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O que é arquivo?
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Pública
Institucional
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Comercial
Pessoal
Arquivo corrente
Arquivo intermediário
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Arquivo morto
Natureza do acervo
Chamamos de acervo o conjunto de bens que integram um patrimônio.
No caso dos arquivos, podemos dizer que o acervo é constituído pelo conjunto
de documentos que nele estão armazenados. O acervo pode ser dividido em:
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conservação de documentos de
um campo específico, como o
arquivo de uma empresa
contábil, por exemplo.
Métodos de arquivamento
Os principais métodos de arquivamento de documentos são: alfabético,
numérico, geográfico e ideográfico.
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Alfabético
Critério
Critério letra por letra palavra por
palavra
Martins,
Martins, Nara
Nara
Monte
Monte Alegre, Amanda Alegre,
Amanda
Monte Sinai,
Monteiro, Pedro
Cássio
Monteiro,
Montenegro, Paulo
Pedro
Montenegro,
Monte Sinai, Cássio
Paulo
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Souza, J.
Souza, Augusto.
Os sobrenomes como Filho, Júnior, Neto e Sobrinho são considerados
como parte do sobrenome.
Entre dois colaboradores com o mesmo sobrenome (vamos supor
que seja Marques) mas com sobrenomes finais (Neto e Filho),
aplica-se a primeira regra.
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Exemplos:
Numérico
Geográfico
Ideográfico
Classificação de documentos
O que é documento?
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Ultrassecreto
Secreto
Confidencial
Reservado
Recebimento
O profissional de RH recebe um grande número de documentos no
cotidiano de trabalho. Para sua segurança, toda a documentação recebida
deve ser protocolada.
O que é protocolo?
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Correspondência
Consiste no meio de comunicação escrita entre pessoas. Esta
comunicação pode se dar por carta comercial, circular, declaração,
memorando e ofício.
As informações necessárias à identificação da origem e destino de cartas
são:
(objetos/envelope.png)
Correio eletrônico
Mais conhecido como e-mail, é um serviço disponível na Internet que
permite enviar e receber mensagens e anexar documentos virtuais.
Cuidados importantes ao redigir um e-mail:
Malote
É um serviço de coleta, transporte e entrega de documentos que ocorre
com certa regularidade. Algumas empresas fazem uso de meios próprios para
sua realização e outras utilizam os serviços de malote dos correios.
Distribuição
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Tramitação
Podemos chamar de tramitação de documentos toda a movimentação
que ocorre no âmbito organizacional ou fora dela.
Expedição
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O que é expedir?
Temporalidade
Conforme o nome já diz, temporalidade é um estado provisório,
temporário ou de interinidade. No que se refere a documentações, é preciso
observar a tabela de temporalidade, que é um instrumento pelo qual se
determina o prazo de permanência de um documento em um arquivo, pois
alguns documentos devem ser conservados na organização por longos prazos
de tempo.
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Tabela de temporalidade
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Prazo de
Documentos
guarda
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Prazo de
Documentos
guarda
Tipos de arquivo
O acervo de uma organização é constituído, basicamente, de dois tipos
de arquivo: o físico e o eletrônico.
Arquivo físico
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Arquivo eletrônico
e-Social
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As informações enviadas
deverão ter a assinatura digital
do empregador, chamada de e-
CNPJ, que é o Certificado Digital
para Pessoa Jurídica.
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