Aula 1

AULA 1 - ASPECTOS CONCEITUAIS E PRÁTICOS DO QUADRO DE ARRANJO PARA PROCESSOS JUDICIAIS HISTÓRICOS DA JUSTIÇA DO TRABALHO
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APRESENTAÇÃO
Olá, turma!
Nesta aula 1, apresentaremos a Proposta de Orientação para Implantar Programa de

Arranjo e Descrição Arquivística de Processos Históricos da Justiça do Trabalho de 1º e
2º graus 1, aprovada pelo Ato CSJT. GP. SG.CGDOC n° 53, de 17 de março de 2017.
Figura 1: Orientação para implantação de arranjo e descrição desenvolvida pelo CSJT.
Por ser uma aula introdutória, vamos nos concentrar em trazer um panorama geral
sobre o assunto, fazendo um alinhamento teórico para que a turma possa aproveitar
ao máximo as aulas seguintes. Essas sim vão se aprofundar na discussão teórica e
prática sobre arranjo, descrição e difusão de documentos arquivísticos.
Nesse percurso, nossa primeira preocupação será a de deixar claro o que é um fundo
de arquivo. Depois, vamos delinear o conceito de arranjo e, por último, vamos
explorar as partes constituintes da Orientação Técnica para programas de arranjo e
descrição.
Todos preparados? Então vamos começar nosso estudo sobre as atividades mais
importantes desenvolvidas no âmbito dos arquivos permanentes!
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Disponível em: http://www.csjt.jus.br/c/document_library/get_file?uuid=62dcd7df-a394-4a2c-b03b-
bc1df0f649d9&groupId=955023
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1. O QUE É UM FUNDO DE ARQUIVO?
A preocupação com a identificação de fundos de arquivo é uma questão que

remonta às práticas arquivísticas da França no século XIX. Segundo Schellemberg
(2006, p. 240):
Os primeiros diretores dos Archives Nationales,

instituição que se tornou o arquivo central da França,
foram Armand-Gaston Camuns (1740-1804) e Pierre
Claud-François Daunou (1761-1840). Como ambos eram
bibliotecários, adotaram para os documentos cuja
administração lhes fora confiada um arranjo
esquemático.
Aplicar um “arranjo esquemático” advindo da biblioteconomia aos arquivos

significa agrupar os conjuntos documentais conforme o tema do qual tratam. Os
diversos órgãos da administração enviavam seus documentos para guarda no arquivo,
uma vez chegando ali esses documentos eram separados a pretexto de configurarem
conjuntos temáticos relacionados a documentos de diversos outros órgãos.
Figura 2: O Método de organização biblioteconômico utilizado nos arquivos acabava por

dispersar os documentos em séries temáticas.
Nesse esquema, os documentos eram tratados como livros em uma biblioteca.

Chegavam ao arquivo em um conjunto bem delimitado e inter-relacionado, mas essa
conexão era desfeita no momento em que, sob um título em comum, eram associados
física e logicamente a documentos de outras instituições.
Certamente, essa medida visava promover uma recuperação mais rápida das
informações, mediante a aproximação dos documentos de conteúdo análogo – assim
como numa biblioteca ou livraria achamos cômodo ter livros de Jorge Amado e de
Machado de Assis ali próximos, associados ao tópico literatura. Porém, essa lógica não
funciona muito bem para os documentos de arquivo.
Os conjuntos arquivísticos têm uma característica específica que é o inter-

relacionamento entre seus elementos constituintes. Cada documento liga-se
umbilicalmente não só à atividade que o produz, mas também aos documentos que o
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antecedem e sucedem. Então, se você retira fisicamente ou descontextualiza

logicamente o documento desse grupo, ele perde grande parte de sua carga
semântico-funcional. Isolado de seu conjunto, um documento de arquivo tem pouco
ou nenhum significado.
Buscando uma forma de organização mais apropriada, o ministro Duchatel

(1803-1807) – inspirado pelo historiador Natalis de Wailly, que era chefe da seção de
arquivos departamentais do Ministério do Interior –, expediu, em 1841, uma circular
que orientava os arquivos a agregar os documentos por fundos (fonds).
A visão centrada nos fonds defendia basicamente que os arquivos deveriam

“[...] reunir todos os títulos (documentos) provenientes de um corpo, de um
estabelecimento, de uma família ou de um indivíduo, e dispor segundo uma
determinada ordem os diferentes fundos”. Significa basicamente que os documentos
de uma instituição não poderiam, em hipótese alguma, ser misturados aos de outra.
Nas figuras 3 e 4, poderemos reparar de forma bem rudimentar o resultado prático da
aplicação de cada um desses modelos de organização:
ORÇAMENTOS CONTAS A PAGAR
- documentos do órgão A - documentos do órgão A

- documentos do órgão B - documentos do órgão B
- documentos do órgão C - documentos do órgão C
- documentos do órgão D - documentos do órgão D
CONTRATAÇÕES NORMAS E REGULAMENTOS

- documentos do órgão A - documentos do órgão A
- documentos do órgão B - documentos do órgão B
- documentos do órgão C - documentos do órgão C
- documentos do órgão D - documentos do órgão D
Figura 3: Modelo de organização por temas.
FUNDO DE ARQUIVO DO FUNDO DE ARQUIVO DO

ÓRGÃO A ÓRGÃO B
- Orçamentos
- Contas a pagar - Orçamentos
- Contratos - Contas a pagar
- Normas e regulamentos - Contratos
- Normas e regulamentos
FUNDO DE ARQUIVO DO FUNDO DE ARQUIVO DO

ÓRGÃO C ÓRGÃO D
- Orçamentos - Orçamentos
- Contas a pagar - Contas a pagar
- Contratos - Contratos
- Normas e regulamentos - Normas e regulamentos
Figura 4: Modelo de organização por fundos.
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O modelo da figura 4 é o consolidado na arquivologia atualmente. O instituto

arquivístico conhecido como princípio de respeito aos fundos evoluiu com o tempo e
se estabilizou na tradição de vários países, passando a configurar um dos paradigmas
para atuação na área.
Há um aprofundamento do princípio de respeito aos fundos direcionado à

organização interna dos documentos pertencentes a uma instituição. Trata-se do
princípio da ordem original, que prescreve a não alteração da ordem dada aos
documentos nos setores de trabalho. Esse conceito também evoluiu e hoje entende-se
que o arquivo tem que atuar no sentido de manter as conexões lógicas entre os
documentos e não necessariamente a mesma ordenação física dada no setor de
trabalho.
Segundo Cook (2017, p. 9):
Praticamente todos os modernos arquivistas concordam

com as afirmações relativas à importância do respeito
aos fundos e os princípios relacionados da proveniência
e da ordem original. Por quê? Aderindo a esses
princípios, os arquivistas podem preservar a natureza
orgânica de arquivos como prova de transações. Por
meio dessa adesão, o caráter probatório dos arquivos
fica protegido, uma vez que os documentos
inerentemente refletem as funções, programas e
atividades da pessoa ou instituição que os produziu.
Terry Cook é um estudioso que explora os limites do conceito de fundo, a partir

de uma visão que considera a Era pós-custodial dos arquivos. Ele fala de uma
conjuntura em que a informação arquivística não está mais, necessariamente,
materializada em objetos físicos e guardada em ambientes fechados com portas e
chaves.
As portas e as chaves, hoje, referem-se às especificidades relativas ao valor de

prova, aos direitos de acesso e à função social de uma informação cuja produção e
manutenção dependem cada vez mais de recursos da tecnologia da informação. Esse
cenário exige que o arquivista busque novas formas de abordar seu objeto de estudo e
trabalho.
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Figura 5: O conceito de fundo arquivístico . Obra clássica de Terry Cook.
Heloisa Liberalli Bellotto – professora universitária brasileira, referência nos

estudos sobre diplomática documental e arquivos permanentes – corrobora a visão de
Cook sobre a importância do conceito de fundo:
É indispensável que a ordenação de arquivos

permanentes se faça por fundos. Hoje em dia já é
inadmissível, mesmo nos países cujo emprego de
tratamento arquivística adequados a seus acervos
documentais administrativos seja recente, que os
documentos estejam arranjados por assunto, por ordem
cronológica única (...). De há muito está estabelecido
que a questão do levantamento dos assuntos e de
outras informações contidas nos documentos resolve-se
pelos índices dos instrumentos de pesquisa, cuja
elaboração é tarefa da descrição e não do arranjo dos
arquivos. (Bellotto, 2007, p. 127)
Além dessas análises críticas, Cook e Bellotto também trazem contribuições

para a definição exata sobre o que é um fundo de arquivo. Nas palavras de Cook (2017,
p. 12, grifo nosso):
Deixando de lado por ora se o fundo é uma unidade

física de documentos ou uma entidade conceitual, ou
ambos, ele é, em qualquer um dos casos, “um conjunto
orgânico e dinâmico de... séries; uma série consiste de
dossiês, e um dossiê consiste de itens. Cada uma dessas
unidades torna-se (ou pode vir a tornar-se) um objeto
de descrição”; cada uma só é compreensível se for
identificada claramente como um componente de uma
relação parte-todo; e desses “o fundo representa o
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Disponível em:
http://www.arquivonacional.gov.br/images/virtuemart/product/Terry%20Cook%20publicacao_tecnica%20593.pdf
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topo, ou o mais alto nível” dessa relação (STIBBE, 1988,

p. 11-12). Dessa perspectiva, o fundo é o foco central da
descrição arquivística e a condição sine qua non da qual
todo o trabalho descritivo deve proceder.
Para Bellotto (2007, p. 128):
Admite-se como fundo o conjunto de documentos

produzidos e/ou acumulados por determinada entidade
pública ou privada, pessoa ou família, no exercício de
suas funções e atividades, guardando entre si relações
orgânicas, e que são preservados como prova ou
testemunho legal e/ou cultural, não devendo ser
mesclados a documentos de outro conjunto, gerado por
outra instituição, mesmo que este, por quaisquer razões,
lhe seja afim.
Mas, em termos práticos, o que significa e qual a importância da delimitação de

fundos de arquivo, no contexto do trabalho de um setor de arquivo? Imaginem o caso
de grandes corpos administrativos em que vários órgãos estejam relacionados e
atuando de forma coordenada para consecução de objetivos comuns.
A Justiça do Trabalho é um exemplo clássico desse tipo de estrutura. Conforme

o art. 111 da Constituição Federal de 1988:
Art. 111. São órgãos da Justiça do Trabalho:
I - o Tribunal Superior do Trabalho;

II - os Tribunais Regionais do Trabalho;
III - Juízes do Trabalho.
Nesse contexto, podemos falar em um gigantesco fundo de arquivo da Justiça

do Trabalho? Ou será que, por outro lado, cada órgão individualmente vai produzir um
fundo próprio? Teríamos dessa forma o fundo de cada uma das Varas do Trabalho do
país. Qual a forma correta de compreender essa delimitação?
Consultando Duchein (1992), Bellotto (2007) e Cook (2017), sobre como

identificar, reconhecer e delimitar o fundo de arquivo de uma instituição, observamos
que para compor um fundo a instituição precisa:
• ter existência jurídica própria resultante de leis ou regulamentos;
• ter atribuições específicas e estáveis indicadas também em leis ou

regulamentos;
• ter uma posição hierárquico-administrativa bem definida e passível de

distribuição em um organograma;
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• ter um chefe responsável, com poder decisório correspondente ao seu

nível hierárquico;
• ter autonomia administrativa e financeira.
A delimitação do fundo de arquivo pressupõe a compreensão de aspectos

relativos à dinâmica dos centros de poder, ao grau de autonomia, à divisão do trabalho
e à configuração estrutural de uma instituição. A análise para delimitação de fundo vai
exigir o estudo de aspectos políticos, jurídicos, administrativos e estruturais de um
determinado produtor/acumulador de documentos.
No caso da JT, os centros de competência estão bem definidos. Não havendo

que se falar em um amplo “fundo da Justiça do Trabalho”. O TST compõe um fundo de
arquivo próprio, bem como cada um dos TRTs. As VTs, no entanto, não podem ser
consideradas como organismos geradores de fundos próprios.
Os documentos produzidos e acumulados pelas VTs compõem o fundo do TRT

respectivo. A VTs, conforme visualizamos em alguns Regimentos Internos, têm vários
aspectos de seu funcionamento ordenados pelo TRT. Em muitos casos, os TRTs
estabelecem, inclusive, as atribuições do Juiz Diretor de Fórum, conforme exemplo
extraído do Regimento Interno do TRT2 (São Paulo):
TÍTULO VII
DO JUIZ DIRETOR DO FÓRUM
Art. 47. Nos Fóruns da Justiça do Trabalho da 2ª Região

onde funcionem mais de uma Vara haverá um Juiz
Diretor do Fórum, que será, preferencialmente, o mais
antigo, designado pelo Presidente do Tribunal.
[...]
§ 2º O Diretor do Fórum acumulará o encargo com as

atribuições da Vara do Trabalho e será substituído, em
seus afastamentos, pelo Juiz que lhe seguir em
antiguidade na comarca.
§ 3º Além de outras atribuições que lhes sejam

conferidas por atos normativos, compete ao Juiz Diretor
do Fórum:
I - orientar e fiscalizar os serviços de Distribuição dos

Feitos e os serviços administrativos que não sejam
subordinados aos demais Juízes da localidade;
[...]
Observa-se também que as VTs são comumente representadas na estrutura

hierárquica dos organogramas dos TRTs:
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Figura 6: Representação das Varas do Trabalho no organograma do TRT6.
As unidades organizacionais internas devem ser analisadas utilizando-se os

mesmos critérios aplicados nesse exemplo das VTs. Assim, secretarias, coordenadorias
e outras divisões não compõem fundos, pois não gozam das prerrogativas e níveis de
autonomia legais e regulamentares exigidos para tal.
Para os setores de arquivos, a aplicação do princípio da ordem original

também é uma questão importante. Num primeiro nível não se deve misturar
documentos de diferentes instituições. Veja que para isso é importante também saber
quando começa uma instituição e termina outra.
Pensem nos TRTs mais antigos que foram precedidos por Conselhos
Regionais do Trabalho (CRT). Uma vez cessada a atuação do CRT seus documentos
passam a compor um fundo fechado, que não aceita mais a inclusão de documentos. O
TRT é a continuidade da atividade, pode ter ficado com alguns documentos
necessários às atividades que estavam em andamento durante a transição, porém
significa um novo fundo de arquivo. Nessa lógica, quando os documentos estiverem no
arquivo, teremos dois fundos: um do TRT e outro do CRT (mais antigo e sem
possibilidade de crescimento natural).
Ao organizar e arranjar um fundo a equipe do arquivo deve respeitar a

ordem original dada dos conjuntos documentais pelos setores de trabalho. No plano
físico, isso significa não quebrar as relações entre os documentos promovendo
dispersões e separando conjuntos que se ligam a uma mesma atividade. No plano
digital, a ordem original é mantida pela preservação dos metadados que indiquem as
circunstâncias de produção, trâmite, arquivamento e inter-relacionamento entre os
documentos.
Explicado o conceito geral de fundo de arquivo e, também, alguns critérios

necessários para sua delimitação, podemos passar à discussão sobre o conceito de
arranjo.
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2. O QUE É ARRANJO ARQUIVÍSTICO?
Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, arranjo é a

“sequência de operações intelectuais e físicas que visam à organização dos
documentos de um arquivo ou coleção de acordo com um plano ou quadro
previamente estabelecido”. Para Bellotto (2007, p. 29):
Em síntese, arranjo (que nada mais é do que a

classificação no âmbito dos arquivos permanentes) é
comandado pela estrutura e pelo funcionamento da
administração. O arranjo pode ser considerado a
acomodação que se faz à classificação efetuada
anteriormente, depois das baixas sofridas em
decorrência da avaliação. Não há porque desconsiderar
a classificação anterior se os conjuntos documentais que
se vai arranjar não foram atingidos pelos prazos da
temporalidade, tendo sido julgado de valor permanente.
(grifo nosso).
Assim podemos verificar que o arranjo – para quem tem uma política de
gestão documental definida e aplicada no âmbito institucional – significa uma
reorganização das classes documentais que resistiram às eliminações prescritas nas
tabelas de temporalidade.
Nesse sentido, o procedimento de arranjo é compreendido como a

atividade que tem por objetivo estabelecer os fundos e suas subdivisões internas:
seções, séries e subséries. A prática do arranjo engloba os seguintes procedimentos
técnicos:
1. Ordenar os documentos, primeiramente em fundos;
2. Dentro desse fundo, reconhecer as seções e séries, e organizar cada

conjunto documental dentro delas;
3. Dentro de cada série organizar os dossiês.
O arranjo aborda a documentação, primeiramente, em seu nível mais

genérico (o da instituição) para então, gradualmente, chegar ao seu nível mais
específico (o documento em si). Há duas ações básicas relacionadas à noção de
arranjo. Vamos ilustrá-las.
Na primeira, pessoas (arquivistas, historiadores, administradores) se

reúnem para pensar quais serão os critérios utilizados para separar ou unir os
documentos de um determinado fundo. Sob quais títulos esses documentos são
contextualizados. Numa comparação caseira é como se tivéssemos uma enorme
coleção de DVDs e tivéssemos que separá-los por gêneros: drama, ação, comédia etc.
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O problema no arranjo é que os “gêneros” a serem utilizados para

organização dos arquivos nunca vão estar previamente determinados. Eles devem ser
extraídos do estudo das características jurídicas, administrativas e documentais da
instituição produtora do fundo.
Uma vez que a equipe de trabalho consiga identificar as principais

possibilidades de divisão dos documentos, ela deve fazer um desenho. Esse desenho é
o que chamamos de quadro de arranjo. Um quadro de arranjo é a representação lógica
e visual da estrutura de organização concebida no processo de análise das funções e
atividades do órgão produtor do fundo de arquivo.
O quadro de arranjo pode ser do tipo estrutural, observando mais

detidamente a própria denominação e relacionamento entre os órgãos da estrutura
administrativa. Esse método não é tão eficaz quando se pensa em instituições com
acentuadas tendências a reformas e reorganizações.
Outro tipo de quadro de arranjo é o funcional. Esse modelo não observa

tanto as unidades organizacionais propriamente ditas, mas sim o conjunto de funções
e atividades desempenhadas independentemente do centro de competência
responsável.
O quadro de arranjo geralmente se apresenta numa estrutura hierárquica

que coordena e torna claras as relações entre cada um de seus níveis. Seu visual
padrão é análogo ao de um organograma. Observem como se apresenta o quadro de
arranjo proposto na Orientação Técnica do CSJT:
TRT (Fundo)
FUNÇÃO FUNÇÃO
JUDICIAL ADMINISTRATIVA
(Seção) (Seção)
1º GRAU (Subseção) 2º GRAU (subseção)
Julgamento de Dissídios DELIBERAÇÃO NO ÂMBITO JULGAMENTO DE DISSÍDIOS JULGAMENTO DE

DELIBERAÇÃO PLENÁRIA
Individuais DO ÓRGÃO ESPECIAL COLETIVOS DISSÍDIOS INDIVIDUAIS
(Séreie) ( Série)
(Série) (Série) ( Série)
Figura 7: Estrutura do quadro de arranjo para processos judiciais históricos proposto

pelo CSJT.
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Agora a preocupação do nosso boneco com carrinho não é mais em relação

a misturar documentos de uma instituição com os de outra, mas sim dar o
endereçamento lógico correto aos documentos produzidos pelas várias atividades de
uma única instituição. Esse é o segundo trabalho relacionado ao arranjo: olhar para a
documentação e encaixá-la no “gênero’” mais apropriado.
Há vários tipos de documentos judiciais e administrativos sendo produzidos

dentro da estrutura de um TRT, porém, nem todos esses tipos foram contemplados
pela proposta do CSJT. A Orientação Técnica do CSJT direcionou suas atenções
especificamente para os processos judiciais históricos, um tipo de documento que,
pela natureza de suas informações, sempre vai requerer uma dose especial de
organização e cuidado. Vamos compreender agora um pouco mais sobre como foi
pensada e concebida a Orientação Técnica do CSJT sobre arranjo e descrição.
3. ORIENTAÇÃO TÉCNICA DO CSJT SOBRE ARRANJO E DESCRIÇÃO: UMA TENTATIVA

DE PADRONIZAÇÃO
O que motivou a elaboração da Orientação Técnica do CSJT sobre arranjo e

descrição foi, primeiramente, a necessidade de atender às solicitações feitas por
diversos TRTs ao Grupo de Trabalho de Gestão Documental do CSJT (GT-GED/CSJT). Os
TRTs indicavam que seria de grande contribuição o desenvolvimento de um
instrumento que ajudasse no trabalho de organização de seus arquivos permanentes.
Um quadro de arranjo padronizado favoreceria o trabalho dos setores de

arquivo, o atendimento aos pesquisadores e, também, a futura criação de um grande
banco de dados para acesso à informação sobre os acervos históricos dos vários
Tribunais.
O GT-GED 3 é um grupo de trabalho que reúne representantes de TRTs das

5 regiões do país e tem a função de prestar assessoria em gestão documental ao CSJT.
Observando a demanda apresentada, o grupo iniciou os estudos para construção do
quadro de arranjo. A primeira medida adotada foi o estudo dos regimentos internos de
alguns TRTs como forma de estabelecer uma noção geral sobre a estrutura e
funcionamento desses órgãos.
A equipe buscou compreender, também, as funções e atividades

historicamente desenvolvidas no âmbito dos TRTs. Em reuniões por meio de
videoconferência, o GT foi compondo o esboço do quadro de arranjo, sempre
buscando a maior simplicidade e flexibilidade do instrumento.
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A composição atual do GT é dada pelo Ato Conjutno n° 13/TST.CSJT, de 9 de abril de 2018, que está
disponível em: https://juslaboris.tst.jus.br/handle/20.500.12178/128530?search-
result=true&query=Ato+Conjunto+n.+13%2FTST.CSJT.GP%2C+de+9+de+abril+de+2018&current-
scope=&rpp=10&sort_by=score&order=desc
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Para elaboração do quadro de arranjo, foi adotada uma metodologia de

trabalho que privilegiou a compreensão e contextualização das tipologias documentais
produzidas pelos Tribunais do Trabalho. Isso permitiu a aproximação do quadro de
arranjo à lógica utilizada pelo CNJ na construção das tabelas de classes constante nas
tabelas processuais unificadas.
Após várias revisões uma minuta do documento foi submetida a processo

de consulta pública. O GT analisou as diversas contribuições encaminhadas, incorporou
algumas e justificou a não adoção de outras. Concluído esse processo, a versão final
do quadro de arranjo foi submetida à Presidência do CSJT, que aprovou e publicou o
documento em 2017.
A Orientação Técnica lançou luzes também sobre a necessidade de

padronizar o trabalho de descrição. Para isso, trouxe algumas disposições gerais acerca
de conexões entre o quadro de arranjo proposto e a estrutura de descrição
preconizada pela NOBRADE. O GT visualizou os seguintes benefícios em avançar
também para o campo da padronização da descrição:
• Definição das entradas de informação para qualquer sistema de

descrição;
• Possibilidade de realizar planejamento das atividades descritivas, com a

definição de objetivos realistas e metas exequíveis;
• Maior agilidade no atendimento às pesquisas; e
• Incremento da possibilidade de dar publicidade ao acervo.
Durante o nosso curso, vamos ver o alcance de cada um desses benefícios

identificados pelo GT-GED. A premissa maior do grupo é compreender o trabalho dos
arquivos permanentes em termos de uma sequencia de ações coordenadas que visem
não só a organização, mas também a preservação e o acesso contínuo aos documentos
históricos. Dessa forma, a padronização do arranjo, desde o início, foi pensada em
perspectiva com as outras atividades clássicas dos arquivos permanentes.
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4. ESTRUTURA DO QUADRO DE ARRANJO PROPOSTO PELO CSJT:
Fundo
Nível 1
TRT
Seção
Subseção
Função Nível 2
Judicial Nível 2,5
1º GRAU 2º GRAU
Julgamento de Deliberação no Deliberação Julgamento de Julgamento de

dissídios âmbito do Órgão plenária dissídios dissidios
individuais Especial (O TRT DEVE ADICIONAR AS coletivos individuais
(O TRT DEVE ADICIONAR AS (O TRT DEVE ADICIONAR AS TIPOLOGIAS DOCUMENTAIS (O TRT DEVE ADICIONAR AS (O TRT DEVE ADICIONAR AS
TIPOLOGIAS DOCUMENTAIS TIPOLOGIAS DOCUMENTAIS PERTINENTES A ESTA TIPOLOGIAS DOCUMENTAIS TIPOLOGIAS DOCUMENTAIS
PERTINENTES A ESTA ATIVIDADE) PERTINENTES A ESTA ATIVIDADE) ATIVIDADE) PERTINENTES A ESTA ATIVIDADE) PERTINENTES A ESTA ATIVIDADE)
Séries
Nível 3
Subsérie
Nível 3,5
Figura 8: Quadro de arranjo com indicação dos níveis de descrição e níveis de arranjo.
No âmbito do arquivo permanente, quando a equipe de trabalho inicia a

organização de um determinado conjunto de processos, ela deve criar indicações
(referências, códigos ou metadados) que associem cada conjunto de processos a uma
das caixinhas específicas mostradas na figura 8. Esse é o significado da prática de
arranjo.
Obviamente que para, fazer isso, a equipe de trabalho precisa de um pouco

mais de informações sobre cada uma das caixinhas. Nesse quesito, a Orientação
Técnica do CSJT oferece a seguinte explicação:
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NÍVEL DE UNIDADE DE CONTEÚDO

DESCRIÇÃO DESCRIÇÃO
Nível 1 TRT Destinado à contextualização dos documentos
Fundo produzidos em decorrência das atividades
desenvolvidas pelo Tribunal Regional do Trabalho.
Nível 2 FUNÇÃO Destinado à contextualização das tipologias
Seção JUDICIAL documentais relativas à função judicial.
Nível 2,5 1º GRAU Corresponde à função judicial desenvolvida pelas
Subseção Juntas de Conciliação e Julgamento ou Varas do
Trabalho.
Nível 3 Julgamento de Contempla as tipologias documentais produzidas, em
Série Dissídios razão da atividade de conciliar e julgar dissídios, no
individuais âmbito da Junta de Conciliação e Julgamento ou da
Vara do Trabalho.
Nível 2,5 2º GRAU Corresponde à função judicial desenvolvida pelo
Subseção Conselho Regional do Trabalho ou pelo Tribunal
Regional do Trabalho.
Nível 3 Deliberação no Contempla tipologias documentais produzidas em
Série âmbito do órgão decorrência das atividades judiciais do Órgão Especial.
especial
Nível 3 Deliberação Contempla tipologias documentais produzidas em
Série plenária decorrência das atividades judiciais do Tribunal Pleno.
Nível 3 Julgamento de Contempla tipologias documentais produzidas em
Série dissídios decorrência da atividade de julgamento de dissídios
coletivos coletivos no âmbito de seções especializadas.
Nível 3 Julgamento de Contempla tipologias documentais produzidas em
Série dissídios decorrência da atividade de julgamento de
individuais dissídios individuais no âmbito de seções
especializadas.
Não foi objeto da Orientação Técnica. Classe
destinada à contextualização dos documentos
Nível 2 FUNÇÃO relativos à função administrativa do Tribunal.
Seção ADMINISTRATIVA Inclui os registros referentes à gestão de recursos
humanos, finanças, material, informática,
capacitação, arquivos, etc.
Quadro 1: Correspondência entre as unidades do quadro de arranjo e os níveis de descrição
apresentados na NOBRADE.
NÍVEL 0
Não está explicito na Orientação Técnica, mas compõe o conjunto de níveis

propostos pela NOBRADE. No nível 0, o TRT seria referenciado como órgão
custodiador de arquivos. Isso ocorre porque diferentemente do Poder Executivo, o
Poder Judiciário não possui um Arquivo Nacional que custodie seu acervo.
A indicação do TRT no nível 0 é importante principalmente no contexto dos

trabalhos de descrição. As fichas descritivas devem possuir essa inscrição como forma
de conceder visibilidade ao TRT enquanto órgão que mantém e preserva documentos
históricos importantes. Para fazer essa indicação, é interessante realizar registro no
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Cadastro Nacional de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivísticos (Codearq)

mediante solicitação direta ao Conselho Nacional de Arquivos (Conarq).
O instrumento de pesquisa apropriado a esse nível de descrição é o Guia. A

Norma Internacional para Descrição de Instituições com Acervo Arquivístico (ISADIAH)
serve de base para descrições que têm como foco o nível 0. Essa norma padroniza o
fornecimento de orientações sobre o contato com instituições possuidoras de acervo,
sua identificação, seus serviços e as formas de acesso aos documentos.
NÍVEL 1
O TRT pode ser detentor de fundos de diversas proveniências, além do seu

próprio fundo de arquivo. Para os Tribunais Regionais mais antigos, é possível a
custódia de acervos dos extintos Conselhos Regionais do Trabalho, de acervos doados
por magistrados (ACERVOS PESSOAIS), além de outros que eventualmente sejam
integrados ao patrimônio documental do Tribunal.
O instrumento de pesquisa apropriado a esse nível de descrição é o Inventário,

pois ele permite ao pesquisador uma visão resumida da natureza, conteúdo e
organização de um determinado fundo.
O trabalho de descrição com foco no nível 1 (fundo) pode ser realizado com o
apoio da Norma Internacional de Registro de Autoridade Arquivística para Entidades
Coletivas, Pessoas e Famílias (ISAAR-CPF), uma vez que ela apresenta diretivas para o
fornecimento de descrição de entidades relacionadas à produção e manutenção de
arquivos.
NÍVEIS 2, 2,5 e 3
Esses níveis indicam essencialmente as atividades e funções desenvolvidas

pelos Tribunais em suas diversas unidades judicantes. No modelo apresentado pela
Orientação Técnica do CSJT, a lógica para divisão observou a gradação função-
subfunção-atividade.
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•Perspectiva arquivistica - SEÇÃO

•Perspectiva administrativa - FUNÇÃO
NÍVEL 2 •Unidade do Quadro de arranjo relacionada- JUDICIAL
•Perspectiva arquivistica - SUBSEÇÃO

•Perspectiva administrativa - SUBFUNÇÃO
NÍVEL 2,5 •Unidade do Quadro de arranjo relacionada- 2º GRAU
•Perspectiva arquivistica - SÉRIE DOCUMENTLA

•Perspectiva administrativa - ATIVIDADE
•Unidade do Quadro de arranjo relacionada - JULGAMENTO DE DISSIDIOS
NÍVEL 3 COLETIVOS
Figura 9: Lógica para definição de seções, séries e subséries.
A norma acessória que complementa essa descrição é a Norma

Internacional para Descrição de Funções (ISDF). Essa norma apresenta diretivas para
preparação de descrições de funções de entidades associadas à manutenção de
arquivos.
NÍVEL 3,5
A concepção desse nível é uma peça chave para da proposta de arranjo

apresentada na Orientação Técnica do CSJT. Esse nível também é a parte que exige
trabalho dos setores de arquivo de cada TRT.
Como podem ver na estrutura da figura 8, a proposta do CSJT só vai até o

nível 3 (série-atividade). Os TRTs são instituições com competências, estruturas e
estilos de atuação bem parecidos, isso torna possível um mapeamento de identificação
de atividades congêneres para formulação de um quadro de arranjo.
Agora, não seria produtivo o CSJT realizar de forma centralizada um

trabalho de identificação dos tipos de processos históricos preservados por cada um
dos 24 TRTs. Dessa forma, dentro da proposta em comento, a identificação dos tipos
documentais/processuais é de competência dos Tribunais. As equipes devem olhar
para cada atividade disposta no quadro de arranjo e depois identificar nos acervos e
nas bases de dados quais tipos documentais remanescentes se encaixam em cada uma
delas.
A tipologia documental equivale a um conjunto de documentos de mesma

espécie, provenientes da mesma atividade e produzidos em série. Ela está no nível 3,5,
associada à subsérie. Para compreender essa divisão é importante lembrar o conceito
de série descrita na NOBRADE:
16
____________________________________________________________________________
SÉRIE: Subdivisão da estrutura hierarquizada de

organização de um fundo ou coleção que corresponde a
uma sequência de documentos relativos à mesma
função, atividade, tipo documental ou assunto.
SUBSÉRIE: Subdivisão da série.
Para que o quadro de arranjo comportasse com propriedade a estrutura da

Justiça do Trabalho, alinhou-se o conceito de série unicamente ao universo das
atividades desenvolvidas e o de subsérie ao universo das tipologias documentais.
Com isso, é possível visualizar de forma mais clara e objetiva os dois

conceitos, o que favorece também a utilização deles nas questões práticas envolvendo
arranjo e descrição. Em resumo, nesta Orientação, o termo “série” se aplica a
atividades e o termo “subsérie” a tipologias documentais produzidas durante o
desenvolvimento de alguma atividade.
NÍVEL 4
No nível imediatamente abaixo das tipologias estão os processos e dossiês

propriamente ditos. Por exemplo, uma subsérie (nível 3,5) formada por autos de
dissídios coletivos conterá os dissídios coletivos produzidos em série por um
determinado órgão judicante.
O quadro de arranjo permite que esses documentos estejam logicamente

relacionados, sem necessariamente estarem fisicamente agrupados. A descrição de
processos e dossiês produz o instrumento de pesquisa intitulado catálogo.
NÍVEL 5
O nível 5 contém os itens documentais constituintes de processos ou

dossiês. Segundo a NOBRADE, esse nível tem como requisito a existência do nível 4.
Em outras palavras, itens documentais só podem ser descritos como parte integrante
de processos e (ou) dossiês. Na Justiça do Trabalho temos algumas especificidades em
relação a essa situação.
Para o caso de itens que estejam apartados do processo judicial e

representem uma tipologia documental bem delimitada (como acórdãos preservados
fora dos autos, atas de audiências etc.), a descrição do conjunto deverá acontecer no
nível 4, de forma que o agrupamento desses documentos seja visto como dossiê.
17
____________________________________________________________________________
4. INTEGRAÇÃO ENTRE O QUADRO DE ARRANJO E A NOBRADE
A descrição é um trabalho que visa criar, resumir e indexar informações

específicas sobre os documentos. Com ela, melhoramos o processo de pesquisa e
acesso e também passamos a compreender com mais consistência o papel do
documento dentro de um determinado contexto funcional.
O quadro de arranjo proposto na Orientação Técnica do CSJT foi pensado de

forma que a organização dos documentos mantenha um vínculo muito claro com a
estrutura de descrição multinível trazida pela NOBRADE.
A partir dessa visão metodológica, as ações de arranjo vão sempre impulsionar

a realização da descrição, podendo haver até mesmo uma realização concomitante dos
dois procedimentos.
Nos termos da Orientação Técnica do CSJT, a relação entre a estrutura de

arranjo e os níveis de descrição decorre da seguinte maneira:
ELEMENTO FUNCIONAL NORMA

OU DOCUMENTAL NÍVEL DE NÍVEL DE INSTRUMENTO DE
REPRESENTADO DESCRIÇÃO ARRANJO DE PESQUISA DESCRIÇÃO
ACESSÓRIA
Tribunal Regional do 0 Entidade Guia ISADIAH
Trabalho Custodiadora
Tribunal Regional do 1 Fundo Inventário ISAAR (CPF)
Trabalho
Função Judicial 2 Seção Inventário ISDF
2º Grau 2,5 Subseção Inventário ISDF
Julgamento de 3 Série Inventário ISDF
dissídios coletivos
Autos de dissídios 3,5 Subsérie Inventário -
coletivos (exemplo)
Autos de dissídios 4 Processo Catálogo -
Coletivos n. X (exemplo)
Petição inicial do dissídio 5 Item - -
coletivo n. x documental
Quadro 2: Visão integrada entre o quadro de arranjo do CSJT e os níveis de descrição da NOBRADE.
A NOBRADE traz 28 elementos de descrição divididos em 8 áreas. Desses

28 elementos, a Norma define apenas 7 como obrigatórios. Para os órgãos da Justiça
do Trabalho, recomenda-se a utilização de no mínimo 10 elementos, a saber:
- código de referência (obrigatório);

- título (obrigatório);
- data (obrigatório);
- nível de descrição (obrigatório);
- dimensão e suporte (obrigatório);
- nome dos produtores (obrigatório);
- âmbito e conteúdo (facultativo pela NOBRADE);
18
____________________________________________________________________________
- nota sobre publicação (facultativo pela NOBRADE);

- nota sobre conservação (facultativo pela NOBRADE);
- condições de acesso (obrigatório somente para descrições nos níveis 0 e
1).
Após realizar estudos de viabilidade, o Tribunal pode inserir outros

elementos de descrição conforme suas necessidades, devendo sempre observar as
instruções da NOBRADE quanto ao significado e forma de uso de cada elemento.
Salientamos que são princípios básicos do processo descritivo:
• Descrição do geral para o particular – com o objetivo de representar o

contexto e a estrutura hierárquica do fundo e suas partes componentes;
• Informação relevante para o nível de descrição – com o objetivo de

representar com rigor o contexto e o conteúdo da unidade de descrição;
• Relação entre descrições – com o objetivo de explicitar a posição da

unidade de descrição na hierarquia;
• Não repetição da informação – com o objetivo de evitar redundância de

informação em descrições hierarquicamente relacionadas.
Esses elementos podem ser facilmente articulados dentro de softwares

específicos de apoio à descrição e acesso de acervos permanentes. Podemos citar um
exemplo dessa utilização no trabalho feito pelo TST, que recentemente disponibilizou a
descrição de toda a subsérie de dissídios do CNT na web. O Tribunal se utilizou do
software chamado Access to Memory (Atom) para realizar as descrições e disponibilizá-
las conforme o modelo de dados observado abaixo:
19
____________________________________________________________________________
4
Figura 10: Elementos de descrição utilizados no trabalho com o fundo CNT .
O exemplo acima mostra a descrição de um item documental específico, a

Reclamação Trabalhista n° 12.989 de 1935. A descrição nesse nível é apenas uma das
várias possibilidades relacionadas às práticas de descrição. Na aula 3, vamos estudar a
fundo esse procedimento e explorar suas várias contribuições à organização e
recuperação da informação nos arquivos permanentes.
Nesse momento, é importante ressaltar que para se realizar a descrição e

outras atividades características dos arquivos permanentes é imprescindível dispor-se
de uma organização apropriada dos documentos. Essa disposição não é somente física,
mas também lógica com a associação dos registros às suas funções e atividades
produtoras – algo que só se consegue com a aplicação sistemática de um quadro de
arranjo.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
O acesso a documentos e informações é o principal objetivo dos arquivos. As

atividades de gestão de documentos são realizadas com o objetivo de trazer
racionalidade e eficiência aos processos informacionais das instituições. Nesse sentido,
4
Disponível em: http://arquivoteca.tst.jus.br/
20
____________________________________________________________________________
nos últimos anos, os arquivos correntes e intermediários vêm sendo objeto de vários
investimentos no que tange ao estabelecimento de uma melhor infraestrutura,
capacitação dos recursos humanos e também desenvolvimento de metodologias de
trabalho.
O próximo passo dessa cadeia de ações é o tratamento cada vez mais apurado
dos documentos selecionados para guarda permanente. A Justiça do Trabalho vem ao
longo dos últimos 12 anos, estruturando sua política de arquivos por meio da atuação
do TST, do CSJT e do CJN. A criação do GT-GED e, posteriormente, do PRONAME
caracterizam essa evolução. Hoje temos a gestão documental implantada, unificada e
com instrumentos bem definidos.
- Tribunais trabalhando e tentanto unificar uma poítica de arquivos para a JT.

Criação do GT
- Emenda Constitucional n° 45 cria CNJ CSJT .
- Fortalecimento do GT-GED e criação do PRONAME
- Criação de normativos - Tabelas de temporalidade, resoluções, recomendações,

manuais etc.
-Ampliação do quadro de arquivistas e historiadores das instituições
-Implantação da Política de Gestão de Documentos nos Tribunais de forma

paulatina- gestão dos arquivos correntes e intermediários
- Definição de normas para os acervos PERMANENTES

-Orientação Técnica para Implantação de Programa de Arranjo e Descrição
Arquivística de Processos Históricos da Justiça do Trabalho de 1º e 2º graus.
Treinamenos sobre a ORIENTAÇÃO TÉCNICA para

programas de arranjo e descrição
Figura 11: Evolução das ações de estruturação da gestão de documentos e do tratamento

de arquivos permanentes no âmbito da Justiça do Trabalho.
21
____________________________________________________________________________
A implantação da Orientação Técnica sobre programas de arranjo é um importante

passo que liga as pontas entre o trabalho feito nos arquivos de primeira e segunda idade e
o realizado nos arquivos permanentes. Em alguns anos, certamente poderemos colher
bons frutos advindos do desenvolvimento desse trabalho. Teremos um novo quadro com o
conhecimento técnico gerado pelos projetos de arranjo e também pelo compartilhamento
constante e estruturado de descrições arquivísticas de processos judiciais históricos.
Nesta aula, tratamos de aspectos gerais referentes à Orientação Técnica do

CSJT. Na sequência do curso, vamos entrar em aspectos teóricos e práticos um pouco mais
intrincados. Será uma boa exploração sobre as atividades dos arquivos permanentes.
Mantenham o ânimo, pois vem conteúdo interessante por aí. Agora, antes de passar à aula
2, vamos responder um breve controle de leitura desta primeira aula.
BIBLOGRAFIA
BRASIL. Conselho Superior da Justiça do Trabalho. Coordenadoria de Gestão

Documental. Orientação técnica para implantação de programa de arranjo e
descrição arquivística de processos históricos da Justiça do Trabalho. Brasília, CSJT,
2017.
BELLOTTO, Heloisa Liberalli. Arquivos permanentes: Tratamento Documental. Rio de

Jeneiro; Ed. FGV, 2007.
DUCHEIN, Michel. O respeito aos fundos em arquivística: princípios teóricos e

problemas práticos. Arquivo & Administração, v. 10-14, n. 2, p. 01-16, 1986. Disponível em:
<http://www.brapci.inf.br/v/a/11453>. Acesso em: 01 Mar. 2018.
COOK, Terry. O conceito de fundo arquivístico: teoria, descrição e proveniência na era

pós-custodial (recurso eletrônico) / Tradução de Silvia Ninita de Moura Estevão e Vitor
Manoel Marques da Fonseca. -- Dados eletrônicos. -- Rio de Janeiro: Arquivo Nacional,
2017. Dados eletrônicos (1 arquivo: 1.034Kb). -- (Publicações Técnicas; 59). Disponível
em:<http://www.arquivonacional.gov.br/images/virtuemart/product/Terry%20Cook%
20publicacao_tecnica%20593.pdf>. Acessado em: 02-032018.
22

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AULA 1 - ASPECTOS CONCEITUAIS E PRÁTICOS DO QUADRO DE ARRANJO PARA PROCESSOS JUDICIAIS HISTÓRICOS DA JUSTIÇA DO TRABALHO

Nesta aula 1, apresentaremos a Proposta de Orientação para Implantar Programa de

Figura 1: Orientação para implantação de arranjo e descrição desenvolvida pelo CSJT.

1. O QUE É UM FUNDO DE ARQUIVO?

A preocupação com a identificação de fundos de arquivo é uma questão que

Os primeiros diretores dos Archives Nationales,

Aplicar um “arranjo esquemático” advindo da biblioteconomia aos arquivos

Figura 2: O Método de organização biblioteconômico utilizado nos arquivos acabava por

Nesse esquema, os documentos eram tratados como livros em uma biblioteca.

Os conjuntos arquivísticos têm uma característica específica que é o inter-

antecedem e sucedem. Então, se você retira fisicamente ou descontextualiza

Buscando uma forma de organização mais apropriada, o ministro Duchatel

A visão centrada nos fonds defendia basicamente que os arquivos deveriam

ORÇAMENTOS CONTAS A PAGAR

- documentos do órgão A - documentos do órgão A

CONTRATAÇÕES NORMAS E REGULAMENTOS

Figura 3: Modelo de organização por temas.

FUNDO DE ARQUIVO DO FUNDO DE ARQUIVO DO

FUNDO DE ARQUIVO DO FUNDO DE ARQUIVO DO

Figura 4: Modelo de organização por fundos.

O modelo da figura 4 é o consolidado na arquivologia atualmente. O instituto

Há um aprofundamento do princípio de respeito aos fundos direcionado à

Segundo Cook (2017, p. 9):

Praticamente todos os modernos arquivistas concordam

Terry Cook é um estudioso que explora os limites do conceito de fundo, a partir

As portas e as chaves, hoje, referem-se às especificidades relativas ao valor de

Heloisa Liberalli Bellotto – professora universitária brasileira, referência nos

É indispensável que a ordenação de arquivos

Além dessas análises críticas, Cook e Bellotto também trazem contribuições

Deixando de lado por ora se o fundo é uma unidade

topo, ou o mais alto nível” dessa relação (STIBBE, 1988,

Para Bellotto (2007, p. 128):

Admite-se como fundo o conjunto de documentos

Mas, em termos práticos, o que significa e qual a importância da delimitação de

A Justiça do Trabalho é um exemplo clássico desse tipo de estrutura. Conforme

Art. 111. São órgãos da Justiça do Trabalho:

I - o Tribunal Superior do Trabalho;

Nesse contexto, podemos falar em um gigantesco fundo de arquivo da Justiça

Consultando Duchein (1992), Bellotto (2007) e Cook (2017), sobre como

• ter existência jurídica própria resultante de leis ou regulamentos;

• ter atribuições específicas e estáveis indicadas também em leis ou

• ter uma posição hierárquico-administrativa bem definida e passível de

• ter um chefe responsável, com poder decisório correspondente ao seu

• ter autonomia administrativa e financeira.

A delimitação do fundo de arquivo pressupõe a compreensão de aspectos

No caso da JT, os centros de competência estão bem definidos. Não havendo

Os documentos produzidos e acumulados pelas VTs compõem o fundo do TRT

Art. 47. Nos Fóruns da Justiça do Trabalho da 2ª Região

§ 2º O Diretor do Fórum acumulará o encargo com as

§ 3º Além de outras atribuições que lhes sejam

I - orientar e fiscalizar os serviços de Distribuição dos

Observa-se também que as VTs são comumente representadas na estrutura

Figura 6: Representação das Varas do Trabalho no organograma do TRT6.

As unidades organizacionais internas devem ser analisadas utilizando-se os

Para os setores de arquivos, a aplicação do princípio da ordem original

Ao organizar e arranjar um fundo a equipe do arquivo deve respeitar a

Explicado o conceito geral de fundo de arquivo e, também, alguns critérios

2. O QUE É ARRANJO ARQUIVÍSTICO?

Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, arranjo é a

Em síntese, arranjo (que nada mais é do que a

Nesse sentido, o procedimento de arranjo é compreendido como a

1. Ordenar os documentos, primeiramente em fundos;

2. Dentro desse fundo, reconhecer as seções e séries, e organizar cada