E Book Arquivologia Assuntos Indispensaveis para Sua Preparacao PF Agente Administrativo

Arquivologia -
Assuntos Indispensáveis
para a sua Preparação
Polícia Federal - Agente Administrativo
Professor: Elvis Miranda
FICHA TÉCNICA DO MATERIAL
grancursosonline.com.br
CÓDIGO:
1272023740
TIPO DE MATERIAL:
E-book
TÍTULO:
PF - Agente Administrativo - Assuntos Indispensáveis
para a Sua Preparação - Arquivologia
PROFESSOR:
Elvis Miranda
ÚLTIMA ATUALIZAÇÃO:
7/2023
PF - AGENTE ADMINISTRATIVO - ARQUIVOLOGIA
Sumário
CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA.......................................................4
CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS..................................................................................7
CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS...........................................................................9
CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS...................................................................................12
AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS.......................................................................................14
PROCEDIMENTOS DE TRANSFERÊNCIA E DE RECOLHIMENTO................................17
PROTOCOLO.....................................................................................................................17
PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS...........................................................................20
CORRESPONDÊNCIAS.....................................................................................................20
PROCESSO........................................................................................................................21
PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS................................................................................24
MICROFILMAGEM.............................................................................................................29
ACONDICIONAMENTO E ARMAZENAMENTO DE DOCUMENTOS...............................47
ARQUIVAMENTO HORIZONTAL E ARQUIVAMENTO VERTICAL..................................48
MODELOS DE ARQUIVOS E TIPOS DE PASTAS............................................................49
ARQUIVAMENTO E ORDENAÇÃO DE DOCUMENTOS..................................................53
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Elvis Miranda
Bacharel em Arquivologia e em Biblioteconomia pela Universidade de Brasília, com pós-graduação em
Gerência de Projetos. É Analista Judiciário do TJDFT, na área de Arquivologia, desempenhando também
a função de Gestor Executivo do Projeto de Modernização de Arquivos do TJDFT. Autor de obras voltadas
para concursos públicos na área de Arquivologia.
CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA
Para iniciarmos o estudo da arquivologia, é essencial compreendermos alguns conceitos

básicos relacionados a essa disciplina. Normalmente, esses conceitos são abordados no
início dos editais de concursos e nos livros sobre arquivologia.
Arquivo
Começaremos pelo conceito de arquivo, que é uma das definições mais frequentemente
cobradas em provas, como podemos observar em questões anteriores. A bibliografia oferece
várias definições para a palavra arquivo. Em alguns casos, o termo “arquivo” pode se referir
a um móvel utilizado para guardar documentos, como aquele que você pode ter em casa.
Também pode designar o setor de uma empresa responsável pela guarda dos documentos
ou até mesmo uma instituição criada para organizar e preservar documentos acumulados por
outras entidades, como é o caso do Arquivo Nacional.
No entanto, a definição mais comumente utilizada, e que costuma ser cobrada em provas,
é a seguinte: “arquivo é o conjunto de documentos acumulados por uma pessoa física ou jurí-
dica, em diversos suportes, ao longo de sua existência, que servem como evidência de suas
transações ou atividades”. É importante mencionar que essa definição pode variar de autor
para autor, mas a ideia central é a mesma.
Dentre as diversas definições de arquivo apresentadas na literatura, algumas destacam-se:
Arquivo é a acumulação ordenada de documentos, em sua maioria textuais, criados por uma
instituição ou pessoa no decorrer de suas atividades, e preservado com a finalidade de atin-
gir seus objetivos, visando à utilidade que poderão oferecer no futuro. – Marilena Leite Paes
Arquivar é guardar qualquer espécie de documento visando à facilidade de encontrá-lo
quando necessário. – Heloísa Almeida Prado
Arquivo é o conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coleti-
va, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, indepen-
dentemente do suporte. – Dicionário de Terminologia Arquivística do Arquivo Nacional
Suporte
É importante observar que o conceito de arquivo envolve um termo peculiar para aque-
les que estão começando a estudar arquivologia: o suporte. O suporte é o material no qual a
informação é registrada no momento da criação do documento. Em outras palavras, é a parte
física do documento. Embora isso possa parecer complicado à primeira vista, a ideia é mais
simples do que parece.
O suporte é o material utilizado para gravar as informações contidas nos documentos.
Por exemplo, a sua certidão de nascimento foi confeccionada em papel, assim como o seu
diploma do ensino médio ou a escritura do seu imóvel. Portanto, podemos dizer que o papel
é um dos suportes utilizados em arquivos. No entanto, é importante ressaltar que os docu-
mentos acumulados por uma pessoa ou instituição podem estar em diferentes suportes,
como mídias digitais, fitas de vídeo, fitas cassete, papiro, pergaminho, argila, pedra e outros.
É fundamental compreender que os arquivos não são compostos apenas por documentos
em papel. Documentos gravados em formato digital também fazem parte do arquivo de uma
pessoa ou instituição. Esse tema, inclusive, é frequentemente abordado em questões de
diversas bancas examinadoras.
Portanto, é essencial compreender que o arquivo consiste em um conjunto de documen-
tos que foram acumulados por uma pessoa ou instituição, independentemente do suporte
utilizado. Cada documento arquivado serve como prova de uma atividade realizada pela
entidade acumuladora. Por exemplo, sua certidão de nascimento serve como prova de seu
nascimento, seu diploma universitário comprova que você concluiu o curso e um recibo serve
como comprovante de um pagamento realizado.
Em resumo, com base na definição apresentada, podemos chegar às seguintes
conclusões:
• Arquivo é um conjunto de documentos;

• Os arquivos não são exclusivos das empresas; as pessoas físicas também acumulam
documentos ao longo de suas vidas e formam seus próprios arquivos;
• Cada documento arquivado comprova uma atividade realizada pela entidade
acumuladora;
• Os documentos podem ser registrados em diferentes suportes, não se limitando
apenas ao papel.
É comum que as questões de prova abordem esses detalhes. Muitas vezes, o exami-
nador elabora as afirmações de forma complexa, o que pode confundir o(a) candidato(a).
No entanto, ao prestar atenção nos conceitos apresentados, é possível identificar a res-
posta correta.
Função e finalidades dos arquivos
É importante compreender a função e finalidade do arquivo, que é o setor responsável

pela guarda dos documentos em uma instituição. Segundo a bibliografia adotada pela maio-
ria das bancas de concurso, a função básica do arquivo é tornar as informações contidas no
acervo documental disponíveis. Isso significa organizar a documentação de maneira eficiente
para que as informações possam ser encontradas rapidamente, quando necessário. Essa
função do arquivo auxilia a administração nas tomadas de decisão, os funcionários na busca
de soluções para as atividades do dia a dia e os clientes que procuram informações sobre
seus direitos na empresa. Além disso, ao longo do tempo, os documentos de arquivo passam
a testemunhar os fatos ocorridos durante o período em que foram criados e acumulados,
tornando-se base para a preservação da história não apenas da instituição, mas também da
sociedade como um todo.
Diferenças básicas entre arquivo e biblioteca
Quanto às diferenças básicas entre arquivo e biblioteca, é importante destacar que essas
são áreas distintas, embora muitas vezes confundidas. Algumas diferenças fundamentais
entre elas são:
• Enquanto o arquivo conserva documentos para fins funcionais, as bibliotecas conser-

vam documentos para fins culturais;
• No arquivo, os documentos são acumulados organicamente, refletindo as atividades
da entidade acumuladora, enquanto na biblioteca os documentos são adquiridos por
meio de compra, doação ou permuta;
• Os documentos de arquivo existem em um único exemplar ou em número limitado de
cópias, enquanto nas bibliotecas há numerosos exemplares de cada documento;
• As bibliotecas seguem uma classificação padronizada internacionalmente, enquanto
cada arquivo possui sua própria lógica de organização, de acordo com a instituição a
que está vinculado.
Essas diferenças entre arquivo e biblioteca são frequentemente abordadas em questões

de concursos anteriores. É importante ficar atento(a) para não confundir as características
de uma área com a outra.
CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS
Ao reunirmos documentos em um local organizado e acessível, chamamos esse local de

arquivo, como já aprendemos anteriormente. Os arquivos podem ser classificados de acordo
com alguns critérios apresentados na bibliografia arquivística. Vamos explorar essas classi-
ficações juntos.
Classificação quanto aos estágios de evolução dos documentos
Durante sua existência, os documentos passam por três fases distintas, conhecidas como
estágios de evolução dos arquivos ou documentos. Esses estágios são:
• Arquivo de primeira idade ou correntes: nesse estágio, armazenamos os documentos

mais recentes e frequentemente utilizados pela instituição.
• Arquivos de segunda idade ou intermediários: aqui são mantidos os documentos que
já foram resolvidos e estão aguardando um prazo de prescrição administrativa/jurídica.
• Arquivo de terceira idade ou permanente: nessa etapa, conservamos os documentos
que já prescreveram administrativamente, mas são mantidos devido ao seu valor his-
tórico para a sociedade.
É importante ressaltar que a separação dos documentos em cada uma dessas idades, o
tempo que um documento permanece em cada estágio e se todos os documentos passam
por essas três idades serão abordados em detalhes posteriormente. Por ora, é suficiente
entender que esses conceitos representam a classificação dos arquivos quanto aos estágios
de evolução.
Classificação quanto à entidade mantenedora
Conforme já vimos, cada arquivo está vinculado a uma entidade, seja uma pessoa física
ou jurídica. Ao analisar a entidade, podemos classificar os arquivos em públicos, institucio-
nais, comerciais e familiais/pessoais. Vejamos como essa classificação é apresentada:
• Arquivos públicos: são aqueles pertencentes a entidades governamentais e podem

ser subdivididos em federais, estaduais e municipais.
• Arquivos institucionais: referem-se a instituições educacionais, igrejas, corporações
sem fins lucrativos, sociedades e associações.
• Arquivos comerciais: são mantidos por empresas, corporações e companhias.
• Arquivos familiais ou pessoais: essa categoria abrange arquivos relacionados a
indivíduos ou famílias.
Geralmente, nas provas, o examinador não se aprofunda nas subdivisões de cada tipo
de arquivo mencionado. No entanto, é importante estar ciente de que os arquivos podem ser
divididos em públicos, institucionais, comerciais e familiais/pessoais, ou em públicos e priva-
dos, dependendo da bibliografia utilizada.
Classificação quanto à natureza dos documentos
Nessa classificação encontramos os arquivos especiais e especializados, com as seguin-

tes definições:
• Arquivos especiais: são aqueles que abrigam documentos em diferentes formatos

físicos, como fotografias, discos, fitas, microformas, slides, disquetes, CD-ROMs, exi-
gindo tratamento especial em relação ao armazenamento, registro, acondicionamento,
controle, conservação, entre outros aspectos.
É importante observar que essa definição inclui materiais que se tornaram obsoletos
nos últimos anos, como discos (na área musical), disquetes e CDs (na área de informática),
por exemplo.
• Arquivos especializados: são aqueles que custodiam documentos resultantes da

experiência humana em um campo específico, independentemente de sua forma
física. Por exemplo, arquivos médicos ou hospitalares, arquivos de imprensa, arquivos
de engenharia, entre outros. Esses arquivos também são chamados, de forma impre-
cisa, de arquivos técnicos.
É válido ressaltar que um arquivo pode ser tanto especial quanto especializado. A dis-
tinção está relacionada ao local em que se guarda os documentos, e não aos documentos
individualmente. Um arquivo especial é aquele que armazena documentos em diferentes
materiais, como mídias digitais, exigindo cuidados especiais devido às suas características
físicas. Por outro lado, um arquivo especializado reúne documentos de uma área específica
do conhecimento. Um documento da área de arquitetura, por exemplo, estará arquivado em
um arquivo especial se todos os documentos ali exigirem cuidados especiais devido ao seu
formato físico, e estará em um arquivo especializado se todos os documentos naquele local
forem da mesma área.
Classificação quanto à extensão de sua atuação
A classificação quanto à extensão de atuação dos arquivos está relacionada ao local em

que estão instalados na instituição e ao público-alvo, especialmente na fase corrente do ciclo
de vida dos documentos. É importante lembrar que abordaremos o ciclo vital dos documen-
tos de maneira mais detalhada posteriormente.
Nesse contexto, temos os seguintes tipos de arquivos:
• Arquivos setoriais: são estabelecidos junto aos órgãos operacionais de uma institui-
ção, desempenhando funções de arquivo corrente.
• Arquivos centrais ou gerais: são destinados a receber os documentos correntes
provenientes de diversos setores que compõem a estrutura de uma instituição, centra-
lizando as atividades de arquivo corrente.
É essencial destacar que os arquivos setoriais e centrais estão relacionados à fase cor-
rente do ciclo vital dos documentos, não à fase intermediária ou permanente, como às vezes
pode ser afirmado de forma incorreta em questões de prova.
CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS
No módulo anterior, estudamos o arquivo como um local que armazena documentos,

considerando a forma como eles são classificados. Neste tópico, nosso foco será no próprio
documento. A bibliografia da arquivologia oferece diversos critérios para classificar os docu-
mentos de forma mais específica.
Classificação quanto ao gênero
Primeiramente, precisamos entender o conceito de gênero dos documentos. De acordo

com os dicionários técnicos de arquivologia, o gênero documental está relacionado aos con-
juntos de símbolos ou signos utilizados para registrar a informação. Em outras palavras,
quando desejamos registrar e transmitir informações em um documento, utilizamos símbolos
como letras, sons, imagens, entre outros.
Com base nesses símbolos, encontramos diferentes gêneros nos arquivos. Segundo a
obra de Marilena Leite Paes, podemos identificar os seguintes gêneros documentais:
• Escritos ou textuais: documentos manuscritos, datilografados ou impressos;

• Cartográficos: documentos em formatos e dimensões variáveis que apresentam repre-
sentações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia, como mapas, plantas e perfis;
• Iconográficos: documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, que
contêm imagens estáticas, como fotografias, diapositivos, desenhos e gravuras;
• Filmográficos: documentos em películas cinematográficas e fitas magnéticas de

imagem, com ou sem trilhas sonoras, contendo imagens em movimento, como filmes
e fitas videomagnéticas;
• Sonoros ou fonográficos: documentos com dimensões e rotações variáveis que contêm
registros fonográficos, como discos e fitas audiomagnéticas;
• Micrográficos: documentos em suporte fílmico resultantes da microrreprodução de
imagens, utilizando técnicas específicas, como rolos de microfilme, microfichas, jaque-
tas e cartões-janela;
• Informáticos: documentos produzidos, tratados ou armazenados em computador,
como disquetes e discos rígidos.
Os nomes dos gêneros documentais estão diretamente relacionados aos seus significa-
dos. Por exemplo, documentos que contêm informações em forma de texto são classifica-
dos como gênero escrito ou textual, o qual é o mais comum nos arquivos. Exemplos desse
gênero incluem ofícios, memorandos, relatórios e requerimentos.
Documentos cartográficos são aqueles que apresentam representações gráficas em
escala reduzida de áreas geográficas. Os documentos iconográficos, por sua vez, registram
informações por meio de imagens estáticas, sendo a fotografia o exemplo mais comum. No
caso do gênero filmográfico, também conhecido como audiovisual, temos documentos com
imagens em movimento, que podem ou não incluir som.
Os documentos sonoros registram informações por meio de áudio, enquanto os micro-
gráficos são cópias de documentos obtidas por meio da microrreprodução de imagens em
suportes fílmicos. Por fim, os documentos informáticos são aqueles produzidos, tratados ou
armazenados em formato digital.
Classificação quanto à forma
Outro critério relevante para a classificação dos documentos é a forma. Esse critério
diz respeito aos estágios de preparação ou transmissão do documento. Podemos citar três
formas principais:
• Minuta ou rascunho: nesse estágio, o documento ainda não está finalizado e pode
sofrer alterações.
• Original: trata-se da versão definitiva e assinada do documento, que possui validade
jurídica. Um documento original pode ter uma ou mais vias.
• Cópia: quando o original é reproduzido para fins de divulgação ou transmissão da
informação, seja por meio de digitalização ou cópia reprográfica.
Essas formas do documento representam diferentes estágios de sua existência, desde a

elaboração inicial até sua versão final ou reprodução.
Classificação quanto ao formato
Além da forma, também é relevante considerar o formato do documento. O formato refe-

re-se à configuração física do suporte utilizado para confeccionar o documento. No caso dos
documentos em papel, podemos encontrar diversos formatos, como livro, caderno, ficha,
apostila, cartão, entre outros. É importante observar que o formato também se aplica aos
documentos em meio digital, indicando o programa ou formato de arquivo em que o docu-
mento foi gerado.
Classificação quanto à técnica de registro
A técnica de registro de um documento é o método utilizado para gravar a informação no

suporte escolhido. Podemos identificar diferentes técnicas de registro, tais como manuscrito
(escrito à mão), impresso (produzido por meio de impressora), mimeografado (utilizando o
mimeógrafo), ou até mesmo esculpido em materiais como pedra. Essas técnicas de registro
influenciam a aparência física e o estilo do documento.
Classificação quanto à espécie
A espécie documental refere-se à configuração que um documento assume com base

na disposição e natureza das informações que ele contém. Em outras palavras, a espécie
é determinada pelo modelo ou formato utilizado para confeccionar o documento, bem como
pelas informações presentes nele. Exemplos de espécies documentais incluem certidão,
contrato, boletim, atestado, ata e alvará. Cada espécie possui características específicas em
relação à sua estrutura e conteúdo.
Classificação quanto à tipologia
A tipologia documental está relacionada à configuração específica que uma espécie

documental adquire de acordo com a atividade que a gerou. Em outras palavras, a tipologia
combina uma espécie documental com sua função ou atividade. Podemos pensar na tipo-
logia como uma fórmula que inclui espécie + atividade ou função para descrever o tipo de
documento. Por exemplo, certidão de nascimento, contrato de trabalho, boletim escolar e ata
de reunião são exemplos de tipologias documentais que combinam a espécie com a ativi-
dade específica do documento.
Classificação quanto à natureza do assunto
Um critério adicional de classificação é a natureza do assunto dos documentos, que os

divide em ostensivos e sigilosos. Os documentos ostensivos são aqueles cuja divulgação
não prejudica a administração ou a segurança da informação. Já os documentos sigilosos
requerem medidas especiais de salvaguarda devido à sua natureza sensível. Esses docu-
mentos são regulamentados por legislação específica, como a Lei de Acesso à Informação,
e exigem cuidados especiais em relação ao seu acesso e divulgação.
É importante ressaltar que a classificação dos documentos é fundamental para a organi-
zação e recuperação eficiente das informações contidas nos arquivos. Ao aplicar os critérios
de classificação, é possível agrupar os documentos de forma coerente, facilitando sua loca-
lização e utilização posterior.
CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS
Os documentos possuem um ciclo de vida composto por três fases essenciais: idade
corrente, idade intermediária e idade permanente. Cada fase desempenha um papel crucial
na gestão eficiente dos documentos, garantindo sua preservação adequada e a destinação
correta ao longo do tempo.
Valor dos Documentos: Primário e Secundário
Para entender os critérios de manutenção dos documentos nos arquivos, há que se

compreender os conceitos relacionados aos valores primário e secundário dos documentos
durante o processo de avaliação. Esses valores são fundamentais para determinar o tempo
de guarda e a destinação final de cada documento.
O valor primário, também conhecido como valor administrativo, refere-se à utilidade e
importância do documento para o funcionamento e gestão da instituição. Documentos com
valor primário são aqueles necessários para que as atividades da instituição sejam realiza-
das no dia a dia e que podem ser questionados administrativa, fiscal ou juridicamente pelas
partes envolvidas.
Por outro lado, o valor secundário, ou valor histórico, relaciona-se à importância do docu-
mento como fonte de informações e evidências para a preservação da história da instituição
e da sociedade. São documentos que têm potencial de responder a questões técnicas, como
pesquisas, projetos, publicações, entre outros.
A avaliação dos documentos considera esses dois valores para definir os prazos de
guarda e a destinação final de cada documento. Através da análise criteriosa realizada por
uma Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD), é possível determinar
quais documentos devem ser mantidos por períodos específicos, quais podem ser elimina-
dos e quais possuem valor histórico e devem ser preservados permanentemente.
Com relação às três idades do ciclo vital, é importante destacar que nas duas primeiras
idades (corrente e intermediária), os documentos são preservados em função do valor primá-
rio (administrativo), e na terceira idade (permanente), os documentos são preservados em
função do valor secundário (histórico). Este é um detalhe cobrado com muita frequência nas
questões relacionadas à guarda dos documentos de arquivo.
Entender e aplicar os conceitos dos valores primário e secundário dos documentos é

essencial para uma gestão eficiente de documentos e arquivos, garantindo a preservação da
informação relevante para a instituição e a sociedade, além de otimizar recursos e facilitar a
organização e busca de informações.
Idade Corrente: O Presente Ativo
Na fase corrente, os documentos estão em uso ativo, pois são necessários para as ati-
vidades cotidianas da instituição. Eles são considerados documentos atuais e estão locali-
zados em áreas de fácil acesso, prontos para serem consultados e utilizados. Durante essa
fase, os documentos são mantidos pelo tempo necessário para a conclusão das tarefas e
processos aos quais estão relacionados.
Idade Intermediária: Uma Ponte para a Eternidade ou Eliminação
Após a conclusão das atividades relacionadas a um documento, ele pode ser transferido
para a fase intermediária. Nessa fase, os documentos ainda possuem valor administrativo
e jurídico, mas são acessados com menos frequência do que na fase corrente. Eles são
armazenados em locais apropriados, garantindo sua preservação e acesso, se necessário.
A idade intermediária serve como um período de garantia administrativa e jurídica para os
documentos antes de sua destinação final.
Idade Permanente: Preservando a História
Os documentos que possuem valor histórico, cultural ou informativo são destinados à

fase permanente. Essa é a etapa final do ciclo vital dos documentos. Os documentos perma-
nentes são recolhidos do arquivo intermediário para um arquivo permanente, onde são pre-
servados a longo prazo. Eles são considerados parte da memória institucional e da história
da sociedade. Os documentos permanentes fornecem informações valiosas que podem ser
utilizadas para pesquisas, estudos e preservação da identidade e evolução da instituição ao
longo do tempo.
AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS
Avaliação de documentos é o processo de análise de cada tipo de documento produ-

zido ou recebido por uma instituição. Essa análise tem o objetivo de determinar o tempo de
guarda adequado para cada documento e se ele possui importância histórica. A avaliação é
baseada nos valores primário (administrativo) e secundário (histórico) dos documentos.
Quem realiza a Avaliação?
A tarefa de avaliação não é responsabilidade de um único indivíduo, pois uma institui-

ção acumula documentos de diversas áreas e especialidades. Para garantir uma avalia-
ção precisa e abrangente, é necessário formar uma Comissão Permanente de Avaliação de
Documentos (CPAD), composta por profissionais de todas as áreas relacionadas à produção
documental da instituição. Essa comissão multidisciplinar tem a responsabilidade de analisar
cada documento e determinar seu prazo de guarda e destinação final.
Critérios de Avaliação
Durante a avaliação, são aplicados critérios específicos para determinar o prazo de

guarda e a destinação final dos documentos. Alguns critérios destacados pela especialista
Marilena Leite Paes incluem:
• Documentos que comprovam a organização e funcionamento da instituição devem ser

preservados e identificados como de guarda permanente (de importância histórica),
como origem, programas de trabalho, diretrizes, relatórios de atividades, normas e
documentos fiscais.
• Documentos que são importantes para responder questões técnicas relacionadas às
operações da organização devem ser mantidos, como pesquisas, projetos, material
didático ou publicações produzidas.
• Por outro lado, alguns documentos podem ser eliminados, como aqueles cujo conte-
údo está reproduzido em outros documentos, cópias cujos originais são preservados,
documentos de pura formalidade (convites, cartas de agradecimento) e documentos
obsoletos que não representam mais interesse para a administração.
Tabela de Temporalidade
No Brasil, os órgãos públicos seguem as orientações do Conarq (Conselho Nacional de

Arquivos). Uma das resoluções do Conarq determina que a eliminação de documentos deve
ocorrer após o processo de avaliação e seleção conduzido pelas respectivas Comissões Per-
manentes de Avaliação de Documentos (CPAD). Os órgãos e entidades só podem eliminar
documentos se possuírem uma CPAD constituída e com autorização da instituição arquivís-
tica competente.
A tabela de temporalidade é o instrumento que estabelece os prazos de guarda e a des-
tinação final dos documentos. Ela relaciona todos os tipos de documentos da instituição,
determinando quanto tempo cada um permanecerá nas fases corrente e intermediária, além
de indicar se será eliminado ou destinado ao arquivo permanente. Cada instituição deve
desenvolver sua própria tabela de temporalidade, levando em consideração a análise de
seus documentos e seguindo as diretrizes do Conarq. É importante ressaltar que os prazos
estabelecidos na tabela de temporalidade se aplicam não apenas a documentos em papel,
mas também a documentos em meio digital ou em outros suportes.
Para fins de melhor entendimento, destaco a seguir a estrutura de uma tabela de tempo-
ralidade, com exemplos fictícios:
Prazos de guarda
Assunto/tipologias Destinação
Código Observação:
documentais final
CORRENTE INTERM.
Regulamentos e Enquanto Guarda

012.4 - -
normas vigente Permanente
Controle de cópias de
021.5 2 anos - Eliminação -
materiais
Microfilmar
Pedidos de
025.1 5 anos 95 anos Eliminação na fase
aposentadorias
intermediária
Controle de greves Microfilmar

Guarda
028.6 e paralisações dos 5 anos 5 anos na fase
Permanente
servidores intermediária
Cumprimento do ciclo vital
É importante destacar que nem todos os documentos percorrem as três fases do ciclo vital,
como fica claro nos exemplos da tabela acima. Alguns documentos podem ter sua destinação
final determinada diretamente na fase corrente, enquanto outros podem ser encaminhados dire-
tamente para o arquivo permanente, sem passar pela fase intermediária. Essas decisões são
baseadas em critérios de avaliação específicos, que serão abordados no decorrer deste texto.
Compreender o ciclo vital dos documentos é fundamental para uma gestão eficiente de
arquivos. Ele fornece orientações claras para o controle, organização, preservação e descarte
adequado dos documentos ao longo do tempo. Ao aplicar corretamente o ciclo vital, é possível
garantir a eficiência na gestão documental, a otimização do espaço físico, a preservação da
memória institucional e o cumprimento das obrigações legais relacionadas aos documentos.
Vantagens da Avaliação
A avaliação de documentos traz diversas vantagens para uma instituição, como:
• ganho de espaço físico nos arquivos, devido à eliminação adequada de documentos

prescritos.
• maior facilidade na organização dos documentos restantes nos arquivos, já que o
volume diminui.
• agilidade na localização das informações, pois os documentos são mais bem organizados.
• economia de recursos na guarda dos documentos, como espaço, materiais e pessoal.
• preservação da história da instituição e da sociedade, identificando e preservando os
documentos de valor histórico.
Entender e aplicar os conceitos da avaliação de documentos não se limita apenas a insti-

tuições, mas também pode ser útil em arquivos pessoais. A falta de critérios adequados para
a eliminação de documentos e a falta de conhecimento sobre sua prescrição podem resultar
em arquivos pessoais abarrotados de documentos desnecessários, dificultando a organiza-
ção e a busca diária por informações importantes.
A avaliação de documentos, a elaboração da tabela de temporalidade e o cumprimento
do ciclo vital são fundamentais para uma gestão eficiente de documentos e arquivos. Ao
seguir esses princípios, é possível otimizar recursos, preservar a história e cumprir obriga-
ções legais relacionadas aos documentos.
PROCEDIMENTOS DE TRANSFERÊNCIA E DE RECOLHIMENTO
Os procedimentos de transferência e recolhimento de documentos desempenham um

papel fundamental no ciclo vital dos documentos.
A transferência de documentos ocorre quando eles são movidos do arquivo corrente
para o arquivo intermediário. Essa etapa é realizada por meio da preparação de um “termo
de transferência”, que lista os documentos que serão encaminhados ao arquivo intermediá-
rio. Essa transferência ocorre após o período de conclusão e resolução dos documentos no
arquivo corrente.
Já o recolhimento de documentos envolve a entrada dos documentos no arquivo perma-
nente. Nesse caso, os documentos podem vir tanto do arquivo corrente quanto do arquivo
intermediário. O recolhimento é realizado por meio do preenchimento de um “termo de reco-
lhimento”, que lista os documentos que serão incorporados ao arquivo permanente devido
ao seu valor histórico.
Os procedimentos de transferência e recolhimento são regulados pela tabela de tempora-
lidade, que estabelece os prazos de guarda e a destinação final de cada tipo de documento.
Esses procedimentos permitem uma gestão eficiente dos documentos, garantindo a preser-
vação daqueles com valor histórico e a organização adequada dos arquivos, facilitando a
localização e recuperação das informações quando necessário.
Sendo estatisticamente o assunto mais cobrado pelas diversas bancas nas questões
de arquivologia, é de suma importância a resolução de um grande número de questões
deste assunto.
PROTOCOLO
Nesta altura, você já estudou o ciclo vital dos documentos, onde é abordada a importân-
cia da idade corrente, em que os documentos estão sendo resolvidos e amplamente utiliza-
dos. Nessa fase, é fundamental que os documentos circulem entre as áreas envolvidas no
assunto em questão, a fim de realizar os procedimentos necessários para sua resolução.
Esse processo de circulação é conhecido como tramitação.
Protocolo e Tramitação dos documentos
De acordo com a bibliografia arquivística, tramitação é o percurso que o documento

segue desde sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa.
Também pode ser chamado de movimentação ou trâmite. Podemos entender, portanto, que
a tramitação é o caminho percorrido pelo documento desde sua origem até ser efetivamente
resolvido. Cada documento terá sua própria tramitação, baseada no assunto que ele aborda.
Por exemplo, uma solicitação de licença maternidade que tenha sido requerida por uma ser-
vidora será tramitada pelos setores envolvidos no assunto, como recursos humanos, setor
jurídico e setor financeiro.
É comum encontrarmos um grande volume de documentos em tramitação em institui-
ções, especialmente em órgãos governamentais, onde cada documento segue seu caminho
rumo à resolução de seu assunto. Em alguns casos, os documentos podem até passar por
diferentes órgãos durante sua tramitação, dependendo do assunto neles abordado.
Protocolo e o ciclo vital dos documentos
É essencial implementar mecanismos para controlar a tramitação dos documentos, a fim

de acompanhar seu andamento e evitar possíveis perdas durante o processo de resolução.
Essa atividade de controle é conhecida como PROTOCOLO, e deve ser realizada na fase
corrente do ciclo de vida dos documentos.
É importante destacar que nas fases intermediária e permanente do ciclo de vida dos
documentos, não se aplica a atividade de protocolo, já que não existe mais a “tramitação” dos
documentos. Esse ponto é importante e pode ser cobrado em provas, portanto, fique atento(a).
Atividades de Protocolo
O protocolo envolve uma série de procedimentos que garantem o efetivo controle da

tramitação dos documentos. Em empresas menores, o controle pode ser feito por meio de
um livro de protocolo, onde são registrados os documentos que entram na instituição, suas
entregas e movimentações. No entanto, em órgãos públicos e empresas de grande porte, é
comum contar com um setor exclusivo para cuidar dessas atividades, conhecido como Pro-
tocolo. Vamos detalhar as etapas de controle realizadas pelo protocolo:
• Recebimento: o setor de protocolo é responsável por receber toda a documentação

que entra na instituição, seja por malote de outros órgãos, pelos Correios ou documen-
tos internos entregues pelos setores. Essa etapa é fundamental para registrar a entrada
dos documentos e fornecer um comprovante de protocolo ao usuário. Em órgãos públi-
cos, é comum ter um balcão de atendimento onde as solicitações são recebidas. Em
sua rotina diária, ao lidar com órgãos públicos, você provavelmente passa por essa
etapa de recebimento, mesmo que não seja chamada explicitamente de protocolo.
• Registro: após o recebimento, os documentos são lidos e seus dados básicos são
identificados e cadastrados em um sistema de controle. Atualmente, é comum utilizar
sistemas informatizados para essa finalidade. Antigamente, fichas de protocolo eram
usadas para registrar essas informações. O registro é essencial para a localização
posterior dos documentos quando necessário, pois os dados cadastrados no sistema
de controle permitem a busca e recuperação eficientes. Portanto, um documento regis-
trado formalmente passa a existir formalmente na instituição e é controlado.
• Autuação: em muitos casos, os documentos são transformados em processos, princi-
palmente em âmbito público. Essa transformação é chamada de autuação. Durante a
autuação, os documentos são organizados em capas de cartolina, numerados, carim-
bados e rubricados. Na capa, são incluídas informações sobre o assunto, o nome do
interessado, o setor responsável e um número de controle, que será o número do pro-
cesso. A autuação é uma atividade exclusiva do protocolo dentro do órgão público.
• Classificação: nesta etapa, os documentos são separados e organizados de acordo
com o destinatário ou a área responsável pelo assunto tratado. A separação por área
ou assunto é conhecida como classificação. É importante que os servidores do proto-
colo tenham um bom conhecimento da instituição para identificar corretamente a área
responsável por cada assunto. Às vezes, os documentos precisam ser encaminhados
para outros órgãos, formando os chamados malotes. Um plano de classificação pode
ser adotado pelo protocolo, relacionando os assuntos da instituição com seus respec-
tivos códigos e áreas envolvidas, facilitando a identificação correta.
• Expedição/Distribuição: nesta etapa, os documentos são entregues aos destinatá-
rios. Quando o destinatário é externo à instituição, a entrega é chamada de expedição.
Dependendo da situação, o protocolo pode realizar a entrega diretamente ou por meio
do serviço postal. Já a distribuição ocorre quando os documentos são entregues aos
destinatários internos do órgão.
• Controle/Movimentação: após a distribuição dos documentos, é importante criar
mecanismos de controle que permitam acompanhar sua tramitação e movimentação.
Isso pode ser feito por meio de um livro de protocolo, fichas de controle ou sistemas
informatizados. A cada movimentação do documento, é registrado o local para onde foi
encaminhado. Isso permite ter um histórico das movimentações e saber onde o docu-
mento está no momento desejado, bem como por onde já passou.
É importante ressaltar que a implantação de sistemas informatizados para criação e tra-

mitação de documentos não elimina as atividades de protocolo. Pelo contrário, as etapas de
controle são incorporadas ao sistema, como recebimento, registro, autuação, classificação,
expedição/distribuição e controle/movimentação. O próprio sistema executa essas ativida-
des de protocolo, que podem ser identificadas, da mesma forma que nos documentos físi-
cos em papel.
Procedimentos relacionados a documentos particulares e sigilosos
Quando se trata de documentos particulares e sigilosos, o protocolo deve adotar proce-

dimentos especiais, uma vez que esses documentos só podem ser abertos pelo destinatário.
Essa restrição é respaldada não apenas por questões arquivísticas, mas também por ques-
tões legais. Conforme estabelecido na Constituição Federal, a correspondência e as comu-
nicações telegráficas, de dados e telefônicas são invioláveis, salvo por ordem judicial, em
casos específicos relacionados a investigações criminais ou processos penais.
Para documentos particulares e sigilosos, o protocolo deve simplesmente separá-los e
encaminhá-los aos destinatários corretos. Embora não seja realizado o registro formal desses
documentos, ainda é necessário um controle do recebimento e entrega, geralmente por meio
de um livro de protocolo ou sistema específico (sendo comum o uso de um controle manual
devido ao número reduzido de documentos desse tipo).
Cabe ressaltar que documentos particulares e sigilosos não são registrados no protocolo
da mesma forma que os documentos ostensivos. É essencial compreender essa distinção,
uma vez que pode haver questões em provas que explorem a inversão conceitual.
Não se esqueça que “protocolo” é, sem dúvida, um dos temas mais abordados nas questões
de arquivologia, de forma que a chance deste assunto aparecer na sua prova é relativamente alta.
PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS
Este tópico trata dos procedimentos a serem seguidos no tratamento de correspondências

e processos nos órgãos públicos. Esses procedimentos estão intimamente ligados ao setor
de protocolo e são fundamentais para o bom funcionamento das atividades administrativas.
CORRESPONDÊNCIAS
Antes de tudo, é importante definir o que são correspondências no contexto institucional.

Correspondência é qualquer forma de comunicação escrita, seja ela destinada a pessoas
físicas, jurídicas ou entre órgãos e servidores de uma mesma instituição. Esses documentos
podem ser criados internamente ou recebidos de fontes externas, e têm como objetivo resol-
ver assuntos diversos. Por exemplo, memorandos, ofícios, relatórios, atas e requerimentos
são todos considerados correspondências.
Classificação das Correspondências
Internas ou Externas
As correspondências podem ser classificadas de acordo com o destino e a procedência.

Correspondências internas são aquelas trocadas entre setores ou áreas dentro da mesma
instituição, enquanto as correspondências externas envolvem a comunicação entre institui-
ções distintas ou com pessoas físicas. É importante ressaltar que essa classificação se refere
à circulação dos documentos dentro ou fora da instituição, não à sua localização física.
Oficiais ou Particulares
Além disso, as correspondências podem ser classificadas como oficiais ou particulares.

Correspondências oficiais tratam de assuntos relacionados ao serviço ou às atividades da
instituição, enquanto as particulares são de interesse pessoal dos funcionários ou servidores.
Essa diferenciação é relevante no serviço de protocolo, pois as correspondências particula-
res devem ser identificadas e encaminhadas diretamente ao destinatário, sem serem abertas
previamente.
PROCESSO
O processo é um conjunto de documentos reunidos oficialmente durante uma ação admi-

nistrativa ou judicial, formando uma unidade de arquivamento. Para entender melhor, pense
nas correspondências que se transformam em processos quando precisam passar por dife-
rentes setores ou órgãos, sendo analisadas e recebendo acréscimo de novos documentos
ao longo do seu trajeto.
Atualmente, muitos órgãos públicos adotam processos eletrônicos, mas ainda há um
grande volume de processos em papel. Independentemente do formato, é importante conhe-
cer os procedimentos relacionados ao processo.
Procedimentos administrativos vinculados aos processos
Autuação
A autuação é o processo de transformar a correspondência recebida no protocolo em um

processo. Também conhecida como abertura ou formação de processo, essa etapa ocorre na
unidade protocolizadora. Durante a autuação, a correspondência é acondicionada em uma
capa de cartolina, numerada sequencialmente, carimbada e rubricada em cada folha. Além
disso, os dados básicos são cadastrados em um sistema e um número é atribuído ao pro-
cesso para identificá-lo. Uma etiqueta com os dados do processo é colada na capa.
Após a autuação, o processo está pronto para ser distribuído e tramitar pelos setores
competentes, cumprindo seus objetivos.
Numeração de folhas
Todas as folhas do processo devem ser numeradas, carimbadas e rubricadas. Essa

numeração tem como objetivo garantir a segurança do processo e evitar extravios ou frau-
des. Algumas diretrizes padrão incluem numerar as folhas em ordem crescente, apenas na
frente (não no verso) e no canto superior direito. Caso haja algum erro, a numeração incor-
reta deve ser inutilizada e uma nova numeração deve ser feita ao lado.
As primeiras folhas do processo são numeradas durante a autuação no protocolo. À
medida que o processo tramita, cabe ao setor que inclui novos documentos conferir se não
houve erros de numeração nas páginas inseridas pelo setor anterior.
Juntada de documentos
Conforme o processo tramita, novos documentos são adicionados e passam a fazer parte
dele. Esse acréscimo de documentos é chamado de juntada. Existem dois tipos de juntada:
por anexação e por apensação.
A juntada por anexação ocorre quando os documentos são definitivamente incorpora-
dos ao processo, tornando-se parte integrante dele. Essa é a forma mais comum de jun-
tada. Nesse caso, os documentos são inseridos ao final do processo e recebem numeração
em cada folha. É importante ressaltar que, ao serem anexados, os documentos perdem
sua autonomia como documentos isolados. Em situações excepcionais, esses documentos
podem ser retirados do processo, conforme veremos posteriormente.
Já a juntada por apensação ocorre quando um processo é temporariamente reunido
a outro processo, mantendo sua numeração e autonomia. Os processos são literalmente
“amarrados” uns aos outros e tramitam juntos por um determinado período. Essa situação é
comum quando os processos tratam de assuntos complementares, e a união facilita o estudo
e a tomada de decisões. Durante a apensação, qualquer andamento em um dos processos
é replicado automaticamente no outro, pois ambos estão juntos.
Desapensação
A desapensação ocorre quando dois processos anteriormente apensados são separa-

dos. Nesse procedimento, os processos passam a tramitar independentemente, e essa sepa-
ração é registrada no sistema de protocolo como um novo andamento. A desapensação deve
ser realizada antes dos processos serem arquivados.
Abertura de novos volumes
Quando um processo atinge um número excessivo de folhas e não cabe mais em uma
única capa, ele é dividido em volumes. Cada volume é uma nova capa que continuará a
numerar as folhas do processo. Geralmente, um limite comum é de 200 folhas por volume.
Quando um volume é preenchido, é feito um termo de encerramento indicando que um novo
volume será aberto. Essa continuação é registrada no termo de abertura do próximo volume.
Desentranhamento
O desentranhamento refere-se à remoção definitiva de folhas ou documentos de um pro-

cesso, mediante justificativa. Esse procedimento ocorre quando há interesse do órgão ou enti-
dade responsável ou a pedido do interessado. O desentranhamento também ocorre quando
é identificada a anexação indevida ou duplicação de documentos, ou quando é necessário
utilizar o original de um documento com terceiros (pessoa física, pessoa jurídica, órgãos ou
entidades públicas, entre outros) ou em outro processo já existente.
É importante ressaltar que o desentranhamento não é um procedimento comum, e deve
ser realizado com autorização de uma autoridade competente. Ao retirar um documento,
deve-se inserir no processo um termo que indique claramente que o documento foi removido
de forma legal, a fim de evitar dúvidas futuras.
Desmembramento
O desmembramento, por sua vez, consiste na remoção de folhas ou documentos de um

processo de forma definitiva, mediante justificativa, com o objetivo de criar um novo pro-
cesso. Ao contrário do desentranhamento, em que os documentos são removidos sem a
finalidade de formar um novo processo, o desmembramento envolve a separação dos docu-
mentos para criar um ou mais processos independentes.
Podemos fazer uma analogia com uma apostila de concurso que contém várias discipli-
nas. No desmembramento, as disciplinas são separadas e encadernadas individualmente,
resultando em várias apostilas menores. Da mesma forma, em um processo, em algumas
situações em que diferentes assuntos são tratados, a autoridade competente pode decidir
pelo desmembramento, criando dois ou mais processos separados.
Esse procedimento deve ser realizado no protocolo, onde a documentação removida
será autuada, dando origem a um novo processo. No processo original, deve ser registrado
o respectivo desmembramento.
Diligência
Diligência é um ato investigatório ou de pesquisa realizado em um processo, com o obje-

tivo de esclarecer, averiguar ou complementar informações equivocadas ou incompletas.
Trata-se de um procedimento em que o processo é encaminhado novamente aos setores
pelos quais já tramitou, a fim de corrigir alguma falha identificada.
Encerramento ou arquivamento
O encerramento ou arquivamento é o procedimento de conclusão de um documento ou

processo, seguido pelo envio ao arquivo. Quando um processo é encerrado ou arquivado,
isso significa que foi resolvido.
O arquivamento consiste na guarda do documento avulso ou do processo cuja tramitação
foi encerrada. Isso ocorre quando a ação administrativa que originou o documento é finali-
zada. Existem três situações principais que levam ao arquivamento de um processo:
• Por meio do deferimento ou indeferimento do pleito, ou seja, quando o pedido feito

pelo requerente é atendido ou não;
• Por meio da renúncia ou desistência expressa do interessado;
• Por decisão fundamentada da autoridade competente, que geralmente ocorre quando
o processo fica parado por um longo período aguardando manifestação do interessado
e este não se pronuncia.
PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS
A preservação adequada de documentos é essencial para garantir sua longevidade ao

longo do tempo. Cada documento tem um prazo de guarda definido, e é importante criar
condições que permitam sua conservação durante esse período. Exploraremos a seguir os
fatores físicos, químicos e biológicos que podem prejudicar a preservação dos documentos.
Fatores físicos
Os fatores físicos que afetam a conservação dos documentos estão relacionados às con-
dições ambientais e climáticas do local de armazenamento. A umidade, a temperatura e a
luminosidade desempenham papéis cruciais nesse contexto.
A umidade é um fator crítico. Tanto a umidade alta, propiciando o surgimento de mofo e
fungos, quanto a umidade baixa, resultando no ressecamento do material, podem ser preju-
diciais. Portanto, é importante manter um equilíbrio adequado de umidade.
Da mesma forma, a temperatura desempenha um papel fundamental. Uma temperatura

inadequada pode reduzir a vida útil dos documentos, especialmente papel e mídias digi-
tais. Portanto, é recomendado evitar temperaturas extremas e buscar um ambiente climati-
zado estável.
É essencial considerar que diferentes materiais requerem condições de armazenamento
específicas. Um estudo individualizado para cada tipo de material é importante, garantindo
ambientes adequados para documentos em papel, mídias digitais, fotografias, microfilmes
etc. Isso significa que materiais diferentes devem ser armazenados separadamente, em
ambientes climatizados distintos.
Mantendo a temperatura e umidade constantes, evitando oscilações, é possível preser-
var melhor os documentos. Recomenda-se o uso contínuo de ar-condicionado e desumidifi-
cadores para climatizar as áreas de armazenamento e filtrar impurezas do ar.
Fatores químicos
Os fatores químicos estão relacionados a substâncias que não devem entrar em contato
com os documentos, pois podem acelerar seu envelhecimento e reduzir sua vida útil. Poeira,
sujeira, fumaça e objetos ácidos são exemplos desses elementos prejudiciais.
A limpeza regular do ambiente e dos próprios documentos é essencial. Recomenda-se
utilizar panos úmidos e aspiradores de pó. É importante destacar que objetos ácidos podem
afetar a conservação dos documentos. O pH dos materiais desempenha um papel crucial
nesse contexto. Materiais ácidos, como fitas adesivas e certos tipos de papel, podem acele-
rar o envelhecimento e o amarelecimento dos documentos.
Para a confecção de documentos permanentes ou de longo prazo, é importante utilizar
materiais de qualidade, como papéis com pH neutro, que são produzidos sem acidez. A esco-
lha de tintas adequadas também é relevante, pois algumas tintas contêm acidez que pode
deteriorar o papel a longo prazo. O uso de papel reciclado deve ser evitado para documentos
de longa duração, pois geralmente apresenta alto nível de acidez.
A contaminação por objetos ácidos pode ocorrer quando eles são colocados em contato
com o papel, como fitas adesivas, colas, plásticos ou sacos plásticos. Essa contaminação
pode afetar a conservação dos documentos. Portanto, é necessário evitar essas práticas
prejudiciais.
Os produtos de limpeza utilizados no ambiente também devem ter pH neutro, para evitar
a contaminação dos documentos e do arquivamento. É importante lembrar que alimentos
também devem ser mantidos longe dos locais de armazenamento de documentos, pois resí-
duos de alimentos podem atrair insetos, microrganismos e roedores que causam danos aos
documentos.
Fatores biológicos
Os fatores biológicos referem-se aos seres vivos que podem comprometer a qualidade
dos documentos arquivados. Insetos, microrganismos, ácaros, ratos e até mesmo o ser
humano desempenham papéis significativos nesse contexto.
Insetos, microrganismos, ácaros e roedores podem ser minimizados através da manuten-
ção de um ambiente limpo, arejado e com controle adequado de umidade. A circulação de ar
é importante para prevenir o desenvolvimento de mofo. É essencial mencionar que é comum
encontrar arquivos em subsolos, mas isso não é o ideal. O arquivo deve ser instalado em
locais limpos, arejados e com boa circulação de ar. O uso de carpetes deve ser evitado, pois
dificultam a limpeza e favorecem a proliferação de ácaros e microrganismos.
Surpreendentemente, o ser humano é frequentemente o maior responsável pelos danos
aos documentos. Isso ocorre devido ao manuseio inadequado durante o uso diário. A sim-
ples ação de pegar no papel pode causar desgaste. Portanto, é importante ter cuidados no
manuseio diário, como evitar dobrar documentos, lavar as mãos antes de manuseá-los, usar
lápis em vez de caneta para anotações temporárias, evitar amarrar documentos com barban-
tes, utilizar luvas de algodão ao manusear fotografias e negativos, entre outros. A escolha de
estantes de aço em vez de madeira é recomendada, pois a madeira é suscetível a apodreci-
mento e ataques de cupins.
Essas medidas ajudam a minimizar os fatores biológicos e preservar a qualidade dos
documentos arquivados.
Principais procedimentos de conservação de documentos
Até o momento, discutimos os fatores que podem causar danos e deterioração aos docu-
mentos armazenados. Esses são fatores básicos e bastante comuns em nosso dia a dia, o
que torna o assunto relativamente simples e previsível. No entanto, em algumas situações,
deparamo-nos com termos mais complexos, como fumigação, alisamento, encapsulação e
outros, que podem ser desconhecidos para o(a) candidato(a).
Para elucidar esses procedimentos, faremos referência à obra da autora Marilena Leite
Paes, intitulada “Arquivo: Teoria e Prática”. Tentaremos traduzir os conceitos dela de forma
mais acessível.
Segundo Marilena Leite Paes, os principais procedimentos de conservação são:
• desinfestação;
• limpeza;
• alisamento;
• restauração ou reparo.
Desinfestação
A desinfestação é um método altamente eficiente para combater insetos. A substância

química utilizada nesse processo deve ser cuidadosamente testada para garantir que não
prejudique o papel e a tinta dos documentos. Existem câmaras especiais projetadas para
esse propósito, onde os documentos são colocados. Em seguida, é criado um vácuo e apli-
cado um produto químico adequado, como timol, DDT, fluoreto de sódio, cristais de paradi-
cloro-benzeno ou kiloptera líquido. Os documentos permanecem expostos ao fumigante por
um período de aproximadamente 48 a 72 horas. Após esse tempo, o vácuo é novamente
aplicado, o ar é reintroduzido na câmara e os documentos são removidos. Esse processo de
desinfestação garante a completa destruição de insetos em qualquer estágio de desenvolvi-
mento. Quando câmaras apropriadas não estão disponíveis, a fumigação pode ser realizada
no próprio local de armazenamento, calafetando-o e introduzindo o gás por meio de man-
gueiras, enquanto se utiliza máscaras de proteção.
Limpeza
Em países desenvolvidos, existem instalações especiais para a etapa de limpeza, que

ocorre após a desinfestação. Na ausência dessas instalações, pode-se usar um pano macio,
uma escova adequada ou um aspirador de pó para realizar a limpeza. É importante ressaltar
que o uso de espanadores não é adequado, pois pode dispersar a poeira no ambiente e con-
taminar os documentos ali armazenados.
Alisamento
O alisamento é um procedimento no qual os documentos danificados pelo tempo são

colocados em bandejas de aço inoxidável e expostos a um ambiente com alta umidade (entre
90% e 95%) por cerca de uma hora, dentro de uma câmara de umidificação. Em seguida,
os documentos são passados a ferro, folha por folha, em máquinas elétricas. Se houver
documentos frágeis, é recomendado o uso de uma prensa manual, aplicando uma pressão
moderada. Caso não haja equipamentos adequados, um ferro de passar doméstico pode ser
utilizado.
Restauração ou reparo
A restauração ou reparo envolve técnicas utilizadas para recuperar documentos que já

foram danificados ao longo do tempo. Geralmente, com o envelhecimento, o papel se torna
frágil e quebradiço, e as técnicas de restauração visam restabelecer sua resistência e flexi-
bilidade. Existem diversos métodos de restauração, sendo que o método ideal é aquele que
aumenta a resistência do papel, protege contra agressões externas, mantém a legibilidade e
flexibilidade, sem aumentar o volume e o peso. Alguns dos métodos comuns incluem a apli-
cação de uma película protetora por meio de solução vaporizadora, imersão, laminação ou
silking. Cada método possui vantagens e desvantagens, e a escolha depende das condições
de conservação e das características específicas dos documentos.
A literatura (destacadamente a obra da autora Marilena Leite Paes) menciona algumas
técnicas de restauração e fornece um resumo breve sobre cada uma delas:
• Banho de gelatina: consiste em mergulhar o documento em um banho de gelatina ou

cola, o que aumenta sua resistência, sem prejudicar a visibilidade e a flexibilidade. No
entanto, os documentos tratados por esse processo tornam-se suscetíveis ao ataque
de insetos e fungos, exigindo habilidade do executor.
• Tecido: esse processo de reparação utiliza folhas de tecido extremamente finas, apli-
cadas com pasta de amido. A durabilidade do papel é consideravelmente aumentada,
mas o uso de amido propicia o ataque de insetos e fungos, além de dificultar a análise
por raios ultravioletas e infravermelhos, reduzindo a legibilidade e a flexibilidade.
• Silking: esse método também utiliza tecido, como crepeline ou musseline de seda,
que são duráveis. No entanto, devido ao uso de adesivo à base de amido, afeta suas
qualidades permanentes. A legibilidade, flexibilidade, reprodução e análise por raios
ultravioletas e infravermelhos não são muito prejudicadas. No entanto, trata-se de um
processo de execução difícil, e a matéria-prima é cara.
• Laminação: nesse processo, o documento é envolvido em papel de seda e acetato
de celulose, sendo submetido a uma prensa hidráulica sob pressão média e alta tem-
peratura. O acetato de celulose adere ao documento devido às suas propriedades
termoplásticas, dispensando o uso de adesivos. A durabilidade e as qualidades per-
manentes do papel são garantidas, sem comprometer a legibilidade, flexibilidade e
permitindo a passagem dos raios ultravioleta e infravermelho. Embora o volume do
documento seja reduzido, seu peso é duplicado. A aplicação desse método é rápida e
mecanizada, utilizando materiais de fácil obtenção.
• Laminação manual: esse processo, desenvolvido na Índia, utiliza a mesma matéria-
-prima da laminação mecanizada, mas dispensa o uso de calor e pressão. Em vez
disso, a acetona é utilizada para transformar o acetato de celulose em uma camada
semiplástica que adere ao documento, juntamente com o papel de seda. A laminação
manual oferece uma vantagem significativa para aqueles que não têm recursos para
instalar equipamentos mecanizados.
• Encapsulação: essa técnica envolve o uso de películas de poliéster e fita adesiva de
duplo revestimento. O documento é colocado entre duas lâminas de poliéster fixadas
nas margens externas com fita adesiva em ambas as faces, deixando um espaço de
3mm entre o documento e a fita para mantê-lo solto dentro das duas lâminas.
É importante destacar que algumas questões podem confundir os conceitos de cada téc-
nica de restauração, misturando nomes e características. Portanto, é necessário ter cuidado
ao responder essas questões durante a prova.
MICROFILMAGEM
A microfilmagem é uma técnica amplamente utilizada para reproduzir documentos de

forma reduzida. Talvez você já tenha ouvido falar dela. No entanto, é provável que poucos
conheçam em detalhes o que realmente é a microfilmagem. A seguir, vamos explorar esse
assunto, que é frequentemente cobrado em provas de arquivologia e tem sido adotado há
muitos anos no serviço público. Prepare-se para se destacar ao adquirir conhecimentos apro-
fundados nessa área.
Conceito de Microfilmagem
A microfilmagem consiste na produção de imagens fotográficas altamente reduzidas de

documentos. Segundo o “Dicionário de Terminologia Arquivística do Arquivo Nacional”, é “o
processo de reprodução em filme, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus
de redução”. O Decreto n. 1.799/1996 define microfilme como “o resultado desse processo
de reprodução em filme de documentos, dados e imagens, em diferentes graus de redução”.
Processo de Microfilmagem
A microfilmagem utiliza uma máquina chamada microfilmadora, que funciona com base
em processos fotográficos. Essa máquina é semelhante a uma fotocopiadora, mas em vez
de papel, utiliza-se um filme fotográfico com capacidade para milhares de “poses”. Os docu-
mentos são fotografados individualmente, e as imagens são gravadas no filme. Em seguida,
o filme é revelado em um laboratório especializado, onde são aplicados produtos químicos
para fixar a imagem, resultando no microfilme. Se você já teve contato com negativos foto-
gráficos, encontrará semelhanças com o processo de microfilmagem, pois ambos utilizam
técnicas fotográficas tradicionais.
Formatos de Armazenamento dos fotogramas gerados na microfilmagem
O microfilme pode ser armazenado em rolos ou em jaquetas, que são pequenas emba-
lagens de poliéster que contêm tiras cortadas do rolo de microfilme. Além disso, é possível
criar uma única película chamada microficha, que contém imagens minúsculas de diversos
documentos. Cada instituição pode escolher o formato mais adequado para suas necessida-
des de armazenamento e acesso aos documentos microfilmados.
Rolo de Microfilme
Jaqueta
Microfichas
Leitura de Documentos Microfilmados
Como as imagens são altamente reduzidas, a leitura direta dos documentos microfilma-
dos é inviável a olho nu. É necessária uma leitora especial de microfilme, que pode ser usada
tanto para rolos quanto para microfichas. Essa leitora amplia as imagens para que possam
ser visualizadas e lidas pelos usuários.
Leitora de microfilme e leitora de microficha
Aplicações da Microfilmagem
A microfilmagem oferece diversas vantagens. A principal delas é a redução do espaço

ocupado pelos documentos físicos nos arquivos. Por meio da microfilmagem, é possível
eliminar os documentos originais de acordo com a legislação vigente, substituindo-os pelo
microfilme, que tem o mesmo valor legal. No entanto, é importante ressaltar que documentos
permanentes, de valor histórico, não podem ser eliminados mesmo quando microfilmados,
detalhe este muito cobrado nas questões de concurso relacionadas ao tema. Esta aplicação
é conhecida tecnicamente como microfilmagem de substituição.
Outra aplicação importante da microfilmagem é a preservação dos documentos origi-
nais. Ao utilizar o microfilme no dia a dia, os documentos físicos podem ser mantidos em
condições adequadas de conservação, evitando seu desgaste e danos ao longo do tempo.
Quando aplicada com esta finalidade, temos a chamada microfilmagem de preservação.
Além disso, a microfilmagem pode ser utilizada como cópia de segurança, garantindo a
disponibilidade das informações em caso de perda ou sinistros. Neste caso, há o emprego
da chamada microfilmagem de segurança.
A microfilmagem é, portanto, uma técnica consolidada e amplamente utilizada em diferen-
tes setores, tanto no serviço público quanto na iniciativa privada. Ela oferece benefícios sig-
nificativos, como a redução do espaço físico ocupado pelos documentos, a preservação dos
originais, a utilização como cópia de segurança e a conformidade com a legislação vigente.
Legislação acerca da Microfilmagem
No Brasil, a microfilmagem é regulamentada pela Lei n. 5.433, promulgada em 8 de maio

de 1968. Essa lei estabelece as diretrizes e os procedimentos para a microfilmagem de docu-
mentos, assim como a validade jurídica dos microfilmes e suas cópias.
A Lei n. 5.433/1968 reconhece o valor legal dos microfilmes e determina que as cópias
em microfilme, assim como as certidões, traslados e cópias fotográficas obtidas diretamente
dos filmes possuem os mesmos efeitos legais dos documentos originais, tanto em processos
judiciais quanto fora deles. Essa validade jurídica é crucial para a utilização da microfilmagem
como substituição dos documentos originais e para a eliminação desses originais, quando
permitido pela legislação.
Além disso, a lei estabelece que os documentos microfilmados podem ser eliminados por
incineração, destruição mecânica ou por outro processo adequado que assegure sua desin-
tegração, de acordo com critérios estabelecidos pela autoridade competente. No entanto, é
importante lembrar que essa possibilidade de eliminação dos documentos originais se aplica
somente aos documentos que não possuem valor histórico e que estão de acordo com as
regulamentações específicas.
A Lei n. 5.433/1968, juntamente com o Decreto n. 1.799/1996, que a regulamenta, for-

nece o respaldo legal necessário para a utilização da microfilmagem como uma prática docu-
mental eficiente e segura no Brasil. É fundamental que as instituições que adotam a micro-
filmagem estejam familiarizadas com essa legislação para garantir a conformidade de seus
processos e a validade jurídica dos microfilmes produzidos.
É importante ressaltar que, ao utilizar a microfilmagem como parte de suas práticas arqui-
vísticas, é necessário também estar atento(a) a eventuais atualizações na legislação rela-
cionada ao tema, bem como às diretrizes e normas estabelecidas por órgãos competentes,
como o Arquivo Nacional e os arquivos estaduais e municipais.
Lei n. 5.433/1968
Regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências.
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, faço saber que o CONGRESSO NACIONAL decreta e

eu sanciono a seguinte Lei:
Art. 1º É autorizada, em todo o território nacional, a microfilmagem de documentos parti-

culares e oficiais arquivados, estes de órgãos federais, estaduais e municipais.
§ 1º Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certidões, os traslados e as
cópias fotográficas obtidas diretamente dos filmes produzirão os mesmos efeitos legais
dos documentos originais em juízo ou fora dele.
§ 2º Os documentos microfilmados poderão, a critério da autoridade competente, ser
eliminados por incineração, destruição mecânica ou por outro processo adequado que
assegure a sua desintegração.
§ 3º A incineração dos documentos microfilmados ou sua transferência para outro local
far-se-á mediante lavratura de termo, por autoridade competente, em livro próprio.
§ 4º Os filmes negativos resultantes de microfilmagem ficarão arquivados na repartição
detentora do arquivo, vedada sua saída sob qualquer pretexto.
§ 5º A eliminação ou transferência para outro local dos documentos microfilmados far-se-
-á mediante lavratura de termo em livro próprio pela autoridade competente.
§ 6º Os originais dos documentos ainda em trânsito, microfilmados não poderão ser eli-
minados antes de seu arquivamento.
§ 7º Quando houver conveniência, ou por medida de segurança, poderão excepcional-
mente ser microfilmados documentos ainda não arquivados, desde que autorizados por
autoridade competente.
Comentário do artigo 1º:
O primeiro artigo da lei estabelece que os microfilmes produzidos em conformidade com

a legislação possuem o mesmo valor legal dos documentos originais em processos judiciais
ou fora deles. Isso significa que as cópias em microfilme têm validade jurídica equivalente
aos documentos físicos que lhe deram origem.
Art. 2º Os documentos de valor histórico não deverão ser eliminados, podendo ser arqui-
vados em local diverso da repartição detentora dos mesmos.
O segundo artigo trata da preservação dos documentos permanentes, que são aqueles
de valor histórico. Ele determina que esses documentos não podem ser eliminados, mesmo
quando microfilmados. Isso se deve à importância desses documentos para a preservação
da memória e da história. Destaco aqui que é muito comum, em questões de concurso, o
examinador induzir o(a) candidato(a) ao erro afirmando que todos os documentos, incluindo
os permanentes, podem ter seus originais eliminados após a microfilmagem, o que é incor-
reto. Portanto, muito cuidado com este detalhe.
Art. 3º O Poder Executivo regulamentará, no prazo de 90 (noventa) dias, a presente

Lei, indicando as autoridades competentes, nas esferas federais, estaduais e municipais
para a autenticação de traslados e certidões originárias de microfilmagem de documen-
tos oficiais.
§ 1º O decreto de regulamentação determinará, igualmente, quais os cartórios e órgãos
públicos capacitados para efetuarem a microfilmagem de documentos particulares, bem
como os requisitos que a microfilmagem realizada por aqueles cartórios e órgãos públi-
cos devem preencher para serem autenticados, a fim de produzirem efeitos jurídicos, em
juízo ou fora dele, quer os microfilmes, quer os seus traslados e certidões originárias.
§ 2º Prescreverá também o decreto as condições que os cartórios competentes terão
de cumprir para a autenticação de microfilmes realizados por particulares, para produzir
efeitos jurídicos contra terceiros.
Art. 4º É dispensável o reconhecimento da firma da autoridade que autenticar os do-
cumentos oficiais arquivados, para efeito de microfilmagem e os traslados e certidões
originais de microfilmes.
O artigo estabelece uma simplificação no processo de autenticação de documentos ofi-

ciais arquivados que serão microfilmados. Ele dispensa a necessidade de reconhecimento
de firma da autoridade responsável pela autenticação desses documentos. Isso significa que,
para a microfilmagem e a emissão de traslados e certidões a partir dos microfilmes originais,
não é necessário obter o reconhecimento de firma da autoridade competente.
Essa dispensa do reconhecimento de firma tem o objetivo de agilizar e simplificar o pro-
cedimento de autenticação, facilitando o uso da microfilmagem como meio de reprodução e
preservação dos documentos oficiais. Ao eliminar a exigência do reconhecimento de firma,
reduzem-se os trâmites burocráticos e custos relacionados à autenticação dos documentos
arquivados.
Art. 5º Esta lei entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 6º Revogam-se as disposições em contrário.
Brasília, 8 de maio de 1968; 147º da Independência e 80º da República.
A. COSTA E SILVA
Luís Antônio da Gama e Silva
Decreto n. 1.799/1996
Regulamenta a Lei n. 5.433, de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de do-

cumentos oficiais, e dá outras providências.
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, no uso da atribuição que lhe confere o art. 84, in-
ciso IV, da Constituição, e tendo em vista o disposto na art. 3º da Lei n. 5.433, de 8 de
maio de 1968,
DECRETA:
Art. 1º A microfilmagem, em todo território nacional, autorizada pela Lei 5.433, de 8 de
maio de 1968, abrange os documentos oficiais ou públicos, de qualquer espécie e em
qualquer suporte, produzidos e recebidos pelos órgãos dos Poderes Executivo, Judici-
ário e Legislativo, inclusive da Administração indireta da União, dos Estados, do Distrito
Federal e dos Municípios, e os documentos particulares ou privados, de pessoas físicas
ou jurídicas.
O artigo afirma que a microfilmagem, autorizada pela Lei n. 5.433/1968, abrange tanto
os documentos oficiais ou públicos quanto os documentos particulares ou privados, inde-
pendentemente da sua natureza ou suporte físico. Isso significa que a microfilmagem pode
ser aplicada em documentos produzidos e recebidos pelos órgãos dos poderes Executivo,
Judiciário e Legislativo, incluindo a administração indireta da União, estados, Distrito Federal
e municípios. Além disso, a microfilmagem também pode ser utilizada em documentos de

natureza particular ou privada, sejam eles de pessoas físicas ou jurídicas.
Dessa forma, o Decreto n. 1.799/1996 amplia a aplicação da microfilmagem, englobando
tanto os documentos governamentais como os documentos de origem privada. Essa abran-
gência permite que a técnica seja utilizada de forma ampla em diversos setores, tanto no
âmbito público quanto no privado, oferecendo benefícios relacionados à gestão documental,
preservação e otimização de espaços físicos.
Art. 2º A emissão de cópias, traslados e certidões extraídas de microfilmes, bem assim a

autenticação desses documentos, para que possam produzir efeitos legais, em juízo ou
fora dele, é regulada por este Decreto.
O artigo estabelece a regulamentação para a emissão de cópias, traslados e certidões

extraídas de microfilmes, bem como a autenticação desses documentos, de modo a atribuir-
-lhes validade jurídica tanto em processos judiciais quanto fora deles. Analisemos esse artigo
de forma mais detalhada:
O artigo define que a emissão de cópias, traslados e certidões provenientes de microfil-
mes deve seguir as regras estabelecidas pelo Decreto n. 1.799/1996. Isso significa que, para
que esses documentos produzam efeitos legais, é necessário que o processo de emissão e
autenticação esteja de acordo com as diretrizes dispostas no decreto.
Essa regulamentação é fundamental para garantir a autenticidade e a validade jurídica
das cópias, traslados e certidões extraídas de microfilmes. As instituições responsáveis pela
microfilmagem devem adotar procedimentos adequados para assegurar a fidelidade e a inte-
gridade das informações contidas nos documentos reproduzidos.
Ao regulamentar a emissão e autenticação desses documentos, o Decreto n. 1.799/1996
proporciona segurança jurídica e reconhecimento oficial às cópias provenientes de microfil-
mes, equiparando-as aos documentos originais. Isso facilita o uso dessas cópias em diferen-
tes contextos, incluindo processos judiciais, transações comerciais, administração pública,
entre outros.
Art. 3º Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo de
reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou ele-
trônicos, em diferentes graus de redução.
O artigo mencionado define de forma clara o conceito de microfilme, estabelecendo que é

o resultado do processo de reprodução em filme de documentos, dados e imagens, por meio
de técnicas fotográficas ou eletrônicas, em diferentes graus de redução.
Essa definição abrange os aspectos essenciais da microfilmagem, destacando que a téc-
nica envolve a produção de uma cópia em filme, de forma fotográfica ou eletrônica, que apre-
senta redução em relação ao tamanho original dos documentos, dados ou imagens. Essa
redução é uma característica fundamental da microfilmagem, permitindo que uma grande
quantidade de informações seja armazenada em um espaço físico muito menor.
A definição menciona que a reprodução pode ser realizada por meios fotográficos ou ele-
trônicos, o que indica a utilização de tecnologias tanto analógicas quanto digitais na produção
de microfilmes. Essa abrangência reflete a evolução da microfilmagem ao longo do tempo,
com o surgimento de técnicas eletrônicas que complementam ou substituem as abordagens
tradicionais baseadas em fotografia.
Art. 4º A microfilmagem será feita em equipamentos que garantam a fiel reprodução das
informações, sendo permitida a utilização de qualquer microforma.
Parágrafo único. Em se tratando da utilização de microfichas, além dos procedimentos
previstos neste Decreto, tanto a original como a cópia terão, na sua parte superior, área
reservada à titulação, à identificação e à numeração sequencial, legíveis com a vista
desarmada, e fotogramas destinados à indexação.
O artigo afirma que é permitida a utilização dos formatos disponíveis na bibliografia para
preservação da cópia em microfilme (rolo, jaqueta ou microficha).
Art. 5º A microfilmagem, de qualquer espécie, será feita sempre em filme original, com
o mínimo de 180 linhas por milímetro de definição, garantida a segurança e a qualidade
de imagem e de reprodução.
§ 1º Será obrigatória, para efeito de segurança, a extração de filme cópia do filme original.
§ 2º Fica vedada a utilização de filmes atualizáveis, de qualquer tipo, tanto para a con-
fecção do original, como para a extração de cópias.
§ 3º O armazenamento do filme original deverá ser feito em local diferente do seu
filme cópia.
O artigo determina que a microfilmagem, independentemente da sua natureza, deve ser

realizada em filme original, garantindo a segurança e a qualidade da imagem e da repro-
dução. Isso significa que é necessário utilizar um filme apropriado e de alta qualidade para
capturar as imagens dos documentos, dados ou imagens a serem microfilmados. A defini-
ção mínima de 180 linhas por milímetro é especificada como um parâmetro para a definição
da imagem.
Além disso, o artigo estabelece que, para fins de segurança, é obrigatória a extração
de um filme cópia do filme original. Essa medida visa garantir a preservação dos dados em
caso de danos ou perda do filme original, possibilitando a recuperação das informações por
meio da cópia.
É importante observar que o uso de filmes atualizáveis, de qualquer tipo, tanto para a
confecção do original quanto para a extração de cópias, é proibido de acordo com o artigo.
Isso significa que é necessário utilizar filmes que possuam características de estabilidade e
durabilidade, garantindo a integridade das informações a longo prazo.
Por fim, o artigo estipula que o armazenamento do filme original deve ser feito em um
local separado do filme cópia. Essa medida visa a aumentar a segurança e a proteção dos
filmes, evitando a perda simultânea do original e da cópia. Manter os filmes em locais dife-
rentes reduz os riscos de danos ou destruição simultânea.
Essas diretrizes estabelecidas pelo art. 5º do Decreto n. 5.433/1968 têm o objetivo de
assegurar a qualidade, a integridade e a preservação dos microfilmes, garantindo que eles
possam ser utilizados de forma confiável e duradoura como meio de armazenamento e
acesso a documentos, dados e imagens.
Art. 6º Na microfilmagem poderá ser utilizado qualquer grau de redução, garantida a

legibilidade e a qualidade de reprodução.
Parágrafo único. Quando se tratar de original cujo tamanho ultrapasse a dimensão
máxima do campo fotográfico do equipamento em uso, a microfilmagem poderá ser feita
por etapas, sendo obrigatória a repetição de uma parte da imagem anterior na imagem
subsequente, de modo que se possa identificar, por superposição, a continuidade entre
as seções adjacentes microfilmadas.
O artigo estabelece que é permitido utilizar qualquer grau de redução na microfilmagem,

desde que sejam garantidas a legibilidade e a qualidade da reprodução. Isso significa que
não há uma taxa fixa de redução a ser aplicada universalmente. A escolha do grau de redu-
ção dependerá das características dos documentos originais e dos requisitos de legibilidade
e qualidade exigidos.
No contexto da microfilmagem, a redução refere-se à diminuição do tamanho dos docu-

mentos originais ao serem reproduzidos no filme microfilmado. Essa redução é necessária
para permitir o armazenamento eficiente de uma grande quantidade de informações em um
espaço físico menor.
Além disso, o parágrafo único do artigo aborda uma situação em que o tamanho do docu-
mento original ultrapassa as dimensões máximas do campo fotográfico do equipamento uti-
lizado na microfilmagem. Nesses casos, é permitido realizar a microfilmagem em etapas, ou
seja, dividindo o documento em seções menores que se enquadrem no campo fotográfico do
equipamento.
No entanto, é importante destacar que, ao microfilmar em etapas, é obrigatório repetir
uma parte da imagem anterior na imagem subsequente. Isso é necessário para que haja
uma sobreposição entre as seções adjacentes microfilmadas, permitindo a identificação e a
continuidade do conteúdo do documento original. Essa sobreposição auxilia na leitura e no
entendimento do documento microfilmado.
Art. 7º Na microfilmagem de documentos, cada série será precedida de imagem de aber-

tura, com os seguintes elementos:
I – identificação do detentor dos documentos, a serem microfilmados;
II – número do microfilme, se for o caso;
III – local e data da microfilmagem;
IV – registro no Ministério da Justiça;
V – ordenação, identificação e resumo da série de documentos a serem microfilmados;
VI – menção, quando for o caso, de que a série de documentos a serem microfilmados é
continuação da série contida em microfilme anterior;
VII – identificação do equipamento utilizado, da unidade filmadora e do grau de redução;
VIII – nome por extenso, qualificação funcional, se for o caso, e assinatura do detentor
dos documentos a serem microfilmados;
IX – nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade,
cartório ou empresa executora da microfilmagem.
O artigo estabelece que, na microfilmagem de documentos, cada série de documentos

deve ser precedida por uma imagem de abertura que contenha determinados elementos
informativos. Essa imagem de abertura é importante para identificar e contextualizar a série
de documentos microfilmados, fornecendo informações essenciais para a correta utilização
e organização dos microfilmes.
Art. 8º No final da microfilmagem de cada série, será reproduzida a imagem de encerra-

mento, imediatamente após o último documento, com os seguintes elementos:
I – identificação do detentor dos documentos microfilmados;
II – informações complementares relativas ao inciso V do artigo anterior;
III – termo de encerramento atestando a fiel observância às disposições deste Decreto;
IV – menção, quando for o caso, de que a série de documentos microfilmados continua
em microfilme posterior;
V – nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade,
O artigo determina que, ao final da microfilmagem de cada série de documentos, deve ser
reproduzida uma imagem de encerramento contendo os elementos citados no artigo.
Art. 9º Os documentos da mesma série ou sequência, eventualmente omitidos quando

da microfilmagem, ou aqueles cujas imagens não apresentarem legibilidade, por falha
de operação ou por problema técnico, serão reproduzidos posteriormente, não sendo
permitido corte ou inserção no filme original.
1º) A microfilmagem destes documentos será precedida de uma imagem de observação,
com os seguintes elementos:
a) identificação do microfilme, local e data;
b) descrição das irregularidades constatadas;
c) nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade,
2º) É obrigatório fazer indexação remissiva para recuperar as informações e assegurar a
localização dos documentos.
3º) Caso a complementação não satisfaça os padrões de qualidade exigidos, a microfil-
magem dessa série de documentos deverá ser repetida integralmente.
O artigo trata dos procedimentos a serem adotados caso haja documentos omitidos ou
com imagens ilegíveis durante a microfilmagem.
O artigo estabelece que, caso algum documento da mesma série ou sequência seja omi-
tido ou apresente imagens ilegíveis durante a microfilmagem, esses documentos devem ser
reproduzidos posteriormente. É importante destacar que não é permitido realizar cortes ou
inserções no filme original já microfilmado.
Além disso, estabelece que é obrigatório realizar a indexação remissiva dos documentos
complementares. A indexação remissiva é um processo de identificação e organização das
informações contidas nos documentos, permitindo sua recuperação e localização posterior
de forma eficiente.
No caso em que a complementação dos documentos omitidos ou com imagens ilegíveis
não atenda aos padrões de qualidade exigidos, o artigo determina que a microfilmagem de
toda a série de documentos deve ser repetida integralmente. Isso visa garantir a qualidade e
a integridade do conjunto de documentos microfilmados.
Art. 10. Para o processamento dos filmes, serão utilizados equipamentos e técnicas que
assegurem ao filme alto poder de definição, densidade uniforme e durabilidade.
O artigo mencionado aborda a importância do uso de equipamentos e técnicas adequa-

das para o processamento dos filmes microfilmados.
O artigo estabelece que, para o processamento dos filmes microfilmados, devem ser uti-
lizados equipamentos e técnicas que garantam três aspectos fundamentais:
• Alto poder de definição: refere-se à capacidade de reproduzir com clareza os deta-

lhes e as informações contidas nos documentos originais. Um alto poder de definição
é essencial para preservar a legibilidade das imagens microfilmadas, permitindo que
os documentos sejam consultados e utilizados posteriormente sem prejuízo à sua
compreensão.
• Densidade uniforme: diz respeito à uniformidade da densidade do filme microfilmado.
A densidade está relacionada à quantidade de prata depositada no filme durante o
processo de revelação. Uma densidade uniforme garante uma reprodução equilibrada
das imagens, evitando áreas subexpostas ou superexpostas que possam comprome-
ter a qualidade visual.
• Durabilidade: refere-se à capacidade do filme microfilmado de resistir ao desgaste e
ao envelhecimento ao longo do tempo. É importante que os filmes utilizados na micro-
filmagem sejam duráveis para garantir a preservação das imagens por um período
prolongado, assegurando a legibilidade e a acessibilidade dos documentos microfilma-
dos no futuro.
A utilização de equipamentos e técnicas apropriadas é crucial para atender a esses requi-

sitos e assegurar a qualidade e a longevidade dos filmes microfilmados. Esses filmes são
o resultado do processo de reprodução das imagens dos documentos originais e, portanto,
devem ser tratados com cuidado para garantir a fidelidade e a preservação das informações
contidas neles.
SEGURANÇA E SAÚDE DOS TRABALHADORES NA CLT PARA AFT
Professora: Maria Rafaela de Castro
Ao cumprir o disposto neste artigo, as instituições e entidades responsáveis pela micro-

filmagem devem investir em equipamentos modernos e técnicas adequadas que permitam
obter filmes com alto poder de definição, densidade uniforme e durabilidade. Essas práticas
contribuem para a qualidade e a confiabilidade dos registros microfilmados, garantindo a sua
utilização efetiva ao longo do tempo.
Art. 11. Os documentos, em tramitação ou em estudo, poderão, a critério da autoridade

competente, ser microfilmados, não sendo permitida a sua eliminação até a definição de
sua destinação final.
Comentário do artigo 11:
O artigo aborda a possibilidade de microfilmagem de documentos em tramitação ou

em estudo, estabelecendo restrições quanto à sua eliminação até que a destinação final
seja definida.
O artigo estabelece que os documentos em tramitação ou em estudo podem ser microfil-
mados, desde que haja autorização da autoridade competente. Isso significa que, de acordo
com critérios estabelecidos pela instituição, órgão ou entidade responsável pelos documen-
tos, é possível optar pela microfilmagem como uma forma de registro e preservação das
informações contidas nesses documentos durante o seu processo de tramitação ou análise.
No entanto, o artigo também estabelece uma restrição importante: a eliminação desses
documentos microfilmados não é permitida até que a destinação final seja definida. Isso
significa que, mesmo após a microfilmagem, os documentos em tramitação ou em estudo
devem ser mantidos e preservados até que seja tomada uma decisão sobre o seu arquiva-
mento definitivo, descarte ou outra forma de tratamento adequado.
Essa restrição é importante para garantir que os documentos microfilmados continuem
disponíveis durante todo o processo de análise, trâmite ou estudo, evitando a perda de infor-
mações essenciais ou a eliminação prematura de documentos relevantes. A microfilmagem
serve como uma medida de preservação e registro adicional, mas não substitui a necessi-
dade de manter os documentos originais até que a sua destinação final seja definida.
Portanto, o artigo busca conciliar a possibilidade de microfilmagem dos documentos em
tramitação ou em estudo com a necessidade de manter esses documentos preservados até
que a decisão sobre o seu destino seja tomada. Essa medida visa garantir a segurança e a
integridade das informações contidas nos documentos, mesmo durante o processo de micro-
filmagem e avaliação de sua destinação.
Art. 12. A eliminação de documentos, após a microfilmagem, dar-se-á por meios que ga-
rantam sua inutilização, sendo a mesma precedida de lavratura de termo próprio e após
a revisão e a extração de filme cópia.
Parágrafo único. A eliminação de documentos oficiais ou públicos só deverá ocorrer se

prevista na tabela de temporalidade do órgão, aprovada pela autoridade competente na
esfera de sua atuação e respeitado o disposto no art. 9º da Lei n. 8.159, de 8 de janei-
ro de 1991.
O artigo aborda o processo de eliminação de documentos após a microfilmagem.

O artigo estabelece que a eliminação de documentos, após a microfilmagem, deve ser
realizada por métodos que garantam sua inutilização. Isso significa que os documentos não
devem mais ser utilizados ou acessíveis após o processo de eliminação, a fim de garantir sua
preservação e evitar qualquer uso indevido das informações neles contidas.
Antes da eliminação, é necessário lavrar um termo próprio, que registre de forma ade-
quada e documentada o processo de eliminação. Esse termo servirá como um registro oficial
do ato, fornecendo informações sobre a natureza dos documentos eliminados, a data e a
forma de eliminação, bem como as devidas justificativas para a eliminação.
Além disso, é necessário realizar a revisão dos documentos microfilmados e a extração
de uma cópia do filme antes da eliminação. Essa revisão tem como objetivo garantir que
todos os documentos microfilmados estejam corretamente registrados e que não haja erros
ou omissões significativas.
É importante destacar que a eliminação de documentos oficiais ou públicos só pode
ocorrer se estiver prevista na tabela de temporalidade do órgão responsável. Essa tabela
estabelece os prazos de guarda dos documentos, indicando o período em que devem ser
mantidos antes de serem eliminados. A aprovação da tabela de temporalidade deve ser feita
pela autoridade competente na esfera de atuação do órgão, garantindo a conformidade com
as diretrizes estabelecidas no art. 9º da Lei n. 8.159/1991.
Em resumo, o artigo estabelece as diretrizes para a eliminação de documentos após a
microfilmagem. Essas diretrizes visam garantir a segurança e a preservação das informa-
ções contidas nos documentos, bem como o cumprimento das normas e procedimentos esta-
belecidos para a gestão documental.
Art. 13. Os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente, não po-
derão ser eliminados após a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo público
de sua esfera de atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor.
O artigo estabelece que os documentos oficiais ou públicos com valor de guarda perma-
nente não podem ser eliminados após a microfilmagem. Em vez disso, esses documentos
devem ser recolhidos ao arquivo público correspondente à sua esfera de atuação ou preser-
vados pelo próprio órgão detentor.
Esse artigo visa garantir a preservação dos documentos oficiais ou públicos que pos-
suem importância histórica, cultural, jurídica ou administrativa, conhecidos como documen-
tos de valor permanente. Esses documentos têm um significado duradouro e são essenciais
para a memória institucional e para o acesso a informações relevantes ao longo do tempo.
Após a microfilmagem desses documentos, eles não devem ser eliminados, pois sua
importância e valor documental permanecem inalterados. Em vez disso, é necessário adotar
medidas para sua adequada conservação e disponibilidade futura. Isso pode ser feito por
meio do recolhimento desses documentos ao arquivo público competente, que é responsável
por receber, preservar e garantir o acesso a documentos de valor permanente.
Além disso, o próprio órgão detentor dos documentos pode assumir a responsabilidade
pela preservação deles, desde que adote as medidas adequadas para garantir sua integri-
dade física e acesso, quando necessário.
Dessa forma, o artigo reforça a importância de preservar os documentos oficiais ou públi-
cos com valor de guarda permanente mesmo após a microfilmagem. Esses documentos
são de relevância histórica e institucional, devendo ser tratados de maneira adequada para
garantir sua conservação e disponibilidade contínuas ao longo do tempo.
Art. 14. Os traslados, as certidões e as cópias em papel ou em filme de documentos

microfilmados, para produzirem efeitos legais em juízo ou fora dele, deverão estar auten-
ticados pela autoridade competente detentora do filme original.
1º Em se tratando de cópia em filme, extraída de microfilmes de documentos privados,
deverá ser emitido termo próprio, no qual constará que o filme que o acompanha é cópia
fiel do filme original, cuja autenticação far-se-á nos cartórios que satisfizerem os requisi-
tos especificados no artigo seguinte.
2º Em se tratando de cópia em papel, extraída de microfilmes de documentos privados,
a autenticação far-se-á por meio de carimbo, aposto em cada folha, nos cartórios que
satisfizerem os requisitos especificados no artigo seguinte.
3º A cópia em papel, de que trata o parágrafo anterior, poderá ser extraída utilizando-se
qualquer meio de reprodução, desde que seja assegurada a sua fidelidade e a sua qua-
lidade de leitura.
O artigo trata da autenticação e validade legal dos traslados, certidões e cópias em papel
ou filme de documentos microfilmados.
O artigo estabelece que os traslados, as certidões e as cópias em papel ou filme de
documentos microfilmados devem estar autenticados pela autoridade competente detentora
do filme original. Isso significa que, para que essas cópias tenham validade legal em juízo
ou fora dele, é necessário que sejam devidamente autenticadas por essa autoridade, que é
responsável pela custódia e preservação do filme original.
No caso de cópias em filme extraídas de microfilmes de documentos privados, o artigo
estabelece que deve ser emitido um termo próprio que ateste que o filme que acompanha
a cópia é uma reprodução fiel do filme original. A autenticação dessas cópias será feita nos
cartórios que atendam aos requisitos especificados no artigo seguinte do decreto.
Já no caso de cópias em papel extraídas de microfilmes de documentos privados, a
autenticação será realizada por meio de carimbo, que deve ser aposto em cada folha da
cópia. Essa autenticação também ocorrerá nos cartórios que atendam aos requisitos estabe-
lecidos no artigo seguinte do decreto.
O artigo também ressalta que a cópia em papel, mencionada no parágrafo anterior, pode
ser produzida por qualquer meio de reprodução, desde que assegure a fidelidade e a quali-
dade de leitura. Isso significa que é permitido utilizar diferentes técnicas de reprodução para
obter as cópias em papel, desde que essas cópias sejam fiéis e permitam a leitura adequada
das informações contidas nos documentos.
Dessa forma, o artigo estabelece os requisitos para a autenticação e validade legal dos
traslados, certidões e cópias em papel ou filme de documentos microfilmados. Essas medi-
das visam garantir a autenticidade e a confiabilidade das cópias, permitindo seu uso em pro-
cedimentos legais, tanto em juízo quanto fora dele.
Art. 15. A microfilmagem de documentos poderá ser feita por empresas e cartórios habi-
litados nos termos deste Decreto.
Parágrafo único. Para exercer a atividade de microfilmagem de documentos, as empre-
sas e cartórios a que se refere este artigo, além da legislação a que estão sujeitos, de-
verão requerer registro no Ministério da Justiça e sujeitar-se à fiscalização que por este
será exercida quanto ao cumprimento do disposto no presente Decreto.
Art. 16. As empresas e os cartórios que se dedicarem a microfilmagem de documentos
de terceiros, fornecerão, obrigatoriamente, um documento de garantia, declarando:
I – que a microfilmagem foi executada de acordo com o disposto neste Decreto;
II – que se responsabilizam pelo padrão de qualidade do serviço executado;
III – que o usuário passa a ser responsável pelo manuseio e conservação das microformas.
Art. 17. Os microfilmes e filmes cópias, produzidos no exterior, somente terão valor legal,
em juízo ou fora dele, quando:
I – autenticados por autoridade estrangeira competente;
II – tiverem reconhecida, pela autoridade consular brasileira, a firma da autoridade es-
trangeira que os houver autenticado;
III – forem acompanhados de tradução oficial.
O artigo aborda a validade legal dos microfilmes e filmes cópia produzidos no exterior.
O artigo estabelece que os microfilmes e filmes cópia produzidos no exterior só terão
valor legal, tanto em juízo quanto fora dele, em território brasileiro, se atenderem a determi-
nados requisitos.
O primeiro requisito é que esses microfilmes e filmes cópia sejam autenticados por uma
autoridade estrangeira competente. Isso significa que é necessário que uma autoridade legal-
mente reconhecida no país de origem do filme ateste sua autenticidade e validade.
Além disso, a firma da autoridade estrangeira que realizou a autenticação deve ser reco-
nhecida pela autoridade consular brasileira. Isso implica em um processo formal de reco-
nhecimento da assinatura da autoridade estrangeira pela autoridade consular brasileira, vali-
dando, assim, a autenticidade do documento.
Por fim, os microfilmes e filmes cópia produzidos no exterior devem ser acompanhados
de tradução oficial. Isso significa que é necessário fornecer uma tradução oficial do conteúdo
dos documentos para a língua oficial do Brasil, a fim de facilitar sua compreensão e utilização
no contexto jurídico brasileiro.
Esses requisitos são estabelecidos para garantir a autenticidade, a validade e a compre-
ensão dos documentos microfilmados produzidos no exterior. A exigência de autenticação
por autoridade competente, reconhecimento de firma pela autoridade consular e tradução
oficial são medidas que visam assegurar a confiabilidade e a adequação dos documentos
estrangeiros ao sistema legal brasileiro.
Art. 18. Os microfilmes originais e os filmes cópias resultantes de microfilmagem de

documentos sujeitos à fiscalização, ou necessários à prestação de contas, deverão
ser mantidos pelos prazos de prescrição a que estariam sujeitos os seus respectivos
originais.
O artigo trata da manutenção dos microfilmes originais e dos filmes cópia resultantes da
microfilmagem de documentos sujeitos à fiscalização ou necessários à prestação de contas.
O artigo estabelece que os microfilmes originais e os filmes cópia resultantes da microfil-

magem de documentos que estão sujeitos à fiscalização, ou são necessários para a presta-
ção de contas, devem ser mantidos por um determinado período de tempo.
Esse período de tempo é determinado pelos prazos de prescrição a que estariam sujeitos
os documentos originais correspondentes. Em outras palavras, os microfilmes e filmes cópia
devem ser mantidos pelo mesmo período de tempo que os documentos físicos originais esta-
riam sujeitos antes de serem considerados prescritos.
Essa disposição tem como objetivo garantir que os registros microfilmados sejam preser-
vados pelo tempo necessário para cumprir requisitos legais, regulamentares ou de prestação
de contas. Os microfilmes e filmes cópia contêm informações importantes e devem ser man-
tidos durante o período exigido para garantir a disponibilidade desses registros para fins de
auditoria, controle, fiscalização ou qualquer outra finalidade legal ou administrativa relevante.
Art. 19. As infrações às normas deste Decreto, por parte dos cartórios e empresas re-
gistrados no Ministério da Justiça sujeitarão o infrator, observada a gravidade do fato, às
penalidades de advertência ou suspensão do registro, sem prejuízo das sanções penais
e civis cabíveis.
Parágrafo único. No caso de reincidência por falta grave, o registro para microfilmar
será cassado definitivamente.
Art. 20. O Ministério da Justiça expedirá as instruções que se fizerem necessárias ao
cumprimento deste Decreto.
Art. 21. Revoga-se o Decreto n. 64.398, de 24 de abril de 1969.
Art. 22. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.
Brasília, 30 de janeiro de 1996; 175º da Independência e 108º da República.
FERNANDO HENRIQUE CARDOSO
Milton Seligman
Considerações finais
Em resumo, a microfilmagem desempenha um papel fundamental na gestão eficiente,

segura e econômica de documentos nos arquivos. Ela possibilita a redução de espaço, a
preservação do documento original, a segurança dos registros, o acesso eficiente, o cumpri-
mento legal e a economia de recursos. Ao adotar a microfilmagem, as organizações podem
otimizar suas operações arquivísticas, garantir a preservação de informações valiosas e
cumprir requisitos legais de maneira eficiente.
ACONDICIONAMENTO E ARMAZENAMENTO DE DOCUMENTOS
O acondicionamento e o armazenamento são conceitos fundamentais no contexto da

conservação de documentos, uma vez que desempenham um papel crucial na preservação
da integridade física e na acessibilidade desses materiais ao longo do tempo. No processo
de arquivamento, esses dois conceitos se combinam, formando a base para a organização e
proteção adequada dos documentos.
Acondicionamento
O acondicionamento refere-se à utilização de embalagens apropriadas para proteger os

documentos enquanto estão arquivados. Essas embalagens podem incluir pastas, envelopes
ou caixas, que são selecionadas de acordo com o tipo e o tamanho do documento. O acon-
dicionamento adequado tem como objetivo principal prevenir danos físicos, como rasgos,
manchas, dobras ou desgastes causados pela manipulação frequente. É essencial escolher
materiais de qualidade, resistentes e livres de ácidos que possam prejudicar o documento ao
longo do tempo.
Armazenamento
Por outro lado, o armazenamento refere-se ao local ou mobiliário onde os documentos

são guardados. É importante selecionar um ambiente apropriado que esteja protegido contra
fatores ambientais nocivos, como umidade, luz solar direta, variações extremas de tempe-
ratura e infestação por pragas. Armários, gavetas, estantes ou prateleiras específicas para
a guarda de documentos são exemplos comuns de mobiliários utilizados para o armazena-
mento. O objetivo é criar um ambiente controlado que promova a preservação dos documen-
tos a longo prazo.
Arquivamento = Acondicionamento + Armazenamento
É importante ressaltar que o arquivamento de documentos não se limita apenas ao acon-

dicionamento ou ao armazenamento, isoladamente. Na verdade, ele é a soma desses dois
procedimentos. O acondicionamento adequado dos documentos é essencial antes de serem
colocados em seu local de armazenamento apropriado. Ambos os processos são interde-
pendentes e trabalham em conjunto para garantir a preservação dos documentos, além de
facilitar o acesso a eles, quando necessário.
Ao dominar esses conceitos e sua aplicação prática, os profissionais que atuam em arqui-
vos serão capazes de garantir a preservação adequada dos documentos, contribuindo para
a conservação do patrimônio documental e facilitando o acesso a informações importantes
ao longo do tempo.
Vale ressaltar que os conceitos de acondicionamento e armazenamento são frequente-

mente abordados em provas e avaliações na área de arquivologia. Os examinadores podem
até misturar esses termos, o que pode induzir os candidatos a erros se não estiverem aten-
tos. Portanto, ao analisar questões relacionadas a esses conceitos, é essencial prestar muita
atenção aos detalhes e compreender claramente as características e diferenças entre acon-
dicionamento e armazenamento.
ARQUIVAMENTO HORIZONTAL E ARQUIVAMENTO VERTICAL
A aplicação dos métodos de arquivamento horizontal e vertical desempenha um papel

fundamental na organização e preservação de documentos em diversos contextos. Cada
modelo possui características distintas que podem influenciar na facilidade de busca e con-
servação dos documentos. Vamos analisar as vantagens e desvantagens de cada um deles:
Arquivamento Vertical
O arquivamento vertical consiste em posicionar os documentos lado a lado, um atrás

do outro, na posição vertical. Essa abordagem apresenta algumas vantagens notáveis. Pri-
meiramente, facilita a busca e recuperação dos documentos, uma vez que é possível reti-
rar um documento específico sem precisar remover os demais. Além disso, esse método é
amplamente adotado em arquivos correntes devido à sua eficiência na organização e acesso
frequente aos documentos. As pastas suspensas e as pastas A-Z são exemplos comuns de
arquivamento vertical. No entanto, é importante considerar a desvantagem desse método,
que é a possível deterioração dos documentos. O papel tende a amassar quando armaze-
nado verticalmente, o que pode comprometer sua integridade ao longo do tempo.
Exemplo de arquivamento vertical
Arquivamento Horizontal
O arquivamento horizontal envolve a disposição dos documentos uns sobre os outros,

formando pilhas. Essa abordagem oferece vantagens distintas. Em primeiro lugar, contribui
para a conservação dos documentos, uma vez que o papel não é sujeito ao amassamento
como no arquivamento vertical. Isso é especialmente relevante em arquivos permanentes,
onde a preservação dos documentos é de extrema importância, devido ao seu valor histórico.
Além disso, o arquivamento horizontal é recomendado para documentos de grandes dimen-
sões, como mapas e plantas. Porém, é importante destacar a desvantagem desse método,
que é a dificuldade na busca e localização de documentos específicos. Para acessar um
documento em uma pilha, é necessário remover os documentos que estão sobre ele, o que
pode demandar mais tempo e esforço.
Exemplo de arquivamento horizontal
Em resumo, a escolha entre o arquivamento horizontal e vertical depende das necessi-

dades e características do arquivo em questão. O arquivamento vertical favorece a facilidade
de busca, especialmente em arquivos correntes, mas pode comprometer a conservação dos
documentos. Por outro lado, o arquivamento horizontal prioriza a preservação dos documen-
tos, sendo mais adequado para arquivos permanentes e documentos de grandes dimensões,
embora demande mais esforço na localização de documentos específicos. É importante pon-
derar essas vantagens e desvantagens ao selecionar o método de arquivamento mais ade-
quado para cada contexto.
MODELOS DE ARQUIVOS E TIPOS DE PASTAS
Os modelos de arquivos e tipos de pastas são elementos essenciais na organização e

preservação dos documentos em arquivos. Conhecer esses modelos e suas características
é fundamental para garantir a eficiência na busca e conservação dos materiais arquivísticos.
É importante ressaltar que esses conceitos são frequentemente abordados em provas e con-
cursos, exigindo dos candidatos uma compreensão clara e precisa sobre o assunto.
Tipos de pastas adotadas nos arquivos
Dentre os modelos de pastas amplamente utilizados em arquivos, destacam-se as

pastas suspensas, pastas A-Z, pastas em L e pastas sanfonadas. Cada uma dessas opções
possui características específicas que atendem a diferentes necessidades de organização e
armazenamento.
As pastas suspensas são as mais comuns e versáteis, sendo amplamente utilizadas em
arquivos correntes. Nelas, os documentos soltos, como ofícios, memorandos e contratos,
são agrupados e ordenados dentro de cada pasta, que é suspensa em armários ou arqui-
vos de gavetas. Normalmente, essas pastas possuem uma guia onde é anotado o nome ou
assunto dos documentos contidos, facilitando a identificação.
Pastas suspensas
As pastas A-Z são ideais para uma organização alfabética, numérica ou por qualquer
outro critério aplicado aos documentos. Elas possuem um gancho central onde os docu-
mentos são perfurados e inseridos. Essas pastas são armazenadas em pé, em armários ou
estantes, possibilitando uma busca rápida e eficiente.
Pastas A-Z
Já as pastas em L são utilizadas como divisórias dentro de unidades de armazenamento

maiores. Geralmente coloridas, permitem a criação de subdivisões dentro de outras pastas,
contribuindo para uma organização mais detalhada e segmentada.
Pastas em L
As pastas sanfonadas são caracterizadas por apresentarem várias divisórias, permitindo

a separação dos documentos de acordo com o assunto, ordem alfabética ou qualquer outro
critério adotado pela instituição. Essas pastas são bastante utilizadas em arquivos pessoais,
mas também podem ser encontradas em arquivos institucionais.
Pasta sanfonada
Modelos de arquivos
Além das pastas, existem diferentes modelos de arquivos que devem ser conhecidos. O
arquivo de gavetas é o mais tradicional, onde os documentos são armazenados, geralmente
utilizando pastas suspensas. Esse modelo é prático e amplamente utilizado em arquivos cor-
rentes, facilitando a busca e recuperação dos documentos.
Arquivo de gavetas
Outra opção é o fichário, destinado a guardar documentos em formato de fichas. Embora

tenha perdido popularidade com a informatização, ainda é encontrado em instituições que
utilizam fichas em suas atividades diárias, como academias, clínicas e bibliotecas não
informatizadas.
Arquivo do tipo fichário
Os arquivos deslizantes são compostos por fileiras de estantes agrupadas sobre trilhos,
permitindo que deslizem para facilitar a abertura e acesso aos documentos desejados. Essa
opção é escolhida para otimizar o espaço do ambiente, mas é importante ressaltar que sua
instalação e manutenção podem ser mais dispendiosas, exigindo uma análise cuidadosa de
sua aplicabilidade.
Arquivos deslizantes
Em suma, os modelos de arquivos e tipos de pastas desempenham um papel crucial na

organização e preservação dos documentos em arquivos. É fundamental compreender suas
características e aplicabilidade, uma vez que esses conceitos são frequentemente cobrados
em provas e concursos. Esteja preparado(a) para analisar com atenção as questões e iden-
tificar corretamente qual modelo ou tipo de pasta é mais adequado em cada situação.
É fundamental destacar que, em provas e concursos, os modelos de arquivos e tipos de
pastas podem ser abordados de forma misturada, com questões que exigem atenção aos
detalhes. Os examinadores podem apresentar situações em que é preciso identificar qual
modelo de pasta é mais adequado para um determinado tipo de documento ou como utilizar
corretamente um modelo de arquivo específico. Portanto, é imprescindível estar atento(a) e
familiarizado(a) com as características de cada modelo e tipo de pasta.
ARQUIVAMENTO E ORDENAÇÃO DE DOCUMENTOS
Métodos de arquivamento
Os métodos de organização de arquivos são as diferentes formas de organizar os docu-

mentos dentro de um arquivo. Existem vários métodos de ordenação aplicados aos arquivos,
cada um com suas próprias regras e terminologia específicas. Para entender essas regras,
podemos consultar obras de referência no campo da arquivística, como o livro “Arquivo: teoria
e prática”, de Marilena Leite Paes, que fornece informações abrangentes sobre o assunto.
Embora os métodos de arquivamento possam parecer complexos à primeira vista, é
importante destacar que o conhecimento sobre eles é muito valorizado em provas e concur-
sos. Portanto, é fundamental dedicar tempo para compreender e dominar esse tema. Para
tornar o aprendizado mais acessível, vamos ilustrar cada método com exemplos práticos,
facilitando a compreensão e a memorização do conteúdo.
Começaremos apresentando um resumo dos métodos de organização de arquivos, para
fornecer uma visão geral abrangente.
Observamos que existem vários métodos básicos de organização de arquivos. Neste
módulo, vamos estudar cada um deles em detalhes, juntamente com suas respectivas regras.
Método alfabético
O método alfabético, como o próprio nome sugere, envolve a organização dos documen-
tos em ordem alfabética, com base nos nomes das pessoas, instituições ou eventos mencio-
nados nos documentos. Esse método é amplamente utilizado no dia a dia de diversas insti-
tuições. Por exemplo, arquivos que contêm pastas de clientes, fornecedores ou funcionários
de uma empresa podem ser organizados de acordo com os nomes dessas pessoas ou insti-
tuições, seguindo o método alfabético.
Além do método alfabético tradicional, há uma variante chamada “Variadex”. Esse método
combina a ordenação alfabética com o uso de cores para facilitar a localização dos docu-
mentos no arquivo. No método Variadex, as letras iniciais dos documentos são indicadas
por cores diferentes, o que auxilia na rápida identificação e localização dos documentos
desejados.
Regras de Alfabetação
A ordenação de nomes segue 13 regras, conhecidas como regras de alfabetação. Vamos

explorar essas regras, reescrevendo-as para uma melhor compreensão. Além disso, vamos
fornecer exemplos adicionais para facilitar ainda mais o entendimento.
1ª Regra:
Ao arquivar nomes de pessoas físicas, a ordem é determinada pelo último sobrenome,

seguido pelo prenome. Por exemplo, o nome “Élvis Corrêa Miranda” seria arquivado como
“Miranda, Élvis Corrêa”. Essa prática difere do padrão usual no Brasil, em que normalmente
organizamos os nomes pelo primeiro nome da pessoa. Essa abordagem é adotada para per-
mitir uma ordenação alfabética no padrão internacional.
2ª Regra:
Quando há sobrenomes compostos por um substantivo e um adjetivo ou ligados por

hífen, eles não devem ser separados. Por exemplo, o nome “Bartolomeu Alves Vila Nova”
seria arquivado como “Vila Nova, Bartolomeu Alves”. Nesse caso, o último sobrenome é con-
siderado como uma unidade, e não apenas a última palavra.
3ª Regra:
Sobrenomes que incluem as palavras “Santa”, “Santo” ou “São” seguem a mesma regra
dos sobrenomes compostos por um adjetivo ou substantivo. Por exemplo, o nome “Cláudio
Ferreira Santa Cruz” seria arquivado como “Santa Cruz, Cláudio Ferreira”.
4ª Regra:
As iniciais abreviativas dos prenomes têm prioridade na ordenação quando há sobreno-

mes iguais. Por exemplo, se houver várias pessoas com o sobrenome “Miranda”, elas seriam
ordenadas pelo primeiro nome abreviado. Assim, teríamos “Miranda, D.”, “Miranda, Élvis” e
“Miranda, Veneza”, por exemplo.
5ª Regra:
Artigos e preposições, como “a”, “o”, “de”, “da”, “do”, “e”, “um” e “uma”, não são consi-
derados na ordenação. Por exemplo, o nome “Marcos Roberto Araújo da Silva” seria arqui-
vado como “Silva, Marcos Roberto Araújo da”. Essa regra também se aplica à conjunção
“e”, como no caso de “Pedro Rodrigues e Sousa”, que seria ordenado como “Sousa, Pedro
Rodrigues e”.
6ª Regra:
Sobrenomes que indicam grau de parentesco, como “Filho”, “Júnior”, “Neto” e “Sobrinho”,
são considerados como parte integrante do último sobrenome. Por exemplo, o nome “Élvis
Corrêa Miranda Júnior” seria arquivado como “Miranda Júnior, Élvis Corrêa”.
7ª Regra:
Títulos não são considerados na ordenação e devem ser colocados entre parênteses
após o nome completo. Por exemplo, o nome “Desembargador Joaquim Gomes Lima” seria
arquivado como “Lima, Joaquim Gomes (Desembargador)”.
8ª Regra:
Nomes estrangeiros são ordenados pelo último sobrenome, exceto nos casos de espa-
nhóis e orientais. Por exemplo, o nome “John Fitzgerald Kennedy” seria arquivado como “Ken-
nedy, John Fitzgerald”. Essa regra segue o mesmo princípio aplicado aos nomes brasileiros.
9ª Regra:
Partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. Normalmente, elas
são consideradas como parte integrante do último sobrenome quando escritas com letra
maiúscula. Por exemplo, o nome “Marco Di Rossi” seria arquivado como “Di Rossi, Marco”.
No entanto, se a partícula estiver em minúsculas, ela não é considerada. “Marco di Rossi”,
portanto, seria arquivado como “Rossi, Marco di”.
10ª Regra:
Nomes espanhóis (a regra vale também para pessoas nascidas em países de língua
espanhola) são ordenados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome de
família do pai. Por exemplo, o nome “Lionel Andrés Messi Cuccittini” seria arquivado como
“Messi Cuccittini, Lionel Andrés”. Destaque para o fato de que, por ser argentino, ou seja,
oriundo de país de língua espanhola, o nome apresentado segue esta regra.
11ª Regra:
Nomes orientais, como japoneses, chineses e árabes, são registrados conforme são
apresentados. Por exemplo, o nome “Youssef Hassan Khalil” seria arquivado como “You-
ssef Hassan Khalil”. Nesses casos, não há alterações na ordem dos nomes para fins de
alfabetação.
12ª Regra:
Nomes de empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos con-

forme são apresentados, excluindo artigos e preposições para fins de ordenação. Se houver
artigo no início, estes podem ser colocados entre parênteses após o nome. Por exemplo, a
empresa “O Concurseiro Ltda.” seria arquivada como “Concurseiro Ltda. (O)”, e a instituição
“Fundação Carlos Chagas” seria arquivada como “Fundação Carlos Chagas”.
13ª Regra:
Em títulos de congressos, conferências, reuniões, assembleias e eventos similares, os

números arábicos, romanos ou escritos por extenso devem ser colocados entre parênteses
no final. Por exemplo, “2º Congresso de Arquivologia” seria arquivado como “Congresso de
Arquivologia (2º)”.
Método geográfico
Uma forma adicional de organizar os documentos em um arquivo é através da sua sepa-

ração por localidade, como cidade, estado ou país. Essa abordagem é conhecida como
método geográfico. Embora não haja regras internacionais estabelecidas para esse método,
Marilena Leite Paes apresenta algumas diretrizes que podem facilitar a localização dos docu-
mentos quando organizados dessa maneira.
Ordenação por cidade
No caso da ordenação por cidade, sugere-se uma rigorosa ordem alfabética baseada nos
nomes das cidades, sem distinção especial para as capitais. Por exemplo:
• Alexânia (Goiás);
• Campo Grande (Mato Grosso do Sul);
• Fortaleza (Ceará);
• Lages (Santa Catarina);
• Santa Maria (Distrito Federal);
• Santa Maria (Rio Grande do Sul).
É importante destacar que as pastas devem incluir o nome do estado, em segundo lugar,
para evitar confusões entre cidades homônimas presentes em diferentes estados.
Ordenação por estado
No método geográfico por estado, a ordem de organização é diferente. As capitais são

priorizadas e dispostas em ordem alfabética de acordo com o estado, independentemente da
ordem alfabética das outras cidades. Em seguida, as demais cidades são ordenadas alfabe-
ticamente, após as capitais. Por exemplo:
Pasta do estado de Santa Catarina:
Florianópolis
Blumenau
Itajaí
Lages
Pasta do estado de Tocantins:
Palmas
Araguaína
Dianópolis
Gurupi
Porto Nacional
Nesse caso, é necessário utilizar guias divisórias com indicações dos nomes dos esta-
dos. A vantagem desse método é que as capitais, por serem as cidades mais frequentemente
consultadas, estarão mais acessíveis.
Ordenação por país
No método geográfico por país, a ordenação também é feita de forma alfabética. Dentro
de cada país, a capital é posicionada em primeiro lugar, independentemente da ordem alfa-
bética em relação às demais cidades, que são dispostas em ordem alfabética após a capital.
Por exemplo:
Pasta da Espanha:
Madrid
Barcelona
Bilbao
Sevilha
Valência
Pasta da Itália:
Roma
Florença
Pisa
Veneza
Geralmente, em provas de concurso, em questões práticas que envolvem a organização
de documentos por localidade, a ordenação por estado é a abordagem mais comumente uti-
lizada, de forma que memorizar as capitais dos estados brasileiros é essencial para garantir
esse tipo de questão.
Método numérico
O método numérico é uma forma de organizar documentos com base em números atribu-
ídos a eles. A bibliografia utilizada na elaboração de questões de provas sugere três subdivi-
sões para esse método: numérico simples, numérico cronológico e numérico dígito-terminal.
Numérico simples
No método numérico simples, cada correspondente ou cliente (pessoa física ou jurídica)

recebe um número de identificação, que é atribuído de acordo com a ordem de entrada ou
registro. A ordenação não considera a sequência alfabética. Por exemplo:
1. Fábio Corrêa Miranda.
2. Adeli Moreira de Aguiar Firme.
3. Márcio Mário do Nascimento.
4. Edma de Aguiar Palmiéri.

5. Francisco Oliveira Peixoto.
Esse método é bastante utilizado em situações em que é necessário atribuir um número
a cada pessoa, como funcionários, clientes e fornecedores. Caso haja vagas no arquivo, o
número pode ser reutilizado. É importante ter um índice que relacione o número ao nome
arquivado, o que será discutido quando falarmos sobre métodos diretos e indiretos.
Numérico cronológico
No método numérico cronológico, além da ordem numérica, é necessário observar a

data dos documentos. Esse método é comumente utilizado em repartições públicas, onde
os documentos são identificados por um número acompanhado do ano, como, por exemplo,
Processo n. 3.458/2023, onde 2023 é o ano do processo. Na prática, a ordenação pode levar
em consideração apenas a data, seja o dia, o mês ou o ano.
Numérico dígito-terminal
O método numérico dígito-terminal surgiu para evitar erros de arquivamento em grandes

volumes de documentos identificados principalmente por números. Os números são divididos
em grupos de dois dígitos, lidos da direita para a esquerda. O arquivamento é feito levando
em consideração os dois últimos dígitos, seguidos pelos dois anteriores, caso os dois últi-
mos sejam iguais, e assim por diante. Quando restar apenas um dígito no primeiro grupo,
ele deve ser completado com o número 0. Por exemplo, o número 41.567 seria arquivado
como 04-15-67.
Esse método é adotado quando os documentos possuem muitos algarismos, tornando a
ordenação trabalhosa e suscetível a erros. Na prática, os números são agrupados em pares
de dígitos, lidos da direita para a esquerda, e a ordenação é feita considerando os grupos de
dois dígitos. Um exemplo prático seria ordenar os números:
56.212
86.212
94.217
218.703
672.789
972.689
Após separar os algarismos em grupos de dois, completando com 0 quando necessário,
a ordenação seria a seguinte:
1º) 21-87-03
2º) 05-62-12
3º) 08-62-12
4º) 97-26-89
5º) 67-27-89
O método dígito-terminal é recomendado quando lidamos com documentos que possuem
muitos algarismos. Marilena Leite Paes apresenta exemplos em sua obra com números com-
postos por 6 algarismos, de forma que este padrão é o que normalmente aparece nas provas,
pelo fato de a grande maioria dos examinadores utilizarem esta bibliografia.
Método ideográfico
O método temático, também conhecido como método ideográfico, é amplamente utili-

zado tanto em instituições como em nossos arquivos pessoais. Muitas vezes, organizamos
nosso material de estudo por matérias ou disciplinas, o que significa que estamos aplicando
esse método de arquivamento. Essa abordagem, que ordena os documentos por assunto
ou tema, também é conhecida como método temático ou método por assunto na bibliografia
arquivística. Portanto, podemos considerar as três terminologias como corretas.
Marilena Leite Paes, uma vez mais, traz uma observação importante sobre a ordenação
dos documentos por assunto:
O método de arquivamento por assunto não é de fácil aplicação, pois depende da inter-
pretação dos documentos analisados, além de exigir amplo conhecimento das atividades
da instituição. – Marilena Leite Paes
A autora destaca que, ao optar pela ordenação por assunto, o responsável pelo arqui-
vamento precisa ler, interpretar e identificar o assunto de cada documento. Isso requer um
profundo entendimento dos temas abordados nos documentos, bem como um amplo conhe-
cimento das atividades realizadas pela instituição. Portanto, não é um método de aplica-
ção simples.
Outro ponto a ser considerado ao utilizar o método de arquivamento por assunto é a
importância de organizar as pastas de cada assunto de forma que facilite a localização do
tema desejado. Nesse sentido, é possível utilizar a ordenação alfabética ou numérica para
os assuntos. Essa ordenação adequada garante que os documentos sejam encontrados de
maneira eficiente quando necessários.
Método ideográfico alfabético
No método alfabético ideográfico, as pastas dos assuntos são ordenadas alfabeticamente

dentro do arquivo. Parece simples, não é mesmo? No entanto, a bibliografia sugere duas
abordagens distintas de ordenação alfabética: uma em que os assuntos são organizados em
um único nível e outra em que os assuntos são divididos em vários níveis hierarquizados.
Pode parecer complicado, mas não se preocupe, não é tão complexo quanto parece.
Método dicionário
No método dicionário, os assuntos são simplesmente ordenados em ordem alfabética,

como mostrado no exemplo a seguir:
Admissão
Contas a pagar
Contas a Receber
Empréstimos
Estágios
Licença maternidade
Transporte aéreo
Transporte marítimo
No exemplo apresentado, os assuntos estão rigorosamente em ordem alfabética, sem a
separação por áreas, caracterizando assim a classificação ou ordenação em um único nível.
Esse método é chamado de dicionário, pois reflete a maneira como as palavras são organi-
zadas em um dicionário.
Método enciclopédico
Após conhecer o método dicionário, você pode estar se perguntando como seria a orde-
nação em vários níveis hierarquizados. Essa forma de organização dos assuntos caracteriza
o método enciclopédico. Nesse método, os assuntos são distribuídos por áreas, que são
ordenadas alfabeticamente, e cada área é subdividida em assuntos mais específicos, criando
assim o segundo nível de ordenação, e assim por diante, conforme necessário. Cada nível é
sempre apresentado em ordem alfabética.
Para facilitar o entendimento, vamos considerar o exemplo prático anteriormente mencio-
nado. Os mesmos assuntos seriam distribuídos da seguinte maneira:
FINANÇAS
Contas
A pagar
Água
Luz
Telefone
A Receber
Empréstimos
PESSOAL
Admissão
Estágios
Licença
Maternidade
Paternidade
TRANSPORTE
Aéreo
Marítimo
Observe que os assuntos foram organizados em três níveis hierarquizados, e todos
os níveis estão em ordem alfabética. Por exemplo, os documentos relacionados à licença
maternidade seriam arquivados na pasta PESSOAL, na subpasta licenças e na subdivisão
licença maternidade. Se você achou isso complicado, basta lembrar de como você organiza
as pastas no seu computador. Percebeu? Os sistemas operacionais (como o Windows) uti-
lizam esse mesmo esquema para ordenar as pastas. Esse é o chamado método enciclopé-
dico, pois nas enciclopédias os volumes são organizados por áreas e, em cada volume, os
assuntos são ordenados alfabeticamente.
Método numérico ideográfico
Em um primeiro momento, parece natural que os assuntos sejam ordenados alfabetica-

mente. No entanto, também é possível organizá-los por números, sendo que essa aborda-
gem é até mais comum em instituições. Pode parecer estranho, mas na prática não é tão
complicado. Nesse caso, os assuntos são codificados e a ordenação é feita com base nos
códigos atribuídos a cada assunto.
Essa forma de distribuição de assuntos pode ser encontrada em diferentes contextos,
como em editais de concursos. Vamos considerar o seguinte exemplo:
1. PORTUGUÊS
1.1. Interpretação de texto
1.2. Gramática
1.2.1. Classes de palavras
1.2.1.1. Substantivo
1.2.1.2. Adjetivo
1.2.1.3. Verbo
1.2.1.4. Preposição
2. INFORMÁTICA
2.1. Hardware
2.2. Software
3. ARQUIVOLOGIA
3.1. Conceitos Básicos
3.2. Ciclo vital dos documentos
3.2.1. Valor dos documentos
3.2.2. Arquivo corrente
3.2.3. Arquivo intermediário
3.2.4. Arquivo permanente
3.2.5. Tabela de temporalidade
Perceba que os assuntos estão distribuídos hierarquicamente, como no método enciclo-
pédico mencionado anteriormente. No entanto, a diferença aqui é que eles não são ordena-
dos alfabeticamente, mas sim pelos códigos numéricos atribuídos a cada um.
A dúvida que pode surgir é: como esse método é aplicado aos documentos no arquivo?
Vamos analisar o passo a passo desse processo:
• Codificação dos assuntos da instituição para criar o plano de classificação;

• Anotação dos códigos de classificação nos documentos;
• Ordenação do arquivo com base nos códigos de classificação.
O primeiro passo envolve a elaboração de um esquema hierárquico que atribui códigos

a cada assunto abordado na instituição. Para isso, é essencial que o responsável pelo pro-
cesso tenha um bom conhecimento da estrutura e das atividades desenvolvidas pela orga-
nização, pois é preciso abordar todas as atividades de forma detalhada. Esse levantamento
resulta na criação do plano de classificação da instituição.
Cada instituição pode desenvolver seu próprio plano de classificação, pois os assuntos e
atividades variam de órgão para órgão. Caso queira ter uma ideia melhor, você pode pesqui-
sar no Google o termo “plano de classificação”, e encontrará exemplos de planos de diferen-
tes órgãos. Para ilustrar, vamos imaginar um plano de classificação simplificado.
1. PESSOAL
1.1. Cadastro
1.1.1. Admissão
1.1.2. Férias
1.1.3. Diárias
1.2. Treinamento
1.2.1. Estágios
1.2.2. Cursos
2. FINANÇAS
2.1. Empréstimos
2.1.1. Rurais
2.1.2. Bancários
2.2. Financiamentos
2.2.1. Imobiliários
2.2.2. Comerciais
3. INFORMÁTICA
3.1. Redes
3.2. Sistemas
Observe que a lógica é a mesma do método enciclopédico, mas aqui cada assunto
recebe um código numérico. Cada documento que ingressa na instituição (seja produzido ou
recebido) é anotado com o código de assunto correspondente. Essa codificação geralmente
é realizada no setor de protocolo, durante a atividade de classificação por assunto ou área.
O plano de classificação auxilia no processo de identificar a área à qual o documento será
direcionado. Por exemplo, todos os documentos cujo código comece com 1 serão encami-
nhados à área de pessoal, enquanto aqueles que começam com 2 irão para a área financeira
e assim por diante.
Por fim, o arquivo é organizado com base nos códigos de classificação. Nesse momento,
o código anotado na primeira página do documento (ou na capa, no caso de processos) é
observado para determinar a pasta ou local em que o documento será arquivado.
Resumindo, o processo envolve a criação do plano de classificação com os códigos, a
anotação dos códigos nos documentos e, por fim, a organização do arquivo com base nesses
códigos. Além disso, o método numérico ideográfico pode ser subdividido em dois métodos
distintos: decimal e duplex.
Método numérico ideográfico decimal
Nesse método, os assuntos são divididos em até 10 áreas. Cada área, por sua vez, pode
ter até 10 subdivisões, e isso se repete em cada nível criado. É por isso que o método é cha-
mado de decimal.
Esse método é amplamente utilizado em bibliotecas. Embora possa parecer estranho, as
bibliotecas são organizadas em 10 áreas com base em um plano de classificação conhecido
como CDU (Classificação Decimal Universal). A CDU divide todo o conhecimento humano
em 10 áreas, codificadas de 0 a 9:
0 – Generalidades.
1 – Filosofia.
2 – Religião.
3 – Ciências Sociais.
4 – Classe vaga.
5 – Matemática e ciências naturais.
6 – Ciências aplicadas. Medicina. Tecnologia.
7 – Arte. Lazer. Jogos. Esportes.
8 – Linguagem. Linguística. Literatura.

9 – Geografia. História.
A partir dessas áreas, todos os assuntos são codificados em níveis hierárquicos, sendo
que cada nível é representado por apenas um algarismo (de 0 a 9), limitando cada nível a
10 opções. Por exemplo, a classe 3, que representa ciências sociais, pode ser subdividida
de 30 a 39. Nesse caso, o código 34 identifica a área do direito. Portanto, todos os códigos
relacionados à área do direito começam com 34. A área 34, por sua vez, pode ser subdividida
em até 10 subclasses, como 340 a 349 (sendo o código 347 para direito civil, por exemplo). A
cada três algarismos, é inserido um ponto para facilitar a leitura. Dessa forma, um livro pode
ser classificado com o código 347.124.569.32, por exemplo.
Esse livro trata de assuntos relacionados a 3 (ciências sociais), 34 (direito), 347 (direito
civil) e assim por diante (cada algarismo representa uma subdivisão mais específica do
assunto). Como mencionado, toda a biblioteca é organizada seguindo esse esquema, e cada
livro possui seu código de assunto anotado na lombada, o que facilita a tarefa dos funcioná-
rios responsáveis pelo arquivamento, pois não é necessário ler os documentos para guardá-
-los adequadamente.
Esta mesma lógica pode ser adotada na criação do plano de classificação da instituição.
Costumo utilizar, como exemplo, o plano de classificação que criamos no TJDFT, onde
trabalho, para a ordenação dos processos judiciais. Um processo referente à homicídio, por
exemplo, é classificado no código 211.1, a partir de nosso plano de classificação, mostrado
parcialmente a seguir:
2. Criminal
21. Crimes contra a pessoa
211. Crimes contra a vida
211.1 Homicídio
211.2 Suicídio
211.3 Aborto
211.4 Infanticídio
...
Método numérico ideográfico duplex
Esse método funciona de maneira semelhante ao método decimal. Os assuntos são codi-
ficados e ordenados hierarquicamente, mas, neste caso, não há a limitação de 10 áreas por
nível. Assim, os códigos são criados com a inclusão de um traço para identificar cada nível.
Se o TJDFT adotasse esse método, por exemplo, teríamos:
2 – Criminal
2-1. Crimes contra a pessoa
2-1-1. Crimes contra a vida
2-1-1-1. Homicídio
2-1-1-2. Suicídio
2-1-1-3. Aborto
2.1.1.4. Infanticídio
Pode parecer semelhante ao método decimal, mas a diferença é que, nesse caso, é pos-
sível ter códigos de assunto mais complexos, como 2-15-18-21-4, por exemplo. Em alguns
níveis, os códigos podem ultrapassar o limite de 10 estabelecido pelo método decimal, e o
traço é utilizado para identificar cada nível.
Em suma, o método ideográfico numérico é bastante interessante e amplamente utilizado
em instituições. É importante compreender todos esses detalhes para aplicá-lo de maneira
eficiente.
Método unitermo ou indexação coordenada: um método complexo de organização
O método unitermo, também conhecido como indexação coordenada, é um método

relativamente complexo em termos de funcionamento. Embora tenha caído em desuso nos
arquivos e bibliotecas devido ao avanço das tecnologias digitais, ainda pode ser cobrado
em provas por estar presente na bibliografia utilizada pelas bancas examinadoras, especial-
mente na obra de Marilena Leite Paes. Vamos entender como esse método funciona.
De acordo com Marilena Leite Paes, em sua obra “Arquivo: Teoria e Prática”, o método
unitermo ou indexação coordenada foi desenvolvido por Mortimer Taube, nos Estados Unidos,
no início dos anos 1950. Embora não seja recomendado para aplicação em arquivos con-
vencionais, a indexação coordenada é utilizada com sucesso em arquivos especiais e espe-
cializados.
Resumidamente, conforme descrito pela autora, o método consiste em atribuir a cada
documento ou grupo de documentos um número sequencial de acordo com sua entrada no
arquivo. Esse número, chamado de número de registro, é controlado através de um livro pró-
prio e deve ser registrado no documento em um local visível e pré-determinado. O objetivo é
identificar e localizar o documento quando necessário.
Imagem da 1ª etapa: numeração do documento a ser organizado
Após a numeração dos documentos, é feita a análise de cada um para identificar elemen-
tos relevantes que servirão para pesquisas futuras, como nomes, assuntos, datas, lugares,
entre outros. Esses elementos são transcritos em fichas índice.
Para ilustrar, vamos considerar a análise e criação de uma ficha índice para uma ata de
reunião dos diretores da instituição.
Essa ficha índice fornece uma descrição detalhada do documento ao qual se refere e
funciona como um instrumento de controle dos números de registro e do acervo. Na prática,
cada documento terá sua própria ficha, contendo os termos que permitem localizá-lo quando
necessário.
Imagem da 2ª etapa: confecção de ficha índice
Além disso, para cada palavra-chave utilizada na descrição de cada documento, é prepa-
rada uma ficha separada, dividida em 10 colunas numeradas de 0 a 9. O número de registro
é transcrito nas fichas correspondentes às palavras-chave escolhidas para identificação do
documento, na coluna cujo algarismo coincide com o final do número atribuído ao documento.
Para facilitar o entendimento, vejamos uma ficha hipotética contendo o nome “Miranda,
Élvis Corrêa” e outra ficha contendo o termo “Reunião”. Cada ficha possui 10 colunas, e as
referências aos documentos que contêm esses termos em seu conteúdo estão listadas nas
colunas correspondentes.
Imagens da 3ª etapa: fichas de palavras-chave
Agora, temos três componentes a serem organizados: os documentos em ordem numé-

rica, as fichas índices em ordem numérica e as fichas de palavras-chave em ordem alfabética.
Quando se deseja realizar uma busca por uma palavra-chave específica, basta consultar
a ficha correspondente a essa palavra-chave. Por exemplo, se quisermos saber quais docu-
mentos possuem a referência “Élvis Corrêa Miranda”, basta verificar a ficha dessa palavra-
-chave, conforme mostrado na ficha anteriormente apresentada.
E se quisermos saber quais documentos se referem tanto a “Élvis Corrêa Miranda” quanto
ao termo “Reunião”? Nesse caso, seria necessário analisar as duas fichas desses termos,
conforme explicado por Marilena em sua obra. A pesquisa é feita comparando as fichas de
palavra-chave, que devem ser consultadas sobrepostas. Ao sobrepor as fichas, é possível
identificar quais números de registro estão presentes nas fichas selecionadas, correspon-
dendo aos documentos desejados. As figuras a seguir demonstram esta situação.

Por exemplo, a análise das duas fichas mostradas anteriormente indicaria que os docu-
mentos de número 0190, 0218, 1454 e 1794 tratam tanto de reuniões quanto de “Élvis
Corrêa Miranda”.
Se quisermos saber quais documentos tratam simultaneamente de três palavras-chave
diferentes, como “Marcelo Souza”, “viagem” e “Florianópolis”, seria necessário analisar as
fichas correspondentes a essas três palavras-chave.
É importante ressaltar que com o avanço das tecnologias da informação e o uso de sis-
temas informatizados, esse método caiu em desuso, pois é mais prático cadastrar os dados
dos documentos em um sistema e realizar as buscas por meio dele. Antes dessas tecno-
logias, no entanto, o método unitermo era amplamente utilizado em arquivos e bibliotecas.
Embora não seja um dos assuntos mais cobrados atualmente, ainda pode ser abordado em
provas por estar presente na bibliografia adotada pelas bancas examinadoras.
Sistemas de arquivamento: direto e indireto
Todos os métodos de arquivamento vistos até agora podem ser classificados em dois sis-
temas: direto e indireto. Essa classificação está relacionada à forma como os documentos são
buscados no arquivo, de maneira direta ou indireta. Mas o que isso significa? Vamos explicar.
Sistema direto
Os sistemas diretos são aqueles em que não é necessário consultar um índice adicional
para localizar os documentos no arquivo. A busca é feita diretamente no local em que o docu-
mento está arquivado. Fazem parte desse sistema os métodos alfabético, geográfico e ideo-
gráficos alfabéticos (tanto o dicionário quanto o enciclopédico). Ainda não entendeu? Talvez
seja mais fácil compreender quando verificarmos o que são os métodos indiretos.
Sistema indireto
Os sistemas indiretos são aqueles em que é necessário consultar um índice alfabético

para encontrar o número em que o documento está arquivado. Nesse sistema, encontram-se
os métodos numérico simples, numérico cronológico, numérico dígito-terminal e os métodos
ideográficos numéricos (tanto o decimal quanto o duplex).
Destaque para o fato de que todos os métodos que trabalham com letras, como o alfabé-
tico, geográfico e ideográficos alfabéticos, são considerados diretos. Já os métodos que uti-
lizam números são classificados como indiretos. Na maioria das vezes, as questões relacio-
nadas a esse assunto não exigem a interpretação direta ou indireta do método, mas apenas
exemplos de cada sistema.
Agora que sabemos que os métodos alfabéticos são diretos e os métodos numéricos são
indiretos, é importante entender o motivo dessa classificação. Vamos analisar uma situação
prática a fim de ilustrar a situação. Imagine que você precise ir à escola de seu filho solicitar
um documento relativo a ele. Nesta situação, não é lógico pressupor que o usuário irá saber
“de cabeça” a matrícula do filho na escola, e dependendo da organização que foi dada aos
documentos, é possível que as pastas dos alunos, de onde sairão as informações, estejam
ordenadas por este número.
Em resumo, não se espera que o usuário que chega ao arquivo em busca de informações
saiba o número do documento que procura. Embora isso possa acontecer, não é comum. O
mais natural é que o usuário forneça apenas o seu nome (ou no caso citado acima, o nome
do aluno), e o profissional responsável pelo arquivo precisará localizar o documento a partir
dessa informação.
Se o arquivo estiver organizado por nome, o problema é resolvido. O nome fornecido pelo
usuário é suficiente para localizar diretamente o documento, por isso chamamos de métodos
diretos. Por exemplo, se o seu chefe solicitar que você busque a pasta do servidor Marcos
Henrique Faria, você já sabe que ela estará na letra F, de Faria (caso a entidade tenha orde-
nado as pastas a partir das regras de alfabetação), e poderá encontrá-la diretamente. Se a
solicitação for pela pasta da França, em um arquivo que utilizou o método geográfico pela
procedência, você irá diretamente à letra “F” e a localizará. Se a solicitação for pela pasta de
férias e os assuntos estiverem ordenados alfabeticamente, você irá até a letra “F” e encon-
trará a pasta. Fácil, não é?
O problema surge quando os documentos são organizados por números ou códigos
numéricos. Quando você vai a uma biblioteca, por exemplo, você sabe o título do livro, o
autor ou o assunto do livro que deseja, mas provavelmente não sabe em qual código ele está
arquivado na biblioteca. Para que o usuário encontre o livro desejado na estante, é necessá-
rio disponibilizar um sistema em que ele possa pesquisar pelo nome do autor ou do livro, e o
sistema informará o código em que ele está arquivado. É uma busca indireta, pois exige que
o usuário consulte o índice antes de ir para o documento.
Isso ocorre em todas as situações em que a organização é feita por números. Por exem-
plo, pense em sua agenda telefônica. Provavelmente, você não sabe de cor o número de
todos os seus contatos. É necessário, portanto, que você mantenha um índice, que é a sua
agenda, para que, após consultá-la, você obtenha o número desejado e realize a ligação.
Esse é um exemplo perfeito de um sistema indireto de busca pelo nome desejado. A busca
na agenda é direta, mas chegar ao número desejado é feito indiretamente. Viu como não é
tão difícil?
Esse índice pode ser informatizado, o que é mais comum nos dias de hoje, ou manual,
por meio de listas impressas ou fichários, que eram mais comuns no passado.
A desvantagem do sistema indireto é que a busca depende desse índice, e quando o sis-
tema está fora do ar, não é possível localizar nenhum documento.
Portanto, podemos concluir que os sistemas diretos são utilizados quando a busca pode
ser feita diretamente pelo nome ou termo relacionado ao documento, enquanto os sistemas
indiretos exigem a consulta de um índice para encontrar o número ou código correspondente
ao documento desejado. É importante considerar o tipo de informação disponível e a forma
mais eficiente de organizá-la no arquivo, levando em conta a facilidade de acesso e localiza-
ção dos documentos pelos usuários.
Escolha do método de arquivamento
Após conhecer vários métodos diferentes de arquivamento, chegou a hora de organizar

seu arquivo. Nesse momento, surgem algumas questões: como escolher o método ade-
quado para a classificação dos documentos? Qual método de arquivamento permitirá encon-
trar rapidamente os documentos quando necessário? Para obter respostas, vamos recorrer
à bibliografia.
O método de arquivamento mais adequado depende dos tipos de documentos que serão
organizados. Também é influenciado pela instituição em questão. Em um arquivo, temos uma
variedade de documentos, e cada um deles pode ser organizado de maneiras diferentes. Por
exemplo, em casa, você pode optar por ordenar suas contas de forma cronológica e seus
diplomas por assunto. Nas empresas, a mesma lógica se aplica: folhas de pagamento podem
ser organizadas por mês/ano e as pastas dos funcionários podem ser dispostas em ordem
alfabética.
Portanto, a escolha do método de arquivamento depende da natureza dos documentos
a serem classificados, da estrutura e das necessidades da instituição. Uma empresa pode
optar por organizar seus contratos por cidade, se ela estiver localizada em várias regiões
diferentes, enquanto outra empresa do mesmo ramo pode preferir classificá-los apenas pelo
número do contrato, se operar em um único local. Como podemos observar, a escolha do
método depende do funcionamento específico da empresa.
É bastante comum utilizar a combinação de vários métodos para otimizar a organização

e facilitar a busca pelos documentos. Por exemplo, uma empresa que precisa organizar os
contratos com seus clientes pode separá-los por região (por exemplo, estados). Dentro de
cada região, os documentos podem ser organizados por ano, e dentro de cada ano, podem
ser dispostos em ordem alfabética pelo nome do cliente.
Nesse exemplo, utilizamos o método geográfico como principal (ao separar por região)
e os métodos numérico cronológico (ao ordenar por ano) e alfabético (ao organizar os con-
tratos por nome) como secundários nesse esquema. Ao organizar um arquivo, criamos dife-
rentes esquemas como esse, adaptando-os às necessidades da instituição em questão. Não
existe uma fórmula mágica para organizar um arquivo, pois cada situação deve ser anali-
sada individualmente, levando em consideração a forma que melhor atenda às necessidades
da empresa.
É importante destacar que qualquer questão que afirme que um único método de arqui-
vamento é sempre o melhor ou que determinado método deve ser utilizado de forma exclu-
siva está incorreta. Cada empresa deve criar sua própria metodologia de arquivamento que
atenda às suas necessidades específicas.
Ao planejar a forma como os documentos serão arquivados, criando uma estrutura com
os métodos selecionados, você está desenvolvendo a classificação ou o arranjo do arquivo.
Embora o termo “classificação” seja mais comumente utilizado para a fase corrente e inter-
mediária, enquanto “arranjo” é mais utilizado para a fase permanente, ambos os termos são
sinônimos em relação ao seu significado.
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Arquivologia -

CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS..................................................................................7

CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS...........................................................................9

CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS...................................................................................12

PROCEDIMENTOS DE TRANSFERÊNCIA E DE RECOLHIMENTO................................17

ACONDICIONAMENTO E ARMAZENAMENTO DE DOCUMENTOS...............................47

ARQUIVAMENTO HORIZONTAL E ARQUIVAMENTO VERTICAL..................................48

MODELOS DE ARQUIVOS E TIPOS DE PASTAS............................................................49

ARQUIVAMENTO E ORDENAÇÃO DE DOCUMENTOS..................................................53

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