Leis Estaduais

Minas Gerais

DECRETO Nº 48.165/2021

Dispõe sobre a Política de Preservação de Documentos

do Estado de Minas Gerais.

O GOVERNADOR DO ESTADO DE MINAS GERAIS, no uso de atribuição que lhe confere o

inciso VII do art. 90 da Constituição do Estado e tendo em vista o disposto na Lei nº
19.420, de 11 de janeiro de 2011, DECRETA:

CAPÍTULO I
DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 1º Este decreto dispõe sobre a Política de Preservação de Documentos do Estado

de Minas Gerais com a finalidade de estabelecer princípios e diretrizes para a preservação

de documentos provenientes da Administração Pública do Poder Executivo e de origem
privada de interesse público e social, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos
documentos arquivísticos, conforme os objetivos especificados na Lei nº 19.420, de 11 de
janeiro de 2011, que estabelece a Política Estadual de Arquivos.

Art. 2º Para os fins do disposto neste decreto considera-se:

I - armazenamento: guarda de documentos arquivísticos em local apropriado;

II - armazenamento de documento digital: guarda de documentos digitais em

dispositivos de memória não volátil;

III - arquivo: conjunto de documentos de qualquer natureza produzidos e recebidos

por pessoa natural ou jurídica, qualquer que seja o suporte da informação;

IV - arquivos privados: arquivos cujos documentos tenham sido produzidos ou

recebidos por pessoa natural ou jurídica de direito privado;

V - arquivos públicos: arquivos cujos documentos tenham sido produzidos ou

recebidos pelos órgãos e pelos Poderes do Estado, bem como pelas entidades por ele
constituídas e os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por entidade privada
prestadora de serviço público;
:
 VI - autenticidade: credibilidade de um documento enquanto documento; a
qualidade de um documento ser o que diz ser e de que está livre de adulteração ou
qualquer tipo de corrupção e composta de identidade e integridade;

VII - identidade: conjunto dos atributos de um documento arquivístico que o

caracterizam como único e o diferenciam de outros documentos arquivísticos;

VIII - integridade: estado dos documentos que se encontram completos e que não
sofreram nenhum tipo de corrupção ou alteração não autorizada nem documentada;

IX - custódia: responsabilidade jurídica de guarda e proteção de arquivos,

independentemente de vínculo de propriedade;

X - documento arquivístico: documento produzido, elaborado ou recebido, no curso

de uma atividade prática, como instrumento ou resultado de tal atividade e retido para
ação ou referência;

XI - documento digital: informação registrada, codificada em dígitos binários,

acessível e interpretável por meio de sistema computacional;

XII - documento digitalizado: representante digital do processo de digitalização do

documento físico e seus metadados;

XIII - gestão de documentos: conjunto de procedimentos e operações técnicas

relativas à produção, à classificação, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento
de documentos, em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou o seu
recolhimento para guarda permanente;

XIV - fase corrente: documentos que se conservam nas instituições de origem em

razão de sua vigência e de seu uso para fins administrativos, legais e fiscais;

XV - fase intermediária: documentos que, originários dos documentos correntes,

mantêm valores prescricionais e precaucionais e, por essa razão, aguardam destinação,
até que possam ser eliminados ou recolhidos para guarda permanente;

XVI - fase de guarda permanente: os documentos que, originários dos documentos

intermediários, são definitivamente preservados devido a seu valor informativo para
pesquisa histórica, cultural e científica ou probatório;

XVII - preservação digital: conjunto de ações gerenciais e técnicas exigidas para

superar as mudanças tecnológicas e a fragilidade dos suportes, garantindo acesso e
interpretação dos documentos digitais pelo tempo que for necessário;

XVIII - preservação física: aplicação de medidas e procedimentos tendentes a

prevenir a degradação física dos documentos e a garantir sua segurança contra acidentes
e intrusões;

XIX - produtor: pessoa física ou jurídica que produz, recebe ou acumula documentos
:
 XIX - produtor: pessoa física ou jurídica que produz, recebe ou acumula documentos
arquivísticos em função de seu mandato, missão, funções ou atividades;

XX - repositório digital: plataforma tecnológica que apoia o gerenciamento dos

materiais digitais, pelo tempo que for necessário, e é formado por elementos de hardware,
software e metadados, bem como por uma infraestrutura organizacional e procedimentos
normativos e técnicos;

XXI - repositório arquivístico digital: repositório digital que armazena e gerencia

documentos arquivísticos, nas fases corrente, intermediária e permanente.

Parágrafo único. Para fins deste decreto, os documentos digitais se equiparam aos
documentos físicos para comprovação de qualquer ato de direito público, conforme
disposto no inciso X do caput do art. 3º da Lei Federal nº 13.874, de 20 de setembro de
2019, desde que observados as técnicas e os requisitos para digitalização de documentos
públicos e privados estabelecidos pelo Decreto Federal nº 10.278, de 18 de março de
2020.

Art. 3º A Política de Preservação de Documentos do Estado de Minas Gerais será

coordenada pela Secretaria de Estado de Cultura e Turismo - Secult em articulação com o
Conselho Estadual de Arquivos - CEA.

§ 1º O CEA manifestará à Secult medidas necessárias à persecução dos princípios e

das diretrizes da Política de Preservação de Documentos do Estado de Minas Gerais.

§ 2º A Diretoria do Arquivo Público Mineiro da Secult prestará apoio técnico ao CEA

para a persecução dos princípios e das diretrizes da Política de Preservação de
Documentos do Estado de Minas Gerais.

Art. 4º São princípios da Política de Preservação de Documentos do Estado de Minas

Gerais:

I - fortalecer a rede de instituições arquivísticas públicas;

II - assegurar a adequada administração dos documentos públicos;

III - preservar o patrimônio arquivístico público e privado de interesse público e

social;

IV - atender às demandas informacionais do Estado para apoiar o processo

decisório;

V - assegurar o acesso às informações contidas nos arquivos, observadas as

disposições legais;

VI - contribuir para a constituição e a preservação da memória estadual e nacional;

VII - estimular a participação da sociedade na constituição de arquivos públicos e

privados de interesse social.
:
 privados de interesse social.

CAPÍTULO II Seção I
DAS DIRETRIZESDos Arquivos Públicos

Art. 5º A preservação física e digital dos documentos arquivísticos nas fases corrente e
intermediária é de responsabilidade do produtor.

Parágrafo único. A custódia dos documentos arquivísticos nas fases corrente e

intermediária poderá ser feita pelo produtor ou por terceiros, considerando-se neste caso
a responsabilidade solidária pela preservação dos documentos entre o produtor e o
custodiador, observado, no que couber, o art. 26 do Decreto Federal nº 4.073, de 3 de
janeiro de 2002.

Art. 6ºA preservação física e digital dos documentos arquivísticos na fase de guarda
permanente é de responsabilidade do Arquivo Público Mineiro, instituição arquivística
pública do Poder Executivo, após seu recolhimento.

§ 1º O recolhimento de documentos arquivísticos digitais para instituição arquivística

pública do Poder Executivo deverá observar a garantia de autenticidade dos documentos,
sendo estes submetidos a um Repositório Arquivístico Digital.

§ 2º O Repositório Arquivístico Digital utilizará, preferencialmente, padrões abertos e

atenderá aos requisitos de acesso e recuperação integral de seu conteúdo, devendo os
documentos nele armazenados serem compreensíveis, independentemente dos sistemas
que os produziram.

Art. 7º A destruição ou a adulteração de documento de valor permanente sujeitam o

responsável a penalidades administrativas, civis e criminais, nos termos da legislação em
vigor.

Art. 8º A preservação física dos documentos arquivísticos públicos nas fases corrente,
intermediária e de guarda permanente observará:

I - o controle da movimentação e do traslado dos documentos arquivísticos, com o

objetivo de se evitar a dissociação dos conjuntos documentais;

II - o controle ambiental das áreas de guarda dos documentos arquivísticos, quanto

às condições climáticas, de ventilação, de limpeza e de vulnerabilidades construtivas;

III - as condições de segurança dos recursos humanos empregados em tarefas afins

ao manuseio de acervos arquivísticos, implicando, sempre que necessário, a utilização de
Equipamentos de Proteção Individual - EPI;

IV - a prevenção e a capacitação dos recursos humanos empregados em tarefas

afins à preservação física dos documentos arquivísticos para atuação em sinistros
envolvendo fogo;
:
 V - a detecção e a prevenção de ataques biológicos;

VI - a prevenção a furtos e vandalismo.

Materiais de qualidade serão empregados, preferencialmente, para o

Art. 9º

armazenamento e a preservação física em todas as fases do documento arquivístico,

observando o peso, as dimensões e as características do documento, de modo a evitar a
sua danificação.

Art. 10. O armazenamento de documentos digitais e digitalizados assegurará:

I - a proteção contra alteração, destruição e, quando cabível, contra o acesso e a

reprodução não autorizados;

II - a indexação de metadados que possibilitem:

a) a localização e o gerenciamento do documento;

b) a conferência do processo de digitalização adotado.

Art. 11. Para efeito do disposto no parágrafo único do art. 2º, os documentos físicos
poderão ser eliminados após digitalizados, ressalvados aqueles considerados de guarda
permanente.

§ 1º Os documentos digitalizados que não são de guarda permanente serão

preservados, no mínimo, até o transcurso dos prazos de prescrição ou decadência dos
direitos a que se referem.

§ 2º A eliminação dos documentos físicos, digitais e digitalizados da Administração

Pública do Poder Executivo após o transcurso do prazo de guarda observará os
instrumentos de gestão de documentos aprovados pelo Arquivo Público Mineiro, em
conformidade com o art. 11 da Lei nº 19.420, de 2011, e com o Decreto nº 46.398, de 27
de dezembro de 2013.

§ 3º As eliminações resultantes do procedimento de avaliação documental serão

realizadas mediante critérios de responsabilidade social e de preservação ambiental.

Art. 12. O CEA constituirá, no prazo de seis meses, canal eletrônico para acolhimento de
denúncia de situações de descaso, subtração e comercialização de documentos públicos
através de leilões.

Parágrafo único. Compete ao CEA, após acolhimento das denúncias, recomendar

providências para a apuração e a reparação de atos lesivos à política estadual de arquivos
públicos e arquivos privados de interesse público e social, nos termos do inciso X do art.
3º do Decreto nº 39.504, de 24 de março de 1998.

Seção II
Dos Arquivos Privados de Interesse Público e Social
:
 Art. 13.Arquivos privados podem ser declarados de interesse público e social, no âmbito
do Poder Executivo, mediante parecer do CEA aprovado pelo titular da Secult, nos termos
do art. 18 da Lei nº 19.420, de 2011.

Parágrafo único. O Arquivo Público Mineiro manterá cadastro atualizado dos

arquivos privados de interesse público e social do Estado.

Art. 14. Os arquivos privados de interesse público e social poderão ser depositados, a
título revogável, ou doados, a título irrevogável, ao Arquivo Público Mineiro.

Parágrafo único. A declaração de que um arquivo privado é de interesse público e

social não implica a transferência do acervo para guarda em instituição arquivística
pública nem exclui a responsabilidade por parte de seus detentores pela guarda e pela
preservação do acervo, nos termos do art. 20 da Lei nº 19.420, de 2011.

Art. 15. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social não
poderão ser alienados com dispersão ou perda da unidade documental nem transferidos
para o exterior.

Art. 16.O proprietário ou detentor de arquivo privado declarado de interesse público e

social deverá comunicar previamente ao CEA e ao Arquivo Público Mineiro a transferência
do local de guarda do arquivo ou de quaisquer de seus documentos, dentro do território
nacional.

Art. 17. O acesso aos documentos de arquivos privados de interesse público e social
dependerá de autorização expressa de seu proprietário ou possuidor.

Art. 18. A perda acidental, total ou parcial, de arquivo privado de interesse público e
social será comunicada ao CEA e ao Arquivo Público Mineiro por seu proprietário ou
detentor.

Art. 19. A Secult incentivará a preservação dos arquivos privados, mediante:

I - estímulo, observada a legislação vigente, à declaração dos arquivos privados

como de interesse público e social;

II - apoio à constituição de centros de documentação e instituições arquivísticas nos

municípios do Estado;

III - apoio à organização, à preservação e à divulgação dos arquivos privados de

interesse público e social.

A Secult, por intermédio do Arquivo Público Mineiro, poderá firmar acordos de

Art. 20.

cooperação técnica com entidades privadas sem fins lucrativos proprietárias ou

detentoras de arquivos privados de interesse público e social, objetivando o apoio para o
desenvolvimento de atividades relacionadas à organização, à preservação e à divulgação
do acervo.
:
 Art. 21. A transferência do arquivo privado digital de interesse público e social para o
Arquivo Público Mineiro deverá observar a garantia de autenticidade dos documentos,
sendo estes submetidos a um Repositório Arquivístico Digital.

Parágrafo único. A digitalização dos arquivos privados observará as técnicas e

requisitos estabelecidos pelo Decreto Federal nº 10.278, de 2020, bem como demais
normas de organização de arquivos privados de interesse público social aplicáveis,
estabelecidas por meio de deliberações do CEA.

Art. 22.O tratamento das informações pessoais dos arquivos privados de interesse
público e social deve ser feito de forma transparente e com respeito às liberdades e
garantias individuais, à intimidade, vida privada, honra e imagem das pessoas, observado
o disposto no art. 57 do Decreto nº 45.969, de 24 de maio de 2012.

Art. 23. A transferência emergencial de arquivo privado de interesse público e social para
o Arquivo Público Mineiro poderá ocorrer, mediante parecer do CEA, observadas as
hipóteses de:

I - risco ao patrimônio documental decorrente de:

a) intempérie climática;
b) sinistros em edificações de guarda de arquivos;

II - recomendação expedida pelo Ministério Público do Estado de Minas Gerais.

Art. 24.A transferência emergencial a que se refere o caput do art. 23 poderá ser
requerida pelos seguintes órgãos e entidades:

I - Secult;

II - CEA;

III - Instituto Estadual do Patrimônio Histórico e Artístico de Minas Gerais - Iepha;

IV - Fundação João Pinheiro - FJP;

V - outros órgãos competentes pela defesa do patrimônio documental.

§ 1º A transferência emergencial não implica a doação do acervo documental ao

Arquivo Público Mineiro.

§ 2º A transferência emergencial observará a disponibilidade de espaço físico para

armazenamento no Arquivo Público Mineiro.

§ 3º A transferência emergencial será realizada mediante celebração de Termo de

Transferência, com vigência de até noventa dias, prorrogável, mediante justificativa, uma
única vez por igual período.
:
 única vez por igual período.

§ 4º Findada a vigência do Termo de Transferência, o proprietário ou detentor será

acionado por instrumento convocatório a proceder com a retirada do acervo privado do
Arquivo Público Mineiro no prazo de até trinta dias.

§ 5º Na hipótese do não atendimento da convocação de que trata o § 4º, haverá

nova convocação para a retirada do acervo privado do Arquivo Público Mineiro pelo
mesmo prazo e, não sendo atendida, a Secult tomará as medidas cabíveis, podendo o
proprietário ou detentor ser judicialmente acionado a fim de se proceder a devolução.

§ 6º O traslado e a retirada do arquivo privado de interesse público e social do

Arquivo Público Mineiro são de responsabilidade do proprietário ou detentor, não sendo a
Secult responsável por eventuais danos ou dissociações durante o traslado do acervo
arquivístico.

CAPÍTULO III
DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS
Art. 25. O Arquivo Público Mineiro publicará, no prazo de doze meses, seu Plano de

Preservação de Documentos, observada a competência do CEA nos termos do inciso VII

do art. 3º do Decreto nº 39.504, de 1998.

Art. 26. Normas complementares a fiel execução deste decreto serão editadas por ato
próprio do Secretário de Estado de Cultura e Turismo.

Art. 27. Este decreto entra em vigor na data de sua publicação.

Belo Horizonte, aos 29 de março de 2021; 233º da Inconfidência Mineira e 200º da

Independência do Brasil.
ROMEU ZEMA NETO
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CAPÍTULO I
DISPOSIÇÕES GERAIS Art. 1 Art. 2

CAPÍTULO II
Art. 3 Art. 4 DAS DIRETRIZES

Seção I
Dos Arquivos Públicos Art. 5 Art. 6

Art. 7 Art. 8 Art. 9 Art. 10 Art. 11

Art. 12
: