Operações com ficheiros

Conceito de ficha
As fichas são documentos de formato e disposição gráfica normalizado contendo informações
organizadas e sistematizadas que permitem uma grande facilidade de utilização e consulta. Para
além da variedade de dimensões, material e estruturação as fichas classificam-se quanto à
possibilidade de atualização, e quanto à sua forma de deteção e localização.

Conceito de ficheiro
É um conjunto de fichas com o mesmo formato e o mesmo tipo de informação, colocadas numa
ordem previamente determinada.

O acondicionamento é importante na conservação e utilização funcional do arquivo. Daí a

necessidade de escolher equipamento sólido, em material adequado, bem dimensionado
relativamente aos fins a que se destina, apropriado a distribuição ergonómica e a futura
extensão do arquivo (módulos em encastráveis, empilháveis ou extensíveis, gavetas de tamanho
padronizado e providas de rolamentos de esferas, etc.).

Para se poder fazer a melhor escolha, de acordo com as condicionantes já referidas é necessário
conhecer os modelos e características dos elementos do sistema disponíveis no mercado:
equipamento (peça ou peças que irão conter o arquivo, estantes, armários, ficheiros, etc) e
acessórios (materiais auxiliares – fichas, guias, dispositivos de intercalação etc.)

A segurança no arquivo informático

No arquivo informático, há já vários sistemas de
segurança:

 Códigos de identificação (Códigos Pin e User-ID, por

ex.), as palavras-chaves de acesso (“passwords”);
 Bloqueio da entrada após um número pré-
determinado de tentativas;
 Proteção anti-vírus;
 Organização de duplicados para o caso de falha no
sistema (“backups”).

Características comuns, de modo a formar grupos homogéneos. Pretende-se assim:

 Reunir de forma lógica os documentos e a informação,

 Proporcionar o seu fácil e rápido acesso sempre que necessário,
 Detetar com facilidade o extravio de qualquer documento

O sistema de arquivo deve ser simples e útil, permitindo o seu futuro aperfeiçoamento,
atualização e expansão. Para atingir estes objetivos, há que conhecer e saber utilizar
racionalmente os sistemas de classificação, codificação, indexação e ordenação.

Classificação e Codificação
Classificar é dividir o material segundo determinados critérios a fim de facilitar o seu encontro e
permitir um melhor conhecimento do próprio material. Muitas vezes a classificação pressupõe
a existência de caracteres distintivos que permitem diferenciar cada um dos elementos. Por
exemplo, classificando determinados documentos em bancos. Os elementos dessa classe
poderiam ser distinguidos pelas siglas dos bancos: BNU, CGD, etc.

A este processo pode chamar-se codificação.

A codificação designa os símbolos utilizados para codificar os documentos classificados. Esta une
as características dos documentos encontrados na classificação. A codificação pode efetuar-se
utilizando números, letras, ou mesmo a combinação de ambos.

Ordenação
A ordenação dos documentos deve ser feita de acordo com um critério de classificação
adequado à consulta (por nomes, ordem de entrada, datas, assuntos, áreas de vendas, etc.). Há
vários sistemas de ordenação, que se podem combinar entre si:

o Alfabéticos
o Numéricos
o Ideológicos
o Alfanuméricos
o Geográficos
o Cronológicos

Ficheiros eletrónicos e base de dados

O principal contributo trazido pela informática ao arquivo eletrónico é constituído pelos
ficheiros e base de dados. Os ficheiros eletrónicos são ficheiros informatizados que permitem o
acesso quase instantâneo a informação, podendo facultar simultaneamente a sua
confidencialidade através de códigos especiais ou “chaves” de acesso. A base de dados é um
conjunto organizado de informação, exaustivo e não redundante, gerido por um programa que
define o acesso à informação, a sua utilização e a interação com o utilizador.

Parta eletrónica Ficheiros eletrónicos

Normalização
A aplicação generalizada das novas tecnologias e a multiplicação de contactos a nível
internacional tornaram necessário uniformizar critérios e padrões, estabelecendo regulamentos
ou normas que simultaneamente facilitem as comunicações e simplifiquem a organização do
trabalho. A existência, a observância e o cumprimento de normas contribui de forma decisiva
para uma melhor vivência facilitando a comunicação, orientando os comportamentos, etc. As
normas são assim conjuntos de regras respeitantes aos vários sectores de uma sociedade
organizada podendo ser internacionais, nacionais ou particulares.
Tipos de normas
 INTERNACIONAIS  NACIONAIS  PARTICULARES

Normas Portuguesas
As normas portuguesas começaram a ser estabelecidas a partir de 1960, havendo interesse em
conhecer as que se aplicam mais diretamente ao sector de serviços.

NP1 – “Normas Portuguesas – Designação e Numeração”

NP4 – “Papel – Aplicação dos formatos da série A”

NP5 – “Ofício ou Carta – Formato A4 (Primeira Página)

NP5 – “Ofício ou Carta – Formato A4 (Página de Continuação)

NP7 – “Sobrescritos e Bolsas – Formatos”

NP8 – “Ofício ou carta – Formato A5” NP9 – “Escrita dos Números”

NP10 – “Fichas e Ficheiros – Formatos”

NP17 – “Formatos dos Papeis”

NP20 – “Sobrescrito – Carta – Formato A4”

NP24 – Caixas, Pastas e Capas de Arquivo”

NP37 – “Arredondamento dos valores numéricos”

NP72 – “Unidade de medida” NP79 – “Arredondamento de Números Ligados”

NP112 – “Fotocópias – Formatos”

NP113 – “Numeração Progressiva das Secções de um Documento”

NP139 – “publicações periódicas – Abreviaturas dos Títulos”

NP 154 – “Símbolos das grandezas e das Unidades de Medida”

NP303 – “Microcópias – Terminologia e Definições”

NP950 – “Tratamento da Informação – Escrita Numérica das datas”

NP951 – “Numeração das Semanas do Ano”