Arquivologia

Prof. Lincoln Barros

Praticando Arquivologia

1. (CESPE/SEDF/2017) Em relação aos conceitos e princípios da arquivística, julgue o

item a seguir.

De acordo com a teoria das três idades, arquivos podem ser correntes, intermediários
ou permanentes.

Gabarito: Correto.

Comentários:

Gente, essa questão é muito tranquila. Vamos aproveitar a oportunidade para explorar
alguns assuntos relevantes para sua prova sobre o tema Teoria das Três Idades, ok?

De início, vale registrar que de acordo com a Teoria das Três Idades, os arquivos são
considerados correntes (primeira idade/fase), intermediários (segunda idade/fase) ou
permanentes (terceira idade/fase), de acordo com a frequência de uso por suas entidades
produtoras e identificação de seus valores primário ou secundário. Observe que a Teoria
das Três Idades define o Ciclo de Vida dos Documentos. Os documentos que compõe os
arquivos passam por fases, desde sua produção até seu destino final, que pode ser a
eliminação ou guarda permanente.

CORRENTE INTERMEDIÁRIO PERMANENTE

Portanto, o que vai definir qual a idade/fase do documento é a frequência de uso e seu
valor. Cabe destacar que o valor do documento pode ser primário ou secundário.

O valor primário é o valor atribuído ao documento em função do interesse que possa ter
para a entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos,
legais e fiscais:

 Administrativo: Documentos necessários à consecução das atividades correntes do

órgão: planos, programas, relatórios;

 Legal: Documentos que envolvem direitos e deveres do cidadão para com o Estado
e vice-versa, sendo os que produzem efeito perante os tribunais, regulamentam as questões
externas e internas do órgão; e

 Fiscal: Documentos ligados a operações financeiras e à comprovação de receitas e

despesas, geradas para atender a exigências governamentais: notas ficais, faturas, recibos.
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Por sua vez, o valor secundário ou histórico refere-se ao uso para outros fins que não
aqueles para os quais os documentos foram criados, podendo ser:

 Probatório – quando comprova a existência, o funcionamento e as ações da

instituição; e

 Informativo – quando contém informações essenciais sobre matérias com que a

organização lida, para fins de estudo ou pesquisa.

É importante esclarecer que todo documento de arquivo “nasce” na fase corrente (valor
primário e são consultados frequentemente). Possuem grande probabilidade de chegarem à
fase intermediária (valor primário e com baixa frequência de consulta). Entretanto, poucos
chegarão à terceira idade (valor secundário).

Os documentos da fase corrente que perderem valor primário e não adquirirem valor
histórico serão eliminados. Adquirindo valor histórico eles são recolhidos ao arquivo
permanente.

Os documentos da fase corrente que reduzirem sua frequência de uso são transferidos ao
arquivo intermediário.

Os documentos de segunda idade que perderem valor administrativo e adquirirem valor

histórico são recolhidos ao arquivo permanente. Serão eliminados se ao perderem valor
administrativo não adquirirem valor secundário. É bom destacar que a função principal dos
arquivos intermediários consiste em proceder a um arquivamento transitório

Observe que tanto o arquivo corrente quanto o intermediário possuem valor primário.
Porém, o valor administrativo deste último é reduzido. A consulta aos documentos destes
arquivos (corrente e intermediário) é restrita ao órgão produtor. Por outro lado, o
arquivo permanente possui valor secundário e sua consulta é liberada ao público.

Os documentos dos arquivos primário e intermediário podem ser eliminados, conforme

definido na Tabela de Temporalidade (calma, veremos esse assunto em outro tópico). Os
documentos do arquivo permanente jamais podem ser eliminados, pois possuem valor
histórico.

Resumindo:

ARQUIVO FREQUÊNCIA VALOR PODEM SER CONSULTA

DE USO ELIMINADOS?
CORRENTE ALTA PRIMÁRIO SIM RESTRITA AO
ÓRGÃO
PRODUTOR
INTERMEDIÁRIO BAIXA PRIMÁRIO SIM RESTRITA AO
ÓRGÃO
PRODUTOR
PERMANENTE - SECUNDÁRIO NÃO LIBERADA AO
PÚBLICO
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Arquivo Corrente:

 Primeira fase do ciclo de vida dos documentos;

 Valor Primário (administrativo);
 Podem ser eliminados;
 Consultados frequentemente, mesmo sem movimentação;
 Devem permanecer próximos aos produtores.
 Consulta restrita ao órgão produtor.

Arquivo Intermediário:

 Segunda fase do ciclo de vida dos documentos;

 Valor primário reduzido (administrativo);
 Podem ser eliminados;
 Documentos com baixa frequência de consulta;
 Aguardam a eliminação ou guarda permanente;
 Podem ser alocados em local afastado, de manutenção barata;
 Consulta restrita ao órgão produtor.

Arquivo Permanente:

 Terceira fase do ciclo de vida dos documentos;

 Documentais de valor histórico: probatório e informativo;
 Guarda definitiva (não pode ser eliminado);
 Possui fins científicos, sociais e culturais;
 Consulta liberada ao público.

2. (CESPE/SEDF/2017) Em relação aos conceitos e princípios da arquivística, julgue o

item a seguir.

O princípio da procedência, também chamado de princípio do respeito aos fundos,

dispõe que tudo o que for produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família não
deve ser misturado aos fundos de outras entidades produtoras.

Gabarito: Correto.

Comentários:

Questão sobre princípio é praticamente certa em provas de concurso.

O Princípio da Proveniência ou Respeito aos Fundos é o princípio que fundamenta

as atividades nos arquivos e diz que os arquivos originários de uma instituição devem
manter sua individualidade, sem se misturarem a arquivos de outras origens. Ele
fixa a identidade do documento, relativamente ao seu produtor. Em outras palavras,
os documentos de uma instituição “A” não devem ser misturados aos documentos de
uma instituição “B”.
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Por sua vez, fundo é o conjunto de documentos de uma mesma proveniência (origem).
Há dois tipos de fundo: aberto e fechado.

Fundo Aberto é aquele que podem ser acrescentados novos documentos. A entidade
produtora continua em atividade.

Fundo Fechado é aquele que não recebe acréscimos de documentos. A entidade

produtora cessou suas atividades ou ocorreu o falecimento da pessoa física.

3. (CESPE/SEDF/2017) Em relação à gestão de documentos e a ações do protocolo,

julgue o item subsequente.

Autuação, distribuição e descarte são responsabilidades do protocolo.

Gabarito: Incorreto.

Comentários:

Outro assunto bastante recorrente em provas de arquivologia é sobre protocolo.

De início, vale registrar que o protocolo é uma atividade do arquivo corrente.

Nos termos do Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística - DBTA, protocolo é o

serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da
tramitação e expedição de documentos.

Imagine um documento recebido em uma instituição, porém sem nenhum controle.

Certamente, teríamos grande dificuldade em localizá-lo. Para assegurar a imediata
localização e recuperação do documento é fundamental a existência do setor de protocolo.

Em linhas gerais, o protocolo é o conjunto de operações visando ao controle dos

documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar a imediata localização
e recuperação dos mesmos, garantindo, assim, o acesso à informação.

Conforme mencionamos, a atividade de protocolo é típica da fase corrente. Com efeito,

durante a fase corrente, os documentos se caracterizam por sua grande frequência de
consulta e por sua movimentação (tramitação) constante. É necessário, portanto, que a
instituição adote mecanismos capazes de controlar esta tramitação, de forma a permitir a
localização de um documento, quando necessário.

O protocolo é constituído pelas seguintes tarefas/atividades:

 Recebimento;
 Classificação;
 Registro (Autuação1);
 Distribuição;
 Expedição;
 Controle da Tramitação/Movimentação.
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1
Autuação - Procedimento no qual documentos são transformados em processos.

Não detalharemos neste artigo cada tarefa do protocolo. Perceba que o descarte não é uma
atividade do protocolo, o que torna a assertiva incorreta.

4. (CESPE/SEDF/2017) Com relação à tabela de temporalidade de documentos de

arquivo, bem como à triagem e eliminação de documentos e processos, julgue o item
subsecutivo.

Todo documento que tenha esgotado seu valor primário pode ser eliminado.

Gabarito: Incorreto.

Comentários:

Agora ficou fácil!!! Conforme vimos, o documento pode perder valor primário e adquirir
valor secundário. Nesse caso, o documento será recolhido ao arquivo permanente.
O documento que tenha esgotado seu valor primário pode ser eliminado se não adquirir
valor secundário/histórico.
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5. (CESPE/SEDF/2017) Com relação à tabela de temporalidade de documentos de

arquivo, bem como à triagem e eliminação de documentos e processos, julgue o item
subsecutivo.

A tabela de temporalidade é um instrumento resultante do processo de avaliação.

Gabarito: Correto.

Comentários:

Galera, prova de arquivologia sem estudar Tabela de Temporalidade é loucura. Esse

assunto despenca na prova.

De início, cabe trazer o conceito de Tabela de Temporalidade estampado no Dicionário

Brasileiro de Terminologia Arquivística – DBTA. Nos termos do DBTA, a Tabela de
Temporalidade é o instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente,
que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência,
recolhimento, descarte ou eliminação de documentos.

A Tabela de Temporalidade é o instrumento de destinação que resulta da avaliação de

documentos. Cuidado! Na prova, o examinador costuma mencionar que a Tabela resulta da
classificação de documentos, o que não é verdade.

A avaliação dos documentos de arquivo consiste em identificar os valores (primário ou

secundário) e definir prazos de guarda dos documentos dos arquivos correntes e
intermediários.

Os documentos do arquivo permanente não podem ser eliminados, logo, o prazo de

guarda só ocorre nas fases corrente e intermediária.

A avaliação deve ser feita na idade corrente, a fim de se distinguirem não só os

documentos de valor eventual, de eliminação sumária, como os de valor informativo e
probatório. Observe que o objetivo principal do processo de avaliação de documentos de
arquivo é a preservação dos documentos que possuem valor para a sociedade.

Além do prazo de guarda, a avaliação é responsável por estabelecer a destinação final

dos documentos, ou seja, sua eliminação ou seu recolhimento ao arquivo permanente.

A Tabela de Temporalidade não é elaborada ao livre arbítrio da instituição. O processo

de avaliação para se chegar a Tabela de Temporalidade é vinculado à legislação em vigor
(prazo prescricional). Além disso, vale ressaltar que para os casos em que a legislação não
dispõe, a análise é feita com base em critérios definidos pela própria instituição (prazo
precaucional), como, por exemplo, documento classificado de interesse para a memória
institucional. Portanto, a avaliação sempre obedecerá aos seguintes critérios para criação
da Tabela de Temporalidade: legal ou estabelecido pela própria instituição.

Vale registrar, também, que a Tabela de Temporalidade é o instrumento fundamental de

avaliação, pois registra o ciclo de vida dos documentos.
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Os documentos sempre serão criados na fase corrente e, após, o cumprimento do prazo de

guarda na referida fase, poderão ser eliminados, transferidos para o arquivo intermediário
ou recolhidos diretamente ao arquivo permanente. A determinação do que será feito com
cada documento constará da Tabela de Temporalidade.

A Comissão Permanente de Avaliação e Destinação de Documentos que avaliará os

documentos em diversos aspectos (responsável pela elaboração do referido instrumento de
destinação). Essa equipe multidisciplinar é formada por pessoas com conhecimento da
estrutura e do funcionamento da instituição a ser avaliada. Você poderá fazer parte dessa
Comissão, rs.

A avaliação de documentos constitui-se em um trabalho complexo à medida que deve

analisar um conjunto de direitos e obrigações e todo um contexto social, histórico e
informativo antes de se definir pela eliminação ou pela guarda permanente um conjunto ou
série documental.

Portanto, de fato, a tabela de temporalidade é um instrumento resultante do processo de

avaliação.

É isso pessoal!

Na próxima semana, vamos trabalhar mais alguns assuntos relevantes, ok?

Bons estudos!

Prof. Lincoln Barros