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O Plano de Classificao e a Tabela de Temporalidade (PCTT), criados pelo art. 3 da Portaria CJF n 217/99, dentro do Programa de Gesto de Documentos da Administrao Judiciria, e implementado na 4 Regio com o auxlio de um sistema informatizado desenvolvido no prprio Tribunal, o Sistema de Gesto Eletrnica de Documentos (GeDoc), tm possibilitado rea administrativa o gerenciamento das informaes contidas tanto na documentao gerada quanto na recebida. A Coordenadoria de Documentao (CDOC) a unidade responsvel pela a gesto da informao na rea administrativa do Tribunal Regional Federal da 4 Regio. O uso sistmico do PCTT, por meio do GeDoc, essencial para a consecuo da gesto documental que a CDOC realiza. Os usurios, nas suas unidades de origem, atravs do GeDoc, classificam pelo PCTT os documentos administrativos, acompanham sua tramitao, efetuam consultas, disponibilizam as informaes neles contidas e, alm disso, proporcionam o seu intercmbio em tempo real. Assim, obteve-se a melhoria da qualidade dos controles sobre o acervo arquivstico, com vistas pronta recuperao da informao e correta destinao final dos documentos. No entanto, da utilizao sistmica do PCTT, surgiram demandas de usurios, as quais consistem, principalmente, na melhoria das condies de recuperao da informao. Para equacionamento dessas demandas, sugerimos algumas aes que nos parecem necessrias e outras que representariam um aperfeioamento do PCTT. 1 Incluso de novos assuntos

Incluso de expresso no contida no PCTT para assuntos usuais no TRF4 e Seccionais da 4 Regio. A temporalidade sugerida foi acordada junto aos usurios. Exemplo: Proposta de incluso da alnea Conserto/ manuteno de material no cdigo 33.000.00 - REQUISIO. DISTRIBUIO E/OU MOVIMENTAO DE MATERIAL, com a seguinte apresentao:
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Atualizao : Maio/2007 Arquivo Intermedirio Observaes Comentrios 4 Regio incluso Destinao Final Atividades Subclasse Alterao

33.000.00

REQUISIO. DISTRIBUIO E/OU MOVIMENTAO DE MATERIAL

Conserto/ manuteno de material

Requisio, distribuio, movimentao, bem como conserto e manuteno, so aes. Se estas forem excludas, o assunto deveria estar no grupo 32.100.00 Material Permanente, j que Material de Consumo consumido, no sofre conserto nem manuteno. Talvez fosse melhor outro exemplo.

Arquivo Corrente

Assunto

Destino

Classif.

N Vias

Classe

2 Enxugamento de linhas e cdigos A adoo de um sistema informatizado de gesto documental permite, no PCTT, a separao dos conceitos relativos s sries documentais1 (espcie / tipo de documento) e s aes a serem executadas do conceito de assunto propriamente dito. Essa separao torna oportuno o enxugamento de linhas e resulta em simplificao para o usurio, ao produzir ou receber um documento, a escolha do assunto a classificar. Uma vez desvinculadas das expresses que remetem a sries e a aes, diversas alneas restam ou idnticas ou desprovidas de significado. Assim, as linhas excedentes devem ser inativadas no sistema. Com essa organizao, asseguram-se os controles da temporalidade tanto pela combinao dos campos srie e assunto, quanto pela migrao dos destinos das alneas inativadas para a alnea qual foram aglutinadas. A separao, no PCTT, do conceito assunto propriamente dito daqueles relativos s sries documentais 2 (espcie / tipo de documento) e s aes a serem executadas simplifica para o usurio a escolha do assunto a classificar, no momento da produo ou do recebimento um documento e torna oportuno o

Srie: unidade arquivstica constituda por um conjunto de documentos simples e compostos a que, originalmente, foi dada uma organizao seqencial, de acordo com um sistema de recuperao da informao. Esta operao deve ser realizada em funo da tramitao, tipologia documental ou rea temtica. (Glossrio, Universidade de Aveiro, ltima atualizao em 05/02/2007, acessado em 01/10/2007). Srie: primeiro artifcio de estruturao da informao.( http://arquivologia.multiply.com/journal/item/8/Unidades_de_Trabalho , acessado em 01/10/2007) Srie - unidade arquivstica constituda por um conjunto de documentos simples ou compostos a que, originalmente, foi dada uma ordenao sequencial, de acordo com um sistema de recuperao da informao. Em princpio, os documentos de cada srie devero corresponder ao exerccio de uma mesma funo ou actividade, dentro de uma mesma rea de actuao. 3 [Para as sries e subsries o que vigora so a funo e o tipo documental].4 1Dicionrio de Terminologia Arquivstica. Lisboa, Instituto da Biblioteca Nacional e do Livro, 1993. 2 BELLOTTO, Helosa Liberalli - Arquivos permanentes: tratamento documental. So Paulo, T. A. Queiroz, Editor, 1991. 3 Dicionrio de Terminologia Arquivstica. Lisboa, Instituto da Biblioteca Nacional e do Livro, 1993. 4 BELLOTTO, Helosa Liberalli - Arquivos permanentes: tratamento documental. So Paulo, T. A. Queiroz, Editor, 1991. http://www.geocities.com/arqfaro/Guia8.2.htm , (acessado em 01/10/2007)
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Srie: unidade arquivstica constituda por um conjunto de documentos simples e compostos a que, originalmente, foi dada uma organizao seqencial, de acordo com um sistema de recuperao da informao. Esta operao deve ser realizada em funo da tramitao, tipologia documental ou rea temtica. (Glossrio, Universidade de Aveiro, ltima atualizao em 05/02/2007, acessado em 01/10/2007). Srie: primeiro artifcio de estruturao da informao.( http://arquivologia.multiply.com/journal/item/8/Unidades_de_Trabalho , acessado em 01/10/2007) Srie - unidade arquivstica constituda por um conjunto de documentos simples ou compostos a que, originalmente, foi dada uma ordenao sequencial, de acordo com um sistema de recuperao da informao. Em princpio, os documentos de cada srie devero corresponder ao exerccio de uma mesma funo ou actividade, dentro de uma mesma rea de actuao. 3 [Para as sries e subsries o que vigora so a funo e o tipo documental].4 1Dicionrio de Terminologia Arquivstica. Lisboa, Instituto da Biblioteca Nacional e do Livro, 1993. 2 BELLOTTO, Helosa Liberalli - Arquivos permanentes: tratamento documental. So Paulo, T. A. Queiroz, Editor, 1991. 3 Dicionrio de Terminologia Arquivstica. Lisboa, Instituto da Biblioteca Nacional e do Livro, 1993. 4 BELLOTTO, Helosa Liberalli - Arquivos permanentes: tratamento documental. So Paulo, T. A. Queiroz, Editor, 1991. http://www.geocities.com/arqfaro/Guia8.2.htm , (acessado em 01/10/2007)

enxugamento de linhas. Uma vez desvinculadas dessas expresses, diversas alneas restam ou idnticas ou desprovidas de significado. Assim, as linhas excedentes devem ser inativadas no PCTT, ficando assegurado o controle da temporalidade pela combinao dos campos destino e assunto. Exemplo: Proposta de eliminao da ao Solicitao3, contida na descrio do cdigo 24.600.02 - Solicitao de reembolso de despesas, e da srie Processo, contida na descrio do cdigo 24.600.03 - Processo de reembolso de despesas. Dissociadas da ao e da srie, resta apenas o assunto Reembolso de despesas. Cabe, assim, a aglutinao em um nico cdigo, que poder ser utilizado em todo tipo de documento que tratar desse assunto.
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Atualizao : Maio/2007 Observaes Arquivo Intermedirio Comentrios 4 Regio alterao - retirada da srie/ao Solicitao / requerimento incluso de temporalidade em funao da aglutinao do cdigo 24.600.03 alterao - retirada da srie + aglutinao ao cdigo 24.600.02 Destinao Final Atividades Subclasse Alterao

24.600.00 24.600.02-A

REEMBOLSOS Solicitao de reembolso de despesas 1 Setor Competente Interessado Julg. TCU 6 anos Eliminao Pode ser gerado um processo.

24.600.02-B

Processo

5 anos

Arquivo Corrente

Assunto

Destino

Classif.

N Vias

Classe

51 anos

Eliminao

24.600.03-A

Processo de reembolso de despesas

Processo

5 anos

51 anos

Eliminao

Exemplo Enxugamento de alneas cujas descries contm aes Proposta de eliminao da ao Dispensa, contida na descrio do cdigo 23.402.03 Dispensa de servidor da Funo Comissionada, e da ao Indicao, contida na descrio do cdigo 23.404.01 Indicao de servidor para Funo Comissionada. Dissociadas das aes, ambas as descries podem ser substitudas por Funo Comissionada de servidor, cabendo a aglutinao em cdigo nico, que poder ser utilizado em todo tipo de documento que tratar desse assunto, em diversas situaes.
3

Para mim, s.m.j., tanto a palavra Solicitao como a palavra Reembolso denotam aes. Talvez se possa entender Solicitao ou Requerimento como srie se representar um Formulrio.

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Atualizao : Maio/2007 Observaes Arquivo Intermedirio Comentrios 4 Regio incluso de aes possveis para este assunto alterao - retirada da ao com adequao da descrio incluso de temporalidade inativar alterao - retirada da ao com adequao da descrio + aglutinao ao cdigo 23.402.03 Destinao Atividades Subclasse Alterao

Arquivo Corrente

Assunto

Destino

Classif.

N Vias

Classe

23.402.00

VACNCIA DE CARGO PBLICO (DEMISSO. DISPENSA. EXONERAO. FALECIMENTO. RESCISO CONTRATUAL. DISPONIBILIDADE. REDISTRIBUIO. SUBSTITUIO ) Dispensa de servidor da Funo Comissionada Funo Comissionada de servidor Arquivo Permanente Unidade Geradora Processo Assentamento Funcional Setores / Interessados 2 anos Prazo do processo Prazo do assent. 2 anos

23.402.03-A

Guarda Permanente Eliminao

23.402.03-B 23.402.03-C 23.402.03-D 23.402.03-E 23.404.00

2 3 4 5+ DESIGNAO. DISPONIBILIDADE. REDISTRIBUIO. SUBSTITUIO

Eliminao Lei n 9.421/96 Pode ser juntado ao Assentamento Funcional.

23.404.01-A

Indicao de servidor para Funo Comissionada Funo Comissionada de servidor

Setor Competente

5 anos

51 anos

Eliminao

23.404.01-B

Unidade Geradora

2 anos

Eliminao

Observao da Irene: O assunto Funo Comissionada, num caso, filho de Vacncia de Cargo Pblico e, no outro, de Designao, etc..... Este ltimo assunto-pai composto apenas de aes e poderia ser inativado ou seus termos constarem do parnteses acima.

3 Especificao de assuntos Especificao de assunto em linha prpria, ainda que contido em descrio de captulo, com o objetivo de manter a estrutura lgica dos cdigos. Exemplo: Proposta de incluso da alnea Cartas de apresentao e recomendao no cdigo 12.000.00 COMUNICAO E REPRESENTAO SOCIAL

Final

DESIGNAO.

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Atualizao : Maio/2007 Arquivo Intermedirio Observaes Comentrios 4 Regio alterao incluso Destinao Final Atividades Subclasse Alterao

12.000.00 12.100.00-A

COMUNICAO E REPRESENTAO SOCIAL CARTAS DE APRESENTAO E RECOMENDAO Cartas de apresentao e recomendao 1 1 Unidade Geradora Unidade Geradora 2 anos 2 anos Eliminao Eliminao

4 Desdobramento de linhas / cdigos que contenham diversos assuntos O desdobramento de linhas / cdigos, a partir da individualizao dos vrios assuntos contidos em uma mesma descrio, permite classificao mais especfica por parte do usurio, facilitando tanto a recuperao da informao, no sistema, atravs de consulta por expresso, como na pesquisa fsica em documentos. Exemplo Proposta de desdobramento do cdigo 24.301.03 - Processo de concesso de licenas especiais - atividade poltica, mandato classista, prmio por assiduidade, servio militar, interesse particular, acompanhar cnjuge, curso de formao) em alneas especficas: Licena para atividade poltica, Licena para mandato classista, Licena-prmio por assiduidade, Licena para servio militar, Licena para trato de interesse particular, Licena para acompanhar cnjuge, Licena para curso de formao

Arquivo Corrente

Assunto

Destino

Classif.

N Vias

Classe

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Atualizao : Maio/2007 Observaes Arquivo Intermedirio Comentrios 4 Regio inativao 95 anos Eliminao desdobramento de assunto 95 anos Eliminao desdobramento de assunto 95 anos Eliminao desdobramento de assunto 95 anos Eliminao desdobramento de assunto 95 anos Eliminao desdobramento de assunto 95 anos Eliminao desdobramento de assunto 95 anos Eliminao desdobramento de assunto 95 anos Eliminao Destinao Final Atividades Subclasse Alterao

24.301.03-A

Processo de concesso de licenas especiais - atividade poltica, mandato classista, prmio por assiduidade, servio militar, interesse particular, acompanhar cnjuge, curso de formao)

Processo

Licena para atividade poltica

Processo

Licena para mandato classista

Processo

Licena-prmio por assiduidade

Processo

Licena para servio militar

Processo

Licena para trato de interesse particular

Processo

Licena para acompanhar cnjuge

Processo

Licena para curso de formao

Processo

At a aposentadoria ou o desligamento At a aposentadoria ou o desligamento At a aposentadoria ou o desligamento At a aposentadoria ou o desligamento At a aposentadoria ou o desligamento At a aposentadoria ou o desligamento At a aposentadoria ou o desligamento At a aposentadoria ou o desligamento

Arquivo Corrente

Assunto

Destino

Classif.

N Vias

Classe

5 Controle do original Sugere-se o controle da temporalidade apenas do documento original (1 via), adotando-se como sua temporalidade, em cada assunto, aquela prevista no PCTT para a via de maior temporalidade. Esse mtodo simplifica o controle do acervo, permite eliminar as demais vias ainda no arquivo corrente e reduz o volume fsico arquivado nos arquivos intermedirio e permanente, sem prejuzo para a preservao da informao. Observao da Irene: Ao defender apenas o controle da via original, perdemos o argumento para propor a incluso de uma via / srie informativa, com outra temporalidade. Acho que no devemos falar neste momento sobre o controle apenas da 1 via. 6 Criao da alnea via / srie informativa Como conseqncia do enxugamento de linhas / cdigos, ao retirar-se dos cabealhos de assuntos as referncias a sries documentais e a aes, e de controle da via original, ao adotar-se a maior temporalidade para cada assunto prevista no PCTT, alguns documentos apresentariam temporalidades desproporcionalmente altas. Nesses casos, haveria a necessidade de insero de uma via para interessados / srie informativa. Sugere-se para essa via a temporalidade fixa de 2 anos e a destinao final Eliminao no prprio arquivo corrente. o caso dos ofcios e dos memorandos, que so documentos de carter meramente informativo. A criao da via interessados / srie informativa, possibilitaria classificao dos ofcios e memorandos pelo assunto contido na informao, sem a necessidade de recorrer-se utilizao de cdigos genricos, como o 12.400.02 Comunicados e Informes Gerais. Exemplo: ofcio para divulgar prazo de pedido de Licena-prmio. Pode ser classificado tanto pelo cdigo 24.301.03 A Concesso de Licenas especiais, como pelo 12.400.02 Comunicados e informes Gerais, ou em ambos. Ao optar-se pela classificao pelo cdigo da licena, estender-se-ia inadequadamente a guarda do documento, j que o controle seria pela maior temporalidade que, no caso descrito, de guarda por 95 anos aps a aposentadoria. Por outro lado, ao optar-se pela classificao pelo cdigo dos comunicados e informes gerais, no h como efetuar a pesquisa pelo assunto especfico, ou seja, licena, e recuperar a informao, a menos que se tornasse obrigatria a dupla classificao, como proposto no prximo item. Observao da Irene: Esse um dilema criado por ns mesmas, ao defender o controle de apenas uma via. Como vamos propor a incluso de outra via, com temporalidade diferente? Acho que no devemos falar sobre o controle apenas da 1 via, para conseguirmos a incluso desta srie informativa. A criao do atributo srie informativa tem como desdobramento a incluso de alneas com a temporalidade fixa referida acima. Esse tipo de incluso tem a apresentao a seguir:

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Atualizao : Maio/2007 Observaes Arquivo Intermedirio Comentrios 4 Regio alterao: retirada da srie "processo" do cabealho do assunto incluso via / srie informativa Destinao Final Atividades Subclasse Alterao

24.301.00

LICENAS ESPECIAIS - atividade poltica, mandato classista, prmio por assiduidade, servio militar, interesse particular, acompanhar cnjuge, curso de formao, capacitao,... Processo de concesso de licenas especiais atividade poltica, mandato classista, prmio por assiduidade, servio militar, interesse particular, acompanhar cnjuge, curso de formao) At a aposentadoria ou o desligamento

24.301.03-A

Processo

Arquivo Corrente

Assunto

Destino

Classif.

N Vias

Classe

95 anos

Eliminao

Setor Competente / Interessado

2 anos

Eliminao

Observao da Irene: Alm de incluso da via / srie informativa, pareceria caso similar ao de desdobramento por tipo de licena especial. 7 Classificao complementar obrigatria Alguns assuntos tm descritivos de significado amplo, no especificam suficientemente quando se constituem na nica classificao dos documentos. Prope-se a classificao complementar obrigatria, visando qualificar a informao gerada pelo usurio do PCTT, pois ele detm a competncia para melhor determinar, na origem, os assunto tratados nos documentos produzidos. A classificao complementar obrigatria constitui-se em indicao de que o assunto escolhido carece de associao a outro assunto para que o conjunto se torne completo, conforme a observao do cdigo 10.100.02-A - ATOS NORMATIVOS - Regulamentao de normas institucionais (ATO, RESOLUO, PORTARIA, PROVIMENTO, ORDEM DE SERVIO, INSTRUO NORMATIVA, ETC), que dita no campo observao Dever ser classificado pelo assunto pertinente. Exemplo de cdigo que carece de associao a outro(s) assunto(s) para que o conjunto se torne completo: 03.000.01 Estatstica para subsidiar a elaborao de relatrio de atividades Um documento classificado somente com esse cdigo no informa o contedo, o tema da estatstica, devendo, portanto, ser classificado com outro cdigo. Neste exemplo, sugere-se os cdigos: 30.100.01 Cadastramento de fornecedores ou 32.000.01 Compra de material e contratao de servios

8 Temporalidade definida por parmetros internos A fim de possibilitar a realizao do clculo da destinao de modo automtico, como funcionalidade do sistema informatizado, sugere-se a utilizao de parmetros internos para definir temporalidade, mesmo que se adicione um prazo precaucional alm do previsto. Assim, permitiria que rotina de destinao fosse rodada e efetuasse o clculo da temporalidade cumprida, independente do registro de condies externas, na totalidade dos documentos classificados pelo PCTT, emitindo relatrio. A fim de facilitar a realizao do clculo da destinao, sugere-se a utilizao de parmetros internos para definir temporalidade, mesmo que se adicione um prazo precaucional alm do previsto. Assim, permitiria que o clculo da temporalidade cumprida fosse efetuado, independente do registro de condies externas, em todos documentos classificados pelo PCTT. Exemplos de temporalidades sob condio aplicadas no PCTT: Julgamento do TCU. Aposentadoria ou desligamento. Depreciao/doao de bem patrimonial. Prazo do processo. Julgamento do TCU: Supondo-se que o TCU leve 2 anos para apreciar o processo mais os 6 anos de guarda previstos no PCTT, seriam 8 anos. Adicionandose um prazo precaucional, tm-se, ento, 10 anos, p.ex. Aposentadoria ou desligamento: 35 anos (tempo de trabalho, p. ex.) mais os 95 anos previstos no PCTT, ento tm-se 130 anos. Depreciao/doao de bem patrimonial: Sugere-se a tabela de depreciao do Ministrio da Fazenda / Receita Federal. Prazo do processo: 10 anos, p. ex., que seriam 4 anos de tramitao, 3 anos de baixado ao arquivo e 3 anos de prazo precaucional. 9 Guarda eletrnica de dados e/ou documentos gerados em sistemas prprios Traz-se, avaliao da comisso, a situao dos documentos administrativos gerados e preservados em sistemas prprios. A exemplo do GeDoc, existem outros sistemas de gerao de documentos com os quais contam as reas administrativo-judicirias do TRF4. A informao e a disponibilizao desses documentos esto sob o controle dos sistemas que os originam. Solicita-se que seja permitido s comisses de gesto documental, mediante avaliao do documento e da informao que se deseja preservar, considerar to-somente a guarda eletrnica dos dados e / ou documentos gerados nesses outros sistemas, considerando-se que alguns no so sequer impressos e outros o so apenas por alguma peculiaridade de trmite. Observao da Irene: Acredito ser mais oportuno deixar este assunto para o forum do MOREQ. Exemplos: atas de distribuio guias de requisio de frias

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Roga-se, especificamente, a reviso da temporalidade do assunto Ata de distribuio, cdigo 91.203.01-A, na via que remetida para a unidade de arquivo. Tal informao mantida de forma permanente no sistema informatizado dos processos judiciais e a guarda do documento fsico na unidade geradora suficiente para conferncias imediatas da unidade. Para encerrar, informa-se que um novo sistema de gesto documental est em desenvolvimento, na fase de prototipagem. Esse sistema abarca um workflow dos trmites administrativos, uma padronizao de uso de documentos nesses trmites e a disponibilizao eletrnica da informao, envolvendo as publicaes e consultas de pblico interno e externo. Enfatiza-se que os documentos administrativos devero ser somente eletrnicos e, futuramente, contaro com assinatura eletrnica certificada. A guarda e a destinao desses documentos, portanto, no sero feitas em relao a cpias fsicas em papel ou outro suporte, exceto aqueles documentos essenciais.