UNIVERSIDADE CATÓLICA DE MOÇAMBIQUE (UCM)

Instituto de educação adistancia

Tema: Administração e Execução do Orçamento Público

Nome: Sebastião José Carlos Monjane

Código do Estudante:708194219

Curso: Administração Publica

Cadeira: Gestão documental

Código -AD0308

Ano da frequência: 3º Ano

Docente: Penina Bonate

Maputo, Abril de 2022

Índice
Introdução....................................................................................................................................3

Objetivos......................................................................................................................................4

Objetivos gerais............................................................................................................................4

Objetivos específicos...................................................................................................................4

Metodologia.................................................................................................................................5

Justificativa..................................................................................................................................5

O processo de gestão documental arquivística............................................................................6

Produção e tramitação de documentos.........................................................................................7

O Plano de Classificação..............................................................................................................7

Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo..........................................8

Conclusão.....................................................................................................................................9

Referência bibliográfica.............................................................................................................11
Introdução

A necessidade de registrar as informações decorrentes da experiência humana, em sua imensa

diversidade, tem produzido um grande número de registros que a testemunham e indicam os
caminhos trilhados, possibilitando o seu conhecimento e reavaliação. É preciso não repetir os
mesmos erros e atingir novos patamares no sentido de encontrar alternativas/soluções para
problemas que se apresentam como novos ou transmudados.

Esses registros constituem-se no que é designado como documentos, ou seja, um conjunto de

informações registradas em um suporte. Para que esses cumpram sua função social,
administrativa, técnica, jurídica, cultural, entre outras, é necessário que estejam organizados,
sejam preservados e acessíveis.

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Objetivos
Objetivos gerais

 Identificar se as ferramentas de gestão documental têm relevância para a eficiência e

eficácia na tomada de decisão em empresas privadas
Objetivos específicos

 Organizar a produção, administração, gerenciamento, manutenção e

destinação dos documentos de modo eficiente;

 Agilizar a eliminação de documentos que não tenham valor administrativo, fiscal, legal,
histórico e/ou científico;

 Assegurar o acesso à informação governamental quando e onde se fizer

necessária ao governo e aos cidadãos;

 Garantir a preservação e o acesso aos documentos de caráter permanente

 Identificar as principais atividades arquivistas realizadas pela empresa;

 • Levantar as barreiras existentes para a realização dessas tarefas dentro da

empresa;

 • Identificar pontos fortes e frágeis da prática arquivista das empresas privadas;

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Metodologia
Para a realização desta pesquisa foram utilizados procedimentos metodológicos previstos na
pesquisa exploratória e descritiva, pesquisa aplicada com elementos de estudo de caso, com
abordagem qualitativa. Além disso, houve pesquisa bibliográfica e documental. A pesquisa
apresenta caráter exploratório e descritivo, pois buscou conhecer a realidade. Em relação ao
desenvolvimento de suas funções e atividades. Como se trata de uma aplicação prática do
processo de gestão de documentos, a pesquisa se configura como um estudo de caso, no qual
foram aplicadas as etapas de gestão de documentos previstas na literatura da Arquivista, por
meio de normas e legislação específica da área

Justificativa
Este trabalho tem como finalidade fazer uma projeção da necessidade da Gestão Documental
dentro de uma instituição privada. A empresa tem que comprovar as suas atividades, ações,
tomadas de decisão e, por isso, a Gestão Documental é de suma importância, proporcionando
soluções de problemas organizacionais, acelerando o processo das atividades, e facilitar o acesso
à informação desejada.

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O processo de gestão documental arquivística
A Gestão de Documentos, de acordo com a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, consiste em um
“conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a sua produção, tramitação, uso,
avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente”. A mesma lei ainda dispõe que a gestão de documentos é
dever do Poder Público e que todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu
interesse particular ou de interesse coletivo ou geral contidas em documentos de arquivos (ver
Anexo A – Lei nº 8.159/1991).

Para realizar a gestão de documentos, faz-se necessário estabelecer uma série de procedimentos,
entre os quais:

 elaborar uma política de gestão de documentos arquivísticos;

 conhecer a estrutura e funções da instituição;

 identificar os tomadores de decisão da administração estratégica;

 identificar os processos e os documentos gerados;

 analisar os fluxos de trabalho;

 desenvolver estratégias de implementação ou adequação do sistema de gestão de

documentos;

 Subsidiar, com instrumentos técnico-científicos, a implementação da gestão de

documentos e dos serviços arquivísticos;

 Identificar problemas e propor soluções quanto à gestão de documentos no âmbito

da administração pública.
Produção e tramitação de documentos

Produção de documentos de arquivo refere-se ao ato de elaborar documentos em razão das

atividades de uma instituição. Os documentos de arquivo nascem do cumprimento dos objetivos
para os quais uma instituição foi criada, em decorrência de processos de trabalho e do exercício
natural de suas funções. Entre outras vantagens, a aplicação da gestão, na fase de produção de
documentos, permite evitar a produção ou a manutenção de informações ou de documentos

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desnecessários e eliminar toda informação supérflua dos documentos, prever o
registro de qualquer informação que não esteja lá e que pode ser útil e normalizara apresentação
de certos tipos de documentos. A partir da sua produção, os documentos de arquivo passam a
existir para a instituição e deverão seguir o ciclo vital, baseado nos valores primário e secundário
atribuídos a eles e previstos na tabela de temporalidade e destinação de documentos. Os
documentos de arquivo devem seguir padrões de formatação uniformes, observando-se maior
rigor na sua criação, a fim de facilitar a sua identificação, o atendimento claro ao seu objetivo e a
preservação da sua autenticidade.

O Plano de Classificação
A classificação é uma das principais funções do processo de gestão de documen- tos de arquivo.
Todos os documentos produzidos ou recebidos pela UnB devem ser classificados de acordo com
os planos de classificação de documentos de arquivo das atividades-meio e fim.

O Plano de Classificação consiste em agrupar, em classes, subclasses e, assim, sucessivamente,

os documentos provenientes das mesmas atividades e que pos- suam semelhança de conteúdo
informacional, os quais serão representados por um código numérico.

A classificação é fundamental para a organização dos documentos de arquivo das unidades

administrativas e acadêmicas da UnB, sendo essencial o seu entendi- mento, para que todas as
demais atividades (avaliação, ordenação, eliminação etc.) que este manual apresenta possam ser
concretizadas de forma sequencial e sistêmica.

O Plano de Classificação de Documentos de arquivo (PCD), também denominado Código de

Classificação de Documentos de arquivo (CCD), é um instrumento técnico de organização dos
documentos, elaborado a partir da análise das funções e das atividades da instituição que os
gerou. Este esquema agrupa os documentos, de acordo com as funções e atividades do órgão, em
classes, subclasses, grupos e subgrupos, em uma ordem hierárquica do geral para o particular.

Como o próprio nome indica, o método de classificação decimal baseia-se em uma divisão de
dez classes, que se subdividem em dez subclasses. Estas partem do geral para o particular e
são distribuídas hierarquicamente de acordo com as fun ções e atividades do órgão. Para cada
classe ou subclasse, é determinado um código numérico que a identifica. Esse código é

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 representado por um número inteiro, composto de três algarismos, conforme apresentado no
exemplo a seguir

Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo

Assunto Prazos de guarda Destinação Observações

final

Fase Fase Inter

Corrente mediaria
Administração geral
Modernização e Enquanto 5 anos Guarda
reforma administrativa vigora permanente
Projetos, estudos e
normas
Planos, programas e 5 anos 9 anos Guarda São passíveis de eliminação os
projetos de trabalho permanente relatórios cujas informações
encontram-se recapituladas em outros.
Acordos. Ajustes. Enquanto 10 anos Guarda
Contratos. Convênios vigora permanente
organização e Enquanto vigora Guarda
permanente
funcionamento
normas,
regulamentações,
diretrizes,
procedimentos,
estudos e/ou decisões
de caráter geral
registro nos órgãos Enquanto Eliminação
competentes vigora
Regimentos. Enquanto 5 anos Guarda Os originais dos atos publicados
Regulamentos. esta- vigora permanente integrarão os arquivos dos gabinetes
tutos. Organogramas. do presidente da República,
Estruturas governadores e prefeitos, cuja
temporalidade será definida quando da
 elaboração de tabela
Específica para suas atividades-fim.

Conclusão
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A gestão arquivística de documentos é uma atividade consolidada e necessária a toda instituição
que produz e recebe documentos decorrentes de suas atividades diárias. A experiência mostrou
que a aplicação dos procedimentos e ferramentas de gestão documental, suportada pela teoria
arquivística, possibilitou identificar e tratar os documentos arquivísticos com segurança.

Durante o processo de gestão de documentos foram desenhados os fluxos documentais de

algumas atividades, mas ainda faltam elaborar outros fluxogramas de alguns processos. Esses
fluxogramas são essenciais para a orientação em relação ao trâmite dos documentos, seu
percurso dentro da instituição e identificação de onde serão arquivados

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Referência bibliográfica
ALTONIAN, Márcia Martins de Araújo. Gestão Documental no TCU: Adequação
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do plano de classificação ao os requisitos do E-Arq Brasil. 2009.
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Orientação para avaliação e arquivamento
intermediário em arquivos públicos. Rio de Janeiro, 1985. 31 p.

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