ECM e Qualidade de Dados

Aula 04
Business Intelligence para Concursos - Curso Regular

Professor: Thiago Rodrigues Cavalcanti
Conceitos de ECM e DATA QUALITY
Prof. Thiago Rodrigues Cavalcanti Aula 04
AULA 04: ECM e DATA QUALITY
Sumário
1. Apresentação ..................................................................................................................... 1
Gestão eletrônica de documentos - GED ................................................................................ 2
2. Considerações iniciais ..................................................................................................... 2
3. Razões para o GED .......................................................................................................... 3
4. Componentes de um sistema GED ............................................................................ 3
5. Principais tipos de GED .................................................................................................. 4
6. Funcionalidade de um sistema GED .......................................................................... 6
Gestão de conteúdos – ECM ........................................................................................................ 7
7. Conceitos básicos ............................................................................................................. 7
Workflow .............................................................................................................................................. 8
8. Processo, subprocesso, atividade, procedimento e tarefa ............................... 8
9. Conceitos básicos ........................................................................................................... 10
10. Tipos de Workflows ........................................................................................................ 11
10.1. Ad hoc ............................................................................................................................. 12
10.2. Administrativo.............................................................................................................. 13
10.3. Produção ........................................................................................................................ 13
10.4. Colaborativo ................................................................................................................. 14
10.5. Orientado para Objeto .............................................................................................. 14
10.6. Transacional ................................................................................................................. 15
10.7. Baseado no conhecimento ...................................................................................... 15
11. Os Três Rs do Workflow ............................................................................................... 16
Business Process Management (BPM).................................................................................... 17
12. Considerações iniciais ................................................................................................... 17
12.1. Conceitos ....................................................................................................................... 17
12.2. Redesenho de processos ......................................................................................... 19
ERP – Sistemas Integrados de Gestão................................................................................... 23
13. Considerações iniciais ................................................................................................... 23
13.1. Processos funcionais x de negócio....................................................................... 23
13.2. A Arquitetura de Sistemas ERP ............................................................................. 24
Qualidade de Dados ...................................................................................................................... 25
14. Introdução ......................................................................................................................... 25
14.1. Gerenciando a qualidade de dados ..................................................................... 25
14.2. Características da qualidade .................................................................................. 26
Questões Comentadas.............................................................................................................. 29
Considerações Finais ..................................................................................................................... 50
1. Apresentação
Esta aula está relacionada diretamente ao conceito de qualidade de dados.
Ele geralmente é implementado de forma mais intensa por ferramentas de ETL
ou de Data Quality. Teremos uma rápida introdução relacionada ao assunto.
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Antes, porém, apresentaremos o conteúdo de gestão de conteúdo ou

enterprise content management – ECM. Esse conteúdo tem relação direta com
workflow. Veremos como se dá esse relacionamento ao longo da nossa aula.
Vamos então ao assunto de fato!
Gestão eletrônica de documentos - GED
2. Considerações iniciais
A gestão eletrônica de documentos pode ser definida de forma ampla como
um conjunto de tecnologias que permite a uma empresa o gerenciamento
dos seus documentos em forma digital. A ideia é reduzir a quantidade de
papel e agilizar o processo de tramitação de documentos entre os atores que
fazem parte de um fluxo de trabalho (workflow).
Outra definição de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) é a

tecnologia que provê um meio de facilmente armazenar, localizar e recuperar
informações existentes em documentos e dados eletrônicos, durante todo o
“ciclo de vida” documental.
Desta forma, podemos pensar em dois tipos de documentos, os que já são

gerados inicialmente em formato digital, e os que são digitalizados. Imagine um
processo judicial, além da grande economia de papel e de energia elétrica, a
digitalização de processos traz, também, maior transparência e rapidez na
tramitação.
De acordo com a Secretaria de Tecnologia da Informação (STI) do Conselho

Superior da Justiça do Trabalho (CSJT), aproximadamente 6,3 milhões de
processos trabalhistas já foram digitalizados, o que representa 84% dos 7,5
milhões de processos digitalizados em todas as instâncias do Judiciário no país.
O sistema de Processo Judicial Eletrônico da Justiça do Trabalho (PJE-JT),

instalado em 2011, é utilizado pelos 24 tribunais regionais do Trabalho, e está
integrado com praticamente 100% das varas do Trabalho em todo o país.
Outro exemplo, ainda dentro do âmbito do judiciário, a partir de 2008, os

profissionais do direito começaram a cadastrar sua assinatura digital na OAB ou
outra autoridade vinculada à ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas
Brasileiras), legitimando e-mails, validando ajuizamento de ações, recursos e
notificações. Hoje os tribunais superiores (STJ, STF, TSF, TSE e CNJ) só aceitam
processos digitais e a meta é que todos adotem gradativamente o sistema.
Observamos, então que a utilização de meios digitais para tramitação e

armazenamento de documentos é um caminho sem volta. A origem das
informações para inclusão dentro de um sistema de gerenciamento de
documentos pode ter diversas fontes distintas. Documentos podem ser

originados de papel, microfilme, imagem, som, planilhas eletrônicas, arquivos de

texto, entre outras fontes.
Esses documentos serão armazenados em arquivos que são em sua grande

maioria textos e imagens, mas podemos ter ainda, áudios, vídeos, mapas e-
mails, etc. Alguns arquivos podem ter seu formato modificado ao inserir ele
dentro de uma ferramenta de GED. Imagine um documento Word pode ser
transformado em um HTML, por exemplo. Essa seria uma das funcionalidades de
um GED. Antes de apresentar mais funcionalidades, vamos agora explicitar de
forma organizada as principais razões para o uso do GED.
3. Razões para o GED

Do ponto de vista dos usuários e clientes podemos perceber como
vantagens a redução do tempo de processamento e manuseio de papel, o
aumento de produtividade, o acesso imediato a qualquer informação, uma
melhoria na qualidade do trabalho e na velocidade e precisão na localização de
documentos e ainda um melhor atendimento ao cliente.
Pensado na gestão documental da sua empresa ou organização temos

um melhor controle de documentos, uma redução de espaço físico de
armazenagem, a facilidade de implementar temporalidade documental e,
principalmente, a minimização de perda e extravio de documentos.
Analisando a infraestrutura de TI, o uso de GED vai facilitar a integração

com outros sistemas, garantir a disponibilidade instantânea de documentos sem
limites físicos, permitir a otimização dos fluxos de trabalho e oferecer uma maior
agilidade nas transações da empresa.
Por fim, podemos pensar na redução ou proteção de investimentos que

é gerada por meio da redução de custos com espaço físico e da proteção contra
catástrofes que poderiam danificar o acervo documental.
Vejam que temos motivos suficientes para a implantação de GED dentro

das nossas organizações. Desta forma, vamos continuar nosso estudo tratando
dos componentes presentes na GED.
4. Componentes de um sistema GED

O principal componente de um sistema GED são os documentos! 
Considerado qualquer elemento que contenha informação relevante ou qualquer
arquivo digital que possa ser impresso de forma legível. São exemplos de
documentos: Desenho; Manuscrito; Arquivo de processador de texto, planilha,
etc.; Formulários; Cheque ou outro documento financeiro; Nota fiscal.
O restante do sistema pode ser observado na figura a seguir. Num primeiro

momento temos uma etapa de captura dos documentos para o servidor de

armazenamento. Os documentos podem ser nativamente digitais, caso contrário

eles devem passar por um scanner. Esse equipamento de digitalização é
responsável por obter uma imagem do documento físico e armazená-la no
servidor.
O armazenamento pode ser feito em um servidor de imagens ou em outro

ambiente computacional. Uma infraestrutura de rede faz a comunicação entre os
hosts do processo. Dentre os elementos temos ainda a impresso que pode gerar
uma cópia física do documento e as estações de trabalho dos usuários. Esses
são computadores para acesso ao servidor que permitem consultar, criar novos
documentos, cadastrar documentos, etc.
Um sistema GED é um conjunto de programas de computador que

administram o ambiente GED. Pode ser necessário mais de um software para ter
uma solução GED completa. Por exemplo: um software para controlar a captura
(digitalização), outro para gerenciamento de impressão e um terceiro para o
gerenciamento de backup. A questão-chave aqui é: O que realmente é
necessário para atender as suas necessidades?
Para responder a essa pergunta precisamos entender quais são os

principais tipos de sistemas e funcionalidades da GED. É sobre esse assunto que
falaremos a seguir.
5. Principais tipos de GED

De uma forma geral, o tipo de solução GED é definido pelas características
particulares dos documentos: tipo físico, apresentação, tipo de uso desejado,
etc. Os mais comuns são:
Document Imaging (DI)
Document Management (DM)

EDMS - Sistema Gerenciador de Documentos Técnicos
Image Enabled
ERM/COLD
Forms Processing – Processamento de Formulários
Workflow
Vamos falar um pouco sobre cada um deles.
Document Imaging - Usado normalmente para documentos prontos, que

não sofrerão mais alterações. Tendência no trabalho com imagens, ou seja,
documentos em papel que foram digitalizados. Esse tipo permite a formação de
índices de consulta em banco de dados.
Document Management - Permite controlar um documento desde o

momento de sua criação até o seu descarte. O objetivo é controlar todo o
documento que esteja em uso. Possui retorno rápido, pois os usuários passam a
ter benefícios do uso durante todo momento do seu trabalho, e não somente no
momento em que precisarem de um documento que está no arquivo. É uma
forma de racionalizar trabalho e aumentar a produtividade.
EDMS - Engineering Document Management System – Também

conhecido como Sistema de Gerenciamento de Documentos Técnicos. Aplicável a
documentos como: plantas, desenhos, especificações, relatórios, listas de
materiais, normas de qualidade, etc. Suas características principais são a
manipulação de desenhos de grandes dimensões, a visualização e impressão de
arquivos CAD e as referências a diferentes documentos. Estes tipos de
documento são mais restritos ao trabalho devido às peculiaridades das suas
informações. Antes de implantar este tipo de sistema é aconselhável saber se
ele for nativamente concebido para ser um EDMS.
Image Enable - O objetivo deste tipo de GED é disponibilizar a imagem de

documentos em programas que precisam de documentos para completar a
informação necessária. A ideia é disponibilizar a imagem de um documento junto
ao processo do qual ele faça parte a fim de complementar a informação total
para se tomar uma decisão. Podemos ter como exemplo de uso as notas fiscais
em sistema de contabilidade e um pedido ou reclamação de cliente em sistemas
de CRM (Customer Relationship Management). Nesse tipo de sistema assume-se
que os documentos são parte de processos mais complexos e contém somente
parte da informação total.
ERM: Enterprise Report Management – Tem como objetivo gerenciar

relatórios provenientes dos diversos sistemas da empresa. Esses relatórios
podem possuir milhares de páginas que podem ser tratadas como um único
documento. São aplicações ERM: faturas de telefone, energia elétrica, água;
extratos bancários e relatórios financeiros.
Processamento de formulários – Possui tecnologias aplicáveis na

captura de dados de formulários. A partir desses formulários são colhidos dados
de maneira automática por meio de padrões de reconhecimento com OCR, ICR,
código de barras, etc. Um exemplo seria a coleta de grande volume de dados,
como formulários de pesquisa de grande monta, como o censo. O objetivo seria
minimizar a aplicação de recursos em indexação e obtenção de dados que
tradicionalmente seria feita por digitadores. Algumas aplicações práticas são:
formulários de repartições públicas, pedidos de clientes, documentos
padronizados de Recursos Humanos, documentos e formulários bancários e
formulários de pesquisa e levantamento.
Workflow - Embora associado ao GED, na verdade workflow não é

considerado uma aplicação GED. Seu objetivo é automatizar processos,
racionalizando-os e, consequentemente, aumentando a produtividade. Faz a
informação necessária para cada atividade percorrer o processo previamente
mapeado. O documento não é o principal componente do workflow, o
processo em andamento é o que realmente importa.
6. Funcionalidade de um sistema GED

As principais funcionalidades presentes em diversas ferramentas
disponíveis no mercado são listadas abaixo. Você precisa entender que para
cada tido de GED listado acima temos a possibilidade de termos uma ou várias
das funcionalidades abaixo.
Digitalização – todo GED precisa ter a capacidade de digitalizar

documentos.
Segurança da informação – É importante fazer uso de mecanismos de

segurança como assinatura digital, criptográfica, login e senha e certificado
digital. Eles vão garantir a autenticidade, confidencialidade, integridade e
disponibilidade das informações.
Suporte a workflow – todos os GED mais modernos apoiam e ajudam a

automatização do fluxo de trabalho ou roteamento das informações.
Apoio à publicação – procedimento para aprovar, revisar, alterar e

publicar documentos.
Compressão de documentos – técnica usada para reduzir o tamanho de

um arquivo.
Controle de versões – controla as várias versões ou releases de um

documento ao longo do tempo.
Conversão – mudança de formato de arquivos.

Categorização ou taxonomia – uma maneira de organizar melhor os

documentos e as informações de forma a criar um agrupamento lógico entre
eles.
Gestão do conhecimento – Métodos e ferramentas de software que

permitem identificar as diversas formas de conhecimento de uma empresa
procurando organizar e divulgar.
Colaboração (groupware) – vários usuários podem trabalhar no mesmo

documento.
Carimbo digital de tempo (timestamp) – Código binário, incorporado

em um documento, que registra data e hora em que um evento ocorreu, como
criação, recebimento, leitura e modificação ou eliminação.
Gestão de conteúdos – ECM
Primeiramente não existe uma diferenciação muito clara entre qual seriam
as grandes diferenças entre gestão de conteúdo (ECM) e gestão de documentos
(GED). Nas próximas linhas vamos apresentar as definições de autores de ECM.
Percebam que os assuntos se sobrepõem. Uma ideia é que essa definição foi
ocasionada por fornecedores que tentam diferenciar seus produtos no mercado.
Vejamos então o que seria ECM.
7. Conceitos básicos
A definição mais simples para enterprise content management (ECM) seria
o gerenciamento de informação em todas as formas através da organização. Ele
se preocupa com a captura, armazenamento e entrega das informações como
um ativo corporativo de forma consistente, natural e reutilizável. Deste modo a
organização pode sustentar, melhorar e ajustar os investimentos em
conhecimento.
Além do gerenciamento, ECM refere-se as estratégias, métodos e

ferramentas relacionadas. As ferramentas e estratégias permitem o
gerenciamento das informações organizacionais não estruturadas existentes.
ECM é, portanto, uma estratégia e uma metodologia. Seu nome tende a ser auto
descritivo e trata da sobreposição de três conceitos como apresentado na figura
abaixo:

A perspectiva empresarial descreve todas as funções de distribuição,

aplicação, publicação, aquisição, captura e acesso de maneira uniforme e
permanente. Define onde e como o ECM gera seus efeitos. O conteúdo trata de
todos os componentes, informações, dados (estruturados ou não), registros,
regras, estruturas, tópicos e templates. Define o que está armazenado no ECM.
Por fim, o gerenciamento disciplina a comunicação, os processos, os fluxos de
trabalho, a colaboração, a interação e o intercâmbio entre uma infinidade de
partes interessadas. Ele descreve quem está envolvido com o ECM, e quando e
porque eles interagem.
Workflow
Vamos agora tratar dos conceitos relacionados a fluxo de trabalho.
8. Processo, subprocesso, atividade,

procedimento e tarefa
Antes de falarmos sobre workflow precisamos entender que existe uma
hierarquia entre os termos presentes no título deste tópico que pode ser
observada na figura abaixo.
A definição tem início pelo processo de negócio que é o conjunto de

atividades (cadeia de eventos) que tem por objetivo transformar entradas, por
meio de procedimentos, em saídas (bens ou serviços) que serão entregues a
clientes. Um processo é uma série de atividades inter-relacionadas que

convertem entradas em saídas. Processo é uma série de atividades que

consomem recursos e produzem bens ou serviços.
Um subprocesso é o conjunto de atividades correlacionadas, que executa

uma parte específica do processo, do qual recebe insumos e para o qual envia o
produto do trabalho realizado por todas as atividades que o compõe. Um
processo deve ser dividido em subprocessos quando ele é muito complexo,
contem grande número de atividades, inúmeras entradas e saídas de para
outros processos.
Atividade é o conjunto de procedimentos que deve ser executado a fim de

produzir um determinado resultado. É considerada uma unidade de trabalho
executada por um único responsável, que tem condições determinadas de início
e fim. Enfim, qualquer ação ou trabalho específico.
Atividades podem ser divididas em primárias, que têm participação direta

na criação do bem ou serviço. As atividades primárias podem ser críticas ou não
críticas. As críticas têm papel crucial para a integridade do processo sem folga
de tempo ou recursos. Não podem atrasar ou gastar mais do que previsto. As
atividades não críticas, embora imprescindíveis, podem ser realizadas em
condições mais flexíveis.
As atividades secundárias não estão diretamente envolvidas com a

produção do bem ou serviço que a organização vende, elas permitem que as
atividades principais possam ser executadas. Temos ainda as atividades
transversais, que são o conjunto de várias especialidades, executadas em uma
única operação com a finalidade de resolver problemas, por exemplo, um recall
da indústria automobilística.
Os procedimentos são considerados eventos, ou seja, algum

acontecimento. Toda atividade contém pelo menos um evento e é por meio da
realização de um evento que cada atividade produz sua parte do produto, dentro
do processo. O que interessa para um Workflow é controlar os eventos. Quando
um processo é programado em uma ferramenta de Workflow define-se cada
evento dentro deles. Para executar um evento temos o procedimento, que por
sua vez é dividido em tarefas.
Os procedimentos podem ser formais e informais. Os formais são formados

por um conjunto de informações que indica para o responsável por uma
atividade como, quando e com que um evento deve ser executado. Já os
informais trazem o conjunto de práticas não escritas que o ocupante de um
posto incorpora à realização do seu trabalho.
Por fim temos as tarefas, que é uma decomposição de um procedimento. É

a menor parte realizável de um procedimento. Esse detalhamento, além de
permitir a execução do evento, serve para racionalizar a atividade.

Ao estudarmos os conceitos de workflow abaixo, veremos que uma

ferramenta de workflow fornece uma série de relatórios que permitem aos
gerentes analisarem o desempenho de cada atividade e com isso descobrirem
onde estão os gargalos e as folgas na execução dos processos.
9. Conceitos básicos
É uma tecnologia que possibilita automatizar processos, racionalizando-os e
potencializando-os por meio de dois componentes implícitos: organização e
tecnologia. Transforma radicalmente a maneira da empresa executar processos,
atividades, tarefas, políticas e procedimentos.
Outra definição para workflow seria: “automatização de processos ou de

fluxos de trabalho nos quais são passados documentos, informação ou tarefas,
segundo determinadas regras ou procedimentos, de um participante para outro”.
Vejam que o termo “passados” quer dizer transferir. Basicamente temos várias
pessoas, que fazem partes de uma tarefa e o fluxo vai transitar pelas etapas de
execução de acordo com a responsabilidade de cada participante.
Ferramentas de workflow possibilitam a automatização de processos de

negócio transversais à organização. Elas ajudam na normalização das formas de
trabalho e aumentam a eficiência global das atividades de uma empresa ou
organização. É possível, por exemplo, formalizar a aprovação ou reprovação de
uma tarefa.
Imagine que você fez um relatório e seu chefe tenha que validá-lo. Por
meio de uma ferramenta de workflow, você pode inserir esse documento e
enviar para o seu chefe para validação. Ao receber a mensagem, ele pode abrir
o documento, verificar e aprovar. Neste momento, pode-se gerar um hash do
documento para que ele não possa mais ser modificado.
Outras características ou funcionalidades de uma ferramenta de workflow

são: potencializar o a gestão dos recursos, permitir a obtenção de indicadores
operacionais, assegurar a segurança da execução dos processos e integrar
procedimentos manuais ao fluxo.
Essas funcionalidades geram várias vantagens competitivas para seu

negócio. Primeiramente, melhora-se o tempo de execução dos processos, reduz
os custos associados à obtenção e movimentação de informações ao longo do
processo e tem-se um ganho de produtividade na realização das tarefas. Outro
fator relevante está relacionado à obtenção de indicadores operacionais e de
gestão recolhidos ao longo da execução do processo. Imagine que esses dados
aumentam a precisão e dimensão das análises.
No que diz respeito à segurança na execução do processo temos uma

redução do número de erros operacionais e uma melhor rastreabilidade do
processo. Algumas definições são importantes para entendermos um fluxo

descrito em uma ferramenta de workflow. Vejam o conjunto de conceitos

abaixo:
 Participante – Entidade (usuário ou sistema) que interage num dos

passos de um processo.
 Tarefa/atividade (work) – Ação que um participante realiza no âmbito

do processo.
 Função do participante (role) – Conceito que junta participantes que

podem realizar uma mesma tarefa. Define o nível de acesso dos
participantes para a execução das tarefas. Estabelece também a
capacidade dos participantes para realizarem determinadas tarefas.
 Lista de tarefas (worklist) – Lista das tarefas que um usuário

específico/role tem que executar no âmbito dos processos em que é
interveniente.
 Rendezvous – Espera por informação que permite reativar um processo,

ou geração de um evento que indique que a informação não chegou.
Exemplo: a aprovação de uma cirurgia para um seguro de saúde
necessita de um relatório médico. O sistema deve correlacionar a
chegada do relatório com o processo (suspenso) de aprovação.
 Distribuição de trabalho – Distribuição das tarefas entre um conjunto

de participantes disponíveis.
 Exceção – Evento que ocorre fora da sequência normal de um processo

de trabalho.
 Privacidade e Segurança – Trata de quem faz o quê e quando. Deve

armazenar o histórico da execução processo e não só dos dados
presentes nas etapas. Os processos sensíveis são atribuídos a um grupo
limitado de participantes.
Depois de termos o conhecimento das definições acima podemos agora

listar os tipos de workflows. Mais precisamente, listaremos na próxima seção
uma taxonomia para a classificação dos fluxos de trabalho.
10. Tipos de Workflows

Cada um dos tipos de workflow relacionados a seguir tem um tipo de
abrangência, e consequente domínio, sobre o processo de negócio. Observem a
figura abaixo:

A definição e os tipos de workflow variam de autor para autor. Alguns

especialistas dividem Workflow em quatro tipos: ad hoc, orientado à
produção, orientado à administração e baseado no conhecimento. Já
outros autores preferem classificar da seguinte forma: ad hoc, baseado em
transações, orientado a objeto, mas com três modelos de processo:
orientado a correio eletrônico, orientado a documentos e orientado a processos.
A combinação entre os vários tipos de Workflow e modelos de processo fazem
com que a implementação dessa tecnologia seja flexível e praticamente abranja
todas as necessidades de automatização de fluxos de trabalho.
Vamos comentar um pouco sobre cada um dos tipos de workflow.
10.1. Ad hoc
Para ser usado dinamicamente por grupos de trabalho cujos participantes
necessitem executar procedimentos individualizados para cada documento
processado. Os sistemas de workflow do tipo ad hoc são adequados para
processos simples e flexíveis, com atividades de natureza não estruturada e
em áreas onde produtividade e segurança não sejam as maiores preocupações.
Permitem aos usuários criar e adaptar, de modo fácil e rápido, definições

de processos simples que satisfaçam as circunstâncias que surgem com a
execução de uma instância de processo. Um exemplo são os processos de
aquisição descentralizados, sem uma sequência padrão para a recepção dos
produtos adquiridos, cabendo a cada unidade administrativa compradora definir
um fluxo ad hoc de acordo com o tipo de aquisição.
Outro exemplo são os processos de submissão de artigos em revistas, em

que tais processos, são, normalmente, demorados e seguem protocolos
diferentes, que dependem da revista em questão. O número de revisões e

autores varia de acordo com cada caso. Vejam o exemplo de um workflow ad

hoc na figura abaixo:
10.2. Administrativo
Orientado para as rotinas administrativas. Ideal para tratamento de
documentos e formulários. Gerenciamento de prazos com todos os tipos de
alarmes possíveis. Raramente necessitam processar grandes volumes de
ocorrências. Os sistemas de workflow administrativo são adequados para
processos simples e estruturados. Geralmente, são processos burocráticos,
repetitivos, com regras bem definidas para a coordenação de suas atividades,
que são do conhecimento de todos os participantes do fluxo.
A solicitação de adiantamento salarial para realização de viagem a serviço

de uma empresa é um bom exemplo deste tipo de workflow. O funcionário que
necessita do adiantamento preenche um formulário e o encaminha ao setor
responsável por realizar o pagamento. Esse, ao receber a solicitação, confirma
com a gerência do funcionário a necessidade da viagem. Se houver autorização,
o setor competente providencia o pagamento de acordo com o nível salarial do
funcionário. Ou seja, é um processo simples, predefinido e burocrático.
10.3. Produção
Peso pesado das aplicações Workflow. Orientado para aplicações que
envolvem grandes quantidades de dados, muitas regras de negócio e
recursos financeiros em grande escala. Os sistemas de workflow de produção
são adequados para processos em que haja pouca intervenção de pessoas e,
quando ocorrerem, essas intervenções sejam simples e de curta duração.
Esse tipo de sistema pode ser utilizado para administrar processos

extremamente complexos e fortemente integrados com os sistemas já
existentes numa organização. Pode ser aperfeiçoado até atingir altos níveis de
qualidade e precisão, principalmente na execução de atividades repetitivas, com

grande volume de instâncias, normalmente processadas de modo ininterrupto.

Um exemplo são os sistemas de análise e concessão de empréstimos e seguros
de bancos e seguradoras: repetitivos, previsíveis e de larga escala. Veja um
exemplo na figura a seguir relativo a um empréstimo bancário:
10.4. Colaborativo
Os sistemas de workflow colaborativo são adequados para processos que
envolvam trabalho cooperativo realizado por equipes com objetivos comuns.
Podem ser adotados para automatizar processos empresariais críticos que não
são orientados à transação. Diferentemente de outros tipos de workflow,
baseados na premissa de que sempre há progresso em avançar para a etapa
seguinte, um workflow colaborativo pode demandar várias repetições de um
mesmo passo do processo até que alguma forma de acordo seja alcançada,
podendo até mesmo retornar a estágios anteriores.
Além disso, workflows colaborativos tendem a ser muito dinâmicos no

sentido de que são definidos conforme progridem. Um exemplo são os processos
para revisão de artigos acadêmicos. As suas atividades consistem basicamente
na seleção de revisores, distribuição dos artigos e acompanhamento das
revisões: tudo de forma colaborativa para produzir uma revisão conjunta
(consolidada) do artigo.
10.5. Orientado para Objeto

Um objeto é o conjunto de atributos, ou dados, e instruções sobre como os
dados e os atributos devem ser processados, estocados, recuperados e
visualizados pelo usuário. Exemplo: Na mudança de regra, os documentos
passam a ser tratados e processados com a regra nova sem afetar documentos
da regra antiga. Veja o exemplo a seguir para entender o exemplo de um
workflow orientado para objeto.

10.6. Transacional
Os sistemas de workflow transacional são adequados para processos cujas
atividades podem ser agrupadas em unidades atômicas. A atomicidade exige
que todas as atividades sejam concluídas corretamente; caso contrário, o
processo deve retornar para a situação em que estava no início da execução da
unidade.
Na prática, a restrição de atomicidade é muitas vezes relaxada para evitar

bloqueios. Este tipo de workflow pode ser utilizado nos casos em que é
necessário garantir a exatidão e a confiabilidade de uma aplicação em
situações de concorrência e falha. Um exemplo atual de aplicação desse tipo de
workflow são os sistemas de vendas online, conhecidos como aplicações e-
business.
Esses sistemas são aplicações críticas que necessitam sincronizar e

confirmar as várias atividades desenvolvidas ao longo do fluxo do processo,
como: aceitação da compra pela empresa do cartão de crédito; disponibilidade
do produto em estoque ou atendimento da solicitação pelo fornecedor; e
remessa do produto para o cliente.
10.7. Baseado no conhecimento

Aprende com seus próprios erros e acertos. Vai além da execução pura e
simples das regras preestabelecida e incorpora exceções a seus procedimentos.
Tem seu paradigma baseado na gestão de processos podendo utilizar
tecnologias de Inteligência Artificial. Possui características e ferramentas que o
permitem aprender com seus próprios erros e acertos. Tem funcionalidades que
o capacitará ir além da execução pura e simples das regras preestabelecidas e
incorporar novas regras e exceções aos seus procedimentos.

Com isso terminamos a apresentação da principal classificação dos fluxos

de trabalho. Vamos agora falar das regras, rotas e papeis.
11. Os Três Rs do Workflow

Conhecido como três Rs do workflow por suas palavras ou termos no inglês
começarem por R, quais sejam: Roles, Rules and Routes. Se pensarmos em uma
peça de teatro podemos fazer a seguinte metáfora: O papel é sempre o mesmo,
as responsabilidades são sempre as mesmas para cada personagem existente no
texto, o que pode mudar são os atores, mas eles têm o texto exemplificando
suas responsabilidades e com o qual podem aprender e assim desempenhar o
seu papel com segurança. O diretor da peça diz como cada um deve representar
(as regras) e ensaia a movimentação do elenco em cena (as rotas).
Definindo de maneira mais formal, um papel (role) é o conjunto de

características e habilidades necessárias para executar determinada tarefa
pertencente a um evento existente em uma atividade. Definimos, portanto,
quem faz o que, não se refere a pessoas ou cargos, mas a papéis.
As regras (rules) são atributos que definem de que forma os dados que
trafegam no fluxo de trabalho devem ser processados, roteados e controlados
pelo sistema de Workflow. Definem quais informações devem transitar pelo
fluxo, sob quais condições e como cada tarefa deve ser executada. Cada
documento enviado contém informações que serão usadas por quem as recebe.
Mas, associado ao documento existem regras que especificam a operação

do documento, quais as atividades que devem recebê-lo, quais as rotas a serem
seguidas etc. Um exemplo seria um documento deve ser preenchido e aprovado
por um grupo de pessoas, dentro de um tempo predeterminado e rígido. As
aprovações seguem regras específicas.
Por fim, temos as rotas (routes) que são caminhos lógicos que, definidos
sobre regras específicas, têm a função de transferir a informação dentro do
processo, ligando as atividades e seus eventos associados ao fluxo de trabalho.
É o controle de movimentação exercido sobre os documentos. Controlam como
os documentos se movem de um ponto a outro dentro do fluxo de trabalho. As
rotas podem ser sequenciais, paralelas ou condicionais, conforme verificamos na
figura abaixo:

Com isso terminamos o assunto relacionado a workflow. Nas próximas

páginas apresentamos os conceitos básicos de BPM e ERP.
Business Process Management (BPM)

Diante de um mercado competitivo e globalizado, mudanças internas
e externas devem ser rapidamente assimiladas pelas organizações. Neste
contexto, a integração de novas soluções tecnológicas não é suficiente
para garantir o sucesso empresarial, é fundamental que estes sistemas de
TI estejam alinhados aos processos de negócio das empresas. A Gestão
de Processos de Negócio (BPM – Business Process Management) tem
sido considerada uma abordagem estratégica para garantir uma visão
global do negócio e apoiar organizações na tomada de decisões.
12.1. Conceitos
Vamos começar nosso entendimento do assunto pela definição de
processo. Podemos definir processo como “Uma série de etapas criada
para produzir um produto ou serviço” ou ainda “Um encadeamento de
atividades executadas dentro de uma organização que transformam
entradas em saídas”. Vejam, portanto, que processo é o conjunto de
atividades que tem por objetivo transformar insumos (entradas),
adicionando-lhes valor por meio de procedimentos, em bens ou serviços

(saídas) que serão entregues e devem atender aos clientes.
Vejam a figura abaixo, ela apresenta uma visão sistêmica do que

seria um processo:
Um processo é repetido de maneira recorrente dentro da empresa.

Assim, todo processo deve ter um desempenho que formaliza o seu
objetivo na empresa (nível de qualidade, prazo de entrega). O processo
deve possuir ainda uma organização que materializa e estrutura a
interdependência das atividades do processo durante a sua duração e
atores responsabilizados pelo planejamento e execução do processo.
Agora que já entendemos o que seria um processo podemos definir o

que seria gestão de processo. Podemos caracteriza-la como uma
abordagem centrada nos clientes para, sistematicamente gerir, mensurar
e melhorar todos os processos da empresa, através do trabalho de
equipes multifuncionais e da ampliação do poder aos empregados.
A gestão de processos envolve a definição de um dono para cada

processo para assegurar a qualidade e competitividade do processo. O
processo deve ser definido e documentado, e métricas de desempenho e
funções de controle de processos são importantes para trazer o foco para
o processo como um todo.
Para definirmos os processos e geri-los é necessário modelar a

estrutura da organização. A Modelagem de Processos de Negócio

(Business Process Modeling) é uma abordagem que expressa a maneira

como as organizações executam seus processos. A especificação gráfica
utilizada para representar a semântica dos processos de negócios, com
todos os seus objetos, atributos e relacionamentos. Falamos um pouco
sobre esses elementos gráficos quando definimos fluxo de trabalho
anteriormente. Esses conceitos serão utilizados para construir um modelo
dos processos para toda a organização.
O modelo apresenta uma representação ou conjunto de

representações que explicita a forma de como as empresas realizam seus
negócios com o objetivo de entender, escolher, mudar e gerenciá-los. O
modelo especifica as ações que ocorrem na cadeia de valor da
organização e respectivos produtos que viabilizam a realização da
estratégia.
Ao utilizar ferramentas gráficas, uma das vantagens é a facilidade de

visualização, tanto da sequência de atividades, como da forma como as
atividades se encaixam. Além disso, essa representação permite
evidenciar as diferenças entre a forma como se supõe que as atividades
são realizadas e como elas realmente são feitas.
12.2. Redesenho de processos

A análise e o redesenho de processos estão relacionados com os
objetivos e estratégias da organização, considerando as soluções
tecnológicas disponíveis para auxiliar tais processos. Para que uma
empresa esteja preparada para a mudança é preciso que ela conheça
como sua estrutura está organizada e qual o fluxo de atividades que seus
processos seguem, de forma a atender às necessidades específicas de
seus clientes.
Compreender o fluxo das atividades de valor não com base em uma

hierarquia funcional, mas baseado na sequência necessária para atender
clientes e gerar resultados. Essa sequência oferece uma visão
horizontal e ultrapassa as fronteiras funcionais. Vejam a ideia na figura
abaixo:

Uma mudança de visão é necessária para descobrir os processos

ocultados pelo organograma e entender que o trabalho é a soma de
atividades. Podemos, então, redesenhar o trabalho em função dos
processos essenciais ao negócio e flexibilizar a estrutura e eliminar o
excesso de controles. Desta forma construímos uma organização com
profissionais responsáveis e autônomos que se concentram nos resultados
finais e no valor para os clientes.
Existe um relacionamento direto entre o planejamento organizacional

e a construção de uma organização orientada a processos. Perceba na
figura abaixo que os processos utilizam informações definidas no
planejamento para estabelecimento das metas de cada processo.
Para elaboração de um mapa de processos pode ser útil seguir um

ciclo de atividades. O ciclo de vida do gerenciamento de processos de
negócio pode ser visto a seguir. Ele é composto basicamente por 5
etapas: projeto ou planejamento, modelagem, execução, monitoramento
e otimização.

Na etapa de planejamento, define-se as atividades de BPM que

contribuirão para o alcance das metas organizacionais. Verifica-se ainda
os pontos de falha nos processos que causam danos à organização. Em
seguida, define-se planos de ação para implantação e processos que
necessitam ação imediata.
Devemos ainda durante está etapa levantar os principais pontos

fracos dos processos em uso na organização, identificar oportunidades
(novas abordagens, produtos ou serviços) que possam ser fornecidos aos
clientes pela organização, analisar que, mesmo processos sem problemas
aparentes, podem passar por inovação. A junção dessas atividades
permite identificar, no todo ou em parte, a visão global de processos e
indicar ao time de projetos de processos as diretrizes a serem seguidas.
A fases de modelagem e otimização englobam atividades que

permitem gerar informações sobre o processo atual (As Is) e/ou sobre a
proposta de processo futuro (To Be). Documenta-se os processos e
fornece dados de integração entre eles. Para isso podemos usar
metodologias para otimizar os processos, realizar simulações, inovações e
redesenhos. Sugere-se sempre a adoção das melhores práticas e modelos
de referência e a geração de especificações para implementação,
configuração e customização, execução e controle.
Durante a execução temos atividades que garantirão a

implementação e a execução dos processos. A implantação dos planos de
transferência de tecnologia e o ajuste de equipamentos, métodos e
softwares (se necessários). Devemos nos preocupar ainda com o
acompanhamento dos processos implantados e o monitoramento e
controle da execução de instâncias de processos.

Durante o monitoramento ou controle executamos atividades

relacionadas ao controle geral do processo. Usamos diversos recursos,
como uso de indicadores, BI, BSC, BAM, métodos estatísticos, diagramas
de causa e efeito, etc. Por fim, gera-se informações que posteriormente
realimentarão as atividades de otimização e planejamento.
Ter uma Visão Global de Processos ajuda a compreensão do

funcionamento da empresa e alinhamento com as estratégias do negócio.
Realizar o ciclo BPM completo pode ser complexo e pode levar mais
tempo que o benefício direto e imediato por ele gerado. Contudo, a
modelagem pode ser feita em etapas e melhorada, à medida em que é
usada em projetos pontuais de BPM, alinhando sempre os projetos ao
diagrama macro. Para muitas das atividades realizadas, há modelos de
referência que ajudam a construir os modelos próprios para a
organização. Observem a figura abaixo, nela apresentamos uma
perspectiva da visão global de processos.
Vejam que no canto inferior direito temos a utilização de ferramentas

de ERP. Vamos então tratar um pouco sobre elas ...

ERP – Sistemas Integrados de Gestão

Os avançando tecnológicos das últimas décadas levaram a construção de
sistemas para diversas partes de uma organização, neste momento, surgiu um
novo desafio: como controlar todos os principais processos de negócio com uma
arquitetura de software em tempo real. A solução integrada, dos sistemas
integrados de gestão, ou ERP (Enterprise resource planning), é um processo
que envolve planejamento e gestão dos recursos da empresa. É uma solução
que possibilita benefícios que vão desde o aumento da eficiência até o
incremento da qualidade e da produtividade.
O nome Sistema Integrado de Gestão pode enganar um pouco, pois o

software não se concentra apenas no planejamento nem nos recursos. O
principal objetivo dos ERPs é integrar todos os departamentos e funções de
uma organização em um sistema unificado de informática, com capacidade de
atender a todas as necessidades da organização. Por exemplo, uma melhor
estruturação do recebimento de pedidos permite o acesso imediato ao estoque,
dados dos produtos e histórico de crédito do cliente.
Essa disponibilidade de informação aumenta a produtividade e a satisfação

do cliente. Ferramentas de ERP já ajudaram diversas empresas a incrementar a
satisfação dos clientes e, consequentemente o aumento das vendas. Os ERPs
são usados em milhares de empresas ao redor do mundo, alguns deles
produzindo resultados impressionantes. Estudos prevê que ERP tenha um
mercado de 41,69 bilhões de dólares em 2020.
13.1. Processos funcionais x de negócio

Os Processos Funcionais têm seu início e término no contexto de uma
mesma função ou especialidades. São exemplos a função Compras, a função
Contabilidade, a função Finanças e outras. Os objetivos dos Processos Funcionais
coincidem com os objetivos da própria função que viabilizam. Esses processos
são estabelecidos para otimizar o desempenho da função na qual se inserem.
Chamamos de Processos de Negócio aqueles que se servem de diversas

funções organizacionais para gerar produtos ou resultados, mais diretamente
relacionados a razão de existir da organização.
A integração dos processos pode ser vista sob a perspectiva funcional

(sistemas de: finanças, contabilidade, recursos humanos, fabricação, marketing,
vendas, compras, entre outros) e sob a perspectiva sistêmica (sistemas de
informações gerenciais, sistema de processamento de transações, sistemas de
apoio a decisão, entre outros).

13.2. A Arquitetura de Sistemas ERP

Os ERP são divididos em quatro blocos: financeiro, recursos humanos,
operações e logística, e vendas e marketing. Exemplos de módulos do bloco
financeiro seriam contabilidade, contas a pagar, contas a receber, fluxo de caixa.
Exemplos do bloco de recursos humanos seriam a folha de pagamento,
gerenciamento de recursos humanos e controle de despesas de viagem.
Exemplos de módulos de operações e logística seriam o gerenciamento de
estoques, o MRP, o faturamento. Exemplos de módulos de vendas e marketing
seriam processamento de pedidos e gerenciamento e planejamento de vendas.
No coração de um sistema empresarial está um banco de dados central que

recebe e fornece dados para uma série de aplicações que suportam as diversas
funções de uma empresa. A utilização de um banco de dados central agiliza
dramaticamente o fluxo de informações através do negócio.
A ideia básica por trás do SAP R/3 era desenvolver um único banco de
dados para toda a empresa sem qualquer redundância e com definições claras a
respeito de cada campo. Sobre este banco de dados, um conjunto completo de
aplicações de software foi desenvolvido, fornecendo toda a lógica necessária ao
processamento de dados da corporação. O software foi desenhado para dar
suporte aos processos de negócio, ao invés de funções de negócio.
Esse banco de dados centralizado deve, preferencialmente, ser um banco

de dados relacional, pois características de integridade das transações e
disponibilização de um dicionário de dados são fundamentais, para garantir o
correto suporte às operações da empresa. Vejam na figura abaixo uma
arquitetura de uma ERP.
Com isso terminamos nossa rápida introdução a ERP. Continuaremos nossa

aula falando um pouco sobre qualidade de dados.

Qualidade de Dados
14. Introdução
Os estudos de banco de dados nos levam a construir SGBDs, formular
consultas e melhorar o tempo de resposta. Somos levados a acreditar que após
construirmos a consulta correta, o SGBD vai executar e nosso trabalho estará
pronto. Infelizmente nem sempre é isso que acontece. No mundo real, os dados
podem estar sujos. Se utilizarmos esses dados sujos nós não conseguiremos
obter informações precisas, completas, atualizadas, e até mesmo, a resposta
correta para nossa consulta. Isso não depende apenas de quão boa são nossas
consultas e quão rapidamente o SGBD consegue executá-las.
As questões salientadas pelo paragrafo anterior nos remetem ao estudo da

qualidade dos dados. Essa parte da aula identifica questões centrais relacionadas
com a qualidade dos dados, e introduz um quadro lógico e uniforme para lidar
com estas questões, com base nas regras de qualidade de dados.
14.1. Gerenciando a qualidade de dados

Sistemas de banco de dados tradicionais geralmente se concentram sobre a
quantidade de dados, para apoiar a criação, manutenção e uso de grandes
volumes de dados. Mas é possível não se encontrar as respostas corretas para
as nossas consultas se os dados no banco de dados estiverem “sujos”, isto é,
quando os dados não representam adequadamente as entidades do mundo real
a que se referem.
Para ilustrar isso, vamos considerar uma relação empregado armazenada

em um banco de dados de uma empresa, especificada pelo seguinte esquema:
employee(FN,LN,CC,AC,phn,street,city,zip,salary,status) .
Aqui cada tupla especifica o nome de um empregado (First Name – FN e

Last Name - LN), seu telefone (código do país - CC, código da zona - AC,
telefone - PHN), endereço (street,city,zip), salário e estado civil.
Uma instância do esquema empregado (employee) é mostrada na figura

abaixo:

Se observarmos com calma a relação acima veremos que Mary aparece três
vezes, nas tuplas t4, t5 e t6. Vejam que as colunas telefone, e os seus
respectivos códigos de área e de pais têm valores idênticos. Logo, podemos
estar tratando da mesma pessoa. As informações que distinguem as tuplas t4 e
t5 estão nas colunas Last Name e estado civil. Esse fato é claramente um
problema de qualidade de dados.
Este exemplo nos diz que quando os dados são sujos, não podemos
esperar que um sistema de banco de dados respondesse às nossas perguntas
corretamente, não importa qual a capacidade que ele oferece para acomodar
grandes volumes de dados e quanto eficiente processa as nossas consultas.
Infelizmente, os dados reais são muitas vezes sujos: inconsistentes,

duplicados, imprecisos, incompletos e desatualizados. Na verdade, as empresas
normalmente possuem uma taxa de erro de dados de cerca de 1-5%, porém
para algumas empresas é superior a 30%. Na maioria dos projetos de data
warehouse, a limpeza dos dados gasta 30-80% do tempo de desenvolvimento e
do orçamento para melhorar a qualidade dos dados. Quando se trata de
informação incompleta, estima-se que "pedaços de informações percebidas
como sendo necessárias para decisões críticas estavam faltando com um
percentual de 13,6% a 81%".
Enfim, por que nos preocupamos com os dados sujos? A qualidade dos
dados tornou-se um dos desafios mais relevantes para o gerenciamento de
dados. É relatado que os dados sujos custaram às empresas norte-americanas
600 bilhões de dólares em 2002, e que os dados de preços errados em bases de
dados de varejo $2,5 bilhões. Estes dados indicam o custo assustador de dados
sujos nos EUA, porém não há nenhuma razão para acreditar que a escala do
problema é diferente em qualquer outra sociedade que seja dependente de
tecnologia da informação.
Destaca-se a necessidade de gestão da qualidade de dados, para melhorar

a qualidade em nossos bancos de dados de tal forma que os dados estejam na
forma consistente, com precisão, completos, em tempo útil, e representem
unicamente as entidades do mundo real a que se referem.
14.2. Características da qualidade

Falaremos agora dos aspectos principais que regem o estudo da qualidade
de dados.
Consistência dos dados – refere-se à validação e integração dos dados

que representam as entidades do mundo real. Preocupa-se em detectar
inconsistências e conflitos nos dados. Em modelos relacionais, inconsistências
podem existir dentro da própria tupla, entre diferentes tuplas de uma mesma
relação e entre tuplas de relações diferentes.

Inconsistências nos dados são geralmente identificadas como violações das

dependências dos dados ou restrições de integridade. Erros dentro de uma
mesma relação podem ser identificados pelas restrições intra-relações, por
exemplo, pelo uso de extensões das dependências funcionais.
Deduplicação de dados - preocupa-se em encontrar tuplas dentro de

uma mesma relação que se referem ao mesmo objeto ou entidade do mundo
real. Também é conhecido como resolução de entidade, detecção de duplicação,
matching de registro. A necessidade de estudar esse assunto é evidente: para
executar a limpeza dos dados é preciso eliminar os registros duplicados; na
integração dos dados é preciso coletar e fundir dados de diferentes fontes de
dados; e para o gerenciamento de dados mestre nos ajuda a identificar relações
entre os dados de entrada e dados mestre de referência. Independente que quão
importante, a deduplicação é uma tarefa não trivial.
Imagine que tuplas que referenciam o mesmo objeto no mundo real, mas
aparecem em esquemas diferentes com estrutura diferentes. Inclua ainda a
possibilidade dos dados terem valores inconsistentes. Vejam que a tarefa acaba
por se tornar complexa, no momento de agrupar dados de diferentes fontes.
Precisão dos dados – refere-se a completude de valores presentes no

banco de dados para as entidades do mundo real que são representadas. Veja a
relação abaixo para a relação pessoa (person):
person(FN,LN,age,height,status)
Uma instancia da relação acima e exibida na tabela a seguir que exibe uma
informação “verdadeira” para Mike na tupla s0.
Desta forma, podemos perceber que as informações para idade e peso da

tupla S1 possui uma precisão maior do que o da tupla S2. Vejam que a precisão
está relacionada à proximidade em relação ao valor correto. A qualidade dos
dados trabalha neste sentido. Se não for possível descobrir o valor exato para
um determinado item de dados, você pode trabalhar com uma aproximação.
Completude da informação – preocupa-se com a capacidade do banco de

dados de responder as nossas consultas. Dado um banco de dados D em uma
consulta C, nós queremos saber se essa consulta consegue ser respondida
usando apenas os dados de D. Se as informações de D forem incompletas,
podemos esperar que a resposta a C seja imprecisa e, até mesmo, incorreta.

E como nós tratamos essa completude. Podemos utilizar os modelos de

Closed World Assumption (CWA) ou Open World Assumption (OWA). O CWA
assume que o banco de dados coletou todas as tuplas que representam entidade
do mundo real, mas valores para alguns dos atributos nessas tuplas podem
possivelmente estarem faltando. O OWA assume que, além dos valores
faltantes, algumas tuplas que representam entidades do mundo real também
podem estar faltando. Desta forma, nosso banco de dados pode ser apenas um
subconjunto apropriado da representação das entidades do mundo real.
Nível de atualização dos dados (data currency) – também conhecido

como tempestividade. Preocupa-se em identificar os valores correntes das
entidades representadas pelas relações e verificar se eles estão atualizados em
relação ao tempo com os valores mais recentes. A capacidade de prover essa
propriedade seria trivial se todas as entidades tivessem timestamps válidos. Na
prática os timestamps acabam sendo indisponíveis ou imprecisos.
Para melhorar a qualidade dos dados precisamos trabalhar com essas cinco
características ou propriedades descritas acima. Essas capacidades que precisam
estar presentes em modelos com qualidade de dados, geralmente, se relacionam
uma com as outras. Vejam o fluxo descrito na figura abaixo:
Com isso terminamos o assunto teórico da nossa aula. Apresentamos a

seguir uma lista de exercícios para fixação do conteúdo.

Questões Comentadas
Apresentamos abaixo um conjunto de questões sobre o assunto que
aprendemos nesta aula. Esperamos que elas ajudem na fixação da matéria.
Qualquer dúvida, estamos às ordens!
Aproveitamos também para complementar seu entendimento sobre o

assunto, sempre colocando pinceladas extras de conteúdo. Nosso objeto é criar
em você a capacidade de utilizar seu conhecimento, atrelado a algumas
heurísticas, para resolver de forma rápida e segura as questões na hora da
prova. Aproveite as questões para ir se familiarizando com o vocabulário de
gestão de conteúdo, workflow, BPM e ERP.
01. BANCA: CESPE ANO: 2015 ÓRGÃO: TCE RN PROVA: ASSESSOR

TÉCNICO DE INFORMÁTICA - CONTROLE EXTERNO
A respeito dos softwares para gestão eletrônica de documentos (GED), julgue o
item a seguir.
[1] As funcionalidades de um software GED incluem o Document Imaging, que
permite a digitalização de documentos.
Comentário: De fato temos no Document Imaging (DI) uma tecnologia de GED
que propicia a conversão de documentos do meio físico para o digital. Desta
forma o gabarito pode ser considerado correto!
Os objetivos de um sistema de Document Imaging são: capturar/digitalizar
documentos; armazená-los em ambiente seguro; recuperar esses documentos
quando necessário e permitir manipular esses documentos de acordo com os
processos da empresa.
Gabarito: C
02. BANCA: CESPE ANO: 2015 ÓRGÃO: FUB PROVA: ANALISTA

ADMINISTRATIVO - ANALISTA DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
A propósito de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) e gestão de conteúdo,
julgue os itens a seguir.
[107] Um dos aspectos relevantes no sistema de gestão de conteúdo é a
possibilidade de definição de um fluxo de trabalho que deverá ser seguido na
distribuição dos conteúdos, podendo definir-lhes o ciclo de vida.
[108] Entre as tecnologias relacionadas a GED está a capture, cuja finalidade é
propiciar a conversão de documentos físicos em documentos digitais usando
scanners.

[109] Uma das principais limitações do uso de tecnologias GED é a sua ausência
no controle de autoria e versão dos documentos armazenados.
[110] Sistemas de gestão de conteúdo são responsáveis pela disponibilização de
conteúdos cuja formatação e cuja aparência sejam de responsabilidade de seus
respectivos autores.
Comentário: Vamos comentar cada uma das questões acima:
107. Uma ferramenta de Workflow fornece uma série de relatórios que permitem
aos gerentes analisarem o desempenho de cada atividade e com isso
descobrirem onde estão os gargalos e as folgas na execução dos processos.
Quando atrelada a um sistema de gestão de conteúdo, o workflow vai permitir o
entendimento do passo a passo para a elaboração de um documento. Caso esse
fluxo defina todas as etapas da criação ao descarte temos a definição do ciclo de
vida. Sendo assim, a alternativa encontra-se correta.
108. A definição correta da funcionalidade de capture diz que acelera processos
de negócio através da captação de documentos e formulários, transformando em
informações confiáveis e recuperáveis, passíveis de serem integradas a todas as
aplicações de negócios.
109. A gestão dos documentos por meio de ferramentas de GED é a tecnologia
que permite gerenciar com mais eficácia a criação, revisão, aprovação e
descarte de documentos eletrônicos. Dentre as suas principais funcionalidades
estão o controle de informações (autoria, revisão, versão, datas etc.),
segurança, busca, check-in/check-out e versionamento.
110. A formatação e aparência nem sempre é de responsabilidade dos seus
respectivos autores. A depender do conteúdo a forma de exibição pode ser de
responsabilidade do sistema que consome os dados e não dos autores. Estes
estão preocupados com a informação armazenada e não com a forma de
apresentação. Desta forma, temos a alternativa como incorreta.
Gabarito: C E E E
03. BANCA: CESPE ANO: 2015 ÓRGÃO: DEPEN PROVA: AGENTE

PENITENCIÁRIO FEDERAL - TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
Com relação aos sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED),
criados para permitir o efetivo controle do volume de informações veiculadas nas
organizações, julgue os itens que se seguem.
[110] Entre as funcionalidades básicas dos sistemas GED estão o Document
Imaging — que corresponde ao controle do histórico de documentos — e o
Workflow, responsáveis pelo encaminhamento automático de documentos.
[111] Os sistemas GED permitem o gerenciamento de informações registradas
em formato estático, como texto e imagem sem movimento.
[112] O objetivo de um sistema GED é gerenciar os ciclos de vida de
documentos, desde a criação ou o recebimento até a distribuição, o
arquivamento ou o descarte.

Comentário: Vamos mais uma vez comentar cada uma das alternativas acima.
110. Entre as funcionalidades básicas dos sistemas GED estão o Document
Management (DM) - que corresponde ao controle do histórico de documentos -
e o Workflow, responsáveis pelo encaminhamento automático de documentos.
O Document Imaging (DI) - converte documentos do meio físico para o digital,
ou seja, é o processo de digitalização. Sendo assim a alternativa está incorreta.
111. Não é gerenciamento de informações, mas sim gerenciamento de arquivos
ou documentos. Vejam que as informações podem estar contidas dentro dos
arquivos, mas a existências destes é pré-requisito para o armazenamento dentro
dos sistemas de gestão de documentos. Sendo assim, temos a alternativa como
incorreta.
112. A alternativa apresenta uma das motivações para o uso de gestão de
documentos, que seria manter o ciclo de vida dos arquivos, observando e
armazenando de forma correta as suas atualizações. O ciclo de vida deve incluir
ainda informações sobre o descarte. Alternativa correta!
Gabarito: E E C
04. BANCA: AOCP ANO: 2015 ÓRGÃO: HU-UFJF PROVA: ANALISTA DE

TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO - PROCESSOS
Uma das tecnologias relacionadas ao GED – Gerenciamento Eletrônico de
Documentos ou Gestão Eletrônica de Documentos – a qual controla e gerencia
processos dentro de uma organização, garantindo que as tarefas sejam
executadas pelas pessoas corretas no tempo previamente definido, é:
A Workflow.
B Capture.
C Document Management ( DM ).
D Records and Information Management (RIM).
E Document Imaging ( DI ).
Comentário: O Workflow controla e gerencia processos dentro de uma
organização, garantindo que as tarefas sejam executadas pelas pessoas corretas
no tempo previamente definido. Ele organiza tarefas, prazos, trâmites,
documentos e sincroniza a ação das pessoas. Desta forma a alternativa A
apresenta a resposta para a questão.
Gabarito: A
05. BANCA: FCC ANO: 2014 ÓRGÃO: TCE-RS PROVA: AUDITOR PÚBLICO
EXTERNO - TÉCNICO EM PROCESSAMENTO DE DADOS
Para tornar mais ágil o trabalho de julgar as contas dos administradores e
demais responsáveis por dinheiros, bens e valores públicos da Administração
direta e indireta do Estado, no TCE, é correto utilizar:

A ferramentas ECM para gerenciar o ciclo completo de conteúdos gerados no

TCE, desde sua criação até sua eventual destruição. Podem ser usadas para
capturar ou criar, armazenar, gerenciar, preservar e tramitar documentos
relacionados com os processos do Tribunal.
B um sistema de GED, que permite preservar o patrimônio documental e
organizar eletronicamente esta documentação. Utiliza o Caption, uma tecnologia
de GED que propicia a conversão de documentos do meio físico para o digital.
C processos de trabalho automatizados por um sistema de workflow do tipo ad
hoc, composto por ferramentas que automatizam o processamento de
informações complexas, envolvendo acesso aos múltiplos sistemas de
informação do TCE.
D um sistema CRM que centralize as informações em uma única base de dados e
gerencie o seu fluxo no TCE, integrando todos os setores e possibilitando aos
gestores acesso ágil, eficiente e confiável às informações gerenciais, dando
suporte à tomada de decisões.
E acompanhamento do atendimento aos cidadãos do estado através de um
sistema ERP, que permite o armazenamento de dados em históricos de
atendimento, armazenados em um banco de dados, permitindo análises da
eficiência do atendimento e até mesmo da qualidade do serviço oferecido pelo
TCE.
Comentário: Vamos analisar cada uma das alternativas acima.
A. A alternativa apresenta as ferramentas de gestão de conteúdo, lembrando
que para a maioria dos autores não há diferença entre ECM e GED. Observem
que pela descrição a sugestão quanto ao uso deste tipo de ferramenta e o seu
propósito apresentam-se de forma correta. Sendo assim podemos marcar a
alternativa A como nossa resposta. Vejamos os erros das demais alternativas.
B. A alternativa B utiliza uma palavra “caption” para descrever o que
conhecemos como Document Imaging (DI) que é a tecnologia de GED que
propicia a conversão de documentos do meio físico para o digital.
C. Quando tratamos dos sistemas de workflow do tipo ad hoc, sabemos que
eles são adequados para processos simples e flexíveis, com atividades de
natureza não estruturada e em áreas onde produtividade e segurança não sejam
as maiores preocupações. Vejam que este não é caso. A solução do TCE precisa
ser mais robusta e pensar no processamento de informações complexas, sendo
mais adequado o uso de um workflow de produção.
D. CRM é um sistema que trata dos dados dos clientes não fazendo sentido para
a solução do problema apresentado.
E. Sistemas que armazenam os dados históricos são geralmente relacionados a
Business Intelligence, mais especificamente ao uso de um Data Warehouse.
Gabarito: A
06. BANCA: CESPE ANO: 2015 ÓRGÃO: CGE-PI PROVA: AUDITOR

GOVERNAMENTAL - TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
A respeito do gerenciamento eletrônico de documentos, julgue o item seguinte.
[1] A tecnologia COLD/ERM (computer output to laser disc/electronic report

management) possibilita que relatórios sejam gerados e gerenciados em forma
digital, bem como que sejam feitas anotações a respeito do relatório, sem que o
documento original seja afetado.
Comentário: Computer Output to Laser Disc (COLD), atualmente denominada
ERM (Enterprise Report Management), são sistemas de gestão de conteúdo
utilizados para capturar, arquivar, armazenar e disponibilizar dados tais como
inventários, lançamentos, faturas, etc. Estes sistemas são tipicamente
implementados para eliminar o uso de papéis ou microfilmes.
É uma das principais tecnologias no Gerenciamento Eletrônico de Documentos.
Processa páginas de relatórios, incluindo a captura, indexação, armazenamento,
gerenciamento e recuperação de dados. Esta tecnologia permite que relatórios
sejam armazenados de forma otimizada, em meios de baixo custo, mantendo-se
na sua forma original.
Gabarito: C
07. BANCA: VUNESP ANO: 2014 ÓRGÃO: TCE-SP PROVA: AGENTE DA

FISCALIZAÇÃO FINANCEIRA - SISTEMAS, GESTÃO DE PROJETOS E
GOVERNANÇA DE TI
No gerenciamento eletrônico de documentos (GED), a etapa de indexação tem
como objetivo:
A armazenar um documento por meio de um código criptográfico.
B arquivar, juntamente com o documento alvo, informações capazes de permitir
sua rápida recuperação.
C converter o documento para formatos que ocupem o menor espaço possível de
armazenamento.
D gerar um certificado de validação e confirmação do documento alvo.
E permitir apenas o acesso por parte de usuários com ingresso autorizado no
sistema.
Comentário: A indexação permite a recuperação de um determinado
documento, para isso este precisa ter sido indexado de maneira precisa. A
indexação é a chave para a localização dos documentos. Um índice pode apontar
para uma pasta que contém um conjunto de documentos sobre um determinado
assunto ou sobre um funcionário, por exemplo. Alguns tipos de documentos
(atas, artigos, palestras) exigem indexação por assunto, tópico e palavras-
chave. Outros documentos exigem indexação mais complexa, utilizando quase
todas as palavras do texto do documento. Por exemplo: depoimento e
transcrições legais.
O ato de indexar é realizado a partir da imagem na tela do computador. Uma
identificação do documento com um número que permite associar informações
capazes de permitir a sua recuperação. Sendo assim, observamos nossa
resposta na alternativa B.
Gabarito: B

08. BANCA: CESPE ANO: 2008 ÓRGÃO: TRT - 5ª REGIÃO (BA) PROVA:
ANALISTA JUDICIÁRIO - TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
Com base nos conceitos de gerenciamento eletrônico de documentos (GED) e
processos, modelagem e automação de processos, e técnicas de reunião e
entrevista, julgue os itens subsequentes.
[1] O workflow ou fluxo de trabalho, também denominado de processamento de
transações, integra automaticamente, em forma eletrônica, o fluxo de
documentos dentro das organizações. Em vez de contar, apenas, com a
comunicação embasada em papel, no contexto de GED e em seu relacionamento
com fluxo de trabalho automatizado, as organizações fazem uso de imagens
eletrônicas de dados como método de comunicação.
Comentário: Uma ferramenta de Workflow fornece uma série de relatórios que
permitem aos gerentes analisarem o desempenho de cada atividade e com isso
descobrirem onde estão os gargalos e as folgas na execução dos processos.
Observamos, portanto, que alternativa está correta.
Gabarito: C
09. BANCA: IADES ANO: 2014 ÓRGÃO: FUNPRESP-EXE PROVA: ACESSOR

TÉCNICO - ANALISTA DE SISTEMAS
No que diz respeito ao Gerenciamento Eletrônico de Documento (GED), é correto
afirmar que permite
A a criação de controles de usuários.
B somente a criação dos gráficos de desempenho do sistema.
C a disponibilização do documento digital.
D o compartilhamento do dispositivo Google PAKED.
E o uso da função de desenvolvimento de imagens vetoriais.
Comentário: O princípio da gestão de documentos eletrônica é justamente a
disponibilização dos documentos em forma de arquivos digitais. Sendo assim,
podemos encontrar nossa resposta na alternativa C.
Gabarito: C
10. BANCA: IADES ANO: 2014 ÓRGÃO: FUNPRESP-EXE PROVA: ACESSOR

Considerando o conceito de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED),
assinale a alternativa correta.
A Técnica de gerenciamento de serviços de software.

B Técnica de gerenciamento de banco de dados.

C Técnica de gerenciamento de Java Script.
D Conjunto de tecnologias correlatas para os processos de captura de
documentos físicos, gerenciamento de fluxos e armazenagem e recuperação.
E Técnica de gerenciamento dos casos de sistema corporativo com
características
Comentário: Essa é mais uma questão que testa nosso conhecimento sobre a
definição de GED. Podemos definir GED como a tecnologia que provê um meio
de facilmente armazenar, localizar e recuperar informações existentes em
documentos e dados eletrônicos, durante todo o “ciclo de vida” documental.
Dentre as alternativas, a única que converge para a definição acima é a
alternativa D.
Gabarito: D
11. BANCA: FEPESE ANO: 2014 ÓRGÃO: MPE-SC PROVA: ANALISTA

JUDICIÁRIO - ANALISTA DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
Analise as afirmativas abaixo com relação à GED e ao Worflow.
1. Um workflow é a automação de um processo de negócio, no seu todo, ou em
partes, onde documentos, informações ou tarefas são passadas entre os
diversos participantes, de acordo com um conjunto de regras procedimentais.
2. Um Sistema GED define, cria e gerencia a execução de um ou vários
Workflows.
3. Tecnologias de Gestão de Imagens podem ser utilizadas por sistemas GED.
Assinale a alternativa que indica todos os critérios corretos.
A É correto apenas o critério 2.
B São corretos apenas os critérios 1 e 2.
C São corretos apenas os critérios 1 e 3.
D São corretos apenas os critérios 2 e 3.
E São corretos os critérios 1, 2 e 3.
Comentário: Um workflow é uma ferramenta que tem por finalidade
automatizar processos, racionalizando-os e consequentemente aumentando sua
produtividade, por meio de dois componentes implícitos: organização e
tecnologia. As regras são atributos que definem de que forma os dados que
trafegam no fluxo de trabalho devem ser processados, roteados e controlados
pelo sistema de Workflow. Assim a alternativa 1 está correta.
Um GED define, cria e gerencia documentos e não fluxos de trabalhos. Desta
forma a alternativa 2 está incorreta.
Vimos que o GED pode usar várias tecnologias para gestão de imagens e
documentos. Assim a alternativa 3 está correta.
Gabarito: C

12. ANO: 2014 BANCA: CESPE ÓRGÃO: ANATEL PROVA: ANALISTA

ADMINISTRATIVO - DESENVOLVIMENTO DE SISTEMAS DE
INFORMAÇÃO
Julgue os itens a seguir, acerca de sistemas de gestão de conteúdo.
[1] Em um sistema de gestão eletrônica de documentos, para que os caracteres
e o código de barras da embalagem de um produto sejam reconhecidos, deve-se
utilizar uma combinação de software de reconhecimento óptico de caracteres
(OCR) com software de reconhecimento óptico de marca (OMR).
[2] Um sistema de gestão eletrônica de documentos (GED) restringe-se a
processar e arquivar documentos e imagens com a finalidade de fornecer dados
para que outros sistemas especializados realizem consultas e difundam as
informações coletadas.
Comentário: Vamos então comentar cada uma das alternativas acima:
1. Para que o código de barras de um produto seja reconhecido, deve ser
utilizada uma ferramenta de Barcode Detection.
Segue abaixo outras técnicas de reconhecimento óptico utilizadas para o
processamento de formulários, essa geração de bases de dados pode ser feita
através de:
OCR: Reconhecimento Óptico de Caracteres
É o reconhecimento óptico, através de ferramentas próprias, de caracteres em
imagens de documentos impressos, digitalizados, criando um arquivo de texto
editável, para evitar a redigitação ou para criação de bases de dados.
ICR: Reconhecimento Inteligente de Caracteres
É o reconhecimento inteligente, através de ferramentas próprias, de caracteres
em imagens de documentos manuscritos, digitalizados, criando um arquivo de
texto editável, para evitar a redigitação ou para criação de bases de dados.
OMR: Reconhecimento Óptico de Marcas
É o reconhecimento, através de ferramentas próprias, de sinais e marcas em
imagens de formulários do tipo múltipla escolha, digitalizados, criando um
arquivo de dados tabulados, para estatística ou para criação de bases de dados.
Provas de concurso geralmente fazem uso desses formulários para correção das
questões objetivas.
Barcode Detection: Leitura de Códigos de Barras
É o reconhecimento, através de ferramentas próprias, de códigos de barras em
imagens de documentos diversos, digitalizados, criando um arquivo de texto
editável, para indexação ou para criação de bases de dados.
2. Vimos no início da aula que a distribuição das informações coletadas às
estações de trabalho é uma das atividades feitas pelo GED. Portanto não
podemos restringir as atividades ou funcionalidades conforme está descrito na
alternativa. Desta forma, reconhecemos a assertiva como falsa.
Gabarito: E E

13. ANO: 2013 BANCA: FCC ÓRGÃO: MPE-MA PROVA: ANALISTA

JUDICIÁRIO - BANCO DE DADOS
Considerando a Gestão Eletrônica de Documentos (GED), há diversas
características decorrentes de sua aplicação. Sobre a GED, pode-se dizer que
A não necessita utilizar a rede de computadores da empresa, pois seu acesso é
apenas local.
B não proporciona colaboração na questão do atendimento a clientes.
C torna mais lento o processo de tomada de decisões na empresa.
D diminui a agilidade em transações entre empresas.
E proporciona grande velocidade e precisão na localização de documentos.
Comentário: Dentre as alternativas acima a única que contém uma
característica decorrente da aplicação ou uso de uma ferramenta de GED é a
contida na alternativa E. Tente analisar as demais alternativas e verificar o que
seria necessário modificar para que cada uma delas se se torna verdadeira.
Por exemplo, a alternativa A diz que não necessita utilizar uma rede de
computadores. Sabemos que GED precisa de uma rede de computadores para
funcionar e entregar o conteúdo entre as diversas estações a empresa, além de
executar a captura dos documentos.
Gabarito: E
14. BANCA: ESAF ANO: 2013 ÓRGÃO: DNIT PROVA: ANALISTA

ADMINISTRATIVO - TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
A implantação de um Sistema de Gerência Eletrônica de Documentos (GED)
pressupõe:
A a incorporação dos fluxos de documentação intra e pró organizações.
B o levantamento dos fluxos de documentação intra e inter organizações.
C o levantamento dos focos de documentação extra e inter organizações.
D a delimitação da argumentação estratégica intra e inter organizações.
E o levantamento dos fluxos de negociação intra e inter stakeholders.
Comentário: Para implantação de sistemas de workflow, é necessário que os
processos sejam identificados e, idealmente, redesenhados. Nesses projetos, a
maior parte do tempo é gasta no levantamento e redesenho dos processos e o
restante na implantação, propriamente dita, do sistema. Caso uma organização
já tenha passado pela primeira fase, os esforços para a implantação desses
sistemas serão bastante reduzidos.
A metodologia de modelagem também pode envolver o levantamento dos
fluxos da documentação intra e inter organização, permitindo, assim, que

posteriormente eles sejam automatizados e gerenciados através de sistemas de

gerenciamento eletrônico de documentos – GED.
Gabarito: B
15. BANCA: ESAF ANO: 2013 ÓRGÃO: DNIT PROVA: ANALISTA

O GED (Sistema de Gerência Eletrônica de Documentos):
A incorpora funcionalidades de rateamento de informações e automação de
fluxos de monitoramento.
B incorpora funcionalidades de roteamento de informações e automação de
fluxos de trabalho.
C seleciona funcionalidades de roteamento de demandas e automação de
procedimentos de produção.
D incorpora estruturas de inferência de informações e concepção de fluxos de
enquadramento.
E incorpora funcionalidades de rateamento de ações e inferência de trabalho
vinculado.
Comentário: Sabemos que as tecnologias de GED e workflow são relacionadas.
O GED pode ser apontado como precursor da tecnologia de workflow. A primeira
geração dos sistemas de GED pode ser chamada de passiva. Isso porque os
sistemas de GED se comportavam como repositórios de documentos eletrônicos,
que reagiam às solicitações dos usuários. A necessidade de um gerenciamento
proativo de documentos eletrônicos levou a uma evolução desses sistemas, que
hoje incorporam funcionalidades de roteamento de informações e
automação de fluxos de trabalho. Alguns desses sistemas hoje possuem
sistemas de workflow acoplados. Questão retirada do livro Gestão de Processos:
Pensar, agir e aprender.
Gabarito: B
16. BANCA: AOCP ANO: 2012 ÓRGÃO: TCE-PA PROVA: ASSESSOR

Visa centralizar o armazenamento de documentos corporativos em uma
biblioteca única, que de outra forma estariam guardados em localidades
dispersas, escolhidas a critério de seus autores. Esse é o objetivo do(a)
A Gerenciamento de redes.
B Gestão do conhecimento.
C Repositório central de dados.
D Gerenciamento eletrônico de documentos.
E Gerenciamento de banco de dados relacionais.

Comentário: Gerenciamento (ou Gestão) eletrônico de documentos é uma

tecnologia que provê um meio de facilmente gerar, controlar, armazenar,
compartilhar e recuperar informações existentes em documentos.
Os sistemas GED permitem aos usuários acessar os documentos de forma ágil e
segura, normalmente via navegador Web por meio de uma intranet corporativa
acessada interna ou externamente. Visa centralizar o armazenamento de
documentos corporativos em uma biblioteca única.
Documentos formam a grande massa de conhecimentos de uma empresa. O
GED permite preservar esse patrimônio e organizar eletronicamente a
documentação para assegurar a informação necessária, na hora exata, para a
pessoa certa.
Gabarito: D
17. ANO: 2014 BANCA: IADES ÓRGÃO: EBSERH PROVA: ANALISTA DE

Entre os benefícios que a implementação de uma ferramenta de GED pode trazer
a uma instituição, é possível afirmar que ela proporciona diretamente o (a)
A aumento da visão sistêmica do processo local, a identificação e a solução
direta de problemas financeiros.
B economia de papel, a facilidade e agilidade na pesquisa de documentos e a
economia de espaço físico.
C aumento no controle dos projetos, a redução de custo imediata e o fácil
aprendizado.
D melhoria na gestão de serviços e a facilidade na modelagem de bancos de
dados relacionais.
E aumento da produtividade, a bonificação de equipes e a melhoria na gestão de
recursos financeiros.
Comentário: Dependendo da fonte de pesquisa, apenas 5% da informação
encontram-se em formato digital. Parte dessa informação (em papel) precisa
ser gerenciada para que venha a resultar em uma vantagem competitiva para a
empresa. Deve-se selecionar para a digitalização documentos que supostamente
serão de grande valor estratégico para a empresa e terão grande número de
acessos. Não se pode abrir mão de uma organização coerente do seu arquivo
simplesmente porque ele foi informatizado. Desta forma, além da economia de
papel, uma construção organizada de um GED vai garantir facilidade e agilidade
na pesquisa de documentos e a economia de espaço físico.
Gabarito: B
18. BANCA: IADES ANO: 2014 ÓRGÃO: EBSERH PROVA: ANALISTA DE


Em sistemas que gerenciam documentos eletronicamente (GED), é correto

afirmar que a funcionalidade do Optical Character Recognition (OCR) permite ao
usuário
A realizar análise de negócio para tomada de decisão.
B ordenar tarefas de um fluxo de documentos.
C desenhar fluxos de trabalho para áreas específicas.
D converter texto do formato de imagem para o formato editável.
E criar documentos a partir de pesquisas salvas no banco de dados.
Comentário: Através de um software de reconhecimento de padrões é possível
transformar a imagem de uma letra ou número no caractere correspondente. O
reconhecimento óptico de Caractere é uma tecnologia para reconhecer
caracteres a partir de um arquivo de imagem. Através do OCR é possível
digitalizar uma folha de texto impresso e obter um arquivo de texto editável.
Gabarito: D
19. ANO: 2013 BANCA: FCC ÓRGÃO: TRT - 12ª REGIÃO (SC) PROVA:
ANALISTA JUDICIÁRIO - TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
Em GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), a tecnologia, também
conhecida como Gerenciamento Corporativo de Relatórios, que possibilita que os
relatórios sejam gerados e gerenciados na forma digital, na qual também é
possível efetuar anotações sobre estes relatórios sem afetar o documento
original, é chamada de
A Document Imaging.
B RIM.
C Workflow.
D COLD/ERM.
E Forms Processing.
Comentário: ERM/COLD tem como objetivo gerenciar relatórios de muitas
páginas gerados pelos diversos sistemas da empresa. A denominação COLD
(Computer Output to Laser Disc ou Computer On-line Data) ainda é utilizada,
porém vem sendo substituído por ERM (Enterprise Report Management). Os
relatórios gerados pelos diversos sistemas existentes em uma empresa podem
possuir milhares de páginas que podem ser tratadas como um único documento.
Em um ERM esses relatórios são formatados e indexados de forma a ter uma
aparência agradável ao usuário que fará uma busca. Qualquer um que já tenha
trabalhado com extensos relatórios deve se lembrar das pilhas de papel listrado
(zebrado em verde e branco) com os relatórios impressos pelos sistemas em uso
na empresa.
Gabarito: D

20. BANCA: CESGRANRIO ANO: 2011 ÓRGÃO: PETROBRAS PROVA:

ANALISTA DE SISTEMAS - PROCESSOS DE NEGÓCIO
Os Sistemas de Informação, já há algum tempo, se beneficiam de ferramentas
de troca eletrônica de documentos, utilizando um padrão de comunicação
chamado Intercâmbio Eletrônico de Dados (EDI – Electronic Data Interchange).
Nesse contexto, um cenário que NÃO integra essa abordagem é que
A a implementação de sistemas EDI tradicionais exigia, antes do surgimento da
Internet, a utilização de uma rede de valor agregado (VAN – Value Added
Network), que possui um custo alto para ser disponibilizada, o que limitou a
popularização de seu uso.
B a utilização da tecnologia Web para sistemas EDI ainda se revela como uma
lacuna devido às questões relativas à segurança, confiabilidade e disponibilidade,
além de inviabilizar a implantação de funções adicionais, tais como, colaboração
e fluxo de trabalho.
C os documentos rotineiros, como, por exemplo, os pedidos de compra, são
trocados automaticamente por parceiros de negócio, diminuindo em muito a
possibilidade de erros, reduzindo o tempo de ciclo da operação e promovendo
parcerias estratégicas.
D um dos importantes componentes de um EDI é o seu tradutor, que converte
dados em um formato padrão antes de eles serem transmitidos; em seguida, o
formulário padrão é convertido nos dados originais, viabilizando a troca dos
documentos.
E um dos requisitos para a implantação dos EDI tradicionais é a necessidade de
que os parceiros de negócio que implantarão essa abordagem de troca de
documentos utilizem padrões de formatação de dados compatíveis, como, por
exemplo, o ANSI X.12.
Comentário: Sobre EDI ou Electronic Data Interchange (Intercâmbio Eletrônico
de Dados) que significa troca estruturada de dados através de uma rede de
dados qualquer. Segundo Turban et al, a EDI pode ser definido como o
movimento eletrônico de documentos padrão de negócio entre, ou dentro, de
empresas. É um standard aberto com fluxos de dados formalizados, garante a
troca segura de dados, segura na perspectiva de que diferentes checksums
garantem que os dados enviados são confiáveis. Desta forma podemos observar
que a alternativa B está incorreta. Use as demais alternativas para aprender um
pouco mais sobre EDI.
Gabarito: B
21. BANCA: IADES ANO: 2014 ÓRGÃO: EBSERH PROVA: ANALISTA DE

No contexto de uma ferramenta de gerenciamento eletrônico de documentos, os
arquivos próprios da área de negócio são envolvidos em um universo de
definições conceituais próprias, geralmente organizadas de forma alfabética,
buscando facilitar a pesquisa dos referidos arquivos. Acerca dessa organização, é

correto afirmar que ela é feita por meio de:
A manual.
B prontuário.
C glossário.
D código.
E caderno.
Comentário: Para facilitar o entendimento da questão basta pensarmos em
glossários que aparecem em livros técnicos. Um glossário reúne e apresenta em
um único lugar os componentes da ECM mencionados.
Gabarito: C
22. BANCA: CESPE ANO: 2013 ÓRGÃO: ANTT PROVA: ANALISTA

ADMINISTRATIVO - DESENVOLVIMENTO DE SISTEMAS
Julgue os itens subsecutivos, a respeito de gestão eletrônica de documentos.
[1] Na implantação de GED/ECM, o formato XML permite que documentos sejam
armazenados em formato binário.
[2] A governança de dados é fundamental para a manutenção de sistemas
GED/ECM, nos quais é necessário definir os dados que serão controlados pelo
sistema, o que inclui os tipos de dados e o armazenamento de dados complexos;
atributos, rótulos e índices; XML e encapsulamento; e taxonomias.
Comentário: Vamos comentar cada uma das questões acima.
1. XML não tem relação com o armazenamento binário. XML (Extensible Mark-up
Language) é um padrão estabelecido, baseado no Standard Generalized Mark-up
Language, concebido para facilitar a construção de documentos a partir de itens
de dados padrão. XML também é utilizado como um mecanismo de troca de
dados genéricos. XML descreve a informação subjacente e sua estrutura, o
conteúdo pode ser separado da apresentação. Isso supera uma grave limitação
de documentos de processamento de texto ou formatados HTML, que se limitam
a descrever a apresentação de conteúdo para um determinado conjunto de
aplicativos compatíveis (como navegadores da Web).
2. Uma Estratégia de ECM deve ser apoiada por um framework ou projeto em
que todos os serviços de ECM são descritos. O objetivo do framework é
representar os processos de captura, integração e entrega de informações ao
mesmo tempo, identificando pontos de transformação em que existem riscos à
precisão, consistência e ao atraso. O primeiro e fundamental componente de um
framework é definir e gerenciar a governança de dados e o esquema de
gerenciamento de registros.
A governança de dados é fundamental para a manutenção de um sistema de
ECM. Como parte do planejamento técnico e do processo de implementação, a
equipe do projeto deve ser configurada para definir os dados a serem
controlados pelo sistema.

Gabarito: E C
23. BANCA: CESPE ANO: 2013 ÓRGÃO: SERPRO PROVA: ANALISTA -

DESENVOLVIMENTO DE SISTEMAS
Com relação aos conceitos e aplicações de gestão eletrônica de documentos,
julgue os itens a seguir.
[1] Um dos formatos de imagem utilizado pela indústria de gestão eletrônica de
documentos é o TIFF (tag image file format), que permite definir informação
própria para aplicação específica em seu conteúdo.
[2] O gerenciamento eletrônico de documentos possibilita o arquivamento e o
tratamento das informações dos documentos, sendo um modo alternativo de
utilização documental que evita a duplicação abusiva de documentos.
Comentário: Vamos comentar as assertivas acima:
1. O TIFF (Tagged Image File Format) é um formato de imagem popular entre
profissionais, por ser muito bom para edição e impressão. Por ter uma baixa ou
quase nenhuma compressão, a imagem não perde em detalhes, como o JPG,
porém os arquivos são bem maiores e, também, mais pesados. As tag ou
marcações utilizadas permitem especificar o conteúdo do arquivo.
2. Uma das benesses do uso de GED é justamente o fato dele evitar a duplicação
de documentos. Desta forma a alternativa encontra-se correta.
Gabarito: C C
24. BANCA: FCC ANO: 2010 ÓRGÃO: TCE-SP PROVA: AGENTE DA

FISCALIZAÇÃO FINANCEIRA - SUPORTE DE WEB
Um sistema gestor de websites, portais e intranet, que integra ferramentas
necessárias para criar, gerir (editar e inserir) conteúdos em tempo real, sem a
necessidade de programação de código, cujo objetivo é estruturar e facilitar a
criação, administração, publicação e disponibilidade da informação. Trata-se de
um Sistema de Gestão de
A Conhecimento.
B Qualidade.
C Demandas.
D Conteúdo.
E Informação.
Comentário: Questão bem tranquila! Sabemos que a descrição do enunciado se
refere a um sistema de gestão de conteúdo.
Gabarito: D

25. BANCA: CESPE ANO: 2010 ÓRGÃO: INMETRO PROVA: PESQUISADOR -

GESTÃO DA INFORMAÇÃO
No que se refere ao papel da informação nas organizações, assinale a opção
correta.
A A solução de gestão de conteúdo, ou enterprise content management, consta
de uma única ferramenta de software utilizada para gerenciar de maneira rápida
e fácil um conjunto muito grande de informações, para apoio à tomada de
decisões imediatas.
B A melhor forma de se definir qual decisão tomar é historicamente justificada:
deixar nas mãos de um conselho superior administrativo a decisão final sobre os
rumos a serem tomados, pois sistemas eletrônicos raramente são confiáveis.
C Por meio do desenho de fluxos ou processos de trabalho, as organizações
tendem a ter alto nível de estruturação da informação e, consequentemente,
alto nível de burocracia explicitamente compreendida e cultuada.
D O sistema de gerenciamento de processos de negócio é uma solução
promissora para organizar e otimizar processo de sistema, mas sua falha é não
atribuir melhorias aos processos humanos que dão base aos sistemas, suas
entradas e suas saídas.
E Uma visão multidimensional, por meio da manipulação de dados de maneira
intuitiva, com operações interdimensionais irrestritas, é exemplo de
características de um ambiente de data warehouse, o qual representa,
atualmente, uma das soluções efetivas para lidar com grandes volumes de
dados para se obter informações estratégicas para a tomada de decisões.
Comentário: Essa é uma daquelas questões interessantes pelo que ela
apresenta de forma incorreta. Vamos analisar cada uma das alternativas.
A. A solução de gestão de conteúdo não é focada no apoio à tomadas de
decisões como sugere a questão, desta forma temos um erro na alternativa.
B. Os sistemas eletrônicos podem, em diversos momentos, contribuir para o
suporte à decisão, um data warehouse faz isso por meio de ferramentas OLAP
ou de mineração de dados.
C. O uso de fluxos de trabalho automatizados por ferramentas auxilia no
desempenho e melhoram a qualidade do serviço, não aumentem a burocracia.
D. Gerenciar processos, sejam automatizados ou manuais, vai trazer um
impacto positivo aos processos humanos envolvidos. Mais uma alternativa
incorreta.
E. Essa alternativa apresenta de forma correta uma definição para o ambiente
de data warehouse, alinhada com os grandes autores da área: INMON e KIMBAL.
Essa é, portanto, nossa resposta.
Gabarito: E

26. BANCA: ESAF ANO: 2012 ÓRGÃO: CGU PROVA: ANALISTA DE

FINANÇAS E CONTROLE - DESENVOLVIMENTO DE SISTEMAS DA
INFORMAÇÃO
O Plone possui os seguintes papéis de membros:
A Leitor. Moderador. Editor. Estruturador. Administrador.
B Leitor. Controlador. Transformador. Revisor. Administrador.
C Planejador. Desenvolvedor. Editor. Revisor. Operador.
D Licenciador. Colaborador. Emulador. Revisor. Articulador.
E Leitor. Colaborador. Editor. Revisor. Administrador.
Comentário: O Plone também atribui diferentes papéis aos usuários
autenticados (membros), são eles:
• Leitor: poderá ler itens que não estão publicados, porém sem alterá-los.
• Colaborador: poderá adicionar novos itens, porém não é permitido que ele
edite conteúdos existentes.
• Editor: pode adicionar e editar qualquer item e conteúdo.
• Revisor: publicar itens para serem visualizados pelos membros e visitantes
anônimos. Ou seja, poderá publicar itens para que eles possam ser visualizados
por todos os membros e visitantes anônimos do site. Também poderá rejeitar
um conteúdo e sugerir mudanças para sua publicação, gerando uma mensagem
de pendência.
• Administrador: responsável por todo o funcionamento do portal. Poderá ver,
editar e excluir qualquer objeto do portal, além de aprovar ou reprovar a
publicação de conteúdo. Além disso, o administrador habilita os usuários para
utilização do PLONE.
Desta forma, podemos observar a lista descrita acima na alternativa E.
Gabarito: E
27. BANCA: ESAF ANO: 2012 ÓRGÃO: CGU PROVA: ANALISTA DE

FINANÇAS E CONTROLE - DESENVOLVIMENTO DE SISTEMAS DA
INFORMAÇÃO
Uma das ferramentas oferecidas pelo Plone é:
A Fluxo de publicação colaborativa de conteúdo (workflow).
B Ferramentas colaborativas para modelagem free-space.
C Busca de relações Web-inside.
D Suporte à multiprogramação.
E Mecanismos de filtragem de conceitos.
Comentário: Segundo a Wikipedia: Plone é um sistema de gerenciamento de
conteúdo (CMS, de Content Management System) escrito na linguagem Python e
que roda sobre um Servidor de AplicaçõesZope e sobre o framework CMF

(Content Management Framework). O Plone pode ser usado para a construção

de portais de informação em intranets, extranets e na Internet. Pode ser usado
também para construir sistemas de publicação de documentos ou até como
ferramenta para trabalho colaborativo. O Plone roda em praticamente qualquer
plataforma. Desta forma podemos cravar nosso gabarito na alternativa A.
Gabarito: A
28. ANO: 2015 BANCA: CESPE ÓRGÃO: STJ PROVA: ANALISTA

JUDICIÁRIO - DESENVOLVIMENTO
Acerca de ECM (enterprise content management), BPM (business process
management) e REST, julgue os itens que se seguem.
[1] ECM é um conjunto de ferramentas, como aplicativos, linguagens de
desenvolvimento e sistemas operacionais, que dão forma aos conceitos de
gerência do conhecimento, por meio de estratégias, métodos e ferramentas
utilizadas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e distribuir conteúdo e
documentos relacionados aos processos organizacionais.
[2] ECM define estratégia, métodos e ferramentas empregados para captar,
gerenciar e armazenar conteúdo e documentos relacionados aos processos
organizacionais.
Comentário:
Gabarito: E C
29. ANO: 2013 BANCA: CESPE ÓRGÃO: STF PROVA: ANALISTA

JUDICIÁRIO - ANÁLISE DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
A respeito de emergent design e entreprise content managment (ECM), julgue
os itens seguintes.
A característica de segurança de sistemas ECM impede que sejam incorporados
componentes colaborativos nesse tipo de sistema.
Comentário: A arquitetura de sistemas ECM deve prover uma infraestrutura de
segurança que garanta o uso e manutenção dos documentos ou conteúdos pelos
usuários autorizados, inclusive de forma colaborativa. Desta forma, a alternativa
está incorreta.
Gabarito: E
30. ANO: 2013 BANCA: ESAF ÓRGÃO: DNIT PROVA: ANALISTA

A tecnologia de workflow está basicamente relacionada a:
A automação de procedimentos restritos à linha de produção.

B estabelecimento de estratégias de pessoas.

C racionalização de processos administrativos.
D automação de processos de negócio.
E automação de redes de negociação informal.
Comentário: Workflow é a automação de processos de negócio, no todo ou
em parte, em que os documentos, informações ou tarefas são passadas de um
participante para outro, de acordo com um conjunto de regras. Um processo de
negócio é um conjunto logicamente relacionado de fluxos de trabalho, etapas e
tarefas que fornece um produto ou serviço para os clientes.
Gabarito: D
31. BANCA: AOCP ANO: 2012 ÓRGÃO: TCE-PA PROVA: ASSESSOR

É um conceito fechado relacionado à reengenharia e automação de negócios e
processos de informação em uma organização, podendo descrever tarefas de
processos de negócios em um nível conceitual necessário para compreensão,
avaliação e reprojeto. Este conceito é referente a
A BPM.
B BPMS.
C Workflow.
D Walk-through
E Workaround.
Comentário: Vamos partir da definição dos termos citados acima.
BPM – O Business Process Management (BPM) é uma junção entre as teorias de
gestão e TI que provê o gerenciamento do ciclo de vida dos processos,
facilitando a descoberta, projeto, execução, controle, monitoramento e análise
dos processos através de metodologia e tecnologias que possam se adaptar às
situações de mudança mais rapidamente e tornar os objetivos de negócios mais
palpáveis. O BPM se utiliza de conceitos anteriormente popularizados na
administração, como reengenharia e qualidade total e de tecnologias como ERP
(Sistemas Integrados de gestão) e workflow, além de novos conceitos para se
integrar à estrutura de TI existente na empresa, como SOA (Arquitetura
Orientada a Serviços).
BPMS - O conjunto de tecnologias responsável por gerenciar e realizar as
atividades de ciclo de vida dos processos são chamadas de Business Process
Management Suites (BPMS). Estas tecnologias são fornecidas por diversas
empresas, seja de maneira independente e voltadas apenas para os processos,
seja incorporada a tecnologias já existentes, como ERPs, CRMs etc. O que difere
basicamente um BPMS de outro é o escopo com que cobre as atividades do ciclo
de vida dos processos.
Workflow – Já vimos várias definições de workflow, vamos passar para a
próxima alternativa.

Os termos Walk-through e Workaround estão relacionados, respectivamente, a

passar por diferentes etapas de um processo e a um caminho alternativo para
realizar uma determinada tarefa.
Gabarito: C
32. ANO: 2012 BANCA: FCC ÓRGÃO: TRE-SP PROVA: TÉCNICO DO

JUDICIÁRIO - OPERAÇÃO DE COMPUTADOR
Considere:
I. Workflow é um conjunto de ferramentas que possibilita a análise proativa,
compressão e automação de atividades e tarefas baseadas em informação.
II. Workflow é a tecnologia que ajuda a automatizar as políticas e procedimentos
numa organização.
III. Workflow é um conjunto de ferramentas para automatizar, racionalizar e
aumentar a produtividade de processos, através de organização e tecnologia.
Em relação à definição de Workflow, está correto o que consta em
A I, apenas.
B II, apenas.
C III, apenas.
D I e III, apenas.
E I, II e III.
Comentário: Se pensarmos no que foi exposto na aula a respeitos do conceito e
funcionalidades de workflow, veremos que todas as alternativas estão corretas:
I, II e III.
Gabarito: E
33. ANO: 2012 BANCA: CESGRANRIO ÓRGÃO: LIQUIGÁS PROVA:

PROFISSIONAL DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO -
INFRAESTRUTURA DE TI
No contexto dos sistemas de informação, workflow (fluxo de trabalho) pode ser
entendido como:
A a apresentação dos resultados da coleta de requisitos para a construção do
documento regulador das atividades de um negócio.
B a descrição de um processo de cálculo numa planilha eletrônica para
consolidar um orçamento qualquer.
C o movimento de informações conforme elas fluem pela sequência de etapas
que compõe os procedimentos de trabalho de uma organização.

D um conjunto de processos que envolvem a criação, a comunicação e a entrega

de valor para os clientes, bem como a administração do relacionamento com
eles, de modo que beneficie a organização e seu público interessado.
E um método de identificação de tarefas comuns para construir uma camada de
aplicativo genérico para realizá-lo num SGBD.
Comentário: Ao analisar cada uma das alternativas acima, a definição que
melhor se enquadra ao conceito de workflow visto durante a aula é: o
movimento de informações conforme elas fluem pela sequência de etapas que
compõe os procedimentos de trabalho de uma organização. Esse texto está
presente na alternativa C, que é a nossa resposta.
Gabarito: C
34. BANCA: CESPE ANO: 2013 ÓRGÃO: SERPRO PROVA: ANALISTA -

NEGÓCIOS EM TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
Julgue os itens que se seguem, relativos a arquitetura e tecnologias de sistemas
de informação.
Considerada sob o ponto de vista de ferramenta tecnológica, o workflow
possibilita a captação da inteligência de determinado processo por meio de
geração, controle e automatização.
Comentário: Workflow: conhecida genericamente como uma tecnologia para
trabalho em grupo, é uma ferramenta que possibilita um trabalho integrado,
cooperativo e ativo. Compreende o método e o conjunto de softwares para
automatizar e organizar o fluxo de documentos numa organização, pondo em
fila, com flexibilidade, e-mails, memorandos, relatórios e autorizações. Essa
ferramenta tecnológica possibilita a captação da “inteligência” de um
determinado processo por meio de sua geração, controle e
automatização. “É a tecnologia que possibilita automatizar processos,
racionalizando-os e potencializando-os por meio de dois componentes:
organização e tecnologia” (PEREIRA). Sistematiza o fluxo de documentos,
facilitando o conhecimento com a democratização de rotina, expondo avaliações
e críticas dos envolvidos. Workflow, de forma mais abrangente, é um tipo de
Sistema de Informação.
Gabarito: C

Considerações Finais
Chegamos ao final da nossa aula que abordou os assuntos relacionados a

qualidade e dados e ECM. Essa aula faz parte de um conjunto de aulas que
cobrem o assunto de BI.
Esperamos que você tenha gostado e aprendido bastante sobre o assunto.
Até a próxima!
Thiago Cavalcanti
Referências
1. Enterprise Content Management: A Business and Technical Guide By:
Stephen A. Cameron Publisher: British Informatics Society Limited Pub.
Date: May 16, 2011
2. Enterprise resource planning solutions and management / [edited by]
Fiona Fui-Hoon Nah. p. cm
3. ERP: Making It Happen The Implementers’ Guide to Success with
Enterprise Resource Planning Thomas F. Wallace Michael H. Kremzar


ECM e Qualidade de Dados

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Aula 04

Business Intelligence para Concursos - Curso Regular

AULA 04: ECM e DATA QUALITY

Prof. Thiago Rodrigues Cavalcanti

Antes, porém, apresentaremos o conteúdo de gestão de conteúdo ou

Gestão eletrônica de documentos - GED

Outra definição de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) é a

Desta forma, podemos pensar em dois tipos de documentos, os que já são

De acordo com a Secretaria de Tecnologia da Informação (STI) do Conselho

O sistema de Processo Judicial Eletrônico da Justiça do Trabalho (PJE-JT),

Outro exemplo, ainda dentro do âmbito do judiciário, a partir de 2008, os

Observamos, então que a utilização de meios digitais para tramitação e

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originados de papel, microfilme, imagem, som, planilhas eletrônicas, arquivos de

Esses documentos serão armazenados em arquivos que são em sua grande

3. Razões para o GED

Pensado na gestão documental da sua empresa ou organização temos

Analisando a infraestrutura de TI, o uso de GED vai facilitar a integração

Por fim, podemos pensar na redução ou proteção de investimentos que

Vejam que temos motivos suficientes para a implantação de GED dentro

4. Componentes de um sistema GED

O restante do sistema pode ser observado na figura a seguir. Num primeiro

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armazenamento. Os documentos podem ser nativamente digitais, caso contrário

O armazenamento pode ser feito em um servidor de imagens ou em outro

Um sistema GED é um conjunto de programas de computador que

Para responder a essa pergunta precisamos entender quais são os

5. Principais tipos de GED

Document Imaging (DI)

Document Management (DM)

Prof. Thiago Rodrigues Cavalcanti

EDMS - Sistema Gerenciador de Documentos Técnicos

Forms Processing – Processamento de Formulários

Vamos falar um pouco sobre cada um deles.

Document Imaging - Usado normalmente para documentos prontos, que

Document Management - Permite controlar um documento desde o

EDMS - Engineering Document Management System – Também

Image Enable - O objetivo deste tipo de GED é disponibilizar a imagem de

ERM: Enterprise Report Management – Tem como objetivo gerenciar

Processamento de formulários – Possui tecnologias aplicáveis na

Workflow - Embora associado ao GED, na verdade workflow não é

6. Funcionalidade de um sistema GED

Digitalização – todo GED precisa ter a capacidade de digitalizar

Segurança da informação – É importante fazer uso de mecanismos de

Suporte a workflow – todos os GED mais modernos apoiam e ajudam a

Apoio à publicação – procedimento para aprovar, revisar, alterar e

Compressão de documentos – técnica usada para reduzir o tamanho de

Controle de versões – controla as várias versões ou releases de um

Conversão – mudança de formato de arquivos.

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Categorização ou taxonomia – uma maneira de organizar melhor os

Gestão do conhecimento – Métodos e ferramentas de software que

Colaboração (groupware) – vários usuários podem trabalhar no mesmo

Carimbo digital de tempo (timestamp) – Código binário, incorporado

Gestão de conteúdos – ECM

Além do gerenciamento, ECM refere-se as estratégias, métodos e

Prof. Thiago Rodrigues Cavalcanti

A perspectiva empresarial descreve todas as funções de distribuição,

Vamos agora tratar dos conceitos relacionados a fluxo de trabalho.

8. Processo, subprocesso, atividade,

A definição tem início pelo processo de negócio que é o conjunto de

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convertem entradas em saídas. Processo é uma série de atividades que