ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS

➢ Levantamento de dados

✓ Estado de conservação do acervo;

✓ Arranjo e classificação dos documentos;
✓ Existência de registros e protocolos
✓ Controle de empréstimos de documentos;
✓ Média de arquivamentos diários;
✓ Existência de normas de arquivos, manuais ou códigos de
classificação pré-existentes.
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 ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS

➢ Análise dos dados coletados

➢Planejamento

➢ Implementação e Acompanhamento

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Veja: artigo 3º da lei 8.159 de 1991:

• “Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de

procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção,
tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda
permanente.”

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 Produção
✓elaboração dos documentos

✓assegurar que sejam criados apenas documentos essenciais à

administração, sem duplicidades;

✓consolidar atos normativos que tenham sido alterados ou atualizados no

decorrer do tempo

✓sugerir a criação ou extinção de modelos formulários ;

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 Utilização
Esta fase compreende o que a Lei 8.159 listou nas atividades de Tramitação
e Uso. Desta forma, quando nos referirmos à Utilização, estaremos falando
das atividades de:

✓protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição e tramitação

de documentos; Tramitação

✓expedição, de organização e arquivamento dos documentos, quando

estiverem nas fases corrente e intermediária; Tramitação

✓política de acesso aos documentos do arquivo; Uso

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 Destinação
Envolverá a análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos,

buscando fixar prazos para a permanência de cada documento nas fases

corrente e intermediária, e ainda decidir sobre quais documentos serão

descartados ao final dessas fases, e quais deles serão direcionados ao

arquivo permanente.

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OBS: A gestão documental se aplica a fase corrente e
intermediária.

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 De olho na legislação
• Art. 8º - Os documentos públicos são identificados como correntes,
intermediários e permanentes.
• § 1º - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo
sem movimentação, constituam objeto de consultas freqüentes.
• § 2º - Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso
corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo,
aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
• § 3º - Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor
histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.
• Art. 9º - A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de
caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística
pública, na sua específica esfera de competência.
• Art. 10º - Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.8
 ADMINISTRAÇÃO DE
ARQUIVOS CORRENTES

➢ Protocolo

➢ Expedição
➢ Arquivar
➢ Empréstimo e Consulta
➢ Destinação
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 O QUE É PROTOCOLO?
✓ Denominação atribuída aos setores responsáveis pelo recebimento,
registro, distribuição e movimentação de documentos (o “setor de
protocolo”).

✓ Denominação atribuída ao número de registro concedido a cada

documento (o “número de protocolo”);

✓ Denominação atribuída ao Livro de Registros de Documentos Recebidos ou

Expedidos

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Protocolo é o conjunto de operações visando ao
controle dos documentos que ainda tramitam
no órgão, de modo a assegurar sua imediata
localização e recuperação, garantindo assim, o
acesso à informação.

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O protocolo (enquanto conjunto de operações de controle) realiza as seguintes atividades:

- Recebimento

- Registro

- Autuação

- Classificação

- Expedição/Distribuição

- Controle/Movimentação
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Recebimento: É o procedimento inicial. Aqui o encarregado no setor de protocolo vai
receber os documentos que entram na instituição, ou aqueles que tiverem sido
produzidos na própria instituição, para que sejam formalizados.

Registro: O documento está cru. Sem nenhum tipo de identificação, cruzamento ou

qualquer dado básico que permita seu controle. No Registro, providenciaremos o cadastro
dos dados básicos do documento no sistema de controle. É através destes dados
cadastrados que será possível efetuar buscas para localizar o documento quando
precisarmos das informações dele;

Autuação: Este procedimento somente surgirá caso o documento deva ser transformado
em um processo.

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Classificação: é procedimento que buscará classificar o documento em um dos códigos
existentes no Plano de Classificação da instituição, através da classificação será possível
determinar sobre que assunto o documento trata, e a partir daí, decidir qual o destino que
o documento deve tomar. Documentos que chegarem em envelopes devem ser abertos
para que sejam classificados.
OBS: Documento sigiloso pode ser classificado? E os particulares?

Expedição: é o envio do documento para outro órgão, externo à estrutura da institução;

Distribuição: é a remessa de documentos para as unidades responsáveis dentro da

estrutura da própria instituição.

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 ATIVIDADES DO ARQUIVO PERMANENTE
✓ Arranjo
Fundo, Grupo (Seção) Subgrupo (Subseção), Série e Subsérie

✓ Descrição e Publicação
Consiste na elaboração de instrumentos de pesquisa, consistindo na descriçao e localização dos
documentos do acervo.

▪ Guia: orienta os usuários a respeito dos fundos integrantes do acervo do arquivo permanente. É o
instrumento de pesquisa mais abrangente, quer pela sua linguagem de fácil acesso, quer pela visão do
conjunto total dos “serviços arquivísticos” disponíveis. É o primeiro instrumento que deve ser
produzido.
▪ Inventário: Descreve a composição do fundo, ou parte dele, relacionando os documentos que ali se
encontram.
▪ Catálogo: Descreve cada um dos documentos que compõem o arquivo, individualmente, de forma
reduzida ou pormenorizada (analítica).
▪ Repertório: Descreve detalhadamente documentos previamente selecionados, segundo critérios
temáticos, cronológicos, geográficos, entre outros. 16
 ATIVIDADES DO ARQUIVO PERMANENTE

✓ Conservação
Consiste na maneira pela qual os documentos devem ser preservados, para que seu
suporte não deteriore com o passar do tempo.

✓ Referência (política de acesso e uso dos documentos)

Política de acesso são “os procedimentos a serem adotados em relação ao que deve ou
pode ser consultado” (Marilena Paes). A política de uso “estabelece quem e como devem
ser consultados os documentos, indicando as categorias de usuários que terão acesso ao
acervo, bem como o regulamento da sala de consulta”.

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 QUESTÕES DE CONCURSO

01. CESPE – MPU – Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e

operações técnicas referentes a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de
documentos

02. CESPE – SEGER/ES – O conjunto de operações técnicas referentes à produção, à

tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento em fase corrente e intermediária é
conhecido por gestão de documentos.

03. CESPE – TRE/BA – A gestão de documentos visa ao tratamento do documento desde o

momento de sua criação ou recepção em um serviço de protocolo até a sua destinação
final, que pode ser a eliminação ou a guarda
permanente.

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04. CESPE – ANEEL - A gestão de documentos surgiu com o objetivo de resolver os
problemas de preservação dos documentos de valor primário dos arquivos permanentes
das organizações públicas e privadas.

05. CESPE – SEGER/ES – As ações da gestão de documentos devem ser voltadas

prioritariamente para a preservação da memória institucional, privilegiando as atividades
no arquivo permanente.

06. CESPE – MINISTÉRIO DA SAÚDE – O curso do documento desde a sua produção ou

recepção até o cumprimento de sua função administrativa é conhecido como termo de
recolhimento.

07. CESPE – ANATEL - Os documentos de valor permanente, consoante legislação, não

devem ser eliminados ou alienados.

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08. CESPE – IBRAM/DF - A eliminação de documentos permanentes produzidos por
instituições públicas e de caráter publico somente é possível mediante autorização da
instituição arquivística pública correspondente à esfera de competência do órgão.

09. CESPE – ANATEL - O ciclo de vida dos documentos é definido pela frequência e pelo
tipo de utilização dos documentos.

10. CESPE – ANATEL - A fase corrente é definida de acordo com os valores históricos dos
documentos.

11. CESPE – CORREIOS - O recolhimento de documentos dos arquivos correntes ao

arquivo intermediário é realizado por meio do plano de destinação.

12. CESPE – ABIN - A transferência é a ação de condução dos documentos ao arquivo

permanente.
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13. CESPE – DETRAN - De modo geral, podem ser eliminados os documentos que
comprovem o modo de organização e funcionamento da instituição ao longo de sua
existência.

15. CESPE – ANEEL - Os documentos que formam os arquivos correntes podem ser
encontrados em todas as unidades ou todos os setores de trabalho de uma organização e
são caracterizados pela possibilidade de terem valor administrativo, técnico ou legal.

16. CESPE – ANTAQ - O recolhimento é a passagem dos documentos dos arquivos

correntes para os arquivos intermediários e tem como objetivo racionalizar os trabalhos
de arquivamento e de localização dos documentos, liberando espaços e economizando
recursos materiais.

17. CESPE – ABIN - A fase de avaliação e destinação de documentos constitui parte do

programa de gestão documental e é composta pelas atividades de criação de formulários,
seleção de materiais e equipamentos, e normatização do acesso à documentação.
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18. CESPE – AGU A fase da gestão de documentos que inclui as atividades de protocolo, de
expedição, de organização e de arquivamento de documentos em fase corrente e
intermediária é denominada fase de utilização de documentos.

19. CESPE – STM - Na fase de produção, o arquivista pode, entre outras atividades, sugerir
a criação ou extinção de modelos, formulários, cópias ou vias desnecessárias; propor
consolidação de atos normativos; e participar da seleção de recursos humanos para área
arquivística.

20. CESPE – CORREIOS - A fase de utilização e manutenção dos documentos de um

programa de gestão de documentos inclui uma das atividades mais complexas dessa
gestão: a avaliação.

21. CESPE – TRE/BA – A fase de destinação de documentos, em um programa de gestão

de documentos, é mais complexa que as fases anteriores, por envolver a avaliação de
documentos que devem ser encaminhados para o arquivo ou o descarte.
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22. CESPE – MPU – A produção, uma das fases básicas da gestão de documentos, engloba
as seguintes atividades de protocolo: recebimento, classificação, registro, distribuição e
tramitação dos documentos.

23. CESPE – MPU – A análise e a avaliação dos documentos para o estabelecimento dos
prazos de guarda fazem parte da fase de destinação.

24. CESPE – MPU – Na fase de produção de documentos, o arquivista deve evitar a

duplicação e a emissão de vias desnecessárias, além de poder sugerir a criação ou
extinção de modelos e formulários.

25. CESPE – ABIN - O instrumento que indica os prazos de guarda e a destinação final dos
documentos, resultado direto do processo de avaliação, é denominado código de
classificação de documentos de arquivo da atividade-meio.

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26. CESPE – ABIN São atividades características do arquivo permanente: arranjo,
descrição, publicação, conservação e referência.

27. CESPE – ABIN Os documentos com valor histórico devem ser recolhidos aos arquivos
intermediários, onde devem permanecer até a sua eliminação.

CESPE – ANATEL Os documentos chegam, em determinado órgão público instalado em

Brasília, de forma variada. Uns são registrados e, em seguida, enviados ao destinatário,
outros entram sem nenhum tipo de anotação. Além disso, há aqueles que, atualmente,
entram no órgão por meio das tecnologias da informação (fax, correio eletrônico). Cada
setor de trabalho organiza seus documentos de maneira independente, sem nenhum tipo
de orientação e, depois, por falta de espaço físico ou devido ao final do ano civil, esses
documentos são transferidos para outro lugar, conhecido, geralmente, como arquivo
morto.
Considerando a situação hipotética acima, julgue o item subsequente, acerca das técnicas
de arquivamento e dos procedimentos administrativos no âmbito do setor público.
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28. Os documentos que entram no órgão público descrito na situação hipotética em
questão e que vão para os setores destinatários irão formar os arquivos correntes dessas
unidades

29. Os documentos produzidos e(ou) recebidos por uma unidade ou setor de trabalho de
um órgão público que deixaram de ser frequentemente consultados, mas que ainda
podem ser solicitados, deverão ser transferidos ao arquivo intermediário.

30. Os arquivos correntes e as atividades de controle, como o protocolo, podem ser

centralizados ou descentralizados.

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GABARITO

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