidas. Diante de tantos danos, o que devemos fazer
primeiro para salvar estes materiais?

A primeira coisa que vem a nossa mente é a necessidade de consertar o que está danificado, ou seja,
restaurar o material degradado. Pensamos a partir da seguinte lógica: devemos restituir a integridade física
destes materiais para que de novo possam estar acessíveis à pesquisa e ao estudo. Seguindo este
raciocínio teríamos a seguinte sequência de trabalho: primeiro restaurar o material, depois conservá-lo e
assim estaríamos preservando a informação para o futuro.

Será que procedendo deste modo estamos realmente salvaguardando estes livros e documentos
danificados? Aparentemente sim, a curto prazo. No entanto, caso não identifiquemos os fatores que
causaram a sua degradação, estaremos apenas nos iludindo e, infelizmente, reduplicando o mesmo dano
em um futuro próximo. O que fazer, então?

Diante de um acervo danificado e em risco de perda, a primeira providência a ser tomada é efetuar um
minucioso diagnóstico dos motivos que levaram à sua degradação, estancar ou minimizar estes agentes
agressores. Assim procedendo estamos evitando que esses fatores de degradação se disseminem e
atinjam outros livros ou documentos. Por mais paradoxal que possa parecer, diante de um acervo em risco,
a primeira atitude efetiva a ser tomada é conservá-lo. Inverte-se, portanto, a sequência restauração,
conservação e preservação e adotamos uma nova sequência: preservação, conservação e restauração.
Preservar para não restaurar, eis a questão.
Portanto, entende-se por preservação, toda ação que se destina a salvaguardar ou a recuperar as
condições físicas e proporcionar permanência aos materiais dos suportes que contêm a informação. É o
"guarda-chuva", sob o qual se "abrigam" a conservação, a restauração e a conservação preventiva. À
preservação cabe ainda a responsabilidade de determinar as escolhas mais adequadas de reformatação
de suporte para a transferência da informação. Abrigadas pelo conceito maior de preservação, a
conservação e a restauração são intervenções na estrutura dos materiais. A conservação é um conjunto
de procedimentos que tem por objetivo melhorar o estado físico do suporte, aumentar sua permanência e
prolongar-lhe a vida útil, possibilitando, desta forma, o seu acesso por parte das gerações futuras. A
restauração é um conjunto de procedimentos que visa a recuperar, o mais próximo possível, o estado
original de uma obra ou documento. Em ambos os casos, são intervenções de tratamento por peça única,

64
individual, na unidade documental. Já que implica tratamento individual por peça, a
conservação/restauração exige seleção e treinamento de pessoal, sendo de custo elevado e de extensa
duração. Portanto, significa ações de intervenção "curativa". É um conjunto de procedimentos que visam
remover física e quimicamente os fatores que causam a degradação do suporte. Exemplo de restauração
é a aplicação de banhos químicos para redução de acidez do papel. Outro exemplo é a "reenfibragem" -
processo pelo qual partes perdidas da folha são reconstruídas com celulose nova.
Fazendo um paralelo com a medicina, poderíamos comparar a preservação com os cuidados cotidianos
que devemos Ter para evitar problemas de saúde, como alimentação balanceada, praticar exercícios e
dormir suficientemente. A conservação significaria cuidados especiais a serem tomados em função do
diagnóstico de um problema. Por exemplo, colesterol elevado exigiria uma dieta especial. Por fim, a
restauração poderia ser equiparada ao procedimento cirúrgico - uma intervenção mais radical que implica
em riscos, mesmo que previsíveis e calculados, e em sequelas ou restrições permanentes.
Conservação preventiva abrange não só a melhoria das condições do meio ambiente nas áreas de guarda
de acervo e nos meios de armazenagem, como também cuidados com o acondicionamento e o uso
adequado dos acervos, visando a retardar a degradação dos materiais. É, pois, um tratamento de massa,
feito em conjunto.
Os museus, os arquivos, as bibliotecas, entre outras instituições relacionadas com a cultura, têm como
principal tarefa preservar toda a herança histórica, artística, científica e arquitetônica para as gerações
futuras. Muitos, no entanto, apresentam situações ou condições inadequadas que põem em risco a
preservação de seus acervos. As condições inadequadas para preservação vão desde a localização -
áreas poluídas, sem segurança e sujeitas a desastres naturais - até as características arquitetônicas dos
edifícios, que contribuem para uma iluminação nociva e para o estabelecimento de níveis impróprios de
temperatura e umidade, favorecendo os ataques biológicos. Aí também se incluem sistemas operacionais
deficientes, que propiciam o vandalismo, a falta de manutenção e atitudes incorretas na manipulação dos
acervos.

A questão da preservação de bens culturais envolve muitos conceitos, que permeiam ações de diversas
naturezas. Uma delas é a conservação preventiva. A conservação preventiva trata das causas da
degradação dos acervos e sua atuação implica ampliar a perspectiva além do objeto isolado, alcançando
o ambiente, a arquitetura, os planos de segurança e manutenção, a maneira de usar as coleções.

O ambiente é um dos principais agentes de deterioração de bens culturais. Os efeitos produzidos pela luz,
pela temperatura, pela umidade e pela contaminação atmosférica, isoladamente ou conjugados, estão
sistematicamente identificados como agentes de deterioração, sobretudo dos materiais orgânicos, como o
papel. Sabe-se também que as condições microclimáticas, isto é, as características específicas do lugar
onde se localizam as coleções, definem em que grau cada um desses elementos interfere na sua
conservação.

O controle ambiental é uma das principais medidas de conservação preventiva das coleções. Baseia-se
na manutenção de condições climáticas em níveis adequados. Os parâmetros climáticos estabelecidos
para preservação de acervos com suporte em papel, em especial dos níveis ideais de temperatura e
umidade relativa, impõem, na maioria dos casos e, sobretudo, nas áreas tropicais, a utilização de sistemas
mecânicos de climatização que envolvem elevados custos para uma correta instalação e manutenção.

Livros, Documentos e Obras de Arte em Papel

Por sua constituição delicada, o papel recebe mais sensivelmente o impacto das alterações que
ocorrem em seus próprios componentes internos (celulose, carga, encolagem, etc.) e também por agentes
externos como o ataque biológico (fungos, insetos, etc.), poluentes atmosféricos, mau acondicionamento,
manuseio indevido, etc. que por fim alteram sua própria estabilidade física.

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 AGENTES CAUSADORES DA DETERIORAÇÃO

INTERNOS EXTERNOS

Manufatura
Circunstanciais Ambientais

 Terremotos - Físicos
 Inundações - Químicos
 Incêndios - Biológicos
 Mudanças

Agentes agressores do papel

Agentes Externos e Ambientais: O papel é vulnerável a diversos processos de deterioração, alguns
provenientes de sua própria fabricação, outros devido às condições do ambiente circundante ao acervo
documental.

Iluminação: Toda fonte de luz, seja ela natural ou artificial, emite radiação nociva, do tipo infravermelho e
ultravioleta, ambos causadores de danos ao papel. A ação da radiação ultravioleta sobre o papel é
irreversível e prolonga-se, mesmo terminado, o período de irradiação, contribuindo para a oxidação da
celulose.
A luz tem dois efeitos sobre o papel, ambos contribuindo para a sua degradação. O primeiro efeito
caracteriza-se por apresentar uma ação clareadora, que causa o desbotamento ou o escurecimento de
alguns papéis e algumas tintas. O segundo efeito apresenta-se como uma acelerada degradação da lignina
(componente natural responsável pela firmeza e solidez do conjunto de fibras, agindo como uma espécie
de cimento) que porventura esteja presente no papel, tornando-a progressivamente escura. As fibras do
papel se rompem em unidades cada vez menores, até se tornarem insuficientes para manterem a folha
unida. As reações invisíveis produzem uma quebra na estrutura molecular do papel, resultando no seu
enfraquecimento, ou seja, acelera o processo de envelhecimento deste tipo de material. O controle das
radiações eletromagnéticas deve ser feito através de cortinas, persianas, filtros especiais para absorção
dos raios ultravioleta e filmes refletores de calor. No momento, não existe nenhum tipo de lâmpada ideal
capaz de iluminar sem danificar o material documental.

Poluição Ambiental: O controle da qualidade do ar é essencial num programa de conservação de

acervos. Os gases ácidos agridem mais rapidamente a estrutura química dos documentos. A velocidade
de degradação por poluentes atmosféricos é função do percentual de umidade relativa no acervo e
circunvizinhanças.
O ar dos centros urbanos e industriais contém uma grande diversidade de partículas e gases. As partículas
compõem a parte sólida de dimensões microscópicas dos poluentes. Reúnem especialmente o pó, a
fuligem e os esporos dos micro-organismos. Os gases formam os poluentes mais reativos e perigosos
para os documentos.
O dióxido de enxofre é lançado na atmosfera, principalmente pela queima dos combustíveis fósseis
empregados nos fornos industriais e nos automóveis. Ele também se combina com o oxigênio,
transformando-se em trióxido de enxofre. Tal reação química é catalisada por pequenas partículas

66
metálicas. A combinação do trióxido de enxofre e a água, seja a do ar ou do papel, formará o ácido
sulfúrico, que provoca manchas e escurecimento do papel, além da perda de sua resistência.
O ozônio é um poderoso agente oxidante. Atua sobre os materiais orgânicos, causando o rompimento das
ligações entre os átomos de carbono.
Outros poluentes podem decorrer da volatilização de solventes de pinturas e de produtos de limpeza que
contenham derivados de petróleo. Entretanto, frequentemente, observamos a liberação destes resíduos
químicos, o que se constitui num problema que se agrava quando o edifício conta com um sistema de ar
condicionado central, o qual reutiliza o ar contaminado. Alguns gases poluentes não são tão perigosos por
si mesmos, mas fazem mal ao papel, ao se combinarem com elevada umidade relativa para a formação
de ácidos. Portanto, a providência mais elementar para a conservação dos acervos é reduzir a umidade
relativa e a temperatura, sendo esta responsável pela aceleração das reações químicas.

Poeira: No pó estão contidas partículas de substâncias químicas cristalinas e amorfas, como terra, areia,
fuligem e grande diversidade de micro-organismos, além de resíduos ácidos e gasosos provenientes da
combustão em geral e de atividades industriais.
O pó não modifica apenas a estética dos documentos. Quando observamos a sujeira retida nos papéis,
como os excrementos dos insetos, colas e poluentes atmosféricos, observamos a ação destrutiva. As
pequenas partículas possuem ação cortante e abrasiva. A aderência do pó não é apenas superficial, mas
também no interior da fibra, que é absorvida por meio de ligações químicas.

Umidade e Temperatura: O desequilíbrio da temperatura e da umidade relativa provoca no acervo uma

dinâmica de contração e alongamento dos elementos que compõem o papel. Quanto mais baixa for a
temperatura, maior será a permanência e durabilidade do papel. A umidade também afeta seriamente o
papel: se muito elevada, apressa a degradação ácida e se for muito baixa, facilita o ataque de agentes
biológicos.
A temperatura tem influência determinante nas alterações da umidade do ar. A umidade relativa (UR)
exprime a razão da quantidade de vapor de água contido em um determinado volume de ar a dada
temperatura (T) e a quantidade máxima de água que este volume poderia conter sem verificar o fenômeno
de condensação. O controle da umidade é feito através de aparelhos de desumidificação do ar, quando
ambiente úmido e de umidificadores em ambientes secos.
Quanto mais alta a temperatura, mais alta é a quantidade de água contida no ar. A queda brusca da
temperatura causa a redução de quantidade de água que o ar suporta, ocasionando a condensação de
umidade e a formação de gotas de água.
Uma regra geral estabelece que as reações químicas dobram a cada elevação de temperatura de 10º C.
No caso especial da celulose, mostrou-se que testes artificiais de envelhecimento indicam que cada
aumento de 5º C quase dobra a taxa de deterioração, mesmo na ausência de luz, poluentes ou outros
fatores. Por outro lado, são materiais higroscópicos, isto é, que possuem propriedade de perda ou
aquisição de água. Termoigrômetros e termoigrógrafos são aparelhos que medem simultaneamente a
temperatura e a umidade. Os fatores climáticos são responsáveis pelo desenvolvimento de micro-
organismos, insetos e também roedores.

Agentes Biológicos: Dentre os agentes biológicos que provocam a degradação nos documentos
encontram-se os insetos, os fungos, os roedores e o próprio homem.

São cinco os principais insetos que atacam o ambiente de uma biblioteca ou arquivo. Para melhor
caracterizá-los, podem ser subdivididos em duas grandes categorias:

 Superfície: são insetos roedores, que atacam documentos externamente: baratas (Blattarias), traças
(Tisanuros) e o piolho de livro (Corrodentia) são os mais comuns;
 Internos: são insetos roedores, que atacam o interior dos volumes. Os cupins (Termitas) e brocas
(Anobiideos) são típicos desta categoria.

Este agrupamento não quer dizer que estes insetos têm o mesmo hábito, ciclo de vida e características de
ataque, assim como diferem as técnicas de controle das infestações.

Barata: Em bibliotecas atacam papéis gomados e capas de publicações encadernadas com tecido. Sua

67
presença pode ser notada pelo aparecimento de pequenas manchas na superfície ou extremidades roídas.
Como media preventiva à sua infestação, é necessário que o ambiente seja mantido limpo e o lixo retirado
diariamente; deve-se, também, fechar toda e qualquer fresta ou abertura no assoalho, paredes e batentes.
Periodicamente, pode ser feita uma dedetização, com cautela, pois os produtos químicos utilizados podem
causar estragos maiores, sendo que as manchas causadas pelos mesmos são irreversíveis.

Traças: As traças escondem-se dentro de papéis velhos enrolados, mapas, arquivos de documentos,
jornais ou sobre a superfície de papeis gomados, geralmente em ambientes aquecidos e úmidos. Seu
alimento ideal é a celulose do papel ou do amido da cola da lombada dos livros ou das etiquetas. As
medidas de controle podem ser adotadas mediante uma verificação e limpeza semestral do ambiente.

Piolho de Livro: O alimento do piolho de livro é o fungo presente no papel corroendo toda a superfície
onde exista este tipo de organismo. O controle está na limpeza constante dos documentos e controle da
temperatura e da umidade.

Cupins: Em bibliotecas, além da madeira, atacam os livros formando galerias não visíveis. Nas bibliotecas
com estantes de madeira não tratada deve ser observado a existência de pó da madeira constantemente.
O controle é feito através do extermínio dos ninhos, eliminando as colônias destes insetos.

Brocas: Os livros são o principal material de ataque das brocas, mas seu alimento não é somente a
celulose, atacam também o couro.

Fungos: Os fungos, às vezes chamados de "mofos" ou "bolores", atacam todos os tipos de acervos
independentemente dos seus materiais constitutivos. Os danos que causam vão desde uma simples
coloração até a deterioração da estrutura das obras.

Roedores: Os roedores além de atacar os documentos podem atacar o revestimento isolante dos
condutores elétricos, favorecendo a instalação de sinistros. A admissão de roedores nos acervos se dá
devido à presença de resíduos de alimentos, hábito que deve ser proibido junto aos funcionários e usuários
dos acervos.

Ação do Homem: O homem tem contribuído para a degradação dos documentos através do manuseio
incorreto e acondicionamento inadequado. Alguns procedimentos inadequados que prejudicam o livro
podem ser constatados no Quadro a seguir:

QUADRO - Procedimentos Inadequados com Relação ao Livro Exercidos pelo Homem

- Inserir no livro pétalas ou folhas de plantas; recortes de jornais e papéis ou papelão de baixa qualidade.
- Retirar o volume da prateleira, puxando-o pela borda superior da lombada, danificando a encadernação.
- Colocar clips como marcador de páginas. - Folhar livros com as mãos sujas.
- Fazer refeições junto ao livro. - Fazer marcas na páginas, dobrando-as.
- Fazer anotações a caneta nos livros. - Debruçar em cima dos livros.
- Tirar cópia xerox dos volumes encadernados. - Molhar a ponta dos dedos com saliva para virar as
páginas.

- Usar fita adesiva para consertar páginas rasgadas. - Confinar volumes em armários fechados e sem
ventilação.

- Utilizar mobiliário de madeira sem tratamento, para - Prateleiras sem auxilio de bibliocantos para amparar
armazenagem de documentos. volumes.
- Utilizar elástico para amarrar volumes danificados.
- Acomodar nas prateleiras livros volumosos, grandes e pesados na posição vertical

Técnicas de Conservação

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Diagnóstico
O diagnóstico deverá ser a primeira etapa de todo o processo de conservação, pois é neste momento, que
poderá será feito um levantamento detalhado das condições físicas de cada publicação. É decisivo para a
definição de qual documento será tratado primeiro, bem como, qual será selecionado, baseado na
relevância da publicação para a instituição e a disponibilização do documento em âmbito nacional.

Monitoramento Ambiental
O controle da temperatura e da umidade relativa do ar é de importância fundamental na preservação dos
acervos de bibliotecas e de arquivos, pois níveis inaceitáveis destes fatores contribuem sensivelmente
para a desintegração dos materiais. Um bom programa de monitoração inclui um plano escrito para a
coleta de informações e a manutenção dos instrumentos. Ele deve identificar os espaços a serem
controlados, os procedimentos a serem adotados e as formas de gravar as informações desejadas. As
amostras devem ser colhidas das maiores variações possíveis de condições.

Para uma boa conservação do papel, do ponto de vista químico e físico, aconselha-se manter a
temperatura entre 18 e 22ºC e a umidade relativa entre 45 e 55%. A medição desses índices pode feita
através da utilização de aparelhos termohigrometros e devem ser realizadas diariamente.

O sistema de ar condicionado deverá estar ligado ininterruptamente para evitar oscilações bruscas sobre
o acervo. A manutenção de condições estáveis é de grande importância. Os níveis de temperatura ou
umidade não devem ser modificados à noite, nos fins de semana, ou em outras ocasiões em que
bibliotecas ou arquivos estejam fechados. Caso a umidade relativa ultrapassar os padrões adequados,
deverão ser usados aparelhos desumidificadores de ar.

Vistoria
Consiste em vistoriar o acervo por amostragem, identificando se ocorreu algum ataque de insetos ou micro-
organismo. É também objetivo da vistoria, a avaliação do estado geral dos documentos, para que sejam
determinadas as providências a serem tomadas.

Higienização
A sujidade é o agente de deterioração que mais afeta os documentos. Quando conjugada a condições
ambientais inadequadas, provoca reações de destruição de todos os suportes no acervo. Portanto, a
higienização das coleções deve ser um hábito de rotina na manutenção de bibliotecas ou arquivos, sendo
assim, podemos dizer que é conservação preventiva por excelência. Isto aumenta sensivelmente sua vida
útil. A limpeza deve ser feita em intervalos regulares, cuja frequência é determinada pela velocidade com
que a poeira se acumula nos espaços de armazenagem.

O método mais simples é a remoção do pó e demais sujidades a seco, denominada higienização mecânica
a seco. Este procedimento consiste na remoção do pó das lombadas e partes externas dos livros com
aspirador de pó, utilizando-se baixa potência, com proteção na sucção. Para a limpeza das folhas utilizam-
se trinchas, escovas macias e flanelas de algodão.

Uma limpeza mais eficiente e sem riscos poderá, deve ser feita com pó de borracha, que é aplicado em
pequenas quantidades, fazendo suaves movimentos circulares sobre as superfícies desejadas. Em
seguida, deve-se removê-lo, com um pincel ou trincha, que deverá ser manuseada no sentido de baixo
para cima, direcionando todos os resíduos, para que seja feita a sucção existente na mesa própria de
higienização de livros. Nesta etapa, deverão ser removidos os corpos estranhos à obra, tais como:
prendedores metálicos, etiquetas, fitas adesivas, papéis e cartões ácidos, etc. Serão identificados também
os possíveis ataques de insetos, caso ocorram.

Reparos
Pode-se prolongar a vida dos documentos, procedendo pequenos reparos (remendos), utilizando papel
japonês ou outro alcalino e cola metilcelulose para impedir que rasgos maiores, ou mesmo perdas de
partes do texto. Esses recursos não podem ser aplicados em publicações muito danificadas ou
deteriorados. Neste caso deverão receber tratamento mais específico, como a restauração.

69
Os fragmentos: são partes integrantes dos documentos que se desprendem. Estes, tem importância vital
para a obra, quando possuem dados integrantes do texto, ou partes da encadernação original.

Encadernação e reencadernação
É o processo de conservação mais eficiente. Ocorre através da reencadernação dos documentos que
foram reparados.

Atualmente a encadernação mais utilizada é a cola, ou seja, do tipo capa solta, aquela na qual os cadernos
ou folhas soltas são presos entre si para formar um bloco, utilizando uma camada de adesivo sintético ou
cola, que além de serem ácidos, com o manuseio intenso soltam-se com facilidade. No laboratório,
entretanto, só poderão ser utilizados produtos alcalinos, e quando não for possível, o material ácido deverá
ser isolado com papel alcalino para evitar o contato direto com o interior da obra e assim evitar acidificação
das páginas informacionais.

No documento que apresentar folhas soltas ou a encadernação estiver fragilizada, deverá ser feito o
reforço. No caso de material mais recente, e tratando-se de encadernação de época, a obra deverá ser
apenas acondicionada.
As publicações a serem encadernadas só serão definidas após o diagnóstico.

Acondicionamento

O acondicionamento tem por objetivo a proteção dos documentos que não se encontram em boas
condições ou a proteção daqueles já tratados e recuperados, armazenando-os de forma segura.

Para cumprir sua função, que é a de proteger contra danos, o acondicionamento deve ser confeccionado
com material de qualidade arquivística e necessita ser projetado apropriadamente para o fim a que se
destina.
A qualidade arquivística é uma exigência necessária para o acondicionamento, pois esse material está em
contato direto com os documentos.

Os principais e mais utilizados materiais de acondicionamento são:

 papéis e cartões neutros ou alcalinos das mais variadas gramaturas;
 papelões de diversas gramaturas;
 filmes de poliéster (marca Melinex ou marca Therfane/ Rodhia);
 fita adesiva dupla neutra;
 tiras ou cadarços de algodão;
 tubos de PVC;
 tecido de linho etc.

Os acondicionamentos mais usados em acervos de bibliotecas e arquivos são: caixas, envelopes, pastas,
porta-fólios.

Os papelões são empregados na construção de caixas, enquanto que os papéis e os cartões especiais
são bastante utilizados para a confecção de folders e pastas.

Os poliésteres servem para a guarda de documentos planos (cartazes), porém em certas condições
especiais seu uso deve ser restrito. O poliéster é um material muito útil pela transparência, estabilidade e
resistência, porém tem uma propriedade física (a força eletrostática) que impede o seu contato direto com
documentos que possuam suporte ou agregados (pigmentos, tintas, etc.) em estado precário de
conservação.

Os livros em mau estado de conservação podem ser protegidos, conforme o caso, em caixas ou envoltos
em papéis ou ainda em jaquetas de poliéster. Cada situação requer uma análise e depende diretamente
das condições em que se apresenta o documento.

70
Há documentos que, dependendo do estado de conservação e da natureza do suporte, podem ser
acondicionados entre papéis, envelopes, folders, poliéster e caixas.

Numa medida adequada, deve-se realizar o seguinte processo: avaliar a natureza do documento, o tipo
de suporte, o estado de conservação, as condições de uso, manuseio e o armazenamento ao qual deve
ser submetido para, em seguida, definir o acondicionamento.

Podemos concluir que o acondicionamento deve ser planejado com muito critério. Ele não consiste em
apenas uma embalagem do documento: é parte do processo de conservação e preservação dos acervos.

Armazenamento

Os documentos devem ser guardados na posição vertical, em estantes, e em ambientes bem ventilados.
Os folhetos (documentos soltos sem encadernação) devem ser armazenados em gavetas na posição
horizontal e acondicionados em caixas confeccionadas com papel neutro ou alcalino, também chamado
de papel permanente. Os documentos maiores não devem ser colocados em cima de outros menores,
para evitar total deformação do suporte. O empilhamento deverá ser criterioso, baseado nas condições
físicas, do tamanho e peso de cada obra.

Documentação em posição vertical e horizontal

Considerando os documentos acondicionados na posição vertical (caixas de papelão ou de plástico, pastas
"A" a "Z" ou suspensas etc.), a metragem linear tem por base o comprimento das estantes e/ou a
profundidade das gavetas dos arquivos de aço.

Exemplos:
1- documentos acondicionados em caixas nas estantes:

Fig 1

- medir a extensão de cada prateleira ocupada e multiplicar a medida pelo número das mesmas;
- os espaços vazios devem ser desprezados.
prateleira a - 6 X 0,90 m = 5,40 metros lineares
prateleira b - 1 X 0,60 m = 0,60 metros lineares
TOTAL A + B = 6 metros lineares

2- documentos empilhados ou empacotados em estantes:

Fig 2

71
- medir a altura das pilhas de documentos
0,30 m + 0,25 m = 0,55 metros lineares

3- documentos encadernados, livros ou pastas "A" a "Z" em estantes:

Fig. 3

- medir na extensão das estantes, se estiverem na vertical, e a altura da pilha, se estiverem na

horizontal.
0,40 m + 0,20m = 0,60 metros lineares
4- documentos em arquivos ou fichários de aço:

Fig. 4

- medir a profundidade ocupada de cada gaveta.

1m + 0,30m = 1,30 metros lineares

Documentação empacotada e amontoada

Para a documentação empacotada, amarrada ou amontoada utilizar-se-á a metragem cúbica, ou seja:

comprimento X altura X largura das pilhas de documentos. Para conversão em metros lineares, multiplique
o resultado obtido em m³ por 12.

72
Exemplos:

Fig. 5

1- documentos empacotados, amontoados ou em caixas de diversos tamanhos, fora de estantes.

- medir o comprimento, a altura e a largura de cada pacote, amontoado ou caixa. Multiplicar as medidas,
para obter a metragem cúbica.
- converter o resultado encontrado multiplicando o resultado encontrado em m³ por 12.
0,30 m X 0,50 m X 0, 40 m= 0,06 m³
0,06 m³ X 12= 0,72 metros lineares

Fig. 6

0,50 m X 0,50 m X 0,30 m = 0,075 m³

0,075 m³ X 12 = 0,90 metros lineares

Quantificação total
Para se obter a quantificação total dos documentos textuais proceder o somatório dos resultados obtidos
na mensuração dos documentos em posição vertical e horizontal e dos documentos empacotados e
amontoados:
6 m lineares (fig. 1) + 0,55 m lineares (fig. 2) + 0,60 m lineares (fig. 3) + 1,30 m lineares (fig. 4) + 0,72 m
lineares (fig. 5) + 0,90 m lineares (fig. 6) = 10,07 metros lineares.

Análise tipológica dos documentos de arquivo.

Tipologia Documental

Tipologia Documental, como o próprio nome indica (tipo), diz respeito à multiplicidade da produção
documental. São documentos produzidos por uma atividade que obedece a uma função específica estando
regulados por um procedimento ou trâmite e que contenha formatos, conteúdos e suportes semelhantes.
De acordo com esta definição, de cada atividade e/ ou função se deriva uma série de documentos. Como
exemplo, podemos dizer que da função contábil, gera-se documentos como os livros diário, razão,
balancete, etc. Da atividade policial, são gerados documentos tais como, exames de corpo de delito,
ordens de serviços, peritagens, boletins de ocorrências, etc. Do poder Judiciário, intimações, citações, etc.

73
Portanto, por série documental tipológica entendemos o agrupamento de espécies documentais
específicas dentro das respectivas funções geradoras.

A tipologia documental é hoje um dos mais instigantes e importantes temas para uma renovação teórica
da arquivística. Como indicativo dessa transformação tem-se a própria evolução do conceito de tipo
documental, anteriormente encontrado na literatura com inúmeras variações conceituais entre diversos
autores. As definições aproximavam-se daquilo que hoje denominamos gênero, espécie, formato etc., ou
uma mescla desses conceitos. No entanto, os estudiosos que se preocuparam com esse tema sempre
estiveram buscando uma conceituação que definisse o documento em sua essência arquivística, isto é,
enquanto parte integrante de um conjunto de outros documentos gerados naturalmente no exercício das
mesmas atividades. A particularidade do documento arquivístico, que é ao mesmo tempo único e múltiplo
(quando inserido na série documental), representou um desafio a ser superado na tentativa de
conceituação do tipo documental.

O texto da Profª. Heloísa Bellotto, publicado em 1990, pode ser considerado um marco da literatura
arquivística nacional sobre tipologia documental. Os conceitos ali desenvolvidos são a reformulação de
um texto seu anterior, de 1982, e acabaram por ser incorporados ao Dicionário de terminologia arquivística.
A definição proposta de tipo documental passa a ser, então, a espécie documental somada à função que
a produziu, criando séries tipológicas, isto é, cada tipo documental equivale a uma série documental. Essa
nova conceituação, apesar de aparentemente modesta, é fundamental para uma renovação dos
procedimentos arquivísticos adotados no Brasil e para a solução de muitos problemas, frente aos quais os
métodos tradicionais já começavam a apresentar sinais de esgotamento. O avanço dessa problemática -
e a importância dos estudos de tipologia documental -, pode ser notado nos arquivos municipais espanhóis
que, desde meados da década de 1980, fazem um trabalho conjunto buscando padronizar um arranjo
documental tipológico.

A proposta de elaborar arranjos tipológicos requer o estabelecimento prévio de tipologias documentais

específicas a cada modalidade de acervo, de acordo com sua própria natureza; assim, por exemplo, os
partidos e associações políticas deverão ter um instrumento metodológico próprio, que será diferente
daqueles destinados, por exemplo, à organização dos acervos das entidades sindicais ou dos arquivos
pessoais.

A confecção de tal instrumento é complexa. Supõe uma identificação preliminar das funções
desempenhadas, principalmente no nível formal/legal, para, a partir daí, identificar nos documentos as
espécies presentes em cada função principal, bem como determinar outras funções além do nível
formal/legal; com a conjunção desses elementos pode-se elaborar a tipologia documental e, por extensão,
séries tipológicas.
Os arquivos devem ser reveladores das atividades efetivamente desenvolvidas pelas instituições (ou
pessoas) ao longo da sua existência, revalorizando, para isto, os elementos informais, ao lado dos
normativos, como único meio de inserir corretamente os documentos no seu contexto de produção.

Deste modo a tipologia também destaca o formato como uma solução para explicitar sua diferença em
relação às espécies documentais, já que essas características, muitas vezes, tendem a se assemelhar,
podendo causar alguma confusão na organização arquivística. Assim, por exemplo, panfleto refere-se a
uma espécie e não a um formato.

Este último pode variar desde um folheto, um cartaz a, até mesmo, um livro.
Tome-se como exemplo um manifesto contra a carestia, assinado por algum comitê municipal de Partido
X, que foi amplamente difundido em uma folha de papel ofício mimeografada. Qual a espécie de tal
documento? Panfleto?... volante?... folheto?... ou será manifesto? Segundo o Dicionário do livro, folheto
é apenas o formato documental ("documento constituído por uma folha simples ou dobrada" ou "publicação
impressa, não periódica, (...) constituída por poucas folhas"); volante, é tão-somente uma peça do
maquinário da gráfica; porém nada impede, ainda de acordo com o Dicionário, que um manifesto ("escrito
de natureza expositiva ou doutrinária que pode assumir caráter polêmico" ou "programa político ou
religioso") possa ser também um panfleto ("pequeno folheto, normalmente de natureza controversa,
política e escrito em tom satírico ou injurioso"). Esse exemplo serve para demonstrar que dado o fato de a

74
tipologia documental para arquivos de organizações político-partidárias ser específica, as espécies
documentais (do mesmo modo que as funções) também serão, o que levou a um trabalho de definição
terminológica de espécies documentais típicas de tais acervos. No caso específico dos arquivos de
partidos e associações políticas optamos por considerar o documento do exemplo citado acima como um
folheto (formato) cuja espécie, manifesto ou panfleto, será determinada de acordo com a função
documental. Assim poderemos ter, se for o caso, um panfleto de agitação política (tipo documental) cujo
conteúdo é um manifesto.

A tipologia documental a que chegamos compõe-se de duas partes: um quadro de funções de partidos e
associações políticas complexas, hierarquizado por níveis de atuação; e uma relação das funções e
espécies documentais encontradas. O quadro de funções é uma mescla das possibilidades arroladas no
nível teórico, somadas às verificadas empiricamente durante a coleta, a análise dos dados e o arranjo dos
documentos de um acervo documental específico. O resultado mais significativo do estabelecimento do
quadro de funções é a possibilidade de visualizar o modo de implantação da tipologia documental nas
atividades de arranjo e descrição de um fundo arquivístico. O quadro permite traçar a correspondência
entre a entidade e o fundo, entre o nível hierárquico e o grupo, entre o organismo e o subgrupo e, por fim,
entre o tipo documental e a série.

Exemplos de Tipologias Documentais

Correspondências prestando ou solicitando informações denominadas: memorandos; ofícios;

circulares.

Processos administrativos referentes: à doação de equipamentos; à certidão de subsídios de

deputados. Registro técnico e político denominado: dossiê de atividades e/ou avaliação referente às contas
da Prefeitura.

Correspondências prestando ou solicitando informações denominadas: ofícios.

Processos administrativos referentes: à convênios; à cessão de equipamentos.

Processos administrativos referentes: à cessão de instalações para eventos.

Registros técnicos e políticos denominados: moção; voto aberto e ético.

Formulários de gestão administrativa interna denominados: controle de trâmite de processos.

Processos administrativos referentes: à prestação de contas ao TCT; ao pedido de

inconstitucionalidade pelo STF;

Processos administrativos referentes: à cessão de equipamentos e instalações.

Processos legislativos denominados: mensagens.

Registros técnicos e políticos: dossiês de atividades e/ou de avaliação referentes às contas do governo
do Estado.

Políticas de acesso aos documentos de arquivo.

O movimento pela abertura de documentos públicos e privados se desenvolveu, no Brasil,
concomitantemente com o processo de democratização do Estado. Todavia, diferentemente dos
movimentos da sociedade civil, ele se desenvolveu no interior do Estado autoritário, forçando rupturas
institucionais e expondo as limitações administrativas da legislação vigente à época. Esses procedimentos
levaram a resistências identificáveis, não apenas nos círculos militares, que produziram as normas sobre

75
confidencialidade de documentos, no passado, como em tradicionais frações burocráticas ligadas aos
arquivos públicos governamentais, mais preocupadas com a arquivística e os arquivos históricos do que
com a gestão de documentos.

A reversão dessas práticas administrativas deveu-se, fundamentalmente, ao trabalho precursor de Celina

Vargas do Amaral Peixoto, que, como diretora do Arquivo Nacional, abriu, em projeto legislativo específico,
3 (três) linhas normativas especiais: a viabilização de políticas legislativas de gestão dos documentos
públicos, a definição classificatória dos documentos públicos e a garantia de acesso a documentos
públicos, às quais se acresceu uma quarta proposta, classificação e tratamento dos arquivos privados e
eclesiásticos. Os estudos técnicos se desenvolveram por cerca de 5 (cinco) anos sucessivos, a partir do
ocaso dos governos militares e ainda do governo Sarney, quando se promulgaram os dispositivos
constitucionais de 1988 sobre acesso a documentos públicos e gestão de documentos.

A regulamentação do acesso a documentos públicos cujo sigilo seja imprescindível à segurança do Estado
e da sociedade, tema que se transformou historicamente na questão central das políticas de acesso a
documentos públicos sigilosos, só veio a ser regulamentada com a Lei no 11.111, de 5 de maio de 2005,
sancionada pelo então Presidente Luiz Inácio Lula da Silva, tomando como referência a Lei n o 8.159, de 8
de maio de 1991. Aquela lei reconhece que as ressalvas de sigilo somente se aplicam aos documentos
imprescindíveis à segurança da sociedade e do Estado, permitindo que a Comissão de Averiguação e
Análise de Informações Sigilosas classifique determinados documentos no mais alto grau de sigilo, o que,
genericamente, tem sido denominado de documentos ultrassecretos, ficando o seu acesso, por
conseguinte, limitado no tempo com um tratamento diferenciado dos demais documentos públicos,
inclusive os sigilosos.

A Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991 (Lei de Arquivos), que regulamentou preliminarmente o inciso
XXXIII do artigo 5o da Constituição brasileira, não apenas tratou dos documentos imprescindíveis à
segurança do Estado e da sociedade, mas também procurou definir a regra básica do direito do cidadão
de receber informações de seu interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral dos órgãos públicos.
Essa lei foi sancionada pelo então Presidente Collor de Mello, após rápida tramitação no Congresso
Nacional. A par de garantir o acesso a qualquer documento, essa lei define, também, regras específicas
de proteção e acesso a documentos privados de relevância pública e particular, estendendo a proteção a
documentos eclesiásticos. Administrativamente, a lei entendeu como gestão de documentos o conjunto de
operações e procedimentos necessários ao reconhecimento dos documentos públicos, como: documentos
correntes, aqueles em tramitação administrativa; documentos intermediários, aqueles em fase de descarte
ou eliminação; e documentos de natureza permanente e de valor histórico, que devem ser definitivamente
preservados.

Para maior segurança do Estado e da sociedade, diferentemente dos documentos correntes, insuscetíveis
de sigilo em qualquer circunstância, a lei estabeleceu que o acesso aos documentos classificados como
sigilosos, referentes à segurança do Estado e da sociedade, será restrito a um prazo de 30 (trinta) anos,
a contar de sua produção, podendo esse prazo ser prorrogado por uma única vez por igual período. A Lei
no 11.111/2005 não alterou propriamente esse prazo de sigilo do que veio a ser denominado documentos
ultrassecretos, mas admitiu que o sigilo poderá ser restringido pelo prazo e prorrogação previstos na Lei
de Arquivos, o que demonstra que essa lei tinha uma proposta razoavelmente flexível com relação à
questão do acesso a documentos públicos de alto grau de sigilo.

Ocorre, todavia, que anteriormente ao término do governo Fernando Henrique, acedendo a pressões,
principalmente de grupos militares, o Decreto no 4.553, de 27.12.02, obedecendo ao permissivo da Lei de
Arquivos, que admitia a fixação de prazos de acesso ou sigilo por meio de decreto, estabeleceu que,
segundo o grau de sigilo, os documentos públicos podem ser classificados como ultrassecretos, secretos,
confidenciais e reservados “em razão do seu teor ou dos seus elementos intrínsecos”. Estava, dessa
forma, criada a figura do documento ultrassecreto, que não fazia parte da rotina administrativa da
classificação de documentos. Assim, o suprarreferido decreto de salvaguarda dispunha que os
documentos ultrassecretos teriam um prazo de 50 (cinquenta) anos para abertura a partir de sua produção,
podendo ser renovável indefinidamente, de acordo com o interesse da sociedade e do Estado. Alcançava-

76
se, assim, um alto grau de sigilo para tantos e quantos documentos viessem a ser reconhecidos
administrativamente como imprescindíveis à segurança da sociedade e do Estado.

Ora, essa orientação do decreto, criando uma situação anômala no quadro classificatório dos documentos
públicos, contrapondo-se à Constituição e interceptando o reconhecimento de situações históricas
relevantes, na verdade, contrapôs-se à orientação vigente da Lei de Arquivos, mesmo com o artifício
legislativo que criava nova categoria de documento público – o documento ultrassecreto de sigilo renovável
indefinidamente. O decreto encontrou, como não poderia deixar de ser, grande resistência na comunidade
de historiadores e grupos políticos, inclusive porque a estes não interessava mesmo o sigilo ultrassecreto
em documentos imprescindíveis à segurança da sociedade, senão também do Estado, porque dentre eles
estavam, muito especialmente, os documentos arquivados nos órgãos do Poder Judiciário, principalmente
na Justiça Militar, nos órgãos de arquivo da administração civil e militar, referentes ao período do governo
militar, quando se desenvolveram práticas de alta agressividade aos direitos humanos. À orientação desse
referido decreto, veio a se sobrepor, como visível razão de Estado, as razões que evoluíram da Lei de
Arquivos e das novas demandas que dominaram grupos significativos de interesse social.

Decreto subsequente, de no 5.301, de 9 de dezembro de 2004, que veio a ser assinado por Luiz Inácio
Lula da Silva, regulamentou a Medida Provisória no 28, de 9 de dezembro de 2004, que veio a se converter
na Lei no 11.111/05, a qual, dados os limites fixados na lei, entendeu como limites da Lei de Arquivos os
casos em que o sigilo fosse imprescindível à segurança do Estado e da sociedade, ou seja, nos casos de
alto grau de sigilo ou de documentos ultrassecretos. Esse decreto, assim como aquela lei anteriormente
citada, mostrou-se mais sensível aos grupos preocupados com a restauração da verdade política nos anos
do poder militar. Nesse sentido, o decreto tem dois aspectos importantes, admitindo que mesmo vencido
o prazo previsto na Lei de Arquivos justificadamente, a Comissão de Averiguação e Análise poderá avaliar
se o acesso ao documento ultrassecreto acarretará dano à segurança da sociedade e do Estado, criando,
por conseguinte, um mecanismo para dilatação de prazos desses documentos especiais.

No entanto, por outro lado, alterou o Decreto de 2002, estabelecendo que o prazo de abertura de acesso
aos documentos ultrassecretos seria de 30 (trinta) anos, observando, por conseguinte, um limite máximo
da Lei de Arquivos, de 1991. O prazo de acesso aos documentos secretos ficou em 20 (vinte) anos, aos
confidenciais ficou em 10 (dez) anos e aos documentos reservados, em 5 (cinco) anos, podendo os prazos
serem prorrogados por uma vez pela autoridade responsável pela classificação. Na verdade, esse decreto
modificou a política de restrições de acesso a documentos públicos, inclusive os referentes à segurança
do Estado e da sociedade. Estava restaurado, por conseguinte, o prazo de leis anteriores, fixado em 30
anos (renováveis) para o disclosure (desvelamento) dos documentos, inclusive, ultrassecretos. Essa
restauração compreensiva do problema do sigilo, entretanto, não foi suficiente, provocando, nas estruturas
internas do Estado e – de forma interessante – mesmo em frações parlamentares, novas reações
destinadas a reverterem a questão do sigilo para renovações sucessivas indefinidas, o que veio a se
denominar publicamente sigilo eterno.

Muito embora essa orientação que milita contra as políticas de direitos humanos e direitos individuais,
diversamente dos propósitos do Estado Democrático de Direito, tenha voltado a ser objeto de discussão
pública no Congresso, por meio do Projeto de Lei da Câmara, de acesso às informações públicas (PLC n o
41/2010), que deu seguimento ao Projeto de Lei do Executivo de no 5.228/09, tem como objetivo
fundamental regulamentar os artigos 5o e 37o da Constituição, assim como definir o acesso a documentos
públicos, sem que se fuja dos parâmetros constitucionais. Na sua redação, todavia, remanescem duas
questões relevantes: em primeiro lugar, ele tem alto significado, porque se volta para a abertura de
documentos imprescindíveis à segurança da sociedade, referentes a questões de direitos humanos, mas,
em segundo lugar, quando ele trata da abertura de acesso aos documentos ultrassecretos referentes à
segurança da sociedade e do Estado, tem uma natureza repetitiva, porque, na forma da legislação vigente,
mesmo esses documentos ultrassecretos estão suscetíveis apenas ao sigilo de 30 anos renováveis ou,
dependendo de estudos específicos, de novas prorrogações, dado que o antigo Decreto nº 4.553/02, no
que definia documentos sigilosos com prazo indeterminado, ficou revogado pela Lei n o 11.111/05, com a
sucessiva regulamentação interposta pelo Decreto no 5.301/04.

77
Ora, na verdade, à medida que se colocou em discussão no plenário da Câmara a questão do acesso à
informação pública, viabilizou-se a retomada da discussão do sigilo dos documentos classificados como
ultrassecretos, que no Decreto n. 4.553/02 poderiam ser classificados como prazo indeterminado, o que
vem a ser denominado sigilo eterno, em prejuízo do sigilo temporário, como historicamente propôs a Lei
de Arquivos. Nesse sentido, o anteprojeto introduziu uma discussão que estava superada, mas ao que
tudo indica, não por interesse dos grupos militares, mas por lideranças específicas do Congresso Nacional,
especialmente do Senado, ficando visível que o que se agora pretende secreto não são bem assuntos
militares, mas assuntos políticos que envolvem autoridades que, no passado, se não apenas autorizaram
as comissões a estudar uma futura Lei de Arquivos, como aconteceu no governo Sarney, chancelaram,
como aconteceu com o Presidente Collor, a mais democrática das leis ou dispositivos legais sobre arquivos
implementados no Brasil, de tal forma, inclusive, que a Lei no 8.159/91 (Lei de Arquivos) não sofreu
qualquer mudança restritiva até hoje.

De qualquer forma, abrir o dispositivo constitucional que fala em sigilo imprescindível à sociedade é um
grande avanço para se articularem, juridicamente, as demandas da sociedade com o conceito de direitos
humanos, mas para tanto, efetivamente, a classificação de documentos com alto grau de sigilo, cuja
abertura teria prazo indeterminado (sigilo eterno), seria um grande empecilho ao funcionamento do Estado
democrático. Até hoje, no Brasil, nenhum presidente da República, no exercício das suas funções
presidenciais, formalmente, exceto o Presidente Fernando Henrique, que não deixou de incentivar a
política de abertura de documentos, anteviu, nos últimos momentos de seu governo, a gravidade de uma
decisão como a que foi tomada não em projeto de lei, mas em decreto, agora revogado por lei e decreto,
que também, pela sua natureza, restringem antecipadamente os efeitos totais do projeto de lei de acesso
às informações públicas.

Finalmente, ao que tudo indica, as razões de Estado, que tradicionalmente estavam comprometidas com
políticas de sigilo absoluto, não têm encontrado suportes políticos para viabilizar propostas de fechamento
extensivo de documentos públicos que possam se sobrepor às políticas de abertura dos documentos de
natureza ultrassecreta, voltadas para evitar os excessos defensivos do Estado, reconhecendo que o
Estado só é Estado enquanto Estado de Direito, assim como o Estado de Direito só é Estado de Direito
enquanto Estado Democrático de Direito, no qual a defesa e a proteção do(s) cidadão(s) são os
pressupostos das próprias razões de Estado.

Sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos.

Memória digital
A grande maioria dos documentos é produzida em meio eletrônico, há uma crescente preocupação com a
preservação desses documentos, em virtude da obsolescência das tecnologias, da deteriorização das
mídias digitais e principalmente pela falta de políticas de preservação digital. Para Vanderlei, uma forma
de contornar a problemática da obsolescência digital seria a criação de museus tecnológicos, locais onde
teremos equipamentos obsoletos em perfeito estado de conservação onde será possível fazer a leitura de
mídias eletrônicas consideradas obsoletas.

Na visão de SANTOS (2008), os documentos digitais podem ser gerados de três formas:
– por meio de sistemas informatizados; – por processo de digitalização; – por meio de uso de um software
ou sistema específico.

Considerando que a maioria dos documentos na atualidade é gerada por mídias eletrônicas, e que grande
parte das organizações não tem uma política de preservação, analisemos os Dez Mandamentos da
Preservação Digital sugeridos por Santos (2008, p.40):

1º – Política de Preservação.
Precisa haver uma equipe multidisciplinar responsável pela elaboração de uma política de preservação
digital; preparação da infraestrutura e do ambiente; implantação da política de preservação propriamente
dita e, por último, pela revisão e adaptação periódica. Sem essas ações não há como implantar uma correta
política de preservação dos documentos.

78
2º - Não depender de hardware específico.
O hardware utilizado para a produção, gestão e preservação deve ser escolhido criteriosamente, pois se
o hardware não for considerado como elemento de preservação, todo o acervo digital corre o risco de ficar
a mercê do fabricante.

3º - Não depender de software específico.

Assim como não se deve depender de hardware específico, o mesmo procedimento se aplica ao software,
que pode causar dependência tecnológica de tipo e de fabricante. Essa dependência fica perigosa à
medida que torna impossível manter e migrar documentos digitais sem a interferência dos fabricantes, pois
o detentor do documento digital não tem toda a autonomia para realizar os procedimentos fundamentais.

4º - Não confiar em sistemas gerenciadores como única forma de acesso ao documento digital.
Trata-se de uma “caixa preta” não somente em relação ao software, mas também aos gerenciadores de
documentação digital, pois muitas vezes o usuário acredita que simplesmente por fazer a captura neste
tipo de sistema, os dados e o próprio documento podem ser localizados a qualquer momento, mas é
importante entender que qualquer sistema está suscetível a falha e que nem sempre podemos confiar nos
sistemas gerenciadores. A captura consiste em declarar um documento como sendo um documento
arquivístico por meio de ações de: registro, classificação, indexação, atribuição de outros metadados e
arquivamento.

5º - Migrar os documentos de suporte e formato periodicamente.

Na atualidade a documentação digital faz parte dos acervos documentais podendo ser produzida,
manipulada e visualizada de maneiras distintas, sofrendo modificações no seu formato e suporte ao longo
do tempo. É importante que isso aconteça de forma periódica, pois os suportes e os formatos não duram
para sempre, ficando assim suscetíveis à obsolescência tecnológica, à fragilidade e à perda de
confiabilidade.

6º - Replicar os documentos em locais fisicamente separados.

O fato de manter uma política de backup não necessariamente garante a recuperação da documentação
digital, pois em caso de alagamento ou incêndio, tudo pode ser perdido.

7º - Não confiar cegamente no suporte de armazenamento.

Qualquer perda no suporte de armazenamento pode significar a perda do acervo como um todo, portanto
devem ser observadas inclusive as condições ambientais. De acordo com alguns estudos, foi possível
definir que as mídias digitais apresentam maior confiabilidade em ambiente com temperatura baixa e pouca
unidade relativa do ar. Uma temperatura considerada ideal seria em torno de 10°C e 20°C de umidade
relativa.

8º - Não deixar de fazer backup e cópias de segurança.

A política de backup é o primeiro passo para a preservação dos documentos digitais, pois ele garante de
forma íntegra e confiável a restauração de documentos digitais e sistemas informatizados.

9º - Não preservar lixo digital.

Muito lixo digital está sendo armazenado em servidores, microcomputadores e mídias em geral. Essa
sobrecarga na maioria das vezes pode ser eliminada facilitando a capacidade de armazenamento de
documentos que realmente necessitamos.

10º - Garantir a autenticidade dos documentos digitais.

A garantia da autenticidade dos documentos digitais é fundamental para a qualidade da documentação
digital a ser preservada. Um dos momentos críticos para a garantia da autenticidade no documento digital
é o momento da migração, que expõe o documento digital para possíveis adulterações e perda de garantia
da fidedignidade e da autenticidade.

Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)

79
O conceito de GED é uma espécie de leque em constante abertura. Isso em razão das muitas tecnologias
a ele relacionadas e que dele fazem parte.
É um conjunto de tecnologias que permite o gerenciamento de documentos de forma digital. Tais
documentos podem ser das mais variadas origens e mídias, como papel, microfilme, som, imagem e
mesmo arquivos já criados na forma digital.

Os sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos não são simplesmente sistemas de

gerenciamento de arquivos. O GED é mais, pois implementa categorização de documentos, tabelas de
temporalidade, ações de disposição e controla níveis de segurança. É vital para a manutenção das bases
de informação e conhecimento das empresas.

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos não significa somente guardar arquivos eletrônicos. Dispor
de um sistema de GED é ter nas mãos a capacidade de gerenciar todo o capital intelectual da empresa ou
instituição. É a tecnologia do GED que torna o e-business uma realidade, pois alicerça todas as
informações referentes a todas as etapas de qualquer processo de negócio.

Para controlar esse “mundo de informações digitais”, quer sejam ou não originalmente eletrônicas, o
conceito sobre o que é GED ampliou-se como que automaticamente. Gerenciar documentos é cuidar de
toda a vida informacional da empresa.

Evolução do Ged
A evolução do GED confirma sua importância. No princípio, a tecnologia de GED enfatizava basicamente
a digitalização de um documento gerado em papel por meio de um scanner. Assim, ele poderia ser
visualizado na tela do computador, inclusive em rede. Atualmente, a maioria das empresas tem uma
imensa quantidade de documentos que ‘já nascem’ eletrônicos: são documentos em word, excell,
desenhos de engenharia, e-mails. Esse novo mundo de documentos digitais, sem gerenciamento, implica
muitas cópias de diversas versões e duplicação de arquivos, provocando a má utilização de espaço em
discos e custos desnecessários com armazenamento.

GED é formado pelas seguintes tecnologias:

• Document Imaging (DI);
• Document Management (DM);
• Workflow;
• COLD/ERM;
• Forms Processing;
• RIM- Records and Information Management

Essas tecnologias foram sendo agregadas ao GED à medida que surgiu nas empresas uma necessidade
mais completa para o gerenciamento de documentos, conforme descreve-se abaixo.

A tecnologia que antecedeu o GED no gerenciamento de documentos foi a microfilmagem, ainda hoje
utilizada por diversas instituições.

A primeira tecnologia de GED que surgiu enfatizava basicamente a digitalização de documentos de origem
papel, gerando-se imagens digitais dos documentos. Essa mesma tecnologia também possibilita a
digitalização de documentos de origem microfilme, justamente para converter os documentos gerenciados
pela tecnologia anterior.

Essa tecnologia é conhecida como Document Imaging ou Gerenciamento de Imagens de Documentos.

É importante diferenciar um documento proveniente da digitalização, aquele que gera uma imagem,
daqueles que vêm da digitação, que gera um documento textual. Os documentos no formato imagem são,
em média, dez vezes maiores que os textuais e não podem ser processados por sistemas típicos de
processamento de dados.

Para que uma imagem seja processada, quer por um processador de textos, quer por um sistema de

80
processamento de dados, ela deve passar por um processo de reconhecimento de caracteres. Tal
processo transforma uma imagem de um texto num arquivo de dados realmente textual, que pode ser
editado por um processador de textos. Quando o reconhecimento se processa sobre caracteres
padronizados, como os documentos impressos, utiliza-se a tecnologia de OCR, Optical Character
Recognition, e quando é preciso reconhecer textos manuscritos, a tecnologia é o ICR, Intelligent Character
Recognition.

O amadurecimento dessas tecnologias de reconhecimento viabilizaram as aplicações de processamento

de formulários, (Forms Processing), na qual, em vez da utilização de digitadores para a retirada das
informações, utilizam-se sistemas digitais.

Com os documentos todos convertidos para imagens, era necessária uma tecnologia que substituísse o
processo humano de trâmite de documentos em papel. Surgiu, então, a tecnologia do Workflow para
imagens de documentos. Com a implementação de Workflow, muitos ganhos são obtidos.

O próprio avanço da tecnologia e a disseminação dos microcomputadores na última década fez que boa
parte da geração dos documentos passasse a ser feita pelos sistemas digitais.
Num ambiente de escritório, isso significa a geração de documentos em processadores de texto, planilhas
eletrônicas e todas as demais ferramentas dessa natureza.

A quantidade de documentos digitais gerada cresce vertiginosamente, exigindo ferramentas para controle
de localização, atualização, versões e mesmo de temporalidade de guarda dos documentos.

Dentro dessa necessidade, surgiram as ferramentas para Gerenciamento de Documentos, Document

Management (DM).

A tecnologia de DM esteve inicialmente mais envolvida no gerenciamento de documentos de engenharia

e normas técnicas, sendo, inclusive, uma das exigências da ISO 9000. Essa tecnologia permite a
rastreamento das alterações dos documentos. Hoje, dada a quantidade de arquivos nos diretórios, a
necessidade do compartilhamento de documentos, tanto nas redes internas como na Internet, e o controle
das atualizações em ambiente distribuído, justifica a implantação de sistemas de DM para todas as
aplicações de gerenciamento de documentos.

O DM implementa, no mundo digital, muitas das funcionalidades já existentes nas aplicações de Records
Management no mundo do papel.

Vantagens da GED
• Interação entre sistemas como correio eletrônico e mensagens instantâneas;
• Aumento da disseminação da informação, através do acesso múltiplo a um documento digitalizado;
• Redução de custos com reprografia, duplicidade e extravio;
• Rapidez no acesso à informação;
• Agilidade no atendimento;
• Informações mais precisas;
• Redução da área física.

Entretanto, cabe ressaltar, que apesar de todas as facilidades advindas dos avanços tecnológicos, alguns
problemas surgiram e outros persistem:
• Documentos digitalizados ainda não possuem regulamentação legal, principalmente, devido a sua
vulnerabilidade quanto a adulteração;
• Como não é regulado, não possui valor probatório em juízo e nem fora dele;
• Exige constante acompanhamento e atualização de software e hardware, sob pena de tornar o
documento inacessível;
• Alto custo dos softwares.

81
 Documentos digitais (eletrônicos)
Documentos eletrônicos ou digitais? Quando lemos ou ouvimos esses nomes, a primeira impressão que
temos é a de que documento eletrônico e digital são a mesma coisa. Isso acontece porque no uso cotidiano
é comum se referir ao digital como eletrônico e vice-versa, pois esses dois conceitos costumam ser usados
como sinônimos. Mas existem diferenças entre eles e é importante tê-las bem esclarecidas na mente para
evitar erros no seu dia a dia profissional. Entenda quais são:

Documentos eletrônicos
São aqueles que podem ser lidos por aparelhos eletrônicos, como a filmadora, o disquete, o videocassete
e computadores. Esses documentos podem ser registrados e codificados em forma analógica ou em
dígitos binários e são acessados por meios eletrônicos. Os documentos podem ser vídeos ou músicas,
inclusive. É importante dizer que, atualmente, essa tecnologia já está ultrapassada.

Documentos digitais
São codificados somente em dígitos binários e lidos exclusivamente por meios computacionais. São
arquivos em formatos como o PDF e AVI, por exemplo.
Mas os documentos digitais vão muito além do formato: qualquer meio utilizado durante um trabalho que
registre ou sirva de via de informação, pode ser considerado um documento digital. Ou seja, o relatório
que você produziu, a pesquisa que fez e até mesmo os e-mails que trocou são documentos digitais. Na
categoria também estão incluídos fotos, vídeos, sites, blogs, arquivos de áudio, base de dados, etc. Ou
seja, toda e qualquer ferramenta digital usada no curso de um trabalho.

Diferentes, mas iguais

Apesar de diferentes no conceito, os nomes ainda são considerados oficialmente como iguais. O Conselho
Nacional de Arquivos (Conarq) ainda considera como documento eletrônicos os dois modelos —
eletrônicos e digitais. Isso porque, por definição, todo documento digital é eletrônico (mas nem todo
eletrônico é digital), então optou-se por manter o nome mais utilizado.

Os documentos eletrônicos e digitais são válidos?

Perfeitamente. Existem regras estabelecidas pela Conarq que regularizam as formas de se arquivar os
documentos eletrônicos e digitais, que servem para preservar a autenticidade e veracidade dos
documentos. Atualmente, existem as assinaturas digitais e autenticações por meio de código, que validam
os documentos digitais. Hoje em dia é possível usar documentos digitais sem nenhuma preocupação, pois
são válidos em todo o país.

Essa prática, além de ser mais sustentável, facilita a vida de todo mundo e traz muitas vantagens. A
assinatura digital, por exemplo, é uma das melhores formas de autenticação atual, pois, além de ser única,
qualquer alteração que seja feita já a torna inviável, garantindo total segurança no processo.

Já a autenticação através de um link, pode comprovar a veracidade de um documento. Por exemplo, se

você precisa pegar um certificado de curso, o documento pode ser digital e conter um link, gerado pela
própria instituição de ensino, que levará à comprovação da sua autenticidade.

Imprimir montes de papel já não é mais necessário e muito menos manter enormes arquivos
ultrapassados. O meio digital torna o trabalho mais rápido, prático e econômico — além de mais
comprometido com a sustentabilidade. Não tem porque não adotar essa prática, pois sua empresa e seu
cliente só encontrarão benefícios com o uso do meio digital em suas práticas e negócios.

Automação
A automação tem como principal objetivo colocar ao alcance do usuário uma base de dados com
informações internas de documentos e materiais bibliográficos gerados ou adquiridos, de forma a facilitar
seu acesso.
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED é ao mesmo tempo: um método, um sistema e uma
tecnologia, para a conversão e processamento de documentos como informação eletrônica digital. Essa

82
ferramenta surgiu a partir da necessidade de órgãos públicos, instituições e empresas, em gerenciar a
informação que se encontrava desestruturada visando facilitar o acesso ao conhecimento explícito da
corporação.

O GED promove a automação do ciclo de vida dos documentos, provendo um repositório comum, o qual
possibilita capturar, armazenar e indexar documentos de qualquer formato/suporte físico (texto, imagens,
páginas html, documentos escaneados, formatos multimídia). Deve também assegurar a integridade e
reutilização do documento, integração e escalabilidade

Tecnologias para gerência de documentos

Além da infraestrutura tecnológica, existe um conjunto de tecnologias direcionadas ao tratamento de

documentos. Estas tecnologias proporcionam a funcionalidade para processamento e gerenciamento de
documentos, tanto na forma eletrônica, como em papel.

Estas funções podem ser analisadas em duas camadas: funções de processamento e funções de
gerenciamento. As funções de processamento compreendem o ciclo de vida do documento:

Captura e criação. Compreendem as tecnologias para digitalização da informação. Grande variedade de

editores de textos, ferramentas gráficas, software de autoria e de trabalho cooperativo possibilitam a
criação da maior parte dos documentos.
Informações em papel podem ser escaneadas e transferidas para meio magnético onde são manipuladas.
Existe software capaz de interpretar os dados e armazená-los em formato comprimido para economizar
espaço de armazenamento.

Armazenamento e organização. Várias tecnologias determinam como os documentos serão

armazenados e organizados. Os sistemas gerenciadores de banco de dados convencionais não atendem
as exigências de armazenamento de dados multimídia, documentos compostos, hipertextos e
armazenamento distribuído.

Recuperação e síntese. Documentos armazenados em bancos de dados podem ser recuperados através
de pesquisa de seu conteúdo. Embora alguns produtos ofereçam técnicas avançadas de responder a uma
solicitação, a maioria dos recuperadores de textos utilizam lógica Booleana. O critério para pesquisa pode
ser estabelecido em função de palavras-chave definidas no perfil do documento ou em todo texto,
dependendo da necessidade da aplicação. Alguns produtos incorporam o critério de palavras próximas,
ou o uso de thesaurus. Perguntas podem resultar em uma lista de documentos organizados em ordem da
relevância desejada. Uma extensão dessa abordagem permite chegar a síntese ou sumarização de
documentos.

Transmissão e disseminação. Produtos E-mail estão se tornando a ferramenta mais usual para
transmissão de documentos eletrônicos, inclusive para os chamados documentos compostos, constituídos
de vários objetos. Outra forma empregada para transmissão e roteamento de documentos é feita através
de aplicações workflow.

Visualização e impressão. Mesmo trabalhando com o documento na forma eletrônica, torna-se

necessário, às vezes, a sua impressão em papel. Para executar essa função o mercado dispõe de uma
variedade muito grande de alternativas de equipamentos e tecnologias, desde impressoras de impacto
para texto até sofisticados equipamentos de alta definição para editoração.

Os objetivos de um sistema para gerenciamento de documentos incluem:

 Melhorar a velocidade dos processos (workflow);
 Reduzir custos dos processos;
 Produzir documentos que comunicam seu conteúdo mais efetivamente;
 Reduzir custos de produção de documentos;
 Melhorar a importância dos documentos recebidos por um indivíduo, isto é, dar a

83
  informação certa para a pessoa certa;
 Reduzir custos para obter documentos solicitados.

O futuro além do papel

Muitas das atuais tecnologias de gerência de documentos proporcionam um substituto eletrônico para a
máquina de escrever, a fotocopiadora, o serviço de correio, o arquivo, e a biblioteca. Esta tecnologia
percorre um longo caminho para melhorar o acesso e a apresentação de documentos, e agilizar o
workflow.

A principal característica dessa tecnologia é que ela mantém a metáfora do documento em papel. Isto a
torna facilmente aceitável pelos usuários, mas também limita os benefícios que podem ser atingidos.
Observa-se o surgimento de algumas possibilidades quando se abandona a metáfora do papel:

 documentos contendo componentes multimídia;

 documentos hipertexto e hipermídia, que permitem ao usuário navegar no conteúdo
 numa sequência variável e nos níveis de detalhe desejados;
 documentos com conteúdos ativos que permitem ao leitor responder ou fazer comentários ao
autor, eletronicamente, ou comprar um produto anunciado;
 documentos multilinguais, onde o leitor vê o texto na linguagem que quiser, à sua
 escolha;
 documentos genéricos em que o usuário quer se especializar (manual de manutenção
 de um determinado veículo, por exemplo).

Todas essas ideias colidem com a tradicional noção do que constitui um documento. E é por todas essas
razões que alguns autores preferem se referir a informação documental ao contrário de documento, em
oposição aos que dizem que a fronteira do que constitui um documento, individualmente, está se tornando
vaga.

Deve-se gerenciar documentos para: otimizar e fazer fluir as funções, ter acesso local à informação, poder
realizar operações paralelas, reduzir espaços de armazenamento, aumentar a velocidade de acesso,
aumentar e preservar o valor da informação, ganhar tempo em decisões críticas, levar vantagem
competitiva, melhorar a sensibilidade nos processos e a prevenção de riscos.

Avaliação de produtos
Na aquisição de sistema para gerenciamento de documentos alguns pontos devem ser observados:
 Que formatos de documentos serão gerenciados: textos, imagens ou outros?
 Qual o volume de documentos?
 É necessária recuperação por pesquisa no texto completo?
 O produto é compatível com o ambiente operacional de hardware e software do órgão público,
instituição ou empresa?
 Quantos usuários terão acesso ao sistema?
 É importante a integração com workflow, ou apenas carga e recuperação são suficientes?
 Que nível de segurança e controle de acesso são necessários?
 É necessário o controle de versão?
 O acesso via rede WAN é necessário?
 O fornecedor apresenta algum plano futuro de evolução do produto?
 Serão utilizados recursos de multimídia?

A correta especificação do produto deve levar em conta os planos de médio e longo prazos, e não apenas
uma visão do momento, pois os custos de mudança de produto são, em geral, altos.

Conclusão
Atualmente as organizações - sejam elas públicas ou privadas - têm problemas diferentes que levam a
soluções diferentes. O que existe em comum é a necessidade de algum tipo de sistema para gerenciar

84
documentos. Inicialmente deve-se entender qual será a função do sistema de gerenciamento de
documentos e aceitar o fato de que não existe uma fórmula mágica que faça tudo automaticamente
resolvendo o problema de todas as pessoas.

Preservação de documentos digitais

As organizações públicas e privadas e os cidadãos vêm cada vez mais transformando ou produzindo
documentos arquivísticos exclusivamente em formato digital, como textos, bases de dados, planilhas,
mensagens eletrônicas, imagens fixas ou em movimento, gravações sonoras, material gráfico, sítios da
internet, dentre muitos outros formatos e apresentações possíveis de um vasto repertório de diversidade
crescente.

As facilidades proporcionadas pelos meios e tecnologias digitais de processamento, transmissão e

armazenamento de informações reduziram custos e aumentaram a eficácia dos processos de criação,
troca e difusão da informação arquivística. O início do século XXI apresenta um mundo fortemente
dependente do documento arquivístico digital como um meio para registrar as funções e atividades de
indivíduos, organizações e governos.

Os documentos arquivísticos são gerados e mantidos por organizações e pessoas para registrar suas
atividades e servirem como fontes de prova e informação. Eles precisam ser fidedignos e autênticos para
fornecer evidência das suas ações e devem contribuir para a ampliação da memória de uma comunidade
ou da sociedade como um todo, vez que registram informações culturais, históricas, científicas, técnicas,
econômicas e administrativas.

A eficácia de um documento arquivístico depende da qualidade e do rigor dos procedimentos de produção

e manutenção realizados pelas organizações produtoras de documentos. Entretanto, como a informação
em formato digital é extremamente suscetível à degradação física e à obsolescência tecnológica - de
hardware, software e formatos -, essas novas facilidades trazem consequências e desafios importantes
para assegurar sua integridade e acessibilidade.
Na preservação de documentos digitais, assim como na dos documentos em papel, é necessária a adoção
de ferramentas que protejam e garantam a sua manutenção. Essas ferramentas deverão servir para
reparar e restaurar registros protegidos, prevendo os danos e reduzindo os riscos dos efeitos naturais
(preservação prospectiva), ou para restaurar os documentos já danificados (preservação retrospectiva).
Para Margaret Hedstrom (1996), a preservação digital é "(...) o planejamento, alocação de recursos e
aplicação de métodos e tecnologias para assegurar que a informação digital de valor contínuo permaneça
acessível e utilizável". A preservação digital compreende os mecanismos que permitem o armazenamento
em repositórios de dados digitais que garantiriam a perenidade dos seus conteúdos.
As condições básicas à preservação digital seriam, então, a adoção desses métodos e tecnologias que
integrariam a preservação física, lógica e intelectual dos objetos digitais. A preservação física está centrada
nos conteúdos armazenados em mídia magnética (fitas cassete de áudio e de rolo, fitas VHS e DAT etc.)
e discos óticos (CD-ROMs, WORM, discos óticos regraváveis). A preservação lógica procura na tecnologia
formatos atualizados para inserção dos dados (correio eletrônico, material de áudio e audiovisual, material
em rede etc.), novos software e hardware que mantenham vigentes seus bits, para conservar sua
capacidade de leitura.

Somente desta forma se garantirá que esses documentos permaneçam disponíveis, recuperáveis e
compreensíveis pelo tempo que se fizer necessário.

Conclusão
Os equipamentos eletrônicos, em poucos anos, tornam-se obsoletos. Corre-se o risco, a curto prazo, de
não se ter acesso às informações guardadas em um determinado suporte. A rapidez das mudanças
tecnológicas, exigem a migração contínua das informações, sendo necessário prever e planejar essas
mudanças a longo prazo.

 Recomenda-se produzir cópias de segurança (backup) dos documentos que necessitam ser

85
 guardados.
 Recomenda-se manter os disquetes em ambientes livres de poeira, arejado, seco e sem elevadas
variações de temperatura.
 Os disquetes devem ser afastados de equipamentos que geram campos eletromagnéticos
(motores elétricos, aparelhos de som e imagem, computadores e impressoras, etc.).
 Os disquetes não podem ser guardados em mobiliários de metal. Recomenda-se o uso de móveis
de madeira, acondicionando-os em posição vertical em embalagens, preferencialmente, de
acrílico.
 Os disquetes devem ser manuseados com cuidado, evitando colocar o dedo no meio
eletromagnético.

Para os documentos impressos em computadores, as recomendações são as mesmas dos demais

documentos em suporte papel. Em termos de conservação da informação, as impressões obtidas nos
atuais equipamentos são frágeis e pouco duráveis. É preciso estar atento para a qualidade das
impressoras utilizadas. As impressoras a laser produzem cópias um pouco mais duráveis do que as de
jato de tinta e matriciais.

Requisitos.
O que é?
Requisito é a especificação das condições a serem cumpridas pela organização produtora / recebedora
de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios documentos a fim de garantir a sua
confiabilidade, autenticidade e acesso ao longo do tempo. É, também, a especificação de todas as
atividades e operações técnicas da gestão arquivística de documentos, desde a etapa da produção,
tramitação, utilização e arquivamento até a sua destinação final.

O que é e-ARQ?
É uma especificação de requisitos que estabelece um conjunto de condições a serem cumpridas pela organização
produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios documentos a fim de
garantir a sua confiabilidade e autenticidade, assim como seu acesso.
Além disso, os requisitos são necessários para permitir a identificação de documentos arquivísticos em sistemas
informatizados de informação.
Níveis dos requisitos: Neste documento os requisitos foram classificados em obrigatórios, altamente desejáveis e
facultativos, de acordo com o grau maior ou menor de exigência para que o SIGAD possa desempenhar suas funções.

O que é um SIGAD
O Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos - SIGAD - é “... desenvolvido para produzir, receber,
armazenar, dar acesso e destinar documentos arquivísticos.
” Tem ampla abrangência, incluído os documentos convencionais (analógicos), além dos documentos arquivísticos
digitais, sejam eles convencionais ou dinâmicos, inclusive bancos de dados e páginas web.

O SIGAD tem como ações básicas:

• o registro das referências dos documentos convencionais, podendo incluir imagens digitalizadas,
• a captura, armazenamento e promoção do acesso aos documentos digitais.
O SIGAD pode ser composto por software único vários softwares integrados, adquiridos ou encomendados.
Entretanto, seu sucesso dependerá da implantação prévia de um programa de Gestão Arquivística de Documentos.

No e-ARQ, os requisitos foram considerados da seguinte forma:

- são obrigatórios quando indicados pela frase: “O SIGAD tem que...”;
- altamente desejáveis quando indicados pela frase: “O SIGAD deve...”;
- facultativos quando indicados pela frase: “O SIGAD pode...”.

Cada requisito numerado é classificado como:

(O) = Obrigatório = “O SIGAD tem que ...”;
(AD) = Altamente Desejável = “O SIGAD deve ...”;

86
(F) = Facultativo = “O SIGAD pode ...”.

TEM = significa que o requisito é imprescindível.

DEVE = significa que podem existir razões válidas em circunstâncias particulares para ignorar um
determinado item, mas a totalidade das implicações deve ser cuidadosamente examinada antes de
escolher uma proposta diferente.
PODE = significa que o requisito é opcional.

Requisitos Arquivísticos que caracterizam um SIGAD

- Captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os tipos de documentos arquivísticos.
- Gestão dos documentos a partir do plano de classificação para manter a relação orgânica entre os
documentos.
- Implementação de metadados associados aos documentos para descrever os contextos desses mesmos
documentos.
- Integração entre documentos digitais e convencionais.
- Manutenção da autenticidade dos documentos
- Avaliação e seleção dos documentos para recolhimento e preservação daqueles considerados de valor
permanente.
- Aplicação de tabela de temporalidade e destinação de documentos.
- Transferência e recolhimento dos documentos por meio de uma função de exportação.

Metadados.
Os metadados são marcos ou pontos de referência que permitem circunscrever a informação sob todas
as formas, pode se dizer resumos de informações sobre a forma ou conteúdo de uma fonte.

O prefixo “Meta” vem do grego e significa “além de”. Assim Metadados são informações que acrescem aos
dados e que têm como objetivo informar-nos sobre eles para tornar mais fácil a sua organização.

Os metadados têm tradicionalmente sido vistos como separados do núcleo duro da informação, ou seja a
que está relacionada com as transações de negócio. O que não quer dizer que não sejam importantes.
Definições e regras de negócio, detalhes de segurança, informação de domínios, tags XML são
metadados.

Desde tempos antigos que esse tipo de informação é usada para classificar, organizar e pesquisar. Na
antiga Suméria as placas de argila eram identificadas por fios coloridos conforme o tipo e arrumadas em
prateleiras com indicações escritas ao lado. Os escribas romanos atavam molhos de documentos
relacionados, etiquetavam-nos e penduravam-nos no teto!

O que agora é diferente é que a informação é eletrônica, dispersa e cresce a uma velocidade exponencial.
Como e onde se usa?

Exemplo de metadados no universo da gestão de arquivos baseada em papel: localização física, nº de

caixa, etiqueta de pasta, sistema de classificação. No mundo da imagem documental podem incluir tipo de
documento, data, entidades com que se relaciona. Exemplos para a gestão documental poderiam ser
autor, data, assunto, tipo de documento, nº de versão.

A sua utilização estende-se no entanto a outros campos além da gestão documental. Por exemplo a
tecnologia conhecida por “data warehouse” consiste em extrair e consolidar dados de múltiplas fontes
numa base de dados que possa ser consultada de várias maneiras pelos utilizadores com ferramentas de
suporte à decisão. Os metadados são neste contexto um instrumento essencial para a gestão do
repositório e incluem informações como lista de conteúdo, origem dos dados, transformações (como
filtragens ou cálculos efetuados na transferência para a localização atual), versão, modelos de dados, etc.

87
Os metadados podem ser estruturados ou não estruturados. Exemplo de não estruturados: o índice
produzido por um sistema de indexação e pesquisa em texto integral. Estruturados são por exemplo um
sistema de classificação de arquivo ou o dicionário de dados de um SGBD. Outro exemplo é a EDI que
não poderia funcionar, com uma circulação diária de milhões de documentos entre empresas de todo o
mundo se não fossem seguidos standards rigorosos de identificação dos chamados “transaction sets”.

No âmbito da Gestão Documental há uma distinção a fazer entre índices e

metadados. Num sistema de indexação por descritores, os dados de índice são
geralmente uma parte dos metadados. Num sistema de texto integral em que todos
as palavras são parte do índice, este é muito mais vasto do que aqueles.

Podemos considerar que os metadados são instrumentos para a busca e

recuperação da informação mas, no caso dos documentos têm uma função
adicional do ponto de vista arquivístico: atender aos requisitos de administração,
como por exemplo a determinação do ciclo de vida e portanto o prazo de retenção dos documentos, base
para decisões sobre localização e meio de armazenamento, migração, etc.

Digamos que os metadados têm que ver mais com a gestão de registos “records management” e os índices
com o acesso à informação. Ambos podem no entanto ser captados numa mesma fase das operações,
normalmente designada de indexação. Esta é tradicionalmente a operação que ao longo do tempo fica
mais cara em qualquer sistema de arquivo ou gestão documental quando feita manualmente. Para reduzir
esses custos há várias técnicas que podem ser usadas.

 a leitura de OCR e/ou códigos de barras para documentos com origem em papel
 a captura de informação de cabeçalho dos documentos HTML ou tags de documentos XML
 a utilização de SW de classificação automática, especialmente interessante para e-mail

Finalmente não esquecer as potencialidades da integração com os sistemas “Line-of-Business” como os

ERP pois em muitos casos os metadados necessários para a gestão dos documentos já existem nas bases
de dados dessas aplicações e podem ser automaticamente capturados.

Aliás essa integração deveria ser sempre avaliada ao estabelecer um Plano de Arquivo e de Gestão
Documental.

Os metadados descritos por Dublin Core podem ser definidos como conjunto de elementos de metadados
planejados para facilitar a descrição de recursos eletrônicos. Eles são desenvolvidos a partir e em função
de dados, por isto que é designado como “dados sobre dados” ou “informação sobre a informação”.
A ferramenta de Dublin Core é uma das que oferecem ampla oportunidade de uso para descrição de vários
tipos de recursos envolvendo os mais variados formatos de documentos. As Instituições envolvidas na
organização da informação em ambiente web, como a construção de bibliotecas digitais, base de dados,
portais e sites, entre outros serviços, estão a deparar-se com a necessidade de implementar padrões de
descrição de seus recursos electrónicos.

A importância dos metadados para a websemântica está basicamente ligada à facilidade de recuperação
dos dados, uma vez que estes terão um significado e um valor bem definidos. Nesse sentido, todos os
documentos publicados na web devem ser catalogados.

A ficha catalográfica de uma obra (os metadados que serão acrescentados a ela) é um registo eletrônico
que contém descrições desta e que permitem que se saiba do que se trata sem ter que se ler ou ouvir todo
o seu conteúdo. O registo seria uma representação da obra.#

Tipos de Metadados

Embutidos no documento digital “invisíveis” Ex.: HTML

88
Administrativos
Auxilia a gestão de documentos, a gestão de direitos e a gestão da preservação. Registra características
técnicas.
Ex.: data de recebimento; ação de preservação (conversão, atualização); tipo de arquivo (.DOC, ODT);
direitos de acesso (confidencialidade, propriedade intelectual).

Estruturais
Descrevem as relações entre documentos e a estrutura interna de documentos complexos
- documentos complexos (formados por diversos arquivos relacionados) Ex.: bases de dados, páginas da
web, correios eletrônicos com anexos
Ex.: versões de documentos; documentos de um processo; tabela de uma base de dados; arquivos de
uma página da web.

Descritivos
Auxilia na busca dos documentos.
Ex.: autor; destinatário; data de criação; instituição produtora; classificação; assunto; etc.

Microfilmagem de documentos de arquivo

Microfilmagem é a proteção de imagens fotográficas de um documento, em tamanho altamente reduzido.
Todo o acervo microfilmado segue um rigoroso procedimento de preparo que, na maioria dos casos, é
mais demorado do que a microfilmagem em si. Através dos rolos de microfilmes podemos ter acesso a
diversos documentos, que manualmente, seria impossível devido à deterioração dos mesmos. Deste modo
a microfilmagem colabora, principalmente, para a preservação do acervo original e possibilita aos
pesquisadores obter cópias de documentos antes indisponíveis.

A Microfilmagem é a única tecnologia de armazenamento da informação que possui Respaldo Legal no

mundo todo, produzindo o mesmo efeito que o documento original em papel e que permite portanto a
eliminação / descarte do suporte dos originais. Portanto, as cópias obtidas a partir de microfilme têm valor
probatório e são o único suporte aceito em tribunal como prova, depois da eliminação do documento
original.

Em cada rolo de Microfilme podem ser armazenados de 2.500 até 6.000 documentos, oferecendo uma
redução de até 98% no espaço físico anteriormente utilizado.
No Brasil, a microfilmagem foi regulamentada de acordo com a Lei nº 5.4331/1.968 e Decreto No.
1.799/1.996

Objetivo da Microfilmagem

Redução: o microfilme tem alto poder de compactação, como consequência da redução de espaço, há
também a redução do peso. A proporção de redução de espaço e de peso é da ordem de até 98%, em
relação ao sistema de documentos, em forma de papel.

Segurança: obtida pelo alto poder de compactação de informações, permitindo que cópias de filmes
sejam arquivadas em locais diversos assegurando a preservação da documentação, protegendo-a contra
incêndios, inundações, extravios, perda, etc.

Rapidez no acesso à informação: permite o acesso instantâneo à informação desejada, diretamente

no local da sua necessidade.

Rapidez no registro de dados e informações: a velocidade de registro dos modernos aparelhos de

microfilmar pode atingir até 1000 documentos pequenos, por minuto, reproduzindo frente e verso do
original em uma só operação.

89
Documentos Oficiais: considera-se oficial ou público, para efeitos do Decreto Federal nº 1.799/96,
todo e qualquer documento, de qualquer espécie e em qualquer suporte, produzido e recebido pelos
órgãos dos Poderes Executivos, Judiciário e Legislativo, inclusive o da Administração indireta da União,
dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios;

Documentos dos Órgão: são aqueles produzidos e recebidos pelas Órgãos, para o cumprimento
de suas atribuições;

Eliminação de documentos: a eliminação de documentos, após a microfilmagem, dar-se-á por

meios que garantam sua inutilização, sendo a mesma precedida de lavratura de termo próprio e após
revisão e a extração de filme cópia;

Guarda Permanente: os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente, não
poderão ser eliminados após a microfilmagem, devendo ser recolhido ao arquivo público de sua esfera de
atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor;

Validade Legal do Microfilme: os traslados, as certidões e as cópias em papel ou em filme de

documentos microfilmados, para produzirem efeitos legais em juízo ou fora dele, deverão estar
autenticados pela autoridade competente detentora do filme original, isto para documentação pública ou
oficial;

Conservação do Microfilme para a Fiscalização: os microfilmes originais e os filmes cópias

resultantes de microfilmagem de documentos sujeitos à fiscalização, ou necessários à prestação de
contas, deverão ser mantidos pelos prazos de prescrição a que estariam sujeitos os seus respectivos
originais.
O microfilme dá-nos garantias de durabilidade e assegura uma excelente qualidade de reprodução, quando
aplicadas as normas técnicas de qualidade existentes para os sistemas micrográficos. Testes efetuados
mostram que, se todos os parâmetros de qualidade forem cumpridos durante o processo da
microfilmagem, os suportes em poliester podem durar até 500 anos.

Microfilmagem de Documentos

Aplicações da Microfilmagem
 Bancos - principalmente para a microfilmagem de cheques.
 Seguradoras - microfilmagem dos processos de seguros.
 Receita Federal - imposto de renda
 Meios de comunicação - Centro de Documentação
 Bibliotecas - micropublicações.
 Empresas Comerciais - Documentos diversos
 Indústria Automobilista - desenhos técnicos e plantas.
 Companhias de Energia Elétrica - desenhos técnicos e plantas.
 Metalurgia e siderurgia - desenhos de peças.
 Aeronáutica - Manuais de manutenção dos aviões.
 Prefeituras - Cadastros, pessoal, contabilidade, etc.
 Universidades - D.Pessoal, Acadêmica, Hospital, Protocolo, etc.

Vantagens e Desvantagens do Microfilme

Vantagens:
1) Segurança, preservação das informações em caso de incêndio, inundações, roubo etc.
2) Redução de espaço e peso em mais de 90%.
3) Baixo custo de transporte
4) Facilidade de acesso a documentação rara e única.

90
 5) Durabilidade, seguindo rigorosamente as normas de preservação pode durar até 400 anos.
6) Dificulta a ação de falsificadores.
7) Oferece melhores condições de trabalho.
8) Permite a integridade do arquivo.
9) Pode ser conectado com outros sistemas informatizados.
10) Favorece o sigilo.

Desvantagens:
1) Alto custo dos materiais e equipamentos, na maioria importados.
2) É difícil comparar duas imagens de um mesmo microfilme.
3) O documento perde o seu valor intrínseco, por exemplo, não permite que se veja a pressão exercida
para se escrever.
4) Nem sempre é possível termos uma imagem bem legível de documentos que se encontram em mau
estado, pois a microfilmagem não ressuscita a imagem do documento original.

Microformas

Conceito de Microforma:
Microformas são os vários formatos que o microfilme pode assumir na sua apresentação final como
instrumento de arquivo ou de recuperação da informação. São imagens fotográficas de documentos em
escala muito reduzida que necessitam do auxílio de um aparelho leitor.

Tipos de Microformas:
ROLO - (filme) Rolo de microfilme foi a primeira microforma a ser utilizada e serviu para dar origem à
maioria das microformas conhecidas. É utilizado em documentação contínua e que não sofra constantes
atualizações. As larguras ou bitolas mais utilizadas são de 16mm para documentação administrativa,
35mm para mapas e plantas de engenharia e os de 105mm em micropublicações. Um filme tem a
capacidade de armazenar mais ou menos 2.400 documentos de formato A4. No filme esses documentos
são chamados de fotogramas.

CARTUCHOS E MAGAZINES - São rolos de microfilme acondicionados em caixas especiais que tornam
possível automatizar a busca de informações, possibilitando uma maior rapidez de acesso às informações.
Normalmente utilizam microfilmes de 16mm, eventualmente podemos encontrar de 35mm.

CASSETE- É uma evolução do cartucho, sendo que a diferença básica entre eles é que o cartucho possui
um eixo e o cassete possui dois eixos. Utiliza somente microfilme de 16mm.

CARTÃO-JANELA - É um cartão de computador com uma ou mais janelas de acetato onde são montados
os fotogramas que podem ser em filmes de 16mm, 35mm ou misto.

JAQUETA - Jaqueta é um envelope de acetato com vários canais onde são inseridos os fotogramas. O
seu tamanho é padronizado no mundo inteiro podendo ser de 16mm, 35mm ou mista.

MICROFICHA - Podem ser emitidas pelo sistema comum de microfilmagem ou através do sistema COM -
Computer Output Microfilm, ou seja, saída direta do computador para a microficha, através da fita spool,
sem passar pelo papel. Não é mais necessária a impressão de quilômetros de formulários contínuos. Sua
capacidade de armazenamento é de até 420 fotogramas. As microfichas são usadas em arquivos que
sejam bastante utilizados devido à facilidade de seu manuseio. Os equipamentos para a leitura das
microformas podem ser simples - unicamente para a leitura - ou conjugados (leitoras/ copiadoras) - para a
leitura e cópia em papel.

ULTRAFICHA - É toda microficha com grau de redução superior a 90x. Sua principal vantagem é o alto
grau de compactação.

MICROFICHA ATUALIZÁVEL - Possui alto poder de resolução e a possibilidade de acréscimos de

91
novos documentos.

Microfilmadoras
As microfilmadoras são compostas de uma base onde está localizado um campo fotográfico pré-
determinado, onde devem ser colocados os documentos para serem microfilmados. O grau de redução
pode ser fixo ou variável de acordo com o tipo de microfilmadora, nos equipamentos que possuem mais
de um grau de redução, esta irá aumentar conforme se afaste a unidade filmadora da base.
Os filmes mais utilizados pelas microfilmadoras são os de 16 e 35 mm e os graus de redução variam entre
4x e 36x. O sistema de iluminação é externo e para a microfilmagem de radiografias e plantas de
engenharia poderá ser utilizado um sub-iluminador com a parte superior de acrílico branco.
Nas microfilmadoras tanto o filme quanto o documento ficam parados no momento da microfilmagem.

Processadoras
Após a microfilmagem há necessidade de transformar as imagens latentes em imagens visíveis, permitindo
assim a consulta às microformas. Os equipamentos que executam este trabalho são denominados de
processadoras.
Durante o processamento o filme entra em contato com reagentes químicos do revelador e fixador que
devem ser totalmente removidos da superfície do filme, pois os seus resíduos podem diminuir a
durabilidade do filme.

Existem dois modelos de processadoras:

* Por Banho
* Por Jato

Duplicadores
São os equipamentos utilizados para a confecção de cópias das microformas gerando uma outra
microforma igual a original.

Os duplicadores podem ser:

Químicos - que utilizam filmes de 16 e/ou 35mm. O equipamento consiste em uma impressora onde o
microfilme original e o filme cópia são transportados em contato sob uma fonte de luz e após deverá ser
processado utilizando-se uma processadora química.

Diazóicos - o filme diazo é exposto em contato com o microfilme original sob uma fonte de luz ultravioleta
e o processamento é realizado com a passagem do filme por uma câmara com vapores de amônia.

Equipamentos para a inspeção

Inspeção Visual - Com o auxílio de um leitor de microfilme verificaremos se houve a omissão de algum
documento ou mesmo se algum não foi microfilmado mais de uma vez, além de verificarmos as exigências
legais como: Imagem de Abertura, Imagem de Encerramento, legibilidade dos fotogramas, etc.

Inspeção Técnica - Consiste em verificar a densidade do microfilme com o auxílio de um densitômetro e

no teste de definição onde é examinado com o auxílio de um microscópio, para verificar o número de linhas
por mm.

Inspeção Química - Teste de Azul de Metileno para verificar resíduos de hipo.

Com estes três testes o microfilme estará dentro das normas brasileiras.

Equipamentos para a Montagem das Microformas

O rolo foi a primeira microforma a ser utilizada e a partir dele surgiram outras microformas como as
jaquetas, cartões-janela e cartuchos.

Insersores - Cartão-Janela
Montadores - Jaquetas

92
Rebobinadores - Cartuchos

Equipamentos para a Recuperação das Informações

A recuperação das informações faz-se através de leitores simples ou de leitores copiadores que nos
permitem localizar os fotogramas nos filmes.
Os leitores são compostos basicamente de um suporte para a microforma, conjunto de lentes, lâmpada e
um conjunto de espelhos que refletem a imagem na tela de projeção.
Etapas da Produção de Microfilmagem

1) Preparação da Documentação
Os documentos a serem microfilmados dificilmente se encontram prontos e organizados para tal fim. Eles
precisam passar por um processo de preparação que deve seguir os seguintes passos:
- Conferência das guias de remessa;
- Desamassar todos os documentos:
- Colar e remendar todos os documentos danificados;
- Retirar grampos, clips, presilhas e cordões;
- Estabelecer o arranjo da documentação
- Os documentos escritos a lápis deverão ser reescritos a tinta;
- Examinar as condições físicas e o estado de conservação dos documentos verificando se os mesmos
necessitam de restauração;
- A documentação encadernada deverá em princípio ser desencadernada para evitar problemas de
sombreamento, foco e legibilidade;
- Separação dos documentos em lotes de acordo com a capacidade da microforma a ser utilizada:
- Confecção de letreiros e sinaléticas;
- Preenchimento das imagens de Abertura e Encerramento
- Indexação dos filmes.

2) Microfilmagem
Os documentos devidamente preparados são microfilmados utilizando-se normalmente microfilmadoras
rotativas ou planetárias. A opção por um determinado tipo de equipamento está condicionado a uma série
de fatores como por exemplo: tamanho dos documentos, estado de conservação, volume total de
documentos, legislação, etc.

3) Processamento
Após a microfilmagem procede-se a transformação da imagem latente em visível e isto se dá através do
processamento dos filmes.

4) Inspeção dos Microfilmes

As microformas devem ser revisadas fotograma por fotograma para verificar se não houve a omissão de
nenhum documento durante a microfilmagem. Para facilitar a revisão enumera-se todos os documentos,
respeitando suas características, o que virá a facilitar também a separação dos documentos em lotes que
virão a formar o conteúdo de cada filme.

5) Duplicação e Distribuição das Microformas

Se durante a revisão ficar comprovado que a microforma está em perfeitas condições pode então ser
duplicada. A microforma original deverá ser preservada em um arquivo de segurança e as cópias poderão
ser encaminhadas para o(s) arquivo(s) do(s) órgão(s) detentor(es) da documentação, no caso de
documentos de interesse restrito. Nos documentos de interesse geral estes poderão ser enviados para
todos os órgãos da instituição.

6) Arquivamento e Conservação das Microformas

O arquivo de segurança deverá ter as suas instalações físicas de acordo com as necessidades do órgão,
instituição ou empresa. Para que as microformas tenham qualidade e consequentemente durabilidade é
importante um rigoroso controle do processamento onde todos os resíduos químicos tenham sido
removidos e que seja proporcionada uma secagem uniforme.

93
É fundamental que se mantenha um controle sobre a temperatura que deverá ficar entre 18ºc e 21ºc e
sobre a umidade relativa do ar deverá ficar próxima dos 50%. Outro fator importante em um Arquivo de
Segurança é a higienização que deve ser feita periodicamente para evitar o acumulo de poeiras.

Legislação básica:
• Lei Federal nº 5.433/68 de 08 de maio de 1968 - regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá
outras providências
• Decreto Federal nº 1799 de 30 de janeiro de 1996 - regulamenta a Lei 5.433/68

Sinaléticas
SÍMBOLOS UTILIZADOS - ISO 9878/1990
1) Símbolos obrigatórios a serem utilizados em todos os rolos:

Fim do rolo.

Início do rolo. End of roll.

(*)
Beginning of roll. 0075

(*)
0076

Continuação de outro
rolo
Continua em outro
rolo. Continued from
another roll.
Continued on another
(*)
roll. 0491

(*)
0490

2) Símbolos obrigatórios a serem utilizados em todos os rolos, caso a documentação tenha

continuidade:

Continuação de outro
rolo
Continua em outro
rolo. Continued from
another roll.
Continued on another
(*)
roll. 0491

(*)
0490

3) Símbolos obrigatórios a serem microfilmados junto com os documentos, conforme a situação:

94
 Original ilegível. Original em cores.

Original difficult to read. Original in colour.

(*) (*)
0077 0488

Texto deteriorado. Repetição de

imagem.
Encadernação defeituosa.
Repetition of image.
Damaged text.
(*)
0080
Wrong binding.

(*)
0078

Páginas e/ou
números em falta.
Numeração incorreta.
Missing pages
Data incorreta. and/or issues.

(*)
Incorrect numbering. 0081

Incorrect date.

(*)
0079

(*) Números de referência da Norma ISO 7000/1984, incluídos na ISO 9878/1990.

OBS: As letras e números das mensagens, que acompanham os símbolos obrigatórios indicados no item
1, deverão ser apresentados na fonte ARIAL, em tamanho igual ou superior a 70 pontos. Para os símbolos
indicados no item 2, o tamanho poderá variar entre 14 e 30 pontos. Na ausência da fonte ARIAL, usar
letras e números não serifados, isto é, sem qualquer tipo de adorno, em tamanho igual ou superior a 18
milímetros para os símbolos indicados no item 1. Para os símbolos indicados no item 2, o tamanho poderá
variar entre 3 e 7 milímetros.

ROTEIRO DE SINALÉTICAS - QUADRO DE APLICAÇÃO

I - SINALÉTICAS QUE ANTECEDEM À SEQÜÊNCIA DE DOCUMENTOS A SEREM
MICROFILMADOS:

95
 SINALÉTICAS SÍMBOLOS ISO CORPO DAS LETRAS E INFORMAÇÕES SOBRE O USO
NÚMEROS

ARIAL OU SIMILAR 1
(ANEXO 1) PONTOS MILÍMETROS
1. INÍCIO DO ROLO 70 18 Deve constar de todos os rolos
para que não restem dúvidas
quanto ao início do filme.
ou superior ou superior
2. CONTINUAÇÃO DE 70 18 Deve ser usada para informar
OUTRO ROLO que os documentos que
precedem os que serão
ou superior ou superior
microfilmados encontram-se
em outro rolo.
3. IMAGEM DE __ 14 a 30 3a7 Deve ser usada para indicar as
OBSERVAÇÃO omissões, problemas de
legibilidade ou outras
ocorrências previstas no art. 9º
do Decreto nº 1.799, de 30
janeiro de 1996.
4. DENSIDADE UNIFORME __ __ __ Deve constar de todos os rolos
uma folha em branco,
preferencialmente com as
características do papel
fotográfico fosco, que permita
a medição da densidade do
microfilme.
5. NÚMERO DO FILME __ 70 18 Cada rolo de microfilme poderá
receber um número, para fins
de identificação, registro,
ou superior ou superior
controle e acesso.
6. LOGOTIPO E __ 14 a 30 3a7 Deve constar de todos os rolos.
IDENTIFICAÇÃO DA Caso a instituição possua
INSTITUIÇÃO DETENTORA logotipo, este poderá integrar a
DO ACERVO sinalética.
7. LOGOTIPO E __ 36 a 58 9 a 15 Pode ser usada quando a
IDENTIFICAÇÃO DO microfilmagem decorrer de
PROJETO DE patrocínio, convênio,
MICROFILMAGEM intercâmbio etc.
8. RESTRIÇÕES QUANTO __ 14 a 30 3a7 Pode ser usada para informar
À REPRODUÇÃO ao usuário que a instituição se
reserva o direito de recusar
pedidos de reprodução de
documentos de seu acervo,
que violem dispositivos legais
em vigor, tais como: Lei nº
9.610, de 19 de fevereiro de
1998 (Direitos Autorais), Lei nº
8.159, de 8 de janeiro de 1991
(Lei de Arquivos) e seus
decretos regulamentadores.

(1) Usar a fonte ARIAL, no tamanho indicado em pontos. Na ausência dessa fonte, usar letras e números
não serifados, isto é, letras e números sem qualquer tipo de adorno, no tamanho indicado em milímetros

96
 SINALÉTICAS SÍMBOLOS ISO CORPO DAS LETRAS E NÚMEROS INFORMAÇÕES SOBRE O USO

ARIAL OU SIMILAR 2

(ANEXO 1) PONTOS MILÍMETROS

9. SÍMBOLOS UTILIZADOS ANEXO 1
10. IMAGEM DE ABERTURA
11. IDENTIFICAÇÃO DO
FUNDO / COLEÇÃO
12. CONTEÚDO DO ROLO
13. CARTÃO DE
RESOLUÇÃO
14. SEPARAÇÃO DE
CONJUNTOS
DOCUMENTAIS
15. GRAU DE REDUÇÃO
14 a 30 3a7 Deve constar de todos os rolos,
visando à orientação do
usuário.
__ 14 a 30 3a7 Deve constar de todos os rolos,
para a identificação dos
documentos e dos
procedimentos utilizados na
microfilmagem, em
conformidade com o art. 7º do
Decreto nº 1.799/96.
__ 70 18 Pode ser usada para destacar
conjuntos documentais
(fundos, coleções, séries etc.),
ou superior ou superior
acrescentando outras
informações de interesse para
a melhor orientação do usuário.
__ 36 a 58 9 a 15 Deve ser usada para identificar
e localizar os documentos que
integram um mesmo rolo.
__ __ __ Deve constar de todos os rolos
para permitir a realização de
testes de qualidade.
__ __ __ Pode ser usada antes de cada
conjunto documental para
alertar o usuário da mudança
de um conjunto documental
para outro. Mais conhecida
como ZEBRA.
__ 36 a 58 9 a 15 Deve constar de todos os rolos
para informar os graus de
redução adotados. Sempre que
houver necessidade de
alteração do grau de redução
para determinado conjunto
documental, o novo grau de
redução adotado deverá ser
informado.

(2) Usar a fonte ARIAL, no tamanho indicado em pontos. Na ausência dessa fonte, usar letras e números
não serifados, isto é, letras e números sem qualquer tipo de adorno, no tamanho indicado em milímetros

II - SINALÉTICAS POSTERIORES À SEQUÊNCIA DE DOCUMENTOS MICROFILMADOS:

97
 SINALÉTICAS SÍMBOLOS ISO CORPO DAS LETRAS E NÚMEROS INFORMAÇÕES SOBRE O
USO
ARIAL OU SIMILAR
(ANEXO 1) PONTOS MILÍMETROS
1. DENSIDADE __ __ __ Deve constar de todos os
UNIFORME rolos uma folha em branco,
preferencialmente com as
características do papel
fotográfico fosco, que permita
a medição da densidade do
microfilme.
2. CARTÃO DE __ __ __ Deve constar de todos os
RESOLUÇÃO rolos para permitir a
realização de testes de
qualidade.
3. IMAGEM DE __ 14 a 20 3a7 Deve constar de todos os
ENCERRAMENTO rolos, contendo as
informações previstas no art.
8º do Decreto nº 1.799/96.
4. CONTINUA EM OUTRO 70 18 Deve ser usada para informar
ROLO que documentos do mesmo
conjunto documental
ou superior ou superior
encontram-se microfilmados
em outro rolo.
5. FIM DO ROLO 70 18 Deve constar de todos os
rolos para que não restem
dúvidas quanto ao fim do
ou superior ou superior
filme.

Microfilmagem no Brasil
1946 - A Biblioteca Nacional transforma a seção de fotoduplicação em seção de microfilme para a
preservar principalmente as obras raras.
1950 - A Universidade de São Paulo (USP) equipa o Serviço de Documentação com microfilmadoras para
atender os pedidos de reprodução das Faculdades, Institutos e a Administração.
1961 - O Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro adota a microfilmagem.
1963 - Cartórios, órgãos de documentação adotam a microfilmagem.
1968 - A lei 5433 de 08 de maio irá dispor da microfilmagem no Brasil e a partir desta data o microfilme
passa a ter valor probante.

Termos de Arquivística
Glossário
1 - Acervo
Totalidade dos documentos sob custódia de um arquivo.

2 - Acesso
1. Possibilidade de consulta a documentos.
2. Função arquivística destinada a tornar acessíveis os documentos e a promover sua utilização mediante
a preparação e a publicação de instrumentos de pesquisa, a organização de serviço educativo, de
referência e divulgação.

3 - Acondicionamento
Ato ou efeito de embalar ou guardar documentos de forma apropriada à sua preservação e manuseio.

4 - Acumulação

98
Reunião de documentos produzidos e/ou recebidos no curso das atividades de uma instituição ou pessoa.

5 - Administração De Arquivos
Direção, supervisão e coordenação das atividades de arquivo.

6 - Administração de documentos
Ver GESTÃO DE DOCUMENTOS

7 - Amostragem
Técnica de seleção de documentos representativos de um conjunto.

8 - Anexação
Juntada, em caráter definitivo, na qual prevalece, para referência, o número do processo mais antigo.

9 - Anexo
Documento juntado a outro ou a um processo por afinidade de conteúdo, em caráter definitivo.

10 - Apensação
Juntada, em caráter temporário, feita com o objetivo de elucidar ou subsidiar a matéria tratada,
conservando cada processo a sua identidade e independência.

11 - Apenso
Documento ou processo juntado a processo, sem, contudo, passar a integrá-lo.

12 - Armazenamento
Ato ou efeito de guardar documentos em áreas utilizadas para este fim.
V.tb. ACONDICIONAMENTO

13 - Arquivamento
1. Sequência de operações que visam à guarda ordenada de documentos.
2. Ação pela qual uma autoridade determina a guarda de um documento cessada a sua tramitação.
V.tb. ARRANJO

14 - Arquivo
1. Conjunto de documentos independente da natureza dos suportes, acumulados por uma pessoa física
ou jurídica, pública ou privada, no desempenho de suas atividades.
2. Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, a conservação e
utilização de arquivos.

15 - Arquivo Administrativo
Arquivo com predominância de documentos decorrentes do exercício das atividades-meio de uma
instituição; expressão usada em oposição a arquivo técnico.

16 - Arquivo Central
Unidade responsável pela normalização dos procedimentos técnicos aplicados aos arquivos de uma
administração, podendo ou não assumir a centralização do armazenamento. Também chamado arquivo
geral.
V.tb. ARQUIVO SETORIAL

17 - Arquivo Corrente
1. Conjunto de documentos em tramitação ou não, que pelo seu valor primário é objeto de consultas
frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração.
2. Unidade administrativa ou serviço encarregado do arquivo corrente.

18 - Arquivo Estadual
Arquivo público mantido pela administração estadual.

99
19 - Arquivo geral
Ver ARQUIVO CENTRAL

20 - Arquivo histórico
Ver ARQUIVO PERMANENTE

21 - Arquivo Intermediário
1. Conjunto de documentos originários de arquivos correntes, que aguarda destinação e com uso pouco
frequente.
2. Unidade administrativa ou serviço encarregado do arquivo intermediário.
3. Depósito especialmente construído para armazenamento de arquivos intermediários.

22 - Arquivo Municipal
Arquivo público mantido pela administração municipal.

23 - Arquivo Nacional
Arquivo público mantido pela administração central ou federal de um país.

24 - Arquivo particular
Ver ARQUIVO PRIVADO

25 - Arquivo Permanente
1. Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor.
2. Unidade administrativa ou serviço encarregado do arquivo permanente. Também chamado de arquivo
histórico.

26 - Arquivo Privado
Arquivo produzido por pessoa física ou jurídica de direito privado.

27 - Arquivo Público
1. Arquivo produzido por instituição pública no exercício de suas funções, independente de seu âmbito de
ação e do sistema de governo do país.
2. Arquivo integrante da administração pública.

28 - Arquivo Regional
Arquivo encarregado de arquivos de uma determinada região.

29 - Arquivo Setorial
1. Arquivo acumulado por um determinado setor ou serviço de uma administração.
2. Unidade administrativa ou serviço encarregado do arquivo setorial; existindo um arquivo central, estará
a ele tecnicamente subordinado.

30 - Arquivo Técnico
Arquivo com predominância de documentos decorrentes do exercício das atividades-fim de uma
instituição; expressão usada em oposição a arquivo administrativo.

31 - Arranjo
Sequência de operações que, de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido, visa à
organização dos documentos de um arquivo ou coleção, utilizando-se diferentes métodos.
V.tb. QUADRO DE ARRANJO

32 - Atividade-Fim
Expressão que designa as atividades desenvolvidas em decorrência da finalidade de uma instituição.
V.tb. ATIVIDADE-MEIO

100
33 - Atividade-Meio
Expressão que designa as atividades que dão suporte à consecução das atividades-fim de uma instituição.
V.tb. ATIVIDADE-FIM

34 - Avaliação
Processo de análise e de documentos de arquivo, que estabelece sua destinação de acordo com os
valores que lhes são atribuídos.
V.tb. COMISSÃO DE AVALIAÇÃO

35 - Ciclo Vital dos Documentos

Sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo, da sua produção até sua eliminação ou
guarda permanente.
V.tb. TEORIA DAS TRÊS IDADES

36 - Classe
Cada divisão que compõe um sistema de classificação.

37 - Classificação
1. Organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano de classificação ou
quadro de arranjo.
2. Ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo de documentos, selecionar a categoria de assunto sob
a qual devem ser basicamente recuperados, podendo-se atribuir um código.
3. Ato pelo qual se atribui a documentos ou às informações neles contidas, graus de sigilo conforme
legislação específica. Também chamada classificação de segurança.

38 - Classificação decimal
Ver MÉTODO DECIMAL

39 - Código
Conjunto de símbolos, normalmente letras e/ou números, que, mediante uma convenção, representam
dados.
V.tb. NOTAÇÃO

40 - Código de Classificação
Sistema de códigos derivado de um plano de classificação.
V.tb. PLANO DE CLASSIFICAÇÃO

41 - Comissão de Avaliação
Grupo multidisciplinar encarregado da avaliação de documentos de um arquivo.

42 - Conservação
Ato ou efeito de promover a preservação e a restauração de documentos.

43 - Consulta
Busca direta ou indireta de informações.

44 - Data de Acesso
Data em que finda a restrição de acesso a um documento.

45 - Datas-Limite
Elemento de identificação cronológica, em que são mencionados o início e término do período abrangido
por um conjunto de documentos.

46 - Desapensação
Separação de um ou mais processos juntados por apensação.

101
47 - Descarte
Exclusão de documentos do acervo de um arquivo, após avaliação.
V.tb. ELIMINAÇÃO

48 - Descrição
Conjunto de procedimentos que, levando em conta os elementos formais e de conteúdo das unidades de
arquivamento, representam-nas nos instrumentos de pesquisa.

49 - Destinação
Decisão, a partir da avaliação, quanto ao encaminhamento dos documentos para guarda permanente,
descarte ou eliminação.
V.tb. TABELA DE TEMPORALIDADE

50 - Documentação
1. Conjunto de documentos.
2. Ato ou serviço de coleta, processamento técnico e disseminação de informações e documentos.

51 - Documento
Unidade de registro de informações qualquer que seja o suporte utilizado.
V.tb. ITEM DOCUMENTAL

52 - Documento Oficial
Documento emanado do poder público ou de instituições de direito privado que produz efeitos de ordem
jurídica na comprovação de um fato.

53 - Documento Ostensivo
Documento sem qualquer restrição de acesso.

54 - Documento Público
1. Do ponto de vista da acumulação, documento de arquivo público.
2. Do ponto de vista da propriedade, documento de propriedade do poder público.
3. Do ponto de vista da produção, documento emanado do poder público.

55 - Dossiê
Unidade de arquivamento constituída de documentos relacionados entre si por assunto.

56 - Eliminação
Destruição de documentos que, na avaliação, foram considerados sem valor para a guarda permanente.

57 - Espécie Documental
Divisão de gênero documental, que reúne tipos documentais por suas características comuns de
estruturação da informação, como ata, carta, decreto, disco, filme, fita, fotografia, memorando, ofício,
plantas, relatório.

58 - Fichário
1. Conjunto de fichas ordenadas, segundo critérios pré-estabelecidos, utilizado para fins de controle e
recuperação de documentos e informações.
2. Móvel utilizado para guarda de fichas.

59 - Fundo
Conjunto de documentos de uma mesma proveniência; termo que equivale a arquivo. Também referido
como núcleo.

60 - Fundo Aberto
Conjunto ao qual podem ser acrescentados novos documentos, em função do gerador do arquivo continuar
em atividade. Também referido como núcleo aberto.

102
61 - Fundo Fechado
Fundo que, em função do fato do gerador do arquivo não se encontrar mais em atividade, não receberá
acréscimos de documentos de data posterior à sua existência. Também referido como núcleo fechado.

62 - Gênero Documental
Reunião de espécies documentais que se assemelham por seus caracteres essenciais, particularmente o
suporte e a forma de registro da informação, como documentação audiovisual, documentação cartográfica,
documentação iconográfica, documentação informática, documentação micrográfica, documentação
textual.

63 - Gestão de Documentos
Administração da produção, tramitação, organização, uso e avaliação de documentos, mediante técnicas
e práticas arquivísticas, visando a racionalização e eficiência dos arquivos. Também referida como
administração de documentos.

64 - Grau de Sigilo
Gradação atribuída à classificação de um documento sigiloso, de acordo com a natureza de seu conteúdo
e tendo em vista a conveniência de limitar sua divulgação às pessoas que têm necessidade de conhecê-
lo.
V.tb. CLASSIFICAÇÃO

65 - Guia de recolhimento
Ver RELAÇÃO DE RECOLHIMENTO

66 - Guia de Transferência
Instrumento de controle de entrada de documentos em arquivos intermediários.

67 - Identificação
Processo de reconhecimento, sistematização e registro de informações sobre arquivos com vista ao seu
controle físico e/ou intelectual.

68 - Item Documental
Unidade documental fisicamente indivisível. Também referido como peça.

69 - Juntada
Ato ou efeito de apensação ou anexação de um processo a outro. Termo também aplicado à junção de
documentos a um processo.

70 - Lista de Eliminação
Relação de documentos cuja eliminação foi autorizada. Também referida como listagem de eliminação.

71 - Lista de recolhimento
Ver RELAÇÃO DE RECOLHIMENTO

72 - Lista de transferência
Ver GUIA DE TRANSFERÊNCIA

73 - Listagem descritiva do acervo

Ver GUIA DE TRANSFERÊNCIA
RELAÇÃO DE RECOLHIMENTO

74 - Listagem de eliminação
Ver LISTA DE ELIMINAÇÃO

75 - Método de Arquivamento

103
Sequência de operações que determina a disposição dos documentos de um arquivo ou coleção, uns em
relação aos outros, e a identificação de cada unidade.

76 - Método Decimal
Método de ordenação que tem por eixo um plano prévio de distribuição dos documentos em dez grandes
classes, cada uma podendo ser subdividida em dez subclasses e assim por diante.

77 - Movimentação
Ver TRÂMITE

78 - Notação
Código de identificação das unidades de arquivamento que permite sua ordenação ou localização.
Também chamado código ou cota.

79 - Núcleo
Ver FUNDO

80 - Peça
Ver ITEM DOCUMENTAL

81 - Período de Retenção
Período de tempo, baseado em estimativas de uso, em que os documentos devem ser mantidos nos
arquivos correntes, antes de serem transferidos para um arquivo intermediário, ou em um arquivo
intermediário, antes de serem recolhidos ao arquivo permanente.

82 - Plano de Classificação
Esquema elaborado a partir do estudo das estruturas e funções da instituição e análise do arquivo por ela
produzido, pelo qual se distribuem os documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento
específicos. Expressão geralmente adotada em arquivos correntes.
V.tb. CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO

83 - Plano de Destinação
Esquema no qual se fixa a destinação dos documentos.

84 - Prazo de Eliminação
Prazo fixado em tabela de temporalidade ao fim do qual os documentos não considerados de valor
permanente deverão ser eliminados.

85 - Prazo de Guarda
Prazo definido na tabela de temporalidade, baseado em estimativa de uso, em que os documentos devem
ser mantidos no arquivo corrente ou no arquivo intermediário, ao fim do qual a destinação é efetivada.
Também referido como prazo de retenção.

86 - Prazo de retenção
Ver PRAZO DE GUARDA

87 - Prescrição
Extinção de prazos para a aquisição ou perda de direitos contidos nos documentos.

88 - Preservação
Prevenção da deterioração e danos em documentos, por meio de adequado controle ambiental e/ou
tratamento.

89 - Princípio da Proveniência
Princípio básico da arquivologia segundo o qual os arquivos gerados por uma instituição ou pessoa não
devem ser misturados aos de outros geradores.

104
90 - Princípio do respeito aos fundos
Ver PRINCÍPIO DA PROVENIÊNCIA

91 - Projeção
Saliência colocada ou existente na parte superior das fichas, guias ou pastas suspensas destinadas ao
registro de informações, permitindo rápida visualização.

92 - Protocolo
Serviço encarregado do recebimento, registro, autuação, classificação, distribuição, controle da tramitação
e expedição de documentos. Também referido como unidade protocolizadora.
V.tb. ARQUIVO CORRENTE

93 - Quadro de Arranjo
Esquema estabelecido para arranjo de documentos de um arquivo, a partir do estudo das estruturas,
funções ou atividades do gerador e da análise do acervo. Expressão adotada em arquivos permanentes.

94 - Recolhimento
1. Entrada de documentos em arquivos permanentes, em conformidade com a sua jurisdição arquivística.
2. Operação pela qual um conjunto de documentos passa da custódia do arquivo intermediário para o
arquivo permanente.
V.tb. RELAÇÃO DE RECOLHIMENTO

95 - Recuperação da Informação
Ato ou efeito de identificar ou localizar a informação desejada.

96 - Relação de Recolhimento
Instrumento de controle de entrada de documentos nos arquivos permanentes.

97 - Relação de transferência
Ver GUIA DE TRANSFERÊNCIA

98 - Seleção
Eleição, durante a avaliação de um arquivo, dos documentos de valor permanente e dos passíveis de
eliminação, mediante critérios e técnicas previamente estabelecidos.

99 - Sistema de Arquivamento
Conjunto de rotinas, procedimentos e métodos de arquivamento compatíveis entre si, tendo em vista a
organização e preservação de documentos ou arquivos, bem como acesso às informações neles contidas.

100 - Sistema de Arquivos

Conjunto de arquivos que, independentemente da posição que ocupam nas respectivas estruturas
administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na persecução de objetivos comuns.

101 - Suporte
Material sobre o qual são registradas as informações.

102 - Tabela de Temporalidade

Instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos e condições de
guarda, tendo em vista transferência, recolhimento ou eliminação de documentos.

103 - Teoria das Três Idades

Teoria segundo a qual os arquivos são considerados correntes, intermediários ou permanentes, de acordo
com a frequência de uso por seus geradores e a identificação de seus valores primário e secundário.
V.tb. CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS

105
104 - Termo de Eliminação
Instrumento que reúne informações sucintas sobre os documentos que, após terem cumprido o prazo de
guarda estabelecido na tabela de temporalidade, foram eliminados.
V.tb. LISTA DE ELIMINAÇÃO

105 - Tipo Documental

Divisão de espécie documental que reúne documentos por suas características comuns em termos de
fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registro, tais como cartas precatórias, cartas
régias, cartas patentes, decretos-leis, decretos sem número, decretos legislativos, fotografias, litogravuras,
serigrafias, xilogravuras.

106 - Tipologia documental

Ver TIPO DOCUMENTAL

107 - Tramitação
Ver TRÂMITE

108 - Trâmite
Curso do documento, desde a sua produção ou recepção, até o cumprimento de sua função administrativa.
Também referido como tramitação ou movimentação.

109 - Transferência
Passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário.

110 - Triagem
Ver SELEÇÃO

111 - Unidade De Arquivamento

Documento ou conjunto de documentos que se toma por base para fins de classificação, armazenamento,
arranjo e notação.

112 - Unidade Protocolizadora

Setor (ou unidade administrativa) que, além de realizar as atividades de protocolo, tem a incumbência de
autuar processos, independentemente de sua denominação e posicionamento hierárquico na estrutura
organizacional.
V.tb. PROTOCOLO

113 - Valor Administrativo

Valor que um documento possui para a administração produtora do arquivo, na medida em que informa,
fundamenta ou aprova seus atos presentes ou futuros.
V.tb. VALOR PRIMÁRIO

114 - Valor Fiscal

Valor atribuído a documentos ou arquivos para comprovação de operações financeiras ou fiscais.

115 - Valor histórico

Ver VALOR PERMANENTE

116 - Valor Informativo

Valor que um documento possui pelas informações nele contidas, independente de seu valor probatório.

117 - Valor Legal

Valor que um documento possui perante a lei para comprovar um fato ou constituir um direito.
V.tb. VALOR PROBATÓRIO

118 - Valor Permanente

106
Valor probatório ou valor informativo que justifica a guarda permanente de um documento em um arquivo.
Também referido como valor histórico.
V.tb. VALOR SECUNDÁRIO

119 - Valor Primário

Valor atribuído aos documentos em função do interesse que possam ter para o gerador do arquivo,
levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais.

120 - Valor Probatório

Valor intrínseco de um documento de arquivo que lhe permite servir de prova legal.

121 - Valor Secundário

Valor atribuído aos documentos em função do interesse que possam ter para o gerador do arquivo, e para
outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foram
originalmente produzidos.

122 - Vigência
Período no qual permanecem efetivos e válidos os encargos e disposições contidos nos documentos.

Coletânea de Exercícios 1
Gabarito: no final da Coletânea de exercícios

01 - O conjunto de princípios, conceitos e técnicas a serem observados na produção, organização,

guarda, preservação e no uso de documentos em arquivos é denominado:
A) acervo.
B) arquivamento.
C) documentação.
D) arquivologia.
E) dossiê.

02 - Na teoria arquivística, o conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade

coletiva pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independente
da natureza do suporte, é denominado:
A) acervo
B) coleção.
C) arquivo.
D) dossiê.
E) fundo.

03 - Alguns estudiosos de arquivística sustentam não existir um melhor método para a estruturação
de um arquivo, mas alguns princípios básicos devem ser seguidos, tais como:
A) simplicidade e organização.
B) descentralização e custo.
C) localização e gestão.
D) planejamento e controle.

04 - O princípio fundamental da arquivística que consiste em deixar agrupados, sem misturar a

outros, os arquivos provenientes de uma administração, de um estabelecimento ou de uma pessoa
física ou jurídica é conhecido como princípio da
A) pertinência.
B) proveniência.
C) reversibilidade.
D) organização.

107
E) unicidade.

05 - Segundo as entidades mantenedoras os arquivos podem ser considerados:

A) Públicos, privados, familiais ou pessoais.
B) Setoriais ou gerais.
C) Intermediários, correntes e permanentes.
D) Especiais e especializados.

06 - Princípio básico da Arquivologia segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade
coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. Também
chamado de princípio de respeito aos fundos. Trata-se do Princípio da
A) Organicidade.
B) Proveniência.
C) Indivisibilidade.
D) Unicidade.
E) Naturalidade.

07 - De acordo com o princípio da cumulatividade, os arquivos

A) refletem a estrutura, as funções e as atividades da entidade produtora.
B) devem ser preservados sem mutilação, dispersão ou adição indevida de documentos.
C) conservam caráter único em relação ao seu contexto de produção.
D) não podem ser misturados a documentos de origem distinta.
E) resultam de um processo progressivo e espontâneo de sedimentação de documentos.

08 - No que concerne aos princípios da arquivologia, assinale a alternativa correta a respeito do

princípio da organicidade.
A) Representa a ideia de que a ordem original, desde que metodicamente estabelecida, é imprescindível
para a manutenção dos documentos dentro do contexto da sua criação.
B) Segundo esse princípio, a organicidade representa a inter-relação dos documentos de arquivo e o
vínculo existente entre estes e as funções e atividades que lhes deram origem, de forma que um
documento isolado do seu contexto de produção perde muito do seu significado.
C) A organicidade fixa a identidade do documento relativamente a seu produtor. Por esse princípio, os
arquivos originários de uma pessoa devem manter a individualidade, dentro de seu contexto orgânico de
produção, não devendo ser mesclados, no arquivo, a outros de origem distinta.
D) Contribui para a manutenção da inter-relação entre os documentos de arquivo, tendo em vista que a
mutilação de um fundo arquivístico compromete o nexo existente entre o conjunto, prejudicando a análise
e compreensão das funções e atividades desenvolvidas pela instituição.
E) Refere-se à característica do documento arquivístico de ser único no seu conjunto documental,
independentemente do fato de haver uma cópia do referido documento no mesmo fundo de arquivo, pois
o contexto de produção/recebimento dotaria cada um deles de um significado próprio.

09 - Os documentos de segunda idade são aqueles:

A) que retratam a origem da entidade, o seu procedimento e o seu funcionamento.
B) que se conservam junto aos órgãos produtores em razão da frequência com que são consultados.
C) que aguardam em depósito de armazenamento temporário sua destinação final.
D) que exigem medidas especiais de proteção quanto à sua guarda e acesso ao público.
E) reunidos de acordo com um critério de arranjo preestabelecido.

10 - Tendo em vista a gestão dos arquivos correntes, julgue os itens apresentados.

I. São aqueles cujos documentos encontram-se em curso ou que, mesmo sem movimentação, são objeto
de consultas frequentes.
II. Seus documentos apresentam valor primário e secundário, podendo ser, o valor secundário, probatório
ou informativo.
III. Seus documentos não estão sujeitos a empréstimo, devendo ser copiados quando do pedido de
informação.
IV. Os documentos de natureza ostensiva deverão ser abertos e analisados, os de natureza sigilosa serão

108
encaminhados aos chefes de serviço.
A quantidade de itens corretos é igual a
A) 0.
B) 1.
C) 2.
D) 3.
E) 4.

11 - Com relação ao Código de Classificação de Documentos de Arquivo da Resolução nº 14 do

Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ é incorreto afirmar que:
A) o modelo de código adotado baseia-se no sistema decimal de classificação.
B) os assuntos correspondem a funções, atividades, espécies e tipos documentais.
C) os códigos numéricos refletem a hierarquia funcional do órgão, partindo-se do geral para o particular.
D) os grupos e subgrupos correspondem às divisões mais genéricas do código.
E) as classes são representadas por um número inteiro composto de três algarismos.

12 - Dependendo do aspecto sob o qual os arquivos são estudados, eles podem ser classificados
segundo:
A) as entidades mantenedoras.
B) a tipologia documental.
C) os estágios de sua evolução.
D) a extensão de sua atuação.
E) a natureza dos documentos.

13 - Entre as atividades apresentadas a seguir, assinale aquela que NÃO corresponde a uma
atividade desenvolvida nos serviços de protocolo.
A) Registro
B) Avaliação
C) Autuação
D) Expedição
E) Recebimento

14 - Conforme consta na obra Arquivo: teoria e prática, de Marilena Leite Paes, receber de vários
setores documentos a serem redistribuídos é uma rotina característica de:
A) protocolo.
B) arquivo corrente.
C) arquivo intermediário.
D) arquivo permanente.
E) sala de consulta.

15 - Observe o quadro abaixo:

109
 Dissertações
Antropologia
Antropologia Cultural
Teoria Antropológica
História
Sociologia
Monografias
Antropologia
História
História Antiga
História Moderna
Sociologia
Teses
Antropologia
História
Sociologia
Sociologia da Educação
Sociologia Rural

De acordo com a obra Arquivo: teoria e prática, de Marilena Leite Paes, a forma de ordenação
adotada no exemplo acima corresponde à:
A) duplex.
B) enciclopédica.
C) alfabética.
D) dicionária.
E) decimal.

16 - T. R. Schellenberg, em sua obra Arquivos Modernos, elabora várias recomendações a serem

consideradas quando da avaliação documental. Assinale a opção que NÃO corresponde a uma
recomendação do autor.
A) Os padrões para a avaliação não devem ser encarados como absolutos ou finais.
B) O arquivista deve avaliar o acervo em partes, baseando-se nas unidades administrativas do órgão,
separadamente.
C) O arquivista deve aplicar os padrões de avaliação com moderação e bom senso. Não deve conservar
nem demais nem de menos.
D) Na avaliação de documentos sobre assuntos que não domine o arquivista deverá buscar o auxílio de
especialistas na área.
E) O arquivista pode usar diferentes critérios na avaliação de documentos de diferentes períodos
históricos.

17 - Quanto ao prazo precaucional utilizado para a definição de prazos de guarda de documentos

de arquivo, é correto afirmar que:
A) se relaciona ao valor secundário.
B) ocorre durante a vigência do documento.
C) se cumpre no arquivo corrente.
D) pressupõe a garantia de direitos.
E) se define durante a tramitação.

18 - O processo que consiste na ordenação dos documentos em fundos, na ordenação das séries
dentro dos fundos e, se necessário, dos itens documentais dentro das séries é:
A) a catalogação.
B) o arranjo.
C) a análise.
D) a avaliação.
E) a descrição.

19 - Um programa de gestão de documentos eficiente prevê a gestão dos acervos e dos recursos
nela empregados. Isso implica planejar a distribuição prévia das áreas de depósito, indicando a

110
utilização atual e futura dos espaços disponíveis. Conforme o Dicionário de Terminologia
Arquivística da Associação dos Arquivistas de São Paulo, esse planejamento consubstancia-se no
plano de:
A) destinação.
B) arquivamento.
C) armazenamento.
D) classificação.
E) descrição.

20 - Com relação aos guias de arquivo é incorreto afirmar que:

A) um guia de arquivo deve conter uma descrição sumária dos fundos que compõem seu acervo.
B) um guia de arquivo deve conter indicação dos instrumentos de pesquisa de que dispõe.
C) um guia de arquivo deve conter dados sobre localização e funcionamento do arquivo.
D) o guia é, preferencialmente, o primeiro instrumento de pesquisa a ser produzido por um arquivo.
E) o guia de arquivo deve abordar conjuntos documentais já organizados e acessíveis ao público.

21 - Ao organizar um acervo, o arquivista pode selecionar documentos referentes a um tema que

julga importante, para descrever pormenorizadamente. O instrumento de pesquisa resultante dessa
descrição chama-se:
A) inventário analítico.
B) inventário sumário.
C) índice.
D) repertório.
E) guia.

22 - O Sistema Nacional de Arquivos - SINAR tem como uma de suas competências:

A) promover a elaboração do cadastro nacional de arquivos públicos e privados, bem como desenvolver
atividades censitárias referentes a arquivos.
B) recomendar providências para a apuração e a reparação de atos lesivos à política nacional de arquivos
públicos e privados.
C) implementar a racionalização das atividades arquivísticas, de forma a garantir a integridade do ciclo
documental.
D) estimular programas de gestão e de preservação de documentos públicos de âmbito federal, estadual,
do distrito federal e municipal.
E) zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiam o funcionamento e o
acesso aos arquivos públicos.

23 - De acordo com a Resolução nº 19 do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, as pessoas

jurídicas de direito privado sucessoras de empresas públicas, detentoras de documentos públicos
devem garantir a sua preservação e acesso, procedendo às seguintes atividades arquivísticas:
I. identificação.
II. avaliação.
III. acondicionamento.
IV. restauração.
A quantidade de itens certos é igual a:
A) 0.
B) 1.
C) 2.
D) 3.
E) 4.

24 - De acordo com a legislação vigente, na microfilmagem de documentos cada série será sempre
precedida de imagem de abertura, com os seguintes elementos:
I. registro da empresa no Ministério da Indústria e do Comércio.
II. ordenação, identificação e resumo da série de documentos a serem microfilmados.
III. identificação do equipamento utilizado, da unidade filmada e do grau de redução.

111
IV. informações sobre o estado de conservação dos documentos originais.
O número de itens certos é igual a:
A) 0.
B) 1.
C) 2.
D) 3.
E) 4.

25 - De acordo com a Resolução nº 10 do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ baseada na

ISO 9878/1990, assinale qual dos símbolos utilizados na microfilmagem de documentos
arquivísticos corresponde à informação original ilegível.

26 - Entre as atividades de conservação, assinale a que corresponde à utilização de agentes

químicos para a destruição de insetos e micro-organismos que causam danos aos documentos.
A) Laminação
B) Umidificação
C) Higienização
D) Desacidificação
E) Fumigação

27 - Assinale a assertiva correta com relação à conservação e preservação adequada dos acervos
arquivísticos.
A) Um meio simples e seguro de destruir a infestação por insetos é submeter o material a congelamento.
B) Os extintores de incêndio devem empregar substâncias líquidas e ser instalados em locais bem visíveis.
C) Os documentos textuais, em suporte papel, devem ser guardados na posição horizontal, em estantes
e em ambientes bem ventilados.
D) Os documentos atacados pelo mofo devem ser expostos ao sol para secagem e depois aspirados.
E) Na identificação das caixas, devem ser usadas etiquetas autoadesivas e tintas hidrográficas.

28 - As formas mais comuns de arquivamento de documentos, estabelecidas pela ABNT -

Associação Brasileira de Normas Técnicas, são:
A) Ordem de chegada, alfanumérica, por assunto, geográfica, cromática.
B) Por manuseio, cromática, cronológica, alfabética, numérica.
C) Alfabética, alfanumérica, numérica, por assunto, cronológica.

112
D) Alfanumérica, por manuseio, geográfica, ordem de chegada, cronológica.
E) Numérica, por manuseio, por assunto, cronológica, alfabética.

29 - Indique a alternativa que apresenta o correto arquivamento, por ordem alfabética, dos
seguintes nomes:
José Costa da Silva e Pedro Miguel Santa Rosa
A) Costa da Silva, José Santa Rosa, Pedro Miguel
B) da Silva, José Costa Rosa, Pedro Miguel Santa
C) Silva, José Costa da Santa Rosa, Pedro Miguel
D) Costa da Silva, José Rosa, Pedro Miguel Santa
E) Silva, José Costa Rosa, Pedro Miguel Santa
30 - Considerando a teoria das três idades, a avaliação dos documentos de arquivo deve ser
realizada no estágio:
A) intermediário;
B) corrente/intermediário;
C) intermediário/permanente;
D) corrente;
E) permanente

31 - A aplicação do respeito à ordem original implica que se um arquivo recebe documentos

misturados e desordenados, ele:
A) pode reorganizar apenas os documentos fotográficos, integrando-os à "série fotografias" já existente.
B) é obrigado a respeitar essa ordem inicial sob qualquer circunstância, podendo fazer referenciações,
desde que não altere a ordem dos documentos.
C) não pode reorganizar os documentos quando eles forem documentos correntes encaminhados pelos
respectivos setores administrativos.
D) pode desrespeitar a ordem original sempre que esta não refletir a produção e a acumulação da fase
corrente.
E) não pode reorganizar os documentos se eles forem frutos de doações particulares de titulares já
falecidos.

32 - A tipologia documental é hoje um dos temas centrais da arquivologia. Com base na tipologia,
pode-se estabelecer séries, segundo Heloísa Bellotto (Arquivos Permanentes, 1991:25), com
"uniformidade de função, vigência e procedência". Para que isso ocorra, o arquivista deve
estabelecer a tipologia com base:
A) no organograma administrativo da entidade produtora de documentos.
B) na vigência jurídico-administrativa dos documentos em questão.
C) em tabelas de equivalência entre tipos diplomáticos e tipos arquivísticos.
D) na análise da procedência diplomática dos documentos em questão.
E) na estrutura orgânico-funcional da entidade produtora de documentos.

33 - A classificação dos documentos de arquivo em "textual", "audiovisual", "cartográfico" ou

"iconográfico" implica em definição:
A) da espécie documental.
B) da forma do documento.
C) do formato do documento.
D) do gênero documental.
E) do tipo documental.

34 - Quanto à natureza do assunto, os documentos podem ser classificados em:

A) públicos e privados.
B) ostensivos e sigilosos.
C) correntes e permanentes.
D) tipológicos e diplomáticos.
E) administrativos e históricos.
35 - Carta, ata, relatório, edital, e decreto são definidos segundo uma certa categorização de

113
documentos arquivísticos. Assinale a definição que melhor conceitua essa categorização.
A) Configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação
de seu conteúdo.
B) Denominação dos documentos conforme o estágio de preparação e de transmissão.
C) Configuração que assume um documento de acordo com a disposição das informações nele contidas.
D) Configuração que assume uma espécie documental de acordo com a atividade que a gerou.
E) Configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado.

36 - A Lei 8.159, de 08 de janeiro de 1991, dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e
privados. De acordo com ela, os arquivos públicos são os conjuntos de documentos:
A) produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em
decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o
suporte da informação ou a natureza dos documentos.
B) produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal,
estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e
judiciárias, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
C) e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase
corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou transferência para guarda permanente, qualquer que
seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
D) de mais de 50 anos de idade produzidos e recebidos por instituições públicas ou privadas, em
decorrência de suas atividades ligadas ao serviço público ou não, qualquer que seja o suporte da
informação ou a natureza dos documentos.
E) pessoais ou administrativos, produzidos e recebidos pelas autoridades do poder executivo em seu
respectivo nível de competência, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos
documentos.

37 - A regulamentação da Lei 8.159, pelo Decreto 4.073, de 3 de janeiro de 2002, define, ainda, que
os arquivos privados, quando considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história,
cultura e desenvolvimento nacional:
A) poderão ser declarados de interesse público e social por decreto do Presidente da República.
B) passam a estar sujeitos às mesmas regulamentações da Lei de Patrimônio Histórico Nacional.
C) podem ser objeto de desapropriação por parte do poder público competente desde que seus
proprietários recebam justa indenização.
D) se franqueados à consulta pública, não poderão ser objeto de quaisquer tipos de taxas ou impostos.
E) passam a ter seu acervo sujeito às normalizações do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) após
o falecimento do titular.

38 - Durante o período da Ditadura Militar, parte da repressão aos opositores foi feita pela via
jurídico-legal, produzindo processos. Anos mais tarde, tais processos serviram de base para que
o Projeto Brasil: Nunca Mais denunciasse a adoção de práticas ilegais pelo regime ditatorial. Este
episódio é bem ilustrativo de que:
A) nenhum documento é neutro, condicionando sempre os interesses de quem o manipula.
B) o uso secundário dos documentos fica escondido nas entrelinhas até que uma pesquisa torne isso
público.
C) o documento de arquivo em si é neutro, existindo diferentes possibilidades de aplicação, condicionadas
pelos interesses de quem o utiliza.
D) a pesquisa pode transformar documentos falsos em documentos verdadeiros, revelando a verdadeira
intenção documental.
E) documentos inverídicos podem ser transformados em documentos autênticos através de pesquisa
científica.

39 - O uso de condicionadores de ar para a climatização de um arquivo deve:

A) ser substituído por umidificadores e vaporizadores em regiões secas e áridas.
B) garantir um controle de temperatura e umidade constantes em todo o acervo.
C) integrar em uma única circulação de ar tanto o acervo como a sala de consulta.
D) ter o uso restringido em dias mais frios para não resfriar demais o ambiente.

114
E) ser suspenso nos horários em que o arquivo está fechado ao público.

40 - A utilização de métodos numéricos de arquivamento:

A) equivale a respeitar a ordem cronológica de recebimento dos documentos.
B) pode ser aplicado em correspondências se houver um índice alfabético.
C) deve guardar estreita relação com a ordem alfabética dos documentos.
D) aplica-se somente a documentos que tenham um número de série original.
E) pode ser feita apenas em documentos que tenham passado pelo protocolo.

41 - Indique a ordenação alfabética mais correta para as instituições abaixo:

(A) Central European University
Central de Pesquisas Aplicadas
Universidad de las Américas
Universidad Nacional Autonoma de México
Universidade de São Paulo
Universidade Estadual de Ponta Grossa
(B) Central de Pesquisas Aplicadas
Universidade de São Paulo
Universidade Estadual de Ponta Grossa
Central European University
Universidad de las Americas
Universidad Nacional Autonoma de Mexico
(C) Central de Pesquisas Aplicadas
Central European University
Universidade de São Paulo
Universidade Estadual de Ponta Grossa
Universidad de las Americas
Universidad Nacional Autonoma de Mexico
(D) Central European University
Central de Pesquisas Aplicadas
Universidad de las Americas
Universidade de São Paulo
Universidade Estadual de Ponta Grossa
Universidad Nacional Autonoma de Mexico
(E) Central European University
Central de Pesquisas Aplicadas
Universidad de las Americas
Universidad Nacional Autonoma de Mexico
Universidade Estadual de Ponta Grossa
Universidade de São Paulo
BNDES/Arquivologia 6

42 - A tabela abaixo representa

A) uma tabela de temporalidade.

B) um quadro de arranjo estrutural.

115
C) um quadro de arranjo funcional.
D) um organograma funcional.
E) um plano de arquivamento por assuntos.

43 - De acordo com o Decreto 2.910, de 29 de dezembro de 1998, que estabelece normas para a
salvaguarda de documentos, materiais, áreas, comunicações e sistemas de informação de natureza
sigilosa, e dá outras providências, a eliminação de documentos públicos sigilosos:
A) ocorrerá apenas com a documentação que tenha se tornado ostensiva.
B) deverá ser feita apenas pelo Arquivo Nacional.
C) deve ocorrer imediatamente após a vigência dos documentos.
D) ocorrerá apenas em documentos criptografados.
E) tornará o respectivo Termo de Eliminação de Documentos igualmente sigiloso.

44 - Você é o responsável pelo processo de eliminação de documentos em um sistema municipal

de arquivos de uma cidade de pequeno porte e poucos recursos. Para realizar a tarefa, de acordo
a legislação, você opta por:
A) encaminhá-los para o programa de coleta seletiva de lixo.
B) encaminhá-los para o aterro sanitário.
C) fragmentá-los manualmente.
D) incinerá-los em solenidade pública.
E) comercializá-los com fabricantes de papelão.

45 - Como instrumentos de destinação, as tabelas de temporalidade:

A) determinam quais documentos descartados deverão ser restaurados.
B) organizam a transferência de documentos para o arquivo permanente.
C) sistematizam o ciclo vital dos documentos determinando suas idades.
D) indicam quais documentos devem ser recolhidos ao arquivo intermediário.
E) são um poderoso instrumento de pesquisa para o historiador.

46 - De acordo com a já citada Lei 8.159, de 08 de janeiro de 1991, a eliminação de documentos

públicos de valor permanente:
A) ocorrerá após concluído o processo de avaliação conduzido pelas respectivas Comissões Permanentes
de Avaliação.
B) ocorrerá após a elaboração e o registro das tabelas de temporalidade junto ao Arquivo Nacional.
C) ocorrerá mediante autorização do chefe do poder executivo da esfera de competência dos documentos.
D) não é permitida por serem documentos imprescritíveis e inalienáveis devido ao valor histórico,
probatório e informativo.
E) somente ocorrerá se, após leilão oficial, não houver compradores interessados na sua aquisição.

47 - Você é contratado como consultor de uma instituição pública que vem enfrentando problemas
com o crescimento desordenado de seu arquivo permanente. O diretor da instituição lhe pede que
encaminhe soluções para o problema. Você, então:
A) propõe digitalizar parte do acervo para ocupar menos espaço.
B) propõe um novo fluxograma que otimize o trâmite dos documentos permanentes.
C) sugere a eliminação dos documentos permanentes sem valor histórico.
D) elabora um projeto de gestão para os documentos das fases corrente e intermediária.
E) elabora uma tabela de temporalidade para os documentos permanentes.

48 - A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é um conjunto de procedimentos informatizados,

com a finalidade de:
A) otimizar e racionalizar a gestão documental.
B) automatizar a produção de guias e inventários.
C) elaborar tabelas de temporalidade para o arquivo permanente.
D) substituir o acesso direto a documentos antigos ou delicados, facilitando a conservação física.
E) divulgar documentos históricos pela Internet.

116
49 - As informações controladas pela GED:
A) são exclusivamente arquivadas em meios informáticos.
B) podem ser informações criadas, revisadas e arquivadas em papel.
C) podem ser informações digitais, gerenciadas em papel.
D) só se aplicam aos documentos eletrônicos.
E) necessitam ser escaneadas para terem validade legal.

50 - A tecnologia Document Management (DM), implementada pela GED, é uma grande contribuição
à arquivística:
A) na automação da transferência de documentos ao arquivo permanente.
B) no controle do acesso à documentação permanente.
C) na automação do setor de protocolo.
D) na digitalização de microfilmes.
E) no gerenciamento da imagem dos documentos.

51 - De acordo com o Decreto 1.799, de 30 de janeiro de 1996, que regulamenta a lei 5433, sobre a
microfilmagem de documentos oficiais, microfilmagem é:
A) um processo de reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou
eletrônicos.
B) um processo de reprodução fotográfica, de quaisquer documentos em graus de redução ínfimos.
C) um processo de reprodução em filme ou em microfichas, de documentos arquivísticos com grau de
redução de 96,5%.
D) qualquer processo de reprodução ótica de documentos e imagens com grau de redução superior a
95%.
E) qualquer processo de transferência de quaisquer informações documentais para suportes mais
reduzidos.

52 - Um Arquivo Público Municipal acabou de comprar uma digitalizadora de microfilmes. O

equipamento, que permite armazenar as informações microfilmadas em qualquer suporte
informático, foi incorporado ao arquivo como um complemento ao projeto de microfilmagem de
arquivos correntes, ainda em curso. Com tal equipamento, espera-se poder divulgar e consultar os
documentos através de terminais em rede e de Cd-Roms, preservando o microfilme.
Nesta situação específica, a confecção de um filme cópia, a partir do filme original:
A) é obrigatória por Lei e os rolos devem ser armazenados em locais diferentes por questões de segurança.
B) é desnecessária, já que o arquivo pode atender melhor os consulentes através das cópias eletrônicas.
C) é desnecessária se uma cópia em Cd-Rom for depositada junto ao cartório de títulos e documentos.
D) é necessária para garantir a consulta em caso de pane do sistema informático.
E) é desnecessária porque apenas duplicaria tanto os custos do processo como o espaço climatizado para
o armazenamento.

53 - Os originais dos documentos públicos microfilmados, de acordo com a Legislação,

A) não poderão ser eliminados, no caso de documentos trabalhistas ou contábeis.
B) não podem ser eliminados se o descarte não estiver previsto na tabela de temporalidade do órgão
responsável pelos documentos.
C) devem aguardar que uma cópia do microfilme seja depositada no Arquivo Nacional para que se proceda
à eliminação.
D) podem ser eliminados imediatamente após a confecção do microfilme, se este estiver de acordo com
as normas legais.
E) poderão ser eliminados 90 dias após a publicação do Termo de Eliminação de Documentos no Diário
Oficial da competência do órgão.

54 - Os motivos que conduzem à necessidade de preservar documentos em arquivos públicos

devem ser:
A) oficiais, para que se mantenham os serviços governamentais.
B) culturais, para que se preserve a memória dos atos de governo.
C) oficiais e culturais, pois os documentos servem para manter em ordem o funcionamento do governo e

117
registram a historicidade de seus atos.
D) derivados das características da produção e da acumulação dos papéis públicos, independentemente
dos motivos que levaram à criação dos documentos.
E) de ordem jurídica, relacionados às características governamentais de uma época.

55 - Comparando arquivos governamentais e bibliotecas públicas, pode-se afirmar que:

A) são, quase sempre, órgãos colecionadores de documentos.
B) são, indubitavelmente, órgãos receptores de documentos.
C) os métodos de trabalhos usados nestas instituições são, em sua maior parte, similares.
D) o arquivo guarda, principalmente, documentos de um governo de que faz parte.
E) são órgãos similares.

56 - Os arquivistas contemporâneos devem compreender um plano de destinação de documentos

como um plano:
A) de ação que vise, fundamentalmente, à eliminação de documentos e preservação das informações
contidas nos arquivos.
B) que forneça ao órgão as bases para manutenção de documentos com informações significativas e
indique o possível descarte daqueles que não contenham dados relevantes.
C) de classificação da massa documental acumulada, contemplando a avaliação da mesma sob todos os
aspectos possíveis e imagináveis.
D) de descarte sistemático, visando à diminuição da massa documental acumulada e à conquista de novos
espaços físicos para a guarda de papéis.
E) estratégico de combate aos problemas administrativo-jurídicos da organização.

57 - A respeito do papel desempenhado pelos arquivistas contemporâneos no tratamento de

acervos de arquivo, NÃO se deve afirmar que a eles interessa:
A) tratar de documentos mantidos em sua integridade, sem dispersão, fragmentação ou mistura de fundos,
séries, etc.
B) resgatar coleções de procedência e características diversas, significativas pelo seu conteúdo e suporte.
C) manter o valor de prova dos documentos como foram passados para custódia dos arquivos.
D) manter os documentos, tanto quanto possível, sob o arranjo que lhes foi dado pelo órgão no curso de
suas atividades.
E) seguir os princípios teóricos consagrados pela arquivística internacional.

58 - Os princípios teóricos e práticos de arranjo e descrição consagrados pela Arquivística

contemporânea aplicam-se:
A) aos acervos arquivísticos públicos e privados.
B) tanto aos arquivos como às bibliotecas.
C) aos arquivos, às bibliotecas e aos museus.
D) às coleções de particulares e de organismos privados.
E) aos acervos hemerográficos colecionados por particulares.

59 - Os motivos básicos que levam a que se descartem documentos em arquivos públicos devem
ser:
A) fundamentalmente oficiais, para que se mantenham os serviços governamentais em funcionamento,
sem problemas de espaço físico e de materiais de consumo necessários.
B) fundamentalmente culturais, para que se preserve, em perfeita condição de uso, a memória dos atos
de governo.
C) oficiais e culturais, pois os documentos servem para manter em ordem o funcionamento do governo e
registram a historicidade de seus atos.
D) derivados das características da produção e da acumulação dos papéis públicos, evitando-se a
redundância das informações ou a manutenção de documentos sem interesse administrativo, jurídico ou
histórico.
E) vinculados aos desejos da administração de modernizar os serviços, preservando somente documentos
de valor administrativo.

118
60 - É correto afirmar que interessa aos atuais arquivistas, com maior intensidade e sendo o fulcro
desta profissão:
A) tratar de documentos contendo informações mantidas em sua integridade, isto é, sem dispersão,
fragmentação ou mistura de fundos, séries, etc.
B) resgatar coleções de procedência e características diversas, significativas pelo seu conteúdo e suporte.
C) manter o valor de prova dos documentos, do modo como foram passados para custódia dos arquivos.
D) preservar a memória e pesquisar a história dos povos.
E) desenvolver tecnologias da informação pertinentes às bibliotecas.

61 - O que um arquivista deve compreender como um plano de classificação de documentos?

A) Um plano que permita a ordenação intelectual e física dos documentos de um arquivo corrente.
B) Um plano físico que forneça ao órgão as bases para manutenção de documentos com informações
significativas e que indique a possível classificação daqueles que não contenham dados relevantes.
C) Um plano de tratamento e de avaliação, sob todos os aspectos possíveis e imagináveis, de uma massa
documental acumulada.
D) Um plano de descarte sistemático, acompanhado de um programa de microfilmagem ou de digitalização
das imagens dos documentos com o uso de recursos informáticos.
E) Um plano geral de microfilmagem dos documentos mantidos pela instituição.

62 - Assinale, dentre as alternativas abaixo, a que NÃO se refere aos elementos principais que
devam ser considerados para a avaliação, preservação e descarte de documentos públicos.
A) As ações e as atividades de que tratam
B) As tipologias documentais a que pertencem
C) As autoridades que os assinaram e lhe deram autenticidade
D) As atividades do órgão produtor e acumulador de informações
E) Os seus suportes físicos e originalidades

63 - O instrumento conhecido como tabela de temporalidade, também denominada tabela de

descarte, poderá ser eficiente nos casos em que ela estiver pronta para:
A) a possibilidade efetiva de remover e eliminar documentos, de acordo com os períodos de retenção
recomendados.
B) a normalização previamente delimitada no plano de classificação feito ao mesmo tempo que a tabela.
C) a identificação minuciosa de todos os tipos, suportes e características dos documentos que podem ou
não ser eliminados.
D) a minuciosa descrição dos documentos que se resolveu preservar ou manter, por terem relevância
administrativa, jurídica e informativa.
E) ser usada por meio de recursos informatizados.

64 - Assinale a única afirmativa correta sobre a ação e a importância, para a administração pública,
dos arquivos correntes, intermediários e permanentes.
A) O aperfeiçoamento da administração governamental não depende de como os arquivos são geridos
pela burocracia estatal.
B) A administração técnica de arquivos não consiste em tarefa altamente especializada.
C) Os governos que possuem arquivos bem administrados conseguem alcançar altos níveis de eficiência
em todas as suas esferas de atuação.
D) Não é necessário que existam órgãos específicos para tratar da administração de documentos e de
informações acumuladas pela administração pública.
E) Os governos independem de fato das informações acumuladas, produzidas ou não pelos seus serviços.

65 - Documentos textuais em suporte papel, avaliados e considerados sem valor para guarda
provisória ou definitiva, devem ser:
A) preservados por um prazo legal, igual ou superior a cinco anos.
B) preservados por um prazo não inferior a quinze anos.
C) preservados por um prazo definido por legislação específica.
D) incinerados indiscriminadamente, por ordem de instâncias superiores.
E) comercializados como papel velho, destinado à reciclagem.

119
66 - Uma das tendências mais expressivas da Arquivística do mundo atual é o enfoque da
informação com prioridade sobre o documento. Deste modo, as novas teorias arquivísticas
indicam que:
A) os documentos registrados em suportes convencionais devem ser imediatamente copiados e
sumariamente eliminados.
B) os documentos registrados em meio magnético são os que realmente importam para o presente e para
o futuro.
C) os conteúdos dos documentos convencionais e não--convencionais vêm ganhando maior significação
para o trabalho profissional.
D) as espécies documentais continuarão a ser o principal vetor para o processo de tratamento arquivístico.
E) tudo deve ser mantido do mesmo modo que sempre.

67 - As instituições denominadas arquivos públicos federais, estaduais, municipais e institucionais

são locais onde, em situações ideais, guardam-se:
A) os documentos de valor corrente, isto é, de uso constante.
B) os documentos de valor permanente, isto é, de valor informativo.
C) os documentos de todos os tipos e valores.
D) os documentos sem valor corrente, porém ainda úteis por algum tempo ou destinados à preservação
definitiva.
E) os documentos que estão esperando a definição de suas situações.

68 - O uso da microfilmagem alcançou ampla difusão nas últimas décadas. Por isso, instituições
públicas e privadas utilizam-na em vários casos. Segundo os especialistas, este recurso:
A) torna mais barato o tratamento e a manutenção de acervos arquivísticos em suporte papel, fotográfico
e videográfico.
B) tem custos similares aos dos procedimentos mais convencionais.
C) é indicado somente para os arquivos correntes.
D) torna bem mais caro o tratamento dispensado aos acervos arquivísticos.
E) é utilizável em aplicações específicas na preservação de documentos essenciais sob o ponto de vista
jurídico e histórico-cultural.

69 - A digitalização de documentos já chegou ao Brasil. Com ela é possível que se produzam

arquivos eletrônicos de imagens mapeadas em bits ou de dados por meio do reconhecimento ótico
de caracteres. Sob o ponto de vista arquivístico:
A) os documentos a serem digitalizados não precisam ter uma ordenação prévia que permita a
recuperação das informações contidas.
B) os documentos devem ser digitalizados, respeitando-se os padrões nacionais de qualidade.
C) os documentos a serem digitalizados devem ser objeto de um tratamento técnico-científico preliminar,
executado por profissionais.
D) a digitalização, em qualquer caso, resolve os problemas de arquivo de um órgão, diminuindo o espaço
de guarda e facilitando o acesso.
E) a digitalização substitui a necessidade do trabalho do profissional de arquivos.

70 - Os principais instrumentos de organização, triagem e acesso aos documentos de um arquivo

corrente são:
A) o arranjo e a descrição adotados.
B) o planejamento global da administração.
C) o inventário e os repertórios de assunto.
D) o plano de prevenção de desastres e o diagnóstico do acervo.
E) o plano de classificação e a tabela de temporalidade.

71 - A Diplomática, (tipologia documental), de acordo com alguns autores, é de grande valia para
os profissionais da informação que atuam como arquivistas, por que ela:
A) orienta os padrões de criação e tramitação de documentos de arquivo e facilita a compreensão de um
acervo, por estabelecer os padrões existentes.

120
B) relaciona todas as espécies existentes, permitindo que se compreenda, com maior clareza, a diferença
entre a documentação expedida e a recebida.
C) contém as chaves do conhecimento informático moderno, facilitando a compreensão dos documentos
em suporte magnético.
D) resolve todos os problemas de classificação de documentos, não servindo para uso no programa de
avaliação.
E) aplica-se, apenas, às informações e documentos muito antigos.

72 - A concepção de tipos documentais, isto é, a espécie somada às funções que o conteúdo

informacional de um documento possa desempenhar, pode ser relativa ao interesse:
A) dos historiadores, no seu processo de pesquisa sistemática das verdades contidas nas peças.
B) dos arquivistas ou dos historiadores, de acordo com a abordagem e o enfoque pretendido.
C) dos arquivistas, que se interessam pela exegese da documentação medieval.
D) dos arquivistas e dos bibliotecários, que precisam de informações sobre a tipologia documental e a
proveniência das peças.
E) dos historiadores, como instrutores do trabalho arquivístico.

73 - De modo geral, os dois registros e suportes dominantes, em termos quantitativos, nos arquivos
públicos brasileiros são:
A) o documento textual em papel e a fotografia.
B) a correspondência e os dossiês funcionais.
C) os microfilmes e os disquetes.
D) o processo administrativo e a correspondência.
E) as máquinas digitais contemporâneas e os discos óticos.

74 - O significado da expressão "follow-up" e sua melhor forma de utilização são, respectivamente:

A) Recebimento/ mensalmente
B) Arquivamento/ semanalmente
C) Acompanhamento/ diariamente
D) Agendamento/ quinzenalmente
E) Atendimento/ diariamente

75 - O método do sistema numérico é aquele que:

A) Prevalece a ordenação dos documentos dentro de uma divisão geográfica.
B) Possui índice e não requer dupla consulta.
C) Não depende do uso de índice e de arranjo alfabético.
D) Dispõe em sequência numérica crescente, as pastas e documentos, independente do arranjo alfabético,
obedecendo sempre à ordem de entrada.

76 - Todos os documentos são guardados em arquivos, com base na frequência de uso e não em
função de seu valor. Assim, um documento que é guardado no arquivo inativo é:
A) Um documento de uso frequente.
B) Um documento de valor histórico.
C) Um documento de frequência praticamente nula.
D) Um documento de menor frequência de uso.

77 - São considerados acessórios do arquivo:

A) Cartões e projeções.
B) Guias e pastas convencionais.
C) Casacas e notações.
D) Sujeições e tombamentos.

78 - A técnica de seleção do material a ser arquivado está ligada aos seguintes aspectos:
A) Codificação, tombamento e documentação.
B) Seleção, documentação, arquivamento e codificação.
C) Classificação, arquivamento e tombamento.

121
D) Seleção, classificação, codificação e sistema de arquivamento.

79 - A Microfilmagem é um processo de conservação de documentos que tem como vantagem:

A) não depender de legislação própria.
B) dispensar a guarda de todos os originais.
C) economizar espaço e reduzir volume.
D) dispensar qualquer sistema de classificação.
E) ser de baixo custo e poder ser lido a olho nu.

80 - A alternativa em que consta o correto arquivamento, pelo método alfabético, dos nomes:
FRANCISCO ROSAS de MELO, PATRÍCIA MONTE VERDE e PAULO ROBERTO CASTELO BRANCO,
respectivamente, é:
A) Branco, Paulo Roberto Castelo
Monte Verde, Patrícia
Melo, Francisco Rosas de
B) Paulo, Roberto Castelo Branco
Verde, Patrícia Monte
De Melo, Francisco Rosas
C) Castelo Branco, Paulo Roberto
Monte, Patrícia Verde
De Melo, Francisco Rosas
D) Castelo Branco, Paulo Roberto
Verde, Patrícia Monte
Francisco, Rosas de Melo
E) Castelo Branco, Paulo Roberto
Melo, Francisco Rosas de
Monte Verde, Patrícia

81 - Assinale a opção em que a definição do termo "protocolo" diz respeito ao controle de

documentos recebidos e/ou expedidos.
A) Acordo entre duas ou mais nações, menos importante que o tratado ou a convenção.
B) Versão preliminar de um acordo entre países, denominada protocolo de intenções.
C) Conjunto de normas cerimoniais reguladoras de atos públicos.
D) Registro de uma conferência internacional ou negociação diplomática.
E) Livro de registro da correspondência oficial de uma empresa ou instituição.

82 - Indique a única opção correta de arquivamento, pelo método alfabético, para o nome:
GENERAL JURANDIR DE CASTELO BRANCO JUNIOR.
A) Branco Jr., General Jurandir de Castelo.
B) Junior, General Jurandir de Castelo Branco
C) General Branco Junior, Jurandir de Castelo
D) Castelo Branco Junior, Jurandir de (General)
E) de Castelo Branco Junior, General Jurandir

83 - Assinale a afirmativa INCORRETA a respeito dos arquivos.

A) Existem três tipos de arquivos: de primeira idade ou corrente, de segunda idade ou intermediário e de
terceira idade ou permanente.
B) Os documentos e papéis que são consultados com menos frequência devem ser arquivados em
separado daqueles de uso contínuo.
C) Os documentos em curso ou de uso frequente devem ser conservados na sede das empresas que os
produziram ou em dependências próximas.
D) De acordo com a frequência de consulta, existem tipos diferentes de arquivos, e para cada um deles
há uma forma distinta de organizar, conservar e tratar os documentos.
E) Devem ser destruídos todos os documentos que têm apenas valor histórico ou que passaram a ser
considerados inúteis ou imprestáveis.

122
84 - Considerando a polissemia do termo arquivo, assinale qual das assertivas abaixo NÃO
corresponde a uma de suas definições.
A) Conjunto de documentos colecionados por pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas, ao longo
de sua existência.
B) Acumulação ordenada de documentos criados por uma instituição ou pessoa no curso de sua atividade
e preservados para a consecução de seus objetivos políticos, legais e culturais.
C) Documentos produzidos ou usados no curso de um ato administrativo ou executivo de que são parte
constituinte.
D) Entidade administrativa responsável pela custódia, pelo tratamento documental e pela utilização dos
arquivos.
E) Edifício onde são guardados os arquivos.

85- Assinale a opção que não se caracteriza como atividade de gestão de documentos.
A) Inspeção
B) Avaliação
C) Destinação
D) Descrição
E) Eliminação

86 - O Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, criado pelo Decreto nº 4.915, de

dezembro de 2003, tem por finalidade:
I. disseminar normas relativas à gestão de documentos de arquivo.
II. racionalizar a produção da documentação arquivística pública.
III. racionalizar e reduzir os custos operacionais e de armazenagem da documentação arquivística pública.
IV. preservar o patrimônio documental arquivístico da administração pública federal.
A quantidade de itens corretos é igual a:
A) 0.
B) 1.
C) 2.
D) 3.
E) 4.

87 - O levantamento da produção documental é realizado pelas organizações interessadas em obter

dados sobre os documentos produzidos por suas unidades e permite diagnosticar problemas
existentes na gestão de documentos. Assim sendo, as informações relacionadas a seguir são
fundamentais para a definição de um quadro geral, exceto:
A) produtor do documento.
B) trâmite cumprido pelo documento.
C) localização de vias e cópias.
D) quantificação do acervo.
E) frequência de uso.

88 - Das atividades abaixo, assinale a que não se caracteriza como atividade de arquivo corrente.
A) Análise
B) Ordenação
C) Descrição
D) Arquivamento
E) Empréstimo

89) A principal justificativa para as políticas de digitalização de arquivos é

A) obedecer padrões impostos pela ISO.
B) garantir pleno acesso aos documentos.
C) facilitar a adoção de normas internacionais de descrição.
D) impedir a obsolescência dos programas de migração de dados.
E) substituir a microfilmagem como técnica de preservação.

123
90 - É correto afirmar que
A) a resolução óptica que garante legibilidade ao documento digitalizado depende da identificação de seus
maiores caracteres.
B) as características físicas dos documentos originais não precisam ser registradas, ao contrário do que
ocorre com os metadados de seu ambiente tecnológico.
C) a utilização de filtros para a geração de matrizes digitais é altamente recomendável, do ponto de vista
da qualidade de sua resolução óptica.
D) as sinaléticas básicas para as imagens digitais dizem respeito a autores, títulos e dimensões, como
ocorre no processo de microfilmagem.
E) as ações de digitalização não devem ser realizadas em detrimento das ações de conservação
convencional dos arquivos.

91 - Sendo considerados de valor permanente, os documentos relativos a material e patrimônio

resguardam direitos patrimoniais.
Dentre os documentos abaixo, quais estão nessa categoria?
A) Acordos e dissídios.
B) Estímulos creditícios e programas.
C) Reivindicações de domínio e tombamento.
D) Tomada de contas e balancetes.
E) Propostas orçamentárias e ação disciplinar.

92 - O armazenamento dos documentos permanentes dos órgãos públicos, como é o caso do

BNDES, é um desafio, pois necessita, muitas vezes, de amplo espaço físico que, em grandes
cidades, é muito difícil ser administrado. Apesar das dificuldades, esses órgãos são impedidos,
por força da legislação, de recorrer à contratação de determinadas empresas para armazenar essa
massa documental.
As empresas impedidas de armazenar esses documentos são
A) públicas.
B) governamentais.
C) estatais.
D) terceirizadas.
E) municipais.

93 - O arquivista de uma empresa pública orienta a sua equipe para o recolhimento da massa
documental dessa empresa que cessou as suas atividades. Toda a equipe sabe que sua
documentação deverá ser transferida a uma outra instituição, de acordo com a legislação vigente.
Esse recolhimento, que deve ser sistemático, é efetivado para uma instituição arquivística
A) privada.
B) pública.
C) terceirizada.
D) sindicalizada.
E) seguradora.

94 - Ao avaliar documentos de arquivo, o arquivista deve levar em conta os valores primário e

secundário dos documentos.
Sendo assim, a atividade de avaliação deve ser realizada a partir da
A) descrição.
B) produção.
C) eliminação.
D) tramitação.
E) incorporação.

95 - A relação natural entre documentos de um arquivo é dada pela sua

A) autenticidade.
B) unicidade.
C) veracidade.

124
D) organicidade.
E) imparcialidade.

96 - Acerca das noções de arquivologia, assinale a alternativa correta.

A) Acumulação é a totalidade dos documentos conservados em um arquivo.
B) Acesso é a possibilidade de consulta a um arquivo, como resultado de autorização legal.
C) Acervo é a guarda de documento em mobiliário ou equipamentos próprios, em áreas que lhes são
destinadas.
D) Arquivamento é o processo de embalagem destinado a proteger os documentos e a facilitar seu
manuseio.
E) Acondicionamento é o conjunto das operações de arquivamento e armazenamento de documentos.

97 - Acerca do ciclo vital dos documentos, analise as afirmativas, marque V para as verdadeiras e
F para as falsas.
( ) A base da teoria das três idades encontra-se no ciclo vital dos documentos.
( ) A avaliação é uma atividade essencial do ciclo vital dos documentos.
( ) O ciclo vital dos documentos compreende três idades: produção, utilização e destinação.
( ) O tipo de tratamento e de guarda de um conjunto documental está relacionado ao seu ciclo de vida.
A sequência está correta em
A) F, V, F, V.
B) V, F, F, V.
C) V, V, V, V.
D) V, V, V, V.

98 - A sequência de operações que determina a disposição dos documentos de um arquivo ou

coleção, uns em relação aos outros, e a identificação de cada unidade é um método que deverá ser
executado pelo Técnico em Arquivo no seu dia a dia. Este método é denominado
A) ordenação.
B) classificação.
C) arquivamento.
D) eliminação.
E) notação.

99 - Durante suas atividades um Técnico em Arquivo deverá executar o processo pelo qual
documentos ou informações são representados por termos, palavras-chave ou descritores,
propiciando recuperação. Este processo é conhecido como
A) análise diplomática.
B) avaliação.
C) metadados.
D) indexação.
E) destinação.

100 - A função arquivística de avaliação fundamenta-se no(a)

A. princípio da pertinência.
B. teoria das três idades documentais.
C. conceito da indivisibilidade.
D. teoria da estrutura administrativa.
E. princípio da territorialidade.

101 - A finalidade de um arquivo é guardar e conservar documentos para utilização imediata ou

futura. Sobre os tipos de arquivo, analise as assertivas e identifique com V as verdadeiras e com F
as falsas.
( ) O arquivo corrente guarda a documentação mais atual e frequentemente utilizada.
( ) O arquivo central guarda a documentação que tem uso frequente e deve ser mantido em local de fácil
acesso para facilitar a consulta pelos funcionários do setor.

125
( ) O arquivo permanente guarda documentos que perderam o valor administrativo, cujo uso não é
frequente, mas que possuem valor histórico, principalmente, para fins de comprovação.
A alternativa que contém a sequência correta, de cima par baixo, é
A) V V F
B) V F V
C) V F F
D) F V F
E) F F V

102 - Dentre as rotinas características da gestão de documentos, a única que prescinde da

participação do arquivista é
A) o uso primário.
B) a classificação.
C) o arquivamento.
D) a tramitação.
E) a avaliação.

103 - Documento arquivístico digital é o(a)

A) objeto digital que é entendido como um conjunto de sequências de bites, constitui a base da
organicidade e apresenta-se para o usuário de maneira compreensível, por exemplo, como um documento
visualizado na tela do computador.
B) informação registrada produzida ou recebida por pessoa física ou jurídica, codificada em forma
analógica ou em dígitos binários, somente acessível e interpretável por meio de equipamento eletrônico.
C) objeto digital produzido ou recebido por pessoa física ou jurídica, que constitui um fenômeno físico e
registra as codificações lógicas dos bites, seja em suportes magnéticos, seja em suportes ópticos.
D) documento que se apresenta em suporte não convencional, em formato e dimensões excepcionais,
em linguagem não textual, que exige procedimentos específicos para seu processamento técnico, guarda
e preservação, e cujo acesso depende de intermediação tecnológica.
E) informação registrada, codificada em dígitos binários e acessível por meio de sistema computacional,
produzida ou recebida por pessoa física ou jurídica, tratada e gerenciada em um sistema de arquivos.

104 - O Dicionário brasileiro de terminologia arquivística associa a teoria das três idades ao ciclo
vital dos documentos porque
A) em cada uma das três idades previstas na teoria os documentos devem passar, cada qual, por um ciclo
de vida completo.
B) toda teoria necessita de um ciclo vital para que sua formulação seja plenamente aceita.
C) essa teoria consagra que os documentos de arquivo podem passar por três idades durante sua vida
útil.
D) o ciclo vital não pode prescindir de uma teoria para poder ser plenamente aceito.
E) o documento não seria de arquivo se a teoria não aceitasse seu ciclo vital completo.

105 - Acerca dos suportes utilizados pelos documentos arquivísticos e suas terminologias, analise
as assertivas abaixo.
I. Microforma é um termo genérico que se refere a todos os suportes contendo microimagens. Por sua vez,
seu registro denomina-se micrografia.
II. Microfilme positivo é aquele cuja polaridade é diferente da do original.
III. Minuta é a versão preliminar de um documento, sujeita a aprovação.
É correto o que se afirma em
A) I, II e III.
B) I e III, apenas.
C) II e III, apenas.
D) I e II, apenas.
E) III, apenas.

106 - No que se refere às atividades de protocolo, assinale a opção correta.

A) A anexação de documentos é temporária.

126
B) Os documentos apensados passam a fazer parte do processo original.
C) A apensação é a juntada de documentos em caráter definitivo.
D) Os processos e os dossiês constituem unidades de arquivamento.
E) A anexação é a juntada do documento ou processo a outro processo, prevalecendo o número do
documento mais recente.

107 - Ainda com relação ao protocolo, é correto afirmar que

A) a expedição de documentos não é realizada com o mesmo controle dado à entrada de documentos,
visto que sairão da instituição.
B) a entrada de documentos no arquivo acontece exclusivamente por transferência ou recolhimento.
C) o registro de entrada de documentos é feito, geralmente, considerando-se o tema dos documentos.
D) a distribuição e a tramitação de documentos acontecem, atualmente, somente em meio eletrônico.
E) a unidade de protocolo responsabiliza-se, institucionalmente, pela autuação de documentos.

108 - O registro, uma das funções principais em protocolo, consiste na

A) tramitação de documentos por vários setores.
B) indicação do tempo de guarda de um documento.
C) distribuição de documentos aos destinatários.
D) separação entre documentos ostensivos e sigilosos.
E) identificação de elementos que sirvam de busca ao documento.

109 - A respeito das rotinas de protocolo, assinale a alternativa correta.

A) O protocolo deverá abrir toda documentação recebida.
B) O protocolo deverá encaminhar a documentação sigilosa recebida após o devido cadastro em sistema
informatizado.
C) Na etapa de recebimento, deverá ser aposto carimbo específico de protocolo (numerador/datador) no
documento recebido.
D) Documentos ostensivos serão automaticamente enviados aos seus destinatários sem processo de
recebimento no protocolo.
E) A correspondência particular deverá se submeter aos mesmos processos dados aos documentos
ostensivos da organização no recebimento.

110 - Referente aos serviços de protocolo, analise as afirmativas a seguir.

I. Os servidores do protocolo devem indeferir os documentos redigidos em desacordo às normas de
ortografia.
II. O protocolo não tem obrigação de encaminhar correspondências particulares de funcionários.
III. A autuação de processo se dará mediante despacho específico de autoridade competente.
IV. A abertura de volumes facilita no manuseio, por isso é aconselhável que um processo não ultrapasse
400 folhas.
Estão corretas apenas as afirmativas
A) I e II.
B) I e III.
C) II e III.
D) II, III e IV.

111 - Ao lidar com os documentos, usa-se a tabela de temporalidade como instrumento para a
A) avaliação.
B) codificação.
C) classificação.
D) descrição.
E) indexação.

112 - O processo de análise da documentação de arquivos, visando a estabelecer sua destinação,

de acordo com seus valores probatórios e informativos, denomina-se:
A) avaliação.
B) classificação.

127
C) dossiê.
D) repertório.
E) item documental.

113 - A avaliação é o processo de análise de documentos de arquivo que estabelece os prazos de

guarda e a sua destinação final, de acordo com os valores que lhes são atribuídos. Assim sendo,
o valor atribuído ao documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora,
levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais, é conhecido como
valor
A) informativo.
B) secundário.
C) probatório.
D) intrínseco.
E) primário.

114 - Acerca da avaliação de documentos, assinale a alternativa correta.

A) Deve incidir sobre unidades individualizadas de documentos.
B) A avaliação dos documentos de uma instituição efetiva-se na fase permanente.
C) A eliminação de documentos ocorre após o seu recolhimento ao arquivo intermediário.
D) O trabalho de avaliar documentos exige a constituição de grupos ou comissões de avaliação.

115 - Arquivo é o conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, são

reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou
privadas. Esse é o conceito adotado pela Associação de Arquivistas Brasileiros.
Considerando o contexto dessa definição, é correto afirmar que:
A) Arquivos Correntes - também conhecidos como Semiativos - são conjuntos de documentos
estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos, cujo acesso é liberado
ao público.
B) Arquivos Intermediários - também conhecidos como Ativos - são os que aguardam em depósito de
armazenamento temporário, sua destinação final; são muito usados pela administração.
C) Arquivos Permanentes - também conhecidos como Ativos - são os conjuntos documentais custodiados
em caráter definitivo, em função do seu valor, sendo seu acesso restrito à administração.
D) Tipo de documento é a configuração que assume um documento de acordo com a atividade que a
gerou e espécie é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza
das informações nele contidas.
E) Gênero é a configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi
confeccionado e formato é a configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos
utilizados na comunicação de seu conteúdo.

116 - Papel, edital, relatório de auditoria, minuta e livro são, respectivamente, exemplos de:
A) suporte, espécie, tipo, forma e formato.
B) tipo, formato, espécie, forma e suporte.
C) espécie, tipo, suporte, formato e forma.
D) formato, espécie, tipo, forma e suporte.
E) forma, tipo, suporte, formato e espécie.

117 - O Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED - é um conjunto de procedimentos

informatizados com a finalidade de otimizar e racionalizar a gestão documental. A tecnologia de
automação arquivística que consiste na imagem do documento captada através de scanners,
denomina-se:
A) document management (DM).
B) service description (SD).
C) document imaging (DI).
D) record management (RM).
E) information system (IS)

128
118 - O microfilme, a partir da década de 1970, foi escolhido para a preservação de documentos de
arquivos. São vantagens da microfilmagem de documentos, EXCETO:
A) O emprego de tecnologia simples.
B) A durabilidade e o custo previsível.
C) A leitura em equipamento específico.
D) A grande capacidade de compactação.

119 - Para o arquivamento de documentos, o local próprio, dotado de condições especiais, para
restringir o acesso e propiciar a máxima segurança contra furtos e sinistros é a câmara de
A) acondicionamento.
B) estocagem.
C) vigilância.
D) armazenamento.
E) segurança.

120 - Na preservação de documentos arquivísticos, deve-se considerar

A) a classificação dos documentos, tendo em vista a sua recuperação.
B) a avaliação dos documentos, mediante o uso de instrumentos de pesquisa.
C) as atividades relacionadas ao recebimento, distribuição, tramitação e expedição de documentos.
D) as políticas institucionais voltadas para a prevenção de danos aos documentos.
E) os métodos de arquivamento e ordenação de documentos.

121 - São exemplos de agentes extrínsecos de degradação dos acervos documentais

A) a baixa qualidade da celulose (com breu-alúmen) e a poluição atmosférica.
B) todos os agentes químicos de deterioração.
C) a acidez e a alcalinidade.
D) a luz UV e os ratos.
E) a acidez e os micro-organismos.

122 - Um grande risco à segurança dos acervos arquivísticos está relacionado a incidentes com
água e fogo - os sinistros. Em relação a esses agentes de degradação, é correto afirmar que
A) a proteção adequada contra o fogo começa no projeto arquitetônico - grandes espaços abertos e
escadarias podem atuar como inibidoras do espalhamento do fogo em casos de incêndios.
B) os danos provocados pelo uso de água, durante o combate a incêndios, podem ocasionar mais
destruição do que o próprio fogo.
C) os sistemas de detecção automática de incêndios mais adequados são os de detecção de fumaça dos
tipos ionização e fotoelétrico, cujo principal papel é a extinção do fogo no seu princípio.
D) a presença de extintores manuais à base de dióxido de carbono, água ou pó químico nas áreas de
depósito de documentos é dispensável caso o arquivo possua sistema de detecção de incêndios e de
extintores automáticos.
E) os extintores automáticos do tipo sprinklers são os mais recomendados para depósitos de documentos,
pois liberam uma fina névoa de água, que não causa danos aos documentos; em caso de incêndio, devem
ser acionados em toda área de guarda, mesmo naquelas que não estejam sendo atingidas pelo fogo, para
evitar que o incêndio se espalhe.

123 - O procedimento de arquivo que visa a desacelerar o processo de degradação de documentos,

por meio de controle ambiental e de tratamentos específicos, tem a seguinte denominação:
A) limpeza.
B) conservação.
C) vaporização
D) desinfestação.
E) higienização

124 - Sobre o Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, órgão colegiado que tem divulgado
publicações técnicas, com o objetivo de disseminar conhecimento arquivístico, analise as
afirmativas a seguir.

129
I. É um órgão subordinado ao Arquivo Nacional, que definirá a política nacional de arquivos, como órgão
central de um Sistema Nacional de Arquivos (SINAR).
II. É presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional, além de integrado por representantes de instituições
arquivísticas e acadêmicas, públicas e privadas.
III. Propõe ao Presidente da República, por intermédio do Ministro de Estado da Justiça, a declaração de
interesse público e social de arquivos privados.
Está correto o que se afirma em
A) I, apenas.
B) II, apenas.
C) III, apenas.
D) II e III, apenas.
E) I, II e III.

125 - A gestão de documentos no Poder Executivo Federal brasileiro, incluindo a orientação técnica
e a aprovação dos instrumentos de avaliação e classificação, é uma competência do
A) Sistema Nacional de Arquivos.
B) Conselho Nacional de Arquivos.
C) Sistema de Gestão de Documentos.
D) Arquivo Nacional.
E) Serviço de Informação ao Cidadão.

126 - Estimular programas de gestão e preservar documentos públicos de âmbito federal, estadual,
distrital e municipal, produzidos ou recebidos em decorrência das funções executiva, legislativa e
judiciária é competência do
A) Sistema Nacional de Arquivos.
B) Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos.
C) Arquivo Nacional.
D) Conselho Nacional de Arquivos.
E) Ministério da Justiça.

127 - O instituto da delegação de competências foi sempre empregado pela administração estatal
no Brasil, seja pelo número insuficiente e pouco especializado de agentes públicos, em tempos
passados, seja pela vontade política de descentralização, mais recentemente. Os documentos
acumulados por uma empresa de direito privado, encarregada da prestação de serviços de
iluminação de uma cidade ou de uma região, constituem, do ponto de vista legal,
A) arquivos públicos.
B) arquivos privados de interesse público.
C) arquivos privados.
D) patrimônio histórico.
E) bens tombados.

128 - Assinale a alternativa que indica o primeiro passo para a elaboração de uma política pública
de arquivo.
A) Diagnóstico da situação arquivística
B) Política de avaliação de documentos
C) Requisitos para o sistema informatizado
D) Política de classificação de documentos
E) Programa de gestão de documentos

129 - Assinale a opção que apresenta o órgão central do Sistema Nacional de Arquivos.
A) Ministério do Planejamento e Orçamento
B) Ministério da Cultura
C) Ministério da Justiça
D) Casa Civil da Presidência da República
E) Conselho Nacional de Arquivos

130
130 - O Sistema de Gestão de Documentos de Arquivos (SIGA) tem como finalidade
A) especificar requisitos a serem cumpridos pela organização produtora/recebedora de documentos, pelo
sistema de gestão arquivística e pelos próprios documentos, a fim de garantir a confiabilidade, a
autenticidade e a acessibilidade.
B) estabelecer um conjunto de tecnologias utilizadas para a organização da informação não estruturada
de um órgão ou entidade conforme as seguintes funcionalidades: captura, gerenciamento, armazenamento
e distribuição.
C) organizar, sob a forma de sistema, as atividades de gestão de documentos nos órgãos e entidades da
administração pública federal.
D) estruturar, sob a forma de sistema, as atividades de gestão de documentos nos órgãos e entidades da
administração pública federal, estadual e municipal.
E) organizar, sob a forma de sistema, políticas, procedimentos, pessoas, equipamentos e programas
computacionais que produzam, processem, armazenem e provejam acesso à informação oriunda de
fontes internas e externas para apoiar o desempenho das atividades de um órgão ou entidade.

131 - A Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos
públicos, estabelece, entre outras medidas, que
A) a eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público só será realizada
mediante anuência do Arquivo Nacional.
B) todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse
coletivo ou geral, desde que autorizadas pelo Conselho Nacional de Arquivos.
C) os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado ficam
desobrigados de classificação depois de 10 (dez) anos.
D) são públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público e
por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos.
E) ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele
que desfigurar ou destruir documentos de valor temporário.

132 - De acordo com o Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, que regulamenta a lei nº 8.159, de
8 de janeiro de 1991, os documentos acumulados pelo Tribunal Regional Eleitoral
A) integram o Sistema Nacional de Arquivos.
B) podem ser descartados após 5 anos.
C) são desclassificados a partir da data de seu arquivamento.
D) constituem patrimônio da humanidade.
E) devem ter sua guarda terceirizada.

133 - De acordo com a entidade mantenedora, a bibliografia arquivística divide os arquivos em

públicos ou privados. Com relação aos arquivos públicos, julgue os próximos itens.
I Os arquivos públicos são mantidos pelos órgãos públicos em todas as suas esferas (federal, estadual e
municipal) e em todos os Poderes (Executivo, Legislativo e Judiciário).
II Os arquivos públicos são mantidos por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos.
III Arquivos públicos organizam e conservam informações não orgânicas (que não refletem as atividades
da instituição).
IV Arquivos públicos priorizam a informação para fins culturais.
Assinale a alternativa correta.
A) Apenas o item I está certo.
B) Apenas o item II está certo.
C) Apenas os itens I e II estão certos.
D) Apenas os itens I e III estão certos.
E) Apenas os itens I, II e IV estão certos.

134 - De acordo com as Diretrizes para a presunção de autenticidade de documentos arquivísticos

digitais, do Conselho Nacional de Arquivos, a autenticidade é a qualidade de um documento ser
exatamente aquele que foi produzido, não tendo sofrido alteração, corrompimento e adulteração.
A esse respeito, analise as afirmativas a seguir.

131
I. Identidade é o conjunto dos atributos de um documento arquivístico que o caracterizam como único e o
diferenciam de outros documentos arquivísticos (ex.: data, autor, destinatário, assunto, número
identificador, número de protocolo).
II. Integridade é a capacidade de um documento arquivístico transmitir exatamente a mensagem que levou
à sua produção (sem sofrer alterações de forma e conteúdo) de maneira a atingir seus objetivos.
III. Identidade e integridade são constatadas à luz do contexto (jurídico-administrativo, de proveniência, de
procedimentos, documental e tecnológico) no qual o documento arquivístico foi produzido e usado ao longo
do tempo.
Está correto o que se afirma em
A) I, apenas.
B) II, apenas.
C) III, apenas.
D) I e II, apenas.
E) I, II e III.

135 - Os arquivos privados que, em razão do conteúdo de seus documentos, registram marcos ou
dimensões significativas da história social, econômica, técnica ou cultural do país, podem ser
declarados de interesse público e social por meio de
A) decisão ministerial.
B) resolução do Conselho Nacional de Arquivos.
C) instrução normativa.
D) decreto presidencial.
E) medida provisória.

136 - De acordo com a e-ARQ Brasil − Modelos de requisitos para sistemas informatizados de
gestão arquivística de documentos, em relação ao plano de classificação adotado, o sistema
A) precisa ser chancelado pelo Conselho Nacional de Arquivos.
B) impede a eliminação de uma classe inativa.
C) não admite a mudança de nome de uma classe já existente.
D) permite a usuários autorizados o acréscimo de novas classes.
E) deve utilizar o método decimal de codificação.

137 - A definição da política nacional de arquivos públicos e privados, bem como a orientação
normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos do arquivo são
atribuições do
A) Arquivo Federal Brasileiro.
B) Arquivo Federal Brasileiro.
C) Conselho Nacional de Arquivos.
D) Conselho Federal de Arquivologia.
E) Sistema Nacional de Arquivos.

138 - Dentre os principais objetivos de uma política pública voltada para os arquivos destacam-se
os de
A) montar um sistema único de arquivos municipais dentro de um mesmo estado brasileiro e atuar
conjuntamente com o arquivo público estadual.
B) possibilitar que os cidadãos de um município colaborem na elaboração das tabelas de temporalidade e
passem a participar da gestão de arquivos.
C) conferir transparência democrática aos atos do governo e racionalizar a produção e utilização dos
recursos documentais.
D) incentivar o poder judiciário a se responsabilizar pela gestão de seus arquivos e proceder de modo
similar com o legislativo e o executivo.
E) criar condições para que os sistemas de gestão de arquivos das entidades possam receber os
documentos dos arquivos permanentes e reclassificá-los segundo tabelas atualizadas nos arquivos
setoriais.

132
139 - O modelo de requisitos destinado a fornecer, na área arquivística brasileira, especificações
(técnicas e funcionais) e metadados que orientem a aquisição e o desenvolvimento de sistemas
informatizados, independentemente da plataforma tecnológica em que forem desenvolvidos ou
implantados, é conhecido como
A) e-ARQ Brasil.
B) NOBRADE.
C) ISAD(G).
D) EAD.
E) SINAR.

140 - As atribuições do Arquivo Nacional brasileiro alcançam tanto a esfera federal como a nacional.
Dentre tais atribuições, tem alcance exclusivamente nacional
A) a elaboração de planos de classificação para a Presidência da República.
B) o recolhimento de documentos ministeriais.
C) a assistência técnica aos arquivos municipais.
D) a confecção de tabelas de temporalidade para o próprio Arquivo.
E) o diagnóstico dos documentos acumulados pela Câmara de Deputados.

Gabarito
01 - D 02 - C 03 - A 04 - B 05 - A 06 - B 07 - E 08 - B 09 - C 10 - B
11 - D 12 - B 13 - B 14 - A 15 - B 16 - B 17 - D 18 - B 19 - C 20 - E
21 - D 22 - C 23 - E 24 - C 25 - A 26 - E 27 - A 28 - C 29 - C 30 - D
31 - B 32 - E 33 - D 34 - B 35 - C 36 - B 37 - A 38 - C 39 - B 40 - B
41 - E 42 - C 43 - A 44 - C 45 - C 46 - D 47 - D 48 - A 49 - B 50 - C
51 - A 52 - A 53 - B 54 - C 55 - D 56 - B 57 - B 58 - A 59 - D 60 - A
61 - A 62 - C 63 - A 64 - C 65 - E 66 - C 67 - B 68 - E 69 - C 70 - E
71 - A 72 - B 73 - D 74 - C 75 - B 76 - C 77 - D 78 - A 79 - C 80 - E
81 - E 82 - D 83 - E 84 - A 85 - D 86 - E 87 - D 88 - C 89 - B 90 - E
91 - C 92 - D 93 - B 94 - B 95 - D 96 - B 97 - D 98 - C 99 - D 100 - C
101 - B 102 - A 103 - E 104 - C 105 - B 106 - D 107 - E 108 - E 109 - C 110 - C
111 - A 112 - A 113 - E 114 - D 115 - D 116 - A 117 - C 118 - C 119 - E 120 - D
121 - D 122 - B 123 - B 124 - D 125 - D 126 - D 127 - A 128 - A 129 - E 130 - C
131 - D 132 - A 133 - C 134 - E 135 - D 136 - D 137 - C 138 - C 139 - A 140 - C

Coletânea de Exercícios 2
Gabarito: no final da Coletânea de exercícios

01 - Receber o documento, ler o documento identificando o assunto principal e o(s) assunto(s)

secundário(s) de acordo com o seu conteúdo, localizar o código, utilizando o índice, quando
necessário, anotar o código na primeira folha do documento e preencher a(s) folha(s) de referência
para os assuntos secundários são rotinas correspondentes às operações de:
A) prescrição;
B) notação;
C) avaliação;
D) classificação;
E) restauração.

02 - Muitas instituições produzem e acumulam documentos de maneira indiscriminada, ou seja,

sem critérios técnicos ou científicos, incorrendo em problemas de difícil solução para os
arquivistas. Assim, garantir condições de conservação da documentação de valor permanente;
aumentar o índice de recuperação da informação; conquistar espaço físico e reduzir o peso ao

133
essencial da massa documental dos arquivos são objetivos da:
A) descrição;
B) indexação;
C) avaliação;
D) disseminação;
E) codificação.

03 - Em qualquer arquivo, é importante estabelecer critérios que visam a otimizar sua administração
de maneira coerente e eficaz. Com o objetivo de fornecer as bases para um entendimento entre a
própria instituição e os funcionários do arquivo permanente sobre o que deve ser feito com os
documentos da instituição a que dizem respeito, visando não apenas a eliminação, mas
principalmente, assegurar a preservação de certos documentos, cobrindo todos os documentos:
os que careçam de valor, como também os que possuem valor. Para atender às necessidades da
instituição e do arquivo, a sua cobertura deve ser total. Essa noção remete à interpretação do plano
de:
A) descarte;
B) destinação;
C) levantamento;
D) organização;
E) triagem.

04 - Os procedimentos intelectuais e físicos e os resultados da análise e organização de

documentos de acordo com os princípios arquivísticos denominam-se:
A) arranjo;
B) levantamento;
C) triagem;
D) depuração;
E) acondicionamento.

05 - Alguns paradigmas da área arquivística permanecem ao longo dos anos, pois, mesmo
refutados em princípio, são corroborados mais adiante, garantindo consistência da área. Nessa
perspectiva, "a relação entre a individualidade do documento e o conjunto no qual ele se situa
geneticamente" é um axioma arquivístico que se traduz como:
A) integralidade;
B) viabilidade;
C) organicidade;
D) simultaneidade;
E) funcionalidade.

06 - O arquivo da universidade está sendo mantido sob condições adversas e alguns fatores como:
luz, temperatura e umidade relativa do ar, agentes externos ao documento que são os mais
responsáveis pela:
A) racionalização;
B) prevenção;
C) conservação;
D) restauração;
E) deterioração.

07 - O profissional de Arquivologia, no arquivo de uma instituição de ensino superior, pode

desenvolver várias atividades decorrentes de sua atribuição, pois ele é o responsável pelos
documentos arquivados. Desse modo, em um ambiente de arquivo insalubre, em que a poluição
ácida do ar é um fator nefasto à preservação do documento, o arquivista pode minimizar os
prejuízos causados utilizando aparelhos modernos como:
A) ar condicionado;
B) cela de fumigação;
C) deonizador;

134
D) obturador;
E) termohigrógrafo.

08 - A legislação determina que "ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na

forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor...":
a) permanente;
B) especializado;
C) intermediário;
D) terciário;
E) corrente.

09 - Implementar a política nacional de arquivos públicos e privados, visando à gestão, à

preservação e ao acesso aos documentos de arquivo" é finalidade do:
a) CONAR;
b) SINAR;
c) ARCAR;
d) UNESCO;
e) AAB.

10 - Os documentos relativos às atividades-meio serão analisados, avaliados e selecionados pelas

Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos dos órgãos e das entidades geradoras dos
arquivos da administração pública, obedecendo aos prazos estabelecidos pela:
A) tabela de equivalência e transferência expedida pelo SINAR;
B) tabela de enquadramento e definição expedida pelo SIDAR;
C) tabela de prescrição e decadência expedida pelo DENARQ;
D) tabela de avaliação e extinção expedida pelo ABARQ;
E) tabela de temporalidade e destinação expedida pelo CONARQ.

11 - Constituídos de documentos em curso como plano de partida ou prosseguimento de planos

para fins de controle ou tomada de decisões das administrações são os arquivos:
A) correntes;
B) intermediários;
C) permanentes;
D) sigilosos;
E) secretos.

12 - Para organização de uma massa documental constituída especificamente de processos, o

arquivista deve utilizar o método:
A) enciclopédico;
B) numérico;
C) dicionário;
D) unitermo;
E) geográfico.

13 - Assegurar a preservação dos documentos que não mais são utilizados pela administração e
que devem ser mantidos, visando a um processo de triagem que estabelecerá a eliminação ou o
arquivamento definitivo é a função principal do arquivo:
A) onomástico;
B) permanente;
C) especializado;
D) intermediário;
E) estratégico.

14 - Estabelecer os prazos de vida do documento dentro da instituição, de acordo com os valores

informativos e probatórios, é atividade da comissão de:
A) avaliação de documentos;

135
B) incineração de documentos;
C) restauração de documentos;
D) movimentação de documentos;
E) preservação de documentos.

15 - Antes de eliminar documentos inservíveis para a instituição, o técnico de arquivo deve recorrer
ao instrumento de destinação aprovado pela autoridade competente, que é a tabela de:
A) operacionalidade;
B) caducidade;
C) organicidade;
D) temporalidade;
E) originalidade.

16 - Propiciar uma visão de conjunto dos serviços de arquivo, de modo a permitir ao pesquisador
saber quais são os seus recursos, a natureza e o interesse dos fundos que ele abriga, além de
divulgar e promover o arquivo junto aos meios escolares, administrativos e culturais em geral, são
finalidades do:
A) índice;
B) resumo;
C) inventário;
D) catálogo;
E) guia.

17 - O controle de temperatura, de umidade relativa e de poluentes, por meio de instrumentos, com

o objetivo de criar uma atmosfera favorável à conservação dos documentos, denomina-se:
A) monitoração;
B) climatização;
C) esterilização;
D) fumigação;
E) refrigeração.

18 - O órgão vinculado ao Arquivo Nacional que define a política nacional de arquivos é o:

a) SINARQ;
b) ABARQ;
c) REBARQ;
d) COLMARQ;
e) CONARQ.

19 - Quanto ao gênero, os microfilmes são documentos classificados como:

A) cartográficos
B) iconográficos
C) audiovisuais
D) textuais

20 - Os registros audiovisuais ou sonoros que reflitam fatos da vida da instituição são considerados
documentos de guarda do tipo:
A) eventual
B) temporária
C) permanente
D) intermediária

21 - Quanto à sua função, a guia que indica a localização de um nome ou assunto de grande
frequência, é chamada de:
A) subsidiária
B) secundária
C) primária

136
D) especial

22 - Ao usar o Método Numérico Simples, os correspondentes eventuais terão a sua documentação

arquivada em pastas, que constituirão uma série à parte, chamadas de:
A) especiais
B) reservadas
C) miscelâneas
D) confidenciais

23 - Uma guia cuja inscrição na projeção é A - C possui uma notação do tipo:

A) aberta
B) fechada
C) numérica
D) alfanumérica

24 - A fase da operação de arquivamento, em que é feito o arranjo dos documentos, de acordo com
a codificação dada aos mesmos, denomina-se:
A) classificação
B) automação
C) ordenação
D) inspeção

25 - Considere os nomes abaixo.

1) José Amadeo
2) Angel O' Neil
3) J. F. Amadeo
4) Rafael Colorado Filho
5) Dr. Renato Figueroa
A sequência dos números que correspondem à ordem alfabética, obedecendo às regras da ABNT
é:
A) 3 - 1 - 4 - 5 - 2
B) 2 - 5 - 1 - 3 - 4
C) 3 - 1 - 5 -4 - 2
D) 2 - 3 - 1 - 4 -5

26 - Considere os elementos abaixo.

1) Rio de Janeiro - Vassouras - Oliveira & Santos
2) Rio de Janeiro - Angra dos Reis - Irmãos Gonçalves S/A
3) Rio de Janeiro - Rio de Janeiro - Sociedade Protetora dos Animais
4) Rio de Janeiro - Teresópolis - Jone's - Shop
5) Rio de Janeiro - Resende - Hotel da Serra
A ordenação dos números, segundo o Método Geográfico, na modalidade estado, cidade e
correspondente, é:
A) 3 - 5 - 2 - 4 - 1
B) 3 - 2 - 5 - 4 - 1
C) 2 - 5 - 4 - 1 - 3
D) 1 - 2 - 3 - 4 - 5

27 - Considere os elementos abaixo.

1) Petrópolis (RJ) - Cia. Martins de Exportação
2) Salvador (BA) - Farmácia Ramos
3) Belo Horizonte (MG) - Vila Rica Hotel
4) São Carlos (SP) - José Malgor & Cia.
5) Brasília (DF) - Importadora Nacional
A ordenação dos números, segundo o Método Geográfico, na modalidade cidade, estado e
correspondente, é:

137
A) 2 - 5 - 3 - 1 - 4
B) 5 - 2 - 3 - 1 - 4
C) 2 - 3 - 1 - 4 - 5
D) 3 - 5 - 1 - 2 - 4

28 - Considere os assuntos abaixo:

1) Seguros
2) Pessoal
3) Auditoria
4) Transportes
5) Material
A sequência dos assuntos que correspondem à orientação alfabética dicionária é:
A) 3 - 5 - 2 - 1 - 4
B) 3 - 2 - 1 - 4 - 5
C) 4 - 1 - 2 - 5 - 3
D) 5 - 4 - 1 - 2 - 3

29 - O conjunto de princípios (análise, arranjo, descrição, avaliação, transferência e recolhimento

dos documentos) e técnicas a serem observadas na constituição, organização, desenvolvimento e
utilização dos arquivos, denomina-se:
A) arquivoconomia
B) arquivonomia
C) arquivologia
D) arquivística

30 - O processo de análise da documentação de arquivos, visando estabelecer a sua destinação,

de acordo com seus valores probatórios e informativos denomina-se:
A) arranjo
B) avaliação
C) descrição
D) classificação

31 - O método de seleção que permite determinar o grau de representatividade de um conjunto

documental, segundo critério geográfico, alfabético, numérico e / ou cronológico chama-se:
A) suporte
B) avaliação
C) destinação
D) amostragem

32 - A Transferência de documentos dos arquivos intermediários para os arquivos permanentes é

chamada de:
A) triagem
B) seleção
C) descarte
D) recolhimento

33 - Nos arquivos, a guarda e conservação dos documentos visando à sua utilização são
características da:
a) criação
b) função
c) finalidade
d) localização
e) importância

34 - A posição em que são dispostas, fichas e documentos, e não a forma dos móveis, distinguirá
os tipos de arquivamento, que são:

138
a) aberto e fechado
b) lateral e diagonal
c) simples e composto
d) relativo e eletrônico
e) vertical e horizontal
35 - A centralização dos arquivos correntes não é apenas a reunião da documentação em único
local, como também a concentração de todas as atividades de controle de documentos. O órgão
encarregado dessa centralização é o protocolo que concentra as seguintes atividades:
A) arquivo, controle, análise e eliminação
B) expedição, controle, retenção e expurgo
C) avaliação, levantamento, movimentação e descarte
D) recebimento, registro, distribuição e movimentação
E) planejamento, análise, implantação e acompanhamento

De acordo com as regras de alfabetação, ordene os nomes das questões de nº 36 a 38.

36 - Dr. Igor Thiago Silva

a) (Dr.) Igor Thiago, Silva
b) IGOR, Thiago Silva (Dr.)
c) (Dr.) Silva, Igor Thiago
d) (Dr.) Thiago Silva, IGOR
e) SILVA, Igor Thiago (Dr.)

37 - Alba Amália Alves & Cia.

a) ALBA, AMÁLIA ALVES & CIA
b) AMÁLIA, ALVES &CIA. Alba
c) &Cia. Alba AMÁLIA ALVES
d) ALVES & CIA, Alba Amália
e) CIA, Alba Amália Alves &

38 - Moysés Matheus Filho

a) FILHO, MATEUS Moysés
b) MANTHEUS FILHO, Moysés
c) FILHO, Moysés Mateus
d) MOYSÉS, Matheus Filho
e) Matheus Moysés, FILHO

39 - O método geográfico é do sistema direto, sendo a busca feita diretamente ao documento. Este
método é preferido quando o principal elemento a ser considerado em um documento é a:
A) palavra
B) informação
C) alfabetação
D) procedência
E) correspondência

40 - A aplicação de critérios de avaliação para distinguir não só os documentos de valor eventual,

como também os que detêm valor informativo ou probatório, é efetivada no seguinte arquivo:
A) inativo
B) central
C) corrente
D) permanente
E) intermediário

41 - Realizada a análise da documentação, impõe-se a elaboração de uma tabela de:

A) temporalidade
B) equivalência

139
C) prescrição
D) valoração
E) descarte

42 - Os documentos como convites recebidos, material de divulgação de terceiros e

correspondências de congratulações são classificados como de guarda do tipo:
A) inativa
B) eventual
C) permanente
D) intermediária
E) administrativa

43 - Reunir, conservar, arranjar, descrever e facilitar a consulta dos documentos oficiais, visando
a torná-los úteis para fins administrativos, pesquisas históricas é função do arquivo:
A) corrente
B) especial
C) permanente
D) intermediário
E) especializado

44 - A passagem dos documentos da 2ª para a 3ª idade do arquivo, chama-se:

A) conservação
B) recolhimento
C) referência
D) transferência
E) encaminhamento

45 - É obra destinada à orientação dos usuários no conhecimento e na utilização dos fundos que
integram o acervo de um arquivo. É o instrumento de pesquisa mais genérico, pois se propõe a
informar a totalidade dos fundos existentes no arquivo. Este instrumento é identificado como:
A) guia
B) índice
C) catálogo
D) repertório
E) Topográfico

46 - O método de seleção que permite determinar o grau de representatividade de um conjunto

documental, segundo critério geográfico, alfabético, numérico ou cronológico é o processo de:
A) arquivamento
B) amostragem
C) destinação
D) retenção
E) seriação

47 - Os documentos de arquivos podem assumir, basicamente, dois tipos de valores que de acordo
com os seus conteúdos, podem ser:
A) ativo e passivo
B) probatório e fiscal
C) eventual e jurídico
D) transitório e definitivo
E) administrativo e histórico

48 - Denomina-se arranjo, em arquivística, a ordenação dos documentos em fundos, a ordenação

das séries dentro dos fundos e, se necessário, os itens documentais dentro das séries. As
atividades desenvolvidas no arranjo são:
A) intelectuais e físicas

140
B) científicas e culturais
C) físicas e científica
D) físicas e culturais
E) culturais e físicas

49 - O processo que na organização de arquivos correntes consiste em colocar os documentos em

sequência alfabética, numérica ou alfanumérica, de acordo com o método de arquivamento
previamente adotado, é denominado:
A) doação
B) avaliação
C) classificação
D) destinação
E) distribuição

50 - O documento, pela natureza de seu conteúdo informativo, determina medidas especiais de

proteção, quanto à sua guarda e acesso público, é classificação como:
A) sigiloso
B) oficial
C) público
D) secreto
E) urgente

51 - O arranjo tem sob sua custódia documentos resultantes da experiência humana num campo
específico, independente da forma física que apresentam, é identificado como:
A) especial
B) corrente
C) técnico
D) especializado
E) geral

52 - A possibilidade de consulta aos documentos de arquivo, a qual poderá variar em função de

cláusulas restritas, é entendida arquivisticamente como:
A) distribuição
B) divulgação
C) gênero
D) seleção
E) acesso

53 - Segundo PAES (1986:14), ao analisarmos os estatutos, regimentos, regulamentos, normas,

organogramas e demais documentos constitutivos da instituição mantenedora do arquivo,
estamos desenvolvendo a etapa de:
A) avaliação
B) levantamento
C) planejamento
D) implantação
E) acompanhamento

54 - As projeções das guias, em um arquivo corrente, possuem funções. Estas podem ser
classificadas de acordo com a necessidade de trabalho. Assim, a guia que indica a localização de
um nome ou assunto de grande frequência tem o nome de:
A) especial
B) subsidiária
C) primária
D) secundária
E) terciária

141
55 - As atividades de colocação dos papéis nas galerias, estantes ou caixas, seu empacotamento,
fixação de etiquetas etc., referem-se ao arranjo do tipo:
A) aberto
B) físico
C) funcional
D) intelectual
E) condicional

56 - Segundo as normas de organização de Arquivos Intermediários, "... ainda que a documentação

transferida do arquivo corrente permaneça no arquivo intermediário...", o acesso a ela limita-se ao
órgão:
A) produtor
B) receptor
C) organizador
D) consultor
E) acumulador

57 - Estabelecer preceitos capazes de orientar a ação dos responsáveis pela análise e seleção do
documento, com vistas à fixação de prazos para sua guarda ou eliminação, é competência da:
A) recepção
B) avaliação
C) destinação
D) organização
E) acumulação

58 - O fator norteador da constituição do fundo, segundo é a:

A) norma do documento
B) origem do documento
C) função do documento
D) organização do documento
E) subordinação do documento

59 - Um dos maiores obstáculos que precedem a identificação de fundos é a questão da hierarquia

dos:
A) documentos
B) arquivos
C) órgãos
D) itens
E) conjuntos

60 - O arranjo é "o processo de agrupamento dos documentos singulares em unidades

significativas e o agrupamento, em relação significativa de tais unidades entre si." Essa relação
significativa é o princípio da:
A) santidade
B) identificação
C) análise
D) organicidade
E) funcionalidade

61 - A sistemática de arranjo inicia-se materialmente com o:

A) processamento
B) levantamento
C) planejamento
D) recolhimento
E) agrupamento

142
62 - De acordo com a terminologia internacional sobre Arquivologia, "a sequência de documentos
da mesma natureza no interior de um fundo "é chamada de:
A) série
B) item
C) grupo
D) seção
E) divisão

63 - A descrição é tarefa típica do arquivo:

A) corrente
B) intermediário
C) permanente
D) especial
E) especializado

64 - Quando recorremos a um instrumento de pesquisa que tem a característica de uma lista

alfabética (e eventualmente cronológica) de nomes de pessoas, de lugares ou de assuntos contidos
em uma ou mais unidades arquivísticas, estamos nos referindo ao (à):
A) índice
B) repertório
D) catálogo
D) inventário
E) guia

65 - As operações intelectuais envolvidas na análise e ordenação do acervo arquivístico

denominam-se:
A) nível de descrição
B) avaliação
C) arranjo
D) identificação
E) descrição multinível

66 - Em sentido restrito, as funções fundamentais dos sistemas e serviços relacionados com o

tratamento da informação, tais como Arquivos, Bibliotecas, Centros de Informação ou Serviços de
Informação são:
A) conhecer a demanda de uso e acesso, e arquivamento
B) armazenar, avaliar e recuperar informação
C) registrar e permitir a acessibilidade às fontes de informação
D) avaliar informações sobre necessidade e densidade de uso
E) organizar e conservar os documentos

67 - Os métodos de arquivamento são responsáveis pela (o):

A) plano de armazenagem dos documentos
B) notação dos documentos
C) palavra-chave dos documentos
D) ordenação dos documentos
E) plano de destinação dos documentos

68 - Ao longo da história, tem sido objeto dos trabalhos dos especialistas de arquivo:
A) conservação, memória, organização e guarda
B) produção, tramitação, conservação e autuação
C) tratamento, conservação, geração/gestão e difusão
D) organização, apensamento, arquivamento e conservação
E) autuação, conservação, análise, análise documental e arquivamento

69 - Órgão colegiado, que tem por finalidade elaborar e implementar políticas públicas do Estado

143
do Rio de Janeiro voltadas para a gestão, preservação e acesso aos documentos de arquivos, de
forma a garantir seu pleno uso administrativo, científico e cultural e favorecer o cidadão no
exercício de seus direitos:
a) AAPE
b) COEARJ
c) ACARJ
d) CEA
e) CONEARQ

70 - A definição da política nacional de arquivos brasileiros cabe ao (a):

a) SOCINFO
b) SINAR
c) ABNT/ISSO
d) AFNOR
e) CONARQ

71 - Conforme a natureza do conteúdo, os documentos podem ser categorizados em:

A) fiscais, de pessoal, técnicos e históricos
B) administrativos, de pessoal, contábil, jurídico e técnicos
C) diplomáticos, administrativos, legais e técnicos
D) históricos, administrativos, técnicos ou especializados
E) técnicos, administrativos, contábil-financeiros, de pessoal

72 - Constituem documentação especial de arquivos os documentos:

A) audiovisuais; filmográficos; iconográficos; sonoros
B) cartográficos; fonográficos; audiovisuais; iconográficos
C) microformas; audiovisuais; cartográficos; fonográficos
D) filmográficos; cartográficos; sonoros; audiovisuais
E) fonográficos; microformas; audiovisuais; iconográficos

73 - Considerando a teoria das três idades, a avaliação dos documentos de arquivo deve ser
realizada no estágio:
A) intermediário
B) corrente / intermediário
C) intermediário / permanente
D) corrente
E) permanente

74 - Um arquivo público (federal, estadual ou municipal), para organizar a documentação

armazenada, deverá introduzir uma política de gestão dos documentos públicos considerando as
fases correntes e intermediárias, além da permanente. De imediato, o seguinte procedimento
metodológico operacional deverá ser implementado:
A) arranjo e destinação da produção documental
B) otimização dos procedimentos e das atividades arquivísticas
C) avaliação, seleção, arquivamento e microfilmagem
D) levantamento da produção documental
E) controle do fluxo de documentos

75 - Segundo recomendação da Câmara Técnica de Avaliação de Documentos (2001), os órgãos

que adotarem a tabela de temporalidade desenvolvida por eles deverão compor:
A) Comissão Permanente de Avaliação e Grupo de Trabalho para execução de procedimentos
metodológicos
B) Comissão Permanente de Avaliação e Destinação
C) Comitê Multidisciplinar de Gestão e Comissão de Avaliação dos Documentos
D) Grupo de Trabalho para atualização das informações constantes da Tabela de Temporalidade
E) Equipe Técnica para Manutenção da Tabela de Temporalidade

144
76 - O procedimento arquivístico destinado a assegurar as atividades de acondicionamento,
armazenamento, conservação e restauração de documentos denomina-se:
A) preservação
B) descrição
C) conservação
D) restauração
E) avaliação

77 - Os itens abaixo apresentam diferentes definições para os Arquivos. Qual das alternativas é a
mais completa?
A) Conjunto organizado de documentos produzidos ou recebidos e preservados por instituições públicas
ou privadas (pessoa jurídica e física), visando sua futura recuperação.
B) Conjunto organizado de documentos preservados para fins administrativos e jurídicos, servindo para
futura tomada de decisão.
C) São coleções de papéis e documentos que guardados em fichários arquivo, preservam a memória e
guardam a história.
D) Tratam da organização de papéis e de documentos desorganizados.
E) Nenhuma está correta.

78 - Os métodos de arquivamento mais conhecidos levam em conta:

A) as tabelas de classificação dos documentos.
B) a ordem alfabética, numérica e a alfanumérica, sendo que este último considera números e letras.
C) as tabelas de temporalidade.
D) o ciclo vital dos documentos.
E) as regras de alfabetação, indicadas no código anglo americano.

79 - Na terminologia arquivística, o esquema preestabelecido para armazenamento, ordenação e

classificação de documentos é um conceito atribuído para a elaboração do plano de:
A) ordenação.
B) destinação.
C) classificação.
D) arquivamento.
E) armazenamento

80 - Para que o arquivamento dos documentos seja feito de forma correta, o arquivista deve seguir
determinadas rotinas.
As rotinas abaixo relacionadas encontram-se de forma desordenada. Numere-as para indicar a
sequência correta.
1- ( ) Promover a restauração das folhas em mau estado de conservação.........................................
2 - ( ) Receber os documentos e examiná-los a fim de não serem guardados aqueles cujas ações ainda
não tenham sido concluídas.
3 - ( ) Avaliar as gavetas do arquivo corrente, transferindo ou recolhendo o material de consulta para o
arquivo intermediário ou permanente, ou ainda propondo a eliminação dos documentos que tenham
perdido o seu valor documental ou correspondam a duplicatas desnecessárias.
4 - ( ) Arquivar todos os documentos de acordo com o método adotado.
5 - ( ) Preencher as Folhas de Referência no caso de o documento exigir mais de uma classificação.
6 - ( ) Classificar as cópias da correspondência expedida, anotando o código adotado em todas as
cópias.
7 - ( ) Arquivar uma cópia por assunto, no dossiê próprio, acompanhada dos antecedentes que lhe
deram origem, se for o caso.
8 - ( ) Verificar a classificação atribuída no ato do recebimento, ratificando-a ou retificando-a.
9 - ( ) Encaminhar a cópia em papel de cor distinta das demais ao órgão que elaborou a
correspondência.
10 - ( ) Arquivar outra cópia em ordem numérico-cronológica.
11 - ( ) Dar as buscas necessárias para atender aos pedidos de antecedentes feitos pelo setor de

145
recebimento e classificação ou a esclarecimentos solicitados pelo setor de registro e movimentação.
12 - ( ) Conservar em ordem os documentos arquivados.

A sequência numérica correta das rotinas de cima para baixo, é

A) 4, 1, 9, 8, 5, 3, 6, 2, 7, 12, 11, 10
B) 3, 1, 10, 6, 2, 9, 8, 5, 7, 12, 4, 11
C) 3, 1, 11, 9, 5, 4, 7, 2, 6, 8, 12, 10
D) 4, 1, 10, 9, 3, 5, 8, 2, 6, 7, 12, 11
E) 3, 1, 11, 6, 4, 9, 7, 2 ,8, 5, 12, 10

81 - A Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística - ISAAD (G), 2ª. edição, adotada pelo
Comitê de Normas de Descrição em Estocolmo, (1999) esclarece que as regras contidas na norma
não dão orientação para a descrição de documentos:
A) de valor secundário.
B) especializados.
C) em suporte midiático.
D) especiais.
E) permanentes.

82 - Atenção: Para responder à questão, considere a afirmação abaixo.

Num sistema informatizado de gestão arquivística de documentos, há requisitos que são obrigatórios
(O), altamente desejáveis (AD) e facultativos (F).
Dentre os requisitos referentes à classificação e aos metadados das unidades de arquivamento figuram:
I. permissão para que os usuários criem referências cruzadas para unidades de arquivamento afins;
II. permissão para classificar um número ilimitado de unidades de arquivamento dentro de uma mesma
classe;
III. permissão para que o administrador, no caso de reclassificação de unidades de arquivamento ou
documentos, introduza as razões do procedimento.
Tais requisitos são, respectivamente,
a) O, F e AD.
b) O, AD e F.
c) AD, O e F.
d) F, AD e O.
e) F, O e AD.

83- A ISDIAH é uma norma internacional que tem por objetivo

A) estabelecer "diretrizes gerais para a preparação de descrições arquivísticas".
B) dar "diretivas para a preparação de registros de autoridade arquivística que forneçam descrições de
entidades (entidades coletivas, pessoas e famílias) relacionadas à produção e manutenção de arquivos".
C) apresentar "regras gerais para a normalização de descrições de instituições com acervos arquivísticos".
D) dar "diretivas para a preparação de descrições de funções de entidades coletivas associadas à
produção e manutenção de arquivos".
E) fornecer "à profissão arquivística regras de conduta de alto nível".

84 - Os registros de autoridade arquivística foram criados, primordialmente, para documentar o

contexto da produção de documentos. Para tornar esta documentação útil é necessário associar
os registros de autoridade a descrições de documentos conforme a Norma Internacional de
Registro de Autoridade Arquivística para Entidades Coletivas, Pessoas e Famílias - ISAAR (CPF)
(2003).
Neste contexto, se o registro de autoridade é para uso internacional, devemos usar na descrição:
A) o código do arquivo no qual este registro de autoridade foi criado.
B) o código da empresa no qual este registro de autoridade foi criado.
C) o código do arranjo no qual este registro de autoridade foi criado.
D) o código fundo no qual este registro de autoridade foi criado.
E) o código do país no qual este registro de autoridade foi criado.

146
85 - Na NOBRADE as condições de acesso referem-se às informações sobre as restrições bem
como em quais estatutos legais ou outros regulamentos se baseiam.
Assinale a alternativa que apresenta os dois níveis de restrição de uso obrigatório.
A) Nível 0 e 1
B) Nível 0 e 2
C) Nível 1 e 2
D) Nível 0 e 3
E) Nível 3 e 4

86 - A Norma Internacional de Descrição Arquivística - ISAAD (G) estabelece, em seu glossário, a

definição de autor.
Assinale a alternativa que apresenta a definição correta.
A) indivíduo ou entidade coletiva responsável pela descrição do documento.
B) indivíduo ou entidade coletiva responsável pela produção do documento.
C) indivíduo ou entidade coletiva responsável pelo conteúdo intelectual de um documento.
D) indivíduo ou entidade coletiva responsável pela disseminação do documento.
E) indivíduo ou entidade coletiva responsável pela propriedade do documento.

87 - Atenção: Para responder à questão, considere a afirmação abaixo.

Num sistema informatizado de gestão arquivística de documentos, há requisitos que são obrigatórios
(O), altamente desejáveis (AD) e facultativos (F).
Dentre os requisitos referentes à configuração e administração do plano de classificação figuram:
I. permissão para que usuários autorizados acrescentem novas classes sempre que necessário;
II. permissão para que usuários autorizados tornem inativa uma classe não mais utilizada;
III. previsão de pesquisa e navegação na estrutura do plano de classificação por meio de interface gráfica.
Tais requisitos são, respectivamente,
a) F, O e AD.
b) O, AD e F.
c) AD, O e F.
d) O, F e AD.
e) F, AD e O.

88 - Arquivos são conjuntos de documentos acumulados ao longo do funcionamento de uma

instituição, à medida que se desenvolvem suas diferentes atividades. Como os documentos
refletem tais atividades e permitem conhecê-las, costuma-se afirmar que os arquivos têm caráter
A) educacional.
B) cultural.
C) científico.
D) cívico.
E) probatório.

89 - De acordo com o Manual de padronização da organização de escritórios, publicado pela

Agência Estadual de Defesa Agropecuária do Maranhão em outubro de 2017, os documentos
técnicos e administrativos gerados pelos escritórios de atendimento devem ser repassados aos
chefes das Unidades Regionais. Estes, por sua vez, devem encaminhá-los para a Unidade Central,
onde serão distribuídos aos respectivos destinatários pelo serviço de
A) almoxarifado.
B) protocolo.
C) marketing.
D) cadastramento.
E) fiscalização.

90 - Um dos motivos para a manutenção dos documentos nos arquivos correntes é

A) o valor informativo.
B) o prazo precaucional.

147
C) o encerramento da tramitação.
D) a destinação final.
E) a grande possibilidade de uso dos documentos.

91 - A gestão de documentos eletrônicos ou convencionais envolve uma série de operações

técnicas, concentradas nas seguintes fases da vida de um documento de arquivo:
A) administrativa e histórica.
B) técnica e permanente.
C) corrente e intermediária.
D) produtiva e comprobatória.
E) funcional e inativa.

92 - É o conjunto de procedimentos e operações técnicas, característico do sistema de gestão

arquivística de documentos, processado por computador e capaz de gerenciar, simultaneamente,
os documentos digitais e os convencionais:
A) e-ARQ.
B) ISAD (G).
C) SICONFI.
D) SIGAD.
E) ISAAR (CPF).

93 - A trilha de auditoria, além de se configurar em um histórico de todas as intervenções, ou

tentativas de intervenção feitas no documento e no SIGAD, funciona também, relacionada à
documentação arquivística digital, como um:
A) plano de ação.
B) instrumento de avaliação.
C) metadado.
D) conjunto de procedimentos.
E) suporte de ação.

94 - Sobre documentos de arquivo em ambiente digital, é correto afirmar que

A) todo documento digital é um documento digitalizado, mas nem todo documento digitalizado é um
documento digital.
B) o Gerenciamento Eletrônico de Documentos − GED contempla todo o ciclo vital dos arquivos.
C) um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística − SIGAD não é capaz de manter a relação orgânica
entre os documentos.
D) todas as cópias dos documentos eliminados, incluindo cópias de segurança e cópias de preservação,
independentemente de suporte, deverão ser destruídas.
E) a finalidade principal da digitalização é a eliminação de documentos, reduzindo custos de
armazenamento.

95 - Na terminologia arquivística, arquivo e fundo são conceitos

A) opostos.
B) complementares.
C) equivalentes.
D) mutuamente excludentes.
E) contraditórios.

Gabarito

01 - D 02 - C 03 - B 04 - A 05 - C 06 - E 07 - A 08 - A 09 - B 10 - E
11 - A 12 - B 13 - D 14 - B 15 - C 16 - B 17 - A 18 - E 19 - C 20 - C
21 - D 22 - C 23 - B 24 - C 25 - A 26 - B 27 - D 28 - A 29 - D 30 - B
31 - D 32 - D 33 - B 34 - E 35 - D 36 - E 37 - A 38 - B 37 - D 40 - C
41 - A 42 - B 43 - C 44 - B 45 - A 46 - B 47 - E 48 - A 49 - C 50 - A

148
51 - D 52 - E 53 - B 54 - A 55 - B 56 - A 57 - B 58 - B 59 - C 60 - D
61 - D 62 - A 63 - C 64 - A 65 - C 66 - B 67 - D 68 - C 69 - E 70 - E
71 - E 72 - A 73 - D 74 - D 75 - A 76 - A 77 - A 78 - B 79 - C 80 - C
81 - D 82 - E 83 - C 84 - E 85 - A 86 - C 87 - B 88 - E 89 - B 90 - E
91 - C 92 - D 93 - C 94 - D 95 - C ***** ****** ****** ****** ******

Coletânea de Exercícios 3
Gabarito: no final da Coletânea de exercícios

Responda "certo" ou " errado"

01 - De acordo com a teoria arquivística, os documentos arquivados na fase corrente possuem valor
primário e secundário.

02 - No método de arquivamento ideográfico, o principal elemento adotado para a recuperação da

informação é o assunto.

03 - Ocorrendo o empréstimo de documentos do acervo, o profissional responsável pelo arquivamento e

desarquivamento deve utilizar a guia-fora para indicar a retirada do documento.

04 - Os procedimentos teóricos da arquivística indicam que o arquivamento de documentos deve ser

posterior à sua classificação, a qual deve ter como base o plano de classificação da instituição.

05 - O prazo indicado para o arquivamento de documentos na fase intermediária é de 10 a 20 anos.

06 - Além dos documentos textuais, os arquivos ocupam-se do gerenciamento e arquivamento de

documentos pertencentes ao gênero iconográfico, filmográfico e sonoro.

07 - De acordo com a teoria arquivística, os atos de correspondência, como os ofícios, as cartas e os

memorandos, devem ser arquivados obedecendo à classificação de "Recebidos", para os documentos
encaminhados à instituição, e "Expedidos", para aqueles produzidos pela instituição.

08 - No que se refere ao arquivamento de documentos, é indicado que a instituição adote um método de

arquivamento único.

09 - Os documentos que refletem a origem e os objetivos da instituição possuem valor secundário e, na

terceira fase do ciclo vital, são de guarda permanente.

10 - Somente serão aceitos, nos arquivos, os processos que, finalizado o trâmite, possuírem o indicativo
"arquive-se", aposto pela autoridade competente.

Gabarito

01 - E 02 - C 03 - C 04 - C 05 - E
06 - C 07 - E 08 - E 09 - C 10 - C

149
 Legislação pertinente

Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991

* Política nacional de arquivos públicos e privados

Decreto nº 1.799, de 30 de janeiro de 1996

* Microfilmagem de documentos oficiais

Resolução nº 10, de 6 de dezembro de 1999

* Adoção de símbolos ISO nas sinaléticas a serem utilizadas no processo de
microfilmagem de documentos arquivísticos.

Decreto nº 4.915, de 12 de dezembro de 2003

Dispõe sobre o Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA

Decreto nº 4.073, de 03 de janeiro de 2002

Regulamenta a Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional
de arquivos públicos e privados.

Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991

Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências.

O PRESIDENTE DA REPÚBLICA
Faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei:

CAPÍTULO I
DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 1º - É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos,
como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos
de prova e informação.

Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e
recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do
exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da
informação ou a natureza dos documentos.

150
Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas
referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária,
visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Art. 4º - Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de
interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos que serão prestadas no prazo da lei, sob
pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade
e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das
pessoas.

Art. 5º - A administração pública franqueará a consulta aos documentos públicos na forma da Lei.

Art. 6º - Fica resguardado o direito de indenização pelo dano material ou moral decorrente da violação do
sigilo, sem prejuízo das ações penal, civil e administrativa.

CAPÍTULO II
DOS ARQUIVOS PÚBLICOS
Art. 7º - Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de
suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em
decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.
§ 1º - São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter
público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas
atividades.
§ 2º - A cessação de atividade de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento de sua
documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora.

Art. 8º - Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes.

§ 1º - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação,
constituam objeto de consultas frequentes.
§ 2º - Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos
produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para
guarda permanente.
§ 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo
que devem ser definitivamente preservados.

Art. 9º - A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será
realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de
competência.

Art. 10 - Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.

CAPÍTULO III
DOS ARQUIVOS PRIVADOS
Art. 11 - Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por
pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades.

Art. 12 - Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público e
social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e
desenvolvimento científico nacional.

Art. 13 - Os arquivos privados identificados como de interesse público e social não poderão ser alienados
com dispersão ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior.
Parágrafo único - Na alienação desses arquivos o Poder Público exercerá preferência na aquisição.

151
Art. 14 - O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse público e social
poderá ser franqueado mediante autorização de seu proprietário ou possuidor.

Art. 15 - Os arquivos privados identificados como de interesse público e social poderão ser depositados a
título revogável, ou doados a instituições arquivísticas públicas.

Art. 16 - Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente à vigência do

Código Civil ficam identificados como de interesse público e social.

CAPÍTULO IV
DA ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE INSTITUIÇÕES
ARQUIVÍSTICAS PÚBLICAS
Art. 17 - A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições
arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais.
§ 1° - São arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e
do Poder Judiciário. São considerados, também, do Poder Executivo os arquivos do Ministério da Marinha,
do Ministério das Relações Exteriores, do Ministério do Exército e do Ministério da Aeronáutica.
§ 2° - São Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do
Poder Judiciário.
§ 3° - São Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o
arquivo do Poder Judiciário.
§ 4° - São Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo.
§ 5° - Os arquivos públicos dos Territórios são organizados de acordo com sua estrutura político-jurídica.

Art. 18 - Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos
pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda,
e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos.
Parágrafo único - Para o pleno exercício de suas funções, o Arquivo Nacional poderá criar unidades
regionais.

Art. 19 - Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gestão e o recolhimento dos documentos
produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exercício de suas funções, bem como preservar
e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.

Art. 20 - Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão e o recolhimento dos documentos
produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suas funções, tramitados em juízo e
oriundos de cartórios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua
guarda.

Art. 21 - Legislação Estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os critérios de organização e

vinculação dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos,
observado o disposto na Constituição Federal, e nesta Lei.

CAPÍTULO V
DO ACESSO E DO SIGILO DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS
Art. 22 - É assegurado o direito de acesso pleno aos documentos públicos.

Art. 23 - Decreto fixará as categorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos órgãos públicos na
classificação dos documentos por eles produzidos.
§ 1° - Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado, bem como
aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem
das pessoas são originalmente sigilosos.
§ 2° - O acesso aos documentos sigilosos referentes à segurança da sociedade e do Estado será restrito
por um prazo máximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produção, podendo esse prazo ser
prorrogado, por uma única vez, por igual período.

152
§ 3° - O acesso aos documentos sigilosos referentes à honra e a imagem das pessoas será restrito por
um prazo máximo de 100 (cem) anos, a contar da data de sua produção.

Art. 24 - Poderá o Poder Judiciário, em qualquer instância, determinar a exibição reservada de qualquer
documento sigiloso, sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento de situação
pessoal da parte.
Parágrafo único - Nenhuma norma de organização administrativa será interpretada de modo a, por
qualquer forma, restringir o disposto neste artigo.
(Artigos e parágrafos Revogados pela Lei nº 12.527, de 2011)

DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 25 - Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor,
aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse
público e social.

Art. 26 - Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, órgão vinculado ao Arquivo Nacional,
que definirá a política nacional de arquivos, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos -
SINAR.
§ 1° - O Conselho Nacional de Arquivos será presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado
por representantes de instituições arquivísticas e acadêmicas, públicas e privadas.
§ 2° - A estrutura e funcionamento do Conselho criado neste artigo serão estabelecidos em regulamento.

Art. 27 - Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 28 - Revogam-se as disposições em contrário.

Brasília, em 08 de janeiro de 1991; 170° da Independência e 103° da República.
FERNANDO COLLOR
Jarbas Passarinho
(Diário Oficial da União, de 09 janeiro de 1991, e pub. ret. em 28 de janeiro de 1991)

Decreto nº 1.799, de 30 de janeiro de 1996

Regulamenta a Lei n° 5433, de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais, e dá
outras providências.

O Presidente da República, no uso das atribuições que lhe confere o art. 84, inciso IV, da Constituição e
tendo em vista o disposto no art. 3° da Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968
Decreta:

Art.1. A microfilmagem, em todo território nacional, autorizada pela Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968,
abrange a dos documentos oficiais ou públicos, de qualquer espécie e em qualquer suporte, produzidos e
recebidos pelos órgãos dos Poderes Executivo, Judiciário e Legislativo, da Administração Indireta, da
União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, bem como a dos documentos particulares ou
privados, de pessoas físicas ou jurídicas.

Art. 2°. A emissão de cópias, traslados e certidões extraídas de microfilmes, bem assim a autenticação
desses documentos, para que possam produzir efeitos legais, em juízo ou fora dele, é regulada por este
Decreto.

Art. 3°. Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo de reprodução em
filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de
redução.

153
Art. 4°. A microfilmagem será feita em equipamentos que garantam a fiel reprodução das informações,
sendo permitida a utilização de qualquer microforma.

Parágrafo único. Em se tratando da utilização de microfichas, além dos procedimentos previstos neste
Decreto, tanto a original como a cópia terão, na sua parte superior, área reservada a titulação, a
identificação e a numeração sequencial legíveis com a vista desarmada, bem como fotogramas destinados
à indexação.

Art. 5°. A microfilmagem, de qualquer espécie, será feita sempre em filme original, com o mínimo de 180
linhas por milímetro de definição, garantida a segurança e qualidade de imagem e de reprodução.

§ 1°. Será obrigatória, para efeito de segurança, a extração de filme cópia, do filme original.

§ 2°. Fica vedada a utilização de filmes atualizáveis de qualquer tipo, tanto para a confecção do original
como para a extração de cópias.

§ 3°. O armazenamento do filme original deverá ser feito em local diferente do seu filme cópia.

Art. 6°. Na microfilmagem poderá ser utilizado qualquer grau de redução, garantida a legibilidade e a
qualidade de reprodução.

Parágrafo único. Quando se tratar de original cujo tamanho ultrapasse a dimensão máxima do campo
fotográfico do equipamento em uso, a microfilmagem poderá ser feita por etapas, sendo obrigatória a
repetição de uma parte da imagem anterior na imagem subsequente, de modo que se possa identificar,
por superposição, a continuidade entre as seções adjacentes microfilmadas.

Art. 7º. Na microfilmagem de documentos cada série será sempre precedida de imagem
de abertura, com os seguintes elementos:
I - identificação do detentor dos documentos a serem microfilmados;
II - número do microfilme, se for o caso;
III - local e a data da microfilmagem;
IV - registro no Ministério da Justiça;
V - ordenação, identificação e resumo da série de documentos a serem microfilmados;
VI - menção, quando for o caso, de que a série de documentos a serem microfilmados é continuação da
série contida em microfilme anterior;
VII - identificação do equipamento utilizado, da unidade filmada e do grau de redução;
VIII - nome por extenso, qualificação funcional, se for o caso, e assinatura do detentor dos documentos a
serem microfilmados;
IX - nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade, cartório ou
empresa executora da microfilmagem.

Art. 8° No final da microfilmagem de cada série será sempre reproduzida a imagem de encerramento,
imediatamente após o último documento, com os seguintes elementos:
I - identificação do detentor dos documentos microfilmados;
II - informações complementares relativas ao item V do artigo 6 deste Decreto;
III - termo de encerramento atestando a fiel observância às disposições do presente Decreto;
IV - menção, quando for o caso, de que a série de documentos microfilmados continua em microfilme
posterior;
V - nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade, cartório ou
empresa executora da microfilmagem.

Art. 9° Os documentos da mesma série ou sequência, eventualmente omitidos quando da microfilmagem,

ou aqueles cujas imagens não apresentarem legibilidade, por falha de operação ou por problema técnico,
serão reproduzidos posteriormente, não sendo permitido corte ou inserção no filme original.

§ 1° A microfilmagem destes documentos será precedida de uma imagem de observação, com os

154
seguintes elementos:
a) identificação do microfilme, local e data;
b) descrição das irregularidades constatadas;
c) nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade, cartório ou empresa
executora da microfilmagem.
§ 2° É obrigatório fazer indexação remissiva para recuperar as informações e assegurar a localização dos
documentos.
§ 3° Caso a complementação não satisfaça os padrões de qualidade exigidos, a microfilmagem dessa
série de documentos deverá ser repetida integralmente.

Art. 10°. Para o processamento dos filmes serão utilizados equipamentos e técnicas que assegurem ao
filme alto poder de definição, densidade uniforme e durabilidade.

Art. 11. Os documentos, em tramitação ou em estudo, poderão, a critério da autoridade competente, ser
microfilmados, não sendo permitida a sua eliminação até a definição de sua destinação final.

Art. 12. A eliminação de documentos, após a microfilmagem, dar-se-á por meios que garantam sua
inutilização, sendo a mesma precedida de lavratura de termo próprio e após a revisão e a extração de
filme cópia.

Parágrafo único. A eliminação de documentos oficiais ou públicos só deverá ocorrer se a mesma estiver
prevista na tabela de temporalidade do órgão, aprovada pela autoridade competente na esfera de atuação
do mesmo e respeitado o disposto no art. 9° da Lei n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991.

Art. 13. Os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente, não poderão ser eliminados
após a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo público de sua esfera de atuação ou preservados
pelo próprio órgão detentor.

Art. 14. Os traslados, as certidões e as cópias em papel ou em filme de documentos microfilmados, para
produzirem efeitos legais em juízo ou fora dele, terão que ser autenticados pela autoridade competente
detentora do filme original.

§ 1° Em se tratando de cópia em filme, extraída de microfilmes de documentos privados, deverá ser emitido
termo próprio, no qual deverá constar que o filme que o acompanha é cópia fiel do filme original, cuja
autenticação far-se-á nos cartórios que satisfizerem os requisitos especificados no artigo seguinte.

§ 2° Em se tratando de cópia em papel, extraída de microfilmes de documentos privados, a autenticação

far-se-á por meio de carimbo aposto, em cada folha, nos cartórios que satisfizerem os requisitos
especificados no artigo seguinte.

§ 3° A cópia em papel, de que trata o parágrafo anterior, poderá ser extraída utilizando-se qualquer meio
de reprodução, desde que seja assegurada a sua fidelidade e qualidade de leitura.

Art. 15. A microfilmagem de documentos poderá ser feita por empresas e cartórios habilitados nos termos
deste Decreto.
Parágrafo único. Para exercer a atividade de microfilmagem de documentos, as empresas e cartórios, a
que se refere este artigo, além da legislação a que estão sujeitos, deverão requerer registro no Ministério
da Justiça e sujeitar-se à fiscalização que por este será exercida quanto ao cumprimento do disposto no
presente Decreto. (Revogado pelo Decreto nº 10.148, de 2019)

Art. 16. As empresas e os cartórios, que se dedicarem à microfilmagem de documentos de terceiros,

fornecerão, obrigatoriamente, um documento de garantia, declarando:
I - que a microfilmagem foi executada de acordo com o disposto neste Decreto;
II - que se responsabilizam pelo padrão de qualidade do serviço executado;
III - que o usuário passa a ser responsável pelo manuseio e conservação das microformas.

155
Art. 17. Os microfilmes e filmes cópia, produzidos no exterior, somente terão valor legal, em juízo ou fora
dele, quando:
I - autenticados por autoridade estrangeira competente;
II - tiverem reconhecida pela autoridade consular brasileira a firma da autoridade estrangeira que os houver
autenticado;
III - forem acompanhados de tradução oficial.

Art. 18. Os microfilmes originais e os filmes cópia resultantes da microfilmagem de documentos sujeitos à
fiscalização, ou necessários à prestação de contas, deverão ser mantidos pelos prazos de prescrição a
que estariam sujeitos os seus respectivos originais.

Art. 19. As infrações, às normas deste Decreto, por parte dos cartórios e empresas registrados no
Ministério da Justiça sujeitarão o infrator, observada a gravidade do fato, às penalidades de advertência
ou suspensão do registro, sem prejuízo das sanções penais e civis cabíveis.

Parágrafo único. No caso de reincidência por falta grave, o registro será cassado definitivamente.

Art. 20. O Ministério da Justiça expedirá as instruções que se fizerem necessárias ao cumprimento deste
Decreto.

Art. 21. Revoga-se o decreto n° 64.398, de 24 de abril de 1969.

Art. 20. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.

Brasília, 30 de janeiro de 1996, 175° da Independência e 108° da República

FERNANDO HENRIQUE CARDOSO

ARQUIVO NACIONAL
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
Resolução nº 10, de 6 de dezembro de 1999
(D.O.U. 22/12/1999)

Dispõe sobre a adoção de símbolos ISO nas sinaléticas a serem utilizadas no processo de microfilmagem
de documentos arquivísticos.

O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ, no uso de suas atribuições

previstas no item IX, do art.18, de seu Regimento Interno, de conformidade com deliberação do Plenário,
em sua 15ª reunião ordinária realizada no dia 6 de dezembro de 1999 e,

Considerando os dispositivos da Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968, regulamentada pelo Decreto nº 1.799,
de 30 de janeiro de 1996 e da Portaria MJ nº 58, de 20 de junho de 1996, que tratam da microfilmagem de
documentos arquivísticos;

Considerando os resultados da Comissão Especial criada pela Portaria CONARQ nº 30, de 22 de fevereiro
de 1999, com a finalidade de adequar os símbolos de normas ISO de sinaléticas técnicas à microfilmagem
de documentos arquivísticos;

Considerando a necessidade de que a microfilmagem dos documentos arquivísticos seja realizada dentro
dos padrões e normas internacionais, resolve:

156
Art. 1º Adotar, no processo de microfilmagem de documentos arquivísticos, símbolos constantes da ISO
9878/1990, anexo 1, e o roteiro de sinaléticas, anexo 2.

Art. 2º Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.

JAIME ANTUNES DA SILVA
____________________________________________________________

ANEXO 1

SÍMBOLOS UTILIZADOS - ISO 9878/1990

1) Símbolos obrigatórios a serem utilizados em todos os rolos:

Fim do rolo.

Início do rolo. End of roll.

(*)
Beginning of roll. 0075

(*)
0076

Continuação de outro
rolo
Continua em outro
rolo. Continued from
another roll.
Continued on another
(*)
roll. 0491

(*)
0490

2) Símbolos obrigatórios a serem utilizados em todos os rolos, caso a documentação tenha

continuidade:

Continuação de outro
rolo
Continua em outro
rolo. Continued from
another roll.
Continued on another
(*)
roll. 0491

(*)
0490

3) Símbolos obrigatórios a serem microfilmados junto com os documentos, conforme a situação:

157
 Original ilegível. Original em cores.

Original difficult to read. Original in colour.

(*) (*)
0077 0488

Texto deteriorado. Repetição de

imagem.
Encadernação defeituosa.
Repetition of image.
Damaged text.
(*)
0080
Wrong binding.

(*)
0078

Páginas e/ou
números em falta.
Numeração incorreta.
Missing pages
Data incorreta. and/or issues.

(*)
Incorrect numbering. 0081

Incorrect date.

(*)
0079

(*) Números de referência da Norma ISO 7000/1984, incluídos na ISO 9878/1990.

OBS: As letras e números das mensagens, que acompanham os símbolos obrigatórios indicados no item
1, deverão ser apresentados na fonte ARIAL, em tamanho igual ou superior a 70 pontos. Para os símbolos
indicados no item 2, o tamanho poderá variar entre 14 e 30 pontos. Na ausência da fonte ARIAL, usar
letras e números não serifados, isto é, sem qualquer tipo de adorno, em tamanho igual ou superior a 18
milímetros para os símbolos indicados no item 1. Para os símbolos indicados no item 2, o tamanho poderá
variar entre 3 e 7 milímetros.

ANEXO 2
ROTEIRO DE SINALÉTICAS - QUADRO DE APLICAÇÃO
I - SINALÉTICAS QUE ANTECEDEM À SEQUÊNCIA DE DOCUMENTOS A SEREM
MICROFILMADOS:

158
 SINALÉTICAS SÍMBOLOS ISO CORPO DAS LETRAS E INFORMAÇÕES SOBRE O USO
NÚMEROS

ARIAL OU SIMILAR 1
(ANEXO 1) PONTOS MILÍMETROS
1. INÍCIO DO ROLO 70 18 Deve constar de todos os rolos
para que não restem dúvidas
quanto ao início do filme.
ou superior ou superior
2. CONTINUAÇÃO DE 70 18 Deve ser usada para informar
OUTRO ROLO que os documentos que
precedem os que serão
ou superior ou superior
microfilmados encontram-se
em outro rolo.
3. IMAGEM DE __ 14 a 30 3a7 Deve ser usada para indicar as
OBSERVAÇÃO omissões, problemas de
legibilidade ou outras
ocorrências previstas no art. 9º
do Decreto nº 1.799, de 30
janeiro de 1996.
4. DENSIDADE UNIFORME __ __ __ Deve constar de todos os rolos
uma folha em branco,
preferencialmente com as
características do papel
fotográfico fosco, que permita
a medição da densidade do
microfilme.
5. NÚMERO DO FILME __ 70 18 Cada rolo de microfilme poderá
receber um número, para fins
de identificação, registro,
ou superior ou superior
controle e acesso.
6. LOGOTIPO E __ 14 a 30 3a7 Deve constar de todos os rolos.
IDENTIFICAÇÃO DA Caso a instituição possua
INSTITUIÇÃO DETENTORA logotipo, este poderá integrar a
DO ACERVO sinalética.
7. LOGOTIPO E __ 36 a 58 9 a 15 Pode ser usada quando a
IDENTIFICAÇÃO DO microfilmagem decorrer de
PROJETO DE patrocínio, convênio,
MICROFILMAGEM intercâmbio etc.
8. RESTRIÇÕES QUANTO __ 14 a 30 3a7 Pode ser usada para informar
À REPRODUÇÃO ao usuário que a instituição se
reserva o direito de recusar
pedidos de reprodução de
documentos de seu acervo,
que violem dispositivos legais
em vigor, tais como: Lei nº
9.610, de 19 de fevereiro de
1998 (Direitos Autorais), Lei nº
8.159, de 8 de janeiro de 1991
(Lei de Arquivos) e seus
decretos regulamentadores.

(1) Usar a fonte ARIAL, no tamanho indicado em pontos. Na ausência dessa fonte, usar letras e
números não serifados, isto é, letras e números sem qualquer tipo de adorno, no tamanho indicado
em milímetros

159
 SINALÉTICAS SÍMBOLOS ISO CORPO DAS LETRAS E NÚMEROS INFORMAÇÕES SOBRE O USO

ARIAL OU SIMILAR 2

(ANEXO 1) PONTOS MILÍMETROS

9. SÍMBOLOS UTILIZADOS ANEXO 1
10. IMAGEM DE ABERTURA
11. IDENTIFICAÇÃO DO
FUNDO / COLEÇÃO
12. CONTEÚDO DO ROLO
13. CARTÃO DE
RESOLUÇÃO
14. SEPARAÇÃO DE
CONJUNTOS
DOCUMENTAIS
15. GRAU DE REDUÇÃO
14 a 30 3a7 Deve constar de todos os rolos,
visando à orientação do
usuário.
__ 14 a 30 3a7 Deve constar de todos os rolos,
para a identificação dos
documentos e dos
procedimentos utilizados na
microfilmagem, em
conformidade com o art. 7º do
Decreto nº 1.799/96.
__ 70 18 Pode ser usada para destacar
conjuntos documentais
(fundos, coleções, séries etc.),
ou superior ou superior
acrescentando outras
informações de interesse para
a melhor orientação do usuário.
__ 36 a 58 9 a 15 Deve ser usada para identificar
e localizar os documentos que
integram um mesmo rolo.
__ __ __ Deve constar de todos os rolos
para permitir a realização de
testes de qualidade.
__ __ __ Pode ser usada antes de cada
conjunto documental para
alertar o usuário da mudança
de um conjunto documental
para outro. Mais conhecida
como ZEBRA.
__ 36 a 58 9 a 15 Deve constar de todos os rolos
para informar os graus de
redução adotados. Sempre que
houver necessidade de
alteração do grau de redução
para determinado conjunto
documental, o novo grau de
redução adotado deverá ser
informado.

(2) Usar a fonte ARIAL, no tamanho indicado em pontos. Na ausência dessa fonte, usar letras e
números não serifados, isto é, letras e números sem qualquer tipo de adorno, no tamanho indicado
em milímetros

II - SINALÉTICAS POSTERIORES À SEQUÊNCIA DE DOCUMENTOS MICROFILMADOS:

160
 SINALÉTICAS SÍMBOLOS ISO CORPO DAS LETRAS E NÚMEROS INFORMAÇÕES SOBRE O
USO
ARIAL OU SIMILAR
(ANEXO 1) PONTOS MILÍMETROS
1. DENSIDADE __ __ __ Deve constar de todos os
UNIFORME rolos uma folha em branco,
preferencialmente com as
características do papel
fotográfico fosco, que permita
a medição da densidade do
microfilme.
2. CARTÃO DE __ __ __ Deve constar de todos os
RESOLUÇÃO rolos para permitir a
realização de testes de
qualidade.
3. IMAGEM DE __ 14 a 20 3a7 Deve constar de todos os
ENCERRAMENTO rolos, contendo as
informações previstas no art.
8º do Decreto nº 1.799/96.
4. CONTINUA EM OUTRO 70 18 Deve ser usada para informar
ROLO que documentos do mesmo
conjunto documental
ou superior ou superior
encontram-se microfilmados
em outro rolo.
5. FIM DO ROLO 70 18 Deve constar de todos os
rolos para que não restem
dúvidas quanto ao fim do
ou superior ou superior
filme.

Decreto nº 4.915, de 12 de dezembro de 2003

Publicado no DOU de 15.12.2003

Dispõe sobre o Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos da administração pública federal. (Redação
dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)

O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, no uso das atribuições que lhe confere o art. 84, incisos IV e VI,
alínea "a", da Constituição, e tendo em vista o disposto no art. 30 do Decreto-Lei no 200, de 25 de fevereiro
de 1967, no art. 18 da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, e no Decreto no 4.073, de 3 de janeiro de
2002,
DECRETA:

Art. 1º As atividades de gestão de documentos no âmbito dos órgãos e entidades da administração

pública federal ficam organizadas sob a forma de sistema denominado Sistema de Gestão de Documentos
e Arquivos - Siga. (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
§ 1º Para fins do disposto neste Decreto, considera-se arquivo o conjunto de documentos produzidos e
recebidos pela administração pública federal, em decorrência do exercício de atividades específicas,
qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos (Redação dada pelo Decreto nº
10.148, de 2019)
§ 2o Considera-se gestão de documentos, com base no art. 3o da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, o
conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento dos documentos, em fase corrente e intermediária, independente do suporte, visando a sua
eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Art. 2o O SIGA tem por finalidade:

161
I - garantir ao cidadão e aos órgãos e entidades da administração pública federal o acesso aos arquivos e
às informações neles contidas, de forma ágil e segura, resguardados os aspectos de sigilo e as restrições
legais; (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
II - integrar e coordenar as atividades de gestão de documentos e arquivo desenvolvidas pelos órgãos
setoriais e seccionais que o integram; (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
III - divulgar normas relativas à gestão e à preservação de documentos e arquivos; (Redação dada pelo Decreto
nº 10.148, de 2019)
IV - racionalizar a produção da documentação arquivística pública;
V - racionalizar e reduzir os custos operacionais e de armazenagem da documentação arquivística pública;
VI - preservar o patrimônio documental arquivístico da administração pública federal;
VII - articular-se com os demais sistemas que atuam direta ou indiretamente na gestão da informação
pública federal; e (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
VIII - fortalecer os serviços arquivísticos nos órgãos e nas entidades da administração pública federal, com
vistas à racionalização e eficiência de suas atividades. (Incluído pelo Decreto nº 10.148, de 2019)

Art. 3o Integram o SIGA:

I - como órgão central, o Arquivo Nacional;
II - como órgãos setoriais, as unidades responsáveis pela coordenação das atividades de gestão de
documentos e arquivos nos órgãos e nas entidades da administração pública federal; e (Redação dada pelo
Decreto nº 10.148, de 2019)
III - como órgãos seccionais, as unidades responsáveis pela coordenação das atividades de gestão de
documentos e arquivos nas entidades vinculadas aos órgãos da administração pública federal. (Redação
dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)

Art. 4o Compete ao órgão central:

I - planejar, coordenar e supervisionar os assuntos relativos ao Siga, em conjunto com a Comissão de
Coordenação do Siga; (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
II - definir, elaborar e divulgar as diretrizes e as normas gerais relativas à gestão de documentos e arquivos
a serem implementadas nos órgãos e nas entidades da administração pública federal, com apoio da
Comissão de Coordenação do Siga; (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
III - editar normas para regulamentar a padronização dos procedimentos técnicos relativos às atividades
de gestão de documentos, independentemente do suporte da informação ou da natureza dos documentos;
(Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
IV - orientar a implementação, a coordenação e o controle das atividades e das rotinas de trabalho
relacionadas à gestão de documentos nos órgãos setoriais; (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
V - divulgar normas técnicas e informações para o aprimoramento do Siga junto aos órgãos setoriais e
seccionais; (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
VI - promover cooperação técnica com instituições e sistemas afins, nacionais e internacionais; e (Incluído
pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
VII - promover a capacitação, o aperfeiçoamento e o treinamento dos servidores que atuam na gestão de
documentos e arquivos. (Incluído pelo Decreto nº 10.148, de 2019)

Art. 5o Compete aos órgãos setoriais:

I - implementar e coordenar as atividades de gestão de documentos e arquivos, em seu âmbito de atuação
e dos órgãos seccionais do Siga; (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
II - coordenar as rotinas de trabalho, no seu âmbito de atuação e dos órgãos seccionais do Siga, com
vistas à padronização dos procedimentos técnicos relativos à gestão de documentos arquivísticos; (Redação
dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
III - coordenar a elaboração de código de classificação de documentos de arquivo, com base nas funções
e atividades desempenhadas pelo órgão ou entidade, e acompanhar a sua aplicação no seu âmbito de
atuação e de seus seccionais;
IV - coordenar a aplicação do código de classificação e da tabela de temporalidade e destinação de
documentos de arquivo relativos as atividades-meio, instituída para a administração pública federal, no
seu âmbito de atuação e de seus seccionais;
V - elaborar, por intermédio da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e de que trata o art.
18 do Decreto no 4.073, de 3 de janeiro de 2002, e aplicar, após aprovação do Arquivo Nacional, a tabela
de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-fim;

162
VI - promover e manter intercâmbio de cooperação técnica com instituições e sistemas afins, nacionais e
internacionais;
VII - proporcionar aos servidores que atuam na área de gestão de documentos de arquivo a capacitação,
o aperfeiçoamento, o treinamento e a reciclagem garantindo constante atualização.

Art. 6o (Revogado pelo Decreto nº 10.148, de 2019)

Art. 7o (Revogado pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
Art. 8o (Revogado pelo Decreto nº 10.148, de 2019)

Art. 9o Os órgãos setoriais do SIGA vinculam-se ao órgão central para os estritos efeitos do disposto
neste Decreto, sem prejuízo da subordinação ou vinculação administrativa decorrente de sua posição na
estrutura organizacional dos órgãos e entidades da administração pública federal.

Art. 10. Fica instituído sistema de informações destinado à operacionalização do SIGA, com a finalidade
de integrar os serviços arquivísticos dos órgãos e entidades da administração pública federal.
Parágrafo único. Os órgãos setoriais e seccionais são responsáveis pela alimentação e
processamento dos dados necessários ao desenvolvimento e manutenção do sistema de que trata
o caput deste artigo.

Art. 11. (Revogado pelo Decreto nº 10.148, de 2019)

Art. 12. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.

Brasília, 12 de dezembro de 2003; 182o da Independência e 115o da República.
LUIZ INÁCIO LULA DA SILVA
José Dirceu de Oliveira e Silva

Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002

Regulamenta a Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos
públicos e privados.
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, no uso da atribuição que lhe confere o art. 84, inciso IV, da
Constituição, e tendo em vista o disposto na Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991,
DECRETA:

Capítulo I
DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS

Art. 1º O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, órgão colegiado instituído no âmbito do Arquivo
Nacional, criado pelo art. 26 da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, tem por finalidade definir a política
nacional de arquivos públicos e privados. (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)

Art. 2o Compete ao CONARQ:

I - estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, visando à
gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivos;
II - promover o inter-relacionamento de arquivos públicos e privados com vistas ao intercâmbio e à
integração sistêmica das atividades arquivísticas;
III - propor ao Ministro de Estado da Justiça e Segurança Pública atos normativos necessários ao
aprimoramento e à implementação da política nacional de arquivos públicos e privados; (Redação dada pelo
Decreto nº 10.148, de 2019)
IV - zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiam o funcionamento e o
acesso aos arquivos públicos;

163
V - estimular programas de gestão e de preservação de documentos públicos de âmbito federal, estadual,
distrital e municipal, produzidos ou recebidos pelo Poder Público; (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
VI - subsidiar a elaboração de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da
política nacional de arquivos públicos e privados;
VII - estimular a implantação de sistemas de arquivos nos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário da
União, dos Estados, do Distrito Federal e nos Poderes Executivo e Legislativo dos Municípios;
VIII - estimular a integração e modernização dos arquivos públicos e privados;
IX - identificar os arquivos privados de interesse público e social, nos termos do art. 12 da Lei no 8.159, de
1991;
X - propor ao Ministro de Estado da Justiça e Segurança Pública a declaração de interesse público e social
de arquivos privados; (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
XI - estimular a capacitação técnica dos recursos humanos que desenvolvam atividades de arquivo nas
instituições integrantes do SINAR;
XII - recomendar providências para a apuração e a reparação de atos lesivos à política nacional de arquivos
públicos e privados;
XIII - promover a elaboração do cadastro nacional de arquivos públicos e privados, bem como desenvolver
atividades censitárias referentes a arquivos;
XIV - manter, por meio do Arquivo Nacional, intercâmbio com outros colegiados e instituições, cujas
finalidades sejam relacionadas ou complementares às suas, para prover e receber elementos de
informação e juízo, conjugar esforços e encadear ações; (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)XV -
articular-se com outros órgãos do Poder Público formuladores de políticas nacionais nas áreas de
educação, cultura, ciência, tecnologia, informação e informática; (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
XVI - propor a celebração, por meio do Arquivo Nacional, de acordos, convênios, parcerias e termos de
cooperação técnica com órgãos e entidades públicas e privadas em matéria de interesse mútuo; e (Incluído
pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
XVII - editar orientações técnicas para a implementação da política nacional de arquivos, por meio de
resolução. (Incluído pelo Decreto nº 10.148, de 2019)

Art. 2º-A - Compete ao Arquivo Nacional, quanto à implementação da política nacional de arquivos
públicos e privados, no âmbito da administração pública federal: (Incluído pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
I - celebrar acordos, convênios, parcerias e termos de cooperação com órgãos e entidades públicas e
privadas em matéria de interesse mútuo; (Incluído pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
II - propor atos normativos ao Ministro de Estado da Justiça e Segurança Pública relativos ao
aprimoramento e à implementação da política nacional de arquivos públicos e privados; (Incluído pelo Decreto
nº 10.148, de 2019)
III - fornecer subsídios para o arquivamento de documentos públicos em meio eletrônico, óptico ou
equivalente, observado a legislação; e (Incluído pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
IV - estabelecer as diretrizes para a preservação e o acesso aos documentos públicos, independentemente
de sua forma ou natureza. (Incluído pelo Decreto nº 10.148, de 2019)

Art. 3o São membros conselheiros do CONARQ:

I - o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que o presidirá;
II - dois representantes do Poder Executivo Federal;
III - um representante do Poder Judiciário federal; (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
IV - dois representantes do Poder Legislativo Federal;
V - um representante dos arquivos públicos estaduais e distrital; (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
VI - um representante dos arquivos públicos municipais; (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
VII - um representante de associações de arquivistas; e (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
VIII - quatro representantes de instituições de ensino e pesquisa, organizações ou instituições com atuação
na área de tecnologia da informação e comunicação, arquivologia, história ou ciência da informação.
(Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
§ 1º Cada membro do CONARQ terá um suplente, que o substituirá em suas ausências e impedimentos.
§ 2º Os membros do CONARQ e respectivos suplentes serão indicados: (Redação dada pelo Decreto nº 10.148,
de 2019)
I - na hipótese do inciso II do caput: (Incluído pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
a) um pelo Ministro de Estado da Economia; e (Incluído pelo Decreto nº 10.148, de 2019)

164
b) um pelo Ministro de Estado Chefe da Secretaria-Geral da Presidência da República; ((Incluído pelo Decreto
nº 10.148, de 2019)
II - na hipótese do inciso III do caput, pelo Presidente do Supremo Tribunal Federal; (Incluído pelo Decreto nº
10.148, de 2019)
III - na hipótese do inciso IV do caput: (Incluído pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
a) um pelo Presidente da Câmara dos Deputados; e (Incluído pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
b) um pelo Presidente do Senado Federal; e (Incluído pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
IV - nas hipóteses dos incisos V a VIII do caput, por meio de seleção pública realizada nos termos do
disposto em ato do Ministro de Estado da Justiça e Segurança Pública.
§ 3º Os membros do CONARQ e respectivos suplentes serão designados pelo Ministro de Estado da
Justiça e Segurança Pública. (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
§ 4º Os membros do CONARQ de que tratam os incisos VII e VIII do caput e respectivos suplentes terão
mandato de dois anos. (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
§ 5o O Presidente do CONARQ, em suas faltas e impedimentos, será substituído por seu substituto legal
no Arquivo Nacional.

Art. 4o Caberá ao Arquivo Nacional dar o apoio técnico e administrativo ao CONARQ.

Art. 5o O Plenário, órgão superior de deliberação do CONARQ, reunir-se-á, em caráter ordinário, no

mínimo, uma vez a cada quatro meses e, extraordinariamente, mediante convocação de seu Presidente
ou a requerimento de dois terços de seus membros.

§ 1º O CONARQ funcionará junto ao Arquivo Nacional. (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
§ 2º As reuniões do CONARQ serão realizadas preferencialmente por meio de videoconferência. (Redação
dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)

Art. 6º O quórum de reunião do CONARQ é de maioria absoluta dos membros e o quórum de aprovação
é de maioria simples. (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
Parágrafo único. Além do voto ordinário, o Presidente do CONARQ terá o voto de qualidade em caso de
empate. (Incluído pelo Decreto nº 10.148, de 2019)

Art. 7º O CONARQ poderá instituir câmaras técnicas consultivas com a finalidade de auxiliar o Conselho
a elaborar estudos e propostas normativas e propor soluções para questões da política nacional de
arquivos públicos e privados e do funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos. (Redação dada pelo
Decreto nº 10.148, de 2019)
§ 1º As câmaras técnicas consultivas serão compostas na forma de ato do CONARQ e seus membros
poderão ser conselheiros do CONARQ ou especialistas convidados. (Incluído pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
§ 2º Os membros das câmaras técnicas consultivas serão designados pelo Presidente do CONARQ, ad
referendum do Conselho. (Incluído pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
§ 3º As câmaras técnicas do CONARQ: (Incluído pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
I - não poderão ter mais de cinco membros; (Incluído pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
II - terão caráter temporário e duração não superior a um ano; e (Incluído pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
III - estão limitadas a cinco operando simultaneamente. (Incluído pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
§ 4º Os membros das câmaras técnicas que se encontrarem no Distrito Federal ou no Rio de Janeiro, a
depender do local de realização da reunião, participarão de forma presencial e os membros que se
encontrem em outros entes federativos participarão da reunião por meio de videoconferência. (Incluído pelo
Decreto nº 10.148, de 2019)

Art. 7º-A Fica instituída a Comissão de Avaliação de Acervos Privados, no âmbito do CONARQ, de caráter
permanente, à qual compete: (Incluído pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
I - receber as propostas de declaração de interesse público e social de acervos privados e instruir o
processo de avaliação; (Incluído pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
II - convidar especialistas para análise do acervo privado, quando necessário; (Incluído pelo Decreto nº 10.148,
de 2019)
III - emitir parecer conclusivo sobre o interesse público e social do acervo privado para apreciação pelo
Plenário do CONARQ; e (Incluído pelo Decreto nº 10.148, de 2019)

165
IV - subsidiar o monitoramento dos acervos declarados como de interesse público e social pelo Poder
Executivo federal. (Incluído pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
§ 1º A Comissão de Avaliação de Acervos Privados terá de três a cinco membros e respectivos suplentes,
nos termos do disposto em ato do CONARQ. (Incluído pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
§ 2º Os membros da Comissão de Avaliação de Acervos Privados e respectivos suplentes, incluído o seu
Presidente: (Incluído pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
I - poderão ser conselheiros do CONARQ ou especialistas convidados; e (Incluído pelo Decreto nº 10.148, de
2019)
II - serão designados pelo Presidente do CONARQ, ad referendum do Conselho. (Incluído pelo Decreto nº
10.148, de 2019)
§ 3º A Comissão de Avaliação de Acervos Privados se reunirá em caráter ordinário sempre que houver
solicitação para análise de acervo privado e por convocação do seu Presidente e em caráter extraordinário
por convocação do seu Presidente ou solicitação de seus membros. (Incluído pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
§ 4º O quórum de reunião da Comissão de Avaliação de Acervos Privados é de maioria absoluta dos
membros e o quórum de aprovação é de maioria simples. (Incluído pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
§ 5º Além do voto ordinário, o Presidente da Comissão de Avaliação de Acervos Privados terá o voto de
qualidade em caso de empate. (Incluído pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
§ 6º A Secretaria-Executiva da Comissão de Avaliação de Acervos Privados será exercida pelo Arquivo
Nacional. (Incluído pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
§ 7º Os membros da Comissão de Avaliação de Acervos Privados que se encontrarem no Distrito Federal
se reunirão presencialmente no Arquivo Nacional e os membros que se encontrem em outros entes
federativos participarão da reunião por meio de videoconferência. (Incluído pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
§ 8º A participação na Comissão de Avaliação de Acervos Privados será considerada prestação de serviço
público relevante, não remunerada. (Incluído pelo Decreto nº 10.148, de 2019)

Art. 8o É considerado de natureza relevante, não ensejando qualquer remuneração, o exercício das
atividades de Conselheiro do CONARQ e de integrante das câmaras e comissões. (Revogado pelo Decreto nº
10.148, de 2019)

Art. 9o A aprovação do regimento interno do CONARQ, mediante proposta deste, é da competência do

Ministro de Estado da Justiça. (Redação dada pelo Decreto nº 7.430, de 2011) Vigência

Art. 9º-A O Presidente do CONARQ encaminhará relatório anual das atividades do CONARQ ao Ministro
da Justiça e Segurança Pública. (Incluído pelo Decreto nº 10.148, de 2019)

Capítulo II
DO SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS

Art. 10. O SINAR tem por finalidade implementar a política nacional de arquivos públicos e privados,
visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivo.

Art. 11. O SINAR tem como órgão central o CONARQ.

Art. 12. Integram o SINAR:

I - o Arquivo Nacional;
II - os arquivos do Poder Executivo Federal;
III - os arquivos do Poder Legislativo Federal;
IV - os arquivos do Poder Judiciário Federal;
V - os arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário;
VI - os arquivos do Distrito Federal dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário;
VII - os arquivos municipais dos Poderes Executivo e Legislativo.
§ 1o Os arquivos referidos nos incisos II a VII, quando organizados sistemicamente, passam a integrar o
SINAR por intermédio de seus órgãos centrais.
§ 2o As pessoas físicas e jurídicas de direito privado, detentoras de arquivos, podem integrar o SINAR
mediante acordo ou ajuste com o órgão central.

166
Art. 13. Compete aos integrantes do SINAR:
I - promover a gestão, a preservação e o acesso às informações e aos documentos na sua esfera de
competência, em conformidade com as diretrizes e normas emanadas do órgão central;
II - disseminar, em sua área de atuação, as diretrizes e normas estabelecidas pelo órgão central, zelando
pelo seu cumprimento;
III - implementar a racionalização das atividades arquivísticas, de forma a garantir a integridade do ciclo
documental;
IV - garantir a guarda e o acesso aos documentos de valor permanente;
V - apresentar sugestões ao CONARQ para o aprimoramento do SINAR;
VI - prestar informações sobre suas atividades ao CONARQ;
VII - apresentar subsídios ao CONARQ para a elaboração de dispositivos legais necessários ao
aperfeiçoamento e à implementação da política nacional de arquivos públicos e privados;
VIII - promover a integração e a modernização dos arquivos em sua esfera de atuação;
IX - propor ao CONARQ os arquivos privados que possam ser considerados de interesse público e social;
X - comunicar ao CONARQ, para as devidas providências, atos lesivos ao patrimônio arquivístico nacional;
XI - colaborar na elaboração de cadastro nacional de arquivos públicos e privados, bem como no
desenvolvimento de atividades censitárias referentes a arquivos;
XII - possibilitar a participação de especialistas de órgãos e entidades, públicos e privados, nas câmaras
técnicas e na Comissão de Avaliação de Acervos Privados; e (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
XIII - proporcionar aperfeiçoamento e reciclagem aos técnicos da área de arquivo, garantindo constante
atualização.

Art. 14. Os integrantes do SINAR seguirão as diretrizes e normas emanadas do CONARQ, sem prejuízo
de sua subordinação e vinculação administrativa.

Capítulo III
DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS

Art. 15. São arquivos públicos os conjuntos de documentos:

I - produzidos e recebidos por órgãos e entidades públicas federais, estaduais, do Distrito Federal e
municipais, em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias;
II - produzidos e recebidos por agentes do Poder Público, no exercício de seu cargo ou função ou deles
decorrente;
III - produzidos e recebidos pelas empresas públicas e pelas sociedades de economia mista;
IV - produzidos e recebidos pelas Organizações Sociais, definidas como tal pela Lei no 9.637, de 15 de
maio de 1998, e pelo Serviço Social Autônomo Associação das Pioneiras Sociais, instituído pela Lei
no 8.246, de 22 de outubro de 1991.
Parágrafo único. A sujeição dos entes referidos no inciso IV às normas arquivísticas do CONARQ
constará dos Contratos de Gestão com o Poder Público.

Art. 16. Às pessoas físicas e jurídicas mencionadas no art. 15 compete a responsabilidade pela
preservação adequada dos documentos produzidos e recebidos no exercício de atividades públicas.

Art. 17. Os documentos públicos de valor permanente, que integram o acervo arquivístico das empresas
em processo de desestatização, parcial ou total, serão recolhidos a instituições arquivísticas públicas, na
sua esfera de competência.
§ 1o O recolhimento de que trata este artigo constituirá cláusula específica de edital nos processos de
desestatização.
§ 2o Para efeito do disposto neste artigo, as empresas, antes de concluído o processo de desestatização,
providenciarão, em conformidade com as normas arquivísticas emanadas do CONARQ, a identificação,
classificação e avaliação do acervo arquivístico.
§ 3o Os documentos de valor permanente poderão ficar sob a guarda das empresas mencionadas no § 2 o,
enquanto necessários ao desempenho de suas atividades, conforme disposto em instrução expedida pelo
CONARQ.

167
§ 4o Os documentos de que trata o caput são inalienáveis e não são sujeitos a usucapião, nos termos
do art. 10 da Lei no 8.159, de 1991.
§ 5o A utilização e o recolhimento dos documentos públicos de valor permanente que integram o acervo
arquivístico das empresas públicas e das sociedades de economia mista já desestatizadas obedecerão às
instruções do CONARQ sobre a matéria.

Capítulo IV
DA GESTÃO DE DOCUMENTOS
DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA FEDERAL
Seção I
Das Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos

Art. 18. (Revogado pelo Decreto nº 10.148, de 2019)

Seção II
Da Entrada de Documentos Arquivísticos Públicos no Arquivo Nacional

Art. 19. Os documentos arquivísticos públicos de âmbito federal, ao serem transferidos ou recolhidos ao
Arquivo Nacional, deverão estar avaliados, organizados, higienizados e acondicionados, bem como
acompanhados de instrumento descritivo que permita sua identificação e controle.
Parágrafo único. As atividades técnicas referidas no caput, que precedem à transferência ou ao
recolhimento de documentos, serão implementadas e custeadas pelos órgãos e entidades geradores dos
arquivos.

Art. 20. Após nomeação dos inventariantes, liquidantes ou administradores de acervos para órgãos e
entidades extintos, o Ministério da Economia solicitará ao Ministro de Estado da Justiça e Segurança
Pública a assistência técnica do Arquivo Nacional para a orientação necessária à preservação e à
destinação do patrimônio documental acumulado, nos termos do disposto no § 2º do art. 7º da Lei nº 8.159,
de 1991. (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)

Art. 21. O Ministro de Estado da Justiça e Segurança Pública, mediante proposta do Arquivo Nacional,
editará instrução a respeito dos procedimentos a serem observados pelos órgãos e pelas entidades da
administração pública federal, para a execução das medidas constantes desta Seção. (Redação dada pelo
Decreto nº 10.148, de 2019)

Capítulo V
DA DECLARAÇÃO DE INTERESSE PÚBLICO E SOCIAL DE ARQUIVOS PRIVADOS

Art. 22. Os arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas que contenham documentos relevantes para
a história, a cultura e o desenvolvimento nacional podem ser declarados de interesse público e social por
ato do Ministro de Estado da Justiça e Segurança Pública. (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)

§ 1o A declaração de interesse público e social de que trata este artigo não implica a transferência do
respectivo acervo para guarda em instituição arquivística pública, nem exclui a responsabilidade por parte
de seus detentores pela guarda e a preservação do acervo.
§ 2o São automaticamente considerados documentos privados de interesse público e social:
I - os arquivos e documentos privados tombados pelo Poder Público;
II - os arquivos presidenciais, de acordo com o art. 3o da Lei no 8.394, de 30 de dezembro de 1991;
III - os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente à vigência da Lei
no 3.071, de 1o de janeiro de 1916, de acordo com o art. 16 da Lei no 8.159, de 1991.

Art. 23. A Comissão de Avaliação de Acervos Privados, por iniciativa própria ou mediante provocação,
encaminhará solicitação relativa à declaração de interesse público e social de arquivos privados,
acompanhada de parecer, para deliberação do Conselho Nacional de Arquivos. (Redação dada pelo Decreto
nº 10.148, de 2019)

168
§ 1º O parecer será instruído com avaliação técnica da Comissão de Avaliação de Acervos Privados de
que trata o art. 7º-A. (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
§ 2º Da decisão do CONARQ caberá recurso ao Ministro de Estado da Justiça e Segurança Pública, na
forma prevista na Lei nº 9.784, de 29 de janeiro de 1999. (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)

Art. 24. O proprietário ou detentor de arquivo privado declarado de interesse público e social deverá
comunicar previamente ao CONARQ a transferência do local de guarda do arquivo ou de quaisquer de
seus documentos, dentro do território nacional.

Art. 25. A alienação de arquivos privados declarados de interesse público e social deve ser precedida de
notificação à União, titular do direito de preferência, para que manifeste, no prazo máximo de sessenta
dias, interesse na aquisição, na forma do parágrafo único do art. 13 da Lei no 8.159, de 1991.

Art. 26. Os proprietários ou detentores de arquivos privados declarados de interesse público e social
devem manter preservados os acervos sob sua custódia, ficando sujeito à responsabilidade penal, civil e
administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor
permanente.

Art. 27. Os proprietários ou detentores de arquivos privados declarados de interesse público e social
poderão firmar acordos ou ajustes com o CONARQ ou com outras instituições, objetivando o apoio para o
desenvolvimento de atividades relacionadas à organização, preservação e divulgação do acervo.

Art. 28. A perda acidental, total ou parcial, de arquivos privados declarados de interesse público e social
ou de quaisquer de seus documentos deverá ser comunicada ao CONARQ, por seus proprietários ou
detentores.

Capítulo VI
DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS

Art. 29. Este Decreto aplica-se também aos documentos eletrônicos, nos termos da lei.

Art. 30. O Ministro de Estado da Justiça e Segurança Pública poderá editar normas complementares à
execução do disposto neste Decreto. (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)

Art. 31. (Revogado pelo Decreto nº 10.148, de 2019)

Art. 32. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 33. Ficam revogados os Decretos nos 1.173, de 29 de junho de 1994, 1.461, de 25 de abril de
1995, 2.182, de 20 de março de 1997, e 2.942, de 18 de janeiro de 1999.

Brasília, 3 de janeiro de 2002; 181o da Independência e 114o da República.

FERNANDO HENRIQUE CARDOSO
Silvano Gianni

Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012

Dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos.

A PRESIDENTA DA REPÚBLICA Faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte
Lei:

169
Art. 1º A digitalização, o armazenamento em meio eletrônico, óptico ou equivalente e a reprodução de
documentos públicos e privados serão regulados pelo disposto nesta Lei.
Parágrafo único. Entende-se por digitalização a conversão da fiel imagem de um documento para código
digital.

Art. 2º (VETADO).

Art. 2º-A. Fica autorizado o armazenamento, em meio eletrônico, óptico ou equivalente, de documentos
públicos ou privados, compostos por dados ou por imagens, observado o disposto nesta Lei, nas
legislações específicas e no regulamento. (Incluído pela Lei nº 13.874, de 2019) (Regulamento)
§ 1º Após a digitalização, constatada a integridade do documento digital nos termos estabelecidos no
regulamento, o original poderá ser destruído, ressalvados os documentos de valor histórico, cuja
preservação observará o disposto na legislação específica. (Incluído pela Lei nº 13.874, de 2019)
§ 2º O documento digital e a sua reprodução, em qualquer meio, realizada de acordo com o disposto nesta
Lei e na legislação específica, terão o mesmo valor probatório do documento original, para todos os fins
de direito, inclusive para atender ao poder fiscalizatório do Estado. (Incluído pela Lei nº 13.874, de 2019)
§ 3º Decorridos os respectivos prazos de decadência ou de prescrição, os documentos armazenados em
meio eletrônico, óptico ou equivalente poderão ser eliminados. (Incluído pela Lei nº 13.874, de 2019)
§ 4º Os documentos digitalizados conforme o disposto neste artigo terão o mesmo efeito jurídico conferido
aos documentos microfilmados, nos termos da Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968, e de regulamentação
posterior. (Incluído pela Lei nº 13.874, de 2019)
§ 5º Ato do Secretário de Governo Digital da Secretaria Especial de Desburocratização, Gestão e Governo
Digital do Ministério da Economia estabelecerá os documentos cuja reprodução conterá código de
autenticação verificável. (Incluído pela Lei nº 13.874, de 2019)
§ 6º Ato do Conselho Monetário Nacional disporá sobre o cumprimento do disposto no § 1º deste artigo,
relativamente aos documentos referentes a operações e transações realizadas no sistema financeiro
nacional. (Incluído pela Lei nº 13.874, de 2019)
§ 7º É lícita a reprodução de documento digital, em papel ou em qualquer outro meio físico, que contiver
mecanismo de verificação de integridade e autenticidade, na maneira e com a técnica definidas pelo
mercado, e cabe ao particular o ônus de demonstrar integralmente a presença de tais requisitos. (Incluído
pela Lei nº 13.874, de 2019)
§ 8º Para a garantia de preservação da integridade, da autenticidade e da confidencialidade de
documentos públicos será usada certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas
Brasileira (ICP-Brasil). (Incluído pela Lei nº 13.874, de 2019)

Art. 3º O processo de digitalização deverá ser realizado de forma a manter a integridade, a autenticidade
e, se necessário, a confidencialidade do documento digital, com o emprego de assinatura eletrônica.
(Incluído pela Lei nº 13.874, de 2019)
Parágrafo único. Os meios de armazenamento dos documentos digitais deverão protegê-los de acesso,
uso, alteração, reprodução e destruição não autorizados.

Art. 4º As empresas privadas ou os órgãos da Administração Pública direta ou indireta que utilizarem
procedimentos de armazenamento de documentos em meio eletrônico, óptico ou equivalente deverão
adotar sistema de indexação que possibilite a sua precisa localização, permitindo a posterior conferência
da regularidade das etapas do processo adotado.

Art. 5º (VETADO).

Art. 6º Os registros públicos originais, ainda que digitalizados, deverão ser preservados de acordo com o
disposto na legislação pertinente.

Art. 7º (VETADO).

Art. 8º Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação.

Brasília, 9 de julho de 2012; 191º da Independência e 124º da República.

170
 DILMA ROUSSEFF

FIM

171