Técnicas de arquivo

Figura 1-união do arquivo

Trabalho realizado por:

Jorge Dias
09/02/2023
Índice
Introdução.........................................................................................................................1
Definição de arquivos/ técnicas de arquivo......................................................................2
Funções do arquivo...........................................................................................................3
Importância do arquivo eficiente de documentos............................................................4
Técnicas de arquivo de documentos eficientes.................................................................4
Arquivo por assunto......................................................................................................4
Método alfabético.........................................................................................................4
Método numérico.........................................................................................................5
Método eletrônico........................................................................................................5
Método geográfico........................................................................................................5
Ordenação de arquivo.......................................................................................................6
Gênero..........................................................................................................................6
Espécie/ tipologia documental.....................................................................................7
Forma............................................................................................................................7
Formato.........................................................................................................................7
Natureza do assunto.....................................................................................................8
Ostensivo (ordinário)....................................................................................................8
Sigiloso..........................................................................................................................8
Conclusão..........................................................................................................................9
Introdução

Neste trabalho iremos abordar as técnicas para o armazenamento de arquivos de

forma eficiente e segura num ambiente digital.
Neste trabalho serão abordadas várias formas de como armazenar arquivos, a
importância de uma boa gestão de arquivos para uma maior eficiência entre outros
conceitos.

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Definição de arquivos/ técnicas de arquivo

Em arquivologia, arquivo é um conjunto de documentos criados ou recebidos por uma

organização, firma ou indivíduo, que os mantém ordenadamente como fonte de
informação para a execução de suas atividades. Os documentos preservados pelo
arquivo podem ser de vários tipos e em vários suportes. (desconhecido, wikipedia,
2023) (Araújo, 2019)
Para organizar todos e quaisquer tipo de arquivos existem as técnicas de arquivos, para
todo o tipo de empresas, da mais pequena até às multinacionais.
A organização de arquivos tem como objetivo tornar a busca pelos mesmo mais rápida
e eficaz sem comprometer a segurança dos mesmo.

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Funções do arquivo

A função dos arquivos são de guardar e organizar os documentos, tornando disponíveis

as informações mantidas sob a sua guarda. Com isso podemos dizer que os arquivos
são responsáveis por armazenar ficheiros de acordo com o que é pretendido pelo
utilizador dos mesmos para um fácil acesso para futuramente se necessário poder ser
mais fácil encontrar todos os dados que deseja.

Atualmente os suportes de arquivos mais usados são em papel e digital, mas desde
tempos antigos que o conceito de arquivos está presente entre a humanidade sendo
estes já utilizados com mestria por antigas civilizações como os egípcios que resistiram
ate aos dias de hoje para provar que era um povo com um grande conceito em
arquivos

Os arquivos também podem ser usados para armazenar documentos históricos para
pesquisas futuras, dando livre acesso a todos aqueles que queiram estudar mais
aprofundado algum assunto de estudo para possíveis descobertas ainda não
documentadas

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Importância do arquivo eficiente de documentos

Tanto nas pequenas empresas quanto nas grandes multinacionais, a gestão de

documentos é uma tarefa delicada e fundamental, já que as informações contidas
neles podem ser necessárias a qualquer momento.

Em função disso, é essencial contar com critérios claros de arquivo para facilitar a
localização desses documentos. Isso se deve ao fato de que, muitas vezes, a
necessidade de verificar uma informação ou mesmo de consultar um documento
arquivado surge durante as operações do negócio e de forma urgente, sendo
importante mantê-los organizados de modo otimizado.

Técnicas de arquivo de documentos eficientes

Existem várias técnicas de arquivo umas mais eficientes que as outras;

Arquivo por assunto

Uma das técnicas mais empregadas na gestão de documentos é o arquivo por assunto.
Como o próprio nome já adianta, tal método consiste em realizar o arquivo dos
documentos de acordo com o assunto abordado neles. Isso permite agrupar
documentos que tratem de tópicos correlatos e possibilita encontrar informações
completas sobre determinada matéria de maneira simples e direta, sendo
especialmente interessante para empresas que lidam com um grande volume de
documentos de um mesmo tema.

Método alfabético
Uma das mais conhecidas técnicas de arquivo de documentos é o método alfabético,
que se resume a organizar os documentos arquivados de acordo com a ordem
alfabética deles, assim promovendo uma consulta mais intuitiva e eficiente. Para que a
localização e o armazenamento dos documentos se tornem mais rápidos, é possível
combinar tal método com a escolha de cores. Esse método é conhecido como Variadex
e utiliza as cores como elementos auxiliares, com o objetivo de facilitar a localização e a

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recuperação dos documentos. Vale lembrar que essa é somente uma variação do
método alfabético.

Método numérico
O método numérico é outra opção de arquivo e uma ótima escolha para empresas que
lidam com um grande volume de documentos. Como o próprio nome sugere, esse
método é aquele aplicado quando os documentos são ordenados por números.

Método numérico simples

É muito aplicado na organização de prontuários médicos, filmes, processos e pastas de

funcionários.

Método numérico cronológico

Um método empregado para fazer a organização dos documentos por data.

Método numérico dígito-terminal

A partir do momento em que se faz uso de números maiores, com diversos dígitos, o
método simples não é satisfatório. Por isso, nesse caso, o mais indicado é efetuar o
método dígito-terminal.

Método eletrônico
O método eletrônico consiste em arquivar os documentos de forma eletrônica,
efetivando sua digitalização — o que favorece não só a organização deles de diversas
maneiras diferentes e de acordo com o método que mais se encaixa nas preferências e
nas necessidades da empresa, mas também a gestão online e até mesmo remota.

Método geográfico
Esse método é aquele usado quando os documentos apresentam a sua organização por
meio do local, isto é, quando a empresa escolhe classificar os documentos a partir de
seu local de origem. No entanto, de acordo com a literatura arquivística, duas normas

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precisam ser empregues para que o método geográfico seja concretizado de modo
adequado. Confira!

Norma do método geográfico 1

Se os documentos forem organizados por país ou por estado, eles precisam ser
ordenados alfabeticamente. Assim, fica mais fácil localizá-los depois. Isso vale também
para as cidades de um mesmo país ou estado: sempre postas em ordem alfabética.

Nesse caso, as capitais têm de aparecer no início da lista, uma vez que elas são,
normalmente, as mais procuradas, tendo uma quantidade maior de documentos.

Norma do método geográfico 2

Ao realizar um arquivo por cidades, quando não existe separação por estado, não há a
exigência de que as capitais fiquem no início. A ordem vai ser simplesmente alfabética.
Entretanto, ao final de cada cidade, o estado a que ela corresponde deve aparecer na
identificação.

Estes são apenas alguns exemplos de técnicas de arquivo que podemos usar porem
existem muitas mais.

Ordenação de arquivo

Os arquivos podem ser organizados de varias formas consoante a vontade do utilizador

sendo algumas delas;

Gênero
Refere-se à maneira de representar o documento de acordo com o seu suporte (como
ele é utilizado).

Podem ser:

Textual ou escrito: Informação escrita; Ex.: Decreto

Cartográfico: Forma reduzida de uma área maior. Ex.: Mapas e plantas.

Micrográficos: Documento registado em microforma; Ex.: microfilmes.

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Iconográfico: Imagem estática; Ex.: Fotografia

Filmográfico: Imagem em movimento; Filmes com ou sem áudio.

Sonoros: Documento de som; Ex.: CD de música.

Informáticos ou digitais: Documento gravado em meio digital necessitando de

equipamento específico para serem acessados. Ex.: Documento em PDF.

Espécie/ tipologia documental

Espécie é a aparência do documento a partir da disposição e da natureza das
informações.

Exs.: Ata e certidão

Tipologia documental é a configuração que assume a espécie de acordo com a

atividade que a gerou.

Ex.: Ata de reunião e Certidão de nascimento.

Forma
Refere-se ao estágio de preparação do documento;

Rascunho: O documento está em processo de elaboração podendo ser alterado.

Minuta: O documento está quase pronto, mas ainda pode ser alterado.

Original: O documento está terminado e não pode mais ser alterado.

Cópia: Cópia do documento original.

Formato
É determinado de acordo com as características físicas que se apresenta o
documento independente da informação contida.

Ex.: Livro e pergaminho.

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 Natureza do assunto
Esta classificação informa se a natureza do assunto tratado no documento pode ou não
ser acessado por determinadas pessoas (acessibilidade).

Pode ser ostensivos ou sigilosos.

Ostensivo (ordinário)
Não prejudica ninguém ou instituição, por isso, não tem restrição de acesso.

Sigiloso
Pode prejudicar alguém ou uma instituição. Então tem restrição de acesso temporário.
Neste caso deve ter medidas de proteção e segurança para a custódia e disseminação.

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Conclusão
Com este trabalho podemos concluir que as técnicas de arquivos são muito
importantes para o bom funcionamento de qualquer empresa pois assim a mesma
pode recorrer ao arquivo sempre que necessário para adquirir a informação que
procuram, sempre em segurança para não comprometer os ficheiros.

Figura 2-arquivo do futuro

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Bibliografia
Araújo, M. (7 de 6 de 2019). 5 técnicas de arquivamento de documentos que você
precisa conhecer. Obtido de https://www.eboxdigital.com.br/blog/conheca-
agora-5-metodos-de-arquivamento-para-documentos
desconhecido. (18 de 09 de 2020). Métudo concurso. Obtido de Métudo concurso:
https://www.metodoconcursos.com.br/2020/11/classificacao-de-documentos-
de-arquivo.html
desconhecido. (09 de 02 de 2023). wikipedia. Obtido de
https://pt.wikipedia.org/wiki/Arquivo

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