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O tratamento técnico dos documentos arquivísticos fazem parte de etapas de trabalho, como o
arranjo, a descrição, avaliação, conservação e restauração de documentos. Inclui também
como perfil a direção e organização dos centros de informação constituídos de acervos
arquivísticos, assim como serviços de microfilmagem e de informatização aplicados aos
arquivos. É ainda de sua competência elaborar projetos, pareceres e demais trabalhos que
tratem de assuntos arquivísticos, assim como o assessoramento aos trabalhos de pesquisa
científica, jurídica, administrativa e técnica. Trata-se do profissional gestor de processos
documentais e deverá estar apto a trabalhar as soluções de tratamento funcional da
documentação arquivística, atendendo às demandas administrativas e técnico-científicas de
instituições públicas, privadas e organizações não governamentais.
Informação e documento são termos polissêmicos tão amplamente usados pelos mais
diferentes segmentos sociais e profissionais que se torna quase uma obrigação indicar em que
sentido esses termos estão sendo empregados, ainda que pareça óbvio o seu uso na área de
arquivos.
Informação é um termo de difícil definição porque permeia toda a estrutura social. tudo o
que vemos, fazemos, inventamos, construímos, vestimos, falamos, escrevemos, desenhamos é
informação. Usaremos aqui, portanto, uma definição abrangente, porém menos ampla quanto
dizermos que informação é tudo, ou seja, informação são todos os dados que são organizados
e comunicados.
O Valor da Informação
Como é possível admitir que a informação possua valor, é preciso definir parâmetros capazes
de quantificá-lo, o que não é uma tarefa trivial. Uma das maneiras é realizada por meio dos
juízos de valor, que, apesar de serem indefinidos, consideram que o valor varia de acordo com
o tempo e a perspectiva. Podem, em certos casos, ser negativos, como acontece na
sobrecarga de informação.
Sob esta perspectiva, o valor da informação pode ser classificado nos seguintes tipos:
• valor de uso: baseia-se na utilização final que se fará com a informação;
• valor de troca: é aquele que o usuário está preparado para pagar e variará de acordo
com as leis de oferta e demanda, podendo também ser denominado de valor de mercado;
• valor de propriedade, que reflete o custo substitutivo de um bem;
• valor de restrição, que surge no caso de informação secreta ou de interesse comercial,
quando o uso fica restrito apenas a algumas pessoas.
Muitas vezes não é possível quantificar o valor da informação estabelecendo uma equivalência
a uma quantia em dinheiro. Por ser um bem abstrato e intangível, o seu valor estará associado
a um contexto. Assim, os valores de uso e de troca poderão ser úteis na definição de uma
provável equivalência monetária.
Por exemplo, uma empresa que atua em bolsa de mercadorias, mais especificamente no
mercado futuro, terá grande interesse em informações relativas à produção agrícola de um
determinado país ou região. Esta empresa, provavelmente, irá alocar recursos na busca
sistemática deste tipo de informação, que será utilizada na determinação de indicadores de
uma tendência e que fundamentará decisões sobre o tipo de investimento a ser realizado,
caracterizando a importância dos valores de uso e de troca. Considerando que, a partir delas,
poderá ser obtido algum tipo de vantagem competitiva ou de diferencial de mercado, estas
informações assumirão um valor de restrição, para que se possa preservar o sigilo da
aplicação.
Por outro lado, uma organização governamental ou não que realize censos demográficos, de
estilo de vida ou algum outro tipo de pesquisa de acompanhamento, deverá manter, por razões
legais, o armazenamento de dados e séries históricas sem que haja explícita intenção de
exploração ou de uso. Neste caso, a informação terá um valor de propriedade.
O ponto principal é perceber a informação pertencendo a dois domínios. No primeiro deles, ela
deve atender às necessidades de uma pessoa ou de um grupo. Nesse caso, a disponibilização
da informação deve satisfazer os seguintes requisitos:
• ser enviada à pessoa ou ao grupo certos;
• na hora certa e no local exato;
• na forma correta.
Cabe então uma questão: a informação possui um valor econômico? Ela terá valor econômico
quando levar à satisfação dos desejos humanos. Uma pequena parcela da informação
disponível constitui-se em produtos finais, ou seja, aqueles que são consumidos diretamente
pelas pessoas, cujo valor deriva-se da oferta e da procura. A porção majoritária, porém, cabe
aos bens intermediários, que são aqueles que conduzem a outros bens e serviços. Neste caso,
o valor estará diretamente relacionado ao dos bens e serviços que deles se utilizam.
Da mesma forma, a informação terá valor econômico para uma organização, se ela gerar lucros
ou for alavancadora de vantagem competitiva. De modo geral, a percepção de valor pode ser
influenciada pelos seguintes fatores:
• identificação de custos;
• entendimento da cadeia de uso;
• incerteza associada ao retorno dos investimentos em informação;
• dificuldade de se estabelecerem relações causais entre os insumos de informação e
produtos específicos;
• tradição de se tratar a informação como uma despesa geral;
• diferentes expectativas e percepções dos usuários;
• fracasso em reconhecer o potencial comercial e o significado da informação.
Para concluir, é importante reconhecer que, de modo geral, poucas decisões são tomadas com
informação perfeita, devido a alguma insuficiência de informação e/ou uma sobrecarga de
informação desnecessária. O valor da informação é uma função do efeito que ela tem sobre o
processo decisório. Se a informação adicional resultar em uma decisão melhor, então ela terá
valor. Caso contrário, ela terá pouco ou nenhum valor.
Em segundo lugar, os documentos de arquivo são produzidos com finalidades específicas para
atender várias demandas de informações. Embora alguns documentos possam, no seu
momento de criação, já ter um valor histórico como, por exemplo, a carta deixada pelo
presidente Getúlio Vargas em meados do século 20, no momento do seu suicídio ou um tratado
celebrado pelo Brasil, Argentina e Uruguai para formar uma aliança contra o Paraguai no século
19, a produção da maioria dos documentos atende primeiramente as necessidades
burocráticas, administrativas ou legais.
Tanto esta Lei quanto a NBR ISO 9001/2000, indicam a necessidade de alguns requisitos para
o gerenciamento de documentos nos arquivos públicos e privados. A gestão de documentos
aplicada nas empresas é uma atividade estratégica na constituição do acervo arquivístico, pois
define o ciclo vital dos documentos, estabelecendo aqueles que após o uso administrativo pelos
setores das empresas podem ser eliminados, os que serão transferidos ao arquivo, a
temporalidade de guarda e sua destinação final: eliminação ou guarda permanente.
É a documentação que retrata as preocupações de longo prazo, de mais alto nível e que deve
conter as informações mais gerais e abrangentes da organização, cujos efeitos são
direcionados aos níveis hierárquicos da alta gerência.
Como exemplos de documentos de nível tático, podemos citar: Procedimentos (ou Manuais de
Procedimentos), Plano de Metas, Plano de Cargos e Salários, entre outros.
É a documentação de nível mais baixo, onde estão as preocupações imediatas, do curto prazo.
Ela contém todos os detalhes e informações técnicas, padrões, especificações, tabelas etc.,
para a operação segura dos processos de trabalho.
1. Valor Administrativo - documentos que envolvem política e métodos e que são necessários
para a execução das atividades do órgão. Ex: Planos, Programas de Trabalho, Relatórios etc.;
2. Valor Jurídico Ou Legal - documentos que envolvem direitos a curto ou a longo prazo do
Governo ou dos cidadãos, e que produzem efeito perante os tribunais. Ex: Acordos, Contratos,
Convênios etc.;
3. Valor Fiscal - documentos que se referem a operações financeiras e à comprovação de
receitas e despesa geradas para atender às exigências governamentais. Ex: Notas Fiscais,
Receitas, Faturas etc.
Equipe de trabalho
A gestão de documentos deve ser realizada não apenas por um grupo de trabalho, mas por
uma equipe integrada nos seus objetivos com cada componente compreendendo claramente o
seu papel e a contribuição profissional que os outros esperam dele. Ou seja, uma equipe em
que o todo é maior que a soma das partes. Se não partirmos deste pressuposto qualquer
resultado em gestão de documentos estará, com certeza, aquém do desejável.
É importante observar que embora em cada momento prevaleçam aspectos técnicos relativos a
uma ou outra área do conhecimento, todos os profissionais envolvidos devem participar das
discussões e definições para todas as fases de vida do documento. Por exemplo, quando se
trata da produção, tramitação e uso corrente dos documentos, podemos supor que é maior a
influência do administrador, que identifica competências, subordinações e os fluxos de trabalho;
e do técnico de informática, que propõe alternativas eletrônicas para a produção de formulários
e fluxogramas.
O conservador, cuja formação está voltada para a preservação física dos suportes da
informação, propõe os cuidados necessários desde o momento da produção do documento,
tendo em vista a necessidade da sua preservação ao longo do tempo. E o arquivista já pode
elaborar métodos de arquivamento que facilitem a recuperação das informações contidas nos
documentos sobre as quais se define a produção, o trâmite e o uso.
A avaliação constitui uma etapa essencial da gestão de documentos. É a fase em que se define
a eliminação ou a guarda, temporária ou permanente, de um documento. É o momento em que
também, mais do que em qualquer outro, deve ser levada em conta a formação multidisciplinar
da equipe. Toda e qualquer observação de um componente da equipe merece respeito e
atenção dos demais. Uma avaliação documental inadequada, por menor que seja, pode causar
prejuízos administrativos, financeiros e histórico-culturais e, sob determinadas circunstâncias,
irreparáveis. Desta forma, a equipe de gestão de documentos pode e deve contar, na fase da
avaliação documental, com outros profissionais especializados nos assuntos pertinentes.
O arquivo intermediário da empresa, que guarda os documentos que já não são de uso corrente
nos setores, mas que por motivos de ordem legal ou administrativa ainda são preservados,
recebe a documentação conforme as normas estabelecidas pela gestão, dentro dos prazos
previstos na tabela de temporalidade de documentos e de acordo com os procedimentos de
transferência: cronograma, acondicionamento, descrição e relação dos documentos a serem
transferidos. Este conjunto de orientações só pode ser definido por uma consonância entre os
setores produtores/acumuladores e a administração do arquivo intermediário. A construção
deste elo, na verdade um feixe de relações que primordialmente devem ser institucionais e
administrativas, mas que não perdem a sua dimensão humana e pessoal, se faz por meio da
equipe de gestão.
O acervo de valor histórico, a ser guardado no arquivo permanente, também é fruto das
elaborações técnicas da gestão de documentos. Como vimos acima, o historiador deve fazer
parte de uma equipe de gestão, sobretudo nas instituições públicas. Sua função é garantir que
documentos de valor histórico, alguns imbuídos deste valor já na sua produção, outros que o
adquirem ao longo de sua existência, após cumprirem os prazos de guarda no arquivo corrente
e/ou intermediário, sejam recolhidos ao arquivo permanente, permitindo ao arquivo o
cumprimento de sua função de preservação da memória documental da instituição à qual
pertence. Nesta tarefa o relacionamento com o responsável pelo arquivo permanente que, no
Brasil, em geral é um historiador deve ser constante, pois este supostamente tem a experiência
das demandas atuais no campo da pesquisa histórico-social e, especificamente, dos
documentos ou assuntos pesquisados no acervo sob seus cuidados. Faz-se necessário
também uma constante atualização destes profissionais para que o avanço dos métodos e o
surgimento de novos objetos do conhecimento histórico sejam incorporados nos pressupostos
de seu trabalho.
Além das unidades internas ao arquivo com as quais se relaciona, uma equipe de gestão de
documentos interage constantemente com os diversos setores produtores/acumuladores de
documentos. A qualidade desta relação com a estrutura da empresa é essencial para o bom
desempenho da gestão. Ela inicia-se com a sensibilização dos dirigentes para os benefícios da
gestão - agilidade na recuperação das informações, racionalização da massa documental,
economia de espaços físicos destinados à guarda de documentos e redução dos custos
operacionais -, demonstrando os ganhos financeiros, funcionais, ambientais e na melhoria da
imagem institucional.
A R Q U I V O : d o c u m e n t o s d e q ua l q ue r i ns t i t ui ç ã o p úb l i c a o u p r i va d a , c o ns i d e r a d o s d e va l o r ,
merecendo preservação permanente para fins de referência e pesquisa, tendo sido depositado ou
selecionado para depósito num arquivo de custódia permanente. (SCHELLENBERG, 2004); conjunto
de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter públicas, e
entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, be m como por pessoa física,
qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. (LEI 8.159/91)
O método de arquivamento adotado pela empresa pública ou privada, assim como os cuidados
de conservação e os procedimentos de eliminação, transferência e recolhimento, quando for o
caso, devem ser repassados para todas as unidades administrativas, para que estas fiquem
cientes, possam se adequar ao método e efetivamente implantá-lo pois a organização dos
arquivos, como foi exposto aqui, inicia-se com a produção dos documentos, assim como a
responsabilidade pela organização das informações, em diferentes graus, diz respeito a todos
os funcionários.
SIGNIFICADO E IMPORTÂNCIA
Arquivo é o instrumento principal para servir de controle à ação administrativa de
qualquer instituição, empresa, pública ou privada. É, por assim dizer, um "Centro Ativo de
Informações". Abriga os documentos resultantes de uma atividade, os quais são conservados
como comprovantes.
* ATIVIDADES-MEIO - conjunto de operações que uma instituição leva a efeito para auxiliar e viabilizar o
desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na acumulação de documentos de caráter instrumental e
acessório.
* ATIVIDADES-FIM - conjunto de operações que uma instituição leva a efeito para o desempenho de suas atribuições
específicas e que resulta na acumulação de documentos de caráter substantivo para o seu funcionamento.
Portanto, a administração dos arquivos correntes tem por objetivo fazer com que os
documentos sirvam às finalidades para as quais foram criados, da maneira mais eficiente e
econômica possível, e concorrer para a destinação adequada dos mesmos, depois que tenham
servido a seus fins. Os documentos são eficientemente administrados quando:
a) uma vez necessários podem ser localizados com rapidez e sem transtorno ou confusão;
b) quando conservados a um custo mínimo de espaço e manutenção enquanto indispensáveis
às atividades correntes;
c) e quando nenhum documento é reservado por tempo maior do que o necessário a tais
atividades, a menos que tenham valor contínuo para pesquisa e outros fins.
A consulta aos documentos guardados nos arquivos correntes costuma exigir rapidez e
precisão na sua localização, e um arquivamento que permita até mesmo sua recuperação
individual. Os tipos de busca, entretanto, podem variar - desde a busca pontual (em relação a
um documento específico, cuja data, local de produção e emitente são conhecidos), até a
tipológico-cronológica (ex.: todos os contratos de trabalho do último exercício), ou mesmo
"temática", no sentido de se referir ao conteúdo estrito do documento (ex.: todos os
documentos que versam sobre um mesmo projeto, ou funcionário, ou departamento etc.).
Muito embora a ordenação atribuída aos documentos, na fase corrente, deva atender
satisfatoriamente às demandas de seus usuários (essencialmente, os funcionários da própria
entidade), não deve deixar de ser adequada, igualmente, às necessidades do processo de
avaliação.
Os documentos públicos devem ser reconhecidos por lei como propriedade pública. O direito a
tais documentos será exclusivamente do governo que os criou e serão conservados para a
perpetuidade. Qualquer lei que diga respeito à administração de documentos públicos deve
incluir no seu texto normas para a sua reobtenção no caso de terem sido indevidamente
alienados ou retirados da repartição. O princípio básico é nullum tempus occurrit regi, que foi
traduzido como "contra o rei não há prescrição".
Legalmente, então, o arquivista deve ter a custódia dos documentos que estão sob a sua
guarda física, no que diz respeito ao seguinte:
Primeiro, deve o arquivista ter sobre os documentos os mesmos direitos e privilégios que tinha
a entidade que os criou, relativamente à reprodução e à autenticação de cópias.
Segundo, deve ter, em relação aos documentos, certos direitos e privilégios adicionais que não
são comumente exercidos pelas entidades criadoras. Referem-se estes ao arranjo, à descrição
e à publicação para fins que não aqueles para os quais foram originariamente criados - para
servir a usos secundários de outras repartições e de particulares. Esses direitos e privilégios
são necessários ao arquivista para o bom cumprimento de seus deveres.
Arranjo: após a identificação, os documentos são agrupados em fundos, séries e sub-séries, obedecida a
proveniência e tentando-se recuperar o arranjo original. Dentro de cada série ou sub-série os processos são
ordenados cronologicamente.
Temos também os arquivos que guardam e organizam documentos cujas informações são
registradas em suportes diferentes do papel: discos, filmes, fitas e são chamados de Especiais.
Estes podem fazer parte de um Arquivo mais completo.
Existem aqueles que guardam documentos gerados por atividades muito especializadas como
os Arquivos Médicos, de Imprensa, de Engenharia, Literários e que muitas vezes precisam ser
organizados com técnicas e com materiais específicos. São conhecidos como Arquivos
Especializados.
Neste momento, deve-se definir a posição que o arquivo ocupará em sua hierarquia e também
a estrutura organizacional que deseja dar a seus documentos, pois, como já vimos, o arquivo é
a fonte de informações que agiliza a consecução dos objetivos.
1º) Centralizados: quando reúnem em um único local físico todos os documentos produzidos
e recebidos, centralizando as atividades de recebimento, registro, distribuição, movimentação e
expedição.
Muito cuidado deve ser observado com esta modalidade, para que não se criem arquivos
desnecessários. O desejável, na descentralização, é a organização de arquivos ao nível de
departamentos, onde os documentos são arranjados por áreas comuns de interesse,
evitando-se as duplicações.
Vale lembrar ainda que, a maioria dos arquivos correntes são departamentais e que só uma
pequena parcela dessas organizações, providas de infraestrutura material e pessoal, mantém
arquivos correntes centralizados. O mesmo já não ocorre com os arquivos permanentes, cuja
característica de "memória do órgão, instituição ou empresa" exige que sejam organizados de
forma centralizada.
EQUIPAMENTOS E ACESSÓRIOS
Pastas Convencionais:
Tira de inserção é uma tira de papel gomado ou de cartolina, picotada, onde se escrevem as
notações. Tais tiras são inseridas nas projeções das pastas ou guias.
Pasta miscelânea é aquela onde se guardam documentos referentes a diversos assuntos ou
diversas pessoas em ordem alfabética e dentro de cada grupo, pela ordenação cronológica.
Os arquivos Verticais podem ser: frontal e lateral. No frontal os documentos são dispostos
uns atrás dos outros, com a frente voltada para o arquivista, ou seja, a projeção. No lateral, os
documentos são dispostos uns ao lado dos outros, com a parte lateral voltada para o arquivista.
SISTEMAS DE ARQUIVOS
MÉTODOS BÁSICOS
Método Alfabético - É um método direto, onde as filas ou pastas são dispostas em ordem
alfabética rigorosa, separadas por guias. As notações nestas guias podem ser abertas ou
fechadas.
É aberta uma pasta para cada correspondência efetiva e, dentro desta, os documentos são
organizados em ordem cronológica. Para os correspondentes eventuais devem ser preparadas
as pastas miscelâneas, uma para cada letra, podendo ser arquivadas antes ou depois das
pastas individuais. Na projeção desta pasta aparece o símbolo "M", seguido da letra de sua
divisão. Dentro da pasta miscelânea a ordem alfabética deve ser rigorosamente mantida, assim
como a ordem cronológica, dentro da alfabética.
REGRAS DE ALFABETIZAÇÃO
Para efeitos de arquivo, deve ser usado o alfabeto de 26 letras, em função das muitas palavras
em nomes estrangeiros que circulam em nosso país.
As regras de alfabetização podem ser alteradas, desde que sejam sempre seguidos os
mesmos critérios e feitas as remissivas necessárias para evitar dúvidas futuras.
Tato o critério letra por letra quanto o de palavra por palavra podem ser adotados para
ordenação dos itens, sendo que a escolha de um deles implica na completa exclusão de outro.
Exemplo:
letra por letra palavra por palavra
b) os nomes representados por letras devem preceder os de iniciais iguais, escritos por
extenso.
Exemplos: M.E.S., Marília Saraiva.
S., M.E.
Saraiva , Marília
c) as partículas D', Da, de, Del, Des, Di, Du, La, Le, Les, Mac, Mmc, O', Van, Vanden, Van
der, Von, Vonder, se escritas com letras maiúsculas, são consideradas como parte integrante
do nome. Porém, quando escritas com letras minúsculas não devem ser consideradas.
Exemplos: Carlos de Oliveira , George O'Brien, Henrique Du Pont.
e) os nomes com Santa, Santo e São seguem a regra dos formados por um adjetivo e um
substantivo.
Exemplos: Walter Santa Rita, Bonifácio São Tiago.
f) os nomes orientais, japoneses, chineses, árabes, etc..., são registrados como aparecem.
Exemplos: Al Ben Hur, Li Yutang.
g) os nomes que exprimem o grau de parentesco, abreviados ou não, como Filho, Junior,
Neto, Sobrinho, são considerados parte integrante do último nome, mas não são considerados
na ordenação alfabética.
Exemplos: Alcides Freitas Junior, Henrique Vasconcellos Sobrinho.
i) os nomes ligados por apóstrofo devem ser lidos como uma só palavra.
Exemplos: Armindo Sant'Anna deve ser lido "Santanna".
j) os sinais gráficos como crase, til, cedilha, etc., não são considerados.
Exemplos: Campanha, Clodoaldo - Campanha, Raul
k) os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo nome que corresponde ao da família
do pai.
Exemplos: Carlos de Ovideo Y. Baños, Juan Gonzales Rodrigues
n) os nomes das empresas ou instituições que usam siglas, com ou sem ponto entre as
letras, devem ser alfabetados como se o conjunto de letras que formam as siglas
representassem uma palavra
Exemplos:
DASP, D.N.A.E.E, são arquivadas como Dasp e Dnaee.
p) as diversas filiais de determinada empresa são alfabetadas pelo nome da empresa, seguido
dos Estados em que se encontram as filiais e, finalmente, dos nomes das cidades e ainda, se
estiverem localizadas na mesma cidade, são colocados seus endereços.
Exemplos:
Comercial Silva, Pernambuco, Recife
Comercial Silva, Rio Grande do Sul, Porto Alegre, Andradas 123
Comercial Silva, Rio Grande do Sul, Porto Alegre, José Bonifácio,456
Comercial Silva, São Paulo, campinas
MÉTODO GEOGRÁFICO
É o sistema direto preferido quando o principal elemento a ser considerado em um documento
é a procedência. As ordenações geográficas mais usadas são:
Quando o arquivo é organizado por Estados, as capitais devem anteceder às outras cidades,
independendo da ordem alfabética.
Exemplos:
Rio Grande do Sul - Porto Alegre...
Rio Grande do Sul - Caxias do Sul...
Rio Grande do Sul - Palmares
Neste caso deve ser obedecido a ordem alfabética das cidades, incluindo as capitais,
rigidamente. É imprescindível que sejam colocados os nomes dos Estados em segundo lugar,
porque há cidades com o mesmo nome em diferentes Estados.
MÉTODO NUMÉRICO
É sempre indireto, havendo necessidade do uso de um índice alfabético. Tem como vantagem -
sigilo e a menor possibilidade de erros por ser mais fácil lidar com números do que com letras.
Pode ser simples ou cronológico.
É aconselhável que este registro seja feito em fichas pois, além de oferecer maior elasticidade,
permitindo fazer observações a respeito de cada correspondente.
No método numérico simples, não havendo mais interesse por um determinado correspondente
é possível dar baixa a esse número, aproveitando-o para outro cliente.
Neste caso é feita uma anotação, nos índices, com a data em que se deu este fato e a quem foi
cedido o número.
ALFABÉTICO
- em ordem dicionária, quando os assuntos isolados são dispostos alfabeticamente, sendo
obedecida somente a sequência das letras.
Exemplos: Impostos
Material de Consumo
Pessoal, etc...
As projeções podem ser assim divididas: guias principais em 1ª posição - guias secundárias
em 2ª posição - e finalmente, em 3ª e 4ª posições, as projeções das pastas.
- em ordem enciclopédia, quando os assuntos correlatos, agrupados sob um título geral, são
dispostos alfabeticamente.
Exemplo:
Imóveis
Casas
Sítios
Terrenos
Loteamentos
Vendas, etc...
São usadas notações fechadas, pois uma vez numeradas as divisões não é mais possível
ampliá-las, a não ser que todos os documentos sejam renumerados.
As projeções das guias devem estar em primeira e segunda posições, alternadamente, ficando
todas as guias impares em primeira posição e as pares em segunda posição. Em terceira
posição aparecem as pastas em cujas projeções são escritos os nomes dos correspondentes
ou assuntos precedidos dos números das divisões a que pertencem.
Estas pastas são colocadas em rigorosa ordem alfabética dentro de suas divisões.
Em quarta posição aparecem as guias-fora e miscelânea.
É importante que a pessoa que arquiva os documentos, regularmente, ao fazer essa inspeção,
verifique se os documentos possuem autorização para serem arquivados (Ok, arquive-se).
Aqueles que não apresentarem a autorização não poderão ser arquivados, devendo retornar ao
setor de origem. Nessa inspeção também será verificado-se os documentos possuem anexos
e se esses estão no documento.
Cada documento deve ser lido cuidadosamente afim de verificar o seu conteúdo e sob que
notação deverá ser arquivado.
03) SELEÇÃO:
Selecionar o material que será realmente arquivado daquele que poderá ser descartado.
A manutenção de um arquivo é dispendiosa e ocupa muito espaço. Portanto esse trabalho de
seleção requer conhecimento, critério e cuidado para não deixar de arquivar o que é
necessário, nem entulhar o arquivo de papéis desnecessários.
O selecionador deve conhecer as exigências que determinam a conservação de documentos,
tanto por lei como por necessidade de serviço.
04) REGISTROS:
Registrar diariamente, em um livro, os documentos que dão entrada no arquivo, possibilitando,
assim estabelecer uma estatística diária de arquivamentos efetuados.
Marcar data e hora de entrada de documento no arquivo a fim de anular todas as possíveis
controvérsias sobre a chegada do mesmo no arquivo.
05) CLASSIFICAÇÃO:
Determinar como será arquivado o documento, de acordo com o método adotado pela
organização . Deve-se então sublinhar em cada documento a palavra (ou palavras) que
determinou a sua classificação e preparar, quando o método assim o exigir, os índices
necessários à recuperação do documento.
06) CODIFICAÇÃO:
É a colocação no alto do documento, à direita, de símbolos (letras ou números) de acordo com
a classificação e o método de arquivamento adotados.
Existem documentos que tratam de dois assuntos ao mesmo tempo, ou se referem a mais de
uma pessoa. Nesse caso codifica-se o documento de acordo com o nome principal (se for
arquivo de nome), ou com o assunto que mais interessar a organização (se for arquivo de
assunto) e faz-se uma ficha de referência para o segundo nome ou assunto.
Essas fichas serão guardadas na pasta a que se refere a sua codificação. Outra solução será
tirar cópias dos documentos.
07) ORDENAÇÃO:
É a separação e agrupamento de um conjunto de documentos, de acordo com a codificação
dada. A ordenação tem por objetivos:
a) acelerar o arquivamento;
b) diminuir o número de erros de arquivamento.
Os documentos deverão estar em perfeita ordem antes de serem arquivados. Desta forma,
aqueles referentes a uma mesma pessoa ou um mesmo assunto estarão todos juntos.
08) ARQUIVAMENTO:
Guardar os documentos nas respectivas pastas e estas, por sua vez, no arquivo, de acordo
com o método de classificação.
PROTOCOLO
A este setor compete registrar e arquivar toda a documentação; prestar informações sobre o
andamento dos processos e providenciar guias de recolhimento; proceder ao trânsito interno,
de papéis, documentos e expediente de caráter oficial, quando determinado pelos órgãos
competentes, mantendo para isso um registro de entrega.
Todo e qualquer documento interno ou externo é recebido pelo protocolo que os direciona aos
seus destinatários. O serviço de protocolo, se encarrega de verificar que não seja expedido
qualquer documento, sem visto do responsável da área de competência à qual o mesmo se
refira, e encaminhar ao respectivo destino toda correspondência oficial, mantendo para isso um
registro de saída; guardar e conservar os documentos do arquivo morto; organizar,
sistematicamente, a catalogação do que estiver sob sua guarda, de modo que se encontrem,
com rapidez, os documentos procurados.
*Apensação - Ação pela qual se reúnem um ou mais processos a outro, na fase da autuação ou posteriormente.
PRINCIPAIS BENEFÍCIOS
» Controle das Correspondências Recebidas
» Controle das Correspondências Remetidas
» Controle de Processos
» Controle de Atos Administrativos
Avaliação de Documentos
AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS
Para que o ciclo vital de documentos flua segundo a Teoria das Três Idades, a avaliação -
atividade abrangida pela gestão de documentos - insere-se no contexto do arquivo corrente,
admitindo-se, porém, quando necessário, se avalie ou reavalie em outras etapas do
arquivamento, desde que esse procedimento não se torne rotina.
Em se tratando de trabalho ligado a juízos de valor, o arquivo corrente (quase sempre carente
de agentes qualificados) deve receber a colaboração de profissionais das áreas de
conhecimento relacionadas com os documentos em avaliação. Antes de tratar dessa equipe
multidisciplinar, há que se definir a unidade orgânica responsável pela avaliação, cujo titular terá
as seguintes competências:
ESTRUTURA E FUNCIONAMENTO
CLASSIFICAÇÃO DE FUNDO
A avaliação deve incidir sobre conjuntos de documentos e não sobre unidades individualizadas.
A grande dificuldade consiste em reconstituir esses conjuntos quando eles foram desfeitos por
critérios inadequados de arquivamento. Os documentos produzidos no exercício da mesma
função, competência ou atividade constituem as séries documentais e é sobre elas que deve
incidir o trabalho de identificação de valores e de definição de prazos de guarda. Portanto, cabe
ao profissional de arquivo conhecer quais são os momentos do ciclo de vida dos documentos
para poder identificar em qual deles os conjuntos se encontram e determinar o tratamento e a
guarda a eles correspondentes.
Competências da Comissão Permanente de Avaliação
Valoração de documentos
Tempo de retenção
Para guarda transitória devem ser considerados aqueles cujas informações estejam
integralmente reproduzidas em documentos destinados à guarda permanente:
Os documentos de valor eventual são aqueles de interesse e trato imediato, sem significância
para a História e outras ciências.
Exemplos:
• convites recebidos;
• material de divulgação de terceiros;
• correspondência rotineira de congratulações ou pêsames;
• agradecimentos protocolares;
• minutas de matérias destinadas a publicação;
• requisição de cópias xerográficas;
• pedidos de consertos e reparos;
• requisição de viaturas para serviços externos; registros de saída de material;
• controle de entrada e saída de pessoas do órgão; e
• outros casos similares.
Recomendações complementares
Por oportuno, reúnem-se nesta parte algumas indicações julgadas úteis para o processo de
avaliação, como as que seguem.
Essa equipe, que só começará a atuar depois de devidamente treinada e uma vez encerrada a
fase de análise dos conjuntos documentais e de atribuição de prazos de destinação, será
composta formalmente (ato publicado) por membros escolhidos entre os servidores ligados à
guarda dos documentos e, também, se necessário, pelos da área de administração
conhecedores da estrutura organizacional pertinente.
Amostragem
Dos conjuntos documentais a serem eliminados deve ser retida uma amostra significativa,
tendo por base o interesse que os mesmos possam representar para a pesquisa histórica. Por
essa razão, deve ser obtida a assessoria de um profissional de Estatística que, com a
orientação do historiador, estabelecerá o tamanho da amostra.
A tomada de decisão diante de acervo volumoso, heterogêneo e quase sempre sem tratamento
arquivístico requer cuidadosa divisão de trabalho. Assim, por exemplo, quando se tratar de uma
Secretaria de Obras (em geral de macroestrutura organizacional), o encargo deve ser realizado
separadamente, isto é, por departamento ou similar, um de cada vez.
De se chamar a atenção, no caso de grandes massas acumuladas, para a necessidade de
atuar em separado quanto a conjuntos documentais referentes a atividades-meio
(planejamento, pessoal, material, orçamento, comando, coordenação e controle) e
atividades-fim.
Plano de Classificação
Entende-se como plano de classificação o instrumento utilizado para classificar e recuperar os
documentos por meio do qual são estabelecidos códigos numéricos representativos das
diversas classes e subclasses. Comumente, adota-se um código que possa refletir a estrutura e
as funções das diversas unidades que o compõem.
O Plano de Classificação deve ser utilizado tanto nos Arquivos Correntes das diversas unidades
do órgão público, instituição etc., quanto no arquivamento geral. A classificação nos Arquivos
Correntes vem para facilitar o armazenamento, o trâmite, a consulta, e o empréstimo de
documentos, uma vez que o servidor da unidade que produziu ou recebeu o documento detém
melhores informações para enquadrá-lo na categoria de assunto ou atividade mais adequada.
Uma vez classificado, durante todo o ciclo de vida útil, o documento tramitará pelas unidades
com um padrão de arquivamento definido.
A classificação do documento deverá levar em conta o seu aspecto funcional e sua atividade.
Definido o assunto, atribui-se o número correspondente.
Após análise do documento, recomenda-se anotar a lápis o código no canto superior direito da
primeira página, a fim de facilitar sua visualização.
Tabela de Temporalidade
A Tabela de Temporalidade é um recurso de arquivo decorrente da avaliação que, conjugada
com o código de classificação documental, tem por objetivo definir prazos de guarda e
destinação de documentos, com vistas a assegurar o acesso à informação. Este instrumento
busca a preservação racional com base no valor primário e secundário de cada documento.
Corresponde ao valor primário o período de utilidade do documento para o cumprimento dos
fins administrativos, legais ou fiscais. Já ao valor secundário são atribuídos valores probatórios,
quando comprovam a existência, o funcionamento e as ações do órgão público, da instituição e
mesmo das empresas, ou valores informativos, quando o documento contém dados para fins
de estudo ou pesquisa.
Também compete ao Arquivo Geral a destinação final do documento, que pode ser a
eliminação, quando o documento não apresenta valor probatório ou informativo, ou a guarda
permanente, quando as informações contidas no documento são consideradas importantes
para fins de provas, informação e pesquisa. Como exemplo foi usado um documento de valor
probatório, uma vez que comprova a existência, o funcionamento e as ações da instituição.
Um documento com mais de um assunto deverá ser enquadrado no assunto que predominar,
tiver relevância ou maior prazo de vida, observando-se sempre que aos documentos juntados,
processos, assentamentos ou dossiês será atribuído o prazo de maior valor temporal.
Tipologia Documental
Tipologia Documental, como o próprio nome indica (tipo), diz respeito à multiplicidade da
produção documental. São documentos produzidos por uma atividade que obedece a uma
função específica estando regulados por um procedimento ou trâmite e que contenha formatos,
conteúdos e suportes semelhantes. De acordo com esta definição, de cada atividade e/ ou
função se deriva uma série de documentos. Como exemplo, podemos dizer que da função
contábil, gera-se documentos como os livros diário, razão, balancete, etc. Da atividade policial,
são gerados documentos tais como, exames de corpo de delito, ordens de serviços, peritagens,
boletins de ocorrências, etc. Do poder Judiciário, intimações, citações, etc.
Portanto, por série documental tipológica entendemos o agrupamento de espécies documentais
específicas dentro das respectivas funções geradoras.
A tipologia documental é hoje um dos mais instigantes e importantes temas para uma
renovação teórica da arquivística. Como indicativo dessa transformação tem-se a própria
evolução do conceito de tipo documental, anteriormente encontrado na literatura com inúmeras
variações conceituais entre diversos autores. As definições aproximavam-se daquilo que hoje
denominamos gênero, espécie, formato etc., ou uma mescla desses conceitos. No entanto, os
estudiosos que se preocuparam com esse tema sempre estiveram buscando uma conceituação
que definisse o documento em sua essência arquivística, isto é, enquanto parte integrante de
um conjunto de outros documentos gerados naturalmente no exercício das mesmas atividades.
A particularidade do documento arquivístico, que é ao mesmo tempo único e múltiplo (quando
inserido na série documental), representou um desafio a ser superado na tentativa de
conceituação do tipo documental.
O texto da Profª. Heloísa Bellotto, publicado em 1990, pode ser considerado um marco da
literatura arquivística nacional sobre tipologia documental. Os conceitos ali desenvolvidos são a
reformulação de um texto seu anterior, de 1982, e acabaram por ser incorporados ao Dicionário
de terminologia arquivística. A definição proposta de tipo documental passa a ser, então, a
espécie documental somada à função que a produziu, criando séries tipológicas, isto é, cada
tipo documental equivale a uma série documental. Essa nova conceituação, apesar de
aparentemente modesta, é fundamental para uma renovação dos procedimentos arquivísticos
adotados no Brasil e para a solução de muitos problemas, frente aos quais os métodos
tradicionais já começavam a apresentar sinais de esgotamento. O avanço dessa problemática -
e a importância dos estudos de tipologia documental -, pode ser notado nos arquivos municipais
espanhóis que, desde meados da década de 1980, fazem um trabalho conjunto buscando
padronizar um arranjo documental tipológico.
A confecção de tal instrumento é complexa. Supõe uma identificação preliminar das funções
desempenhadas, principalmente no nível formal/legal, para, a partir daí, identificar nos
documentos as espécies presentes em cada função principal, bem como determinar outras
funções além do nível formal/legal; com a conjunção desses elementos pode-se elaborar a
tipologia documental e, por extensão, séries tipológicas.
Deste modo a tipologia também destaca o formato como uma solução para explicitar sua
diferença em relação às espécies documentais, já que essas características, muitas vezes,
tendem a se assemelhar, podendo causar alguma confusão na organização arquivística.
Assim, por exemplo, panfleto refere-se a uma espécie e não a um formato.
Este último pode variar desde um folheto, um cartaz a, até mesmo, um livro.
Tome-se como exemplo um manifesto contra a carestia, assinado por algum comitê municipal
de Partido X, que foi amplamente difundido em uma folha de papel ofício mimeografada. Qual
a espécie de tal documento? Panfleto?... volante?... folheto?... ou será manifesto? Segundo o
Dicionário do livro, folheto é apenas o formato documental ("documento constituído por uma
folha simples ou dobrada" ou "publicação impressa, não periódica, (...) constituída por poucas
folhas"); volante, é tão somente uma peça do maquinário da gráfica; porém nada impede, ainda
de acordo com o Dicionário, que um manifesto ("escrito de natureza expositiva ou doutrinária
que pode assumir caráter polêmico" ou "programa político ou religioso") possa ser também um
panfleto ("pequeno folheto, normalmente de natureza controversa, política e escrito em tom
satírico ou injurioso"). Esse exemplo serve para demonstrar que dado o fato de a tipologia
documental para arquivos de organizações político-partidárias ser específica, as espécies
documentais (do mesmo modo que as funções) também serão, o que levou a um trabalho de
definição terminológica de espécies documentais típicas de tais acervos. No caso específico
dos arquivos de partidos e associações políticas optamos por considerar o documento do
exemplo citado acima como um folheto (formato) cuja espécie, manifesto ou panfleto, será
determinada de acordo com a função documental. Assim poderemos ter, se for o caso, um
panfleto de agitação política (tipo documental) cujo conteúdo é um manifesto.
SUPORTE
Material sobre o qual as informações são registradas: papel, filme, fita magnética, disco ótico, disquete etc.
Neste ponto pode valer à pena chamar a atenção para o aspecto da existência de diferentes
meios ou suportes materiais da informação. Não de pode pensar apenas em documentos de
papel. Há muitos outros tipos de suportes, como fotografia, vídeo, gravações de áudio, etc.
Existe pouco cuidado em registrar informações sob a forma de fotografias, áudio, vídeo ou
outras semelhantes, nos órgãos públicos ou mesmo em universidades. Instituições e empresas.
Apenas quando a própria imagem fará parte de um produto acabado (por exemplo, ilustrações
que serão impressas em um trabalho) é que o pesquisador se preocupa com as mesmas Mas
não há muita preocupação em registrar a rotina de trabalho, as aulas, as reuniões, as
discussões, as etapas do trabalho de construção de um aparelho, as tentativas intermediárias,
o grupo de trabalho, etc. Algumas vezes, faz-se gravações em vídeo de situações muito
especiais (como cerimônias ou eventos) . Mas se alguém quiser saber, daqui a 50 ou 100 anos,
como era o ambiente de trabalho, aulas em nossas universidades, como os professores
interagiam com seus estudantes, etc., será impossível encontrar mesmo uma pequena amostra
de gravações das aulas ministradas em nosso país.
É importante chamar a atenção, especialmente, para um tipo de suporte que ainda não tem
sido trabalhado adequadamente pelos arquivistas: os registros digitais (informática). É claro que
um arquivista bem informado já está ciente de que deve procurar estabelecer bancos de dados
informatizados para a organização de seus arquivos. Mas ele ainda não pensa nas informações
digitais como um objeto a ser preservado pelo arquivista. No entanto, em todas as grandes
instituições, universidades e empresas, o papel da informatização é cada vez maior, e se não
houver uma preservação das informações registradas, maior, e se sob essa forma, serão
totalmente perdidas muitas informações que não existem sob outra forma.
Suponhamos que um dado rascunho de um trabalho existe sob a forma de um arquivo digital
em um disquete e também sob a forma de uma listagem, impressa, em papel. As duas formas
contêm as mesmas informações, nos seus respectivos suportes. Mas o disquete permite a
localização e manipulação de informações de uma forma que o papel não permite. Através de
diversos tipos de programas, as palavras-chave de um texto digital podem ser indexadas e
servir para a localização quase instantânea das informações buscadas.
Essas informações podem ser transmitidas com grande facilidade de um local para o outro;
podem ser copiadas e conservadas a baixo custo. Através de fitas magnéticas de "back up",
pode-se armazenar atualmente um volume muito grande de informações (centenas de
megabytes) em um único cartucho, a um preço de uma fração de dólar por megabyte. Um
megabyte é, aproximadamente, o equivalente a 500 páginas de texto datilografado. Portanto, o
custo da conservação das informações em fita magnética já é bastante inferior ao preço do
papel em que essas informações poderiam ser escritas.
A preservação de registros digitais exigirá uma estratégia adequada de cópia periódica dos
conteúdos dos microcomputadores e dos computadores de grande porte dos órgãos públicos,
das universidades e instituições, e sua conservação, eliminando-se os arquivos duplicados
(aqueles que não foram alterados entre duas operações de "back up" sucessivas).
Isso é perfeitamente factível, com tecnologia atual e baixo custo. Como no caso de documentos
em papel (suporte papel), é também necessário um trabalho (que não é automático) de triagem
dos arquivos digitais, destruição de uma parte deles, organização e preservação dos demais.
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA
Microfilmagem - Automação - Preservação, Conservação e Restauração de documentos.
MICROFILMAGEM
Conceito de Microfilmagem
Todo o acervo microfilmado segue um rigoroso procedimento de preparo que, na maioria dos
casos, é mais demorado do que a microfilmagem em si. Através dos rolos de microfilmes
podemos ter acesso a diversos documentos, que manualmente, seria impossível devido à
deterioração dos mesmos. Deste modo a microfilmagem colabora, principalmente, para a
preservação do acervo original e possibilita aos pesquisadores obter cópias de documentos
antes indisponíveis.
Em cada rolo de Microfilme podem ser armazenados de 2.500 até 6.000 documentos,
oferecendo uma redução de até 98% no espaço físico anteriormente utilizado.
No Brasil, a microfilmagem foi regulamentada de acordo com a Lei nº. 5.4331/1.968 e Decreto
nº 1.799/1.996
Objetivo da Microfilmagem
Segurança: obtida pelo alto poder de compactação de informações, permitindo que cópias de
filmes sejam arquivadas em locais diversos assegurando a preservação da documentação,
protegendo-a contra incêndios, inundações, extravios, perda, etc.
Documentos dos Órgão: são aqueles produzidos e recebidos pelas Órgãos, para o
cumprimento de suas atribuições;
MICROFILMAGEM DE DOCUMENTOS
Aplicações da Microfilmagem
Vantagens:
1) Segurança, preservação das informações em caso de incêndio, inundações, roubo etc.
2) Redução de espaço e peso em mais de 90%.
3) Baixo custo de transporte
4) Facilidade de acesso a documentação rara e única.
5) Durabilidade, seguindo rigorosamente as normas de preservação pode durar até 400 anos.
6) Dificulta a ação de falsificadores.
7) Oferece melhores condições de trabalho.
8) Permite a integridade do arquivo.
9) Pode ser conectado com outros sistemas informatizados.
10) Favorece o sigilo.
Desvantagens:
MICROFORMAS
Conceito de Microforma:
Microformas são os vários formatos que o microfilme pode assumir na sua apresentação final
como instrumento de arquivo ou de recuperação da informação. São imagens fotográficas de
documentos em escala muito reduzida que necessitam do auxílio de um aparelho leitor.
Tipos de Microformas:
ROLO - (filme) Rolo de microfilme foi a primeira microforma a ser utilizada e serviu para dar
origem à maioria das microformas conhecidas. É utilizado em documentação contínua e que
não sofra constantes atualizações. As larguras ou bitolas mais utilizadas são de 16mm para
documentação administrativa, 35mm para mapas e plantas de engenharia e os de 105mm em
micropublicações. Um filme tem a capacidade de armazenar mais ou menos 2.400
documentos de formato A4. No filme esses documentos são chamados de fotogramas.
CASSETE - É uma evolução do cartucho, sendo que a diferença básica entre eles é que o
cartucho possui um eixo e o cassete possui dois eixos. Utiliza somente microfilme de 16mm.
JAQUETA - Jaqueta é um envelope de acetato com vários canais onde são inseridos os
fotogramas. O seu tamanho é padronizado no mundo inteiro podendo ser de 16mm, 35mm ou
mista.
ULTRAFICHA - É toda microficha com grau de redução superior a 90x. Sua principal vantagem
é o alto grau de compactação.
MICROFILMADORAS
As microfilmadoras são compostas de uma base onde está localizado um campo fotográfico
pré-determinado, onde devem ser colocados os documentos para serem microfilmados. O grau
de redução pode ser fixo ou variável de acordo com o tipo de microfilmadora, nos
equipamentos que possuem mais de um grau de redução, esta irá aumentar conforme se
afaste a unidade filmadora da base.
PROCESSADORAS
Após a microfilmagem há necessidade de transformar as imagens latentes em imagens
visíveis, permitindo assim a consulta às microformas. Os equipamentos que executam este
trabalho são denominados de processadoras.
DUPLICADORES
São os equipamentos utilizados para a confecção de cópias das microformas gerando uma
outra microforma igual a original.
Químicos - que utilizam filmes de 16 e/ou 35mm. O equipamento consiste em uma impressora
onde o microfilme original e o filme cópia são transportados em contato sob uma fonte de luz e
após deverá ser processado utilizando-se uma processadora química.
Diazóicos - o filme diazo é exposto em contato com o microfilme original sob uma fonte de luz
ultravioleta e o processamento é realizado com a passagem do filme por uma câmara com
vapores de amônia.
Com estes três testes o microfilme estará dentro das normas brasileiras.
O rolo foi a primeira microforma a ser utilizada e a partir dele surgiram outras microformas
como as jaquetas, cartões-janela e cartuchos.
Insersores - Cartão-Janela
Montadores - Jaquetas
Rebobinadores - Cartuchos
A recuperação das informações faz-se através de leitores simples ou de leitores copiadores que
nos permitem localizar os fotogramas nos filmes.
2) Microfilmagem
3) Processamento
As microformas devem ser revisadas fotograma por fotograma para verificar se não houve a
omissão de nenhum documento durante a microfilmagem. Para facilitar a revisão enumera-se
todos os documentos, respeitando suas características, o que virá a facilitar também a
separação dos documentos em lotes que virão a formar o conteúdo de cada filme.
Se durante a revisão ficar comprovado que a microforma está em perfeitas condições pode
então ser duplicada. A microforma original deverá ser preservada em um arquivo de segurança
e as cópias poderão ser encaminhadas para o(s) arquivo(s) do(s) órgão(s) detentor(es) da
documentação, no caso de documentos de interesse restrito. Nos documentos de interesse
geral estes poderão ser enviados para todos os órgãos da instituição.
O arquivo de segurança deverá ter as suas instalações físicas de acordo com as necessidades
do órgão, instituição ou empresa. Para que as microformas tenham qualidade e
consequentemente durabilidade é importante um rigoroso controle do processamento onde
todos os resíduos químicos tenham sido removidos e que seja proporcionada uma secagem
uniforme.
É fundamental que se mantenha um controle sobre a temperatura que deverá ficar entre 18ºc e
21ºc e sobre a umidade relativa do ar deverá ficar próxima dos 50%. Outro fator importante em
um Arquivo de Segurança é a higienização que deve ser feita periodicamente para evitar o
acumulo de poeiras.
LEGISLAÇÃO BÁSICA:
O Presidente da República, no uso das atribuições que lhe confere o art. 84, inciso IV, da
Constituição e tendo em vista o disposto no art. 3° da Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968
Decreta:
Art.1. A microfilmagem, em todo território nacional, autorizada pela Lei nº 5.433, de 8 de maio
de 1968, abrange a dos documentos oficiais ou públicos, de qualquer espécie e em qualquer
suporte, produzidos e recebidos pelos órgãos dos Poderes Executivo, Judiciário e Legislativo,
da Administração Indireta, da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, bem
como a dos documentos particulares ou privados, de pessoas físicas ou jurídicas.
Art. 2°. A emissão de cópias, traslados e certidões extraídas de microfilmes, bem assim a
autenticação desses documentos, para que possam produzir efeitos legais, em juízo ou fora
dele, é regulada por este Decreto.
Art. 3°. Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo de
reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos,
em diferentes graus de redução.
Art. 4°. A microfilmagem será feita em equipamentos que garantam a fiel reprodução das
informações, sendo permitida a utilização de qualquer microforma.
Art. 5°. A microfilmagem, de qualquer espécie, será feita sempre em filme original, com o
mínimo de 180 linhas por milímetro de definição, garantida a segurança e qualidade de imagem
e de reprodução.
§ 1°. Será obrigatória, para efeito de segurança, a extração de filme cópia, do filme original.
§ 2°. Fica vedada a utilização de filmes atualizáveis de qualquer tipo, tanto para a confecção do
original como para a extração de cópias.
§ 3°. O armazenamento do filme original deverá ser feito em local diferente do seu filme cópia.
Art. 6°. Na microfilmagem poderá ser utilizado qualquer grau de redução, garantida a
legibilidade e a qualidade de reprodução.
Parágrafo único. Quando se tratar de original cujo tamanho ultrapasse a dimensão máxima do
campo fotográfico do equipamento em uso, a microfilmagem poderá ser feita por etapas, sendo
obrigatória a repetição de uma parte da imagem anterior na imagem subsequente, de modo que
se possa identificar, por superposição, a continuidade entre as seções adjacentes
microfilmadas.
Art. 7º. Na microfilmagem de documentos cada série será sempre precedida de imagem
de abertura, com os seguintes elementos:
I - identificação do detentor dos documentos a serem microfilmados;
II - número do microfilme, se for o caso;
III - local e a data da microfilmagem;
IV - registro no Ministério da Justiça;
V - ordenação, identificação e resumo da série de documentos a serem microfilmados;
VI - menção, quando for o caso, de que a série de documentos a serem microfilmados é
continuação da série contida em microfilme anterior;
VII - identificação do equipamento utilizado, da unidade filmada e do grau de redução;
VIII - nome por extenso, qualificação funcional, se for o caso, e assinatura do detentor dos
documentos a serem microfilmados;
IX - nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade, cartório
ou empresa executora da microfilmagem.
Art. 10°. Para o processamento dos filmes serão utilizados equipamentos e técnicas que
assegurem ao filme alto poder de definição, densidade uniforme e durabilidade.
Art. 12. A eliminação de documentos, após a microfilmagem, dar-se-á por meios que garantam
sua inutilização, sendo a mesma precedida de lavratura de termo próprio e após a revisão e a
extração de filme cópia.
Art. 13. Os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente, não poderão ser
eliminados após a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo público de sua esfera de
atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor.
§ 3° A cópia em papel, de que trata o parágrafo anterior, poderá ser extraída utilizando-se
qualquer meio de reprodução, desde que seja assegurada a sua fidelidade e qualidade de
leitura.
Art. 15. A microfilmagem de documentos poderá ser feita por empresas e cartórios habilitados
nos termos deste Decreto.
Art. 17. Os microfilmes e filmes cópia, produzidos no exterior, somente terão valor legal, em
juízo ou fora dele, quando:
I - autenticados por autoridade estrangeira competente;
II - tiverem reconhecida pela autoridade consular brasileira a firma da autoridade estrangeira
que os houver autenticado;
III - forem acompanhados de tradução oficial.
Art. 19. As infrações, às normas deste Decreto, por parte dos cartórios e empresas registrados
no Ministério da Justiça sujeitarão o infrator, observada a gravidade do fato, às penalidades de
advertência ou suspensão do registro, sem prejuízo das sanções penais e civis cabíveis.
Parágrafo único. No caso de reincidência por falta grave, o registro será cassado
definitivamente.
Fim do rolo.
(*)
Beginning of roll. 0075
(*)
0076
Continuação de outro
rolo
Continua em outro
rolo. Continued from
another roll.
Continued on another
(*)
roll. 0491
(*)
0490
Continuação de outro
rolo
Continua em outro
rolo. Continued from
another roll.
Continued on another
(*)
roll. 0491
(*)
0490
(*)
0078
Páginas e/ou
números em falta.
Numeração incorreta.
Missing pages
Data incorreta. and/or issues.
(*)
Incorrect numbering. 0081
Incorrect date.
(*)
0079
ARIAL OU SIMILAR 1
(ANEXO 1) PONTOS MILÍMETROS
1. INÍCIO DO ROLO 70 18 Deve constar de todos os rolos
para que não restem dúvidas
quanto ao início do filme.
ou superior ou superior
2. CONTINUAÇÃO DE 70 18 Deve ser usada para informar
OUTRO ROLO que os documentos que
precedem os que serão
ou superior ou superior
microfilmados encontram-se
em outro rolo.
3. IMAGEM DE __ 14 a 30 3a7 Deve ser usada para indicar as
OBSERVAÇÃO omissões, problemas de
legibilidade ou outras
ocorrências previstas no art. 9º
do Decreto nº 1.799, de 30
janeiro de 1996.
4. DENSIDADE UNIFORME __ __ __ Deve constar de todos os rolos
uma folha em branco,
preferencialmente com as
características do papel
fotográfico fosco, que permita
a medição da densidade do
microfilme.
5. NÚMERO DO FILME __ 70 18 Cada rolo de microfilme poderá
receber um número, para fins
de identificação, registro,
ou superior ou superior
controle e acesso.
6. LOGOTIPO E __ 14 a 30 3a7 Deve constar de todos os rolos.
IDENTIFICAÇÃO DA Caso a instituição possua
INSTITUIÇÃO DETENTORA logotipo, este poderá integrar a
DO ACERVO sinalética.
7. LOGOTIPO E __ 36 a 58 9 a 15 Pode ser usada quando a
IDENTIFICAÇÃO DO microfilmagem decorrer de
PROJETO DE patrocínio, convênio,
MICROFILMAGEM intercâmbio etc.
8. RESTRIÇÕES QUANTO __ 14 a 30 3a7 Pode ser usada para informar
À REPRODUÇÃO ao usuário que a instituição se
reserva o direito de recusar
pedidos de reprodução de
documentos de seu acervo,
que violem dispositivos legais
em vigor, tais como: Lei nº
9.610, de 19 de fevereiro de
1998 (Direitos Autorais), Lei nº
8.159, de 8 de janeiro de 1991
(Lei de Arquivos) e seus
decretos regulamentadores.
(1) Usar a fonte ARIAL, no tamanho indicado em pontos. Na ausência dessa fonte, usar letras e
números não serifados, isto é, letras e números sem qualquer tipo de adorno, no tamanho
indicado em milímetros
SINALÉTICAS SÍMBOLOS ISO CORPO DAS LETRAS E NÚMEROS INFORMAÇÕES SOBRE O USO
ARIAL OU SIMILAR 2
(2) Usar a fonte ARIAL, no tamanho indicado em pontos. Na ausência dessa fonte, usar letras e
números não serifados, isto é, letras e números sem qualquer tipo de adorno, no tamanho
indicado em milímetros
Microfilmagem no Brasil
AUTOMAÇÃO
A automação tem como principal objetivo colocar ao alcance do usuário uma base de dados
com informações internas de documentos e materiais bibliográficos gerados ou adquiridos, de
forma a facilitar seu acesso.
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED é ao mesmo tempo: um método, um
sistema e uma tecnologia, para a conversão e processamento de documentos como
informação eletrônica digital. Essa ferramenta surgiu a partir da necessidade de órgãos
públicos, instituições e empresas, em gerenciar a informação que se encontrava desestruturada
visando facilitar o acesso ao conhecimento explícito da corporação.
Estas funções podem ser analisadas em duas camadas: funções de processamento e funções
de gerenciamento. As funções de processamento compreendem o ciclo de vida do documento:
Todas essas ideias colidem com a tradicional noção do que constitui um documento. E é por
todas essas razões que alguns autores preferem se referir a informação documental ao
contrário de documento, em oposição aos que dizem que a fronteira do que constitui um
documento, individualmente, está se tornando vaga.
Deve-se gerenciar documentos para: otimizar e fazer fluir as funções, ter acesso local à
informação, poder realizar operações paralelas, reduzir espaços de armazenamento, aumentar
a velocidade de acesso, aumentar e preservar o valor da informação, ganhar tempo em
decisões críticas, levar vantagem competitiva, melhorar a sensibilidade nos processos e a
prevenção de riscos.
Avaliação de produtos
Na aquisição de sistema para gerenciamento de documentos alguns pontos devem ser
observados:
• Que formatos de documentos serão gerenciados: textos, imagens ou outros?
• Qual o volume de documentos?
• É necessária recuperação por pesquisa no texto completo?
• O produto é compatível com o ambiente operacional de hardware e software do órgão público,
instituição ou empresa?
• Quantos usuários terão acesso ao sistema?
• É importante a integração com workflow, ou apenas carga e recuperação são suficientes?
• Que nível de segurança e controle de acesso são necessários?
• É necessário o controle de versão?
• O acesso via rede WAN é necessário?
• O fornecedor apresenta algum plano futuro de evolução do produto?
• Serão utilizados recursos de multimídia?
A correta especificação do produto deve levar em conta os planos de médio e longo prazos, e
não apenas uma visão do momento, pois os custos de mudança de produto são, em geral,
altos.
CONCLUSÃO
Atualmente as organizações - sejam elas públicas ou privadas - têm problemas diferentes que
levam a soluções diferentes. O que existe em comum é a necessidade de algum tipo de
sistema para gerenciar documentos. Inicialmente deve-se entender qual será a função do
sistema de gerenciamento de documentos e aceitar o fato de que não existe uma fórmula
mágica que faça tudo automaticamente resolvendo o problema de todas as pessoas.
A primeira coisa que vem a nossa mente é a necessidade de consertar o que está danificado,
ou seja, restaurar o material degradado. Pensamos a partir da seguinte lógica: devemos
restituir a integridade física destes materiais para que de novo possam estar acessíveis à
pesquisa e ao estudo. Seguindo este raciocínio teríamos a seguinte sequência de trabalho:
primeiro restaurar o material, depois conservá-lo e assim estaríamos preservando a informação
para o futuro.
Será que procedendo deste modo estamos realmente salvaguardando estes livros e
documentos danificados? Aparentemente sim, a curto prazo. No entanto, caso não
identifiquemos os fatores que causaram a sua degradação, estaremos apenas nos iludindo, e,
infelizmente, reduplicando o mesmo dano em um futuro próximo. O que fazer, então?
Conservação preventiva abrange não só a melhoria das condições do meio ambiente nas áreas
de guarda de acervo e nos meios de armazenagem, como também cuidados com o
acondicionamento e o uso adequado dos acervos, visando a retardar a degradação dos
materiais. É, pois, um tratamento de massa, feito em conjunto.
Os museus, os arquivos, as bibliotecas, entre outras instituições relacionadas com a cultura,
têm como principal tarefa preservar toda a herança histórica, artística, científica e arquitetônica
para as gerações futuras. Muitos, no entanto, apresentam situações ou condições inadequadas
que põem em risco a preservação de seus acervos. As condições inadequadas para
preservação vão desde a localização - áreas poluídas, sem segurança e sujeitas a desastres
naturais - até as características arquitetônicas dos edifícios, que contribuem para uma
iluminação nociva e para o estabelecimento de níveis impróprios de temperatura e umidade,
favorecendo os ataques biológicos. Aí também se incluem sistemas operacionais deficientes,
que propiciam o vandalismo, a falta de manutenção e atitudes incorretas na manipulação dos
acervos.
A questão da preservação de bens culturais envolve muitos conceitos, que permeiam ações de
diversas naturezas. Uma delas é a conservação preventiva. A conservação preventiva trata das
causas da degradação dos acervos e sua atuação implica ampliar a perspectiva além do objeto
isolado, alcançando o ambiente, a arquitetura, os planos de segurança e manutenção, a
maneira de usar as coleções.
O controle ambiental é uma das principais medidas de conservação preventiva das coleções.
Baseia-se na manutenção de condições climáticas em níveis adequados. Os parâmetros
climáticos estabelecidos para preservação de acervos com suporte em papel, em especial dos
níveis ideais de temperatura e umidade relativa, impõem, na maioria dos casos, e sobretudo
nas áreas tropicais, a utilização de sistemas mecânicos de climatização que envolvem elevados
custos para uma correta instalação e manutenção.
Por sua constituição delicada, o papel recebe mais sensivelmente o impacto das
alterações que ocorrem em seus próprios componentes internos (celulose, carga, encolagem,
etc.) e também por agentes externos como o ataque biológico (fungos, insetos, etc.), poluentes
atmosféricos, mau acondicionamento, manuseio indevido, etc. que por fim alteram sua própria
estabilidade física.
INTERNOS EXTERNOS
Manufatura
Circunstanciais Ambientais
• Terremotos - Físicos
• Inundações - Químicos
• Incêndios - Biológicos
• Mudanças
Iluminação: Toda fonte de luz, seja ela natural ou artificial, emite radiação nociva, do tipo
infravermelho e ultravioleta, ambos causadores de danos ao papel. A ação da radiação
ultravioleta sobre o papel é irreversível e prolonga-se mesmo terminado o período de irradiação,
contribuindo para a oxidação da celulose.
A luz tem dois efeitos sobre o papel, ambos contribuindo para a sua degradação. O primeiro
efeito caracteriza-se por apresentar uma ação clareadora, que causa o desbotamento ou o
escurecimento de alguns papéis e algumas tintas. O segundo efeito apresenta-se como uma
acelerada degradação da lignina (componente natural responsável pela firmeza e solidez do
conjunto de fibras, agindo como uma espécie de cimento) que porventura esteja presente no
papel, tornando-a progressivamente escura. As fibras do papel se rompem em unidades cada
vez menores, até se tornarem insuficientes para manterem a folha unida. As reações invisíveis
produzem uma quebra na estrutura molecular do papel, resultando no seu enfraquecimento, ou
seja, acelera o processo de envelhecimento deste tipo de material. O controle das radiações
eletromagnéticas deve ser feito através de cortinas, persianas, filtros especiais para absorção
dos raios ultravioleta e filmes refletores de calor. No momento, não existe nenhum tipo de
lâmpada ideal capaz de iluminar sem danificar o material documental.
Poeira
No pó estão contidas partículas de substâncias químicas cristalinas e amorfas, como terra,
areia, fuligem e grande diversidade de micro-organismos, além de resíduos ácidos e gasosos
provenientes da combustão em geral e de atividades industriais.
O pó não modifica apenas a estética dos documentos. Quando observamos a sujeira retida nos
papéis, como os excrementos dos insetos, colas e poluentes atmosféricos, observamos a ação
destrutiva. As pequenas partículas possuem ação cortante e abrasiva. A aderência do pó não é
apenas superficial, mas também no interior da fibra, que é absorvida por meio de ligações
químicas.
São cinco os principais insetos que atacam o ambiente de uma biblioteca ou arquivo. Para
melhor caracterizá-los, podem ser subdivididos em duas grandes categorias:
Este agrupamento não quer dizer que estes insetos têm o mesmo hábito, ciclo de vida e
características de ataque, assim como diferem as técnicas de controle das infestações.
Piolho de Livro: O alimento do piolho de livro é o fungo presente no papel corroendo toda a
superfície onde exista este tipo de organismo. O controle está na limpeza constante dos
documentos e controle da temperatura e da umidade.
Cupins: Em bibliotecas, além da madeira, atacam os livros formando galerias não visíveis.
Nas bibliotecas com estantes de madeira não tratada deve ser observado a existência de pó da
madeira constantemente. O controle é feito através do extermínio dos ninhos, eliminando as
colônias destes insetos.
Brocas: Os livros são o principal material de ataque das brocas, mas seu alimento não é
somente a celulose, atacam também o couro.
Ação do Homem: O homem tem contribuído para a degradação dos documentos através do
manuseio incorreto e acondicionamento inadequado. Alguns procedimentos inadequados que
prejudicam o livro podem ser constatados no Quadro a seguir:
QUADRO - Procedimentos Inadequados com Relação ao Livro Exercidos pelo Homem
- In s e r ir n o liv r o p é ta la s o u fo lh a s d e p la n ta s ; r e c o r te s d e jo r n a is e p a p é is o u p a p e lã o d e b a ix a q u a lid a d e .
- R e tir a r o v o lu m e d a p r a te le ir a , p u x a n d o -o p e la b o rd a s u p e r io r d a lo m b a d a , d a n ific a n d o a e n c a d e r n a ç ã o .
- C o lo c a r c lip s c o m o m a r c a d o r d e p á g in a s . - F o lh a r liv r o s c o m a s m ã o s s u ja s .
- F a z e r r e fe iç õ e s ju n to a o liv ro . - F a z e r m a r c a s n a p á g in a s , d o b ra n d o -a s .
- F a z e r a n o ta ç õ e s a c a n e ta n o s liv r o s . - D e b r u ç a r e m c im a d o s liv r o s .
- T ir a r c ó p i a x e r o x d o s v o lu m e s e n c a d e r n a d o s . - M o lh a r a p o n ta d o s d e d o s c o m s a liv a p a r a v ir a r a s
p á g in a s .
TÉCNICAS DE CONSERVAÇÃO
Diagnóstico
O diagnóstico deverá ser a primeira etapa de todo o processo de conservação, pois é neste
momento, que poderá será feito um levantamento detalhado das condições físicas de cada
publicação. É decisivo para a definição de qual documento será tratado primeiro, bem como,
qual será selecionado, baseado na relevância da publicação para a instituição e a
disponibilização do documento em âmbito nacional.
Monitoramento Ambiental
O controle da temperatura e da umidade relativa do ar é de importância fundamental na
preservação dos acervos de bibliotecas e de arquivos, pois níveis inaceitáveis destes fatores
contribuem sensivelmente para a desintegração dos materiais. Um bom programa de
monitoração inclui um plano escrito para a coleta de informações e a manutenção dos
instrumentos. Ele deve identificar os espaços a serem controlados, os procedimentos a serem
adotados e as formas de gravar as informações desejadas. As amostras devem ser colhidas
das maiores variações possíveis de condições.
Para uma boa conservação do papel, do ponto de vista químico e físico, aconselha-se manter a
temperatura entre 18 e 220C e a umidade relativa entre 45 e 55%. A medição desses índices
pode feita através da utilização de aparelhos termohigrometros e devem ser realizadas
diariamente.
Vistoria
Consiste em vistoriar o acervo por amostragem, identificando se ocorreu algum ataque de
insetos ou micro-organismo. É também objetivo da vistoria, a avaliação do estado geral dos
documentos, para que sejam determinadas as providências a serem tomadas.
Higienização
A sujidade é o agente de deterioração que mais afeta os documentos. Quando conjugada a
condições ambientais inadequadas, provoca reações de destruição de todos os suportes no
acervo. Portanto, a higienização das coleções deve ser um hábito de rotina na manutenção de
bibliotecas ou arquivos, sendo assim, podemos dizer que é conservação preventiva por
excelência. Isto aumenta sensivelmente sua vida útil. A limpeza deve ser feita em intervalos
regulares, cuja frequência é determinada pela velocidade com que a poeira se acumula nos
espaços de armazenagem.
Uma limpeza mais eficiente e sem riscos poderá, deve ser feita com pó de borracha, que é
aplicado em pequenas quantidades, fazendo suaves movimentos circulares sobre as
superfícies desejadas. Em seguida, deve-se removê-lo, com um pincel ou trincha, que deverá
ser manuseada no sentido de baixo para cima, direcionando todos os resíduos, para que seja
feita a sucção existente na mesa própria de higienização de livros. Nesta etapa, deverão ser
removidos os corpos estranhos à obra, tais como: prendedores metálicos, etiquetas, fitas
adesivas, papéis e cartões ácidos, etc. Serão identificados também os possíveis ataques de
insetos, caso ocorram.
Acondicionamento
O acondicionamento tem por objetivo a proteção dos documentos que não se encontram em
boas condições contra agentes externos e ambientais ou para a proteção daqueles que foram
restaurados a favor da manutenção da integridade física da obra, armazenando-os de forma
segura. São embalagens para o acondicionamento de volumes (livros, etc.), em estantes, no
sentido vertical. Executadas em papel cartão em torno de 300g/m2 utilizam somente o sistema
de dobras e encaixe, sem fazer uso de qualquer tipo de adesivo e são caracterizadas por uma
completa vedação. O acondicionamento protege os documentos da luz, da migração de acidez
de um documento para o outro e dos desastres, como pequenos incêndios e inundações. No
caso de ser necessário utilizar amarras, não é recomendado o uso de barbantes, mas de
cadarços de algodão crus de 1,5cm.
Reparos
Pode-se prolongar a vida dos documentos, procedendo pequenos reparos (remendos),
utilizando papel japonês ou outro alcalino e cola metilcelulose para impedir que rasgos maiores,
ou mesmo perdas de partes do texto. Esses recursos não podem ser aplicados em publicações
muito danificadas ou deteriorados. Neste caso deverão receber tratamento mais específico,
como a restauração.
Os fragmentos: são partes integrantes dos documentos que se desprendem. Estes tem
importância vital para a obra, quando possuem dados integrantes do texto, ou partes da
encadernação original.
Encadernação e reencadernação
É o processo de conservação mais eficiente. Ocorre através da reencadernação dos
documentos que foram reparados.
Atualmente a encadernação mais utilizada é a cola, ou seja, do tipo capa solta, aquela na qual
os cadernos ou folhas soltas são presos entre si para formar um bloco, utilizando uma camada
de adesivo sintético ou cola, que além de serem ácidos, com o manuseio intenso soltam-se
com facilidade. No laboratório, entretanto, só poderão ser utilizados produtos alcalinos, e
quando não for possível, o material ácido deverá ser isolado com papel alcalino para evitar o
contato direto com o interior da obra e assim evitar acidificação das páginas informacionais.
No documento que apresentar folhas soltas ou a encadernação estiver fragilizada, deverá ser
feito o reforço. No caso de material mais recente, e tratando-se de encadernação de época, a
obra deverá ser apenas acondicionada.
As publicações a serem encadernadas só serão definidas após o diagnóstico.
Armazenamento
Os documentos devem ser guardados na posição vertical, em estantes, e em ambientes bem
ventilados. Os folhetos (documentos soltos sem encadernação) devem ser armazenados em
gavetas na posição horizontal e acondicionados em caixas confeccionadas com papel neutro ou
alcalino, também chamado de papel permanente. Os documentos maiores não devem ser
colocados em cima de outros menores, para evitar total deformação do suporte. O
empilhamento deverá ser criterioso, baseado nas condições físicas, do tamanho e peso de
cada obra.
Exemplos:
1- documentos acondicionados em caixas nas estantes:
Fig 1
- medir a extensão de cada prateleira ocupada e multiplicar a medida pelo número das
mesmas;
- os espaços vazios devem ser desprezados.
prateleira a - 6 X 0,90 m = 5,40 metros lineares
prateleira b - 1 X 0,60 m = 0,60 metros lineares
TOTAL A + B = 6 metros lineares
Fig 2
Fig. 3
- medir na extensão das estantes, se estiverem na vertical, e a altura da pilha, se estiverem na
horizontal.
0,40 m + 0,20m = 0,60 metros lineares
Fig. 4
Exemplos:
Fig. 5
Fig. 6
Quantificação total
Para se obter a quantificação total dos documentos textuais proceder o somatório dos
resultados obtidos na mensuração dos documentos em posição vertical e horizontal e dos
documentos empacotados e amontoados:
6 m lineares (fig. 1) + 0,55 m lineares (fig. 2) + 0,60 m lineares (fig. 3) + 1,30 m lineares (fig. 4)
+ 0,72 m lineares (fig. 5) + 0,90 m lineares (fig. 6) = 10,07 metros lineares.
Conclusão
• Recomenda-se produzir cópias de segurança (backup) dos documentos que necessitam ser
guardados.
• Recomenda-se manter os disquetes em ambientes livres de poeira, arejado, seco e sem
elevadas variações de temperatura.
• Os disquetes devem ser afastados de equipamentos que geram campos eletromagnéticos
(motores elétricos, aparelhos de som e imagem, computadores e impressoras, etc.).
• Os disquetes não podem ser guardados em mobiliários de metal. Recomenda-se o uso de
móveis de madeira, acondicionado-os em posição vertical em embalagens, preferencialmente,
de acrílico.
• Os disquetes devem ser manuseados com cuidado, evitando colocar o dedo no meio
eletromagnético.
GLOSSÁRIO
1 - ACERVO
2 - ACESSO
3 - ACONDICIONAMENTO
4 - ACUMULAÇÃO
Reunião de documentos produzidos e/ou recebidos no curso das atividades de uma instituição
ou pessoa.
5 - ADMINISTRAÇÃO DE ARQUIVOS
Direção, supervisão e coordenação das atividades de arquivo.
6 - Administração de documentos
7 - AMOSTRAGEM
8 - ANEXAÇÃO
Juntada, em caráter definitivo, na qual prevalece, para referência, o número do processo mais
antigo.
9 - ANEXO
10 - APENSAÇÃO
Juntada, em caráter temporário, feita com o objetivo de elucidar ou subsidiar a matéria tratada,
conservando cada processo a sua identidade e independência.
11 - APENSO
12 - ARMAZENAMENTO
Ato ou efeito de guardar documentos em áreas utilizadas para este fim.
V.tb. ACONDICIONAMENTO
13 - ARQUIVAMENTO
1. Sequência de operações que visam à guarda ordenada de documentos.
2. Ação pela qual uma autoridade determina a guarda de um documento cessada a sua
tramitação.
V.tb. ARRANJO
14 - ARQUIVO
15 - ARQUIVO ADMINISTRATIVO
16 - ARQUIVO CENTRAL
Unidade responsável pela normalização dos procedimentos técnicos aplicados aos arquivos de
uma administração, podendo ou não assumir a centralização do armazenamento. Também
chamado arquivo geral.
17 - ARQUIVO CORRENTE
1. Conjunto de documentos em tramitação ou não, que pelo seu valor primário é objeto de
consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração.
18 - ARQUIVO ESTADUAL
19 - Arquivo geral
Ver ARQUIVO CENTRAL
20 - Arquivo histórico
21 - ARQUIVO INTERMEDIÁRIO
22 - ARQUIVO MUNICIPAL
23 - ARQUIVO NACIONAL
24 - Arquivo particular
Ver ARQUIVO PRIVADO
25 - ARQUIVO PERMANENTE
26 - ARQUIVO PRIVADO
27 - ARQUIVO PÚBLICO
1. Arquivo produzido por instituição pública no exercício de suas funções, independente de seu
âmbito de ação e do sistema de governo do país.
28 - ARQUIVO REGIONAL
Arquivo encarregado de arquivos de uma determinada região.
29 - ARQUIVO SETORIAL
30 - ARQUIVO TÉCNICO
31 - ARRANJO
32 - ATIVIDADE-FIM
33 - ATIVIDADE-MEIO
Expressão que designa as atividades que dão suporte à consecução das atividades-fim de uma
instituição.
V.tb. ATIVIDADE-FIM
34 - AVALIAÇÃO
Sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo, da sua produção até sua
eliminação ou guarda permanente.
36 - CLASSE
37 - CLASSIFICAÇÃO
3. Ato pelo qual se atribui a documentos ou às informações neles contidas, graus de sigilo
conforme legislação específica. Também chamada classificação de segurança.
38 - Classificação decimal
39 - CÓDIGO
Conjunto de símbolos, normalmente letras e/ou números, que, mediante uma convenção,
representam dados.
V.tb. NOTAÇÃO
40 - CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO
41 - COMISSÃO DE AVALIAÇÃO
Grupo multidisciplinar encarregado da avaliação de documentos de um arquivo.
42 - CONSERVAÇÃO
43 - CONSULTA
44 - DATA DE ACESSO
45 - DATAS-LIMITE
46 - DESAPENSAÇÃO
47 - DESCARTE
V.tb. ELIMINAÇÃO
48 - DESCRIÇÃO
49 - DESTINAÇÃO
50 - DOCUMENTAÇÃO
1. Conjunto de documentos.
51 - DOCUMENTO
52 - DOCUMENTO OFICIAL
Documento emanado do poder público ou de instituições de direito privado que produz efeitos
de ordem jurídica na comprovação de um fato.
53 - DOCUMENTO OSTENSIVO
54 - DOCUMENTO PÚBLICO
55 - DOSSIÊ
Unidade de arquivamento constituída de documentos relacionados entre si por assunto.
56 - ELIMINAÇÃO
Destruição de documentos que, na avaliação, foram considerados sem valor para a guarda
permanente.
57 - ESPÉCIE DOCUMENTAL
Divisão de gênero documental, que reúne tipos documentais por suas características comuns
de estruturação da informação, como ata, carta, decreto, disco, filme, fita, fotografia,
memorando, ofício, plantas, relatório.
58 - FICHÁRIO
59 - FUNDO
Conjunto de documentos de uma mesma proveniência; termo que equivale a arquivo. Também
referido como núcleo.
60 - FUNDO ABERTO
61 - FUNDO FECHADO
Fundo que, em função do fato do gerador do arquivo não se encontrar mais em atividade, não
receberá acréscimos de documentos de data posterior à sua existência. Também referido como
núcleo fechado.
62 - GÊNERO DOCUMENTAL
64 - GRAU DE SIGILO
Gradação atribuída à classificação de um documento sigiloso, de acordo com a natureza de
seu conteúdo e tendo em vista a conveniência de limitar sua divulgação às pessoas que têm
necessidade de conhecê-lo.
V.tb. CLASSIFICAÇÃO
65 - Guia de recolhimento
Ver RELAÇÃO DE RECOLHIMENTO
66 - GUIA DE TRANSFERÊNCIA
67 - IDENTIFICAÇÃO
68 - ITEM DOCUMENTAL
69 - JUNTADA
70 - LISTA DE ELIMINAÇÃO
Relação de documentos cuja eliminação foi autorizada. Também referida como listagem de
eliminação.
71 - Lista de recolhimento
Ver RELAÇÃO DE RECOLHIMENTO
72 - Lista de transferência
RELAÇÃO DE RECOLHIMENTO
74 - Listagem de eliminação
75 - MÉTODO DE ARQUIVAMENTO
76 - MÉTODO DECIMAL
Método de ordenação que tem por eixo um plano prévio de distribuição dos documentos em
dez grandes classes, cada uma podendo ser subdividida em dez subclasses e assim por diante.
77 - Movimentação
Ver TRÂMITE
78 - NOTAÇÃO
79 - Núcleo
Ver FUNDO
80 - Peça
81 - PERÍODO DE RETENÇÃO
Período de tempo, baseado em estimativas de uso, em que os documentos devem ser
mantidos nos arquivos correntes, antes de serem transferidos para um arquivo intermediário, ou
em um arquivo intermediário, antes de serem recolhidos ao arquivo permanente.
82 - PLANO DE CLASSIFICAÇÃO
83 - PLANO DE DESTINAÇÃO
84 - PRAZO DE ELIMINAÇÃO
85 - PRAZO DE GUARDA
86 - Prazo de retenção
Ver PRAZO DE GUARDA
87 - PRESCRIÇÃO
88 - PRESERVAÇÃO
89 - PRINCÍPIO DA PROVENIÊNCIA
Princípio básico da arquivologia segundo o qual os arquivos gerados por uma instituição ou
pessoa não devem ser misturados aos de outros geradores.
91 - PROJEÇÃO
Saliência colocada ou existente na parte superior das fichas, guias ou pastas suspensas
destinada ao registro de informações, permitindo rápida visualização.
92 - PROTOCOLO
93 - QUADRO DE ARRANJO
94 - RECOLHIMENTO
95 - RECUPERAÇÃO DA INFORMAÇÃO
96 - RELAÇÃO DE RECOLHIMENTO
97 - Relação de transferência
Ver GUIA DE TRANSFERÊNCIA
98 - SELEÇÃO
99 - SISTEMA DE ARQUIVAMENTO
101 - SUPORTE
Instrumento que reúne informações sucintas sobre os documentos que, após terem cumprido o
prazo de guarda estabelecido na tabela de temporalidade, foram eliminados.
Divisão de espécie documental que reúne documentos por suas características comuns em
termos de fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registro, tais como cartas
precatórias, cartas régias, cartas patentes, decretos-leis, decretos sem número, decretos
legislativos, fotografias, litogravuras, serigrafias, xilogravuras.
107 - Tramitação
Ver TRÂMITE
108 - TRÂMITE
Curso do documento, desde a sua produção ou recepção, até o cumprimento de sua função
administrativa. Também referido como tramitação ou movimentação.
109 - TRANSFERÊNCIA
110 - Triagem
Ver SELEÇÃO
Documento ou conjunto de documentos que se toma por base para fins de classificação,
armazenamento, arranjo e notação.
Setor (ou unidade administrativa) que, além de realizar as atividades de protocolo, tem a
incumbência de autuar processos, independentemente de sua denominação e posicionamento
hierárquico na estrutura organizacional.
V.tb. PROTOCOLO
Valor que um documento possui para a administração produtora do arquivo, na medida em que
informa, fundamenta ou aprova seus atos presentes ou futuros.
Valor que um documento possui pelas informações nele contidas, independente de seu valor
probatório.
Valor que um documento possui perante a lei para comprovar um fato ou constituir um direito.
Valor atribuído aos documentos em função do interesse que possam ter para o gerador do
arquivo, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais.
Valor intrínseco de um documento de arquivo que lhe permite servir de prova legal.
Valor atribuído aos documentos em função do interesse que possam ter para o gerador do
arquivo, e para outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles
para os quais foram originalmente produzidos.
122 - VIGÊNCIA
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA
CAPÍTULO I
DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 4º - Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse
particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos que serão
prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja
imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da
intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.
Art. 6º - Fica resguardado o direito de indenização pelo dano material ou moral decorrente da
violação do sigilo, sem prejuízo das ações penal, civil e administrativa.
CAPÍTULO II
§ 2º - Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos
órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente.
CAPÍTULO III
Art. 12 - Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse
público e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a
história e desenvolvimento científico nacional.
Art. 13 - Os arquivos privados identificados como de interesse público e social não poderão ser
alienados com dispersão ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior.
Art. 15 - Os arquivos privados identificados como de interesse público e social poderão ser
depositados a título revogável, ou doados a instituições arquivísticas públicas.
CAPÍTULO IV
ARQUIVÍSTICAS PÚBLICAS
§ 5° - Os arquivos públicos dos Territórios são org anizados de acordo com sua estrutura
político-jurídica.
Parágrafo único - Para o pleno exercício de suas funções, o Arquivo Nacional poderá criar
unidades regionais.
Art. 19 - Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gestão e o recolhimento dos
documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exercício de suas
funções, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.
Art. 20 - Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão e o recolhimento dos
documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suas
funções, tramitados em juízo e oriundos de cartórios e secretarias, bem como preservar e
facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.
CAPÍTULO V
Art. 23 - Decreto fixará as categorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos órgãos
públicos na classificação dos documentos por eles produzidos.
§ 3° - O acesso aos documentos sigilosos referentes à honra e a imagem das pessoas será
restrito por um prazo máximo de 100 (cem) anos, a contar da data de sua produção.
DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 25 - Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação
em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado
como de interesse público e social.
Art. 26 - Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ , órgão vinculado ao Arquivo
Nacional, que definirá a política nacional de arquivos, como órgão central de um Sistema
Nacional de Arquivos - SINAR.
FERNANDO COLLOR
Jarbas Passarinho
O Presidente da República, no uso das atribuições que lhe confere o art. 84, inciso IV, da
Constituição e tendo em vista o disposto no art. 3° da Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968
Decreta:
Art. 2°. A emissão de cópias, traslados e certidões extraídas de microfilmes, bem assim a
autenticação desses documentos, para que possam produzir efeitos legais, em juízo ou
fora dele, é regulada por este Decreto.
Art. 3°. Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo de
reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou
eletrônicos, em diferentes graus de redução.
Art. 4°. A microfilmagem será feita em equipamentos que garantam a fiel reprodução das
informações, sendo permitida a utilização de qualquer microforma.
Art. 5°. A microfilmagem, de qualquer espécie, será feita sempre em filme original, com o
mínimo de 180 linhas por milímetro de definição, garantida a segurança e qualidade de
imagem e de reprodução.
§ 1°. Será obrigatória, para efeito de segurança, a extração de filme cópia, do filme
original.
§ 2°. Fica vedada a utilização de filmes atualizáve is de qualquer tipo, tanto para a
confecção do original como para a extração de cópias.
§ 3°. O armazenamento do filme original deverá ser feito em local diferente do seu filme
cópia.
Art. 6°. Na microfilmagem poderá ser utilizado qualquer grau de redução, garantida a
legibilidade e a qualidade de reprodução.
Art. 7º. Na microfilmagem de documentos cada série será sempre precedida de imagem
de abertura, com os seguintes elementos:
I - identificação do detentor dos documentos a serem microfilmados;
II - número do microfilme, se for o caso;
III - local e a data da microfilmagem;
IV - registro no Ministério da Justiça;
V - ordenação, identificação e resumo da série de documentos a serem microfilmados;
VI - menção, quando for o caso, de que a série de documentos a serem microfilmados é
continuação da série contida em microfilme anterior;
VII - identificação do equipamento utilizado, da unidade filmada e do grau de redução;
VIII - nome por extenso, qualificação funcional, se for o caso, e assinatura do detentor
dos documentos a serem microfilmados;
IX - nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade,
cartório ou empresa executora da microfilmagem.
Art. 10°. Para o processamento dos filmes serão utilizados equipamentos e técnicas que
assegurem ao filme alto poder de definição, densidade uniforme e durabilidade.
Art. 12. A eliminação de documentos, após a microfilmagem, dar-se-á por meios que
garantam sua inutilização, sendo a mesma precedida de lavratura de termo próprio e
após a revisão e a extração de filme cópia.
Art. 13. Os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente, não
poderão ser eliminados após a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo
público de sua esfera de atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor.
§ 3° A cópia em papel, de que trata o parágrafo ant erior, poderá ser extraída utilizando-se
qualquer meio de reprodução, desde que seja assegurada a sua fidelidade e qualidade de
leitura.
Art. 15. A microfilmagem de documentos poderá ser feita por empresas e cartórios
habilitados nos termos deste Decreto.
Art. 17. Os microfilmes e filmes cópia, produzidos no exterior, somente terão valor
legal, em juízo ou fora dele, quando:
I - autenticados por autoridade estrangeira competente;
II - tiverem reconhecida pela autoridade consular brasileira a firma da autoridade
estrangeira que os houver autenticado;
III - forem acompanhados de tradução oficial.
Art. 19. As infrações, às normas deste Decreto, por parte dos cartórios e empresas
registrados no Ministério da Justiça sujeitarão o infrator, observada a gravidade do fato,
às penalidades de advertência ou suspensão do registro, sem prejuízo das sanções
penais e civis cabíveis.
Parágrafo único. No caso de reincidência por falta grave, o registro será cassado
definitivamente.
(D.O.U. 22/12/1999)
Dispõe sobre a adoção de símbolos ISO nas sinaléticas a serem utilizadas no processo
de microfilmagem de documentos arquivísticos.
O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ, no uso de suas
atribuições previstas no item IX, do art.18, de seu Regimento Interno, de conformidade
com deliberação do Plenário, em sua 15ª reunião ordinária realizada no dia 6 de
dezembro de 1999 e,
____________________________________________________________
(Diário Oficial da União de 22 de dezembro de 1999. Seção I, pg. 202)
ANEXO 1
Fim do rolo.
(*)
Beginning of roll. 0075
(*)
0076
Continuação de outro
rolo
Continua em outro
rolo. Continued from
another roll.
Continued on another
(*)
roll. 0491
0490 (*)
Continuação de outro
rolo
Continua em outro
rolo. Continued from
another roll.
Continued on another
(*)
roll. 0491
0490 (*)
(*) (*)
0077 0488
0078 (*)
Páginas e/ou
números em falta.
Numeração incorreta.
Missing pages
Data incorreta. and/or issues.
(*)
Incorrect numbering. 0081
Incorrect date.
0079 (*)
ANEXO 2
ARIAL OU SIMILAR 1
(ANEXO 1) PONTOS MILÍMETROS
1. INÍCIO DO ROLO 70 18 Deve constar de todos os rolos
para que não restem dúvidas
quanto ao início do filme.
ou superior ou superior
2. CONTINUAÇÃO DE 70 18 Deve ser usada para informar
OUTRO ROLO que os documentos que
precedem os que serão
ou superior ou superior
microfilmados encontram-se
em outro rolo.
3. IMAGEM DE __ 14 a 30 3a7 Deve ser usada para indicar as
OBSERVAÇÃO omissões, problemas de
legibilidade ou outras
ocorrências previstas no art. 9º
do Decreto nº 1.799, de 30
janeiro de 1996.
4. DENSIDADE UNIFORME __ __ __ Deve constar de todos os rolos
uma folha em branco,
preferencialmente com as
características do papel
fotográfico fosco, que permita
a medição da densidade do
microfilme.
5. NÚMERO DO FILME __ 70 18 Cada rolo de microfilme poderá
receber um número, para fins
de identificação, registro,
ou superior ou superior
controle e acesso.
6. LOGOTIPO E __ 14 a 30 3a7 Deve constar de todos os rolos.
IDENTIFICAÇÃO DA Caso a instituição possua
INSTITUIÇÃO DETENTORA logotipo, este poderá integrar a
DO ACERVO sinalética.
7. LOGOTIPO E __ 36 a 58 9 a 15 Pode ser usada quando a
IDENTIFICAÇÃO DO microfilmagem decorrer de
PROJETO DE patrocínio, convênio,
MICROFILMAGEM intercâmbio etc.
8. RESTRIÇÕES QUANTO __ 14 a 30 3a7 Pode ser usada para informar
À REPRODUÇÃO ao usuário que a instituição se
reserva o direito de recusar
pedidos de reprodução de
documentos de seu acervo,
que violem dispositivos legais
em vigor, tais como: Lei nº
9.610, de 19 de fevereiro de
1998 (Direitos Autorais), Lei nº
8.159, de 8 de janeiro de 1991
(Lei de Arquivos) e seus
decretos regulamentadores.
(1) Usar a fonte ARIAL, no tamanho indicado em pontos. Na ausência dessa fonte, usar
letras e números não serifados, isto é, letras e números sem qualquer tipo de adorno, no
tamanho indicado em milímetros
SINALÉTICAS SÍMBOLOS ISO CORPO DAS LETRAS E NÚMEROS INFORMAÇÕES SOBRE O USO
ARIAL OU SIMILAR 2
(2) Usar a fonte ARIAL, no tamanho indicado em pontos. Na ausência dessa fonte, usar
letras e números não serifados, isto é, letras e números sem qualquer tipo de adorno, no
tamanho indicado em milímetros
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, no uso das atribuições que lhe confere o art. 84, incisos
IV e VI, alínea "a", da Constituição, e tendo em vista o disposto no art. 30 do Decreto-Lei
nº 200, de 25 de fevereiro de 1967, no art. 18 da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, e no
Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002,
DECRETA:
Art. 8º Deverão ser constituídas nos Ministérios e nos órgãos equivalentes, no prazo
máximo de trinta dias após a publicação deste Decreto, subcomissões de coordenação
que reúnam representantes dos órgãos seccionais de seu âmbito de atuação com vistas
a identificar necessidades e harmonizar as proposições a serem apresentadas à
Comissão de Coordenação do SIGA.
Parágrafo único. As subcomissões serão presididas por representante designado pelo
respectivo Ministro.
Art. 9º Os órgãos setoriais do SIGA vinculam-se ao órgão central para os estritos efeitos
do disposto neste Decreto, sem prejuízo da subordinação ou vinculação administrativa
decorrente de sua posição na estrutura organizacional dos órgãos e entidades da
administração pública federal.
Art. 11. Compete ao Arquivo Nacional, como órgão central do SIGA, o encaminhamento,
para aprovação do Ministro Chefe da Casa Civil da Presidência da República, das normas
complementares a este Decreto, deliberadas pela Comissão de Coordenação do SIGA.
XIV - articular-se com outros órgãos do Poder Público formuladores de políticas nacionais
nas áreas de educação, cultura, ciência e tecnologia e informação e informática.
§ 2º As reuniões do Conselho poderão ser convocadas para local fora de sua sede,
sempre que razão superior indicar a conveniência de adoção desta medida.
Art. 7º O CONARQ somente se reunirá para deliberação com o quorum mínimo de seis
Conselheiros.
Art. 10. O Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), criado pelo Decreto nº 82.308, de 25 de
setembro de 1978, e de acordo com o artigo 26 da Lei nº 8.159, de 1991, tem por finalidade
implementar a política nacional de arquivos públicos e privados, visando à gestão, à
preservação e ao acesso aos documentos de arquivo.
Art. 11. O Sistema Nacional de Arquivos tem como órgão central o CONARQ.
I - o Arquivo Nacional;
VII - apresentar subsídios ao órgão central para a elaboração dos dispositivos legais
necessários ao aperfeiçoamento e à implementação da política nacional de arquivos públicos e
privados;
ITAMAR FRANCO
__________________________________________
DECRETA:
Capítulo I
Art. 6o O CONARQ somente se reunirá para deliberação com o quorum mínimo de dez
conselheiros.
Capítulo II
Art. 10. O SINAR tem por finalidade implementar a política nacional de arquivos públicos e
privados, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivo.
I - o Arquivo Nacional;
Capítulo III
Art. 17. Os documentos públicos de valor permanente, que integram o acervo arquivístico das
empresas em processo de desestatização, parcial ou total, serão recolhidos a instituições
arquivísticas públicas, na sua esfera de competência.
Capítulo IV
DA GESTÃO DE DOCUMENTOS
Seção I
Art. 18. Em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal será constituída comissão
permanente de avaliação de documentos, que terá a responsabilidade de orientar e realizar o
processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu
âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a
eliminação dos destituídos de valor.
Seção II
Art. 21. A Casa Civil da Presidência da República, mediante proposta do Arquivo Nacional,
baixará instrução detalhando os procedimentos a serem observados pelos órgãos e entidades
da Administração Pública Federal, para a plena consecução das medidas constantes desta
Seção.
Capítulo V
Art. 22. Os arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas que contenham documentos
relevantes para a história, a cultura e o desenvolvimento nacional podem ser declarados de
interesse público e social por decreto do Presidente da República.
Art. 23. O CONARQ, por iniciativa própria ou mediante provocação, encaminhará solicitação,
acompanhada de parecer, ao Chefe da Casa Civil da Presidência da República, com vistas à
declaração de interesse público e social de arquivos privados pelo Presidente da República.
Art. 24. O proprietário ou detentor de arquivo privado declarado de interesse público e social
deverá comunicar previamente ao CONARQ a transferência do local de guarda do arquivo ou
de quaisquer de seus documentos, dentro do território nacional.
Art. 25. A alienação de arquivos privados declarados de interesse público e social deve ser
precedida de notificação à União, titular do direito de preferência, para que manifeste, no prazo
máximo de sessenta dias, interesse na aquisição, na forma do parágrafo único do art. 13 da Lei
nº 8.159, de 1991.
Art. 28. A perda acidental, total ou parcial, de arquivos privados declarados de interesse público
e social ou de quaisquer de seus documentos deverá ser comunicada ao CONARQ, por seus
proprietários ou detentores.
Capítulo VI
Art. 29. Este Decreto aplica-se também aos documentos eletrônicos, nos termos da lei.
Art. 30. O Chefe da Casa Civil da Presidência da República baixará instruções complementares
à execução deste Decreto.
Art. 31. Fica delegada competência ao Chefe da Casa Civil da Presidência da República,
permitida a subdelegação, para designar os membros do CONARQ de que trata o § 3o do art.
3o.
Art. 33. Ficam revogados os Decretos nos 1.173, de 29 de junho de 1994, 1.461, de 25 de abril
de 1995, 2.182, de 20 de março de 1997, e 2.942, de 18 de janeiro de 1999.
Silvano Gianni
05- Assinale a opção que não se caracteriza como atividade de gestão de documentos.
a) Inspeção
b) Avaliação
c) Destinação
d) Descrição
e) Eliminação
08 - Das atividades abaixo, assinale a que não se caracteriza como atividade de arquivo
corrente.
a) Análise
b) Ordenação
c) Descrição
d) Arquivamento
e) Empréstimo
12 - Dependendo do aspecto sob o qual os arquivos são estudados, eles podem ser
classificados segundo:
a) as entidades mantenedoras.
b) a tipologia documental.
c) os estágios de sua evolução.
d) a extensão de sua atuação.
e) a natureza dos documentos.
14 - Conforme consta na obra Arquivo: teoria e prática, de Marilena Leite Paes, receber
de vários setores documentos a serem redistribuídos é uma rotina característica de:
a) protocolo.
b) arquivo corrente.
c) arquivo intermediário.
d) arquivo permanente.
e) sala de consulta.
De acordo com a obra Arquivo: teoria e prática, de Marilena Leite Paes, a forma de
ordenação adotada no exemplo acima corresponde à:
a) duplex.
b) enciclopédica.
c) alfabética.
d) dicionária.
e) decimal.
30 - Considerando a teoria das três idades, a avaliação dos documentos de arquivo deve
ser realizada no estágio:
a) intermediário;
b) corrente/intermediário;
c) intermediário/permanente.;
d) corrente;
e) permanente
35 - Carta, ata, relatório, edital, e decreto são definidos segundo uma certa categorização
de documentos arquivísticos. Assinale a definição que melhor conceitua essa
categorização.
(A) Configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na
comunicação de seu conteúdo.
(B) Denominação dos documentos conforme o estágio de preparação e de transmissão.
(C) Configuração que assume um documento de acordo com a disposição das informações
nele contidas.
(D) Configuração que assume uma espécie documental de acordo com a atividade que a gerou.
(E) Configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi
confeccionado.
38 - Durante o período da Ditadura Militar, parte da repressão aos opositores foi feita
pela via jurídico-legal, produzindo processos. Anos mais tarde, tais processos serviram
de base para que o Projeto Brasil: Nunca Mais denunciasse a adoção de práticas ilegais
pelo regime ditatorial. Este episódio é bem ilustrativo de que:
(A) nenhum documento é neutro, condicionando sempre os interesses de quem o manipula.
(B) o uso secundário dos documentos fica escondido nas entrelinhas até que uma pesquisa
torne isso público.
(C) o documento de arquivo em si é neutro, existindo diferentes possibilidades de aplicação,
condicionadas pelos interesses de quem o utiliza.
(D) a pesquisa pode transformar documentos falsos em documentos verdadeiros, revelando a
verdadeira intenção documental.
(E) documentos inverídicos podem ser transformados em documentos autênticos através de
pesquisa científica.
47 - Você é contratado como consultor de uma instituição pública que vem enfrentando
problemas com o crescimento desordenado de seu arquivo permanente. O diretor da
instituição lhe pede que encaminhe soluções para o problema. Você, então:
(A) propõe digitalizar parte do acervo para ocupar menos espaço.
(B) propõe um novo fluxograma que otimize o trâmite dos documentos permanentes.
(C) sugere a eliminação dos documentos permanentes sem valor histórico.
(D) elabora um projeto de gestão para os documentos das fases corrente e intermediária.
(E) elabora uma tabela de temporalidade para os documentos permanentes.
60 - É correto afirmar que interessa aos atuais arquivistas, com maior intensidade e
sendo o fulcro desta profissão:
(A) tratar de documentos contendo informações mantidas em sua integridade, isto é, sem
dispersão, fragmentação ou mistura de fundos, séries, etc.
(B) resgatar coleções de procedência e características diversas, significativas pelo seu
conteúdo e suporte.
(C) manter o valor de prova dos documentos, do modo como foram passados para custódia
dos arquivos.
(D) preservar a memória e pesquisar a história dos povos.
(E) desenvolver tecnologias da informação pertinentes às bibliotecas.
62 - Assinale, dentre as alternativas abaixo, a que NÃO se refere aos elementos principais
que devam ser considerados para a avaliação, preservação e descarte de documentos
públicos.
(A) As ações e as atividades de que tratam
(B) As tipologias documentais a que pertencem
(C) As autoridades que os assinaram e lhe deram autenticidade
(D) As atividades do órgão produtor e acumulador de informações
(E) Os seus suportes físicos e originalidades
68 - O uso da microfilmagem alcançou ampla difusão nas últimas décadas. Por isso,
instituições públicas e privadas utilizam-na em vários casos. Segundo os especialistas,
este recurso:
(A) torna mais barato o tratamento e a manutenção de acervos arquivísticos em suporte papel,
fotográfico e videográfico.
(B) tem custos similares aos dos procedimentos mais convencionais.
(C) é indicado somente para os arquivos correntes.
(D) torna bem mais caro o tratamento dispensado aos acervos arquivísticos.
(E) é utilizável em aplicações específicas na preservação de documentos essenciais sob o
ponto de vista jurídico e histórico--cultural.
01 - E 02 - D 03 - E 04 - A 05 - D 06 - E 07 - D 08 - C 09 - C 10 - B
11 - D 12 - B 13 - B 14 - A 15 - B 16 - B 17 - D 18 - B 19 - C 20 - E
21 - D 22 - C 23 - E 24 - C 25 - A 26 - E 27 - A 28 - C 29 - C 30 - D
31 - B 32 - E 33 - D 34 - B 35 - C 36 - B 37 - A 38 - C 39 - B 40 - B
41 - E 42 - C 43 - A 44 - C 45 - C 46 - D 47 - D 48 - A 49 - B 50 - C
51 - A 52 - A 53 - B 54 - C 55 - D 56 - B 57 - B 58 - A 59 - D 60 - A
61 - A 62 - C 63 - A 64 - C 65 - E 66 - C 67 - B 68 - E 69 - C 70 - E
71 - A 72 - B 73 - D 74 - C 75 - B 76 - C 77 - D 78 - A 79 - C 80 - E
13 - Assegurar a preservação dos documentos que não mais são utilizados pela
administração e que devem ser mantidos, visando a um processo de triagem que
estabelecerá a eliminação ou o arquivamento definitivo é a função principal do arquivo:
a) onomástico;
b) permanente;
c) especializado;
d) intermediário;
e) estratégico.
33 - Nos arquivos, a guarda e conservação dos documentos visando à sua utilização são
características da:
a) criação
b) função
c) finalidade
d) localização
e) importância
34 - A posição em que são dispostas fichas e documentos, e não a forma dos móveis,
distinguirá os tipos de arquivamento, que são:
a) aberto e fechado
b) lateral e diagonal
c) simples e composto
d) relativo e eletrônico
e) vertical e horizontal
51 - O arranjo tem sob sua custódia documentos resultantes da experiência humana num
campo específico, independente da forma física que apresentam, é identificado como:
a) especial
b) corrente
c) técnico
d) especializado
e) geral
68 - Ao longo da história, tem sido objeto dos trabalhos dos especialistas de arquivo:
a) conservação, memória, organização e guarda
b) produção, tramitação, conservação e autuação
c) tratamento, conservação, geração/gestão e difusão
d) organização, apensamento, arquivamento e conservação
e) autuação, conservação, análise, análise documental e arquivamento
69 - Órgão colegiado, que tem por finalidade elaborar e implementar políticas públicas do
Estado do Rio de Janeiro voltadas para a gestão, preservação e acesso aos documentos
de arquivos, de forma a garantir seu pleno uso administrativo, científico e cultural e
favorecer o cidadão no exercício de seus direitos:
a) AAPE
b) COEARJ
c) ACARJ
d) CEA
e) CONEARQ
73 - Considerando a teoria das três idades, a avaliação dos documentos de arquivo deve
ser realizada no estágio:
a) intermediário
b) corrente / intermediário
c) intermediário / permanente
d) corrente
e) permanente
80 - Para que o arquivamento dos documentos seja feito de forma correta, o arquivista
deve seguir determinadas rotinas.
As rotinas abaixo relacionadas encontram-se de forma desordenada. Numere-as para
indicar a sequência correta.
1- ( ) Promover a restauração das folhas em mau estado de
conservação.........................................
2 - ( ) Receber os documentos e examiná-los a fim de não serem guardados aqueles cujas
ações ainda não tenham sido concluídas.
3 - ( ) Avaliar as gavetas do arquivo corrente, transferindo ou recolhendo o material de
consulta para o arquivo intermediário ou permanente, ou ainda propondo a eliminação dos
documentos que tenham perdido o seu valor documental ou correspondam a duplicatas
desnecessárias.
4 - ( ) Arquivar todos os documentos de acordo com o método adotado.
5 - ( ) Preencher as Folhas de Referência no caso de o documento exigir mais de uma
classificação.
6 - ( ) Classificar as cópias da correspondência expedida, anotando o código adotado em
todas as cópias.
7 - ( ) Arquivar uma cópia por assunto, no dossiê próprio, acompanhada dos antecedentes
que lhe deram origem, se for o caso.
8 - ( ) Verificar a classificação atribuída no ato do recebimento, ratificando-a ou retificando-a.
9 - ( ) Encaminhar a cópia em papel de cor distinta das demais ao órgão que elaborou a
correspondência.
10 - ( ) Arquivar outra cópia em ordem numérico-cronológica.
11 - ( ) Dar as buscas necessárias para atender aos pedidos de antecedentes feitos pelo
setor de recebimento e classificação ou a esclarecimentos solicitados pelo setor de registro e
movimentação.
12 - ( ) Conservar em ordem os documentos arquivados.
GABARITO
01 - D 02 - C 03 - B 04 - A 05 - C 06 - E 07 - A 08 - A 09 - B 10 - E
11 - A 12 - B 13 - D 14 - B 15 - C 16 - B 17 - A 18 - E 19 - C 20 - C
21 - D 22 - C 23 - B 24 - C 25 - A 26 - B 27 - D 28 - A 29 - D 30 - B
31 - D 32 - D 33 - B 34 - E 35 - D 36 - E 37 - A 38 - B 37 - D 40 - C
41 - A 42 - B 43 - C 44 - B 45 - A 46 - B 47 - E 48 - A 49 - C 50 - A
51 - D 52 - E 53 - B 54 - A 55 - B 56 - A 57 - B 58 - B 59 - C 60 - D
61 - D 62 - A 63 - C 64 - A 65 - C 66 - B 67 - D 68 - C 69 - E 70 - E
71 - E 72 - A 73 - D 74 - D 75 - A 76 - A 77 - A 78 - B 79 - C 80 - C
10 - Somente serão aceitos, nos arquivos, os processos que, finalizado o trâmite, possuírem o
indicativo "arquive-se", aposto pela autoridade competente.
Gabarito
01 - E 02 - C 03 - C 04 - C 05 - E
06 - C 07 - E 08 - E 09 - C 10 - C