Artigo B. J. Desenvolvement

Brazilian Journal of Development 119246
ISSN: 2525-8761
O PATRIMÔNIO ARQUIVÍSTICO DAS

UNIVERSIDADES INTEGRANTES DO SISTEMA DE
GESTÃO DE DOCUMENTOS E ARQUIVOS DA
ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA FEDERAL
THE ARCHIVAL HERITAGE OF THE

ARCHIVAL HERITAGE OF THE UNIVERSITIES
DOCUMENT AND ARCHIVE MANAGEMENT SYSTEM OF THE
OF THE FEDERAL PUBLIC ADMINISTRATION
DOI:10.34117/bjdv7n12-609
Recebimento dos originais: 12/11/2021

Aceitação para publicação: 15/12/2021
Alex Fernandes de Oliveira

Bacharel em Arquivologia pela Universidade de Brasília (UnB)
Mestrando do Programa de Pós-graduação em Planejamento e Análise de
Políticas Púbicas na Unesp-Franca/SP
Av. Eufrásia Monteiro Petráglia, 900 – Jd. Dr. Antônio Petráglia
Franca/SP, CEP: 14409-160
E-mail: af.oliveira@unesp.br
Lilian Rodrigues de Oliveira Rosa

Pós-Doutora em Administração das Organizações pela FEA-RP-USP
Docente do Programa de Pós-graduação em Planejamento e Análise de
Políticas Públicas da UNESP-Franca/SP
Av. Eufrásia Monteiro Petráglia, 900 – Jd. Dr. Antônio Petráglia
Franca/SP, CEP: 14409-160
E-mail: lilian.rosa@unesp.br
RESUMO
Este trabalho é parte de uma pesquisa em desenvolvimento que investiga a política de
arquivos a partir de indicadores de preservação e acesso ao patrimônio arquivístico das
universidades integrantes do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos da
administração pública federal, dentre os quais se encontram alguns indicadores do serviço
de arquivo da Universidade Federal de Uberlândia. Esta análise é importante, pois, são
comuns os relatos que denominam o arquivo desta ou daquela universidade como um
“arquivo morto”, contendo amontoados de documentos sem organização e em processo
de constante deterioração. Para realização desta etapa da pesquisa foi empreendida uma
revisão bibliográfica, cujo levantamento de dados se deu nas plataformas da Biblioteca
Brasileira de Teses e Dissertações do IBICT, na Base de Dados em Ciência da Informação
(BRAPCI) e Informação Arquivística, tendo como marco a lei 8.159, de 08 de janeiro de
1991. Paralelamente, foram levantadas informações como observador participante, tendo
em vista a atuação profissional de um dos autores em Arquivos. Finalmente, efetivou-se
uma análise documental, particularmente no Relatório de Diagnóstico Geral do Setor de
Arquivo Geral da Universidade Federal de Uberlândia, protocolado nesta instituição no
ano de 2016. Até o momento, a pesquisa tem evidenciado que, assim como em outros
sistemas de arquivo do país, diversas dificuldades estão relacionadas à governança do
Brazilian Journal of Development, Curitiba, v.7, n.12, p. 119246-119262 dec. 2021

ISSN: 2525-8761
Arquivo Nacional, no que tange aos serviços arquivísticos deste Sistema de Arquivos da
Administração Pública Federal, no qual as universidades federais estão contempladas.
Palavras-Chave: Sistemas de Arquivo, Patrimônio Arquivístico, Universidades,

Universidade Federal de Uberlândia
ABSTRACT
This work is part of a research in progress that investigates the archives policy based on
indicators of preservation and access to the archival heritage of the universities that are
part of the Public Management System for Documents and Archives of the federal
administration, among which some indicators of the archive service of the Federal
University of Uberlândia. This analysis is important, as reports that call the archive of
this or university as an “archive”, containing unorganized piles of documents in a process
of constant deterioration are common. To carry out this stage of the research, a literature
review was undertaken, data collection took place on the platforms of the Brazilian
Library of Theses and Dissertations of the IBICT, in the Database on Information Science
(BRAPCI) and Archival Information, with the framework of law 8.159 , January 8, 1991.
At the same time, information was collected as a participant observer, in view of the
professional performance of one of the authors in Archives. Finally, a documental
analysis was carried out, particularly in the General Diagnosis Report of the General
Archive Sector of the Federal University of Uberlândia, filed at this institution in 2016.
So far, the search has shown that, as in other systems of The country's archive, several
difficulties are related to the governance of the National Archive, with regard to the
archival services of this Federal Public Administration Archives System, no federal
qualifications are contemplated.
Keywords: Archives Sistyms, Archival Heritage, Universities, Federal University of

Uberlândia
1 INTRODUÇÃO
Este artigo é parte de uma pesquisa de mestrado que tem como objetivo analisar a
política de arquivos sob a base de indicadores de preservação e acesso do patrimônio
arquivístico das universidades integrantes do Sistema de Gestão de Documentos e
Arquivos da administração pública federal. Sistema de arquivos criado em 2003 pelo
Decreto 4.915, de 12 de dezembro de 2003 (BRASIL, 2003), e que tem como finalidade
preservar e dar acesso aos documentos de arquivo dos órgãos e entidades do Poder
Executivo Federal (PEF).
Ademais, foi motivo para realização deste estudo as indagações de um dos
autores1 deste texto sobre o modelo de organização dos arquivos das universidades
públicas federais, tendo em vista sua observação do desenvolvimento das atividades do
1 Alex Fernandes de Oliveira atua como Arquivista há 5 anos no arquivo central da Universidade
Federal de Uberlândia, executando funções de classificação, avaliação e destinação final de documentos de
arquivo, o que viabilizou a aplicação do método de observação participante, como preconiza o autor ABIB
e et al (2013).

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serviço de arquivo2 de uma instituição com este perfil, a Universidade Federal de

Uberlândia (UFU).
Dentre essas observações se destaca a perceptível discrepância existente entre a
realidade observada nas práticas cotidianas do arquivo da UFU e a determinação legal de
recolhimento dos documentos desta universidade para a instituição arquivística3 deste
sistema de arquivos, o Arquivo Nacional.
Art. 18 - Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos

documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem
como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e
acompanhar e implementar a política nacional de arquivos.
Parágrafo único - Para o pleno exercício de suas funções, o Arquivo
Nacional poderá criar unidades regionais. (BRASIL, lei 8.159/91)
Soma-se a isso os diversos relatos detectados na observação participante sobre

serviços de arquivo não operantes e, muitas das vezes, até inexistentes em órgãos e
entidades do poder público. Essa situação ocasiona perdas irreparáveis de um importante
direito social que está previsto na Carta Magna de 1988 com um princípio fundamental,
o acesso à informação.
XXXIII - todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações

de seu interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que serão
prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas
aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do
Estado. (BRASIL, Constituição Federal de 1988)
Dessa forma, torna-se fundamental analisar e entender as condições nas quais

estes serviços arquivísticos desenvolvem suas atividades. Outrossim, cabe observar se
este modelo de sistemas de arquivo, na qual se inclui o objeto dessa pesquisa, atinge os
propósitos da política de arquivos, de preservar e facultar acesso de seus documentos à
sociedade.
2 METODOLOGIA
Para a análise foram levantadas referências no campo das políticas públicas.
Especificamente, observou-se o âmbito da política setorial de arquivos e de patrimônio
2 Conforme Jardim (2011, p. 1583) são “unidades administrativas incumbidas das funções
arquivísticas nos diversos órgãos da administração pública, no âmbito dos quais se configuram como
atividade-meio [...]”.
3 Conforme Jardim (2011, p. 1583) “considera-se instituições arquivísticas públicas aquelas
organizações cuja atividade-fim é a gestão, recolhimento, preservação e acesso de documentos produzidos
por uma dada esfera governamental (ex.: o Arquivo Nacional, os arquivos estaduais e os arquivos
municipais.)”.

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documental arquivístico das plataformas Biblioteca Brasileira de Teses e Dissertações do

IBICT, Base de Dados em Ciência da Informação (BRAPCI) e Informação e Informação,
tendo como marco a lei 8.159, de 08 de janeiro de 1991.
Foram levantados 23 (vinte e três) artigos nestas plataformas, utilizando as
seguintes palavras-chave: patrimônio documental; política de arquivo e governança
arquivística. Destes, 5 (cinco) textos foram utilizados para construção deste artigo, os
quais serviram de base para a caracterização dos conceitos de sistemas de arquivo, política
arquivística, e recolhimento documental. Esse material subsidia a contextualização do
modelo de organização e acesso dos arquivos das diferentes esferas governamentais.
Esse levantamento, mesmo que preliminar, possibilitou observar o cenário que
envolve a discussão na área. O tema já foi objeto de abordagem em artigos e seminários
sobre arquivos nos últimos anos, como no I e II Seminário Nacional de Governança
Arquivística, realizado em 2019 e 2020, pela Fundação Getúlio Vargas e pela
Universidade Federal da Bahia, respectivamente (CPDOC, 2019; SEMINÁRIO
NACIONAL, 2020). Dessa forma, foram incorporados nessa abordagem os elementos
presentes nas discussões destes seminários, além de dados registrados em artigos
publicados por pesquisadores da área.
Quanto ao serviço de arquivo da universidade analisada, foi utilizado o método
observação participante (ABIB e et al, 2013), tendo em vista o desenvolvimento das
atividades arquivísticas de um dos autores do texto nesta instituição, além da análise de
um Relatório de Diagnostico produzido por este serviço de arquivo no ano de 2016.
Elementos presentes em estudos publicados por pesquisadores da área de política
pública também foram incorporados nesta pesquisa. Essa abordagem é essencial neste
tipo de análise, tendo em vista as diversas dificuldades de implementação deste tipo de
policy making.
Em estados federais, os governos acham difícil desenvolver políticas

consistentes e coerentes, porquanto as políticas nacionais, na maioria
das áreas, exigem acordo intergovernamental, envolvendo negociações
complexas, extensas e consumidoras de tempo que nem sempre são
bem-sucedidas. (BANTING, 1982; SCHULTZ e ALEXANDROFF,
1985; ATKINSON e COLEMAN, 1989b APUD HOWLETT, 2013 p.
58)
Deve-se considerar que, para a compreensão geral do sistema de arquivos em

análise, é necessário identificar a quantidade total de universidades integrantes, bem

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como a relação deste sistema como outros, que integram o Sistema Nacional de Arquivos
(SINAR), como os sistemas estaduais e municipais.
3 OS SISTEMAS DE ARQUIVOS DO PAÍS

Os arquivos públicos se constituem essencialmente de fontes de consulta da
sociedade. Cumprem, dessa forma, um importante papel no atendimento das demandas
informacionais, atuando como agências de transparência da história das instituições do
Estado. Contudo, é preciso entender que os arquivos públicos não são, por si só,
produtores do patrimônio documental arquivístico disponibilizado. Caracterizam-se
como recolhedores, organizadores e facilitadores do acesso a esta riqueza informacional,
que vem muitas das vezes já selecionado pelos serviços de arquivo dos órgãos e entidades
estatais.
Tendo essa tarefa em vista, desde a década de 1980 diversos entes de nossa
federação têm estabelecido o “sistema” como forma de organização de seus arquivos.
Uma política que tem sua concepção surgida na União das Nações Unidas para Educação,
Ciência e a Cultural (UNESCO) durante o período compreendido entre as décadas de
1970 e 1980, a qual propunha a constituição de Sistemas Nacionais de Informações
(NATIS), principalmente nos chamados países em desenvolvimento.
Sob tal perspectiva, encontra-se implícita uma tentativa de ordenação

da informação no plano mundial – respeitadas as peculiaridades dos
diversos países envolvidos. O conceito de NATIS significaria, no
mínimo, um denominador comum cuja viabilização minimizaria tais
diferenças no nível internacional e otimizaria o uso de recursos
informacionais em cada país (JARDIM, 1995 p. 24).
Estados como Rio Grande do Norte, Espirito Santo, Pará, Sergipe, Rio Grande do
Sul, Bahia e São Paulo estabeleceram durante a década de 1980 no âmbito de seus órgãos
e entidades a organização de seus arquivos a partir de modelo de sistemas, sendo o sistema
do estado de São Paulo o único que foi efetivamente implementado (JARDIM, 2011 p.
1590).
Podemos dizer também que este processo culminou na criação do próprio Sistema
Nacional de Arquivos (SINAR), efetivamente implantado com a promulgação da lei
8.159, de 08 de janeiro de 1991, a Lei de Arquivos.
Além do Sistema Nacional de Arquivos (1991) e do Sistema de Gestão

de Documentos de Arquivo da Administração Federal (2003), existem
sistemas estaduais de arquivos em 17 estados (63%) da federação. Dez

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sistemas estaduais (58%) foram instituídos antes da lei de Arquivos de

1991. Os demais sete (42%), após. A maior incidência foi nos anos de
1980: oito sistemas estaduais (47%). (JARDIM 2012 APUD JARDIM,
2018 p. 35)
Ressalta-se que essa política perdeu força na própria UNESCO nesta mesma
época devido as características diversas dos estados federados em países
subdesenvolvidos.
Conforme a literatura analisada, o conceito de NATIS perde

progressivamente assiduidade no discurso da UNESCO, sobretudo a
partir dos anos 80. Tal ocorre em relação direta com as limitações na
implementação do NATIS no chamado Terceiro Mundo, que seria o seu
território privilegiado (JARDIM, 2011 p. 25)
Contudo, sua influência já havia se dissipado e até de certa forma se consolidado

no Brasil, que passava a pensar a estruturação da organização de seus arquivos a partir de
“sistemas”. Prova disso, é que os sistemas estaduais continuaram a ser criados, como
indica o Decreto n.3.427, de 09 de março de 1993, no estado de Santa Catarina. Em 2003,
foi promulgado o Decreto 4.915, que dispõe sobre o Sistema de Gestão de Documentos e
Arquivos da administração pública federal. Principal sistema aqui analisado, o qual
contempla um órgão central, 19 órgãos setoriais e 363 órgãos seccionais, dispostos na
Portaria n.300/2020, do Ministério da Justiça e Segurança Pública, os quais nesse último
grupo estão contemplados os serviços de arquivo das universidades custodiadas pelo
Poder Executivo Federal (PEF).
Alguns pesquisadores da área criticam este modelo de sistemas por sua rigidez e
até o apresentam como modelo caro e ineficaz, como é o caso de Arreguy (2017, p. 28),
que ressalta “sistemas como os de gestão arquivística de documentos [...] são caros e de
difícil implementação”. E Jardim (2018, p. 36) que expõe que “há sinais nos relatos (e
talvez na ausência destes) de que essa arquitetura sistêmica tem sido aparentemente pouco
eficaz [...]”. Contudo, este modelo segue sendo a regra para o recolhimento4 e acesso dos
documentos de arquivo dos órgãos e entidades que compõem as diferentes esferas
governamentais.
De forma empírica, nas últimas décadas algumas pesquisas foram sendo
desenvolvidas para levantar a situação destes sistemas, e se atendem as determinações da
4 Recolhimento é a entrada de documentos públicos em arquivos permanentes, com competência formal

estabelecida. (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, 2005)

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lei de arquivos, tanto para mostrar suas benesses como também as consequências
negativas.
Pelo lado positivo, Assis et al (2016) demostrou que o sistema de arquivos do
estado de São Paulo possui uma boa adequação a política estadual de gestão documental,
demostrando em sua pesquisa que a instituição arquivística do estado tem instrumentos
para monitorar o atendimento as definições de sua política.
Desde 2009, como a criação do Núcleo de Monitoria e Fiscalização,

diferentes propostas e instrumentos para monitoramento, análise,
elaboração e implementação da política foram desenvolvidos. Já nesse
projeto foi utilizado o método da Arvore de problemas: causas-efeitos
como instrumento de análise, proposto pela Comissão Econômica para
a América Latina e Caribe e OEA - Organização dos Estados
Americanos – CEPAL (2007) (ASSIS e et al., 2016 p. 7)
Criado pelo Decreto 22.789/1984, este sistema possui desde a década de 1980 a
produção e atualização de diagnósticos da situação arquivística de seus órgãos e uma
política de recolhimento que abarca grandes frações da documentação por eles
custodiados, como o “Programa de Gestão Documental Itinerante” que busca avaliar e
recolher a documentação acumulada até a década de 1940 (ASSIS e et al., 2016 p. 5).
Por outro lado, Cortes (1996) analisou os arquivos públicos estaduais nos
primeiros anos de promulgação da lei de arquivos e demostrou em sua pesquisa que não
existia política de recolhimentos periódicos nas instituições arquivísticas estaduais do
país, condição essencial para que os arquivos possam integrar o próprio SINAR.
O recolhimento periódico de documentos praticamente não existe.

Apenas 6 instituições indicam recolhimento nos últimos 5 anos, sendo
que o Arquivo do estado do Ceará recolheu apenas os documentos do
TRE em 1996, e o de Goiás, apenas o Diário Oficial.
A grande maioria dos Arquivos analisados não tem conhecimento da
data do último recolhimento mas pode-se notar pelas datas limites dos
acervos, bastante antigas, que o recolhimento não ocorre há muitas
décadas [...] (CORTES, 1996 p. 83-84).
E quanto ao sistema de arquivos do PEF, Brito (2015), a partir de dados colhidos

no ano de 2013, apontou que dos 1.008.025 servidores ativos do PEF apenas 1.350 destes
estavam cadastrados como agentes neste sistema, ou seja, este sistema possuía apenas
0,13% dos servidores ativos desta esfera governamental para realização das funções
relativas à gestão, preservação, recolhimento, acesso e difusão dos documentos de
arquivo.

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Mais recentemente, Jardim (2018) levantou que apenas 1/3 dos ministérios do PEF
possuem arquivos permanentes, além de constatar também que há serias fragilidades no
procedimento de recolhimento de documentos neste sistema.
Esse cenário, associado a outros aspectos revelados pela literatura e a

investigação, aponta para uma debilidade no desenvolvimento de
algumas funções arquivísticas essências: o recolhimento de
documentos de valor permanentes dos órgãos da administração pública
e, como consequência, a sua guarda, processo e acesso pela instituição
arquivística. (JARDIM, 2018 p. 11)
Jardim (1995, p. 40) já alertava desde a primeira metade da década de 1990 que
“o modelo de sistema proposto se mostra caracterizado por um alto grau de centralização,
aproximando-se mais dos modelos de estado unitário do que de federal”, o que contrasta
como o que Hochman e Faria analisam sobre um estado federado. Para estes autores “uma
característica central do federalismo é garantir simultaneamente a unidade e a
diversidade” (HOCHMAN E FARIA, 2013 p. 35).
Essas grandes diferenças entre os sistemas de arquivos país, tanto os estaduais
como dentro do próprio sistema de arquivos do PEF, evidenciam um contraste muito
acentuado sobre a unidade arquivística necessária para o funcionamento de um
mecanismo adequado de formação e acesso do patrimônio documental do país.
4 AS UNIVERSIDADES INTEGRANTES DO SISTEMA DE ARQUIVOS DA

ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA FEDERAL
Ainda que de maneira muita restrita, a sociedade brasileira passou a vivenciar os
cotidianos e os progressos que são trazidos pelas universidades há pouco mais de um
século, com a implantação da Universidade do Rio de Janeiro (URJ), a primeira
universidade constituída e mantida com recursos federais no Brasil.
Todavia, a primeira instituição universitária, criada legalmente pelo

Governo Federal, é a Universidade do Rio de Janeiro, em 1920, quando
são reunidas as escolas Politécnica e de Medicina e a Faculdade Livre
de Direito, com autonomia acadêmica e administrativa.
(RONCAGLIO, 2016 P. 181)
Contudo, a figura que hoje se sobressai para a sociedade, da universidade voltada

também para a pesquisa e extensão, não surgiu através do decreto lei 14.343, de 07 de
setembro de 1920, que instituiu a URJ, mas sim se constituiu aos poucos e na esteira de

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muita luta social e política. Pode-se dizer inclusive que a pesquisa começa a figurar no
caminho universitário apenas 15 anos mais tarde, com a implantação da Universidade do
Distrito Federal (UDF), em 1935.
Segundo Favero (2006, p. 25) “A UDF surge com uma vocação científica e
estruturante totalmente diferente das universidades existentes no país, inclusive da USP”,
pois foi fundada sob influência dos debates surgidos da criação da URJ, principalmente
na Associação Brasileira de Ciência (ABC) e na Associação Brasileira de Educação
(ABE), e que permearam a intelectualidade nacional e foram fundamentais para as bases
de constituição desta instituição.
Entretanto, imergida em um ambiente político extremamente conturbado, pelo
surgimento do Estado Novo de Getúlio Vargas, tendo neste momento a formação de um
regime autoritário no país, a UDF acabou sendo extinta e seus cursos incorporados à
Universidade Brasil (UB), criada com características diversas desta primeira.
Após a redemocratização, em 1946 começa a ressurgir as primeiras manifestações
de autonomia universitária, como constante no decreto-lei 8.393, de 17/12/1945, o qual
“concede autonomia administrativa, financeira, didática e disciplinar a UB, e dá outras
providências”. Desse período em diante, o país vê o surgimento de novas outras
instituições universitárias ao estilo da anteriormente citada UB, com previsão legal de
respeito a sua autonomia, mas que na prática são sempre suscetíveis as intemperes
políticas, como ocorre no período militar, em que tanto a liberdade acadêmica como o
próprio número de instituições criadas descressem consideravelmente.
Com a reforma administrativa do estado, a partir da década de 1990 as instituições
privadas passaram a conquistar espaço neste mercado, o que não favoreceu sua expansão
para as diversas comunidades do país, tendo em vista os altos custos para criação e
manutenção destas instituições em regiões não atrativas para a iniciativa privada.
Como consequência, o tema sobre o acesso a estas instituições permeou a
sociedade, sendo que somente no início da década de 2000 o Ministério da Educação
elaborou o Plano Nacional de Educação (PNE 2001 – 2010), que segundo Roncaglio
(2016, p. 5) estabelecia “metas que exigiam o aumento dos investimentos nessa área e
buscavam a ampliação do número de estudantes atendidos em todos os níveis da educação
superior”.
Em primeiro momento, este plano buscava interiorizar estas instituições no país.
Posteriormente, foi lançando o Programa de Apoio a reestruturação e Expansão das
Universidades Federais (REUNI), programa iniciado em 2003 (MINISTÉRIO DA

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EDUCAÇÃO, s.d.), institucionalizado através do Decreto nº 6.096, de 24 de abril de

2007, e que tinha como meta viabilizar a liberação de recursos de expansão às
universidades.
De 2003 a 2010 foram criadas mais 14 universidades (MINISTÉRIO DA
EDUCAÇÃO, s.d.) federais, ritmo que continuou crescente durante parte da década
passada, chegando agora ao número de 69 universidades em todas as regiões do país.
Assim chegamos à realidade atual das universidades federais, em que os serviços de
arquivo destas instituições têm a missão de coordenar a seleção do produto arquivístico a
ser disponibilizado para acesso, tanto para as diversas unidades de sua administração
como para a comunidade consulente, no caso dos arquivos permanentes/históricos.
No arquivo permanente, portanto na esfera da pesquisa científica ou de

interesse puramente cultural, o público estará personificado no
historiador ou em profissionais cuja atividade possa demandar
informações sobre épocas anteriores, como jornalistas, sociólogos,
cientistas políticos etc. Outro tipo de usuário é o cidadão em busca de
seus interesses ou que revela alguma curiosidade pelo trabalho de
investigação histórica. (BELLOTO, 2006 p.42)
5 AS QUESTÕES ARQUIVÍSTICAS DA UNIVERSIDADE FEDERAL DE

UBERLÂNDIA
Em meio ao cenário mencionado no tópico anterior, a partir da década de 1950 a
comunidade uberlandense e região começa a ver surgir os primeiros impulsos para
constituição do que hoje é a Universidade Federal de Uberlândia.
Como a política de interiorização do ensino superior, o governo militar
impulsionou a consolidação e federalização das faculdades isoladas que constituíam até
meados da década de 1970 a Universidade de Uberlândia (UnU).
Uma das exigências do MEC para a federalização, era a reforma

estatutária, que extinguisse as faculdades isoladas e fossem criados
Centros. No caso da UFU, foram criados 3 centros: Centro de Ciências
Humanas, Letras e Artes (CEHAR), Centro de Ciências Biomédicas
(CEBIM) e Centro de Ciências Exatas e Tecnológicas (CETEC)
(PRIETO, c2009).
De 1976 em diante o governo federal, na época presidido pelo General Ernesto

Geisel, começa a gerir de forma efetiva a universidade, e em 1978, através da lei nº 6.532
cria a Universidade Federal de Uberlândia. Desse período em diante, esta universidade
passa por diversas alterações de sua estrutura, regimento e abertura de suas instâncias de

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decisão, como escolha de reitores, composição de seus conselhos, e direção de suas

unidades.
Quanto aos aspectos arquivísticos levantados, pode-se perceber que as críticas dos
pesquisadores dessa área sob o modelo de “sistemas” para organização e acesso dos
arquivos nacionais realmente se mostram perceptíveis no serviço de arquivo desta
instituição. Dentre essas críticas, ressalta-se primeiramente o não atendimento a política
de recolhimentos ao Arquivo Nacional, procedimento nunca realizado por este serviço.
O Relatório de Diagnostico Geral do Setor de Arquivo Geral, elaborado no ano de
2016 para finalidades administravas desta unidade, registra que este serviço de arquivo
custodiava naquele momento 6.875,56 metros lineares5 de documentos em seu deposito
de arquivos, entre documentos provenientes das áreas administrativas, acadêmicas e
hospitalares.
Desse quantitativo, distingue-se o que se denominou neste relatório como
“Diversos”, constituído por 2.647,68 metros lineares de documentos. Esta categoria foi
definida dessa forma porque se constitui de documentos em que não foi possível realizar
a identificação de sua proveniência, não estando assim computado entre as categorias
acima citadas.
Até o ano de 2016 não havia sido institucionalizado nesta instituição os
instrumentos arquivísticos que definem o tempo de guarda dos documentos de arquivos
das áreas meio e fim. Tais instrumentos foram publicados pelo Arquivo Nacional no ano
de 2001, para os referentes a área meio, e no ano de 2011 para os documentos
especificamente relativos à área fim das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES).
Estes instrumentos são ferramentas singulares para o trato da documentação de
arquivo de quaisquer instituições públicas ou privadas. O que pode se dizer, tem relação
direta com a seleção dos documentos de cunho permanente/histórico e que constituem o
objeto de recolhimento do AN.
Não havia então a caracterização neste serviço de arquivo dos documentos de
guarda temporária e sua separação dos documentos que tem valor outro que não aquele
necessário à sua criação, de cunho histórico ou cultural. Talvez seja este um dos principais
motivos do não atendimento a política de recolhimento ao AN, visto que não há um fluxo
5 Unidade de medida recomendada pelo Arquivo Nacional para mensuração de documentos

textuais. Disponível em <file:///D:/Users/alex.oliveira/Downloads/manual_mensuracao-_Versao-
Ministerio-da-Justica.pdf>. Acessada em 01 de out 2021

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de trabalho neste serviço de arquivo que conduza a seleção dos documentos de cunho
permanente/histórico.
Outra possível causa de não atendimento a política de arquivos está relacionada a
grande quantidade de documentos que já poderiam ser eliminados por este serviço. O
relatório traz que a partir dos instrumentos de classificação e temporalidade, em meio ao
quantitativo total de documentos custodiados por este setor, cerca de 23,55% possuíam
prazo de vigência esgotados, ou seja, documentos possíveis de eliminação (MINISTÉRIO
DA JUSTIÇA, 2014).
Este trabalho não era realizado pois até então não havia a aplicação dos
instrumentos arquivísticos de classificação e avaliação na documentação acumulada, as
denominadas tabelas de temporalidade e destinação final de documentos de arquivo.
Segundo Bellotto (2006, p 38) “Elas é quem ditam a destruição racional de documentos
rotineiros, segundo os diferentes prazos nelas fixados”.
Desde então, e partir da institucionalização das bases para a classificação e
avaliação dos documentos desta universidade, pela Portaria da Reitoria n.1.324/2019,
esse serviço de arquivo tem estabelecido rotinas de seleção dos documentos acumulados
em seu deposito de arquivos, seja para a guarda permanente ou para eliminação dos
destituídos de valor, conforme é estabelecido no inciso III do art. IX do Decreto 10.148,
de 02 de dezembro de 2019.
Art. 9 [...]
III - orientar as unidades administrativas do seu órgão ou entidade,
analisar, avaliar e selecionar o conjunto de documentos produzidos e
acumulados pela administração pública federal, tendo em vista a
identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação
dos documentos destituídos de valor;
[...]
Nessa questão, é preciso destacar um outro apontamento mencionado pelos

pesquisadores dessa área, que é pequeno número de recursos humanos destinados a estas
tarefas. Nesta universidade, compõe o corpo técnico deste serviço apenas 4 funcionários.
Destes, apenas 1 arquivista, profissional responsável por conduzir os procedimentos de
avaliação e seleção de documentos históricos e eliminação dos destituídos de valor.
A partir deste cenário, este serviço de arquivo tem desenvolvido suas atividades
de forma lenta, não conseguindo até o momento classificar e avaliar toda a documentação
custodiada em seu deposito de arquivos, o que tem como consequência a não formação

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de seu arquivo permanente, composto por documentos de cunho permanente/histórico e

que estariam a disposição para acesso da comunidade
6 CONSIDERAÇÕES FINAIS
Segundo Jardim (2018, p. 43) “governança arquivística […] compreende
necessariamente ações transversais ao contexto arquivístico com um forte dinamismo
relacional com outras agências, políticas e programas no campo da informação estatal
[...]”. Nesse sentido, os resultados obtidos até o presente momento com a revisão
bibliográfica, a observação participante e a análise documental, permitiram algumas
inferências preliminares.
Inicialmente, estes dados indicam que não há uma inter-relação do Arquivo
Nacional com outras agências de transparência do estado, o que poderia favorecer a
disseminação e valorização da política de arquivos no cenário político nacional.
Percebeu-se também que há um descompasso arquivístico entre estas instituições, sendo
esse desacerto não restrito apenas as universidades. Este aspecto parece se configurar
como um sintoma de algumas carências na política de arquivos, visto que há grande déficit
de profissionais dessa área, no âmbito deste sistema como um todo. Outro aspecto é que,
até o momento, o sistema não possui métodos de fiscalização de suas determinações e,
portanto, não vê oficialmente esse dado como um problema.
O Decreto 4.915/2003, que dispõe sobre o Sistema de Gestão de Documentos
Arquivos da administração pública federal, traz como finalidade:
I - Garantir ao cidadão e aos órgãos e entidades da administração

pública federal o acesso aos arquivos e às informações neles contidas,
de forma ágil e segura, resguardados os aspectos de sigilo e as restrições
legais;
[…]
VI – Preservar o patrimônio documental arquivístico da administração
pública federal
[…]
Nesse sentido, a complexidade do atendimento a estas determinações se torna

preocupante pois este sistema de arquivos é responsável pela orientação arquivística da
produção, utilização e destinação final dos documentos de arquivo do dia a dia de trabalho
dos cerca de 1.111.042 servidores ativos do PEF, de acordo com o Portal de
Transparência, da Controladoria Geral da União (2021).
A partir desse contexto, é inevitável o surgimento de uma crítica sobre a
concepção deste modelo de sistema de arquivos, visto que seu formato depende de uma

ISSN: 2525-8761
condução central e coesa do Arquivo Nacional sobre os serviços de arquivo dos órgãos
integrantes deste sistema. O que contrasta com o próprio declínio deste formato de
política, que até década de 1980 era incentivado pela UNESCO, mas perdeu força nesta
mesma época devido as características diversas dos estados federados em países
subdesenvolvidos.
Assim como o serviço de arquivo observado, percebeu-se pela literatura analisada
que os problemas referentes a preservação e acesso ao patrimônio arquivístico de outros
serviços de arquivo, seja da administração pública federal ou dos estaduais, também tem
muito a ver com a fraca gestão da autoridade arquivística daquele ente.
Seria necessário municiar o debate sobre a importância do fortalecimento destas
instituições com mais dados referentes aos serviços de arquivos das instituições que
compõem estes sistemas. Aspecto o qual este artigo pretende contribuir, tendo em vista a
importância das universidades federais para o Sistema Nacional de Arquivos.

ISSN: 2525-8761
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ASSIS, Marcelo Henrique et al. Indicadores de desempenho como subsídio à implantação da

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Acesso em 11 out 2021
BRASIL. Decreto 10.148, de 02 de dezembro de 2019. Institui a comissão de coordenação do

Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos da administração pública federal, dispõe sobre a
Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, as Subcomissões de Coordenação do
Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos da Administração Pública Federal o Conselho
Nacional de Arquivos, e dá outras providências. Brasília-DF. Presidência da República, [2020].
Disponível em: https://repositorio.cgu.gov.br/handle/1/43579. Acesso em: 29 jun 2021
BRASIL. Decreto 4.915, de 12 de dezembro de 2003. Dispõe sobre o Sistema de Gestão de

Documentos e Arquivos da administração pública federal. Brasília-DF. Presidência da República,
[2020]. Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto/2003/D4915.htm. Acesso
em: 29 jun 2021
BRASIL. Lei 8.159, de 08 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de arquivos
públicos e privados e dá outras providências. Brasília-DF. Presidência da República, [2021].
Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l8159.htm. Acesso em: 30 jun. 2021
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- SIGA, da Administração Pública Federal. Acervo – Revista do Arquivo Nacional, p. 226,
jul./dez. 2015. Disponível em: https://brapci.inf.br/index.php/res/v/44443. Acesso em 11 out
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CORTÊS, Maria Regina Persechini Armound. Arquivo Público e Informação: Acesso à

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RONCAGLIO, Cynthia. O papel dos arquivos das instituições federais de ensino superior e a
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ISSN: 2525-8761
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Artigo B. J. Desenvolvement

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Brazilian Journal of Development 119246

O PATRIMÔNIO ARQUIVÍSTICO DAS

THE ARCHIVAL HERITAGE OF THE

Recebimento dos originais: 12/11/2021

Alex Fernandes de Oliveira

Lilian Rodrigues de Oliveira Rosa

Brazilian Journal of Development, Curitiba, v.7, n.12, p. 119246-119262 dec. 2021

Palavras-Chave: Sistemas de Arquivo, Patrimônio Arquivístico, Universidades,

Keywords: Archives Sistyms, Archival Heritage, Universities, Federal University of

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serviço de arquivo2 de uma instituição com este perfil, a Universidade Federal de

Art. 18 - Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos

Soma-se a isso os diversos relatos detectados na observação participante sobre

XXXIII - todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações

Dessa forma, torna-se fundamental analisar e entender as condições nas quais

Brazilian Journal of Development, Curitiba, v.7, n.12, p. 119246-119262 dec. 2021

documental arquivístico das plataformas Biblioteca Brasileira de Teses e Dissertações do

Em estados federais, os governos acham difícil desenvolver políticas

Deve-se considerar que, para a compreensão geral do sistema de arquivos em

Brazilian Journal of Development, Curitiba, v.7, n.12, p. 119246-119262 dec. 2021

3 OS SISTEMAS DE ARQUIVOS DO PAÍS

Sob tal perspectiva, encontra-se implícita uma tentativa de ordenação

Além do Sistema Nacional de Arquivos (1991) e do Sistema de Gestão

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sistemas estaduais (58%) foram instituídos antes da lei de Arquivos de

Conforme a literatura analisada, o conceito de NATIS perde

Contudo, sua influência já havia se dissipado e até de certa forma se consolidado

4 Recolhimento é a entrada de documentos públicos em arquivos permanentes, com competência formal

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Desde 2009, como a criação do Núcleo de Monitoria e Fiscalização,

O recolhimento periódico de documentos praticamente não existe.

E quanto ao sistema de arquivos do PEF, Brito (2015), a partir de dados colhidos

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Esse cenário, associado a outros aspectos revelados pela literatura e a

4 AS UNIVERSIDADES INTEGRANTES DO SISTEMA DE ARQUIVOS DA

Todavia, a primeira instituição universitária, criada legalmente pelo

Contudo, a figura que hoje se sobressai para a sociedade, da universidade voltada

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EDUCAÇÃO, s.d.), institucionalizado através do Decreto nº 6.096, de 24 de abril de

No arquivo permanente, portanto na esfera da pesquisa científica ou de

5 AS QUESTÕES ARQUIVÍSTICAS DA UNIVERSIDADE FEDERAL DE

Uma das exigências do MEC para a federalização, era a reforma

De 1976 em diante o governo federal, na época presidido pelo General Ernesto

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decisão, como escolha de reitores, composição de seus conselhos, e direção de suas

5 Unidade de medida recomendada pelo Arquivo Nacional para mensuração de documentos

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Nessa questão, é preciso destacar um outro apontamento mencionado pelos

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de seu arquivo permanente, composto por documentos de cunho permanente/histórico e

I - Garantir ao cidadão e aos órgãos e entidades da administração

Nesse sentido, a complexidade do atendimento a estas determinações se torna

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ABIB, Gustavo et al. Observação participante em estudos de administração da informação no

ASSIS, Marcelo Henrique et al. Indicadores de desempenho como subsídio à implantação da

BELLOTTO, H. L. Arquivos permanentes: tratamento documental. Editora FGV, 4 ed., 320

BRASIL. Constituição da República Federativa do Brasil: promulgada em 5 de outubro de

BRASIL. Decreto 10.148, de 02 de dezembro de 2019. Institui a comissão de coordenação do

BRASIL. Decreto 4.915, de 12 de dezembro de 2003. Dispõe sobre o Sistema de Gestão de

BRITO, Djalma Mandu. O perfil do integrante do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos

CONTROLADORIA GERAL DA UNIÃO. Portal da Transparência. Disponível em:

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