NORMAS ARQUIVSTICAS E PADRES DE DESCRIO DE METADADOS APLICADOS PRESERVAO DO PATRIMNIO ARQUIVSTICO DIGITAL

Andr Ricardo de Andrade Vasconcellos Luz Graduando em Arquivologia / 6 perodo - UNIRIO / andrericardoluz@ig.com.br Resumo Esta comunicao pretende apresentar um panorama da importncia das normas Arquivsticas e dos Metadados para a Preservao do Patrimnio Arquivstico Digital. Assim como a publicao da Carta para a Preservao do Patrimnio Arquivstico Digital e a Resoluo n 20, de 16 de julho de 2004, este trabalho busca consolidar as inquietaes sociais frente preservao digital e fomentar as propostas da Arquivstica para equacionar e colaborar a esta preservao. Aborda ainda os padres nacionais e internacionais de Metadados, atuais e em pesquisa, bem como o conceito de interoperabilidade. Palavras-chave: Arquivstica. Arquivo. Metadado. ISO. Preservao Digital. XML. Interoperabilidade. 1. INTRODUO Fruto da inquietao da maioria dos profissionais da informao, bem como da sociedade em geral, o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), atravs da Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos, publicou neste ano de 2004 a Carta para a Preservao do Patrimnio Arquivstico Digitali e a Resoluo n 20, de 16 de julho de 2004, que dispe[m] sobre a insero dos documentos digitais em programas de gesto arquivstica de documentos dos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (CONARQ, 2004), fomentando aes quanto a polticas, normalizaes, incentivo e disseminao do conhecimento na rea da informao, frente ao patrimnio arquivstico digital.

Duas consideraes destacam-se como precpuas e justificam plenamente a investida:

Considerando que a informao arquivstica, produzida, recebida, utilizada e conservada em sistemas informatizados, vem constituindo um novo tipo de legado: o patrimnio arquivstico digital; Considerando que este patrimnio arquivstico digital se encontra em perigo de desaparecimento e de falta de confiabilidade, e que sua preservao em benefcio das geraes atuais e futuras uma preocupao urgente no mundo inteiro;[...] (CONARQ, 2004).

Por sua vez, o prprio documento do CONARQ apresenta como referncias carta e diretrizes da UNESCO
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, contendo preocupaes semelhantes e igualmente

fundamentais sociedade contempornea:

Considerando que, a Carta de Preservao do Patrimnio Digital da UNESCO alerta sobre a possibilidade de desaparecimento do legado digital e sugere que os estados membros adotem um conjunto de medidas para salvaguardar esse patrimnio, o CONARQ est propondo um documento que atenda s especificidades do documento arquivstico digital, fonte de prova e de informao, que necessita de proteo especial (grifo nosso, 2003).

A Carta do CONARQ prope ainda:

Definir estruturas padronizadas de metadados e determinar a sua utilizao nos sistemas eletrnicos de gesto arquivstica, com o propsito de gerir a preservao e a acessibilidade dos documentos digitais (grifo nosso, 2004).

Tais inquietaes despontam como fora motriz deste trabalho, explicitado a seguir.

2. OBJETIVOS O objetivo deste estudo apresentar e divulgar algumas normas aplicadas no mbito da dade Arquivstica-Cincia da Informao e tambm padres de descrio de metadados nacionais e internacionais que vm sendo adotados com intuito de aplicar com segurana e eficincia os conceitos de interoperabilidade e preservao digital, obedecendo aos preceitos arquivsticos. Pretende com isso favorecer a cultura da preservao do patrimnio arquivstico digital. O assunto carece de um aprofundamento terico, em parte coberto por este trabalho. 3. METODOLOGIA O mtodo deu-se por meio do levantamento, leitura e anlise de fontes como: normas arquivsticas (ISO/IEC 17799, ISO 15489-1 e ISO 15489-2, ISO 15836/2003), sites da Internet referentes a padres de metadados e bibliotecas digitais (j consolidados e algumas pesquisas em desenvolvimento) e literatura arquivstica. Importante salientar o foco arquivstico do resultado, ou seja, o que estes padres tm a contribuir Arquivstica e por fim esta sociedade, no mbito da preservao no somente digital, mas principalmente da memria social.

4. RESULTADOS E DISCUSSO Esta comunicao em grande parte baseada no artigo Os Arquivos e os sistemas de gesto da qualidade, enviado em co-autoria com Julio Csar Cardoso para publicao pela Revista Arquivo & Administrao da AAB. Porm, aqui o foco est no uso do conhecimento e aplicao das normas e padres visando a preservao digital. Para que um projeto de preservao funcione a contento deve-se considerar o planejamento, a implantao, auditoria e manuteno de um sistema de gerenciamento de informaes (incluindo o sistema de informaes arquivsticas). O objetivo tornar estas informaes disponveis a qualquer tempo, de modo 3

inteligvel e seguro, assim que solicitadas para em seguida dissemin-las s pessoas ou sistemas autorizados. Apesar de no estar garantindo, estas aes estaro ao menos colaborando de modo relevante para a preservao da memria social. Neste sentido, abordei as seguintes normas:
ISO/IEC 17799 Segurana da Informao

A atividade arquivstica deve sempre considerar, entre outros aspectos, o grau de sigilo da documentao em questo, qualquer que seja o suporte. No meio digital, os nveis de acesso determinam este grau de sigilo. A Informao um ativo que (...) tem valor para a organizao e conseqentemente necessita ser adequadamente protegida [ABNT(h), 2001, p.2]. Logo, a segurana da informao reconhece-se como a preservao da confidencialidade (garantia de acesso somente por autorizados), integridade (exatido e completeza da informao e mtodos de processamento) e disponibilidade (acesso sempre que necessrio) (Ibid., p. 3). Os esforos no devero estar concentrados apenas em abordagens tcnicas, mas tambm nos aspectos culturais e polticos envolvidos. preciso comprometimento do mais alto nvel da instituio visando identificao e controle dos riscos e ameaas atravs de uma avaliao sistemtica dos requisitos de segurana. Importante considerar os riscos de acesso no autorizados, no apenas fsicos, mas tambm lgicos. fundamental estabelecer um permetro de segurana fsica sempre que necessrio, bem como polticas e procedimentos de segurana dos sistemas (Firewall, antivrus, rotina de backup, nveis de acesso, logs de operao e falhas etc). Cabe ressaltar que o mais interessante e funcional para o profissional da informao ser atuar interdisciplinarmente interagindo e dialogando com outros profissionais especialistas, como por exemplo, profissionais de informtica (analistas de sistemas, programadores, etc.), bem como com outros envolvidos nas atividades.
ISO 15.489-1/ISO 15.489-2 - Gesto Arquivstica Gesto de Documentos

Na norma, entende-se Gesto de Documentos como:

... campo da gesto responsvel pelo eficiente e sistemtico controle de criao, recepo, manuteno, uso e disposio (arranjo) dos documentos, incluindo os processos de captura e manuteno das evidncias das informaes em torno das atividades de negcio na forma de documentos de arquivo [ISO(a), 2001, p.9, traduo do autor].

Como dito na prpria norma, esta deve ser utilizada em consonncia com as normas ISO 9000 e ISO 14001. Promovem orientaes (gerais e tcnicas) para o planejamento e implementao de polticas, procedimentos, sistemas e processos para a gesto arquivstica. Oriunda da AS 4390 Australian Standards/Records Management, possui em sua segunda parte [Guidelines (Technical Report)], metodologia para implantao nas organizaes. Trata-se de um referencial bastante completo. Aborda em linhas gerais: as polticas de gerenciamento arquivstico; a estratgia, criao e implementao do sistema de arquivo; os processos de arquivamento e seus meios de controle; monitoramento e auditoria do sistema e finalmente, treinamento da equipe de trabalho e dos usurios. A norma fornece diretrizes para um projeto de gesto arquivstica com maior segurana, preciso e controle das atividades e principalmente dos resultados, contribuindo em muito para a satisfao dos clientes, a melhoria contnua e a abordagem factual para a tomada de deciso, requisitos fulcrais para as instituies segundo a ISO 9000:2000. Proporcionando com isso uma atuao arquivstica (podendo e devendo ser a includa a preservao) j na criao dos documentos. Esta atuao ter efeitos mais pontuais ainda no caso dos documentos digitais.
ISO 15.836/2003 Dublin Core Metadata element set (DCMES)

Para uma adequada compreenso do contexto exposto a seguir fundamental a apresentao do conceito de Metadado bem como os benefcios de sua aplicao. Lato Sensu significa dado sobre dado. Numa abordagem mais completa, entendese como sendo o
[...]conjunto de dados estruturados que identificam os dados de um determinado documento e que podem fornecer informao sobre o modo de descrio, administrao, requisitos legais de utilizao, funcionalidade tcnica, uso e preservao (DCMI, 2004).

Elaborado pelo DCMI - Dublin Core Metadata Initiative, organizao no governamental dedicada organizao de arquivos eletrnicos, este padro (DCMES) para cruzamento de descrio de recursos de informao figura como um conjunto mnimo de informaes (metadados) sobre objetos (arquivos) digitais. Um padro de catalogao composto por um conjunto de quinze descritores, divididos em trs reas: contedo, propriedade intelectual e instancializao (realizao ou ocorrncia fsica). Pretende co-existir com outros padres de metadados com semntica diferenciada e promover a interoperabilidade entre sistemas. Sugere ser usado como ponto de partida para padres de descrio mais complexos e personalizados a cada necessidade. Os elementos descritivos so: Fonte (Source), Lngua (Language), Relao (Relation), Cobertura (Coverage);

contedo

Ttulo (Title), Assunto (Subject), Descrio (Description),

propriedade intelectual

Autor (Creator), Editor (Publisher),

Contribuidores (Contributor), Direitos (Rights);

instancializao

Data (date), Tipo (Type), Formato (Format) e

Identificador (Identifier). Para facilitar a interoperabilidade j citada entre sistemas, apresenta tambm os Qualificadores do Dublin Core, objetivando tornar mais especficas a criao e redao dos contedos dos elementos. Prope ainda a adoo de vocabulrio controlado para facilitar este monitoramento. Conforme demonstrado no curso Formao de Diretores de Projetos ETD-Net, de autoria da professora Ana Pavani, outros padres de conjuntos de metadados foram elaborados para usos especficos; portanto, cada necessidade poder gerar padres customizados. Por exemplo, para caracterizar as ETDs (Electronic Theses and Dissertations) adequadamente, seus conjuntos de metadados necessitam de um nmero muito maior de elementos descritivos. Ilustraremos a seguir o padro internacional (ETD-ms) e nacional (MTD-Br), padres adotados nos catlogos coletivos internacional (NDLTD) e nacional brasileiro (BDTD). Isto no impede que as instituies construam seus prprios conjuntos de metadados, facilitando programas de preservao digital posteriores, porm sempre em consonncia com os supracitados.

ETD-ms - Interoperability Metadata Standard for Theses and Dissertations

Alguns elementos do ETD-ms so comuns ao Dublin Core Metadata Element Set. Os elementos so: Ttulo, Ttulo Alternativo, Autor, Assunto, Editor, Descrio, Contribuidor, Descrio/Resumo, Descrio/Nota, Descrio/Verso,

Contribuidor/Papel, Data, Tipo, Formato, Identificador, Lngua, Cobertura, Direitos, Tese/Grau/Nome, Tese/Grau/Nvel, Tese/Grau/Disciplina, Tese/Grau/Outorgante. Tanto o ETD-ms quanto o MTD-Br atendem ao DCMES.
MTD-Br Padro Brasileiro de Metadados de Teses e Dissertaes

Concebido com os seguintes objetivos: identificao para localizao das ETDs, coletar informaes para indicadores nacionais referentes s ps-graduaes e intercmbio com outras bases do pas de ensino e pesquisa, como a plataforma Lattes, o ScieLO, o INPI, entre outras. Compe-se de 17 elementos, com subcampos, podendo ter ainda subcampos de segundo nvel (sub-subcampo, seguindo o padro XML nveis hierrquicos consecutivos de subcampos), sendo alguns campos obrigatrios, outros facultativos e outros apenas desejveis (logo, tambm facultativos). So eles: Controle, Biblioteca Digital, Biblioteca Depositria, Ttulo, Idioma, Grau, Titulao, Resumo, Cobertura, Assunto, Local Defesa, Data Defesa, Autor, Contribuidor, Programa, Agncia Fomento, Direitos.
WBE (IMS Project e IEEE LTSC)

Nos dias atuais, cada vez mais projetos de educao distncia vm sendo desenvolvidos tanto para uso acadmico quanto para uso institucional, em ambas as esferas: pblica ou privada. A sigla WBE significa Web Base Education, ou seja, o uso da Tecnologia da Informao na Educao. Tal uso fez surgir o termo Learning Object (LO), objeto digital voltado para a educao e, por conseguinte, com metadados especficos: os chamados Learning Object Metadata (LOM). Dois grupos trabalham no desenvolvimento de um conjunto de metadados voltados para a educao: o IMS Instructional Management System Project (composto de 43 elementos 15 do DCMES e mais 28 adicionais) e o IEEE LTSC Institute of Electrical and Electronics Engineers Learning Technology Standards Committee (composto por quase 80 elementos). A preservao deste material ser imprescindvel para referenciar uma poca da sociedade. A educao determina e 7

reflete grande parte da cultura de um povo. O fato de parte desta cultura estar em ambiente eletrnico, em documentos digitais, gera a necessidade de uma ateno especfica a suas nuances e detalhes tcnicos ou conceituais.
XML Extensible Markup Language

Segundo PAVANI (2004), significa uma linguagem utilizada para transferncia de metadados entre sistemas de bibliotecas digitais (...) usada em outros sistemas que transferem metadados e/ou informaes, como por exemplo, os sistemas de comrcio eletrnico. Trata-se de uma linguagem contempornea de aplicao da maior importncia para registro, troca, armazenamento e recuperao de informaes, devendo ser, por este motivo, objeto de ateno dos profissionais da informao em geral, logo, tambm dos arquivistas, cada vez mais levados a apresentar solues de gerenciamento para documentos e informaes em suporte tico-magntico. Para exemplificar, apresentamos no quadro abaixo um trecho dos metadados em XML do artigo citado anteriormente, caso fosse publicado em formato PDF, no padro DCMES:
<!DOCTYPE rdf:RDF SYSTEM "http://dublincore.org/2000/12/01-dcmes-xml-dtd.dtd"> <rdf:RDF xmlns:rdf="http://www.w3.org/1999/02/22-rdf-syntax-ns#" xmlns:dc ="http://purl.org/dc/elements/1.1/"> <rdf:Description rdf:about="http://dublincore.org/"> <dc.title>Os Arquivos e os sistemas de Gesto da Qualidade</dc.title> <dc.author>Julio Cesar Cardoso e Andr Ricardo Luz</dc.author> <dc.subject>gesto da qualidade, arquivologia, informao, metadados, ISO</dc.subject> <dc.description> Reflexes sobre a insero da Arquivstica no campo estudos da gesto da qualidade. A partir de consulta literatura sobre sistemas de gesto da qualidade, procura-se demonstrar a importncia de estudos e pesquisas voltadas para o campo da informao e dos arquivos, aplicados em organizaes que atuam buscando padres de qualidade. So comentadas algumas normas e outros documentos referentes gesto da qualidade e informao. Apresenta parte do universo das normas arquivsticas nacionais e internacionais, incluindo padres de descrio de metadados.</dc.description> <dc.publisher>AAB</dc.publisher>

Figura 1: Metadados na linguagem XML, padro DCMES. O conhecimento dos padres de transferncia de informaes um componente a mais a ser considerado no mbito da preservao digital. No obstante o

conhecimento tcnico, a prpria existncia destes os fazem objeto de interesse do profissional da informao, em nosso caso o Arquivista/Conservador.

PDF/A

H ainda um esforo internacional liderado pela AIIM Enterprise Content Management Association no sentido de elaborar um conjunto de metadados especfico para o padro PDF (Portable Document Format). O objetivo a manuteno arquivstica e a preservao dos documentos por extensos perodos de tempo, por eles nomeado de e-preservation. A idia aprov-lo junto a ISO International Organization for Standardization - como padro internacional. A verso mais recente oferece um rico conjunto de metadados conhecido como Extensible Metadata Platform (XMP), Plataforma de metadados Extensvel, baseado nas especificaes XML e RDF (Resource Description Framework). A ltima reunio deste grupo at a data de fechamento desta comunicao foi em 14 de julho de 2004, onde foi definida a agenda dos prximos encontros, j que a expectativa obter a aprovao em 2005. 5. CONCLUSES So muitos os aspectos a serem considerados para que se diga estar promovendo a preservao do patrimnio arquivstico digital, seja de uma pessoa, instituio e at mesmo uma nao. No que tange a atuao do Estado, pode-se dizer que os primeiros e principais passos j foram dados: a prpria elaborao da Carta para a Preservao do Patrimnio Arquivstico Digital, atravs de consulta pblica e a Resoluo n 20, de 16 de julho de 2004, sinalizam mobilidade e preocupao com a preservao digital. No s o Estado, como alguns setores da sociedade e os profissionais da informao, entre eles os arquivistas, j atentaram para a necessidade do fomento da discusso visto a urgncia e as particularidades que cercam o assunto. Por exemplo, muito do legado arquitetnico projetado atualmente encontra-se em arquivos CAD (Computer-Aided Design), estaro estes arquivos acessveis quando necessrio? Neste sentido, algumas proposies so cabveis:

Para preservao digital, aes puramente tcnicas ou ainda apenas preventivas podem no ser suficientes. Aspectos polticos tambm influenciam e so influenciados pelos tecnolgicos;

Durabilidade (resistncia mecnica) e permanncia (estabilidade qumica), at ento pilares do conceito de preservao, no satisfazem quanto se trata de preservao digital. H de se considerar tambm: obsolescncia de software, hardware, formatos, mdias e linguagens (de programao); de forma que o paradigma de imutabilidade para a preservao seja rompido;

A preservao do contedo de um documento digital estratificada, ou seja, deve-se preservar a cadeia binria (dados) e tambm a linguagem para decodific-los (linguagem de programao, softwares e sistema operacional envolvidos).

A atuao arquivstica faz-se da maior importncia j que pressupe controle e avaliao, fundamentais para a preservao desde a origem dos documentos, neste aspecto as normas proporcionam um arcabouo tcnico de grande importncia;

Os padres de metadados fornecem subsdio para as questes de descrio, acessibilidade e interoperabilidade, propiciando o acesso futuro, objetivo da preservao.

Para atingir com segurana e eficincia a preservao da memria social, cada vez mais residente em meio digital, fundamental que os arquivistas se aprofundem nas pesquisas em busca do levantamento de novas questes e de algumas solues, verticalizando seus estudos, mas no se desfazendo da atuao interdisciplinar, to necessria nos dias atuais. 6. NOTAS E REFERNCIAS

______. NBR 12676: Mtodos para anlise de documentos determinao de seus assuntos e seleo de termos de indexao. Rio de Janeiro: 1992. ______. NBR ISO 9000: Sistemas de gesto da qualidade fundamentos e vocabulrio. Rio de Janeiro, 2000.

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______. NBR ISO 9001: Sistemas de gesto da qualidade requisitos. Rio de Janeiro, 2000. ______. NBR ISO 9004: Sistemas de gesto da qualidade diretrizes para melhoria de desempenho. Rio de Janeiro, 2000. ______. NBR ISO/IEC 17799: Tecnologia da informao cdigo de prtica para a gesto da segurana da informao. Rio de Janeiro, 2001. CARDOSO, Julio Cesar; LUZ, Andr Ricardo. Os Arquivos e os sistemas de gesto da qualidade. 2004. 17 p. No prelo. CONARQ. Carta para a Preservao do Patrimnio Arquivstico Digital. Rio de Janeiro, 2004. Disponvel em: http://www.arquivonacional.gov.br/conarq/cam_tec_doc_ele/preservacao/cartapreservacao.a sp . Acesso em: 23 jul. 2004. DICIONRIO DE TERMINOLOGIA ARQUIVSTICA. So Paulo: Associao dos Arquivistas Brasileiros / Ncleo Regional de So Paulo: Secretaria de Estado da Cultura, 1990. DCMI (Dublin Core Metadata Iniciative). Dublin Core Metadata Element Set (DCMES), version 1.1: Reference Description. [S.l., 2003]. Disponvel em: <http://dublincore.org/documents/dcmes/>. Acesso em 8 ago. 2004. EMERY, Gail Repsher. e-documents needs e-preservation. Washington Technology. [S.l., v.17, n. 23, out/2003]. Disponvel em: <http://washingtontechnology.com/news/1723/federal/20235-1.html >. Acesso em: 20 ago. 2003. ISO (INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARDIZATION) ISO 15489-1:2001 ; Information and documentation Records Management. Part 1: General. [S.l., 2001]. Disponvel em : <http://www.iso.org>. Acesso em: 25 abr. 2004. ______ ISO 15489-2:2001 ; Information and documentation Records Management. Part 2: Guidelines. [S.l., 2001]. Disponvel em : <http://www.iso.org>. Acesso em: 25 abr 2004. LeFurgy, William G. PDF/A: Developing a File Format for Long-Term Preservation. RLG DigiNews. [S.l., v. 7, n. 6, 2003]. Disponvel em : <http://rgl.org/index.php>. Acesso em: 20 ago. 2004. NDLTD (Networked Digital Library of Theses and Dissertations). ETD-ms an Interoperability Metadata Standard for Eletronic Theses and Dissertations. [S.l., 2004?]. Disponvel em: <http://www.ndltd.org/index.en.htm>. Acesso 22 ago. 2004. PAVANI, Ana. Formao de Diretores em Projetos ETD-Net. [S.I., 2004]. Disponvel em: <http://ibict.br>. Acesso em: 10 ago. 2004. SAYO, Luis Fernando. Preservao Digital: uma brevssima introduo. Rio de Janeiro, 2003. Disponvel em: http://www.arquivonacional.gov.br/conarq/cam_tec_doc_ele/preservacao/preservacao.asp Acesso em: 03 dez. 2003 SILVA, Armando Malheiro da et al. Arquivstica: teoria e prtica de uma cincia da informao. Porto: Edies Afrontamento, 1998. V.1. (Biblioteca das cincias do homem, srie plural 2). THOMAZ, Ktia P; SANTOS, Vilma Moreira. Metadados para o gerenciamento eletrnico de documentos de carter arquivstico GED/A: estudo comparativo de modelos e formulao de uma proposta preliminar. Revista DataGramaZero. [S.l., v. 4, n. 4, artigo 4, ago/03. Disponvel em: http://www.dgz.br/ago03/Ind_art.htm. Acesso em : 22 ago. 2004. UNESCO. Carta para la Preservacin del Patrimonio Digital. [Paris?], 2003. Disponvel em:

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http://www.arquivonacional.gov.br/conarq/cam_tec_doc_ele/preservacao/cartapreservacao.a sp . Acesso em: 23 jul. 2004. W3 Consortium. Extensible Markup Language (XML). [S.l., 2004]. Disponvel em: <http://www.w3.org/XML/>. Acesso em: 23 ago. 2004.

i ii

Disponvel em http://www.arquivonacional.gov.br/conarq/cam_tec_doc_ele/preservacao/cartapreservacao.asp Disponvel em http://www.arquivonacional.gov.br/conarq/cam_tec_doc_ele/preservacao/cartapreservacao.asp

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