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Onde a temperatura e a umidade relativa do ar são elevadas, a durabilidade dos materiais que
compõem esses acervos diminui consideravelmente, reduzindo-se a chance de uma longa
permanência. Estudos científicos comprovam que a velocidade de degradação química por
hidrólise é duplicada a cada aumento de dez graus centígrados. Outros fatores, como a
umidade, os poluentes e os agentes biológicos se somam a esse processo degradativo.
Muitas instituições começam a investir na digitalização de seus acervos, mas devem ser
alertadas de que esta mídia, mesmo oferecendo recursos incomparáveis para agilizar o
acesso, ainda não pode ser considerada uma ferramenta de preservação, considerando-se a
velocidade com que programas e equipamentos se tornam obsoletos e inacessíveis. Na
maioria dos casos a solução mais adequada é a preservação em microfilme.
Para assegurar que este material chegasse às mãos das pessoas certas, preparou-se um
extenso cadastro de quase 5.000 instituições, para as quais se enviou um questionário com
perguntas sobre seus acervos, profissionais e necessidades de preservação. As quase 1.450
respostas foram incorporadas a um banco de dados, e orientaram a distribuição das
publicações.
Nas cinco regiões do país foram realizados seminários, que prepararam multiplicadores para
disseminar o conhecimento e incentivar a sua aplicação em programas institucionais. Ao todo
foram seis seminários com a duração de 5 dias, e o tema central foi o planejamento de
preservação. Participaram desses eventos profissionais de reconhecida atuação na área,
professores de conservação e coordenadores dos cursos de Biblioteconomia e Arquivologia,
para que pudessem colaborar numa ampla difusão do conhecimento por meio de programas
institucionais e disciplinas de conservação.
Para atualizar o banco de dados e acompanhar o desenvolvimento das atividades dos nossos
colaboradores em todo o país, foi realizada nova pesquisa em dezembro de 1998 junto aos 160
participantes dos seminários. Com uma resposta em torno de 50 % pudemos obter dados
importantes. Quando perguntados sobre a forma de ajuda que esperavam do projeto para a
realização de novos seminários, eles solicitaram material didático, especialmente audiovisuais,
e o envio de professores, indicando como prioritários os temas demonstrados na figura 1.
Figura 1: Temas prioritários para treinamentos e publicações.
Com base nesses dados gerais, valeria a pena observar ainda as preferências apresentadas
por estes colaboradores, por região, na figura 2. Nas regiões Norte e Nordeste identificam por
exemplo, a necessidade de treinamentos em organização de acervos.
PC Procedimentos de Conservação
NORTE PC MA OR PP OR Organização
CENTRO-OESTE PP PC MA PE ED Edificações
Pelos desdobramentos ocorridos, o projeto obteve um novo apoio de seus patrocinadores para
consolidar a Rede de Informação em Preservação. Pretende-se dar continuidade ao programa
de publicações e treinamentos e concentrar esforços para cobrir as áreas que mais carecem de
informação, como a de microfilmagem, com base no diagnóstico relatado acima. Na página do
projeto na Internet são disponibilizadas todas as publicações, o banco de dados, e outros
recursos informativos e didáticos.
Vários fatores explicam tamanha diferença. Por um lado observamos a baixa densidade
demográfica nas regiões Norte, Nordeste e Centro-Oeste e por outro a pobreza de recursos
das instituições, principalmente na área de recursos humanos, que é um fator determinante
para os reduzidos índices de resposta. Mesmo informadas de que a resposta ao questionário
habilitaria as instituições a receberem as publicações, algumas perguntas sobre metros
lineares de documentos, período de abrangência dos acervos e percentual de organização
podem ter dificultado o preenchimento do questionário, por não possuírem as informações
referentes aos acervos.
A partir das 1.534 instituições cadastradas podemos selecionar as que possuem documentos
textuais, e encontramos 703 instituições. Ao se limitar a pesquisa quanto às instituições
caracteristicamente de Arquivos, que possuem esses documentos, o número cai para 195. Isto
mostra que cerca de 72 % das instituições que guardam documentos não são formalmente
arquivos, confirmando o informe da Fundación Histórica Tavera, de que existem muitos
arquivos inseridos em instituições como bibliotecas, museus, empresas e instituições religiosas,
sem institucionalização jurídica. Estes arquivos costumam ser os mais carentes, porque lhes
falta autonomia e uma estrutura administrativa adequada às suas funções.
Dos 195 arquivos, 160 são públicos e apenas 35 privados. Dos arquivos públicos, 53 são
federais, 46 estaduais e 61 municipais. Observe-se que estão incluídos os arquivos das
universidades. Considerando ainda que arquivos se constituem de diferentes registros de
informação, foram levantadas quantitativamente as instituições de maneira geral e os arquivos,
em relação aos principais tipos de acervos, como mostra a figura 3.
Figura 3: Representação gráfica sobre instituições em geral e arquivos com diferentes acervos.
O desenvolvimento das ações que visam a preservação dos acervos depende sobretudo de
decisões administrativas que promovam as necessárias mudanças para adequar os serviços
da instituição às novas tecnologias de acesso e preservação. A decisão sobre prioridades e
medidas de preservação deve ser tomada em consenso, e mesclar questões relacionadas ao
conteúdo intelectual e à freqüência de uso dos documentos, considerando ainda o grau de
fragilidade dos diferentes suportes documentais.
Por isto, antes de qualquer recurso material, a instituição necessita de profissionais aptos a
atuar nas diferentes funções. Neste sentido é fundamental que os cursos de Arquivologia
tenham como matéria obrigatória a Preservação, especialmente tratada a nível gerencial, para
que os profissionais possam contribuir no processo decisório da seleção para preservação.
Não há dúvida de que a qualificação dos profissionais se reflete diretamente sobre a qualidade
dos serviços que a instituição presta. Os cursos de Arquivologia se concentram nas regiões
Sudeste e Sul, sendo dois no estado do Rio de Janeiro, um no Paraná e um no Rio Grande do
Sul; na Região Nordeste conta com apenas um curso na Bahia e na Centro-Oeste também com
um, no Distrito Federal.
Várias instituições, como a Fundação Casa de Rui Barbosa, a Fundação Biblioteca Nacional e
o Arquivo Nacional oferecem estágios práticos, com duração média de 3 meses.
Podemos constatar também, como mostra a figura 5, que o número de instituições com mais
de 50% dos acervos organizados ainda é, em geral, muito pequeno, sendo que este é um
condicionante à preservação e ao acesso.
Figura 5: Representação de instituições de arquivo por região que possuem mais de 50% dos
acervos textuais organizados.
Figura 6: Por região, arquivos com documentos textuais que investem em acondicionamento.
Além de funcionar como uma barreira de proteção contra as condições adversas do exterior, o
edifício que abriga os arquivos deve oferecer recursos de segurança contra sinistros, entre os
quais se incluem fogo, água, invasão de microorganismos e de insetos. O estabelecimento de
um plano para o resgate de acervos em situações emergenciais é também requisito básico
para a segurança dos acervos. Segundo o banco de dados, como pode ser visualizado na
figura 7, a situação geral das instituições que guardam acervos documentais é comparada à
dos 195 Arquivos, dos quais 32 contam com uma brigada de incêndio, 22 possuem detetores
automáticos de fogo e 176 extintores manuais. Ainda 109 informam que fazem prevenção e
controle de térmitas. Mas o planejamento para resgate em situações de emergência ainda não
foi devidamente incorporado em nossas instituições.
Entretanto, a microfilmagem de documentos fragilizados pela acidez não conta com uma
política consistente. Esta atividade ainda se limita a iniciativas isoladas, limitadas a
pouquíssimas instituições. Dos arquivos brasileiros que constam em nosso banco de dados,
apenas 17% informam realizar ou contratar serviços de microfilmagem. Na figura 8 podem ser
visualizados estes níveis relativos aos Arquivos.
Neste sentido Projeto Conservação Preventiva em Bibliotecas e Arquivos deverá publicar nos
próximos meses o Manual para Microfilmagem de Arquivos, tradução do RLG Archives
Microfilming Manual, editado por Nancy Elkington, considerado um dos mais importantes guias
práticos para a microfilmagem de preservação. O lançamento desta publicação será
acompanhado de cursos e seminários para técnicos e gerentes.
O projeto também legendou o vídeo norte-americano Into the Future, de Terry Sanders, sobre
as preocupações dos arquivistas com a preservação da informação produzida em meio digital.
VII. Recomendações
Conscientização
Promover uma ampla campanha incentivando a organização, a preservação e a divulgação dos
documentos arquivísticos, nos diferentes setores da sociedade.
Facilitar o acesso à Internet por meio de ajuda financeira pelo período de um ou dois anos, das
instituições que ainda não possuem tais equipamentos e linhas de acesso.
• Estrutura administrativa;
• Condições orçamentárias, projetos institucionais em desenvolvimento;
• Quantidade e qualificação profissional das equipes;
• Organização dos acervos;
• Fundos documentais, inventários, se possuem;
• Acesso a documentos legíveis por máquina, como sonoros e de imagem em
movimento;
• Condições de acesso, estatísticas de usuários, uso de microfilme e equipamentos de
leitura de microfilmes;
• Condições de conservação dos diferentes acervos, atividades de preservação que
desenvolvem e necessidades específicas;
• Segurança e prevenção de sinistros, equipamentos de segurança de que dispõem;
• Condições dos edifícios, situações de risco, dimensionamento e condições das áreas
de depósito, condições ambientais;
• Monitoramento das condições ambientais, climatização, desumidificação ou ventilação;
• Recursos humanos e equipamentos disponíveis para a microfilmagem e outros meios
de reprodução;
• Condições de acesso à Internet, equipamentos;
• Profissionais nos estados capazes de coordenar o Inventário Nacional de Acervos, que
deverão receber treinamento.
Com base nos levantamentos realizados desenvolver um inventário nacional dos acervos
documentais do país, utilizando programa informático específico e um manual de aplicação;
Com base no diagnóstico sobre a situação das instalações dos arquivos, estimular e apoiar
projetos de recuperação de edifícios de arquivos, buscando parcerias com os governos locais;
Estimular e promover a melhoria de instalações e equipamentos, como sistemas de
condicionamento ambiental, de prevenção e de combate de sinistros,
Educação
Com base nas necessidades identificadas no Senso Nacional de Arquivos, priorizar ações
dentro das seguintes linhas:
Microfilmagem cooperativa
Bibliografia
ALBITE SILVA, Sérgio Conde de. Algumas reflexões sobre preservação de acervos em
arquivos e bibliotecas Comunicação Técnica 2; Rio de Janeiro: Centro de Memória. Academia
Brasileira de Letras, 1998.
HAZEN, Dan. Preservation Priorities in Latin America: A Report from the Sixtieth IFLA Meeting
Havana, Cuba, The Commission on Preservation and Access, July 1995.