Preservação e Conservação dos Documentos de

Arquivo no Instituto de Formação dos Professores

de Montepuez 2018-2022

Proponente: Supervisora:
Gildo Anastácio Mandaveira dr. Celestino Gaspar

Montepuez, 2022
Estrutura da Apresentação

INTRODUÇÃO:
Pproblematização, Justificativa e
Objectivos

DESENVOLVIMENTO:
Procedimentos Metodológicos
Apresentação, Análise e
Discussão dos resultados

CONCLUSÃO: Conclusão e
Sugestões
 Introdução
O século XXI vem apresentando uma nova realidade no que concerne o desejo informacional em varias
instituições que trabalham com os documentos. E o Instituto de Formação dos Professores de Montepuez,
vem, cada vez mais, produzindo e acumulando uma grande quantidade de massa documental, gerando a
necessidade de preservar e conservar os documentos de arquivo, para que, quando necessário, os documentos
possam ser encontrados de maneira rápida e eficaz, de forma que não haja atraso no andamento das rotinas da
instituição.

Em conformidade a este cenário, Fantini (2001) destaca que, é necessário que os documentos destas
instituições estejam arquivados ou armazenados, bem como fazendo o ciclo vital dos documentos: corrente,
intermediário e permanente.
Cont.

No entanto o Instituto de Formação dos Professores de Montepuez, tem-se verificado uma má gestão dos
documentos de arquivo uma vez que os documentos são em algum momento colocados em cima de um outro
documento de arquivo, e de uma forma não sequencial e estruturada, sem nenhuma conservação adequada, e
isso acaba contraindo as normas de conselho nacional de arquivo.

Então, através dos pressupostos acima levantados, levanta-se a seguinte questão de partida:
• Que técnicas de preservação e conservação de documentos estão em vigor no IFP Montepuez?

Portanto esta pesquisa ou estudo poderá servir como ponto de reflexão sobre a preservação e conservação de
documento de arquivo, especificamente as técnicas, políticas e métodos usados no Instituto de Formação de
Professores de Montepuez neste quadro (preservação e conservação de documento de arquivo), como forma
de salvaguardar as informações contidas nestes documentos para os usuários ou pessoas que vem em busca da
informação.
Cont.

Mas também esse estudo poderá ajudar a sociedade a compreender que assim como as pessoas precisam de
cuidados para o seu desenvolvimento, também os documentos precisam de serem bem preservados e
conservados, ou seja, de serem bem cuidados para poderem ter uma vida longa, e ajudar as pessoas a
usufruírem da informação que eles (documentos) carregam consigo, e sem se esquecer que os mesmos ajudam
na reconstrução da história de uma determinada sociedade, pessoa, instituição, etc.
 Objectivos
Objectivo geral:
• Analisar o processo de preservação e conservação dos documentos de arquivo no
Instituto de Formação dos Professores de Montepuez.
Objectivos específicos:
• Descrever o processo de gestão de documentos de arquivo no Instituto de Formação dos
professores de Montepuez;
• Identificar as técnicas de preservação e conservação dos documentos de Arquivo no
Instituto de Formação dos Professores de Montepuez;
• Propor melhorias para o processo de preservação e conservação de documentos de
arquivo no IFP-Montepuez.
 Procedimentos Metodológicos
Tipos de Pesquisa:
Quanto à natureza: Básica
Usou-se a pesquisa básica porque trouxe novos conhecimentos sobre a conservação e preservação dos
documentos de arquivos no Instituto de Formação dos Professores.
Quanto aos objectivos: Explicativa
Usou-se a pesquisa explicativa porque o autor foi identificar os motivos da má conservação e preservação dos
documentos na secretaria do IFP de Montepuez, esclarecendo os factores que determinam tal situação e em
que contexto tal acontece com vista a explicar o contributo da secretaria na melhoria da conservação e
preservação dos documentos de arquivos.
Quanto aos Procedimentos: Campo
Neste estudo o proponente teve de se deslocar para o local onde o fenómeno foi identificado, no caso
concreto, na secretaria do IFP de Montepuez, mas também porque garantiu um contacto directo com os
actores envolvidos na pesquisa e assim melhor perceber essa problemática da Conservação e preservação dos
documentos de arquivos.
Cont.
Quanto à abordagem: Qualitativa

Usou-se a pesquisa qualitativa porque os resultados desse estudo são fundamentados com base na qualidade
das respostas obtidas dos intervenientes do estudo, exprimindo o que convém ser feito para melhorar a
conservação e preservação dos documentos de arquivos na secretaria do IFP de Montepuez.
Métodos de pesquisa
Método de abordagem: Indutivo

Através desse método o proponente partiu das observações da realidade que, nesta perspectiva tirou-se
conclusões particulares para uma questão geral.

Métodos de Procedimentos: Bibliográfico

Para este estudo foi seleccionada a pesquisa bibliográfica como procedimento que sustenta a metodologia da
pesquisa.
A pesquisa bibliográfica é feita a partir do levantamento de referências teóricas já analisadas, e publicadas por
meios escritos e electrónicos, como livros, artigos científicos, páginas internet.
Cont.

Método Comparativo

Neste estudo de carácter explicativo foi usado o método comparativo para ressaltar as diferenças e
semelhanças das respostas que os entrevistados forneceram durante o trabalho de campo.

Técnicas de recolha de dados

• Observação Directa

Através dessa técnica o pesquisador observou na secretaria do IFP de Montepuez as formas de conservação e
preservação dos documentos de arquivos, concretamente o armazenamento dos documentos, a higienização e
o edifício.
• Questionário
Com esta técnica a proponente formulou uma série ordenada de perguntas que foram dirigidas a cinco (5)
funcionário, sendo quatro (4) corpo técnico e uma (1) chefe da secretaria e, ressaltando que as perguntas
foram respondidas por escrito
 Universo e Amostra

O universo desta pesquisa envolve todos funcionários da secretaria.

Desta feita a amostra será constituída por seis (05) elementos dos quais (1) uma chefe da
secretaria e (4) corpo técnicos de diferentes áreas. Acreditou-se que estes informantes tenham
domínio daquilo que inquieta o pesquisador e que sejam significativos dos grupos a que
pertencem.
 APRESENTAÇÃO, ANÁLISE E DISCUSSÃO DE RESULTADOS

Q1: Processo de preservação e conservação de documentos no IFP de Montepuez

Relativamente a essa questão, tinha como objectivo procurar saber de que forma os documentos de arquivo são
preservados e conservado no IFP de Montepuez, como forma de responder a questão, dois (2) funcionários do
corpo técnico correspondente a 40% responderam que os documentos estão conservado e preservado em
arquivos e prateleiras de madeiras. O chefe da secretaria correspondente a 20%, respondeu que são conservados
em pastas e colocados em uma classificação. Dois (2) funcionários do corpo técnico, correspondente a 40%,
responderam que os documentos são conservados em cacifos próprios e organizados em letras alfabéticas A – Z.

Portanto analisando as informações fornecidas pelos funcionários do IFP de Montepuez, relativamente a esta
questão, pode-se perceber que a instituição tem realmente preservado e conservado os documentos usando o
método alfabético, visto que, a instituição tem organizado os mesmos partindo da letra alfabéticas A- Z. Então é
importante salientar que, pese embora a instituição diga que tem preservado e conservado os documentos, ainda
existe aspectos que não se alinham com as normas recomendadas, como o caso do uso de prateleiras de aço ou
metálicas, ou seja, o IFP de Montepuez não usa essas prateleiras, visto que ela usa prateleiras inadequadas para
a preservação e conservação de documento, neste caso, usa as prateleiras de madeiras.
Cont.
Q2: Técnicas usadas no processo de conservação e preservação dos documentos de arquivo no IFP-
Montepuez
O objectivo dessa pergunta, era de conhecer quais são as técnicas utilizadas no processo de conservação e
preservação dos documentos de arquivo no IFP-Montepuez. Para a resposta dessa questão, três (3)
funcionários do corpo técnico correspondente a 60%, responderam que as técnicas utilizadas na instituição
são: classificação dos documentos por entrada e colocar nos arquivos próprios, conforme a sua classificação.
Enquanto dois (2) funcionários do corpo técnico), correspondente a 40% responderam que as técnicas
utilizadas na instituição são higienização e armazenamento em letras alfabéticas A até Z.

Entretanto encontraste às respostas dadas pelos funcionários da secretaria do IFP foi constatado que a
higienização feita na instituição não devidamente aplicada, porque durante a recolha de dados verificou-se
que alguns documentos encontram-se empoeirados e existe também teias de aranhas em alguns gabinetes da
secretaria. Mas quanto ao armazenamento, a instituição tê armazenados bem os documentos para facilitar a
sua localização, mas o único dilema é das prateleiras usadas.
Cont.
Q3: Os principais factores que contribuem na degradação dos documentos de arquivo na secretaria do
IFP de Montepuez.
No que concerne a esta questão, que visava saber quais são os principais factores que contribuem na
degradação dos documentos de arquivo na secretaria do IFP de Montepuez. Três (3) Funcionários do corpo
técnico correspondente a 60%, responderam que os principais factores que contribuem na degradação dos
documentos na secretaria do IFP são: poeira, humidade e sujidade.

Dois (2) Funcionários, incluindo a chefe da secretaria e um (1) funcionário do corpo técnico correspondente a
40% foram unânimes ao afirmar que os principais factores que contribuem na degradação dos documentos de
arquivo na secretaria, estão relacionados a insuficiência de espaço para os arquivos, falta de computadores
para conservação digital, nesse contexto o papel ao longo tempo rasga-se, fica sujo devido a poeira e por fim
cria fungos.
Cont.

Portanto, aliado aos argumentos antes referenciados, é consensual entre os conservadores que a permanência
e a durabilidade de livros e documentos estão directamente relacionadas às condições ambientais em que
esses materiais estão guardados. Em outras palavras, há uma estreita relação entre a longevidade ou
durabilidade do papel e as condições ambientais do acervo. Estes agentes, são os agentes ambientais ou
físicos (temperatura, humidade relativa do ar e a iluminação), agentes químicos, agentes microbiológicos
(ratos, insectos, fungos e bactérias) e agente humano.

Q4: Desafios que a instituição tem enfrentado relativamente a conservação e preservação dos
documentos de arquivo
Relativamente a esta questao, o objectivo consistia em conhecer os desafios, a instituição tem enfrentado
relativamente a conservação e preservação dos documentos de arquivo. 2 funcionários do corpo técnico
correspondente a 40%, afirmaram que o desafio é de não conseguir conservar os documentos virtualmente
pois com isso iria poupar espaço e evitaria sujidade e perca de alguns documentos da secretaria.
Cont.

Enquanto 3 funcionários, incluindo o chefe da secretaria e dois (2) funcionários do corpo técnico
correspondente a 60%, responderam que o principal desafio é sem dúvida a falta de lugares maiores para a
guarda de documentos de arquivos, formas de adquirir cacifos que podem caber tos documentos de arquivo.

Então, com esses dados fica evidente que muitos são os desafios que assolam a Secretaria do Instituto de
Formação dos Professores de Montepuez. A falta de um lugar amplo influencia para uma défice preservação e
conservação dos documentos numa instituição que vela com uma elevada massa documental, como é o caso
da instituição, mas também a falta de preservação e conservação virtual dos documentos expõe perigos para a
perda das informações que contém nesses documentos.
 Conclusão

A preservação e conservação documental se inserem na gestão de documentos, como um procedimento

basilar para manter as informações protegidas dos ataques físicos, químicos, biológicos e humano. Mas para
que essas acções sejam tomadas, é imperiosa à criação de uma política arquivística dentro da instituição que
detém a documentação. Essa aplicabilidade representa uma salvaguarda do suporte, garantindo uma
durabilidade do documento em papel, tendo em vista que as informações se perdem no decorrer do tempo,
caso não sejam protegidas ou migradas para outro tipo de suporte. Destarte, compreendemos que as
actividades de conservação preventiva e preservação dos documentos de arquivo possibilitam aos
profissionais de arquivos criar e implantar actividades preventivas desde espaços físicos, áreas de trabalho,
mobiliários, materiais de acondicionamento, edificação, instalações eléctricas, hidráulicas etc.

Como também a partir das necessidades da instituição, dos suportes das informações arquivísticas, como por
exemplo, dos documentos imagéticos, microfilmados, plantas entre outros. Com isso, o arquivista e sua
actuação desde a produção dos documentos até a preservação nos arquivos permanentes têm possibilitado
ganhos significativos à preservação e conservação dos documentos de arquivos na secretaria do IFP.
 Sugestões

De acordo com as constatações feitas no desenrolar do trabalho e levando em conta as condições e

particularidades da Secretaria do IFP- de Montepuez, são a seguir apontadas algumas sugestões que
possam fazer com que a Secretaria do Instituto de Formação dos Professores de Montepuez contribua
de forma activa e significativa para o melhoramento da conservação e preservação dos documentos de
arquivos. Sugere-se:
• A construção de políticas de conservação, preservação e restauração, que seja respaldada em
acções alternativas, uma vez que a falta de recursos é uma realidade na instituição;
• Contratação de profissionais formados na área de documentação ou arquivologia;
• A expansão do espaço onde são localizados os documentos na instituição do IFP de Montepuez;
• Obtenção de mais equipamentos adequados para a guarda de documentos, como armários ou
prateleiras metálicas;
• Capacitação dos profissionais que trabalham na secretaria com documentos de Arquivos.
Muito obrigado pela atenção
dispensada

Montepuez, 2022