RELATÓRIO DE ATIVIDADES

Instituição: Rede de Arquivistas das Instituições Federais de Ensino Superior

Grupo de Trabalho (GT): Acervo Acadêmico

Coordenador do GT: Zenóbio dos Santos Júnior (UFOP)

Membros do GT: Cássia Gisele de Morais Rizzo (UFES), Cinara Reis Flores (UFFS), Claudineli Carin
Seiffert (IFRS), Guilherme Garcia Teixeira (IFRS), Heloísa Esser dos Reis (UFG), Janda Tamara de
Sousa (IFES), Julianne Teixeira e Silva (UFPB), Marcela Virginia Thimoteo da Silva (UFF), Pedro
Felipy Cunha da Silva (UFPB), Rodrigo de Freitas Nogueira (UnB), Sandra Messa da Silva (IFSC) e
Solange Huber dos Santos (UFAM)

Data Atividades Desenvolvidas

● Apresentação dos membros do GT;
05/07/18 ● Análise da Portaria MEC nº 315/2018, de 04 de abril de 2018;
● Criação de ferramentas de controle, pesquisa e comunicação.

● Criação de Subgrupos a fim de analisar os artigos (37 a 48) da Portaria MEC nº

315/2018 com intuito de propor melhorias na normativa;
● Discussão sobre a metodologia de trabalho;
09/08/18 ● Buscar Parceria entre Arquivistas das Instituições Federais de Ensino Superior
(ARQUIFES) e Associação Nacional dos Dirigentes das Instituições Federais de
Ensino Superior (ANDIFES) a fim de conscientizá-los sobre a responsabilidade
da gestão, preservação e arquivamento do Acervo Acadêmico das IFES tanto
analógico quanto digital.

Set/18 ● Reunião não realizada

● Definição do que será apresentado pelo GT Acervo Acadêmico no Congresso

Nacional de Arquivologia (CNA) que ocorrerá em João Pessoa/PB entre os dias
08 e 11 de outubro;
05/10/18 ● Propor ações futuras para que este material dê continuidade e seja
apresentado os resultados no VI ENARQUIFES, a realizar-se na Universidade
Federal de Goiás (UFG) em 2019;
● Encerramento das atividades.
 09/10/18 ● Apresentação do relatório do GT Acervo Acadêmico no Congresso Nacional de
Arquivologia (CNA) em João Pessoa/PB.

● Reavaliação dos objetivos propostos do GT em função da publicação da Portaria

MEC nº 554/2019 que trata sobre o Diploma Digital;
● Inclusão de novo integrante no GT, Rodrigo Nogueira da UNB, mencionado no
CNA 2018 em João Pessoa/PB sobre o Diploma Digital;
● Criação de documento compilando tudo que já foi analisado com a inclusão da
30/04/19 nova portaria 554/19;
● Levantamento de informações com os outros GTs e pesquisas sobre os dados
acadêmicos das IFES. Verificar o que pode ser feito a partir desses dados e
acrescentá-lo através de perguntas às IFES via e-SIC;
● Solicitação de informações adicionais ao MEC, sobre a elaboração das portarias,
e se houve participação ou não de representantes do Arquivo Nacional,
CONARQ, Siga-MEC na elaboração do documento.

 Criação de linha do tempo contendo as normativas publicadas pelo MEC sobre

o acervo acadêmico;

14/08/19  Análise de material produzido: artigos das legislações vigentes, respostas do

MEC (via e-SIC) e dados das IFES (levantados por outros GTs);
 Levantamento dos PDIs atuais das IFES e se já constituíram o comitê gestor
conforme determina a Portaria 315 do MEC.

30/08/19  Entrega do Plano de Trabalho do GT Acervo Acadêmico ao CNIFES

29/10/19 a  Ajustes finais do relatório do GT Acervo Acadêmico.

04/11/19

06/11/19  Apresentação dos trabalhos do GT Acervo Acadêmico no VI ENARQUIFES em

Goiânia/GO.

1. INTRODUÇÃO
O Grupo de Trabalho Acervo Acadêmico foi criado com intuito de reunir servidores
Arquivistas e Técnicos de Arquivo que atuam nas Instituições Federais de Ensino Superior
(IFES) que buscam soluções para os documentos tanto em meio analógico quanto em meio
digital de suas atividades-fim.

O trabalho consistiu em discorrer sobre a trajetória da regulamentação e os

procedimentos a serem adotados pelas Instituições de Ensino Superior (IES), no que se
refere a gestão de documentos, mais especificamente a gestão de documentos das
atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES).

2
 O governo brasileiro, nos últimos anos, tem intensificado a informatização e uso de
tecnologias para a gestão de documentos. Nessa linha, o Ministério da Educação (MEC), no
ano de 2017, publicou dois dispositivos legais voltados à gestão dos acervos acadêmicos dos
cursos superiores de graduação e pós-graduação lato sensu das IES, que são: o Decreto nº
9.235, de 15 de dezembro de 2017, e a Portaria nº 22 do Ministério da Educação (MEC), de
21 de dezembro de 2017. Em 2018, a Portaria nº 22 foi revogada pela Portaria nº 315 MEC,
de 4 de abril de 2018, publicada paralelamente à Portaria nº 330 MEC, de 5 de abril de 2018,
que dispõe sobre a emissão de diplomas em formato digital.

Diante desses dispositivos supracitados, o GT, além de discorrer sobre a trajetória da

regulamentação que afeta diretamente os acervos acadêmicos, analisou os dispositivos
legais em contraponto com a legislação arquivística. Ainda, como forma de corroborar com
esta análise, o grupo realizou um levantamento junto às IFES para compreender o atual
cenário das mesmas.

Inicialmente foram inscritos 18 (dezoito) membros no GT, porém 12 (doze)

participaram de apenas uma reunião enquanto 8 (oito) participaram de todas reuniões e
contribuíram na primeira etapa da pesquisa e relatório parcial1, apresentado no VIII
Congresso Nacional de Arquivologia, em outubro de 2018, na cidade de João Pessoa, no
estado da Paraíba.

Já na segunda etapa, o GT contou com a inscrição inicial de 13 (treze) membros,

porém 7 (sete) participaram efetivamente das pesquisas para levantamento e apuração dos
resultados. Cabe destacar que alguns membros, tiveram participação destacada nas
reuniões, elaboração do plano de trabalho e compartilhamento de materiais de suas IFES,
entre eles: Zenóbio, Claudineli, Solange, Rodrigo, Cássia, Cinara e Heloísa.

1
Relatório disponível em: http://arquifes.com.br/publicacoes-da-rede-arquifes/. Acesso em: 27 out. 2019.

3
2. OBJETIVOS

2.1 Objetivo Geral

 Fomentar a gestão de documentos arquivísticos, no âmbito das Instituições Federais
de Ensino Superior (IFES), através da mobilização dos órgãos superiores da
Administração Pública Federal (APF) quanto a importância da gestão, preservação,
acesso e autenticidade do acervo acadêmico arquivístico relativo às atividades-fim
das IFES.

2.2 Objetivos Específicos

● Analisar os principais dispositivos do decreto e portarias que versam sobre o acervo
acadêmico, tendo como base a legislação nacional que dispõe sobre gestão de
documentos arquivísticos.
● Avaliar, através de levantamento de dados, a capacidade das IFES cumprirem as
exigências presentes nas portarias e decreto que dispõem sobre acervo acadêmico;
● Analisar cenário de implementação do Diploma Digital nas IFES;
● Encaminhar sugestões para: Ministério da Educação, Arquivo Nacional, Conselho
Nacional de Arquivos, Associação Nacional dos Dirigentes das IFES e SubSIGA/MEC,
visando colaborar com o atendimento a legislação referente ao Acervo Acadêmico,
em consonância com os instrumentos normativos e orientações emanadas pelo
Arquivo Nacional e o Conselho Nacional de Arquivos.

3. ESCOPO DO TRABALHO

Para esta pesquisa, o GT destacou os principais aspectos que nortearam o trabalho

desenvolvido, que são apresentados a seguir:
● Buscar informações dos arquivos e/ou unidades responsáveis pela gestão de
documentos, em especial, Acervo Acadêmico das IFES;
● Verificar se as IFES realizam a guarda ou acumula documentos de outra Instituição
de Ensino Técnico ou Superior;
● Verificar se as IFES estão aptas para receber o acervo acadêmico transferido de uma
IES descredenciada pelo MEC;

4
 ● Levantar status da adesão ao Diploma Digital (Graduação e Pós-Graduação) nas IFES;
● Levantar necessidades relacionadas à gestão de documentos arquivísticos
(analógicos e digitais) que constam no planejamento e execução do projeto do
acervo acadêmico digital das IFES.

O GT também definiu alguns aspectos que não seriam escopo desta pesquisa,
conforme relação a seguir:
● Avaliar serviços ou ferramenta utilizada (gestão, digitalização, sistema, etc) para
execução do acervo acadêmico das IFES;
● Levantar requisitos de avaliação do acervo acadêmico nas normativas de avaliação
institucional;
● Elaborar um modelo de Termo de Procedimento Padrão para entrada de Acervos
Acadêmicos de IES particulares nas IFES - considerando acervos digitais e não
digitais;
● Propor Modelo Básico de Projeto de Digitalização de Acervos Acadêmicos para as
IFES;
● Elaborar Lista de Documentos que compõem o Acervo Acadêmico das IFES.

4. CONSIDERAÇÕES METODOLÓGICAS

O trabalho realizado pelo GT foi dividido em dois momentos, sendo que o primeiro
momento compreendeu as atividades realizadas entre julho de 2018 até apresentação dos
resultados parciais no VIII Congresso Nacional de Arquivologia, em outubro de 2018. Já o
segundo momento compreendeu o período de abril até novembro de 2019, sendo
apresentado o relatório final do trabalho elaborado pelo GT Acervo Acadêmico, no VI
Encontro Nacional de Arquivistas das Instituições Federais de Ensino Superior, sediado na
cidade de Goiânia, no estado de Goiás.

O primeiro momento consistiu na apresentação dos membros do GT, discussões e

definições dos objetivos do grupo e a metodologia a ser utilizada, bem como a criação de
ferramentas de controle, pesquisa e comunicação.

5
 O Grupo de Trabalho utilizou a rede social WhatsApp, além da plataforma Google
Hangouts como meio de comunicação e realização das reuniões. Também utilizou-se pasta
compartilhada no Google Drive a fim de organizar e armazenar os documentos em um único
local.

Primeiramente, a análise da Portaria MEC nº 315/2018 foi dividida em 3 (três)

grupos, que fizeram apontamentos nos artigos que discorrem diretamente sobre o acervo
acadêmico, tomando com base a legislação nacional que versa sobre a gestão de
documentos arquivísticos.

No segundo momento foi realizado um levantamento de dados junto as 104 (cento e

quatro) Instituições Federais de Ensino Superior (IFES). A relação das IFES foi obtida a partir
de dados disponíveis no site do Sistema e-MEC2.

Devido ao elevado número de instituições a serem pesquisadas, além da diversidade

de questionamentos a serem feitos, optou-se por dividir o levantamento em três frentes de
trabalho. O primeiro grupo, composto de 4 (quatro) integrantes do GT, ficou responsável
pela coleta de dados diretamente nos sites das instituições a fim de identificarem os Planos
de Desenvolvimento Institucional (PDI) e realizar a análise de seus conteúdos. Este grupo
também coletou dados através do Sistema Eletrônico de Informações ao Cidadão (e-SIC),
durante o período de 02/09/2019 a 31/10/2019, perfazendo um total de 60 (sessenta) dias
para que as informações fossem disponibilizadas pelas instituições.

Como forma de esclarecer como suscitou a elaboração dos dispositivos legais do

Ministério da Educação (MEC), que versam sobre o acervo acadêmico, foi solicitado via
e-SIC, ao Ministério da Educação, informações e documentos sobre a elaboração e
aprovação dos dispositivos.

Também foi elaborada uma linha do tempo (vide anexo), utilizando a ferramenta de
design Visme, retratando a legislação e documentos orientativos sobre acervo acadêmico.

2
O e-MEC é a base de dados oficial e única de informações relativas às Instituições de Educação Superior – IES
e cursos de graduação do Sistema Federal de Ensino. Disponível em: http://emec.mec.gov.br/. Acesso em: 27
ago.2019

6
 O segundo grupo de trabalho, composto por 2 (dois) membros, realizou consulta às
101 (cento e uma) IFES, também através do Sistema Eletrônico de Informações ao Cidadão
(e-SIC), durante o período de 03/10/2019 a 04/11/2019, perfazendo um total de 33 (trinta e
três) dias para que as informações fossem disponibilizadas pelas instituições. Neste grupo
tivemos três situações: a) Não foram contempladas nas pesquisas as informações de 3 (três)
IFES por “mero esquecimento”: Universidade Federal do Cariri (UFCA), Universidade Federal
do Sul da Bahia (UFSB) e Universidade Federal de São Carlos (UFSCAR); b) A prorrogação de
prazo de atendimento por mais dez dias da data inicial (trinta dias), levou o prazo final ao
limite, 04 de novembro de 2019; c) Até a data mencionada no item anterior, 13 (treze) delas
não tiveram os dados tabulados pelas seguintes razões: Não atenderam o pedido,
solicitaram prorrogação e não responderam no prazo e a data de recurso sobrepôs a data
final. Assim, os dados ou gráficos aparecerão na pesquisa como “sem resposta”.

A terceira frente de trabalho consistiu em analisar o cenário de implementação do

Diploma Digital nas IFES. Esse trabalho contou com a participação de um membro do GT.
Apesar de reconhecer o Serviço de Acesso ao Cidadão (SIC) como eficiente instrumento de
acesso às informações institucionais, optou-se para esta análise, por consultar os sites
eletrônicos de cada uma das 103 Instituições Federais de Ensino Superior (IFES) disponíveis
na internet, para verificar se havia recuperação de informações relacionadas ao termo
“diploma digital” associado à IFES, tomou-se como referência os dados das IFES ativas do
sistema do Ministério da Educação “e-MEC”.

O estudo realizado pelo GT pautou-se em apresentar os dados coletados através de

gráficos, fornecendo assim, informações do panorama das IFES quanto à legislação sobre
acervo acadêmico e a realidade de cada instituição envolvida no estudo.

Ainda, como forma de subsidiar a análise da legislação sobre acervo acadêmico,

utilizou-se como fonte o artigo científico3 intitulado "Acervo acadêmico das IES
pertencentes ao sistema federal de ensino: manutenção, guarda e conversão para o meio
digital conforme a legislação brasileira".

3
Artigo disponível em: https://periodicos.ufsm.br/sociaisehumanas/article/view/34261. Acesso em: 10 out.
2019.

7
5. APRESENTAÇÃO E DISCUSSÃO DOS RESULTADOS

Com a publicação do Decreto nº 9.235/2017, da Portaria nº 315 MEC de 2018 e a

Portaria MEC nº 330/2018, as Instituições de Ensino Superior necessitam criar e normatizar
novos procedimentos para o funcionamento dos cursos de graduação e pós-graduação lato
sensu. Dentre os procedimentos, o tratamento do acervo acadêmico tem gerado muitas
discussões, principalmente na área arquivística.

Isto posto, no tópico a seguir analisam-se os principais dispositivos que constam na

legislação supracitada e sua relação com a gestão de documentos arquivísticos.

5.1 O acervo acadêmico frente ao Decreto nº 9.235/2017, a Portaria MEC nº 315/2018 e a

Portaria MEC nº 330/2018

O Decreto nº 9.235/2017, em seus artigos 20 e 21, apresentam uma série de itens

que as IES devem observar para o pedido de credenciamento institucional junto ao MEC,
para seu funcionamento. Para realizar o pedido de credenciamento, as IFES devem
apresentar dentre diversos documentos, relacionados no artigo 20, o Plano de
Desenvolvimento Institucional (PDI). Já o artigo 21, determina que o PDI deverá conter,
entre seus oitos elementos, o “projeto de acervo acadêmico em meio digital, com a
utilização de método que garanta a integridade e a autenticidade de todas as informações
contidas nos documentos originais”.

Ao tratar do descredenciamento das Instituições e do encerramento da oferta de

cursos, o artigo 58 deste Decreto define as regras para guarda e a gestão do acervo
acadêmico nessas situações. O inciso 4º deste artigo determina que, na hipótese de
comprovada impossibilidade de guarda e de gestão do acervo pelos representantes legais
da mantenedora de IES descredenciada, o MEC poderá editar ato autorizativo da
transferência do acervo a uma IFES da mesma unidade federativa na qual funcionava a IES
descredenciada.

Já o artigo 104 determina que os documentos que compõem o acervo acadêmico

das IES, devem ser convertidos para o meio digital, na data da publicação do Decreto,
mediante a utilização de métodos que garantam a integridade e a autenticidade de todas as
informações contidas nos documentos originais, nos termos da legislação. Estabelece ainda

8
que o prazo e as condições para que as IES e suas mantenedoras convertam seus acervos
acadêmicos para o meio digital, e os prazos de guarda e de manutenção dos acervos físicos,
serão definidos em regulamento a ser editado pelo MEC.

Em seguida, como forma de regulamentar o disposto no artigo 104, citado

anteriormente, o MEC publicou a Portaria MEC nº 22/2017. A referida portaria foi revogada
e reeditada como Portaria MEC nº 315/2018.

A Portaria MEC nº 315/2018 define, em seu artigo 37, como acervo acadêmico o
“conjunto de documentos produzidos e recebidos por instituições públicas ou privadas que
ofertam educação superior, pertencentes ao sistema federal de ensino, referentes à vida
acadêmica dos estudantes e necessários para comprovar seus estudos”. No entanto, essa
definição é genérica e não há entendimento consolidado nas instituições. Nesse sentido,
entende-se que se deva buscar junto às instâncias competentes a definição mais específica
do termo, bem como questionar as IFES sobre esse entendimento. Também há o
entendimento que essa definição não abarca todas as classes documentais do Código de
Classificação de Documentos de Arquivo das atividades-fim das IFES.

O artigo 38 determina que a IES e suas mantenedoras, integrantes do sistema

federal de ensino, ficam obrigadas a manter sob sua custódia os documentos referentes às
informações acadêmicas conforme especificações contidas no Código de Classificação de
Documentos de Arquivos relativos às atividades-fim das Instituições Federais de Ensino
Superior. Nesse sentido, fica claro que as IFES devem adotar os instrumentos, e para isso, é
importante que cada instituição tenha seus instrumentos instituídos através de documentos
formais/oficiais. Também é importante ressaltar que as IES devem ficar atentas a qualquer
mudança nos instrumentos, bem como podem sugerir alterações junto ao Arquivo Nacional.
Outro aspecto importante a ser apontado diz respeito ao entendimento do Código de
Classificação, onde nele não se encontram identificados/inseridos os tipos documentais,
sendo essa identificação responsabilidade de cada IFES, de acordo com suas especificidades.
Logo, o instrumento em si não nos aponta quais documentos estão inseridos em cada
código, sendo essa identificação/levantamento dos tipos documentais um grande desafio
para a consolidação de um Código de Classificação na Instituição. Ainda vale ressaltar que
cada IFES terá seu Código de Classificação, uma vez que as instituições produzem e recebem

9
documentos distintos. Entende-se que as IFES devam gerir os assentamentos estudantis e os
processos referentes à vida acadêmica e também os documentos de gestão acadêmica –
graduação e pós-graduação – de modo a estabelecer padronização, controle da massa
documental produzida e das informações veiculadas a esta área. Ainda, a portaria não
menciona sobre a gestão do acervo acadêmico, salvo quando menciona que passará por
avaliação institucional, sendo inclusive requisito de avaliação institucional de
recredenciamento das IFES.

Já o artigo 39 indica que o dirigente da IES e o representante legal da mantenedora

são pessoalmente responsáveis pela guarda e manutenção do respectivo acervo acadêmico,
que deve ser mantido permanentemente organizado e em condições adequadas de
conservação, fácil acesso e pronta consulta. Esclarece ainda que o acervo acadêmico poderá
ser averiguado a qualquer tempo pelos órgãos e agentes públicos para fins de regulação,
avaliação, supervisão e nas ações de monitoramento, inclusive, estando sujeita à avaliação
institucional a adequada observância às normas previstas na referida Portaria; e que os
documentos em meio físico e em meio digital deverão estar disponíveis no endereço para o
qual a IES foi credenciada. Logo, fica claro que a partir dessa Portaria a responsabilidade
pela guarda e manutenção do acervo acadêmico passa a ser dos Reitores, no caso das IFES,
e não mais dos depositários indicados pelas IFES de acordo com a Portaria n° 1.224, de 18
de dezembro de 2013. Também responsabiliza os Reitores a manterem permanentemente
organizados e em condições adequadas de conservação, fácil acesso e pronta consulta, o
que nesse caso, as IFES devem constituir equipe para desenvolver essas atividades de
organização, conservação e acesso, bem como as IFES devem contar com espaço destinado
à guarda do acervo. Logo, as IFES devem contar com Arquivo para a guarda e acesso a seu
acervo acadêmico no endereço para o qual a IES foi credenciada. Ainda determina fica que o
endereço de credenciamento deve ser o mesmo onde se encontra o acervo acadêmico, não
podendo assim, a IES manter seu acervo sob custódia de terceiros. O artigo em seu
parágrafo 3º deixa claro que essas determinações valem tanto para os documentos em
meio físico quanto em meio digital. No que diz respeito aos documentos digitais, sejam eles
natos digitais ou digitalizados, devem estar disponíveis também no endereço para o qual a
IES foi credenciada. Ainda entende-se que mesmo após deixar o cargo, o Reitor(a) responde
pelo período em que foi o gestor da IFES e, dessa forma, demanda a criação de mecanismos

10
de controle e gestão que permitam manter o acervo acadêmico permanentemente
organizado, conservado, de fácil acesso e pronta consulta, independentemente se o acervo
é digital ou não digital. O artigo, ao mencionar os meios de averiguação dá pistas de como
as IFES devem se preparar para atender aos requisitos que serão avaliados. Diante disto,
sugere-se que estes requisitos sejam listados e que seja proposto instrumento de controle
interno que possa ser verificado mediante Plano de Auditoria Interna (PAINT) e gerar
controle e justificativa para as ações internas que precisarem ser implementadas. Cabe
salientar que esse instrumento conta pontos na avaliação institucional da IFES.

Ratificando a determinação do artigo 58 do Decreto nº 9.235/2017, o artigo 44 da

Portaria nº 315/2017, determina que nos casos de comprovada impossibilidade de guarda e
de manutenção do acervo pelos representantes legais da mantenedora da IES
descredenciada ou em descredenciamento, e caso a transferência para outra IES não logre
êxito, poderá implicar na transferência do acervo à uma Instituição Federal de Ensino
Superior da mesma unidade federativa da IES descredenciada, que ficará responsável pela
guarda, manutenção do acervo acadêmico produzido e acumulado pela descredenciada. O
artigo ainda trata dos documentos e justificativa que a IES descredenciada deve apresentar
a SERES, que por sua vez analisará e decidirá juntamente com a Secretaria de Educação
Superior (SESu) e a Secretaria de Educação Profissional e Tecnológica (SETEC), a
possibilidade de transferência do acervo à IFES. No caso de deferimento da transferência à
uma IFES, será editado um ato conjunto delegando a uma IFES a responsabilidade pela
guarda, manutenção, emissão e registros de diplomas e demais documentos acadêmicos.
Diante desse cenário, sugere-se a elaboração de um Termo com o procedimento padrão
para entrada de acervos acadêmicos de IES particulares na IFES – considerando acervos não
digitais e acervos digitais. Também sugere-se a criação de um formulário eletrônico para
preenchimento por parte da IES particular para coleta de dados importantes para tomada
de decisão imediata, considerando que esta IES tem 30 dias para transferir o acervo, a IFES
teria este tempo para preparar o recebimento, propiciando assim, indicadores para
relatórios de gestão.

O artigo 45, nos termos do artigo 104 do Decreto nº 9.235/2017, especifica que os
documentos e informações que compõem o acervo acadêmico, independente da fase em

11
que se encontrem ou de sua destinação final, conforme Código de Classificação e Tabela de
Temporalidade e Destinação de Documentos das IFES, deverão ser convertidos para o meio
digital no prazo de 24 (vinte e quatro) meses, de modo que a conversão e preservação dos
documentos obedeçam aos seguintes critérios:

I. os métodos de digitalização devem garantir a confiabilidade, autenticidade,

integridade e durabilidade de todas as informações dos processos e
documentos originais e

II. a IES deverá constituir um comitê gestor para elaborar, implementar e

acompanhar a política de segurança da informação relativa ao acervo
acadêmico, conforme definido neste instrumento normativo e no marco legal
da educação superior e, de maneira subsidiária, em suas normas institucionais.

Quanto ao primeiro critério, sugere-se o estabelecimento de um Termo de

Recomendação do ARQUIFES, com todas as informações necessárias para garantir que a
digitalização do acervo acadêmico atenda todas as normas arquivísticas e
consequentemente produza objetos digitais com condições de preservação em longo prazo.
Com relação ao segundo critério, sugere-se o encaminhamento de ofício aos reitores
informando sobre a responsabilidade deles enquanto depositários acadêmicos e solicitando
que seja designada comissão permanente no âmbito da IFES para elaborar e implementar
políticas acadêmicas, garantir a segurança da informação acadêmica e acompanhar as ações
coletando indicadores para relatórios de gestão. Ainda pode-se sugestionar que os
representante da SubSIGA-MEC das IFES façam parte da composição da comissão.

O artigo 46 determina que o acervo acadêmico oriundo da digitalização de

documentos (conversão para o digital) ou da produção de documentos nato-digitais (já
produzidos digitalmente em sistema informatizado), deve ser controlado por um Sistema
Especializado de Gerenciamento de Documentos Eletrônicos, que possua minimamente, as
seguintes características:

I. capacidade de utilizar e gerenciar base de dados adequada para a

preservação do acervo acadêmico digital;

II. forma de indexação que permita a pronta recuperação do acervo acadêmico

digital;

12
 III. método de reprodução do acervo acadêmico digital que garanta a sua
segurança e preservação;

IV. utilização de certificação digital padrão ICP-Brasil, conforme disciplinada em

lei, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do acervo.

Com relação às características que o Sistema Especializado de Gerenciamento de

Documentos Eletrônicos deve ter, sugere-se a aplicação de um questionário para
identificação dos sistemas que estão sendo utilizados pelas IFES e se atendem aos requisitos
de segurança listados:

a. Possui capacidade de promover a preservação do acervo acadêmico digital?

b. Qual é o modelo de indexação das informações para recuperação do acervo
acadêmico digital?
c. Qual o método de reprodução [migração/ espelhamento/ backup?]do
acervo acadêmico digital?
d. O método de reprodução do acervo acadêmico digital garante sua
segurança?
e. O método de reprodução do acervo acadêmico digital garante sua
preservação?
f. Utiliza certificação digital padrão ICP-Brasil para garantir a autenticidade, a
integridade e a validade jurídica do acervo acadêmico digital?

Como forma de corroborar com o estudo realizado pelo GT, foi solicitado via e-SIC ao
MEC os documentos produzidos e tramitados para a aprovação das minutas das portarias
MEC n° 22, de 21 de dezembro de 2017, Portaria no 315, de 04 de abril de 2018 e Decreto
n° 9.235, de 15 de dezembro de 2017. Sejam eles, pareceres, notas técnicas, processos
administrativos, relatórios do GT responsável pela elaboração das minutas. Também foi
questionado se o Arquivo Nacional, e/ou Conselho Nacional de Arquivos, e/ou a
Subcomissão de Coordenação do SIGA do Ministério da Educação participou da elaboração
desses atos normativos, uma vez que as portarias e decreto supracitados também versam
sobre o acervo acadêmico e obrigam as IES a manter, sob sua custódia, os documentos
referentes às informações acadêmicas, seguindo especificações de instrumentos de
classificação e avaliação de documentos emanados pelo Arquivo Nacional.
Diante dos dois questionamentos ao MEC, a seguir encontra-se as duas respostas na
íntegra:
1) “Cumprimentando-a cordialmente e em atenção ao pedido de acesso aos processos relacionados à
proposição e aprovação das Portarias MEC n° 22, de 2017, Portaria no 330, de 2018 e Decreto n°

13
 9.235, de 2017, comunicamos que o Processo SEI No 23000.046926/2017-01, relativo às Portarias
MEC no 315, de 2018 e no 22, de 2017, está disponível na Internet no link
http://ramec.mec.gov.br/seres/6753-sei-23000-046926-2017-01-portaria-330-e-normativa-22/file ; e
que o Processo SEI no 23000.035876/2017-29, relativo ao Decreto no 9.235, de 2017, está disponível
no link http://ramec.mec.gov.br/seres/6752-sei-23000-035876-2017-29-decretro-9235/file . Para
acessá-los, basta clicar no link ou copiá-lo na área de endereços de seu navegador e depois filtrar a
informação desejada.
2) Informamos, ainda, que não há registro de participação do Arquivo Nacional, do Conselho Nacional de
Arquivos ou da Subcomissão de Coordenação do SIGA do Ministério da Educação na elaboração
desses atos normativos, já que os atos preveem a adoção, na íntegra, do Código de Classificação de
Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior e na
Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Fim das
Instituições Federais de Ensino Superior, aprovados pela Portaria AN/MJ no 92, de 23 de setembro de
2011, e suas eventuais alterações”. (Coordenadoria do Núcleo de Atendimento ao Procurador
Institucional da Secretaria de Regulação e Supervisão da Educação Superior do Ministério da
Educação).

Ao analisar os processos disponibilizados no primeiro questionamento ao MEC,

ressalta-se que a principal finalidade da legislação diz respeito ao “aperfeiçoamento dos
procedimentos e desburocratização dos fluxos regulatórios, reduzindo o tempo de análise e
o estoque de processo e a melhoraria na qualidade de atuação regulatória do MEC”.
Relatam ainda que, ao longo do ano de 2016 e 2017, realizou-se audiências e discussões em
eventos sobre o assunto, tendo as entidades se manifestado durante esse período.
A Nota Técnica nº 2/2017/GAB/SERES/SERES, ao fazer a análise do Decreto
9.235/2017, explica que a inclusão da previsão de projeto de acervo acadêmico em meio
digital, utilizando método que garanta a integridade e autenticidade de todas as
informações contidas nos documentos originais, trata-se de uma importante inovação que
busca adequar a disponibilidade de informações e registros acadêmicos aos avanços
tecnológicos já disponíveis, o que tem por objetivo facilitar o acesso de estudantes, do MEC
e da sociedade em geral a informações seguras e tempestivas sobre diplomas de graduação,
históricos escolares e outros documentos relacionados, sem perder de vista questões de
fidedignidade, sigilo e validade da informação.
Quanto à análise das disposições sobre o encerramento da oferta de cursos e
descredenciamento de instituições, a nota técnica diz que a inclusão de normas relativas ao

14
acervo acadêmico de IES descredenciadas no art. 59 é de grande valia para a segurança do sistema
regulatório e dos estudantes. Ainda complementa dizendo que há um passivo de acervos sem
identificação de localização, por não ter sido informada pelos representantes legais quando do
descredenciamento da instituição. Há ainda, acervos que, embora localizados, não têm destino
definido ou responsável.

5.2 As perspectivas das IFES diante dos novos procedimentos a serem aplicados no acervo
acadêmico

Ao questionar as IFES se as mesmas já constituíram o comitê gestor que deverá

elaborar, implementar e acompanhar a política de segurança da informação relativa ao
acervo acadêmico, conforme determina o artigo nº 45, da Portaria MEC n° 315/2018, nota-
se que a maioria das instituições ainda não constituíram o comitê, perfazendo um total de
76 IFES, o que equivale a 73% das instituições. Somente 21 responderam terem instituído
comitê gestor, o que equivale a 20% das IFES. Ainda soma-se a esse questionamento o total
de 7 IFES que não responderam ao questionamento, o que equivale a 7%.

Ainda, no mesmo questionamento, caso a resposta da IFES fosse sim, foi solicitada a
cópia/acesso ao documento de constituição. Ao analisar esses documentos percebeu-se que
16 instituições dizem já estarem cumprindo a legislação correlata através de outros comitês,

15
tais como: Comitê Gestor de Tecnologia da Informação e Comunicação; Comitê de
Governança Digital e Comitê de Gestão da Segurança da Informação.

Também foi questionado se os servidores designados pela respectiva instituição,

para comporem a Subcomissão de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos de
Arquivo, da Administração Pública Federal, do Ministério da Educação (SubSIGA/MEC) estão
participando das discussões do projeto do acervo acadêmico digital. Mais uma vez prevalece
a resposta negativa por parte da maioria das IFES, sendo que 67 delas respondeu “não” ter
os membros indicados para comporem a SubSIGA/MEC participando das discussões dentro
de suas próprias instituições. Já 25 instituições responderam que “sim”, perfazendo um
total de 24%. Ainda teve 04 IFES que responderam de forma ambígua, por vezes
confundindo com comissões de repositório institucional e 8 instituições não responderam
ao questionamento.

Chama a atenção o fato de muitas IFES entenderem que o acervo acadêmico trata-se
de documentos de Biblioteca, inclusive passando os questionamentos aos setores de
Biblioteca, afirmando que cumprem a legislação com a implantação do “Repositório
Institucional”.

Aqui cabe salientar que dentre as IFES que responderam “não” ao questionamento,
teve instituições que entenderam que o questionamento se referia às reuniões com a

16
SubSIGA/MEC e não a participação de discussões do projeto do acervo acadêmico dentro da
própria instituição. Uma instituição ao conferir sua portaria de indicação, informou que
iriam designar novos membros em função do falecimento de servidor indicado na portaria
vigente. Teve inclusive, instituição que informou “não ter recebido solicitação de indicação
de servidores para comporem a SubSIGA/MEC”. Diante dessa informação, fica a indagação
de quem deveria manter esse controle e cobrar as IFES pela atualização das indicações?

Com relação à análise dos Planos de Desenvolvimento Institucional (PDI) das 104
IFES, que foram levantados através de pesquisa direta aos sites institucionais, constatou-se
que 82 instituições “não” contemplam o projeto do acervo acadêmico em meio digital,
perfazendo um total de 79%. Já no PDI de 19 IFES foi identificado o projeto, o equivalente a
18%. Ainda deparou-se com a falta de transparência do próprio PDI em vigência em 03
instituições, não sendo localizados após exaustivas pesquisas.

5.3. Tranferência, guarda e manutenção do Acervo Acadêmico de uma Instituição de

Ensino Superior (IES) descredenciada pelo Ministério da Educação (MEC)

O artigo 41 da Portaria Nº 315, de 4 de abril de 2018, diz que “Toda instituição

descredenciada ou em processo de descredenciamento, qualquer que seja a forma de
encerramento de suas atividades, poderá proceder à transferência de seu acervo acadêmico
nos termos do art. 58, § 2º, do Decreto nº 9.235, de 2017”. que por sua vez cita “A
responsabilidade pela guarda e gestão do acervo acadêmico pode ser transferida a outra IES
devidamente credenciada, mediante termo de transferência e aceite por parte da IES

17
receptora, na pessoa de seu representante legal, conforme regulamento a ser editado pelo
Ministério da Educação”.

Ao analisarmos a normativa, surgiram alguns questionamentos no GT: Estamos preparados

para lidar com o Acervo Acadêmico de nossas próprias instituições hoje? Como vamos
assumir o arquivo de outras IES descredenciadas, se não estamos dando conta da nossa
IFES?

Outras questões surgiram no decorrer das reuniões: Será que os dirigentes das IFES têm
conhecimento sobre esta normativa? Cabe ressaltar que na mesma portaria, em seu Art. 39
- “o dirigente da IES (reitor) é responsável pela guarda e manutenção do acervo acadêmico”.

Ademais, tivemos o Decreto Presidencial n° 9.262, de 10 de janeiro de 2018, que extinguiu

60.923 cargos da administração pública federal, dentre eles o de Técnico em Arquivo das
IFES. E em 2019, o MEC anunciou bloqueio de 30% na verba vale para todas as
universidades federais e 2020, estão previstos novos cortes do orçamento das IFES 4. Será
que teremos recursos suficientes para atender esta demanda?

Diante dos fatos, fizemos a seguinte pergunta as IFES:

Realiza a guarda ou acumula documentos de

outra instituição de ensino congênere
(pública ou privada)?

2%

14%

84%

SIM NÃO SEM RESPOSTA

__________________________
4
Textos disponíveis em:
https://revistaforum.com.br/politica/mec-anuncia-que-bloqueio-de-30-na-verba-vale-para-todas-as-
universidades-federais/. https://guiadoestudante.abril.com.br/universidades/governo-preve-mais-cortes-para-
o-mec-em-2020/
Ambos acessados em: 30 out. 2019.

18
Das 87 (oitenta e sete) IFES que responderam até 04 de novembro de 2019, tivemos 73
(setenta e três) IFES, equivalente a 84%, não guardam ou acumulam documentos de outra
IES. Enquanto 12 (doze) IFES, equivalente a 14%, afirmam que possuem documentos em seu
acervo e ainda registram diplomas de Instituições de Ensino Superior Privada, há aquelas
que “herdaram” o acervo procedente das escolas técnica que foram fechadas no decorrer
do tempo. Apenas duas IFES (2%) não responderam sobre esta questão. Até a presente
data, não tivemos respostas das 14 (catorze) IFES solicitadas.

Outra informação solicitada às IFES é demonstrada a seguir:

A instituição tem condições de receber a transferência

de acervo acadêmico de outra instituição que tenha
sido descredenciada pelo MEC?
1%
3% 6%

90%

SIM NÃO SEM RESPOSTA OUTRAS RESPOSTAS

Das 87 (oitenta e sete) IFES que responderam até 04 de novembro de 2019, tivemos 78
(setenta e oito) IFES, equivalente a 90%, não tem condições de receber o acervo acadêmico
transferido de outra IES. Enquanto 5 (cinco) IFES, equivalente a 6%, afirmam que receberiam
acervo de outras Instituições de Ensino Superior público ou privada. Uma IFES ou 1% não
respondeu a questão, enquanto 3 (três) IFES equivalente a 3% responderam da seguinte
forma: a) Dada a falta de demanda, nenhum estudo foi realizado até o presente momento a
fim de verificar a possibilidade de receber o acervo acadêmico de outra instituição de
ensino. Fatores como o tamanho do acervo acadêmico, levantamento e catalogação do
conteúdo, formato de recuperação e acesso, custos, dentre outros fatores teriam de ser
analisados para responder ao questionamento sobre as condições em receber o acervo
acadêmico de outra instituição; b) É competência do MEC designar Instituição de Ensino
Superior do sistema federal de ensino para essa finalidade; c) É inviável responder tal
questão hipotética. A Universidade somente avalia condições de recepção de arquivos

19
externos se houver situações concretas. Cabe ressaltar que, até a presente data, não
tivemos respostas das 14 (catorze) IFES solicitadas.

Percebe-se que as três IFES não querem expor seus comentários, sem antes terem
informações ou dados mais relevantes sobre o caso, como ficou caracterizado em suas
palavras: “nenhum estudo foi realizado”, “é competência do MEC designar IES” ou “questão
hipotética”.

5.4 Implementação de Diploma Digital nas IFES

A Portaria MEC n. 330, de 5 de abril de 2018, instituiu o Diploma Digital no âmbito das
instituições de ensino superior pertencentes ao sistema federal de ensino, incluindo as
instituições públicas e privadas. A emissão de diploma em meio digital é objeto de discussão
e questionamentos ao Ministério da Educação há algum tempo, indicando a necessidade de
simplificação administrativa e de aumento da segurança do diploma.

O Normativo supracitado é marco importante para promoção da mudança de cultura no

que se refere à emissão e registro de diplomas exclusivamente digitais, que corrobora com
Parecer 226/2012, do Conselho Nacional de Educação, que recomendou

“às Secretarias do Ministério da Educação a instituição de Grupo de Trabalho com a

finalidade de estudar os possíveis impactos que a certificação digital trará à sistemática de
confecção, expedição e registro de diplomas e certificados, com vistas à edição, se julgado
pertinente, de ato administrativo regulamentando tal prática no âmbito do Ministério”
(BRASIL, 2012, p.7)

A busca por conformidade legal tem lastro na compreensão de que o diploma “atribui a seu
portador um poder, um cargo, uma dignidade, um grau” (BRASIL, 2001). Essa dimensão
torna o diploma um documento de arquivo exposto a um alto índice falsificações, exigindo
rigor na produção e critérios bem definidos para que se mantenha autêntico, integro e
confiável.

Todo o contexto torna oportuno e necessário o fomento e discussão sobre a compreensão e

do diploma digital nas Instituições Federais de Ensino Superior (IFES). Assim, no V Encontro

20
Nacional de Arquivistas das IFES houve a proposição para tornar o tema “Diploma Digital”
objeto de análise do GT Acervo Acadêmico.

Nesse sentido, o Plano de Trabalho proposto para as ações do GT propôs, em seu objetivo 3,
“Analisar cenário de implementação do Diploma Digital nas IFES”. Para a análise, houve
indicação de três tópicos: Realizar consulta às IFES, via SIC, buscando identificar se houve
adesão ao Diploma Digital; Verificar se a implementação é aderente à Portaria MEC n.
554/2019; e Consolidar dados e expressar por meio de relatório.

Os resultados estão expressos no gráfico a seguir:

Cabe destacar que as três IFES que realizaram a implementação do Diploma Digital
promoveram esta ação em momentos diferentes, uma vez publicada a Portaria MEC n. 330
de 2018. São elas, em ordem de implementação e divulgação: Universidade de Brasília
(UnB), Universidade Federal da Paraíba (UFPB) e Universidade Federal de Santa Catarina
(UFSC).

A linha do tempo, evidencia a implementação do Diploma Digital em ordem cronológica,

possibilitando comparação com a publicação dos normativos que promoveram a
regulamentação do Diploma Digital no âmbito do MEC.

A Universidade de Brasília (UnB) foi a primeira IFES a implementar o Diploma Digital para a
graduação. No entanto, a Portaria MEC n. 554/2019, que define critérios específicos e
regulamenta o Diploma Digital nas IES, detalhando questões técnicas, somente é atendida
em plenitude atualmente na Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC), onde ocorreu o
projeto piloto, testado pela equipe responsável do MEC.

21
Nesse contexto, em conversa por telefone com a Sra. Cristiane Dias Lepiane, representante
do MEC, responsável pela Coordenação do projeto Diploma Digital para as IES pertencentes
ao sistema federal de ensino, o Projeto está estruturado em dez eixos que delineiam o
arcabouço que estabelece o padrão para o Diploma Digital:

• Estar dentro do ordenamento jurídico brasileiro;

• Legislação federal da educação vigente;
• Autonomia e tradição das IES;
• Inovação tecnológica;
• Processos e procedimentos das IES;
• Legislação do ICP-Brasil;
• Legislação para uso da internet;
• Princípios de sistema de informação e conceitos computacionais;
• Controle social;
• Conscientização ambiental.

Além do compartilhamento sobre o projeto Diploma Digital, a Coordenadora se mostrou

disponível para colaborar com a Rede Arquifes, indicando a necessidade de participação das
IFES para consolidação e aprimoramento da estrutura de Diploma Digital visando um melhor
formato.

6 RESULTADOS ESPERADOS

A análise do cenário de implementação do Diploma Digital indica pouca aderência à

proposta pelas IFES, apesar de ter sido identificado que, tanto Universidades quanto
Institutos Federais estão atuando ou discutindo as melhores práticas para tornar o Diploma
Digital uma realidade na instituição. Os desafios observados estão relacionados ao vínculo
com a cultura do diploma tradicional em papel e com os desafios relacionados ao
conhecimento das tecnologias da informação.

Para os arquivistas, há grande espaço de interação com a TI, oferecendo colaboração com
temas relacionados à gestão dos Diplomas Digitais, independentemente da ferramenta
escolhida pela IFES, e aqueles relacionados à Preservação Digital. A aproximação do
Arquivista dessas discussões incluirão conceitos atuais de autenticação de documentos

22
como Blockchains e a Cadeia de Certificados Digitais (ICP-Brasil). Estruturas já utilizada por
IFES para emissão e validação de Diplomas Digitais.

Apesar das ações para implementação de Diplomas Digitais parecerem isoladas, há registros
no portal da Associação Nacional dos Dirigentes das Instituições Federais de Ensino Superior
(Andifes) que indicam a atuação em conjunto da UnB, UFPB e UFSC para desenvolver
solução para atender a todas as IES.

7 ENCAMINHAMENTOS

Após o levantamento de informações, análise das legislações e apresentação dos

mesmos no VI Enarquifes, espera-se:

● Contribuir com a gestão, preservação, acesso e autenticidade do acervo

acadêmico digital das IFES, em consonância com os instrumentos normativos
e orientações emanadas pelo Arquivo Nacional e o Conselho Nacional de
Arquivos;

● Contribuir com o fortalecimento da institucionalização de programas de

gestão arquivística de documentos (analógicos e digitais), em especial, das
atividades fim das IFES;

● Sensibilizar os Dirigentes das Instituições Federais de Ensino Superior sobre a

relevância do Arquivo como setor estratégico da administração, no que tange
a gestão dos documentos, que contribuem não só para o acesso da
informação acadêmica como também da preservação da memória
institucional.

Goiânia/GO, 06 de novembro de 2019.

Zenóbio dos Santos Júnior

Coordenador GT/ ACERVO ACADÊMICO /ARQUIFES

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