Sistema Nacional de Arquivos do Estado (SNAE)

Pode ser definido como conjuntos de arquivos documentais seguindo certas normas ou
leis são tramitados e conservados uniformemente em toda Administração Publica
moçambicana. Sistema de Arquivo: conjunto de elementos (entidades, meios,
procedimentos) que funcionam de modo articulado, tendo em vista a gestão dos
documentos produzidos ou recebidos por um organismo no exercício das suas
actividades (Decreto no36/2007)

Para efeitos o Decreto acima citado, estabelecem-se as seguintes definições:

a) Arquivo: o conjunto de documentos de qualquer época e forma que,

independentemente da natureza ou do suporte da informação, são acumulados e
conservados em razão do seu valor ao longo das actividades de pessoas físicas
ou jurídicas, públicas ou privadas, para servir de referência, prova, informação
ou fonte de pesquisa;
b) Arquivo do Estado: o conjunto de documentos produzidos e recebidos pelos
órgãos e instituições da Administração Pública, no exercício das funções.
Incluem-se nos arquivos do Estado os arquivos das entidades de direito privado
encarregues pelos serviços públicos.
c) Arquivo privado: o conjunto de documentos produzidos e recebidos por pessoas
físicas e jurídicas de direito privado, em decorrência de suas actividades,
depositados ou não em instituições públicas;
d) Comissões de avaliação de documentos: grupos técnicos multidisciplinares, com
a responsabilidade de coordenar os processos de avaliação, selecção, listagem de
documentos de arquivo e elaboração das propostas de planos de classificação e
tabelas de temporalidade das actividades-fim, a serem apresentadas ao órgão
competente para aprovação;
e) Unidades de gestão documental: unidade orgânica encarregue de manter o
arquivo centralizado de documentos seleccionados a partir de uma fonte
produtora, funcionando junto dos órgãos centrais, provinciais e distritais do
SNAE;

Havendo necessidade de adequar o Sistema Nacional de Arquivos ao preconizado na

Estratégia para a Gestão de Documentos e Arquivos do Estado e no Plano de Acção
para a sua Implementação aprovados pela Resolução nº 46/2006, de 26 de Dezembro,
O Conselho de Ministros, ao abrigo do disposto na alínea f) do nº 1 do artigo 204 da
Constituição da República, decreta:

Artigo 1.

É alterado o Sistema Nacional de Arquivos criado pelo Decreto nº 33/92, de 26 de

Outubro, passando a denominar-se Sistema Nacional de Arquivos do Estado,
abreviadamente designado SNAE, nos termos constantes do Anexo I, que constitui parte
integrante do presente Decreto.

Artigo 2.

1. São aprovados o Plano de Classificação de Documentos para as Actividades Meio, a

Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos para as Actividades Meio da
Administração Pública e o Classificador de Informações Classificadas, que constituem
os Anexos II, III e IV ao presente Decreto, do qual fazem parte integrante.

2. Compete à entidade que superintende na administração pública aprovar a

metodologia de elaboração e os planos de classificação e as tabelas de temporalidade da
actividades-fim, bem como os classificadores de informações classificadas sectoriais.

Artigo 3.

É revogado o Capitulo VI das Instruções Reguladoras do Funcionamento das

Secretarias dos Serviços Administrativos Distritais e Locais, aprovadas pela Portaria nº
21869, de 27 de Fevereiro de 1969, e as disposições que contrariem o presente Decreto.

Artigo.4.

O presente Decreto entra em vigor seis meses após a sua publicação.

Sistema de Arquivo.

Um sistema de arquivos é um conjunto de estruturas lógicas que permite o sistema

operacional controlar o acesso a um dispositivo de armazenamento como disco rígido,
pen drive, CD-ROM, etc. Diferentes sistemas operacionais podem usar diferentes
sistemas de arquivos.
Os instrumentos de operacionalização de SNAE.

Instrumentos de Operacionalização do SNAE

Para a operacionalização do SNAE nas instituições da Administração Pública estão

formulados modelos correspondentes, nomeadamente:

 Plano de Classificação de Documentos De Arquivo (anexo no1).

 Tabela de temporalidade de documentos de arquivo para as actividade-

meio da Administração pública. (anexo no2).

 Classificador de Informações na Função Pública. (anexo no3).

 Manual de Procedimentos para aplicação do SNAE. (anexo no4).

Estrutura do SNAE

Segundo o Capitulo II, secção 1 do artigo 5, no seu número 1

1. O Sistema Nacional de Arquivos do Estado (SNAE) integra a seguinte estrutura. a)

Órgão director central;

a) Órgãos centrais;
b)Órgãos provinciais;
c) Órgãos distritais.

2. A entidade que superintende na administração pública é o órgão director central

do sistema.

3. Os órgãos centrais, provinciais e distritais referidos nas alíneas b), c) e d) do

número 1 do presente artigo, compreendem, cada um e a seu nível, as seguintes
estruturas: a) Arquivos correntes;

a) Unidades de gestão de documentos dos arquivos intermediários;

b) Comissões de avaliação de documentos.

4. O Arquivo Histórico de Moçambique é o órgão de gestão de documentos na fase

permanente e de assessoria ao órgão director central do Sistema.

Classificação de documentos de arquivo

A classificação é utilizada com objectivo de agrupar os documentos sob um mesmo
tema geral, os documentos que devem ser arquivados por assunto, são os referentes a
administração interna e às respeitantes actividades. Dependendo do volume da
documentação a ser guardada por assunto, pode escolher-se métodos mais ou menos
complexos, capazes de atender as necessidades do órgão.

Porém, o método de arquivamento por assunto, não é de fácil aplicação, pois, depende
da interpretação que se faz dos documentos em análise, alem de amplo conhecimento
das actividades institucionais que se deve ter, sendo mais aconselhável nos casos em
que haja grandes massas documentais e variedades de assuntos.

Em muitas instituições públicas e privadas do nosso País, é comum confur-se uma

assunto com a espécie documental. Assim, erradamente, adoptam-se como classificação
por assunto, por exemplo: correspondência recebida e correspondência expedida,
contratos, acordos, pareceres, telegramas, telex, actas, etc. São adoptados como
subdivisões auxiliares.

Não existe esquemas padronizados de classificação por assunto, como ocorre em

relação à biblioteconomia que usa a CDD (Classificação Decimal de Dewey) e a CDU
(Classificação Decimal Universal).

1 Segundo o Artigo 4 do SNAE, o uso de classificação de documentos de arquivo tem

como objectivo.

a) Harmonizar as diversas fases da gestão de documentos, atendendo as

especificidades dos órgãos geradores e acumuladores dos acervos;
b) Organizar, de forma dinâmica e articulada, as actividades de gestão de
documentos e arquivo nos órgãos do Estado, com vista a tornar mais eficiente o
processo de recuperação de informações para fins administrativos e científicos;
c) Assegurar a protecção e preservação dos documentos gerados e recebidos no
exercício de funções dos órgãos e instituições públicos e privados, revestidos de
valor administrativo, histórico e científico;
d) Facilitar o acesso público ao património arquivístico nacional de acordo com as
necessidades de informação, respeitando o disposto nas normas de Segredo de
Estado e demais leis que regem o acesso à informação;
e) Integrar e coordenar as actividades de gestão de documentos de arquivos;
f) Articular com os demais sistemas que actuam directa ou indirectamente na
gestão do património documental e arquivístico do Estado moçambicano;
 g) Assegurar a eliminação de documentos que não tenham valor administrativo,
fiscal, legal ou para a pesquisa científica.

Classificação os documentos

Os documentos podem ser ostensivos e sigilosos de acordo com o assunto que abordam.

A classificação de Ostensivo é dada aos documentos que podem ser de livre acesso ou
divulgação, podendo ser de domínio publico.

Consideram-se sigilosos os documentos que, por sua natureza, devem ser do

conhecimento restrito, requerendo, por isso, medidas especiais de salvaguarda para a
sua custódia e divulgação.

Pela sua importância, o sigilo e o objecto de uma legislação específica.

Classificação dos quatro graus de sigilo

 Segredo de Estado – a informação cuja divulgação não autorizada,

origine danos excepcionalmente graves ao Estado Secreto – a informação cuja
divulgação não autorizada, origine danos graves ao Estado.

 Confidencial – a informação cuja divulgação não autorizada, origine

danos na produção, bens ou serviço.

 Restrito - à informação cuja divulgação não autorizada possa ser

desvantajosa para a segurança, desenvolvimento e bem-estar dos cidadãos da
República de Moçambique.

Conceituar os documentos

Documento - é toda informação registada em suporte material, susceptível de ser

utilizada para consulta, estudo, prova, pesquisa, pois comprova factos, fenómenos,
formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época e lugar. (Manual de
Procedimentos do (SNAE, 2009)).

 É tudo aquilo que serve para instruir, ou dar qualquer informação.

 Tudo aquilo que nos ensina algo de novo ou que recorda algo esquecido.

 Toda informação feita de forma documental, deixa alguma prova ou

testemunha registado num suporte.
Diferença entre Museu e Arquivo.

Museu – criado com a finalidade de conservar, estudar e colocar à disposição do

público, conjunto de peças e objectos de valor cultural

O museu é órgão coleccionador, isto é, a colecção é artificial e classificada segundo a

natureza do material e a finalidade específica do museu a que pertence; e seus
objectivos finais são educativos e culturais, mesmo custodiando alguns tipos de
documentos originariamente de cunho funcional. (BELLOTTO, 2006, p.39).

Arquivo – é o conjunto de documentos produzidos e /ou recebidos por uma entidade

seja publica, privada ou pessoas físicas no decurso das suas actividades e preservados
para a consecução dos seus objectivos, visando a utilidade que podem oferecer no
futuro.

O arquivo é órgão receptor (recolhe naturalmente o que produz a administração pública

ou privada à qual serve) e em seu acervo os conjuntos documentais estão reunidos
segundo sua origem e função, isto é, suas divisões correspondem ao organograma da
respectiva administração; os objectivos primários do arquivo são jurídicos, funcionais e
administrativos e os fins secundários serão culturais e de pesquisa histórica, quando
estiver ultrapassado o prazo de validade jurídica dos documentos (em outras palavras,
quando cessarem as razões por que foram criados); e a fonte geradora é única, ou seja, é
administração ou a pessoa à qual o arquivo é ligado. (BELLOTTO, 2006, p.38).

Tabela de temporalidade

O Conselho de Ministros aprovou durante a 19ª sessão ordinária daquele órgão,

realizada no passado dia 24 de Julho do corrente ano, novos instrumentos normativos
para a área de Documentação e Arquivos do Estado. Trata-se do Sistema Nacional de
Arquivos do Estado (SNAE), Plano de Classificação de Documentos para as actividades
– meio, Tabela de Temporalidade e destinação de documentos para actividades – meio
da Administração Pública e o Classificador de informações classificadas.

Este acto, vem concretizar o preconizado na Estratégia Nacional para a Gestão de

Documentos e Arquivos do Estado, aprovada pelo Conselho de Ministro a 26 de
Outubro de 2006. A aprovação destes instrumentos normativos vem preencher um vazio
que desde a independência do país em 1975, vem se verificando na área de
Documentação e Arquivos do Estado. O SNAE é um instrumento que visa manter
integrados e articulados os níveis, garantindo assim a harmonização nas diversas fases
da gestão de documentos. O Sistema Nacional de Arquivos do Estado surge como
resultado da alteração do Sistema Nacional de Arquivos criado pelo Decreto nº33/92, de
26 de Outubro em resultado da inoperância demonstrada por este sistema, durante os
quinze anos da sua vigência, aliada à inadequação de alguns dos seus preceitos à
realidade actual.

A Tabela de Temporalidade e o Classificador de informações classificadas, tratam-se de

instrumentos de operacionalização do SNAE. Neste contexto o Plano de Classificação
vai permitir a uniformização na classificação de documentos referentes às actividades -
meio, ou seja aquelas que são comuns em todos os órgãos e instituiç ões da
Administração Pública do país, enquanto que a Tabela de Temporalidade visa, entre
outros arquivo e determina o destino final dos mesmos. O Classificador de informações
classificadas vai permitir a classificação de documentos que contém informação
considerada sigilosa.

Na sua estrutura, o SNAE integra os seguintes órgãos: Órgão director central, órgãos
centrais, provinciais e distritais. O Órgão director central é constituída pela entidade que
superintende na Administração Pública e, os órgãos centrais, provinciais e distritais
compreendem, cada um e ao seu nível, pelas seguintes estruturas: Arquivo corrente,
Unidades de gestão de documentos dos arquivos intermediários e comissões de
avaliação de documentos.

Os presentes instrumentos, entrarão em vigor em todos os órgãos e instituições da

Administração Publica, passados seis meses após a sua aprovação pelo Conselho de
ministros mas, a anteceder este acto, decorre desde o dia 13 de Agosto do corrente ano,
um ciclo de palestras com vista a divulgação destes instrumentos nos órgãos e
instituições da Administração Publica.