#Aula 03

Aula 03 - Profº Ricardo
Campanário
CNU (Bloco 7 - Gestão Governamental e
Administração Pública) Conhecimentos -
Eixo Temático 5 - Comunicação, Gestão
Documental, Transparência e Proteção
Autor:
de Dados - 2024 (Pós-Edital)
Antonio Daud, Júlia Branco,
Ricardo Campanario
21 de Janeiro de 2024
@Xinyuu_bot - Telegram
Antonio Daud, Júlia Branco, Ricardo Campanario
Aula 03 - Profº Ricardo Campanário
Índice
1) Ciclo Vital dos Documentos - AULA SIMPLIFICADA
..............................................................................................................................................................................................3
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CNU (Bloco 7 - Gestão Governamental e Administração Pública) Conhecimentos - Eixo Temático 5 - Comunicação, Gestão
www.estrategiaconcursos.com.br 36
CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS & FUNÇÕES

ARQUIVÍSTICAS
Ciclo Vital dos Documentos e Teoria das 3 Idades
Introdução
Bom, começamos essa aula provavelmente com o tema mais importante a ser estudado em
Arquivologia.
É muito pouco provável que não caia nenhuma pergunta sobre este tema em sua prova, portanto
prepare-se, pois o assunto é importante. O lado bom é que ele é bastante intuitivo. Entendendo as principais
características de cada um dos ciclos/idades que vamos estudar agora, você será capaz de deduzir muitas
respostas e marcar preciosos pontos em sua prova
Teoria das 3 Idades
A Teoria das 3 Idades é bastante conhecida também por Ciclo Vital dos documentos ou Ciclo de Vida
dos documentos.
Essas três fases são distintas e complementares, embora tenham bastante relação entre elas, assim
como vemos em todo o estudo da Arquivologia. Cada uma dessas fases é caracterizada por intervalos de
tempo e pelos tipos de uso que são dados aos documentos em cada uma dessas idades ou fases.
Você vai notar ainda que a metodologia que é utilizada na organização dos documentos também
depende muito da fase em que ele se encontra no chamado ciclo vital, tendo em vista que a frequência de
uso e o público alvo são distintos. Isso também tem bastante relação com as funções arquivísticas, que
veremos mais adiante.
Para aquecermos os motores podemos ver algumas definições que são dadas à Teoria das 3 Idades.
Vamos começar com a que temos no DBTA:
Para o DBTA a Teoria das 3 Idades é a teoria segundo a qual os arquivos são "considerados
arquivos correntes, intermediários ou permanentes, de acordo com a frequência de uso
por suas entidades produtoras e a identificação de seus valores primário e secundário".
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O próprio DBTA define ainda Ciclo Vital dos documentos:
Sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo, da sua produção à guarda
permanente ou eliminação.
Veja que as definições estão entrelaçadas. E a esta altura já temos conceitos importantes e que têm
relação com muito do que já estudamos.
Primeiro a frequência de uso. Note que a divisão se baseia na frequência com que os arquivos são
requisitados para uso e consulta. Você verá que quanto maior a frequência de uso, mais perto esse
documento precisa estar de seus potenciais usuários. Isso é crítico para definir qual sua idade documental.
Outro conceito que já vimos: identificação do valor do documento. Se estivermos falando de valor
primário, esse documento terá certamente uma frequência de uso maior do que os documentos de valor
secundário e, portanto, deverá fazer parte de uma idade documental específica. Atenção, pois, muitas vezes
as bancas usam outras denominações para o valor primário como valor administrativo, valor imediato (ao
contrário do mediato, que é o valor permanente) e até mesmo valor eventual.
Se você não se lembra, relembre abaixo as definições de valores pois isso também cai muito em
prova:
Valores Primários – são atribuídos a um documento em função do interesse que possa ter
para a entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos,
e seu valor legal e fiscal.
Valores Secundários – valores atribuídos a um documento em função do interesse que

possa ter para a entidade produtora e outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para
fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido.
Bem, vejamos agora as definições atribuídas pela Lei Nacional de Arquivos, a Lei 8.159/1991 que, em
seu artigo 8o, aborda exatamente o que estamos estudando:
Art. 8º - Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e

permanentes.
§ 1º - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem

movimentação, constituam objeto de consultas frequentes.
§ 2º - Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente

nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação
ou recolhimento para guarda permanente.
§ 3º - Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico,

probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.
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Legal. Note que, ao contrário do que acontece algumas vezes quando contrastamos o entendimento
de fontes diferentes, desta vez as definições são bastante parecidas e bastam para que possamos nos
aprofundar no assunto.
A Lei 8.159/91 fala novamente em frequência de uso (consultas) e no valor do documento,

especialmente aqueles considerados "permanentes", aos quais a legislação atribui valor histórico, probatório
e informativo.
Dentro desse contexto portanto, considerando a Teoria das 3 Idades, podemos dividir os arquivos
em três grandes grupos (definidos por Jean-Jacques Valette em 1973): arquivos correntes, arquivos
intermediários e arquivos permanentes.
ARQUIVO CORRENTE
É o arquivo de primeira idade ou primeira fase do ciclo documental. Os arquivos Correntes são
==13e211==
compostos pelos conjuntos documentais em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto
de consultas frequentes. Todos os documentos de arquivo passam necessariamente pelo arquivo Corrente.
Devem sempre permanecer próximos aos produtores e serem de fácil acesso, pois existem em função do
cumprimento de sua finalidade administrativa. Possuem valor primário e sua consulta é restrita ao produtor.
Essa é a primeira fase do ciclo de vida dos documentos.
Lembre-se sempre que os documentos de arquivo Corrente podem ser transferidos para o arquivo
Intermediário (o termo correto é TRANSFERIDO!), recolhidos ao arquivo Permanente (agora o termo correto
é RECOLHIDO!), ou eliminados, caso não sejam mais necessários.
Veja a definição do DBTA para arquivo Corrente:
Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de
consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração.
ARQUIVO INTERMEDIÁRIO
Esse é o arquivo da segunda idade ou o que representa a segunda fase do ciclo de vida dos
documentos ou ciclo vital. São os conjuntos documentais que, não sendo mais de uso corrente nos órgãos
produtores, por razões de ordem administrativa, legal ou financeira, aguardam a sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente, exatamente como diz a Lei 8.159/91.
Esses arquivos não precisam ficar próximos aos setores de trabalho, pois têm uso menos frequente
que os arquivos correntes. De qualquer forma ainda possuem valor primário, podendo ser requisitados para
uso imediato.
Derivam da transferência de documentos que estavam no arquivo corrente e sua consulta é restrita
ao produtor ou a quem ele autorizar. Após o cumprimento do prazo de guarda, os documentos de arquivo
que estão no arquivo Intermediário podem ser recolhidos para o arquivo Permanente ou eliminados, caso
não possuam valor de guarda permanente.
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Os arquivos intermediários são transitórios e, também, são conhecidos como “limbo”, "pré-arquivo"
ou “purgatório”.
Veja agora a definição do DBTA para arquivo Intermediário:
Conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que
aguarda destinação. Também chamado pré-arquivo.
ARQUIVO PERMANENTE
Por fim temos a terceira e última fase do ciclo vital de documentos. São os arquivos Permanentes.
Estes são oriundos dos arquivos Corrente ou Intermediário compostos pelos conjuntos de documentos de
valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados pela instituição.
Quando o documento chega à fase Permanente, deve ser arquivado de forma definitiva e jamais
poderá ser eliminado.
Nesta fase do ciclo vital o arquivo e seus documentos passam a interessar mais aos pesquisadores
(fins científicos, sociais e culturais) do que aos produtores. Sendo assim os arquivos Permanentes devem
situar-se em lugares acessíveis e dotados de salas de pesquisas para atender ao público como centros
culturais, de informação, Universidades, etc. Considerando que a consulta é liberada ao público
(especialmente no caso de arquivos públicos), é importante também que possuam salas de consulta
adequadas.
Vamos, por fim, a definição do DBTA para arquivo Permanente:
Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor.

Também chamado arquivo histórico.
Vale lembrar também que a Lei 8.159/91 faz mais uma menção aos arquivos Permanentes em seu
artigo 10o. Vejamos:
Art. 10º - Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.
Você lembra desses conceitos? Se não lembra vou refrescar sua memória. Os arquivos Permanentes,
justamente porque têm valor histórico, probatório e informativo não podem ser alienados, ou seja, não
podem ser vendidos, doados, trocados, etc. e, além disso, são imprescritíveis, ou seja, essa condição não
prescreve nunca, permanecendo pelo resto da vida.
Vamos tentar agrupar tudo em uma tabela para facilitar a comparação e a compreensão:
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Arquivo Arquivo Arquivo

Corrente Intermediário Permanente
FASE / IDADE Primeira fase do ciclo de Segunda fase do ciclo de Terceira fase do ciclo de
vida ou primeira idade vida ou segunda idade vida ou terceira idade
FREQUÊNCIA DE Muito frequente Menos frequente Pouco frequente, raro
USO
LOCAL DE Próximo ao usuário Um pouco mais distante De fácil acesso ao público
GUARDA do usuário
ACESSO Restrito ao produtor Restrito ao produtor ou Público geral
quem for autorizado por
ele
RELEVÂNCIA Essencial para a Importante para a Importante para a
administração administração sociedade
VALOR Primário - legal e fiscal Primário - legal e fiscal Secundário - histórico,
probatório e informativo
FINS Administrativos Administrativos Científicos, sociais e
culturais. Diferentes dos
fins para os quais foi
produzido.
Além desse quadro com as principais características de cada uma das fases / idades do Ciclo Vital dos
documentos, é importante termos também organizados em um só lugar todos os nomes que são usados
para cada um desses estágios. Veja a seguir:
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ARQUIVO CORRENTE
• Arquivo de Primeira Idade
• 1a fase do ciclo vital
• Arquivo Ativo
• Arquivo de Gestão
• Arquivo de Movimento
ARQUIVO INTERMEDIÁRIO
• Arquivo de Segunda Idade
• Arquivo Semiativo
• Pré-arquivo
• Limbo
• Purgatório
• Arquivo Temporário
ARQUIVO PERMANENTE*
• Arquivo de Terceira Idade
• Arquivo Inativo
• Arquivo Histórico
* Atenção pois não se usa mais a denominação "Arquivo Morto" para arquivos Permanentes!
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Funções Arquivísticas
Introdução e definição
As funções arquivísticas são objeto de pesquisa desde os anos 90 e podem ser consideradas uma
tipologia de pesquisa em arquivística. Mas o que será isso? Nada mais é do que um dos campos em que a
arquivística pode ser fragmentada para ser estudada.
Segundo a arquivologista Barbara Craig, a arquivística possui três grandes domínios: a história da
disciplina, as tecnologias e as funções arquivísticas, que é o que nos interessa nesse momento.
Interessante notar que essa percepção varia entre os estudiosos do tema.
Para Gagnon Arguin, por exemplo, temos 7 campos diferentes de pesquisa: os princípios e conceitos,
o objeto e a finalidade, o papel social do arquivista, a situação da disciplina no campo dos conhecimentos, a
gestão do serviço de arquivos, as tecnologias e, finalmente, as funções arquivísticas.
Já para Couture, Martineau e Ducharme, são nove os campos de investigação: objeto e finalidade da
arquivística, arquivos e sociedade, história dos arquivos e da arquivística, gestão de programas e dos serviços
de arquivos, tecnologias, suportes e tipos de arquivos, meio profissional dos arquivos, problemas
particulares relativos aos arquivos e - o nosso foco hoje - as funções arquivísticas.
Dessa forma, o que para nós é mais importante é que se nota que as funções arquivísticas são
consideradas há algumas décadas um campo relevante de estudos na arquivística, mesmo que não haja uma
unanimidade entre os acadêmicos em relação ao número final de campos e abordagens de estudo.
Ainda no campo de introdução e de definição do tema de nosso estudo, e voltando os olhos para o
Brasil, segundo uma de nossas maiores estudiosas do tema, Heloísa Bellotto, as Funções Arquivísticas
atravessam todo o ciclo vital da documentação e todas as suas três idades, estando diretamente ligadas a
cada uma das fases (veremos em detalhes a qual fase se aplica cada uma das funções que estudaremos).
Ainda segundo ela "a função arquivística é hoje considerada um todo indivisível, ao
contrário da conceituação obsoleta de tomar-se, de um lado, a administração de
documentos e, de outro, o arranjo e a descrição de fundos como atividades estanques e
desvinculadas uma da outra. Há toda uma gama de tarefas sucessivas que cabe ao
arquivista desempenhar ao longo de três fases bem definidas: o controle dos arquivos em
formação, a destinação e a custódia definitiva".
Para nosso curso, vamos adotar a abordagem de Rosseau e Couture (é a mais cobrada em provas),
extraída do livro "Os Fundamentos da Disciplina Arquivística, 1998", no qual listam sete funções arquivísticas
que são hoje pacificamente aceitas pela comunidade da arquivística e que estudaremos a seguir. São elas:
criação / produção, classificação, avaliação, descrição, aquisição, difusão e preservação.
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FUNÇÕES
ARQUIVÍSTICAS
Criação /
Classificação Avaliação Descrição Aquisição Difusão Preservação
Produção
Criação / Produção
Iniciando o estudo detalhado de cada uma das funções arquivísticas, temos a Criação ou Produção,
como primeira a ser abordada.
De acordo com Couture, esta função possui como principal objetivo o controle da criação de
documentos e informações. Esse controle, quando bem executado (incluindo aí a gestão de fluxos e
formulários, criação de modelos e análise da necessidade da criação de determinados documentos), tem
como consequência o aumento da eficiência administrativa, considerando que diminui ou impede a
duplicidade de informação e a criação desordenada de documentos.
Lembra-se de quando estudamos o tema "Documentos Modernos" e falávamos do crescimento

exponencial do volume documental produzido no período pós-guerra, especialmente alavancado pelos
avanços populacional e tecnológico?
Então. É justamente desse ponto que voltamos a falar agora. A função arquivística da
criação/produção é crítica para evitar esse crescimento desordenado e insustentável do volume documental
gerado por governos, organizações ou mesmo pessoas.
Ainda segundo Couture, essa função possui a vantagem de racionalizar a produção, fazendo com que
informações desnecessárias não sejam registradas na forma de documentos.
Segundo o mesmo autor, a função ainda é capaz de planejar a proporcionalidade entre o suporte
no qual será produzido o documento e a importância da informação que será registrada. O produtor pode
saber, por exemplo, que aquele documento terá caráter histórico (valor secundário) e deverá ser guardado
por décadas ou séculos. Nada mais indicado do que produzi-lo em um suporte mais resistente, que facilite o
seu processo futuro de conservação.
Por fim, vale lembrar que todo documento de arquivo é criado como forma de registro da execução
de funções e atividades, trazendo valor primário. Dessa forma, a criação/produção é uma função
diretamente relacionada a idade corrente dos arquivos e tem como resultado o próprio documento gerado.
10 Gestão
CNU (Bloco 7 - Gestão Governamental e Administração Pública) Conhecimentos - Eixo Temático 5 - Comunicação,
Classificação
Ao contrário da função criação/produção, a função Classificação está presente em dicionários de

definições que usamos em nosso curso, como o DBTA. Nele temos algumas definições para o termo, mas
veja abaixo o significado que mais nos interessa para o nosso contexto atual:
Organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano de

classificação, código de classificação ou quadro de arranjo.
De acordo com Schellenberg:
"a classificação é básica à eficiente administração de documentos correntes. Todos os

outros aspectos de um programa que vise ao controle de documentos dependem da
classificação. Se os documentos são adequadamente classificados, atenderão bem as
necessidades das operações correntes".
Em resumo, a classificação de documentos refere-se à identificação de elementos característicos de

cada grupo documental, conforme suas diferenças e semelhanças. Sua utilização tem o objetivo de agrupar
os documentos sob um mesmo assunto, como forma de agilizar a sua recuperação e facilitar as tarefas
arquivísticas relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses
mesmos documentos.
Nesse contexto devemos ainda considerar que a classificação deve estar sempre baseada no princípio
da Proveniência e do Respeito a Ordem Original, que já estudamos anteriormente, garantindo uma ordem
lógica que atenda às necessidades dos usuários de arquivo.
Dessa forma a atividade de classificação traduzirá o funcionamento da instituição pois reproduzirá o

cumprimento das funções e atividades da organização, na forma dos documentos gerados.
De acordo novamente com Schellenberg, há três elementos principais que devem ser considerados
nesse processo de classificação (resultando nos três métodos de classificação): a ação a que os documentos
se referem (funcional), a estrutura do órgão que os produz (organizacional) e os assuntos dos documentos
(por assuntos) .
Por fim, a aplicação da função classificação no estágio corrente dos arquivos dá origem a um
importante instrumento de gestão arquivística, o Plano de Classificação de documentos, que estudaremos
em aula mais a frente, mas que você precisa saber desde já que está relacionado a esta função arquivística
específica.
11 Gestão
MÉTODOS DE CLASSIFICAÇÃO DE
SCHELLENBERG
FUNCIONAL ASSUNTO
ORGANIZACIONAL
(ações do (estrutura do órgão) (assunto do
documento) documento)
Avaliação
Com a função Avaliação, podemos começar novamente com a definição coletada diretamente do
DBTA:
Processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a

destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos.
A avaliação é atividade essencial do ciclo de vida dos documentos arquivísticos, pois é a análise dos
documentos da instituição, com a finalidade de estabelecer os prazos de guarda dos documentos nas fases
corrente e intermediária bem como a destinação final dos documentos (eliminação ou guarda permanente)
a partir do seu valor primário ou valor secundário.
Ela permite que a documentação considerada sem valor secundário seja eliminada dentro de
determinados prazos e que, dessa forma, a massa documental de determinada instituição ou pessoa seja
reduzida sem que ocorra qualquer prejuízo ao conjunto informacional. Essa é - ao lado da criação/produção
que já estudamos - medida fundamental para evitar o crescimento desordenado e insustentável de massas
documentais geradas ao longo do tempo.
A função avaliação dessa forma permite a redução do volume de documentos e um melhor

aproveitamento dos geralmente escassos recursos humanos e materiais, assim como um aumento no índice
de recuperação de documentos e informações.
Por fim, pode-se assumir que a função avaliação só faz sentido no âmbito dos arquivos correntes
pois é esta função que permitirá visualizar os valores primários e secundários dos documentos e tomar a
decisão final em relação a sua destinação.
12 Gestão
O resultado final dessa função é a Tabela de Temporalidade de Documentos (que também

estudaremos mais profundamente em aula posterior) que sistematiza as idades documentais e determina a
destinação final dos documentos, se eliminação ou guarda permanente.
Descrição
Como sempre vamos a definição do DBTA para começar a discussão:
Conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos formais e de conteúdo dos

documentos para elaboração de instrumentos de pesquisa.
Veja que o resultado final da função descrição é a geração de instrumentos de pesquisa. Como eu
sempre digo, os conteúdos em arquivologia estão todos embaralhados, formando uma verdadeira teia.
Instrumentos de pesquisa serão estudados em profundidade na aula de Arquivos Permanentes, que virá mais
adiante. Hoje é suficiente saber que a função Descrição gera como produto final os instrumentos de
pesquisa.
Quanto as etapas de aplicação da função, não há um consenso em relação a quais estágios do ciclo
vital são permeados pela função Descrição. A maioria dos estudiosos cita a terceira idade/arquivo
permanente (como Heloisa Bellotto).
Por outro lado, dentro da perspectiva da arquivística integrada (aquela que aborda a atividade de
gestão documental desde a produção do documento até seu recolhimento permanente ou eliminação), a
Descrição começa no processo de Classificação, continua na Avaliação e se aprofunda em instrumentos de
busca mais específicos, se espalhando pelos três ciclos vitais documentais. A ISAD (G) por exemplo (veremos
mais detalhes em Normatização, ainda nesta aula), diz que:
Processos relacionados à descrição podem começar na ou antes da produção dos

documentos e continuam durante sua vida.
Assim, fique atento a esta particularidade caso venha a ser cobrada em prova e entenda o contexto
da questão ou a fonte que está utilizando.
Em linhas gerais a descrição visa colocar à disposição do usuário do acervo documental diferentes
instrumentos de pesquisa que permitam o atendimento integral do interessado.
Esses instrumentos de pesquisa podem ser:
13 Gestão
Genéricos e globalizantes Ex: Guias
Parciais (detalhados e
Ex: Inventários, catálogos, repertórios e
especícos, tratando de
índices
parcelas do acervo)
Publicação de documentos
EX: Edição de fontes
na íntegra
Outro ponto importante da função é que ela está diretamente ligada com o capítulo 4 de nossa aula,
que falará das normatizações nacionais e internacionais. Guarde isso, pois breve voltaremos ao tema.
Aquisição
Ao pesquisarmos o termo aquisição no DBTA ele nos remete à entrada de documentos que, por sua
vez, tem a seguinte definição (entre outras):
Ingresso de documentos em arquivo, seja por comodato, compra, custódia, dação,

depósito, doação, empréstimo, legado, permuta, recolhimento, reintegração ou
transferência.
Essa é uma função mais simples de ser estudada e memorizada. Mesmo para Couture a função
aquisição pode ser definida como:
Toda medida relacionada ao aumento no número de fundos documentais de uma

instituição.
A aquisição dessa forma pode estar presente em qualquer etapa do ciclo vital de documentos e tem
como seu produto final a formação ou ampliação dos fundos de arquivo.
Difusão
A função Difusão não está definida no DBTA, porém o termo é comumente equiparado a divulgação
e/ou disseminação.
Veja as definições abaixo, agora sim do DBTA:
Divulgação: conjunto de atividades destinadas a aproximar o público dos arquivos, por

meio de publicações e da promoção de eventos, como exposições e conferências.
Disseminação: fornecimento e difusão de informações através de canais formais de

comunicação.
14 Gestão
A Difusão deve ser considerada não só uma das funções arquivísticas como propriamente uma das
missões de todo o processo que estamos estudando. Aproximar a informação do cidadão ou do pesquisador
é premissa do funcionamento de todo o processo. Caso todo o restante esteja perfeito e isso não se
materialize na aproximação da pessoa interessada do documento / informação, o processo de nada valeu.
Como complicador, a difusão cria um dilema: quanto mais o documento é exposto e as pessoas
interessadas tem acesso e contato com ele, provavelmente mais complexo e difícil é o seu processo de
conservação, próxima função que estudaremos.
Visitas guiadas, publicações técnicas e até mesmo o treinamento do usuário (para potencializar sua
capacidade de localização e interpretação das informações buscadas), são formas de implementar
concretamente a disseminação arquivística.
Lembre-se ainda que a difusão deve sempre respeitar as leis e normas que regem a questão de acesso
e de sigilo aos diferentes tipos de documentação, a começar e, especialmente, pela Lei de Acesso à
Informação (Lei 12.527/2011).
A função Difusão está relacionada a todas as etapas e idades documentais e gera como produto final
não só a própria disseminação do conteúdo custodiado como a publicidade e transparência no processo
arquivístico em questão.
Preservação
Com base no DBTA a função arquivística Preservação pode ser interpretada como:
Prevenção da deterioração e danos em documentos, por meio de adequado controle

ambiental e/ou tratamento físico e/ou químico.
Importante sabermos também o que o DBTA traz para Conservação e Restauração:
Conservação: Promoção da preservação e da restauração dos documentos.
Restauração: Conjunto de procedimentos específicos para recuperação e reforço de

documentos deteriorados e danificados.
Já para Norma Cassares, em seu "Como fazer conservação preventiva em arquivos e bibliotecas",
encontraremos as seguintes e diferentes definições. Trago todas pois isso cai em prova e é importante
conhecer a diferença entre elas, visto que todas estão certas, dependendo da fonte usada.
Preservação: é um conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa, política e

operacional que contribuem direta ou indiretamente para a preservação da integridade
dos materiais.
Conservação: é um conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar o processo de

degradação de documentos ou objetos, por meio de controle ambiental e de tratamentos
específicos (higienização, reparos e acondicionamento).
15 Gestão
Restauração: é um conjunto de medidas que objetivam a estabilização ou a reversão de

danos físicos ou químicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso,
intervindo de modo a não comprometer sua integridade e seu caráter histórico.
A própria Constituição Federal de 1998 garante a atividade de preservação e a atribui ao Estado.

Vejamos o que diz o Art.216 da CF/88, especialmente em seu parágrafo 1o.
Art. 216. Constituem patrimônio cultural brasileiro os bens de natureza material e

imaterial, tomados individualmente ou em conjunto, portadores de referência à
identidade, à ação, à memória dos diferentes grupos formadores da sociedade brasileira,
nos quais se incluem:
...
IV - as obras, objetos, documentos, edificações e demais espaços destinados às manifestações

artístico-culturais;
...
§ 1º O Poder Público, com a colaboração da comunidade, promoverá e protegerá o

patrimônio cultural brasileiro, por meio de inventários, registros, vigilância, tombamento e
desapropriação, e de outras formas de acautelamento e preservação.
Agora vamos entrar em um tema fértil para a criação de armadilhas para o candidato. Veremos isso
aqui rapidamente e, com mais calma, na aula específica sobre esse tema, mais no final do curso. Não se
preocupe que chegaremos lá.
Veja que, para o DBTA, a Conservação engloba a Preservação e a Restauração.
Já para Cassares, em seu Manual, “Como fazer conservação preventiva em arquivos e bibliotecas” do
Arquivo Público do Estado de São Paulo, Preservação é conceituada como "um conjunto de medidas e
estratégias de ordem administrativa, política e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a
preservação da integridade dos materiais", o que englobaria tanto a Conservação como a Restauração.
Fique atento para não brigar com a banca no dia da prova. Assuma a definição e o posicionamento
que eles estão propondo e, se for um ou outro (especialmente se a fonte estiver explícita), dê como certo.
Não colocarão uma pegadinha dessa para prejudicar o candidato até porque, se não der para identificar a
fonte (nesse caso ou DBTA ou Cassares), a questão tende a ser anulada.
Mas, atenção, as duas abordagens estão corretas! Depende de quem está falando, não se esqueça!
16 Gestão
Bem, voltando à Preservação, em linhas gerais compreende todas as políticas, procedimentos e

processos que evitam a deterioração posterior do material de que são compostos os objetos, prorrogam a
informação que contêm e intensificam sua importância funcional.
Você deve estar sentindo falta de vários detalhes técnicos e procedimentos relativos ao tema
Preservação, que de fato são cobrados em prova, mas, não se preocupe, isso vem na hora certa.
A função pode ser verificada em todas as idades documentais e tem como produto final a
manutenção da informação no longo prazo.
Vamos tentar resumir tudo o que falamos até aqui para facilitar o estudo:
FUNÇÃO
CARACTERÍSTICAS CICLO VITAL PRODUTO FINAL
ARQUIVÍSTICA
CRIAÇÃO/PRODUÇÃO Controle na produção de Corrente - 1a Idade Documento de Arquivo
documentos
CLASSIFICAÇÃO Organização de acordo Corrente - 1a Idade Plano de Classificação
com um plano de
classificação
AVALIAÇÃO Análise que estabelece Corrente - 1a Idade Tabela de
prazos de guarda e Temporalidade
destinação
DESCRIÇÃO Elaboração de Todas as Idades / Instrumento de pesquisa
instrumentos de pesquisa Permanente - 3a idade
de acordo com a forma e para alguns autores
conteúdo do documento
AQUISIÇÃO Ingresso de documentos Todas as Idades Fundo de arquivo
em arquivo
DIFUSÃO Aproximação do público Todas as idades Disseminação da
do conteúdo documental informação e
transparência
PRESERVAÇÃO Prevenção de Todas as idades Manutenção da
deterioração e danos por informação a longo
meio de controle prazo
ambiental e tratamentos
17 Gestão
QUESTÕES COMENTADAS
1. (NC-UFPR/FPMA/Auxiliar Administrativo/2019) Considerando a temporalidade e a destinação de

documentos de arquivo, identifique como verdadeiras (V) ou falsas (F) as seguintes afirmativas:
( ) Na fase corrente, se o documento se referir a dois ou mais assuntos, ele deverá ser arquivado no
conjunto documental que possuir maior prazo de guarda ou que tenha sido destinado à guarda
permanente.
( ) Na fase intermediária, é necessário proceder à triagem dos documentos selecionados para a guarda
permanente, separando aqueles que, em relação ao conjunto documental ao qual pertencem, não
constituem elemento de prova que justifique sua guarda.
( ) A eliminação de documentos ocorre somente da fase intermediária para a permanente. Da fase

corrente para a intermediária, ocorre apenas a alteração de local e suporte.
( ) Os parâmetros gerais para arquivamento e destinação de documentos de arquivo são definidos

observando-se os princípios da teoria das três idades.
Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta, de cima para baixo.

a) V – V – F – V.
b) V – V – F – F.
c) V – F – V – F.
d) F – V – V – F.
e) F – F – V – V.
Comentários:
Antes de avaliarmos as alternativas, vamos analisar cada uma das afirmativas:
Na fase corrente, se o documento se referir a dois ou mais assuntos, ele deverá ser arquivado no conjunto
documental que possuir maior prazo de guarda ou que tenha sido destinado à guarda permanente - está
correto pois a tendência em relação à avaliação de arquivos é sempre conservadora. Caso os assuntos em
referência tenham prazos de guarda distintos ou destinações diferentes, vale o prazo de guarda mais longo
ou a guarda permanente quando comparada à eliminação. Portanto, verdadeira: V-X-X-X.
18 Gestão
Na fase intermediária, é necessário proceder à triagem dos documentos selecionados para a guarda
permanente, separando aqueles que, em relação ao conjunto documental ao qual pertencem, não
constituem elemento de prova que justifique sua guarda - também está correta. É na fase intermediária,
quando a frequência de acesso ao documento já diminuiu, que ele começa a cumprir os prazos para
eliminação. Nesta fase, caso seja identificado o valor secundário (histórico ou de prova), o documento deve
ser separado da massa documental e recolhido ao arquivo permanente, onde será custodiado de forma
definitiva. Então temos: V-V-X-X.
A eliminação de documentos ocorre somente da fase intermediária para a permanente. Da fase corrente
para a intermediária, ocorre apenas a alteração de local e suporte - não está correto. Muitos documentos
têm prazo de guarda que se encerra mesmo antes da entrada no arquivo intermediário. É o caso da vigência,
por exemplo, que veremos em aula mais adiante. Mas, o mais importante aqui, é saber que a eliminação de
documentos pode ocorrer tanto na primeira quanto na segunda idade do ciclo documental, ou seja, tanto
no arquivo corrente como no arquivo intermediário. Agora estamos com V-V-F-X.
Os parâmetros gerais para arquivamento e destinação de documentos de arquivo são definidos
observando-se os princípios da teoria das três idades - está correto. Os parâmetros gerais para
arquivamento e destinação dos documentos de arquivo derivam da Tabela de Temporalidade de
Documentos (TTD), gerada e utilizada ao longo do processo de avaliação documental. A TTD, por sua vez,
observa rigorosamente os princípios da Teoria das Três Idades. Temos então. V-V-F-V.
A alternativa A está correta e é o gabarito da questão.
2. (DIRPS/UFU-MG/Assistente Administrativo/2019) Conforme a teoria das três idades, os

documentos de arquivo passam por fases distintas e sucessivas durante seu ciclo vital, de acordo
com a frequência de uso e a identificação de seus valores. Trata-se das fases corrente,
intermediária e permanente. Considerando-se as características dos documentos em cada uma de
suas fases, assinale a alternativa correta.
a) No arquivo intermediário, os documentos são objeto de consultas muito frequentes pelo órgão ou
entidade que os produziu, em função de seu valor secundário.
b) No arquivo corrente, os documentos são objeto de consultas frequentes pelo órgão ou entidade que os
produziu, ao qual compete sua administração.
c) No arquivo permanente, os documentos possuem valor terciário, associado às razões pelas quais foram
produzidos.
d) No arquivo corrente, os documentos possuem valor secundário, sendo consultados principalmente por
seus produtores.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. No arquivo intermediário o volume de consultas já diminuiu em relação ao

arquivo corrente e o documento passa a ser consultado com menos frequência. Para aumentar o erro, ele é
19 Gestão
consultado em função de seu valor primário e não do secundário que, se identificado, fará com que o
documento seja recolhido do arquivo intermediário para o permanente.
A alternativa B está correta e é o gabarito da questão. A afirmativa é exata e resume bem o conceito de
arquivo corrente.
A alternativa C está incorreta. Não existe valor terciário, mesmo o arquivo permanente fazendo parte da
terceira idade do ciclo vital do documento. Quando um documento se encontra na terceira idade e/ou no
arquivo permanente, isso significa que ele tem valor secundário (histórico, de prova, etc.).
A alternativa D está incorreta. Mais uma vez o examinador estabelece a mesma confusão. No arquivo
corrente o documento possui valor primário e, por isso, é consultado com muita frequência. Como vimos, o
valor secundário é característica da terceira idade documental, ou do arquivo permanente.
3. (FAPESUL/CRC-SC/Auxiliar Administrativo/2019) O ciclo de vida dos documentos tem a finalidade

de classificar os estágios pelos quais passam os documentos dentro de uma organização. Sobre
essas etapas, analise as afirmativas abaixo e identifique as respostas falsas (F) e verdadeiras (V).
( ) O arquivo de segunda idade compreende os documentos que não são frequentemente consultados,
mas podem ser ainda solicitados, sendo conservados nos locais onde foram produzidos.
( ) O ciclo de vida chamado de arquivo de primeira idade é constituído de documentos consultados
frequentemente e conservados em locais de fácil acesso.
( ) O ciclo de vida dos documentos é tratado pelo teoria das três idades, sendo denominada de idade
corrente, intervalar e permanente.
( ) O arquivo de terceira idade é constituído por documentos que apresentam valor histórico, arquivados
definitivamente no arquivo central.
Assinale a alternativa que apresenta a sequência com a resposta correta.
a) V, V, V, F.
b) V, V, F, V.
c) F, F, V, F.
d) F, V, V, V.
e) F, V, F, V.
Comentários:
O arquivo de segunda idade compreende os documentos que não são frequentemente consultados, mas
podem ser ainda solicitados, sendo conservados nos locais onde foram produzidos - é uma afirmativa falsa.
Embora de fato o arquivo de segunda idade compreenda os documentos que não são frequentemente
consultados, mas que podem ser ainda solicitados, ele não permanece no local onde foi produzido, mas sim
é transferido para local mais distante, de menor custo, o chamado arquivo intermediário. Portanto: F-X-X-X.
20 Gestão
O ciclo de vida chamado de arquivo de primeira idade é constituído de documentos consultados

frequentemente e conservados em locais de fácil acesso - correto. A arquivo corrente possui documentos
de valor primário e que são muito consultados, devendo ficar próximos da unidade produtora: F-V-X-X.
O ciclo de vida dos documentos é tratado pela teoria das três idades, sendo denominada de idade corrente,
intervalar e permanente - errado, né? Já vimos isso e não dá para admitir qualquer dúvida nessa. As idades
ou arquivos são: corrente, intermediário (e não intervalar!) e permanente: F-V-F-X.
O arquivo de terceira idade é constituído por documentos que apresentam valor histórico, arquivados
definitivamente no arquivo central - correto. Quando identificado o valor histórico (ou secundário) o arquivo
é recolhido para guarda definitiva nos arquivos permanentes da organização.
Sendo assim ficamos com F-V-F-V. A alternativa E está correta e é o gabarito da questão.
4. (FUNDATEC/Pref. Campo Bom-RS/Assistente Administrativo/2019) No âmago da gestão

documental está a Teoria das Três Idades, segundo a qual os documentos inicialmente devem ser
organizados e mantidos ativamente por seus criadores. Após o período de uso ativo devem ser
armazenados por um período adicional de uso não frequente. Quando a utilidade administrativa
se encerra por completo realiza-se o recolhimento para um arquivo constante ou eliminação.
Segundo essa teoria, os documentos em final de vigência, com prazos longos de prescrição e
ocasionalmente consultados ou que aguardam a destinação final, fazem parte de qual período?
a) Primeira idade ou arquivo corrente.

b) Segunda idade ou arquivo intermediário.
c) Terceira idade ou arquivo permanente.
d) Idade secundária ou arquivo corrente.
e) Idade primária ou arquivo permanente.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. Na primeira idade o documento é frequentemente consultado e não

ocasionalmente, como relata o examinador.
A alternativa B está correta e é o gabarito da questão. Essa questão ajuda a reforçar o que estudamos. Veja
o que diz a banca: o documento está "em final de vigência", portanto, ainda pode ser consultado, "com
prazos longos de prescrição", quer dizer que ainda deve ser preservado e "ocasionalmente consultados" ou
"que aguardam a destinação final", típicas característica do arquivo intermediário, antes da eliminação ou
eventual recolhimento ao arquivo permanente, caso o documento tenha valor secundário.
A alternativa C está incorreta. O documento não poderia estar no arquivo permanente ainda em vigência ou
ainda demonstrando a necessidade de consultas ocasionais.
A alternativa D está incorreta. E aqui o examinador embaralha o conceito de idade secundária (que até
poderia confundir o aluno versus o termo correto "segunda idade") porém traz ao lado o arquivo corrente
que é de primeira idade e não de segunda.
A alternativa E está incorreta. Mais uma vez a confusão. Estão misturados um arquivo de "idade primária"
com o arquivo permanente, de terceira idade. Errado.
21 Gestão
5. (CESPE/EMAP/Assistente Portuário - Administrativo/2018) Acerca da tabela de temporalidade,

julgue o item seguinte. A teoria das três idades é utilizada para configurar a tabela de
temporalidade.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
A afirmativa está CORRETA.

Vimos questão parecida um pouco mais acima.
Os parâmetros gerais para arquivamento e destinação dos documentos de arquivo derivam da Tabela de
Temporalidade de Documentos (TTD), gerada e utilizada ao longo do processo de avaliação documental. A
TTD, por sua vez, observa rigorosamente os princípios da Teoria das Três Idades.
6. (CONSULPLAN/CM Belo Horizonte-MG/Arquivista/2018) Analise as afirmativas a seguir a respeito

do ciclo de vida dos documentos.
I. A tabela de temporalidade registra o ciclo de vida dos documentos.
II. A teoria das três idades é baseada no ciclo de vida dos documentos.
III. A eliminação de documentos pode ocorrer em todas as fases do ciclo de vida.
Estão corretas as afirmativas:
a) I, II e III.
b) I e II, apenas.
c) I e III, apenas.
d) II e III, apenas.
Comentários:
A tabela de temporalidade registra o ciclo de vida dos documentos - Correto. A Tabela de Temporalidade
de Documentos é desenvolvida com base na Teoria das Três Idades documentais e registra, dessa forma, o
ciclo de vida dos documentos.
A teoria das três idades é baseada no ciclo de vida dos documentos - Correto e pela mesa razão anterior.
Tabela de Temporalidade e Teoria das Três Idades estão intimamente ligadas.
A eliminação de documentos pode ocorrer em todas as fases do ciclo de vida - Errada. Na terceira idade
documental ou no arquivo permanente, eliminações não são aceitáveis visto que os documentos têm valor
secundário (histórico, probatório, cultural) e devem ser custodiados de forma definitiva.
Sendo assim temos I-V, II-V e III-F
A alternativa B está correta e é o gabarito da questão.
22 Gestão
7. (IADES/Hemocentro-DF/Analista de Atividades Arquivologia/2017) Assinale a alternativa que

apresenta um dos fins da produção de documentos de arquivo.
a) Legal.
b) Cultural.
c) Científico.
d) Artístico.
e) Educativo.
Comentários:
A alternativa A está correta e é o gabarito da questão. A finalidade legal é uma das finalidades aceitas para
a produção de documentos de arquivo, concedendo-lhe valor primário. Lembre-se que os documentos de
caráter cultural, histórico, científico, etc., acabam se tornando de valor secundário ao longo do tempo,
quando adquirem valores significativos para pessoas diferentes daquelas pelas ou para as quais foi
produzido.
Sendo assim, os fins culturais, científicos, artísticos ou educativo são valores que os documentos podem
assumir como valor secundário, mas não primário.
Dessa forma os valores secundários não são valores que motivam a produção do documento, mas sim
surgem ao longo do ciclo vital desse documento fazendo com que ele adquira caráter de guarda permanente
e não possa mais ser eliminado.
A alternativa B está incorreta. O documento não é originalmente produzido com finalidade cultural.
A alternativa C está incorreta. O documento também não é originalmente produzido com finalidade
científica.
A alternativa D está incorreta. Da mesma forma, o documento não é originalmente produzido com fins
artísticos.
A alternativa E está incorreta. A finalidade educativa também não é um fim aceito para a produção de
documentos
8. (ACEP/Pref. Aracati-CE/Arquivista/2019) A classificação de documentos de arquivo é uma função

matricial no saber-fazer arquivístico. Sem classificar é praticamente impossível trabalhar com
avaliação, descrição e por consequência disponibilizar acesso à informação. Após evidenciar a
importância desta função no exercício do profissional de arquivo, marque a alternativa que define
a classificação de documentos de arquivo.
a) É a função que possibilita a adequada destinação de prazos de guarda e destinação da documentação

arquivística.
b) É a função que estabelece pontos de acesso, que tem por objetivo principal a recuperação de documentos.
23 Gestão
c) É a função que está ligada à criação e utilização de planos de classificação que reflitam as funções,
atividades ou tarefas da instituição acumuladora dos documentos arquivísticos nas fases correntes e
intermediárias.
d) É a função que está ligada à criação e utilização de índices e de vocabulários controlados, atualmente, no
Brasil. O modelo de instrumento de classificação aprovado pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) é
a Norma Brasileira de Descrição Arquivística (NOBRADE).
Comentários:
A alternativa A está incorreta. Esta é a definição da função Avaliação.
A alternativa B está incorreta. Agora o examinador traz uma das atividades da função Descrição, que permite
a localização e o acesso aos documentos buscados.
A alternativa C está correta e é o gabarito da questão. A definição trazida pela banca faz menção ao principal
produto final da função que é o Plano de Classificação de documentos, que reflete as funções, atividades ou
tarefas da instituição acumuladora dos documentos arquivísticos nas diferentes fases do ciclo documental.
A alternativa D está incorreta. Novamente a banca utiliza conceitos relativos à função Descrição.
9. (CESPE/CGM João Pessoa-PB/Técnico Municipal de Controle Interno/2018) Acerca de conceitos

relativos à arquivologia, julgue o item que se segue. No arquivo, o método de avaliação aplica-se
a unidades isoladas e o julgamento não tem caráter irrevogável e envolve questões de
conveniência, e não de preservação ou perda total.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
A afirmativa está ERRADA.
Em relação à avaliação, preservam-se as documentações referentes a uma atividade, como um conjunto e

não como unidades isoladas e o julgamento é mesmo irrevogável, ou seja, exatamente o contrário do que
relata o examinador. Assim, por exemplo, uma vez avaliado um documento como de guarda permanente,
não há possibilidade de alteração dessa avaliação para uma possível eliminação.
10. (CESPE/SEDF/Técnico de Gestão Educacional/2017) Com relação à tabela de temporalidade de

documentos de arquivo, bem como à triagem e eliminação de documentos e processos, julgue o
item subsecutivo. Nos processos de depuração de massa documental arquivística, o conceito de
triagem se confunde com o de avaliação.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
24 Gestão

O item trata da triagem de documentos em fase intermediária.
De acordo com o Conarq, o conceito de triagem se confunde mesmo com o de avaliação. Os dois processos
se relacionam à "filtragem" da massa documental arquivística. Nessa atividade elimina-se documentos sem
valor e preserva-se os demais, seja para fins administrativos ou de pesquisa histórico-científica.
Dessa forma, a Tabela de Temporalidade de Documentos pode antecipadamente prever a triagem em seu
próprio conteúdo, assinalando quais documentos serão preservados e/ou destinados à eliminação.
11. (ACEP/Pref. Aracati-CE/Técnico de Arquivo/2019) A organização de um arquivo pressupõe não

apenas as atividades de classificação, mas também as de descrição. Somente a descrição
arquivística garante a compreensão ampla do conteúdo de um acervo, possibilitando, tanto o
conhecimento como a localização dos documentos que o integram. Nesse sentido, pode-se afirmar
que:
a) as atividades de classificação são secundárias no que se refere às atividades da descrição documental.

b) a classificação arquivística, desprovida das atividades de descrição, somente é inteligível às pessoas que
trabalham com o acervo, portanto as atividades de classificação devem ser desenvolvidas posteriormente às
atividades de descrição.
c) as atividades de descrição só conseguem ter seus objetivos plenamente atingidos, mediante a classificação
documental. Sem a classificação, corre-se o risco de criar uma situação análoga à do analfabeto diante de
um livro; ele não terá acesso completo por não dispor aos meios que lhe permitam compreender a
informação.
d) as atividades de classificação só conseguem ter seus objetivos plenamente atingidos, mediante a descrição
documental.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. Já vimos que a classificação é uma das principais atividades em relação as
demais, inclusive e especialmente em relação à descrição documental, que se utiliza dos dados e resultados
gerados pela função classificação.
A alternativa B está incorreta. A classificação arquivística, desprovida das atividades de descrição, somente
é inteligível às pessoas que trabalham com o acervo. Até aí a alternativa vai bem, porém, é exatamente esse
vínculo que faz com que as atividades de classificação devam ser desenvolvidas anteriormente (e não
posteriormente como diz a banca) às atividades de descrição.
A alternativa C está incorreta. A alternativa novamente vai bem até o momento que exemplifica o
argumento. Voltando ao texto da banca: "ele não terá acesso completo por não dispor aos meios que lhe
permitam compreender a informação". Isso não é verdade. O maior problema neste caso é que sem a
atividade de descrição ele não terá acesso completo ao conteúdo por não conseguir encontrá-lo e não por
não o compreender.
A alternativa D está correta e é o gabarito da questão. Como já vimos até mesmo em questões anteriores, a
função classificação é uma função matricial e é considerada a primeira "intervenção no fazer arquivístico".
25 Gestão
Dessa forma, após a classificação e, em função dela, muitas outras atividades ocorrem. A descrição é uma
delas. Note que as funções estão interligadas.
A descrição depende dos dados e do resultado da classificação para que possa ser executada, enquanto a
própria classificação depende da correta execução da descrição para que tenha seus objetivos plenamente
atingidos, como diz a alternativa.
12. (CESPE/Polícia Federal/Arquivista/2014) No que se refere às funções arquivísticas, julgue o

próximo item. A transferência de documentos para os arquivos intermediários faz parte da função
denominada aquisição de documentos.
a) Certo
b) Errado
Comentários:

A aquisição é costumeiramente chamada de "entrada de documentos", ou seja, é o ingresso de documentos
em arquivo, seja por comodato, compra, custódia, dação, depósito, doação, empréstimo, legado, permuta,
recolhimento, reintegração ou transferência.
É comum nos arquivos correntes a aquisição pelo ingresso de documentos por meio do protocolo. Já nos
arquivos intermediários, a aquisição se dá pela transferência (passagem de documento do arquivo corrente
para o arquivo intermediário).
13. (QUADRIX/CREF-SE/Assistente Administrativo/2019) Com base nas noções de arquivologia, julgue

o item. A difusão dos documentos de arquivo é feita no arquivo permanente.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
A "Difusão" é aplicada aos arquivos permanentes? Sim, especialmente a eles. Embora também possa ser
aplicada as demais idades documentais, a função típica de difusão é exercida pelos arquivos permanentes,
especialmente por sua natureza de valor secundário, ao passo que nas demais idades serão encontrados
documentos ainda de valor primário e, provavelmente, menos interessantes para o público em geral.
14. (VUNESP/Pref. Itapevi-SP/Analista Documental Arquivologia/2019) Em relação à preservação de

documentos, assinale a alternativa correta.
a) Conservação é um conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar a degradação por meio de
controle ambiental e de tratamentos específicos.
b) Microfilmagem é o processo de conversão de um documento para o formato digital, por meio de
dispositivo apropriado.
26 Gestão
c) Digitalização é o processo de reprodução de documentos, dados e imagens, por meio fotográfico em

formato altamente reduzido.
d) Restauração se refere às medidas e estratégias de ordem administrativa, política e operacional que
contribuem para a integridade dos materiais.
e) Preservação corresponde às medidas para estabilização ou reversão de danos físicos ou químicos
ocorridos ao longo do tempo e do uso, intervindo de modo a não comprometer a integridade e o caráter
histórico dos documentos.
Comentários:
Essa é uma daquelas questões em que precisamos observar o contexto antes de responder, visto que as
atividades de conservação, preservação e restauração têm definições diferentes dependendo da fonte
utilizada. Nesta questão, perceba que a banca está utilizando as definições de Norma Cassares em "Como
fazer conservação preventiva em arquivos e bibliotecas". Vamos a elas:
Preservação: é um conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa, política e

operacional que contribuem direta ou indiretamente para a preservação da integridade
dos materiais.
Conservação: é um conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar o processo de

degradação de documentos ou objetos, por meio de controle ambiental e de tratamentos
específicos (higienização, reparos e acondicionamento).
Restauração: é um conjunto de medidas que objetivam a estabilização ou a reversão de

danos físicos ou químicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso,
intervindo de modo a não comprometer sua integridade e seu caráter histórico.
Com base nisso, vamos responder as alternativas.
A alternativa A está correta e é o gabarito da questão. Note que a definição de Conservação é exatamente
a utilizada pela autora em sua obra.
A alternativa B está incorreta. Esta é a definição de Digitalização de acordo com o DBTA. Para o mesmo DBTA
a Microfilmagem é a "produção de imagens fotográficas de um documento em formato altamente reduzido".
Veremos mais detalhes sobre isso em aula posterior, mas a definição utilizada não confere com a trazida
pela banca.
A alternativa C está incorreta. Agora o examinador inverte e traz a definição de Microfilmagem, como vimos
acima, porém, relacionada à Digitalização...
A alternativa D está incorreta. Mais uma vez a banca tenta confundir ao candidato, trazendo a definição de
“Preservação”, mas a atribuindo a "Restauração".
A alternativa E está incorreta. Por último, o mesmo truque é utilizado. Agora a definição de "Restauração",
segundo Cassares, é atribuída à "Preservação".
27 Gestão
15. (CEPS/UFPA/Arquivista/2018) De acordo com a Norma Brasileira de Descrição Arquivística

(NOBRADE), cabe a cada entidade custodiadora e a seus profissionais a decisão acerca dos recursos
utilizados para a descrição, bem como o formato final de seus instrumentos de pesquisa, sendo
apenas imprescindível a presença dos elementos de descrição obrigatórios. Assinale a alternativa
que contém apenas os elementos de descrição obrigatórios presentes na NOBRADE.
a) Código de referência; Título; Data(s); Nível de descrição; Dimensão e Suporte; Nome(s) do(s) produtor(es)
e Condições de acesso.
b) História administrativa; História arquivística; Procedência; Nível de descrição; Âmbito; Avaliação;
Eliminação; Conteúdo.
c) Código de referência; Sistema de arranjo; Condições de reprodução; Idioma; Características físicas;
Localização dos originais e Notas gerais.
d) Código de referência; Nota do arquivista; Regras ou Convenções; Pontos de acesso; Data(s); Condições de
acesso; Avaliação.
e) Notas sobre conservação; História arquivística; Nome(s) do(s) produtor(es); Dimensão e Suporte;
eliminação; Título e Condições de acesso.
Comentários:
Vale sempre lembrar que a NOBRADE prevê a existência de 8 áreas de informação descritiva,
compreendendo 28 elementos de descrição, dos quais 7 são obrigatórios. Os 7 elementos de descrição
obrigatórios são os seguintes:
o Código de referência
o Título
o Data
o Nível de descrição
o Dimensão e suporte
o Nome dos produtores
o Condições de acesso
Dessa forma, a alternativa A está correta e é o gabarito da questão.
16. (NC-UFPR/UFPR/Arquivista/2018) A NOBRADE – Norma Brasileira de Descrição Arquivística –

estabelece diretivas para a descrição no Brasil de documentos arquivísticos, compatíveis com as
normas internacionais em vigor – ISAD(G) e ISAAR (CPF) –, e tem em vista facilitar o acesso e o
intercâmbio de informações em âmbito nacional e internacional. Em relação à estrutura e uso, a
NOBRADE prevê a existência de oito áreas, compreendendo 28 elementos de descrição. Dos 28
elementos de descrição disponíveis, quantos são obrigatórios?
a) Quatro.
b) Cinco.
c) Seis.
d) Sete.
28 Gestão
e) Oito.
Comentários:
Veja que este tema é repetidamente cobrado em prova e exige memorização, não há outa saída.
Especialmente as diferenças entre a NOBRADE e a ISAD(G). Vejamos novamente:
Dessa forma fica fácil matar a questão.
A alternativa D está correta e é o gabarito da questão.
17. (CESPE/IFF/Arquivista/2018) A Norma Brasileira de Descrição Arquivística (NOBRADE) prevê a

existência de oito áreas, que compreendem vinte e oito elementos de descrição, sendo sete deles
obrigatórios. Entre esses sete elementos obrigatórios, está(ão):
a) a história administrativa.
b) a procedência.
c) a dimensão e o suporte.
d) a avaliação, a eliminação e a temporalidade.
e) o sistema de arranjo
Comentários:
A alternativa A está incorreta. A história administrativa é um dos 28 elementos de descrição da NOBRADE

(dentro da área de contextualização do documento), mas não é um elemento obrigatório.
A alternativa B está incorreta. A procedência também é um dos 28 elementos de descrição da NOBRADE (e

também dentro da área de contextualização do documento), mas não é um elemento obrigatório.
29 Gestão
A alternativa C está correta e é o gabarito da questão. Vimos que os elementos de descrição obrigatórios da
NOBRADE são 7, entre os 28 que ela possui. São eles: código de referência, título, data, nível de descrição,
dimensão e suporte, nome dos produtores e condições de acesso. Note que entre as 5 alternativas, apenas
essa apresenta algum dos 7 elementos obrigatórios, a dimensão e o suporte.
A alternativa D está incorreta. A avaliação e a temporalidade também configuram um dos 28 elementos de

descrição da NOBRADE (agora dentro da área de estrutura), mas não é um elemento obrigatório.
A alternativa E está incorreta. Por fim, o sistema de arranjo também é um dos 28 elementos de descrição da
NOBRADE (dentro da área de estrutura, como a avaliação e temporalidade), mas não é um elemento
obrigatório.
18. (INCAB/MPOG/Arquivologia/2015) A norma ISAD (G) estabelece diretrizes gerais para a

preparação de descrições arquivísticas. As regras nela apresentadas estão organizadas em sete
áreas. Aquela destinada à informação sobre a origem e custódia da unidade de descrição, é
chamada área de:
a) identificação.
b) utilização.
c) nacionalidade.
d) contextualização.
e) notas.
Comentários:
Como vimos ao longo da aula, A ISAD (G) define 26 elementos que podem ser combinados para constituir a
descrição de uma entidade arquivística (sendo que 6 deles são obrigatórios) e as regras estão organizadas
em 7 áreas de informação descritiva. São elas:
1. Área de identificação (identifica a unidade de descrição)
2. Área de contextualização (informa a origem e custódia da unidade de descrição)
3. Área de conteúdo e estrutura (informa sobre o assunto e organização da unidade de

descrição)
4. Área de condições de acesso e de uso (informa sobre a acessibilidade da unidade de

descrição)
5. Área de fontes relacionadas (informa sobre fontes com uma relação importante com a
unidade de descrição)
6. Área de notas (qualquer outra informação que não possa ser incluída em nenhuma das
outras áreas)
30 Gestão
7. Área de controle da descrição (informa sobre como, quando e por quem a descrição
arquivística foi elaborada)
A alternativa A está incorreta. A área de identificação identifica a unidade de descrição e não a sua origem
e custódia.
A alternativa B está incorreta. A área de condições de acesso e uso informa sobre o assunto e organização
da unidade de descrição e não sobre a sua origem e custódia.
A alternativa C está incorreta. Não há referência à nacionalidade entre as 7 áreas de informação da ISAD(G).
A alternativa D está correta e é o gabarito da questão. A área de contextualização informa a origem e

custódia da unidade de descrição, exatamente como diz o enunciado da questão.
A alternativa E está incorreta. A área de notas por sua vez informa sobre qualquer outra informação que não
possa ser incluída em nenhuma das outras áreas, mas não sobre a sua origem e custódia, informações já
incluídas na área de contextualização, como vimos acima.
19. (VUNESP/Pref. Itapevi-SP/Arquivologia/2019) A norma ISAAR (CPF) permite:
a) oferecer diretivas para a preparação de registros de autoridade arquivística de assunto que forneça
descrições do conteúdo abordado pelos documentos de arquivos.
b) controlar a criação e uso de pontos de acesso do título, do título atribuído e do título formal em descrições
arquivísticas.
c) apresentar regras específicas para a normalização das descrições nas instituições com acervos arquivísticos
para acesso aos documentos e aos serviços disponíveis.
d) associar descrições de produtores de documentos e informação contextual a descrições de documentos
de mesmo produtor mantidos por mais de uma instituição.
e) apoiar a preparação de descrições de funções de entidades coletivas associadas à produção e manutenção
de arquivos.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. O foco da ISAAR (CPF) não é o conteúdo, mas sim a entidade produtora. A
norma que tem como foco o contexto e o conteúdo dos documentos arquivísticos é a ISAD(G).
A alternativa B está incorreta. A ISAAR (CPF) pode sim controlar a criação e uso de pontos de acesso em
descrições arquivísticas, mas para isso não depende das relações estabelecidas com os respectivos títulos,
ao contrário do que diz a alternativa.
A alternativa C está incorreta. O foco da ISAAR (CPF) não é a normalização das descrições nas instituições
com acervos arquivísticos para acesso aos documentos e aos serviços disponíveis. Essa é justamente a
finalidade de outra norma, a ISDIAH.
A alternativa D está correta e é o gabarito da questão. A norma ISAAR(CPF) é a norma internacional de

registro de autoridade arquivística para entidades coletivas, pessoas e famílias. Ela dá diretivas para a
31 Gestão
preparação de registros de autoridade arquivística que forneçam descrições de entidades (entidades

coletivas, pessoas e famílias) relacionadas à produção e manutenção de arquivos.
Note que a norma ISAAR(CPF) refere-se a entidades produtoras e isso permite que ela possa associar
descrições de produtores de documentos e informação contextual a descrições de documentos de mesmo
produtor mantidos por mais de uma instituição, visto que o foco da norma é mesmo o ponto de vista do
produtor.
A alternativa E está incorreta. Mais uma vez o examinador tenta confundir o candidato, trazendo agora a
finalidade da norma ISDF no lugar da ISAAR(CPF)
32 Gestão
GABARITO
1. A
2. B
3. E
4. B
5. CORRETA
6. B
7. A
8. C
9. ERRADA
10. CORRETA
11. D
12. CORRETA
13. CORRETA
14. A
15. A
16. D
17. C
18. D
19. D
33 Gestão
RESUMO
 Ciclo Vital dos Documentos: Sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo, da sua
produção à guarda permanente ou eliminação.
 Teoria das 3 Idades: é bastante conhecida também por Ciclo Vital dos documentos ou Ciclo de Vida dos
documentos. Teoria segundo a qual os arquivos são "considerados arquivos correntes, intermediários ou
permanentes, de acordo com a frequência de uso por suas entidades produtoras e a identificação de seus
valores primário e secundário".
 Arquivo Corrente: conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário,
é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração.
É o arquivo de primeira idade ou primeira fase do ciclo documental. Também chamado de arquivo
ativo, de gestão ou de movimento.
 Arquivo Intermediário: Conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco
frequente, que aguarda destinação. Também chamado pré-arquivo, semiativo, limbo ou purgatório.
Esse é o arquivo da segunda idade ou o que representa a segunda fase do ciclo de vida dos
documentos ou ciclo vital.
 Arquivo Permanente: Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de

seu valor. Também chamado arquivo histórico ou inativo. Representa a terceira e última fase do ciclo
vital de documentos. Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.
 Funções Arquivísticas: segundo Heloísa Bellotto, "a função arquivística é hoje considerada um todo
indivisível, ao contrário da conceituação obsoleta de tomar-se, de um lado, a administração de documentos
e, de outro, o arranjo e a descrição de fundos como atividades estanques e desvinculadas uma da outra. Há
toda uma gama de tarefas sucessivas que cabe ao arquivista desempenhar ao longo de três fases bem
definidas: o controle dos arquivos em formação, a destinação e a custódia definitiva".
 Criação/Produção: Controle na produção de documentos. Aplica-se a 1a Idade e aos arquivos

correntes. Tem como produto final o próprio documento de arquivo.
 Classificação: Organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano

de classificação, código de classificação ou quadro de arranjo. Aplica-se à 1a Idade e aos arquivos
correntes. Tem como produto final o plano de classificação de documentos. Três tipos segundo
Schellenberg: Funcional, Organizacional e por Assunto.
 Avaliação: Processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e

a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos. Aplica-se a 1a Idade e aos arquivos
correntes e tem como produto final a Tabela de Temporalidade de Documentos.
 Descrição: Conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos formais e de conteúdo

dos documentos para elaboração de instrumentos de pesquisa. Para a maioria dos autores ocorre ao
longo das 3 idades. Para outros, só na terceira (Permanente). Tem como produto final os
instrumentos de pesquisa.
34 Gestão
 Aquisição: Ingresso de documentos em arquivo, seja por comodato, compra, custódia, dação,
depósito, doação, empréstimo, legado, permuta, recolhimento, reintegração ou transferência.
Ocorre ao longo de todas as idades e tem como produto final o incremento do fundo de arquivo.
 Difusão: não está definida no DBTA, porém o termo é comumente equiparado a divulgação, ou
seja, conjunto de atividades destinadas a aproximar o público dos arquivos, por meio de publicações
e da promoção de eventos, como exposições e conferências. Ocorre em todas as idades e tem como
produto final a disseminação da informação e a transparência.
 Preservação: Ocorre em todas as idades e tem como produto final a manutenção da informação a
longo prazo. Também há divergência quanto ao conceito.
Para Cassares: Preservação = Conservação + Restauração, com a seguinte definição: é um conjunto

de medidas e estratégias de ordem administrativa, política e operacional que contribuem direta ou
indiretamente para a preservação da integridade dos materiais.
Já para o DBTA: Conservação = Preservação + Restauração, com a seguinte definição: Prevenção da

deterioração e danos em documentos, por meio de adequado controle ambiental e/ou tratamento
físico e/ou químico.
35 Gestão

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Aula 03 - Profº Ricardo

CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS & FUNÇÕES

Ciclo Vital dos Documentos e Teoria das 3 Idades

Teoria das 3 Idades

O próprio DBTA define ainda Ciclo Vital dos documentos:

Valores Secundários – valores atribuídos a um documento em função do interesse que

Art. 8º - Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e

§ 1º - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem

§ 2º - Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente

§ 3º - Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico,

A Lei 8.159/91 fala novamente em frequência de uso (consultas) e no valor do documento,

Veja a definição do DBTA para arquivo Corrente:

Veja agora a definição do DBTA para arquivo Intermediário:

Vamos, por fim, a definição do DBTA para arquivo Permanente:

Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor.

Art. 10º - Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.

Arquivo Arquivo Arquivo

Interessante notar que essa percepção varia entre os estudiosos do tema.

Lembra-se de quando estudamos o tema "Documentos Modernos" e falávamos do crescimento

Ao contrário da função criação/produção, a função Classificação está presente em dicionários de

Organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano de

De acordo com Schellenberg:

"a classificação é básica à eficiente administração de documentos correntes. Todos os

Em resumo, a classificação de documentos refere-se à identificação de elementos característicos de

Dessa forma a atividade de classificação traduzirá o funcionamento da instituição pois reproduzirá o

Processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a

A função avaliação dessa forma permite a redução do volume de documentos e um melhor

O resultado final dessa função é a Tabela de Temporalidade de Documentos (que também

Como sempre vamos a definição do DBTA para começar a discussão:

Conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos formais e de conteúdo dos

Processos relacionados à descrição podem começar na ou antes da produção dos

Esses instrumentos de pesquisa podem ser:

Genéricos e globalizantes Ex: Guias

Ingresso de documentos em arquivo, seja por comodato, compra, custódia, dação,

Toda medida relacionada ao aumento no número de fundos documentais de uma

Veja as definições abaixo, agora sim do DBTA:

Divulgação: conjunto de atividades destinadas a aproximar o público dos arquivos, por

Disseminação: fornecimento e difusão de informações através de canais formais de

Prevenção da deterioração e danos em documentos, por meio de adequado controle

Importante sabermos também o que o DBTA traz para Conservação e Restauração:

Conservação: Promoção da preservação e da restauração dos documentos.

Restauração: Conjunto de procedimentos específicos para recuperação e reforço de

Preservação: é um conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa, política e

Conservação: é um conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar o processo de

Restauração: é um conjunto de medidas que objetivam a estabilização ou a reversão de

A própria Constituição Federal de 1998 garante a atividade de preservação e a atribui ao Estado.

Art. 216. Constituem patrimônio cultural brasileiro os bens de natureza material e

IV - as obras, objetos, documentos, edificações e demais espaços destinados às manifestações

§ 1º O Poder Público, com a colaboração da comunidade, promoverá e protegerá o

Veja que, para o DBTA, a Conservação engloba a Preservação e a Restauração.

Bem, voltando à Preservação, em linhas gerais compreende todas as políticas, procedimentos e

1. (NC-UFPR/FPMA/Auxiliar Administrativo/2019) Considerando a temporalidade e a destinação de

( ) A eliminação de documentos ocorre somente da fase intermediária para a permanente. Da fase

( ) Os parâmetros gerais para arquivamento e destinação de documentos de arquivo são definidos

Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta, de cima para baixo.

Antes de avaliarmos as alternativas, vamos analisar cada uma das afirmativas:

A alternativa A está correta e é o gabarito da questão.

2. (DIRPS/UFU-MG/Assistente Administrativo/2019) Conforme a teoria das três idades, os

A alternativa A está incorreta. No arquivo intermediário o volume de consultas já diminuiu em relação ao

3. (FAPESUL/CRC-SC/Auxiliar Administrativo/2019) O ciclo de vida dos documentos tem a finalidade

Antes de avaliarmos as alternativas, vamos analisar cada uma das afirmativas:

O ciclo de vida chamado de arquivo de primeira idade é constituído de documentos consultados

4. (FUNDATEC/Pref. Campo Bom-RS/Assistente Administrativo/2019) No âmago da gestão

a) Primeira idade ou arquivo corrente.