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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA

Conceitos fundamentais de arquivologia. O gerenciamento da informação e a gestão de


documentos: diagnósticos

Arquivologia é uma disciplina científica da Ciência da Informação.

Com suas bases modernas fundamentadas na Revolução Francesa, a Arquivologia cuida da


informação que tem por objetivo se tornar evidência, fator de prova de que algum evento
ocorreu. Portanto, a Arquivologia é a ciência que estuda teorias e métodos de organização e
tratamento de documentos, e sua conversão em potencial de informação.

No Brasil existem cursos superiores em Arquivologia que formam bacharéis, esses


profissionais vêm preencher uma lacuna que foi suprida por bibliotecários, historiadores e
outros que, na maioria das vezes, não observavam os princípios da Arquivologia no tratamento
da informação arquivística.

Cabe ao profissional em Arquivologia o planejamento, implantação, organização e direção dos


arquivos de informação arquivísticas. O profissional deve conduzir a gestão da informação, o
acompanhamento do processo documental e informativo, a identificação das espécies e
tipologias documentais, o planejamento para o tratamento de novos documentos e o controle
de meios de reprodução.

O tratamento técnico dos documentos arquivísticos fazem parte de etapas de trabalho, como o
arranjo, a descrição, avaliação, conservação e restauração de documentos. Inclui também
como perfil a direção e organização dos centros de informação constituídos de acervos
arquivísticos, assim como serviços de microfilmagem e de informatização aplicados aos
arquivos. É ainda de sua competência elaborar projetos, pareceres e demais trabalhos que
tratem de assuntos arquivísticos, assim como o assessoramento aos trabalhos de pesquisa
científica, jurídica, administrativa e técnica. Trata-se do profissional gestor de processos
documentais e deverá estar apto a trabalhar as soluções de tratamento funcional da
documentação arquivística, atendendo às demandas administrativas e técnico-científicas de
instituições públicas, privadas e organizações não governamentais.

Faz parte do perfil do profissional em Arquivologia o domínio e o acompanhamento da evolução


das tecnologias da informação, com vistas à implementação de informação.

O gerenciamento da informação e a gestão de documentos: diagnósticos

Informação e documento são termos polissêmicos tão amplamente usados pelos mais
diferentes segmentos sociais e profissionais que se torna quase uma obrigação indicar em que
sentido esses termos estão sendo empregados, ainda que pareça óbvio o seu uso na área de
arquivos.

Informação é um termo de difícil definição porque permeia toda a estrutura social. tudo o
que vemos, fazemos, inventamos, construímos, vestimos, falamos, escrevemos, desenhamos é
informação. Usaremos aqui, portanto, uma definição abrangente, porém menos ampla quanto
dizermos que informação é tudo, ou seja, informação são todos os dados que são organizados
e comunicados.

O Valor da Informação

Como é possível admitir que a informação possua valor, é preciso definir parâmetros capazes
de quantificá-lo, o que não é uma tarefa trivial. Uma das maneiras é realizada por meio dos
juízos de valor, que, apesar de serem indefinidos, consideram que o valor varia de acordo com
o tempo e a perspectiva. Podem, em certos casos, ser negativos, como acontece na
sobrecarga de informação.
Sob esta perspectiva, o valor da informação pode ser classificado nos seguintes tipos:
• valor de uso: baseia-se na utilização final que se fará com a informação;
• valor de troca: é aquele que o usuário está preparado para pagar e variará de acordo
com as leis de oferta e demanda, podendo também ser denominado de valor de mercado;
• valor de propriedade, que reflete o custo substitutivo de um bem;
• valor de restrição, que surge no caso de informação secreta ou de interesse comercial,
quando o uso fica restrito apenas a algumas pessoas.

Muitas vezes não é possível quantificar o valor da informação estabelecendo uma equivalência
a uma quantia em dinheiro. Por ser um bem abstrato e intangível, o seu valor estará associado
a um contexto. Assim, os valores de uso e de troca poderão ser úteis na definição de uma
provável equivalência monetária.

Por exemplo, uma empresa que atua em bolsa de mercadorias, mais especificamente no
mercado futuro, terá grande interesse em informações relativas à produção agrícola de um
determinado país ou região. Esta empresa, provavelmente, irá alocar recursos na busca
sistemática deste tipo de informação, que será utilizada na determinação de indicadores de
uma tendência e que fundamentará decisões sobre o tipo de investimento a ser realizado,
caracterizando a importância dos valores de uso e de troca. Considerando que, a partir delas,
poderá ser obtido algum tipo de vantagem competitiva ou de diferencial de mercado, estas
informações assumirão um valor de restrição, para que se possa preservar o sigilo da
aplicação.

Por outro lado, uma organização governamental ou não que realize censos demográficos, de
estilo de vida ou algum outro tipo de pesquisa de acompanhamento, deverá manter, por razões
legais, o armazenamento de dados e séries históricas sem que haja explícita intenção de
exploração ou de uso. Neste caso, a informação terá um valor de propriedade.

O ponto principal é perceber a informação pertencendo a dois domínios. No primeiro deles, ela
deve atender às necessidades de uma pessoa ou de um grupo. Nesse caso, a disponibilização
da informação deve satisfazer os seguintes requisitos:
• ser enviada à pessoa ou ao grupo certos;
• na hora certa e no local exato;
• na forma correta.

O segundo domínio é o da organização, que introduz questões a respeito da determinação do


valor da informação. Neste contexto, o valor da informação está relacionado ao seu papel no
processo decisório. A determinação do valor somente do conteúdo parece um corolário natural
do uso da informação como um insumo da tomada de decisão. Entretanto, ainda que a
informação adquira seu valor a partir de seu papel na tomada de decisão, o produto
informacional como um todo também agrega valor a outras atividades no processamento da
informação.

Cabe então uma questão: a informação possui um valor econômico? Ela terá valor econômico
quando levar à satisfação dos desejos humanos. Uma pequena parcela da informação
disponível constitui-se em produtos finais, ou seja, aqueles que são consumidos diretamente
pelas pessoas, cujo valor deriva-se da oferta e da procura. A porção majoritária, porém, cabe
aos bens intermediários, que são aqueles que conduzem a outros bens e serviços. Neste caso,
o valor estará diretamente relacionado ao dos bens e serviços que deles se utilizam.

Da mesma forma, a informação terá valor econômico para uma organização, se ela gerar lucros
ou for alavancadora de vantagem competitiva. De modo geral, a percepção de valor pode ser
influenciada pelos seguintes fatores:
• identificação de custos;
• entendimento da cadeia de uso;
• incerteza associada ao retorno dos investimentos em informação;
• dificuldade de se estabelecerem relações causais entre os insumos de informação e
produtos específicos;
• tradição de se tratar a informação como uma despesa geral;
• diferentes expectativas e percepções dos usuários;
• fracasso em reconhecer o potencial comercial e o significado da informação.

Para concluir, é importante reconhecer que, de modo geral, poucas decisões são tomadas com
informação perfeita, devido a alguma insuficiência de informação e/ou uma sobrecarga de
informação desnecessária. O valor da informação é uma função do efeito que ela tem sobre o
processo decisório. Se a informação adicional resultar em uma decisão melhor, então ela terá
valor. Caso contrário, ela terá pouco ou nenhum valor.

Documento é um termo também polissêmico, posto que se pode considerar documento


qualquer suporte que registre informações. São documentos as camadas da terra escavadas
pelos geólogos, os vestígios materiais de civilizações desaparecidas investigados pelos
arqueólogos, os registros orais de grupos humanos estudados pelos antropólogos e sociólogos
ou a correspondência, mapas, contratos privados ou públicos que são pesquisadas pelos
historiadores.
A partir do momento em que se fortalece a ideia de que tudo é história, todos os registros,
vestígios, marcas deixadas pela humanidade servem para orientar, provar, comprovar,
informar, refletir sobre determinada coisa ou fato.

Tal abrangência de características físicas e simbólicas dos documentos, alguns mantidos no


seu próprio local de produção (como as montanhas, solos e edificações), outros reunidos em
ambientes diversos do lugar onde foram produzidos como os museus, bibliotecas e arquivos,
levou à construção de referenciais teóricos e práticos de organização e preservação.

Os documentos considerados documentos de arquivo, embora possam variar na forma como


se apresentam, ou tecnicamente falando, no suporte em que a informação está registrada,
apresentam algumas características que os diferem de outros documentos que podem conter
informações de valor científico, histórico e cultural.

Em primeiro lugar são documentos produzidos e/ ou acumulados organicamente no decorrer


das atividades de uma pessoa, família, instituição pública ou privada. Ou seja, os documentos
são criados uns após os outros, em decorrência das necessidades sociais e legais da
sociedade e do próprio desenvolvimento da vida pessoal ou institucional. No caso da
documentação privada, um cidadão não terá uma carteira de identidade sem antes ter obtido
uma certidão de nascimento ou, no caso de uma empresa privada, realizar um contrato de
prestação de serviços sem antes ter registrado sua firma num cartório.

É importante ressaltar a questão da organicidade dos documentos de arquivos porque isto


significa que um documento não tem importância em si mesmo (embora possa conter
informações valiosas), mas no conjunto de documentos do qual faz parte e que ajuda a
explicar, demonstrar, comprovar, enfim, dar a conhecer a realidade que se busca compreender
seja ela a vida de uma pessoa, as atividades de uma empresa pública ou privada.

Em segundo lugar, os documentos de arquivo são produzidos com finalidades específicas para
atender várias demandas de informações. Embora alguns documentos possam, no seu
momento de criação, já ter um valor histórico como, por exemplo, a carta deixada pelo
presidente Getúlio Vargas em meados do século 20, no momento do seu suicídio ou um tratado
celebrado pelo Brasil, Argentina e Uruguai para formar uma aliança contra o Paraguai no século
19, a produção da maioria dos documentos atende primeiramente as necessidades
burocráticas, administrativas ou legais.

Divisão de documentação por natureza:

Sabemos que as organizações desenvolvem diversas atividades de acordo com as suas


atribuições e os documentos refletem essas atividades, porque fazem parte do conjunto de
seus produtos.
Portanto, são variados os tipos de documentos produzidos e acumulados, bem como são
diferentes os formatos, as espécies, e os gêneros em que se apresentam dentro de um
Arquivo. Vamos conhecê-los:

NATUREZA COMERCIAL: quando a documentação é principalmente organizada e utilizada


pelas empresas e destina-se a fins extremamente comerciais.

NATUREZA CIENTIFICA: a documentação está presente quando seu objetivo principal é o de


proporcionar informações cientificas ou mesmo didáticas, sem visar diretamente o lucro.
NATUREZA OFICIAL: quando sua organização e utilização têm por finalidade auxiliar e
assessorar a administração pública atual e futura, pressupondo a coleta e a classificação de
documentos oficiais, como por exemplo: leis, decretos, portarias e demais atos normativos
próprios da administração, Federal, Estadual ou Municipal.

1. Formato: é a configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo


como foi confeccionado:
Exemplos: formulários, ficha, livro, caderno, planta, folha, cartaz, microficha, rolo, tira de
microfilme, mapa

2. Espécie: é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a


natureza das informações nesse contidas.
Exemplos: ata, relatório, carta, ofício, proposta, diploma, atestado, requerimento,
organograma)

3. Gênero: configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos


utilizado na comunicação de seu conteúdo.
Exemplos: audiovisual (filmes); fonográfico (discos, fitas); iconográfico (obras de arte,
fotografias, negativos, slides, microformas; textual (documentos escritos de uma forma geral);
tridimensionais (esculturas, objetos, roupas); magnéticos/informáticos (disquetes, cd-rom,)

4.Tipo de documento: é a configuração que assume um documento de acordo com a


atividade que a gerou.
Exemplos: Ata de Posse; Boletim de Notas e Frequência de Alunos, Regimento de
Departamento, Processo de Vida Funcional, Boletim de Atendimento de Urgência, Prontuário
Médico, Tabela Salarial.

GESTÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS

GESTÃO DE DOCUMENTOS: Administração da produção, tramitação, organização,


uso e avaliação de documentos, mediante técnicas e práticas arquivisticas, visando
a racionalização e eficiência dos arquivos.

A gestão de documentos arquivísticos é um procedimento fundamental na vida de uma


empresa pública ou privada. Para tomar decisões, recuperar a informação e preservar a
memória institucional é preciso estabelecer um conjunto de práticas que garanta a organização
e preservação dos arquivos.

Administrar ou gerenciar documentos arquivísticos, a partir da aplicação de conceitos e teorias


difundidas pela Arquivologia, garante às empresas públicas ou privadas obter maior controle
sobre as informações que produzem e/ou recebem, racionalizar os espaços de guarda de
documentos, desenvolver com mais eficiência e rapidez suas atividades, atender
adequadamente clientes e cidadãos. Conforme a Lei Federal nº 8.159, que se refere aos
arquivos públicos, mas também aos arquivos privados constituídos por pessoas físicas ou
jurídicas, gestão de documentos é "o conjunto de procedimentos e operações técnicas
referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Tanto esta Lei quanto a NBR ISO 9001/2000, indicam a necessidade de alguns requisitos para
o gerenciamento de documentos nos arquivos públicos e privados. A gestão de documentos
aplicada nas empresas é uma atividade estratégica na constituição do acervo arquivístico, pois
define o ciclo vital dos documentos, estabelecendo aqueles que após o uso administrativo pelos
setores das empresas podem ser eliminados, os que serão transferidos ao arquivo, a
temporalidade de guarda e sua destinação final: eliminação ou guarda permanente.

Contudo, a operacionalização da gestão de documentos, isto é, a organização interna do


trabalho, conta muito nos resultados obtidos. Por trás das metodologias escolhidas e das
normas implantadas deve existir um conjunto de pessoas com competências e habilidades
variadas, pensando e atuando juntas para que o fluxo e a tramitação dos documentos, os
assuntos selecionados, os prazos definidos, os cuidados de conservação estabelecidos e o
arquivamento final espelhem a realidade institucional ou contribuam para a sua interpretação.

NÍVEIS DA DOCUMENTAÇÃO NA ORGANIZAÇÃO

É comum considerarmos três níveis de responsabilidade e autoridade, a saber: o estratégico, o


tático e o operacional.

Documentação de Nível Estratégico

É a documentação que retrata as preocupações de longo prazo, de mais alto nível e que deve
conter as informações mais gerais e abrangentes da organização, cujos efeitos são
direcionados aos níveis hierárquicos da alta gerência.

Documentação de Nível Tático

É a documentação de nível intermediário, tanto em termos hierárquicos, quanto em termos de


gestão da organização. Estes documentos determinam "como, quem, quando e onde" para
cada grande atividade determinante da organização (por exemplo: compras, treinamento etc.).

Como exemplos de documentos de nível tático, podemos citar: Procedimentos (ou Manuais de
Procedimentos), Plano de Metas, Plano de Cargos e Salários, entre outros.

Documentação de Nível Operacional

É a documentação de nível mais baixo, onde estão as preocupações imediatas, do curto prazo.
Ela contém todos os detalhes e informações técnicas, padrões, especificações, tabelas etc.,
para a operação segura dos processos de trabalho.

Como exemplo de documentos de nível operacional, podemos citar:


Instruções de Trabalho, Especificações, Guias de Trabalho, entre outros.

VALORES DOS DOCUMENTOS

Os documentos apresentam duas espécies de valores inerentes:

VALOR PRIMÁRIO - estabelecido em função do grau de importância que o documento possui


para a entidade que o acumulou e;

VALOR SECUNDÁRIO - estabelecido em função do grau de importância que o documento


possui para outras entidades e pesquisadores.

O VALOR PRIMÁRIO de um documento manifesta-se sob três diferentes tipos, ou seja:

1. Valor Administrativo - documentos que envolvem política e métodos e que são necessários
para a execução das atividades do órgão. Ex: Planos, Programas de Trabalho, Relatórios etc.;
2. Valor Jurídico Ou Legal - documentos que envolvem direitos a curto ou a longo prazo do
Governo ou dos cidadãos, e que produzem efeito perante os tribunais. Ex: Acordos, Contratos,
Convênios etc.;
3. Valor Fiscal - documentos que se referem a operações financeiras e à comprovação de
receitas e despesa geradas para atender às exigências governamentais. Ex: Notas Fiscais,
Receitas, Faturas etc.

O VALOR SECUNDÁRIO subdivide-se em:

1. Valor Histórico Probatório - documentos que retratam a origem, organização, reforma e


história de uma administração. Ex: Atos Normativos, Exposição de Motivos etc.;
2. Valor Histórico Informativo - documentos que, embora recebidos por uma determinada
entidade em função de suas atividades, são valiosos pelas informações que contém retratando
pessoas, fatos ou épocas. Ex: Tabelas de Recenseamento, Documentos sobre Serviço Militar,
Índices de Preços, Indicadores Econômicos etc.

Equipe de trabalho

A gestão de documentos deve ser realizada não apenas por um grupo de trabalho, mas por
uma equipe integrada nos seus objetivos com cada componente compreendendo claramente o
seu papel e a contribuição profissional que os outros esperam dele. Ou seja, uma equipe em
que o todo é maior que a soma das partes. Se não partirmos deste pressuposto qualquer
resultado em gestão de documentos estará, com certeza, aquém do desejável.

É importante observar que embora em cada momento prevaleçam aspectos técnicos relativos a
uma ou outra área do conhecimento, todos os profissionais envolvidos devem participar das
discussões e definições para todas as fases de vida do documento. Por exemplo, quando se
trata da produção, tramitação e uso corrente dos documentos, podemos supor que é maior a
influência do administrador, que identifica competências, subordinações e os fluxos de trabalho;
e do técnico de informática, que propõe alternativas eletrônicas para a produção de formulários
e fluxogramas.

Mas, neste momento, é importante também a presença do documentalista, o qual detendo


noções de diplomática pode sugerir a forma e a estrutura dos documentos. Um advogado
oferece significativa contribuição para que as normativas legais e processuais sejam atendidas.
O historiador, que também integra a equipe de gestão de documentos, participa destas
definições, pois orienta quanto ao valor histórico das informações registradas, valor este nem
sempre considerado na análise de profissionais de outras áreas.

O conservador, cuja formação está voltada para a preservação física dos suportes da
informação, propõe os cuidados necessários desde o momento da produção do documento,
tendo em vista a necessidade da sua preservação ao longo do tempo. E o arquivista já pode
elaborar métodos de arquivamento que facilitem a recuperação das informações contidas nos
documentos sobre as quais se define a produção, o trâmite e o uso.

A avaliação constitui uma etapa essencial da gestão de documentos. É a fase em que se define
a eliminação ou a guarda, temporária ou permanente, de um documento. É o momento em que
também, mais do que em qualquer outro, deve ser levada em conta a formação multidisciplinar
da equipe. Toda e qualquer observação de um componente da equipe merece respeito e
atenção dos demais. Uma avaliação documental inadequada, por menor que seja, pode causar
prejuízos administrativos, financeiros e histórico-culturais e, sob determinadas circunstâncias,
irreparáveis. Desta forma, a equipe de gestão de documentos pode e deve contar, na fase da
avaliação documental, com outros profissionais especializados nos assuntos pertinentes.

Outro aspecto fundamental para o adequado desenvolvimento da gestão de documentos é a


noção, por parte de todos os profissionais envolvidos na gestão, do ciclo vital dos documentos,
ainda que cada um deles atue somente numa fase do ciclo vital.

O arquivo intermediário da empresa, que guarda os documentos que já não são de uso corrente
nos setores, mas que por motivos de ordem legal ou administrativa ainda são preservados,
recebe a documentação conforme as normas estabelecidas pela gestão, dentro dos prazos
previstos na tabela de temporalidade de documentos e de acordo com os procedimentos de
transferência: cronograma, acondicionamento, descrição e relação dos documentos a serem
transferidos. Este conjunto de orientações só pode ser definido por uma consonância entre os
setores produtores/acumuladores e a administração do arquivo intermediário. A construção
deste elo, na verdade um feixe de relações que primordialmente devem ser institucionais e
administrativas, mas que não perdem a sua dimensão humana e pessoal, se faz por meio da
equipe de gestão.

O acervo de valor histórico, a ser guardado no arquivo permanente, também é fruto das
elaborações técnicas da gestão de documentos. Como vimos acima, o historiador deve fazer
parte de uma equipe de gestão, sobretudo nas instituições públicas. Sua função é garantir que
documentos de valor histórico, alguns imbuídos deste valor já na sua produção, outros que o
adquirem ao longo de sua existência, após cumprirem os prazos de guarda no arquivo corrente
e/ou intermediário, sejam recolhidos ao arquivo permanente, permitindo ao arquivo o
cumprimento de sua função de preservação da memória documental da instituição à qual
pertence. Nesta tarefa o relacionamento com o responsável pelo arquivo permanente que, no
Brasil, em geral é um historiador deve ser constante, pois este supostamente tem a experiência
das demandas atuais no campo da pesquisa histórico-social e, especificamente, dos
documentos ou assuntos pesquisados no acervo sob seus cuidados. Faz-se necessário
também uma constante atualização destes profissionais para que o avanço dos métodos e o
surgimento de novos objetos do conhecimento histórico sejam incorporados nos pressupostos
de seu trabalho.

A gestão de documentos ainda se relaciona internamente com a área de conservação, pois


muitas das definições da gestão são o ponto de partida para o desenvolvimento do trabalho de
conservação, que irá hierarquizar suas prioridades de acordo com o suporte da informação, o
seu volume físico e o tempo de guarda dos documentos. Portanto, as estratégias da
conservação se dão a partir e em conjunto com o trabalho da gestão.

Além das unidades internas ao arquivo com as quais se relaciona, uma equipe de gestão de
documentos interage constantemente com os diversos setores produtores/acumuladores de
documentos. A qualidade desta relação com a estrutura da empresa é essencial para o bom
desempenho da gestão. Ela inicia-se com a sensibilização dos dirigentes para os benefícios da
gestão - agilidade na recuperação das informações, racionalização da massa documental,
economia de espaços físicos destinados à guarda de documentos e redução dos custos
operacionais -, demonstrando os ganhos financeiros, funcionais, ambientais e na melhoria da
imagem institucional.

Uma vez implementada a gestão de documentos, a estratégia a ser seguida é a disseminação


dos seus objetivos para os diferentes níveis hierárquicos e das vantagens para todos da
aplicação dos princípios arquivísticos no trato das informações registradas.

A maior dificuldade no decorrer do processo de implantação da gestão de documentos se


encontra na resistência às mudanças, nos hábitos arraigados, cuja justificativa se perdeu no
tempo. Considere-se ainda que, no campo específico da gestão, frequentemente o domínio
físico de um conjunto de documentos ou o domínio de informações que permitam a sua
localização no caos dos "arquivos", geram ou são usados nas disputas de poder interno na
empresa. Neste momento, outras qualidades, além da formação técnica dos profissionais da
equipe de gestão, devem se fazer presente: a paciência e a percepção das relações
interpessoais e da assimilação ou não das políticas administrativas pelo conjunto dos
funcionários.
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA
Arquivos Correntes e Intermediários - Arquivos permanentes - Protocolos - Avaliação
de Documentos - Tipologias Documentais e Suportes Físicos

ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE ARQUIVOS

A R Q U I V O : d o c u m e n t o s d e q ua l q ue r i ns t i t ui ç ã o p úb l i c a o u p r i va d a , c o ns i d e r a d o s d e va l o r ,
merecendo preservação permanente para fins de referência e pesquisa, tendo sido depositado ou
selecionado para depósito num arquivo de custódia permanente. (SCHELLENBERG, 2004); conjunto
de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter públicas, e
entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, be m como por pessoa física,
qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. (LEI 8.159/91)

A não intencionalidade e as contingências na produção dos documentos, a ampla


burocratização e o uso massivo de tecnologias de reprodução, assim como o crescente
interesse na preservação da memória, levaram a uma definição arquivística dos ciclos de vida
dos documentos e dos valores que lhe são relacionados em cada ciclo. Esquematicamente se
apresentam três fases da vida do documento:
Teoria das Três Idades – Teoria baseada no
ciclo vital dos documentos, segundo a qual os
arquivos podem ser correntes, intermediários e
pemanentes.

• o primeiro ciclo ou primeira idade, denominado corrente, corresponde ao valor administrativo;

• o segundo ciclo ou segunda idade, denominado intermediário, corresponde ao valor


probatório e/ou legal do documento e,
• o último ciclo ou terceira idade, denominado permanente, quando o valor histórico e científico
se sobrepõe ao demais valores. Caso não se reconheça esse valor permanente, o conjunto
documental será eliminado.

A função de um arquivo é guardar a documentação e principalmente fornecer aos interessados


as informações contidas em seu acervo de maneira rápida e segura. Neste sentido, a
classificação dos documentos de arquivos deve ser feita a partir de um método de
arquivamento a ser definido, levando em consideração a estrutura da empresa, suas funções e
a natureza de seus documentos. Não há um único método válido para arquivar documentos. Na
prática, inclusive, faz-se uso da combinação de um ou mais métodos. Os métodos mais
comuns são os que classificam os documentos por assunto, seguidos de uma classificação
secundária por ordem alfabética, cronológica ou geográfica. O agrupamento dos documentos
por assunto, entretanto, deve atender às necessidades da empresa, suas características e
prioridades.

O método de arquivamento adotado pela empresa pública ou privada, assim como os cuidados
de conservação e os procedimentos de eliminação, transferência e recolhimento, quando for o
caso, devem ser repassados para todas as unidades administrativas, para que estas fiquem
cientes, possam se adequar ao método e efetivamente implantá-lo pois a organização dos
arquivos, como foi exposto aqui, inicia-se com a produção dos documentos, assim como a
responsabilidade pela organização das informações, em diferentes graus, diz respeito a todos
os funcionários.

SIGNIFICADO E IMPORTÂNCIA
Arquivo é o instrumento principal para servir de controle à ação administrativa de
qualquer instituição, empresa, pública ou privada. É, por assim dizer, um "Centro Ativo de
Informações". Abriga os documentos resultantes de uma atividade, os quais são conservados
como comprovantes.

O arquivo deve adaptar-se ao órgão público, empresa ou instituição obedecendo a um


plano racional e tecnicamente orientado. Arquivos organizados, sem orientação técnica se
transformam em verdadeiros depósitos de documentos.

O arquivo, quando bem organizado, transmite ordens, evita repetições desnecessárias de


experiências, diminui a duplicidade de trabalho, revela o que está para ser feito, o que já foi feito
e o resultado obtido. Constitui fonte de pesquisa para todos os ramos administrativos e auxilia o
administrador na tomada de decisões.

CLASSIFICAÇÃO: Segundo o estágio de sua evolução em:

ARQUIVO CORRENTE - Conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos


imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento de *atividades-meio e
*atividades-fim e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e
da frequência com que são por eles consultados. Portanto, os documentos estão na fase
corrente quando a atividade que os originou está em andamento. Nessa fase, os documentos
são usados com maior frequência e normalmente ficam localizados próximo aos locais de
trabalho. Também conhecido como de Primeira Idade ou Ativo.

* ATIVIDADES-MEIO - conjunto de operações que uma instituição leva a efeito para auxiliar e viabilizar o
desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na acumulação de documentos de caráter instrumental e
acessório.
* ATIVIDADES-FIM - conjunto de operações que uma instituição leva a efeito para o desempenho de suas atribuições
específicas e que resulta na acumulação de documentos de caráter substantivo para o seu funcionamento.

Portanto, a administração dos arquivos correntes tem por objetivo fazer com que os
documentos sirvam às finalidades para as quais foram criados, da maneira mais eficiente e
econômica possível, e concorrer para a destinação adequada dos mesmos, depois que tenham
servido a seus fins. Os documentos são eficientemente administrados quando:
a) uma vez necessários podem ser localizados com rapidez e sem transtorno ou confusão;
b) quando conservados a um custo mínimo de espaço e manutenção enquanto indispensáveis
às atividades correntes;
c) e quando nenhum documento é reservado por tempo maior do que o necessário a tais
atividades, a menos que tenham valor contínuo para pesquisa e outros fins.

Os objetivos de uma administração eficiente de arquivos só podem ser alcançados quando se


dispensa atenção aos documentos desde a sua criação até o momento em que são
transferidos para um arquivo de custódia permanente ou são eliminados. A administração de
arquivos preocupa-se com todo o período de vida da maioria dos documentos, lutando para
limitar sua criação, de tal forma que possa determinar os que devem ser destinados ao "inferno"
do incinerador, ou ao "céu" de um arquivo permanente, ou ao "limbo" de um depósito
intermediário.

A consulta aos documentos guardados nos arquivos correntes costuma exigir rapidez e
precisão na sua localização, e um arquivamento que permita até mesmo sua recuperação
individual. Os tipos de busca, entretanto, podem variar - desde a busca pontual (em relação a
um documento específico, cuja data, local de produção e emitente são conhecidos), até a
tipológico-cronológica (ex.: todos os contratos de trabalho do último exercício), ou mesmo
"temática", no sentido de se referir ao conteúdo estrito do documento (ex.: todos os
documentos que versam sobre um mesmo projeto, ou funcionário, ou departamento etc.).

Muito embora a ordenação atribuída aos documentos, na fase corrente, deva atender
satisfatoriamente às demandas de seus usuários (essencialmente, os funcionários da própria
entidade), não deve deixar de ser adequada, igualmente, às necessidades do processo de
avaliação.

ARQUIVO INTERMEDIÁRIO - Na fase intermediária, a atividade de origem dos documentos se


encerrou. Por isso, estes sofrem uma utilização menos frequente e podem ser mantidos em
arquivos centralizados, aguardando o cumprimento de prazos legais. Findos esses prazos, que
devem estar devidamente especificados em uma tabela de informações sobre o ciclo de vida de
cada tipo de documento em uma organização (tabela de temporalidade), os documentos
possuidores de valor para a organização geradora (valor primário), ou algum valor
remanescente (valor secundário) depois de cumprido o valor primário, devem ser
permanentemente preservados, podendo ter os seguintes destinos:
• são recolhidos a um arquivo para guarda permanente;
• são microfilmados e então recolhidos a um arquivo para guarda permanente;
• são microfilmados e digitalizados e depois recolhidos para guarda permanente.
Em todos os casos, devem ser permanentemente preservados. Para conservação do acervo
permanente, as instituições arquivísticas podem adotar medidas preventivas e corretivas
objetivando minimizar a ação do tempo sobre o suporte físico da informação, assegurando sua
disponibilidade. Importante salientar que a forma de uso do documento na sua fase corrente e
intermediária exerce influência sobre os trabalhos de preservação na sua fase permanente.

Ao Setor de Arquivo Intermediário compete:


I. avaliar, receber, descrever, arranjar e custodiar os documentos transferidos;
II. organizar, em colaboração com os órgãos de origem, Tabelas de Temporalidade dos vários
tipos de documentos;
III. encaminhar ao arquivo permanente os documentos a serem preservados;
IV. atender a consultas e prestar informações;
V. propor a programação anual da Seção.

ARQUIVO PERMANENTE - Os arquivos permanentes constituem-se de materiais


selecionados, que são escolhidos de uma grande massa de documentos produzidos e
recebidos por um governo, devido ao seu valor comprobatório e informativo. São escolhidos
tomando-se por base não a apreciação de certos documentos em particular, mas devido ao seu
significado no conjunto da documentação de um determinado assunto ou atividade, ou, em
termos mais amplos, na documentação de um órgão, de um governo, ou mesmo da sociedade
em certo estágio de desenvolvimento. O trabalho de recolhimento de documentos a arquivos
permanentes tem um duplo objetivo: preservá-los e torná-los disponíveis para serem usados.

Os documentos públicos devem ser reconhecidos por lei como propriedade pública. O direito a
tais documentos será exclusivamente do governo que os criou e serão conservados para a
perpetuidade. Qualquer lei que diga respeito à administração de documentos públicos deve
incluir no seu texto normas para a sua reobtenção no caso de terem sido indevidamente
alienados ou retirados da repartição. O princípio básico é nullum tempus occurrit regi, que foi
traduzido como "contra o rei não há prescrição".

A legislação sobre os documentos públicos, além disso, deve definir claramente as


responsabilidades de custódia do arquivista. O conceito de custódia pode ser explicado em
relação ao conceito de propriedade pública. Os documentos públicos poderão ser conservados
sob a custódia de qualquer órgão da administração, sem, contudo, ser de sua propriedade.
Quando os documentos públicos são transferidos da custódia de um órgão para a de outro não
há transferência de propriedade, pois os documentos eram e continuam a ser propriedade do
Estado.

Legalmente, então, o arquivista deve ter a custódia dos documentos que estão sob a sua
guarda física, no que diz respeito ao seguinte:

Primeiro, deve o arquivista ter sobre os documentos os mesmos direitos e privilégios que tinha
a entidade que os criou, relativamente à reprodução e à autenticação de cópias.

Segundo, deve ter, em relação aos documentos, certos direitos e privilégios adicionais que não
são comumente exercidos pelas entidades criadoras. Referem-se estes ao arranjo, à descrição
e à publicação para fins que não aqueles para os quais foram originariamente criados - para
servir a usos secundários de outras repartições e de particulares. Esses direitos e privilégios
são necessários ao arquivista para o bom cumprimento de seus deveres.

Deve haver disposições legais regulamentando o problema da destruição de documentos


públicos. Essa regulamentação há que proibir a destruição de qualquer documento público por
qualquer funcionário sem a devida aprovação da autoridade responsável pelos arquivos.

Mesmo os documentos históricos de hoje podem tornar-se novamente administrativos amanhã,


por diversas circunstâncias, devido à sua utilização.
Os princípios que se aplicam ao arranjo de documentos públicos num arquivo de custódia
devem ser distintos dos princípios expostos até agora, que se aplicam ao arranjo dos mesmos
nas próprias repartições de origem. A administração de arquivos permanentes é bem mais
complexa que a dos arquivos corrente e intermediário.

Classificam-se em quatro grupos distintos as atividades do arquivo permanente:


• arranjo  reunião e ordenação adequada dos documentos;

Arranjo: após a identificação, os documentos são agrupados em fundos, séries e sub-séries, obedecida a
proveniência e tentando-se recuperar o arranjo original. Dentro de cada série ou sub-série os processos são
ordenados cronologicamente.

• descrição e publicação  acesso aos documentos para consulta e divulgação;


• conservação  medidas de proteção aos documentos e, consequentemente do local de sua
guarda, visando a impedir sua destruição;
• referência  política de acesso e uso dos documentos.

Para organizar os documentos de arquivo de caráter permanente, é necessário, primeiramente,


estudar a história, a estrutura e o funcionamento da entidade, e a partir disso elaborar uma
classificação para os documentos (classificação que, na fase permanente, como já foi
mencionado, costuma ser denominada "arranjo"). Ou seja: em suas linhas gerais, a
classificação obedece, na fase permanente, aos mesmos procedimentos adotados para a
classificação dos documentos na fase corrente.
Se os documentos de arquivo já tiverem sido classificados na fase corrente, de acordo com as
diferentes estruturas/atividades ou funções/atividades da entidade produtora, a tarefa dos
arquivistas, na fase permanente, será facilitada - só precisarão rever e adaptar a classificação
adotada, sobretudo em função das eliminações realizadas na passagem dos documentos
correntes para o arquivo intermediário (transferência) e dos documentos que se encontravam
no arquivo intermediário para o arquivo permanente (recolhimento).

Segundo as Entidades criadoras/mantenedoras os Arquivos podem ser


classificados em:

• Públicos (federal, estadual, municipal);


• Institucionais (escolas, igrejas sociedades, clubes, associações);
• Comerciais (empresas, corporações, companhias); e
• Pessoais (fotos de família, cartas, originais de trabalhos, etc.)

Temos também os arquivos que guardam e organizam documentos cujas informações são
registradas em suportes diferentes do papel: discos, filmes, fitas e são chamados de Especiais.
Estes podem fazer parte de um Arquivo mais completo.

Existem aqueles que guardam documentos gerados por atividades muito especializadas como
os Arquivos Médicos, de Imprensa, de Engenharia, Literários e que muitas vezes precisam ser
organizados com técnicas e com materiais específicos. São conhecidos como Arquivos
Especializados.

Conteúdo da Documentação em:


Administrativos ou Técnicos.
Acesso em:
Abertos ou Restritos. (Sigilosos)
Quanto a Estrutura

Os estágios evolutivos do arquivo dentro de um órgão público, instituição ou empresa,


(corrente, intermediário e permanente) devem ser planejados de forma que funcionem
harmonicamente, auxiliando a instituição na consecução de seus objetivos.

Neste momento, deve-se definir a posição que o arquivo ocupará em sua hierarquia e também
a estrutura organizacional que deseja dar a seus documentos, pois, como já vimos, o arquivo é
a fonte de informações que agiliza a consecução dos objetivos.

Os arquivos dentro dessas organizações, podem estar dispostos segundo as seguintes


estruturas:

1º) Centralizados: quando reúnem em um único local físico todos os documentos produzidos
e recebidos, centralizando as atividades de recebimento, registro, distribuição, movimentação e
expedição.

Apresentam como vantagens:


• Redução de custos operacionais.
• Economia de espaço, material e equipamentos.
• Padronização de normas e procedimentos.
• Treinamento mais eficiente do pessoal envolvido.
• Uniformidade na realização de tarefas.
• Apresentam como desvantagens:
• Deslocamento para consultas.
• Tratamento mais cuidadoso com documentos sigilosos.

2º) Descentralizados: estabelecem a organização de arquivos descentralizados, ou


departamentais, conforme a estrutura do órgão, instituição ou empresa. Os arquivos são
criados para atender às necessidades específicas de departamentos, seções, divisões etc.

Muito cuidado deve ser observado com esta modalidade, para que não se criem arquivos
desnecessários. O desejável, na descentralização, é a organização de arquivos ao nível de
departamentos, onde os documentos são arranjados por áreas comuns de interesse,
evitando-se as duplicações.

As vantagens e desvantagens desta estrutura de arquivo são exatamente o oposto da


centralização. Cada instituição, respeitando suas atividades operacionais, tamanho, localização
física e geográfica de suas instalações, bem como os recursos humanos disponíveis, deve
planejar estruturas de arquivo que melhor atendam suas necessidades de trabalho.

Vale lembrar ainda que, a maioria dos arquivos correntes são departamentais e que só uma
pequena parcela dessas organizações, providas de infraestrutura material e pessoal, mantém
arquivos correntes centralizados. O mesmo já não ocorre com os arquivos permanentes, cuja
característica de "memória do órgão, instituição ou empresa" exige que sejam organizados de
forma centralizada.

EQUIPAMENTOS E ACESSÓRIOS
Pastas Convencionais:

PASTAS REGISTRADORAS - "A" a "Z" - são confeccionadas em papel forte, de grande


durabilidade, possui um lombo largo com dois orifícios próximos às extremidades, providas
internamente de um gancho de metal ou plástico, que se mantém fechado por força de mola
de pressão.
PASTAS SANFONADAS - também chamadas de "Follow-Up" confeccionadas em papel
cartão mais flexível e revestida com percalina. Possui uma tampa e um amarrio ao meio e
divisões em ordem alfabética e/ou numérica de 01 à 31.
PASTAS SUSPENSAS - confeccionadas em papel cartão forte e possuem em ambas as partes
uma barra que poderá ser metálica ou de plástico, com dois encaixes nas extremidades e que
ficam apoiadas no suporte do fichário ou arquivo, permitindo o seu deslizamento.
GUIA - retângulo de cartão forte que serve para separar as partes ou seções dos arquivos ou
fichários reunindo em grupos as respectivas pastas ou fichas.
GUIA-FORA - folha de papel cartão ou cartolina, colocada no lugar de um documento retirado.
PROJEÇÃO - saliência na parte superior da guia ou pasta que recebe as notações
determinadas pelo método escolhido.
TIRAS DE INSERÇÃO - tiras de papel gomado ou de cartolina, picotadas, onde são escritas as
notações e inseridas nas projeções das partes ou das guias.
NOTAÇÃO - inscrição feita na projeção, podendo ser alfabética, numérica ou alfanumérica . A
notação pode ser aberta ou fechada. Simples ou Composta. A aberta quando indica somente o
início da seção e fechada quando indica o início e o fim.
A posição é o local que a projeção ocupa ao longo da guia. O comprimento pode corresponder
à metade da guia, a um terço, um quarto ou um quinto.
Guia-fora é a que tem como notação a palavra Fora e indica a ausência de uma pasta do
arquivo.

Tira de inserção é uma tira de papel gomado ou de cartolina, picotada, onde se escrevem as
notações. Tais tiras são inseridas nas projeções das pastas ou guias.
Pasta miscelânea é aquela onde se guardam documentos referentes a diversos assuntos ou
diversas pessoas em ordem alfabética e dentro de cada grupo, pela ordenação cronológica.

REFERÊNCIA CRUZADA OU REMISSIVA - indicação de um documento em dois ou mais


lugares.
De acordo com o modo de guardar os documentos podemos classificar os arquivos em
HORIZONTAIS e VERTICAIS. Como o nome indica, os Horizontais guardam horizontalmente,
dispostos uns sobre os outros, sendo que a margem inferior recebe a notação e os Verticais,
verticalmente.

Os arquivos Verticais podem ser: frontal e lateral. No frontal os documentos são dispostos
uns atrás dos outros, com a frente voltada para o arquivista, ou seja, a projeção. No lateral, os
documentos são dispostos uns ao lado dos outros, com a parte lateral voltada para o arquivista.

Resumindo, podemos dizer que a escolha do móvel, atentaremos à aparência, à resistência, à


capacidade de expansão, à conveniência do serviço e à economia do espaço, enfim a
funcionalidade e racionalidade.

SISTEMAS DE ARQUIVOS

DIRETO - é aquele em que a recuperação da informação é feita diretamente ao arquivo onde


ela está armazenada.
INDIRETO - é o que depende de um índice ou código para localizar a informação.
SEMI INDIRETO - é onde pode ou não haver necessidades de uso de um índice.
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

A natureza dos documentos e a estrutura da entidade são as determinantes do método de


arquivamento. Estes podem ser divididos em dois grupos: Básicos e Padronizados.

MÉTODOS BÁSICOS

Método Alfabético - É um método direto, onde as filas ou pastas são dispostas em ordem
alfabética rigorosa, separadas por guias. As notações nestas guias podem ser abertas ou
fechadas.
É aberta uma pasta para cada correspondência efetiva e, dentro desta, os documentos são
organizados em ordem cronológica. Para os correspondentes eventuais devem ser preparadas
as pastas miscelâneas, uma para cada letra, podendo ser arquivadas antes ou depois das
pastas individuais. Na projeção desta pasta aparece o símbolo "M", seguido da letra de sua
divisão. Dentro da pasta miscelânea a ordem alfabética deve ser rigorosamente mantida, assim
como a ordem cronológica, dentro da alfabética.

REGRAS DE ALFABETIZAÇÃO
Para efeitos de arquivo, deve ser usado o alfabeto de 26 letras, em função das muitas palavras
em nomes estrangeiros que circulam em nosso país.
As regras de alfabetização podem ser alteradas, desde que sejam sempre seguidos os
mesmos critérios e feitas as remissivas necessárias para evitar dúvidas futuras.
Tato o critério letra por letra quanto o de palavra por palavra podem ser adotados para
ordenação dos itens, sendo que a escolha de um deles implica na completa exclusão de outro.
Exemplo:
letra por letra palavra por palavra

Nova Friburgo Nova Friburgo


Novais, Ademir Alves Nova York
Nova York Novais, Ademir Alves

a) nos nomes individuais, é considerado primeiramente o último nome e depois o prenome.


Quando houver nomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome.
Exemplos: Joaquim Oliveira , Aníbal Barbosa.

Barbosa, Aníbal Oliveira, Joaquim

b) os nomes representados por letras devem preceder os de iniciais iguais, escritos por
extenso.
Exemplos: M.E.S., Marília Saraiva.

S., M.E.
Saraiva , Marília

c) as partículas D', Da, de, Del, Des, Di, Du, La, Le, Les, Mac, Mmc, O', Van, Vanden, Van
der, Von, Vonder, se escritas com letras maiúsculas, são consideradas como parte integrante
do nome. Porém, quando escritas com letras minúsculas não devem ser consideradas.
Exemplos: Carlos de Oliveira , George O'Brien, Henrique Du Pont.

Du Pont, Henrique - O'Brien, George - Oliveira, Carlos de

d) os nomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não são


separados .
Exemplos: Sérgio Castelo Branco, Ester Vila Lobos.

Castelo Branco, Sergio - Vila Lobos , Ester

e) os nomes com Santa, Santo e São seguem a regra dos formados por um adjetivo e um
substantivo.
Exemplos: Walter Santa Rita, Bonifácio São Tiago.

Santa Rita, Walter - São Tiago, Bonifácio

f) os nomes orientais, japoneses, chineses, árabes, etc..., são registrados como aparecem.
Exemplos: Al Ben Hur, Li Yutang.

Al Ben Hur - Li Yutang

g) os nomes que exprimem o grau de parentesco, abreviados ou não, como Filho, Junior,
Neto, Sobrinho, são considerados parte integrante do último nome, mas não são considerados
na ordenação alfabética.
Exemplos: Alcides Freitas Junior, Henrique Vasconcellos Sobrinho.

Freitas Junior, Alcides ou Freitas, Alcides (Junior)


Vasconcellos Sobrinho, Henrique ou Vasconcellos, Henrique (Sobrinho)

h) os títulos honoríficos, pronomes de tratamentos e artigos são colocados entre parênteses,


depois do nome.
Exemplos: O Estado de São Paulo, Dr. Antonio Eduardo Pinto, General Paulo Araújo,
Professor Adroaldo Mesquita.

Araújo, Paulo (General) - Mesquita, Adroaldo (Professor)


Estado de São Paulo (O) - Pinto, Eduardo Antonio (Dr.)

i) os nomes ligados por apóstrofo devem ser lidos como uma só palavra.
Exemplos: Armindo Sant'Anna deve ser lido "Santanna".

j) os sinais gráficos como crase, til, cedilha, etc., não são considerados.
Exemplos: Campanha, Clodoaldo - Campanha, Raul

k) os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo nome que corresponde ao da família
do pai.
Exemplos: Carlos de Ovideo Y. Baños, Juan Gonzales Rodrigues

Gonzales Rodrigues, Juan - Ovideo Y. Baños, Carlos de

l) as empresas devem ser consideradas conforme se apresentam.


Exemplos:
Alvaro Costa & Cia - Barbosa Lessa Ltda - Casas Bahia

m) as expressões muito comuns no comércio como Sociedade, Companhia, Associação, etc.,


devem, ser consideradas na alfabetação.
Exemplos:
Associação Paulista de Medicina
Companhia Vale do Rio Doce

n) os nomes das empresas ou instituições que usam siglas, com ou sem ponto entre as
letras, devem ser alfabetados como se o conjunto de letras que formam as siglas
representassem uma palavra
Exemplos:
DASP, D.N.A.E.E, são arquivadas como Dasp e Dnaee.

o) a correspondência oriunda da seção, divisão, departamento, etc., de uma empresa ou


instituição deve ser arquivada pelo nome da empresa ou instituição e não pela seção, divisão,
departamento, etc.

p) as diversas filiais de determinada empresa são alfabetadas pelo nome da empresa, seguido
dos Estados em que se encontram as filiais e, finalmente, dos nomes das cidades e ainda, se
estiverem localizadas na mesma cidade, são colocados seus endereços.
Exemplos:
Comercial Silva, Pernambuco, Recife
Comercial Silva, Rio Grande do Sul, Porto Alegre, Andradas 123
Comercial Silva, Rio Grande do Sul, Porto Alegre, José Bonifácio,456
Comercial Silva, São Paulo, campinas

q) os nomes de instituições ou órgãos governamentais, em português são considerados


como se apresentam.
Exemplos:
Banco Central do Brasil
Fundação Getulio Vargas

r) os nomes de instituições ou órgãos governamentais de países estrangeiros devem ser


precedidos pelo nome do país.
Exemplos:
Estados Unidos - Army Medical Corps

s) nos títulos de Congressos, Conferências, Reuniões, Assembleias, etc., os números


arábicos, romanos ou escritos por extenso devem aparecer, entre parênteses, no final.
Exemplos:
Congresso de Arquivologia (II)

MÉTODO GEOGRÁFICO
É o sistema direto preferido quando o principal elemento a ser considerado em um documento
é a procedência. As ordenações geográficas mais usadas são:

a) nome do Estado, Cidade e correspondente.


Exemplo:
Rio Grande do Sul - Palmares - Silvia, J.

Quando o arquivo é organizado por Estados, as capitais devem anteceder às outras cidades,
independendo da ordem alfabética.
Exemplos:
Rio Grande do Sul - Porto Alegre...
Rio Grande do Sul - Caxias do Sul...
Rio Grande do Sul - Palmares

b) nome da Cidade, Estado e correspondente.


Exemplo:
Palmares - Rio Grande do Sul - Silvia, J.

Neste caso deve ser obedecido a ordem alfabética das cidades, incluindo as capitais,
rigidamente. É imprescindível que sejam colocados os nomes dos Estados em segundo lugar,
porque há cidades com o mesmo nome em diferentes Estados.

c) quando for correspondência vinda do estrangeiro, o nome do País aparece em


primeiro lugar, seguido da cidade e correspondente.
Exemplo:
Estados Unidos - Los Angeles - George Segall

MÉTODO NUMÉRICO
É sempre indireto, havendo necessidade do uso de um índice alfabético. Tem como vantagem -
sigilo e a menor possibilidade de erros por ser mais fácil lidar com números do que com letras.
Pode ser simples ou cronológico.

MÉTODO NUMÉRICO SIMPLES


Neste método é atribuído um número a cada correspondente efetivo.
Além de um índice alfabético é feito um registro (tombo), em livro ou ficha, das pastas
ocupadas, para evitar que sejam abertas duas ou mais pastas com o mesmo número.

É aconselhável que este registro seja feito em fichas pois, além de oferecer maior elasticidade,
permitindo fazer observações a respeito de cada correspondente.

É marcado em cada novo documento, em ordem crescente, em sua margem superior, o


número da respectiva pasta e, separado por um traço, o número que este documento deve
receber dentro da pasta, por ordem de entrada, facilitando o rearquivamento e evitando o
extravio.
Os correspondentes eventuais tem a sua correspondência arquivada nas pastas miscelâneas,
que devem conter no máximo dez correspondentes. Podem ser usados dois tipos de notação:
M-1, M-2 ou M1 - 10, M11 - 20, etc.

As fichas do índice alfabético e as de registro numérico contém as mesmas informações:


- nome e endereço do correspondente e número que recebeu a pasta a ser arquivada.

No método numérico simples, não havendo mais interesse por um determinado correspondente
é possível dar baixa a esse número, aproveitando-o para outro cliente.

Neste caso é feita uma anotação, nos índices, com a data em que se deu este fato e a quem foi
cedido o número.

Exemplos de Método Numérico Simples:


- Campos, Alex - 1
- Bartolomeu, Carlos - 2

MÉTODO NUMÉRICO CRONOLÓGICO


Neste variante do numérico, além da ordem, é observada a data. Além do índice alfabético,
existem os índices de procedência e de assunto. Neste método, quando é anulado um registro,
o número só é aproveitado por outro documento com a mesma data.

MÉTODO POR ASSUNTO


É um dos métodos mais difíceis de arquivamento pois, consiste em agrupar os documentos por
assunto, apresenta dificuldades na escolha do melhor termo ou expressão que defina o
conteúdo das informações. Podem ser Alfabético, Numérico, etc.

ALFABÉTICO
- em ordem dicionária, quando os assuntos isolados são dispostos alfabeticamente, sendo
obedecida somente a sequência das letras.
Exemplos: Impostos
Material de Consumo
Pessoal, etc...

As projeções podem ser assim divididas: guias principais em 1ª posição - guias secundárias
em 2ª posição - e finalmente, em 3ª e 4ª posições, as projeções das pastas.

- em ordem enciclopédia, quando os assuntos correlatos, agrupados sob um título geral, são
dispostos alfabeticamente.
Exemplo:

Imóveis
Casas
Sítios
Terrenos
Loteamentos
Vendas, etc...

MÉTODO ALFABÉTICO NUMÉRICO


Este método não pertence nem a classe dos métodos básicos e nem a dos padronizados. É
considerado semi-indireto. É conhecido também pelos nomes de Numeralfa e Alfanumérico.
Consiste no uso de números agindo concomitantemente com a ordenação alfabética dos
documentos pelo nome.

É feito um planejamento prévio das divisões do alfabeto e, a seguir, a numeração, em ordem


crescente, de cada divisão. Sua desvantagem está exatamente nesta determinação prévia do
número de divisões e, para isso, deve ser feito um estudo pormenorizado sobre o grau de
incidência de nomes, por letra.
Exemplo:
Aa ...... A1 = 1 Am ...... Az = 2
Ba ...... B1 = 3 Bm ....... Bz = 4
Ca ...... C1 = 5 Cm ....... Cz = 6 e assim sucessivamente até a letra Z.

São usadas notações fechadas, pois uma vez numeradas as divisões não é mais possível
ampliá-las, a não ser que todos os documentos sejam renumerados.

As projeções das guias devem estar em primeira e segunda posições, alternadamente, ficando
todas as guias impares em primeira posição e as pares em segunda posição. Em terceira
posição aparecem as pastas em cujas projeções são escritos os nomes dos correspondentes
ou assuntos precedidos dos números das divisões a que pertencem.

Estas pastas são colocadas em rigorosa ordem alfabética dentro de suas divisões.
Em quarta posição aparecem as guias-fora e miscelânea.

CRITÉRIOS E CUIDADOS NO ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS


Recomenda-se aos que trabalham com arquivos observar os seguintes passos ao arquivarem
documentos que contribuirão decisivamente para que as informações solicitadas
posteriormente sejam localizadas e entregues com eficiência.

01) VERIFICAÇÃO INICIAL :


Consiste na verificação de cada documento quanto ao seu destino, pois este pode chegar à
seção de Arquivo por diversos motivos:
a) para arquivamento;
b) para solicitar uma informação;
c) para verificar a existência de antecedentes, ser anexado a outro, etc.
d) em obediência a uma rotina.

É importante que a pessoa que arquiva os documentos, regularmente, ao fazer essa inspeção,
verifique se os documentos possuem autorização para serem arquivados (Ok, arquive-se).
Aqueles que não apresentarem a autorização não poderão ser arquivados, devendo retornar ao
setor de origem. Nessa inspeção também será verificado-se os documentos possuem anexos
e se esses estão no documento.
Cada documento deve ser lido cuidadosamente afim de verificar o seu conteúdo e sob que
notação deverá ser arquivado.

03) SELEÇÃO:
Selecionar o material que será realmente arquivado daquele que poderá ser descartado.
A manutenção de um arquivo é dispendiosa e ocupa muito espaço. Portanto esse trabalho de
seleção requer conhecimento, critério e cuidado para não deixar de arquivar o que é
necessário, nem entulhar o arquivo de papéis desnecessários.
O selecionador deve conhecer as exigências que determinam a conservação de documentos,
tanto por lei como por necessidade de serviço.

04) REGISTROS:
Registrar diariamente, em um livro, os documentos que dão entrada no arquivo, possibilitando,
assim estabelecer uma estatística diária de arquivamentos efetuados.
Marcar data e hora de entrada de documento no arquivo a fim de anular todas as possíveis
controvérsias sobre a chegada do mesmo no arquivo.

05) CLASSIFICAÇÃO:
Determinar como será arquivado o documento, de acordo com o método adotado pela
organização . Deve-se então sublinhar em cada documento a palavra (ou palavras) que
determinou a sua classificação e preparar, quando o método assim o exigir, os índices
necessários à recuperação do documento.

06) CODIFICAÇÃO:
É a colocação no alto do documento, à direita, de símbolos (letras ou números) de acordo com
a classificação e o método de arquivamento adotados.

Existem documentos que tratam de dois assuntos ao mesmo tempo, ou se referem a mais de
uma pessoa. Nesse caso codifica-se o documento de acordo com o nome principal (se for
arquivo de nome), ou com o assunto que mais interessar a organização (se for arquivo de
assunto) e faz-se uma ficha de referência para o segundo nome ou assunto.

Essas fichas serão guardadas na pasta a que se refere a sua codificação. Outra solução será
tirar cópias dos documentos.

07) ORDENAÇÃO:
É a separação e agrupamento de um conjunto de documentos, de acordo com a codificação
dada. A ordenação tem por objetivos:

a) acelerar o arquivamento;
b) diminuir o número de erros de arquivamento.

Os documentos deverão estar em perfeita ordem antes de serem arquivados. Desta forma,
aqueles referentes a uma mesma pessoa ou um mesmo assunto estarão todos juntos.

a) o arquivamento é feito de uma só vez;


b) cada pasta será aberta apenas uma vez;
c) o movimento é feito em uma só direção;
d) o trabalho é racionalizado;
0 os erros de arquivamento são reduzidos.

08) ARQUIVAMENTO:
Guardar os documentos nas respectivas pastas e estas, por sua vez, no arquivo, de acordo
com o método de classificação.

09) RETIRADA E CONTROLE:


Essa operação ocorre quando se retira um documento ou uma pasta para empréstimo aos
usuários, bem como para prestar informações. Nessa fase, é de grande importância a
aplicação de controles específicos de empréstimo, assegurando, a perfeita movimentação dos
documentos do arquivo.

10) VERIFICAÇÃO FINAL:


Periodicamente, deve ser feita uma verificação total nos arquivos para correção de possíveis
falhas de arquivamento ou rearquivamento.
Para que os arquivos se mantenham sempre em ordem e com bom desempenho é necessário
que sigam as seguintes normas:
a) Colocar os papéis nas pastas, apoiando na margem esquerda, com o timbre do papel
voltado para frente e para a esquerda.
b) Os documentos rasgados ou dilacerados devem ser consertados com fita adesiva
transparente própria antes de arquivados.
c) Não deixar acumular documentos. Arquivá-los diariamente.
d) Não deixe documentos espalhados sobre os arquivos ou engavetados.
e) Fechar as gavetas imediatamente após o uso.
f) Utilizar os lados das guias para dar busca nas pastas e nunca pelas projeções.
g) Não abarrotar as gavetas ou pastas evitando assim inúmeros erros perda de tempo,
dilaceramento de documentos, além de obter mais flexibilidade.
h) Ao se tornar responsável por um arquivo já organizado, NÃO FAÇA MODIFICAÇÕES
IMEDIATAS, estude-o primeiro.
i) Redija uma nota explicando o funcionamento e organização de seu arquivo,
estabelecendo regras e normas para sua utilização, distribuindo-as entre as pessoas que o
utilizam.
j) Manter os arquivos absolutamente limpos (dentro e fora), não permitindo a presença de
nenhum outro elemento além da documentação.

PROTOCOLO
A este setor compete registrar e arquivar toda a documentação; prestar informações sobre o
andamento dos processos e providenciar guias de recolhimento; proceder ao trânsito interno,
de papéis, documentos e expediente de caráter oficial, quando determinado pelos órgãos
competentes, mantendo para isso um registro de entrega.

Na fase do recebimento, há de ser preliminarmente verificado se o documento deve ter entrada


naquele protocolo. Em seguida, procede-se à autuação, se for o caso, garantindo-se ao
interessado o devido comprovante de recebimento, habitualmente denominado cartão de
protocolo. Os requerimentos e outros documentos de andamento breve, ou seja, de trato e
efeito imediato, não são objeto de autuação, devendo haver normas a esse respeito por parte
dos órgãos de origem.

Todo e qualquer documento interno ou externo é recebido pelo protocolo que os direciona aos
seus destinatários. O serviço de protocolo, se encarrega de verificar que não seja expedido
qualquer documento, sem visto do responsável da área de competência à qual o mesmo se
refira, e encaminhar ao respectivo destino toda correspondência oficial, mantendo para isso um
registro de saída; guardar e conservar os documentos do arquivo morto; organizar,
sistematicamente, a catalogação do que estiver sob sua guarda, de modo que se encontrem,
com rapidez, os documentos procurados.

Os documentos não sigilosos ou de natureza ostensiva serão em seguida lidos e analisados,


não só para as operações de juntada, anexação ou *apensação, quando for o caso, mas
também para a classificação do assunto de que tratam.

*Apensação - Ação pela qual se reúnem um ou mais processos a outro, na fase da autuação ou posteriormente.

Quanto ao recebimento e classificação pode-se adotar a seguinte rotina:


Passo Atividades
1 Receber a correspondência
2 Separar a correspondência oficial da particular
3 Distribuir a correspondência particular
4 Separar a correspondência oficial de caráter ostensivo da de caráter sigiloso
5 Encaminhar a correspondência oficial sigilosa
6 Abrir a correspondência ostensiva
7 Tomar conhecimento da correspondência ostensiva verificando a existência de
antecedentes
8 Requisitar ao Arquivo os antecedentes. Se os antecedentes não estiverem no
Arquivo, o Setor de Registro e Movimentação informará onde se encontram e os
solicitará para ser feita a juntada
9 Interpretar e classificar a correspondência
10 Apor carimbo de protocolo no canto superior direito do documento
11 Anotar abaixo do número e da data a primeira distribuição e o código de assunto, se
for o caso
12 Elaborar o resumo do assunto a ser lançado na ficha de protocolo
13 Encaminhar os papéis ao Setor de Registro e Movimentação

PRINCIPAIS BENEFÍCIOS
» Controle das Correspondências Recebidas
» Controle das Correspondências Remetidas
» Controle de Processos
» Controle de Atos Administrativos

Avaliação de Documentos

AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

Trabalho interdisciplinar que consiste em identificar valores para os documentos (imediato e


mediato) e analisar seu ciclo de vida, com vistas a estabelecer prazos para sua guarda ou
eliminação, contribuindo para a racionalização dos arquivos e eficiência administrativa, bem como
para a preservação do patrimônio documental.

Para que o ciclo vital de documentos flua segundo a Teoria das Três Idades, a avaliação -
atividade abrangida pela gestão de documentos - insere-se no contexto do arquivo corrente,
admitindo-se, porém, quando necessário, se avalie ou reavalie em outras etapas do
arquivamento, desde que esse procedimento não se torne rotina.
Em se tratando de trabalho ligado a juízos de valor, o arquivo corrente (quase sempre carente
de agentes qualificados) deve receber a colaboração de profissionais das áreas de
conhecimento relacionadas com os documentos em avaliação. Antes de tratar dessa equipe
multidisciplinar, há que se definir a unidade orgânica responsável pela avaliação, cujo titular terá
as seguintes competências:

• planejar e promover a identificação dos conjuntos documentais a serem avaliados


(obtenção de dados sobre o órgão a que está subordinada a unidade detentora dos
documentos, espécie, assunto, quantidade, datas-limite, frequência de consulta, estado
de conservação, acondicionamento, método de classificação, instrumentos de
recuperação da informação, aplicação de recursos tecnológicos para alteração do
suporte, grau de heterogeneidade e/ou concentração de assuntos);
• tabular os dados apurados na identificação;
• efetuar o diagnóstico, ressaltando o nível de organização dos arquivos, principalmente
daqueles que abrigam grandes massas de documentos que ao longo do tempo foram
acumulados sem tratamento técnico;
• propor a criação formal de comissão interdisciplinar para o desenvolvimento dos
trabalhos de análise e atribuição de prazos de destinação;
• desenvolver iniciativas para assegurar condições de funcionamento à comissão.

O ÓRGÃO PRODUTOR DOS DOCUMENTOS

ESTRUTURA E FUNCIONAMENTO

A primeira atividade a ser desenvolvida no processo de organizar e avaliar documentos de


arquivo é o estudo da estrutura e funcionamento do órgão produtor.

CLASSIFICAÇÃO DE FUNDO

É uma atividade intelectual que consiste em reconstituir, mediante pesquisa na legislação, a


origem e evolução da estrutura organizacional e funcional do órgão produtor dos documentos. A
classificação deve materializar-se na elaboração de instrumentos de trabalho: compilação da
legislação e confecção de organogramas que representem a estrutura orgânica hierarquizada
do órgão e suas subdivisões internas, que são as unidades geradoras dos documentos. O
trabalho de classificação deve interagir com a análise dos conjuntos documentais a fim de se
identificar as funções ou atividades informalmente exercidas.

ANÁLISE DA PRODUÇÃO DOCUMENTAL

As atividades cotidianas de qualquer administração são objeto de registro em algum tipo de


documento. Os documentos relacionados a uma função, produzidos ou acumulados por
determinado órgão, mantêm entre si relações que precisam ser deslindadas no processo de
avaliação. A análise da rotina documental e das inter-relações dos vários conjuntos é essencial
para que se conheça o contexto de produção, evitando-se sentenciar sobre peças isoladas de
arquivo.

A avaliação deve incidir sobre conjuntos de documentos e não sobre unidades individualizadas.
A grande dificuldade consiste em reconstituir esses conjuntos quando eles foram desfeitos por
critérios inadequados de arquivamento. Os documentos produzidos no exercício da mesma
função, competência ou atividade constituem as séries documentais e é sobre elas que deve
incidir o trabalho de identificação de valores e de definição de prazos de guarda. Portanto, cabe
ao profissional de arquivo conhecer quais são os momentos do ciclo de vida dos documentos
para poder identificar em qual deles os conjuntos se encontram e determinar o tratamento e a
guarda a eles correspondentes.
Competências da Comissão Permanente de Avaliação

À Comissão Permanente de Avaliação compete:


• analisar os registros consolidados da identificação;
• providenciar a complementação de dados, através de correspondência, entrevista e
outros meios;
• analisar o conteúdo dos conjuntos documentais, atribuindo-lhes prazos de
destinação;
• elaborar a tabela de temporalidade e o relatório final;
• providenciar a divulgação da tabela;
• revisar periodicamente a tabela;
• elaborar instruções para o funcionamento da comissão.

Valoração de documentos

Distinguir o valor primário e secundário dos documentos é primordial na avaliação. O primeiro


decorre do interesse que o documento tem para a instituição de que se originou, destacando-se
o valor administrativo.
Já o valor secundário se refere à ligação com os usuários externos, para fins probatórios e
informativos, estes, principalmente, os de pesquisa.

Tempo de retenção

No que se refere ao tempo de retenção, os documentos podem ser de guarda permanente,


temporária e eventual.

São de guarda permanente, entre outros:


• os documentos constitutivos e extintivos de direito;
• os que firmam orientação de caráter normativo;
• os que refletem a evolução social, econômica e administrativa da instituição;
• os que emanam da direção superior, como planos, projetos e relatórios;
• os que tratam de política de pessoal.

Para guarda transitória devem ser considerados aqueles cujas informações estejam
integralmente reproduzidas em documentos destinados à guarda permanente:

• aqueles cujos elementos essenciais estejam recapitulados em outros de valor


permanente;
• os originais ou cópias que detêm apenas valor primário;
• os que perderam a vigência (por prescrição, decadência ou perempção), desde que
não apresentem valor secundário.

Os documentos de valor eventual são aqueles de interesse e trato imediato, sem significância
para a História e outras ciências.

Exemplos:
• convites recebidos;
• material de divulgação de terceiros;
• correspondência rotineira de congratulações ou pêsames;
• agradecimentos protocolares;
• minutas de matérias destinadas a publicação;
• requisição de cópias xerográficas;
• pedidos de consertos e reparos;
• requisição de viaturas para serviços externos; registros de saída de material;
• controle de entrada e saída de pessoas do órgão; e
• outros casos similares.

É importante, de partida, identificar os documentos de valor eventual, porque iniciar o trabalho


promovendo eliminações constitui estratégia que, certamente, conquistará os administradores
envolvidos, sempre interessados em ganhar espaço.

Recomendações complementares
Por oportuno, reúnem-se nesta parte algumas indicações julgadas úteis para o processo de
avaliação, como as que seguem.

Grupo de trabalho de seleção

Essa equipe, que só começará a atuar depois de devidamente treinada e uma vez encerrada a
fase de análise dos conjuntos documentais e de atribuição de prazos de destinação, será
composta formalmente (ato publicado) por membros escolhidos entre os servidores ligados à
guarda dos documentos e, também, se necessário, pelos da área de administração
conhecedores da estrutura organizacional pertinente.

São competências do grupo de trabalho de seleção:


• selecionar fisicamente os documentos, conforme indicação da tabela, listando-os
para aprovação superior;
• efetivar a destinação (eliminação, transferência, recolhimento, reprodução),
emitidos os termos necessários.

Amostragem

Dos conjuntos documentais a serem eliminados deve ser retida uma amostra significativa,
tendo por base o interesse que os mesmos possam representar para a pesquisa histórica. Por
essa razão, deve ser obtida a assessoria de um profissional de Estatística que, com a
orientação do historiador, estabelecerá o tamanho da amostra.

Acervo volumoso e heterogêneo (documentação acumulada)

A tomada de decisão diante de acervo volumoso, heterogêneo e quase sempre sem tratamento
arquivístico requer cuidadosa divisão de trabalho. Assim, por exemplo, quando se tratar de uma
Secretaria de Obras (em geral de macroestrutura organizacional), o encargo deve ser realizado
separadamente, isto é, por departamento ou similar, um de cada vez.
De se chamar a atenção, no caso de grandes massas acumuladas, para a necessidade de
atuar em separado quanto a conjuntos documentais referentes a atividades-meio
(planejamento, pessoal, material, orçamento, comando, coordenação e controle) e
atividades-fim.

Plano de Classificação
Entende-se como plano de classificação o instrumento utilizado para classificar e recuperar os
documentos por meio do qual são estabelecidos códigos numéricos representativos das
diversas classes e subclasses. Comumente, adota-se um código que possa refletir a estrutura e
as funções das diversas unidades que o compõem.

O Plano de Classificação deve ser utilizado tanto nos Arquivos Correntes das diversas unidades
do órgão público, instituição etc., quanto no arquivamento geral. A classificação nos Arquivos
Correntes vem para facilitar o armazenamento, o trâmite, a consulta, e o empréstimo de
documentos, uma vez que o servidor da unidade que produziu ou recebeu o documento detém
melhores informações para enquadrá-lo na categoria de assunto ou atividade mais adequada.
Uma vez classificado, durante todo o ciclo de vida útil, o documento tramitará pelas unidades
com um padrão de arquivamento definido.

Como classificar os documentos

A classificação do documento deverá levar em conta o seu aspecto funcional e sua atividade.
Definido o assunto, atribui-se o número correspondente.

Ex.: Um documento que trata da proposta orçamentária, segundo o código de classificação,


está enquadrado na função de orçamento e finanças (050). Dentro do código 050, está previsto
o número 051 para o assunto orçamento e 051.3 para a atividade referente à proposta
orçamentária.

Após análise do documento, recomenda-se anotar a lápis o código no canto superior direito da
primeira página, a fim de facilitar sua visualização.

Estrutura do Plano de Classificação:

CLASSE 000 - ADMINISTRAÇÃO JUDICIÁRIA:


Classificam-se os documentos referentes às atividades da administração interna.
Essa classe inclui as subclasses que se seguem:

SUBCLASSES 001 A 006:


Classificam-se os documentos relativos à modernização e à reforma administrativa, aos planos
e programas de trabalho, aos relatórios de atividades, à elaboração e ao acompanhamento de
instrumentos contratuais, à auditoria, à tomada de contas, aos demonstrativos financeiros, às
ações judiciais e às decisões do Conselho de Administração.

SUBCLASSE 010: ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO:


Classificam-se os documentos relativos à criação, à estruturação, ao funcionamento da
instituição e ainda os documentos relativos à comunicação social, à divulgação das atividades
da instituição junto ao público externo, tais como imprensa, cerimonial, visitas, etc.

SUBCLASSE 020: ADMINISTRAÇÃO E DESENVOLVIMENTO DE PESSOAL:


Classificam-se os documentos relativos à gestão de recursos humanos da instituição, aos
direitos e obrigações dos servidores e da instituição empregadora no que tange à assistência, à
proteção ao trabalho e à concessão de benefícios.

SUBCLASSE 030: ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAL:


Classificam-se os documentos relativos à gestão dos recursos materiais necessários ao
desenvolvimento de suas atividades, incluindo as formas de aquisição, controle de registro,
distribuição e alienação.

SUBCLASSE 040: ADMINISTRAÇÃO DE PATRIMÔNIO:


Classificam-se os documentos relativos aos bens imóveis, aos veículos e à segurança da
instituição.

SUBCLASSE 050: ORÇAMENTO E FINANÇAS:


Classificam-se os documentos relativos à gestão dos recursos financeiros da instituição
referentes à proposta, ao acompanhamento e à execução orçamentária e financeira.
Incluem-se a movimentação de contas correntes e os recolhimentos tributários.

SUBCLASSE 060: GERENCIAMENTO DA DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO:


Classificam-se os documentos relativos aos procedimentos técnicos das áreas de arquivo,
protocolo, biblioteca, jurisprudência, museus, gráfica, editoração, digitalização e conservação de
documentos. Classificam-se, ainda, os documentos relacionados às atividades de informática.

SUBCLASSE 070: ADMINISTRAÇÃO DE TELECOMUNICAÇÕES:


Arquivam-se os documentos relativos ao controle da instalação, à manutenção, à operação e
ao uso dos recursos de telecomunicações e dos serviços postais, bem como das tecnologias
de comunicações (fax, telex, etc.).

SUBCLASSE 080: MAGISTRADOS:


Classificam-se os documentos relativos aos Senhores Ministros, acerca das gratificações,
licenças, benefícios, direitos e obrigações e outros documentos relativos às solenidades,
homenagens e comemorações dos quais participam.

SUBCLASSE 090: VAGA


Subclasse a ser utilizada para futuras ampliações do Plano de Classificação.

Tabela de Temporalidade
A Tabela de Temporalidade é um recurso de arquivo decorrente da avaliação que, conjugada
com o código de classificação documental, tem por objetivo definir prazos de guarda e
destinação de documentos, com vistas a assegurar o acesso à informação. Este instrumento
busca a preservação racional com base no valor primário e secundário de cada documento.
Corresponde ao valor primário o período de utilidade do documento para o cumprimento dos
fins administrativos, legais ou fiscais. Já ao valor secundário são atribuídos valores probatórios,
quando comprovam a existência, o funcionamento e as ações do órgão público, da instituição e
mesmo das empresas, ou valores informativos, quando o documento contém dados para fins
de estudo ou pesquisa.

Como aplicar a Tabela de Temporalidade

Utilizando-se o mesmo exemplo dado para a aplicação do Código de Classificação, temos a


seguinte visualização:

O documento proposta orçamentária, cujo número de classificação é 051.3, ficará guardado no


Arquivo Corrente durante 2 anos, para atender exclusivamente às necessidades da
administração que o gerou, ou seja, o prazo estabelecido para esta fase relaciona-se ao
período em que o documento é frequentemente consultado, exigindo sua permanência junto às
unidades organizacionais. Este prazo é contado a partir da data de sua produção.
O documento em questão será transferido ao Arquivo Geral, ao término do prazo de guarda no
Arquivo Corrente. No Arquivo Intermediário a proposta orçamentária deverá cumprir um período
de 10 anos. A fase intermediária relaciona-se ao período em que o documento ainda preserva
seu caráter funcional, apresentando menor frequência de uso.

Também compete ao Arquivo Geral a destinação final do documento, que pode ser a
eliminação, quando o documento não apresenta valor probatório ou informativo, ou a guarda
permanente, quando as informações contidas no documento são consideradas importantes
para fins de provas, informação e pesquisa. Como exemplo foi usado um documento de valor
probatório, uma vez que comprova a existência, o funcionamento e as ações da instituição.

Um documento com mais de um assunto deverá ser enquadrado no assunto que predominar,
tiver relevância ou maior prazo de vida, observando-se sempre que aos documentos juntados,
processos, assentamentos ou dossiês será atribuído o prazo de maior valor temporal.

Sempre que houver necessidade de alteração na Tabela de Temporalidade, a unidade


interessada poderá, através de memorando, solicitar que se proceda à modificação. Para tanto
exige-se a indicação do dispositivo legal que justifique tal procedimento.

Exemplo de Tabela de Temporalidade

Tipologia Documental
Tipologia Documental, como o próprio nome indica (tipo), diz respeito à multiplicidade da
produção documental. São documentos produzidos por uma atividade que obedece a uma
função específica estando regulados por um procedimento ou trâmite e que contenha formatos,
conteúdos e suportes semelhantes. De acordo com esta definição, de cada atividade e/ ou
função se deriva uma série de documentos. Como exemplo, podemos dizer que da função
contábil, gera-se documentos como os livros diário, razão, balancete, etc. Da atividade policial,
são gerados documentos tais como, exames de corpo de delito, ordens de serviços, peritagens,
boletins de ocorrências, etc. Do poder Judiciário, intimações, citações, etc.
Portanto, por série documental tipológica entendemos o agrupamento de espécies documentais
específicas dentro das respectivas funções geradoras.

A tipologia documental é hoje um dos mais instigantes e importantes temas para uma
renovação teórica da arquivística. Como indicativo dessa transformação tem-se a própria
evolução do conceito de tipo documental, anteriormente encontrado na literatura com inúmeras
variações conceituais entre diversos autores. As definições aproximavam-se daquilo que hoje
denominamos gênero, espécie, formato etc., ou uma mescla desses conceitos. No entanto, os
estudiosos que se preocuparam com esse tema sempre estiveram buscando uma conceituação
que definisse o documento em sua essência arquivística, isto é, enquanto parte integrante de
um conjunto de outros documentos gerados naturalmente no exercício das mesmas atividades.
A particularidade do documento arquivístico, que é ao mesmo tempo único e múltiplo (quando
inserido na série documental), representou um desafio a ser superado na tentativa de
conceituação do tipo documental.

O texto da Profª. Heloísa Bellotto, publicado em 1990, pode ser considerado um marco da
literatura arquivística nacional sobre tipologia documental. Os conceitos ali desenvolvidos são a
reformulação de um texto seu anterior, de 1982, e acabaram por ser incorporados ao Dicionário
de terminologia arquivística. A definição proposta de tipo documental passa a ser, então, a
espécie documental somada à função que a produziu, criando séries tipológicas, isto é, cada
tipo documental equivale a uma série documental. Essa nova conceituação, apesar de
aparentemente modesta, é fundamental para uma renovação dos procedimentos arquivísticos
adotados no Brasil e para a solução de muitos problemas, frente aos quais os métodos
tradicionais já começavam a apresentar sinais de esgotamento. O avanço dessa problemática -
e a importância dos estudos de tipologia documental -, pode ser notado nos arquivos municipais
espanhóis que, desde meados da década de 1980, fazem um trabalho conjunto buscando
padronizar um arranjo documental tipológico.

A proposta de elaborar arranjos tipológicos requer o estabelecimento prévio de tipologias


documentais específicas a cada modalidade de acervo, de acordo com sua própria natureza;
assim, por exemplo, os partidos e associações políticas deverão ter um instrumento
metodológico próprio, que será diferente daqueles destinados, por exemplo, à organização dos
acervos das entidades sindicais ou dos arquivos pessoais.

A confecção de tal instrumento é complexa. Supõe uma identificação preliminar das funções
desempenhadas, principalmente no nível formal/legal, para, a partir daí, identificar nos
documentos as espécies presentes em cada função principal, bem como determinar outras
funções além do nível formal/legal; com a conjunção desses elementos pode-se elaborar a
tipologia documental e, por extensão, séries tipológicas.

Os arquivos devem ser reveladores das atividades efetivamente desenvolvidas pelas


instituições (ou pessoas) ao longo da sua existência, revalorizando, para isto, os elementos
informais, ao lado dos normativos, como único meio de inserir corretamente os documentos no
seu contexto de produção.

Deste modo a tipologia também destaca o formato como uma solução para explicitar sua
diferença em relação às espécies documentais, já que essas características, muitas vezes,
tendem a se assemelhar, podendo causar alguma confusão na organização arquivística.
Assim, por exemplo, panfleto refere-se a uma espécie e não a um formato.

Este último pode variar desde um folheto, um cartaz a, até mesmo, um livro.
Tome-se como exemplo um manifesto contra a carestia, assinado por algum comitê municipal
de Partido X, que foi amplamente difundido em uma folha de papel ofício mimeografada. Qual
a espécie de tal documento? Panfleto?... volante?... folheto?... ou será manifesto? Segundo o
Dicionário do livro, folheto é apenas o formato documental ("documento constituído por uma
folha simples ou dobrada" ou "publicação impressa, não periódica, (...) constituída por poucas
folhas"); volante, é tão somente uma peça do maquinário da gráfica; porém nada impede, ainda
de acordo com o Dicionário, que um manifesto ("escrito de natureza expositiva ou doutrinária
que pode assumir caráter polêmico" ou "programa político ou religioso") possa ser também um
panfleto ("pequeno folheto, normalmente de natureza controversa, política e escrito em tom
satírico ou injurioso"). Esse exemplo serve para demonstrar que dado o fato de a tipologia
documental para arquivos de organizações político-partidárias ser específica, as espécies
documentais (do mesmo modo que as funções) também serão, o que levou a um trabalho de
definição terminológica de espécies documentais típicas de tais acervos. No caso específico
dos arquivos de partidos e associações políticas optamos por considerar o documento do
exemplo citado acima como um folheto (formato) cuja espécie, manifesto ou panfleto, será
determinada de acordo com a função documental. Assim poderemos ter, se for o caso, um
panfleto de agitação política (tipo documental) cujo conteúdo é um manifesto.

A tipologia documental a que chegamos compõe-se de duas partes: um quadro de funções de


partidos e associações políticas complexas, hierarquizado por níveis de atuação; e uma relação
das funções e espécies documentais encontradas. O quadro de funções é uma mescla das
possibilidades arroladas no nível teórico, somadas às verificadas empiricamente durante a
coleta, a análise dos dados e o arranjo dos documentos de um acervo documental específico.
O resultado mais significativo do estabelecimento do quadro de funções é a possibilidade de
visualizar o modo de implantação da tipologia documental nas atividades de arranjo e descrição
de um fundo arquivístico. O quadro permite traçar a correspondência entre a entidade e o
fundo, entre o nível hierárquico e o grupo, entre o organismo e o subgrupo e, por fim, entre o
tipo documental e a série.

Exemplos de Tipologias Documentais

Correspondências prestando ou solicitando informações denominadas:


• memorandos;
• ofícios;
• circulares.

Processos administrativos referentes:


• à doação de equipamentos;
• à certidão de subsídios de deputados.
• Registro técnico e político denominado:
• dossiê de atividades e/ou avaliação referente às contas da Prefeitura.

Correspondências prestando ou solicitando informações denominadas:


• ofícios.

Processos administrativos referentes:


• à convênios
• à cessão de equipamentos.

Processos administrativos referentes:


• à cessão de instalações para eventos.

Registros técnicos e políticos denominados:


• moção;
• voto aberto e ético.

Formulários de gestão administrativa interna denominados:


• controle de trâmite de processos.

Processos administrativos referentes:


• à prestação de contas ao TCT;
• ao pedido de inconstitucionalidade pelo STF;

Processos administrativos referentes:


• à cessão de equipamentos e instalações.

Processos legislativos denominados:


• mensagens.
Registros técnicos e políticos:
• dossiês de atividades e/ou de avaliação referentes às contas do governo do
Estado.

SUPORTE FÍSICO (Meio e Mensagem)

SUPORTE
Material sobre o qual as informações são registradas: papel, filme, fita magnética, disco ótico, disquete etc.

É a parte visível e manipulável do documento, ou o documento propriamente dito, no senso


comum. É a sua coisificação ou expressão física como produto, mas que compreende todas as
características constitutivas já discutidas anteriormente. Um mesmo documento original -
digamos uma tese - pode apresentar-se em diferentes suportes, como sejam no suporte
impresso, na microficha, no CD-ROM ou, mais recentemente, em rede eletrônica. É
comercializável, armazenável, transferível e sujeito a todos os procedimentos administrativos,
legais e demais considerações institucionalizantes próprias do mercado editorial.

Tradicionalmente, mensagem e meio sempre estiveram intimamente relacionados. Desde a


antiga Roma afirma-se que as palavras ditas voam e as escritas permanecem.

O suporte físico mais largamente utilizado é o papel (antigamente o pergaminho e


anteriormente o barro cozido). Sobre ele são registradas informações (mensagem) diversas.

Os diferentes suportes da informação

Neste ponto pode valer à pena chamar a atenção para o aspecto da existência de diferentes
meios ou suportes materiais da informação. Não de pode pensar apenas em documentos de
papel. Há muitos outros tipos de suportes, como fotografia, vídeo, gravações de áudio, etc.

Embora se pense mais comumente em documentos sob a forma de papel, é importante


lembrar que há informações que são mais adequadamente registradas sob outras formas. Uma
gravação em vídeo ou em áudio de uma aula contém muitas informações sobre a aula que não
estão contidas em um mero texto escrito: todo o modo de falar do professor, as reações dos
alunos, etc. Uma fotografia de uma aparelhagem não pode ser substituída por uma descrição
em palavras.
Portanto, outras formas de registro material, além de documentos verbais em papel, podem ser
extremamente importantes.

Existe pouco cuidado em registrar informações sob a forma de fotografias, áudio, vídeo ou
outras semelhantes, nos órgãos públicos ou mesmo em universidades. Instituições e empresas.
Apenas quando a própria imagem fará parte de um produto acabado (por exemplo, ilustrações
que serão impressas em um trabalho) é que o pesquisador se preocupa com as mesmas Mas
não há muita preocupação em registrar a rotina de trabalho, as aulas, as reuniões, as
discussões, as etapas do trabalho de construção de um aparelho, as tentativas intermediárias,
o grupo de trabalho, etc. Algumas vezes, faz-se gravações em vídeo de situações muito
especiais (como cerimônias ou eventos) . Mas se alguém quiser saber, daqui a 50 ou 100 anos,
como era o ambiente de trabalho, aulas em nossas universidades, como os professores
interagiam com seus estudantes, etc., será impossível encontrar mesmo uma pequena amostra
de gravações das aulas ministradas em nosso país.

É importante chamar a atenção, especialmente, para um tipo de suporte que ainda não tem
sido trabalhado adequadamente pelos arquivistas: os registros digitais (informática). É claro que
um arquivista bem informado já está ciente de que deve procurar estabelecer bancos de dados
informatizados para a organização de seus arquivos. Mas ele ainda não pensa nas informações
digitais como um objeto a ser preservado pelo arquivista. No entanto, em todas as grandes
instituições, universidades e empresas, o papel da informatização é cada vez maior, e se não
houver uma preservação das informações registradas, maior, e se sob essa forma, serão
totalmente perdidas muitas informações que não existem sob outra forma.

Suponhamos que um dado rascunho de um trabalho existe sob a forma de um arquivo digital
em um disquete e também sob a forma de uma listagem, impressa, em papel. As duas formas
contêm as mesmas informações, nos seus respectivos suportes. Mas o disquete permite a
localização e manipulação de informações de uma forma que o papel não permite. Através de
diversos tipos de programas, as palavras-chave de um texto digital podem ser indexadas e
servir para a localização quase instantânea das informações buscadas.

Essas informações podem ser transmitidas com grande facilidade de um local para o outro;
podem ser copiadas e conservadas a baixo custo. Através de fitas magnéticas de "back up",
pode-se armazenar atualmente um volume muito grande de informações (centenas de
megabytes) em um único cartucho, a um preço de uma fração de dólar por megabyte. Um
megabyte é, aproximadamente, o equivalente a 500 páginas de texto datilografado. Portanto, o
custo da conservação das informações em fita magnética já é bastante inferior ao preço do
papel em que essas informações poderiam ser escritas.

Pode-se questionar se a conservação de registros digitais cabe dentro do conceito da


arquivologia, que se dedica essencialmente a documentos únicos. Um arquivo digital copiado
em uma fita magnética ou CD pode parecer não ser mais um objeto digno da atenção de um
arquivista, pois é uma mera cópia (como uma fotocópia). De fato, a comparação com a
fotocópia é bastante boa e pode ser utilizada. A fotocópia de um livro, por exemplo, não tem
muito valor. Mas a fotocópia de um manuscrito perdido pode ter valor inestimável. Da mesma
forma, a cópia de uma fita magnética onde está gravada uma entrevista pode parecer "apenas"
uma cópia, sem importância. Mas se o original desaparecer, essa "mera" cópia pode
perfeitamente substituir o original. O mesmo se aplica a fotografias. E ninguém questiona a
validade de preservação arquivística de cópias de fotografias e de fitas magnéticas. Certamente
a preservação de cópias de registros digitais será uma das principais atividades arquivísticas do
futuro próximo.

A preservação de registros digitais exigirá uma estratégia adequada de cópia periódica dos
conteúdos dos microcomputadores e dos computadores de grande porte dos órgãos públicos,
das universidades e instituições, e sua conservação, eliminando-se os arquivos duplicados
(aqueles que não foram alterados entre duas operações de "back up" sucessivas).

Isso é perfeitamente factível, com tecnologia atual e baixo custo. Como no caso de documentos
em papel (suporte papel), é também necessário um trabalho (que não é automático) de triagem
dos arquivos digitais, destruição de uma parte deles, organização e preservação dos demais.
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA
Microfilmagem - Automação - Preservação, Conservação e Restauração de documentos.

MICROFILMAGEM
Conceito de Microfilmagem

Proteção de imagens fotográficas de um documento, em tamanho altamente reduzido.

Todo o acervo microfilmado segue um rigoroso procedimento de preparo que, na maioria dos
casos, é mais demorado do que a microfilmagem em si. Através dos rolos de microfilmes
podemos ter acesso a diversos documentos, que manualmente, seria impossível devido à
deterioração dos mesmos. Deste modo a microfilmagem colabora, principalmente, para a
preservação do acervo original e possibilita aos pesquisadores obter cópias de documentos
antes indisponíveis.

A Microfilmagem é a única tecnologia de armazenamento da informação que possui Respaldo


Legal no mundo todo, produzindo o mesmo efeito que o documento original em papel e que
permite, portanto, a eliminação / descarte do suporte dos originais. Portanto, as cópias obtidas
a partir de microfilme têm valor probatório e são o único suporte aceito em tribunal como prova,
depois da eliminação do documento original.

Em cada rolo de Microfilme podem ser armazenados de 2.500 até 6.000 documentos,
oferecendo uma redução de até 98% no espaço físico anteriormente utilizado.
No Brasil, a microfilmagem foi regulamentada de acordo com a Lei nº. 5.4331/1.968 e Decreto
nº 1.799/1.996

Objetivo da Microfilmagem

Redução: o microfilme tem alto poder de compactação, como consequência da redução de


espaço, há também a redução do peso. A proporção de redução de espaço e de peso é da
ordem de até 98%, em relação ao sistema de documentos, em forma de papel.

Segurança: obtida pelo alto poder de compactação de informações, permitindo que cópias de
filmes sejam arquivadas em locais diversos assegurando a preservação da documentação,
protegendo-a contra incêndios, inundações, extravios, perda, etc.

Rapidez no acesso à informação: permite o acesso instantâneo à informação desejada,


diretamente no local da sua necessidade.

Rapidez no registro de dados e informações: a velocidade de registro dos modernos


aparelhos de microfilmar pode atingir até 1000 documentos pequenos, por minuto, reproduzindo
frente e verso do original em uma só operação.

Documentos Oficiais: considera-se oficial ou público, para efeitos do Decreto Federal nº


1.799/96, todo e qualquer documento, de qualquer espécie e em qualquer suporte, produzido e
recebido pelos órgãos dos Poderes Executivos, Judiciário e Legislativo, inclusive o da
Administração indireta da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios;

Documentos dos Órgão: são aqueles produzidos e recebidos pelas Órgãos, para o
cumprimento de suas atribuições;

Eliminação de documentos: a eliminação de documentos, após a microfilmagem, dar-se-á


por meios que garantam sua inutilização, sendo a mesma precedida de lavratura de termo
próprio e após revisão e a extração de filme cópia;

Guarda Permanente: os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente,


não poderão ser eliminados após a microfilmagem, devendo ser recolhido ao arquivo público de
sua esfera de atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor;
Validade Legal do Microfilme: os traslados, as certidões e as cópias em papel ou em filme de
documentos microfilmados, para produzirem efeitos legais em juízo ou fora dele, deverão estar
autenticados pela autoridade competente detentora do filme original, isto para documentação
pública ou oficial;

Conservação do Microfilme para a Fiscalização: os microfilmes originais e os filmes cópias


resultantes de microfilmagem de documentos sujeitos à fiscalização, ou necessários à
prestação de contas, deverão ser mantidos pelos prazos de prescrição a que estariam sujeitos
os seus respectivos originais.
O microfilme dá-nos garantias de durabilidade e assegura uma excelente qualidade de
reprodução, quando aplicadas as normas técnicas de qualidade existentes para os sistemas
micrográficos. Testes efetuados mostram que, se todos os parâmetros de qualidade forem
cumpridos durante o processo da microfilmagem, os suportes em poliéster podem durar até
500 anos.

MICROFILMAGEM DE DOCUMENTOS

Aplicações da Microfilmagem

• Bancos - principalmente para a microfilmagem de cheques.


• Seguradoras - microfilmagem dos processos de seguros.
• Receita Federal - imposto de renda
• Meios de comunicação - Centro de Documentação
• Bibliotecas - micropublicações.
• Empresas Comerciais - Documentos diversos
• Indústria Automobilista - desenhos técnicos e plantas.
• Companhias de Energia Elétrica - desenhos técnicos e plantas.
• Metalurgia e siderurgia - desenhos de peças.
• Aeronáutica - Manuais de manutenção dos aviões.
• Prefeituras - Cadastros, pessoal, contabilidade, etc.
• Universidades - D.Pessoal, Acadêmica, Hospital, Protocolo, etc.

Vantagens e Desvantagens do Microfilme

Vantagens:
1) Segurança, preservação das informações em caso de incêndio, inundações, roubo etc.
2) Redução de espaço e peso em mais de 90%.
3) Baixo custo de transporte
4) Facilidade de acesso a documentação rara e única.
5) Durabilidade, seguindo rigorosamente as normas de preservação pode durar até 400 anos.
6) Dificulta a ação de falsificadores.
7) Oferece melhores condições de trabalho.
8) Permite a integridade do arquivo.
9) Pode ser conectado com outros sistemas informatizados.
10) Favorece o sigilo.

Desvantagens:

1) Alto custo dos materiais e equipamentos, na maioria importados.


2) É difícil comparar duas imagens de um mesmo microfilme.
3) O documento perde o seu valor intrínseco, por exemplo, não permite que se veja a pressão
exercida para se escrever.
4) Nem sempre é possível termos uma imagem bem legível de documentos que se encontram
em mau estado, pois a microfilmagem não ressuscita a imagem do documento original.

MICROFORMAS

Conceito de Microforma:
Microformas são os vários formatos que o microfilme pode assumir na sua apresentação final
como instrumento de arquivo ou de recuperação da informação. São imagens fotográficas de
documentos em escala muito reduzida que necessitam do auxílio de um aparelho leitor.

Tipos de Microformas:

ROLO - (filme) Rolo de microfilme foi a primeira microforma a ser utilizada e serviu para dar
origem à maioria das microformas conhecidas. É utilizado em documentação contínua e que
não sofra constantes atualizações. As larguras ou bitolas mais utilizadas são de 16mm para
documentação administrativa, 35mm para mapas e plantas de engenharia e os de 105mm em
micropublicações. Um filme tem a capacidade de armazenar mais ou menos 2.400
documentos de formato A4. No filme esses documentos são chamados de fotogramas.

CARTUCHOS E MAGAZINES - São rolos de microfilme acondicionados em caixas especiais


que tornam possível automatizar a busca de informações, possibilitando uma maior rapidez de
acesso às informações. Normalmente utilizam microfilmes de 16mm, eventualmente podemos
encontrar de 35mm.

CASSETE - É uma evolução do cartucho, sendo que a diferença básica entre eles é que o
cartucho possui um eixo e o cassete possui dois eixos. Utiliza somente microfilme de 16mm.

CARTÃO-JANELA - É um cartão de computador com uma ou mais janelas de acetato onde


são montados os fotogramas que podem ser em filmes de 16mm, 35mm ou misto.

JAQUETA - Jaqueta é um envelope de acetato com vários canais onde são inseridos os
fotogramas. O seu tamanho é padronizado no mundo inteiro podendo ser de 16mm, 35mm ou
mista.

MICROFICHA - Podem ser emitidas pelo sistema comum de microfilmagem ou através do


sistema COM - Computer Output Microfilm, ou seja, saída direta do computador para a
microficha, através da fita spool, sem passar pelo papel. Não é mais necessária a impressão de
quilômetros de formulários contínuos. Sua capacidade de armazenamento é de até 420
fotogramas. As microfichas são usadas em arquivos que sejam bastante utilizados devido à
facilidade de seu manuseio. Os equipamentos para a leitura das microformas podem ser
simples - unicamente para a leitura - ou conjugados (leitoras/ copiadoras) - para a leitura e
cópia em papel.

ULTRAFICHA - É toda microficha com grau de redução superior a 90x. Sua principal vantagem
é o alto grau de compactação.

MICROFICHA ATUALIZÁVEL - Possui alto poder de resolução e a possibilidade de acréscimos


de novos documentos.

MICROFILMADORAS

As microfilmadoras são compostas de uma base onde está localizado um campo fotográfico
pré-determinado, onde devem ser colocados os documentos para serem microfilmados. O grau
de redução pode ser fixo ou variável de acordo com o tipo de microfilmadora, nos
equipamentos que possuem mais de um grau de redução, esta irá aumentar conforme se
afaste a unidade filmadora da base.

Os filmes mais utilizados pelas microfilmadoras são os de 16 e 35 mm e os graus de redução


variam entre 4x e 36x. O sistema de iluminação é externo e para a microfilmagem de
radiografias e plantas de engenharia poderá ser utilizado um subiluminador com a parte
superior de acrílico branco.
Nas microfilmadoras tanto o filme quanto o documento ficam parados no momento da
microfilmagem.

PROCESSADORAS
Após a microfilmagem há necessidade de transformar as imagens latentes em imagens
visíveis, permitindo assim a consulta às microformas. Os equipamentos que executam este
trabalho são denominados de processadoras.

Durante o processamento o filme entra em contato com reagentes químicos do revelador e


fixador que devem ser totalmente removidos da superfície do filme, pois os seus resíduos
podem diminuir a durabilidade do filme.

Existem dois modelos de processadoras:


* Por Banho
* Por Jato

DUPLICADORES

São os equipamentos utilizados para a confecção de cópias das microformas gerando uma
outra microforma igual a original.

Os duplicadores podem ser:

Químicos - que utilizam filmes de 16 e/ou 35mm. O equipamento consiste em uma impressora
onde o microfilme original e o filme cópia são transportados em contato sob uma fonte de luz e
após deverá ser processado utilizando-se uma processadora química.

Diazóicos - o filme diazo é exposto em contato com o microfilme original sob uma fonte de luz
ultravioleta e o processamento é realizado com a passagem do filme por uma câmara com
vapores de amônia.

EQUIPAMENTOS PARA A INSPEÇÃO

Inspeção Visual - Com o auxilio de um leitor de microfilme verificaremos se houve a omissão


de algum documento ou mesmo se algum não foi microfilmado mais de uma vez, além de
verificarmos as exigências legais como: Imagem de Abertura, Imagem de Encerramento,
legibilidade dos fotogramas, etc.

Inspeção Técnica - Consiste em verificar a densidade do microfilme com o auxilio de um


densitômetro e no teste de definição onde é examinado com o auxilio de um microscópio, para
verificar o número de linhas por mm.

Inspeção Química - Teste de Azul de Metileno para verificar resíduos de hipo.

Com estes três testes o microfilme estará dentro das normas brasileiras.

EQUIPAMENTOS PARA A MONTAGEM DAS MICROFORMAS

O rolo foi a primeira microforma a ser utilizada e a partir dele surgiram outras microformas
como as jaquetas, cartões-janela e cartuchos.

Insersores - Cartão-Janela
Montadores - Jaquetas
Rebobinadores - Cartuchos

EQUIPAMENTOS PARA A RECUPERAÇÃO DAS INFORMAÇÕES

A recuperação das informações faz-se através de leitores simples ou de leitores copiadores que
nos permitem localizar os fotogramas nos filmes.

Os leitores são compostos basicamente de um suporte para a microforma, conjunto de lentes,


lâmpada e um conjunto de espelhos que refletem a imagem na tela de projeção.

Etapas da Produção de Microfilmagem


1) Preparação da Documentação

Os documentos a serem microfilmados dificilmente se encontram prontos e organizados para


tal fim. Eles precisam passar por um processo de preparação que deve seguir os seguintes
passos:
- Conferência das guias de remessa;
- Desamassar todos os documentos:
- Colar e remendar todos os documentos danificados;
- Retirar grampos, clips, presilhas e cordões;
- Estabelecer o arranjo da documentação
- Os documentos escritos a lápis deverão ser reescritos a tinta;
- Examinar as condições físicas e o estado de conservação dos documentos verificando se os
mesmos necessitam de restauração;
- A documentação encadernada deverá em princípio ser desencadernada para evitar
problemas de sombreamento, foco e legibilidade;
- Separação dos documentos em lotes de acordo com a capacidade da microforma a ser
utilizada:
- Confecção de letreiros e sinaléticas;
- Preenchimento das imagens de Abertura e Encerramento
- Indexação dos filmes.

2) Microfilmagem

Os documentos devidamente preparados são microfilmados utilizando-se normalmente


microfilmadoras rotativas ou planetárias. A opção por um determinado tipo de equipamento
está condicionado a uma série de fatores como, por exemplo: tamanho dos documentos,
estado de conservação, volume total de documentos, legislação, etc.

3) Processamento

Após a microfilmagem procede-se a transformação da imagem latente em visível e isto se dá


através do processamento dos filmes.

4) Inspeção dos Microfilmes

As microformas devem ser revisadas fotograma por fotograma para verificar se não houve a
omissão de nenhum documento durante a microfilmagem. Para facilitar a revisão enumera-se
todos os documentos, respeitando suas características, o que virá a facilitar também a
separação dos documentos em lotes que virão a formar o conteúdo de cada filme.

5) Duplicação e Distribuição das Microformas

Se durante a revisão ficar comprovado que a microforma está em perfeitas condições pode
então ser duplicada. A microforma original deverá ser preservada em um arquivo de segurança
e as cópias poderão ser encaminhadas para o(s) arquivo(s) do(s) órgão(s) detentor(es) da
documentação, no caso de documentos de interesse restrito. Nos documentos de interesse
geral estes poderão ser enviados para todos os órgãos da instituição.

6) Arquivamento e Conservação das Microformas

O arquivo de segurança deverá ter as suas instalações físicas de acordo com as necessidades
do órgão, instituição ou empresa. Para que as microformas tenham qualidade e
consequentemente durabilidade é importante um rigoroso controle do processamento onde
todos os resíduos químicos tenham sido removidos e que seja proporcionada uma secagem
uniforme.

É fundamental que se mantenha um controle sobre a temperatura que deverá ficar entre 18ºc e
21ºc e sobre a umidade relativa do ar deverá ficar próxima dos 50%. Outro fator importante em
um Arquivo de Segurança é a higienização que deve ser feita periodicamente para evitar o
acumulo de poeiras.

LEGISLAÇÃO BÁSICA:

• Lei Federal nº 5.433/68 de 08 de maio de 1968 - regula a microfilmagem de documentos


oficiais e dá outras providências
• Decreto Federal nº 1799 de 30 de janeiro de 1996 - regulamenta a Lei nº 5.433/68

Decreto nº 1.799, de 30 de janeiro de 1996

Regulamenta a Lei n° 5433, de 8 de maio de 1968, qu e regula a microfilmagem de documentos


oficiais, e dá outras providências.

O Presidente da República, no uso das atribuições que lhe confere o art. 84, inciso IV, da
Constituição e tendo em vista o disposto no art. 3° da Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968
Decreta:

Art.1. A microfilmagem, em todo território nacional, autorizada pela Lei nº 5.433, de 8 de maio
de 1968, abrange a dos documentos oficiais ou públicos, de qualquer espécie e em qualquer
suporte, produzidos e recebidos pelos órgãos dos Poderes Executivo, Judiciário e Legislativo,
da Administração Indireta, da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, bem
como a dos documentos particulares ou privados, de pessoas físicas ou jurídicas.

Art. 2°. A emissão de cópias, traslados e certidões extraídas de microfilmes, bem assim a
autenticação desses documentos, para que possam produzir efeitos legais, em juízo ou fora
dele, é regulada por este Decreto.

Art. 3°. Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo de
reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos,
em diferentes graus de redução.

Art. 4°. A microfilmagem será feita em equipamentos que garantam a fiel reprodução das
informações, sendo permitida a utilização de qualquer microforma.

Parágrafo único. Em se tratando da utilização de microfichas, além dos procedimentos


previstos neste Decreto, tanto a original como a cópia terão, na sua parte superior, área
reservada a titulação, a identificação e a numeração sequencial legíveis com a vista
desarmada, bem como fotogramas destinados à indexação.

Art. 5°. A microfilmagem, de qualquer espécie, será feita sempre em filme original, com o
mínimo de 180 linhas por milímetro de definição, garantida a segurança e qualidade de imagem
e de reprodução.

§ 1°. Será obrigatória, para efeito de segurança, a extração de filme cópia, do filme original.

§ 2°. Fica vedada a utilização de filmes atualizáveis de qualquer tipo, tanto para a confecção do
original como para a extração de cópias.

§ 3°. O armazenamento do filme original deverá ser feito em local diferente do seu filme cópia.

Art. 6°. Na microfilmagem poderá ser utilizado qualquer grau de redução, garantida a
legibilidade e a qualidade de reprodução.

Parágrafo único. Quando se tratar de original cujo tamanho ultrapasse a dimensão máxima do
campo fotográfico do equipamento em uso, a microfilmagem poderá ser feita por etapas, sendo
obrigatória a repetição de uma parte da imagem anterior na imagem subsequente, de modo que
se possa identificar, por superposição, a continuidade entre as seções adjacentes
microfilmadas.
Art. 7º. Na microfilmagem de documentos cada série será sempre precedida de imagem
de abertura, com os seguintes elementos:
I - identificação do detentor dos documentos a serem microfilmados;
II - número do microfilme, se for o caso;
III - local e a data da microfilmagem;
IV - registro no Ministério da Justiça;
V - ordenação, identificação e resumo da série de documentos a serem microfilmados;
VI - menção, quando for o caso, de que a série de documentos a serem microfilmados é
continuação da série contida em microfilme anterior;
VII - identificação do equipamento utilizado, da unidade filmada e do grau de redução;
VIII - nome por extenso, qualificação funcional, se for o caso, e assinatura do detentor dos
documentos a serem microfilmados;
IX - nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade, cartório
ou empresa executora da microfilmagem.

Art. 8° No final da microfilmagem de cada série será sempre reproduzida a imagem de


encerramento, imediatamente após o último documento, com os seguintes elementos:
I - identificação do detentor dos documentos microfilmados;
II - informações complementares relativas ao item V do artigo 6 deste Decreto;
III - termo de encerramento atestando a fiel observância às disposições do presente Decreto;
IV - menção, quando for o caso, de que a série de documentos microfilmados continua em
microfilme posterior;
V - nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade, cartório
ou empresa executora da microfilmagem.

Art. 9° Os documentos da mesma série ou sequência, eventualmente omitidos quando da


microfilmagem, ou aqueles cujas imagens não apresentarem legibilidade, por falha de operação
ou por problema técnico, serão reproduzidos posteriormente, não sendo permitido corte ou
inserção no filme original.

§ 1° A microfilmagem destes documentos será precedi da de uma imagem de observação, com


os seguintes elementos:
a) identificação do microfilme, local e data;
b) descrição das irregularidades constatadas;
c) nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade, cartório
ou empresa executora da microfilmagem.
§ 2° É obrigatório fazer indexação remissiva para r ecuperar as informações e assegurar a
localização dos documentos.
§ 3° Caso a complementação não satisfaça os padrões de qualidade exigidos, a microfilmagem
dessa série de documentos deverá ser repetida integralmente.

Art. 10°. Para o processamento dos filmes serão utilizados equipamentos e técnicas que
assegurem ao filme alto poder de definição, densidade uniforme e durabilidade.

Art. 11. Os documentos, em tramitação ou em estudo, poderão, a critério da autoridade


competente, ser microfilmados, não sendo permitida a sua eliminação até a definição de sua
destinação final.

Art. 12. A eliminação de documentos, após a microfilmagem, dar-se-á por meios que garantam
sua inutilização, sendo a mesma precedida de lavratura de termo próprio e após a revisão e a
extração de filme cópia.

Parágrafo único. A eliminação de documentos oficiais ou públicos só deverá ocorrer se a


mesma estiver prevista na tabela de temporalidade do órgão, aprovada pela autoridade
competente na esfera de atuação do mesmo e respeitado o disposto no art. 9° da Lei n° 8.159,
de 8 de janeiro de 1991.

Art. 13. Os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente, não poderão ser
eliminados após a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo público de sua esfera de
atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor.

Art. 14. Os traslados, as certidões e as cópias em papel ou em filme de documentos


microfilmados, para produzirem efeitos legais em juízo ou fora dele, terão que ser autenticados
pela autoridade competente detentora do filme original.

§ 1° Em se tratando de cópia em filme, extraída de microfilmes de documentos privados,


deverá ser emitido termo próprio, no qual deverá constar que o filme que o acompanha é cópia
fiel do filme original, cuja autenticação far-se-á nos cartórios que satisfizerem os requisitos
especificados no artigo seguinte.

§ 2° Em se tratando de cópia em papel, extraída de mic rofilmes de documentos privados, a


autenticação far-se-á por meio de carimbo aposto, em cada folha, nos cartórios que
satisfizerem os requisitos especificados no artigo seguinte.

§ 3° A cópia em papel, de que trata o parágrafo anterior, poderá ser extraída utilizando-se
qualquer meio de reprodução, desde que seja assegurada a sua fidelidade e qualidade de
leitura.

Art. 15. A microfilmagem de documentos poderá ser feita por empresas e cartórios habilitados
nos termos deste Decreto.

Parágrafo único. Para exercer a atividade de microfilmagem de documentos, as empresas e


cartórios, a que se refere este artigo, além da legislação a que estão sujeitos, deverão requerer
registro no Ministério da Justiça e sujeitar-se à fiscalização que por este será exercida quanto
ao cumprimento do disposto no presente Decreto.

Art. 16. As empresas e os cartórios, que se dedicarem à microfilmagem de documentos de


terceiros, fornecerão, obrigatoriamente, um documento de garantia, declarando:
I - que a microfilmagem foi executada de acordo com o disposto neste Decreto;
II - que se responsabilizam pelo padrão de qualidade do serviço executado;
III - que o usuário passa a ser responsável pelo manuseio e conservação das microformas.

Art. 17. Os microfilmes e filmes cópia, produzidos no exterior, somente terão valor legal, em
juízo ou fora dele, quando:
I - autenticados por autoridade estrangeira competente;
II - tiverem reconhecida pela autoridade consular brasileira a firma da autoridade estrangeira
que os houver autenticado;
III - forem acompanhados de tradução oficial.

Art. 18. Os microfilmes originais e os filmes cópia resultantes da microfilmagem de documentos


sujeitos à fiscalização, ou necessários à prestação de contas, deverão ser mantidos pelos
prazos de prescrição a que estariam sujeitos os seus respectivos originais.

Art. 19. As infrações, às normas deste Decreto, por parte dos cartórios e empresas registrados
no Ministério da Justiça sujeitarão o infrator, observada a gravidade do fato, às penalidades de
advertência ou suspensão do registro, sem prejuízo das sanções penais e civis cabíveis.

Parágrafo único. No caso de reincidência por falta grave, o registro será cassado
definitivamente.

Art. 20. O Ministério da Justiça expedirá as instruções que se fizerem necessárias ao


cumprimento deste Decreto.

Art. 21. Revoga-se o decreto n° 64.398, de 24 de abril de 1 969.

Art. 20. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.

Brasília, 30 de janeiro de 1996, 175° da Ind ependência e 108° da República


FERNANDO HENRIQUE CARDOSO
SINALÉTICAS
SÍMBOLOS UTILIZADOS - ISO 9878/1990

1) Símbolos obrigatórios a serem utilizados em todos os rolos:

Fim do rolo.

Início do rolo. End of roll.

(*)
Beginning of roll. 0075

(*)
0076

Continuação de outro
rolo
Continua em outro
rolo. Continued from
another roll.
Continued on another
(*)
roll. 0491

(*)
0490

2) Símbolos obrigatórios a serem utilizados em todos os rolos, caso a documentação tenha


continuidade:

Continuação de outro
rolo
Continua em outro
rolo. Continued from
another roll.
Continued on another
(*)
roll. 0491

(*)
0490

3) Símbolos obrigatórios a serem microfilmados junto com os documentos, conforme a


situação:
Original ilegível. Original em cores.

Original difficult to read. Original in colour.

0077 (*) 0488 (*)

Texto deteriorado. Repetição de


imagem.
Encadernação defeituosa.
Repetition of image.
Damaged text.
(*)
0080
Wrong binding.

(*)
0078

Páginas e/ou
números em falta.
Numeração incorreta.
Missing pages
Data incorreta. and/or issues.

(*)
Incorrect numbering. 0081

Incorrect date.

(*)
0079

(*) Números de referência da Norma ISO 7000/1984, incluídos na ISO 9878/1990.


OBS: As letras e números das mensagens, que acompanham os símbolos obrigatórios
indicados no item 1, deverão ser apresentados na fonte ARIAL, em tamanho igual ou superior a
70 pontos. Para os símbolos indicados no item 2, o tamanho poderá variar entre 14 e 30
pontos. Na ausência da fonte ARIAL, usar letras e números não serifados, isto é, sem qualquer
tipo de adorno, em tamanho igual ou superior a 18 milímetros para os símbolos indicados no
item 1. Para os símbolos indicados no item 2, o tamanho poderá variar entre 3 e 7 milímetros.

ROTEIRO DE SINALÉTICAS - QUADRO DE APLICAÇÃO


I - SINALÉTICAS QUE ANTECEDEM À SEQÜÊNCIA DE DOCUMENTOS A SEREM
MICROFILMADOS:
SINALÉTICAS SÍMBOLOS ISO CORPO DAS LETRAS E INFORMAÇÕES SOBRE O USO
NÚMEROS

ARIAL OU SIMILAR 1
(ANEXO 1) PONTOS MILÍMETROS
1. INÍCIO DO ROLO 70 18 Deve constar de todos os rolos
para que não restem dúvidas
quanto ao início do filme.
ou superior ou superior
2. CONTINUAÇÃO DE 70 18 Deve ser usada para informar
OUTRO ROLO que os documentos que
precedem os que serão
ou superior ou superior
microfilmados encontram-se
em outro rolo.
3. IMAGEM DE __ 14 a 30 3a7 Deve ser usada para indicar as
OBSERVAÇÃO omissões, problemas de
legibilidade ou outras
ocorrências previstas no art. 9º
do Decreto nº 1.799, de 30
janeiro de 1996.
4. DENSIDADE UNIFORME __ __ __ Deve constar de todos os rolos
uma folha em branco,
preferencialmente com as
características do papel
fotográfico fosco, que permita
a medição da densidade do
microfilme.
5. NÚMERO DO FILME __ 70 18 Cada rolo de microfilme poderá
receber um número, para fins
de identificação, registro,
ou superior ou superior
controle e acesso.
6. LOGOTIPO E __ 14 a 30 3a7 Deve constar de todos os rolos.
IDENTIFICAÇÃO DA Caso a instituição possua
INSTITUIÇÃO DETENTORA logotipo, este poderá integrar a
DO ACERVO sinalética.
7. LOGOTIPO E __ 36 a 58 9 a 15 Pode ser usada quando a
IDENTIFICAÇÃO DO microfilmagem decorrer de
PROJETO DE patrocínio, convênio,
MICROFILMAGEM intercâmbio etc.
8. RESTRIÇÕES QUANTO __ 14 a 30 3a7 Pode ser usada para informar
À REPRODUÇÃO ao usuário que a instituição se
reserva o direito de recusar
pedidos de reprodução de
documentos de seu acervo,
que violem dispositivos legais
em vigor, tais como: Lei nº
9.610, de 19 de fevereiro de
1998 (Direitos Autorais), Lei nº
8.159, de 8 de janeiro de 1991
(Lei de Arquivos) e seus
decretos regulamentadores.

(1) Usar a fonte ARIAL, no tamanho indicado em pontos. Na ausência dessa fonte, usar letras e
números não serifados, isto é, letras e números sem qualquer tipo de adorno, no tamanho
indicado em milímetros
SINALÉTICAS SÍMBOLOS ISO CORPO DAS LETRAS E NÚMEROS INFORMAÇÕES SOBRE O USO

ARIAL OU SIMILAR 2

(ANEXO 1) PONTOS MILÍMETROS


9. SÍMBOLOS UTILIZADOS ANEXO 1 14 a 30 3a7 Deve constar de todos os rolos,
visando à orientação do
usuário.
10. IMAGEM DE ABERTURA __ 14 a 30 3a7 Deve constar de todos os rolos,
para a identificação dos
documentos e dos
procedimentos utilizados na
microfilmagem, em
conformidade com o art. 7º do
Decreto nº 1.799/96.
11. IDENTIFICAÇÃO DO __ 70 18 Pode ser usada para destacar
FUNDO / COLEÇÃO conjuntos documentais
(fundos, coleções, séries etc.),
ou superior ou superior
acrescentando outras
informações de interesse para
a melhor orientação do usuário.
12. CONTEÚDO DO ROLO __ 36 a 58 9 a 15 Deve ser usada para identificar
e localizar os documentos que
integram um mesmo rolo.
13. CARTÃO DE __ __ __ Deve constar de todos os rolos
RESOLUÇÃO para permitir a realização de
testes de qualidade.
14. SEPARAÇÃO DE __ __ __ Pode ser usada antes de cada
CONJUNTOS conjunto documental para
DOCUMENTAIS alertar o usuário da mudança
de um conjunto documental
para outro. Mais conhecida
como ZEBRA.
15. GRAU DE REDUÇÃO __ 36 a 58 9 a 15 Deve constar de todos os rolos
para informar os graus de
redução adotados. Sempre que
houver necessidade de
alteração do grau de redução
para determinado conjunto
documental, o novo grau de
redução adotado deverá ser
informado.

(2) Usar a fonte ARIAL, no tamanho indicado em pontos. Na ausência dessa fonte, usar letras e
números não serifados, isto é, letras e números sem qualquer tipo de adorno, no tamanho
indicado em milímetros

II - SINALÉTICAS POSTERIORES À SEQÜÊNCIA DE DOCUMENTOS MICROFILMADOS:


SINALÉTICAS SÍMBOLOS ISO CORPO DAS LETRAS E NÚMEROS INFORMAÇÕES SOBRE O
USO
ARIAL OU SIMILAR
(ANEXO 1) PONTOS MILÍMETROS
1. DENSIDADE __ __ __ Deve constar de todos os
UNIFORME rolos uma folha em branco,
preferencialmente com as
características do papel
fotográfico fosco, que permita
a medição da densidade do
microfilme.
2. CARTÃO DE __ __ __ Deve constar de todos os
RESOLUÇÃO rolos para permitir a
realização de testes de
qualidade.
3. IMAGEM DE __ 14 a 20 3a7 Deve constar de todos os
ENCERRAMENTO rolos, contendo as
informações previstas no art.
8º do Decreto nº 1.799/96.
4. CONTINUA EM OUTRO 70 18 Deve ser usada para informar
ROLO que documentos do mesmo
conjunto documental
ou superior ou superior
encontram-se microfilmados
em outro rolo.
5. FIM DO ROLO 70 18 Deve constar de todos os
rolos para que não restem
dúvidas quanto ao fim do
ou superior ou superior
filme.

Microfilmagem no Brasil

1946 - A Biblioteca Nacional transforma a seção de foto-duplicação em seção de microfilme


para a preservar principalmente as obras raras.
1950 - A Universidade de São Paulo (USP) equipa o Serviço de Documentação com
microfilmadoras para atender os pedidos de reprodução das Faculdades, Institutos e a
Administração.
1961 - O Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro adota a microfilmagem.
1963 - Cartórios, órgãos de documentação adotam a microfilmagem.
1968 - A lei 5433 de 08 de maio irá dispor da microfilmagem no Brasil e a partir desta data o
microfilme passa a ter valor probante.

AUTOMAÇÃO

A automação tem como principal objetivo colocar ao alcance do usuário uma base de dados
com informações internas de documentos e materiais bibliográficos gerados ou adquiridos, de
forma a facilitar seu acesso.
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED é ao mesmo tempo: um método, um
sistema e uma tecnologia, para a conversão e processamento de documentos como
informação eletrônica digital. Essa ferramenta surgiu a partir da necessidade de órgãos
públicos, instituições e empresas, em gerenciar a informação que se encontrava desestruturada
visando facilitar o acesso ao conhecimento explícito da corporação.

O GED promove a automação do ciclo de vida dos documentos, provendo um repositório


comum, o qual possibilita capturar, armazenar e indexar documentos de qualquer
formato/suporte físico (texto, imagens, páginas html, documentos escaneados, formatos
multimídia). Deve também assegurar a integridade e reutilização do documento, integração e
escalabilidade

Tecnologias para gerência de documentos

Além da infraestrutura tecnológica, existe um conjunto de tecnologias direcionadas ao


tratamento de documentos. Estas tecnologias proporcionam a funcionalidade para
processamento e gerenciamento de documentos, tanto na forma eletrônica, como em papel.

Estas funções podem ser analisadas em duas camadas: funções de processamento e funções
de gerenciamento. As funções de processamento compreendem o ciclo de vida do documento:

Captura e criação. Compreendem as tecnologias para digitalização da informação. Grande


variedade de editores de textos, ferramentas gráficas, software de autoria e de trabalho
cooperativo possibilitam a criação da maior parte dos documentos.
Informações em papel podem ser escaneadas e transferidas para meio magnético onde são
manipuladas. Existe software capaz de interpretar os dados e armazená-los em formato
comprimido para economizar espaço de armazenamento.

Armazenamento e organização. Várias tecnologias determinam como os documentos serão


armazenados e organizados. Os sistemas gerenciadores de banco de dados convencionais não
atendem as exigências de armazenamento de dados multimídia, documentos compostos,
hipertextos e armazenamento distribuído.

Recuperação e síntese. Documentos armazenados em bancos de dados podem ser


recuperados através de pesquisa de seu conteúdo. Embora alguns produtos ofereçam técnicas
avançadas de responder a uma solicitação, a maioria dos recuperadores de textos utilizam
lógica Booleana. O critério para pesquisa pode ser estabelecido em função de palavras-chave
definidas no perfil do documento ou em todo texto, dependendo da necessidade da aplicação.
Alguns produtos incorporam o critério de palavras próximas, ou o uso de thesaurus. Perguntas
podem resultar em uma lista de documentos organizados em ordem da relevância desejada.
Uma extensão dessa abordagem permite chegar a síntese ou sumarização de documentos.

Transmissão e disseminação. Produtos E-mail estão se tornando a ferramenta mais usual


para transmissão de documentos eletrônicos, inclusive para os chamados documentos
compostos, constituídos de vários objetos. Outra forma empregada para transmissão e
roteamento de documentos é feita através de aplicações workflow.

Visualização e impressão. Mesmo trabalhando com o documento na forma eletrônica,


torna-se necessário, às vezes, a sua impressão em papel. Para executar essa função o
mercado dispõe de uma variedade muito grande de alternativas de equipamentos e tecnologias,
desde impressoras de impacto para texto até sofisticados equipamentos de alta definição para
editoração.

Os objetivos de um sistema para gerenciamento de documentos incluem:


• Melhorar a velocidade dos processos (workflow);
• Reduzir custos dos processos;
• Produzir documentos que comunicam seu conteúdo mais efetivamente;
• Reduzir custos de produção de documentos;
• Melhorar a importância dos documentos recebidos por um indivíduo, isto é, dar a
• informação certa para a pessoa certa;
• Reduzir custos para obter documentos solicitados.

O FUTURO ALÉM DO PAPEL

Muitas das atuais tecnologias de gerência de documentos proporcionam um substituto


eletrônico para a máquina de escrever, a fotocopiadora, o serviço de correio, o arquivo, e a
biblioteca. Esta tecnologia percorre um longo caminho para melhorar o acesso e a
apresentação de documentos, e agilizar o workflow.

A principal característica dessa tecnologia é que ela mantém a metáfora do documento em


papel. Isto a torna facilmente aceitável pelos usuários, mas também limita os benefícios que
podem ser atingidos. Observa-se o surgimento de algumas possibilidades quando se abandona
a metáfora do papel:

• documentos contendo componentes multimídia;


• documentos hipertexto e hipermídia, que permitem ao usuário navegar no conteúdo
• numa sequência variável e nos níveis de detalhe desejados;
• documentos com conteúdos ativos que permitem ao leitor responder ou fazer comentários ao
autor, eletronicamente, ou comprar um produto anunciado;
• documentos multilinguais, onde o leitor vê o texto na linguagem que quiser, à sua
• escolha;
• documentos genéricos em que o usuário quer se especializar (manual de manutenção
• de um determinado veículo, por exemplo).

Todas essas ideias colidem com a tradicional noção do que constitui um documento. E é por
todas essas razões que alguns autores preferem se referir a informação documental ao
contrário de documento, em oposição aos que dizem que a fronteira do que constitui um
documento, individualmente, está se tornando vaga.

Deve-se gerenciar documentos para: otimizar e fazer fluir as funções, ter acesso local à
informação, poder realizar operações paralelas, reduzir espaços de armazenamento, aumentar
a velocidade de acesso, aumentar e preservar o valor da informação, ganhar tempo em
decisões críticas, levar vantagem competitiva, melhorar a sensibilidade nos processos e a
prevenção de riscos.

Avaliação de produtos
Na aquisição de sistema para gerenciamento de documentos alguns pontos devem ser
observados:
• Que formatos de documentos serão gerenciados: textos, imagens ou outros?
• Qual o volume de documentos?
• É necessária recuperação por pesquisa no texto completo?
• O produto é compatível com o ambiente operacional de hardware e software do órgão público,
instituição ou empresa?
• Quantos usuários terão acesso ao sistema?
• É importante a integração com workflow, ou apenas carga e recuperação são suficientes?
• Que nível de segurança e controle de acesso são necessários?
• É necessário o controle de versão?
• O acesso via rede WAN é necessário?
• O fornecedor apresenta algum plano futuro de evolução do produto?
• Serão utilizados recursos de multimídia?

A correta especificação do produto deve levar em conta os planos de médio e longo prazos, e
não apenas uma visão do momento, pois os custos de mudança de produto são, em geral,
altos.

CONCLUSÃO

Atualmente as organizações - sejam elas públicas ou privadas - têm problemas diferentes que
levam a soluções diferentes. O que existe em comum é a necessidade de algum tipo de
sistema para gerenciar documentos. Inicialmente deve-se entender qual será a função do
sistema de gerenciamento de documentos e aceitar o fato de que não existe uma fórmula
mágica que faça tudo automaticamente resolvendo o problema de todas as pessoas.

PRESERVAÇÃO, CONSERVAÇÃO E RESTAURAÇÃO DE DOCUMENTOS

Imagine a situação: documentos rasgados, amassados e manchados, livros com as capas


soltas, lombadas danificadas e cadernos com costuras rompidas. Diante de tantos danos, o
que devemos fazer primeiro para salvar estes materiais?

A primeira coisa que vem a nossa mente é a necessidade de consertar o que está danificado,
ou seja, restaurar o material degradado. Pensamos a partir da seguinte lógica: devemos
restituir a integridade física destes materiais para que de novo possam estar acessíveis à
pesquisa e ao estudo. Seguindo este raciocínio teríamos a seguinte sequência de trabalho:
primeiro restaurar o material, depois conservá-lo e assim estaríamos preservando a informação
para o futuro.

Será que procedendo deste modo estamos realmente salvaguardando estes livros e
documentos danificados? Aparentemente sim, a curto prazo. No entanto, caso não
identifiquemos os fatores que causaram a sua degradação, estaremos apenas nos iludindo, e,
infelizmente, reduplicando o mesmo dano em um futuro próximo. O que fazer, então?

Diante de um acervo danificado e em risco de perda, a primeira providência a ser tomada é


efetuar um minucioso diagnóstico dos motivos que levaram à sua degradação, estancar ou
minimizar estes agentes agressores. Assim procedendo estamos evitando que esses fatores de
degradação se disseminem e atinjam outros livros ou documentos. Por mais paradoxal que
possa parecer, diante de um acervo em risco, a primeira atitude efetiva a ser tomada é
conservá-lo. Inverte-se, portanto, a sequência restauração, conservação e preservação e
adotamos uma nova sequência: preservação, conservação e restauração. Preservar para não
restaurar, eis a questão.
Portanto, entende-se por preservação, toda ação que se destina a salvaguardar ou a recuperar
as condições físicas e proporcionar permanência aos materiais dos suportes que contêm a
informação. É o "guarda-chuva", sob o qual se "abrigam" a conservação, a restauração e a
conservação preventiva. À preservação cabe ainda a responsabilidade de determinar as
escolhas mais adequadas de reformatação de suporte para a transferência da informação.
Abrigadas pelo conceito maior de preservação, a conservação e a restauração são
intervenções na estrutura dos materiais. A conservação é um conjunto de procedimentos que
tem por objetivo melhorar o estado físico do suporte, aumentar sua permanência e
prolongar-lhe a vida útil, possibilitando, desta forma, o seu acesso por parte das gerações
futuras. A restauração é um conjunto de procedimentos que visa a recuperar, o mais próximo
possível, o estado original de uma obra ou documento. Em ambos os casos, são intervenções
de tratamento por peça única, individual, na unidade documental. Já que implica tratamento
individual por peça, a conservação/restauração exige seleção e treinamento de pessoal, sendo
de custo elevado e de extensa duração. Portanto, significa ações de intervenção "curativa". É
um conjunto de procedimentos que visam remover física e quimicamente os fatores que
causam a degradação do suporte. Exemplo de restauração é a aplicação de banhos químicos
para redução de acidez do papel. Outro exemplo é a "reenfibragem" - processo pelo qual
partes perdidas da folha são reconstruídas com celulose nova.

Fazendo um paralelo com a medicina, poderíamos comparar a preservação com os cuidados


cotidianos que devemos Ter para evitar problemas de saúde, como alimentação balanceada,
praticar exercícios e dormir suficientemente. A conservação significaria cuidados especiais a
serem tomados em função do diagnóstico de um problema. Por exemplo, colesterol elevado
exigiria uma dieta especial. Por fim, a restauração poderia ser equiparada ao procedimento
cirúrgico - uma intervenção mais radical que implica em riscos, mesmo que previsíveis e
calculados, e em sequelas ou restrições permanentes.

Conservação preventiva abrange não só a melhoria das condições do meio ambiente nas áreas
de guarda de acervo e nos meios de armazenagem, como também cuidados com o
acondicionamento e o uso adequado dos acervos, visando a retardar a degradação dos
materiais. É, pois, um tratamento de massa, feito em conjunto.
Os museus, os arquivos, as bibliotecas, entre outras instituições relacionadas com a cultura,
têm como principal tarefa preservar toda a herança histórica, artística, científica e arquitetônica
para as gerações futuras. Muitos, no entanto, apresentam situações ou condições inadequadas
que põem em risco a preservação de seus acervos. As condições inadequadas para
preservação vão desde a localização - áreas poluídas, sem segurança e sujeitas a desastres
naturais - até as características arquitetônicas dos edifícios, que contribuem para uma
iluminação nociva e para o estabelecimento de níveis impróprios de temperatura e umidade,
favorecendo os ataques biológicos. Aí também se incluem sistemas operacionais deficientes,
que propiciam o vandalismo, a falta de manutenção e atitudes incorretas na manipulação dos
acervos.

A questão da preservação de bens culturais envolve muitos conceitos, que permeiam ações de
diversas naturezas. Uma delas é a conservação preventiva. A conservação preventiva trata das
causas da degradação dos acervos e sua atuação implica ampliar a perspectiva além do objeto
isolado, alcançando o ambiente, a arquitetura, os planos de segurança e manutenção, a
maneira de usar as coleções.

O ambiente é um dos principais agentes de deterioração de bens culturais. Os efeitos


produzidos pela luz, pela temperatura, pela umidade e pela contaminação atmosférica,
isoladamente ou conjugados, estão sistematicamente identificados como agentes de
deterioração, sobretudo dos materiais orgânicos, como o papel. Sabe-se também que as
condições microclimáticas, isto é, as características específicas do lugar onde se localizam as
coleções, definem em que grau cada um desses elementos interfere na sua conservação.

O controle ambiental é uma das principais medidas de conservação preventiva das coleções.
Baseia-se na manutenção de condições climáticas em níveis adequados. Os parâmetros
climáticos estabelecidos para preservação de acervos com suporte em papel, em especial dos
níveis ideais de temperatura e umidade relativa, impõem, na maioria dos casos, e sobretudo
nas áreas tropicais, a utilização de sistemas mecânicos de climatização que envolvem elevados
custos para uma correta instalação e manutenção.

Livros, Documentos e Obras de Arte em Papel

Por sua constituição delicada, o papel recebe mais sensivelmente o impacto das
alterações que ocorrem em seus próprios componentes internos (celulose, carga, encolagem,
etc.) e também por agentes externos como o ataque biológico (fungos, insetos, etc.), poluentes
atmosféricos, mau acondicionamento, manuseio indevido, etc. que por fim alteram sua própria
estabilidade física.

AGENTES CAUSADORES DA DETERIORAÇÃO

INTERNOS EXTERNOS

Manufatura
Circunstanciais Ambientais

• Terremotos - Físicos
• Inundações - Químicos
• Incêndios - Biológicos
• Mudanças

AGENTES AGRESSORES DO PAPEL

Agentes Externos e Ambientais: O papel é vulnerável a diversos processos de deterioração,


alguns provenientes de sua própria fabricação, outros devido às condições do ambiente
circundante ao acervo documental.

Iluminação: Toda fonte de luz, seja ela natural ou artificial, emite radiação nociva, do tipo
infravermelho e ultravioleta, ambos causadores de danos ao papel. A ação da radiação
ultravioleta sobre o papel é irreversível e prolonga-se mesmo terminado o período de irradiação,
contribuindo para a oxidação da celulose.
A luz tem dois efeitos sobre o papel, ambos contribuindo para a sua degradação. O primeiro
efeito caracteriza-se por apresentar uma ação clareadora, que causa o desbotamento ou o
escurecimento de alguns papéis e algumas tintas. O segundo efeito apresenta-se como uma
acelerada degradação da lignina (componente natural responsável pela firmeza e solidez do
conjunto de fibras, agindo como uma espécie de cimento) que porventura esteja presente no
papel, tornando-a progressivamente escura. As fibras do papel se rompem em unidades cada
vez menores, até se tornarem insuficientes para manterem a folha unida. As reações invisíveis
produzem uma quebra na estrutura molecular do papel, resultando no seu enfraquecimento, ou
seja, acelera o processo de envelhecimento deste tipo de material. O controle das radiações
eletromagnéticas deve ser feito através de cortinas, persianas, filtros especiais para absorção
dos raios ultravioleta e filmes refletores de calor. No momento, não existe nenhum tipo de
lâmpada ideal capaz de iluminar sem danificar o material documental.

Poluição Ambiental: O controle da qualidade do ar é essencial num programa de conservação


de acervos. Os gases ácidos agridem mais rapidamente a estrutura química dos documentos.
A velocidade de degradação por poluentes atmosféricos é função do percentual de umidade
relativa no acervo e circunvizinhanças.
O ar dos centros urbanos e industriais contém uma grande diversidade de partículas e gases.
As partículas compõem a parte sólida de dimensões microscópicas dos poluentes. Reúnem
especialmente o pó, a fuligem e os esporos dos micro-organismos. Os gases formam os
poluentes mais reativos e perigosos para os documentos.
O dióxido de enxofre é lançado na atmosfera, principalmente pela queima dos combustíveis
fósseis empregados nos fornos industriais e nos automóveis. Ele também se combina com o
oxigênio, transformando-se em trióxido de enxofre. Tal reação química é catalisada por
pequenas partículas metálicas. A combinação do trióxido de enxofre e a água, seja a do ar ou
do papel, formará o ácido sulfúrico, que provoca manchas e escurecimento do papel, além da
perda de sua resistência.
O ozônio é um poderoso agente oxidante. Atua sobre os materiais orgânicos, causando o
rompimento das ligações entre os átomos de carbono.
Outros poluentes podem decorrer da volatilização de solventes de pinturas e de produtos de
limpeza que contenham derivados de petróleo. Entretanto, frequentemente, observamos a
liberação destes resíduos químicos, o que se constitui num problema que se agrava quando o
edifício conta com um sistema de ar condicionado central, o qual reutiliza o ar contaminado.
Alguns gases poluentes não são tão perigosos por si mesmos, mas fazem mal ao papel, ao se
combinarem com elevada umidade relativa para a formação de ácidos. Portanto, a providência
mais elementar para a conservação dos acervos é reduzir a umidade relativa e a temperatura,
sendo esta responsável pela aceleração das reações químicas.

Poeira
No pó estão contidas partículas de substâncias químicas cristalinas e amorfas, como terra,
areia, fuligem e grande diversidade de micro-organismos, além de resíduos ácidos e gasosos
provenientes da combustão em geral e de atividades industriais.
O pó não modifica apenas a estética dos documentos. Quando observamos a sujeira retida nos
papéis, como os excrementos dos insetos, colas e poluentes atmosféricos, observamos a ação
destrutiva. As pequenas partículas possuem ação cortante e abrasiva. A aderência do pó não é
apenas superficial, mas também no interior da fibra, que é absorvida por meio de ligações
químicas.

Umidade e Temperatura: O desequilíbrio da temperatura e da umidade relativa provoca no


acervo uma dinâmica de contração e alongamento dos elementos que compõem o papel.
Quanto mais baixa for a temperatura, maior será a permanência e durabilidade do papel. A
umidade também afeta seriamente o papel: se muito elevada, apressa a degradação ácida e se
for muito baixa, facilita o ataque de agentes biológicos.
A temperatura tem influência determinante nas alterações da umidade do ar. A umidade relativa
(UR) exprime a razão da quantidade de vapor de água contido em um determinado volume de
ar a dada temperatura (T) e a quantidade máxima de água que este volume poderia conter sem
verificar o fenômeno de condensação. O controle da umidade é feito através de aparelhos de
desumidificação do ar, quando ambiente úmido e de umidificadores em ambientes secos.
Quanto mais alta a temperatura, mais alta é a quantidade de água contida no ar. A queda
brusca da temperatura causa a redução de quantidade de água que o ar suporta, ocasionando
a condensação de umidade e a formação de gotas de água.
Uma regra geral estabelece que as reações químicas dobram a cada elevação de temperatura
de 10º C. No caso especial da celulose, mostrou-se que testes artificiais de envelhecimento
indicam que cada aumento de 5º C quase dobra a taxa de deterioração, mesmo na ausência de
luz, poluentes ou outros fatores. Por outro lado, são materiais higroscópicos, isto é, que
possuem propriedade de perda ou aquisição de água. Termoigrômetros e termoigrógrafos são
aparelhos que medem simultaneamente a temperatura e a umidade. Os fatores climáticos são
responsáveis pelo desenvolvimento de micro-organismos, insetos e também roedores.

Agentes Biológicos: Dentre os agentes biológicos que provocam a degradação nos


documentos encontram-se os insetos, os fungos, os roedores e o próprio homem.

São cinco os principais insetos que atacam o ambiente de uma biblioteca ou arquivo. Para
melhor caracterizá-los, podem ser subdivididos em duas grandes categorias:

• Superfície: são insetos roedores, que atacam documentos externamente: baratas


(Blattarias), traças (Tisanuros) e o piolho de livro (Corrodentia) são os mais comuns;
• Internos: são insetos roedores, que atacam o interior dos volumes. Os cupins(Termitas) e
brocas (Anobiideos) são típicos desta categoria.

Este agrupamento não quer dizer que estes insetos têm o mesmo hábito, ciclo de vida e
características de ataque, assim como diferem as técnicas de controle das infestações.

Barata: Em bibliotecas atacam papéis gomados e capas de publicações encadernadas com


tecido. Sua presença pode ser notada pelo aparecimento de pequenas manchas na superfície
ou extremidades roídas. Como media preventiva à sua infestação, é necessário que o
ambiente seja mantido limpo e o lixo retirado diariamente; deve-se, também, fechar toda e
qualquer fresta ou abertura no assoalho, paredes e batentes. Periodicamente, pode ser feita
uma dedetização, com cautela, pois os produtos químicos utilizados podem causar estragos
maiores, sendo que as manchas causadas pelos mesmos são irreversíveis.

Traças: As traças escondem-se dentro de papéis velhos enrolados, mapas, arquivos de


documentos, jornais ou sobre a superfície de papeis gomados, geralmente em ambientes
aquecidos e úmidos. Seu alimento ideal é a celulose do papel ou do amido da cola da lombada
dos livros ou das etiquetas. As medidas de controle podem ser adotadas mediante uma
verificação e limpeza semestral do ambiente.

Piolho de Livro: O alimento do piolho de livro é o fungo presente no papel corroendo toda a
superfície onde exista este tipo de organismo. O controle está na limpeza constante dos
documentos e controle da temperatura e da umidade.

Cupins: Em bibliotecas, além da madeira, atacam os livros formando galerias não visíveis.
Nas bibliotecas com estantes de madeira não tratada deve ser observado a existência de pó da
madeira constantemente. O controle é feito através do extermínio dos ninhos, eliminando as
colônias destes insetos.

Brocas: Os livros são o principal material de ataque das brocas, mas seu alimento não é
somente a celulose, atacam também o couro.

Fungos: Os fungos, às vezes chamados de "mofos" ou "bolores", atacam todos os tipos de


acervos independentemente dos seus materiais constitutivos. Os danos que causam vão desde
uma simples coloração até a deterioração da estrutura das obras.

Roedores: Os roedores além de atacar os documentos podem atacar o revestimento isolante


dos condutores elétricos, favorecendo a instalação de sinistros. A admissão de roedores nos
acervos se dá devido à presença de resíduos de alimentos, hábito que deve ser proibido junto
aos funcionários e usuários dos acervos.

Ação do Homem: O homem tem contribuído para a degradação dos documentos através do
manuseio incorreto e acondicionamento inadequado. Alguns procedimentos inadequados que
prejudicam o livro podem ser constatados no Quadro a seguir:
QUADRO - Procedimentos Inadequados com Relação ao Livro Exercidos pelo Homem

- In s e r ir n o liv r o p é ta la s o u fo lh a s d e p la n ta s ; r e c o r te s d e jo r n a is e p a p é is o u p a p e lã o d e b a ix a q u a lid a d e .
- R e tir a r o v o lu m e d a p r a te le ir a , p u x a n d o -o p e la b o rd a s u p e r io r d a lo m b a d a , d a n ific a n d o a e n c a d e r n a ç ã o .
- C o lo c a r c lip s c o m o m a r c a d o r d e p á g in a s . - F o lh a r liv r o s c o m a s m ã o s s u ja s .
- F a z e r r e fe iç õ e s ju n to a o liv ro . - F a z e r m a r c a s n a p á g in a s , d o b ra n d o -a s .
- F a z e r a n o ta ç õ e s a c a n e ta n o s liv r o s . - D e b r u ç a r e m c im a d o s liv r o s .
- T ir a r c ó p i a x e r o x d o s v o lu m e s e n c a d e r n a d o s . - M o lh a r a p o n ta d o s d e d o s c o m s a liv a p a r a v ir a r a s
p á g in a s .

- U s a r fita a d e s iv a p a r a c o n s e r ta r p á g in a s r a s g a d a s . - C o n fin a r v o lu m e s e m a r m á rio s fe c h a d o s e s e m


v e n ti la ç ã o .

- U tiliz a r m o b iliá rio d e m a d e ir a s e m tr a ta m e n to , p a r a - P r a te le ir a s s e m a u x ilio d e b ib lio c a n to s p a r a a m p a r a r


a r m a z e n a g e m d e d o c u m e n to s . v o lu m e s .
- U tiliz a r e lá s tic o p a r a a m a r r a r v o lu m e s d a n ific a d o s .
- A c o m o d a r n a s p r a te le ir a s liv r o s v o l u m o s o s , g r a n d e s e p e s a d o s n a p o s i ç ã o v e r tic a l

TÉCNICAS DE CONSERVAÇÃO

Diagnóstico

O diagnóstico deverá ser a primeira etapa de todo o processo de conservação, pois é neste
momento, que poderá será feito um levantamento detalhado das condições físicas de cada
publicação. É decisivo para a definição de qual documento será tratado primeiro, bem como,
qual será selecionado, baseado na relevância da publicação para a instituição e a
disponibilização do documento em âmbito nacional.

Monitoramento Ambiental
O controle da temperatura e da umidade relativa do ar é de importância fundamental na
preservação dos acervos de bibliotecas e de arquivos, pois níveis inaceitáveis destes fatores
contribuem sensivelmente para a desintegração dos materiais. Um bom programa de
monitoração inclui um plano escrito para a coleta de informações e a manutenção dos
instrumentos. Ele deve identificar os espaços a serem controlados, os procedimentos a serem
adotados e as formas de gravar as informações desejadas. As amostras devem ser colhidas
das maiores variações possíveis de condições.

Para uma boa conservação do papel, do ponto de vista químico e físico, aconselha-se manter a
temperatura entre 18 e 220C e a umidade relativa entre 45 e 55%. A medição desses índices
pode feita através da utilização de aparelhos termohigrometros e devem ser realizadas
diariamente.

O sistema de ar condicionado deverá estar ligado ininterruptamente para evitar oscilações


bruscas sobre o acervo. A manutenção de condições estáveis é de grande importância. Os
níveis de temperatura ou umidade não devem ser modificados à noite, nos fins de semana, ou
em outras ocasiões em que bibliotecas ou arquivos estejam fechados. Caso a umidade relativa
ultrapassar os padrões adequados, deverão ser usados aparelhos desumidificadores de ar.

Vistoria
Consiste em vistoriar o acervo por amostragem, identificando se ocorreu algum ataque de
insetos ou micro-organismo. É também objetivo da vistoria, a avaliação do estado geral dos
documentos, para que sejam determinadas as providências a serem tomadas.

Higienização
A sujidade é o agente de deterioração que mais afeta os documentos. Quando conjugada a
condições ambientais inadequadas, provoca reações de destruição de todos os suportes no
acervo. Portanto, a higienização das coleções deve ser um hábito de rotina na manutenção de
bibliotecas ou arquivos, sendo assim, podemos dizer que é conservação preventiva por
excelência. Isto aumenta sensivelmente sua vida útil. A limpeza deve ser feita em intervalos
regulares, cuja frequência é determinada pela velocidade com que a poeira se acumula nos
espaços de armazenagem.

O método mais simples é a remoção do pó e demais sujidades a seco, denominada


higienização mecânica a seco. Este procedimento consiste na remoção do pó das lombadas e
partes externas dos livros com aspirador de pó, utilizando-se baixa potência, com proteção na
sucção. Para a limpeza das folhas utilizam-se trinchas, escovas macias e flanelas de algodão.

Uma limpeza mais eficiente e sem riscos poderá, deve ser feita com pó de borracha, que é
aplicado em pequenas quantidades, fazendo suaves movimentos circulares sobre as
superfícies desejadas. Em seguida, deve-se removê-lo, com um pincel ou trincha, que deverá
ser manuseada no sentido de baixo para cima, direcionando todos os resíduos, para que seja
feita a sucção existente na mesa própria de higienização de livros. Nesta etapa, deverão ser
removidos os corpos estranhos à obra, tais como: prendedores metálicos, etiquetas, fitas
adesivas, papéis e cartões ácidos, etc. Serão identificados também os possíveis ataques de
insetos, caso ocorram.

Acondicionamento
O acondicionamento tem por objetivo a proteção dos documentos que não se encontram em
boas condições contra agentes externos e ambientais ou para a proteção daqueles que foram
restaurados a favor da manutenção da integridade física da obra, armazenando-os de forma
segura. São embalagens para o acondicionamento de volumes (livros, etc.), em estantes, no

sentido vertical. Executadas em papel cartão em torno de 300g/m2 utilizam somente o sistema
de dobras e encaixe, sem fazer uso de qualquer tipo de adesivo e são caracterizadas por uma
completa vedação. O acondicionamento protege os documentos da luz, da migração de acidez
de um documento para o outro e dos desastres, como pequenos incêndios e inundações. No
caso de ser necessário utilizar amarras, não é recomendado o uso de barbantes, mas de
cadarços de algodão crus de 1,5cm.

Reparos
Pode-se prolongar a vida dos documentos, procedendo pequenos reparos (remendos),
utilizando papel japonês ou outro alcalino e cola metilcelulose para impedir que rasgos maiores,
ou mesmo perdas de partes do texto. Esses recursos não podem ser aplicados em publicações
muito danificadas ou deteriorados. Neste caso deverão receber tratamento mais específico,
como a restauração.

Os fragmentos: são partes integrantes dos documentos que se desprendem. Estes tem
importância vital para a obra, quando possuem dados integrantes do texto, ou partes da
encadernação original.

Encadernação e reencadernação
É o processo de conservação mais eficiente. Ocorre através da reencadernação dos
documentos que foram reparados.

Atualmente a encadernação mais utilizada é a cola, ou seja, do tipo capa solta, aquela na qual
os cadernos ou folhas soltas são presos entre si para formar um bloco, utilizando uma camada
de adesivo sintético ou cola, que além de serem ácidos, com o manuseio intenso soltam-se
com facilidade. No laboratório, entretanto, só poderão ser utilizados produtos alcalinos, e
quando não for possível, o material ácido deverá ser isolado com papel alcalino para evitar o
contato direto com o interior da obra e assim evitar acidificação das páginas informacionais.

No documento que apresentar folhas soltas ou a encadernação estiver fragilizada, deverá ser
feito o reforço. No caso de material mais recente, e tratando-se de encadernação de época, a
obra deverá ser apenas acondicionada.
As publicações a serem encadernadas só serão definidas após o diagnóstico.

Armazenamento
Os documentos devem ser guardados na posição vertical, em estantes, e em ambientes bem
ventilados. Os folhetos (documentos soltos sem encadernação) devem ser armazenados em
gavetas na posição horizontal e acondicionados em caixas confeccionadas com papel neutro ou
alcalino, também chamado de papel permanente. Os documentos maiores não devem ser
colocados em cima de outros menores, para evitar total deformação do suporte. O
empilhamento deverá ser criterioso, baseado nas condições físicas, do tamanho e peso de
cada obra.

Documentação em posição vertical e horizontal

Considerando os documentos acondicionados na posição vertical (caixas de papelão ou de


plástico, pastas "A" a "Z" ou suspensas etc.), a metragem linear tem por base o comprimento
das estantes e/ou a profundidade das gavetas dos arquivos de aço.

Exemplos:
1- documentos acondicionados em caixas nas estantes:

Fig 1

- medir a extensão de cada prateleira ocupada e multiplicar a medida pelo número das
mesmas;
- os espaços vazios devem ser desprezados.
prateleira a - 6 X 0,90 m = 5,40 metros lineares
prateleira b - 1 X 0,60 m = 0,60 metros lineares
TOTAL A + B = 6 metros lineares

2- documentos empilhados ou empacotados em estantes:

Fig 2

- medir a altura das pilhas de documentos


0,30 m + 0,25 m = 0,55 metros lineares

3- documentos encadernados, livros ou pastas "A" a "Z" em estantes:

Fig. 3
- medir na extensão das estantes, se estiverem na vertical, e a altura da pilha, se estiverem na
horizontal.
0,40 m + 0,20m = 0,60 metros lineares

4- documentos em arquivos ou fichários de aço:

Fig. 4

- medir a profundidade ocupada de cada gaveta.


1m + 0,30m = 1,30 metros lineares

Documentação empacotada e amontoada

Para a documentação empacotada, amarrada ou amontoada utilizar-se-á a metragem cúbica,


ou seja: comprimento X altura X largura das pilhas de documentos. Para conversão em metros
lineares, multiplique o resultado obtido em m³ por 12.

Exemplos:

Fig. 5

1- documentos empacotados, amontoados ou em caixas de diversos tamanhos, fora de


estantes.
- medir o comprimento, a altura e a largura de cada pacote, amontoado ou caixa. Multiplicar as
medidas, para obter a metragem cúbica.
- converter o resultado encontrado multiplicando o resultado encontrado em m³ por 12.
0,30 m X 0,50 m X 0, 40 m= 0,06 m³
0,06 m³ X 12= 0,72 metros lineares

Fig. 6

0,50 m X 0,50 m X 0,30 m = 0,075 m³


0,075 m³ X 12 = 0,90 metros lineares

Quantificação total

Para se obter a quantificação total dos documentos textuais proceder o somatório dos
resultados obtidos na mensuração dos documentos em posição vertical e horizontal e dos
documentos empacotados e amontoados:
6 m lineares (fig. 1) + 0,55 m lineares (fig. 2) + 0,60 m lineares (fig. 3) + 1,30 m lineares (fig. 4)
+ 0,72 m lineares (fig. 5) + 0,90 m lineares (fig. 6) = 10,07 metros lineares.

Preservação de documentos digitais

As organizações públicas e privadas e os cidadãos vêm cada vez mais transformando ou


produzindo documentos arquivísticos exclusivamente em formato digital, como textos, bases de
dados, planilhas, mensagens eletrônicas, imagens fixas ou em movimento, gravações sonoras,
material gráfico, sítios da internet, dentre muitos outros formatos e apresentações possíveis de
um vasto repertório de diversidade crescente.

As facilidades proporcionadas pelos meios e tecnologias digitais de processamento,


transmissão e armazenamento de informações reduziram custos e aumentaram a eficácia dos
processos de criação, troca e difusão da informação arquivística. O início do século XXI
apresenta um mundo fortemente dependente do documento arquivístico digital como um meio
para registrar as funções e atividades de indivíduos, organizações e governos.

Os documentos arquivísticos são gerados e mantidos por organizações e pessoas para


registrar suas atividades e servirem como fontes de prova e informação. Eles precisam ser
fidedignos e autênticos para fornecer evidência das suas ações e devem contribuir para a
ampliação da memória de uma comunidade ou da sociedade como um todo, vez que registram
informações culturais, históricas, científicas, técnicas, econômicas e administrativas.

A eficácia de um documento arquivístico depende da qualidade e do rigor dos procedimentos


de produção e manutenção realizados pelas organizações produtoras de documentos.
Entretanto, como a informação em formato digital é extremamente suscetível à degradação
física e à obsolescência tecnológica - de hardware, software e formatos -, essas novas
facilidades trazem consequências e desafios importantes para assegurar sua integridade e
acessibilidade.
Na preservação de documentos digitais, assim como na dos documentos em papel, é
necessária a adoção de ferramentas que protejam e garantam a sua manutenção. Essas
ferramentas deverão servir para reparar e restaurar registros protegidos, prevendo os danos e
reduzindo os riscos dos efeitos naturais (preservação prospectiva), ou para restaurar os
documentos já danificados (preservação retrospectiva). Para Margaret Hedstrom (1996), a
preservação digital é "(...) o planejamento, alocação de recursos e aplicação de métodos e
tecnologias para assegurar que a informação digital de valor contínuo permaneça acessível e
utilizável". A preservação digital compreende os mecanismos que permitem o armazenamento
em repositórios de dados digitais que garantiriam a perenidade dos seus conteúdos.
As condições básicas à preservação digital seriam, então, a adoção desses métodos e
tecnologias que integrariam a preservação física, lógica e intelectual dos objetos digitais. A
preservação física está centrada nos conteúdos armazenados em mídia magnética (fitas
cassete de áudio e de rolo, fitas VHS e DAT etc.) e discos óticos (CD-ROMs, WORM, discos
óticos regraváveis). A preservação lógica procura na tecnologia formatos atualizados para
inserção dos dados (correio eletrônico, material de áudio e audiovisual, material em rede etc.),
novos software e hardware que mantenham vigentes seus bits, para conservar sua capacidade
de leitura.

Somente desta forma se garantirá que esses documentos permaneçam disponíveis,


recuperáveis e compreensíveis pelo tempo que se fizer necessário.

Conclusão

Os equipamentos eletrônicos, em poucos anos, tornam-se obsoletos. Corre-se o risco, a curto


prazo, de não se ter acesso às informações guardadas em um determinado suporte. A rapidez
das mudanças tecnológicas exigem a migração contínua das informações, sendo necessário
prever e planejar essas mudanças a longo prazo.

• Recomenda-se produzir cópias de segurança (backup) dos documentos que necessitam ser
guardados.
• Recomenda-se manter os disquetes em ambientes livres de poeira, arejado, seco e sem
elevadas variações de temperatura.
• Os disquetes devem ser afastados de equipamentos que geram campos eletromagnéticos
(motores elétricos, aparelhos de som e imagem, computadores e impressoras, etc.).
• Os disquetes não podem ser guardados em mobiliários de metal. Recomenda-se o uso de
móveis de madeira, acondicionado-os em posição vertical em embalagens, preferencialmente,
de acrílico.
• Os disquetes devem ser manuseados com cuidado, evitando colocar o dedo no meio
eletromagnético.

Para os documentos impressos em computadores, as recomendações são as mesmas dos


demais documentos em suporte papel. Em termos de conservação da informação, as
impressões obtidas nos atuais equipamentos são frágeis e pouco duráveis. É preciso estar
atento para a qualidade das impressoras utilizadas. As impressoras a laser produzem cópias
um pouco mais duráveis do que as de jato de tinta e matriciais.
Termos de Arquivística

GLOSSÁRIO

1 - ACERVO

Totalidade dos documentos sob custódia de um arquivo.

2 - ACESSO

1. Possibilidade de consulta a documentos.

2. Função arquivística destinada a tornar acessíveis os documentos e a promover sua utilização


mediante a preparação e a publicação de instrumentos de pesquisa, a organização de serviço
educativo, de referência e divulgação.

3 - ACONDICIONAMENTO

Ato ou efeito de embalar ou guardar documentos de forma apropriada à sua preservação e


manuseio.

4 - ACUMULAÇÃO

Reunião de documentos produzidos e/ou recebidos no curso das atividades de uma instituição
ou pessoa.

5 - ADMINISTRAÇÃO DE ARQUIVOS
Direção, supervisão e coordenação das atividades de arquivo.

6 - Administração de documentos

Ver GESTÃO DE DOCUMENTOS

7 - AMOSTRAGEM

Técnica de seleção de documentos representativos de um conjunto.

8 - ANEXAÇÃO

Juntada, em caráter definitivo, na qual prevalece, para referência, o número do processo mais
antigo.

9 - ANEXO

Documento juntado a outro ou a um processo por afinidade de conteúdo, em caráter definitivo.

10 - APENSAÇÃO

Juntada, em caráter temporário, feita com o objetivo de elucidar ou subsidiar a matéria tratada,
conservando cada processo a sua identidade e independência.

11 - APENSO

Documento ou processo juntado a processo, sem contudo passar a integrá-lo.

12 - ARMAZENAMENTO
Ato ou efeito de guardar documentos em áreas utilizadas para este fim.

V.tb. ACONDICIONAMENTO

13 - ARQUIVAMENTO
1. Sequência de operações que visam à guarda ordenada de documentos.

2. Ação pela qual uma autoridade determina a guarda de um documento cessada a sua
tramitação.

V.tb. ARRANJO

14 - ARQUIVO

1. Conjunto de documentos independente da natureza dos suportes, acumulados por uma


pessoa física ou jurídica, pública ou privada, no desempenho de suas atividades.

2. Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, a


conservação e utilização de arquivos.

15 - ARQUIVO ADMINISTRATIVO

Arquivo com predominância de documentos decorrentes do exercício das atividades-meio de


uma instituição; expressão usada em oposição a arquivo técnico.

16 - ARQUIVO CENTRAL

Unidade responsável pela normalização dos procedimentos técnicos aplicados aos arquivos de
uma administração, podendo ou não assumir a centralização do armazenamento. Também
chamado arquivo geral.

V.tb. ARQUIVO SETORIAL

17 - ARQUIVO CORRENTE
1. Conjunto de documentos em tramitação ou não, que pelo seu valor primário é objeto de
consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração.

2. Unidade administrativa ou serviço encarregado do arquivo corrente.

18 - ARQUIVO ESTADUAL

Arquivo público mantido pela administração estadual.

19 - Arquivo geral
Ver ARQUIVO CENTRAL

20 - Arquivo histórico

Ver ARQUIVO PERMANENTE

21 - ARQUIVO INTERMEDIÁRIO

1. Conjunto de documentos originários de arquivos correntes, que aguarda destinação e com


uso pouco frequente.

2. Unidade administrativa ou serviço encarregado do arquivo intermediário.


3. Depósito especialmente construído para armazenamento de arquivos intermediários.

22 - ARQUIVO MUNICIPAL

Arquivo público mantido pela administração municipal.

23 - ARQUIVO NACIONAL

Arquivo público mantido pela administração central ou federal de um país.

24 - Arquivo particular
Ver ARQUIVO PRIVADO

25 - ARQUIVO PERMANENTE

1. Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor.

2. Unidade administrativa ou serviço encarregado do arquivo permanente. Também chamado


de arquivo histórico.

26 - ARQUIVO PRIVADO

Arquivo produzido por pessoa física ou jurídica de direito privado.

27 - ARQUIVO PÚBLICO

1. Arquivo produzido por instituição pública no exercício de suas funções, independente de seu
âmbito de ação e do sistema de governo do país.

2. Arquivo integrante da administração pública.

28 - ARQUIVO REGIONAL
Arquivo encarregado de arquivos de uma determinada região.

29 - ARQUIVO SETORIAL

1. Arquivo acumulado por um determinado setor ou serviço de uma administração.

2. Unidade administrativa ou serviço encarregado do arquivo setorial; existindo um arquivo


central, estará a ele tecnicamente subordinado.

30 - ARQUIVO TÉCNICO

Arquivo com predominância de documentos decorrentes do exercício das atividades-fim de


uma instituição; expressão usada em oposição a arquivo administrativo.

31 - ARRANJO

Sequência de operações que, de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido,


visa à organização dos documentos de um arquivo ou coleção, utilizando-se diferentes
métodos.

V.tb. QUADRO DE ARRANJO

32 - ATIVIDADE-FIM

Expressão que designa as atividades desenvolvidas em decorrência da finalidade de uma


instituição.
V.tb. ATIVIDADE-MEIO

33 - ATIVIDADE-MEIO

Expressão que designa as atividades que dão suporte à consecução das atividades-fim de uma
instituição.

V.tb. ATIVIDADE-FIM

34 - AVALIAÇÃO

Processo de análise e de documentos de arquivo, que estabelece sua destinação de acordo


com os valores que lhes são atribuídos.

V.tb. COMISSÃO DE AVALIAÇÃO

35 - CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS

Sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo, da sua produção até sua
eliminação ou guarda permanente.

V.tb. TEORIA DAS TRÊS IDADES

36 - CLASSE

Cada divisão que compõe um sistema de classificação.

37 - CLASSIFICAÇÃO

1. Organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano de


classificação ou quadro de arranjo.

2. Ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo de documentos, selecionar a categoria de


assunto sob a qual devem ser basicamente recuperados, podendo-se atribuir um código.

3. Ato pelo qual se atribui a documentos ou às informações neles contidas, graus de sigilo
conforme legislação específica. Também chamada classificação de segurança.

38 - Classificação decimal

Ver MÉTODO DECIMAL

39 - CÓDIGO

Conjunto de símbolos, normalmente letras e/ou números, que, mediante uma convenção,
representam dados.

V.tb. NOTAÇÃO

40 - CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO

Sistema de códigos derivado de um plano de classificação.

V.tb. PLANO DE CLASSIFICAÇÃO

41 - COMISSÃO DE AVALIAÇÃO
Grupo multidisciplinar encarregado da avaliação de documentos de um arquivo.

42 - CONSERVAÇÃO

Ato ou efeito de promover a preservação e a restauração de documentos.

43 - CONSULTA

Busca direta ou indireta de informações.

44 - DATA DE ACESSO

Data em que finda a restrição de acesso a um documento.

45 - DATAS-LIMITE

Elemento de identificação cronológica, em que são mencionados o início e término do período


abrangido por um conjunto de documentos.

46 - DESAPENSAÇÃO

Separação de um ou mais processos juntados por apensação.

47 - DESCARTE

Exclusão de documentos do acervo de um arquivo, após avaliação.

V.tb. ELIMINAÇÃO

48 - DESCRIÇÃO

Conjunto de procedimentos que, levando em conta os elementos formais e de conteúdo das


unidades de arquivamento, representam-nas nos instrumentos de pesquisa.

49 - DESTINAÇÃO

Decisão, a partir da avaliação, quanto ao encaminhamento dos documentos para guarda


permanente, descarte ou eliminação.

V.tb. TABELA DE TEMPORALIDADE

50 - DOCUMENTAÇÃO
1. Conjunto de documentos.

2. Ato ou serviço de coleta, processamento técnico e disseminação de informações e


documentos.

51 - DOCUMENTO

Unidade de registro de informações qualquer que seja o suporte utilizado.

V.tb. ITEM DOCUMENTAL

52 - DOCUMENTO OFICIAL

Documento emanado do poder público ou de instituições de direito privado que produz efeitos
de ordem jurídica na comprovação de um fato.

53 - DOCUMENTO OSTENSIVO

Documento sem qualquer restrição de acesso.

54 - DOCUMENTO PÚBLICO

1. Do ponto de vista da acumulação, documento de arquivo público.

2. Do ponto de vista da propriedade, documento de propriedade do poder público.

3. Do ponto de vista da produção, documento emanado do poder público.

55 - DOSSIÊ
Unidade de arquivamento constituída de documentos relacionados entre si por assunto.

56 - ELIMINAÇÃO

Destruição de documentos que, na avaliação, foram considerados sem valor para a guarda
permanente.

57 - ESPÉCIE DOCUMENTAL

Divisão de gênero documental, que reúne tipos documentais por suas características comuns
de estruturação da informação, como ata, carta, decreto, disco, filme, fita, fotografia,
memorando, ofício, plantas, relatório.

58 - FICHÁRIO

1. Conjunto de fichas ordenadas, segundo critérios pré-estabelecidos, utilizado para fins de


controle e recuperação de documentos e informações.

2. Móvel utilizado para guarda de fichas.

59 - FUNDO

Conjunto de documentos de uma mesma proveniência; termo que equivale a arquivo. Também
referido como núcleo.

60 - FUNDO ABERTO

Conjunto ao qual podem ser acrescentados novos documentos, em função do gerador do


arquivo continuar em atividade. Também referido como núcleo aberto.

61 - FUNDO FECHADO

Fundo que, em função do fato do gerador do arquivo não se encontrar mais em atividade, não
receberá acréscimos de documentos de data posterior à sua existência. Também referido como
núcleo fechado.

62 - GÊNERO DOCUMENTAL

Reunião de espécies documentais que se assemelham por seus caracteres essenciais,


particularmente o suporte e a forma de registro da informação, como documentação
audiovisual, documentação cartográfica, documentação iconográfica, documentação
informática, documentação micrográfica, documentação textual.
63 - GESTÃO DE DOCUMENTOS

Administração da produção, tramitação, organização, uso e avaliação de documentos, mediante


técnicas e práticas arquivísticas, visando a racionalização e eficiência dos arquivos. Também
referida como administração de documentos.

64 - GRAU DE SIGILO
Gradação atribuída à classificação de um documento sigiloso, de acordo com a natureza de
seu conteúdo e tendo em vista a conveniência de limitar sua divulgação às pessoas que têm
necessidade de conhecê-lo.

V.tb. CLASSIFICAÇÃO

65 - Guia de recolhimento
Ver RELAÇÃO DE RECOLHIMENTO

66 - GUIA DE TRANSFERÊNCIA

Instrumento de controle de entrada de documentos em arquivos intermediários.

67 - IDENTIFICAÇÃO

Processo de reconhecimento, sistematização e registro de informações sobre arquivos com


vista ao seu controle físico e/ou intelectual.

68 - ITEM DOCUMENTAL

Unidade documental fisicamente indivisível. Também referido como peça.

69 - JUNTADA

Ato ou efeito de apensação ou anexação de um processo a outro. Termo também aplicado à


junção de documentos a um processo.

70 - LISTA DE ELIMINAÇÃO

Relação de documentos cuja eliminação foi autorizada. Também referida como listagem de
eliminação.

71 - Lista de recolhimento
Ver RELAÇÃO DE RECOLHIMENTO

72 - Lista de transferência

Ver GUIA DE TRANSFERÊNCIA

73 - Listagem descritiva do acervo

Ver GUIA DE TRANSFERÊNCIA

RELAÇÃO DE RECOLHIMENTO
74 - Listagem de eliminação

Ver LISTA DE ELIMINAÇÃO

75 - MÉTODO DE ARQUIVAMENTO

Sequência de operações que determina a disposição dos documentos de um arquivo ou


coleção, uns em relação aos outros, e a identificação de cada unidade.

76 - MÉTODO DECIMAL

Método de ordenação que tem por eixo um plano prévio de distribuição dos documentos em
dez grandes classes, cada uma podendo ser subdividida em dez subclasses e assim por diante.

77 - Movimentação

Ver TRÂMITE

78 - NOTAÇÃO

Código de identificação das unidades de arquivamento que permite sua ordenação ou


localização. Também chamado código ou cota.

79 - Núcleo

Ver FUNDO

80 - Peça

Ver ITEM DOCUMENTAL

81 - PERÍODO DE RETENÇÃO
Período de tempo, baseado em estimativas de uso, em que os documentos devem ser
mantidos nos arquivos correntes, antes de serem transferidos para um arquivo intermediário, ou
em um arquivo intermediário, antes de serem recolhidos ao arquivo permanente.

82 - PLANO DE CLASSIFICAÇÃO

Esquema elaborado a partir do estudo das estruturas e funções da instituição e análise do


arquivo por ela produzido, pelo qual se distribuem os documentos em classes, de acordo com
métodos de arquivamento específicos. Expressão geralmente adotada em arquivos correntes.

V.tb. CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO

83 - PLANO DE DESTINAÇÃO

Esquema no qual se fixa a destinação dos documentos.

84 - PRAZO DE ELIMINAÇÃO

Prazo fixado em tabela de temporalidade ao fim do qual os documentos não considerados de


valor permanente deverão ser eliminados.

85 - PRAZO DE GUARDA

Prazo definido na tabela de temporalidade, baseado em estimativa de uso, em que os


documentos devem ser mantidos no arquivo corrente ou no arquivo intermediário, ao fim do
qual a destinação é efetivada. Também referido como prazo de retenção.

86 - Prazo de retenção
Ver PRAZO DE GUARDA

87 - PRESCRIÇÃO

Extinção de prazos para a aquisição ou perda de direitos contidos nos documentos.

88 - PRESERVAÇÃO

Prevenção da deterioração e danos em documentos, por meio de adequado controle ambiental


e/ou tratamento.

89 - PRINCÍPIO DA PROVENIÊNCIA

Princípio básico da arquivologia segundo o qual os arquivos gerados por uma instituição ou
pessoa não devem ser misturados aos de outros geradores.

90 - Princípio do respeito aos fundos


Ver PRINCÍPIO DA PROVENIÊNCIA

91 - PROJEÇÃO
Saliência colocada ou existente na parte superior das fichas, guias ou pastas suspensas
destinada ao registro de informações, permitindo rápida visualização.

92 - PROTOCOLO

Serviço encarregado do recebimento, registro, autuação, classificação, distribuição, controle da


tramitação e expedição de documentos. Também referido como unidade protocolizadora.

V.tb. ARQUIVO CORRENTE

93 - QUADRO DE ARRANJO

Esquema estabelecido para arranjo de documentos de um arquivo, a partir do estudo das


estruturas, funções ou atividades do gerador e da análise do acervo. Expressão adotada em
arquivos permanentes.

94 - RECOLHIMENTO

1. Entrada de documentos em arquivos permanentes, em conformidade com a sua jurisdição


arquivística.

2. Operação pela qual um conjunto de documentos passa da custódia do arquivo intermediário


para o arquivo permanente.

V.tb. RELAÇÃO DE RECOLHIMENTO

95 - RECUPERAÇÃO DA INFORMAÇÃO

Ato ou efeito de identificar ou localizar a informação desejada.

96 - RELAÇÃO DE RECOLHIMENTO

Instrumento de controle de entrada de documentos nos arquivos permanentes.

97 - Relação de transferência
Ver GUIA DE TRANSFERÊNCIA

98 - SELEÇÃO

Eleição, durante a avaliação de um arquivo, dos documentos de valor permanente e dos


passíveis de eliminação, mediante critérios e técnicas previamente estabelecidos.

99 - SISTEMA DE ARQUIVAMENTO

Conjunto de rotinas, procedimentos e métodos de arquivamento compatíveis entre si, tendo em


vista a organização e preservação de documentos ou arquivos, bem como acesso às
informações neles contidas.

100 - SISTEMA DE ARQUIVOS

Conjunto de arquivos que, independentemente da posição que ocupam nas respectivas


estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na persecução de
objetivos comuns.

101 - SUPORTE

Material sobre o qual são registradas as informações.

102 - TABELA DE TEMPORALIDADE

Instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos e


condições de guarda, tendo em vista transferência, recolhimento ou eliminação de documentos.

103 - TEORIA DAS TRÊS IDADES

Teoria segundo a qual os arquivos são considerados correntes, intermediários ou permanentes,


de acordo com a frequência de uso por seus geradores e a identificação de seus valores
primário e secundário.

V.tb. CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS

104 - TERMO DE ELIMINAÇÃO

Instrumento que reúne informações sucintas sobre os documentos que, após terem cumprido o
prazo de guarda estabelecido na tabela de temporalidade, foram eliminados.

V.tb. LISTA DE ELIMINAÇÃO

105 - TIPO DOCUMENTAL

Divisão de espécie documental que reúne documentos por suas características comuns em
termos de fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registro, tais como cartas
precatórias, cartas régias, cartas patentes, decretos-leis, decretos sem número, decretos
legislativos, fotografias, litogravuras, serigrafias, xilogravuras.

106 - Tipologia documental

Ver TIPO DOCUMENTAL

107 - Tramitação

Ver TRÂMITE
108 - TRÂMITE

Curso do documento, desde a sua produção ou recepção, até o cumprimento de sua função
administrativa. Também referido como tramitação ou movimentação.

109 - TRANSFERÊNCIA

Passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário.

110 - Triagem

Ver SELEÇÃO

111 - UNIDADE DE ARQUIVAMENTO

Documento ou conjunto de documentos que se toma por base para fins de classificação,
armazenamento, arranjo e notação.

112 - UNIDADE PROTOCOLIZADORA

Setor (ou unidade administrativa) que, além de realizar as atividades de protocolo, tem a
incumbência de autuar processos, independentemente de sua denominação e posicionamento
hierárquico na estrutura organizacional.

V.tb. PROTOCOLO

113 - VALOR ADMINISTRATIVO

Valor que um documento possui para a administração produtora do arquivo, na medida em que
informa, fundamenta ou aprova seus atos presentes ou futuros.

V.tb. VALOR PRIMÁRIO

114 - VALOR FISCAL

Valor atribuído a documentos ou arquivos para comprovação de operações financeiras ou


fiscais.

115 - Valor histórico

Ver VALOR PERMANENTE

116 - VALOR INFORMATIVO

Valor que um documento possui pelas informações nele contidas, independente de seu valor
probatório.

117 - VALOR LEGAL

Valor que um documento possui perante a lei para comprovar um fato ou constituir um direito.

V.tb. VALOR PROBATÓRIO

118 - VALOR PERMANENTE

Valor probatório ou valor informativo que justifica a guarda permanente de um documento em


um arquivo. Também referido como valor histórico.
V.tb. VALOR SECUNDÁRIO

119 - VALOR PRIMÁRIO

Valor atribuído aos documentos em função do interesse que possam ter para o gerador do
arquivo, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais.

120 - VALOR PROBATÓRIO

Valor intrínseco de um documento de arquivo que lhe permite servir de prova legal.

121 - VALOR SECUNDÁRIO

Valor atribuído aos documentos em função do interesse que possam ter para o gerador do
arquivo, e para outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles
para os quais foram originalmente produzidos.

122 - VIGÊNCIA

Período no qual permanecem efetivos e válidos os encargos e disposições contidos nos


documentos.
Legislação

Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991


* Política nacional de arquivos públicos e privados

Decreto nº 1.799, de 30 de janeiro de 1996


* Microfilmagem de documentos oficiais

Resolução nº 10, de 6 de dezembro de 1999


* Adoção de símbolos ISO nas sinaléticas a serem utilizadas no processo de
microfilmagem de documentos arquivísticos.

Decreto nº 4.915, de 12 de dezembro de 2003


Dispõe sobre o Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA

Decreto nº 1.173, de 29 de junho de 1994


Organização e funcionamento do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) e do
Sistema Nacional de Arquivos (SINAR)
LEI Nº 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991

Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras


providências.

O PRESIDENTE DA REPÚBLICA

Faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei:

CAPÍTULO I

DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1º - É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de


arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e
como elementos de prova e informação.

Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos


produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades
privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física,
qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações


técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase
corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Art. 4º - Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse
particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos que serão
prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja
imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da
intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.

Art. 5º - A administração pública franqueará a consulta aos documentos públicos na forma da


Lei.

Art. 6º - Fica resguardado o direito de indenização pelo dano material ou moral decorrente da
violação do sigilo, sem prejuízo das ações penal, civil e administrativa.

CAPÍTULO II

DOS ARQUIVOS PÚBLICOS

Art. 7º - Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no


exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito
Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.

§ 1º - São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por


instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços
públicos no exercício de suas atividades.

§ 2º - A cessação de atividade de instituições públicas e de caráter público implica o


recolhimento de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à
instituição sucessora.

Art. 8º - Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e


permanentes.
§ 1º - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem
movimentação, constituam objeto de consultas freqüentes.

§ 2º - Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos
órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente.

§ 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e


informativo que devem ser definitivamente preservados.

Art. 9º - A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público


será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera
de competência.

Art. 10 - Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.

CAPÍTULO III

DOS ARQUIVOS PRIVADOS

Art. 11 - Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou


recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades.

Art. 12 - Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse
público e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a
história e desenvolvimento científico nacional.

Art. 13 - Os arquivos privados identificados como de interesse público e social não poderão ser
alienados com dispersão ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior.

Parágrafo único - Na alienação desses arquivos o Poder Público exercerá preferência na


aquisição.

Art. 14 - O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse


público e social poderá ser franqueado mediante autorização de seu proprietário ou possuidor.

Art. 15 - Os arquivos privados identificados como de interesse público e social poderão ser
depositados a título revogável, ou doados a instituições arquivísticas públicas.

Art. 16 - Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente à


vigência do Código Civil ficam identificados como de interesse público e social.

CAPÍTULO IV

DA ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE INSTITUIÇÕES

ARQUIVÍSTICAS PÚBLICAS

Art. 17 - A administração da documentação pública ou de caráter público compete às


instituições arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais.

§ 1° - São arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder


Legislativo e do Poder Judiciário. São considerados, também, do Poder Executivo os arquivos
do Ministério da Marinha, do Ministério das Relações Exteriores, do Ministério do Exército e do
Ministério da Aeronáutica.

§ 2° - São Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Ex ecutivo, o arquivo do Poder Legislativo e o


arquivo do Poder Judiciário.

§ 3° - São Arquivos do Distrito Federal o arquivo d o Poder Executivo, o arquivo do Poder


Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário.

§ 4° - São Arquivos Municipais o arquivo do Poder E xecutivo e o arquivo do Poder Legislativo.

§ 5° - Os arquivos públicos dos Territórios são org anizados de acordo com sua estrutura
político-jurídica.

Art. 18 - Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e


recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos
documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos.

Parágrafo único - Para o pleno exercício de suas funções, o Arquivo Nacional poderá criar
unidades regionais.

Art. 19 - Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gestão e o recolhimento dos
documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exercício de suas
funções, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.

Art. 20 - Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão e o recolhimento dos
documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suas
funções, tramitados em juízo e oriundos de cartórios e secretarias, bem como preservar e
facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.

Art. 21 - Legislação Estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os critérios de organização


e vinculação dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos
documentos, observado o disposto na Constituição Federal, e nesta Lei.

CAPÍTULO V

DO ACESSO E DO SIGILO DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS

Art. 22 - É assegurado o direito de acesso pleno aos documentos públicos.

Art. 23 - Decreto fixará as categorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos órgãos
públicos na classificação dos documentos por eles produzidos.

§ 1° - Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado,


bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada,
da honra e da imagem das pessoas são originalmente sigilosos.

§ 2° - O acesso aos documentos sigilosos referentes à segurança da sociedade e do Estado


será restrito por um prazo máximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produção,
podendo esse prazo ser prorrogado, por uma única vez, por igual período.

§ 3° - O acesso aos documentos sigilosos referentes à honra e a imagem das pessoas será
restrito por um prazo máximo de 100 (cem) anos, a contar da data de sua produção.

Art. 24 - Poderá o Poder Judiciário, em qualquer instância, determinar a exibição reservada de


qualquer documento sigiloso, sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou
esclarecimento de situação pessoal da parte.

Parágrafo único - Nenhuma norma de organização administrativa será interpretada de modo a,


por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo.

DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 25 - Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação
em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado
como de interesse público e social.

Art. 26 - Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ , órgão vinculado ao Arquivo
Nacional, que definirá a política nacional de arquivos, como órgão central de um Sistema
Nacional de Arquivos - SINAR.

§ 1° - O Conselho Nacional de Arquivos será presidi do pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e


integrado por representantes de instituições arquivísticas e acadêmicas, públicas e privadas.

§ 2° - A estrutura e funcionamento do Conselho cria do neste artigo serão estabelecidos em


regulamento.

Art. 27 - Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 28 - Revogam-se as disposições em contrário.

Brasília, em 08 de janeiro de 1991; 170° da Indepen dência e 103° da República.

FERNANDO COLLOR

Jarbas Passarinho

(Diário Oficial da União, de 09 janeiro de 1991, e pub. ret. em 28 de janeiro de 1991)


Decreto nº 1.799, de 30 de janeiro de 1996

Regulamenta a Lei n° 5433, de 8 de maio de 1968, qu e regula a microfilmagem de documentos


oficiais, e dá outras providências.

O Presidente da República, no uso das atribuições que lhe confere o art. 84, inciso IV, da
Constituição e tendo em vista o disposto no art. 3° da Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968
Decreta:

Art.1. A microfilmagem, em todo território nacional, autorizada pela Lei nº 5.433, de 8 de


maio de 1968, abrange a dos documentos oficiais ou públicos, de qualquer espécie e em
qualquer suporte, produzidos e recebidos pelos órgãos dos Poderes Executivo,
Judiciário e Legislativo, da Administração Indireta, da União, dos Estados, do Distrito
Federal e dos Municípios, bem como a dos documentos particulares ou privados, de
pessoas físicas ou jurídicas.

Art. 2°. A emissão de cópias, traslados e certidões extraídas de microfilmes, bem assim a
autenticação desses documentos, para que possam produzir efeitos legais, em juízo ou
fora dele, é regulada por este Decreto.

Art. 3°. Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo de
reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou
eletrônicos, em diferentes graus de redução.

Art. 4°. A microfilmagem será feita em equipamentos que garantam a fiel reprodução das
informações, sendo permitida a utilização de qualquer microforma.

Parágrafo único. Em se tratando da utilização de microfichas, além dos procedimentos


previstos neste Decreto, tanto a original como a cópia terão, na sua parte superior, área
reservada a titulação, a identificação e a numeração seqüencial legíveis com a vista
desarmada, bem como fotogramas destinados à indexação.

Art. 5°. A microfilmagem, de qualquer espécie, será feita sempre em filme original, com o
mínimo de 180 linhas por milímetro de definição, garantida a segurança e qualidade de
imagem e de reprodução.

§ 1°. Será obrigatória, para efeito de segurança, a extração de filme cópia, do filme
original.

§ 2°. Fica vedada a utilização de filmes atualizáve is de qualquer tipo, tanto para a
confecção do original como para a extração de cópias.

§ 3°. O armazenamento do filme original deverá ser feito em local diferente do seu filme
cópia.

Art. 6°. Na microfilmagem poderá ser utilizado qualquer grau de redução, garantida a
legibilidade e a qualidade de reprodução.

Parágrafo único. Quando se tratar de original cujo tamanho ultrapasse a dimensão


máxima do campo fotográfico do equipamento em uso, a microfilmagem poderá ser feita
por etapas, sendo obrigatória a repetição de uma parte da imagem anterior na imagem
subseqüente, de modo que se possa identificar, por superposição, a continuidade entre
as seções adjacentes microfilmadas.

Art. 7º. Na microfilmagem de documentos cada série será sempre precedida de imagem
de abertura, com os seguintes elementos:
I - identificação do detentor dos documentos a serem microfilmados;
II - número do microfilme, se for o caso;
III - local e a data da microfilmagem;
IV - registro no Ministério da Justiça;
V - ordenação, identificação e resumo da série de documentos a serem microfilmados;
VI - menção, quando for o caso, de que a série de documentos a serem microfilmados é
continuação da série contida em microfilme anterior;
VII - identificação do equipamento utilizado, da unidade filmada e do grau de redução;
VIII - nome por extenso, qualificação funcional, se for o caso, e assinatura do detentor
dos documentos a serem microfilmados;
IX - nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade,
cartório ou empresa executora da microfilmagem.

Art. 8° No final da microfilmagem de cada série será sempre reproduzida a imagem de


encerramento, imediatamente após o último documento, com os seguintes elementos:
I - identificação do detentor dos documentos microfilmados;
II - informações complementares relativas ao item V do artigo 6 deste Decreto;
III - termo de encerramento atestando a fiel observância às disposições do presente
Decreto;
IV - menção, quando for o caso, de que a série de documentos microfilmados continua
em microfilme posterior;
V - nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade,
cartório ou empresa executora da microfilmagem.

Art. 9° Os documentos da mesma série ou seqüência, eventualmente omitidos quando da


microfilmagem, ou aqueles cujas imagens não apresentarem legibilidade, por falha de
operação ou por problema técnico, serão reproduzidos posteriormente, não sendo
permitido corte ou inserção no filme original.

§ 1° A microfilmagem destes documentos será precedi da de uma imagem de observação,


com os seguintes elementos:
a) identificação do microfilme, local e data;
b) descrição das irregularidades constatadas;
c) nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade,
cartório ou empresa executora da microfilmagem.
§ 2° É obrigatório fazer indexação remissiva para r ecuperar as informações e assegurar a
localização dos documentos.
§ 3° Caso a complementação não satisfaça os padrões de qualidade exigidos, a
microfilmagem dessa série de documentos deverá ser repetida integralmente.

Art. 10°. Para o processamento dos filmes serão utilizados equipamentos e técnicas que
assegurem ao filme alto poder de definição, densidade uniforme e durabilidade.

Art. 11. Os documentos, em tramitação ou em estudo, poderão, a critério da autoridade


competente, ser microfilmados, não sendo permitida a sua eliminação até a definição de
sua destinação final.

Art. 12. A eliminação de documentos, após a microfilmagem, dar-se-á por meios que
garantam sua inutilização, sendo a mesma precedida de lavratura de termo próprio e
após a revisão e a extração de filme cópia.

Parágrafo único. A eliminação de documentos oficiais ou públicos só deverá ocorrer se a


mesma estiver prevista na tabela de temporalidade do órgão, aprovada pela autoridade
competente na esfera de atuação do mesmo e respeitado o disposto no art. 9° da Lei n°
8.159, de 8 de janeiro de 1991.

Art. 13. Os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente, não
poderão ser eliminados após a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo
público de sua esfera de atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor.

Art. 14. Os traslados, as certidões e as cópias em papel ou em filme de documentos


microfilmados, para produzirem efeitos legais em juízo ou fora dele, terão que ser
autenticados pela autoridade competente detentora do filme original.

§ 1° Em se tratando de cópia em filme, extraída de microfilmes de documentos privados,


deverá ser emitido termo próprio, no qual deverá constar que o filme que o acompanha é
cópia fiel do filme original, cuja autenticação far-se-á nos cartórios que satisfizerem os
requisitos especificados no artigo seguinte.

§ 2° Em se tratando de cópia em papel, extraída de microfilmes de documentos privados,


a autenticação far-se-á por meio de carimbo aposto, em cada folha, nos cartórios que
satisfizerem os requisitos especificados no artigo seguinte.

§ 3° A cópia em papel, de que trata o parágrafo ant erior, poderá ser extraída utilizando-se
qualquer meio de reprodução, desde que seja assegurada a sua fidelidade e qualidade de
leitura.

Art. 15. A microfilmagem de documentos poderá ser feita por empresas e cartórios
habilitados nos termos deste Decreto.

Parágrafo único. Para exercer a atividade de microfilmagem de documentos, as


empresas e cartórios, a que se refere este artigo, além da legislação a que estão sujeitos,
deverão requerer registro no Ministério da Justiça e sujeitar-se à fiscalização que por
este será exercida quanto ao cumprimento do disposto no presente Decreto.

Art. 16. As empresas e os cartórios, que se dedicarem à microfilmagem de documentos


de terceiros, fornecerão, obrigatoriamente, um documento de garantia, declarando:
I - que a microfilmagem foi executada de acordo com o disposto neste Decreto;
II - que se responsabilizam pelo padrão de qualidade do serviço executado;
III - que o usuário passa a ser responsável pelo manuseio e conservação das
microformas.

Art. 17. Os microfilmes e filmes cópia, produzidos no exterior, somente terão valor
legal, em juízo ou fora dele, quando:
I - autenticados por autoridade estrangeira competente;
II - tiverem reconhecida pela autoridade consular brasileira a firma da autoridade
estrangeira que os houver autenticado;
III - forem acompanhados de tradução oficial.

Art. 18. Os microfilmes originais e os filmes cópia resultantes da microfilmagem de


documentos sujeitos à fiscalização, ou necessários à prestação de contas, deverão ser
mantidos pelos prazos de prescrição a que estariam sujeitos os seus respectivos
originais.

Art. 19. As infrações, às normas deste Decreto, por parte dos cartórios e empresas
registrados no Ministério da Justiça sujeitarão o infrator, observada a gravidade do fato,
às penalidades de advertência ou suspensão do registro, sem prejuízo das sanções
penais e civis cabíveis.

Parágrafo único. No caso de reincidência por falta grave, o registro será cassado
definitivamente.

Art. 20. O Ministério da Justiça expedirá as instruções que se fizerem necessárias ao


cumprimento deste Decreto.

Art. 21. Revoga-se o decreto n° 64.398, de 24 de abril de 1 969.

Art. 20. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.

Brasília, 30 de janeiro de 1996, 175° da Ind ependência e 108° da República


FERNANDO HENRIQUE CARDOSO
ARQUIVO NACIONAL

CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS

RESOLUÇÃO Nº 10, de 6 de dezembro de 1999

(D.O.U. 22/12/1999)
Dispõe sobre a adoção de símbolos ISO nas sinaléticas a serem utilizadas no processo
de microfilmagem de documentos arquivísticos.
O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ, no uso de suas
atribuições previstas no item IX, do art.18, de seu Regimento Interno, de conformidade
com deliberação do Plenário, em sua 15ª reunião ordinária realizada no dia 6 de
dezembro de 1999 e,

Considerando os dispositivos da Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968, regulamentada pelo


Decreto nº 1.799, de 30 de janeiro de 1996 e da Portaria MJ nº 58, de 20 de junho de 1996,
que tratam da microfilmagem de documentos arquivísticos;

Considerando os resultados da Comissão Especial criada pela Portaria CONARQ nº 30,


de 22 de fevereiro de 1999, com a finalidade de adequar os símbolos de normas ISO de
sinaléticas técnicas à microfilmagem de documentos arquivísticos;

Considerando a necessidade de que a microfilmagem dos documentos arquivísticos seja


realizada dentro dos padrões e normas internacionais, resolve:

Art. 1º Adotar, no processo de microfilmagem de documentos arquivísticos, símbolos


constantes da ISO 9878/1990, anexo 1, e o roteiro de sinaléticas, anexo 2.

Art. 2º Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.

JAIME ANTUNES DA SILVA

____________________________________________________________
(Diário Oficial da União de 22 de dezembro de 1999. Seção I, pg. 202)

ANEXO 1

SÍMBOLOS UTILIZADOS - ISO 9878/1990

1) Símbolos obrigatórios a serem utilizados em todos os rolos:

Fim do rolo.

Início do rolo. End of roll.

(*)
Beginning of roll. 0075

(*)
0076
Continuação de outro
rolo
Continua em outro
rolo. Continued from
another roll.
Continued on another
(*)
roll. 0491

0490 (*)

2) Símbolos obrigatórios a serem utilizados em todos os rolos, caso a documentação


tenha continuidade:

Continuação de outro
rolo
Continua em outro
rolo. Continued from
another roll.
Continued on another
(*)
roll. 0491

0490 (*)

3) Símbolos obrigatórios a serem microfilmados junto com os documentos, conforme


a situação:

Original ilegível. Original em cores.

Original difficult to read. Original in colour.

(*) (*)
0077 0488

Texto deteriorado. Repetição de


imagem.
Encadernação defeituosa.
Repetition of image.
Damaged text.
(*)
0080
Wrong binding.

0078 (*)
Páginas e/ou
números em falta.
Numeração incorreta.
Missing pages
Data incorreta. and/or issues.

(*)
Incorrect numbering. 0081

Incorrect date.

0079 (*)

(*) Números de referência da Norma ISO 7000/1984, incluídos na ISO 9878/1990.


OBS: As letras e números das mensagens, que acompanham os símbolos obrigatórios
indicados no item 1, deverão ser apresentados na fonte ARIAL, em tamanho igual ou
superior a 70 pontos. Para os símbolos indicados no item 2, o tamanho poderá variar
entre 14 e 30 pontos. Na ausência da fonte ARIAL, usar letras e números não serifados,
isto é, sem qualquer tipo de adorno, em tamanho igual ou superior a 18 milímetros para
os símbolos indicados no item 1. Para os símbolos indicados no item 2, o tamanho
poderá variar entre 3 e 7 milímetros.

ANEXO 2

ROTEIRO DE SINALÉTICAS - QUADRO DE APLICAÇÃO

I - SINALÉTICAS QUE ANTECEDEM À SEQÜÊNCIA DE DOCUMENTOS A SEREM


MICROFILMADOS:
SINALÉTICAS SÍMBOLOS ISO CORPO DAS LETRAS E INFORMAÇÕES SOBRE O USO
NÚMEROS

ARIAL OU SIMILAR 1
(ANEXO 1) PONTOS MILÍMETROS
1. INÍCIO DO ROLO 70 18 Deve constar de todos os rolos
para que não restem dúvidas
quanto ao início do filme.
ou superior ou superior
2. CONTINUAÇÃO DE 70 18 Deve ser usada para informar
OUTRO ROLO que os documentos que
precedem os que serão
ou superior ou superior
microfilmados encontram-se
em outro rolo.
3. IMAGEM DE __ 14 a 30 3a7 Deve ser usada para indicar as
OBSERVAÇÃO omissões, problemas de
legibilidade ou outras
ocorrências previstas no art. 9º
do Decreto nº 1.799, de 30
janeiro de 1996.
4. DENSIDADE UNIFORME __ __ __ Deve constar de todos os rolos
uma folha em branco,
preferencialmente com as
características do papel
fotográfico fosco, que permita
a medição da densidade do
microfilme.
5. NÚMERO DO FILME __ 70 18 Cada rolo de microfilme poderá
receber um número, para fins
de identificação, registro,
ou superior ou superior
controle e acesso.
6. LOGOTIPO E __ 14 a 30 3a7 Deve constar de todos os rolos.
IDENTIFICAÇÃO DA Caso a instituição possua
INSTITUIÇÃO DETENTORA logotipo, este poderá integrar a
DO ACERVO sinalética.
7. LOGOTIPO E __ 36 a 58 9 a 15 Pode ser usada quando a
IDENTIFICAÇÃO DO microfilmagem decorrer de
PROJETO DE patrocínio, convênio,
MICROFILMAGEM intercâmbio etc.
8. RESTRIÇÕES QUANTO __ 14 a 30 3a7 Pode ser usada para informar
À REPRODUÇÃO ao usuário que a instituição se
reserva o direito de recusar
pedidos de reprodução de
documentos de seu acervo,
que violem dispositivos legais
em vigor, tais como: Lei nº
9.610, de 19 de fevereiro de
1998 (Direitos Autorais), Lei nº
8.159, de 8 de janeiro de 1991
(Lei de Arquivos) e seus
decretos regulamentadores.

(1) Usar a fonte ARIAL, no tamanho indicado em pontos. Na ausência dessa fonte, usar
letras e números não serifados, isto é, letras e números sem qualquer tipo de adorno, no
tamanho indicado em milímetros
SINALÉTICAS SÍMBOLOS ISO CORPO DAS LETRAS E NÚMEROS INFORMAÇÕES SOBRE O USO

ARIAL OU SIMILAR 2

(ANEXO 1) PONTOS MILÍMETROS


9. SÍMBOLOS UTILIZADOS ANEXO 1 14 a 30 3a7 Deve constar de todos os rolos,
visando à orientação do
usuário.
10. IMAGEM DE ABERTURA __ 14 a 30 3a7 Deve constar de todos os rolos,
para a identificação dos
documentos e dos
procedimentos utilizados na
microfilmagem, em
conformidade com o art. 7º do
Decreto nº 1.799/96.
11. IDENTIFICAÇÃO DO __ 70 18 Pode ser usada para destacar
FUNDO / COLEÇÃO conjuntos documentais
(fundos, coleções, séries etc.),
ou superior ou superior
acrescentando outras
informações de interesse para
a melhor orientação do usuário.
12. CONTEÚDO DO ROLO __ 36 a 58 9 a 15 Deve ser usada para identificar
e localizar os documentos que
integram um mesmo rolo.
13. CARTÃO DE __ __ __ Deve constar de todos os rolos
RESOLUÇÃO para permitir a realização de
testes de qualidade.
14. SEPARAÇÃO DE __ __ __ Pode ser usada antes de cada
CONJUNTOS conjunto documental para
DOCUMENTAIS alertar o usuário da mudança
de um conjunto documental
para outro. Mais conhecida
como ZEBRA.
15. GRAU DE REDUÇÃO __ 36 a 58 9 a 15 Deve constar de todos os rolos
para informar os graus de
redução adotados. Sempre que
houver necessidade de
alteração do grau de redução
para determinado conjunto
documental, o novo grau de
redução adotado deverá ser
informado.

(2) Usar a fonte ARIAL, no tamanho indicado em pontos. Na ausência dessa fonte, usar
letras e números não serifados, isto é, letras e números sem qualquer tipo de adorno, no
tamanho indicado em milímetros

II - SINALÉTICAS POSTERIORES À SEQÜÊNCIA DE DOCUMENTOS MICROFILMADOS:


SINALÉTICAS SÍMBOLOS ISO CORPO DAS LETRAS E NÚMEROS INFORMAÇÕES SOBRE O
USO
ARIAL OU SIMILAR
(ANEXO 1) PONTOS MILÍMETROS
1. DENSIDADE __ __ __ Deve constar de todos os
UNIFORME rolos uma folha em branco,
preferencialmente com as
características do papel
fotográfico fosco, que permita
a medição da densidade do
microfilme.
2. CARTÃO DE __ __ __ Deve constar de todos os
RESOLUÇÃO rolos para permitir a
realização de testes de
qualidade.
3. IMAGEM DE __ 14 a 20 3a7 Deve constar de todos os
ENCERRAMENTO rolos, contendo as
informações previstas no art.
8º do Decreto nº 1.799/96.
4. CONTINUA EM OUTRO 70 18 Deve ser usada para informar
ROLO que documentos do mesmo
conjunto documental
ou superior ou superior
encontram-se microfilmados
em outro rolo.
5. FIM DO ROLO 70 18 Deve constar de todos os
rolos para que não restem
dúvidas quanto ao fim do
ou superior ou superior
filme.
DECRETO Nº 4.915, DE 12 DE DEZEMBRO DE 2003
Publicado no DOU de 15.12.2003

Dispõe sobre o Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, da administração


pública federal, e dá outras providências.

O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, no uso das atribuições que lhe confere o art. 84, incisos
IV e VI, alínea "a", da Constituição, e tendo em vista o disposto no art. 30 do Decreto-Lei
nº 200, de 25 de fevereiro de 1967, no art. 18 da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, e no
Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002,
DECRETA:

Art. 1º Ficam organizadas sob a forma de sistema, com a denominação de Sistema de


Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, as atividades de gestão de documentos no
âmbito dos órgãos e entidades da administração pública federal.
§ 1º Para os fins deste Decreto, consideram-se documentos de arquivo aqueles
produzidos e recebidos por órgãos e entidades da administração pública federal, em
decorrência do exercício de funções e atividades específicas, qualquer que seja o
suporte da informação ou a natureza dos documentos.
§ 2º Considera-se gestão de documentos, com base no art. 3º da Lei nº 8.159, de 8 de
janeiro de 1991, o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à
produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos, em fase corrente
e intermediária, independente do suporte, visando a sua eliminação ou recolhimento
para guarda permanente.

Art. 2º O SIGA tem por finalidade:


I - garantir ao cidadão e aos órgãos e entidades da administração pública federal, de
forma ágil e segura, o acesso aos documentos de arquivo e às informações neles
contidas, resguardados os aspectos de sigilo e as restrições administrativas ou legais;
II - integrar e coordenar as atividades de gestão de documentos de arquivo
desenvolvidas pelos órgãos setoriais e seccionais que o integram;
III - disseminar normas relativas à gestão de documentos de arquivo;
IV - racionalizar a produção da documentação arquivística pública;
V - racionalizar e reduzir os custos operacionais e de armazenagem da documentação
arquivística pública;
VI - preservar o patrimônio documental arquivístico da administração pública federal;
VII - articular-se com os demais sistemas que atuam direta ou indiretamente na gestão da
informação pública federal.

Art. 3º Integram o SIGA:


I - como órgão central, o Arquivo Nacional;
II - como órgãos setoriais, as unidades responsáveis pela coordenação das atividades de
gestão de documentos de arquivo nos Ministérios e órgãos equivalentes;
III - como órgãos seccionais, as unidades vinculadas aos Ministérios e órgãos
equivalentes.

Art. 4º Compete ao órgão central:


I - acompanhar e orientar, junto aos órgãos setoriais do SIGA, a aplicação das normas
relacionadas à gestão de documentos de arquivos aprovadas pelo Chefe da Casa Civil da
Presidência da República;
II - orientar a implementação, coordenação e controle das atividades e rotinas de
trabalho relacionadas à gestão de documentos nos órgãos setoriais;
III - promover a disseminação de normas técnicas e informações de interesse para o
aperfeiçoamento do sistema junto aos órgãos setoriais do SIGA;
IV - promover e manter intercâmbio de cooperação técnica com instituições e sistemas
afins, nacionais e internacionais;
V - estimular e promover a capacitação, o aperfeiçoamento, o treinamento e a reciclagem
dos servidores que atuam na área de gestão de documentos de arquivo.
Art. 5º Compete aos órgãos setoriais:
I - implantar, coordenar e controlar as atividades de gestão de documentos de arquivo,
em seu âmbito de atuação e de seus seccionais, em conformidade com as normas
aprovadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidência da República;
II - implementar e acompanhar rotinas de trabalho desenvolvidas, no seu âmbito de
atuação e de seus seccionais, visando à padronização dos procedimentos técnicos
relativos às atividades de produção, classificação, registro, tramitação, arquivamento,
preservação, empréstimo, consulta, expedição, avaliação, transferência e recolhimento
ou eliminação de documentos de arquivo e ao acesso e às informações neles contidas;
III - coordenar a elaboração de código de classificação de documentos de arquivo, com
base nas funções e atividades desempenhadas pelo órgão ou entidade, e acompanhar a
sua aplicação no seu âmbito de atuação e de seus seccionais;
IV - coordenar a aplicação do código de classificação e da tabela de temporalidade e
destinação de documentos de arquivo relativos as atividades-meio, instituída para a
administração pública federal, no seu âmbito de atuação e de seus seccionais;
V - elaborar, por intermédio da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e de
que trata o art. 18 do Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, e aplicar, após aprovação
do Arquivo Nacional, a tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo
relativos às atividades-fim;
VI - promover e manter intercâmbio de cooperação técnica com instituições e sistemas
afins, nacionais e internacionais;
VII - proporcionar aos servidores que atuam na área de gestão de documentos de
arquivo a capacitação, o aperfeiçoamento, o treinamento e a reciclagem garantindo
constante atualização.

Art. 6º Fica instituída, junto ao órgão central, a Comissão de Coordenação do SIGA,


cabendo-lhe:
I - assessorar o órgão central no cumprimento de suas atribuições;
II - propor políticas, diretrizes e normas relativas à gestão de documentos de arquivo, a
serem implantadas nos órgãos e entidades da administração pública federal, após
aprovação do Chefe da Casa Civil da Presidência da República;
III - propor aos órgãos integrantes do SIGA as alterações ou adaptações necessárias ao
aperfeiçoamento dos mecanismos de gestão de documentos de arquivo;
IV - avaliar os resultados da aplicação das normas e propor os ajustamentos que se
fizerem necessários, visando à modernização e ao aprimoramento do SIGA.

Art. 7º Compõem a Comissão de Coordenação do SIGA:


I - o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que a presidirá;
II - um representante do órgão central, responsável pela coordenação do SIGA,
designado pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional;
III - um representante do Sistema de Administração dos Recursos de Informação e
Informática - SISP, indicado pelo Ministro de Estado do Planejamento, Orçamento e
Gestão;
IV - um representante do Sistema de Serviços Gerais - SISG, indicado pelo Ministro do
Planejamento, Orçamento e Gestão;
V - os coordenadores das subcomissões dos Ministérios e órgãos equivalentes.
§ 1º Poderão participar das reuniões como membros ad-hoc, por solicitação de seu
Presidente, especialistas e consultores com direito a voz e não a voto, quando julgado
necessário pela maioria absoluta de seus membros.
§ 2º O Arquivo Nacional promoverá, quarenta e cinco dias após a publicação deste
Decreto, a instalação da Comissão de Coordenação do SIGA, em Brasília, para discussão
e deliberação, por maioria absoluta de seus membros, de seu regimento interno a ser
encaminhado pelo órgão central do SIGA para a aprovação do Chefe da Casa Civil da
Presidência da República.

Art. 8º Deverão ser constituídas nos Ministérios e nos órgãos equivalentes, no prazo
máximo de trinta dias após a publicação deste Decreto, subcomissões de coordenação
que reúnam representantes dos órgãos seccionais de seu âmbito de atuação com vistas
a identificar necessidades e harmonizar as proposições a serem apresentadas à
Comissão de Coordenação do SIGA.
Parágrafo único. As subcomissões serão presididas por representante designado pelo
respectivo Ministro.

Art. 9º Os órgãos setoriais do SIGA vinculam-se ao órgão central para os estritos efeitos
do disposto neste Decreto, sem prejuízo da subordinação ou vinculação administrativa
decorrente de sua posição na estrutura organizacional dos órgãos e entidades da
administração pública federal.

Art. 10. Fica instituído sistema de informações destinado à operacionalização do SIGA,


com a finalidade de integrar os serviços arquivísticos dos órgãos e entidades da
administração pública federal.
Parágrafo único. Os órgãos setoriais e seccionais são responsáveis pela alimentação e
processamento dos dados necessários ao desenvolvimento e manutenção do sistema de
que trata o caput deste artigo.

Art. 11. Compete ao Arquivo Nacional, como órgão central do SIGA, o encaminhamento,
para aprovação do Ministro Chefe da Casa Civil da Presidência da República, das normas
complementares a este Decreto, deliberadas pela Comissão de Coordenação do SIGA.

Art. 12. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.


Brasília, 12 de dezembro de 2003; 182º da Independência e 115º da República.
LUIZ INÁCIO LULA DA SILVA
José Dirceu de Oliveira e Silva
Decreto nº 1.173, de 29 de junho de 1994

Dispõe sobre a competência,


organização e funcionamento do
Conselho Nacional de Arquivos
(CONARQ) e do Sistema Nacional
de Arquivos (SINAR) e dá outras
providências
O Presidente da República, no uso de suas atribuições que lhe confere o art. 84, incisos IV
e VI, da Constituição,
Decreta:
Art. 1º O Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), órgão colegiado, vinculado as
Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da Lei n( 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre
a política nacional de arquivos, tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos
e privados, bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção
especial aos documentos de arquivo.

Art. 2º Compete ao CONARQ:

I - estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR),


visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivos;

II - promover o inter-relacionamento de arquivos públicos e privados com vistas ao


intercâmbio e integração sistêmica das atividades arquivísticas;

III - propor ao Ministro de estado da Justiça dispositivos legais necessário ao


aperfeiçoamento e à implementação da política nacional de arquivos públicos e privados;

IV - zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiam o


funcionamento e o acesso aos arquivos públicos;

V - estimular programas de gestão e de preservação de documentos públicos de âmbito


federal, estadual e municipal, produzidos ou recebidos em decorrência das funções executiva,
legislativa e judiciária;

VI - subsidiar a elaboração de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas e


prioridades da política nacional de arquivos públicos e privados;

VI - estimular a implantação de sistemas de arquivos nos Poderes Executivo, Legislativo e


Judiciário, bem como nos Estados, no Distrito Federal e nos Municípios;

VIII - estimular a integração e modernização dos arquivos públicos e privados;

IX - declarar como de interesse público e social os arquivos privados que contenham


fontes relevantes para a história e o desenvolvimento nacionais, nos termos do art. 12 da Lei nº
8.159 de 1991;

X - estimular a capacitação técnica dos recursos humanos que desenvolvam atividades de


arquivo nas instituições integrantes do SINAR;

XI - recomendar providências para a apuração e a reparação de atos lesivos à política


nacional de arquivos públicos e privados;

XII - promover a elaboração do cadastro nacional de arquivos públicos e privados, bem


como desenvolver atividades censitárias referentes a arquivos;
XIII - manter intercâmbio com outros conselhos e instituições cujas finalidades sejam
relacionadas ou complementares às suas, para prover e receber elementos de informação e
juízo, conjugar esforços e encadear ações;

XIV - articular-se com outros órgãos do Poder Público formuladores de políticas nacionais
nas áreas de educação, cultura, ciência e tecnologia e informação e informática.

Art. 3º O Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) é presidido pelo Diretor Geral do


Arquivo Nacional e constituído por quatorze membros Conselheiros, sendo:

I - dois representantes do Poder Executivo Federal;

II - dois representantes do Poder Judiciário Federal;

III - dois representantes do Poder Legislativo Federal;

IV - um representante do Arquivo Nacional;

V - dois representantes dos Arquivos Públicos Estaduais e do Distrito Federal;

VI - dois representantes dos Arquivos Públicos Municipais;

VII - um representante da Associação dos Arquivistas Brasileiros;

VIII - dois representantes de instituições não-governamentais que atuem na áreas de


ensino, pesquisa, preservação ou acesso a fontes documentais.

§ 1º cada Conselheiro terá um suplente.

§ 2º Os membros referidos nos incisos II e III e respectivos suplentes serão designados


pelo Presidentes da Câmara dos Deputados e do Senado, respectivamente.

§ 3º Os demais Conselheiros e suplentes serão designados pelo Presidente da República,


a partir de listas apresentadas pelo Ministro de estado da Justiça, mediante

indicações dos dirigentes dos órgãos e entidades representados.

§ 4º O mandato dos Conselheiros será de dois anos, permitida uma recondução.

§ 5º O Presidente do Conselho, em suas faltas e impedimentos, será substituído por seu


substituto legal no Arquivo Nacional.

Art. 4º O exercício das atividades de Conselheiros é de natureza relevante e não ensejará


qualquer remuneração.

Art. 5º Caberá ao Arquivo Nacional dar o apoio técnico e administrativo ao CONARQ.

Art. 6º O Plenário, órgão superior de deliberação do CONARQ, reunir-se-á, em caráter


ordinário, no mínimo uma vez a cada quatro meses e, extraordinariamente, mediante
convocação de seu Presidente ou a requerimento de dois terços de seus membros.

§ 1º O CONARQ terá sede e foro onde for a sede do Arquivo Nacional.

§ 2º As reuniões do Conselho poderão ser convocadas para local fora de sua sede,
sempre que razão superior indicar a conveniência de adoção desta medida.

Art. 7º O CONARQ somente se reunirá para deliberação com o quorum mínimo de seis
Conselheiros.

Art. 8º O CONARQ constituirá câmaras técnicas e comissões especiais com a finalidade


de elaborar estudos e normas necessárias à implementação da política nacional de arquivos
públicos e privados e ao funcionamento do SINAR.
Parágrafo único. Os integrantes das câmaras e comissões serão designados por portaria
do Presidente do Conselho, ad referendum do Plenário, sendo o exercício das atividades por
eles desenvolvidos considerado relevante e não ensejará qualquer remuneração.

Art. 9º O Regimento Interno do CONARQ será aprovado pelo Plenário.

Art. 10. O Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), criado pelo Decreto nº 82.308, de 25 de
setembro de 1978, e de acordo com o artigo 26 da Lei nº 8.159, de 1991, tem por finalidade
implementar a política nacional de arquivos públicos e privados, visando à gestão, à
preservação e ao acesso aos documentos de arquivo.

Art. 11. O Sistema Nacional de Arquivos tem como órgão central o CONARQ.

Art. 12. Integram o SINAR:

I - o Arquivo Nacional;

II - os arquivos do Poder Executivo Federal;

III - os arquivos do Poder Legislativo Federal;

IV - os arquivos do Poder Judiciário Federal;

V - os arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário;

VI - os arquivos do Distrito Federal, dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário;

VIII- os arquivos municipais dos poderes Executivo e Legislativo;

§1º Os arquivos referidos nos incisos II a VII, quando organizados sistemicamente,


passam a integrar o SINAR por intermédio de seus órgãos centrais.

§2º As pessoas físicas e jurídicas de direito privado, detentoras de arquivos, podem


integrar o SINAR mediante convênio com o órgão central.

Art. 13. Compete aos integrantes do sistema:

I - promover a gestão, a preservação e o acesso às informações e aos documentos na sua


esfera de competência, em conformidade com as diretrizes e normas emanadas do órgão
central;

II - disseminar, em sua área de atuação, as diretrizes e normas estabelecidas pelo órgão


central, zelando pelo seu cumprimento;

III - implementar a racionalização das atividades arquivísticas, de forma a garantir a


integridade do ciclo documental;

IV - garantir a guarda e o acesso aos documentos de valor permanente;

V - apresentar sugestões ao órgão central para o aprimoramento do Sistema;

VI - prestar informações sobre suas atividades ao órgão central;

VII - apresentar subsídios ao órgão central para a elaboração dos dispositivos legais
necessários ao aperfeiçoamento e à implementação da política nacional de arquivos públicos e
privados;

VIII - promover a integração e a modernização dos arquivos em sua esfera de atuação;

IX - propor ao órgão central os arquivos privados que possam ser considerados de


interesse público e social;

X - comunicar ao órgão central, para as devidas providências, atos lesivos ao patrimônio


arquivístico nacional;

XI - colaborar na elaboração de cadastro nacional de arquivos públicos e privados,

bem como no desenvolvimento de atividades censitárias referentes a arquivos;

XII - possibilitar a participação de especialistas nas câmaras técnicas e comissões


especiais constituídas pelo CONARQ;

XIII - proporcionar aperfeiçoamento e reciclagem aos técnicos da área de arquivo,


garantindo constante atualização.

Art. 14. Os integrantes do Sistema seguirão as diretrizes e normas emanadas do órgão


central, sem prejuízo de sua subordinação e vinculação administrativa.

Art. 15. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 16. Revoga-se o Decreto nº 82.308, de 25 de setembro de 1978, que "Institui o


Sistema Nacional de Arquivos (SINAR)".

Brasília, 29 de junho de 1994, 173º da Independência e 106º da República.

ITAMAR FRANCO

Alexandre de Paula Dupeyrat Martins

__________________________________________

Diário Oficial da União, de 30 de junho 1994.

DECRETO Nº 4.073, DE 3 DE JANEIRO DE 2002


Regulamenta a Lei no 8.159, de 8 de janeiro
de 1991, que dispõe sobre a política
nacional de arquivos públicos e privados.
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, no uso da atribuição que lhe confere o art. 84, inciso IV, da
Constituição, e tendo em vista o disposto na Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991,

DECRETA:

Capítulo I

DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS

Art. 1o O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, órgão colegiado, vinculado ao Arquivo


Nacional, criado pelo art. 26 da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, tem por finalidade definir
a política nacional de arquivos públicos e privados, bem como exercer orientação normativa
visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo.

Art. 2o Compete ao CONARQ:

I - estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema


Nacional de Arquivos - SINAR, visando à gestão, à
preservação e ao acesso aos documentos de arquivos;

II - promover o inter-relacionamento de arquivos públicos e


privados com vistas ao intercâmbio e à integração sistêmica
das atividades arquivísticas;

III - propor ao Chefe da Casa Civil da Presidência da República


normas legais necessárias ao aperfeiçoamento e à
implementação da política nacional de arquivos públicos e
privados;

IV - zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e


legais que norteiam o funcionamento e o acesso aos arquivos
públicos;

V - estimular programas de gestão e de preservação de


documentos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito
Federal e municipal, produzidos ou recebidos em decorrência
das funções executiva, legislativa e judiciária;

VI - subsidiar a elaboração de planos nacionais de


desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da política
nacional de arquivos públicos e privados;

VII - estimular a implantação de sistemas de arquivos nos


Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário da União, dos
Estados, do Distrito Federal e nos Poderes Executivo e
Legislativo dos Municípios;

VIII - estimular a integração e modernização dos arquivos


públicos e privados;

IX - identificar os arquivos privados de interesse público e


social, nos termos do art. 12 da Lei nº 8.159, de 1991;

X - propor ao Presidente da República, por intermédio do


Chefe da Casa Civil da Presidência da República, a declaração
de interesse público e social de arquivos privados;

XI - estimular a capacitação técnica dos recursos humanos que


desenvolvam atividades de arquivo nas instituições integrantes
do SINAR;

XII - recomendar providências para a apuração e a reparação


de atos lesivos à política nacional de arquivos públicos e
privados;

XIII - promover a elaboração do cadastro nacional de arquivos


públicos e privados, bem como desenvolver atividades
censitárias referentes a arquivos;

XIV - manter intercâmbio com outros conselhos e instituições,


cujas finalidades sejam relacionadas ou complementares às
suas, para prover e receber elementos de informação e juízo,
conjugar esforços e encadear ações;

XV - articular-se com outros órgãos do Poder Público


formuladores de políticas nacionais nas áreas de educação,
cultura, ciência, tecnologia, informação e informática

Art. 3o São membros conselheiros do CONARQ:

I - o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que o presidirá;

II - dois representantes do Poder Executivo Federal;

III - dois representantes do Poder Judiciário Federal;

IV - dois representantes do Poder Legislativo Federal;

V - um representante do Arquivo Nacional;


VI - dois representantes dos Arquivos Públicos Estaduais e do
Distrito Federal;

VII - dois representantes dos Arquivos Públicos Municipais;

VIII - um representante das instituições mantenedoras de curso


superior de arquivologia;

IX - um representante de associações de arquivistas;

X - três representantes de instituições que congreguem


profissionais que atuem nas áreas de ensino, pesquisa,
preservação ou acesso a fontes documentais.

§ 1o Cada Conselheiro terá um suplente

§ 2o Os membros referidos nos incisos III e IV e respectivos suplentes serão


designados pelo Presidente do Supremo Tribunal Federal e pelos Presidentes
da Câmara dos Deputados e do Senado Federal, respectivamente.

§ 3o Os conselheiros e suplentes referidos nos inciso II e V a X serão


designados pelo Presidente da República, a partir de listas apresentadas pelo
Chefe da Casa Civil da Presidência da República, mediante indicações dos
dirigentes dos órgãos e entidades representados.

§ 4o O mandato dos Conselheiros será de dois anos, permitida uma


recondução.

§ 5o O Presidente do CONARQ, em suas faltas e impedimentos, será


substituído por seu substituto legal no Arquivo Nacional.

Art. 4o Caberá ao Arquivo Nacional dar o apoio técnico e administrativo ao CONARQ.

Art. 5o O Plenário, órgão superior de deliberação do CONARQ, reunir-se-á, em caráter


ordinário, no mínimo, uma vez a cada quatro meses e, extraordinariamente, mediante
convocação de seu Presidente ou a requerimento de dois terços de seus membros.

§ 1o O CONARQ funcionará na sede do Arquivo Nacional.

§ 2o As reuniões do CONARQ poderão ser convocadas para local fora da sede


do Arquivo Nacional, por deliberação do Plenário ou ad referendum deste,
sempre que razão superior indicar a conveniência de adoção dessa medida

Art. 6o O CONARQ somente se reunirá para deliberação com o quorum mínimo de dez
conselheiros.

Art. 7o O CONARQ poderá constituir câmaras técnicas e comissões especiais, com a


finalidade de elaborar estudos, normas e outros instrumentos necessários à implementação da
política nacional de arquivos públicos e privados e ao funcionamento do SINAR, bem como
câmaras setoriais, visando a identificar, discutir e propor soluções para questões temáticas que
repercutirem na estrutura e organização de segmentos específicos de arquivos, interagindo
com as câmaras técnicas.
Parágrafo único. Os integrantes das câmaras e comissões serão designados pelo Presidente
do CONARQ, ad referendum do Plenário.

Art. 8o É considerado de natureza relevante, não ensejando qualquer remuneração, o exercício


das atividades de Conselheiro do CONARQ e de integrante das câmaras e comissões.
Art. 9o A aprovação do regimento interno do CONARQ, mediante proposta deste, é da
competência do Chefe da Casa Civil da Presidência da República.

Capítulo II

DO SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS

Art. 10. O SINAR tem por finalidade implementar a política nacional de arquivos públicos e
privados, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivo.

Art. 11. O SINAR tem como órgão central o CONARQ.

Art. 12. Integram o SINAR:

I - o Arquivo Nacional;

II - os arquivos do Poder Executivo Federal;

III - os arquivos do Poder Legislativo Federal;

IV - os arquivos do Poder Judiciário Federal;

V - os arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e


Judiciário;

VI - os arquivos do Distrito Federal dos Poderes Executivo,


Legislativo e Judiciário;

VII - os arquivos municipais dos Poderes Executivo e


Legislativo.

§ 1o Os arquivos referidos nos incisos II a VII, quando organizados


sistemicamente, passam a integrar o SINAR por intermédio de seus órgãos
centrais.

§ 2o As pessoas físicas e jurídicas de direito privado, detentoras de arquivos,


podem integrar o SINAR mediante acordo ou ajuste com o órgão central.

Art. 13. Compete aos integrantes do SINAR:

I - promover a gestão, a preservação e o acesso às


informações e aos documentos na sua esfera de competência,
em conformidade com as diretrizes e normas emanadas do
órgão central;

II - disseminar, em sua área de atuação, as diretrizes e normas


estabelecidas pelo órgão central, zelando pelo seu
cumprimento;

III - implementar a racionalização das atividades arquivísticas,


de forma a garantir a integridade do ciclo documental;

IV - garantir a guarda e o acesso aos documentos de valor


permanente;

V - apresentar sugestões ao CONARQ para o aprimoramento


do SINAR;

VI - prestar informações sobre suas atividades ao CONARQ;


VII - apresentar subsídios ao CONARQ para a elaboração de
dispositivos legais necessários ao aperfeiçoamento e à
implementação da política nacional de arquivos públicos e
privados;

VIII - promover a integração e a modernização dos arquivos


em sua esfera de atuação;

IX - propor ao CONARQ os arquivos privados que possam ser


considerados de interesse público e social;

X - comunicar ao CONARQ, para as devidas providências, atos


lesivos ao patrimônio arquivístico nacional;

XI - colaborar na elaboração de cadastro nacional de arquivos


públicos e privados, bem como no desenvolvimento de
atividades censitárias referentes a arquivos;

XII - possibilitar a participação de especialistas nas câmaras


técnicas, câmaras setoriais e comissões especiais constituídas
pelo CONARQ;

XIII - proporcionar aperfeiçoamento e reciclagem aos técnicos


da área de arquivo, garantindo constante atualização.

Art.14. Os integrantes do SINAR seguirão as diretrizes e normas emanadas do CONARQ, sem


prejuízo de sua subordinação e vinculação administrativa.

Capítulo III

DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS

Art. 15. São arquivos públicos os conjuntos de documentos:


I - produzidos e recebidos por órgãos e entidades públicas
federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais, em
decorrência de suas funções administrativas, legislativas e
judiciárias;
II - produzidos e recebidos por agentes do Poder Público, no
exercício de seu cargo ou função ou deles decorrente;
III - produzidos e recebidos pelas empresas públicas e pelas
sociedades de economia mista;
IV - produzidos e recebidos pelas Organizações Sociais,
definidas como tal pela Lei nº 9.637, de 15 de maio de 1998, e
pelo Serviço Social Autônomo Associação das Pioneiras
Sociais, instituído pela Lei nº 8.246, de 22 de outubro de 1991.
Parágrafo único. A sujeição dos entes referidos no inciso IV às normas arquivísticas do
CONARQ constará dos Contratos de Gestão com o Poder Público.
Art. 16. Às pessoas físicas e jurídicas mencionadas no art. 15 compete a responsabilidade pela
preservação adequada dos documentos produzidos e recebidos no exercício de atividades
públicas.

Art. 17. Os documentos públicos de valor permanente, que integram o acervo arquivístico das
empresas em processo de desestatização, parcial ou total, serão recolhidos a instituições
arquivísticas públicas, na sua esfera de competência.

§ 1o O recolhimento de que trata este artigo constituirá cláusula específica de


edital nos processos de desestatização.
§ 2o Para efeito do disposto neste artigo, as empresas, antes de concluído o
processo de desestatização, providenciarão, em conformidade com as normas
arquivísticas emanadas do CONARQ, a identificação, classificação e avaliação
do acervo arquivístico.

§ 3o Os documentos de valor permanente poderão ficar sob a guarda das


empresas mencionadas no § 2o, enquanto necessários ao desempenho de
suas atividades, conforme disposto em instrução expedida pelo CONARQ.

§ 4o Os documentos de que trata o caput são inalienáveis e não são sujeitos a


usucapião, nos termos do art. 10 da Lei nº 8.159, de 1991.

§ 5o A utilização e o recolhimento dos documentos públicos de valor


permanente que integram o acervo arquivístico das empresas públicas e das
sociedades de economia mista já desestatizadas obedecerão às instruções do
CONARQ sobre a matéria.

Capítulo IV

DA GESTÃO DE DOCUMENTOS

DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA FEDERAL

Seção I

Das Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos

Art. 18. Em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal será constituída comissão
permanente de avaliação de documentos, que terá a responsabilidade de orientar e realizar o
processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu
âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a
eliminação dos destituídos de valor.

§ 1o Os documentos relativos às atividades-meio serão analisados, avaliados e


selecionados pelas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos dos
órgãos e das entidades geradores dos arquivos, obedecendo aos prazos
estabelecidos em tabela de temporalidade e destinação expedida pelo
CONARQ.

§ 2o Os documentos relativos às atividades-meio não constantes da tabela


referida no § 1o serão submetidos às Comissões Permanentes de Avaliação de
Documentos dos órgãos e das entidades geradores dos arquivos, que
estabelecerão os prazos de guarda e destinação daí decorrentes, a serem
aprovados pelo Arquivo Nacional.

§ 3o Os documentos relativos às atividades-fim serão avaliados e selecionados


pelos órgãos ou entidades geradores dos arquivos, em conformidade com as
tabelas de temporalidade e destinação, elaboradas pelas Comissões
mencionadas no caput, aprovadas pelo Arquivo Nacional.

Seção II

Da Entrada de Documentos Arquivísticos Públicos no Arquivo Nacional

Art. 19. Os documentos arquivísticos públicos de âmbito federal, ao serem transferidos ou


recolhidos ao Arquivo Nacional, deverão estar avaliados, organizados, higienizados e
acondicionados, bem como acompanhados de instrumento descritivo que permita sua
identificação e controle.
Parágrafo único. As atividades técnicas referidas no caput, que precedem à transferência ou ao
recolhimento de documentos, serão implementadas e custeadas pelos órgãos e entidades
geradores dos arquivos.
Art. 20. O Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão deverá, tão logo sejam nomeados
os inventariantes, liquidantes ou administradores de acervos para os órgãos e entidades
extintos, solicitar à Casa Civil da Presidência da República a assistência técnica do Arquivo
Nacional para a orientação necessária à preservação e à destinação do patrimônio documental
acumulado, nos termos do § 2º do art. 7° da Lei nº 8.159, de 1991.

Art. 21. A Casa Civil da Presidência da República, mediante proposta do Arquivo Nacional,
baixará instrução detalhando os procedimentos a serem observados pelos órgãos e entidades
da Administração Pública Federal, para a plena consecução das medidas constantes desta
Seção.

Capítulo V

DA DECLARAÇÃO DE INTERESSE PÚBLICO E SOCIAL DE ARQUIVOS PRIVADOS

Art. 22. Os arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas que contenham documentos
relevantes para a história, a cultura e o desenvolvimento nacional podem ser declarados de
interesse público e social por decreto do Presidente da República.

§ 1o A declaração de interesse público e social de que trata este artigo não


implica a transferência do respectivo acervo para guarda em instituição
arquivística pública, nem exclui a responsabilidade por parte de seus
detentores pela guarda e a preservação do acervo.

§ 2o São automaticamente considerados documentos privados de interesse


público e social:

I - os arquivos e documentos privados tombados pelo Poder


Público;

II - os arquivos presidenciais, de acordo com o art. 3º da Lei nº


8.394, de 30 de dezembro de 1991;

III - os registros civis de arquivos de entidades religiosas


produzidos anteriormente à vigência da Lei nº 3.071, de 1º de
janeiro de 1916, de acordo com o art. 16 da Lei nº 8.159, de
1991.

Art. 23. O CONARQ, por iniciativa própria ou mediante provocação, encaminhará solicitação,
acompanhada de parecer, ao Chefe da Casa Civil da Presidência da República, com vistas à
declaração de interesse público e social de arquivos privados pelo Presidente da República.

§ 1o O parecer será instruído com avaliação técnica procedida por comissão


especialmente constituída pelo CONARQ.

§ 2o A avaliação referida no § 1o será homologada pelo Presidente do


CONARQ.

§ 3o Da decisão homologatória caberá recurso das partes afetadas ao Chefe


da Casa Civil da Presidência da República, na forma prevista na Lei nº 9.784,
de 29 de janeiro de 1999.

Art. 24. O proprietário ou detentor de arquivo privado declarado de interesse público e social
deverá comunicar previamente ao CONARQ a transferência do local de guarda do arquivo ou
de quaisquer de seus documentos, dentro do território nacional.

Art. 25. A alienação de arquivos privados declarados de interesse público e social deve ser
precedida de notificação à União, titular do direito de preferência, para que manifeste, no prazo
máximo de sessenta dias, interesse na aquisição, na forma do parágrafo único do art. 13 da Lei
nº 8.159, de 1991.

Art. 26. Os proprietários ou detentores de arquivos privados declarados de interesse público e


social devem manter preservados os acervos sob sua custódia, ficando sujeito à
responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que
desfigurar ou destruir documentos de valor permanente.

Art. 27. Os proprietários ou detentores de arquivos privados declarados de interesse público e


social poderão firmar acordos ou ajustes com o CONARQ ou com outras instituições,
objetivando o apoio para o desenvolvimento de atividades relacionadas à organização,
preservação e divulgação do acervo.

Art. 28. A perda acidental, total ou parcial, de arquivos privados declarados de interesse público
e social ou de quaisquer de seus documentos deverá ser comunicada ao CONARQ, por seus
proprietários ou detentores.

Capítulo VI

DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS

Art. 29. Este Decreto aplica-se também aos documentos eletrônicos, nos termos da lei.

Art. 30. O Chefe da Casa Civil da Presidência da República baixará instruções complementares
à execução deste Decreto.

Art. 31. Fica delegada competência ao Chefe da Casa Civil da Presidência da República,
permitida a subdelegação, para designar os membros do CONARQ de que trata o § 3o do art.
3o.

Art. 32. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 33. Ficam revogados os Decretos nos 1.173, de 29 de junho de 1994, 1.461, de 25 de abril
de 1995, 2.182, de 20 de março de 1997, e 2.942, de 18 de janeiro de 1999.

Brasília, 3 de janeiro de 2002; 181o da Independência e 114o da República.

FERNANDO HENRIQUE CARDOSO

Silvano Gianni

[Publicado no Diário Oficial da União, de 04 de Janeiro de 2002]


EXERCÍCIOS DE FIXAÇÃO

Os gabaritos encontram-se no final


dos exercícios

01 - Assinale a opção em que a definição do termo "protocolo" diz respeito ao controle


de documentos recebidos e/ou expedidos.
(A) Acordo entre duas ou mais nações, menos importante que o tratado ou a convenção.
(B) Versão preliminar de um acordo entre países, denomina da protocolo de intenções.
(C) Conjunto de normas cerimoniais reguladoras de atos públicos.
(D) Registro de uma conferência internacional ou negociação diplomática.
(E) Livro de registro da correspondência oficial de uma empresa ou instituição.

02 - Indique a única opção correta de arquivamento, pelo método alfabético, para o


nome:
GENERAL JURANDIR DE CASTELO BRANCO JUNIOR.
(A) Branco Jr., General Jurandir de Castelo.
(B) Junior, General Jurandir de Castelo Branco
(C) General Branco Junior, Jurandir de Castelo
(D) Castelo Branco Junior, Jurandir de (General)
(E) de Castelo Branco Junior, General Jurandir

03 - Assinale a afirmativa INCORRETA a respeito dos arquivos.


(A) Existem três tipos de arquivos: de primeira idade ou corrente, de segunda idade ou
intermediário e de terceira idade ou permanente.
(B) Os documentos e papéis que são consultados com menos frequência devem ser
arquivados em separado daqueles de uso contínuo.
(C) Os documentos em curso ou de uso frequente devem ser conservados na sede das
empresas que os produziram ou em dependências próximas.
(D) De acordo com a frequência de consulta, existem tipos diferentes de arquivos, e para cada
um deles há uma forma distinta de organizar, conservar e tratar os documentos.
(E) Devem ser destruídos todos os documentos que têm apenas valor histórico ou que
passaram a ser considerados inúteis ou imprestáveis.

04 - Considerando a polissemia do termo arquivo, assinale qual das assertivas abaixo


NÃO corresponde a uma de suas definições.
a) Conjunto de documentos colecionados por pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou
privadas, ao longo de sua existência.
b) Acumulação ordenada de documentos criados por uma instituição ou pessoa no curso de
sua atividade e preservados para a consecução de seus objetivos políticos, legais e culturais.
c) Documentos produzidos ou usados no curso de um ato administrativo ou executivo de que
são parte constituinte.
d) Entidade administrativa responsável pela custódia, pelo tratamento documental e pela
utilização dos arquivos.
e) Edifício onde são guardados os arquivos.

05- Assinale a opção que não se caracteriza como atividade de gestão de documentos.
a) Inspeção
b) Avaliação
c) Destinação
d) Descrição
e) Eliminação

06 - O Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, criado pelo Decreto nº


4.915, de dezembro de 2003, tem por finalidade:
I. disseminar normas relativas à gestão de documentos de arquivo.
II. racionalizar a produção da documentação arquivística pública.
III. racionalizar e reduzir os custos operacionais e de armazenagem da documentação
arquivística pública.
IV. preservar o patrimônio documental arquivístico da administração pública federal.
A quantidade de itens corretos é igual a:
a) 0.
b) 1.
c) 2.
d) 3.
e) 4.

07 - O levantamento da produção documental é realizado pelas organizações


interessadas em obter dados sobre os documentos produzidos por suas unidades e
permite diagnosticar problemas existentes na gestão de documentos. Assim sendo, as
informações relacionadas a seguir são fundamentais para a definição de um quadro
geral, exceto:
a) produtor do documento.
b) trâmite cumprido pelo documento.
c) localização de vias e cópias.
d) quantificação do acervo.
e) frequência de uso.

08 - Das atividades abaixo, assinale a que não se caracteriza como atividade de arquivo
corrente.
a) Análise
b) Ordenação
c) Descrição
d) Arquivamento
e) Empréstimo

09 - Os documentos de segunda idade são aqueles:


a) que retratam a origem da entidade, o seu procedimento e o seu funcionamento.
b) que se conservam junto aos órgãos produtores em razão da frequência com que são
consultados.
c) que aguardam em depósito de armazenamento temporário sua destinação final.
d) que exigem medidas especiais de proteção quanto à sua guarda e acesso ao público.
e) reunidos de acordo com um critério de arranjo preestabelecido.

10 - Tendo em vista a gestão dos arquivos correntes, julgue os itens apresentados.


I. São aqueles cujos documentos encontram-se em curso ou que, mesmo sem movimentação,
são objeto de consultas frequentes.
II. Seus documentos apresentam valor primário e secundário, podendo ser, o valor secundário,
probatório ou informativo.
III. Seus documentos não estão sujeitos a empréstimo, devendo ser copiados quando do
pedido de informação.
IV. Os documentos de natureza ostensiva deverão ser abertos e analisados, os de natureza
sigilosa serão encaminhados aos chefes de serviço.
A quantidade de itens corretos é igual a
a) 0.
b) 1.
c) 2.
d) 3.
e) 4.

11 - Com relação ao Código de Classificação de Documentos de Arquivo da Resolução nº


14 do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ é incorreto afirmar que:
a) o modelo de código adotado baseia-se no sistema decimal de classificação.
b) os assuntos correspondem a funções, atividades, espécies e tipos documentais.
c) os códigos numéricos refletem a hierarquia funcional do órgão, partindo-se do geral para o
particular.
d) os grupos e subgrupos correspondem às divisões mais genéricas do código.
e) as classes são representadas por um número inteiro composto de três algarismos.

12 - Dependendo do aspecto sob o qual os arquivos são estudados, eles podem ser
classificados segundo:
a) as entidades mantenedoras.
b) a tipologia documental.
c) os estágios de sua evolução.
d) a extensão de sua atuação.
e) a natureza dos documentos.

13 - Entre as atividades apresentadas a seguir, assinale aquela que NÃO corresponde a


uma atividade desenvolvida nos serviços de protocolo.
a) Registro
b) Avaliação
c) Autuação
d) Expedição
e) Recebimento

14 - Conforme consta na obra Arquivo: teoria e prática, de Marilena Leite Paes, receber
de vários setores documentos a serem redistribuídos é uma rotina característica de:
a) protocolo.
b) arquivo corrente.
c) arquivo intermediário.
d) arquivo permanente.
e) sala de consulta.

15 - Observe o quadro abaixo:


Dissertações
Antropologia
Antropologia Cultural
Teoria Antropológica
História
Sociologia
Monografias
Antropologia
História
História Antiga
História Moderna
Sociologia
Teses
Antropologia
História
Sociologia
Sociologia da Educação
Sociologia Rural

De acordo com a obra Arquivo: teoria e prática, de Marilena Leite Paes, a forma de
ordenação adotada no exemplo acima corresponde à:
a) duplex.
b) enciclopédica.
c) alfabética.
d) dicionária.
e) decimal.

16 - T. R. Schellenberg, em sua obra Arquivos Modernos, elabora várias recomendações


a serem consideradas quando da avaliação documental. Assinale a opção que NÃO
corresponde a uma recomendação do autor.
a) Os padrões para a avaliação não devem ser encarados como absolutos ou finais.
b) O arquivista deve avaliar o acervo em partes, baseando-se nas unidades administrativas do
órgão, separadamente.
c) O arquivista deve aplicar os padrões de avaliação com moderação e bom senso. Não deve
conservar nem demais nem de menos.
d) Na avaliação de documentos sobre assuntos que não domine o arquivista deverá buscar o
auxílio de especialistas na área.
e) O arquivista pode usar diferentes critérios na avaliação de documentos de diferentes
períodos históricos.

17 - Quanto ao prazo precaucional utilizado para a definição de prazos de guarda de


documentos de arquivo, é correto afirmar que:
a) se relaciona ao valor secundário.
b) ocorre durante a vigência do documento.
c) se cumpre no arquivo corrente.
d) pressupõe a garantia de direitos.
e) se define durante a tramitação.

18 - O processo que consiste na ordenação dos documentos em fundos, na ordenação


das séries dentro dos fundos e, se necessário, dos itens documentais dentro das séries
é:
a) a catalogação.
b) o arranjo.
c) a análise.
d) a avaliação.
e) a descrição.

19 - Um programa de gestão de documentos eficiente prevê a gestão dos acervos e dos


recursos nela empregados. Isso implica planejar a distribuição prévia das áreas de
depósito, indicando a utilização atual e futura dos espaços disponíveis. Conforme o
Dicionário de Terminologia Arquivística da Associação dos Arquivistas de São Paulo,
esse planejamento consubstancia-se no plano de:
a) destinação.
b) arquivamento.
c) armazenamento.
d) classificação.
e) descrição.

20 - Com relação aos guias de arquivo é incorreto afirmar que:


a) um guia de arquivo deve conter uma descrição sumária dos fundos que compõem seu
acervo.
b) um guia de arquivo deve conter indicação dos instrumentos de pesquisa de que dispõe.
c) um guia de arquivo deve conter dados sobre localização e funcionamento do arquivo.
d) o guia é, preferencialmente, o primeiro instrumento de pesquisa a ser produzido por um
arquivo.
e) o guia de arquivo deve abordar conjuntos documentais já organizados e acessíveis ao
público.

21 - Ao organizar um acervo, o arquivista pode selecionar documentos referentes a um


tema que julga importante, para descrever pormenorizadamente. O instrumento de
pesquisa resultante dessa descrição chama-se:
a) inventário analítico.
b) inventário sumário.
c) índice.
d) repertório.
e) guia.

22 - O Sistema Nacional de Arquivos - SINAR tem como uma de suas competências:


a) promover a elaboração do cadastro nacional de arquivos públicos e privados, bem como
desenvolver atividades censitárias referentes a arquivos.
b) recomendar providências para a apuração e a reparação de atos lesivos à política nacional
de arquivos públicos e privados.
c) implementar a racionalização das atividades arquivísticas, de forma a garantir a integridade
do ciclo documental.
d) estimular programas de gestão e de preservação de documentos públicos de âmbito federal,
estadual, do Distrito Federal e municipal.
e) zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiam o
funcionamento e o acesso aos arquivos públicos.

23 - De acordo com a Resolução nº 19 do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, as


pessoas jurídicas de direito privado sucessoras de empresas públicas, detentoras de
documentos públicos devem garantir a sua preservação e acesso, procedendo às
seguintes atividades arquivísticas:
I. identificação.
II. avaliação.
III. acondicionamento.
IV. restauração.
A quantidade de itens certos é igual a:
a) 0.
b) 1.
c) 2.
d) 3.
e) 4.

24 - De acordo com a legislação vigente, na microfilmagem de documentos cada série


será sempre precedida de imagem de abertura, com os seguintes elementos:
I. registro da empresa no Ministério da Indústria e do Comércio.
II. ordenação, identificação e resumo da série de documentos a serem microfilmados.
III. identificação do equipamento utilizado, da unidade filmada e do grau de redução.
IV. informações sobre o estado de conservação dos documentos originais.
O número de itens certos é igual a:
a) 0.
b) 1.
c) 2.
d) 3.
e) 4.

25 - De acordo com a Resolução nº 10 do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ


baseada na ISO 9878/1990, assinale qual dos símbolos utilizados na microfilmagem de
documentos arquivísticos corresponde à informação original ilegível.
26 - Entre as atividades de conservação, assinale a que corresponde à utilização de
agentes químicos para a destruição de insetos e micro-organismos que causam danos
aos documentos.
a) Laminação
b) Umidificação
c) Higienização
d) Desacidificação
e) Fumigação

27 - Assinale a assertiva correta com relação à conservação e preservação adequada dos


acervos arquivísticos.
a) Um meio simples e seguro de destruir a infestação por insetos é submeter o material a
congelamento.
b) Os extintores de incêndio devem empregar substâncias líquidas e ser instalados em locais
bem visíveis.
c) Os documentos textuais, em suporte papel, devem ser guardados na posição horizontal, em
estantes e em ambientes bem ventilados.
d) Os documentos atacados pelo mofo devem ser expostos ao sol para secagem e depois
aspirados.
e) Na identificação das caixas, devem ser usadas etiquetas autoadesivas e tintas hidrográficas.

28 - As formas mais comuns de arquivamento de documentos, estabelecidas pela ABNT


- Associação Brasileira de Normas Técnicas, são:
a) Ordem de chegada, alfanumérica, por assunto, geográfica, cromática.
b) Por manuseio, cromática, cronológica, alfabética, numérica.
c) Alfabética, alfanumérica, numérica, por assunto, cronológica.
d) Alfanumérica, por manuseio, geográfica, ordem de chegada, cronológica.
e) Numérica, por manuseio, por assunto, cronológica, alfabética.

29 - Indique a alternativa que apresenta o correto arquivamento, por ordem alfabética,


dos seguintes nomes:
José Costa da Silva e Pedro Miguel Santa Rosa
a) Costa da Silva, José Santa Rosa, Pedro Miguel
b) da Silva, José Costa Rosa, Pedro Miguel Santa
c) Silva, José Costa da Santa Rosa, Pedro Miguel
d) Costa da Silva, José Rosa, Pedro Miguel Santa
e) Silva, José Costa Rosa, Pedro Miguel Santa

30 - Considerando a teoria das três idades, a avaliação dos documentos de arquivo deve
ser realizada no estágio:
a) intermediário;
b) corrente/intermediário;
c) intermediário/permanente.;
d) corrente;
e) permanente

31 - A aplicação do respeito à ordem original implica que se um arquivo recebe


documentos misturados e desordenados, ele:
(A) pode reorganizar apenas os documentos fotográficos, integrando-os à "série fotografias" já
existente.
(B) é obrigado a respeitar essa ordem inicial sob qualquer circunstância, podendo fazer
referenciações, desde que não altere a ordem dos documentos.
(C) não pode reorganizar os documentos quando eles forem documentos correntes
encaminhados pelos respectivos setores administrativos.
(D) pode desrespeitar a ordem original sempre que esta não refletir a produção e a acumulação
da fase corrente.
(E) não pode reorganizar os documentos se eles forem frutos de doações particulares de
titulares já falecidos.
32 - A tipologia documental é hoje um dos temas centrais da arquivologia. Com base na
tipologia, pode-se estabelecer séries, segundo Heloísa Bellotto (Arquivos Permanentes,
1991:25), com "uniformidade de função, vigência e procedência". Para que isso ocorra, o
arquivista deve estabelecer a tipologia com base:
(A) no organograma administrativo da entidade produtora de documentos.
(B) na vigência jurídico-administrativa dos documentos em questão.
(C) em tabelas de equivalência entre tipos diplomáticos e tipos arquivísticos.
(D) na análise da procedência diplomática dos documentos em questão.
(E) na estrutura orgânico-funcional da entidade produtora de documentos.

33 - A classificação dos documentos de arquivo em "textual", "audiovisual",


"cartográfico" ou "iconográfico" implica em definição:
(A) da espécie documental.
(B) da forma do documento.
(C) do formato do documento.
(D) do gênero documental.
(E) do tipo documental.

34 - Quanto à natureza do assunto, os documentos podem ser classificados em:


(A) públicos e privados.
(B) ostensivos e sigilosos.
(C) correntes e permanentes.
(D) tipológicos e diplomáticos.
(E) administrativos e históricos.

35 - Carta, ata, relatório, edital, e decreto são definidos segundo uma certa categorização
de documentos arquivísticos. Assinale a definição que melhor conceitua essa
categorização.
(A) Configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na
comunicação de seu conteúdo.
(B) Denominação dos documentos conforme o estágio de preparação e de transmissão.
(C) Configuração que assume um documento de acordo com a disposição das informações
nele contidas.
(D) Configuração que assume uma espécie documental de acordo com a atividade que a gerou.
(E) Configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi
confeccionado.

36 - A Lei 8.159, de 08 de janeiro de 1991, dispõe sobre a política nacional de arquivos


públicos e privados. De acordo com ela, os arquivos públicos são os conjuntos de
documentos:
(A) produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades
privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física,
qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
(B) produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito
federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções
administrativas, legislativas e judiciárias, qualquer que seja o suporte da informação ou a
natureza dos documentos.
(C) e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento
em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou transferência para guarda
permanente, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
(D) de mais de 50 anos de idade produzidos e recebidos por instituições públicas ou privadas,
em decorrência de suas atividades ligadas ao serviço público ou não, qualquer que seja o
suporte da informação ou a natureza dos documentos.
(E) pessoais ou administrativos, produzidos e recebidos pelas autoridades do poder executivo
em seu respectivo nível de competência, qualquer que seja o suporte da informação ou a
natureza dos documentos.

37 - A regulamentação da Lei 8.159, pelo Decreto 4.073, de 3 de janeiro de 2002, define,


ainda, que os arquivos privados, quando considerados como conjuntos de fontes
relevantes para a história, cultura e desenvolvimento nacional:
(A) poderão ser declarados de interesse público e social por decreto do Presidente da
República.
(B) passam a estar sujeitos às mesmas regulamentações da Lei de Patrimônio Histórico
Nacional.
(C) podem ser objeto de desapropriação por parte do poder público competente desde que
seus proprietários recebam justa indenização.
(D) se franqueados à consulta pública, não poderão ser objeto de quaisquer tipos de taxas ou
impostos.
(E) passam a ter seu acervo sujeito às normalizações do Conselho Nacional de Arquivos
(CONARQ) após o falecimento do titular.

38 - Durante o período da Ditadura Militar, parte da repressão aos opositores foi feita
pela via jurídico-legal, produzindo processos. Anos mais tarde, tais processos serviram
de base para que o Projeto Brasil: Nunca Mais denunciasse a adoção de práticas ilegais
pelo regime ditatorial. Este episódio é bem ilustrativo de que:
(A) nenhum documento é neutro, condicionando sempre os interesses de quem o manipula.
(B) o uso secundário dos documentos fica escondido nas entrelinhas até que uma pesquisa
torne isso público.
(C) o documento de arquivo em si é neutro, existindo diferentes possibilidades de aplicação,
condicionadas pelos interesses de quem o utiliza.
(D) a pesquisa pode transformar documentos falsos em documentos verdadeiros, revelando a
verdadeira intenção documental.
(E) documentos inverídicos podem ser transformados em documentos autênticos através de
pesquisa científica.

39 - O uso de condicionadores de ar para a climatização de um arquivo deve:


(A) ser substituído por umidificadores e vaporizadores em regiões secas e áridas.
(B) garantir um controle de temperatura e umidade constantes em todo o acervo.
(C) integrar em uma única circulação de ar tanto o acervo como a sala de consulta.
(D) ter o uso restringido em dias mais frios para não resfriar demais o ambiente.
(E) ser suspenso nos horários em que o arquivo está fechado ao público.

40 - A utilização de métodos numéricos de arquivamento:


(A) equivale a respeitar a ordem cronológica de recebimento dos documentos.
(B) pode ser aplicado em correspondências se houver um índice alfabético.
(C) deve guardar estreita relação com a ordem alfabética dos documentos.
(D) aplica-se somente a documentos que tenham um número de série original.
(E) pode ser feita apenas em documentos que tenham passado pelo protocolo.

41 - Indique a ordenação alfabética mais correta para as instituições abaixo:


(A) Central European University
Central de Pesquisas Aplicadas
Universidad de las Américas
Universidad Nacional Autonoma de México
Universidade de São Paulo
Universidade Estadual de Ponta Grossa
(B) Central de Pesquisas Aplicadas
Universidade de São Paulo
Universidade Estadual de Ponta Grossa
Central European University
Universidad de las Americas
Universidad Nacional Autonoma de Mexico
(C) Central de Pesquisas Aplicadas
Central European University
Universidade de São Paulo
Universidade Estadual de Ponta Grossa
Universidad de las Americas
Universidad Nacional Autonoma de Mexico
(D) Central European University
Central de Pesquisas Aplicadas
Universidad de las Americas
Universidade de São Paulo
Universidade Estadual de Ponta Grossa
Universidad Nacional Autonoma de Mexico
(E) Central European University
Central de Pesquisas Aplicadas
Universidad de las Americas
Universidad Nacional Autonoma de Mexico
Universidade Estadual de Ponta Grossa
Universidade de São Paulo
BNDES/Arquivologia 6

42 - A tabela abaixo representa

(A) uma tabela de temporalidade.


(B) um quadro de arranjo estrutural.
(C) um quadro de arranjo funcional.
(D) um organograma funcional.
(E) um plano de arquivamento por assuntos.

43 - De acordo com o Decreto 2.910, de 29 de dezembro de 1998, que estabelece normas


para a salvaguarda de documentos, materiais, áreas, comunicações e sistemas de
informação de natureza sigilosa, e dá outras providências, a eliminação de documentos
públicos sigilosos:
(A) ocorrerá apenas com a documentação que tenha se tornado ostensiva.
(B) deverá ser feita apenas pelo Arquivo Nacional.
(C) deve ocorrer imediatamente após a vigência dos documentos.
(D) ocorrerá apenas em documentos criptografados.
(E) tornará o respectivo Termo de Eliminação de Documentos igualmente sigiloso.

44 - Você é o responsável pelo processo de eliminação de documentos em um sistema


municipal de arquivos de uma cidade de pequeno porte e poucos recursos. Para realizar
a tarefa, de acordo a legislação, você opta por:
(A) encaminhá-los para o programa de coleta seletiva de lixo.
(B) encaminhá-los para o aterro sanitário.
(C) fragmentá-los manualmente.
(D) incinerá-los em solenidade pública.
(E) comercializá-los com fabricantes de papelão.

45 - Como instrumentos de destinação, as tabelas de temporalidade:


(A) determinam quais documentos descartados deverão ser restaurados.
(B) organizam a transferência de documentos para o arquivo permanente.
(C) sistematizam o ciclo vital dos documentos determinando suas idades.
(D) indicam quais documentos devem ser recolhidos ao arquivo intermediário.
(E) são um poderoso instrumento de pesquisa para o historiador.

46 - De acordo com a já citada Lei 8.159, de 08 de janeiro de 1991, a eliminação de


documentos públicos de valor permanente:
(A) ocorrerá após concluído o processo de avaliação conduzido pelas respectivas Comissões
Permanentes de Avaliação.
(B) ocorrerá após a elaboração e o registro das tabelas de temporalidade junto ao Arquivo
Nacional.
(C) ocorrerá mediante autorização do chefe do poder executivo da esfera de competência dos
documentos.
(D) não é permitida por serem documentos imprescritíveis e inalienáveis devido ao valor
histórico, probatório e informativo.
(E) somente ocorrerá se, após leilão oficial, não houver compradores interessados na sua
aquisição.

47 - Você é contratado como consultor de uma instituição pública que vem enfrentando
problemas com o crescimento desordenado de seu arquivo permanente. O diretor da
instituição lhe pede que encaminhe soluções para o problema. Você, então:
(A) propõe digitalizar parte do acervo para ocupar menos espaço.
(B) propõe um novo fluxograma que otimize o trâmite dos documentos permanentes.
(C) sugere a eliminação dos documentos permanentes sem valor histórico.
(D) elabora um projeto de gestão para os documentos das fases corrente e intermediária.
(E) elabora uma tabela de temporalidade para os documentos permanentes.

48 - A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é um conjunto de procedimentos


informatizados, com a finalidade de:
(A) otimizar e racionalizar a gestão documental.
(B) automatizar a produção de guias e inventários.
(C) elaborar tabelas de temporalidade para o arquivo permanente.
(D) substituir o acesso direto a documentos antigos ou delicados, facilitando a conservação
física.
(E) divulgar documentos históricos pela Internet.

49 - As informações controladas pela GED:


(A) são exclusivamente arquivadas em meios informáticos.
(B) podem ser informações criadas, revisadas e arquivadas em papel.
(C) podem ser informações digitais, gerenciadas em papel.
(D) só se aplicam aos documentos eletrônicos.
(E) necessitam ser escaneadas para terem validade legal.

50 - A tecnologia Document Management (DM), implementada pela GED, é uma grande


contribuição à arquivística:
(A) na automação da transferência de documentos ao arquivo permanente.
(B) no controle do acesso à documentação permanente.
(C) na automação do setor de protocolo.
(D) na digitalização de microfilmes.
(E) no gerenciamento da imagem dos documentos.

51 - De acordo com o Decreto 1.799, de 30 de janeiro de 1996, que regulamenta a lei


5433, sobre a microfilmagem de documentos oficiais, microfilmagem é:
(A) um processo de reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios
fotográficos ou eletrônicos.
(B) um processo de reprodução fotográfica, de quaisquer documentos em graus de redução
ínfimos.
(C) um processo de reprodução em filme ou em microfichas, de documentos arquivísticos com
grau de redução de 96,5%.
(D) qualquer processo de reprodução ótica de documentos e imagens com grau de redução
superior a 95%.
(E) qualquer processo de transferência de quaisquer informações documentais para suportes
mais reduzidos.

52 - Um Arquivo Público Municipal acabou de comprar uma digitalizadora de


microfilmes. O equipamento, que permite armazenar as informações microfilmadas em
qualquer suporte informático, foi incorporado ao arquivo como um complemento ao
projeto de microfilmagem de arquivos correntes, ainda em curso. Com tal equipamento,
espera-se poder divulgar e consultar os documentos através de terminais em rede e de
Cd-Roms, preservando o microfilme.
Nesta situação específica, a confecção de um filme cópia, a partir do filme original:
(A) é obrigatória por Lei e os rolos devem ser armazenados em locais diferentes por questões
de segurança.
(B) é desnecessária, já que o arquivo pode atender melhor os consulentes através das cópias
eletrônicas.
(C) é desnecessária se uma cópia em Cd-Rom for depositada junto ao cartório de títulos e
documentos.
(D) é necessária para garantir a consulta em caso de pane do sistema informático.
(E) é desnecessária porque apenas duplicaria tanto os custos do processo como o espaço
climatizado para o armazenamento.

53 - Os originais dos documentos públicos microfilmados, de acordo com a Legislação,


(A) não poderão ser eliminados, no caso de documentos trabalhistas ou contábeis.
(B) não podem ser eliminados se o descarte não estiver previsto na tabela de temporalidade do
órgão responsável pelos documentos.
(C) devem aguardar que uma cópia do microfilme seja depositada no Arquivo Nacional para
que se proceda à eliminação.
(D) podem ser eliminados imediatamente após a confecção do microfilme, se este estiver de
acordo com as normas legais.
(E) poderão ser eliminados 90 dias após a publicação do Termo de Eliminação de Documentos
no Diário Oficial da competência do órgão.

54 - Os motivos que conduzem à necessidade de preservar documentos em arquivos


públicos devem ser:
(A) oficiais, para que se mantenham os serviços governamentais.
(B) culturais, para que se preserve a memória dos atos de governo.
(C) oficiais e culturais, pois os documentos servem para manter em ordem o funcionamento do
governo e registram a historicidade de seus atos.
(D) derivados das características da produção e da acumulação dos papéis públicos,
independentemente dos motivos que levaram à criação dos documentos.
(E) de ordem jurídica, relacionados às características governamentais de uma época.

55 - Comparando arquivos governamentais e bibliotecas públicas, pode-se afirmar que:


(A) são, quase sempre, órgãos colecionadores de documentos.
(B) são, indubitavelmente, órgãos receptores de documentos.
(C) os métodos de trabalhos usados nestas instituições são, em sua maior parte, similares.
(D) o arquivo guarda, principalmente, documentos de um governo de que faz parte.
(E) são órgãos similares.

56 - Os arquivistas contemporâneos devem compreender um plano de destinação de


documentos como um plano:
(A) de ação que vise, fundamentalmente, à eliminação de documentos e preservação das
informações contidas nos arquivos.
(B) que forneça ao órgão as bases para manutenção de documentos com informações
significativas e indique o possível descarte daqueles que não contenham dados relevantes.
(C) de classificação da massa documental acumulada, contemplando a avaliação da mesma
sob todos os aspectos possíveis e imagináveis.
(D) de descarte sistemático, visando à diminuição da massa documental acumulada e à
conquista de novos espaços físicos para a guarda de papéis.
(E) estratégico de combate aos problemas administrativo-jurídicos da organização.

57 - A respeito do papel desempenhado pelos arquivistas contemporâneos no tratamento


de acervos de arquivo, NÃO se deve afirmar que a eles interessa:
(A) tratar de documentos mantidos em sua integridade, sem dispersão, fragmentação ou
mistura de fundos, séries, etc.
(B) resgatar coleções de procedência e características diversas, significativas pelo seu
conteúdo e suporte.
(C) manter o valor de prova dos documentos como foram passados para custódia dos arquivos.
(D) manter os documentos, tanto quanto possível, sob o arranjo que lhes foi dado pelo órgão
no curso de suas atividades.
(E) seguir os princípios teóricos consagrados pela arquivística internacional.

58 - Os princípios teóricos e práticos de arranjo e descrição consagrados pela


Arquivística contemporânea aplicam-se:
(A) aos acervos arquivísticos públicos e privados.
(B) tanto aos arquivos como às bibliotecas.
(C) aos arquivos, às bibliotecas e aos museus.
(D) às coleções de particulares e de organismos privados.
(E) aos acervos hemerográficos colecionados por particulares.

59 - Os motivos básicos que levam a que se descartem documentos em arquivos


públicos devem ser:
(A) fundamentalmente oficiais, para que se mantenham os serviços governamentais em
funcionamento, sem problemas de espaço físico e de materiais de consumo necessários.
(B) fundamentalmente culturais, para que se preserve, em perfeita condição de uso, a memória
dos atos de governo.
(C) oficiais e culturais, pois os documentos servem para manter em ordem o funcionamento do
governo e registram a historicidade de seus atos.
(D) derivados das características da produção e da acumulação dos papéis públicos,
evitando-se a redundância das informações ou a manutenção de documentos sem interesse
administrativo, jurídico ou histórico.
(E) vinculados aos desejos da administração de modernizar os serviços, preservando somente
documentos de valor administrativo.

60 - É correto afirmar que interessa aos atuais arquivistas, com maior intensidade e
sendo o fulcro desta profissão:
(A) tratar de documentos contendo informações mantidas em sua integridade, isto é, sem
dispersão, fragmentação ou mistura de fundos, séries, etc.
(B) resgatar coleções de procedência e características diversas, significativas pelo seu
conteúdo e suporte.
(C) manter o valor de prova dos documentos, do modo como foram passados para custódia
dos arquivos.
(D) preservar a memória e pesquisar a história dos povos.
(E) desenvolver tecnologias da informação pertinentes às bibliotecas.

61 - O que um arquivista deve compreender como um plano de classificação de


documentos?
(A) Um plano que permita a ordenação intelectual e física dos documentos de um arquivo
corrente.
(B) Um plano físico que forneça ao órgão as bases para manutenção de documentos com
informações significativas e que indique a possível classificação daqueles que não contenham
dados relevantes.
(C) Um plano de tratamento e de avaliação, sob todos os aspectos possíveis e imagináveis, de
uma massa documental acumulada.
(D) Um plano de descarte sistemático, acompanhado de um programa de microfilmagem ou de
digitalização das imagens dos documentos com o uso de recursos informáticos.
(E) Um plano geral de microfilmagem dos documentos mantidos pela instituição.

62 - Assinale, dentre as alternativas abaixo, a que NÃO se refere aos elementos principais
que devam ser considerados para a avaliação, preservação e descarte de documentos
públicos.
(A) As ações e as atividades de que tratam
(B) As tipologias documentais a que pertencem
(C) As autoridades que os assinaram e lhe deram autenticidade
(D) As atividades do órgão produtor e acumulador de informações
(E) Os seus suportes físicos e originalidades

63 - O instrumento conhecido como tabela de temporalidade, também denominada tabela


de descarte, poderá ser eficiente nos casos em que ela estiver pronta para:
(A) a possibilidade efetiva de remover e eliminar documentos, de acordo com os períodos de
retenção recomendados.
(B) a normalização previamente delimitada no plano de classificação feito ao mesmo tempo
que a tabela.
(C) a identificação minuciosa de todos os tipos, suportes e características dos documentos que
podem ou não ser eliminados.
(D) a minuciosa descrição dos documentos que se resolveu preservar ou manter, por terem
relevância administrativa, jurídica e informativa.
(E) ser usada por meio de recursos informatizados.

64 - Assinale a única afirmativa correta sobre a ação e a importância, para a


administração pública, dos arquivos correntes, intermediários e permanentes.
(A) O aperfeiçoamento da administração governamental não depende de como os arquivos
são geridos pela burocracia estatal.
(B) A administração técnica de arquivos não consiste em tarefa altamente especializada.
(C) Os governos que possuem arquivos bem administrados conseguem alcançar altos níveis
de eficiência em todas as suas esferas de atuação.
(D) Não é necessário que existam órgãos específicos para tratar da administração de
documentos e de informações acumuladas pela administração pública.
(E) Os governos independem de fato das informações acumuladas, produzidas ou não pelos
seus serviços.

65 - Documentos textuais em suporte papel, avaliados e considerados sem valor para


guarda provisória ou definitiva, devem ser:
(A) preservados por um prazo legal, igual ou superior a cinco anos.
(B) preservados por um prazo não inferior a quinze anos.
(C) preservados por um prazo definido por legislação específica.
(D) incinerados indiscriminadamente, por ordem de instâncias superiores.
(E) comercializados como papel velho, destinado à reciclagem.

66 - Uma das tendências mais expressivas da Arquivística do mundo atual é o enfoque


da informação com prioridade sobre o documento. Deste modo, as novas teorias
arquivísticas indicam que:
(A) os documentos registrados em suportes convencionais devem ser imediatamente copiados
e sumariamente eliminados.
(B) os documentos registrados em meio magnético são os que realmente importam para o
presente e para o futuro.
(C) os conteúdos dos documentos convencionais e não--convencionais vêm ganhando maior
significação para o trabalho profissional.
(D) as espécies documentais continuarão a ser o principal vetor para o processo de tratamento
arquivístico.
(E) tudo deve ser mantido do mesmo modo que sempre.

67 - As instituições denominadas arquivos públicos federais, estaduais, municipais e


institucionais são locais onde, em situações ideais, guardam-se:
(A) os documentos de valor corrente, isto é, de uso constante.
(B) os documentos de valor permanente, isto é, de valor informativo.
(C) os documentos de todos os tipos e valores.
(D) os documentos sem valor corrente, porém ainda úteis por algum tempo ou destinados à
preservação definitiva.
(E) os documentos que estão esperando a definição de suas situações.

68 - O uso da microfilmagem alcançou ampla difusão nas últimas décadas. Por isso,
instituições públicas e privadas utilizam-na em vários casos. Segundo os especialistas,
este recurso:
(A) torna mais barato o tratamento e a manutenção de acervos arquivísticos em suporte papel,
fotográfico e videográfico.
(B) tem custos similares aos dos procedimentos mais convencionais.
(C) é indicado somente para os arquivos correntes.
(D) torna bem mais caro o tratamento dispensado aos acervos arquivísticos.
(E) é utilizável em aplicações específicas na preservação de documentos essenciais sob o
ponto de vista jurídico e histórico--cultural.

69 - A digitalização de documentos já chegou ao Brasil. Com ela é possível que se


produzam arquivos eletrônicos de imagens mapeadas em bits ou de dados por meio do
reconhecimento ótico de caracteres. Sob o ponto de vista arquivístico:
(A) os documentos a serem digitalizados não precisam ter uma ordenação prévia que permita
a recuperação das informações contidas.
(B) os documentos devem ser digitalizados, respeitando-se os padrões nacionais de
qualidade.
(C) os documentos a serem digitalizados devem ser objeto de um tratamento técnico-científico
preliminar, executado por profissionais.
(D) a digitalização, em qualquer caso, resolve os problemas de arquivo de um órgão,
diminuindo o espaço de guarda e facilitando o acesso.
(E) a digitalização substitui a necessidade do trabalho do profissional de arquivos.

70 - Os principais instrumentos de organização, triagem e acesso aos documentos de um


arquivo corrente são:
(A) o arranjo e a descrição adotados.
(B) o planejamento global da administração.
(C) o inventário e os repertórios de assunto.
(D) o plano de prevenção de desastres e o diagnóstico do acervo.
(E) o plano de classificação e a tabela de temporalidade.

71 - A Diplomática, (tipologia documental), de acordo com alguns autores, é de grande


valia para os profissionais da informação que atuam como arquivistas, por que ela:
(A) orienta os padrões de criação e tramitação de documentos de arquivo e facilita a
compreensão de um acervo, por estabelecer os padrões existentes.
(B) relaciona todas as espécies existentes, permitindo que se compreenda, com maior clareza,
a diferença entre a documentação expedida e a recebida.
(C) contém as chaves do conhecimento informático moderno, facilitando a compreensão dos
documentos em suporte magnético.
(D) resolve todos os problemas de classificação de documentos, não servindo para uso no
programa de avaliação.
(E) aplica-se, apenas, às informações e documentos muito antigos.

72 - A concepção de tipos documentais, isto é, a espécie somada às funções que o


conteúdo informacional de um documento possa desempenhar, pode ser relativa ao
interesse:
(A) dos historiadores, no seu processo de pesquisa sistemática das verdades contidas nas
peças.
(B) dos arquivistas ou dos historiadores, de acordo com a abordagem e o enfoque pretendido.
(C) dos arquivistas, que se interessam pela exegese da documentação medieval.
(D) dos arquivistas e dos bibliotecários, que precisam de informações sobre a tipologia
documental e a proveniência das peças.
(E) dos historiadores, como instrutores do trabalho arquivístico.

73 - De modo geral, os dois registros e suportes dominantes, em termos quantitativos,


nos arquivos públicos brasileiros são:
(A) o documento textual em papel e a fotografia.
(B) a correspondência e os dossiês funcionais.
(C) os microfilmes e os disquetes.
(D) o processo administrativo e a correspondência.
(E) as máquinas digitais contemporâneas e os discos óticos.

74 - O significado da expressão "follow-up" e sua melhor forma de utilização são,


respectivamente:
a) Recebimento/ mensalmente
b) Arquivamento/ semanalmente
c) Acompanhamento/ diariamente
d) Agendamento/ quinzenalmente
e) Atendimento/ diariamente

75 - O método do sistema numérico é aquele que:


a) Prevalece a ordenação dos documentos dentro de uma divisão geográfica.
b) Possui índice e não requer dupla consulta.
c) Não depende do uso de índice e de arranjo alfabético.
d) Dispõe em sequência numérica crescente, as pastas e documentos, independente do arranjo
alfabético, obedecendo sempre à ordem de entrada.

76 - Todos os documentos são guardados em arquivos, com base na frequência de uso


e não em função de seu valor. Assim, um documento que é guardado no arquivo inativo
é:
a) Um documento de uso frequente.
b) Um documento de valor histórico.
c) Um documento de frequência praticamente nula.
d) Um documento de menor frequência de uso.

77 - São considerados acessórios do arquivo:


a) Cartões e projeções.
b) Guias e pastas convencionais.
c) Casacas e notações.
d) Sujeições e tombamentos.

78 - A técnica de seleção do material a ser arquivado está ligada aos seguintes


aspectos:
a) Codificação, tombamento e documentação.
b) Seleção, documentação, arquivamento e codificação.
c) Classificação, arquivamento e tombamento.
d) Seleção, classificação, codificação e sistema de arquivamento.

79 - A Microfilmagem é um processo de conservação de documentos que tem como


vantagem:
A) não depender de legislação própria.
B) dispensar a guarda de todos os originais.
C) economizar espaço e reduzir volume.
D) dispensar qualquer sistema de classificação.
E) ser de baixo custo e poder ser lido a olho nu.

80 - A alternativa em que consta o correto arquivamento, pelo método alfabético, dos


nomes: FRANCISCO ROSAS de MELO, PATRÍCIA MONTE VERDE e PAULO ROBERTO
CASTELO BRANCO, respectivamente, é:
A) Branco, Paulo Roberto Castelo
Monte Verde, Patrícia
Melo, Francisco Rosas de
B) Paulo, Roberto Castelo Branco
Verde, Patrícia Monte
De Melo, Francisco Rosas
C) Castelo Branco, Paulo Roberto
Monte, Patrícia Verde
De Melo, Francisco Rosas
D) Castelo Branco, Paulo Roberto
Verde, Patrícia Monte
Francisco, Rosas de Melo
E) Castelo Branco, Paulo Roberto
Melo, Francisco Rosas de
Monte Verde, Patrícia
Gabarito

01 - E 02 - D 03 - E 04 - A 05 - D 06 - E 07 - D 08 - C 09 - C 10 - B
11 - D 12 - B 13 - B 14 - A 15 - B 16 - B 17 - D 18 - B 19 - C 20 - E
21 - D 22 - C 23 - E 24 - C 25 - A 26 - E 27 - A 28 - C 29 - C 30 - D
31 - B 32 - E 33 - D 34 - B 35 - C 36 - B 37 - A 38 - C 39 - B 40 - B
41 - E 42 - C 43 - A 44 - C 45 - C 46 - D 47 - D 48 - A 49 - B 50 - C
51 - A 52 - A 53 - B 54 - C 55 - D 56 - B 57 - B 58 - A 59 - D 60 - A
61 - A 62 - C 63 - A 64 - C 65 - E 66 - C 67 - B 68 - E 69 - C 70 - E
71 - A 72 - B 73 - D 74 - C 75 - B 76 - C 77 - D 78 - A 79 - C 80 - E

Olha aqui! Mais uma bateria de exercícios pra você.

01 - Receber o documento, ler o documento identificando o assunto principal e o(s)


assunto(s) secundário(s) de acordo com o seu conteúdo, localizar o código, utilizando o
índice, quando necessário, anotar o código na primeira folha do documento e preencher
a(s) folha(s) de referência para os assuntos secundários são rotinas correspondentes às
operações de:
a) prescrição;
b) notação;
c) avaliação;
d) classificação;
e) restauração.

02 - Muitas instituições produzem e acumulam documentos de maneira indiscriminada,


ou seja, sem critérios técnicos ou científicos, incorrendo em problemas de difícil solução
para os arquivistas. Assim, garantir condições de conservação da documentação de
valor permanente; aumentar o índice de recuperação da informação; conquistar espaço
físico e reduzir o peso ao essencial da massa documental dos arquivos são objetivos da:
a) descrição;
b) indexação;
c) avaliação;
d) disseminação;
e) codificação.

03 - Em qualquer arquivo, é importante estabelecer critérios que visam a otimizar sua


administração de maneira coerente e eficaz. Com o objetivo de fornecer as bases para
um entendimento entre a própria instituição e os funcionários do arquivo permanente
sobre o que deve ser feito com os documentos da instituição a que dizem respeito,
visando não apenas a eliminação, mas principalmente, assegurar a preservação de
certos documentos, cobrindo todos os documentos: os que careçam de valor, como
também os que possuem valor. Para atender às necessidades da instituição e do
arquivo, a sua cobertura deve ser total. Essa noção remete à interpretação do plano de:
a) descarte;
b) destinação;
c) levantamento;
d) organização;
e) triagem.

04 - Os procedimentos intelectuais e físicos e os resultados da análise e organização de


documentos de acordo com os princípios arquivísticos denominam-se:
a) arranjo;
b) levantamento;
c) triagem;
d) depuração;
e) acondicionamento.
05 - Alguns paradigmas da área arquivística permanecem ao longo dos anos, pois,
mesmo refutados em princípio, são corroborados mais adiante, garantindo consistência
da área. Nessa perspectiva, "a relação entre a individualidade do documento e o
conjunto no qual ele se situa geneticamente" é um axioma arquivístico que se traduz
como:
a) integralidade;
b) viabilidade;
c) organicidade;
d) simultaneidade;
e) funcionalidade.

06 - O arquivo da universidade está sendo mantido sob condições adversas e alguns


fatores como: luz, temperatura e umidade relativa do ar, agentes externos ao documento
que são os mais responsáveis pela:
a) racionalização;
b) prevenção;
c) conservação;
d) restauração;
e) deterioração.

07 - O profissional de Arquivologia, no arquivo de uma instituição de ensino superior,


pode desenvolver várias atividades decorrentes de sua atribuição, pois ele é o
responsável pelos documentos arquivados. Desse modo, em um ambiente de arquivo
insalubre, em que a poluição ácida do ar é um fator nefasto à preservação do
documento, o arquivista pode minimizar os prejuízos causados utilizando aparelhos
modernos como:
a) ar condicionado;
b) cela de fumigação;
c) deonizador;
d) obturador;
e) termohigrógrafo.

08 - A legislação determina que "ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e


administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir
documentos de valor...":
a) permanente;
b) especializado;
c) intermediário;
d) terciário;
e) corrente.

09 - Implementar a política nacional de arquivos públicos e privados, visando à gestão, à


preservação e ao acesso aos documentos de arquivo" é finalidade do:
a) CONAR;
b) SINAR;
c) ARCAR;
d) UNESCO;
e) AAB.

10 - Os documentos relativos às atividades-meio serão analisados, avaliados e


selecionados pelas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos dos órgãos e
das entidades geradoras dos arquivos da administração pública, obedecendo aos prazos
estabelecidos pela:
a) tabela de equivalência e transferência expedida pelo SINAR;
b) tabela de enquadramento e definição expedida pelo SIDAR;
c) tabela de prescrição e decadência expedida pelo DENARQ;
d) tabela de avaliação e extinção expedida pelo ABARQ;
e) tabela de temporalidade e destinação expedida pelo CONARQ.
11 - Constituídos de documentos em curso como plano de partida ou prosseguimento
de planos para fins de controle ou tomada de decisões das administrações são os
arquivos:
a) correntes;
b) intermediários;
c) permanentes;
d) sigilosos;
e) secretos.

12 - Para organização de uma massa documental constituída especificamente de


processos, o arquivista deve utilizar o método:
a) enciclopédico;
b) numérico;
c) dicionário;
d) unitermo;
e) geográfico.

13 - Assegurar a preservação dos documentos que não mais são utilizados pela
administração e que devem ser mantidos, visando a um processo de triagem que
estabelecerá a eliminação ou o arquivamento definitivo é a função principal do arquivo:
a) onomástico;
b) permanente;
c) especializado;
d) intermediário;
e) estratégico.

14 - Estabelecer os prazos de vida do documento dentro da instituição, de acordo com


os valores informativos e probatórios, é atividade da comissão de:
a) avaliação de documentos;
b) incineração de documentos;
c) restauração de documentos;
d) movimentação de documentos;
e) preservação de documentos.

15 - Antes de eliminar documentos inservíveis para a instituição, o técnico de arquivo


deve recorrer ao instrumento de destinação aprovado pela autoridade competente, que é
a tabela de:
a) operacionalidade;
b) caducidade;
c) organicidade;
d) temporalidade;
e) originalidade.

16 - Propiciar uma visão de conjunto dos serviços de arquivo, de modo a permitir ao


pesquisador saber quais são os seus recursos, a natureza e o interesse dos fundos que
ele abriga, além de divulgar e promover o arquivo junto aos meios escolares,
administrativos e culturais em geral, são finalidades do:
a) índice;
b) resumo;
c) inventário;
d) catálogo;
e) guia.

17 - O controle de temperatura, de umidade relativa e de poluentes, por meio de


instrumentos, com o objetivo de criar uma atmosfera favorável à conservação dos
documentos, denomina-se:
a) monitoração;
b) climatização;
c) esterilização;
d) fumigação;
e) refrigeração.

18 - O órgão vinculado ao Arquivo Nacional que define a política nacional de arquivos é


o:
a) SINARQ;
b) ABARQ;
c) REBARQ;
d) COLMARQ;
e) CONARQ.

19 - Quanto ao gênero, os microfilmes são documentos classificados como:


a) cartográficos
b) iconográficos
c) audiovisuais
d) textuais

20 - Os registros audiovisuais ou sonoros que reflitam fatos da vida da instituição são


considerados documentos de guarda do tipo:
a) eventual
b) temporária
c) permanente
d) intermediária

21 - Quanto à sua função, a guia que indica a localização de um nome ou assunto de


grande frequência, é chamada de:
a) subsidiária
b) secundária
c) primária
d) especial

22 - Ao usar o Método Numérico Simples, os correspondentes eventuais terão a sua


documentação arquivada em pastas, que constituirão uma série à parte, chamadas de:
a) especiais
b) reservadas
c) miscelâneas
d) confidenciais

23 - Uma guia cuja inscrição na projeção é A - C possui uma notação do tipo:


a) aberta
b) fechada
c) numérica
d) alfanumérica

24 - A fase da operação de arquivamento, em que é feito o arranjo dos documentos, de


acordo com a codificação dada aos mesmos, denomina-se:
a) classificação
b) automação
c) ordenação
d) inspeção

25 - Considere os nomes abaixo.


1) José Amadeo
2) Angel O' Neil
3) J. F. Amadeo
4) Rafael Colorado Filho
5) Dr. Renato Figueroa
A sequência dos números que correspondem à ordem alfabética, obedecendo às regras
da ABNT é:
a) 3 - 1 - 4 - 5 - 2
b) 2 - 5 - 1 - 3 - 4
c) 3 - 1 - 5 -4 - 2
d) 2 - 3 - 1 - 4 -5

26 - Considere os elementos abaixo.


1) Rio de Janeiro - Vassouras - Oliveira & Santos
2) Rio de Janeiro - Angra dos Reis - Irmãos Gonçalves S/A
3) Rio de Janeiro - Rio de Janeiro - Sociedade Protetora dos Animais
4) Rio de Janeiro - Teresópolis - Jone's - Shop
5) Rio de Janeiro - Resende - Hotel da Serra
A ordenação dos números, segundo o Método Geográfico, na modalidade estado, cidade
e correspondente, é:
a) 3 - 5 - 2 - 4 - 1
b) 3 - 2 - 5 - 4 - 1
c) 2 - 5 - 4 - 1 - 3
d) 1 - 2 - 3 - 4 - 5

27 - Considere os elementos abaixo.


1) Petrópolis (RJ) - Cia. Martins de Exportação
2) Salvador (BA) - Farmácia Ramos
3) Belo Horizonte (MG) - Vila Rica Hotel
4) São Carlos (SP) - José Malgor & Cia.
5) Brasília (DF) - Importadora Nacional
A ordenação dos números, segundo o Método Geográfico, na modalidade cidade, estado
e correspondente, é:
a) 2 - 5 - 3 - 1 - 4
b) 5 - 2 - 3 - 1 - 4
c) 2 - 3 - 1 - 4 - 5
d) 3 - 5 - 1 - 2 - 4

28 - Considere os assuntos abaixo:


1) Seguros
2) Pessoal
3) Auditoria
4) Transportes
5) Material
A sequência dos assuntos que correspondem à orientação alfabética dicionária é:
a) 3 - 5 - 2 - 1 - 4
b) 3 - 2 - 1 - 4 - 5
c) 4 - 1 - 2 - 5 - 3
d) 5 - 4 - 1 - 2 - 3

29 - O conjunto de princípios (análise, arranjo, descrição, avaliação, transferência e


recolhimento dos documentos) e técnicas a serem observadas na constituição,
organização, desenvolvimento e utilização dos arquivos, denomina-se:
a) arquivoconomia
b) arquivonomia
c) arquivologia
d) arquivística

30 - O processo de análise da documentação de arquivos, visando estabelecer a sua


destinação, de acordo com seus valores probatórios e informativos denomina-se:
a) arranjo
b) avaliação
c) descrição
d) classificação

31 - O método de seleção que permite determinar o grau de representatividade de um


conjunto documental, segundo critério geográfico, alfabético, numérico e / ou
cronológico chama-se:
a) suporte
b) avaliação
c) destinação
d) amostragem

32 - A Transferência de documentos dos arquivos intermediários para os arquivos


permanentes é chamada de:
a) triagem
b) seleção
c) descarte
d) recolhimento

33 - Nos arquivos, a guarda e conservação dos documentos visando à sua utilização são
características da:
a) criação
b) função
c) finalidade
d) localização
e) importância

34 - A posição em que são dispostas fichas e documentos, e não a forma dos móveis,
distinguirá os tipos de arquivamento, que são:
a) aberto e fechado
b) lateral e diagonal
c) simples e composto
d) relativo e eletrônico
e) vertical e horizontal

35 - A centralização dos arquivos correntes não é apenas a reunião da documentação em


único local, como também a concentração de todas as atividades de controle de
documentos. O órgão encarregado dessa centralização é o protocolo que concentra as
seguintes atividades:
a) arquivo, controle, análise e eliminação
b) expedição, controle, retenção e expurgo
c) avaliação, levantamento, movimentação e descarte
d) recebimento, registro, distribuição e movimentação
e) planejamento, análise, implantação e acompanhamento

De acordo com as regras de alfabetação, ordene os nomes das questões de nº 36 a 38.

36 - Dr. Igor Thiago Silva


a) (Dr.) Igor Thiago, Silva
b) IGOR, Thiago Silva (Dr.)
c) (Dr.) Silva, Igor Thiago
d) (Dr.) Thiago Silva, IGOR
e) SILVA, Igor Thiago (Dr.)

37 - Alba Amália Alves & Cia.


a) ALBA, AMÁLIA ALVES & CIA
b) AMÁLIA, ALVES &CIA. Alba
c) &Cia. Alba AMÁLIA ALVES
d) ALVES & CIA, Alba Amália
e) CIA, Alba Amália Alves &

38 - Moysés Matheus Filho


a) FILHO, MATEUS Moysés
b) MANTHEUS FILHO, Moysés
c) FILHO, Moysés Mateus
d) MOYSÉS, Matheus Fillho
e) Matheus Moysés, FILHO
39 - O método geográfico é do sistema direto, sendo a busca feita diretamente ao
documento. Este método é preferido quando o principal elemento a ser considerado em
um documento é a:
a) palavra
b) informação
c) alfabetação
d) procedência
e) correspondência

40 - A aplicação de critérios de avaliação para distinguir não só os documentos de valor


eventual, como também os que detêm valor informativo ou probatório, é efetivada no
seguinte arquivo:
a) inativo
b) central
c) corrente
d) permanente
e) intermediário

41 - Realizada a análise da documentação, impõe-se a elaboração de uma tabela de:


a) temporalidade
b) equivalência
c) prescrição
d) valoração
e) descarte

42 - Os documentos como convites recebidos, material de divulgação de terceiros e


correspondências de congratulações são classificados como de guarda do tipo:
a) inativa
b) eventual
c) permanente
d) intermediária
e) administrativa

43 - Reunir, conservar, arranjar, descrever e facilitar a consulta dos documentos oficiais,


visando a torná-los úteis para fins administrativos, pesquisas históricas é função do
arquivo:
a) corrente
b) especial
c) permanente
d) intermediário
e) especializado

44 - A passagem dos documentos da 2ª para a 3ª idade do arquivo, chama-se:


a) conservação
b) recolhimento
c) referência
d) transferência
e) encaminhamento

45 - É obra destinada à orientação dos usuários no conhecimento e na utilização dos


fundos que integram o acervo de um arquivo. É o instrumento de pesquisa mais
genérico, pois se propõe a informar a totalidade dos fundos existentes no arquivo. Este
instrumento é identificado como:
a) guia
b) índice
c) catálogo
d) repertório
e) topográfico
46 - O método de seleção que permite determinar o grau de representatividade de um
conjunto documental, segundo critério geográfico, alfabético, numérico ou cronológico é
o processo de:
a) arquivamento
b) amostragem
c) destinação
d) retenção
e) seriação

47 - Os documentos de arquivos podem assumir, basicamente, dois tipos de valores que


de acordo com os seus conteúdos, podem ser:
a) ativo e passivo
b) probatório e fiscal
c) eventual e jurídico
d) transitório e definitivo
e) administrativo e histórico

48 - Denomina-se arranjo, em arquivística, a ordenação dos documentos em fundos, a


ordenação das séries dentro dos fundos e, se necessário, os itens documentais dentro
das séries. As atividades desenvolvidas no arranjo são:
a) intelectuais e físicas
b) científicas e culturais
c) físicas e científica
d) físicas e culturais
e) culturais e físicas

49 - O processo que na organização de arquivos correntes consiste em colocar os


documentos em seqüência alfabética, numérica ou alfanumérica, de acordo com o
método de arquivamento previamente adotado, é denominado:
a) doação
b) avaliação
c) classificação
d) destinação
e) distribuição

50 - O documento, pela natureza de seu conteúdo informativo, determina medidas


especiais de proteção, quanto à sua guarda e acesso público, é classificação como:
a) sigiloso
b) oficial
c) público
d) secreto
e) urgente

51 - O arranjo tem sob sua custódia documentos resultantes da experiência humana num
campo específico, independente da forma física que apresentam, é identificado como:
a) especial
b) corrente
c) técnico
d) especializado
e) geral

52 - A possibilidade de consulta aos documentos de arquivo, a qual poderá variar em


função de cláusulas restritas, é entendida arquivisticamente como:
a) distribuição
b) divulgação
c) gênero
d) seleção
e) acesso

53 - Segundo PAES (1986:14), ao analisarmos os estatutos, regimentos, regulamentos,


normas, organogramas e demais documentos constitutivos da instituição mantenedora
do arquivo, estamos desenvolvendo a etapa de:
a) avaliação
b) levantamento
c) planejamento
d) implantação
e) acompanhamento

54 - As projeções das guias, em um arquivo corrente, possuem funções. Estas podem


ser classificadas de acordo com a necessidade de trabalho. Assim, a guia que indica a
localização de um nome ou assunto de grande frequência tem o nome de:
a) especial
b) subsidiária
c) primária
d) secundária
e) terciária

55 - As atividades de colocação dos papéis nas galerias, estantes ou caixas, seu


empacotamento, fixação de etiquetas etc., referem-se ao arranjo do tipo:
a) aberto
b) físico
c) funcional
d) intelectual
e) condicional

56 - Segundo as normas de organização de Arquivos Intermediários, "... ainda que a


documentação transferida do arquivo corrente permaneça no arquivo intermediário...", o
acesso a ela limita-se ao órgão:
a) produtor
b) receptor
c) organizador
d) consultor
e) acumulador

57 - Estabelecer preceitos capazes de orientar a ação dos responsáveis pela análise e


seleção do documento, com vistas à fixação de prazos para sua guarda ou eliminação, é
competência da:
a) recepção
b) avaliação
c) destinação
d) organização
e) acumulação

58 - O fator norteador da constituição do fundo, segundo é a:


a) norma do documento
b) origem do documento
c) função do documento
d) organização do documento
e) subordinação do documento

59 - Um dos maiores obstáculos que precedem a identificação de fundos é a questão da


hierarquia dos:
a) documentos
b) arquivos
c) órgãos
d) itens
e) conjuntos

60 - O arranjo é "o processo de agrupamento dos documentos singulares em unidades


significativas e o agrupamento, em relação significativa de tais unidades entre si." Essa
relação significativa é o princípio da:
a) santidade
b) identificação
c) análise
d) organicidade
e) funcionalidade

61 - A sistemática de arranjo inicia-se materialmente com o:


a) processamento
b) levantamento
c) planejamento
d) recolhimento
e) agrupamento

62 - De acordo com a terminologia internacional sobre Arquivologia, "a sequência de


documentos da mesma natureza no interior de um fundo "é chamada de:
a) série
b) item
c) grupo
d) seção
e) divisão

63 - A descrição é tarefa típica do arquivo:


a) corrente
b) intermediário
c) permanente
d) especial
e) especializado

64 - Quando recorremos a um instrumento de pesquisa que tem a característica de uma


lista alfabética (e eventualmente cronológica) de nomes de pessoas, de lugares ou de
assuntos contidos em uma ou mais unidades arquivísticas, estamos nos referindo ao (à):
a) índice
b) repertório
d) catálogo
d) inventário
e) guia

65 - As operações intelectuais envolvidas na análise e ordenação do acervo arquivístico


denominam-se:
a) nível de descrição
b) avaliação
c) arranjo
d) identificação
e) descrição multinível

66 - Em sentido restrito, as funções fundamentais dos sistemas e serviços relacionados


com o tratamento da informação, tais como Arquivos, Bibliotecas, Centros de Informação
ou Serviços de Informação são:
a) conhecer a demanda de uso e acesso, e arquivamento
b) armazenar, avaliar e recuperar informação
c) registrar e permitir a acessibilidade às fontes de informação
d) avaliar informações sobre necessidade e densidade de uso
e) organizar e conservar os documentos

67 - Os métodos de arquivamento são responsáveis pela (o):


a) plano de armazenagem dos documentos
b) notação dos documentos
c) palavra-chave dos documentos
d) ordenação dos documentos
e) plano de destinação dos documentos

68 - Ao longo da história, tem sido objeto dos trabalhos dos especialistas de arquivo:
a) conservação, memória, organização e guarda
b) produção, tramitação, conservação e autuação
c) tratamento, conservação, geração/gestão e difusão
d) organização, apensamento, arquivamento e conservação
e) autuação, conservação, análise, análise documental e arquivamento

69 - Órgão colegiado, que tem por finalidade elaborar e implementar políticas públicas do
Estado do Rio de Janeiro voltadas para a gestão, preservação e acesso aos documentos
de arquivos, de forma a garantir seu pleno uso administrativo, científico e cultural e
favorecer o cidadão no exercício de seus direitos:
a) AAPE
b) COEARJ
c) ACARJ
d) CEA
e) CONEARQ

70 - A definição da política nacional de arquivos brasileiros cabe ao (a):


a) SOCINFO
b) SINAR
c) ABNT/ISSO
d) AFNOR
e) CONARQ

71 - Conforme a natureza do conteúdo, os documentos podem ser categorizados em:


a) fiscais, de pessoal, técnicos e históricos
b) administrativos, de pessoal, contábil, jurídico e técnicos
c) diplomáticos, administrativos, legais e técnicos
d) históricos, administrativos, técnicos ou especializados
e) técnicos, administrativos, contábil-financeiros, de pessoal

72 - Constituem documentação especial de arquivos os documentos:


a) audiovisuais; filmográficos; iconográficos; sonoros
b) cartográficos; fonográficos; audiovisuais; iconográficos
c) microformas; audiovisuais; cartográficos; fonográficos
d) filmográficos; cartográficos; sonoros; audiovisuais
e) fonográficos; microformas; audiovisuais; iconográficos

73 - Considerando a teoria das três idades, a avaliação dos documentos de arquivo deve
ser realizada no estágio:
a) intermediário
b) corrente / intermediário
c) intermediário / permanente
d) corrente
e) permanente

74 - Um arquivo público (federal, estadual ou municipal), para organizar a documentação


armazenada, deverá introduzir uma política de gestão dos documentos públicos
considerando as fases correntes e intermediárias, além da permanente. De imediato, o
seguinte procedimento metodológico operacional deverá ser implementado:
a) arranjo e destinação da produção documental
b) otimização dos procedimentos e das atividades arquivísticas
c) avaliação, seleção, arquivamento e microfilmagem
d) levantamento da produção documental
e) controle do fluxo de documentos

75 - Segundo recomendação da Câmara Técnica de Avaliação de Documentos (2001), os


órgãos que adotarem a tabela de temporalidade desenvolvida por eles deverão compor:
a) Comissão Permanente de Avaliação e Grupo de Trabalho para execução de procedimentos
metodológicos
b) Comissão Permanente de Avaliação e Destinação
c) Comitê Multidisciplinar de Gestão e Comissão de Avaliação dos Documentos
d) Grupo de Trabalho para atualização das informações constantes da Tabela de
Temporalidade
e) Equipe Técnica para Manutenção da Tabela de Temporalidade

76 - O procedimento arquivístico destinado a assegurar as atividades de


acondicionamento, armazenamento, conservação e restauração de documentos
denomina-se:
a) preservação
b) descrição
c) conservação
d) restauração
e) avaliação

77 - Os itens abaixo apresentam diferentes definições para os Arquivos. Qual das


alternativas é a mais completa?
a) Conjunto organizado de documentos produzidos ou recebidos e preservados por instituições
públicas ou privadas (pessoa jurídica e física), visando sua futura recuperação.
b) Conjunto organizado de documentos preservados para fins administrativos e jurídicos,
servindo para futura tomada de decisão.
c) São coleções de papéis e documentos que guardados em fichários arquivo, preservam a
memória e guardam a história.
d) Tratam da organização de papéis e de documentos desorganizados.
e) Nenhuma está correta.

78 - Os métodos de arquivamento mais conhecidos levam em conta:


a) as tabelas de classificação dos documentos.
b) a ordem alfabética, numérica e a alfanumérica, sendo que este último considera números e
letras.
c) as tabelas de temporalidade.
d) o Ciclo Vital dos documentos.
e) as regras de alfabetação, indicadas no Código Anglo Americano.

79 - Na terminologia arquivística, o esquema preestabelecido para armazenamento,


ordenação e classificação de documentos é um conceito atribuído para a elaboração do
plano de:
A) ordenação.
B) destinação.
C) classificação.
D) arquivamento.
E) armazenamento

80 - Para que o arquivamento dos documentos seja feito de forma correta, o arquivista
deve seguir determinadas rotinas.
As rotinas abaixo relacionadas encontram-se de forma desordenada. Numere-as para
indicar a sequência correta.
1- ( ) Promover a restauração das folhas em mau estado de
conservação.........................................
2 - ( ) Receber os documentos e examiná-los a fim de não serem guardados aqueles cujas
ações ainda não tenham sido concluídas.
3 - ( ) Avaliar as gavetas do arquivo corrente, transferindo ou recolhendo o material de
consulta para o arquivo intermediário ou permanente, ou ainda propondo a eliminação dos
documentos que tenham perdido o seu valor documental ou correspondam a duplicatas
desnecessárias.
4 - ( ) Arquivar todos os documentos de acordo com o método adotado.
5 - ( ) Preencher as Folhas de Referência no caso de o documento exigir mais de uma
classificação.
6 - ( ) Classificar as cópias da correspondência expedida, anotando o código adotado em
todas as cópias.
7 - ( ) Arquivar uma cópia por assunto, no dossiê próprio, acompanhada dos antecedentes
que lhe deram origem, se for o caso.
8 - ( ) Verificar a classificação atribuída no ato do recebimento, ratificando-a ou retificando-a.
9 - ( ) Encaminhar a cópia em papel de cor distinta das demais ao órgão que elaborou a
correspondência.
10 - ( ) Arquivar outra cópia em ordem numérico-cronológica.
11 - ( ) Dar as buscas necessárias para atender aos pedidos de antecedentes feitos pelo
setor de recebimento e classificação ou a esclarecimentos solicitados pelo setor de registro e
movimentação.
12 - ( ) Conservar em ordem os documentos arquivados.

A sequência numérica correta das rotinas de cima para baixo, é


• 4, 1, 9, 8, 5, 3, 6, 2, 7, 12, 11, 10
• 3, 1, 10, 6, 2, 9, 8, 5, 7, 12, 4, 11
• 3, 1, 11, 9, 5, 4, 7, 2, 6, 8, 12, 10
• 4, 1, 10, 9, 3, 5, 8, 2, 6, 7, 12, 11
• 3, 1, 11, 6, 4, 9, 7, 2 ,8, 5, 12, 10

GABARITO

01 - D 02 - C 03 - B 04 - A 05 - C 06 - E 07 - A 08 - A 09 - B 10 - E
11 - A 12 - B 13 - D 14 - B 15 - C 16 - B 17 - A 18 - E 19 - C 20 - C
21 - D 22 - C 23 - B 24 - C 25 - A 26 - B 27 - D 28 - A 29 - D 30 - B
31 - D 32 - D 33 - B 34 - E 35 - D 36 - E 37 - A 38 - B 37 - D 40 - C
41 - A 42 - B 43 - C 44 - B 45 - A 46 - B 47 - E 48 - A 49 - C 50 - A
51 - D 52 - E 53 - B 54 - A 55 - B 56 - A 57 - B 58 - B 59 - C 60 - D
61 - D 62 - A 63 - C 64 - A 65 - C 66 - B 67 - D 68 - C 69 - E 70 - E
71 - E 72 - A 73 - D 74 - D 75 - A 76 - A 77 - A 78 - B 79 - C 80 - C

Olha aqui! Mais uma bateria de exercícios pra você.

Responda "certo" ou " errado"

01 - De acordo com a teoria arquivística, os documentos arquivados na fase corrente possuem


valor primário e secundário.

02 - No método de arquivamento ideográfico, o principal elemento adotado para a recuperação


da informação é o assunto.

03 - Ocorrendo o empréstimo de documentos do acervo, o profissional responsável pelo


arquivamento e desarquivamento deve utilizar a guia-fora para indicar a retirada do documento.

04 - Os procedimentos teóricos da arquivística indicam que o arquivamento de documentos


deve ser posterior à sua classificação, a qual deve ter como base o plano de classificação da
instituição.

05 - O prazo indicado para o arquivamento de documentos na fase intermediária é de 10 a 20


anos.

06 - Além dos documentos textuais, os arquivos ocupam-se do gerenciamento e arquivamento


de documentos pertencentes ao gênero iconográfico, filmográfico e sonoro.

07 - De acordo com a teoria arquivística, os atos de correspondência, como os ofícios, as


cartas e os memorandos, devem ser arquivados obedecendo à classificação de "Recebidos",
para os documentos encaminhados à instituição, e "Expedidos", para aqueles produzidos pela
instituição.

08 - No que se refere ao arquivamento de documentos, é indicado que a instituição adote um


método de arquivamento único.

09 - Os documentos que refletem a origem e os objetivos da instituição possuem valor


secundário e, na terceira fase do ciclo vital, são de guarda permanente.

10 - Somente serão aceitos, nos arquivos, os processos que, finalizado o trâmite, possuírem o
indicativo "arquive-se", aposto pela autoridade competente.

Gabarito

01 - E 02 - C 03 - C 04 - C 05 - E
06 - C 07 - E 08 - E 09 - C 10 - C