MÓDULO 03

ESTÁGIOS DO DOCUMENTO

Objetivos Específicos:

• Conhecer as fases da gestão de documentos;

• Entender a Teoria das Três Idades;

• Compreender os instrumentos arquivísticos de gestão documental.

Caro cursista, tudo bem?

Neste módulo, iremos desbravar sobre as fases, o ciclo de vida dos documentos,

GESTÃO DOCUMENTAL
os arquivos e os instrumentos arquivísticos de classificação e gerência documental.

Afinal, você sabe quais são as fases da gestão documental? Quais os seus
arquivos? Conhece a Tabela de Temporalidade e o Plano de Classificação?

Fique tranquilo(a), pois, a partir de agora, iremos entender todos esses

elementos e muito mais.

3.1 Fases da gestão documental

A Lei Federal nº 8.159/1991 dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos
e privados. Ela define em seu artigo 3º a gestão documental como: “um conjunto
de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso,
avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando à sua eliminação
ou recolhimento para guarda permanente” (BRASIL, 1991, grifo nosso). Com base
nessa definição, iremos analisar o ciclo básico de gestão de documentos que é
composto por três fases ou momentos: produção, utilização e destinação.

1ª fase – Criação ou Produção

Essa fase inicial é de fundamental importância, pois nela são determinadas as

normas para a criação, características e as formas de registro de um documento.

2ª fase – Utilização

Esse segundo momento diz respeito ao controle, uso e armazenamento

documental, tendo como finalidade assegurar uma maior celeridade, agilidade e
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segurança na pesquisa de um determinado documento.

3ª fase – Destinação

O terceiro momento é o que exige mais atenção, pois refere-se aos prazos de
guarda. Estes são previstos em um instrumento arquivístico denominado Tabela de
Temporalidade. Dessa forma, após o cumprimento dos prazos, os documentos serão
eliminados ou terão guarda permanente.

Figura 3 - Caminho da gestação de documentos.

Produção Utilização Destinação

Fonte: elaborado pelos autores (2022).

Compreendida as etapas da gestão de documento, passaremos a analisar e

entender a Teoria das Três Idades, com suas características principais e suas fases.

3.2 Teoria das Três Idades

GESTÃO DOCUMENTAL
A Lei Federal nº 8.159/1991 dispõe sobre a política nacional de arquivos
públicos e privados e no seu artigo 2º define os arquivos como:

Os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos,

instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do
exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que
seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos (BRASIL, 1991).

Consoante a essa definição, entende-se a Teoria das Três Idades como

um conjunto de fases que os documentos tendem a passar até alcançarem a sua
destinação, ou seja, serem eliminados ou guardados permanentemente. Assim sendo,
conforme Lopes (1996), esse movimento dos documentos nos arquivos é pautado
por uma série de fatores, principalmente, com base no seu valor primário (legal, fiscal,
financeiro) e secundário (pesquisa). Vale enfatizar que os documentos não passam
necessariamente por todas as fases.

ATENÇÃO!

Não existe um consenso na literatura especializada da atualidade sobre a emergência da Teoria

das Três Idades, mas alguns autores apontam para dois caminhos. O primeiro, liderado por
Jardim (2015), indica que a teoria foi formulada e nomeada pelo pensador francês Yves Pérotin,
em 1961, no artigo “Seine et Paris”. O segundo caminho, liderado por Barros (2010), aponta
que desde a década de 1920 é discutida essa temática e, naquele contexto, houve o início da
metáfora do ciclo vital dos documentos e os conceitos de avaliação e gestão documental, sendo
formulada pelo historiador Carlos Wyffels, em 1972.

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 SAIBA MAIS
Caminhos e perspectivas da gestão de documentos em cenários de transformações. Disponível
em: https://revista.an.gov.br/index.php/revistaacervo/article/view/607.

A partir de agora, iremos descomplicar sobre cada uma das idades ou fases
com suas características e especificidades.

Tabela 1 - As fases da Teoria das Três Idades.

IDADE 1ª 2ª 3ª
Arquivo Corrente Intermediário Permanente

Valor Administrativo Administrativo Histórico

Junto aos órgãos

Junto ao orgão Afastado do órgão
Localização Fisica responsáveis pela
produtor produtor
memória institucional

Eliminação Eliminação

Destinação Arquivo Intermediário Guarda permanente

Arquivo Permanente
Arquivo Permanente

GESTÃO DOCUMENTAL
Fonte: elaborado pelos autores (2022).

1ª Idade – Arquivo corrente ou ativo

É um conjunto de documentos, em estado de tramitação ou

não, que por consequência de seu valor primário é objeto
de pesquisa constante. São conservados juntamente ao
órgão de sua produção com o objetivo de facilitar o acesso.
Figura 4 - Primeira idade.

2ª Idade – Arquivo Intermediário ou semiativo

É um conjunto de documentos oriundos do arquivo corrente,

com uso pouco frequente, que aguardam a eliminação ou
recolhimento para o arquivo permanente. Possuem um
caráter de transitoriedade.
Figura 5 - Segunda idade.

3ª Idade – Arquivo Permanente ou histórico

É uma massa documental que deve ser preservada, de

maneira definitiva, em função de seu valor histórico e/ou
informativo, sendo usados para consultas e comprovação de
informações.
Figura 6 - Terceira idade.

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 Abaixo segue um sistema comparativo da trilha percorrida pelos documentos
nos arquivos ou idades, com realce para a importância da transferência e do
recolhimento como elementos fundamentais para a gerência, análise, classificação e
avaliação documental. Assim sendo, segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia
Arquivística (BRASIL, 2005), esses dois atos, respectivamente, são definidos como um
momento de passagem de documentos do arquivo corrente para o intermediário.
Já o recolhimento é a operação pela qual os documentos passam de um arquivo
intermediário para um permanente.

Figura 7 - Tráfego nos arquivos.

CORRENTE

INTERMEDIÁRIO

Avaliação PERMANENTE
Transferência
Avaliação
Recolhimento

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Fonte: ARQUIVOLOGIA. - ppt carregar (slideplayer.com.br).

Os arquivos possuem algumas características e podem ser classificados de

acordo com sua extensão (setorial ou central), valores da documentação (primário ou
secundário), regime do órgão vinculado (público ou privado), acesso (aberto, restrito,
sigiloso).

Entendida a Teoria das Três Idades e sua relevância para a gestão documental,
avançaremos para outras questões.

Afinal, como podemos determinar a passagem entre os arquivos e a eliminação

ou guarda permanente? Quais instrumentos legais e arquivísticos podem ser utilizados?
Estas e outras inquietações serão clarificadas a partir de agora.

3.3 Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade

A Classificação é a organização dos documentos de um arquivo, de acordo
com um Plano ou Código de Classificação. Ela tem como principal objetivo reunir
documentos de caráter similar e facilitar as tarefas de gerência documental. Assim
sendo, tanto o Código de Classificação quanto a Tabela de Temporalidade são
instrumentos normativos arquivísticos fundamentais e, por isso, precisam de uma
atualização constante. Sendo assim, iremos compreender melhor a estrutura e a
importância dessas ferramentas.

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3.3.1 Plano de Classificação
O Plano de Classificação é a organização de documentos em classes, conforme
um método de arquivamento específico, elaborado a partir da massa documental
produzida por uma determinada instituição. Já o Código de Classificação é derivado
do plano e é utilizado para classificar e destinar todo documento, tendo por objetivo
garantir uma maior celeridade na recuperação, seleção, exclusão e acesso destes nos
arquivos.

Ele é constituído por dez classes principais que são representadas por um
número inteiro, composto por três algarismos, como segue exemplo abaixo.

Figura 8 - Classes do Código de Classificação.

GESTÃO DOCUMENTAL
Fonte: Noções de arquivologia - ppt carregar (slideplayer.com.br).

A classe 000 contempla uma série de documentos relacionados à administração

interna do órgão e entidade. É segmentada em subclasses, como:

010 – Organização e funcionamento;

020 – Pessoal;

030 – Material;

040 – Patrimônio;

050 – Orçamento e Finanças;

060 – Documentação e Informação;

070 – Comunicações;

080 – Ações correcionais, de controle interno e ouvidoria;

090 – Outros assuntos referentes à administração geral.

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 Enfatiza-se que a estrutura do Código de Classificação também é composta
por subgrupos vinculados a subclasses, grupos e subgrupos.

Figura 9 - Estrutura do código de classificação.

100
CLASSE:
Codificação: Três unidades com terminação em “00” (100, 200, 300, 400, 500,
600, 700 e 800) visando refletir a realidade documental do MP relacionada à
atividade-fim.

11 0 SUBCLASSE:
Codificação: Três unidades numéricas com terminação decimal (10, 20, 30, 40, 50,
60, 70, 80 e 90) e dependente das terminadas em “00” (Classe), visando refletir a
realidade documental do MP no âmbito das suas atividades-fim.

GRUPO:
11 1.1 Codificação: Três unidades numéricas dependentes/vinculadas à Classe,
Subclasse correspondentes visando refletir a realidade documental do MP no
âmbido das suas atividade-fim. Exemplo:
111 dependente/vinculado
à Subclasse: 110 a esta à Classe 100.

SUBGRUPO:
Codificação: Quatro unidades numéricas - dependentes/vinculadas - à Classe,
Subclasse e Grupo correspondentes visando refletir a realidade documental do
MP no âmbido das suas atividade-fim. Exemplo:
111.1 dependente/vinculado

GESTÃO DOCUMENTAL
Ao Grupo 111 dependente/vinculado
à Subclasse: 110 e a
Por fim, dependente/vinculada à Classe 100.

Fonte: CCD_TTDD_Ministerio_Planejamento_Desenvolvimento_e_Gestao.pdf.

3.3.1 Tabela de Temporalidade

Compreendido o Código de Classificação com sua estrutura, como podemos
definir o tempo de guarda?

Por meio da Tabela de Temporalidade, um “instrumento de destinação,

aprovado por autoridade competente, que determina prazo e condições de guarda
tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos”
(BRASIL, 2005, p. 159). É uma ferramenta muito importante para a gestão documental,
pois condiciona a otimização de espaços físicos, economia e controle informacional.
Para seu estabelecimento, organização e andamento, é necessária a criação de
uma comissão que conte com membros de diversos setores ligados à geração de
documentos e siga as normas legais do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq).

SAIBA MAIS

A Tabela de Temporalidade deve seguir as normativas do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ).

Esse Conselho foi fundado em 1994. É um órgão vinculado ao Arquivo Nacional do Ministério da
Justiça e Segurança Pública. Para maiores informações sobre a legislação, estruturação e diretrizes,
acesse: Conarq — Português (Brasil) (www.gov.br).

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 A Tabela de Temporalidade é um instrumento dinâmico e segmentado em duas
partes em função do exercício da atividade desempenhada, ou seja, meio ou fim. Assim
sendo, a atividade-fim é aquela que uma instituição desenvolve para o desempenho
de suas atribuições específicas, conforme seus objetivos. Já uma atividade-meio tem
por objetivo auxiliar um determinado órgão. É constituída por elementos gerais que
permeiam todas as organizações, sejam públicas ou privadas, por exemplo: gestão de
materiais, orçamentária, financeira, patrimonial.

Figura 10 - Atividades da Tabela de Temporalidade.

INSTITUIÇÃO DE
ENSINO SUPERIOR

ÁREA FIM ÁREA MEIO

ENSINO R.H.

ENSINO SUPERIOR DIREITOS E VANTAGENS

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MATRÍCULA RECURSOS HUMANOS

Fonte: elaborado pelos autores (2022).

SAIBA MAIS

A Tabela de Temporalidade da Universidade Estadual do Maranhão foi aprovada no ano de 2019,

pela Resolução 281 – CAD/UEMA. Acesse o documento no link: https://bityli.com/PWw18.

Figura 11 - Apêndice da Tabela de Temporalidade da UEMA.

APÊNDICE DA RESOLUÇÃO Nº
281/2019-CAD/UEMA

TABELA DE TEMPORALIDADE E
DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS DA
UNIVERSIDADE ESTADUAL
DO MARANHÃO

Fonte: https://bityli.com/PWw18.

Segue um exemplo de Tabela de Temporalidade da Atividade- Meio com seus

principais elementos.
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 Figura 12 - Trecho da Tabela de Temporalidade da UEMA.
PRAZO DE GUARDA
DESTINAÇÃO
ASSUNTO FASE FASE OBSERVAÇÕES
FINAL
CORRENTE INTERMEDIÁRIA
000 ADMINISTRAÇÃO GERAL
001 Modernização e Reforma Administrativa Enquanto Guarda
5 anos -
Projetos, Estudo e Normas vigora Permanente
002 Planos, Programas e Projetos de Guarda
5 anos 9 anos -
Trabalho Permanente
São passíveis de eliminação os
Guarda
003 Relatórios de Atividades 5 anos 9 anos relatórios cujas informações
Permanente
encontram-se recapituladas em outros
Enquanto Guarda
004 Acordos. Ajustes. Contratos. Convênios. 10 anos -
vigora Permanente
010 Organização e Funcionamento
Normas, Regulamentações, Diretrizes, Enquanto Guarda
5 anos -
Procedimentos, Estudos e/ou Decisões de vigora Permanente
Caráter Geral.

Fonte: https://bityli.com/PWw18.

A Tabela de Temporalidade é composta por alguns elementos essenciais,

como: Código de Classificação, prazo de guarda (entre corrente e intermediário) e
a destinação (guarda permanente ou eliminação). Vale enfatizar que a eliminação
de um documento é resultado da avaliação documental e só poderá ocorrer em
consonância com a Tabela de Temporalidade e a aprovação da Listagem pela Comissão
de Avaliação de Documentos Arquivísticos, constituída na Instituição, assim como

GESTÃO DOCUMENTAL
autorização por Instituição Arquivística Pública. Destaque-se que conforme o Decreto-
Lei nº 2.848/1940, mais conhecido como Código Penal, no seu artigo 305, define que
“destruir, suprimir ou ocultar documento público ou particular verdadeiro, de que não
podia dispor, gera uma pena de reclusão, de dois a seis anos [...]” (BRASIL, 1968).

Acerca da problemática da eliminação de documentos, a questão ambiental

deve ser elemento primordial, pois se faz necessário levar em consideração os impactos
no ambiente a partir da geração de resíduos. Dessa forma, a gestão documental
aponta para a maneira correta, pautado na ética, responsabilidade e consciência
ambiental. Em vista disso, foi instituída uma Política Nacional de Resíduos Sólidos, por
meio da Lei nº 12.305/2010, que aponta para a necessidade do gerenciamento eficaz
de resíduos, mediante um conjunto de técnicas que visam à redução destes resíduos
e à sua geração e acompanhamento durante todo o ciclo de vida dos documentos.

SAIBA MAIS
Para um maior aprofundamento sobre eliminação, consultar a Lei nº 5.433/68, Decreto nº
1.799/96 e a Resolução 40 do Conarq. Para ver mais sobre a Política de Exclusão Documental da
UEMA, consultar: Gestão de Resíduos: (uema.br).

RESUMO
O módulo 3 buscou descomplicar sobre as fases da gestão documental, os
instrumentos ou ferramentas de classificação com suas características, funcionalidade
e seus reflexos no processo de gerência, otimização e racionalização de documentos.
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 REFERÊNCIAS

BARROS, Thiago Henrique Bragato. A construção discursiva em Arquivística: uma análise do percurso
histórico e conceitual da disciplina por meio dos conceitos de classificação e descrição. Dissertação –
Faculdade de Filosofia e Ciências, Universidade Estadual Paulista. Marília, 2010.

BRASIL. Decreto-Lei 2.848/1940. Código Penal. Rio de Janeiro: Diário Oficial da União, 1940. Disponí-
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cshid=1645184663575122. Acesso em: 10 jan. 2022.

GESTÃO DOCUMENTAL
BRASIL. Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005.

BRASIL. Lei 8.159/1991. Brasília: Diário Oficial da União, 1991. Disponível em: L8159 (planalto.gov.br).
Acesso em: 15 dez. 2021.

JARDIM, José Maria. Caminhos e perspectivas da gestão de documentos em cenários de transforma-

ções. Acervo, v. 28, n. 2, p. 19-50, 2015. Disponível em: https://revista.an.gov.br/index.php/revistaacer-
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LOPES, Luis Carlos. A informação e os arquivos: teorias e práticas. Niterói; São Carlos: EDUFF, EDU-
FSCAR, 1996.

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