TEMA DE DEBATE: ELABORAÇÃO DE PLANO DE CLASSIFICAÇÃO E TABELA DE

TEMPORALIDADE DE ACTIVIDADE-FIM

A elaboração do Plano de Classificação passa por etapas que exigem estudos sobre a estrutura e
o funcionamento do órgão ou entidade, além do comprometimento por parte dos envolvidos
directamente e indirectamente na execução do trabalho.

Como definição o Plano de Classificação de Documentos é o instrumento utilizado para

classificar todo e qualquer documento de arquivo (Decreto n.º 48.897/2004, art. 10). Entende-se
por classificação dos documentos a sequência das operações técnicas que visam a agrupar os
documentos de arquivo relacionando-os ao órgão produtor, à função, subfunção e actividade
responsável por sua produção e acumulação. (Decreto n.º 48.897/2004, art. 10, parágrafo único).

A classificação possibilita a recuperação do contexto original de produção dos documentos, ou

seja, a identificação da actividade que determinou a sua existência, bem como a padronização da
denominação dos documentos, conferindo assim, maior agilidade no acesso aos documentos e às
informações neles registadas.
 Momento 1: estudando a estrutura administrativa e o funcionamento do órgão ou
entidade
Para o cumprimento de seus objectivos finalísticos, ou seja, a finalidade pela qual foi criado, o
órgão produtor executa inúmeras atribuições que lhes são conferidas legalmente e que no Plano
de Classificação denominamos de função, subfunção e actividade.

 Momento 2: levantando a legislação

O objectivo de consultar a legislação, reiteramos, é encontrar o conjunto de atribuições de cada
órgão/entidade para, a partir delas, identificar as funções/subfunções e actividades nas quais os
documentos são produzidos.
 Momento 3: Identificando e detalhando a estrutura actualizada do órgão/entidade
A partir desta etapa começaremos a estruturar o Plano de Classificação. O primeiro passo é
identificar no Perfil da Administração o campo ESTRUTURA, que traz a forma como cada
órgão/entidade está actualmente organizado.
  Momento 4: Detalhando a estrutura e levantando as atribuições das áreas-fim
Para detalhar a estrutura actualizada do órgão/entidade e levantar suas atribuições o representante
de cada área técnica deverá buscar a legislação citada no QUADRO que recebeu da CADA.
 Momento 5: agrupando as atribuições idênticas e semelhantes por departamento
Ao elaborar o QUADRO (Momento 4) é possível notar que muitas atribuições se repetem nas
diversas divisões, secções e sectores, portanto, o próximo passo é agrupar dentro de cada
departamento as atribuições que são idênticas ou semelhantes.
COMO ELABORAR A TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DAS
ATIVIDADES-FIM
A Tabela de Temporalidade de Documentos é o instrumento resultante da avaliação documental,
aprovado por autoridade competente, que define prazos de guarda e a destinação de cada série
documental. (Decreto n.º 48.897/2004, art.19)
 Momento 1: Avaliando os documentos
As informações necessárias para preencher os campos da Tabela de Temporalidade serão obtidas
por meio da avaliação de documentos.
 Momento 2: Pesquisando a temporalidade considerando a legislação específica
O objectivo desta etapa de trabalho é identificar o prazo de guarda do documento definido na
legislação (prescrição).
 Momento 3: definindo os prazos de guarda
Realizada a pesquisa na legislação e o estudo das necessidades administrativas podemos agora
começar a preencher o campo prazos de guarda na tabela.
 Momento 4: definindo a destinação
O último passo da avaliação é definir, em razão de seus valores, se a destinação de cada um das
séries documentais é a guarda permanente ou a eliminação.
 Momento 5: preenchendo o campo observações
Este campo da Tabela é reservado para o registo de informações sobre cada um dos tipos
documentais, tais como: legislação que determina a prescrição e a produção do documento, a
justificativa do prazo de guarda decorrente das necessidades administrativas, dentre outras.