UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE

INSTITUTO DE ARTE E COMUNICAÇÃO SOCIAL

PROGRAMA DE PÓS-GRADUAÇÃO EM CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO
MESTRADO EM CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO

ALEXANDRE FABEN ALVES

IDENTIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO NO CONTEXTO

DA GESTÃO DE DOCUMENTOS NO BRASIL

Niterói
2019
 ALEXANDRE FABEN ALVES

IDENTIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO NO CONTEXTO

DA GESTÃO DE DOCUMENTOS NO BRASIL

Dissertação apresentada ao Programa de Pós-

graduação em Ciência da Informação da
Universidade Federal Fluminense –
PPGCI/UFF, como requisito para a obtenção
do título de Mestre em Ciência da Informação.
Área de concentração: Dimensões
Contemporâneas da informação e do
conhecimento.
Linha de Pesquisa 2: Fluxos e Mediações
Sociotécnicas da Informação.

"O presente trabalho foi realizado com apoio da Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal
de Nível Superior - Brasil (CAPES) - Código de Financiamento 001"

Orientadora: Prof.ª Dr.ª Ana Célia Rodrigues

Niterói
2019
 ALEXANDRE FABEN ALVES

IDENTIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO NO CONTEXTO

DA GESTÃO DE DOCUMENTOS NO BRASIL

BANCA EXAMINADORA

___________________________________________
Prof.ª Dr.ª Ana Célia Rodrigues
Orientadora / UFF

___________________________________________
Prof.ª Dr.ª Clarissa Moreira dos Santos Schmidt
Membro Titular Interno / UFF

___________________________________________
Prof.ª Dr.ª Ana Maria de Almeida Camargo
Membro Titular Externo / USP

___________________________________________
Prof.ª Dr.ª Maria Celina Soares de Mello e Silva
Membro Titular Externo / MAST

___________________________________________
Prof. Dr. Renato de Mattos
Membro Suplente Interno / UFF

___________________________________________
Prof.ª Dr. ª Maria Teresa Villela Bandeira de Mello
Membro Suplente Externo / FIOCRUZ

Niterói
2019
 AGRADECIMENTOS

Gostaria de agradecer imensamente a todas as pessoas que contribuíram para que esta
pesquisa pudesse existir.
À minha família e aos meus amigos, que embora sejam poucos são os melhores que eu
tenho. Em especial aos professores que se tornaram grandes amigos e aos meus amigos que se
tornaram grandes professores. Para mim é o exemplo a ser seguido.
Aos membros da banca, por terem aceitado participar da qualificação e defesa e pelas
excelentes contribuições compartilhadas.
À professora Ana Célia Rodrigues, quero agradecer de maneira especial, por acreditar
em mim, e exigir sempre o melhor. O seu conhecimento sobre a teoria e a prática em
Arquivologia é inspirador, tal como a sua generosidade e desejo de ver a Arquivologia
mudando a vida das pessoas.
À Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior (CAPES) por
financiar esta pesquisa.
Uma coisa é você achar que está no caminho certo, outra é achar que
o seu caminho é o único. Nunca podemos julgar a vida dos outros,
porque cada um sabe da sua própria dor e renúncia.

Paulo Coelho
 RESUMO

Esta pesquisa aborda a identificação de documentos de arquivo e os princípios adotados para

a denominação e agrupamento da série documental no âmbito dos instrumentos de gestão de
documentos do Arquivo Nacional e dos Arquivos Públicos Estaduais do Brasil. A
identificação traz em seu aporte teórico e metodológico novas perspectivas de investigação,
na medida em que estuda os documentos em seu contexto orgânico-funcional, abordando os
parâmetros da Diplomática e Tipologia Documental como fundamento do processo de
identificação. A partir dos anos 1980 ocorre uma revisão da Diplomática, cujas bases teóricas
e metodológicas passaram a compreender os documentos de arquivo no conjunto ao qual
pertencem e aplicadas à elaboração dos instrumentos de gestão de documentos e de
tratamento de fundos acumulados em arquivos. Da discussão sobre o conceito de documento
de arquivo e um parâmetro para reconhecê-lo e agrupá-lo, decorre o necessário debate sobre o
conceito de série documental, nuclear para a Arquivologia. Estudar a série documental é
imprescindível, pois ao adotar a Tipologia Documental como metodologia para identificar o
documento de arquivo pela ação que lhe deu origem e agrupá-los utilizando este princípio,
sobre a série tipológica recairá toda a proposta de tratamento técnico arquivístico. Mas, se,
genericamente, considerarmos a série como uma sequência de documentos sobre o mesmo
assunto, a identificação, classificação e avaliação dos documentos incidirão sobre os temas
que estão nos documentos de arquivo, e não sobre as ações que os fizeram existir. Neste
cenário, levantamos as seguintes questões: como a identificação de documentos é realizada no
contexto arquivístico brasileiro, especificamente no âmbito da gestão de documentos
desenvolvida pelo Arquivo Nacional e pelos Arquivos Públicos Estaduais do Brasil? Quais os
parâmetros usados para reconhecer os documentos e denominar as séries documentais que
integram os instrumentos de gestão de documentos? Para responder estas questões, esta
pesquisa tem por objetivo analisar os parâmetros que fundamentam a identificação de
documentos no âmbito da gestão de documentos desenvolvida pelo Arquivo Nacional e
Arquivos Públicos Estaduais brasileiros. Apresenta análise sobre a identificação de
documentos de arquivo e agrupamento da série documental no contexto arquivístico
brasileiro. Espera-se que os resultados sirvam de parâmetros para as reflexões sobre as
necessidades de padronizar a identificação dos documentos e sua correta denominação a partir
da ação que lhe dá origem, critério que não permite interpretações equivocadas. Trata-se de
dissertação de mestrado desenvolvida com bolsa CAPES, no âmbito da Linha 2, Fluxos e
Mediações Sóciotécnicas da Informação, do Programa de Pós-graduação em Ciência da
Informação da Universidade Federal Fluminense, PPGCI/UFF. Integra a produção científica
do Grupo de Pesquisa Gênese Documental Arquivística, UFF/CNPq.

Palavras-chave: Identificação Arquivística; Diplomática; Tipologia documental; Série

Documental; Gestão de Documentos.
 ABSTRACT

This research deals with the identification of archival documents and the principles adopted
for naming and grouping the record series within the scope of record management tools of the
National Archives and State Public Archives of Brazil. The identification brings with its
theoretical and methodological support new research perspectives to Archival Science, once it
studies the records in their organic and functional contexts, understanding the parameters of
Diplomatics and Documentary Typology as a grounding for the identification process. Since
the late 1980s, the theoretical and methodological bases of Diplomatics have been used to the
elaboration of record management instruments, understanding the archival documents as part
of the group to which they belong. From the discussion on the concept of archival document
and a parameter to recognize it and to group it, a necessary debate arises about the concept of
record series, nuclear to the understanding of documentary typology and identification. The
study of the record series is essential when one chooses to use documentary typology as a
methodology to identify the record through its action and to group it using this principle. All
the archival processes will fall on the series. But, if one decides to consider the series as a
general category, as a sequence of records that share the same subject, the archival
procedures, such as identification, classification and evaluation, will focus on the record
aboutness, not on the its action. In this scenario, the following questions arise: how is the
identification of documents carried out in the Brazilian archival context, specifically within
the scope of record management programs developed by the National Archives and the State
Public Archives of Brazil? What are the parameters used to recognize the documents and
denominate the record series that integrate the records management tools? To answer these
questions, this research aims to analyze the parameters that support the identification of
documents within the scope of records management developed by the National Archives and
State Public Archives of Brazil. We hope that the results can be used as parameters for the
reflections on the need to standardize the identification of documents and their correct
denomination from the action that gives rise to it, a criterion that does not allow
misinterpretations. This research is a master's thesis developed with CAPES funding, within
the scope of Line 2, Socio-technical Flows and Mediation of Information, within the
Postgraduate Program in Information Science of Federal Fluminense University, PPGCI /
UFF, and integrates the scientific production of the Research Group of Archival Science
Documentary Genesis, UFF / CNPq.

Keywords: Archival Identification; Diplomatics; Documentary typology; Record

management; Record series.
 RESUMEN

Esta investigación aborda la identificación de documentos de archivo y los principios

adoptados para la denominación y agrupación de la serie documental en el ámbito de los
instrumentos de gestión de documentos del Archivo Nacional y de los Archivos Públicos
Estaduales de Brasil. La identificación trae en su aporte teórico y metodológico nuevas
perspectivas de investigación, en la medida en que estudia los documentos en su contexto
orgánico-funcional, abordando los parámetros de la Diplomática y Tipología Documental
como fundamento del proceso de identificación. A partir de los años 1980 ocurre una revisión
de la Diplomática, cuyas bases teóricas y metodológicas pasaron a comprender los
documentos de archivo en el conjunto al que pertenecen y aplicados a la elaboración de los
instrumentos de gestión de documentos y de tratamiento de fondos acumulados en archivos.
De la discusión sobre el concepto de documento de archivo y un parámetro para reconocerlo y
agruparlo, se deriva el necesario debate sobre el concepto de serie documental, nuclear para la
Archivología. El estudio de la serie documental es imprescindible, pues al adoptar la
Tipología Documental como metodología para identificar el documento de archivo por la
acción que le dio origen y agruparlos utilizando este principio, sobre la serie tipológica
recaerá toda la propuesta de tratamiento técnico archivístico. Sin embargo, si, en general,
consideramos la serie como una secuencia de documentos sobre el mismo tema, la
identificación, clasificación y evaluación de los documentos se centrará en los temas que se
encuentran en los documentos de archivo, no en las acciones que los han hecho. En este
escenario, planteamos las siguientes cuestiones: cómo la identificación de documentos se
realiza en el contexto archivístico brasileño, específicamente en el ámbito de la gestión de
documentos desarrollada por el Archivo Nacional y por los Archivos Públicos Estaduales de
Brasil? ¿Cuáles son los parámetros utilizados para reconocer los documentos y denominar las
series documentales que integran los instrumentos de gestión de documentos? Para responder
estas cuestiones, esta investigación tiene por objetivo analizar los parámetros que
fundamentan la identificación de documentos en el ámbito de la gestión de documentos
desarrollada por el Archivo Nacional y Archivos Públicos Estatales brasileños. Esperamos
que los resultados sirvan de parámetros para las reflexiones sobre las necesidades de
estandarizar la identificación de los documentos y correcta denominación a partir de la acción
que le da origen, criterio que no permite interpretaciones equivocadas. Se trata de una
disertación de maestría desarrollada con beca CAPES, en el ámbito de la Línea 2, Flujos y
Mediaciones Socio técnicas de la Información, del Programa de Postgrado en Ciencia de la
Información de la Universidad Federal Fluminense, PPGCI / UFF. Integra la producción
científica del Grupo de Investigación Génesis Documental Archivística, UFF / CNPq.

Palabras clave: Identificación Archivística; Diplomática; Tipología Documental; Serie

documental; Gestión de Documentos.
 LISTA DE FIGURAS

Figura 1 - Código de Classificação de Documentos – Arquivo Nacional .............................. 86

Figura 2 - Código de Classificação Decimal – Arquivo Nacional .......................................... 87
Figura 3 - Tabela de Temporalidade Documental por Assunto - Arquivo Nacional .............. 91
Figura 4 - Plano de Classificação de Documentos do Arquivo Público do Distrito Federal... 93
Figura 5 - Tabela de Temporalidade do Arquivo Público do Distrito Federal ....................... 94
Figura 6 - Plano de Classificação de documentos do Arquivo Público de Mato Grosso. ...... 95
Figura 7 - Tabela de Temporalidade do Arquivo Público de Mato Grosso ............................ 96
Figura 8 - Plano de Classificação de Documentos do Arquivo Público do Estado do Espírito
Santo ....................................................................................................................................... 98
Figura 9 - Tabela de Temporalidade do Arquivo Público do Estado do Espírito Santo ........ 99
Figura 10 - Tabela de Temporalidade de documentos: atividades fim ................................. 100
Figura 11 - Código de Classificação do Arquivo Público Mineiro ....................................... 101
Figura 12 - Subdivisão da Classe Gestão Institucional do CCD do Arquivo Público Mineiro
............................................................................................................................................... 102
Figura 13 - Plano de Classificação do Arquivo Público Mineiro ......................................... 103
Figura 14 - Tabela de Temporalidade do Arquivo Público Mineiro .................................... 104
Figura 15 - Plano de Classificação de Documentos do Arquivo Público do Estado do Paraná
................................................................................................................................................ 105
Figura 16 - Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades Meio do Arquivo
Público do Estado do Paraná ................................................................................................. 106
Figura 17 - Plano de Classificação de Documentos do Arquivo Público do Estado do Rio
Grande do Sul ........................................................................................................................ 107
Figura 18 - Tabela de Temporalidade de Documentos do Arquivo Público do Estado do Rio
Grande do Sul ........................................................................................................................ 108
Figura 19 - Plano de Classificação de Documentos – Atividade Meio – Governo do Estado da
Bahia ..................................................................................................................................... 109
Figura 20 - Tabela de Temporalidade – Atividade Meio – Governo do Estado da Bahia .... 110
Figura 21 - Plano de Classificação de Documentos do Estado de Mato Grosso do Sul ....... 111
Figura 22 - Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de
Mato Grosso do Sul ............................................................................................................... 112
Figura 23 - Plano de Classificação de Documentos do Arquivo Público do Estado de São
Paulo ...................................................................................................................................... 113
Figura 24 - Tabela de Temporalidade do Arquivo Público do Estado de São Paulo ........... 114
Figura 25 - Plano de Classificação do Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro ......... 115
Figura 26 - Tabela de Temporalidade do Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro .... 116
Figura 27 - Plano de Classificação do Arquivo Público do Estado de Santa Catarina
................................................................................................................................................ 117
Figura 28 - Tabela de Temporalidade do Arquivo Público do Estado de Santa Catarina .... 118
 LISTA DE QUADROS

Quadro 1 - Conceitos que fundamentam a metodologia de identificação de documentos ..... 46

Quadro 2 - Identificação de Órgão Produtor ........................................................................... 57
Quadro 3 - Ficha de identificação de tipologia documental ................................................... 58
Quadro 4 - Plano de Classificação Funcional ......................................................................... 60
Quadro 5 - Tabela de Temporalidade de Documentos ........................................................... 62
Quadro 6 - Inventário Parcial do Fundo .................................................................................. 63
Quadro 7 - Instrumentos de gestão de documentos nos Arquivos Públicos Estaduais do Brasil
.................................................................................................................................................. 76
Quadro 8 - Levantamento dos instrumento de gestão de documentos nos Arquivos Públicos
Estaduais ................................................................................................................................. 77
Quadro 9 - Prática Profissional: conceitos que fundamentam a gestão de documentos ......... 80
Quadro 10 - Identificação de documentos nos Arquivos Públicos Estaduais do Brasil ....... 119
 LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS

APEES - Arquivo Público do Estado Espírito Santo

APERJ - Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro

CDD - Código de Classificação Decimal

CAPES - Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior

CIA - Conselho Internacional de Arquivos

CODEARQ - Cadastro Nacional de Entidades Custodiadoras de Acervos

Arquivísticos

CONARQ - Conselho Nacional de Arquivos

CPAD - Comissão Permanente de Avaliação de Documentos de Arquivo

GIFE - Grupo de Identificação de Fundos Externos

GIFI - Grupos de Identificação de Fundos Internos

MAST - Museu de Astronomia e Ciências Afins

MGD - Manual de Gestão de Documentos

PB - Paraíba

PCD - Plano de Classificação Documental

PGD-RJ - Programa de Gestão de Documentos do Governo do Estado do Rio de

Janeiro

RAMP - Programa para a gestão de Documentos e Arquivos

REPARQ - Reunião Brasileira de Ensino e Pesquisa em Arquivologia

TO - Tocantins

TTD - Tabela de Temporalidade Documental

UFES - Universidade Federal do Espírito Santo

UFPB - Universidade Federal da Paraíba

UNESCO - Organização das Nações Unidas para a Educação, Ciência e Cultura

URL - Uniform Resource Locator

 SUMÁRIO

1 INTRODUÇÃO ................................................................................................................................ 16

2 METODOLOGIA ............................................................................................................................ 24

2.1 Coleta de Dados ......................................................................................................................... 25

2.2 Sistematização dos dados .......................................................................................................... 25

2.3 Análise dos dados ...................................................................................................................... 26

3 DIPLOMÁTICA, O PRELÚDIO NECESSÁRIO À ARQUIVOLOGIA ................................... 27

3.1 Diplomática: abordagens e perspectivas ................................................................................. 27

3.3 Documentos de arquivo, tipo e série documental: identificação nos parâmetros da tipologia
documental ....................................................................................................................................... 40

4 IDENTIFICAÇÃO ARQUIVÍSTICA: ESTUDO DO ÓRGÃO PRODUTOR E DA

TIPOLOGIA DOCUMENTAL ......................................................................................................... 50

4.1 Breve histórico do termo e conceito da identificação ............................................................. 50

4.2. Objetos de estudos e metodologia da identificação ............................................................... 56

4.3 Identificação, Classificação e Avaliação na Gestão de Documentos. .................................... 66

5 GESTÃO DE DOCUMENTOS: ABORDAGENS TEÓRICAS E PRÁTICAS ......................... 71

5.1 Breve histórico do termo e conceito de gestão de documentos .............................................. 71

5.2 A identificação de documentos e o agrupamento de séries documentais nas práticas de

gestão de documentos do Arquivo Nacional e dos Arquivos Públicos Estaduais brasileiros ... 75

5.2.1 Arquivo Nacional do Brasil ............................................................................................... 87

5.2.2 Arquivo Público do Distrito Federal .................................................................................... 93

5.2.3 Arquivo Público de Mato Grosso ......................................................................................... 95

5.2.4 Arquivo Público do Estado do Espírito Santo ...................................................................... 98

5.2.5 Arquivo Público Mineiro ................................................................................................... 101

5.2.6 Arquivo Público do Estado do Paraná................................................................................ 106

5.2.7 Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul ............................................................. 108

5.2.8 Arquivo Público do Estado da Bahia ................................................................................. 110

5.2.9 Arquivo Público Estadual do Mato Grosso do Sul............................................................. 112

5.2.10 Arquivo Público do Estado de São Paulo ......................................................................... 115

5.2.11 Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro ................................................................. 117

 5.2.12 Arquivo Público do Estado de Santa Catarina ................................................................. 119

6 CONSIDERAÇÕES FINAIS ........................................................................................................ 121

RFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ............................................................................................... 125

 16

1 INTRODUÇÃO

Esta pesquisa aborda a identificação de documentos de arquivo e os princípios

adotados para a denominação e agrupamento da série documental no âmbito dos instrumentos
de gestão de documentos do Arquivo Nacional e Arquivos Públicos Estaduais do Brasil. O
presente trabalho foi realizado com apoio da CAPES, no âmbito da Linha 2: Fluxos e
Mediações Sociotécnicas da Informação, do Programa de Pós-graduação em Ciência da
Informação da Universidade Federal Fluminense, PPGCI/UFF. Integra a produção científica
do Grupo de Pesquisa Gênese Documental Arquivística, UFF/CNPq.
A identificação é um tema que desperta meu interesse no âmbito profissional, no
ensino e na pesquisa científica, desde quando fui aluno de graduação em Arquivologia na
Universidade Federal do Espírito Santo, UFES. Ao ingressar no mercado de trabalho como
profissional de arquivo encontrei dificuldades para compreender o que era o documento de
arquivo, pois não possuía um parâmetro para identificá-lo e denominá-lo corretamente a fim
de realizar o tratamento técnico arquivístico. Ao mesmo tempo em que o currículo da
graduação não oferecia os conhecimentos de Diplomática e Tipologia Documental, que hoje
considero imprescindíveis para a análise da gênese do documento de arquivo e fixação da
série documental, pois fornecem uma base segura para reconhecê-lo e para realizar a gestão
de documentos ou tratá-lo na fase de acumulação.
Minha percepção quanto à importância da Diplomática e Tipologia Documental, deu-
se a partir das conferências proferidas por Heloísa Liberalli Bellotto e Ana Célia Rodrigues,
no III Congresso Brasileiro de Paleografia e Diplomática realizado no Arquivo Nacional, RJ,
em 2015. Participar deste congresso foi essencial para que eu pudesse perceber que a
Diplomática e a Tipologia Documental eram abordadas no âmbito da pesquisa de pós-
graduação.
Após este congresso, recebi um convite para realizar o levantamento de dados sobre o
ensino da Diplomática nos cursos de Arquivologia e a pesquisa no âmbito da pós-graduação
no Brasil, para fundamentar a conferência de Ana Célia Rodrigues (2015): “A Diplomática
Contemporânea: sua interface com o Ensino e a Pesquisa em Arquivologia”, proferida na IV
Reunião Brasileira de Ensino e Pesquisa em Arquivologia, REPARQ, realizada na
Universidade Federal da Paraíba, UFPB, em 2015. Compartilhamos preocupações, que trago
desde a graduação em Arquivologia, pois percebo que a ausência das disciplinas que tratam
sobre a Diplomática e Tipologia Documental é um problema comum enfrentado por alunos
dos cursos de graduação em Arquivologia no Brasil.
 17

Ana Célia Rodrigues (2015) aponta percepções sobre o cenário observado, ressaltando
que:

[...] os currículos dos cursos de Arquivologia são muito diferentes, visto que
não existe um padrão a ser seguido', contexto no qual coloca a seguinte
reflexão: 'será que nossos cursos de Arquivologia formam distintos
profissionais arquivistas, tendo em vista esta diferença do ensino da
Diplomática, explicita nas matrizes curriculares?'. [...] este levantamento de
dados, embora preliminar, permite concluir que 'as disciplinas ofertadas
referentes à Diplomática e/ou Tipologia Documental estão inseridas nos
currículos dos cursos de Arquivologia por influência da especialização e
campo de atuação dos docentes que as ministram, fato que se reflete na pós-
graduação, onde é possível perceber que não há um número considerável de
teses e dissertações sobre estes assuntos, visto que a quantidade de docentes
para orientar pesquisas que abordam esses temas, é escassa (RODRIGUES,
2015, p. 63-64, 66-67).

Outro marco importante para o desenvolvimento desta dissertação foi o estágio que
realizei na Divisão de Gestão de Documentos do Arquivo Público do Estado do Rio de
Janeiro, APERJ, que significou uma experiência essencial, pois foi onde tive contato com o
Sistema de Identificação de Tipologia Documental, do Programa de Gestão de Documentos
do Governo do Estado do Rio de Janeiro, PGD-RJ. Este sistema permite a identificação da
Tipologia Documental, para agrupar séries documentais tipológicas e realizar o tratamento
técnico arquivístico. O PGD-RJ, sendo um laboratório de pesquisa, acentuou minhas
inquietações sobre o documento de arquivo, ressaltando a importância de estudar sua gênese
para nomeá-lo corretamente a fim de implantar a gestão de documentos, observando a
pertinência de aplicar a metodologia da identificação com base na Tipologia Documental
como uma etapa preliminar e necessária para o planejamento da produção documental,
classificação e avaliação de documentos de arquivo.
A qualidade dos resultados obtidos a partir da elaboração dos instrumentos
arquivísticos de gestão de documentos, fundamentados nos estudos de Tipologia Documental
no contexto da identificação arquivística, forneceu parâmetros para pensar que a aplicação
prática necessita do rigor científico para a execução do trabalho arquivístico.
Na excelente oportunidade que tive de ser bolsista do Programa de Capacitação
Institucional no Museu de Astronomia e Ciências Afins, MAST, de 2015 a 2017, sendo
orientado por Maria Celina Soares de Mello e Silva, no âmbito do projeto “Identificação de
Tipologia Documental em Arquivos Pessoais de Cientistas” foi possível realizar práticas de
identificação de documentos fundamentada na Tipologia Documental, de acordo com o plano
de trabalho: “A ornitologia brasileira no arquivo Helmut Sick: identificação de documentos
 18

por meio de estudo tipológico”. Como resultado, elaboramos artigos científicos que discutem
questões teóricas e compartilham as experiências do trabalho arquivístico desenvolvido no
MAST1.
No âmbito dos estágios docência nas disciplinas Diplomática I e Avaliação de
Documentos, com a professora Ana Célia Rodrigues, e Gestão de Documentos II e
Classificação em Arquivos, com a professora Clarissa Schimdt, percebi o quão necessário é
possuir o referencial teórico seguro, para a prática profissional, que permita ao arquivista
identificar e tratar o seu objeto de estudo, o documento de arquivo.
O documento de arquivo, sempre esteve no centro dos debates teóricos e profissionais
da área. O seu caráter orgânico, assim como as características que o tornam exclusivo em seu
contexto de produção, instigam a refletir sobre uma metodologia segura que permita
reconhecê-lo como prova da ação que lhe deu origem.
Por definição, de acordo com o Dicionário de Terminologia Arquivística, publicado
pela Associação de Arquivistas de São Paulo, os documentos de arquivo “independente do
suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas,
públicas ou privadas” (CAMARGO; BELLOTTO, 1996, p. 41).
Neste sentido, na tradição arquivística brasileira, os documentos de arquivo
identificados nos parâmetros da Diplomática são reconhecidos pela espécie documental, que é
“a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das
informações nele contidas” (CAMARGO; BELLOTTO, 1996 p. 46), e pelo tipo documental,
por definição, a “configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a
atividade que a gerou” com o objetivo de reunir a série documental, portanto “a sequência
seriada de unidades de um mesmo tipo documental” (CAMARGO; BELLOTTO, 1996, p.80).
E, de forma coerente, a série é a “sequência de unidades de um mesmo tipo documental”
(CAMARGO; BELLOTTO, 1996 p. 47).
Já para o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, publicado pelo Arquivo
Nacional, a série é definida como a “subdivisão do quadro de arranjo que corresponde a uma
sequência de documentos relativos a uma mesma função, atividade, tipo documental ou

1
Disponível em:
<http://site.mast.br/hotsite_anais_ivspct_2/pdf_03/33%20%2034%20IVSPCT%20_FABEN&SILVA_%20-
%20Texto%20completo%20_2_.pdf>. Acesso em: 22 jul 2018.

Disponível em: <http://www.arquivoestado.sp.gov.br/revista_do_arquivo/04/artigo_09.php>. Acesso em: 22 jul

2018.
 19

assunto” (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 153). Esta definição mostra uma discrepância,
pois este conceito assume o agravante de colocar no mesmo nível, sem diferenciá-los, tipos
documentais, espécies, assuntos e elementos estruturais e/ou funcionais do órgão produtor. Da
mesma forma que este dicionário, elaborado pelo Arquivo Nacional do Brasil, define o tipo
documental como uma “divisão de espécie documental” (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p.
162).
Tais problemas conceituais observados são nucleares para o debate arquivístico, pois
interferem no próprio entendimento do que é o documento de arquivo, como denominá-lo e
de que modo ocorre o agrupamento por série documental.
A metodologia adotada pelo Arquivo Nacional, a partir da concepção dos conceitos do
Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, identifica o documento de arquivo
genericamente por assunto, porém estudos fundamentados na Diplomática e Tipologia
Documental reconhecem o documento de arquivo pela ação que determina sua produção.
Desta forma, infere-se que a escolha de determinados conceitos compromete o
desenvolvimento do tratamento técnico arquivístico e, portanto, seus resultados.
Perspectivas abertas nos estudos desenvolvidos por Rodrigues (2003; 2008), destacam
a importância da identificação do documento de arquivo realizada nos parâmetros da
Diplomática e Tipologia Documental para a gestão de documentos e tratamento de
documentos acumulados, conhecimento considerado base para a formação profissional do
arquivista.

Disto decorre a necessidade de um parâmetro científico para identificá-lo,

conhecimento que permite ao arquivista chegar à essência do documento,
para denominá-lo e defini-lo como próprio de arquivo e, portanto, planejar
adequadamente seu tratamento documental, em qualquer situação que se
apresente ao longo do ciclo vital (RODRIGUES, 2008, p. 133).

Identificar o documento de arquivo com base em sua Tipologia Documental

pressupõe que ele é produto de uma atividade específica e que foi produzido dentro de um
contexto. Desta forma, por ser produto de uma ação é possível compreender sua natureza
probatória, evidenciada pelo tipo documental. A organicidade, qualidade exclusiva dos
documentos de arquivo, é revelada pela Tipologia Documental, quando a ação que deu origem
ao documento é vinculada à atividade e/ou função que o produziu.
A identificação de tipologia documental, etapa de estudo da gênese do documento de
arquivo no contexto da identificação arquivística, permite estabilidade para atribuir nomes aos
documentos de arquivo (FABEN; RODRIGUES, 2017a). Além disso, possibilita identificá-
 20

los corretamente nos parâmetros da Diplomática e Tipologia Documental, para realizar as

funções de classificação e avaliação de documentos.
Da discussão sobre o conceito de documento de arquivo e um parâmetro para
reconhecê-lo e agrupá-lo, decorre o necessário debate sobre o conceito de série documental,
nuclear para a Arquivologia. Sobre este conceito não há consenso na literatura da área e por
isso se considera relevante somar esforços para a reflexão deste tema neste trabalho.
Estudar a série documental é imprescindível, pois ao adotar a Tipologia Documental
como metodologia para reconhecer o documento de arquivo pela ação que lhe deu origem e
agrupá-los utilizando este princípio, sobre a série tipológica recairá toda a proposta de
tratamento técnico arquivístico. Mas, se, genericamente, considerarmos a série como uma
sequência de documentos sobre o mesmo assunto, a identificação, classificação e avaliação
dos documentos incidirão sobre os temas que estão nos documentos de arquivo, e não sobre as
ações que os fizeram existir.
O reconhecimento de documentos de arquivo pelo assunto de que tratam compromete
a transparência e a qualidade dos serviços arquivísticos. Se não sabemos quais são os
documentos de arquivo, por quem foram produzidos e qual o motivo de sua produção, não
temos informações suficientes sobre sua natureza probatória.
Ao observar diferentes definições nos dicionários percebe-se uma disparidade de
critérios ao definir procedimentos para identificar e agrupar os documentos de arquivo ao
elaborar instrumentos arquivísticos de gestão de documentos no âmbito profissional, questão
que se observa especificamente no Arquivo Nacional e Arquivos Públicos Estaduais
brasileiros.
A importância desta questão foi ressaltada por Ana Maria de Almeida Camargo, no
seminário “Dar nome aos documentos: da teoria à prática”, ao apresentar a seguinte reflexão:

A nomeação adequada dos documentos, para fins de organização e descrição

dos arquivos, tem sido bastante negligenciada. Na medida em que a própria
disciplina arquivística se fundamenta nas práticas administrativas dos
organismos públicos, em que predominam as ações sequenciais e seu
correlato documental - os processos -, observa-se entre nós um curioso
fenômeno: muitos profissionais se eximem de identificá-los, na suposição de
que, sendo todos da mesma espécie, basta reconhecê-los pela função que
cumprem ou pelo assunto de que tratam. É o que se observa na maioria das
tabelas de temporalidade vigentes e também, por razões diversas, nos
instrumentos de pesquisa que, seguindo à risca normas feitas à imagem e
semelhança do que se pratica com livros, registram o 'título' do documento
(CAMARGO, 2015, p.14).
 21

O exemplo posto acima é reflexo do que acontece em alguns Arquivos Públicos

Estaduais do Brasil, tendo em vista que o Arquivo Nacional (2001), influenciou a gestão de
documentos daquelas instituições, no momento em que publicou, conforme a Resolução nº 14
do Conselho Nacional de Arquivos, CONARQ, dois instrumentos de gestão de documentos:
Código de Classificação de Documentos de Arquivo e Tabela Básica de Temporalidade e
Destinação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-meio da Administração
Pública Federal.
A metodologia de gestão de documentos elaborada pelo Arquivo Nacional, que tem
como princípio metodológico o Código de Classificação Decimal, é imposta às instituições
pertencentes ao Poder Executivo Federal. Porém, conforme serão apontadas no decorrer deste
trabalho, é interessante destacar que, existem instituições que possuem autonomia de gestão
administrativa, como é o caso dos Arquivos Públicos Estaduais brasileiros, campo empírico
desta investigação, utilizam a metodologia do Arquivo Nacional, e “reconhecem os
documentos pelos assuntos de que tratam” (MANUAL..., 2014, p. 33-34).
Ana Célia Rodrigues (2008), preocupada com as questões relacionadas à padronização
do reconhecimento dos documentos de arquivo, constata que:

No Brasil a profusão de modelos e parâmetros conceituais usados para

identificar documentos de arquivos e para planejar a gestão documental,
explica-se pela ausência de preocupações quanto à padronização, questão
que não vem sendo priorizada pela área. Esta situação se agrava diante da
necessidade de padrões para reconhecer e denominar o documento de
arquivo (RODRIGUES, 2008, p.233).

Reconhecer o documento de arquivo genericamente por assunto compromete o rigor

científico da prática em Arquivologia, pois os vínculos de proveniência e organicidade não
são respeitados. Além disso, a classificação torna-se ambígua e subjetiva. Há opacidade nas
informações, na medida em que o documento de arquivo não é nomeado corretamente. No
que se refere à tabela de temporalidade, o prazo de guarda é estabelecido em níveis acima do
tipo documental, o que traz problemas, interferindo consequentemente nos prazos para
eliminação e guarda permanente.

Por esta razão, os documentos de arquivo não devem ser reconhecidos pelo
assunto, mas pela ação que determinou sua produção em determinado
contexto. O tipo documental, denominação dada ao documento de arquivo,
sintetiza esta perspectiva. A necessidade de identificar documentos em seu
contexto de produção conduz a área à reflexão sobre a identificação como
processo arquivístico e seus instrumentos, somam-se às discussões sobre a
 22

posição que ocupa no contexto das metodologias arquivísticas

(RODRIGUES, 2010, p. 187-188).

Faben e Rodrigues (2017b), ao analisarem a identificação de documentos no contexto

ibero-americano, permitem afirmar que os processos de identificação não foram
suficientemente estudados e, sobretudo, os parâmetros conceituais que fundamentam esta
tarefa no âmbito das práticas em Arquivologia.
Como desdobramento destas investigações, constatou-se a necessidade de aprofundar
os estudos sobre os processos de identificação de documentos desenvolvidos através das
práticas profissionais em Arquivologia desenvolvidas no Brasil.
Neste cenário, levantamos as seguintes questões: como a identificação de documentos
é realizada no contexto arquivístico brasileiro, especificamente no âmbito da gestão de
documentos desenvolvida pelo Arquivo Nacional e pelos Arquivos Públicos estaduais do
Brasil? Quais os parâmetros usados para reconhecer os documentos e denominar as séries
documentais que integram os instrumentos de gestão de documentos?
Tendo em vista a dimensão continental do Brasil e que seus estados possuem
autonomia para utilizar determinados conceitos, prerrogativa assegurada pela autonomia
político-administrativa conferida pela Constituição de 1988, que irão interferir diretamente na
metodologia utilizada para tratar os documentos de arquivo, vamos analisar os planos de
classificação e as tabelas de temporalidades documentais, publicadas e disponíveis online,
pelos Arquivos Públicos Estaduais brasileiros e também pelo Arquivo Nacional do Brasil.
Esta pesquisa tem por objetivo geral: analisar os parâmetros que fundamentam a
identificação de documentos no âmbito da gestão de documentos desenvolvida pelo Arquivo
Nacional e Arquivos Públicos Estaduais do Brasil.
Para alcançar este fim, especificamente, pretende-se:
 Apresentar os fundamentos teóricos e metodológicos da Diplomática e Tipologia
Documental para identificar os documentos de arquivo no contexto da identificação
arquivística;
 Descrever os conceitos que fundamentam a identificação de documentos nas práticas
profissionais de gestão de documentos desenvolvidas pelo Arquivo Nacional e pelos
Arquivos Públicos Estaduais do Brasil;
 Analisar a relação da identificação com as funções de classificação e avaliação no
âmbito da gestão de documentos;
 23

 Analisar os modelos e critérios de denominação de documentos de arquivo e séries

documentais e suas implicações nos instrumentos de gestão de documentos (planos de
classificação e tabelas de temporalidade documental), elaborados pelo Arquivo
Nacional e pelos Arquivos Públicos Estaduais do Brasil.
Com a finalidade de alcançar os objetivos propostos, a dissertação está organizada de
acordo com a seguinte estrutura:
O capítulo 1 é introdutório e apresenta os temas e principais conceitos que
fundamentam a pesquisa: identificação, Diplomática, Tipologia Documental, série
documental, documentos de arquivo e gestão de documentos. Apresenta também a
contextualização do problema da pesquisa, os objetivos geral e específicos, a justificativa e a
motivação para o desenvolvimento da dissertação.
O capítulo 2 apresenta a metodologia, bem como os procedimentos metodológicos de
coleta, sistematização e análise dos dados.
O capítulo 3 apresenta os fundamentos teóricos e metodológicos da Diplomática, em
suas perspectivas clássica, e contemporânea, e evidencia sua relação com a arquivística para
os estudos de gênese documental no campo da Tipologia Documental.
O capítulo 4 descreve a origem, o termo, o conceito, os objetos de estudo e a
finalidade da identificação arquivística, assim como os procedimentos metodológicos para o
estudo do órgão produtor e dos tipos documentais. Discute o conceito de documento que
fundamenta os estudos de gênese documental para o agrupamento das séries tipológicas. Trata
dos principais conceitos, métodos e instrumentos que permeiam a gestão de documentos e as
funções arquivísticas de classificação e avaliação no âmbito deste procedimento.
O capítulo 5 apresenta um breve histórico do termo e conceito da gestão de
documentos e também os modelos de gestão de documentos do Arquivo Nacional e Arquivos
Públicos Estaduais do Brasil, assim como os conceitos referentes às práticas profissionais
desenvolvidas para elaborar os instrumentos norteadores que sustentam os instrumentos de
gestão de documentos. Demonstra e analisa os planos de classificação e tabelas de
temporalidade de documentos, bem como propõe alguns pontos de vistas a serem observados
em cada um dos modelos analisados. Esperamos que os resultados sirvam de parâmetros para
as reflexões sobre as necessidades de padronizar a identificação dos nomes dos documentos a
partir da ação que lhes dão origem, critério que não permite interpretações equivocadas.
O Capítulo 6 é conclusivo e sintetiza as considerações finais e reflexões sobre os
resultados obtidos, retomando as questões teóricas abordadas que permitiram a análise dos
dados observados no campo empírico, e apresenta as perspectivas futuras de investigação para
 24

continuação do desenvolvimento da pesquisa. E, por fim, apresentam-se as referências

bibliográficas utilizadas para o desenvolvimento desta dissertação.

2 METODOLOGIA

Do ponto de vista metodológico, esta pesquisa caracteriza-se sendo bibliográfica e

documental, que segundo Braga (2007, p. 25), “tem o objetivo de reunir dados, informações,
padrões, ideias ou hipóteses sobre um problema ou questão de pesquisa com pouco ou
nenhum estudo anterior”.
A autora também afirma que “o planejamento é uma das primeiras e mais
fundamentais etapas da pesquisa científica, pois permite ao pesquisador familiarizar-se com o
tema e ter uma visão mais ampla do seu objeto de estudo” (BRAGA, 2007, p. 17).
A metodologia utilizada, a partir do planejamento, determinará como os dados serão
coletados e analisados para que os resultados da pesquisa sejam alcançados; tem por função
atestar o caráter científico e confere rigor ao estudo realizado.
Nesse sentido, a pesquisa busca sistematizar abordagens teóricas e práticas sobre a
identificação de documentos realizada no contexto arquivístico brasileiro, ao mapear as
experiências de aplicação destes princípios na esfera profissional, para demonstrar como o
Arquivo Nacional e os Arquivos Públicos Estaduais do Brasil reconhecem os documentos de
arquivo e os agrupam em séries documentais no âmbito da gestão de documentos.
Fazem parte do universo desta pesquisa o Arquivo Nacional e os Arquivos Públicos
Estaduais do Brasil. A coleta dos dados foi realizada agosto de 2018 e atualizada em janeiro
de 2019, nos sites institucionais dos Arquivos, onde foi possível obter informações sobre a
identificação de documentos, a partir da análise dos instrumentos de gestão de documentos:
planos de classificação e tabelas de temporalidade documental, publicados pelos Arquivos e
disponíveis online. A sistematização dos dados foi realizada por meio da elaboração de
quadros que serão apresentados adiante.
A pesquisa realizada para justificar o campo empírico permitiu observar nas
informações disponíveis no sitio eletrônico do Conselho Nacional de Arquivos, CONARQ2,
no que diz respeito às entidades custodiadoras de acervos arquivísticos no Brasil, que das 27
unidades federativas do país, 25 possuem Arquivo Público Estadual. Sendo apenas o estado

2
Disponível em: < http://www.conarq.gov.br/o-cadastro.html>. Acesso em: 02 out. 2018.
 25

da Paraíba (PB) e de Tocantins (TO) que não possuem Arquivo Público Estadual registrado
no Cadastro Nacional de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivísticos - CODEARQ.
Os procedimentos metodológicos adotados nesta pesquisa serão apresentados a partir
de métodos específicos que foram utilizados para o desenvolvimento da dissertação e estão
divididos nas etapas a seguir.

2.1 Coleta de Dados

1. Levantamento bibliográfico e revisão de literatura sobre os temas: identificação;

Diplomática e Tipologia Documental; série documental, documentos de arquivo e gestão de
documentos.
Fontes: manuais de Arquivologia; periódicos, teses e dissertações nacionais e internacionais.
2. Levantamento de dados sobre o termo, conceito e metodologia de identificação,
documento de arquivo e série documental nos instrumentos de gestão de documentos do
Arquivo Nacional e Arquivos Públicos Estaduais do Brasil.
Fontes: dicionários de terminologia arquivística; instrumentos de gestão de documentos
(manual de gestão de documentos, plano de classificação e tabela de temporalidade
documental) nos sites institucionais do Arquivo Nacional e dos Arquivos Públicos Estaduais
do Brasil.

2.2 Sistematização dos dados

Elaboração de quadros desenvolvidos para visualização das seguintes informações coletadas:

1. Conceitos que fundamentam a metodologia de identificação de documentos.

Fonte: Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, 2005, e Dicionário de
Terminologia Arquivística, 1996.

2. Arquivos Públicos Estaduais do Brasil que possuem instrumentos de gestão de documentos.

Fontes: Sites institucionais dos Arquivos.

3. Conceitos que fundamentam os instrumentos de gestão de documentos (identificação,

documentos de arquivo e série documental) e como os documentos são nomeados nos
instrumentos.
 26

Fontes: dicionários, manuais e instrumentos de gestão de documentos disponíveis nos sites

institucionais do Arquivo Nacional e Arquivos Públicos Estaduais do Brasil.

2.3 Análise dos dados

A análise bibliográfica tem o intuito de embasar as questões que norteiam os grandes

temas abordados nos fundamentos teóricos da pesquisa.
No campo empírico busca-se mapear as experiências no âmbito profissional,
especificamente nos planos de classificação e tabelas de temporalidade, publicados e
disponíveis online pelos Arquivos Públicos Estaduais do Brasil, a fim de demonstrar como a
área identifica os documentos de arquivo e os agrupam em série documental, destacando
sobre qual critério incide o tratamento técnico arquivístico no âmbito da gestão de
documentos, para classificação e avaliação.
A pesquisa teve início em março de 2017 e foi concluída em janeiro de 2019. No
primeiro ano pautou-se no levantamento, estudo e análise bibliográfica para apresentação dos
principais pressupostos teóricos dos temas abordados. Em seguida, realizou-se o estudo do
campo empírico que possibilitou a caracterização do universo da pesquisa e o alcance da
aplicação dos estudos propostos, que demonstram o estado da arte desta discussão no contexto
brasileiro, a partir da análise da nomeação das séries documentais expressas nos planos de
classificação e nas tabelas de temporalidade documentais, publicadas e disponíveis online
pelos Arquivos Públicos Estaduais do Brasil.
A localização dos dados sobre os instrumentos de gestão de documentos foi realizada
nos sites institucionais dos Arquivos Públicos Estaduais do Brasil.
É necessário esclarecer que a não localização das informações, sobre os instrumentos
de gestão de documentos que fazem parte do campo empírico desta dissertação não impõe a
conclusão de que eles não existam. Mas corrobora no entendimento de que não foram
elaborados ou apenas não estão disponibilizados nos sítes institucionais dos Arquivos.
Quando não foi possível essa localização, recorremos ao site do CONARQ, no
Cadastro Nacional de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivísticos, CODEARQ3, para
consultar informações referentes aos Arquivos Estaduais.

3
Disponível em: <http://www.conarq.gov.br/o-cadastro.html>
 27

A página do CODEARQ apresenta um formulário cadastral, e oferece as seguintes

informações: código; nome da instituição; endereço; cidade; estado; cep; telefone; e-mail;
URL; ano de criação; vinculação administrativa; missão institucional; caracterização do
acervo; condições de acesso aos documentos; dia e horário de atendimento e serviços de
reprodução.
Na medida em que não localizávamos o endereço eletrônico, verificávamos a
vinculação administrativa ao qual o arquivo estava submetido para pesquisar na página do
órgão na internet com o objetivo de localizar informações sobre os instrumentos de gestão de
documentos publicados e disponíveis online pelos Arquivos Públicos Estaduais.
Ainda assim, depois destas investidas, caso não localizado o site das instituições
arquivísticas, recorremos aos sites de buscas com a finalidade de encontrar vestígios sobre os
sites dos arquivos e, também, sobre os temas analisados.
Assim que os sites institucionais dos arquivos foram localizados, foi realizado o
levantamento de informações sobre a gestão de documentos, plano de classificação de
documentos e tabela de temporalidade de documentos. A partir da localização dos
instrumentos básicos da gestão de documentos, analisamos como os Arquivos Públicos
Estaduais do Brasil identificam e tratam os documentos de arquivo.

3 DIPLOMÁTICA, O PRELÚDIO NECESSÁRIO À ARQUIVOLOGIA

Este capítulo aborda o surgimento da Diplomática, bem como apresenta seus

fundamentos teóricos e metodológicos, nas perspectivas clássica, moderna e contemporânea.
Além disso, evidencia sua relação com a Arquivologia para os estudos Tipológicos. Discute
os conceitos que fundamentam a identificação nos parâmetros da Diplomática e Tipologia
Documental.

3.1 Diplomática: abordagens e perspectivas

Luciana Duranti, professora de Arquivística na Escola de Biblioteca, Arquivos e

Estudos da Informação da Universidade de British Columbia, ao publicar em 1989, uma série
de artigos em seis partes, intitulada Diplomatics: new uses for a old science, no periódico
arquivístico canadense Archivaria, no qual, influenciada pelas ideias dos arquivistas italianos
Giorgio Cencetti e Paola Carucci, e refletindo seus estudos comparativos entre os documentos
 28

medievais e os documentos contemporâneos, a autora propõe novos usos para a Diplomática,

a partir da aplicação aos documentos de qualquer natureza, “afirmando desta forma o
potencial da Diplomática para a identificação, avaliação, controle e comunicação de
documentos arquivísticos” (DURANTI, 1989, p. 7).
Ao citar o arquivista, paleógrafo e diplomatista italiano, Giorgio Cencetti (1985, p.
285), Luciana Duranti define a Diplomática como:
Um estudo que analisa a gênese do documento, sua constituição interna e
transmissão, assim como a sua relação com os fatos representados neles e
com seus criadores. Assim, tem para o arquivista, além de um valor prático e
técnico inquestionável, um valor formativo fundamental, e constitui um
prelúdio vital para sua disciplina específica, a arquivística (CENCETTI,
1985, p. 285 apud DURANTI, 1989, p. 7).

Paola Carucci (1987, p.11) define a Diplomática como “a disciplina que estuda o
documento único ou, se quisermos, a unidade arquivística elementar, analisando seus aspectos
formais para definir sua natureza jurídica, tanto em relação a sua formação quanto em seus
efeitos”.
Para o professor da École Nationale des Chartes, Bruno Delmas (2015, p. 33), a
Diplomática é a “ciência que estuda os documentos de arquivo propriamente ditos, em sua
condição de documentos a partir de sua elaboração, sua forma e sua transmissão, para julgar
sua autenticidade e considerar seu valor de testemunho e de informação”.
Luciana Duranti (1989, p. 17), esclarece que a Diplomática é a “disciplina que estuda
a gênese, formas e transmissão dos documentos de arquivo e sua relação com os fatos e seus
criadores, a fim de identificar, avaliar e comunicar sua verdadeira natureza”.
Ao discutir sobre os aspectos de autenticidade dos documentos de arquivo, relação
essa que é plenamente explorada no nível teórico pela Diplomática e pela Arquivologia,
Luciana Duranti (1992, p. 47), constata que essa capacidade que é inerente aos documentos de
arquivo, “a de capturar os fatos, suas causas e consequências, e de preservar e estender no
tempo a memória e a evidência desses fatos, deriva da relação especial entre os documentos e
a atividade da qual eles resultam”.
Ao analisar as correntes teóricas que estudam a Diplomática, Ana Célia Rodrigues,
(2008, p.119) contextualiza que “a definição de Diplomática esteve intimamente ligada ao
conceito de documento, o que caracteriza seu objeto de estudo, entendido como peça singular
ou integrante de um conjunto”. Esta concepção é fundamental para explicar as correntes
teóricas que se formaram em torno da Diplomática e sua aproximação com a arquivística.
 29

Para compreender o surgimento da Diplomática, se faz necessário entender

etimologicamente, o surgimento da palavra que lhe deu origem. Sobre este aspecto, Luciana
Duranti, (1989), relata que a palavra Diplomática:

Têm sua raiz no verbo grego diploo que significa "eu dobro" ou "eu dobrei",
que deu origem à palavra diploma, que significa "dobrado" ou "dobrável".
Na antiguidade clássica, a palavra diploma se referia a documentos escritos
em duas tábuas presas com uma dobradiça e chamadas de díptico; e, durante
o período do Império Romano, especificava tipos de documentos emitidos
pelo Imperador ou pelo Senado, como os decretos que conferem privilégios
de cidadania e casamento a soldados que cumpriram seu tempo de serviço.
Com o tempo, o diploma passou a significar um ato emitido por uma
autoridade soberana e foi ampliado para incluir geralmente todos os
documentos emitidos de forma solene (DURANTI, 1989, p. 12, tradução
nossa).

Até o Renascimento apenas eram considerados diplomas aqueles documentos mais

antigos e solenes, “provenientes dos soberanos e grandes senhores, isto é, daquelas
autoridades de primeira ordem que, em função do seu cargo, precisavam organizar as
chancelarias e cúria” (GALENDE DÍAZ; GARCIA RUIPÉREZ, 2003, p. 10).
Sobre isto, Luciana Duranti (1989, p.12) ainda esclarece que o termo Diplomática é
uma adaptação moderna do latim res diplomatica, expressão utilizada por Mabillon, primeiro
autor sobre o assunto para se referir à análise crítica das formas de diplomas.
Na Idade Média, durante o pontificado de Inocêncio III (1198-1216) regulamentou-
se a redação e transcrição dos documentos emanados da chancelaria do Papa. “As disposições
dadas pelo pontífice para a sua chancelaria e a aplicação estrita das mesmas formas, fazem
com que ele possa ser considerado o iniciador da crítica Diplomática” (GALENDE DÍAZ;
GARCIA RUIPÉREZ, 2003, p. 10).
Sobre a origem e o desenvolvimento da Diplomática e Paleografia, Luciana Duranti,
(1989, p.12), elucida que ambas nasceram como ciências surgindo da necessidade de analisar
criticamente documentos considerados forjados.

O problema de distinguir documentos genuínos de falsificações estava

presente nos primeiros períodos da documentação, mas até o sexto século
nenhuma tentativa foi feita para elaborar critérios para a acusação de
falsificações. Até mesmo os legisladores não demonstraram interesse na
questão, basicamente por causa do princípio legal comumente aceito no
mundo antigo de que a autenticidade não era um caráter intrínseco dos
documentos, mas sim concedida a eles pelo fato de sua preservação em um
lugar designado: um templo, tesouro público ou arquivos. Este princípio era
vulnerável. Eventualmente, as pessoas começaram a apresentar falsificações
 30

em escritórios de registros designados para lhes dar autenticidade. Portanto,

regras práticas para reconhecê-las foram introduzidas no código civil de
Justiniano (Corpus iuris civilis) e, posteriormente, em vários Decretales
papal. Essas regras referiam-se apenas às formas externas de documentos
criados por chancelarias imperiais e papais, isto é, a documentos
contemporâneos às leis, não a documentos de séculos anteriores, que eram
frequentemente usados pelas autoridades para apoiar reivindicações políticas
ou religiosas (DURANTI, 1989, p. 12, tradução nossa).

A Diplomática surgiu ligada ao direito patrimonial, desenvolvendo um estudo

sistematizado do documento escrito para provar a autenticidade de títulos de terras da Igreja,
“com a meta final de averiguar a realidade dos direitos ou a veracidade dos fatos neles
representados” (DURANTI, 1995, p. 22).
No século XVII as guerras diplomáticas travadas dentro da Igreja Católica pelos
Bolandistas e Dominicanos deram nascimento a um grande número de disciplinas técnicas
que tendiam a determinar a autenticidade dos documentos históricos, entre elas a Paleografia,
a Sigilografia e a Diplomática. (MACNEIL, 2000, p. 20).
Em 1643, os Bolandistas começaram a publicar os primeiros volumes de uma obra
colossal, a Acta Sanctorum, na qual os testemunhos relacionados à vida de santos solteiros
foram avaliados com o propósito de separar os fatos da lenda (DURANTI, 1989, p. 13).

Se o ímpeto para articular um método de provar a autenticidade dos

documentos veio de conflitos doutrinários da Reforma e da Contra-Reforma,
isto é, a partir de uma necessidade prática, o desenvolvimento da disciplina
logo que assim criada subiu acima da disputa religiosa. Enquanto os
documentos eram considerados exclusivamente como armas legais para
controvérsias políticas e religiosas ou em disputas perante os tribunais, a
metodologia da crítica textual era de natureza utilitária e, portanto, encarada
como suspeita; mas quando os estudiosos começaram a olhar documentos
como evidências históricas, a diplomática e a paleografia adquiriram um
caráter científico e objetivo (DURANTI, 1989, p. 13, tradução nossa).

A professora da Universidade de Toronto, Heather MacNeil, (2000), explica que a

publicação do segundo volume do Acta Santorum pelos Bolandistas, sobre a vida dos santos,
questionava a autenticidade dos documentos gerados pela ordem beneditina, colocando sobre
dúvida a própria ordem religiosa. A obra continha um ensaio introdutório de Daniel
Papenbroeck que esboçava critérios gerais para estabelecer a autenticidade dos diplomas
(doações, privilégios) Merovíngios e outros documentos da França antes do ano 1000. Com
esses critérios Papenbroeck desonrou os diplomas Merovíngios, os quais estavam, em sua
maioria, preservados no Mosteiro Beneditino de Saint-Denis.
Sobre esses fatos, Luciana Duranti (1989) afirma que:
 31

Seu segundo volume apareceu em 1675 com uma introdução escrita por
Daniel Van Papenbroeck, na qual os princípios gerais para estabelecer a
autenticidade de antigos pergaminhos foram rigorosamente enunciados. No
entanto, aplicando esses princípios aos diplomas dos reis francos,
Papenbroeck declarou erroneamente que um diploma de Dagoberto I era
uma falsificação e, ao fazê-lo, desacreditou todos os diplomas merovíngios,
a maioria dos quais foram preservados no mosteiro beneditino de Saint-
Denis. Dom Jean Mabillon, beneditino da Congregação de Saint-Maur, que
havia sido chamado do mosteiro de Saint-Denis para a abadia de Saint-
Germain-des-Pres para publicar a vida dos santos beneditinos, respondeu a
acusação de Papenbroeck seis anos depois, em 1681, em um tratado de seis
partes, De Re Diplomática Libri VI, que estabeleceu as regras fundamentais
da crítica textual (DURANTI, 1989, p. 13, tradução nossa).

Esta acepção aceita pelos historiadores e juristas dos séculos XVI e XVII foi
consagrada por Jean Mabillon, como resposta ao tratado de Papenbroeck e publicado em
1681, estabelecia o método da crítica textual, instituindo a ciência da Diplomática e
Paleografia.

A publicação do trabalho de Mabillon marca a data de nascimento da

diplomática e da paleografia. Mabillon subdividiu um grupo de cerca de
duzentos documentos em categorias amplas e examinou todos os diferentes
aspectos que poderiam ser analisados: material, tinta, linguagem, escrita,
pontuação, abreviaturas, fórmulas, assinaturas, selos, sinais especiais, notas
de chancelaria e assim por diante. Se cinco partes do tratado contêm
principalmente críticas diplomáticas, uma parte inteira é dedicada à análise
do roteiro e pode ser considerada o primeiro tratado sobre paleografia. No
entanto, a ciência que estuda as escritas antigas ainda não tinha nome; o
termo paleografia foi cunhado por outro beneditino, Dom Bernard de
Montfauçon, que publicou Palaeographia graeca, sive de ortu et progressu
literarum em 1708, mas o estudo sistemático de tipos de escrita foi iniciado
por Mabillon (DURANTI, 1989, p. 13, tradução nossa).

A partir deste relato inicial, é possível perceber que Mabillon é quem efetua a
primeira sistematização rigorosa sobre a autenticidade dos documentos de arquivo. A sua
metodologia foi usada para comparar documentos de épocas diferentes, assim, analisou a
estrutura formal e verificou o que tinham em comum, para estabelecer os critérios de
autenticidade. Os resultados obtidos neste estudo passaram a se configurar como os
pressupostos teóricos da Diplomática (RODRIGUES, 2008, p.122).
Segundo Bruno Delmas (2015, p.34), em meados do século XVIII, o método
diplomático foi alargado por dois beneditinos:
 32

Dom Tassin e dom Toustain, estendem o método diplomático aos atos

oficiais e, sucessivamente, a todos os documentos das instituições da Idade
Média, não mais como objetivo de prova jurídica, mas tanto de erudição
histórica, quanto de uma Diplomática prática de classificação, de
conservação e de inventário. Passamos assim da crítica de atos reais
autênticos para o reconhecimento da presunção de autenticidade dos
documentos administrativos (DELMAS, 2015, p. 34).

O professor da Universidade de Sevilha, Manuel Romero Tallafigo, (1994, p. 18)

apresentando uma perspectiva jurídica, define a Diplomática como a “ciência de aplicação das
regras a que estão submetidas a redação e representação dos documentos”.
Para Georges Tessier (1952 p. 13-15), a Diplomática supõe analisar não só a forma
dos documentos, mas também a busca de uma explicação sobre as circunstâncias de sua
produção. Tessier, ao expandir o conceito de documento, de modo a aplicar os conceitos e
método da Diplomática a qualquer documento que fosse prova de ação, abre novos horizontes
nos estudos diplomáticos.
No momento em que Georges Tessier sugere, em sua definição de Diplomática, que se
trata de "um conhecimento fundamentado das regras formais que se aplicam a documentos
escritos e documentos similares", é evidente que Tessier pretende alargar a área da
Diplomática a quaisquer documentos, eliminando a sua natureza juridicamente válida
(DURANTI, 1989, p. 16).
Nos anos 1960, surge uma nova corrente diplomatista, formada por estudiosos que
ampliam o conceito de documento, assim como o campo de estudos da Diplomática, até então
restrita aos documentos medievais. Robert Henri Bautier, pupilo de Georges Tessier, insiste
em uma renovação da Diplomática, rompendo com a barreira do medievalismo.
A necessidade de ampliar o objeto da Diplomática já havia surgido para aprofundar o
conteúdo e estabelecer um novo método. Bautier, (1961), na aula de abertura da École
Nationale des Chartes, propôs a ampliação do objeto da Diplomática para todos os
documentos de arquivo, sem qualquer distinção de idioma, roteiro, geográfico ou tempo.
Seu novo programa é esboçado a partir do estudo das diversas concepções da
Diplomática elaboradas desde o séc. XVII, de Mabillon até o seu mestre Georges Tessier.
Bautier desenha a nova fronteira da Diplomática convidando os novos pesquisadores a estudar
os papéis administrativos modernos que são parte e trâmite da documentação. Na verdade, os
pressupostos para uma Diplomática mais ampla partiram da escola francesa, representada por
Tessier e Bautier, afirma Luciana Duranti (1998).
 33

Tessier argumenta que a forma de um documento escrito é, portanto, a totalidade de

suas características, que pode ser separada da determinação dos assuntos, pessoas ou lugares
particulares sobre os quais se trata; isto é, “a única a dar razão para a verdadeira natureza dos
atos escritos” (DURANTI, 1989, p. 13).
De acordo com o Georges Tessier (1961), a Diplomática, pode e deve analisar tanto
as tábuas de argila babilônicas quanto o documento administrativo atual, passando pelos
papiros gregos ou documentos japoneses do século XIII e, sem parar na Idade Média, chega
até aos nossos dias atuais (GALENDE DÍAZ; GARCÍA RUIPÉREZ, 2003, p. 18).
Para Bautier e Tessier, “a essência do documento está em sua condição de prova”. O
termo "forma" torna-se a palavra chave na Diplomática, entendendo como tal, não apenas os
caracteres externos do documento, mas também sua disposição material e a ordenação interna
do texto. (GALENDE DÍAZ, GARCÍA RUIPÉREZ, 2003, p.14).
No entanto, o objeto da Diplomática não é qualquer documento escrito, mas apenas o
documento de arquivo, que é um documento criado ou recebido por uma pessoa física ou
jurídica no curso de uma atividade (DURANTI, 1989, p. 15).
O conceito de documentos de arquivo é mais amplo do que o de um documento
diplomático, uma vez que o primeiro inclui não apenas o documento diplomático, mas
também outros que não possuem uma forma juridicamente válida, tais como cartas ou
fotografias.
Ao considerar a Diplomática e a Arquivologia como ciências dos documentos de
arquivo, é legítimo perguntar qual deve ser a esfera específica de interesse de cada uma delas.
A Arquivologia não está preocupada com o documento em si, mas com o agrupamento
de documentos; visa, sobretudo, de forma prática, a conservação dos fundos, a sua
classificação, descrição, disponibilização às partes interessadas, além de definir as doutrinas e
buscar os melhores métodos para alcançar seus objetivos concretos (BAUTIER, 1961, p.
210).
Assim, a Diplomática e a Arquivologia estão intrinsicamente ligadas. Uma não fica
sem a outra: um arquivista dificilmente pode negligenciar o aspecto diplomático dos
documentos com os quais ele lida e o conhecimento diplomático é particularmente essencial
para ele realizar seu trabalho. Da mesma forma que o diplomatista não deve ignorar a
Arquivologia, que, desde o século XVIII, foi definida por alguns como uma “diplomática
prática” (BAUTIER, 1961, p. 211).
 34

A Diplomática está presente desde a concepção do documento. A

Arquivologia vem depois. E a Arquivologia vai servir-se da Diplomática.
Para entendermos essa afirmação, é interessante lembrarmo-nos das palavras
do eminente professor dessa disciplina na École de Chartes nos meados do
século XX, Georges Tessier em seu essencial La Diplomatique, aquele
despretensioso livrinho da coleção Que Sais-je? Que deslumbrava a todos
nós quando nos iniciávamos na matéria. Dizia ele que é para “a Diplomática
que se pede a chave que abrirá esse tesouro (isto é, o conjunto dos
documentos e suas relações sócio-jurídicas) e é a ela que se pede o fio
condutor da orientação dentro desse labirinto (isto é, o cruzamento confuso
de caminhos) (TESSIER, 1951, p. 9 apud BELLOTTO, 2015, p. 7).

Segundo Luciana Duranti, (1989, p. 15) a definição mais precisa de um documento é

fornecida pelo historiador e paleógrafo italiano Cesare Paoli, (1942), onde relata que “um
documento é uma evidência escrita de fato de natureza jurídica, compilada em conformidade
com formulários determinados, que se destina a fornecer com fé e crédito completo” (apud
DURANTI, 1989, p. 15).
Nessa linha de pensamento, Heloisa Liberalli Bellotto, (2014), assegura que a
tentativa italiana de incorporar a Diplomática à Arquivologia não encontrou eco nem nas
escolas nem nas instituições arquivísticas dos outros países da Europa.

Foi só a partir dos anos 50 do século XX, com os consagrados arquivistas e

teóricos da arquivística inglesa e italiana, respectivamente, Hilary Jenkinson
e Giorgio Cencetti, que a moderna diplomática veio a encontrar seu pouso
enriquecedor na arquivística. Seguiram-se, como revalorizadores da
diplomática, já na década de 1980, Nuñez Contreras, Romero Tallafigo,
Antonia Heredia Herrera, Vicenta Cortés Alonso, o Grupo de trabalho de
Arquivistas Municipais de Madrid, todos na Espanha, e as italianas Paola
Carucci e Luciana Duranti, a primeira em Roma e a segunda no Canadá, em
Vancouver (BELLOTTO, 2014 p. 405).

Segundo Rodrigues (2008 p. 130), próximo aos anos 1980, começa a se formar uma
nova geração de estudiosos de Diplomática, que “aplicando os princípios teóricos e
metodológicos da Diplomática à Arquivística, estabeleceram um profícuo diálogo entre as
áreas, contribuindo para a construção teórica em Arquivologia”.
A partir de então surgem novas abordagens teóricas e metodológicas da Diplomática,
ou como preferem assim dizer alguns teóricos, Diplomática Arquivística, Contemporânea ou
Tipologia Documental.
Embora conheçamos estas perspectivas ou abordagens da Diplomática, é preciso
esclarecer, nas palavras de Luciana Duranti “há apenas uma Diplomática que, quando usada
 35

para propósitos de outra disciplina, torna-se uma com ela, assim como um metal em uma liga
metálica” (DURANTI, 1989, p. 24, tradução nossa).
Desta forma é possível inferir que a Diplomática e a Arquivologia estão mutuamente
ligadas ao possuírem um objeto de estudo em comum, os documentos de arquivo.
É possível considerar que a Diplomática, em sua perspectiva clássica, estuda a
estrutura formal dos documentos que possuem validade jurídica como requisito de garantia de
autenticidade. Em sua perspectiva moderna, considera todo documento que seja prova e
resultado de uma ação. E em sua perspectiva contemporânea, denominada Tipologia
Documental por alguns estudiosos, analisa os elementos que manifestam a organicidade
expressa na relação entre os documentos de arquivo e seu contexto de produção.
A partir de 1980 ocorre uma revisão da Diplomática, cujos princípios teóricos e
procedimentos metodológicos passaram a ser utilizados para o estudo da gênese dos
documentos de arquivo, aplicados à elaboração dos instrumentos de gestão de documentos e
ao tratamento de documentos acumulados em arquivos.

É nos anos 80, a partir dos modernos estudos arquivísticos que a diplomática
ressurge, “reinventada”, para alguns, ou “adaptada”, para outros, com o
objetivo de aplicar os princípios teóricos e metodológicos aos documentos
de arquivo, que em seu contexto de produção são por excelência, coletivos.
Uma nova abordagem do uso da metodologia preconizada pela diplomática,
bastante difundida na arquivística nacional e internacional, que deu origem a
um novo campo de estudos, a tipologia documental. As experiências
metodológicas desenvolvidas na Espanha no campo da tipologia documental,
como o de Vicenta Cortés Alonso e o Grupo de Arquivistas Municipais de
Madri para classificar e descrever documentos públicos se tornaram
referência para estes estudos arquivísticos em países latino-americanos
(RODRIGUES, 2008, p. 133).

Antonia Heredia Herrera (1991, p. 61) define a Diplomática como “a ciência que
estuda o documento, sua estrutura, suas cláusulas, para estabelecer as diferentes tipologias e
sua gênese dentro das instituições escriturárias a fim de analisar sua autenticidade”. Posiciona
a Diplomática como ciência auxiliar da Arquivística, dizendo que a Diplomática é um
referencial teórico-metodológico importante para a identificação dos documentos porque
“contém em si todas as informações indispensáveis para a análise, portanto os diplomatistas
não dependem de uma organização prévia do acervo, mas sim a Arquivologia retira desse
método de análise fontes para a realização da classificação ou da avaliação”.
 36

Para Luciana Duranti (1995, p.179), a finalidade desta crítica é “compreender a ação
da qual participa o documento e o documento em si mesmo”. Segundo a autora, os princípios,
conceitos e método da Diplomática:

São universalmente válidos e podem oferecer sistema e objetividade ao

estudo arquivístico das formas documentais. Isto é, uma das mais altas
qualidades científicas. É apropriado para os arquivistas extraírem
diretamente da ciência diplomática original aqueles elementos e ideias que
podem ser usados para seu trabalho e desenvolvidos para que sejam
aplicados às necessidades contemporâneas (DURANTI, 1995, p. 3).

Analisando a Diplomática enquanto ciência que estuda os documentos, Heloísa

Bellotto (2015) destaca que a essência original da diplomática:

Reside na sua viabilidade de contribuir para a averiguação da autenticidade

relativamente aos elementos que compõem a estrutura do documento, em
especial, aos documentos ditos “de fé”, mas não só. Hoje, todo o
instrumental da Diplomática - enriquecido através dos mais de 3 séculos de
sua existência com novas metodologias cada vez mais refinadas e
abrangentes, alcança todo o rico aporte da tecnologia da informação. Esse
instrumental enriquecido habilita-a a alcançar todos os documentos
arquivísticos vindos das mais diferentes proveniências e nos mais variados
suportes. Com isso, a Diplomática estende significativamente seu campo de
ação, não se afastando, entretanto, da sua essência: entender o documento de
dentro para fora, ao contrário da Arquivística, que o entende de fora para
dentro. E é nessa nova extensão que a Diplomática passa a pesar ainda mais
consideravelmente no campo teórico da Arquivística (BELLOTTO, 2015, p.
5).

Rodrigues (2008, p.152), salienta que “no sentido moderno da diplomática os

documentos de arquivo são analisados na direção de seu contexto de produção, nas relações
entre as competências, funções e atividades do produtor e neste sentido, apresentam suas
profundas relações com a Arquivística”.

Por compartilharem de objeto comum – o documento de arquivo – a

diplomática e a arquivística sempre mantiveram um diálogo profícuo, razão
pela qual a discussão sobre o conceito de documento e a metodologia da
análise documental permeia o debate teórico de diplomatistas e arquivistas
no cenário internacional (RODRIGUES, 2008, p.235).

A autora, ao analisar a relação entre a Diplomática e a Arquivística para a construção

do método de identificação de tipologia documental, destaca as contribuições de Luciana
Duranti para esta discussão, e ressalta que “a revisão da disciplina e as ideias por ela
 37

divulgadas, na construção da Diplomática Arquivística, como a denomina, vêm nutrindo o

debate teórico sobre a produção de documentos e orientando as práticas realizadas em
arquivos de todo o mundo” (RODRIGUES 2008, p. 157).
Luciana Duranti (1995, p. 202) ressalta a necessidade de o profissional conhecer bem
o elo que une o documento ao órgão que o produziu, afirmando que “se o arquivo é um todo
constituído por partes e é impossível entender e controlar o todo sem compreender e controlar
suas partes ainda que as mais elementares”.
Discutindo o uso da Diplomática como metodologia de pesquisa para a Arquivologia, a
autora, ainda enfatiza que:

É essencial reconhecer como o conteúdo informativo do fundo arquivístico é

determinado pelas funções de seu criador, como a forma (a organização de
conjuntos de documentos dentro do fundo) é determinada pela estrutura
organizacional dentro da qual se produzem e como a forma e inter-relações
de seus documentos (dentro de cada conjunto) são determinadas pelas
atividades e procedimentos que as geraram (DURANTI, 1995, p. 202).

Para Heloísa Bellotto (2002. p. 25). “Estudos que levem à identificação e à

compreensão plena do lado físico, material, formal (estrutura) e do lado informacional,
funcional e finalístico (substância) são imprescindíveis para o perfeito entendimento da
existência e da função do documento de arquivo”.
A Diplomática, revisitada pela Arquivologia, se preocupa com os documentos de
arquivo dentro do seu contexto de produção e acumulação.

O diplomatista, que frequentemente é também paleógrafo e/ ou Arquivista,

irá primeiro procurar a característica tipológica, a organicidade, a maneira
como o teor está estruturado, a natureza jurídica do conteúdo para daí chegar
à proveniência; já o Arquivista se preocupará primeiro com essa mesma
procedência, para daí partir para identificar a série/tipo e pensará logo em
termos de classificação e avaliação (BELLOTTO, 2015, p. 8).

Sobre os caracteres ou elementos internos, intrínsecos ou substantivos, a autora ainda

argumenta que “eles têm a ver com a própria substância do documento, sua origem e razão de
ser e todos os seus sinais de validade e legitimação. São eles: a proveniência, as
funções/atividades explicitadas no documento, o conteúdo substantivo, a data tópica e a data
cronológica” (BELLOTTO, 2015, p. 10).

Entenda-se aqui por estrutura a soma dos caracteres internos, intermediários

e externos que são justamente os componentes suficientes e necessários para
que se configure um documento. E é isso o que a Diplomática se esforça em
 38

averiguar quando observa os distintos elementos do documento, a sua

estrutura. Se constatada a autenticidade dessa estrutura, o documento estará
realmente habilitado a produzir os efeitos almejados pela sua criação.
Qualquer documento, por simples ou complexo que seja, está
intrinsecamente imbuído de valor primário (a estrita razão pela qual foi
criado). E é notório que esse valor nada tem a ver com a
importância/relevância que a informação que ele contém possa ter para a
sociedade no seio da qual ele foi produzido e na qual vai causar efeito, por
restrito que seja (BELLOTTO, 2015, p. 6).

Para a fixação da tipologia, devem-se buscar as denominações dadas na própria época

em que foram produzidos os documentos, da sua regulamentação e legislação que as fixavam
ou alteravam. “Assim, a delimitação, identificação e fixação dos tipos documentais dependem
da análise e sistematização dos caracteres externos e internos dos documentos”
(MARTINHEIRA, 2006, p.144).
Significa que quem empreende tal análise para entender diplomaticamente esses
documentos precisa investigar o significado de suas formas não apenas no contexto individual
do criador, mas no contexto mais amplo constituído pela doutrina jurídica da sociedade do
criador e de sua manifestação na função de documentação dessa sociedade. Somente nesse
contexto mais amplo é possível entender o significado real dos nomes dos documentos e,
portanto, sua natureza probatória (DURANTI, 1989, p. 11).
Considere que, hoje, tipos de documentos são definidos às vezes em relação à natureza
jurídica da ação que lhe deu origem (sentenças, permissões, concessões e contratos) e às vezes
em relação à sua espécie (cartas, atas, notas e contratos). O estudo da relação entre a natureza
da ação geradora de um documento e a espécie do documento é um objeto específico da
Diplomática, bem como a evolução desse tipo documental com o passar do tempo, “mas é
apenas um azulejo em um mosaico muito complexo, que deve ser reconstruído com a ajuda de
disciplinas auxiliares” (DURANTI, 1989, p. 11, tradução nossa).
De fato, também podemos usar os instrumentos fornecidos pela teoria Diplomática
para analisar documentos que são legalmente baseados em um procedimento, uma rotina ou
um hábito, e no contexto de uma atividade prática (DURANTI, 1989, p. 17).
A Tipologia Documental expressa à natureza probatória dos documentos de arquivo,
informação localizada no dispositivo, elemento da partição Diplomática, em que está
registrada a ação que lhe deram origem.
Heloísa Liberalli Bellotto (2002) distingue os objetos da Diplomática, em sua
perspectiva clássica, a “espécie documental” e em sua perspectiva contemporânea, o “tipo
documental”, e dos métodos de análise Diplomática e tipológica para se chegar à
 39

denominação dos documentos de arquivo e identificar sua gênese, o que permite, por
comparação, chegar ao agrupamento das séries documentais.
A Diplomática explicita os vínculos entre os componentes intelectuais de um
documento e os elementos de uma ação específica.

As análises diplomática e tipológica são aplicações práticas dos estudos

teóricos e metodológicos da Diplomática e da Tipologia Documental, áreas
das ciências documentárias que se concentram, respectivamente, no estudo
formal do documento diplomático, quando considerado individualmente, e
no estudo de suas relações com o contexto orgânico de sua produção e de
atuação dos enunciados do seu conteúdo, quando considerados dentro dos
conjuntos lógicos denominados séries arquivísticas (BELLOTTO, 2002. p.
10).

A Tipologia Documental é a ampliação da Diplomática em direção à gênese

documental, perseguindo a contextualização nas atribuições, competências, funções e
atividades do produtor (BELLOTTO, 2002. p. 19).

Assim, o objeto da Diplomática é a configuração interna do documento, o

estudo jurídico de suas partes e dos seus caracteres para atingir sua
autenticidade, enquanto o objeto da Tipologia, além disso, é estudá-lo
enquanto componente de conjuntos orgânicos, isto é, como integrante da
mesma série documental, advinda da junção de documentos correspondentes
à mesma atividade e nesse sentido, o conjunto homogêneo de atos está
expresso em um conjunto homogêneo de documentos, com uniformidade de
vigência (BELLOTTO, 2002. p. 19).

A autora continua: “enquanto a espécie documental é o objeto da Diplomática, a

Tipologia Documental, representando melhor uma extensão da Diplomática em direção à
Arquivologia, tem por objeto o tipo documental.” (BELLOTTO, 2002. p. 19).

Se o tipo documental é a configuração que assume uma espécie documental

de acordo com a atividade que lhe foi atribuída, sendo a espécie, justamente
a configuração do documento segundo a natureza do documento e a
disposição com que está redigido o seu teor, tudo isso deve ter nomes
(BELLOTTO, 2016, p. 274).

É importante ressaltar que o método de análise tipológica se tornou conhecido pela

Arquivologia brasileira, a partir dos estudos de Heloísa Liberalli Bellotto nos anos 1990. A
autora teoriza sobre o método desenvolvido pelo Grupo de Arquivistas Municipais de Madri
apresentando os fundamentos dos estudos de Tipologia Documental por eles desenvolvidos,
 40

aspecto que não havia sido tratado anteriormente por Vicenta Cortés, em 1986, ao divulgar a
metodologia.
Neste momento, se produz um estreitamento entre a Diplomática e a Arquivologia,
que encontra na construção teórica da identificação um espaço para a reflexão sobre os
estudos de gênese documental e sua pertinência para a normalização da gestão de documentos
e tratamento técnico dos documentos acumulados em arquivos.
A Diplomática é uma disciplina investigativa, que fornece à Arquivologia os
parâmetros metodológicos necessários para identificar a gênese dos documentos de arquivo,
na busca de soluções que superem os desafios impostos para seu reconhecimento, gestão de
documentos, bem como a recuperação e o acesso (RODRIGUES, 2015, p. 69).
O procedimento de identificação parte do conceito de documento, dos elementos que
o constituem, que expressam as atividades e a relação estabelecida com o seu órgão produtor.
“A identidade do documento de arquivo se mostra por meio dos elementos que o integram:
sua estrutura e substância. Estão representadas através de regras, que contêm elementos
intrínsecos e extrínsecos”. Esses caracteres são estudados do ponto de vista da Diplomática e
também da Arquivística (RODRIGUES, 2013a, p.74).
Ao ampliar a discussão sobre os documentos de arquivo e seus vínculos de
proveniência e organicidade no seu contexto de produção, o estudo de identificação
arquivística reflete os princípios e as qualidades dos documentos no conjunto ao qual
pertencem.
Identificar o documento de arquivo é reconhecê-lo dentro do seu contexto de
produção. A Diplomática, base teórica que possibilita analisar a estrutura do documento,
permite esta identificação. A Tipologia Documental vista como uma extensão dos estudos
diplomáticos, tem por finalidade demonstrar a força probatória do documento de arquivo,
quando o reconhece pela ação que lhe deu origem, além disso, expressa a organicidade,
inerente a sua própria gênese.

3.3 Documentos de arquivo, tipo e série documental: identificação nos parâmetros da

tipologia documental

Os documentos de arquivo, por possuírem características singulares, exigem uma

metodologia que seja capaz de reconhecê-los com rigor científico para expressar os vínculos
de proveniência e organicidade inerentes a sua própria gênese. Para que seja possível
 41

compreender a metodologia de identificação do documento de arquivo é esclarecedor partir-se

de sua própria conceituação.
De acordo com Bellotto (2010, p. 161), “a indissolubilidade entre a informação, o
meio documental no qual ela está vinculada, o suporte, a proveniência e, sobretudo, o vínculo
entre os documentos do mesmo contexto genético é um dos pilares para a doutrina
arquivística”.
José Ramón Cruz Mundet, professor de Arquivologia da Universidade Carlos III de
Madrid, explica que:

Os elementos que caracterizam o documento são: o suporte que lhe confere

corporeidade física, e pode ser desde uma tábua de barro até um disco
óptico. A informação que o documento transmite é seu registro, isto é, a
fixação da informação no suporte, seja mediante tinta ou códigos binários
(CRUZ MUNDET, 2012, p. 55-56, tradução nossa).

Um documento de arquivo é um documento mantido por uma instituição, família ou

pessoa como informação ou testemunho de suas atividades, direitos e obrigações.
(BARBADILLO ALONSO, 2007, p. 1). Antonia Heredia Herrera (2011, p.17), afirma ser
óbvio que o documento de arquivo é o nosso objeto de trabalho diário.
Luciana Duranti (1997, p.215), elucida que o conceito de vínculo arquivístico está no
centro da Ciência Arquivologia:

Além de determinar a estrutura dos fundos de arquivo, o vínculo arquivístico

é o principal componente identificador de cada documento, assim vários
documentos idênticos tornam-se distintos depois de adquirirem o vínculo
arquivístico. Porque é esse vínculo que transforma um documento em um
documento de arquivo (DURANTI, 1997, p. 215).

O documento de arquivo só pode ser compreendido completamente em relação aos

demais documentos produzidos em decorrência da mesma função ou atividade em um
determinado contexto. Tem a ver com a rede de relações que cada documento possui com
outros documentos do mesmo conjunto. O vínculo arquivístico surge quando um documento
de arquivo é produzido e assim ligado a outro no cumprimento de uma função ou atividade.

Essa capacidade inerente aos documentos de arquivo de capturar os fatos,

suas causas e consequências, e de preservar e estender no tempo a memória e
a evidência desses fatos, deriva da relação especial entre os documentos e a
atividade da qual eles resultam, relação essa que é lentamente explorada no
nível teórico pela diplomática e no nível prático por leis nacionais [...] Os
documentos estão ligados entre si por um elo que é criado no momento em
que são produzidos ou recebidos, que é determinado pela razão de sua
 42

produção e que é necessário à sua própria existência, à sua capacidade de

cumprir seu objetivo (DURANTI, 1994, p. 50-51).

Essa explicação demonstra uma contribuição significativa da Diplomática para o

pensamento arquivístico, que é a conexão estreita entre os documentos de arquivo e seu
contexto de produção.
Os documentos de arquivo nascem de um processo natural, são produtos das ações e
atividades do seu produtor. Como princípio geral, o documento de arquivo só tem sentindo
dentro de um determinado contexto. “A razão de existir do documento de arquivo é dada
pelas relações estabelecidas entre os documentos e o produtor que lhe deu origem”,
complementa Cruz Mundet (2012, p. 56).
Além disso, contamos ainda com qualidades que os definem, características próprias e
exclusivas ao documento de arquivo que o distingue dos demais documentos. Integram
conjuntos do mesmo contexto de produção/acumulação, são únicos, orgânicos e indivisíveis.
“Eles devem ser o resíduo involuntário e não consciente de uma ação” (DURANTI, 1994, p.
59).
A organicidade é a qualidade segundo a qual os documentos de arquivos refletem as
funções e atividades de quem os produziu, inerente a própria gênese do documento de
arquivo, tem a ver com o seu contexto de produção e acumulação.

Se o princípio da organicidade é a teorização da rede de relações que

guardam entre si os documentos, refletindo as mesmas relações que há entre
a competência, funções e atividades dos documentos produzidos mesma
entidade ou pessoa, a diplomática, já lhe fornece de antemão o seu
instrumental de autenticação, permitindo que se constate essa trama de
dispositivos legais e de estruturas definidas oficialmente nas quais se
assentam a produção e a possibilidade dos documentos produzirem os efeitos
para o quê foram produzidos (BELLOTTO, 2015, p.12).

A unicidade é uma qualidade do documento de arquivo de ser único em seu contexto

de produção e acumulação.

Se o princípio da unicidade é a característica do documento de arquivo ser

único em seu contexto de produção. Naquele momento, com aquele teor
pontual feito só para ele e legitimado por quem de direito, ele é único,
embora possa ter todas as cópias possíveis, a Diplomática por natureza
trabalha com essa unicidade sem par. Só assim poderá entendê-lo e explicá-
lo. Para ela não há 2 documentos originais iguais, a não ser nos documentos
pactuais, todo arquivista sabe disso (BELLOTTO, 2015, p.12).
 43

O arquivista canadense Terry Eastwood, explica que cada documento tem um lugar
único na estrutura de um arquivo:

Cópias do documento podem existir nos mesmos arquivos ou em outros.

Cada uma é única em seu lugar. Estar lá significa sua relação com a
atividade e com os outros documentos acumulados no curso dessa atividade.
Assim, todo documento arquivístico, existente em mais de uma cópia ou
não, é único [...] É claro que a informação no documento em seu contexto e
em seu relacionamento com outros documentos em um arquivo é única. Hoje
em dia, no entanto, grande parte da inteligência que pode ser coletada de
arquivos está disponível em outros lugares, geralmente em formas mais
convenientes e acessíveis. Isso apenas reforça a visão de que os arquivos não
podem ser tratados única ou principalmente pelas informações que eles
contêm. Essa visão é uma proposição teórica que se segue da consideração
da natureza dos arquivos, e à qual algumas autoridades modernas aderem e
outras não demonstram que as ideias teóricas não são doutrinas, mas estão
abertas ao debate (EASTWOOD, 1994, p. 128, tradução nossa).

A integridade arquivística garante que o documento está completo e inalterado, isto

quer dizer que está preservado sem dispersão, mutilação, alienação destruição ou acréscimo
indevido.

Se o princípio da indivisibilidade ou integridade arquivística é o de que os

conjuntos lógicos arquivísticos não podem de forma alguma sofrer
dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou adição
indevida, a Diplomática de antemão já avisa que, reconhecendo essas
anomalias, desconsidera a possibilidade de trabalhar com esses conjuntos
enquanto esses problemas não forem esclarecidos e/ou resolvidos
(BELLOTTO, 2015, p.12).

É por isso que a teoria arquivística se concentra no elo vital entre atividade funcional e o
documento de arquivo, ou seja, o contexto em que os documentos de arquivo foram produzidos e
acumulados.

Como os documentos de arquivo são criados para expressar uma ação e

sendo produto dessa ação, eles são, como Jenkinson colocou, "livres da
suspeita de preconceito em relação aos interesses nos quais nós os usamos
agora". Isso não significa que seus criadores e autores estejam isentos de
preconceitos, apenas que as razões e circunstâncias de sua criação asseguram
que elas não foram escritas "no interesse ou para a informação da
Posteridade". Se o documento é imparcial nesse sentido, podemos colocar
nossa fé em sua fidelidade aos fatos e aos atos dele. É claro que, se for
corrompida pela mácula de interesse posterior, essa qualidade será
prejudicada. Como os documentos arquivísticos mantêm essa promessa de
fidelidade a fatos e atos, eles também ameaçam revelar fatos e atos que
algum interesse preferiria não revelar. Proteger os registros contra a
 44

corrupção é, portanto, um dever dos arquivistas, cujos métodos e práticas

precisam ser concebidos, tanto quanto possível, para preservar a
imparcialidade (EASTWOOD, 1994, p. 127, tradução nossa).

Por isso, um documento autêntico é aquele que pode provar que é o que pretende ser,
ou seja, possui formalidades necessárias para que se reconheçam a sua proveniência e
organicidade. “O documento só é de arquivo se os vínculos de proveniência e organicidade se
reservarem autênticos em seu conteúdo” (RODRIGUES, 2008, p.43). “Por isso não ocorre
nascimento de documento de arquivo algum, se não, dentro do seu lugar de proveniência e de
organicidade” (BELLOTTO, 2010, p. 167). “A organicidade diz respeito à qualidade que os
arquivos devem ser organizados conforme a competência, as funções e as atividades da
entidade produtora” (DURANTI, 1994, p.12).
O princípio da proveniência é o “princípio segundo o qual os arquivos originários de
uma instituição ou de uma pessoa devem manter sua individualidade, não sendo misturado
aos de origem diversa” (CAMARGO; BELLOTTO, 1996, p. 69). “Proveniência é a marca de
identidade do documento relativamente ao produtor/acumulador” (BELLOTTO, 2014, p.
367). O princípio da proveniência determina, assim, a organicidade dos fundos e dos
arquivos. E isto implica que nenhum fundo4 deverá ser tratado como uma coleção5.
Francisco Fuster Ruiz, professor de Arquivística na Universidade de Murcia reflete
que:

No documento de arquivo, sua relação com a entidade produtora é essencial,

assim como as outras circunstâncias que condicionam seus caracteres
externos e internos, sua finalidade e os meios pelos quais chegou ao arquivo.
Portanto, somente considerado aos demais documentos que formam o
conjunto documental é que ele possui uma natureza cientificamente
arquivística. O documento único, isolado, sem conhecimento de sua
proveniência orgânica, não tem esse sentido. É aqui que derivam os
princípios fundamentais que diferenciam a arquivística das demais Ciências
da Documentação: o caráter seriado dos documentos, o sentido dos arquivos
como um conjunto orgânico de documentos e nunca como coleção
documental, e o princípio da proveniência (FUSTER RUIZ, 1999, p. 104-
105, tradução nossa).

4
Fundo: unidade constituída pelo conjunto de documentos acumulados por uma entidade que, no arquivo
permanente passa a conviver com arquivos de outras proveniências (CAMARGO; BELLOTTO, 1996, p.51).
5
Coleção: reunião artificial de documentos que, não mantendo relação orgânica entre si, apresentam alguma
característica em comum (CAMARGO; BELLOTTO, 1996, p.31).
 45

O documento de arquivo é produzido em caráter seriado, repetido, produto da mesma

ação registrada como prova de seu desenvolvimento, por tanto, constituem séries documentais
e sobre elas versam toda proposta de tratamento técnico arquivístico. Cada série será o
resultado da produção do mesmo tipo documental, vinculada à mesma função ou atividade
que o gerou, perspectiva da Tipologia Documental para agrupar os documentos de um mesmo
conjunto.
Antonia Heredia Herrera, (1991, p. 65) considera ser um equívoco a ambiguidade na
denominação de documentos de arquivo. Segundo a autora “podem afetar o aspecto jurídico,
administrativo, e o aspecto diplomático”.
Ramón Aguilera Murguía (2011, p. 120), Diretor da Escola Mexicana de Arquivos,
afirma que as séries documentais são únicas. “Elas testemunham atividades que são realizadas
por uma unidade responsável, de acordo com o princípio administrativo de que a mesma
função não pode ser executada por duas unidades administrativas diferentes”.
Sobre a série documental Antônia Heredia Herrera (2011, p.173), insiste que "é a
unidade básica do fundo. Assim, pode-se dizer que um fundo é composto de todas as séries
que são testemunho de todas as atividades de um produtor” [...] "A sequencia contínua de
documentos que testemunham uma mesma atividade” [...] “O tipo documental corresponde
aos documentos que compõem a série".
A denominação dos tipos documentais é essencial para que seja possível a formação
das séries documentais.
Antonia Heredia Herrera, (2011, p.167), ressalta que "os documentos que compõem
cada série geralmente respondem ao mesmo tipo documental”. Da mesma forma que o nome
do tipo documental é indispensável para dar nome à série por documentos do mesmo tipo, que
neste caso adota o nome da Tipologia Documental (HEREDIA HERRERA, 2011, p.177,
tradução nossa).
Estas afirmações só fazem sentido se o conceito de série adotado tiver relação com o
agrupamento de documentos referentes ao mesmo tipo documental, vínculados à mesma
função e atividade do produtor. Conforme é possível observar a seguir, os termos
fundamentais para a identificação dos documentos de arquivo são completamente diferentes
de acordo com a concepção de cada conceito apresentada nos dicionários.
O quadro 1 mostra as diferenças explicitadas nas definições dos conceitos.

Quadro1- Conceitos que fundamentam a metodologia de identificação de documentos

 46

OBRAS DE REFERENCIA

Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística Dicionário de Terminologia

TERMO (2005) arquivística (1996) 3ª edição
2012

Divisão de gênero documental que reúne tipos Configuração que assume

documentais por seu formato. São exemplos de um documento de acordo
Espécie
espécies documentais ata, carta, decreto, disco, filme, com a disposição e a
documental
folheto, fotografia, memorando, ofício, planta, planta natureza das informações
relatório. nele contidas. Ver também:
tipo documental.

Divisão de espécie documental que reúne documentos Configuração que assume

por suas características comuns no que diz respeito à uma espécie documental, de
fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica acordo com a atividade que a
Tipo
do registro. São exemplos de tipos documentais cartas gerou.
documental
precatórias, cartas régias, cartas-patentes, decretos sem
número, decretos-leis, decretos legislativos,
daguerreótipos, litogravuras, serigrafias, xilogravuras.

Subdivisão do quadro de arranjo que corresponde a Sequência de unidades de

uma sequência de documentos relativos a uma mesma um mesmo tipo documental.
Série
função, atividade, tipo documental ou assunto.
Fonte: Elaborado pelo autor

A partir deste quadro é possível afirmar que os conceitos do Dicionário Brasileiro de

Terminologia Arquivística publicado pelo Arquivo Nacional, 2005, não devem servir de
parâmetro para os trabalhos de identificação de tipologia documental. Pois as definições
apresentadas por este dicionário, mantém em um mesmo nível diferentes elementos de divisão
e subdivisão, e desta forma não apersenta rigor metodológico no trabalho prático.
A identificação das séries documentais é um processo de pesquisa e sistematização. “É
uma tarefa crucial e importante, porque este processo depende de uma conceituação adequada
e precisa que será refletida tanto nas nomenclaturas das séries quanto em seus conteúdos”
(AGUILERA MURGUÍA, 2011, p. 120).
Nesta perspectiva, identificar o documento de arquivo dentro do seu contexto de
produção, como prova da ação que determina sua criação, bem como nomear os tipos
documentais que compoem as séries, é um desafio e exige um trabalho de pesquisa do
arquivista.
A identificação de tipologia documental é totalmente necessária para o arquivista,
porque os tipos documentais vão distinguir as séries documentais que são os agrupamentos
indispensáveis tanto para fins de classificação como de avaliação (HEREDIA HERRERA,
1991, p.136).
 47

O arquivista municipal de Guadalajara, Javier Barbadillo Alonso, (2007, p. 16) explica

que a série documental constitui o objeto básico da classificação arquivística:

Uma série documental, como dissemos, é um conjunto de documentos da

mesma origem e do mesmo tipo. Geralmente, há alguma confusão entre
séries e tipos documentais, mas deve-se ter em mente que uma série é
sempre um conjunto de documentos e um tipo é o modelo de identificação e
classificação desses documentos (BARBADILLO ALONSO, 2007, p. 16,
tradução nossa).

A particularidade de cada série a torna única, mas, ao mesmo tempo, faz parte de uma
categoria funcional mais geral que dá razão para serem os documentos ligados ao seu
produtor. Em suma, a identificação da série documental tem o objetivo de situar as
competências, funções e atividades atribuídas por uma legislação vigente em uma entidade e,
em seu interior, às unidades responsáveis, que são quem as aplicam, para especificar que
documentos, evidenciam e testemunham essas ditas responsabilidades (AGUILERA
MURGUÍA, 2011, p. 120).
Ramón Aguilera Murguía (2011, p. 131) ainda explica que as séries documentais são a
base para atribuir à classificação e o respectivo código de classificação, estabelecer os prazos
de guarda e a disposição documental, a fim de determinar o destino final dos documentos de
arquivo.
O objetivo da identificação dos tipos documentais de um organismo produtor
é o estabelecimento das séries que compõem o fundo documental. Parece
conveniente, portanto, expor as razões pelas quais precisamos determinar a
série de um fundo: a série documental constitui o testemunho das funções e
atividades desenvolvido por uma entidade produtora ao longo do tempo. As
séries, portanto, constituem o nível essencial de classificação e descrição dos
documentos de arquivo (BARBADILLO ALONSO, 2007, p. 16, tradução
nossa).

O estudo de Tipologia Documental faz com que as denominações dos documentos de

arquivo sejam precisas, padronizando também a denominação das séries documentais.
As séries são o testemunho documental e contínuo de atividades repetitivas
desenvolvidas por um órgão ou em virtude de uma função e atividade, afirma Heredia
Herrera, (1991, p. 146).
 48

O conceito, proposto por Antonia Heredia Herrera e adotado pelo dicionário do

conselho internacional de arquivos6, define a série como “sucessão ou conjunto de
documentos testemunho contínuo de uma atividade que é produzida por um ou mais agentes
como responsáveis por essa atividade” (HEREDIA HERRERA, 2011, p.167).
Este conceito faz todo o sentido, pois permite o agrupamento de tipos documentais
que embora possuem nomes diferentes, são testemunhos da mesma função ou atividade que
os fizeram existir.
No caso de duplicidade será necessário tê-las muito claras. Por exemplo: (Portaria de
nomeação de cargo; Decreto de nomeação de cargo). Para a identificação e denominação
destes tipos documentais temos que partir da época e das legislações que os definem. Por isso,
documentos com nomes diferentes podem compor a mesma série documental.
A série pode ser agrupada por uma tipologia documental similar em razão dos
documentos que a integram. Desta forma a portaria de nomeação de cargo ou um decreto de
nomeação de cargo podem compor a mesma série, tendo em vista que ambos documentos
nasceram para ser prova do mesmo fim, mesmo que a espécie documental utilizada como a
estrutura formal para registro da ação seja diferente.
As séries, então, representam continuidade no tempo e repetição em tipos ou
informações. “As séries podem ser pequenas ou volumosas, mas geralmente não são
constituídas por uma única unidade (peça documental ou arquivo) porque a condição de único
contraria o caráter seriado da série documental” (HEREDIA HERRERA, 1991, p.146-147).
O documento de arquivo ao ser identificado, nos parâmetros da Diplomática e
Tipologia Documental, passa a ser reconhecido por sua espécie somada à atividade,
denominado tipo documental.
Heloísa Bellotto (1990, p. 10) chama atenção para o uso correto da Tipologia
Documental em Arquivologia. Segundo a autora, é necessário discernir a própria conceituação
básica da área, sobretudo o que entendemos por documento de arquivo.
A Diplomática ocupa-se do estudo da estrutura formal dos documentos. Portanto, a
espécie documental, objeto da Diplomática, é “a configuração que assume o documento de
acordo com o objetivo, a disposição e a natureza das informações nele contidas”. Já a
Tipologia Documental, “representa uma extensão da Diplomática em direção à Arquivística,
ocupa-se do tipo documental que é a espécie documental ligada à ação que a gerou”. Assim,

6
Disponível em: <http://www.ciscra.org/mat/mat/term/3706>. Acesso em: 10 out 2019. (Multilingual Archival
Terminology)
 49

o objetivo da Diplomática é estudar a configuração interna do documento, enquanto o da

tipologia vai além da sua composição interna, tem por finalidade estudá-lo enquanto
componente de conjuntos orgânicos (BELLOTTO, 2014 p. 365).

Em outras palavras, os tipos documentais de arquivo são definidos

relativamente à natureza legal da ação jurídico-administrativa que lhes dá
origem, dentro dos parâmetros de teor e conteúdo legalmente
preestabelecidos, sendo veiculados em espécies documentais apropriadas a
cada um deles, espécies ditadas pelo direito e pelas práxis administrativas
(BELLOTTO, 2014, p.410).

De acordo com a autora (1990, p. 14), podemos considerar a Tipologia Documental

como uma metodologia a ser empregada em diferentes funções arquivísticas. Aproximando os
objetivos da Diplomática com os da Arquivologia, respeitando seus princípios.
A Diplomática preocupa-se com a forma documental na qual será registrada
determinada ação. Ela orienta o reconhecimento dos padrões e possibilita a identificação dos
documentos de arquivo.
Heloisa Bellotto (2014, p. 369) reforça que a espécie documental, no que se refere à
estrutura física do documento de arquivo, “torna-se tipo documental quando justamente lhe
agregamos à sua gênese, a função/atividade” que a caracterizam como prova do cumprimento
da razão pela qual veio a existir.
Ana Maria Camargo exemplifica:

À semelhança do caderno, a configuração física de determinados suportes -

ou o formato, como conceituam os arquivistas – incorpora-se ao nome de
alguns tipos documentais. Livro-caixa, ficha de consulta, carteira de
motorista, cédula de identidade e folha corrida são exemplos desse fenômeno
(CAMARGO, 2015, p.21).

Portanto, a denominação da série documental (sequência seriada do mesmo tipo

documental, vinculada a mesma função) obedece à seguinte fórmula: espécie + atividade
(verbo + objeto da ação), sob a qual incide os critérios para a classificação e avaliação
(RODRIGUES, 2012, p.2011).
Renato Tarciso Barbosa de Sousa (2007, p. 155), sistematizando esta mesma
perspectiva, apresenta a seguinte fórmula para a identificação de tipologia documental:
“substantivo (espécie documental) e uma locução adjetiva, isto é, uma preposição e um
substantivo (função) ”.
 50

José Luis La Torre Merino e Mercedes Martín-Palomino y Benito (2000, p. 22),

afirmam que “como regra geral a denominação da série coincide com o nome da tipologia
documental”. Em síntese podemos afirmar que o que determina o tipo documental é a espécie
+ ação e o que determina a série documental é a função/atividade.
O tipo documental, não é qualquer nome, bem como não é o nome do título do
documento de arquivo. Ele é a prova do cumprimento de uma atividade. Por isso, o único
profissional capaz de nomear o documento de arquivo a partir da sua razão de ser é o
arquivista com conhecimento dos princípios, conceitos e métodos da Diplomática, base
teórica da identificação arquivística realizada nos parâmetros da Tipologia Documental.

4 IDENTIFICAÇÃO ARQUIVÍSTICA: ESTUDO DO ÓRGÃO PRODUTOR E DA

TIPOLOGIA DOCUMENTAL

Este capítulo apresenta a origem, o termo, o conceito, os objetos de estudo e a

finalidade da identificação arquivística, assim como os procedimentos metodológicos para o
estudo do órgão produtor e dos tipos documentais. Discute o conceito de documento que
fundamenta os estudos de gênese documental e o agrupamento das séries tipológicas. Além
disso, discute as funções arquivísticas de classificação e avaliação que fundamentam a gestão
de documentos e estão intimamente ligadas com a identificação.

4.1 Breve histórico do termo e conceito da identificação

A identificação é uma fase intelectual da metodologia arquivística, onde são realizados

os estudos de Diplomática e Tipologia Documental. Trata-se de um método de pesquisa
sobre os elementos que caracterizam os seus dois objetos de estudos: órgão produtor e tipo
documental.
A metodologia arquivística para reconhecer o documento de arquivo reside no caráter
orgânico que apresenta como qualidade peculiar. Essa organicidade é determinada pelo
vínculo que une os documentos entre si, e estes com a instituição que os gerou; para que o
documento faça parte de um todo estruturado (MENDO CARMONA, 1995, p. 130).
A aparição do termo identificação ocorre quando passa a ser utilizado na Espanha, por
grupos de arquivistas da Direção de Arquivos Estatais do Ministério da Cultura para designar
tarefas de pesquisas realizadas sobre fundos acumulados em arquivos. “Grupos de trabalhos
se formaram a fim de propor soluções para os arquivos de forma coordenada, os quais com
 51

longa tradição administrativa e prática diária não haviam se preocupado com a transferência
sistemática de seus fundos documentais” ressalta a professora de Arquivologia da
Universidade Complutense de Madrid, Concepción Mendo Carmona (2004, p. 41).
Na literatura Arquivística, o termo identificação, aparece como resultado de
experiências metodológicas desenvolvidas por grupos de arquivistas que se formaram em
países ibero-americanos, para solucionar problemas de acumulação irregular de documentos
em arquivos, contexto em que se inserem as práticas arquivísticas espanholas e brasileiras. A
aparição do termo identificação na literatura da área ocasionou certa confusão em um
primeiro momento, já que não se encontrava muito bem sua posição dentro das tarefas
arquivísticas (LA TORRE MERINO; MARTÍN-PALOMINO y BENITO, 2000, p. 14).
A existência e acumulação de grandes massas documentais em arquivos históricos,
sem identificação e sem avaliação, é algo que caracteriza de maneira geral todos os países
ibero-americanos, como aponta Pedro Lopez Gómes (1998, p. 76).
Neste cenário surge o Grupo Ibero-Americano de Gestão de Documentos
Administrativos, do qual inicialmente participavam Espanha, Portugal, Brasil e México,
coordenado pela arquivista espanhola María Luisa Conde Villaverde (1992). Este grupo
buscava soluções metodológicas para tratar o problema arquivístico em comum enfrentado
pelos países ibero-americanos. Conde Villaverde (1992, p.15) enfatiza que “era preciso ter
uma base empírica suficientemente ampla que permitisse a definição dos princípios teóricos
de identificação e avaliação”. Os resultados implicavam em contrastar as experiências
espanholas com as de outros países de tradição arquivística semelhantes.
O grupo formulou o conceito de identificação divulgado por María Luisa Conde
Villaverde na Primeira Jornada de Metodologia para a Identificação e Avaliação de Fundos
Documentais das Administrações Públicas, realizadas em Madri, 1991, designando as
pesquisas desenvolvidas por grupos de arquivistas preocupados com a formulação de métodos
que solucionassem o problema da acumulação irregular de documentos, caracterizando a
identificação como fase independente no âmbito da metodologia arquivística (CONDE
VILLAVERDE, 1992, p.17-18).
A partir deste momento o conceito de identificação se consolidou na Arquivologia
espanhola, sendo incorporada pelo Diccionário de Terminología Archivística, publicado em
1993, que a define como “fase do tratamento arquivístico que consiste na investigação e
sistematização das categorias administrativas e arquivísticas em que se sustenta a estrutura de
um fundo” (DICCIONARIO, 1993, p. 37).
 52

No Decreto 97/2000, que estabelece o Regulamento do Sistema Andaluz de Arquivos,

projeto coordenado por Antónia Heredia Herrera, a identificação é reconhecida como:

A primeira fase do tratamento arquivístico, que consiste na análise da

organização e das funções das pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou
privadas e das séries documentais que produzem como base para a avaliação
documental e para a organização e descrição arquivísticas. A identificação é
obrigatória para qualquer fundo documental e deverá ser feita,
preferencialmente, nas áreas de produção documental (Decreto 97, Art. 27.
2000).

Sobre a realidade espanhola, Pedro Lopez Gomes (1998, p. 77) explica que a Direção
de Arquivos Estatais, teve grande influência nos arquivos espanhóis, pois manteve Grupos de
Trabalho, envolvidos na identificação e avaliação de fundos documentais da Justiça, dos
Serviços Sócios Profissionais e da documentação econômica nas Administrações Públicas,
cujos objetivos eram a elaboração de manuais de avaliação para a eliminação de documentos.
No campo da teoria Arquivística, a identificação tem como um de seus principais
objetivos assegurar, por meio de seus resultados, a avaliação da série documental (CONDE
VILLAVERDE, 1992, p. 18).
Apesar de ser um tema relativamente recente na literatura em Arquivologia, cujas
discussões da área iniciam nos anos 1980, observa-se que a identificação arquivística é cada
vez mais imprescindível para as soluções de tratamento de documentos acumulados em
arquivos e para a elaboração de instrumentos de gestão de documentos.
Ana Célia Rodrigues (2008, p. 232), estudando as questões que envolvem a
construção teórica do conceito de identificação no contexto arquivístico, afirma que “o Brasil
integrou o movimento internacional em busca de referenciais metodológicos para resolver a
superlotação dos arquivos”.
A autora analisa os trabalhos desenvolvidos no âmbito do Programa de Modernização
Administrativa do Arquivo Nacional, como ficou conhecido, no qual se destacam as propostas
metodológicas desenvolvidas pelos Grupos de Identificação de Fundos Internos (GIFI) e o do
Grupo de Identificação de Fundos Externos (GIFE), para solucionar as questões de
transferências e recolhimentos de fundos, assim como a metodologia de levantamento da
produção documental realizada pela divisão de pré-arquivo, para fins de avaliação de
documentos (RODRIGUES, 2008, p. 232).
 53

As metodologias desenvolvidas por estes grupos de trabalho somaram-se às discussões

internacionais e foram divulgadas através de manuais, que passaram a servir de modelo para
as práticas desenvolvidas nos arquivos brasileiros.

Este enfoque da identificação vista como processo independente no âmbito

do processamento técnico, perspectiva difundida pela Espanha, marcou a
arquivística de países ibero-americanos. Os processos de identificação, seu
conceito, objeto e metodologia foram alvo de debates em reuniões
profissionais e mereceram a atenção de arquivistas nos âmbitos acadêmico e
profissional (RODRIGUES, 2008, p. 48-51).

Ao assumir a gestão do Arquivo Nacional do Brasil em 1980, Celina do Amaral

Peixoto Moreira Franco constatou que dos 18 mil metros lineares de documentos depositados
na instituição, cerca de 50% ainda eram desconhecidos pelos seus próprios funcionários. A
partir dessa constatação, propõe um programa no qual é discutido o que fazer com os fundos
acumulados com a finalidade de encaminhar uma solução para identificar o acervo do
Arquivo Nacional do Brasil, além de visar à modernização plena dessa instituição
(ARQUIVO NACIONAL, 1985a).
No Brasil, no âmbito do Arquivo Nacional, a identificação também remete à coleta de
informações sobre a situação dos documentos acumulados, ou seja, “dados referentes a
conteúdo, forma, origem, estado de conservação, localização física e quantificação dos
documentos que ainda permanecem na posse dos órgãos produtores e/ou acumuladores”
(ARQUIVO NACIONAL, 1985b, p.8).
Naquela época, inícios dos anos 80, os grupos de trabalho constituídos para tal fim
depararam-se, de imediato, com a ausência de padrões metodológicos capazes de fazer frente
ao desafio de identificar grandes volumes documentais em arquivos.

A identificação é uma etapa necessária à organização de acervos que não

tenham recebido tratamento arquivístico algum. Visa não só a estabelecer
maior controle sobre essa documentação, como fornecer indicadores que
possam nortear a elaboração de um modelo de arranjo. Assim, é preciso
conhecer a documentação antes de organizá-la (ARQUIVO NACIONAL,
1985a, p.7).

Os resultados destas experiências permitiram a formulação do conceito de

identificação incorporado pelo Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, definido
como “processo de reconhecimento, sistematização e registro de informações sobre arquivos,
com vistas ao seu controle físico e/ou intelectual” (DICIONÁRIO..., 2005, p. 104).
 54

Ana Célia Rodrigues (2008, p.15) demonstra preocupação ao relatar que “embora o
Brasil tenha participado dos debates para a formulação do conceito de identificação nos anos
80, a Tipologia Documental não vem sendo aplicada a todos os processos de identificação de
documentos de arquivos”.
No âmbito da produção científica em Arquivologia, a identificação realizada nos
parâmetros da Diplomática e da Tipologia Documental tem se destacado com reflexões
teóricas e estudos de aplicação. Na pós-graduação, surgem cada vez mais trabalhos
acadêmicos sobre este tema, o que demonstra a efetividade da identificação como uma
metodologia de pesquisa para a Arquivologia.
Para compreender um campo de estudos é necessário considerar o processo de
produção científica do conhecimento e a literatura resultante deste processo. A literatura
científica possibilita aos pesquisadores compartilharem informações sobre as pesquisas
desenvolvidas, proporcionando interação e reconhecimento no campo científico.
A questão da construção teórica de metodologias sempre foi objeto de reflexão para a
Arquivologia. Como destaca Rodrigues (2008, p. 235), “é na construção teórica sobre o
processo de identificação de documentos desenvolvidos no contexto da identificação
arquivística que a formulação do método está estreitamente associada a um conceito de
documento que o fundamenta”.
Sobre o encontro da Diplomática nos estudos arquivísticos e sua importância no
ensino para a formação do arquivista, a autora reflete que:

No contexto da identificação, a etapa da identificação de tipologias

documentais encontra na abordagem da diplomática contemporânea seus
fundamentos teóricos e metodológicos, demonstrando a efetiva contribuição
desta disciplina para a construção teórica da arquivística e para o ensino da
Arquivologia, permitindo que o arquivista se revele um produtor de
conhecimento científico (RODRIGUES, 2008, p. 32).

Do ponto de vista metodológico da identificação, são analisados os fundamentos da

Diplomática e Tipologia Documental para reconhecer o documento de arquivo, discutindo a
relação do vínculo existente entre os documentos e seu contexto de produção (FABEN;
RODRIGUES, 2017b).

O procedimento de identificação de documentos, uma das tarefas realizadas

no momento da identificação arquivística, permite ao arquivista o
reconhecimento das características do seu objeto de estudos. E foi na
diplomática que a arquivística encontrou as bases para a formulação de seu
método de pesquisa para identificar os documentos de arquivo a partir de
 55

parâmetros normalizados, conferindo cientificidade ao fazer arquivístico.

(RODRIGUES, 2008, p. 231).

A identificação é uma etapa da metodologia arquivística que estuda a natureza do

documento de arquivo em relação ao órgão produtor. Nesta perspectiva os documentos são
analisados na direção de seu contexto de criação, ou seja, da ação que lhe dá origem ao
vínculo com o órgão que o produziu.

A identificação arquivística é uma ferramenta metodológica que se

fundamenta em análise decorrente de diagnóstico elaborado sobre o
documento de arquivo e seu órgão produtor, com a finalidade de propor
soluções para o problema apresentado. Este tipo de pesquisa aplicada ao
ensino do fazer arquivístico permite que o estudante aprenda a investigar
sobre a gênese documental, revelando os elementos que caracterizam os
documentos e registrando estas informações em instrumentos específicos,
como condição e fundamento para o desenvolvimento das funções
arquivísticas de planejamento da produção, classificação, avaliação e
descrição (RODRIGUES, 2008, p.32).

Ana Célia Rodrigues (2008), difusora dos estudos da identificação arquivística,

esclarece que os fundamentos da Diplomática contemporânea sustentam a aplicação do
método de identificação de tipologias documentais, relacionando-o às funções de
classificação, avaliação, descrição e também com a produção documental. A base conceitual
da identificação arquivística, reforça as relações expressas entre a forma documental e o
contexto administrativo de sua produção, conhecimento que fundamenta o desenvolvimento
das funções arquivísticas em todo o ciclo de vida documental.
Antonia Heredia Herrera (2011, p.116), afirma que as funções possuem uma relação
de proveniência, e não de produção, entre os documentos de arquivo e seu produtor. “A
função não produz documentos, mas os determina”, ressalta a autora.
A base da identificação é aplicação de maneira direta do princípio da proveniência em
seus dois níveis de aplicação, respeito aos fundos e ordem original (LA TORRE MERINO;
MARTÍN-PALOMINO y BENITO, 2000, p. 14).
Defende-se aqui o princípio da proveniência em toda a sua extensão, que tem como
desdobramento, o respeito ao fundo e a ordem original. Não se perde de vista aqui que a
noção de proveniência (origem dos documentos) está ligada àquela de acumulação (produção
ou recebimento) e não à de recolhimento (SOUSA, 2007, p. 130).
Pedro Lopez Gómes (1998, p.39) afirma que “o arquivista é um investigador por
ofício. Ele é pesquisador das instituições cujos documentos se encontram sob custódia, e deve
 56

organizá-los utilizando a metodologia arquivísticas que com bases científicas lhe permite
pisar em terreno firme e seguro”.
Preservar a ordem original significa manter o documento e as suas relações orgânicas
no contexto das atividades que o geraram. Pela descrição feita da realidade arquivística
brasileira, percebe-se que é necessária, na maior parte dos casos, uma atuação ativa do
arquivista, elaborando os instrumentos que devolvam os documentos a seu lugar de origem.
Lugar intelectual e, não necessariamente, físico (SOUSA, 2007, p. 130-131).
A identificação arquivística é uma metodologia que permite a manutenção da ordem
orginal, na medida em que seus instrumentos refletem a gênese documental, estabelecia nas
relações orgânicas entre os documentos de arquivo e o produtor.
Na metodologia da identificação arquivística se sustenta todo o tratamento arquivístico
que os documentos de arquivo devem receber ao longo de todo seu ciclo de vida, desde a
criação até a destinação final. O método se concentra na identificação do organismo, o
produtor do fundo documental, com o objetivo de compilar toda a informação possível sobre
ele, e na identificação de cada um dos tipos documentais produzidos e acumulados (MENDO
CARMONA, 2004).
Sobre esta metodologia, o professor da Universidade de Coruña, explica que:

A metodologia versa sobre os estudos institucionais, somados à análise

documental, fundamentados na aplicação direta do princípio da proveniência
e da ordem original. Este conhecimento sobre o órgão produtor combinado a
um processo analítico dos documentos produzidos, a partir do conhecimento
das suas características internas e externas, permite chegar à identificação
das séries documentais (LÓPEZ GÓMEZ 1998, p. 39).

A identificação arquivística, fundamentada na abordagem da Diplomática e

Tipologia Documental permite reconhecer e agrupar as séries documentais a partir de
parâmetros normalizados (FABEN; RODRIGUES, 2017b, p. 152).
O conhecimento produzido nesta fase de pesquisa sobre o órgão produtor e seus
documentos, fica registrado em instrumentos específicos e fundamenta o desenvolvimento das
funções de classificação e avaliação de documentos de arquivo, fornecendo ao arquivista um
referencial científico e seguro para o desenvolvimento de suas práticas.

4.2. Objetos de estudos e metodologia da identificação

 57

A metodologia da identificação arquivística consiste em individualizar os

documentos de arquivo dentro do seu contexto de produção e acumulação, a partir do estudo
de órgão produtor e Tipologia Documental. A relação com o direito e administração se
estabelece nos conceitos que norteiam a literatura e em quais níveis se aplicam. Neste
contexto, o direito e a administração são a base teórica que norteiam o estudo dos órgãos
produtores, sua estrutura administrativa, as competências, funções e atividades atribuídas.
O direito administrativo é um importante auxiliar da Arquivologia, na medida em que
ajuda a definir os procedimentos administrativos, as séries, e as tipologias documentais
(MARTINHEIRA, 2006, p.132).
Para a identificação do órgão produtor é necessário que recorramos a diferentes fontes
de informação. De acordo com José Luis La Torre Merino e Mercedes Martín-Palomino y
Benito (2000, p. 16), essas fontes “variam dependendo das características da própria
documentação, ou seja, se trabalhamos com documentos administrativos ou históricos ou se
realizamos a identificação de um fundo público ou privado”.

Seu objetivo será, portanto, o conhecimento exaustivo do órgão produtor,

sua evolução orgânica, competências, funções e tipos documentais nos quais
são materializados os procedimentos administrativos e demais atividades que
afetam o trâmite, elementos imprescindíveis para a delimitação da série
documental. O resultado desta fase será a organização do fundo, com o
estabelecimento do plano de classificação e a ordenação de suas séries
documentais, preparando as bases para sua posterior avaliação (LA TORRE
MERINO; MARTÍN-PALOMINO y BENITO, 2000, p. 14).

Para este estudo considera-se toda informação da legislação vigente relacionada com
as competências, funções e atividades atribuídas ao órgão produtor, dados compilados a partir
de leis, regulamentos de serviços entre outros atos legais e normativos que dispõem sobre a
estrutura e funcionamento do produtor. Os dados obtidos no estudo do órgão produtor serão
registrados em instrumentos que hierarquizam as competências, funções e atividades
administrativas, constituindo-se como a base para a elaboração do plano de classificação e
tabela de temporalidade, conforme veremos adiante.
O quadro 2 sintetiza o contexto de produção e acumulação dos documentos de
arquivo. A identificação do órgão produtor permite reconhecer as competências, funções,
atividades e tarefas que originaram a tipologia documental, que possui o mesmo nome da
série documental e reflete o conjunto dos tipos documentais, que possuem idêntico modo de
produção.
 58

Quadro 2 - Identificação de Órgão Produtor

QUADRO DE IDENTIFICAÇÃO DE ÓRGÃO PRODUTOR

COMPETÊNCIAS FUNÇÕES ATIVIDADES TAREFAS TIPO

DOCUMENTAL

Fonte: FABEN; RODRIGUES, 2017b.

A identificação de tipologia documental, processo que se realiza para estudar o

documento de arquivo, etapa da metodologia da identificação arquivistica, revela a
organicidade dos documentos, resultado da vinculação da natureza probatória do documento
de arquivo com a atividade, função e competência do produtor que lhe deu origem.
O estudo de identificação do tipo documental fornece o instrumental para o
desenvolvimento das práticas arquivísticas, que deve ter como princípio fundamental o estudo
da gênese do documento de arquivo, ou seja, os reais motivos de sua produção. Conforme
observamos no quadro 3:

Quadro 3 - Ficha de Identificação de tipologia documental

FICHA DE IDENTIFICAÇÃO DO TIPO DOCUMENTAL

Tipo Documental:

Espécie Documental:

Caracteres externos:
 Gênero:
 Suporte:
 Formato:
 Forma:

Órgão Produtor:

Competência:

Função:

Atividade:

Tarefa:

Objetivo da Produção:
 59

Conteúdo:

Fundamento Legal:

Tramitação:

Prazo de Arquivamento:

Destinação:

Classificação e ordenação da série:

Fonte: FABEN; RODRIGUES, 2017b.

No tratamento técnico dos documentos de arquivo, a identificação tem se revelado

como uma metodologia eficaz para a elaboração de instrumentos de gestão de documentos,
proporcionando uma nova perspectiva no campo da Arquivologia (FABEN; RODRIGUES,
2017b).

A aplicabilidade da identificação de tipologia documental para a organização

de arquivos possibilita a recuperação da proveniência até mesmo quando não
existem as condições materiais para iniciar seu tratamento técnico; permite a
reconstrução das circunstâncias de criação de um documento das ações,
transações, processos e procedimentos administrativos que se materializam
na forma e na substância e que justificaram as relações de organicidade
específicas da gestão do órgão produtor (RODRIGUES, 2013, p.119).

A identificação possui estreita relação com as demais funções que sustentam o

tratamento técnico dos documentos de arquivo.
No trabalho arquivístico, fundamentado pela Diplomática, em sua perspectiva clássica
e contemporânea, a Tipologia Documental, estuda-se as relações entre os documentos de
arquivo produzidos em decorrência das funções e atividades do produtor. Essas relações são
expressas no tipo documental que evidencia a ação que deu origem ao documento de arquivo.
A identificação os tipos documentais, etapa dos estudos de identificação arquivística,
possibilita uma base segura para realizar as funções arquivísticas de classificação e avaliação.
A identificação é a primeira fase da metodologia arquivística; fase do tipo intelectual
que consiste na investigação do produtor e dos tipos documentais (LA TORRE MERINO;
MARTÍN-PALOMINO y BENITO, 2000, p. 14).
A identificação se caracteriza como uma tarefa de pesquisa, que consiste em estudar
analiticamente o órgão produtor e os tipos documentais por ele produzida e que antecede e
fundamenta as demais funções de produção, avaliação, classificação e descrição de
documentos de arquivo, afirma Rodrigues (2008).
 60

Sobre a identificação, Antonia Heredia Herrera (2011, p.123), esclarece:

Trata-se do processo de reconhecer uma entidade arquivística por seus

atributos específicos, sendo uma tarefa intelectual de análise para reconhecer
algo que exige imediatamente sua materialização e formalização. Identificar
é reconhecer, e não representar, porém, seu processo de análise requer
representação ou formalização imediata do conhecimento adquirido
(HEREDIA HERRERA, 2011, p.23).

A autora adverte que a identificação não é classificação, não é descrição, assim como
não é localização, e sem a identificação, as funções arquivísticas de classificação e avaliação
não são possíveis. A identificação e a classificação equivocadamente são sobrepostas,
tornando-as equivalentes, mas, estando relacionada, a identificação precede a classificação.

Hoje, a considerar a identificação uma fase preliminar e necessária ao

tratamento técnico arquivístico, supõe de alguma maneira o testemunho da
corrente teórica que volta os olhos para nossas raízes, aos nossos princípios
arquivísticos mais genuínos. (HEREDIA HERRERA, 1999, p. 23).

A identificação e a classificação estão intimamente relacionadas, pois para classificar

documentos de arquivo é necessário, antes de tudo, reconhecê-los dentro do seu contexto de
produção. Desta maneira a identificação é a primeira tarefa que o arquivista precisa realizar
(LA TORRE MERINO; MARTÍN-PALOMINO y BENITO, 2000, p. 12).
A fase da identificação tem como resultado imediato o conhecimento dos elementos
que constituem o tipo documental, o estudo do órgão produtor e o conhecimento de sua
estrutura administrativa e atribuições. “Ao aplicar este método corretamente, temos as
diretrizes para a elaboração de um plano de classificação, reflexo das competências, funções e
atividades do órgão produtor” (FABEN; RODRIGUES, 2017b, p.7).
Isto posto, pode-se afirmar que a classificação é a função arquivística que consiste em
estabelecer o reflexo do contexto onde são produzidos os documentos, uma vez realizado o
estudo de identificação do órgão produtor.
Após o reconhecimento do órgão produtor e dos tipos documentais, o plano se
classificação representa o contexto de produção e acumulação dos documentos em ralação ao
produtor. Conforme é possível observar no Quadro 4, que apresenta o esquema do plano de
classificação funcional, que é elaborado de acordo e em consequência da identificação
arquivística:
 61

Quadro 4 - Plano de Classificação Funcional

PLANO DE CLASSIFICAÇÃO FUNCIONAL

Competência: 1
Competência: 2
Função: 2.1
Atividades: Tipologia documental:
2.1.01
2.1.02
2.1.03 2.1.03.001 Espécie + ação = Nome da série documental
2.1.04
2.1.05
2.1.06
2.1.07
2.1.08
Função: 2.2
Função: 2.3

Fonte: FABEN; RODRIGUES, 2017b.

A classificação funcional permite representar o contexto de produção e acumulação

dos documentos de arquivo a partir das funções e atividades realizadas pelo produtor que
estão registradas nos documentos de arquivo. “Se o documento de arquivo nasce para registrar
a ação, a função classificação é realizada para representar essa relação, revelando assim o
vínculo arquivístico” (SCHMIDT; SMIT, 2015, p.4).
Quando dizemos que a identificação nos leva ao estabelecimento do plano de
classificação de um fundo, a definição e fixação das tipologias documentais que por sua vez
facilitarão a avaliação arquivística não estão senão reconhecendo como o princípio da
proveniência transcende a todas nossas atuações mais específicas (HEREDIA HERRERA,
1999, p. 23).
Neste sentido, é importante que tenhamos as funções do produtor identificadas para a
elaboração do plano de classificação. A escolha por planos de classificação funcionais
demonstra rigor metodológico na pesquisa, levando em consideração que as funções são
muito mais estáveis ao longo do tempo.

A identificação, antes e agora, está vinculada ao princípio da proveniência,

na medida em que envolve investigar as origens da documentação com base
 62

em seu duplo vínculo com a proveniência institucional e o sujeito ou unidade

produtora, através das funções dos órgãos, dentro da instituição. Determina,
então, a estrutura geral do fundo e cada uma de suas divisões e partes
hierárquicas. Em suma, nos ajudará a configurar o plano de classificação de
cada fundo e facilita a avaliação, a partir da fixação da série documental
tipológica (HEREDIA HERRERA, 1999, p. 21).

Ademais, o plano de classificação é elaborado a partir da organização do

conhecimento das características que apresentam o produtor e das competências funções e
atividades a ele atribuídas, permitindo que se posicione a totalidade da tipologia documental
produzida e acumulada pelo produtor. A classificação consiste em estabelecer o reflexo deste
contexto, uma vez realizado o estudo de identificação do órgão produtor e dos conjuntos dos
tipos documentais
A identificação e a avaliação representam um discurso lógico nos quais a identificação
corresponde ao papel da premissa e a avaliação de conclusão (HEREDIA HERRERA, 1999,
p. 23).
A tabela de temporalidade documental é elaborada a partir da avaliação, função
arquivística que consiste em determinar os valores primários e secundários das séries
documentais para estabelecer os prazos de transferência e acesso e conservação ou eliminação
total ou parcial.
Sendo uma extensão do plano de classificação, a tabela de temporalidade apresenta o
prazo de guarda, de acordo com o ciclo de vida, e sua destinação final, conforme os
fundamentos legais e atribuição de valores. Conforme é possível observar no Quadro 5.

Quadro 5 - Tabela de Temporalidade de Documentos

TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS (PARCIAL)

Competência: 2
Função: 2.1
Atividade Tipologia Prazo de guarda Destinação Fundamentos
Documental Eliminação Permanente Legais
Nome Corrente Intermed
2.1.03 2.1.03.001 Nome iário
Fonte: FABEN; RODRIGUES, 2017b.

A identificação permite a avaliação dos tipos documentais de diferentes perspectivas:

em relação com sua vigência e prescrição, prazos de guarda e destinação final, interesse para a
 63

investigação, classificação do acesso, e permite o também o estabelecimento da transferência,

eliminação ou recolhimento para a guarda permanente.
Ana Célia Rodrigues (2013) afirma que, no tratamento técnico dos documentos de
arquivo, a identificação arquivística tem se revelado uma metodologia eficaz para recuperar a
proveniência e a organicidade perdidas nos processos de acumulação de documentos, bem
como a identificação de tipos documentais, tomada como ponto de partida metodológico para
a elaboração de plano de classificação, tabela de temporalidade e instrumentos de pesquisa,
abre uma nova perspectiva no campo da Arquivologia.
Os instrumentos de pesquisa são planejados, refletindo o nível de classificação dos
documentos. Por definição, “são obras de referência, publicadas ou não, que identificam,
localizam, resumem ou transcrevem em diferentes graus e amplitudes, fundos, grupos, séries e
peças documentais existentes num arquivo permanente, com a finalidade de controle e de
acesso ao acervo”. São, portanto, as ferramentas utilizadas para descrever um arquivo
(BELLOTTO; CAMARGO, 1996, p. 33).
A identificação permite a padronização do conteúdo destes instrumentos, pois na
análise tipológica são apresentados os elementos formais e de conteúdo que caracterizam a
tipologia documental e que fundamentam a referida tarefa (MENDO CARMONA, 2004,
p.45-46).
O inventário descreve as séries documentais que compõe o fundo, com o objetivo de
recuperar as informações e facilitar o acesso. O quadro 5 explicita um modelo de inventário,
elaborado a partir da metodologia da identificação arquivística.

Quadro 6 - Inventário Parcial do Fundo

INVENTÁRIO (PARCIAL)
Competência: 2
Função: 2.1
Atividade: 2.1.03
Nº Tipologia Documental Data – Limite Quantidade Notação Obs.
2.1.03.01
Fonte: FABEN; RODRIGUES, 2017b.

Estes aspectos evidenciam a pertinência do estudo de identificação de tipologia

documental aplicada ao tratamento técnico de documento de arquivo.
A relação da identificação com as funções que sustentam o tratamento técnico
arquivístico pode ser abordada, de maneira didática, a partir da finalidade atribuída a cada
 64

uma delas: a identificação reconhece os documentos, o contexto de produção e acumulação

expresso pelos vínculos de proveniência e organicidade existentes na ação que deu origem ao
documento de arquivo; a classificação representa o contexto de produção e acumulação dos
documentos de arquivo, e, além disso, exprime a organicidade do conjunto no plano de
classificação; a avaliação é a função que atribui a sentença ao documento de arquivo, ao
determinar os prazos de vigência e prescrição, destinando o documento de arquivo para
eliminação ou guarda permanente; a descrição representa os fundos e suas subdivisões, até as
séries e peças documentais, a partir da elaboração de instrumentos de pesquisa que podem ser
abrangentes ou mais específicos.
Perspectivas difundidas por Rodrigues (2008) discutem a identificação como uma
nova possível função arquivistica, apesar de ainda não ter sido assim considerada. Alguns
autores enfatizam a sua imprescindibilidade para o tratamento técnico dos documentos de
arquivo, seja na fase da gestão de documentos ou da acumulação.
Como função arquivística, a identificação, ainda necessita de teorização, aspecto que
vem sendo tratado em pesquisas da autora. Contudo, a identificação está sistematizada na
literatura da área assim como nos estudos de caso sendo uma metodologia de pesquisa para a
Arquivologia.
Depois de algumas décadas de esforços para sistematização dos procedimentos e
debates sobre a identificação na arquivistica, parece agora ter assegurado seu lugar nas
práticas profissionais, como uma metodologia de pesquisa sobre os elementos que
caracterizam o documento de arquivo e a sua relação com os vínculos de proveniência e
organicidade.
Compreender o seu objeto de trabalho, antes de realizar qualquer tarefa arquivística,
deve ser a principal preocupação do profissional arquivista. Para que ele possa realizar seu
trabalho com rigor, deve adquirir uma bagagem de conhecimentos, de princípios e métodos
que partam do pressuposto que o documento é parte de um todo e que só faz sentindo dentro
do seu próprio contexto.

Através da pesquisa é possível desenhar um perfil profissional com competência para

compreender a gêneses do documento de arquivo, seja no momento da produção ou da
acumulação, e deliberar com autonomia e segurança sobre suas práticas, tornando-as
objetivas; de modo que seus instrumentos metodológicos sejam perfeitos para
introduzir as inovações necessárias, próprias do ambiente científico (RODRIGUES,
2009, p. 22).
 65

Significa dizer que o arquivista, para atuar profissionalmente, necessita conhecer os

documentos e o órgão que os produziu, mas, sobretudo, as estreitas relações estabelecidas
entre eles.
A identificação é uma metodologia de pesquisa sobre os elementos que caracterizam o
documento de arquivo e a sua relação com os vínculos de proveniência e organicidade
estabelecidos em determinado contexto de produção, bem como entre os documentos de
arquivo produzidos e acumulados no exercício das funções e atividades do produtor.

A identificação da série documental é feita através de um processo que

requer uma análise das funções da organização e não pela opinião subjetiva
ou prática fora do estudo da instituição. É um processo lógico que está em
conformidade com o princípio de proveniência: as séries documentais são
resultados das atividades realizadas pelas unidades administrativas para
cumprir as funções e competências gerais da organização. As séries
documentais como uma categoria conceitual, representa o núcleo da
classificação, porque elas ligam o produtor a seus produtos: documentos e
processos (AGUILERA MURGUÍA, 2011, p. 131, tradução nossa).

Nesta perspectiva, podemos afirmar que a identificação de tipologia documental é uma

metodologia que fornece os parâmetros teóricos e rigor científico para reconhecer o
documento de arquivo, com o objetivo de realizar seu tratamento técnico, especificamente no
âmbito da gestão de documentos, nosso objeto de reflexão.
Isto significa reconhecer que cada documento tem uma estreita relação com sua
origem de produção que o situa no lugar preciso da estrutura do conjunto ao qual pertence e
permite a partir desta vinculação revelada, ser identificado e denominado como tipo
documental, conceito que sintetiza essa perspectiva. O tipo documental é a base da
constituição das séries documentais e, portanto, elemento norteador dos planos de
classificação e tabelas de temporalidade de documentos.
Ao analisar o documento de arquivo, a Diplomática e a Tipologia Documental
fundamentam os estudos de identificação, pois estudam suas características e os vínculos que
mantém com o produtor, identificando assim o seu contexto de produção e acumulação. “É
um trabalho de pesquisa e de crítica sobre a gênese documental”, conforme acentua Rodrigues
(2008, p. 22).
Estudos desenvolvidos por Rodrigues (2003, 2008 e 2013) permitiram sistematizar os
aspectos teóricos e metodológicos que caracterizam a identificação arquivística e sua
 66

pertinência como metodologia de pesquisa para a gestão de documentos. No âmbito do

Programa de Gestão de Documentos do Arquivo do Estado do Rio de Janeiro, RJ, Brasil,7 é
possível observar a pertinência da aplicabilidade da metodologia da identificação arquivística
como requisito da gestão de documentos e acesso à informação dos documentos públicos.

4.3 Identificação, Classificação e Avaliação na Gestão de Documentos.

A gestão de documentos está intimamente ligada às funções arquivísticas de

classificação e avaliação. A avaliação assume um papel decisivo na gestão de documentos,
por ser uma das funções arquivísticas que requer maior cuidado, pois interfere diretamente no
ciclo vital do documento de arquivo.
Schmidt (2012, p. 22), considera por função arquivística “as atividades práticas e de
cerne instrumental, regidas por teorias e metodologias, que devem ser realizadas para alcançar
os objetivos e o fundamento da disciplina”.
Antonia Heredia Herrera, (2011, p.119), argumenta que a maioria das funções
arquivísticas que fazem parte da gestão de documentos avançaram para o estágio de criação
dos procedimentos e com eles o arquivista também expandiu seu espaço de trabalho.

Insistindo nas funções que integram a gestão de documentos, a

primeira, criação, apesar de não ser muito conhecida, é uma função de
planejamento interdisciplinar, compartilhada, na qual os arquivistas
representam um papel importante, embora não exclusivo, e no qual os
documentos ainda não existam. Muitas das funções de competência
exclusiva dos arquivistas, como classificação, descrição e, também,
avaliação, são realizadas hoje nesta primeira etapa de criação
(HEREDIA HERRERA, 2008, p.44).

Para Schellenberg (2006, p.88), a classificação pode ser realizada por meio de três
maneiras distintas: funcional, organizacional e por assuntos. O autor, entretanto, afirma que a
classificação por assuntos não é recomendada para os arquivos.
Fiorela Foscarini (2010), defende o uso da classificação funcional ao afirmar que:

Em outras palavras, a prática de classificar documentos procede da

necessidade de explicitar esse 'vínculo arquivístico' que existe entre todos os

7
Disponível em: <http://www.rj.gov.br/web/casacivil/exibeConteudo?article-id=2998476> Acesso em: 22 jul
2018
 67

documentos que participam da mesma atividade desde o momento de sua

criação, assim como os contextos documentais, procedimentais e de
proveniência, que caracterizam e assim identificam de maneira única cada
documento. Mediante o ato de classificação, a rede de relações inerentes à
natureza de qualquer documento não só vem à luz, como também fica
estabelecida e perpetuada (FOSCARINI, 2010, p.42, tradução nossa, grifos
da autora).

A classificação é a função arquivística que representa a estrutura orgânica-funcional

do produtor e se manifesta no plano de classificação de documentos.
Sobre estes aspectos, Clarissa Schmidt e Johanna Smit, (2015), afirmam que:

Ao considerarmos que os documentos de arquivo devem ser

classificados a partir da perspectiva orgânica-funcional, e que o
estatuto probatório deste documento não se dá pela natureza do
assunto, mas sim pela natureza contextual, afirmamos que na teoria
arquivística as informações de contexto são as mais significativas
(SCHMIDT; SMIT, 2015, p.3).

No âmbito dessa reflexão, utiliza-se o termo classificação para representar a ação

intelectual de estabelecer esquemas para agrupar os documentos a partir de princípios
estabelecidos; a ordenação como a disposição dos tipos documentais dentro das divisões
estabelecidas no esquema de classificação; e o arquivamento como a ação física de colocar os
documentos em pastas ou caixas, orientada pelo esquema de classificação e pela ordenação
definida (SOUSA, 2014, p.06).
Manuel Vázquez (2002, p. 19), salienta que a avaliação de documentos consiste em
“um processo no qual se estabelece o tempo em que os documentos de arquivo servem para
fins administrativos e quais deles devem ser conservados para fins de pesquisa, estudo e
consulta”.
Sobre a importância da avaliação de documentos nas palavras de José Maria Jardim:

A literatura e a prática arquivística destacam, sobretudo a partir dos anos 50,

a importância da avaliação de documentos. Essa avaliação teria objetivos
aparentemente muito simples: identificar o valor dos documentos de maneira
a estabelecer prazos de retenção nas fases corrente e intermediária, definindo
assim as possibilidades de eliminação ou recolhimento aos arquivos
permanentes (JARDIM, 1995, p.6).

A partir de uma avaliação multidisciplinar é possível decidir o prazo que lhes

corresponda viver, “ou seja, se pensarmos em identificar e avaliar o documento de arquivo na
 68

denominada fase de criação, isto é, muito antes de ingressar os documentos no arquivo”

(HEREDIA HERRERA, 2009, p. 11).
Ana Célia Rodrigues, (2008, p.206), explica que a metodologia da avaliação demanda
“o conhecimento das competências atribuídas às áreas e das atividades que justificam a
tipologia documental produzida para a correta atribuição de valores”, que afetam os prazos de
guarda e a destinação final dos documentos de arquivo.
A enorme quantidade de documentos gerados pela Administração atual requer da
Arquivística a consideração de que nem todos os documentos produzidos podem ser
preservados. É muito difícil ter um critério rigoroso para discernir e decidir o que deve ser
salvo e o que deve ser eliminado. A identificação e avaliação arquivística devem contribuir e
garantir as transferências de documentos dos arquivos correntes para os arquivos
intermediários, assim como o recolhimento para a guarda permanente. (MENDO
CARMONA, 1995, p. 131).
A avaliação de documentos é talvez a atividade profissional mais difícil e importante
dos arquivistas, porque uma vez resolvido eliminar um conjunto de documentos a decisão é
irrevogável e muito provavelmente a informação contida neles não pode ser obtida em
nenhuma outra fonte.
A avaliação tem como produto a tabela de temporalidade, que é um “instrumento de
destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos de transferência,
recolhimento, eliminação e reprodução de documentos” (CAMARGO; BELLOTTO, 1996, p.
13).
Como condição inerente à escolha de quais documentos serão preservados no arquivo
permanente, a avaliação de documentos se expressa, na literatura sobre o tema, como um
aparato dotado de racionalidade técnica, referido, nem sempre explicitamente, à função
política da memória e do patrimônio por parte do Estado (JARDIM, 1995, p.8).
A eliminação de documentos de arquivo, por ser uma decisão irreversível, é a tarefa
que mais exige responsabilidade do profissional arquivista.
Nesta etapa do processo de eliminação de documentos, supõe-se que a instituição de
origem já tenha determinado quanto tempo cada série de documentos deve ser mantida, a fim
de atender propósitos administrativos ou requisitos legais. Cabe às autoridades arquivísticas
determinar se uma série de documentos tem valores que excedem as preocupações da
instituição de origem e, neste caso, se os documentos têm valor suficiente para justificar sua
conservação como parte dos documentos permanentes (RHOADS, 1983, p.26).
 69

Todo documento de arquivo possui um valor probatório, inerente a sua própria gênese,
enquanto tem por objetivo principal provar a ação de uma atividade em desenvolvimento de
uma função.
Assim, o desenvolvimento da gestão de documentos e da Diplomática estão
intrinsecamente ligados. Quando existem regras que regem a gênese, formas, tramitação e
classificação de documentos. “A Diplomática pode verificar as regras através da crítica dos
documentos. Com base nessas regras, é possível estabelecer o valor dos documentos de
arquivo” (DURANTI, 1989, p. 10).
Dois conceitos norteiam a função avaliação arquivística: valor primário e valor
secundário dos documentos. O valor primário representa o valor imediato de todo documento
que é produzido para provar uma ação, servindo como elemento de prova. O valor secundário
representa uma atribuição ao documento de arquivo e por isso deve ser preservado para fins
históricos, culturais, de informação ou pesquisa.
O valor primário, inerente ao documento de arquivo, refere-se ao aspecto de prova do
documento e à demanda de uso que recebe por conta do seu produtor. Detectar o valor
primário dos documentos de arquivo é, como tal, identificar o potencial de uso para a tomada
de decisão, considerando sua dimensão probatória. "O valor pelo qual os documentos nascem
como testemunho e garantia de tarefas administrativas, legais, fiscais, de comunicação, daí as
possibilidades como evidências administrativas, legais, financeiras ou fiscais" (HEREDIA
HERRERA, 2011, p.191).
O valor secundário diz respeito à atribuição de um determinado valor ao documento
de arquivo, que ultrapassa os fins de sua criação, ou seja, diz respeito às possibilidades de
utilização do documento de arquivo por usuários que o procuram por razões distintas e
posteriores àquelas do seu produtor. “Valor adquirido por documentos que podem ser
científicos, históricos ou testemunhos" (HEREDIA HERRERA, 2011, p.191).
A gestão de documentos se caracteriza como um conjunto de procedimentos técnicos
aplicados para controlar os documentos de arquivo durante todo o seu ciclo vital, desde o
momento da produção e acumulação, da sua gênese até a destinação final.

No momento em que a gestão documental é incorporada definitivamente

pela arquivística, a necessidade de identificação de documentos se torna
ainda mais premente, como condição para a formulação de requisitos
normalizados para a classificação e avaliação documental e para o
planejamento da produção documental e controle de sua tramitação
(RODRIGUES, 2013. p.77).
 70

Quando a gestão de documentos começa a ser colocada na criação dos procedimentos,

a identificação torna-se a primeira fase do tratamento arquivístico (HEREDIA HERRERA,
2011, p.123).
O especialista em Arquivologia da Universidade da Costa Rica, Sergio Escobedo
Guerrero, ressalta algumas ideias que o arquivista deva considerar para identificar e
desenvolver mecanismos de controle na gestão de documentos, principalmente sobre a
produção de tipologias documentais.

Esta fase da gestão de documentos inclui principalmente a identificação da

produção documental, bem como o reconhecimento das diferentes tipologias
documentais produzidas. Neste trabalho, o arquivista deve ter a capacidade
de identificar, analisar e compreender os diferentes tipos documentais e
propor soluções criativas para enfrentar possíveis necessidades decorrentes
da análise de processos de trabalho (ESCOBEDO GUERRERO, 2003, s/p).

O arquivista pode propor, no momento da criação, como serão os formulários, de cada

espécie documental, que será veículo para o registro das atividades. Desta forma simplifica e
estimula gestão administrativa na medida em que padroniza os tipos documentais que serão
produzidos.
No Brasil, as operações arquivísticas realizadas pelos Arquivos Públicos Estudais,
entre a criação de documentos e sua destinação final, contribuem para os estudos
Arquivísticos e, como tais, merecem ser levados em conta.
Nesta perspectiva, Sousa (2003, p. 266), afirma que o tratamento técnico dos
documentos na administração pública brasileira “é um dos grandes desafios da Arquivística
no País”.
Rodrigues (2013, p. 65), enfatiza que “os órgãos públicos brasileiros ainda se
caracterizam por uma produção e acumulação descontrolada de documentos, situação que se
agrava com a introdução das tecnologias aplicadas aos processos de trabalho”.
Corroborando com esta afirmação, Jardim (1995, p.8) ressalta que “os acervos dos
arquivos públicos sinalizam, portanto, um processo de constituição de um patrimônio
documental que resulta e, em alguns casos, ressalta a opacidade informacional do Estado”.

Só a pesquisa científica, envolvendo universidades e arquivos públicos,

favorecerá a emergência de padrões de gerenciamento da informação
governamental, referidos aos campos da arquivologia e da ciência da
informação, porém mais compatíveis com as especificidades do Estado e da
sociedade brasileiros (JARDIM, 1995, p.10).
 71

Há muitas vertentes da prática em arquivística que só serão realmente compreendidas

exercendo a profissão. Cada arquivo reflete tradições e práticas administrativas e arquivísticas
diferentes. “A riqueza do conceito de gestão de documentos procede, precisamente, da
diversidade que sua aplicação produz” (LLANSÓ i SANJUAN, 1993, p.18).
A Arquivologia possui uma estreita relação entre a teoria e a prática. Seus
fundamentos teóricos estabelecem o rigor científico de sua aplicação. Analisar os
instrumentos elaborados decorrente da prática fornece amplas perspectivas para a
compreensão do embasamento teórico que sustentará a metodologia utilizada.

5 GESTÃO DE DOCUMENTOS: ABORDAGENS TEÓRICAS E PRÁTICAS

Este capítulo apresenta um breve histórico do termo e conceito da gestão de

documentos e também analisa os Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade
Documentais, bem como, propõe alguns pontos de vistas a serem observados em cada um dos
modelos analisados. Além disso, estabelece a relação entre o termo, conceito e metodologia
de identificação, documento de arquivo e série documental nos planos de classificação e
tabelas de temporalidade documentais, publicadas e disponíveis online pelo Arquivo Nacional
e Arquivos Públicos Estaduais do Brasil.

5.1 Breve histórico do termo e conceito de gestão de documentos

O conceito de gestão de documentos está presente na legislação vigente, na literatura

Arquivística, nos dicionários de terminologia da área, bem como nos manuais de normas e
procedimentos, que fundamentam a prática em Arquivologia.
A Constituição Federal da República Federativa do Brasil, 1988, em seu artigo 216,
parágrafo 2º, refere que “corresponde à administração pública, na forma da lei, a gestão de
documentos e suas providencias para possibilitar a sua consulta a todos que dela necessitam”.
Já a Lei Federal nº 8.159 de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional
de arquivos públicos e privados, considerada a lei nacional de arquivos, inclui em seu artigo
1º que “é dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de
arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento
científico e como elementos de prova e informação”. A referida lei, em seu artigo 3º,
considera a gestão de documentos “o conjunto de procedimentos e operações técnicas
 72

referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e

intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”.
No conceito apresentado no Dicionário de Terminologia Arquivística, (1996), cujas
autoras são as professoras da Universidade de São Paulo, Heloísa Bellotto e Ana Maria
Camargo, a gestão de documentos é “um conjunto de medidas e rotinas visando à
racionalização e eficiência na criação, tramitação, classificação, uso primário e avaliação de
arquivos” (BELLOTTO; CAMARGO, 1996, p.52).
De acordo com o Dicionário de Terminologia Arquivística8, do Conselho
Internacional de Arquivos, ICA, “a gestão de documentos diz respeito a uma área da
administração geral relacionada com a busca de economia e eficácia na produção,
manutenção, uso e destinação final dos documentos de arquivo”.
A UNESCO, por meio do estudo RAMP, define, em 1979, a gestão de documentos
como o “domínio da gestão administrativa com vistas a assegurar a economia e a eficácia das
operações, desde a criação, manutenção, utilização, até a destinação final dos documentos”
(LLANSÓ i SANJUAN, 1993, p.38).
Joaquim Llansó i Sanjuan, (1993, p.33), Diretor do Serviço de Arquivos e Patrimônio
Documental do Governo de Navarra, esclarece que com a adoção da teoria das três idades dos
documentos, a Arquivística expandiu seu campo de atuação. As três idades correspondem,
respectivamente, com os documentos correntes, intermediários e permanentes.

Primeira idade: circulação e tramitação: os documentos formam parte dos

arquivos de gestão e o uso é frequente. Segunda idade: Os documentos são
objeto de uso de maneira pouco frequente. É a fase do arquivo intermediário
em que o valor primário diminui na mesma proporção em que aumenta o
valor secundário. Terceira idade: o documento adquire valor permanente, seu
uso será por seu valor cultural ou de pesquisa, a conservação é definitiva
(LLANSÓ i SANJUAN, 1993, p.33-34, tradução nossa).

Para Ana Célia Rodrigues (2013, p. 65), a gestão de documentos se caracteriza como
“um conjunto de procedimentos aplicados no controle dos documentos durante todo o seu
ciclo de vida, incidindo sobre o momento da produção e acumulação na primeira e na segunda
idade, ou seja, nos arquivos correntes e no intermediário".

8
Disponível em: <http://www.ciscra.org/mat/mat/term/297>. Acesso em: 13 jan 2019. ( Multilingual Archival
Terminology )
 73

O conceito de gestão de documentos foi formulado após o advento da

Segunda Guerra Mundial, quando ocorre uma explosão documental no
âmbito das administrações públicas e a consequente necessidade de
racionalizar e controlar o volume de grandes massas documentais
acumuladas em depósitos de arquivos. O reflexo destas mudanças ocorridas,
primeiramente nos Estados Unidos e Canadá, se fez sentir na arquivística
pelo enunciado de uma nova concepção de arquivo, fundamentada na Teoria
das Três Idades, princípio pelo qual os documentos passam por fases
estabelecidas de acordo com sua vigência administrativa e frequência de
consulta: idade corrente, intermediária e permanente (ou histórica)
(RODRIGUES, 2013, p. 71).

Ao fim da Segunda Guerra Mundial se desenvolve na literatura norte-americana o

conceito de records managements, traduzido para o português como gestão de documentos, e
tem por objetivo organizar os documentos produzidos e acumulados pelo Estado.
A América do Norte conheceu, nos anos 1950, novos conceitos e novas práticas
arquivísticas para o tratamento da massa documental acumulada durante mais de um século
pelas administrações públicas (TOGNOLI; GUIMARÃES, 2011, p.27).

Essa nova realidade apresentada aos arquivistas gerou uma ruptura na teoria
e na prática arquivística, no momento em que separou seu objeto, o
documento de arquivo, diferenciando-o para os record managers e o para os
archivists. Nesse momento, cabia, portanto, aos record managers gerenciar a
documentação corrente e intermediária produzida pelas instituições,
enquanto que aos archivists estavam ligados aos documentos que poderiam
ser considerados de cunho histórico permanente (TOGNOLI;
GUIMARÃES, 2011, p.27).

Heloisa Belotto (2014) relata que só a partir dos anos de 1960 que cresceram em
número e importância, os arquivistas voltados para a gestão de documentos no Brasil, os
nossos records managers.
O reflexo destas mudanças ocorridas, primeiramente nos Estados Unidos e Canadá, se
fez sentir na Arquivística pelo enunciado de uma nova concepção de arquivo, fundamentada
na Teoria das Três Idades, princípio pelo qual os documentos passam por fases estabelecidas
de acordo com sua vigência administrativa e frequência de consulta (RODRIGUES, 2003,
p.26).
Duas instituições de caráter internacional contribuíram para que profissionais e órgãos
desenvolvessem a gestão de documentos, a Organização das Nações Unidas para a Educação,
Ciência e Cultura (UNESCO) e o Conselho Internacional de Arquivos (CIA).
Através da publicação do Programa para a gestão de Documentos e Arquivos
(RAMP), (1983) apontou as diretrizes para a implantação do programa de gestão de
 74

documentos, definindo os elementos que o integram e os instrumentos metodológicos que o

sustentam. Segundo o estudo do autor, o programa de gestão de documentos deve ser
desenvolvido em três fases:

Um sistema abrangente de gestão de documentos tratará de tudo o que

acontece com os documentos de uma organização através de seu "ciclo de
vida", isto é, desde seu "nascimento", através de sua vida ativa e produtiva
como um meio de cumprir as funções da organização, até sua "morte" ou
destruição, quando tiverem cumprido todos os fins pertinentes, ou sua
"reencarnação" como arquivos, se tiverem valores que justifiquem sua
conservação. As três fases básicas da gestão de documentos são, então, as
seguintes: 1) produção 2) uso e manutenção e 3) eliminação de documentos
(RHOADS, 1983, p.19).

A primeira fase da gestão de documentos é de particular importância, pois, se for feita

adequadamente, evitará a produção de documentos não essenciais, diminuindo o volume de
documentos produzidos, tramitados, armazenados e eliminados. A segunda fase da gestão de
documentos inclui a utilização, controle e armazenamento de documentos que são necessários
para executar ou facilitar as funções ou atividades da organização. A terceira fase da gestão de
documentos é crítica, pois envolve decidir quais documentos devem ser mantidos como
testemunhos do passado, quais devem ser eliminados e, neste segundo caso, por quanto tempo
eles devem ser mantidos por razões administrativas ou jurídicas (RHOADS, 1983).

A gestão de documentos assim entendida, supõe uma atenção e tratamento

contínuo aos documentos e que não se interrompe, nem se diferencia ao
ingressar no estágio de conservação permanente. De certa forma, o que
defendemos é que, a partir da sucessão de ações arquivísticas, estas nos
permitem dinamizar o tratamento técnico arquivístico ao longo de todas as
suas idades e conduzir, sem trauma, os documentos correntes de hoje a
configurar os fundos Históricos de amanhã (HEREDIA HERRERA, 1998, p.
33).

Carol Couture (1999, p.37) assegura que o arquivista tem a missão “de definir o que
constituirá a memória de uma instituição ou de uma organização”. Da mesma forma, Elio
Lodolini (1995, p. 45), afirma que “o arquivista sabe que os documentos que nascem hoje, são
os que constituirão amanhã o arquivo permanente”.
O arquivo é, antes de tudo, uma unidade de gestão dentro das organizações e o
documento de arquivo nunca perde sua dimensão administrativa, sem prejuízo do fato de que
alguns chegam ao arquivo permanente (HEREDIA HERRERA, 2008, p.44).
 75

Se antes a Arquivologia se fundamentava na prática da conservação dos documentos e

o arquivista era formado para o desenvolvimento destas práticas, hoje ela é uma área que
cobre “o conjunto de princípios e métodos que regem a criação, a avaliação, a aquisição, a
classificação, a descrição, a difusão e a conservação dos arquivos” (COUTURE, 1999, p. 85).
Concepción Mendo Carmona (1995, p. 114) afirma que a Arquivística buscou novas
teorias destinadas a conseguir que o arquivo prestasse um bom serviço à história.

A total independência da Arquivística veio com a teorização da prática de

que os documentos devem ser organizados de acordo com a estrutura da
instituição da qual provém. Este princípio, chamado de proveniência, que
concebe o arquivo como um conjunto orgânico de documentos, é
considerado a base da disciplina Arquivística, porque lhe deu a natureza de
ciência ao estabelecer um princípio geral a partir do qual seu
desenvolvimento teórico ocorreu. (MENDO CARMONA, 1995, p. 114,
tradução nossa).

Os princípios e técnicas que unem a teoria e a prática em Arquivologia nasceram da

construção de metodologias do desenvolvimento do trabalho prático.

Portanto, o objetivo da Arquivística é resolver doutrinariamente como os

arquivos são formados, organizados e conservados, a fim de obter economia
de espaço na conservação de documentos, economia de tempo na pesquisa
sobre eles mesmos e economia de pessoal no trabalho e direção do arquivo.
Isto implica que esta ciência deve aplicar normas válidas para os arquivos de
todos os tempos e de todas as sociedades organizadas, sejam elas antigas ou
recém-formadas. Ou seja, a Arquivística deve empregar a metodologia
necessária para que o arquivo possa cumprir a esses propósitos. (MENDO
CARMONA, 1995, p. 130, traduções nossa).

Como ciência a Arquivologia estabelece suas metodologias de gestão a partir da

formulação dos seus princípios básicos universalmente reconhecidos, e da identificação,
definição e delimitação dos diferentes agentes e entidades que interagem entre si para realizar
os programas de gestão de documentos nas organizações (HERRERO MONTERO; DÍAZ
RODRÍGUEZ, 2011, p. 133).
Em outras palavras, desenvolver procedimentos e instrumentos que permitam ao
arquivista identificar, classificar, avaliar, preservar e difundir os documentos de arquivo.

5.2 A identificação de documentos e o agrupamento de séries documentais nas práticas

de gestão de documentos do Arquivo Nacional e dos Arquivos Públicos Estaduais
brasileiros
 76

A República Federativa do Brasil é um país de dimensão continental, dividido

em unidades federativas, entidades subnacionais, com certo grau de autonomia, dotadas
de governo e constituição próprias.
A tabela a seguir, permite demonstrar quais Arquivos Públicos Estaduais possuem
Manual de Gestão de Documentos (MGD); Plano de Classificação Documental (PCD); e
Tabela de Temporalidade Documental (TTD); publicados e disponíveis online em seus
respectivos sites institucionais.

Quadro 7 - Instrumentos de gestão de documentos nos Arquivos Públicos Estaduais do Brasil

INSTRUMENTOS
REGIÃO ARQUIVO DE GESTÃO DE
DOCUMENTOS
Divisão de Arquivo Público do Estado do Acre -
N Arquivo Público Estadual do Amapá -
O Arquivo Público Estadual do Amazonas -
R Arquivo Público do Pará -
T Arquivo Estadual de Roraima -
E Núcleo de Arquivo Oficial de Rondônia -
N Arquivo Público do Estado da Bahia9 PCD - TTD
O
R Arquivo Público do Estado do Ceará -
D Arquivo Público do Estado do Maranhão -
E Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Norte -
S Arquivo Público do Estado do Piauí -
T Arquivo Público de Alagoas -
E Arquivo Público Estadual de Sergipe -
Arquivo Público Estadual Jordão Emerenciano – PE -
Arquivo Histórico Estadual de Goiás -
CENTRO Arquivo Público de Mato Grosso10 MGD - PCD - TTD
OESTE Arquivo Público Estadual de Mato Grosso do Sul11 PCD - TTD
Arquivo Público do Distrito Federal12 MGD - PCD - TTD
Arquivo Público do Estado do Espírito Santo13 MGD - PCD - TTD
SUDESTE Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro14 MGD -- PCD - TTD
Arquivo Público do Estado de São Paulo15 MGD - PCD - TTD
Arquivo Público Mineiro16 MGD - PCD - TTD
Arquivo Público do Estado de Santa Catarina17 PCD - TTD

9
Disponível em: <http://www.fpc.ba.gov.br/modules/conteudo/conteudo.php?conteudo=116>. Acesso em: 13
jan 2019.
10
Disponível em: <http://www.apmt.mt.gov.br/site/instrumentos-tecnicos>. Acesso em: 13 jan 2019.
11
Disponível em: <http://www.sad.ms.gov.br/temporalidade-de-documentos/>. Acesso em: 13 jan 2019.
12
Disponível em: <http://www.arpdf.df.gov.br/planos-de-classificacao-e-tabelas-de-temporalidade-e-destinacao-
de-documentos/>. Acesso em: 13 jan 2019.
13
Disponível em: <http://www.proged.es.gov.br/>. Acesso em: 13 jan 2019.
14
<http://www.rj.gov.br/web/casacivil/exibeConteudo?article-id=2998476>. Acesso em: 13 jan 2019.
15
Disponível em: < http://www.arquivoestado.sp.gov.br/site/gestao/sistema/plano>. Acesso em: 13 jan 2019.
16
Disponível em: <http://www.siaapm.cultura.mg.gov.br/modules/gestao_documentos/>. Acesso em: 13 jan
2019.
17
Disponível em: < http://www.sea.sc.gov.br/index.php/institucional/diretorias/dioesc/gestao-
documental/legislacao>. Acesso em: 13 jan 2019.
 77

SUL Arquivo Público do Estado do Paraná18 MGD - PCD - TTD

Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul19 PCD - TTD
Fonte: Elaboração do autor

É possível observar que dos 25 Arquivos Públicos Estaduais apenas 11 possuem

instrumentos de gestão de documentos publicados e disponíveis online em seus respectivos
sites institucionais.

Quadro 8 - Levantamento dos instrumentos de gestão de documentos nos Arquivos Públicos Estaduais

INSTITUIÇÃO INSTRUMENTOS DE GESTÃO DE DOCUMENTOS

ARQUIVÍSTICA
Arquivo Público do Manual de gestão de documentos administrativos do Governo do
Distrito Federal20 Distrito Federal / Secretaria de Estado de Planejamento e Orçamento.

Plano de Classificação de Documentos da Atividade Fim.

Tabela de Temporalidade e Destinação dos Documentos da Atividade

Fim.
Arquivo Público de Manual Técnico de Normas e Procedimentos.
Mato Grosso21
Plano de Classificação de Documentos das Atividades Fim.

Tabela de Temporalidade de documentos das Atividades Fim.

Arquivo Público do Manual de Gestão de Documentos.
Estado do Espírito
Santo22 Plano de Classificação Atividade Meio – Assunto.

Tabela de Temporalidade Atividades Meio – Assunto.

Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de documentos do

Arquivo Público do Estado do Espírito Santo: atividades fim -
Tipologia Documental. PORTARIA CONJUNTA SECULT/APEES
N° 075-S, de 17 de Dezembro de 2018. Disponível em:
<https://proged.es.gov.br/Media/Proged/PCD%20E%20TTD%20%20-
%20FIM/diario_oficial_2018-12-18_%20PCD_TTD.pdf>.
Arquivo Público Manual de Gestão de Documentos.
Mineiro23

18
Disponível em: <http://www.arquivopublico.pr.gov.br/modules/conteudo/conteudo.php?conteudo=148>.
Acesso em: 13 jan 2019.
19
Disponível em: < http://www.apers.rs.gov.br/portal/siarq.php>. Acesso em: 13 jan 2019.
20
Disponível em: <http://www.arpdf.df.gov.br/planos-de-classificacao-e-tabelas-de-temporalidade-e-destinacao-
de-documentos/>. Acesso em: 13 jan 2019.
21
Disponível em: <http://www.apmt.mt.gov.br/site/instrumentos-tecnicos>. Acesso em: 13 jan 2019.
22
Disponível em: <http://www.proged.es.gov.br/>. Acesso em: 13 jan 2019.
23
Disponível em: <http://www.siaapm.cultura.mg.gov.br/modules/gestao_documentos/>. Acesso em: 13 jan
2019.
 78

Plano de classificação de documentos de arquivo para o poder

executivo do estado de minas gerais – Assunto.

Tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo para o

poder Executivo do estado de minas gerais – Assunto.
Arquivo Público do Manual de Gestão de documentos do Estado do Paraná.
Estado do Paraná24
Código de Classificação de Documentos (CCD).

Tabela Básica de Temporalidade de Documentos das Atividades Meio.

Arquivo Público do Instrução Normativa Nº 01 / 2017. (Publicada no DOE de 18 de maio
Estado do Rio de 2017 – páginas 16 a 24.).
Grande do Sul25
Plano de Classificação de Documentos – PCD .

Tabela de Temporalidade de Documentos – TTD.

Arquivo Público da Plano de Classificação de Documentos para Administração Pública do
Bahia26 Poder Executivo do Estado da Bahia.

Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do

Poder Executivo do Estado da Bahia.
Arquivo Público Plano de Classificação de Documentos.
Estadual de Mato
Grosso do Sul27 Tabela de Temporalidade de Documentos.
Arquivo Público do Manual de Aplicação do Plano de Classificação e da Tabela de
Estado de São Temporalidade de documentos da Administração Pública do Estado de
Paulo28 São Paulo: Atividades-Meio.

Manual de Elaboração de Planos de Classificação e Tabelas de

Temporalidade da Administração Pública do Estado de São Paulo:
Atividades-Fim.
Arquivo Público do Manual de Gestão de Documentos.
Estado do Rio de
Janeiro29 Plano de Classificação de Documentos das Atividades Meio.

Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades Meio.

Arquivo Público do Plano de Classificação.
Estado de Santa
Catarina30 Tabela de Temporalidade.
Fonte: Elaboração do autor.

24
Disponível em: <http://www.arquivopublico.pr.gov.br/modules/conteudo/conteudo.php?conteudo=148>.
Acesso em: 13 jan 2019.
25
Disponível em: < http://www.apers.rs.gov.br/portal/siarq.php>. Acesso em: 13 jan 2019.
26
Disponível em: <http://www.fpc.ba.gov.br/modules/conteudo/conteudo.php?conteudo=116>.
27
Disponível em: <http://www.sad.ms.gov.br/temporalidade-de-documentos/>. Acesso em: 13 jan 2019.
28
Disponível em: < http://www.arquivoestado.sp.gov.br/site/gestao/sistema/plano>. Acesso em: 13 jan 2019.
29
Disponível em: <http://www.rj.gov.br/web/casacivil/exibeConteudo?article-id=2998476>. Acesso em: 13 jan
2019.
30
Disponível em: < http://www.sea.sc.gov.br/index.php/institucional/diretorias/dioesc/gestao-
documental/legislacao>. Acesso em: 13 jan 2019.
 79

Como foi visto, os conceitos que norteiam as práticas arquivísticas de gestão de

documentos, são fundamentais para o estabelecimento das teorias e metodologias adotadas
pelas instituições para reconhecer e tratar seus documentos de Arquivo.
Pensando nisso, elaboramos o seguinte quadro para demonstrar como a instituição
arquivística reconhece o seu objeto de trabalho e qual base teórica e metodológica utiliza para
tratá-lo tecnicamente. Temos como premissa que a metodologia adotada para denominar os
documentos de arquivo determinará a qualidade dos resultados obtidos, conforme é possível
observar no quadro 9, que aborda esta relação.
 80

Quadro 9 - Prática Profissional: conceitos que fundamentam a gestão de documentos

INSTITUIÇÃO CONCEITOS EXEMPLOS DE DENOMINAÇÃO DOS
ARQUIVÍSTICA DOCUMENTOS DE ARQUIVO
IDENTIFICAÇÃO DOCUMENTO SÉRIE
ARQUIVO Para possibilitar melhor identificação Unidade de registro de 001 Modernização e Reforma
NACIONAL do conteúdo da informação, foram informações qualquer que Administrativa
empregadas funções, atividades, seja o suporte utilizado Projetos, Estudos e Normas
espécies e tipos documentais, (ARQUIVO NACIONAL,
genericamente denominados 2001, p.177). 002 Planos, Programas e Projetos de
assuntos, agrupados segundo um Trabalho
código de classificação, cujos 003 Relatório de Atividades
conjuntos constituem o referencial
para o arquivamento dos documentos 004 Acordos, Ajustes, contratos, Convênios
(ARQUIVO NACIONAL, 2001,
p.9).
ARQUIVO Código 110: PLANOS E POGRAMAS DE
31
PÚBLICO DO Identificação – Processo de TRABALHO - planos, programas, projetos,
DISTRITO reconhecimento, sistematização e Unidade de registro de relativos à política de arquivos e às técnicas
FEDERAL registro de informações sobre informações qualquer que arquivísticas.
arquivos, com vistas ao seu valor seja o suporte ou formato
físico e intelectual Código 210: PLANOS E PROGRAMAS DE
TRABALHO - planos, programas e projetos
de trabalho de gestão de documentos
(inclusive relatório técnico).
ARQUIVO IDENTIFICAÇÃO · Processo de DOCUMENTO · 1· 101 Políticas e Diretrizes
PÚBLICO DE reconhecimento, sistematização e Unidade constituída pela
MATO registro de informações sobre informação e seu suporte 102 Planos, Programas e Projetos
GROSSO arquivos com vista ao seu controle (meio onde a informação 103 Acordos, Ajustes, Contratos, Convênios,
físico e/ou intelectual. reside: papel, disquete, Protocolo de Intenções, Termo de

31
Distrito Federal (Brasil). Secretaria de Estado de Planejamento e Orçamento do Distrito Federal – SEPLAN – Manual de gestão de documentos administrativos do Governo
do Distrito Federal/ Secretaria de Estado de Planejamento e Orçamento. Ed. Rev. E atual. – Brasília: SEPLAN, 214. 247P.

ARQUIVO Para possibilitar uma melhor
PÚBLICO DO identificação do conteúdo da
ESTADO DO informação, devem ser empregadas
ESPÍRITO funções, atividades, espécies e tipos
SANTO documentais, genericamente
denominados assuntos, agrupados
segundo um código de classificação,
cujos conjuntos constituem o
referencial para o arquivamento dos
documentos (MANUAL, 2014,
p.67).
ARQUIVO Nesta fase, ao separar os documentos
PÚBLICO por ano, em ordem cronológica,
MINEIRO organiza-se uma lista identificando-
os pelos conteúdos abordados. A
partir da listagem, separam-se os
documentos por
função/atividade/transação, em lotes,
o que exige o exame de cada item
documental. Assim, teremos os
documentos organizados segundo o
principal critério de avaliação em
ordem cronológica crescente, prontos
etc.); 2 · Registro de uma
informação
independentemente da
natureza do suporte que a
contém.
V.tb. Item documental
São considerados como
documentos os
requerimentos, ofícios,
comunicados,
memorandos, cartas e
qualquer outro suporte que
contenha informação.
Assim, documento é todo
o registro material da
informação: uma
fotografia, um registro
eletrônico, um filme VHS,
etc. (MANUAL, 2014, p.
17).
Informação registrada,
independentemente da
forma ou suporte, criada,
recebida e mantida por
uma agência, instituição,
organização ou pessoa na
consecução de suas
obrigações legais ou de
seus negócios
(DICTIONARY..., 1988,
p. 128. Tradução nossa,
apud CRUZ, 2013, p.12).
81
Cooperação Técnico-Científica
104 Relatórios de Atividades
105 Ouvidoria
110 Auditoria das Contas Públicas
001 Políticas de Ação Governamental
Projetos, Estudos e Normas
002 Planos Programas e Projetos de
Trabalho
003 Acordos, Ajustes, Contratos, convênios
TTD – Fim
11.01.01.01Prontuário de gerenciamento das
CADS
11.01.01.02 Termo de abertura de projeto
arquivístico
11.01.01.03 Formulário de acompanhamento
de projeto arquivístico
11.01.0.04 ata de reunião do PROGED
11.01.01.05 Formulário de diagnóstico
arquivístico.
Um grupo de itens ou 001.11 Acordo de Resultados
arquivos criados ou Estão incluídos documentos como:
mantidos por uma Instrumentos de contratualização por
agência ou pessoa que, resultados do Acordo de
indiferente ao valor, ou Resultados assinados entre as partes
custódia atual, são acordantes; Cópia da publicação de Extrato
identificados na mesma do Acordo no
sequência, ou resultam Diário Oficial do Estado de Minas Gerais
do mesmo processo de (DOEMG); Cópia da publicação de
acumulação ou Deliberação da
arquivamento e são de Câmara de Coordenação Geral,
funções, formatos ou Planejamento, Gestão e Finanças (CCGPGF)

para serem avaliados (CRUZ, 2013,
p. 29).
O objetivo desta etapa é identificar e
documentar a instituição de forma
abrangente. Sua estrutura, os
ambientes (de atividades, de
regulação e sócio-político) nos quais
o órgão opera e os principais fatores
que afetam suas práticas de
arquivamento (CRUZ, 2013, p. 35).
ARQUIVO
PÚBLICO DO
ESTADO DO
PARANÁ
82
conteúdo informacional no DOEMG; Notas
similares (CRUZ, 2013, Técnicas; Ofícios; Mensagens eletrônicas;
p. 135). Memorandos; Documentos comprobatórios
de
acompanhamento do cumprimento das metas
e produtos pactuados; Relatório de Execução
enviado
pelo Órgão/Entidade aos membros da
Comissão de Acompanhamento e Avaliação;
Relatório de
Avaliação; Termo Aditivo do contrato
assinado entre as partes do Acordo de
Resultados; Cópia da
publicação do Extrato do Termo Aditivo no
DOEMG; Boletins e cartilhas informativas;
Slides.
Documento de Arquivo é 0-0-1política governamental; 0-0-2
todo registro de modernização e reforma administrativa;
informação, original, único legislação. Regulamentação; habilitação
e autêntico que resulta da jurídica e regularização
acumulação de Fiscal; acordo. Contrato. Convênio. Termo;
documentos, produzidos plano. Programa. Projeto de trabalho;
ou recebidos no exercício compromisso oficial;
de suas atividades, em
qualquer suporte, Agenda – eliminação
analógicos ou digitais, Agenda de autoridade – guarda permanente
produzidos no exercício de
suas competências, Ata de reunião; convocação; memória de
funções e atividades por reunião; pauta de reunião
uma pessoa física ou
jurídica. Formando um
conjunto orgânico,
refletem as ações a que
estão vinculados, sendo
assim, é a razão de sua
 83

origem e/ou a função para

qual são produzidos que
determinam sua condição
de documento de arquivo,
e não a natureza do suporte
ou formato.
(Manual de Gestão de
Documentos do Estado do
Paraná, 2018 p. 12)

ARQUIVO Parágrafo único - Entende-se por § 3º - Entende-se por Coleta e levantamento de dados
PÚBLICO DO classificação de documentos o ato ou Série, a sequência de
ESTADO DO efeito de analisar e identificar o documentos relativos à Elaboração de diagnósticos
RIO GRANDE conteúdo do documento, mesma função/atividade.
DO SUL relacionando-os à função, subfunção, Estudos de viabilidade Elaboração do plano
série e subsérie da atividade de ação-
responsável por sua produção ou § 4º - Entende-se por
acumulação. Subsérie, a subdivisão da Proposições e deliberações
série, podendo ser
INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 01 utilizada em razão das Realização de consulta
/ 2017. variantes da
(Publicada no DOE de 18 de maio de função/atividade. Deliberação da participação social
2017 – páginas 16 a 24.)
Dispõe sobre o Plano de INSTRUÇÃO
Classificação de Documentos – PCD NORMATIVA Nº 01 /
e a Tabela de Temporalidade de 2017.
Documentos – TTD, para os Órgãos (Publicada no DOE de 18
da Administração Pública Direta do de maio de 2017 –
Estado e dá outras providências. páginas 16 a 24.)
ARQUIVO 01.01.01.01. Decreto, diretrizes, estatuto,
PÚBLICO DA código, regulamento, regimento, instrução
BAHIA normativa, norma, resolução, deliberação,
portaria,
01.01.02.01. Convênio, termo de
cooperação, acordo, protocolo de intenções
 84

termo de parceria.

01.01.00.01. Despacho Normativo

01.01.00.02. parecer Jurídico

ARQUIVO 1.1.1.1 Decreto, lei, Decreto-lei, estatuto,

PÚBLICO DE código, regulamento, regimento, instrução
MATO normativa, resolução, deliberação, portaria.
GROSSO DO
SUL 1.1.2.1 Certificado de Matrícula no cadastro
específico do INSS
1.1.2.2 Comprovante de inscrição de
situação cadastral no Cadastro Nacional de
Pessoa Jurídica – CNPJ

1.1.2.3 Comprovante de inscrição no

Cadastro de Contribuintes do ICMS

1.1.2.4 Comprovante de matrícula na Junta

Comercial.

1.1.2.5 Processo de cadastramento no Fundo

ARQUIVO Identificar o contexto de produção
PÚBLICO DO dos documentos significa ordenar as
ESTADO DE atribuições listadas em funções,
SÃO PAULO subfunções e atividades no Plano de
Classificação onde os documentos
serão inseridos (MANUAL, 2008, p.
35).
O mais importante neste momento é
identificar a SÉRIE
DOCUMENTAL e não o assunto, ou
seja, a ação ou o objeto de que trata o
São documentos de
arquivo todos os registros
de informação, em
qualquer suporte, inclusive
o magnético ou óptico,
produzidos, recebidos ou
acumulados pelos órgãos e
entidades referidos no
artigo 1º deste decreto
(Decreto nº 48.897/2004,
artigo 3º, p.37).
de Garantia por Tempo de Serviço – FGTS.
Série documental é o Decreto, estatuto, código, regulamento,
conjunto de documentos regimento, instrução normativa, norma,
do mesmo tipo resolução, deliberação, portaria.
documental produzido
por um mesmo órgão, em Alvará de funcionamento
decorrência do exercício
da mesma função, Certificado de matrícula no Cadastro
subfunção e atividade e Específico do INSS- CEI
que resultam de idêntica
forma de produção e Comprovante de atualização de dados no
tramitação e obedecem à Cadastro Nacional do Trabalhador CNT
 85

documento (MANUAL, 2008, p. 44). mesma temporalidade e

destinação (Decreto nº Comprovante de inscrição e de situação
48.897/2004, artigo 12. cadastral no Cadastro Nacional de Pessoa
p.38, Apud, MANUAL, Jurídica - CNPJ
2008, p. 45)

ARQUIVO Trata-se de levantamento de dados Documento criado ou A denominação da série Correspondência interna de solicitação de
PÚBLICO DO sobre o órgão produtor, seu elemento recebido por uma pessoa documental obedece à saldos
ESTADO DO orgânico (estrutura organizacional) e física ou jurídica no curso fórmula do tipo: espécie
RIO DE funcional (competências, funções e de uma atividade prática + atividade (verbo + Ofício de informação da regularidade de
JANEIRO atividades) que determinam as (MANUAL, 2012, p. 53). objeto da ação), sob a contas
características que apresentam a qual incide os critérios de
tipologia documental. A classificação, avaliação, Processo de Comprovação de adiantamento
identificação da tipologia descrição e planejamento
documental é uma etapa importante de produção (MANUAL, Processo de concessão de adiantamento
desta função arquivística. 2012, p. 14).
Os tipos documentais formam as Relatório de análise processual de
séries documentais próprias de cada adiantamento
órgão produtor, porque possuem
igual modo de produção, de Relatório de exame da execução de contas
tramitação e de resolução final do
procedimento que lhe deu origem no
contexto das atribuições
(competências, funções, atividades e
tarefas) desempenhadas por um
órgão administrativo (MANUAL,
2012, p. 14).
ARQUIVO 01.01.01.01.01.029 Autógrafo de Lei sobre
PÚBLICO DO Ouvidoria
ESTADO DE 01.01.01.01.01.030 Autógrafo de Lei sobre
SANTA Gestão Organizacional
CATARINA 01.01.01.01.01.046 Ofício sobre Medida
Provisória
01.01.01.01.01.047 Comunicado de Viagem
do Governador
 86

01.01.01.01.01.048 Comunicado de Viagem

do Vice-Governador
01.01.01.01.01.049 Comunicado de Regime
de Urgência
01.01.01.01.01.050 Comunicado de
Proposição de Emenda Supressiva
01.01.01.01.01.051 Comunicado de
Proposição de Emenda Modificativa
Fonte: Elaboração do autor.
 87

Após esta pesquisa inicial, optou-se por analisar como o Arquivo Nacional,
considerando que sua metodologia de gestão de documentos influenciou outros arquivos, e os
Arquivos Públicos Estaduais do Brasil, reconhecem e denominam os documentos, procedendo
ao levantamento de dados nos instrumentos de gestão de documentos (PCD, TTD) cujo
resultado permitiu ter uma dimensão de como os documentos de arquivo são identificados no
contexto arquivístico brasileiro.

5.2.1 Arquivo Nacional do Brasil

O Arquivo Nacional (2001) publicou, conforme a Resolução Nº 14 do CONARQ, o

Código de Classificação de Documentos de Arquivo e Tabela Básica de Temporalidade e
Destinação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-meio da Administração
Pública Federal, baseados na de Classificação Decimal de Dewey.
De acordo com esta Resolução:

A classificação por assuntos é utilizada com o objetivo de agrupar os

documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação e
facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a avaliação, seleção,
eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses documentos, uma
vez que o trabalho arquivístico é realizado com base no conteúdo do
documento, o qual reflete a atividade que o gerou e determina o uso da
informação nele contida. A classificação define, portanto, a organização
física dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial básico para
sua recuperação [...] Para este instrumento adotou-se o modelo de código de
classificação decimal. [...] As classes principais correspondem às grandes
funções desempenhadas pelo órgão. Elas são divididas em subclasses e estas,
por sua vez, em grupos e subgrupos, os quais recebem códigos numéricos,
seguindo-se o método decimal (ARQUIVO NACIONAL, 2001, p. 9).

Desta forma, o sistema decimal de classificação por assuntos, constitui-se em códigos

numéricos divididos em dez classes que podem ser subdivididas em 10 subclasses e assim por
diante. Tomando como exemplo o modelo apresentado pelo Arquivo Nacional, é possível
observar na Figura 1:
 88

Figura 1 – Código de Classificação de Documentos – Arquivo Nacional

Fonte: Arquivo Nacional, 2001.

A partir da figura 1 é possível perceber a relação hierárquica desse Código de

Classificação de Documentos.

Os códigos numéricos refletem a subordinação dos subgrupos ao grupo, do

grupo à subclasse e desta, à classe. Esta subordinação é representada por
margens, as quais espelham a hierarquia dos assuntos tratados. O Código de
classificação de documentos de arquivo para a administração pública:
atividades-meio possui duas classes comuns a todos os seus órgãos: a classe
000, referente aos assuntos de ADMINISTRAÇÃO GERAL e a classe 900,
correspondente a ASSUNTOS DIVERSOS. As demais classes (100 a 800)
destinam-se aos assuntos relativos às atividades fim do órgão. Estas classes
não são comuns, cabendo aos respectivos órgãos sua elaboração, seguindo
orientações da instituição arquivística na sua esfera específica de
competência. Compõe ainda este código o índice, instrumento auxiliar à
classificação, no qual os assuntos são ordenados alfabeticamente e remetidos
ao código numérico correspondente. (ARQUIVO NACIONAL, 2001, p.
10).

Tomando por exemplo a classe 000, observa-se que a esquematização do Código de

Classificação Decimal reflete apenas os assuntos relativos ao órgão, conforme é possível
observar na Figura 2:

Figura 2 – Código de Classificação Decimal – Arquivo Nacional

Fonte: Arquivo Nacional, 2001.

 89

A opção por assuntos para identificar o documento de arquivo se fundamenta no uso

da Classificação Decimal de Dewey, CDD. Com base nas ideias de Bernard Fhromann
(1994), o autor afirma que o CDD, como qualquer sistema de representação do conhecimento,
intervém em conflitos de interpretação sobre o significado de assuntos, porque sistemas de
representação do conhecimento são linguagens de recuperação cujas estruturas articulam
assuntos de maneiras diferentes e altamente específicas e o CDD oferece um exemplo de
flexibilidade interpretativa de assuntos:

Dewey enfatizou mais de uma vez que seu sistema não representa nenhuma
estrutura além da sua; não existe nenhuma 'dedução transcendental'. O CDD
é um sistema puramente semiótico com expansão de dez códigos de
assuntos. Nele, um assunto é totalmente constituído em termos de sua
posição no sistema. A característica essencial de um assunto é um símbolo
de classe que se refere apenas a outros símbolos (FROHMANN 1994, s/p,
tradução nossa, grifo do autor).

Os debates sobre assuntos se fecharam porque Dewey e seus aliados foram bem-
sucedidos na construção de um ambiente em que asseguraram a sua progressão desde a
concepção até a entrega, mas também a sua sobrevivência como Sistema de Organização do
Conhecimento para bibliotecas.
O CDD tornou-se naturalmente um Sistema de Organização do Conhecimento, porque
os elementos discursivos pelos quais ele constrói seus assuntos eram os mesmos que os
usados para construir sua rede de instituições de apoio específico e as formas sociais
dominantes e hegemônicas dos dias de Dewey (FROHMANN, 1994). O CDD foi criado para
ser utilizado como classificação em bibliotecas. O sistema Decimal de Classificação de
Dewey, propõe uma representação por assuntos, o que não deveria ser aplicado a classificação
dos documentos de arquivo.
O autor mostra que o sucesso da CDD foi consolidado pelo estabelecimento de
vínculos com um contexto social e político mais amplo.

O sucesso da CDD não é devido à sua solução para os problemas de uma

organização específica do conhecimento do campo epistemológico nem da
adequação representacional de sua organização conceitual, mas é devido, em
vez disso, à implementação bem-sucedida de estratégias de negociação
envolvendo a construção de uma rede social consistindo em muitos
elementos heterogêneos (FROHMANN, 1994, s/p, tradução nossa).
 90

O Código de Classificação de documentos e a Tabela de Temporalidade Documental,

publicados pelo Arquivo Nacional, não possuem estabilidade no uso do princípio
classificatório, pois embora a introdução da Resolução nº 14 mencione que os instrumentos
refletem as funções e atividades desempenhadas pelo órgão, sua base classificatória são os
assuntos. Mas além dos assuntos, aparecem classes que podem ser interpretadas ora por
funções ora por espécies, conforme é possível observar na indicação a seguir:

No código de classificação, as funções, atividades, espécies e tipos

documentais genericamente denominados assuntos, encontram-se
hierarquicamente distribuídos de acordo com as funções e atividades
desempenhadas pelo órgão. Em outras palavras, os assuntos recebem
códigos numéricos, os quais refletem a hierarquia funcional do órgão,
definida através de classes, subclasses, grupos e subgrupos, partindo-se
sempre do geral para o particular (ARQUIVO NACIONAL, 2001, p. 9).

Apesar do sucesso da implantação do CDD em bibliotecas, sua aplicação nos arquivos

não tem se mostrado satisfatória tendo em vista que os assuntos, genericamente representados,
não são suficientes para representar a complexidade das funções e atividades desempenhadas
por um órgão produtor.
Este instrumento elaborado pelo Arquivo Nacional do Brasil apresenta algumas
inconsistências, devido à ausência de metodologia específica fundamentada nos princípios
arquivísticos de proveniência e organicidade da qual provem a ação que determina a produção
do documento e sua correta contextualização funcional. Um problema recorrente diz respeito
a classe 090, que corresponde a outros assuntos diversos, pois esta classe torna-se uma
miscelânea de documentos, quando um documento de arquivo possui vários assuntos em seu
conteúdo e o critério de classificação torna-se ambíguo, por ser possível classificar o
documento em mais de uma classe.

O Código de classificação de documentos de arquivo para a administração

pública: atividades-meio possui duas classes comuns a todos os seus órgãos:
a classe 000, referente aos assuntos de ADMINISTRAÇÃO GERAL e a
classe 900, correspondente a ASSUNTOS DIVERSOS (ARQUIVO
NACIONAL, 2001, p.10).

Não se devem misturar em um único nível unidades baseadas em princípios diferentes,

pois, dessa forma, abrir-se-ia a possibilidade de ter mais de um local para classificar o mesmo
 91

documento. “Isto destrói os objetivos da classificação”, adverte Renato Tarciso Barbosa de

Sousa (2007, p. 91).
Estes problemas são ainda mais expressivos quando observados na avalição de
documentos classificados pelos assuntos.
A avaliação consiste em estabelecer valores para os documentos, a fim de determinar
os prazos de guarda e destinação final dos mesmos (eliminação ou guarda permanente). A
tabela de temporalidade documental é o principal instrumento produzido em decorrência da
função arquivística da avaliação, que tem por objetivos definir prazos de guarda e destinação
final.
No Brasil, o primeiro passo para a regulamentação da avaliação ocorreu efetivamente
com a lei federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que em seu artigo 9º dispõe que “a
eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será
realizada mediante autorização de instituição arquivística pública, na sua específica esfera de
competência.

A avaliação constitui-se em atividade essencial do ciclo de vida documental

arquivístico, na medida em que define quais documentos serão preservados
para fins administrativos ou de pesquisa e em que momento poderão ser
eliminados ou destinados aos arquivos intermediário e permanente, segundo
o valor e o potencial de uso que apresentam para a administração que os
gerou e para a sociedade (ARQUIVO NACIONAL, 2001, p. 42).

A tabela de temporalidade documental é o principal instrumento produzido em

decorrência da função arquivística avaliação que tem por objetivos definir prazos de guarda e
destinação final.

Sua estrutura básica deve necessariamente contemplar os conjuntos

documentais produzidos e recebidos por uma instituição no exercício de suas
atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, a
destinação final – eliminação ou guarda permanente, além de um campo para
observações necessárias à sua compreensão e aplicação (ARQUIVO
NACIONAL, 2001, p. 42).

Ao apresentar as diretrizes para a “correta” utilização da Tabela de temporalidade

Documental, sobre o campo assuntos, a Resolução Nº 14 do CONARQ indica que:

Neste campo são apresentados os conjuntos documentais produzidos e

recebidos, hierarquicamente distribuídos de acordo com as funções e
 92

atividades desempenhadas pela instituição. Para possibilitar melhor

identificação do conteúdo da informação, foram empregadas funções,
atividades, espécies e tipos documentais, genericamente denominados
assuntos, agrupados segundo um código de classificação, cujos conjuntos
constituem o referencial para o arquivamento dos documentos (ARQUIVO
NACIONAL, 2001, p. 42).

Ao utilizar estes critérios para a identificação e agrupamento dos documentos de arquivo, os

prazos de guarda, bem como a destinição final, incindirão sobre os documentos agrupados
genericamente pelo mesmo assunto. A escolha de determinada metodologia implica nos resultados
obtidos, conforme é possível observar na Figura 3.

Figura 3 - Tabela de Temporalidade Documental por Assunto

Fonte: Arquivo Nacional. 2001.

Disponível em: <http://conarq.arquivonacional.gov.br/index.php/resolucoes-do-conarq/256-resolucao-n-14-de-
24-de-outubro-de-2001>. Acesso em 07 dez 2018.

O agrupamento dos documentos por assunto não representa a organicidade dos

arquivos. O arquivo é orgânico porque refletindo o procedimento administrativo que lhe dá
origem, como parte integrante do processo, revela que os documentos estão relacionados entre
si (RODRIGUES, 2003).
Percebe-se que os instrumentos de gestão de documentos fornecidos pelo Arquivo
Nacional do Brasil apresentam algumas inconsistências, pois utilizam um princípio
 93

biblioteconômico para reconhecer, agrupar, classificar e avaliar os documentos de arquivo.

Apesar da inconsistência, este modelo fornecido pelo Arquivo Nacional, influenciou outras
tradições brasileiras, que mesmo sem a obrigatoriedade de utilizar o modelo de gestão de
documentos do Arquivo Nacional, aderiram tal metodologia e serão analisados a diante:
Arquivo Público do Distrito Federal; Arquivo Público de Mato Grosso; Arquivo Público do
Estado do Espírito Santo; Arquivo Público Mineiro; Arquivo Público do Estado do Paraná;
Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul.
Optamos por analisar os Planos de Classificação Documental e as Tabelas de
Temporalidade Documental pois, por serem instrumentos imprescindíveis à gestão de
documentos, revelam como os documentos de arquivo foram denominados, agrupados,
classificados e qual o impacto na destinação final, ou seja, eliminação ou guarda permanente.

5.2.2 Arquivo Público do Distrito Federal

De acordo com a apresentação do Plano de Classificação de Documentos do Arquivo

Público do Distrito Federal32, em 2015, a partir da observância da legislação e da
compreensão de que o Arquivo Público do Distrito Federal deve ser referência na gestão de
seus documentos, foi constituída a Comissão Setorial de Avaliação de Documentos – CSAD,
e realizados estudos e discussões com vistas à adoção de um novo Plano de Classificação e
Tabela de Temporalidade da Atividade, PCTT, adequado às competências atuais e atividades
realizadas pela Instituição.
Na estrutura do Plano de Classificação, os assuntos estão distribuídos e codificados
numericamente, hierarquizados por meio de classes, subclasses, conforme observa-se na
Figura 4.

32
Disponível em: <http://www.arpdf.df.gov.br/planos-de-classificacao-e-tabelas-de-temporalidade-das-
atividades-fim/>. Acesso em 13 jan. 2019.
 94

Figura 4 - Plano de Classificação de Documentos do Arquivo Público do Distrito Federal

Fonte: Disponível em: <http://www.arpdf.df.gov.br/planos-de-classificacao-e-tabelas-de-temporalidade-e-

destinacao-de-documentos/>. Acesso em: 13 jan 2019.

O sistema adotado para sua elaboração foi o Decimal, que é o preconizado pela
Resolução nº 14 do CONARQ, constituído de um código numérico dividido em 10 (dez)
classes e estas, por sua vez, em 10 (dez) subclasses. As classes correspondem às principais
funções da atividade fim, tendo sido utilizadas as classes 100 a 300, ficando as de 400 a 800,
disponíveis para utilização futura.
Além da estrutura, este instrumento apresenta equívocos, pois não sabemos quais
documentos realmente são produzidos e acumulados. A maioria dos documentos recebe o
nome somente da espécie documental, e outros documentos relativos a alguma atividade
desempenhada pelo Arquivo Público.
Ao analisar a Tabela de Temporalidade, percebemos que não há como distinguir o que
é função ou atividade, e nem perceber a relação hierárquica entre classes subclasses e
atividades, pois o instrumento apresenta apenas códigos numéricos relacionados ao campo
assunto, e não indica quais documentos são produzidos, e por quem são produzidos, conforme
é possível observar na Figura 5:
 95

Figura 5 - Tabela de Temporalidade do Arquivo Público do Distrito Federal

Fonte: Disponível em: <http://www.arpdf.df.gov.br/planos-de-classificacao-e-tabelas-de-temporalidade-das-

atividades-fim/>. Acesso em: 13 jan 2019.

Exemplo de denominação da série: “Planos e Programas de Trabalho – planos,

programas, projetos relativos à política de arquivo e às técnicas arquivísticas”.
Ao omitir as ações que deram origem aos documentos e não os nomear conforme o
tipo documental há uma ausência de transparência em relação aos documentos de arquivo e o
produtor, bem como a sua destinação final no instrumento de gestão de documentos, pois não
está explicito quais documentos de arquivo são produzidos e quais serão eliminados ou
preservados.

5.2.3 Arquivo Público de Mato Grosso

O Manual Técnico de Normas e Procedimentos33 do Arquivo Público de Mato Grosso

conceitua a classificação como um “conjunto de operações intelectuais e físicas que visa
representar os documentos de arquivo de acordo com as estruturas, atividades e funções do
organismo produtor.” Porém, o Plano de Classificação, instrumento elaborado a partir da
função classificação, não está de acordo com a definição do conceito apresenado, conforme é
possível observar na Figura 6.

33
Disponível em: <http://www.apmt.mt.gov.br/site/instrumentos-tecnicos>. Acesso em: 13 jan 2019.
 96

Figura 6 - Plano de Classificação de documentos do Arquivo Público de Mato Grosso

Fonte: Disponível em: <http://www.apmt.mt.gov.br/assets/uploads/files/8fbd5-rea-fim.pdf>.Acesso em: 13 jan

2019.

A denominação correta do tipo documental é necessária, pois é através do plano de

classificação que é possível visualizar a ligação dos documentos com as respectivas atividades
e funções que lhe deram origem.
De acordo com o Manual Técnico de Normas e Procedimentos34 do Arquivo Público
de Mato Grosso, a Tabela de Temporalidade de Documentos é o registro esquemático do ciclo
de vida dos documentos produzidos e recebidos por um órgão determinando os seus prazos de
guarda no Arquivo Corrente, transferência para o Arquivo Intermediário, recolhimento para o
Arquivo Permanente ou eliminação, conforme se observa na Figura 7:

34
Disponível em: <http://www.apmt.mt.gov.br/site/instrumentos-tecnicos>. Acesso em: 13 jan 2019.
 97

Figura 7 - Tabela de Temporalidade do Arquivo Público de Mato Grosso

Fonte: Disponível em: <http://www.apmt.mt.gov.br/site/instrumentos-tecnicos>. Acesso em: 13 jan 2019

Exemplo de denominação da série: “Políticas e Diretrizes”; “Planos, Programas e

Projetos”.
Este instrumento arquivístico apresenta alguns problemas, na medida em que agrupa
no mesmo nível da série, documentos denominados pela espécie documental, como é o caso
da classe 102: Planos; Programas e Projetos. Isto se torna um agravante, pois a destinação
final não levará em conta a natureza probatória do documento de arquivo, que, como já
vimos, é evidenciada pelo tipo documental.
Outro problema observado é a denominação e agrupamento de documentos de
espécies diferentes em um mesmo nível, como é o caso da classe 103: Acordos; Ajustes;
contratos; convênios; Protocolo de Intenções; Termo de Cooperação Técnico-científica.
Isto demonstra uma ausência de rigor metodológico para a realização do agrupamento
da série documental, pois documentos diferentes agrupados na mesma classe impactam na
destinação final, pois documentos que poderiam ser eliminados serão preservados
permanentemente. Estes equívocos ocorrem em todas as tabelas de temporalidades que
denominam o documento de arquivo genericamente por assunto, agrupando no mesmo nível
funções, atividades, espécies e tipos documentais.
 98

5.2.4 Arquivo Público do Estado do Espírito Santo

De acordo com o Manual de Gestão de Documentos do Arquivo Público do Estado do

Espírito Santo, MGD-APEES, a classificação é condição para a execução, com sucesso, de
um programa de gestão de documentos, “pois se trata de um procedimento técnico que
permite identificar e articular os tipos documentais entre si, considerando, sobretudo a forma
e as razões que determinam a sua existência” (MANUAL..., 2014, p.33).
É interessante observar que, apesar deste manual nos informar que a classificação é
um procedimento técnico que permite identificar os tipos documentais, esta referência não
aparece novamente no decorrer do manual. Pelo contrário, o que ocorre ao explicar os
objetivos da classificação é afirmar que o agrupamento de documentos é realizado de acordo
com o assunto, e não leva em consideração os tipos documentais.

A classificação é utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob um

mesmo tema, como forma de uniformizar o tratamento, para agilizar sua
recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com avaliação,
seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses
documentos, uma vez que o trabalho arquivístico é realizado com base no
conteúdo da documentação, a qual reflete a atividade que a gerou e
determina o uso da informação nela contida. Ela define, portanto, a
organização física dos documentos arquivados, constituindo-se em
referencial básico para sua recuperação (MANUAL..., 2014, p.33).

Outro fator importante que merece destaque é referente ao conceito de documento.

Para o MGD-APEES, são considerados documentos “os requerimentos, ofícios, comunicados,
memorandos, cartas e qualquer outro suporte que contenha informação. Assim, documento é
todo o registro material da informação: uma fotografia, um registro eletrônico, um filme VHS,
etc” (MANUAL..., 2014, P.17).
Ao analisar a definição de documento adotada pelo MGD-APEES, percebe-se que há
um equívoco do próprio entendimento do conceito de documento, estabelecido pelos
dicionários e manuais da área, assim como o entendimento sobre o que é espécie e suporte, ao
atribuírem a mesma equivalência a estes dois conceitos, que já explicados, sabemos que são
distintos. Estes equívocos refletem a estrutura do plano de classificação, conforme é possível
observar na Figura 8.
 99

Figura 8 - Plano de Classificação de Documentos do Arquivo Público do Estado do Espírito Santo

Fonte: <https://proged.es.gov.br/plano-de-classificacao-e-tabela-de-temporalidade-das-atividades-meio>. Acesso

em: 27 dez 2018.

Este instrumento pretende ser o mesmo que propõe a Resolução 14 do CONARQ. É

possível perceber que os documentos são identificados e agrupados de forma genérica de
acordo com os assuntos de que tratam. Desta forma o tipo documental não é considerado, da
mesma forma em que os vínculos de proveniência e organicidade não são levados em
consideração.
Ao analisar a Tabela de Temporalidade elaborada pelo Arquivo Público do Estado do
Espírito Santo, referente às atividades-meio da administração estadual, é possível perceber
que este instrumento está em consonância com os padrões do CONARQ, portanto
reconhecem os documentos pelos assuntos de que tratam.
 100

Figura 9 - Tabela de Temporalidade do Arquivo Público do Estado do Espírito Santo

Fonte: Disponível em: <http://www.proged.es.gov.br/default.asp>. Acesso em: 13 jan 2019.

Exemplo de denominação da série: “Política de ação governamental, Projetos, Estudos

e Normas”.
Estes equívocos, sobre o próprio entendimento do que é o documento de arquivo, se
refletem nos instrumentos de gestão de documentos. Conforme é possível perceber no
agrupamento referente ao código 002 que os documentos de arquivo são reconhecidos,
classificados e avaliados por sua espécie documental: Acordos, Ajustes, Contratos,
Convênios, e recebem como destinação final a guarda permanente.
Após a análise e sistematização das informações coletadas a partir dos instrumentos de
gestão de documentos do APEES, percebe-se que a Tabela de Temporalidade referente às
atividades meio, bem como o Manual de Gestão de Documentos, têm como base a resolução
14 do CONARQ, e possui uma metodologia inconsistente que reflete os princípios ambíguos
e contraditórios para denominar e consequentemente agrupar, classificar e avaliar os
documentos de arquivo.
Embora estes instrumentos estejam publicados e disponíveis online, em 17 de
dezembro de 2018 foi publicada, no diário oficial, uma Portaria conjunta SECULT/APEES
N° 075-S, que aprova o Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos do
 101

Arquivo Público do Estado do Espírito Santo: atividades fim, ambos os instrumentos

fundamentados nos princípios da Tipologia Documental, conforme é possível observar no
recorte da Tabela de Temporalidade a seguir:

Figura 10 - Tabela de Temporalidade de documentos: atividades fim - APEES

Fonte: Disponível em: <https://proged.es.gov.br/Media/Proged/PCD%20E%20TTD%20%20-

%20FIM/diario_oficial_2018-12-18_%20PCD_TTD.pdf>. Acesso em: 13 jan 2019.

Exemplo de denominação da série: “Termo de abertura de projeto arquivístico”.

Este instrumento apresenta uma ordem hierárquica estabelecida entre o Órgão
Produtor; Função; Subfunção; Atividade; e os documentos produzidos e acumulados,
denominados conforme o tipo documental. Desta forma, é possível perceber neste
instrumento que o agrupamento da série é feito conforme a sequência seriada do mesmo tipo
documental, nomeado corretamente, e sobre ele recaíra os prazos de guarda e destinação final.
Esta recente mudança indica que o Arquivo Público do Estado do Espírito deixará de
utilizar a metodologia de gestão de documentos fornecida pelo Arquivo Nacional.

5.2.5 Arquivo Público Mineiro

Distante, mas ao mesmo tempo tão próximo da metodologia do CONARQ, a

metodologia selecionada para a implantação do Programa de Gestão de Documentos do
Arquivo Público Mineiro, para elaboração do Plano de Classificação e da Tabela de
 102

Temporalidade e Destinação de Documentos foi a ISO 15.489/2001, detalhada pelo Arquivo

Nacional da Austrália em seu manual DIRKS.

Esta metodologia foi escolhida por ser considerada a mais completa e a de

mais fácil entendimento por usuários sem formação específica na área de
Arquivologia. Este é um aspecto importante, pois todo o trabalho de
levantamento e análise das funções e atividades foi realizado pelos
funcionários dos órgãos, membros das Comissões Permanentes de Avaliação
de Documentos de Arquivo (CPADs) (ARQUIVO..., 2013, p.50).

É possível constatar que a metodologia australiana foi utilizada como base para
desenvolvimento do Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de
Documentos de Arquivo no governo do Estado de Minas Gerais. “Os roteiros, procedimentos
e formulários foram adaptados para a realidade brasileira e, especificamente, para os órgãos
do Poder Executivo do Estado de Minas Gerais” (CRUZ, 2013, p. 34).

Figura 11 - Código de Classificação do Arquivo Público Mineiro

Fonte: Disponível em <http://www.siaapm.cultura.mg.gov.br/modules/gestao_documentos/>. Acesso em: 13 jan.

2019.
 103

De acordo com MGD-MG a classificação funcional é a classificação adotada pelo

Arquivo Público Mineiro para os órgãos e entidades do Poder Executivo do Estado de Minas
Gerais. Agrupa os documentos de acordo com a função/atividade/transação que lhes deu
origem. Criam-se, portanto, unidades de arquivamento processos/dossiês - para cada ato ou
transação (CRUZ, 2013, p. 32).

Figura 12 - Subdivisão da Classe Gestão Institucional do CCD do Arquivo Público Mineiro

Fonte: Disponível em: <http://www.siaapm.cultura.mg.gov.br/modules/gestao_documentos/>. Acesso em: 13

jan. 2019.

Contudo, contraditoriamente, o método adotado para a atribuição de códigos é o

decimal, método que tem por eixo um plano prévio de distribuição dos documentos em dez
grandes classes, cada uma podendo ser subdividida em dez subclasses e assim por diante:

As dez classes principais são representadas por um número inteiro, composto

de três algarismos. Para a sistematização do Plano de Classificação foram
utilizados o método decimal e a classificação funcional, que agrupa os
documentos de acordo com as funções/atividades/transações que lhes deram
origem, criando, unidades de arquivamento - processos/dossiês - para cada
 104

ato ou transação. O método decimal foi escolhido por duas razões: primeiro
porque, o Plano de Classificação para as atividades mantenedoras do Estado
de Minas Gerais, publicado em 1997, utilizou esse método (foram anos de
aplicação do Plano e consequentemente a familiarização com este tipo de
método nos órgãos que classificavam, organizavam e avaliavam seus
documentos); segundo porque o sistema de numeração decimal é o mais
comum e mais conhecido pelos usuários (PLANO DE CLASSIFICAÇÃO,
2013, p.58).

Portanto, ao identificar os documentos de arquivo caso seja utilizado como princípio

metodológico os assuntos, consequentemente os instrumentos de gestão de documentos serão
temáticos, conforme é possível observar a seguir:

Figura 13 - Plano de Classificação do Arquivo Público Mineiro

Fonte: Disponível em: <http://www.siaapm.cultura.mg.gov.br/modules/gestao_documentos. Acesso em: 13 jan.

2019.

No Plano de Classificação do Arquivo Público Mineiro é possível observar que não há

um critério específico para o agrupamento de documentos. O que acontece é uma inclusão de
 105

diversos documentos em classes abrangentes que ora são denominadas pela espécie, ora por
uma atividade. Esta falta de rigor demonstra inconsistência metodológica no instrumento.

Figura 14 - Tabela de Temporalidade do Arquivo Público Mineiro

Fonte: Disponível em: <http://www.siaapm.cultura.mg.gov.br/modules/gestao_documentos>. Acesso em: 13 jan.

2019.

Exemplo de denominação da série: “Acordo de Resultados e Avaliação de

Desempenho Institucional”.
Como é possível observar, os instrumentos de gestão de documentos do Arquivo
Público Mineiro, Plano de Classificação de Documentos de Arquivo e Tabela de
Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo, para o Poder Executivo do Estado
de Minas Gerais não apresentam rigor metodológico para o reconhecimento do documento de
arquivo. E por mais que o Manual de Gestão de documentos indique que o agrupamento dos
documentos de arquivo seja realizado conforme as funções/atividades/transações, esta relação
não está clara no Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade e, portanto, não há
organicidade expressa no conjunto, pois não sabemos por quem os documentos foram
produzidos e quais documentos de arquivo são estes.
 106

5.2.6 Arquivo Público do Estado do Paraná

De acordo com o Manual de Gestão de documentos do Estado do Paraná, “a classe ou

subclasse de assunto possui um código numérico correspondente, que se refere ao assunto ou
tipo documental produzido nas atividades-meio, comuns a todos os órgãos e/ou entidades”
(MANUAL..., 2018, p.21). A parir desta afirmação, é possível inferir que há um equivoco ao
igualar no mesmo nível assunto e tipo documental que como bem sabemos, são princípios
distintos para realizar a denominação do documento de arquivo.
Segundo este Manual “o conteúdo do documento, ou seja, o assunto deve ser critério
classificador, possibilitando agrupar espécies documentais (ofícios, memorandos, recibos, etc.) que
tratam do mesmo assunto em um dossiê, processo ou pasta” (MANUAL..., 2018, p.22).
Contraditoriamente “os assuntos/tipos documentais relacionados na Tabela correspondem aos
documentos produzidos pelas atividades-meio dos órgãos. São tipos documentais já consagrados pelo
uso e alguns identificados na legislação que regula as atividades do setor” (MANUAL..., 2018, p.23).
Estes equívocos se expressam no Plano de Classificação e na Tabela de
Temporalidade de temporalidade conforme é possível visualizar na Figura 15.

Figura 15 - Plano de Classificação de Documentos do Arquivo Público do Estado do Paraná

Fonte: Disponível em: < http://www.arquivopublico.pr.gov.br/modules/conteudo/conteudo.php?conteudo=148>.

Acesso em: 13 jan 2019.
 107

O Plano de Classificação, também conhecido como Código de Classificação, é

definido pelo Manual de Gestão de Documentos do Estado do Paraná (MANUAL..., 2018,
p.20), como um instrumento que "permite classificar todo e qualquer documento produzido,
recebido ou acumulado pelos órgãos e/ou entidades do Poder Executivo do Estado, no
exercício de suas atividades e funções".
Vale ressaltar que Código de Classificação de Documentos não deveria ser
considerado um Plano de Classificação de Documentos. Os Códigos de classificação são
apenas a representação numérica das classes são as diferentes divisões ou categorias
documentais de um fundo e sua completa representação é instrumentalizada em um Plano de
Classificação de Documentos.

Figura 16 - Tabela Básica de Temporalidade de Documentos das Atividades Meio do Arquivo Público do Estado
do Paraná.

Fonte: Disponível em: < http://www.arquivopublico.pr.gov.br/modules/conteudo/conteudo.php?conteudo=148>.

Acesso em 13 jan 2019

Exemplo de denominação da série: “Política Governamental”.

Ensinando como utilizar a Tabela de Temporalidade de Documentos, o Manual de
Gestão de Documentos do Estado do Paraná, nos informa que os “documentos que se referem
a dois ou mais assuntos, deverão ser classificados e agrupados ao conjunto documental
(dossiê, processo ou pasta) que possua maior prazo de arquivamento ou que tenha sido
destinado à guarda permanente” (MANUAL..., 2018, p.24). Esta afirmação demonstra
ambiguidade e fragilidade no princípio utilizado para denominar os documentos de arquivo,
bom como agrupar a série documental. Pois, um documento que poderia ser eliminado,
 108

devido à denominação incorreta, poderá ser agrupado e preservado permanentemente. Da

mesma forma que o contrário também pode acontecer.

5.2.7 Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul

Os instrumentos de gestão de documentos do Arquivo Público do Estado do Rio

Grande do Sul possuem uma estrutura hierárquica diferente dos outros Estados. Os
documentos são identificados conforme seu conteúdo e relacionados à Função; Subfunção,
Série e Subsérie da atividade responsável por sua produção ou acumulação, conforme é
possível averiguar na figura 17.

Figura17 - Plano de Classificação de Documentos do Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul

Fonte: Disponível em: <http://www.apers.rs.gov.br/portal/siarq.php>. Acesso em 13 jan 2019.

De acordo com a Instrução Normativa35 Nº 01 / 2017, (publicada no DOE de 18 de

maio de 2017 – páginas 16 a 24), que dispõe sobre o Plano de Classificação de Documentos –
PCD e a Tabela de Temporalidade de Documentos – TTD, para os Órgãos da Administração
Pública Direta do Estado do Rio Grande do Sul, entende-se por classificação de documentos
“o ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo do documento, relacionando-os à função,
subfunção, série e subsérie da atividade responsável por sua produção ou acumulação”. Art.
3º - O PCD dos Órgãos da Administração Pública Direta do Estado, responsáveis pela

35
Disponível em: <http://www.apers.rs.gov.br/arquivos/1495132337.2017.05.18_Instrucao_Normativa_01.pdf>.
 109

produção ou acumulação de documentos, apresenta os códigos de classificação das funções,

subfunções, séries e subséries. § 1º - Entende-se por Função, o conjunto de atividades que o
Estado exerce para a consecução de seus objetivos, independente da unidade administrativa. §
2º - Entende-se por Subfunção, o agrupamento de atividades afins, correspondendo cada
subfunção a uma modalidade da respectiva função. § 3º - Entende-se por Série, a sequência de
documentos relativos à mesma função/atividade. § 4º - Entende-se por Subsérie, a subdivisão
da série, podendo ser utilizada em razão das variantes da função/atividade. Art. 4º - O Órgão
produtor é o responsável pela execução das funções de Estado.
É interessante observar, que os conceitos disponíveis na instrução normativa, não se
concretizam nos instrumentos de gestão de documentos. Conforme é possível verificar que o
conceito de série sendo “a sequência de documentos relativos à mesma função/atividade”, não
aparece desta forma na Figura 18:

Figura 18 - Tabela de Temporalidade de Documentos do Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul

Fonte: Disponível em: < http://www.apers.rs.gov.br/portal/siarq.php>. Acesso em 13 jan 2019.

Exemplo de denominação da série: “Desenvolver cenários a partir das linhas políticas

propostas e existentes”.
Ao analisar a Tabela de Temporalidade de Documentos do Arquivo Público do Estado
do Rio Grande do Sul, percebe-se que os documentos de arquivos produzidos e acumulados
não aparecem neste instrumento, pois o menor nível de agrupamento é chamado de “etapa de
desenvolvimento da atividade” e sobre ele é estabelecido os prazos de guarda e a destinação
final. A consequente produção documental não aparece no instrumento, portanto não há como
 110

saber quais documentos são eliminados ou preservados. Isto demonstra a opacidade do

instrumento ao não explicitar os documentos produzidos bem como sua natureza probatória.
Os instrumentos de gestão de documentos, que utilizam a Tipologia Documental como
princípio para denominar os documentos de arquivos, são instrumentos transparentes, pois os
prazos de guarda bem como a destinação final versam sobre os tipos documentais, ou seja, a
série documental tipológica, como é possível observar nas práticas de gestão de documentos
do Arquivo Público do Estado da Bahia; Arquivo Público Estadual de Mato Grosso do Sul;
Arquivo Público do Estado de São Paulo; Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro e
Arquivo Público do Estado de Santa Catarina, que identificam o documento de arquivo tendo
como base a Tipologia Documental.
Os instrumentos de gestão de documentos publicados que utilizam a Tipologia
Documental, revelam a organicidade do conjunto e não os assuntos de que tratam. As Tabelas
de Temporalidade Documental serão analisadas de maneira mais detalhada, explicitando que
a identificação de tipologia documental fornece a qualidade metodológica para a elaboração
dos instrumentos de gestão de documentos, quando apresenta somente uma classificação
possível de acordo com a ação que deu origem ao documento de arquivo, conforme veremos
nos exemplos a seguir.

5.2.8 Arquivo Público do Estado da Bahia

O Plano de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade do Arquivo

Público do Estado da Bahia possuem a seguinte estrutura hierárquica: Função; Subfunção;
Atividade; Tipologia Documental, conforme observamos a seguir na Figura 19.
 111

Figura 19 - Plano de Classificação de Documentos – Atividade Meio – Governo do Estado da Bahia

Fonte: <http://www.fpc.ba.gov.br/modules/conteudo/conteudo.php?conteudo=116>. Acesso em 13 de jan 2019

Embora a proposta seja agrupar os documentos pela Tipologia documental, isto não
acontece na prática, tendo em vista que os documentos são denominados e agrupados, em
diversos casos, pela espécie documental, como é o caso da classe 01.01.01.01. Decreto,
diretrizes, estatuto, código, regulamento, regimento, instrução normativa, norma, resolução,
deliberação, portaria. A todos estes documentos são atribuídos à destinação final como
arquivo permanente, sem levar em consideração as ações que deram origem a estes
documentos, conforme observamos em seguida na Figura 20.
 112

Figura 20: Tabela de Temporalidade – Atividade Meio – Governo do Estado da Bahia

Fonte: <http://www.fpc.ba.gov.br/modules/conteudo/conteudo.php?conteudo=116>

Exemplo de denominação da série: “Decreto, diretrizes, estatuto, código, regulamento,

regimento, instrução normativa, resolução, deliberação, portaria”
Deve ser levado em consideração, que o agrupamento de diferentes espécies
documentais na mesma classe, tais como a: “01.01.02.01. Convênio, termo de cooperação,
acordo, protocolo de intenções, termo de parceria”, ocasiona opacidade das informações
probatórias que originam os tipos documentais, ou seja, as ações e atividades que os
documentos registram. Bem como, não há rigor na atribuição dos prazos de guarda, que é
realizada indistintamente à espécie documental.

5.2.9 Arquivo Público Estadual do Mato Grosso do Sul

O Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo são

instrumentos que auxiliam a execução das atividades de gestão de documentos.
O Plano de Classificação de Documentos do Arquivo Público do Estado do Mato
Grosso do Sul é um esquema de distribuição numérica que classifica os documentos,
agrupando-os e relacionando-os aos assuntos, as espécies documentais produzidas e recebidas
pelos órgãos e entidades estaduais, conforme é possível verificar em seguida, na Figura 21.
 113

Figura 21 - Plano de Classificação de Documentos do Estado de Mato Grosso do Sul do

Fonte: Disponível em: < http://www.sad.ms.gov.br/wp-content/uploads/sites/5/2017/11/Decreto-

14670_2017.pdf>. Acesso em: 13 jan 2019

Em relação ao instrumento apresentado, é possível perceber que, apesar da indicação

de Espécie Documental, os documentos de arquivo são denominados ora pela espécie, ora
pelo tipo documental. Outro problema que refletirá na avaliação é o agrupamento de
documentos diferentes numa mesma classe.
A Tabela de Temporalidade do Arquivo Púbico Estadual do Mato Grosso do Sul, nos
mostra o esforço de identificar que tipos de documentos podem ser relacionados a
 114

determinados assuntos, fazendo uma equivalência da coluna “Espécie Documental” à coluna

“Assuntos (Referentes a) ”. Conforme observamos na Figura 22:

Figura 22 - Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de Mato Grosso do

Sul

Fonte: Disponível em: <http://www.sad.ms.gov.br/temporalidade-de-documentos/>. Acesso em: 13 jan 2019

Exemplo de denominação da série: “Decreto, Lei, Decreto-lei, Estatuto, Código,

Regulamento, Regulamento, Instrução Normativa, Resolução Deliberação, Portaria“
referentes a “Atos normativos”.
Embora a coluna, que se destina a proposta de prazos de guarda, esteja representada
por “Espécie Documental”, percebe-se que em muitas das classes os documentos, são
denominados conforme o tipo documental. Apesar da classe 1.1.1.1 apresentar somente
documentos nomeados conforme a espécie documental, as classes seguintes apresentam o
agrupamento dos documentos pelo tipo documental, o que demonstra uma segurança ao
estabelecer principalmente a destinação final. Além disso, quando o documento é denominado
 115

pelo tipo, ao visualizá-lo na tabela de temporalidade, sabemos por quem foi produzido e qual
a razão da sua produção.
Este é um instrumento que representa uma proposta diferente ao realizar uma
equivalência com os assuntos, porém há diversos equívocos com relação à denominação do
documento de arquivo, ao omitirem a natureza probatória do documento de arquivo,
identificando-o somente pela espécie documental. É possível perceber que foi inspirado pelos
instrumentos de gestão de documentos do Arquivo Público do Estado de São Paulo.

5.2.10 Arquivo Público do Estado de São Paulo

O Plano de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade do Arquivo

Público do Estado de São Paulo apresentam os documentos produzidos e recebidos pelo órgão
produtor no exercício de suas funções e atividades, ao estabelecer o contexto no qual os
documentos foram produzidos, relacionando-os ao órgão produtor, à função, subfunção e
atividade responsável por sua produção ou acumulação. Conforme é possível observar na
Figura 23.

Figura 23 - Plano de Classificação de Documentos do Arquivo Público do Estado de São Paulo

Fonte: Disponível em: < http://www.arquivoestado.sp.gov.br/site/gestao/sistema/plano>. Acesso em: 13 out

2019
 116

Apenas a primeira classe, referente a atividade “Elaboração de atos normativos”,

agrupa espécies documentais, conforme é possível perceber na classe 01.01.01.01: decreto,
estatuto, código, regulamento, regimento, instrução normativa, norma, deliberação portaria.

Figura 24 - Tabela de Temporalidade do Arquivo Público do Estado de São Paulo (Parcial)

Fonte: Disponível em: <http://www.arquivoestado.sp.gov.br/site/gestao/sistema/plano>.

Exemplo de denominação da série: “Alvará de funcionamento”.

Exceto a primeira classe, é possível perceber que a nomeação e o agrupamento dos
documentos de arquivo são realizados com base na identificação de tipologia documental,
considerando a série documental “o conjunto de documentos do mesmo tipo documental
produzido por um mesmo órgão, em decorrência do exercício da mesma função, subfunção e
atividade e que resultam de idêntica forma de produção e tramitação e obedecem à mesma
temporalidade e destinação”. Conceito expresso no artigo 12 do Decreto36 n.º 48.898, de 27
de agosto de 2004 que aprova o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de
Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo.

36
Disponível em: <https://governo-sp.jusbrasil.com.br/legislacao/144760/decreto-48898-04>. Acesso em 13 jan
2019.
 117

5.2.11 Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro

Os instrumentos de gestão de documentos do APERJ baseiam-se na identificação da

tipologia documental. De acordo com o Manual de Gestão de Documentos, a identificação se
caracteriza pelo estudo analítico do órgão produtor e dos documentos produzidos. Trata-se de
levantamento de dados sobre o órgão produtor, seu elemento orgânico (estrutura
organizacional) e funcional (competências, funções e atividades) que determinam as
características que apresentam a tipologia documental. “A atividade prática da identificação
arquivística permite traçar um panorama do contexto de produção dos documentos,
subsidiando o planejamento da produção, tramitação, classificação, avaliação e utilização dos
documentos de arquivo”. (MANUAL..., 2012, p. 13-14).

Figura 25 - Plano de Classificação do Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro

Fonte: Disponível em: <http://www.rj.gov.br/web/casacivil/exibeConteudo?article-id=2998121>. Acesso em 10

dez 2018.
 118

Os tipos documentais formam as séries documentais próprias de cada órgão produtor,

porque possuem igual modo de produção, de tramitação e de resolução final do procedimento
que lhe deu origem no contexto das atribuições desempenhadas por um órgão administrativo.
O campo “Tipologia Documental” corresponde à serie documental tipológica. Conforme é
possível ser observado na Figura 26:

Figura 26 - Tabela de Temporalidade do Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro

Fonte: Disponível em: <http://www.rj.gov.br/web/casacivil/exibeConteudo?article-id=2998121>. Acesso em: 10

dez 2019.

Exemplo de denominação da série: “Correspondência interna de solicitação de saldos.

Este instrumento apresenta os documentos de arquivos denominados pelo tipo
documental, e o agrupamento tipológico configura a série documental, sobre a qual incidirá os
prazos de guarda e a destinação final. Além disso, este instrumento possui uma coluna
inovadora referente à classificação do acesso, onde consta se o documento de arquivo poderá
ser objeto de consulta dependo da natureza do assunto. Os documentos de arquivo foram
identificados de acordo com as ações que lhe deram origem, expressando sua tipologia
documental, estabelecendo, portanto, os vínculos de proveniência e organicidade,
evidenciadas na relação entre as competências, funções e atividades do produtor e os tipos
documentais. Logo os instrumentos de gestão de documentos são funcionais.
 119

5.2.12 Arquivo Público do Estado de Santa Catarina

A Portaria37 nº 491/2017/SEA determina o uso do Plano de Classificação e Tabela de

Temporalidade de Documentos, Atividades Meio, através do Sistema de Classificação e
Temporalidade de Documentos, SCTD, a serem utilizados pelos órgãos da Administração
Direta, Autarquias e Fundações do Poder Executivo do Estado de Santa Catarina.

Figura 27 - Plano de Classificação do Arquivo Público do Estado de Santa Catarina

Fonte: Disponível em: http://www.sea.sc.gov.br/arquivosDownload/portaria_n_491_2017_com_anexos.pdf>.

Acesso em: 13 jan 2019.

A Tabela de Temporalidade registra o ciclo de vida documental do órgão, com os

prazos de guarda dos documentos de arquivo corrente (setorial do órgão), intermediário
(Arquivo Central do Órgão) e sua destinação final, eliminação ou recolhimento para guarda
permanente. O SCTD é um sistema de gerenciamento de instrumentos de Gestão Documental
do Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos ao Arquivo Público do
Estado.

37
Disponível em: < http://www.sea.sc.gov.br/index.php/institucional/diretorias/dioesc/gestao-
documental/legislacao>. Acesso em: 13 jan 2019.
 120

Figura 28 - Tabela de Temporalidade do Arquivo Público do Estado de Santa Catarina

Fonte: Disponível em: http://www.sea.sc.gov.br/arquivosDownload/portaria_n_491_2017_com_anexos.pdf>.

Acesso em 13 jan 2019.

Exemplo de denominação da série: “Autografo de Lei sobre administração financeira”.

É possível perceber que os documentos de arquivo explícitos na Tabela de
Temporalidade do Arquivo Público do estado de Santa Catarina, são identificados conforme o
tipo documental. Nesta síntese da tabela, é possível detectar quantos documentos seriam
omitidos, caso os documentos fossem identificados somente pela espécie documental, ou
agrupados genericamente por assunto.
A série documental recebe o mesmo nome do documento de arquivo. Dentro da série,
deve constar apenas uma tipologia documental, ou seja, o conjunto seriado de um mesmo
tipo. Este rigor no agrupamento é indispensável para manter a qualidade dos instrumentos
arquivísticos e permite que os prazos de guarda e a destinação final sejam atribuídos com
exatidão.
O quadro abaixo sintetiza os princípios utilizados para reconhecer e denominar os
documentos nos instrumentos de gestão de documentos, utilizados pelo Arquivo Nacional e
pelos Arquivos Públicos Estaduais brasileiros.
 121

Quadro 10: Identificação de documentos de arquivo no Arquivo Nacional e nos Arquivos Públicos
Estaduais do Brasil
INSTITUIÇÃO ARQUIVÍSTICA PRINCIPIO QUE PRESIDE A
IDENTIFICAÇÃO DOS
DOCUMENTOS
Arquivo Nacional Temático
Arquivo Público do Distrito Federal Temático
Arquivo Público de Mato Grosso Temático
Arquivo Público Mineiro Temático
Arquivo Público do Estado do Paraná Temático
Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul Temático
Arquivo Público do Estado da Bahia Tipologia Documental
Arquivo Público do Estado do Espírito Santo Tipologia Documental
Arquivo Público Estadual de Mato Grosso do Sul Tipologia Documental
Arquivo Público do Estado de São Paulo Tipologia Documental
Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro Tipologia Documental
Arquivo Público do Estado de Santa Catarina Tipologia Documental
Fonte: Elaboração do autor.

É possível visualizar quais Arquivos utilizam a Tipologia Documental para denominar

e agrupar os documentos de arquivo em série documental tipológicas, bem como quais
arquivos realizam um agrupamento genérico e sem padronização. Como demonstrado, o
Arquivo Público do Estado do Espírito Santo começa a elaborar os planos de classificação e
tabela de temporalidades por tipologia documental e abandona a metodologia elaborada pela
resolução nº 14 do CONARQ.

6 CONSIDERAÇÕES FINAIS

A Diplomática fundamenta os estudos de identificação de tipologia documental, um

dos objetos de estudos da identificação arquivística, pois ao analisar a estrutura formal do
documento de arquivo, vinculada à natureza probatória que é inerente a sua própria gênese,
estuda os vínculos que mantém com o órgão que o produziu.
A gestão de documentos emerge como uma sequência de operações técnicas essenciais
para a Arquivologia, administração, e a pesquisa científica e cultural de uma nação. Isto
porque, o Estado deve assegurar o controle da produção, da utilização e da destinação final
aos documentos de arquivo, de forma a garantir a preservação e o acesso aos documentos.
As discussões teóricas e experiências metodológicas sobre a identificação vêm
ganhando força nas discussões sobre a teoria e a prática em arquivística. O termo
 122

identificação é utilizado, muitas das vezes, de maneira genérica, sem que tenhamos
consciência sobre o seu conceito e sua real importância para a Arquivologia. O agrupamento
tipológico dos documentos de arquivo permite que o tratamento técnico arquivístico incida
sobre a série documental tipológica e não sobre cada documento, conferindo rigor e qualidade
ao tratamento técnico arquivístico.
Este trabalho não pretende burocratizar a gestão de documentos, muito menos forçar
alguma instituição a proceder de uma determinada maneira. O que se espera com essa
pesquisa, no contexto da gestão de documentos, é apresentar os modelos de plano de
classificação e tabela de temporalidade, instrumentos de gestão de documentos, para verificar
a denominação dos documentos de arquivo evidenciados nestes instrumentos e, desta forma,
seguir os princípios estabelecidos pela Arquivologia, além de detectar e ponderar possíveis
equívocos.
Com o intuito de demonstrar como a nomeação de documentos de arquivo e,
sobretudo, a consequente nomeação da série documental incidem sobre o próprio
entendimento do que é o documento de arquivo, analisamos os resultados obtidos a partir
desta denominação. Esta dissertação expõe como a identificação de documentos de arquivo é
realizada no âmbito do Arquivo Nacional e Arquivos Públicos Estaduais do Brasil,
mostrando, desta forma, uma dimensão conceitual e prática da identificação de documentos
de arquivo no contexto arquivístico do Brasil, a partir da análise de como os documentos de
arquivo, e a série documental, aparecem nos instrumentos de gestão de documentos, Plano de
Classificação e Tabela de Temporalidade Documental.
Observa-se nestes resultados, que a sistematização conceitual e metodológica da
identificação como processo arquivístico, presente nos instrumentos norteadores de gestão de
documentos no âmbito do Arquivo Nacional e dos Arquivos Públicos Estaduais do Brasil,
trazem em seu aporte teórico novas perspectivas de investigação. Além disso, permitem
refletir sobre as questões que envolvem o ensino e a pesquisa em arquivística em consonância
ao desenvolvimento de metodologias para identificar o documento de arquivo como requisito
para a gestão de documentos.
Vale ressaltar que o modelo metodológico de gestão de documentos apresentado pelo
Arquivo Nacional influenciou algumas tradições arquivísticas, e atualmente a metodologia de
cinco (5) destes Arquivos Públicos Estaduais, consistem em identificar os documentos de
arquivo de modo genérico, por assuntos, o que impacta diretamente no agrupamento das
 123

séries documentais. Entretanto, seis (6) Arquivos Públicos Estaduais consideram o tipo
documental para identificação dos documentos de arquivo, desta forma, agrupando-os em
série documental tipológica.
O conceito de série adotado pelo Arquivo Nacional não chega ao nível da tipologia
documental ao reconhecer os documentos de arquivo, por uma questão muito objetiva: As
bases teóricas e epistemológicas do Arquivo Nacional não estão fundamentadas na
Diplomática, conforme é possível observar ao analisar seus instrumentos de gestão de
documentos. É importante destacar que o Arquivo Nacional utiliza um conceito de documento
diferente da abordagem Diplomática, em sua perspectiva clássica e contemporânea, a
Tipologia Documental.
Além disso, a identificação, para o Arquivo Nacional, está muito mais ligada às
políticas públicas arquivísticas do que propriamente para identificar documentos e resolver
problemas arquivísticos de gestão de documentos. Por isso, a identificação no Brasil, no
âmbito do Arquivo Nacional, é para normalizar transferências e recolhimentos de arquivos.
Diferentemente da metodologia de identificação arquivística, que estuda o órgão produtor e os
tipos documentais produzidos, com o objetivo de estudar a produção documental para realizar
a gestão de documentos e tratar documentos acumulados em arquivos.
No campo empírico foram coletadas e sistematizadas algumas informações que
possibilitaram a caracterização do universo de pesquisa e o alcance da aplicação dos estudos
propostos, a partir da evolução do uso do termo e do conceito de identificação que
fundamentam as práticas arquivísticas e os instrumentos norteadores da gestão de
documentos, demonstrando o estado da arte desta discussão no contexto brasileiro.
A partir destas reflexões, considera-se importante o investimento nos cursos de
Arquivologia do Brasil para que sejam formados profissionais arquivistas capazes de
identificar o documento de arquivo, nos parâmetros da Diplomática, para que aprendam a
reconhecer os tipos documentais, que permitem expressar a força probatória inerente ao
documento de arquivo dentro do seu contexto de produção e posteriormente realizar as
funções arquivísticas de classificação e avaliação.
É necessário que a disciplina “Identificação Arquivística” seja inserida nos cursos de
Arquivologia do Brasil, para que os alunos tenham uma base teórico-metodológica
consistente e compreendam os documentos de arquivo, estudando a sua gênese, em seu
contexto de produção e acumulação, na perspectiva da Diplomática e Tipologia Documental.
 124

Considerando que é um conteúdo fundamental na formação do arquivista, para que ele tenha
um referencial teórico e metodológico que permita reconhecer e tratar o objeto de estudo da
área, o documento de arquivo desde a sua gênese.
A pesquisa é uma construção constante. Assim, encerramos esta dissertação, propondo
uma reflexão sobre a necessidade de estudar a identificação de documentos de arquivos no
contexto ibero-americano, partindo da possibilidade de conhecer as práticas em arquivologia
destes países, algo ainda pouco explorado na literatura arquivística.
As questões abordadas até o momento nesta pesquisa indicam a necessidade de
ampliação dos temas através de revisão de literatura de teses, dissertações, artigos e manuais
de arquivísticas em âmbito internacional, para em seguida caracterizar a identificação de
documentos de arquivo no contexto ibero-americano, ampliação que pretendemos
desenvolver no âmbito do Doutorado.
 125

RFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

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