Aula 2

AULA 2 - ARRANJO ARQUIVÍSTICO: PROBLEMAS E PERSPECTIVAS
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APRESENTAÇÃO
Olá turma!
Nesta segunda aula, vamos conversar sobre alguns problemas e perspectivas que
circundam o trabalho de arranjo arquivístico de processos judiciais históricos. Para
isso, tentaremos compreender um pouco do cenário histórico, teórico e técnico em
que essa atividade se insere.
A prática do arranjo é orientada por uma série de princípios gerais que devem ser
utilizados observando-se a cultura informacional e a dinâmica de funcionamento de
cada instituição. Não há fórmula mágica para executar esse trabalho, mas, ao mesmo
tempo, em nenhum momento podemos abdicar de desenvolver soluções claras e
embasadas na teoria arquivística.
Então, para ampliar um pouco mais nosso conhecimento sobre arranjo, vamos nos
debruçar sobre alguns fatores que podem dificultar ou potencializar a realização dessa
atividade.
1 - O PROBLEMA DA ADMINISTRAÇÃO DOS ARQUIVOS NO BRASIL
A História da gestão dos documentos e informações na Administração

Pública brasileira possui muitos exemplos de trabalhos e iniciativas de excelência. Mas,
por outro lado, também é repleta de algumas pequenas tragédias: acervos destruídos
por inundações, incêndios, eliminações indevidas, perdas, extravios, fraudes, dentre
outros.
Figura 1: Registro feito em um arquivo do Poder Executivo, nos anos 2000.
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Em 1985, no contexto da Reforma Administrativa Federal, o governo criou a

Comissão Especial de Preservação do Acervo Documental (CEPAD) 1, com a finalidade
de identificar problemas e propor mudanças estruturais e operacionais nos setores de
arquivo, biblioteca e museu da Administração Pública.
A CEPAD realizou um levantamento em 1.162 arquivos localizados no Rio de

Janeiro e em Brasília. A pesquisa avaliou questões relacionadas à produção
documental, administração de documentos, acervo arquivístico, recursos humanos,
recursos materiais, tratamento técnico, classificação, avaliação e seleção, uso de
recursos técnicos e comunicações administrativas. Segundo Sousa (1995) e Indolfo
(2008) o relatório final da CPAD para o segmento arquivístico, indicou o seguinte
cenário:
• 88,7% dos arquivos localizados em Brasília, não possuíam planos de

classificação;
• A eliminação era feita por cerca de 42% dos arquivos de Brasília e do

Rio de Janeiro. Entretanto, apenas 13,36% utilizavam tabelas de
temporalidade para aplicação de prazos de guarda;
• Inexistiam critérios de avaliação, transferência e recolhimento devido ao

volume de documentos e às precárias condições de tratamento técnico,
além das instalações físicas inadequadas.;
• Os serviços prestados pelos arquivos eram ineficientes tanto para a

Administração, quanto para os cidadãos, devido à carência quantitativa
e qualitativa de recursos humanos e materiais.
Em 1989, foi formulada uma nova pesquisa para fundamentar a criação

do Cadastro Nacional de Arquivos Federais. Dessa vez, foram pesquisados 148 órgãos
da administração pública federal no Rio de Janeiro e em Brasília, o que totalizou a
visita a 309 depósitos de arquivo.
Assim como o trabalho feito pela CPAD alguns anos antes, a pesquisa de 1989
também chegou à conclusão de que inexistia uma política arquivística que orientasse a
atuação desses no que tange à gestão e preservação de seus documentos e
informações.
Esses estudos, no entanto, ajudaram a identificar um cenário problemático

que passaria ser mudado com as medidas tomadas ao longo dos anos 1990 e 2000. A
publicação da Lei nº 8.159 em 1991 foi um passo significativo para a evolução da
gestão de documentos no Brasil.
1
Formalizada pela Portaria nº 1.009, de 29 de outubro de 1985.
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Essa Lei criou o Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), com a finalidade de

implantar a política nacional de arquivos, e o Conselho Nacional de Arquivos
(CONARQ) como órgão central desse Sistema. O SINAR abrange, originariamente:
• o Arquivo Nacional;
• os arquivos do Poder Executivo Federal;
• os arquivos do Poder Legislativo Federal;
• os arquivos do Poder Judiciário Federal;
• os arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e
Judiciário;
• os arquivos do Distrito Federal dos Poderes Executivo e
Legislativo;
• os arquivos municipais dos Poderes Executivo e Legislativo.
A atuação do SINAR propiciou o funcionamento cooperativo dos arquivos, já

que cada integrante passou a contar com um conjunto de diretrizes, normas e
perspectivas comuns de trabalho. Um exemplo disso são as Resoluções publicadas
pelo CONARQ. Entre 1995 e 2015 o órgão produziu 43 resoluções, que ajudaram a
padronizar procedimentos e concederam subsídios técnicos e teóricos à execução de
atividades como classificação, descrição, avaliação, implantação de tecnologias, dentre
tantas outras.
Figura 2: CONARQ divulga diversas contribuições técnicas e teóricas em seu site.
Nesse interim, também cresceu o número de cursos de arquivologia no país, o

mercado se abasteceu de profissionais e a Administração Pública também passou a
contar com esse profissional em seus quadros de cargos. As inovações tecnológicas,
por sua vez, trouxeram uma significativa e importante mudança de paradigma, ao
imprimirem cada vez mais racionalidade, celeridade e possibilidade de controle aos
processos informacionais das instituições.
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Porém, mesmo com essa tendência de melhoria, a gestão dos arquivos

públicos (físicos ou digitais) ainda é um desafio tanto do ponto de vista institucional
quanto do ponto de vista histórico. Os documentos de algumas décadas atrás que
chegam (ou já estão) nos arquivos permanentes para organização e arranjo guardam
todas as características inerentes ao contexto em que foram criados e tramitados. Da
mesma forma, os documentos digitais produzidos hoje podem chegar às próximas
décadas cercados de fragilidades que ameaçarão sua acessibilidade e preservação.
O documento espelha a instituição, em todos os seus aspectos. Então, isso

tem que ser considerado no momento de se promover o arranjo de arquivos
permanentes. Pensando nisso, o Conselho Superior da Justiça do Trabalho vem
realizando esforços no sentido de compreender cada vez mais a realidade
informacional da Justiça do Trabalho, no intuito de impulsionar trabalhos técnicos e
promover apoio logístico e orçamentário aos TRTs.
Figura 3: Diagnósticos produzidos pelo CSJT para conhecer de forma sistemática a realidade dos
arquivos da JT.
Pesquisas como os diagnósticos realizados em 2009 e 2015 2, pela

Coordenadoria de Gestão Documental (CGDOC/CSJT), ajudam a compreender os
arquivos da JT em termos de infraestrutura, recursos financeiros, recursos humanos,
recursos financeiros e vários outros aspectos que são vitais para o desenvolvimento
das atividades de gestão de documentos e gestão da memória institucional.
Localmente, é necessário que cada Tribunal procure compreender de forma

aprofundada os fatores que oportunizam ou constituem riscos à realização de seus
projetos e atividades. No âmbito dos arquivos permanentes, o arranjo é uma prática
2
Os diagnósticos estão disponíveis em:
http://www.csjt.jus.br/c/document_library/get_file?uuid=a46cb519-4618-4831-a4f9-
e409afbcbfa7&groupId=955023
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que serve de base a todos os outros procedimentos – não é possível iniciar um

programa de descrição se a documentação não está organizada.
Além disso, o arranjo é o momento em que finalmente nos aproximamos dos

conjuntos documentais e vemos todos os problemas relacionados ao seu histórico de
produção e acumulação. Por isso, antes de começar a abrir as caixas arquivo é
imprescindível realizar uma análise detalhada do ambiente institucional, do histórico
de desenvolvimento das atividades arquivísticas, das condições gerais do acervo, das
metas específicas e gerais que se pretende atingir e, por fim, da expectativa de prazos
para conclusão de cada um dos objetivos do projeto.
2 – O PROBLEMA DO RECOLHIMENTO
Recolhimento é o termo técnico que designa a entrada de documentos no

arquivo permanente. Sabemos que o percurso dos documentos até sua chegada os
arquivos definitivos é longo e possui ameaças à integridade tanto física quanto lógica
da informação.
É interessante quando Heloisa Bellotto defende que a sistemática de arranjo se

inicia materialmente com o recolhimento. Para a autora, esse procedimento pode
decorrer de 3 maneiras: sistematicamente, com certa regularidade, ou de forma
“selvagem” mesmo.
Para Bellotto (2005, p. 143) o recolhimento selvagem acontece quando

“grandes massas aleatórias são literalmente ‘descarregadas’ nos arquivos
permanentes, sem obediência a critérios técnicos.” Sendo que essa prática que
consiste “muito mais numa ‘limpeza’ dos locais administrativos para obtenção de
espaço do que na preocupação de possibilitar acesso a novas fontes de pesquisa”.
Vejam que essa situação pode configurar uma ameaça também à gestão e preservação
dos documentos armazenados em ambientes digitais.
Hoje, o Poder Judiciário busca a total padronização e informatização de seus

processos informacionais jurídicos e administrativos. A produção de documentos em
suporte papel é algo residual. Essa conjuntura traz a necessidade de se pensar uma
série de novos parâmetros para o tratamento dos arquivos permanentes. A
preservação por longo prazo é um desafio em nível mundial, ela exige não só
investimentos, mas a criação de uma cultura organizacional que valorize do
documento como um patrimônio não só do órgão produtor, mas também da
sociedade como um todo.
Em contraponto ao recolhimento selvagem, Bellotto (2005) cita o recolhimento

sistemático, um procedimento regular e organizado imbuído de grande preocupação
com a apresentação do material e com a periodicidade de sua realização – ou seja,
nessa vertente há um fluxo organizado e periódico de recolhimento sendo seguido. A
terceira possibilidade é o recolhimento feito com certa regularidade, mas sendo feito
direto das unidades produtoras para o arquivo permanente, o que geralmente significa
o recebimento de registros com pouco ou nenhum tratamento arquivístico prévio.
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RECOLHIMENTO
TRANSFERÊNCIA RECOLHIMENTO
CORRENTE INTERMEDIÁRIO PERMANENTE
Figura 4: Fluxo básico da teoria das 3 idades documentais.
Para ocorrer recolhimento do tipo sistemático é preciso que no âmbito dos

arquivos correntes e intermediários esteja acontecendo uma verificação periódica dos
prazos indicados na tabela de temporalidade, ou seja o processo de gestão
documental tem que estar funcionando de maneira adequada.
3 – CONEXÕES ENTRE PLANO DE CLASSIFICAÇÃO E QUADRO DE ARRANJO
A metodologia utilizada pela Justiça do Trabalho (JT) para classificação

arquivística dos autos de processos judiciais é a apresentada na Resolução CSJT n° 67,
de 30 de abril de 2010 3, que instituiu a tabela de temporalidade de documentos
Unificada.
Naturalmente, a tabela de temporalidade já traz a estrutura do plano de

classificação embutida. O instrumento arquivístico apresentado na Resolução 67/2010
está em consonância com as determinações do CNJ no que tange à utilização de
Tabelas Processuais Unificadas no âmbito do Poder Judiciário 4.
Nesse contexto, a Resolução nº 67/2010 apresenta uma estrutura de

classificação sofisticada que exige a análise de 3 aspectos dos processos judiciais para
efetivar a classificação e consequentemente a atribuição de temporalidade. Esses
aspectos são:
• Classes;
• Assuntos; e
• Movimentos.
3
Disponível em: https://juslaboris.tst.jus.br/handle/20.500.12178/50329
4
O sistema das TPU pode ser acessado em: http://www.cnj.jus.br/sgt/consulta_publica_classes.php
6
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Observem os excertos da Resolução CSJT nº 67/2010 abaixo:
Figura 5: Tabela de classes.
Figura 6: Tabela de assuntos.
Figura 7: Tabela de movimentos.
Ao final da Resolução, temos um fluxograma que explica como deve ser a

utilização combinada dessas 3 tabelas. A orientação é a seguinte:
7
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Figura 8: Fluxograma de aplicação das tabelas de temporalidade.
Em resumo, deve-se primeiramente situar o processo em relação à

circunstância de seu julgamento (tabela de movimentos), depois em relação à sua
classe (tabela de classes) e, por último, identificar o assunto (tabela de assuntos).
Dessa forma, é possível identificar se, com o fim dos prazos prescricionais e
precaucionais, os processos em análise deverão ser eliminados ou recolhidos para o
arquivo permanente.
No que tange à conexão com o arranjo arquivístico, a tabela mais importante é

a de classes processuais. A tabela de classes aplicável ao 2º grau de jurisdição, por
exemplo, apresenta a seguinte macroestrutura:
PROCESSO CÍVEL E DO
TRABALHO
OUTROS PROCESSO PROCESSO DE

RECURSOS
PROCEDIMENTOS CAUTELAR CONHECIMENTO
Figura 9: Macroestrutura da tabela de classes processuais da Resolução CSJT nº 67/2010.
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Dentro de cada caixinha do segundo nível, a tabela de temporalidade vai listar

as várias tipologias processuais, conforme podem observar na figura 5. No tópico
“outros procedimentos”, a tabela de temporalidade indica a espécie documental
“petição”, porém essa é uma classificação que não conecta as petições com as
atribuições de um determinado órgão judicial. Há associação apenas à generalidade
“processo cível e trabalhista”, que é o grande tópico.
A compreensão sobre a gênese e a função de um conjunto de petições

acumuladas por um determinado órgão julgador pode ser ampliada mediante a
contextualização dos documentos a partir da proposta de quadro de arranjo constante
na Orientação Técnica do CSJT:
Figura 10: Representação gráfica do quadro de arranjo proposto para a JT na Orientação Técnica do
CSJT.
No arquivo permanente, as petições deverão ser compreendidas em relação ao

seu relacionamento direto com determinadas competências. É o que procuramos
representar na figura 10. A partir de uma análise funcional e de conteúdo será possível
associar as petições (e qualquer outro documento da instituição) a um determinado
ramo de atividade proposto no quadro de arranjo: deliberação plenária, julgamento de
dissídios coletivos, julgamento de dissídios individuais, ou até mesmo algum outro
grupo ainda não previsto na estrutura básica. Caso não encontre o encaixe adequado
a um tipo processual, a equipe de trabalho deve efetuar estudo para identificar que
tipo de série pode ser adicionada à proposta básica do CSJT, adicionar essa nova
caixinha ao desenho e continuar seu trabalho.
Em arquivologia, diz-se que os documentos são dotados de organicidade um

atributo que faz com que um conjunto de registros reflita a estrutura, as funções e as
atividades de um determinado ente acumulador. Segundo Bellotto (2005, p. 152) a
organicidade é a relação entre a individualidade do documento e o conjunto no qual
ele se situa geneticamente.”. O nível de organização que o arranjo busca está
intimamente relacionado à necessidade de deixar explícita essa organicidade. Não se
trata obviamente de estabelecer, necessariamente, um agrupamento físico dos
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documentos, mas sim de clarificar e deixar bem representadas suas relações com
atividades específicas da instituição.
Apesar de serem dois produtos oriundos de uma mesma função arquivística –

a classificação – nem sempre há correspondência exata entre os planos de
classificação e os quadros de arranjo. Isso decorre de motivos históricos,
administrativos e também pela variabilidade de metodologias utilizadas para
construção de cada instrumento. Mesmo nesse quadro, é plenamente possível
estabelecer as conexões necessárias entre planos de classificação e quadros de
arranjo, mediante a compreensão e análise detalhada de cada um desses
instrumentos.
4 – SÉRIES, CLASSES E GRUPOS – UMA GRANDE CONFUSÃO TERMINOLÓGICA
A falta de clareza quanto a determinados termos técnicos dificulta a discussão,

o desenvolvimento de soluções práticas e a produção de conhecimento sobre arranjo
arquivístico. Um dos problemas mais significativos nesse sentido é a indefinição
quanto aos termos utilizados para indicar cada um dos níveis do arranjo.
Façam uma reflexão atenta sobre o conceito de ‘”série” apresentado no

Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (DBTA):
Subdivisão do quadro de arranjo que quadro de arranjo

corresponde a uma sequência de documentos relativos
a uma mesma função, atividade, tipo documental ou
assunto.
Adotar essa definição como baliza para uma conversa sobre aplicação de um
quadro de arranjo pode gerar um ambiente comunicativo que lembrará uma torre de
babel. Enquanto um arquivista fala “série” pensando na tipologia documental, outro
entende que a conversa é sobre o assunto dos documentos e um terceiro faz replica
referindo-se a uma atividade. Uma bagunça que vai complicar o desenvolvimento do
trabalho.
Para Bellotto (2005, p. 153):
O uso simultâneo da palavra série para designar

organismos; para denominar uma sequencia de
documentos da mesma tipologia, da mesma função, do
mesmo ‘assunto’; ou ainda para denominar uma
aglutinação de fundos, como na arquivística francesa,
pode gerar confusões, tanto para o tratamento técnico
levado a efeito pelo arquivista, quanto para os próprios
usuários-pesquisadores.
10
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Para aprofundar o problema, há outros termos que são utilizados no sentido

análogo ao de série. O CONARQ, por exemplo, em seu código de classificação para
documentos de arquivo área meio 5 cita que:
No código de classificação, as funções, atividades,

espécies e tipos documentais genericamente
denominados assuntos, encontram-se hierarquicamente
distribuídos de acordo com as funções e atividades
desempenhadas pelo órgão. Em outras palavras, os
assuntos recebem códigos numéricos, os quais refletem
a hierarquia funcional do órgão, definida através de
classes, subclasses, grupos e subgrupos, partindo-se
sempre do geral para o particular.
Nesse caso, além de o termo assunto servir como uma designação genérica
significando indistintamente e simultaneamente “funções, atividades, espécies e tipos
documentais”, esses assuntos (funções, atividade, espécies e tipos) dividem-se não em
séries, mas em classes, subclasses, grupos e subgrupos.
Essas variações terminológicas e conceituais vão se aprofundar ao longo de

outras produções arquivísticas. Vendo isso, é importante que, no âmbito dos trabalhos
práticos, haja um acordo sobre como se deve compreender cada termo. Para o
trabalho de arranjo evoluir, é preciso que os envolvidos falem a mesma língua.
A proposta de quadro de arranjo para processos judiciais trazida pelo CSJT

buscou uma compreensão mais sólida dos níveis de arranjo a partir de convenções
aplicadas à estrutura presente na Norma Brasileira de Descrição Arquivística
(Nobrade). Para compreendermos melhor esse mecanismo, vamos analisar, em
perspectiva, o desenho da figura 11 e o quadro 1, que seguem abaixo:
5
Disponível em:
http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/images/publicacoes_textos/Codigo_de_classificacao.pdf
11
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TRT (Fundo)
FUNÇÃO FUNÇÃO
JUDICIAL ADMINISTRATIVA
(Seção) (Seção)
1º GRAU (Subseção) 2º GRAU (subseção)
Julgamento de Dissídios DELIBERAÇÃO NO JULGAMENTO DE JULGAMENTO DE

DELIBERAÇÃO PLENÁRIA
Individuais ÂMBITO DO ÓRGÃO DISSÍDIOS COLETIVOS DISSÍDIOS INDIVIDUAIS
ESPECIAL (Série) ( Série)
(Série) (Série) ( Série)
(Subséries)
(processos e dossiês)
(cada item documental dentro de determinado processo ou dossiê)
Figura 11: Estrutura geral do quadro de arranjo proposto na Orientação Técnica do CSJT.
NÍVEL DE DENOMINAÇÃO ESTRUTURA FUNCIONAL OU DOCUMENTAL

DESCRIÇÃO DO NÍVEL DE REPRESENTADA EXEMPLO
ARRANJO
Tribunal Regional do Trabalho visto como um ente
Acervo da acumulador de acervos arquivísticos. Já vimos que o Tribunal
0 entidade Tribunal custodia, naturalmente, seu próprio fundo Regional do
custodiadora arquivístico e, eventualmente, fundos de natureza Trabalho
pública ou privada (arquivos pessoais) doados.
1 Fundo Fundo arquivístico propriamente dito. Pode ser o do Fundo do
TRT ou algum outro custodiado pela instituição. TRT
Separação entre os documentos diretamente
vinculados à missão do órgão produtor do fundo
2 Seção (atividade-fim) e os indiretamente ligados à missão Função
(atividade-meio). No caso da JT, essa relação foi Judicial
pensada em termos de uma função judicial e uma
administrativa.
Em compasso com as tabelas processuais unificadas
previu-se que subseção encontraria como
2,5 Subseção fundamento adequado a divisão entre as atividades 1º Grau
do 1º e do 2º grau de jurisdição.
Para Sousa (2007, p. 139), atividade compreende
“[...]um conjunto de tarefas/ações caracterizado pelo
consumo de recursos e orientado para um objetivo
Série definido, de caráter global”. Dentro da lógica do
quadro de arranjo para a JT, observando as várias Julgamento
12
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possibilidades indicadas na teoria arquivística, optou- de dissídios

se por associar o conceito de série direta e individuais
exclusivamente ao de atividade.
3 Série
Assim, no segundo grau de jurisdição, foram
mapeadas e identificadas as seguintes
séries/atividades: correição, deliberação no âmbito
do órgão especial, deliberação plenária, julgamento
de dissídios coletivos e julgamento de dissídios
individuais, conforme representado na figura 11.
O termo subsérie ficou associado aos tipos
documentais, que, considerando o foco da
Orientação Técnica do CSJT, equivalem à própria
noção de classe processual.
Em arquivística, tipo documental é entendido como a Autos de

configuração que assume a espécie documental de julgamento
acordo com a atividade que a gerou. dissídios
3,5 Subsérie coletivos
Espécie documental é o tipo de configuração que um
documento assume conforme a natureza de suas
informações e a disposição de seu conteúdo. São
espécies documentais bem caracterizadas, por
exemplo: ata, ofício, parecer, contrato.
No âmbito de uma burocracia, as atividades jurídico-

administrativas são instrumentalizadas pelas
espécies documentais mais adequadas.
Veja que uma ata serve para efetuar os registros de

uma reunião, enquanto um ofício serve para realizar
uma comunicação externa à instituição. Cada espécie
tem uma forma particular de configuração de seu
conteúdo e um estilo de articulação de discurso.
Não faria sentido, por exemplo, realizar uma

comunicação administrativa utilizando a
diagramação e o tipo de discurso específico de uma
ata, ou mesmo registrar reuniões utilizando um
documento configurado nos padrões de um ofício.
Quando identificamos a espécie e à unimos à sua

atividade geradora temos o tipo documental.
Percebam a lógica desse mecanismo: Autos de
3,5 Subsérie julgamento
ATIVIDADE ESPÉCIE TIPO DOCUMENTAL dissídios
UTILIZADA
Adquirir Contrato Contrato de coletivos
material de aquisição material
consumo de consumo
Alterar período Memorando Memorando de
de férias
+ =
alteração
período de férias
de
Solicitar Memorando Memorando de

estagiário solicitação de
estagiário
Calcular custas Planilha Planilha de cálculo
processuais de custas
processuais
Julgar dissídios Autos Autos de
coletivos julgamento de
13
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dissídio coletivo
Assim, por meio das tipologias documentais
visualizamos claramente a vinculação entre uma
atividade institucional e os documentos que ela
produz.
A subsérie “autos de julgamento de dissídios
coletivos” é um conjunto informacional que tem
como elementos cada um dos autos dissídios
coletivos de um dado período acumulados no
arquivo.
4 Processo ou O processo tomado individualmente, no sentido Dissídio

dossiê dado por Bellotto (2007, p. 101), é considerado uma coletivo n°
“unidade documental em que se reúne, oficialmente, X
documentos de natureza diversa no decurso de uma
ação administrativa ou judiciária, formando um
conjunto materialmente indivisível”.
Dentro da subsérie é possível ordenar os dissídios,

por ordem crescente de número, local do conflito,
órgão julgador, dentre outros.
5 O item documental é cada uma das partes
Item documental constitutivas de um processo. Petição
inicial do
Ou seja, no nível 5 podemos contextualizar a petição Dissídio
inicial, os depachos, as sentenças, acórdãos e outros Coletivo n
documentos adicionados durante o processo x.
formativo dos autos.
Quadro 1: Correlação entre os níveis do quadro de arranjo e os níveis de descrição da NOBRADE.
Salientamos que essa tentativa de superar os problemas terminológicos

envolvendo as noções de “série”, “classe” e “grupo”, não objetiva ser o único meio de
superação do problema. A solução adotada pode ser outra, conforme a metodologia
de trabalho adotada pelo TRT, as configurações de estrutura organizacional
observadas e os objetivos da equipe responsável pelo trabalho de arranjo.
Considerado isso, salientamos que o quadro acima busca apenas lançar luzes a
um dos caminhos possíveis para melhorar a comunicação entre os colaboradores
envolvidos no trabalho de arranjo, além de buscar trazer bases mais palpáveis à
discussão técnica sobre o tema no contexto de um trabalho prático.
5 – POSSIBILIDADES DE APLICAÇÃO DO PROCEDIMENTO DE ARRANJO EM

DOCUMENTOS DIGITAIS
O arranjo de documentos produzidos e armazenados em ambiente digital ainda

é uma grande incógnita. Isso porque ainda não temos experiências consolidadas de
implantação de requisitos e metadados de gestão de documentos nos sistemas
gerenciados de documentos e processos digitais, no âmbito do Poder Judiciário.
Esses requisitos são basicamente os indicados nos capítulos 2 e 8 do Modelo de

Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos do
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Judiciário brasileiro 6 (Moreq-Jus), que foi instituído pela Resolução CNJ n° 91, de 29 de
setembro de 2009. Abaixo apresentamos de forma sumarizada os assuntos tratados
por esses dois capítulos do MoReq-Jus:
2. Organização dos documentos institucionais: plano de

classificação e manutenção dos documentos
2.1. Configuração e administração do plano de

classificação no GestãoDoc;
2.2. Classificação e metadados dos processos/dossiês;
2.3. Gerenciamento dos processos/dossiês;
2.4. Processos;
2.5. Volumes: abertura, encerramento e metadados;
2.6. Manutenção de documentos institucionais não-
digitais e híbridos.
[...]
8. Avaliação e destinação
8.1. Configuração dos instrumentos de classificação,

temporalidade e destinação de documentos;
8.2. Aplicação dos instrumentos de classificação,
temporalidade e destinação de documentos ;
8.3. Exportação de documentos;
8.4. Eliminação;
8.5. Avaliação e destinação de documentos institucionais
não-digitais e híbridos.
O tópico 8.2, por exemplo, tem a seguinte descrição:
Estes requisitos referem-se à aplicação dos

instrumentos de classificação, temporalidade e
destinação de documentos: procedimentos de controle
e verificação dos prazos e da destinação prevista, antes
de se proceder às ações de destinação propriamente
ditas.
Um desses requisitos, o RAD8.2.5, que é de implantação obrigatória nos sistemas,

prescreve que “Os documentos previamente definidos pelo Programa de Gestão Documental
como de guarda permanente (sentenças, inteiro teor de acórdão, etc) deverão ter sua guarda
garantida”. Associado a esse requisito temos o metadado de preservação MPR 1.3.4, no
seguinte formato:
6
Disponível em: http://www.cnj.jus.br/programas-e-acoes/pj-proname/sistema-moreq-jus
15
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Código de MPR1.3.4
identificação
Nome Status Permanente
Definição Indica se uma entidade precisa ser conservada
permanentemente.
Aplica-se Classificação Processo/dossiê/
volume
Anexo Documento
Obrigatoriedade Obrigatório Obrigatório Obrigatório Obrigatório
Ocorrências Uma Uma Uma Uma
Responsável Usuário ou
sistema
Usuário ou
sistema
Usuário ou
sistema
Usuário ou
sistema
Herança Não
Condições de O valor deve ser Sim ou Não.
uso
Comentário Aplica-se associado à tabela de temporalidade
ou aos créditos de guarda de processos/dossiê
e documentos.
Requisitos MoReq-Jus:RAD8.1.3, RAD8.2.5
Referências MoReq2: M031
Figura 12: Metadado de preservação MPR1.3.4
No âmbito da Justiça do Trabalho, já há iniciativas para implantação desse

requisito. Estando em funcionamento, ele permitiria identificar os processos de caráter
histórico armazenados em sistemas como o PJe e o PROAD.
Uma vez identificados, esses processos poderiam ser migrados para ambientes
digitais apropriados ao trabalho arquivístico de arranjo, descrição, difusão e
preservação por longos prazos. Essa medida teria a natureza de um recolhimento
propriamente dito e contribuiria para a melhora da capacidade operativa dos sistemas
judiciais e administrativos, mediante a liberação de espaço nos storages mais caros e
com alto índice de acesso, além de permitir a organização do ciclo de vida dos
documentos armazenados.
Uma vez que essas aplicações estejam disponíveis aos profissionais das áreas
de gestão de documentos e de memória institucional será necessário desenvolver
metodologias que congreguem esforços humanos e de tecnologia da informação para
a contextualização, arranjo e descrição das grandes massas documentais que estão
represadas nos sistemas informáticos.
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6 – O DESAFIO DO ARRANJO DE ACERVOS PESSOAIS: UMA EXPERIÊNCIA COM O

FUNDO GERALDO BEZERRA DE MENEZES
O arranjo de documentos pessoais é um trabalho que desafia os limites

teóricos e metodológicos da arquivologia. Nas burocracias, o processo de acumulação
de documentos é de certa forma previsível, pois se fundamenta em normas,
procedimentos e condutas arraigadas na cultura organizacional.
Já o processo de formação de arquivos pessoais é caótico, orientado tanto por

fatores psicológicos e emocionais complexos, quanto pela necessidade de resolver e
preservar a memória de fatos, atos e direitos adquiridos no decorrer de vivências
individuais e coletivas.
Avançamos para a segunda década do século XXI e observamos que começam a

chegar nos arquivos permanentes os acervos pessoais formados no decorrer das
últimas décadas do século XX. Essa conjuntura exige um preparo diferente das
unidades de gestão documental e dos centros de memória. É preciso compreender não
só logística a ser aplicada no recolhimento dos acervos pessoais, mas também os
problemas que envolvem o arranjo, a preservação e a concessão de acesso a esse tipo
de documentação.
A Coordenadoria de Gestão Documental e Memória do TST (CGEDM/TST)

desenvolve atualmente um importante trabalho com acervos pessoais. Trata-se do
projeto de arranjo e descrição do fundo do ex-Ministro Geraldo Bezerra de Menezes
(1915-2002), falecido, que foi o primeiro presidente do TST.
Figura 13: Foto do fundo de arquivo do Ministro Geraldo Bezerra de Menezes (à direita).
Em maio de 2015, a família do ex-Ministro Geraldo Bezerra de Menezes doou o

acervo deste ao TST, com o fim de ampliar as possibilidades de preservação, consulta e
disseminação de um conjunto de documentos e objetos que, mesmo sendo de
propriedade particular, se confundem com a História do Desenvolvimento do Direito e
da Justiça do Trabalho no Brasil.
17
____________________________________________________________________________
Figura 14: Equipe da CGEDM/TST faz identificação inicial dos documentos do Fundo Geraldo Bezerra de
Menezes juntamente com familiares do ministro.
O acervo estava localizado na cidade de Niterói, no Rio de Janeiro. Por isso, o

TST definiu que o trabalho de recolhimento seria feito em duas etapas, sendo que cada
uma exigiria uma viagem específica.
A primeira viagem serviu para contato inicial com a família do ex-Ministro. Esse
foi o momento de definir as condições, exigências e detalhes relativos à doação. A
equipe, formada por dois servidores, também realizou, durante dois dias, o trabalho
de identificação geral, acondicionamento e preparação do material para o transporte.
Já a segunda viagem envolveu o transporte propriamente dito dos documentos

do Rio de Janeiro para a sede do TST, em Brasília. Essa movimentação foi planejada e
executada por um integrante da equipe técnica da CGEDM e dois integrantes da área
de segurança lotados na Coordenadoria de Segurança e Transporte do TST (CSET), que
também disponibilizou o caminhão para o transporte.
Como ações preparatórias para ao recolhimento, a CGEDM empreendeu as

seguintes medidas:
• Estudo indicando estado geral de conservação da documentação,

principais séries e quantitativos, além de análise da organização
originalmente aplicada aos documentos;
• Elaboração de um termo de doação contendo descrição sumária do

acervo doado, explicação das condições da doação, assinatura dos
responsáveis pela doação e da autoridade do TST;
• Definição de espaço no acervo para armazenamento da documentação.
Com a formalização da doação e a entrada do fundo no acervo do TST, a equipe

de especialistas da CGEDM iniciou o planejamento para a organização da
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____________________________________________________________________________
documentação – que no jargão técnico passou a ser chamada “fundo GBM”, em

referência às iniciais do nome do ex-Ministro. Para esse projeto foram definidas as
seguintes atividades:
• Digitalização conforme os pressupostos apresentados no estudo

Recomendações para Digitalização de Documentos Arquivísticos
Permanentes 7, publicado pelo Conselho Nacional de Arquivos;
• Elaboração gradativa de instrumentos de pesquisa (guia, inventário e

catálogo);
• Construção do quadro de arranjo para organização física e intelectual

dos documentos do fundo.
O arranjo, obviamente, foi o primeiro trabalho executado. Como já dissemos

aqui, ele é o procedimento que dá a base para a realização de todas as outras
intervenções características do arquivo permanente. Não é possível desenvolver
projetos consistentes se a documentação não estiver organizada e contextualizada.
Para construir o quadro de arranjo a equipe realizou ampla pesquisa sobre a

vida e a obra do ministro. Os estudos abrangeram tanto fatos da vida privada, quanto
detalhes da atuação de Geraldo Bezerra de Menezes como magistrado, professor,
administrador público, político, atleta e literato.
A multiplicidade de atividades desenvolvidas pelo ex-Ministro, somada a sua

notável inclinação para guarda de informações e documentos, dotou o fundo GBM de
uma incrível e rica rede de informações e conhecimentos sobre a vida, a cultura, a
política e os costumes de um amplo período do século XX.
A estrutura atual do quadro de arranjo GBM, que ainda está em processo de

tratamento, é a seguinte:
7
Disponível em:
http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/images/publicacoes_textos/Recomendacoes_digitalizacao_c
ompleta.pdf
19
____________________________________________________________________________
Fundo GBM
700 –
800 -
100 - 200 – 300 – 400 – 500 – 600 – Atividade 900 – 1000 –
Atividades
Atividade Atividade Atividade Atividade Atividade de Atividade em em Atividade Atividade
documentação da vida
jurisdicional religiosa acadêmica familiar associações instituições literária política
civil
culturais
Figura 15: Representação gráfica do quadro de arranjo do fundo GBM.
Essas séries – lembrem-se que no tópico 4 desta aula alinhamos o termo séries
à ideia de atividades desenvolvidas – estão em pleno processo de descrição já
contando com os textos base para construção de inventários e catálogos. Pelos
instrumentos ainda em fase de elaboração podemos conhecer alguns documentos
interessantes do fundo:
100 – ATIVIDADE JURISDICIONAL
• Despachos de Geraldo Bezerra de Menezes na Presidência do extinto Conselho

Nacional do Trabalho e TST. 1948;
• Entrevista sobre o TST. Niterói, 01/09/1996;
• Dossiê de instalação do TST. 1946-1959;
• Anotações de Geraldo Bezerra de Menezes sobre a Justiça do
Trabalho.
20
____________________________________________________________________________
Figura 16: Recorte do jornal “A noite” integrante do fundo GBM.
300 – ATIVIDADE ACADÊMICA
• Homenagem de alunos a Geraldo Bezerra de Menezes;

• Convite da Academia Niteroiense de Letras. 1945;
• DOSSIÊ SOBRE A REFORMA UNIVERSITÁRIA DA UNIVERSIDADE
FEDERAL FLUMINENSE. 1966-1968;
• Aula de Geraldo Bezerra de Menezes sobre justiça social. 28/09/1964.
21
____________________________________________________________________________
Figura 17: Saudação a Geraldo Bezerra de Menezes feita pelo Procurador de Justiça Edmo Lutterbach.
Os documentos que mostramos são apenas um pequeno aperitivo, caso

queiram conhecer mais sobre o processo de organização e sobre os documentos do
fundo GBM, entrem em contato com a Seção de Preservação da Memória Institucional
do TST (SGPMI/CGEDM), pelo telefone (61) 3043-3330, ou pelo e-mail cged@tst.jus.br.
O arranjo de documentos pessoais pressupõe a análise de vários fatores

relacionados aos significados e às relações nem sempre tão óbvias que se estabelecem
entre os documentos produzidos por um indivíduo. Também exige um entendimento
muito claro sobre os limites entre o público e o privado. Nesse processo, a conversa e
a colaboração com os doadores será sempre um porto seguro para definição das
diretrizes de análise e de divulgação das informações e documentos do fundo.
22
____________________________________________________________________________
Para construir o arranjo é imprescindível conhecer com certa profundidade os

marcos biográficos mais importantes do produtor dos documentos. Para fazer isso, um
bom começo é ler sobre a sua vida, coletar depoimentos e documentos-chave dentro
do próprio acervo. Essa teia de informações deve ser sistematizada com vista a dar
forma ao rascunho inicial do quadro de arranjo – que deve ter como elemento
definidor de suas seções e séries sempre as atividades que a pessoa desenvolvia.
Os tópicos do quadro de arranjo devem ser definidos sempre em relação às

áreas de atuação e às atividades do indivíduo, nunca em relação a tipos de
documentos, períodos cronológicos, temas, fatos específicos, dentre outros aspectos
artificiais que não propiciam a visualização da organicidade dos documentos. Em
síntese, entenda todas as atividades do entre produtor e represente isso na forma
hierárquica padrão de um quadro de arranjo.
7 – CONSIDERAÇÕES FINAIS
Nesta aula tratamos de muitos temas. Em 6 pontos, fomos do histórico do

tratamento dos arquivos na Administração Pública brasileira aos problemas
envolvendo o arranjo de arquivos pessoais. Falamos sobre recolhimento e sobre as
dificuldades terminológicas envolvendo o termo “série”. O objetivo de uma aula deste
tipo foi demonstrar que a atividade de arranjo não está isolada no âmbito do arquivo
permanente.
O arranjo depende de uma compreensão ampla sobre a instituição formadora

do fundo, suas características políticas, organizacionais e seus processos informativos.
Por isso, sua realização do arranjo (seja em nível intelectual seja em nível prático) não
pode desconsiderar os vários aspectos que estão em volta do processo de produção e
acumulação dos documentos.
São fatores de extrema importância a organização originalmente concedida aos

conjuntos documentais, as baixas por aplicação de tabelas de temporalidade, as
condições de preservação, as modificações estruturais da instituição, tudo isso faz
diferença, pois o que se quer com o arranjo não é explicitar temas ou questões
específicas da documentação, mas sim ligá-la inequivocamente a determinados
contextos jurídico-administrativos.
Considerando isso, espero que tenham aproveitado bem os conhecimentos

desta aula. Vamos agora resolver mais um controle de leitura para então podermos
falar do trabalho de descrição de documentos, na aula 3.
8. BIBLIOGRAFIA
BELLOTTO. Heloísa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. Rio de

Janeiro. Ed. FGV, 2007.
23
____________________________________________________________________________
INDOLFO, Ana Celeste. As transformações no cenário arquivístico federal. In: Arq. &
Adm., Rio de Janeiro, v.7,n. 1, jan./jul.2008. p. 49-71.
SOUSA. Renato Tarciso Barbosa de. A classificação como função matricial do que-
fazer arquivístico. In: Arquivística Temas Contemporâneos. Distrito Federal. SENAC,
2007.
SOUSA. Renato Tarciso Barbosa de. Arquivos ativos e massas documentais

acumuladas na Administração Pública brasileira: busca de novas soluções para
velhos problemas. Dissertação apresentada ao Curso de Mestrado em
Biblioteconomia e Documentação do Departamento de Ciência da Informação e
Documentação da Universidade de Brasília para obtenção do grau de Mestre.
Universidade de Brasília, 1995.
24

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AULA 2 - ARRANJO ARQUIVÍSTICO: PROBLEMAS E PERSPECTIVAS

1 - O PROBLEMA DA ADMINISTRAÇÃO DOS ARQUIVOS NO BRASIL

A História da gestão dos documentos e informações na Administração

Figura 1: Registro feito em um arquivo do Poder Executivo, nos anos 2000.

Em 1985, no contexto da Reforma Administrativa Federal, o governo criou a

A CEPAD realizou um levantamento em 1.162 arquivos localizados no Rio de

• 88,7% dos arquivos localizados em Brasília, não possuíam planos de

• A eliminação era feita por cerca de 42% dos arquivos de Brasília e do

• Inexistiam critérios de avaliação, transferência e recolhimento devido ao

• Os serviços prestados pelos arquivos eram ineficientes tanto para a

Em 1989, foi formulada uma nova pesquisa para fundamentar a criação

Esses estudos, no entanto, ajudaram a identificar um cenário problemático

Essa Lei criou o Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), com a finalidade de

A atuação do SINAR propiciou o funcionamento cooperativo dos arquivos, já

Figura 2: CONARQ divulga diversas contribuições técnicas e teóricas em seu site.

Nesse interim, também cresceu o número de cursos de arquivologia no país, o

Porém, mesmo com essa tendência de melhoria, a gestão dos arquivos

O documento espelha a instituição, em todos os seus aspectos. Então, isso

Pesquisas como os diagnósticos realizados em 2009 e 2015 2, pela

Localmente, é necessário que cada Tribunal procure compreender de forma

que serve de base a todos os outros procedimentos – não é possível iniciar um

Além disso, o arranjo é o momento em que finalmente nos aproximamos dos

Recolhimento é o termo técnico que designa a entrada de documentos no

É interessante quando Heloisa Bellotto defende que a sistemática de arranjo se

Para Bellotto (2005, p. 143) o recolhimento selvagem acontece quando

Hoje, o Poder Judiciário busca a total padronização e informatização de seus

Em contraponto ao recolhimento selvagem, Bellotto (2005) cita o recolhimento

CORRENTE INTERMEDIÁRIO PERMANENTE

Figura 4: Fluxo básico da teoria das 3 idades documentais.

Para ocorrer recolhimento do tipo sistemático é preciso que no âmbito dos

3 – CONEXÕES ENTRE PLANO DE CLASSIFICAÇÃO E QUADRO DE ARRANJO

A metodologia utilizada pela Justiça do Trabalho (JT) para classificação

Naturalmente, a tabela de temporalidade já traz a estrutura do plano de

Nesse contexto, a Resolução nº 67/2010 apresenta uma estrutura de

Observem os excertos da Resolução CSJT nº 67/2010 abaixo:

Figura 5: Tabela de classes.

Figura 6: Tabela de assuntos.

Figura 7: Tabela de movimentos.

Ao final da Resolução, temos um fluxograma que explica como deve ser a

Figura 8: Fluxograma de aplicação das tabelas de temporalidade.

Em resumo, deve-se primeiramente situar o processo em relação à

No que tange à conexão com o arranjo arquivístico, a tabela mais importante é

OUTROS PROCESSO PROCESSO DE

Figura 9: Macroestrutura da tabela de classes processuais da Resolução CSJT nº 67/2010.

Dentro de cada caixinha do segundo nível, a tabela de temporalidade vai listar

A compreensão sobre a gênese e a função de um conjunto de petições

No arquivo permanente, as petições deverão ser compreendidas em relação ao

Em arquivologia, diz-se que os documentos são dotados de organicidade um

Apesar de serem dois produtos oriundos de uma mesma função arquivística –

4 – SÉRIES, CLASSES E GRUPOS – UMA GRANDE CONFUSÃO TERMINOLÓGICA

A falta de clareza quanto a determinados termos técnicos dificulta a discussão,

Façam uma reflexão atenta sobre o conceito de ‘”série” apresentado no

Subdivisão do quadro de arranjo que quadro de arranjo

Para Bellotto (2005, p. 153):

O uso simultâneo da palavra série para designar

Para aprofundar o problema, há outros termos que são utilizados no sentido

No código de classificação, as funções, atividades,

Essas variações terminológicas e conceituais vão se aprofundar ao longo de

A proposta de quadro de arranjo para processos judiciais trazida pelo CSJT

1º GRAU (Subseção) 2º GRAU (subseção)

Julgamento de Dissídios DELIBERAÇÃO NO JULGAMENTO DE JULGAMENTO DE

(cada item documental dentro de determinado processo ou dossiê)

NÍVEL DE DENOMINAÇÃO ESTRUTURA FUNCIONAL OU DOCUMENTAL