A Gestão e Preservação Documental na FERGS_2018

Eduarda Puerta Martins, Orientador William Jerônimo Gontijo Silva

Afiliação: Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Rio Grande do Sul –

Campus Porto Alegre
eduardapuerta.contato@gmail.com,
william.gontijo@poa.ifrs.edu.br

O Projeto de Extensão sobre “A Gestão e Preservação Documental na FERGS_2018” apresenta

a sequência das atividades desenvolvidas pelo projeto de extensão “A Gestão e Preservação
Documental na FERGS_2016” que se destina a ações de gestão em preservação, conservação
e resgate da memória institucional da FERGS; As primeiras atividades foram denominadas
como: “Capacitação em Gestão e Preservação Documental”. A segunda etapa de trabalho foi
intitulada como “Estruturação da política de gestão e preservação documental”, contendo dois
módulos, a saber: “Módulo I - Estruturação da Política de Gestão de Documentos de Arquivo”;
e “Módulo II - Estruturação da Política de Preservação de Documentos de Arquivo”. A terceira
como “Organização Documental”. E a quarta como “Conservação Preventiva e Preservação
Digital”, contendo dois módulos, a saber: “Módulo I - Conservação Preventiva de Documentos
de Arquivo”; “Módulo II – Implementação da Preservação Digital de Documentos de
Arquivo”, com o objetivo de: complementar o aprendizado do Técnico em Biblioteconomia e
demais usuários e colaboradores envolvidos com a atuação no projeto habilitando pessoas para
o desenvolvimento sustentável de ações de preservação e conservação e a realizar pesquisas e
estudos para a criação de políticas para o desenvolvimento sustentável de atividades de
conservação e preservação do acervo físico e digital dos documentos de arquivo da FERGS;
Projeto apresentou os seguintes resultados: avaliação (triagem, que consiste na revisão dos
arquivos digitais ao constatar que haviam arquivos em falta e outros que não foram
digitalizados de forma correta havendo dificuldade na compreensão das informações do
suporte); Digitalização (repor os arquivos em falta no acervo digital de forma que fosse
possível a leitura das informações contidas no suporte com auxílio materiais de proteção para
o bolsista e os membros envolvidos nessa atividade e para acondicionar a integridade do acervo
em questão da fragilidade do suporte); Capacitação (com auxílio do orientador foi a profundado
o conhecimento em descrição arquivista) com o uso de normas como: ISAD(G) “Norma geral
internacional de descrição arquivística”, ISDF ‘‘Norma internacional para descrição de
funções’’, ISDIAH ‘‘Norma internacional para descrição de Conselho Internacional de
Arquivos instituições com acervo arquivístico’’, ISAAR (CPF) ‘‘Norma Internacional de
Registro de Autoridade Arquivística para Entidades Coletivas, Pessoas e Famílias’’,
NOBRADE ‘‘Norma brasileira de descrição arquivística’' com o auxílio das normas foi
possível dar inícios as atividades de descrição no AtoM, software de descrição arquivística.
Devido a revisão e avaliação do acervo para melhor compreensão foi necessário o contato
direto com o acervo físico enquanto se realizava as atividades de digitalização, portanto a
prática do projeto “Gestão e Preservação Documental na FERGS” contribuiu com técnicas de
operacionalização do Arquivo da FERGS.
Palavras-chave. Arquivo, Conservação, Gestão, Preservação.
Financiamento/Apoio: FERGS.