A classificação e o

vocabulário controlado
como instrumentos
efetivos para a
recuperação da
informação arquivística
Renato Tarciso Barbosa de Sousa et Rogério
Henrique de Araújo Júnior
p. 420-442

Résumé
Trata do processo de classificação no âmbito da prática arquivística e discute os requisitos básicos
para a concepção de um vocabulário controlado associado à classificação de documentos com a
finalidade de aperfeiçoar o processo de busca e recuperação da informação. Para tanto, apoia-se na
representação da informação para a construção de um protótipo, que relacione o controle de
vocabulário a uma estrutura de classificação. O resultado final foi a proposição de uma metodologia
que associou e complementou a atividade de classificação, que abrange as áreas funcionais, aos temas
dos documentos que deverão estar coligidos em descritores a serem selecionados e padronizados em
uma taxonomia das funções administrativas. Desse modo, pretendeu-se firmar concepção de
classificação de documentos de arquivo, com o aporte da classificação dos temas dos mesmos
documentos, trazendo novos pontos de acesso, benéficos à melhoria do processo de busca e
recuperação da informação.

This classification process within the archival practice and discusses the basic requirements for the
design of a controlled vocabulary associated with document classification in order to improve the
process of search and retrieval of information. To this end, rests on the representation of information
for the construction of a prototype, which relates the vocabulary control a classification structure. The
end result was to propose a methodology and associated complemented the classification activity,
covering functional areas, the themes of the documents should be collected in descriptors to be
selected and standardized on a taxonomy of administrative functions. Thus, it sought to establish
recordkeeping classification design, with the contribution of the classification of subjects of the same
documents, bringing new access points, beneficial to the improvement of the search and retrieval of
information.

Entrées d'index

Keywords :
indexing, classification of records, controlled vocabulary, information archival

Palavras-chave :
Indexação, classificação de documentos de arquivo, vocabulário controlado, informação arquivística

Texte intégral

Introdução
Desafios constantes à busca e recuperação da informação, a organização e a
representação do conhecimento têm sido cada vez mais considerados como solução
para a representação de quantidades crescentes de acervos arquivísticos nas
organizações brasileiras.
Esses acervos, apesar de imprescindíveis à gestão estratégica, vêm se constituindo em
um problema para as organizações dada a falta de espaço físico para guarda de
quantidades consideráveis de documentos em suporte de papel, além do alto custo de
armazenamento daqueles em formato digital. O valor da manutenção de espaços nas
dependências das organizações, bem como nos sistemas informatizados, vem
desequilibrando a relação entre custo e benefício da guarda dos acervos arquivísticos,
sem contar as despesas envolvidas na contratação de profissionais especialistas no
tratamento desses acervos, que elevam sobremaneira o dispêndio de recursos
financeiros nas corporações que atuam na esfera pública e privada do Brasil.
Por outro lado, a tecnologia da informação tem possibilitado avanços nas áreas que
tratam de grandes volumes de documentos, enfatizando o processo de busca e
recuperação da informação arquivística. Entretanto, o uso da tecnologia da
informação, em alguns momentos, é entendido como solução definitiva para a gestão
de documentos, mas, na realidade, trata-se de mais um instrumento, para a gestão de
documentos.
A classificação de documentos de arquivo tem três objetivos: manter o vínculo
arquivístico, fundamentar a avaliação e a descrição e possibilitar a recuperação da
informação contida nos documentos. Diversos autores, tais como Foscarini1, chegam
a entender que a recuperação dos documentos armazenados é somente um benefício
colateral da classificação, sendo seu propósito básico integrar os documentos
individuais nos conjuntos a que pertencem, baseando-se no mandato e nas funções
do criador, como defendem Duranti, Eastwood e Macneil2. Uma das características
principais dos documentos de arquivo é a relação que mantêm entre si e que precisa
ser preservada para dar-lhes sentido, assim como as atividades e ações que lhes
deram origem. A compreensão e a manutenção desse contexto, representada pelas
relações entre os documentos, é um elemento destacado nas pesquisas que versam
sobre a autenticidade de documentos digitais.
A classificação é uma função arquivística, tanto quanto a avaliação, a descrição, a
preservação, a aquisição e a difusão (disseminação), onde a tríade formada pela
avaliação, descrição e classificação são atividades capitais da prática da organização
arquivística. Podemos considerar a classificação como uma função matricial, pois é
por meio dela que se realiza a avaliação, que em uma etapa posterior, vai possibilitar
a gestão dos prazos de guarda e da destinação final (tabela de temporalidade) e
independentemente da metodologia aplicada e de sua configuração, sempre terá
como ponto de partida os conjuntos documentais definidos na classificação.
Na etapa da descrição, a norma do Conselho Internacional de Arquivos, ISAD(G) e a
Norma Brasileira de Descrição Arquivística do Conselho Nacional de Arquivos,
NOBRADE, definem como primeiro elemento a ser descrito o conjunto documental,
representado pelo fundo, série ou subsérie, isto é, os agrupamentos documentais
resultados do processo de classificação. Assim, a classificação ganha uma
envergadura, que sustenta toda a construção da prática arquivística. Desse modo, a
definição precisa dos conjuntos documentais e as suas relações é imprescindível para
o que-fazer arquivístico3.
A classificação, como operação matricial de todo o trabalho arquivístico, é uma etapa
relevante para a transparência e o compartilhamento das informações, que por sua
vez, são caminhos seguros para o processo de tomada de decisão e para a preservação
da memória técnico-administrativa das organizações, franqueando o pleno exercício
da cidadania. Nessa altura a classificação se associa à atividade de indexação, que por
estar no âmbito das funções de um sistema de recuperação da informação, dá suporte
à descrição e a representação da informação arquivística, por meio da indexação de
documentos. A identificação dos conceitos de que tratam os documentos, por meio de
termos, descritores ou palavras-chave, vai complementar a classificação dos
documentos, ensejando a construção de linguagens documentárias para padronizar a
escolha dos termos e definir as relações entre os descritores e os conteúdos de que
tratam os documentos. Esse mecanismo de representação deverá refletir as
funções/atividades e conduzir os usuários dos sistemas arquivísticos à recuperação
da informação.
O acesso, consubstanciado pela recuperação da informação, deve ser considerado sob
dois níveis: o legal (corpus de leis) e o técnico-científico. No nível legal, a entrada em
vigor da Lei 12.527/2011 alterou as condições e regras de acesso à informação no
Brasil. A lei inverteu a lógica transformando a exceção em regra, isto é, existe agora
uma lei que garante o acesso à informação pública e a exceção é o sigilo. A restrição é
tudo aquilo que pode colocar em risco a segurança do Estado e da sociedade, além da
privacidade das pessoas.
Todavia, o maior entrave ao pleno acesso à informação não é o conjunto de restrições
impostas pela lei, mas as condições inadequadas de organização da informação
pública, que não permitem o estabelecimento de um processo de busca e recuperação
da informação. Tal situação é agravada por conta dos desafios tecnológicos que hoje
se colocam, dentre eles o documento digital, a profusão de bases de dados e a
dispersão de informações.
Além dos desafios tecnológicos, deve-se ter em conta também o desconhecimento dos
gestores públicos para com os aspectos relacionados à cultura da organização da
informação, que devem envolver a análise da informação no nível profissional, ou
seja, um tipo de mediação especializada que se torna necessária entre produtores e
usuários da informação, sempre para fins de esclarecimento e de facilitação do acesso
a fontes e conteúdos4.
Nessa investigação, partimos do pressuposto de que as organizações, por
apresentarem uma produção documental crescente, necessitam de instrumentos de
gestão informacional que possibilitem o controle da produção documental nas
atividades de tratamento técnico do acervo em três dimensões, conforme proposição
de Baptista, Araújo Júnior e Carlan5:

Dimensão conceitual: associação de conteúdos temáticos da informação,

delimitando seu alcance, estabelecendo interfaces disciplinares e objetivos que a
caracterizam como uma das atribuições da ciência da informação;
Dimensão estratégica: implementação de formas diferentes de organização da
informação com vistas à sua ágil recuperação. Esta ação enseja o
estabelecimento de políticas e estratégias por parte de gestores e profissionais
envolvidos com a organização da informação e;
Dimensão operacional: conjunto de etapas e procedimentos que transformam o
documento (recurso/objeto) em informação disponível.

Desse modo, o presente trabalho visa contextualizar e caracterizar o processo de

classificação no âmbito da prática arquivística, bem como discutir os requisitos
básicos para a concepção de uma taxonomia, entendida como uma linguagem
documentária, associada à classificação de documentos de arquivo com a finalidade
de aperfeiçoar o processo de busca e recuperação da informação em arquivos.
Para a correta discussão do tema proposto pelo artigo, a sua estruturação deu-se em
cinco seções, além da introdução: Classificação arquivística; Classificação e vínculo
arquivístico, Recuperação da informação, Taxonomia como vocabulário controlado
para arquivos e Considerações finais, onde são apontados caminhos viáveis para
estudos futuros.

Classificação arquivística
A classificação é parte integrante de um Programa de Gestão de Documento e de
acordo com refere-se a três aspectos básicos6:

Organização de documentos em um arquivo, a partir de um plano de

classificação, um código de classificação ou de um quadro de arranjo;
Análise do conteúdo dos documentos visando identificar a categoria de assuntos
(rótulos), por meio do processo de indexação e com a atribuição de códigos de
 classificação que servirão para a sua posterior recuperação em um sistema
arquivístico; e
Determinação de graus de sigilosidade de documentos ou do conteúdo de
documentos, conforme a legislação vigente.

A Norma ISO 15.489/2001, que trata da gestão de documentos, define sete processos
de gestão, dentre eles o de organização lógica para a recuperação, ou seja,
classificação e indexação. A norma internacional e o Modelo de Requisitos para
Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos do Conselho
Nacional de Arquivos, E-Arq Brasil7, apontam como instrumento obrigatório de
gestão de documentos o plano de classificação de documentos.
Empiricamente, podemos afirmar que a excelência na prática arquivística pode ser
atestada pela existência das seguintes condições na instituição: política arquivística,
existência de unidade político-administrativa responsável pela gestão dos
documentos, recursos humanos qualificados, recursos materiais, recursos financeiros
e instrumentos de gestão arquivística (plano de classificação, tabela de
temporalidade, etc.).
A classificação aparece como uma preocupação há vários anos. A importância
apontada pela literatura da área não teve, no mesmo nível, o estabelecimento de um
instrumental teórico-metodológico consolidado. Fala-se e trabalha-se com
classificação sem agregar o desenvolvimento desse conceito proporcionado pela
Filosofia e pela Teoria da Classificação. Apresenta-se o caminho sem discutir os
meios necessários para percorrê-lo. Adotam-se, sem qualquer avaliação crítica,
métodos desenvolvidos para objetos de características e natureza diferentes dos da
Arquivística. E tudo isso tendo como pano de fundo a imprecisão terminológica, que
parece ser uma marca da área.
A organização dos documentos tem sido um dos grandes desafios da Arquivística
contemporânea. Lidar com massas tão grandes de documentos acumulados
diariamente pelas instituições exige uma maior sofisticação dos esquemas de
classificação. O documento arquivístico é um artefato de conhecimento humano com
pressupostos e características específicas e o ambiente e o conteúdo são delimitados e
definidos pelo sujeito acumulador, que pode ser uma pessoa física ou jurídica
(organização). Ao contrário daqueles encontrados em bibliotecas, por exemplo, os
documentos arquivísticos não constituem um conjunto formado em vista de uma
finalidade específica: eles representam o produto da atividade do sujeito acumulador.
Entender o modo como as organizações estruturam-se e como executam suas funções
e atividades é compreender como os documentos são acumulados, como devem ser
classificados e indexados, visando a sua posterior recuperação8.
O documento é resultado de um ato desenvolvido e, na maioria dos casos,
cotidianamente repetido. A gênese se dá quando a organização tem algo a cumprir, a
provar, a determinar. Surge naturalmente como resultado das ações desenvolvidas
pelo sujeito acumulador. Após o registro das informações em suportes (papel, mídia
magnética, microfilme, películas fotográficas, películas cinematográficas etc.), é
necessário mantê-las pelos valores administrativos, técnicos, legais, fiscais,
probatórios, culturais e históricos que possam conter. À medida que os documentos
vão sendo acumulados, estabelecem relações entre si. Eles estão unidos pela mesma
finalidade com que são produzidos e recebidos, determinados pela razão de sua
elaboração e que é necessário à própria existência e a capacidade de cumprir seus
objetivos, por isso formam um conjunto indivisível de relações intelectuais e
orgânicas.
A explosão do volume de documentos arquivísticos ocorreu de forma paralela com o
aumento geral da informação registrada pelas sociedades. Talvez, em um ritmo mais
lento, mas nem por isso menos significativo. Os fenômenos da industrialização e da
urbanização, o crescimento da presença dos estados nacionais e da complexidade de
seus aparatos e, secundariamente, a banalização dos meios tecnológicos de
reprodução de documentos explicam em parte a afirmação anterior. A partir da
década de 1980, a consolidação da microinformática fez aparecer e tornar
extremamente comum nas organizações um novo tipo de documento arquivístico: o
eletrônico. Não é simplesmente um novo suporte para o registro de informações
originadas das funções e atividades das instituições; ele tem características próprias,
que impõem a definição de modos específicos de criá-lo, classificá-lo, avaliá-lo,
descrevê-lo e de atestar sua autenticidade9.
De todo modo, o aparato utilizado para a classificação dos conjuntos documentais,
em última análise, devem apoiar o armazenamento e a rastreabilidade dos
documentos, permitindo aos usuários dos sistemas arquivísticos a possibilidade de
buscar e encontrar os documentos demandados. Esta finalidade é a mesma que se
apresenta no âmbito da gestão estratégica da informação, onde a acessibilidade
física se traduz nas etapas de identificação da existência, localização e obtenção do
documento, conforme ilustra a Figura 1:
Fig. 1 – Etapas da acessibilidade física do documento

Cabe ressaltar que as etapas da acessibilidade física do documento estão relacionadas

ao processo de busca e recuperação da informação, pois a partir do momento em
querecuperamos a informação (documento), na realidade estamos cumprindo os
requisitos de identificação da existência do documento e de sua localização.

Classificação e vínculo arquivístico

Atualmente, há uma convergência em considerar as funções organizacionais como
elementos fundamentais para a construção de planos de classificação de documentos
de arquivo. Foscarini10 nos esclarece que tanto Hilary Jenkinson quanto Theodore R.
Schellenberg, eminentes e influentes arquivistas, reconhecem a relação com a função
como uma característica precípua da natureza do documento arquivístico.
O estudo das funções das organizações contemporâneas é tão relevante para o
entendimento do arquivo e para a construção dos instrumentos de sua gestão, que o
Conselho Internacional de Arquivos (CIA) elaborou, por meio de seu Comitê de Boas
Práticas e Normas, uma norma internacional para descrição de funções. Segundo o
CIA, as descrições de funções e atividades podem ser usadas para:

Descrever funções como unidades em um sistema de descrição arquivístico;

Controlar a criação e o uso de pontos de acesso em descrições arquivísticas;
Registrar as relações entre diferentes funções;
Registrar as funções e as entidades coletivas que as exercem; e
Identificar os documentos que geraram.

Função, para a entidade, significa qualquer objetivo de alto nível, responsabilidade

ou tarefa prescrita como atribuição de uma entidade coletiva pela legislação, política
ou mandato. Funções podem ser decompostas em conjunto de operações
coordenadas, tais como subfunções, procedimentos operacionais, atividades, tarefas
ou transações.
Para Schellenberg11, os métodos de classificação podem ser divididos em três tipos:
funcional, organizacional e por assuntos. O autor americano, entretanto, exclui a
possibilidade da classificação de documentos de arquivo ser feita por assunto. De
acordo com sua argumentação, os documentos públicos, geralmente, devem ser
agrupados segundo a organização e função, a exceção a essa regra se dá para certos
tipos de documentos, tais como os que não se originam da ação governamental ou
não estão a ela vinculados. Incluem-se nesses documentos as pastas de referência e
informações. Podemos chamar esses documentos de não orgânicos, portanto, não
arquivísticos.
A classificação organizacional ou estrutural não é a mais adequada, segundo
Schellenberg12, pois as estruturas organizacionais das organizações contemporâneas
são muito instáveis, com mudanças rápidas e que nem sempre são resultado de uma
análise funcional, mas de condicionantes políticos, muitas das vezes, estranhos ao
ambiente organizacional. Esses fatores acabam por inviabilizar o método de
classificação organizacional ou estrutural.
A análise funcional, utilizando a definição encontrada na norma ISO/TR 26122:
2008, é entendida aqui como o agrupamento dos processos que se desenvolvem para
atingir um objetivo específico e concreto de uma organização. Mostra as relações
entre as funções, processos e operações que têm consequências na gestão de
documentos.
Afinal, o que distingue um arquivo, como uma entidade estruturada conforme
circunstâncias de sua criação, de uma mera coleção ou soma de itens únicos está no
vínculo arquivístico. Duranti apud Foscarini13, entende que a prática de classificar
documentos se origina da necessidade de explicitar o vínculo arquivístico, que existe
entre todos os documentos que compõe a mesma atividade desde o momento de sua
criação. A partir do ato de classificação, a rede de relações inerentes à natureza de
qualquer documento não só salta à luz, mas também fica estabelecida e perpetuada.
Desse modo, de acordo com a autora, o significado de cada documento em relação
com todos os outros, assim como a estrutura do total de documentos (o arquivo),
pode ser compreendida e transmitida ao longo do tempo.
Entretanto, o entendimento exposto acima, quando desdobrado e aprofundado pode
levar a uma limitação do papel da classificação dos documentos de arquivo. É claro
que a imposição de um plano de classificação artificial ou preestabelecido a uma
acumulação existente de documentos (arquivo), mesmo que isso seja justificado pela
melhoria no acesso aos documentos, poderia, inevitavelmente, alterar ou obscurecer
aquela relação natural dos documentos, que nasceram da mesma ação, atividade ou
transação14. Com isso, a dimensão temática do documento acaba por ser
completamente ignorada, fato que subtrai a possibilidade de atribuição de mais
pontos de acesso ao documento além da própria classificação, providência que
poderia favorecer a recuperação da informação arquivística.
Essa argumentação confirma que a recuperação dos documentos de arquivo é só um
benefício colateral da classificação, sendo seu propósito principal colocar os
documentos individuais nos agrupamentos aos quais pertencem, baseando-se na
missão e nas funções do criador15.
Em um cenário de grandes volumes documentais e de complexidade crescente na
operação das organizações contemporâneas, não é factível que o plano de
classificação seja utilizado apenas para a manutenção do vínculo arquivístico,
relegando a um segundo plano uma questão capital para os sistemas arquivísticos, a
possibilidade de recuperação dos documentos e das informações.
Há um entendimento equivocado de que o plano de classificação de documentos para
permitir um acesso específico ao documento precisar ser verticalizado, isto é,
desdobrado. Para chegar ao documento com mais rapidez e eficiência, o plano deve
ser elaborado em quantos níveis de classificação forem necessários. Entretanto,
Schellenberg16chama a atenção para o fato dos documentos não serem
ultraclassificados. O autor afirma que há uma tendência natural, ao se elaborar um
esquema de classificação, a considerar minúcias, em vez de se limitar à generalidade
das funções/atividades. Quanto mais se preserva o conjunto das
funções/atividades mais se tem a compreensão de uma determinada ação.
Outra questão que surge com a verticalização do plano de classificação é a
dificuldade, cada vez maior, de classificar o documento. Quanto mais você desdobra
uma estrutura de classificação mais informações descritivas deverão ser obtidas
sobre o objeto para poder classificá-lo corretamente. E, pelo que observamos, nem
sempre é o produtor do documento ou aquele que o recebe para desenvolver
determinada atividade que vai classificá-lo. Essa tarefa é corriqueiramente atribuída
aos servidores ou funcionários de suporte na organização, que, nem sempre, tem
conhecimento adequado da atividade para classificar um documento com precisão.
Outra dificuldade encontrada refere-se a dificuldade de compreensão e aplicação,
pelos usuários, do plano de classificação baseado nas funções e atividades. As
grandes divisões de trabalho, expressas nas especializações das tarefas, prejudicam a
visão do conjunto do processo de trabalho e de suas vinculações, com impacto direto
na classificação dos documentos. Desse modo, podemos afirmar que nem a correta
classificação e muito menos a consideração da dimensão temática dos documentos,
podem ajudar os usuários finais na recuperação da informação.
O plano de classificação não pode e nem deve ser uma simples transposição da
estruturação dos processos de trabalho da organização (funções, subfunções,
atividades, tarefas). Na prática, isso não funciona. É necessária uma análise
documentária, para estabelecer os níveis mais específicos do plano de classificação de
documentos de arquivo. Essa análise envolveria questões relacionadas ao tipo de uso
que é dado aos documentos, as necessidades diretas do usuário e facilidades na
recuperação dos documentos com a atribuição de palavras-chave resultantes da
descrição temáticas dos conjuntos documentais. Em muitos casos, a ordenação e não
a classificação poderia resolver algumas questões importantes, considerando que a
ação de classificar é eminentemente arbitrária por coligir, em uma linguagem
documentária, a síntese dos documentos que se quer representar e rastrear.
A classificação possibilita a organização de documentos nos arquivos, por meio de
um plano de classificação, além de determinar graus de sigilosidade dos documentos
e de seus conteúdos em conformidade com a legislação. Entretanto, a análise do
conteúdo visando identificar a categoria de assuntos (rótulos), por meio do processo
de indexação, ainda é uma prerrogativa considerada secundária nas atividades de
processamento técnicos nos acervos arquivísticos. Esta realidade impossibilita o
desenvolvimento de instrumentos de busca e recuperação dos documentos em um
sistema de arquivo, já que a manutenção do vínculo arquivístico parece ser, entre os
profissionais da área, o mais importante a ser feito. Assim, na caracterização do
processo de classificação, além das suas funções tradicionais, deve incorporar o
processo de indexação dos documentos utilizando um vocabulário controlado
associado à atividade de classificação com vistas ao aperfeiçoamento do processo de
busca e recuperação da informação.

Recuperação da informação
A recuperação da informação é a última etapa do ciclo documentário, conforme pode
ser cotejado na Figura 2, e constitui a finalidade do trabalho documentário. Ela é o
resultado das operações realizadas no processo de busca. Segundo Araújo Júnior17,
esta etapa é reconhecida como a recuperação de referências de documentos em
resposta às solicitações ou demandas expressas por informação. A recuperação da
informação faz parte do processo de busca e recuperação da informação e dentre as
inúmeras definições propostas, podemos destacar que se trata do processo de
localização de documentos e itens informacionais que tenham sido objeto de
armazenamento a fim de permitir o acesso de usuários, por meio de solicitações
específicas.
Fig. 2 – Etapas do ciclo documentário18

A recuperação da informação é antecedida por uma série de ações de administração

do fluxo da informação, processamento técnico e mediação entre o acervo e o usuário
realizado pelos profissionais da informação. No ciclo documentário é possível
verificar que o acesso aos documentos, ou em caráter geral, à informação, é o
resultado de uma série de etapas cumulativas, onde a negligência de qualquer uma
delas acaba por afetar a recuperação.
De outro modo, podemos afirmar que o processo de recuperação da informação é
antecedido por uma série de etapas que, além de reforçar os vínculos do acervo com a
instituição que os produziu ou recebeu, enseja tarefas de processamento técnico para
que os documentos possam ser armazenados, rastreados e recuperados em função
das demandas. Daí a importância que assume a classificação ao estabelecer os
vínculos arquivísticos e a indexação ao possibilitar a atribuição de rótulos baseados
na dimensão temática dos conjuntos documentais em uma visão integradora de
organização e recuperação da informação arquivística.
Apresentamos, a fim de pormenorizar todas as etapas envolvidas na representação e
organização dos documentos, as dez operações ou etapas da cadeia ou ciclo
documentário propostas por Robredo19 e adaptadas por Guedes e Araújo Júnior20:

Registro: atividade administrativa na qual são atribuídos números de registro

(protocolo) para controle da incorporação dos documentos aos acervos das
unidades informacionais. Esta atividade é de suma importância para acervos
arquivísticos, pois nesta etapa fica consubstanciada a identificação da existência
dos documentos;
Descrição: atividade de processamento técnico relacionada com a classificação
(estabelecimento do vínculo arquivístico), bem como o registro das
características descritivas dos documentos. Esta providência é amplamente
apoiada pelo diagnóstico situacional das condições físicas dos documentos. Esta
etapa propicia a compreensão dos princípios que regem os documentos e as
condições físicas das massas documentais acumuladas;
Análise ou condensação: etapa de processamento técnico em que são
desenvolvidas atividades de sumarização do conteúdo dos documentos, por meio
de um número limitado de sentenças ou frases que devem expressar a essência
 temática do documento. Esta atividade, segundo Araújo Jr.21, é denominada de
representação do conteúdo dos documentos e é realizada com o apoio de
instrumentos de controle terminológico baseados em linguagem documentária;
Indexação: atividade de processamento técnico destinada à identificação dos
conceitos de que trata o documento, expressando-os na terminologia utilizada
pelo profissional da informação em linguagem natural ou com a ajuda de
vocábulos ou termos derivados de linguagens documentárias;
Armazenamento dos documentos: etapa onde os documentos, a partir de dados
que os descrevam por meio de sistemas de classificação, são armazenados de
forma a serem encontrados quando solicitados pelos usuários dos arquivos.
Cada uma destas unidades possui especificidades de armazenamento em
estantes, microfichas, suportes magnéticos, entre outros;
Armazenamento da representação condensada dos documentos: etapa onde os
elementos descritivos do conteúdo dos documentos, assim como as marcas que
lhes foram atribuídas na etapa de registro, descrição, análise/condensação e
indexação, constituem um conjunto de dados que caracteriza, de forma
condensada, cada documento. Estes elementos devem ser registrados ou
inseridos em bases de dados para sua conservação, processamento e
recuperação;
Processamento da informação condensada: atividade em que os registros que
contêm os elementos representativos dos documentos são submetidos a diversos
processamentos manuais ou automatizados, que possibilitam a obtenção de
vários produtos, nos quais a informação encontra-se reordenada e organizada de
maneira a facilitar sua recuperação;
Produtos do processamento: etapa onde são formados os produtos que vão
compor o portfólio das unidades informacionais. Vários podem ser os serviços
documentários a serem ofertados para os usuários. Podem-se destacar guias de
fundos, cadastros, diretórios impressos ou eletrônicos, repositórios
institucionais, portais de informação, bases de dados e de conhecimento entre
outros;
Interrogação e busca: etapa na qual a interação entre a gestão do ciclo
documentário e a realização de pesquisa nos acervos se dá por uma ação de
comunicação e mediação entre os profissionais da informação e os usuários dos
arquivos onde o ciclo documentário se desenvolve; e
Recuperação da informação: esta etapa do ciclo documentário constitui a
finalidade do trabalho documentário. A recuperação da informação é
reconhecida como a recuperação dos conjuntos documentais ou de seus
metadados em resposta às solicitações dos usuários.

Enfim, cabe ainda a advertência de que, conforme propõe Araújo Júnior22, o processo
de busca e recuperação da informação só poderá ser viabilizado por completo, por
meio da avaliação dos usuários, ou seja, os sistemas de recuperação da informação,
além de atender às necessidades informacionais dos usuários, dependem destes para
aferição da qualidade dos seus resultados. Daí a proposição da presente pesquisa de
associar um vocabulário controlado (taxonomia) à classificação de documentos de
arquivo, a fim de congregar o vínculo arquivístico com a descrição temática dos
conjuntos documentais para aperfeiçoar a recuperação da informação.

Taxonomia como vocabulário controlado para arquivos

O campo de teste para a verificação da viabilidade de associação de uma linguagem
documentária (taxonomia) ao código de classificação, está representado nos órgãos
da administração pública brasileira e seus instrumentos de gestão arquivística,
principalmente aqueles elaborados pelo Conselho Nacional de Arquivos (Conarq).
As etapas de verificação seguiram o seguinte roteiro:

Realização de estudos para definir as bases teóricas para a elaboração de

vocabulários controlados a serem aplicados em documentos de arquivo;
Revisão de literatura de classificação de documentos de arquivo;
Realização de estudos, a partir da teoria da classificação, para estabelecer os
requisitos necessários à construção de instrumentos de classificação de
documentos de arquivo;
Identificação das propostas metodológicas para a elaboração de instrumentos de
classificação de documentos de arquivo;
Elaboração de metodologia para construção de vocabulário controlado em
arquivo;
Definição de um vocabulário controlado para as atividades-meio da
Administração Pública Federal; e
Vinculação do vocabulário controlado à estrutura do Código de Classificação da
atividade-meio, elaborado pelo Conselho Nacional de Arquivos.

O uso da linguagem documentária como complemento da atividade de classificação

de documentos, tem como objetivo padronizar os termos, palavras-chave ou
descritores resultantes do processo de indexação, cumprindo a função de criar
rótulos que, junto com o número de classificação dos documentos, representem
pontos de acesso para a recuperação dos documentos demandados pelos usuários. A
figura 3 ilustra esta proposição:
Fig. 3 – Fatores de influência nos resultados de busca em uma base de
dados23
A opção pelo uso das taxonomias para a padronização dos termos no processo de
indexação de documentos, está baseada na estrutura hierárquica de termos por
camadas e pela similaridade da sua disposição lógica com as áreas funcionais
previstas na estrutura organizacional das instituições. Essa constatação facilita a
vinculação do código de classificação com a taxonomia, possibilitando classificar e
padronizar a escolha dos descritores que melhor representem a essência conceitual
dos documentos.
A taxonomia pode ser considerada como uma estrutura que possibilita classificar
objetos, seres vivos, coleções de livros ou documentos em grupos ordenados
hierarquicamente, a fim de possibilitar sua identificação, localização e acesso. Pode
também ser definida como um sistema de classificação que apoia o acesso à
informação, permitindo alocar, recuperar e comunicar informações em um sistema,
de maneira lógica. As taxonomias são compostas de duas partes básicas:

Estrutura: composta por categorias ou termos e suas relações; e

Aplicação: operacionalizada por ferramentas de navegação para auxiliar a busca
e recuperação da informação.

objetivos das taxonomias, a seguir elencados, estão dispostos a partir de quatro

variáveis: I. Como linguagem; II Facilitadoras da organização das informações;
III. Facilitadoras do acesso à informação e IV. Para gestão do conhecimento.

I. Como linguagem:

Controlar a terminologia utilizada pela instituição;

Padronizar a terminologia utilizada pela instituição; e
Uniformizar de conceitos/assuntos vigentes na instituição.

I. Facilitadoras da organização das informações:

 Integrar as diferentes visões – compreensão/consenso sobre o negócio das áreas
de uma organização;
Melhorar a estrutura de uso das informações em portais corporativos;
Disponibilizar conteúdos adequados nos portais corporativos; e
Aprimorar a navegação nos portais corporativos, por meio da padronização dos
termos utilizados nos procedimentos técnicos.

I. Facilitadoras do acesso à informação:

Agilizar a comunicação;
Aumentar a relevância na recuperação da informação; e
Melhorar a estrutura de conteúdos de portais corporativos.

I. Para gestão do conhecimento:

Mapear competências essenciais e emergentes;

Organizar conhecimento explícito;
Auxiliar na solução de problemas;
Aumentar a efetividade/produtividade;
Associar práticas com a base de conhecimento existente; e
Possibilitar o compartilhamento de lições aprendidas.

A elaboração da taxonomia deve ser realizada em três etapas metodológicas:

- Etapa 1: consiste no levantamento das áreas do conhecimento e das relações
hierárquicas de termos que integraram a primeira versão da taxonomia. Desta etapa
dois elementos devem ser disponibilizados, a lista de termos que representam a
versão do primeiro nível de termos que integrará a versão preliminar do instrumento
e o quadro com as relações hierárquicas de termos;
- Etapa 2: consiste na elaboração da versão preliminar da taxonomia. Após a
definição do primeiro nível de termos, de caráter geral e abrangente, passa-se para a
identificação da necessidade de especificar alguns dos termos que oferecem mais de
uma opção de aplicabilidade no campo semântico. Dessa forma, alguns deles
apresentam sub-termos classificados em níveis de acordo com sua especificidade.
Essa configuração facilita a construção da primeira versão da taxonomia, pois
apresenta uma versão compatível com a hierarquização de termos. Assim, em geral,
os termos do primeiro nível podem ser considerados como os termos gerais.
- Etapa 3: consiste na validação, com os profissionais envolvidos na administração da
instituição, da versão preliminar da taxonomia. Para tanto, devem ser realizadas
reuniões de validação dos termos e hierarquia da versão definitiva da taxonomia. Nas
reuniões a validação deve realizada a partir do conhecimento acumulado pelos
especialistas sobre as áreas de trabalho da instituição, bem como em material
bibliográfico e no código de classificação de documentos. O processo de validação
deve contar com o conhecimento técnico e a experiência dos especialistas sobre as
diversas áreas de trabalho da organização, por meio do preenchimento de um
instrumento de coleta de dados.
A elaboração da taxonomia se dá por meio de um número previamente determinado
de termos onde a relação hierárquica será definida do primeiro nível em relação aos
demais. Para a seleção dos termos devem ser usados alguns documentos
importantes:

Nomenclatura das áreas funcionais da organização, bem como o seu

organograma;
Regimentos internos de cada área funcional descritos no organograma da
instituição;
Normas, portarias e regulamentação das atividades do órgão; e
Plano de classificação de documentos de arquivo da instituição.

A criação dos níveis hierárquicos de termos deve também refletir a preocupação em

detalhar os grandes temas e temas específicos do âmbito de atuação da organização,
as áreas funcionais com os respectivos macroprocessos, processos de apoio e
processos finalísticos, assim como a natureza de classificação dos seus documentos
de arquivo. Assim, a criação dos níveis da taxonomia deve ser ponderada por meio
das seguintes diretrizes:

a. Flexibilidade de uso dos termos, por meio de uma oferta adequada de pontos de
acesso, refletindo as áreas funcionais, temas relacionados às atividades de apoio
e finalísticas, bem como a nomenclatura utilizada na classificação dos
documentos da instituição;
b. Normalização e padronização dos descritores a serem empregados na indexação
dos documentos;
c. Uso da taxonomia em conjunto com o código de classificação de documentos,
objetivando criar mais pontos de acesso aos documentos, providência que
facilitar a busca e recuperação dos documentos; e
d. Instrumento complementar às funções e aplicações do código de classificação de
documentos da instituição.

Finalmente, a taxonomia deverá ser usada como instrumento complementar à

atividade de classificação de documentos, devendo ser pautada pelos seguintes
passos:

1. Classificar o documento conforme o plano de classificação de documentos de

arquivo;
2. Identificar no primeiro ou segundo nível de termos da taxonomia a área
utilizada na classificação dos documentos;
3. Utilizar os termos dos diversos níveis da taxonomia como descritores (termos de
indexação) em complemento à classificação dos documentos; e
4. Verificar a coerência da classificação combinada com a indexação nas dimensões
funcionais e temáticas, respectivamente com os documentos.
Como regra geral para a classificação e a descrição dos documentos, a seleção dos
descritores da taxonomia deve ser combinada com os diferentes níveis de termos,
desde que seja preservada a unidade temática combinada com o código de
classificação atribuído a cada um dos documentos processados.
Na figura, a seguir, é possível cotejar a relação entre a taxonomia e o código de
classificação. O exemplo apresentado é composto por fragmentos da Taxonomia e do
Código de Classificação de documentos formulados para o Ministério do
Desenvolvimento, Indústria e Comércio Exterior (MDIC), da estrutura
governamental brasileira:
Fig. 4 – Exemplo dos passos para uso da taxonomia como instrumento
complementar à atividade de classificação de documentos

Em um modelo de aplicação da taxonomia combinada à classificação dos

documentos de arquivo, o instrumento deve trazer um aporte de termos de indexação
para complementar a classificação dos documentos, a fim de criar pontos de acesso
adicionais para a recuperação dos conjuntos documentais.

Considerações Finais
Entendemos que a grande contribuição da pesquisa em tela é a possibilidade de
interrelacionar saberes de várias áreas do conhecimento, com o objetivo de um
processamento técnico dos documentos de arquivo eficiente, eficaz e que gere
segurança nos processos de representação, organização, busca e avaliação desses
registros documentais. Desse modo, o aporte de conhecimentos deve ser oriundo não
apenas da ciência da informação e da arquivologia, mas também das áreas de ciência
da computação, sobretudo no que se refere ao processamento automático da
informação, por meio de técnicas de mineração de dados e textos.
Além disso, o resultado propõe as bases para uma metodologia de elaboração de
taxonomias a serem utilizadas como vocabulário controlado para a indexação
documentos de arquivo, o mapeamento da produção sobre classificação de
documentos de arquivo e a definição de um modelo para vinculação automática entre
classificação, avaliação e indexação de documentos, a fim de aprimorar o processo de
busca e recuperação da informação.
A produção de informações orgânicas registradas é a base da constituição dos
arquivos e esta atividade está diretamente ligada à produção de informações
estratégicas, que por sua vez, tem como finalidade subsidiar as decisões dos gestores
no posicionamento das corporações frente aos desafios impostos pela ambiência
organizacional. A elaboração de diretrizes estratégicas e dos planos de negócios
devem contar com o aporte de informações orgânicas que somente o arquivo poderá
fornecer. Entretanto, para que essa função seja desempenhada a contento será
necessário incluir a arquivística, como propõem Rousseau e Couture24, no interior da
organização e da gestão da informação.
O resultado investigação culmina com a discussão e a proposição de uma
metodologia que associa e complementa a atividade de classificação aos temas dos
documentos que deverão estar coligidos em descritores a serem selecionados e
padronizados em uma taxonomia, objetivando trazer novos pontos de acesso para a
melhoria do processo de busca e recuperação da informação e cumprindo com a
proposta formulada por Robertson apud Araújo Júnior25, sobre as principais
características de um “bom” sistema de recuperação da informação: efetividade que
diz respeito ao quão bem ele desempenha uma tarefa delegada; benefício o quanto se
ganha com a sua utilização em determinado contexto; e eficiência que relaciona-se
com o custo de toda a operação, isto é, equilíbrio entre custo e benefício. Cabe
ressaltar, que a proposta aqui desenvolvida apenas introduz o tema da recuperação
de documentos de arquivo em um sistema, não houve a pretensão, em nenhum
momento, de esgotar o assunto, mas de trazer para o debate um tema ainda carente
de discussão e proposições no âmbito da arquivística moderna.
A continuidade dos estudos no âmbito da temática proposta, certamente passa pela
integração de uma taxonomia construída em função de um contexto arquivístico e a
proposição um sistema informatizado de recuperação da informação que considere,
como vocabulário controlado, esta taxonomia. No presente trabalho, foi discutida
uma proposta metodológica que deverá ser desenvolvida, a fim de criar um protótipo
de aplicação em um estudo de caso a ser selecionado e que se desdobrará em
inúmeras tarefas e providências consideradas como parte de estudos futuros.

Bibliographie
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Notes
1 FOSCARINI, Fiorella - La clasificación de documentos basada en funciones: comparación de la teoria
y la práctica. Tabula. Salamanca. ISSN 1132-6506. Nº 13, (2010), p. 41-58.
2 DURANTI, Luciana; EASTWOOD, Terry; MACNEIL, Heather - Preservation of the integrity of
electronic records. Dordrecht: Kluwer Academic Publishers, 2003. 172 p. ISBN 1-4020-0991-7.
3 SOUSA, Renato Tarciso Barbosa de - Os princípios da teoria da classificação e o processo de
organização de documentos de arquivo. Arquivo e Administração. Rio de Janeiro. ISSN 0100-2244. V.
6, nº 1, (2007), p. 5-26.
4 BAPTISTA, Dulce Maria; ARAÚJO JÚNIOR, Rogério Henrique de; CARLAN, Eliana - O escopo da
análise da informação [Em linha] In ROBREDO, Jaime; BRÄSCHER, Marisa, org. - Passeios pelo
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85-7013-072-3.
5 Ib.id.
6 SOUSA, Renato Tarciso Barbosa de; ARAÚJO JÚNIOR, Rogério Henrique de - A produção científica
da arquivologia em classificação, descrição e recuperação: o estado da arte. Rio de Janeiro: Associação
dos Arquivistas Brasileiros, 2013. 40 p. ISBN 978-85-85800-08-6.
7 CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - E-ARQ Brasil: modelo de requisitos para sistemas
informatizados de gestão arquivística de documentos. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2011. 136 p.
ISBN 978-85-60207-30-5.
8 SOUSA, Renato Tarciso Barbosa de - Os princípios da teoria da classificação e o processo de
organização de documentos de arquivo. Arquivo e Administração. Rio de Janeiro. ISSN 0100-2244. V.
6, nº 1, (2007), p. 5-26.
9 Ib. Id.
10 FOSCARINI, Fiorella - La clasificación de documentos basada en funciones: comparación de la
teoria y la práctica. Tabula. Salamanca. ISSN 1132-6506. Nº 13, (2010), p. 41-58.
11 SCHELLENBERG, Theodore Roosevelt - Arquivos modernos. Princípios e técnicas. 5ª ed. Rio de
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12 SCHELLENBERG, Theodore Roosevelt - Arquivos modernos. Princípios e técnicas. 5ª ed. Rio de
Janeiro: FGV, 2008. 388 p. ISBN 852-25-0374-5.
13 FOSCARINI, Fiorella - La clasificación de documentos basada en funciones: comparación de la
teoria y la práctica. Tabula. Salamanca. ISSN 1132-6506. Nº 13, (2010), p. 41-58.
14 FOSCARINI, Fiorella - La clasificación de documentos basada en funciones: comparación de la
teoria y la práctica. Tabula. Salamanca. ISSN 1132-6506. Nº 13, (2010), p. 41-58.
15 Ib. Id.
16 SCHELLENBERG, Theodore Roosevelt - Arquivos modernos. Princípios e técnicas. 5ª ed. Rio de
Janeiro: FGV, 2008. 388 p. ISBN 852-25-0374-5.
17 ARAÚJO JÚNIOR, Rogério Henrique de - Precisão no processo de busca e recuperação da
informação. Brasília: Thesaurus, 2007. 175 p. ISBN 978-857062-655-4.
18 GUEDES, William; ARAÚJO JÚNIOR, Rogério Henrique de - Estudo das similaridades entre a
teoria matemática da comunicação e o ciclo documentário. Informação & Sociedade: Estudos. João
Pessoa. ISSN 1809-4783. V. 24, nº 2, (2014), p. 71-81.
19 ROBREDO, Jaime - Documentação de hoje e de amanhã: uma abordagem revisitada e
contemporânea da ciência da informação e de suas aplicações biblioteconômicas, documentárias,
arquivísticas e museológicas. Brasília: Edição de autor, 2005. 245 p. ISBN 85-7062-381-X.
20 GUEDES, William.; ARAÚJO JÚNIOR, Rogério Henrique de - Estudo das similaridades entre a
teoria matemática da comunicação e o ciclo documentário. Informação & Sociedade:Estudos. João
Pessoa. ISSN 1809-4783. V. 24, nº 2, (2014), p. 71-81.
21 ARAÚJO JÚNIOR, Rogério Henrique de - Precisão no processo de busca e recuperação da
informação. Brasília: Thesaurus, 2007. 175 p. ISBN 978-857062-655-4.
22 ARAÚJO JÚNIOR, Rogério Henrique de - Precisão no processo de busca e recuperação da
informação. Brasília: Thesaurus, 2007. 175 p. ISBN 978-857062-655-4.
23 Adaptado de ARAÚJO JÚNIOR, Rogério Henrique de - Precisão no processo de busca e
recuperação da informação. Brasília: Thesaurus, 2007. 175 p. ISBN 978-857062-655-4.
24 ROSSEAU, Jean-Yves; COUTURE, Carol - Os fundamentos da disciplina arquivística. Lisboa:
Publicações Dom Quixote, 1998. 356 p. ISBN 972-20-1428-5.
25 ARAÚJO JÚNIOR, Rogério Henrique de - Precisão no processo de busca e recuperação da
informação. Brasília: Thesaurus, 2007. 175 p. ISBN 978-857062-655-4.

Auteurs
Renato Tarciso Barbosa de Sousa

Universidade de Brasília

Rogério Henrique de Araújo Júnior

Universidade de Brasília
© Publicações do Cidehus, 2017
Conditions d’utilisation : http://www.openedition.org/6540

Référence électronique du chapitre

SOUSA, Renato Tarciso Barbosa de ; ARAÚJO JÚNIOR, Rogério Henrique de. A classificação e o
vocabulário controlado como instrumentos efetivos para a recuperação da informação
arquivística In : Da produção à preservação informacional: desafios e oportunidades [en ligne].
Évora : Publicações do Cidehus, 2017 (généré le 04 janvier 2021). Disponible sur Internet :
<http://books.openedition.org/cidehus/2790>. ISBN : 9782821882676. DOI :
https://doi.org/10.4000/books.cidehus.2790.

Référence électronique du livre

VAQUINHAS, Nelson (dir.) ; CAIXAS, Marisa (dir.) ; et VINAGRE, Helena (dir.). Da produção à
preservação informacional: desafios e oportunidades. Nouvelle édition [en ligne]. Évora :
Publicações do Cidehus, 2017 (généré le 04 janvier 2021). Disponible sur Internet :
<http://books.openedition.org/cidehus/2563>. ISBN : 9782821882676. DOI :
https://doi.org/10.4000/books.cidehus.2563.
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