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ARQUIVOLOGIA
DICA 86
ARQUIVÍSTICA: PRINCÍPIOS, CONCEITOS E LEGISLAÇÃO - ARQUIVO

Para iniciarmos o estudo em arquivologia é necessário entender os conceitos dados ao

termo arquivo:
Arquivo é a acumulação ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados
por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservado para a consecução
de seus objetivos, visando à utilidade que poderão oferecer no futuro. - Marilena Leite
Paes
Dá-se o nome de arquivo não só ao lugar onde se guarda a documentação, como à
reunião de documentos guardados. Portanto arquivar é guardar qualquer espécie de
documento, visando à facilidade de encontrá-lo, quando procurado. - Heloísa Almeida
Prado.
Arquivo é o conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade
coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades,
independentemente da natureza do suporte. - Dicionário de terminologia Arquivística.
Arquivo Nacional.
DICA 87
PRINCIPAIS CONCEITOS – ARQUIVO, ARQUIVO SETORIAL E ARQUIVO CENTRAL

Como o assunto é importante para sua prova, mencionado aqui, mais alguns conceitos:

Arquivo – De acordo com a Lei n° 8.159/1991, arquivo é o conjunto de documentos

que, independentemente do suporte (material físico), são produzidos e(ou) recebidos no
desenvolvimento das atividades de uma pessoa física ou jurídica.

Arquivo Setorial – São os arquivos instalados dentro de cada setor da instituição

que a autora chamou de órgãos operacionais.

Arquivo Central - Aquele que reúne os documentos correntes dos diversos setores em
um mesmo local.
DICA 88
PRINCIPAIS CONCEITOS – DOCUMENTO, SUPORTE E BIBLIOTECA

Documento - Os documentos de arquivo podem ser aqueles acumulados por uma

pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dele.

Suporte – Material em que a informação foi gravada no momento de se criar o

documento, ou seja, é a parte física do documento. Por exemplo, o papel, mídias digitais,
fitas de vídeos, argila, pergaminho.

Biblioteca - local em que são guardados livros, documentos tridimensionais, e demais

publicações para o público estudar, ler, e consultar tais obras.

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DICA 89
PRINCIPAIS CONCEITOS – PRODUÇÃO DE DOCUMENTOS E MASSAS
DOCUMENTAIS

Produção de documentos - Refere-se à elaboração dos documentos em decorrência

das atividades de um órgão ou setor.

Massas Documentais - Grandes volumes de documentos acumulados sem o

tratamento arquivístico adequado.

QUESTÃO
Os suportes dos documentos incluem:
a) papel, papel fotográfico, película videográfica.
b) plantas, mapas, fotografias.
c) mídia eletrônica, película filmográfica, iconográfico.
d) negativo fotográfico, diapositivo, audiovisuais.
GABARITO: Alternativa A.

DICA 90
FUNÇÕES E FINALIDADES DO ARQUIVO

Neste ponto entenderemos o arquivo como o setor da empresa responsável pela

guarda dos documentos. Vejamos os conceitos abaixo:
A função básica do arquivo é tornar disponível as informações contidas no acervo
documental sob sua guarda. - Marilena Leite Paes
A principal finalidade do arquivo é servir à administração, constituindo-se, com o
decorrer do tempo, em base do conhecimento da história. - Marilena Leite Paes.

FUNÇÃO DO ARQUIVO FINALIDADE DO ARQUIVO

A finalidade do arquivo é servir à

instituição. É tornar disponível os
A função do arquivo é a efetiva guarda documentos que estão armazenados
dos documentos acumulados pela nos arquivos e para dar suporte às suas
instituição. atividades cotidianas, fornecendo
informações necessárias de forma rápida
e segura.

ATENÇÃO!

É muito comum questões afirmando que o arquivo é uma coleção de documentos. Este
tipo de questão está incorreto, pois o termo coleção caracteriza as bibliotecas, pois é
justamente o oposto do caráter orgânico dos documentos de arquivo.

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QUESTÃO
Os documentos de arquivo distinguem-se de outros conjuntos documentais em razão de
a sua finalidade original ser:
a) histórica
b) social
c) política
d) cultural
e) administrativa
GABARITO: Alternativa E.

DICA 91
ARQUIVO X BIBLIOTECA
É muito comum os examinadores cobrarem conceitos e diferenças entre arquivo e
biblioteca. Vejamos o quadro abaixo!

ARQUIVO BIBLIOTECA

Conserva documentos para fins Conservam documentos para fins

funcionais culturais

São acumulados organicamente Os documentos são colecionados e

(refletem as atividades da entidade adquiridos por meio de compra,
acumuladora) doação ou permuta

Os documentos existem em um único Os documentos existem em numerosos

exemplar ou limitado número de cópia exemplares

Cada arquivo tem sua lógica própria Classificação padronizada

DICA 92
DOS PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICOS - PRINCÍPIO DA ORGANICIDADE
A partir de agora abordaremos os PRINCÍPIOS DA ARQUIVOLOGIA, um assunto muito
cobrado em provas e que merece total atenção. Falaremos somente do princípio da
organicidade.

PRINCÍPIO DA ORGANICIDADE: Relação NATURAL ENTRE DOCUMENTOS de um

arquivo em decorrência das atividades da entidade produtora.

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DICA 93
DOS PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICOS - PRINCÍPIO DA CUMULATIVIDADE E
PRINCÍPIO DA PROVENIÊNCIA OU DO RESPEITO AOS FUNDOS

PRINCÍPIO DA CUMULATIVIDADE: Os arquivos resultam de um processo

progressivo e espontâneo de sedimentação de documentos. O Arquivo é uma formação
progressiva, natural e orgânica.

PRINCÍPIO DA PROVENIÊNCIA OU DO RESPEITO AOS FUNDOS: Princípio básico

da arquivologia segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade coletiva,
pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. Também
chamado princípio do respeito aos fundos.
DICA 94
DOS PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICOS- PRINCÍPIO DA TERRITORIALIDADE
PRINCÍPIO DA TERRITORIALIDADE: Princípio segundo o qual os arquivos públicos,
próprios de um território, seguem o destino deste último. Para que os arquivos
permaneçam vivos, sejam utilizados e melhor entendidos, devem ser conservados o mais
próximo possível do local emanado ou que influenciaram a sua produção. Esse local pode
ser nacional, regional e institucional.
DICA 95
DOS PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICOS- PRINCÍPIO DA PERTINÊNCIA TERRITORIAL E
PRINCÍPIO DA UNICIDADE

PRINCÍPIO DA PERTINÊNCIA TERRITORIAL: Princípio segundo o qual, sem se ter

em conta o seu lugar de criação, os arquivos deveriam ser entregues ao serviço de
arquivo com jurisdição arquivística sobre o território a que o conteúdo deles se refere.

PRINCÍPIO DA UNICIDADE: Os documentos de arquivos devem conservar o seu

CARÁTER ÚNICO, em função do seu contexto de produção, independentemente de sua
forma, gênero, tipo ou suporte.
DICA 96
DOS PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICOS- PRINCÍPIO DO RESPEITO À ORDEM
ORIGINAL E PRINCÍPIO DA INDIVISIBILIDADE OU INTEGRIDADE

PRINCÍPIO DO RESPEITO À ORDEM ORIGINAL: Princípio segundo o qual o arquivo

deveria conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou família que o produziu.
PRINCÍPIO DA INDIVISIBILIDADE OU INTEGRIDADE: Os fundos de arquivo
devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou
adição indevida.
DICA 97
DOS PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICOS- PRINCÍPIO DA PERTINÊNCIA E PRINCÍPIO
DA REVERSIBILIDADE

PRINCÍPIO DA PERTINÊNCIA: Princípio segundo o qual os documentos deveriam ser

reclassificados por assunto sem ter em conta a proveniência e a classificação original.
Também chamado princípio temático.

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PRINCÍPIO DA REVERSIBILIDADE: Princípio segundo o qual todo tratamento
empreendido em arquivos possa ser revertido, se necessário.

QUESTÃO
A relação natural entre documentos de um arquivo é dada pela sua
a) autenticidade
b) unicidade
c) veracidade
d) organicidade
e) imparcialidade
GABARITO: Alternativa D.

QUESTÃO
O princípio arquivístico segundo o qual os documentos acumulados por pessoa física
ou jurídica não podem ser misturados a conjuntos documentais produzidos e(ou)
recebidos por outras pessoas ou organização é o
a) princípio da proveniência
b) princípio da ordem original
c) princípio da territorialidade
d) princípio da pertinência
e) princípio da estrutura interna.
GABARITO: Alternativa A.

DICA 98
LEGISLAÇÃO ARQUIVÍSTICA - NORMA NACIONAL NOBRADE
Esta norma estabelece diretivas para a descrição no Brasil de documentos
arquivísticos, e visa facilitar o acesso e o intercâmbio de informações em âmbito
nacional e internacional. Embora voltada preferencialmente para a descrição de
documentos em fase permanente, a NOBRADE pode também ser aplicada à descrição em
fases corrente e intermediária.
As normas para descrição de documentos arquivísticos objetivam garantir descrições
consistentes, apropriadas e autoexplicativas. Assim como as normas internacionais
demandam normas nacionais, a norma brasileira busca uma padronização de
procedimentos em sistemas de arquivos e/ou em entidades custodiadoras. Da mesma
maneira que aquelas normas internacionais, a NOBRADE não preceitua formatos de
entrada ou saída de dados em sistemas de descrição automatizados ou manuais. Tem por
objetivo estruturar a informação a partir de elementos de descrição comuns, buscando
interferir o mínimo possível na forma final em que as descrições são apresentadas.

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DICA 99
LEGISLAÇÃO ARQUIVÍSTICA - NORMA NACIONAL NOBRADE - PRESSUPOSTOS
BÁSICOS

A NOBRADE tem como pressupostos básicos o respeito aos fundos e a descrição

multinível, tais pressupostos são:

Descrição do geral para o particular: tem por objetivo de representar o contexto

e a estrutura hierárquica do fundo e suas partes componentes;

Informação relevante para o nível de descrição: objetiva representar com rigor o

contexto e o conteúdo da unidade de descrição;

Relação entre descrições: busca explicitar a posição da unidade de descrição na

hierarquia;

Não repetição da informação: busca evitar redundância de informação em

descrições hierarquicamente relacionadas.
DICA 100
NORMAS INTERNACIONAIS - ISAD(G)
A ISAD(G) – GENERAL INTERNATIONAL STANDARD ARCHIVAL DESCRIPTION, OU
NORMA GERAL INTERNACIONAL DE DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICA é uma norma
desenvolvida pelo Conselho Internacional de Arquivos/International Council on Archives
(ICA) que estabelece diretrizes gerais para a descrição arquivística, devendo ser usada em
conjunto com normas ou recomendações nacionais existentes em cada país.
DICA 101
NORMAS INTERNACIONAIS - ISAD(G)- OBJETIVOS DA ISAD(G)

Os OBJETIVOS da ISAD(G), são:

Assegurar a produção de descrições consistentes, apropriadas e autoexplicativas;

Facilitar a recuperação e troca de informação sobre documentos de arquivo;

Possibilitar a partilha de dados de autoridade;

Tornar possível a integração de descrições provenientes de diferentes entidades

detentoras num sistema unificado de informação.
DICA 102
NORMAS INTERNACIONAIS - ISAD(G)- PRINCÍPIOS ORIENTADORES DA NORMA
ISAD(G)

São PRINCÍPIOS orientadores da norma ISAD(G):

A descrição arquivística baseia-se no respeito pela proveniência e pela ordem original e

é um reflexo da organização da documentação;

A organização da documentação de arquivo estrutura-se em níveis hierárquicos,

relacionados entre si;

Os níveis de descrição são determinados pelos níveis de organização;

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A descrição arquivística aplica-se a toda a documentação de arquivo,
independentemente da sua forma e suporte;

A descrição arquivística aplica-se a todas as fases de vida da documentação de arquivo,

podendo variar apenas os elementos de informação considerados na descrição, e a
exaustividade com que são preenchidos;

A descrição arquivística aplica-se igualmente a toda a documentação de arquivo,

independentemente de ser produzida por uma pessoa coletiva, uma pessoa singular ou
por uma família. Regras gerais:

Descrição feita do geral para o particular, com o objetivo de representar o contexto e a

estrutura hierárquica do fundo e das partes que o compõem;

Informação pertinente para o nível de descrição, com o objetivo de representar com

rigor o contexto e o conteúdo da unidade de descrição;

Ligação entre descrições, com o objetivo de tornar explícita a posição da unidade de

descrição na hierarquia;

Não repetição da informação, com o objetivo de evitar redundância de informação em

descrições arquivísticas hierarquicamente relacionadas.
DICA 103
ZONAS DE INFORMAÇÃO DESCRITIVA E ELEMENTOS ASSOCIADOS - ISAD(G)

A ISAD (G) possui 07 (sete) zonas de informação, com seus respectivos elementos
associados. São elas:

ZONA DE IDENTIFICAÇÃO:

Código(s) de referência;

Título;

Data(s);

Nível de descrição;

Dimensão e suporte.
ZONA DE CONTEXTUALIZAÇÃO:

Nome(s) do(s) produtor(es);

História administrativa/biográfica;

História custodial e arquivística;

Fonte imediata de aquisição ou transferência.

ZONA DE CONTEÚDO E ESTRUTURA:

Âmbito e conteúdo;

Avaliação, seleção e eliminação;

Ingresso(s) adicional(ais);

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Sistema de organização.

ZONA DE CONDIÇÕES DE ACESSO E DE USO:

Condições de acesso;

Condições de reprodução;

Idioma/Escrita;

Características físicas e requisitos técnicos;

Instrumentos de descrição.
ZONA DE FONTES RELACIONADAS:

Existência e localização de originais;

Existência e localização de cópias;

Unidades de descrição relacionadas;

Notas de publicação.

ZONA DE NOTAS:

Notas.

ZONA DE CONTROLE DA DESCRIÇÃO:

Nota do(s) arquivista(s);

Regras ou convenções;

Data(s) da(s) descrição(ões).

DICA 104
GESTÃO DA INFORMAÇÃO E DE DOCUMENTOS - GESTÃO DE DOCUMENTOS

A Lei n° 8.159/1991 afirma que o poder público tem a obrigação de implementar

uma gestão de documentos a seus arquivos, e define gestão de documentos no seu artigo
terceiro como sendo:
“o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação,
uso, avaliação e arquivamento de documentos nas fases corrente e intermediária, visando
a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.”
Dessa forma, A GESTÃO DE DOCUMENTOS PODE SER ENTENDIDA COMO O
CONJUNTO DE TODAS AS ATIVIDADES DE CONTROLE ARQUIVÍSTICO. Em muitos
países, o curso superior de Arquivologia é chamado de curso de Gestão de Documentos.
Ao analisarmos o conceito citado na lei, encontraremos o controle da produção, tramitação
(onde entraria a atividade de protocolo), uso (onde entra o controle de acesso e sigilo),
avaliação (onde entraria a criação e aplicação da tabela de temporalidade), o
arquivamento (onde entra a definição dos métodos de arquivamento a serem adotados, o
controle da preservação e o controle do que deve ser digitalizado ou microfilmado).

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ATENÇÃO!

O artigo da Lei deixa claro que a gestão de documentos engloba os procedimentos a

serem executados nas fases corrente e intermediária visando o destino final. Assim,
entende-se que a gestão de documentos engloba estas duas idades do ciclo de
vida dos documentos: corrente e intermediária.

QUESTÃO
É correto afirmar que a gestão da documentação arquivística
a) contempla procedimentos e operações técnicas referentes a produção, tramitação,
uso, avaliação e arquivamento de documentos.
b) possibilita apenas a eliminação dos documentos, no âmbito da destinação final, em
tempo maior ou menor.
c) perpassa exclusivamente a primeira fase de vida dos documentos.
d) é inaplicável à guarda permanente dos documentos, por ser uma área da
administração
GABARITO: Alternativa A.

DICA 105
FASES DA GESTÃO DE DOCUMENTOS
A bibliografia arquivística afirma que um programa de gestão de documentos é
subdividido em três fases ou etapas: (i)produção, (ii)utilização e (iii)destinação. A
etapa de utilização também é citada na bibliografia como utilização e conservação e a fase
de destinação também é como avaliação e destinação.

Assim, teríamos a gestão de documentos dividida em três fases distintas:

1ª FASE: produção;

2ª FASE: utilização (ou utilização e conservação);

3ª FASE: destinação (ou avaliação e destinação).

ATENÇÃO!

Em questões de prova, não confundir as três fases ou idades do ciclo vital dos
documentos (corrente, intermediária e permanente) com as três fases do
programa de gestão de documentos. São assuntos distintos, apesar de
relacionados.

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DICA 106
FASES DA GESTÃO DE DOCUMENTOS - 1ª FASE: PRODUÇÃO

A primeira fase, chamada de produção, está relacionada à criação dos

documentos. As atividades que estão vinculadas a esta fase são:

Criar apenas os documentos essenciais à administração;

Evitar duplicação e emissão de vias desnecessárias;

Consolidar os atos normativos alterados ou atualizados com certa frequência;

Criar ou extinguir modelos de documentos e formulários;

Adequar e melhorar o aproveitamento de recursos reprográficos (para cópias de

documentos) e informáticos;

Escolher de forma adequada materiais e equipamentos ligados à produção de

documentos;

Selecionar de forma adequada recursos humanos na instituição.

DICA 107
2ª FASE: UTILIZAÇÃO
Na fase de utilização estão incluídas as atividades de protocolo (recebimento,
classificação, registro, distribuição, tramitação), de expedição, de organização e
arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, bem como a elaboração
de normas de acesso à documentação (empréstimo, consulta) e à recuperação de
informações, indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou
científicas das instituições.

Portanto as atividades da fase de utilização são:

Protocolo - que visam o controle da tramitação dos documentos;

Organização e arquivamento dos documentos no arquivo – engloba a escolha

dos métodos a serem adotados e cuidados na conservação e preservação dos
documentos);

Elaboração de normas de acesso - tanto para empréstimo como para consulta);

Elaboração de normas para recuperação – localização das informações.

DICA 108
3ª FASE: DESTINAÇÃO
Avaliação e destinação de documentos: talvez a mais complexa das três fases da
gestão de documentos, se desenvolve mediante a análise e avaliação dos documentos
acumulados nos arquivos, com vistas a estabelecer seus prazos de guarda, determinando
quais serão objeto de arquivamento permanente e quais deverão ser eliminados por terem
perdido seu valor de prova e de informação para a instituição. - Marilena Leite Paes
Na terceira fase da gestão de documentos, chamada de destinação ou avaliação e
destinação, temos a atividade de avaliação, que consiste na definição dos prazos de
guarda e destinação final dos documentos (eliminação ou guarda permanente).
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VALE LEMBRAR!
Aqui a atividade RESULTA NA CRIAÇÃO DA TABELA DE TEMPORALIDADE DA
INSTITUIÇÃO. Onde são identificados os documentos de valor histórico a serem
preservados e quais serão eliminados após o término do prazo de guarda.
DICA 109
VANTAGENS DA GESTÃO DE DOCUMENTOS
A implementação de um programa de gestão de documentos traz inúmeras vantagens
para a instituição, uma vez que serão desenvolvidas atividades de controle em todos os
momentos de vida do documento.

Podemos citar, como exemplo, as seguintes:

Controle da produção dos documentos;

Maior agilidade na tramitação e acesso das informações;

Controle de acesso e sigilo dos documentos;

Garantia de preservação dos documentos históricos;

Economia de recursos humanos e materiais.

DICA 110
DIAGNÓSTICO DA SITUAÇÃO ARQUÍVISTICA
Para que a implementação de um programa de gestão de documentos seja correta, é
interessante realizar um estudo da situação do arquivo da instituição, a fim de identificar
seus problemas e a melhor forma de solucioná-los. Este estudo é chamado de diagnóstico.
Para tanto, é essencial contar com profissional habilitado na área de Arquivologia, que
normalmente contará com uma equipe que o auxiliará nesta atividade.
O diagnóstico abordará aspectos como: recursos humanos disponíveis para a área de
arquivo, recursos materiais, informáticos e tecnológicos. Uma vez concluído o
diagnóstico, é feito o planejamento para a implementação do programa de gestão de
documentos na instituição.

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