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O Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade (PCTT), criados pelo art. 3º da Portaria CJF nº 217/99, dentro do Programa de Gestão de Documentos da Administração Judiciária, e implementado na 4ª Região com o auxílio de um sistema informatizado desenvolvido no próprio Tribunal, o Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GeDoc), têm possibilitado à área administrativa o gerenciamento das informações contidas tanto na documentação gerada quanto na recebida. A Coordenadoria de Documentação (CDOC) é a unidade responsável pela a gestão da informação na área administrativa do Tribunal Regional Federal da 4ª Região. O uso sistêmico do PCTT, por meio do GeDoc, é essencial para a consecução da gestão documental que a CDOC realiza. Os usuários, nas suas unidades de origem, através do GeDoc, classificam pelo PCTT os documentos administrativos, acompanham sua tramitação, efetuam consultas, disponibilizam as informações neles contidas e, além disso, proporcionam o seu intercâmbio em tempo real. Assim, obteve-se a melhoria da qualidade dos controles sobre o acervo arquivístico, com vistas à pronta recuperação da informação e à correta destinação final dos documentos. No entanto, da utilização sistêmica do PCTT, surgiram demandas de usuários, as quais consistem, principalmente, na melhoria das condições de recuperação da informação. Para equacionamento dessas demandas, sugerimos algumas ações que nos parecem necessárias e outras que representariam um aperfeiçoamento do PCTT. 1 Inclusão de novos assuntos

Inclusão de expressão não contida no PCTT para assuntos usuais no TRF4 e Seccionais da 4ª Região. A temporalidade sugerida foi acordada junto aos usuários. Exemplo: Proposta de inclusão da alínea Conserto/ manutenção de material no código 33.000.00 - REQUISIÇÃO. DISTRIBUIÇÃO E/OU MOVIMENTAÇÃO DE MATERIAL, com a seguinte apresentação:
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO E TABELA DE TEMPORALIDADE DA DOCUMENTAÇÃO DA ADMINISTRAÇÃO JUDICIÁRIA FEDERAL
Atualização : Maio/2007 Arquivo Intermediário Observações Comentários 4ª Região inclusão Destinação Final Atividades Subclasse Alteração

33.000.00

REQUISIÇÃO. DISTRIBUIÇÃO E/OU MOVIMENTAÇÃO DE MATERIAL
Conserto/ manutenção de material

Requisição, distribuição, movimentação, bem como conserto e manutenção, são ações. Se estas forem excluídas, o assunto deveria estar no grupo 32.100.00 “Material Permanente”, já que “Material de Consumo” é consumido, não sofre conserto nem manutenção. Talvez fosse melhor outro exemplo.

Arquivo Corrente

Assunto

Destino

Classif.

Nº Vias

Classe

2 BELLOTTO. A.Arquivos permanentes: tratamento documental. 4 BELLOTTO.com/arqfaro/Guia8. dentro de uma mesma área de actuação. Universidade de Aveiro. no PCTT. foi dada uma ordenação sequencial. Editor. no momento da produção ou do recebimento um documento e torna oportuno o 1 Série: unidade arquivística constituída por um conjunto de documentos simples e compostos a que. Lisboa.2. Lisboa. ao produzir ou receber um documento.geocities.Arquivos permanentes: tratamento documental. tipologia documental ou área temática. originalmente.Arquivos permanentes: tratamento documental.htm . T. Com essa organização. A. Esta operação deve ser realizada em função da tramitação. Instituto da Biblioteca Nacional e do Livro. Essa separação torna oportuno o enxugamento de linhas e resulta em simplificação para o usuário. os documentos de cada série deverão corresponder ao exercício de uma mesma função ou actividade. Heloísa Liberalli . de acordo com um sistema de recuperação da informação.4 1Dicionário de Terminologia Arquivística.( http://arquivologia. 1991.com/journal/item/8/Unidades_de_Trabalho . de acordo com um sistema de recuperação da informação. Assim. Editor. Uma vez desvinculadas das expressões que remetem a “séries” e a “ações”. (acessado em 01/10/2007) 2 Série: unidade arquivística constituída por um conjunto de documentos simples e compostos a que. 1993. Em princípio. 1991. Série: primeiro artifício de estruturação da informação. Heloísa Liberalli . 3 Dicionário de Terminologia Arquivística.multiply. dentro de uma mesma área de actuação. Queiroz. 2 BELLOTTO.4 1Dicionário de Terminologia Arquivística. no PCTT. 1993. do conceito “assunto” propriamente dito daqueles relativos às “séries documentais” 2 (espécie / tipo de documento) e às “ações” a serem executadas simplifica para o usuário a escolha do assunto a classificar. A separação. (Glossário. de acordo com um sistema de recuperação da informação. Heloísa Liberalli . 1993. acessado em 01/10/2007) Série . tipologia documental ou área temática. Editor. São Paulo. originalmente.geocities. acessado em 01/10/2007).Arquivos permanentes: tratamento documental.unidade arquivística constituída por um conjunto de documentos simples ou compostos a que. última atualização em 05/02/2007. Instituto da Biblioteca Nacional e do Livro. originalmente. T. Lisboa. os documentos de cada série deverão corresponder ao exercício de uma mesma função ou actividade.com/journal/item/8/Unidades_de_Trabalho . A. (Glossário. a escolha do assunto a classificar. a separação dos conceitos relativos às “séries documentais”1 (espécie / tipo de documento) e às “ações” a serem executadas do conceito de “assunto” propriamente dito.( http://arquivologia. Queiroz. diversas alíneas restam ou idênticas ou desprovidas de significado. 1993. T. São Paulo. foi dada uma ordenação sequencial. originalmente. Esta operação deve ser realizada em função da tramitação. as linhas excedentes devem ser inativadas no sistema. Queiroz. 3 [Para as séries e subséries o que vigora são a função e o tipo documental]. acessado em 01/10/2007). A. 3 Dicionário de Terminologia Arquivística. Instituto da Biblioteca Nacional e do Livro. Lisboa. acessado em 01/10/2007) Série . foi dada uma organização seqüencial.2 2 Enxugamento de linhas e códigos A adoção de um sistema informatizado de gestão documental permite. Série: primeiro artifício de estruturação da informação. Universidade de Aveiro. asseguram-se os controles da temporalidade tanto pela combinação dos campos “série” e “assunto”. última atualização em 05/02/2007. São Paulo.2. T. Queiroz. 4 BELLOTTO. São Paulo. foi dada uma organização seqüencial. (acessado em 01/10/2007) . 1991. Heloísa Liberalli . http://www. http://www. de acordo com um sistema de recuperação da informação.multiply. 1991. Editor.unidade arquivística constituída por um conjunto de documentos simples ou compostos a que. quanto pela migração dos destinos das alíneas inativadas para a alínea à qual foram aglutinadas. Instituto da Biblioteca Nacional e do Livro.com/arqfaro/Guia8.htm . 3 [Para as séries e subséries o que vigora são a função e o tipo documental]. Em princípio.

24. PLANO DE CLASSIFICAÇÃO E TABELA DE TEMPORALIDADE DA DOCUMENTAÇÃO DA ADMINISTRAÇÃO JUDICIÁRIA FEDERAL Atualização : Maio/2007 Observações Arquivo Intermediário Comentários 4ª Região alteração . contida na descrição do código 23.03 . . s. diversas alíneas restam ou idênticas ou desprovidas de significado.600.Processo de reembolso de despesas.Solicitação de reembolso de despesas.02 . Assim. ficando assegurado o controle da temporalidade pela combinação dos campos “destino” e “assunto”. que poderá ser utilizado em todo tipo de documento que tratar desse assunto. cabendo a aglutinação em código único. assim. ambas as descrições podem ser substituídas por Função Comissionada de servidor.m.01 – Indicação de servidor para Função Comissionada. e da série Processo.404.3 enxugamento de linhas.600.600.j.600.retirada da série + aglutinação ao código 24.02-B 2 3 Processo 5 anos Arquivo Corrente Assunto Destino Classif. contida na descrição do código 24.retirada da série/ação Solicitação / requerimento inclusão de temporalidade em funação da aglutinação do código 24. Talvez se possa entender Solicitação ou Requerimento como série se representar um Formulário.600. Exemplo: Proposta de eliminação da ação Solicitação3.03 alteração . tanto a palavra Solicitação como a palavra Reembolso denotam ações..02-A REEMBOLSOS Solicitação de reembolso de despesas 1 Setor Competente Interessado Julg. contida na descrição do código 23. 3 Para mim. Dissociadas das ações.03 – Dispensa de servidor da Função Comissionada. em diversas situações.03-A Processo de reembolso de despesas 1 Processo 5 anos 51 anos Eliminação Exemplo – Enxugamento de alíneas cujas descrições contêm ações Proposta de eliminação da ação Dispensa. Nº Vias Classe 51 anos Eliminação 24.00 24.600.402. e da ação Indicação. TCU 6 anos Eliminação Pode ser gerado um processo. a aglutinação em um único código. que poderá ser utilizado em todo tipo de documento que tratar desse assunto. as linhas excedentes devem ser inativadas no PCTT. Dissociadas da ação e da série. contida na descrição do código 24. resta apenas o assunto Reembolso de despesas. Uma vez desvinculadas dessas expressões.600.600. Cabe.02 Destinação Final Atividades Subclasse Alteração 24.

.4 PLANO DE CLASSIFICAÇÃO E TABELA DE TEMPORALIDADE DA DOCUMENTAÇÃO DA ADMINISTRAÇÃO JUDICIÁRIA FEDERAL Atualização : Maio/2007 Observações Arquivo Intermediário Comentários 4ª Região inclusão de ações possíveis para este assunto alteração .000.404.”. SUBSTITUIÇÃO Eliminação Lei nº 9.404. DISPONIBILIDADE. 2 anos 23. num caso..03-D 23. SUBSTITUIÇÃO ) Dispensa de servidor da Função Comissionada Função Comissionada de servidor Arquivo Permanente Unidade Geradora Processo Assentamento Funcional Setores / Interessados 2 anos Prazo do processo Prazo do assent.03-E 23. 3 Especificação de assuntos Especificação de assunto em linha própria.00 – COMUNICAÇÃO E REPRESENTAÇÃO SOCIAL Final DESIGNAÇÃO. DISPENSA.01-A Indicação de servidor para Função Comissionada Função Comissionada de servidor 1 Setor Competente 5 anos 51 anos Eliminação 23. FALECIMENTO. .402.404. com o objetivo de manter a estrutura lógica dos códigos. Este último assunto-pai é composto apenas de “ações” e poderia ser inativado ou seus termos constarem do parênteses acima. RESCISÃO CONTRATUAL.402.402.03-C 23.421/96 Pode ser juntado ao Assentamento Funcional.03-B 23.03-A 1 Guarda Permanente Eliminação 23. EXONERAÇÃO. Exemplo: Proposta de inclusão da alínea Cartas de apresentação e recomendação no código 12. no outro.00 VACÂNCIA DE CARGO PÚBLICO (DEMISSÃO.402. Nº Vias Classe 23.retirada da ação com adequação da descrição inclusão de temporalidade inativar alteração . 23. REDISTRIBUIÇÃO.402. é “filho” de “Vacância de Cargo Público” e.03 Destinação Atividades Subclasse Alteração Arquivo Corrente Assunto Destino Classif.402. ainda que contido em descrição de capítulo..retirada da ação com adequação da descrição + aglutinação ao código 23. etc.01-B 2 Unidade Geradora 2 anos Eliminação Observação da Irene: O assunto “Função Comissionada”. DISPONIBILIDADE.00 2 3 4 5+ DESIGNAÇÃO. REDISTRIBUIÇÃO.402. de “Designação.

permite classificação mais específica por parte do usuário. acompanhar cônjuge.5 PLANO DE CLASSIFICAÇÃO E TABELA DE TEMPORALIDADE DA DOCUMENTAÇÃO DA ADMINISTRAÇÃO JUDICIÁRIA FEDERAL Atualização : Maio/2007 Arquivo Intermediário Observações Comentários 4ª Região alteração inclusão Destinação Final Atividades Subclasse Alteração 12.00 12. Licença para acompanhar cônjuge.301. prêmio por assiduidade. Licença para curso de formação Arquivo Corrente Assunto Destino Classif.atividade política. a partir da individualização dos vários assuntos contidos em uma mesma descrição. como na pesquisa física em documentos. Licença para serviço militar.00-A COMUNICAÇÃO E REPRESENTAÇÃO SOCIAL CARTAS DE APRESENTAÇÃO E RECOMENDAÇÃO Cartas de apresentação e recomendação 1 1 Unidade Geradora Unidade Geradora 2 anos 2 anos Eliminação Eliminação 4 Desdobramento de linhas / códigos que contenham diversos assuntos O desdobramento de linhas / códigos. curso de formação) em alíneas específicas: Licença para atividade política. através de consulta por expressão. Licença-prêmio por assiduidade.100. no sistema.000. Nº Vias Classe .Processo de concessão de licenças especiais .03 . mandato classista. Exemplo Proposta de desdobramento do código 24. serviço militar. Licença para mandato classista. facilitando tanto a recuperação da informação. interesse particular. Licença para trato de interesse particular.

curso de formação) 1 Processo Licença para atividade política 1 Processo Licença para mandato classista 1 Processo Licença-prêmio por assiduidade 1 Processo Licença para serviço militar 1 Processo Licença para trato de interesse particular 1 Processo Licença para acompanhar cônjuge 1 Processo Licença para curso de formação 1 Processo Até a aposentadoria ou o desligamento Até a aposentadoria ou o desligamento Até a aposentadoria ou o desligamento Até a aposentadoria ou o desligamento Até a aposentadoria ou o desligamento Até a aposentadoria ou o desligamento Até a aposentadoria ou o desligamento Até a aposentadoria ou o desligamento Arquivo Corrente Assunto Destino Classif.atividade política. serviço militar. prêmio por assiduidade.03-A Processo de concessão de licenças especiais .301. interesse particular.6 PLANO DE CLASSIFICAÇÃO E TABELA DE TEMPORALIDADE DA DOCUMENTAÇÃO DA ADMINISTRAÇÃO JUDICIÁRIA FEDERAL Atualização : Maio/2007 Observações Arquivo Intermediário Comentários 4ª Região inativação 95 anos Eliminação desdobramento de assunto 95 anos Eliminação desdobramento de assunto 95 anos Eliminação desdobramento de assunto 95 anos Eliminação desdobramento de assunto 95 anos Eliminação desdobramento de assunto 95 anos Eliminação desdobramento de assunto 95 anos Eliminação desdobramento de assunto 95 anos Eliminação Destinação Final Atividades Subclasse Alteração 24. acompanhar cônjuge. Nº Vias Classe . mandato classista.

Como vamos propor a inclusão de outra via. como proposto no próximo item.02 – Comunicados e Informes Gerais. A criação do atributo série informativa tem como desdobramento a inclusão de alíneas com a temporalidade fixa referida acima. permite eliminar as demais vias ainda no arquivo corrente e reduz o volume físico arquivado nos arquivos intermediário e permanente. como o 12. com temporalidade diferente? Acho que não devemos falar sobre o controle apenas da 1ª via.02 – Comunicados e informes Gerais.301. perdemos o argumento para propor a inclusão de uma via / série informativa. Acho que não devemos falar neste momento sobre o controle apenas da 1ª via.03 –A – Concessão de Licenças especiais. sem a necessidade de recorrer-se à utilização de códigos genéricos. com outra temporalidade. sem prejuízo para a preservação da informação. para conseguirmos a inclusão desta série informativa. Por outro lado. Observação da Irene: Esse é um dilema criado por nós mesmas. aquela prevista no PCTT para a via de maior temporalidade. Nesses casos. Esse método simplifica o controle do acervo. A criação da via interessados / série informativa. estender-se-ia inadequadamente a guarda do documento. alguns documentos apresentariam temporalidades desproporcionalmente altas. Observação da Irene: Ao defender apenas o controle da via original. não há como efetuar a pesquisa pelo assunto específico. Ao optar-se pela classificação pelo código da licença. e de controle da via original. que são documentos de caráter meramente informativo. licença. Sugere-se para essa via a temporalidade fixa de 2 anos e a destinação final “Eliminação” no próprio arquivo corrente.7 5 Controle do original Sugere-se o controle da temporalidade apenas do documento original (1ª via). ao retirar-se dos cabeçalhos de assuntos as referências a “séries documentais” e a “ações”. ou seja. ao optar-se pela classificação pelo código dos comunicados e informes gerais. e recuperar a informação. a menos que se tornasse obrigatória a dupla classificação.400. É o caso dos ofícios e dos memorandos. Pode ser classificado tanto pelo código 24. possibilitaria classificação dos ofícios e memorandos pelo assunto contido na informação. Exemplo: ofício para divulgar prazo de pedido de Licença-prêmio.400. é de guarda por 95 anos após a aposentadoria. adotando-se como sua temporalidade. em cada assunto. no caso descrito. Esse tipo de inclusão tem a apresentação a seguir: . ao adotar-se a maior temporalidade para cada assunto prevista no PCTT. haveria a necessidade de inserção de uma via para interessados / série informativa. 6 Criação da alínea via / série informativa Como conseqüência do enxugamento de linhas / códigos. como pelo 12. ao defender o controle de apenas uma via. já que o controle seria pela maior temporalidade que. ou em ambos.

o tema da estatística. Nº Vias Classe 95 anos Eliminação 2 Setor Competente / Interessado 2 anos Eliminação Observação da Irene: Além de inclusão da via / série informativa. RESOLUÇÃO. sugere-se os códigos: 30..01 – Compra de material e contratação de serviços .02-A .03-A 1 Processo Arquivo Corrente Assunto Destino Classif.100. prêmio por assiduidade.301. Neste exemplo. PROVIMENTO.ATOS NORMATIVOS . que dita no campo observação “Deverá ser classificado pelo assunto pertinente”. ORDEM DE SERVIÇO. prêmio por assiduidade. serviço militar. 7 Classificação complementar obrigatória Alguns assuntos têm descritivos de significado amplo. interesse particular. pareceria caso similar ao de desdobramento por tipo de licença especial.00 LICENÇAS ESPECIAIS .8 PLANO DE CLASSIFICAÇÃO E TABELA DE TEMPORALIDADE DA DOCUMENTAÇÃO DA ADMINISTRAÇÃO JUDICIÁRIA FEDERAL Atualização : Maio/2007 Observações Arquivo Intermediário Comentários 4ª Região alteração: retirada da série "processo" do cabeçalho do assunto inclusão via / série informativa Destinação Final Atividades Subclasse Alteração 24. Processo de concessão de licenças especiais atividade política. mandato classista. serviço militar. acompanhar cônjuge. pois ele detém a competência para melhor determinar. interesse particular. acompanhar cônjuge.01 – Estatística para subsidiar a elaboração de relatório de atividades Um documento classificado somente com esse código não informa o conteúdo. curso de formação) Até a aposentadoria ou o desligamento 24.Regulamentação de normas institucionais (ATO..01 – Cadastramento de fornecedores ou 32. curso de formação. portanto. conforme a observação do código 10. devendo. Propõe-se a classificação complementar obrigatória.100. na origem. não especificam suficientemente quando se constituem na única classificação dos documentos. capacitação.000.301. INSTRUÇÃO NORMATIVA. mandato classista. ser classificado com outro código.000. Exemplo de código que carece de associação a outro(s) assunto(s) para que o conjunto se torne completo: 03. PORTARIA.. os assunto tratados nos documentos produzidos. visando qualificar a informação gerada pelo usuário do PCTT. ETC). A classificação complementar obrigatória constitui-se em indicação de que o assunto escolhido carece de associação a outro assunto para que o conjunto se torne completo.atividade política.

independente do registro de condições externas. Aposentadoria ou desligamento: 35 anos (tempo de trabalho. então têm-se 130 anos. mesmo que se adicione um prazo precaucional além do previsto. Observação da Irene: Acredito ser mais oportuno deixar este assunto para o forum do MOREQ. à avaliação da comissão. na totalidade dos documentos classificados pelo PCTT. permitiria que rotina de destinação fosse rodada e efetuasse o cálculo da temporalidade cumprida.ex. Prazo do processo: 10 anos. Exemplos de temporalidades sob condição aplicadas no PCTT: Julgamento do TCU. têm-se.. Solicita-se que seja permitido às comissões de gestão documental. Adicionandose um prazo precaucional. Assim. A fim de facilitar a realização do cálculo da destinação. considerar tão-somente a guarda eletrônica dos dados e / ou documentos gerados nesses outros sistemas. 9 Guarda eletrônica de dados e/ou documentos gerados em sistemas próprios Traz-se. Aposentadoria ou desligamento. Assim. ex. que seriam 4 anos de tramitação. seriam 8 anos. ex.) mais os 95 anos previstos no PCTT. Julgamento do TCU: Supondo-se que o TCU leve 2 anos para apreciar o processo mais os 6 anos de guarda previstos no PCTT. permitiria que o cálculo da temporalidade cumprida fosse efetuado. existem outros sistemas de geração de documentos com os quais contam as áreas administrativo-judiciárias do TRF4. p. sugere-se a utilização de parâmetros internos para definir temporalidade. p. mediante avaliação do documento e da informação que se deseja preservar. independente do registro de condições externas. mesmo que se adicione um prazo precaucional além do previsto. Depreciação/doação de bem patrimonial: Sugere-se a tabela de depreciação do Ministério da Fazenda / Receita Federal. a situação dos documentos administrativos gerados e preservados em sistemas próprios. Prazo do processo. Exemplos: atas de distribuição guias de requisição de férias .9 8 Temporalidade definida por parâmetros internos A fim de possibilitar a realização do cálculo da destinação de modo automático. 3 anos de baixado ao arquivo e 3 anos de prazo precaucional. sugere-se a utilização de parâmetros internos para definir temporalidade. A informação e a disponibilização desses documentos estão sob o controle dos sistemas que os originam. p. A exemplo do GeDoc. então. Depreciação/doação de bem patrimonial. emitindo relatório. 10 anos. como funcionalidade do sistema informatizado. considerando-se que alguns não são sequer impressos e outros o são apenas por alguma peculiaridade de trâmite. em todos documentos classificados pelo PCTT.

na via que é remetida para a unidade de arquivo. não serão feitas em relação a cópias físicas em papel ou outro suporte. envolvendo as publicações e consultas de público interno e externo. Para encerrar. . A guarda e a destinação desses documentos. Esse sistema abarca um workflow dos trâmites administrativos.203. Tal informação é mantida de forma permanente no sistema informatizado dos processos judiciais e a guarda do documento físico na unidade geradora é suficiente para conferências imediatas da unidade.10 Roga-se. portanto. futuramente. contarão com assinatura eletrônica certificada.01-A. informa-se que um novo sistema de gestão documental está em desenvolvimento. código 91. especificamente. a revisão da temporalidade do assunto Ata de distribuição. exceto aqueles documentos essenciais. uma padronização de uso de documentos nesses trâmites e a disponibilização eletrônica da informação. Enfatiza-se que os documentos administrativos deverão ser somente eletrônicos e. na fase de prototipagem.