Introdução

O presente trabalho tem como Tema: Introdução a Gestão da Informação. E

terá que analisar a gestão de informação em Unidades de informação, sendo elas físicas
e virtuais ou mesmo digitais. Os documentos discutidos neste trabalho são de muito
destaque os documentos bibliotecários e arquivísticos, sua forma de organização,
gestão, armazenamento e arquivamento ou mesmo armazenamento. Partindo do
pressuposto de GUINCHANT e MENOU (1994), todo documento destruído ou mal
conservado e uma parcela de conhecimento que desaparece, algumas vezes
irremediavelmente. Todo documento guardado fora de lugar e uma obra perdida. O caso
de acervo bibliográfico, a forma de organização e armazenamento deve ser escolhido de
acordo com a classificação Decimal Universal e Classificação decimal de Deywe (CDU
ou CDD), das possibilidades relativas ao local e aos equipamentos disponíveis e pelas
condições de conservação existentes. Por outro lado do arquivo a classificação é com
base o Sistema Nacional de Arquivo de Estado, o famoso (SNAE). O corrente trabalho
cientifico tem seus objectivos por alcançar sendo eles:
Objectivo geral

 Organização e Gestão de informação.

Objectivos específicos

 Conceito de informação; Unidades documentais; Gestão de informação; Gestão

de Informação na função Pública; Gestão de informação na Organização não
governamental;
 Descrever a Evolução da gestão de informação; Organização e gestão de
biblioteca e Gestão de Documentos Arquivísticos e colecções digitais.

No que tange a estrutura do trabalho científico, apenas o conteúdo está dividido

em três (3) etapas na qual a primeira diz respeito à Introdução a Gestão de Informação
como vem no tema e neste Item são apresentados os conceitos basilares de informação;
Unidades documentais; Na etapa a seguir, apresenta-se a Gestão de Recursos de
Informação, onde falamos de evolução da gestão de informação; Organização e gestão
de biblioteca; Organização e Gestão de Documentos arquivísticos digitais. Por último
fala-se de Princípios de Gestão de uma Colecção; Organização de colecções digitais.
Gestão de Documentos Arquivísticos e Colecções digitais.
 1. Introdução a Gestão da Informação
1.1. Conceito
1.2. Informação

Drucker (2000) estabelece uma relação entre os termos “dado”, “informação” e

conhecimento, discorrendo que informação pode ser entendida como dado incrementado
de propósito e relevância, todavia, para transformar dado em informação é necessário
que se tenha conhecimento.

CAPURRO e HJORLAND (2007) consideram que o termo informação costuma ser

utilizado geralmente para designar uma acção, forma de moldar a mente ou o ato de
comunicar, transmitir conhecimento. A informação para uma organização deve ser
constituída como um conjunto de dados seleccionados, analisados e disponibilizados e
com valor agregado.

1.3. Unidades documentais

De acordo com BUCKLAND (1991), unidade de informação pode ser definida

como "quaisquer unidade que colete, tratem, organizem e disponibilizem informações.
A biblioteconomia estuda o funcionamento, a administração e manutenção de diversas
unidades Documentais, tais como: bibliotecas (escolares, universitárias, particulares,
especializadas) e cedoc's (centros de documentação). Toda unidade de informação deve
ser liderada por um profissional qualificado, que deve estar a frente de todo o processo
de selecção, aquisição, classificação e organização das informações que serão
disponibilizadas de acordo com o interesse do público a que se destina.

As unidades documentais, como exemplo, podemos citar uma biblioteca escolar,

que deve ter em seu acervo documentos de assuntos gerais, ao contrário de uma
biblioteca universitária que deve seleccionar informações e documentos específicos de
cada área do conhecimento. O arquivo, que deve ter documentos cinzentos e museu que
deve ter documentos museológicos.

Com o mesmo objecto (organização e disponibilização da informação), arquivo e

biblioteca possuem características distintas que os diferenciam. informação, abarcando
então arquivos, bibliotecas, centros de documentação e museus, entre as unidades de
informação mais reconhecidas. O termo “Unidade documental ou de Informação” então
no caso remete-nos, necessariamente, à infra-estrutura física do ambiente de trabalho, de
actuação profissional.1
1.4. Gestão de informação

Segundo BERBE (2005: 26), actividade de gestão pode ser considerada como um
conjunto de processos que englobam actividades de planeamento, organização,
direcção, distribuição e controle de recursos. Nas empresas esses recursos podem ser
económicos, materiais, tecnológicos informacionais, humanos e de qualquer outra
espécie. Toda gestão visa racionalizar e melhorar a eficiência das actividades que
envolvem uma organização.

De acordo com BRAGA (1996), defende a ideia de que a gestão de recursos

informacionais deva ser aplicada aos níveis estratégico, táctico e operacional de
qualquer organização, mas, principalmente, em nível de planeamento onde se realiza o
processo de tomada de decisão. É importante que os profissionais saibam se adequar aos
contextos organizacionais em que estiverem inseridos. Da mesma forma como acontece
com o conceito, as políticas de gestão da informação tendem a variar.

1.5. Gestão de Informação na função Pública

Na visão de (PAES 1997), Quanto as entidades produtoras, os arquivos podem ser

arquivos públicos – aqueles emitidos por autoridade pública ou mediante procuração de
autoridade pública, e também podem ser privados se forem produzidos por um
particular (pessoa física) ou por autoridade pública fora de suas funções, atribuições ou
competência (idem).

Para NHARELUGA (2014), no Sector Público, a Estratégia para a Gestão de

Documentos e Arquivos do Estado e, para a sua materialização, usa-se o Sistema
Nacional de Arquivos do Estado (SNAE) e seus instrumentos de operacionalização,
Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade das Actividades.

Outra característica da classificação do arquivo nas instituições públicas para

Moçambique, é a Tabela de Temporalidade é de acordo com o Manual de
Procedimentos do Sistema Nacional dos Arquivos de Estado (SNAE 2009), o

1
https://indexadora.wordpress.com/2015/10/14/qual-a-diferenca-entre-uma-unidade-de-informacao-e-um-
servico-de-informacao/
instrumento arquivístico resultante da avaliação que tem por objectivos definir prazos
de guarda e destinação de documentos, com vista a garantir o acesso à informação a
quantos dela necessitem. Para o efeito, existe a tabela de temporalidade para
actividades-meio e tabela de temporalidade para actividades fim.

Tabela 1: ilustração do sistema nacional do arquivo de estado usado na gestão de

documentos nas Instituições públicas.

010 Organização e funcionamento

020 Recursos humanos
030 Orçamento
040 Património
050 Documentação e informação
060 Comunicações
090 Outros assuntos referentes a Administração
910 Geral Solenidade, Comemorações, Homenagens
920 Congressos, conferencias, seminários, simpósios, encontros, convenções, ciclos
de palestras e mesas.
930 Feiras, salões, exposições, mostras, concursos e festas.
940 Viagens e visitantes.
990 Assuntos transitórios.
Fonte: Manual de procedimentos do SNAE (2009, p.13).

Ora, Os documentos tramitados, são lidos, interpretados, organizados, obedecem à

temporalidades distintas, possuem destinos diferenciados. Todas essas acções estão
embutidas no funcionamento de uma instituição, porém são pessoas que as promovem, e
no caso mais específico deste trabalho são os agentes públicos.

1.6. Gestão de informação na Organização não-governamental

Os arquivos institucionais dizem respeito àqueles ligados a institutos educacionais,

escolas, entidades religiosas, Organizações Não Governamentais, Sociedades,
Associações, Fundações etc. Por outro lado, os arquivos comerciais ou privados são
aqueles ligados à empresas, corporações, companhias etc. e por fim, os arquivos
familiares ou pessoais são aqueles feitos por pessoa física ou família ao longo da sua
vida. Regra geral, esse tipo de arquivos é imprescindível para a pesquisa histórica na
medida em que permitem relacionar as actividades desenvolvidas pela pessoa física ao
contexto histórico da época, (PAES 1997).

A gestão destes documentos de instituições não-governamentais, podem se espelhar

com a realidade dos arquivos e documentos de estado adoptando suas normas de
classificação ou mesmo podem criar normas internas que as identifiquem, para
classificar e recuperar de forma mais flexível seus documentos.

2. Gestão de Recursos de Informação

2.1. Evolução da gestão de informação

MOREIRA (s/d:9), descreve que a importância do conhecimento para a sociedade

não é recente pois, mesmo de maneira informal, esse activo é usado, como diferencial,
desde a pré-história quando os homens inventaram uma maneira de registar nas paredes
das cavernas símbolos do que aprendiam.

Segundo DAVENPORT (1998), citado por MOREIRA (s/d:9), os primeiros

repositórios sumérios datam de 5.000 a.c. A França cria um escritório nacional de
registros, no século XVIII, a Inglaterra no XIX e os Estados Unidos, no século XX. As
organizações começam a administrar as informações em meados da década de 40,
mantendo até hoje unidades de gerenciamento. Entretanto, o que é recente é a forma
consciente de gerir o conhecimento.

Ao desenrolar dos tempos, a revolução das informações acompanha a evolução do

computador. A adaptação das primeiras máquinas de calcular é feita pelos ingleses =
computer. O computador é uma invenção sem inventor porque é aperfeiçoamento de
ideias anteriores, e somadora, (Idem2).
A gestão de documentos surgiu nos Estados Unidos, denominada naquele país de
(Record Managament). O aumento progressivo da produção documental a partir da
segunda metade do século XX, após a Segunda Guerra Mundial, fez com que as
organizações criassem métodos de controlo sobre a produção de documentos, a fim de
aumentar a eficácia no tratamento das informações. Garantido desta forma, suporte para
as decisões politico administrativa, (REIS, 2015).

Partindo de 1944 com o nascimento da documentação, as informações foram sendo

olhadas como necessidade e passou a se conservar e preservar a informação de forma
2
DAVENPORT (1998), citado por MOREIRA (s/d:10).
mais ortodoxa e foi dai que se estabeleceram certas medidas de controle bibliográfico,
(CDD, CDU e CUTTER). Já, na década de 80, com a explosão dos microcomputadores,
surgiu a necessidade de gerenciar a grande quantidade de documentos armazenada em
arquivos imensos nas empresas. Estes documentos foram digitalizados e armazenados
em sistemas tecnológicos. Hoje, com quase 100% dos documentos nascendo em meio
digital e com a evolução das tecnologias relacionadas, o foco passa a ser na recuperação
destes documentos e na vantagem competitiva gerada a partir de uma gestão eficiente. 3

Por último a gestão de informação passou a evoluir mais tendo em conta os

anos, Os computadores e suas gerações: 1ª geração (a válvula) – década de 1940; 2ª
geração (transistorizados) – década de 1950; 3ª geração (com alta velocidade e
eficiência) – década de 1960; os microcomputadores (década de 1980); com o avanço
tecnológico passou-se a se conservar os documentos em fitas, discos rígidos e demais
suportes electrónicos e sendo monitorados por computadores, (MOREIRA, s/d:10).
2.2. Organização e gestão de biblioteca

Contribui TARAPANOFF (2006), em relação a gestão eficaz e tratamento da

informação e salienta que é de fundamental importância para a consolidação da
inteligência organizacional e competitiva em quaisquer instituições.

Decorrente da Biblioteconomia especializada e da Ciência da Informação, o

principal objectivo da gestão da informação é identificar e potencializar recursos
informacionais de uma organização ou empresa e sua capacidade de informação,
ensinando-a a aprender e adapatar-se a mudanças ambientais (TARAPANOFF, 2006, p.
22). As principais etapas da actividade de gestão da informação de biblioteca são as
seguintes (SILVA, 2009):

1. Identificação das necessidades informacionais: abrange a selecção das fontes

de informação e quais os tipos de informação necessária;
2. Colecta e entrada: busca e obtenção da informação;
3. Classificação e armazenamento: compreende a selecção do melhor método de
classificação das informações com o intuito de auxiliar no acesso e
armazenamento;
4. Apresentação: também a selecção da metodologia de apresentação e
distribuição de informação aos usuários;
3
http://www.techoje.com.br/site/techoje/categoria/detalhe_artigo/235
 5. Desenvolvimento de produtos e serviços: fase de utilização dos recursos
informacionais pelos dirigentes responsáveis pelo planeamento da instituição.

Segundo JUNIOR (1997:22), em todo acervo documental no qual se deseje a

aplicação de um método de conservação é necessário primeiro um levantamento de seu
estado geral de conservação, paralelo à execução de um tratamento de fumigação, pois o
ataque de fungos, insectos e as condições ambientais são os problemas mais
generalizados e urgentes nas bibliotecas e arquivos.

O interesse pela gestão da informação e do conhecimento aguça a curiosidade

científica de profissionais de áreas variadas como a Psicologia, Administração,
Engenharia de Produção e Pedagogia. Estes estudos permitem uma visão
multidisciplinar e de ângulos diversos, sobre a importância do uso e do gerenciamento
da informação e do conhecimento nas organizações. As organizações aqui referidas
englobam as instituições de qualquer natureza ou porte, públicas ou privadas, ou ainda
de vários sectores como: educacional, fabril, de serviços, etc. (MOREIRA, s/d:7).
2.3. Tratamento técnico do acervo bibliográfico

MELLO (2004), frisa que O acervo bibliográfico tende a ver com efeitos ambientais
e climáticos que incidem sobre os suportes em papel causando danos aos mesmos como:
os efeitos da luz (natural ou artificial), da temperatura e da humidade que podem ocorrer
isoladamente ou de maneira combinada.

Apesar da necessidade de se ter uma boa iluminação nas

bibliotecas, a luz natural ou artificial não deve incidir directamente
sobre o acervo, pois é capaz de fragilizar e induzir ao processo de
envelhecimento do papel. Além da radiação visível, o ultravioleta e o
infravermelho são dois outros tipos de radiação nocivos ao papel. Não
obstante, O ambiente da biblioteca necessita de boas condições
térmicas, com controlo interno de temperatura, para oferecer
agradáveis condições nas salas de consulta, serviços e boa preservação
dos acervos, (Idem4).

Espelha MELLO (2004: 11), a adopção de normas e critérios para o manuseio

dos acervos bibliográficos contribuirá para sua melhor conservação. Deve haver uma
postura institucional por parte dos funcionários e dos usuários para evitar a negligência
e o vandalismo. A conscientização do valor das colecções e da importância de sua
conservação devem ser factores permanentemente apresentados em treinamentos de

4
MELLO (2004).
pessoal. Os usuários devem estar permanentemente informados sobre as normas e
procedimentos quanto ao usado das colecções.
2.4. Localização e armazenamento do acervo bibliográfico

Segundo MELLO (2004), O armazenamento do acervo em local inapropriado

assim como a guarda inadequada são os responsáveis pelos maiores danos aos acervos
bibliográficos em geral.
A preocupação com o local de armazenamento das colecções
bibliográficas é factor prioritário; a área do acervo deve estar situada
na parte mais sólida e segura do prédio e onde haja menos humidade.
Uma avaliação prévia da carga em relação ao piso deve ser realizada
para evitar rachaduras e outros danos, tendo-se por premissa que uma
média de 10 estantes cheias tem uma carga de 1000kg/m2, (MELLO,
2004:9).

Os livros que se encontram com as encadernações em mau estado ou

desestruturados devem ser amarrados com Aço, enquanto aguardam reestruturação e/ou
reencadernação. No caso de obras raras em precárias condições de conservação, estas
devem ser colocadas em caixas forradas com papel PH neutro alcalino, ou na falta
dessas, simplesmente embrulhadas com esse papel, (MELLO, 2004:11).

Entretanto, o ideal para armazenamento de colecções bibliográficas é o mobiliário

em aço com tratamento anti-ferruginoso e pintura epóxi-pó. Para melhor condição do
acervo é recomendado que se tenha um afastamento de 20cm entre as paredes e as
estantes, assim como da última prateleira para o chão.
2.4. Organização e Gestão de Documentos arquivísticos digitais

Segundo MIRANDA (2010:3), os Documentos arquivísticos digitais são arquivos

especiais, aqueles que mantém sob sua guarda documentos de formas físicas
diferenciadas e que, por isso, requerem medidas especiais quanto ao seu
armazenamento, guarda e conservação. Em resumo, são aqueles arquivos que guardam
documentos que, se não forem conservados de maneira especial, terão sua conservação
seriamente comprometidas em virtude de suas características físicas. São exemplos de
arquivos especiais:
- Arquivo de fotografias;
- Arquivo de CD´s;
- Arquivo de disquetes;
- Arquivo de microfilmes; e
- Arquivo de fitas de vídeo, (MIRANDA, 2010:3).
 O termo arquivo especializado é utilizado para designar os arquivos que mantém
sob sua guarda documentos de áreas específicas do conhecimento, ou seja, aqueles que
não misturam assuntos diversos em seu acervo. Com o advento dos meios digitais de
armazenamento de informações, é comum a utilização de suportes electrónicos, como
disquete, CD-ROM, HD, pen-drive, DVD, fita magnética, disco ótico etc, (Idem5).
2.5. Método de arquivamento

Antes de descrer as formas e caminhos de como arquivar os documentos, sendo eles

bibliotecários ou mesmo de arquivo devemos saber que, a função primordial dos
arquivos é disponibilizar as informações contidas nos documentos para a tomada de
decisão e comprovação de direitos e obrigações, o que só é possível se os documentos
estiverem correctamente classificados e devidamente guardados, (FREIBERGER,
2012).

Portanto, o mais importante não é apenas arquivar os documentos mas sim achar
rapidamente as informações no momento desejado. O método de arquivamento é
determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da
entidade. Existem várias maneiras diferentes para se organizar os documentos, como
veremos no item Métodos de arquivamento, sendo que uma delas é através da
classificação ou codificação (anotação de um código em cada documento) a fim de
ordená-los nas pastas, estantes ou prateleiras.

A seguir os principais métodos de arquivamento utilizados para a organização dos

acervos arquivísticos, as operações desenvolvidas na fase do arquivamento, as rotinas e,
finalmente, os critérios e procedimentos adoptados no cumprimento da função mais
nobre dos arquivos: sua utilização, mediante empréstimo e consulta.

Arquivos e bibliotecas se utilizam da classificação/codificação, com a diferença

de que, enquanto a biblioteca adopta esquemas preestabelecidos e padronizados (não
variam de biblioteca para biblioteca), os arquivos elaboram seus códigos de
classificação a partir das actividades desenvolvidas pela instituição, de forma que cada
empresa adoptará códigos específicos, de acordo com os tipos de documentos gerados
por suas actividades rotineiras. Nessa lógica, Os métodos mais comuns e mais utilizados
são: alfabético, geográfico, numérico e ideográfico, (PAES, 2005).

5
MIRANDA (2010:3).
3. Princípios de Gestão de uma Colecção
3.1. Organização de colecções digitais
A preservação digital é a parte mais longa e também a última do ciclo de gerenciamento
de objectos digitais, com ela é garantido o emprego de mecanismos que permitem o
armazenamento em repositórios de objectos digitais e que garantem a autenticidade e
perenidade dos seus conteúdos.
Segundo HEDSTROM (1996) a preservação digital é um processo distribuído
que envolve o “planeamento, alocação de recursos e aplicação de métodos e tecnologias
para assegurar que a informação digital de valor contínuo permaneça acessível e
utilizável”.

Postulam BOERES e ARELLANO (s/d:4), preservação digital requer não

apenas procedimentos de manutenção e recuperação de dados, no caso de perdas
acidentais, para resguardar a média e seu conteúdo, mas também estratégias e
procedimentos para manter sua acessibilidade e autenticidade através do tempo,
podendo requerer colaboração entre diferentes financiadoras e boa prática de
licenciamento, meta-dado e documentação, antes de aplicar questões técnicas.

Quanto à preservação CHILVERS (2000, p. 4) deixa claro

que sua viabilização está relacionada aos aspectos financeiros,
gerências e técnicos da instituição onde ocorrerá, e tem como
objectivo o de prolongar a vida útil do dado. Existe uma lacuna entre
estabelecer uma estratégia de preservação e a sua implementação.
Uma vez que uma das grandes vantagens do documento digital é a
interoperabilidade deste com vários outros mecanismos ao mesmo
tempo, se a questão da informática (hardware, software e
obsolescência tecnológica, entre outros) não estiver resolvida,
sofrendo constantes análises e avanços, o documento perderá uma de
suas características vitais e que o distingue de outras formas de
documentos.

Ao analisar o ciclo da informação (geração, tratamento, preservação e conservação

e, finalmente, difusão da informação) percebe-se que o item três (preservação e
conservação) necessita ser revisto no âmbito da informação digital. As colecções podem
ser conservadas em repositórios, bibliotecas on-line e bibliotecas digitais. As formas
que são conservadas, no caso de informações em serie se usam ISSN ou ISBN.

3.2. Gestão de Documentos Arquivísticos e Colecções digitais

Falar de gestão de documentos, demonstra os benefícios alcançados com a gestão da

informação nas diversas organizações, sejam públicas ou privadas independente do seu
porte e área de actuação para que, com a gestão de informações, sejam tomadas decisões
que melhorem o desempenho organizacional.

Salienta RODRIGUES (2015:25), Geralmente o formato mais comum dos

documentos de arquivo, é o textual. Assim, são designados como arquivos especiais
àqueles que possuem uma forma física e suporte diferente do habitual, necessitando de
um tratamento especial no armazenamento e processamento técnico. São exemplos
concretos os (VHS, K7), filme de nitrato (películas ou filmes), discos ópticos (CD,
DVD, Blu-ray, etc.), chip ou circuito integrado (pen-drive ou memória USB Flash
Drive), disco magnético (HD), recorte de jornal etc.

Para FREIBERGER (2012) mediante a gestão de documentos

arquivísticos e colecções digitais, para possibilitar a pesquisa, devem
ser preparadas fichas que permitam recuperar as informações através
de cada um dos elementos de interesse dos usuários, tais como
assuntos, nomes (de conferencistas, autores, intérpretes, compositores,
orquestras, regentes, directores, etc) datas, títulos (de conferências,
congressos, músicas, filmes etc.) de lugares, acontecimentos, géneros
musicais (tango, sinfonia, rock etc).

Neste pressuposto, os procedimentos para o arquivamento de documentos

digitais, são geridos em fitas áudio e vídeo magnético, filmes e discos, guardadas as
particularidade de cada suporte, são muito semelhantes aos aplicados no arquivo
fotográfico. Neste caso, o método de arquivamento mais indicado é o numérico simples.
Cada rolo de fita ou filme, bem como cada disco, receberá um número de registo que os
identificará e localizará no acervo.

Referência bibliográfica

BUCKLAND, Michael. Information as a thing. Journal of the American Society of

Information Science, 1991.

FREIBERGER, Zélia.Gestão de Documentos e Arquivística. Curtiba,