Organização de Documentos e Arquivo: Prefº. Arnaldo Dos Santos Filho

Organização de
documentos e arquivo
Prefº. Arnaldo dos Santos Filho
TÉCNICAS DE ARQUIVO
O que é arquivo
Arquivo é o conjunto de documentos que

independentemente da natureza ou do suporte, são
reunidos por acumulação ao longo das atividades de
pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas.
Caracteriza-se pela natureza orgânica de sua acumulação
(de forma organizada, dentro de uma estrutura).
Tópico 1 O QUE É ARQUIVO

Temos, ainda, a definição de Solon Buck que diz do

arquivo como “o conjunto de documentos oficialmente
produzidos e recebidos por um governo, organização ou
firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e
conservados por si e seus sucessores para efeitos
futuros”. A partir daí, podemos deduzir três
características:

1. exclusividade de criação e recepção por uma
repartição, firma ou instituição. Não se considera
arquivo uma coleção de manuscritos históricos,
reunidos por uma pessoa.
2. origem no curso de suas atividades. Os documentos
devem servir de prova de transações passadas.
3. caráter orgânico que liga o documento aos outros do

mesmo conjunto. Um documento, destacado do seu
conjunto, do todo a que pertence, significa muito menos
do que quando em conjunto.

Porém, ainda temos outros conceitos com os quais
conseguimos definir arquivo como, por exemplo:
• Conjunto de documentos.
• Móvel para guarda de documentos.
• Local onde o acervo documental deverá ser conservado.
• Órgão governamental ou institucional cujo objetivo seja o de

guardar e conservar a documentação.
• Compartimento ou arranjo, por assunto, de temas armazenados em

disquetes ou em grandes sistemas automatizados

Segundo Luciana Duranti, os documentos de arquivo
possuem as seguintes características:
a) Imparcialidade: está relacionada ao fato de que a

produção documental ocorre em determinado contexto e
para determinado fim. Embora sejam redigidos por meio
de uma ação humana eles são imparciais, pois são criados
para atender um objetivo específico, como por exemplo,
a compra de um material;

b) Autenticidade: os documentos de arquivo são criados,

mantidos e custodiados de acordo com procedimentos
que podem ser comprovados.
c) Naturalidade: os documentos são acumulados de

acordo com as atividades da instituição, ou seja, sua
acumulação ocorre dentro das transações por ela
executadas.

d) Inter-relacionamento: os documentos estabelecem
relação entre si e com as atividades que o geraram. O
documento de arquivo deve ser entendido como peça de
todo orgânico e não como elemento isolado de um
contexto.
e) Unicidade: cada documento de arquivo tem lugar único

na estrutura documental a qual pertence. Este aspecto
não está diretamente relacionado ao número de cópias
produzidas, mas sim à função “única” que os documentos
executam dentro do contexto organizacional

APLICABILIDADE DO
ARQUIVAMENTO
O arquivo, seja ele manual ou automatizado, recebe toda
a documentação resultante dos departamentos, setores
ou órgãos de uma entidade pública ou privada. Trata-se
da memória viva, isto é, a fonte de pesquisa e informação
para a melhor administração empresarial. Por isso, é
necessário para qualquer fase do trabalho de uma
organização.
Tópico 2 A P L I C A B I L I D A D E D O A R Q U I VA M E N T O
APLICABILIDADE DO
ARQUIVAMENTO
A finalidade de um arquivo compreende servir à
administração e à história vindo, a partir daí, os valores
primário (valor administrativo) e secundário (valor
cultural). Primeiro, é administrativo, servindo à
administração que o criou, para depois, seguir para a
história, após o esgotamento da atividade administrativa.
APLICABILIDADE DO
ARQUIVAMENTO
O arquivo tem como funções básicas a guarda, a
conservação e recuperação dos documentos. Chamamos
de ativo aquele composto por documentos em fase de
conclusão e, por esse motivo, estão em constante uso.
Fazem parte do arquivo morto, por sua vez, documentos
que possivelmente poderão ser utilizados no futuro.
APLICABILIDADE DO
ARQUIVAMENTO
A função principal dos arquivos é possibilitar o acesso às

informações que estão sob sua responsabilidade de
guarda, de maneira rápida e precisa.
CLASSIFICAÇÃO DO
ARQUIVO
O bom desempenho das funções de um arquivo dependem

de sua disposição para servir ao usuário com precisão e
rapidez. O primeiro passo é compreender os diferentes
estágios pelos quais passam os arquivos que, por sua vez,
podem ser distintas da seguinte forma:.
Tópico 3 CLASSIFICAÇÃO DO ARQUIVO

CLASSIFICAÇÃO DO
ARQUIVO
• Arquivo de Primeira Idade ou Corrente: constituído de documentos
em curso ou consultados frequentemente, conservados próximo ao
local que os produziu ou recebeu.
• Arquivo de Segunda Idade ou Intermediário: constituído de

documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas
que poderão ainda servir de fonte para os órgãos que os produziu ou
recebeu. A permanência dos documentos é transitória.
• Arquivo de Terceira Idade ou Permanente: constituído de

documentos que perderam todo valor de natureza administrativa e
que são conservados face ao valor histórico ou documental que
possuem. São os arquivos propriamente ditos.

CLASSIFICAÇÃO DO
ARQUIVO
A cada uma dessas fases – que são complementares –

corresponde uma maneira diferente de conservar, tratar e
organizar adequadamente cada arquivo.
• O que arquivar
• Organização do arquivo
• Técnicas de arquivamento

CLASSIFICAÇÃO DO
ARQUIVO
Os métodos ou técnicas de arquivamento são as

diferentes maneiras utilizadas para colocar documentos
em ordem em um arquivo. A escolha do método de
arquivamento deve considerar as características dos
documentos a serem classificados. Isso inclui as entidades
mantenedoras, estágios de sua evolução, extensão de sua
atuação e natureza dos documentos.

CLASSIFICAÇÃO DO
ARQUIVO
Os arquivos podem, ainda, ser pessoais ou familiares. Os
métodos básicos de arquivamento mais utilizados são os
seguintes:
a) Alfabético: muito utilizado nas organizações, tem como

principal elemento o nome. Apesar de fácil e rápido, é
contraindicado em grande volume de informações, pelo
risco de erros devido ao cansaço visual e grande
variedade de grafia dos nomes. Algumas regras devem ser
consideradas na alfabetação do sistema alfabético, sendo
elas:
CLASSIFICAÇÃO DO
ARQUIVO
1) Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último
sobrenome e depois, o prenome.
Araújo, Marcos Pereira Obs 1.: No caso de sobrenomes

iguais, a ordenação será feita
Carvalho, Lucas Tavares pelo prenome.
Ferreira, André
Ferreira, Maria Souza Ferreira, João
Vasconcelos, Luís dos Santos Ferreira, Paulo

CLASSIFICAÇÃO DO
ARQUIVO
2) Sobrenomes compostos de substantivo e adjetivo ou
ligados por hífen não devem ser separados.
Bom Tempo, Cláudia

Castelo Branco, Humberto de Alencar Obs 2.: Sobrenomes iniciados
Monte-Verde, Juvenal Silva com as palavras Santo, São e
Santa seguem a mesma regra.
Santos-Dumont, Alberto
Santa Cruz, Pedro Henrique
Vilas Boas, Bernardo Alves Santo Expedito, João Barbosa
São Tiago, Bernardo Oliveira

CLASSIFICAÇÃO DO
ARQUIVO
3) As iniciais abreviativas de prenomes, quando da
ordenação, devem preceder os nomes que iniciam com a
mesma letra.
Pereira, M.
Pereira, Marcelo
Pereira, Maria
Pereira, Mauro

CLASSIFICAÇÃO DO
ARQUIVO
4) Artigos e preposições não devem ser considerados.
Obs 3.: No caso de sobrenomes
estrangeiros, esta partícula que
Anjos, Milton Sousa dos acompanha o nome pode ou não
Costa, Severino Pereira da ser considerada. O mais comum
é considerá-la, quando esta
Santos, Edson Pereira dos iniciar com letra maiúscula.
Silva, Luciana Oliveira da Da Vinci, Leonardo

Del Piero, Fábio
Mccain, John
O´Brian, Paul
Van Gogh, Vincent
Von Richtoffen, Michael

CLASSIFICAÇÃO DO
ARQUIVO
5) Sobrenomes de parentesco, como Filho, Júnior, Neto e
Sobrinho, devem vir para o início acompanhados do
sobrenome anterior.
Araújo Filho, Marcos Pereira

Carvalho Júnior, Lucas Tavares
Ferreira Neto, Maria Souza
Vasconcelos Sobrinho, Luís dos Santos

CLASSIFICAÇÃO DO
ARQUIVO
6) Títulos que acompanham os nomes não devem ser
considerados. Devem ser colocados no final, entre
parênteses.
Alves, José Silva dos (Presidente)

Barbosa, Lucas Moreira (Ministro)
Campos, Juvenal de Sousa (General)
Rodrigues, Maria Aparecida (Professora)

CLASSIFICAÇÃO DO
ARQUIVO
7) No caso de nomes estrangeiros, a organização será
feita pelo último sobrenome, com exceção dos nomes
orientais e de países de língua espanhola, que tem regras
específicas.
Camões, Luís Vaz de

Clinton, Bill
Newton, Isaac
Shakespeare, William

CLASSIFICAÇÃO DO
ARQUIVO
8) No caso de nomes de espanhóis ou de qualquer país de
língua espanhola, a ordenação deverá ser feita pelo
penúltimo sobrenome e, para tanto, os dois últimos
sobrenomes deverão ser transpostos para o início.
Bolaños Fuentes, Pablo

Gutierrez Salazar, Juan
Sanchez Garcia, Roman

CLASSIFICAÇÃO DO
ARQUIVO
9) Nomes orientais, chineses, japoneses, coreanos ou
árabes, por exemplo, deverão ser organizados da mesma
forma como se apresentam, sem qualquer alteração.
Al Jahzir
Kim Il Sung
Law Kim Chong
Mao Tsé Tung

CLASSIFICAÇÃO DO
ARQUIVO
10) Na organização de nomes de instituições, os nomes são
mantidos da mesma forma como se apresentam, levando-se o
artigo do início para o final, entre parênteses. Quando não há
artigo no início, não deve ser feita qualquer alteração.
Associação Brasiliense de Arquivologia

Bi-ba-bô Shopping
Boticário (O)
Casas Bahia
Fundação Getúlio Vargas
Globo (O)
Times (The)

CLASSIFICAÇÃO DO
ARQUIVO
11) Nos nomes de eventos, o numeral do início deve ser
colocado no final, entre parênteses. A ordenação, neste
caso, se dará pelo nome do evento e não pelo numeral.
Obs 4.: O numeral servirá para
Congresso de Medicina (Segundo) ordenar eventos com o mesmo
Encontro de Arquivistas (IV) nome.
Seminário de Jornalistas (18º) Encontro de Arquivistas (I)

Encontro de Arquivistas (II)
Encontro de Arquivistas (III)

CLASSIFICAÇÃO DO
ARQUIVO
Para facilitar a guarda e localização dos documentos, o

método alfabético pode ser combinado com cores, para
identificar a letra procurada. A partir daí, passa a ser
chamado de Variadex

CLASSIFICAÇÃO DO
ARQUIVO
b) Geográfico: utilizado quando os documentos são
organizados pela procedência ou local, ou seja, quando a
instituição opta por classificar os documentos pelo local
de origem. Sua adoção deve seguir determinadas regras,
a saber:

CLASSIFICAÇÃO DO
ARQUIVO
1) A ordenação de documentos por estado ou país deve
ser alfabética, facilitando a localização. Contudo, as
cidades referentes a um mesmo estado ou país devem ser
organizadas de forma alfabética, mas mantendo a capital
no início, uma vez que esta é, normalmente, a cidade
mais procurada e com o maior número de documentos.
Exemplo: Bahia Ceará Goiás
Salvador Fortaleza Goiânia
Ilhéus Crateús Anápolis
Itabuna Juazeiro Rio Verde
Porto Seguro Quixadá

CLASSIFICAÇÃO DO
ARQUIVO
2) Quando o arquivamento é feito por cidades, sem a
separação por estado, não necessário colocar as capitais
no início. A ordenação será simplesmente alfabética, com
o detalhe de que, ao final de cada cidade, deve ser
identificado o estado correspondente, para o caso de
municípios com o mesmo nome
Exemplo:
Anápolis (Goiás)
Crato (Ceará)
Custódia (Pernambuco)
Passo Fundo (Rio Grande do Sul)
Vitória (Espírito Santo)

CLASSIFICAÇÃO DO
ARQUIVO
c) Numérico: os documentos são ordenados por número, havendo três
opções distintas - numérico simples, cronológico ou dígito-terminal. O
método numérico simples organiza os documentos pelo número dos
mesmos ou das pastas que ocupam. Usado no arquivamento de
prontuários médicos, pastas de funcionários, processos e filmes.
Torna-se pouco recomendável com números maiores ou com vários

dígitos, por apresentar-se lento e trabalhoso. Daí, é indicada a adoção
do método dígito-terminal, no qual a ordenação é feita pelos dois
últimos dígitos, o que torna o arquivamento mais rápido e eficiente
Exemplo:
14-25-01
78-44-10
22-26-28
99-15-44
Tópico 3 CLASSIFICAÇÃO DO ARQUIVO 36-27-44
CLASSIFICAÇÃO DO
ARQUIVO
Quando os dois últimos são iguais, a ordenação se dará pelos dois
dígitos anteriores. Por fim, o método numérico cronológico é
aquele utilizado para organizar os documentos por data. É
largamente utilizado na organização de fotografias, documentos
financeiros e outros em que a data seja o principal elemento na
busca da informação.

CLASSIFICAÇÃO DO
ARQUIVO
d) Ideográfico: a ordenação dos documentos é feita por assunto,
o que ajuda na adoção no dia a dia das instituições. Os métodos
inseridos nessa classificação são o alfabético e numérico. A
ordenação alfabética pode ser feita em um único nível (método
dicionário) ou em vários níveis hierarquizados (enciclopédico).
Veja na prática:

CLASSIFICAÇÃO DO
ARQUIVO
Um setor separou seus documentos por assunto e criou as
seguintes pastas:
– Férias
– Contas a pagar
– Aposentadoria
– Empréstimos bancários
– Licença médicas
– Contas a receber
– Frequência
– Licença maternidade
– Empréstimos rurais

PROGRAMA 5S
O 5s é uma das ferramentas do pensamento Lean que nos ajuda a

criar a cultura da disciplina, identificar problemas e gerar
oportunidades para melhorias. A proposta do 5s (assim como
algumas outras ferramentas lean) é reduzir o desperdício de
recursos e espaço de forma a aumentar a eficiência operacional.
Tópico 4 PROGRAMA 5S
PROGRAMA 5S
O aprendizado e a prática do 5s proporciona a melhoria da

qualidade de vida pessoal e profissional. Em meio a tantos
recursos disponíveis na vida ou mesmo nas organizações, é
preciso aprendermos a utilizar destes recursos. É necessário
ordená-los, limpá-los, conservá-los ou mesmo jogar fora ou
reciclar estes recursos quando chegar o momento.
PROGRAMA 5S
Nas organizações, a metodologia permite desenvolver a melhoria

contínua na destinação dos materiais, melhorando o clima
organizacional, a produtividade e a motivação dos funcionários.
Seu nome tem origem em 5 palavras de origem japonesa: seiri,
seiton, seiso, seiketsu e shitsuke, cada uma buscando atenção
para o senso de responsabilidade.
PROGRAMA 5S
1. Seiri – Senso de Utilização: representa o senso de utilização
dos recursos. Assim como a folha de uma planta descarta a
folha seca e sem utilidade, o mesmo deve acontecer com os
recursos e materiais desnecessários ou inúteis para o processo
produtivo da empresa.
2. Seiton – Senso de Organização: estimula a colocar tudo que é

necessário em seu devido lugar dentro do processo produtivo e
da organização dos departamentos. Após, é interessante
disponibilizar ao alcance das mãos o que é mais usado no dia-a-
dia. A premissa do seiton é: “o que não está classificado não está
organizado”.
PROGRAMA 5S
3. Seiso – Senso de Limpeza: desperta atenção tanto para o
aspecto pessoal, da aparência, quanto do ambiente de trabalho e
também dos processos. Quanto menos sujeira no ambiente de
trabalho e quanto mais atenção a melhorar o que já está limpo,
melhor.
4. Seiketsu – Senso de Padronização: é preciso “tornar comum”

na cultura da empresa alguns valores e normas de
comportamento. Geralmente, são criadas regras e normas para
manter o que foi conquistado e a organização investe na
conscientização destas normas.
PROGRAMA 5S
5. Shitsuke – Senso de disciplina: valoriza a necessidade de
atenção e autogestão. São implantados programas que funcionam
como um método pedagógico para ensinar novos funcionários e
reciclar funcionários anteriores. O objetivo é monitorar,
controlar e manter a disciplina para que todos os 5s sejam
aplicados continuamente.
Entre os benefícios da filosofia 5S, podemos citar segurança no

desenvolvimento das atividades, melhoria no ambiente de
trabalho, menor ocorrência de falhas, facilidade para encontrar
problemas, redução do desperdício de tempo ao buscar itens e
aumento na confiança da equipe.
CONCEITOS FUNDAMENTAIS
DA ARQUIVOLOGIA
• ACERVO: totalidade dos documentos sob custódia de um arquivo.
• GESTÃO DE DOCUMENTOS: conjunto de procedimentos e operações

técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária,
visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente
(Lei Federal n° 8.159/91, art. 3°)
• ARQUIVAMENTO: seqüência de operações que visam à guarda

ordenada de documentos. Ação pela qual uma autoridade determina
a guarda de um documento, cessada a sua tramitação.
Tópico 5 C O N C E I T O S F U N D A M E N TA I S D A A R Q U I V O L O G I A
DA ARQUIVOLOGIA
• DOCUMENTO CORRENTE: aqueles documentos em curso ou que,
mesmo sem movimentação, constituam objetos de consulta
frequente. São armazenados em Arquivos Correntes.
• DOCUMENTO INTERMEDIÁRIO: documento que, não sendo de uso

corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse
administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para
guarda permanente. São armazenados em Arquivos Intermediários.
• DOCUMENTO PERMANENTE: documento de valor histórico,

probatório e informativo, que deve ser definitivamente preservado.
É armazenado no arquivo permanente.
DA ARQUIVOLOGIA
• AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS: processo de análise e seleção de
documentos de arquivo, que estabelece sua destinação de acordo
com os valores que lhes são atribuídos.
• ARQUIVO PRIVADO: conjunto de documentos produzidos ou

recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas
atividades (Lei Federal n° 8.159/91, art. 11).
• ARQUIVO PÚBLICO: conjunto de documentos produzidos e

recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de
âmbito federal, estadual, municipal, e do Distrito Federal, em
decorrência de suas funções administrativas, legislativas e
judiciárias. Arquivo integrante da administração pública.
DA ARQUIVOLOGIA
• TEORIA DAS TRÊS IDADES: teoria segundo a qual os arquivos são
caracterizados como correntes, intermediários ou permanentes, de
acordo com a identificação dos valores primário e secundário dos
documentos, considerando-se sua gênese, tratamento e utilização.
• CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS: sucessivas fases por que passam os

documentos de um arquivo, da sua produção até a sua eliminação ou
guarda permanente.
• DESTINAÇÃO: em decorrência da avaliação, encaminhamento dos

documentos à guarda permanente, à eliminação e/ou reprodução.
DA ARQUIVOLOGIA
• TEORIA DAS TRÊS IDADES: teoria segundo a qual os arquivos são
caracterizados como correntes, intermediários ou permanentes, de
acordo com a identificação dos valores primário e secundário dos
documentos, considerando-se sua gênese, tratamento e utilização.
• CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS: sucessivas fases por que passam os

documentos de um arquivo, da sua produção até a sua eliminação ou
guarda permanente. DESTINAÇÃO: em decorrência da avaliação,
encaminhamento dos documentos à guarda permanente, à
eliminação e/ou reprodução.
DA ARQUIVOLOGIA
Operações para guarda e conservação de documentos:
• Fazer o arquivamento diário de pastas e papéis
• no momento de arquivar um documento, confrontar o conteúdo e o

número da pasta para evitar engano
• manter uma sequência estritamente cronológica
• não grampear e não arquivar juntas a correspondência recebida e a

expedida
DA ARQUIVOLOGIA
• não sobrecarregar as caixas arquivo ou pastas
• abrir uma segunda pasta, tão logo seja necessário; ou, se for o caso,
uma caixa
• manter uma pasta miscelânea ou diversos, para onde irão os

documentos cujos assuntos não são rotineiros, até que cheguem ao
número de seis, quando terão uma pasta própria
DA ARQUIVOLOGIA
• não deixar assuntos indefinidos, classificá-Ios quando não houver

definição clara ou não existirem assuntos assemelhados em: Assuntos
Administrativos diversos, Assuntos de pessoal diversos e Assuntos
Financeiros diversos, definindo-os em uma área que tenha
pertinência
• jamais permitir que pessoas alheias ao serviço procedam ao

arquivamento, salvo sob supervisão, em fase de treinamento
GESTÃO E TIPOS DE
DOCUMENTOS
Toda empresa precisa lidar com uma série de documentos

de diferentes naturezas, como contratos de venda e
trabalho, contas, impostos e por aí vai. É bastante papel
e, para lidar com tudo isso, a organização precisa
implementar práticas e usar ferramentas que garantam o
controle documento seguro e eficaz. A isso chamamos de
Gestão Documental.
Tópico 6 G E ST Ã O E T I PO S D E D O C U M E N TOS
GESTÃO E TIPOS DE
DOCUMENTOS
A gestão de documentos prevê a criação de processos

para garantir o arquivamento correto de qualquer tipo de
documento, levando em conta sua natureza e suas
especificidades de manuseio. Seu foco está em fazer com
que documentos mais acessados sejam de fácil
localização, enquanto os demais sejam armazenados em
local adequado.
GESTÃO E TIPOS DE
DOCUMENTOS
Entre os benefícios da prática para uma empresa,

podemos citar a redução de custos, diminuição do
volume, aumento da qualidade, agilidade no acesso,
garantia de segurança jurídica, preservação da memória e
uniformização de processos. Mais adiante, veremos sobre
técnicas de arquivamento focando, nesta unidade, nos
tipos de documentos.
TIPOS DE DOCUMENTOS
Documento é toda a informação (elemento referencial ou

dado) registrada em um suporte (material, base) e
utilizada para estudo, prova e pesquisas. A informação,
por sua vez, deve ser armazenada em um suporte, isto é,
um tipo de material, podendo ser papel, filme, DVD,
entre outros.
Tópico 7 T I P O S D E D O C U M E N TO S
TIPOS DE DOCUMENTOS
Os documentos podem ser organizados conforme sua

espécie ou formato (configuração física de um suporte de
acordo com a sua natureza e o modo como foi produzido).
Por isso, temos atas, cartas, decretos, folhetos,
fotografias, memorandos, ofícios, plantas e relatórios
como alguns dos tipos de espécie.
TIPOS DE DOCUMENTOS
Outro conceito relacionado aos documentos é a tipologia,

a junção da espécie documental com a função ou
atividade que motivou sua produção. Um exemplo de
tipologia é o ofício de convite, na qual “ofício” é a
espécie documental enquanto “de convite” é a sua
função, ou seja, um documento criado para convidar
alguém para alguma coisa.
TIPOS DE DOCUMENTOS
Em uma organização, os colaboradores podem lidar com

documentos oficiais (especialmente nas repartições
públicas) e administrativos. Entre os documentos
administrativos mais utilizados por uma empresa,
podemos citar os seguintes:
• nota fiscal: documento que oferece caráter legal a uma

transação comercial. Só poderá ser emitida por uma
pessoa jurídica. Pessoas jurídicas são as empresas em
geral.
TIPOS DE DOCUMENTOS
• fatura: resume a nota fiscal, citando seus principais

dados, como a nota fiscal, citando seus principais dados
• duplicatas: se origina na fatura, e pode dar seguimento

a dois vencimentos, surgindo então, a necessidade de
se emitir uma duplicata para cada vencimento.
TIPOS DE DOCUMENTOS
• vale: identifica uma cessão de valores, sendo um

comprovante para prestação de contas, não tendo,
contudo, valor contábil.
• recibo: dá a quitação a uma transação de negócio.
TIPOS DE DOCUMENTOS
• fiança: ato pelo qual alguém assume o compromisso ou

responsabilidade por valores ou atos praticados por
outra(s) pessoa(s).
• aval: ato pelo qual alguém (uma ou mais pessoas),

assina(m) ao lado do emitente ou sacado, em um
documento de crédito responsabilizando-se,
conjuntamente, pelo seu pagamento.
TIPOS DE DOCUMENTOS
Os documentos oficiais, por sua vez, emanam do poder

público ou entidades de direito privado, sendo capazes de
produzir efeitos de ordem jurídica na comprovação de um
fato. Estão inseridos na comunicação oficial, a troca de
mensagens e informações entre os diversos órgãos do
serviço público. São exemplos de comunicação oficial:
TIPOS DE DOCUMENTOS
• Memorando: comunicação entre unidades

administrativas de um mesmo órgão, que podem estar
hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis
diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma de
comunicação eminentemente interna.
• Memorando-Circular: comunicação interna com diversas

cópias dirigidas a unidades diferentes de uma mesma
instituição que podem estar hierarquicamente em
mesmo nível ou em níveis diferentes
PROTOCOLO
Protocolo é a atividade de receber os documentos e

efetuar a separação em oficial (matéria de interesse
institucional) e particular (conteúdo de interesse
pessoal). Os documentos são registrados em formulários
ou sistemas eletrônicos, nos quais serão descritos os
dados referentes ao seu número, nome do remetente,
data, assunto, espécie, e outros elementos.
Tópico 7 PR O TO C O L O :
PROTOCOLO
Os dados utilizados para o registro de documentos nos

serviços de protocolo são metadados desses documentos.
Após o registro, os documentos são numerados (autuados)
conforme sua ordem de chegada ao arquivo. A palavra
autuação também significa a criação de processo.
PROTOCOLO
Um ponto a destacar é que, ao receber uma

documentação, é necessário proceder com o registro em
recibo, cujos dados variam de departamento para
departamento. Entretanto, é sempre importante colocar
data, nome de quem recebeu o documento e o número do
protocolo, assim como o assunto tratado (se necessário).
PROTOCOLO
Depois disso, há a análise e identificação do conteúdo de

documentos, seleção da categoria de assunto sob a qual
sejam recuperados, podendo atribuir a eles códigos. Esta
tarefa é executada com o auxílio do plano de
classificação, caso a instituição possua esse instrumento.
Em seguida, há a distribuição ou movimentação.
PROTOCOLO
Trata-se da entrega dos documentos aos respectivos

destinatários. A distribuição é a remessa dos documentos
aos setores de trabalho, enquanto que a expedição
consiste na remessa externa desses documentos. A
próxima etapa é a tramitação, o que depende
diretamente se as etapas anteriores foram feitas da
forma correta.
PROTOCOLO
Se for esse o caso, fica mais fácil, com o auxílio do

protocolo, acompanhar o desenrolar de suas funções
dentro da instituição. Isso agiliza as ações dentro da
instituição, acelerando assim, processos que
anteriormente encontravam dificuldades, como a não
localização de documentos, não se podendo assim, usá-
los no sentido de valor probatório, por exemplo.
PROTOCOLO
Por fim, temos a expedição do documento, a etapa onde

seu destino é definido após o cumprimento de suas
funções, seja a eliminação ou recolhimento. Na
expedição, é feita a avaliação do documento, fase na
qual é necessário recebê-lo e verificar a falta de dados e
sua complementação; separação de cópias e originais; e,
arquivamento das mesmas.
PROTOCOLO
É válido ressaltar que as rotinas acima descritas não

valem como regras, visto que cada instituição possui suas
tipologias documentais, seus métodos de classificação,
enfim, surgem situações diversas. Servem apenas como
exemplos para a elaboração de rotinas em cada
instituição
PROTOCOLO
Apresentamos abaixo modelos de protocolo:
PROTOCOLO
Observação: no documento, recomenda-se anotar a data

de entrada, o número sequencial e o nome da seção.
Também é recorrente o uso dos cadernos de protocolo
que circulam de uma seção à outra. Neles, são registrados
data de entrega, assunto tratado e o nome de quem
recebeu. Podem substituir o recibo, com a vantagem de
não ter folhas soltas.
CARGA
Registro cumulativo das entradas e saídas do documento

de cada seção, feito na própria pasta ou envelope onde é
colocado o documento. Quando o funcionário o recebe,
risca a anotação relativa à seção onde se encontrava.
Tópico 7 CARGA
Prefº. Arnaldo dos Santos Filho

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Organização de

Arquivo é o conjunto de documentos que

Tópico 1 O QUE É ARQUIVO

Temos, ainda, a definição de Solon Buck que diz do

Tópico 1 O QUE É ARQUIVO

3. caráter orgânico que liga o documento aos outros do

Tópico 1 O QUE É ARQUIVO

• Móvel para guarda de documentos.

• Local onde o acervo documental deverá ser conservado.

• Órgão governamental ou institucional cujo objetivo seja o de

• Compartimento ou arranjo, por assunto, de temas armazenados em

Tópico 1 O QUE É ARQUIVO

a) Imparcialidade: está relacionada ao fato de que a

Tópico 1 O QUE É ARQUIVO

b) Autenticidade: os documentos de arquivo são criados,

c) Naturalidade: os documentos são acumulados de

Tópico 1 O QUE É ARQUIVO

e) Unicidade: cada documento de arquivo tem lugar único

Tópico 1 O QUE É ARQUIVO

A função principal dos arquivos é possibilitar o acesso às

O bom desempenho das funções de um arquivo dependem

Tópico 3 CLASSIFICAÇÃO DO ARQUIVO

• Arquivo de Segunda Idade ou Intermediário: constituído de

• Arquivo de Terceira Idade ou Permanente: constituído de

Tópico 3 CLASSIFICAÇÃO DO ARQUIVO

A cada uma dessas fases – que são complementares –

Tópico 3 CLASSIFICAÇÃO DO ARQUIVO

Os métodos ou técnicas de arquivamento são as

Tópico 3 CLASSIFICAÇÃO DO ARQUIVO

a) Alfabético: muito utilizado nas organizações, tem como

Araújo, Marcos Pereira Obs 1.: No caso de sobrenomes

Tópico 3 CLASSIFICAÇÃO DO ARQUIVO

Bom Tempo, Cláudia

Tópico 3 CLASSIFICAÇÃO DO ARQUIVO

Tópico 3 CLASSIFICAÇÃO DO ARQUIVO

Silva, Luciana Oliveira da Da Vinci, Leonardo

Tópico 3 CLASSIFICAÇÃO DO ARQUIVO

Araújo Filho, Marcos Pereira

Tópico 3 CLASSIFICAÇÃO DO ARQUIVO

Alves, José Silva dos (Presidente)

Tópico 3 CLASSIFICAÇÃO DO ARQUIVO

Camões, Luís Vaz de

Tópico 3 CLASSIFICAÇÃO DO ARQUIVO

Bolaños Fuentes, Pablo

Tópico 3 CLASSIFICAÇÃO DO ARQUIVO

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