Compilao e categorizao

de casos de estudo sobre ECM

Mestrado em Cincia da Informao

Consultoria em Gesto da Informao

Henriqueta Djal
Joo Paulo Lopes
Sara Oliveira

29 de Abril de 2016

Sumrio
1.

CLASSIFICAO DESENVOLVIDA E SUA JUSTIFICAO

2.

COMPILAO E CATEGORIZAO DE CASOS DE ESTUDO SOBRE ECM

3.

CONCLUSES

REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS

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1. Classificao desenvolvida e sua justificao

Para a realizao deste trabalho, procedeu-se pesquisa de casos de estudo sobre ECM

que fornecessem conhecimentos sobre vrios aspetos pertinentes escolha, adoo e

implementao de estratgias ECM nas organizaes, bem como os correspondentes sistemas
tecnolgicos. O ganho de capacidades ao nvel da procura, localizao e avaliao crtica das
diferentes fontes de informao tcnica foi outro aspeto a ter em conta para este trabalho.
Foram ento recolhidos 45 casos de estudo sobre ECM os quais foram classificados
de acordo com um conjunto de critrios estabelecidos pelo grupo, subordinados no entanto a
regras que lhe conferem objetividade e utilizando a normalizao existente, sempre que
possvel, como exemplo a utilizao da Classificao Facetada baseada no Art &
Architecture Thesaurus (AAT) e no International Standard Industrial Classification of All
Economic Activities.
Para o desenvolvimento da classificao, o grupo considerou importante assumir o
papel de um gestor de informao que pretende localizar rapidamente a informao no seu
sistema sobre os sistemas ECM mais adequados a uma dada rea de negcio ou indstria,
construindo um guia que serve tambm como um modelo orientador para os aspectos a ter em
conta para a adoo de uma soluo ECM.
Na perspetiva da Cincia da Informao, o autor Jacob (2004), define
Classificao, como um sistema de classes, construdo e ordenado de acordo com um
conjunto determinado de princpios e critrios definidos, e utilizado para organizar um
conjunto de entidades. No caso concreto deste trabalho, cujo objetivo a elaborao de
facetas para a classificao de um conjunto de casos de estudo sobre ECM, o grupo fez uma
revisita aos princpios gerais da Classificao Facetada ou Colon Classification elaborada
por S. R. Ranganathan. Seguindo as linhas de pensamento deste autor, Colon Classification
um sistema de classificao de biblioteca. Fazendo referncia s facetas descritas pela Colon
Classification, estas so a personalidade (a faceta mais especfica), a matria, a energia, o
espao e o tempo. Como referido anteriormente, Colon Classification um sistema de
classificao de biblioteca, e, por isso, estas facetas so geralmente associadas a cada item
numa biblioteca.
Para a realizao deste trabalho, o grupo baseou-se essencialmente no modelo
conceptual de facetas e hierarquias presentes no Art & Architecture Thesaurus (AAT).
Atendendo s facetas, estas constituem a maior subdiviso da estrutura hierrquica do AAT.

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De acordo com o AAT, uma faceta contm uma classe homognea de conceitos, cujos
membros partilham caratersticas que os distinguem dos membros de outras classes.
Depois de uma anlise pormenorizada das facetas constituintes do AAT, foi possvel
criar as facetas que o grupo precisava para a compilao e categorizao de casos de estudo
sobre ECM.
Tendo como base a faceta Styles ad Periods (Estilos e Perodos), esta fornece termos
de agrupamentos e perodos cronolgicos distintos que so relevantes para a Arte, a
Arquitetura e as Artes Decorativas. Aplicando este faceta ao objetivo deste trabalho, criou-se
a faceta Ano de Interveno, onde se agruparam os casos de estudo sobre ECM por ano de
realizao.
Atendendo faceta Agents (Agentes), esta contm termos de denominaes de
pessoas, grupos de pessoas e organizaes identificadas pela profisso ou atividade, por
caractersticas fsicas ou mentais, ou pelo papel social ou condio. Esta faceta do AAT,
serviu de apoio para a criao da faceta Autoridade, a qual se divide em Administrao
pblica, Setor privado, Ensino e investigao acadmica e Organizao sem fins
lucrativos. A criao desta faceta tem como objetivo identificar as organizaes tratadas
nos casos de estudo, quanto sua autoridade e personalidade jurdica (grosso modo) no
mundo empresarial.
Outra faceta apresentada pelo AAT a faceta Activities (Atividades) que abrange
reas do empreendimento, aes fsicas e mentais, ocorrncias discretas, sequncias
sistemticas de aes e processos que ocorrem em materiais ou objetos. Esta faceta serviu
tambm de base para a criao de quatro facetas adaptadas a este trabalho, como o caso das
facetas Assunto, rea de interveno, Indstria e Modelo de desenvolvimento.
A faceta Assunto pretende identificar o assunto do caso de estudo e divide-se em Gesto
documental, Gesto de emails, BPM Business Process Management, CRM
Customer Relationship Management, KM Knowledge Management, ECM
Enterprise Content Management e Gesto de workflows. A faceta rea de
interveno tem como objetivo dar a perceber de que modo as organizaes intervm, ou
seja, de que forma solucionam o problema apresentado no caso de estudo, e divide-se em
Criao, Desenvolvimento, Interoperabilidade e Implementao. A faceta
Indstria, foi criada com o intuito de identificar o ramo de atividade a que se aplica o caso
de estudo. Esta faceta divide-se noutras facetas ligadas indstria, as quais foram criadas
atravs da consulta e anlise do International Standard Industrial Classification of All
Economic Activities. No que respeita faceta Modelo de desenvolvimento, esta divide-se
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em duas outras facetas, sendo elas Software Proprietrio e Software Aberto, havendo
assim a possibilidade de identificar se a tecnologia adotada pela organizao retratada no
caso de estudo, proprietria ou open source.
Uma ltima faceta apresentada pelo AAT e que tambm foi essencial para a a
compilao e categorizao destes casos de estudo, foi a faceta Brand Names (Nomes de
Marcas). Esta faceta serviu de base para a criao da faceta Sistemas Adotados, onde so
identificados, pelo seu nome comercial, todos os sistemas e tecnologias adotados pelas
organizaes abordadas nos casos de estudo associados.

2. Compilao e Categorizao de Casos de Estudo sobre

ECM
De modo a estabelecer uma boa organizao do trabalho entre os elementos do grupo,
e para garantir uma linha de uniformizao quanto especificidade e exaustividade da
anlise dos casos, criou-se uma tabela-sntese, em Excel, onde constam todas as facetas
anteriormente mencionadas. Assim, medida que cada elemento do grupo ia analisando o
contedo dos casos de estudo, ia tambm preenchendo os campos correspondentes na tabela
Excel.
Esta tabela encontra-se partilhada na pasta denominada Trabalho de Grupo 2 - CGI,
atravs da seguinte hiperligao:
https://drive.google.com/drive/folders/0B6LwaFqy-5G7bmVkQ1RLOUVMbGM
A partir da construo dessa tabela, a tarefa de construo de pastas no Google Drive
e a distribuio dos casos de estudo pelas respetivas pastas, tornou-se mais fcil. importante
lembrar que s pastas criadas no Google Drive foram atribudos os nomes das facetas
anteriormente definidas.
A Classificao e Organizao dos Casos de Estudo encontra-se no Google Drive,
dentro de uma pasta denominada Trabalho de Grupo 2 - CGI, que se encontra disponvel a
partir da seguinte hiperligao:
https://drive.google.com/drive/folders/0B6LwaFqy-5G7bmVkQ1RLOUVMbGM

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3. Concluses
Este estudo permitiu aos elementos do grupo alargar os conhecimentos sobre as
necessidades sentidas pelas empresas e outras organizaes, pblicas ou privadas, de variados
setores de atividade, no respeitante a sistemas digitais de gesto de informao de apoio s
diferentes reas de negcio, especificamente sistemas de ECM (Enterprise Content
Management) ou relacionados.
Sendo simultaneamente uma caracterstica e uma consequncia da era digital, a
grande dificuldade de gerir eficientemente a informao produzida, em formato digital ou em
papel, estruturada ou no estruturada, uma preocupao comum a qualquer organizao,
seja qual for a indstria em que atua. , portanto, um problema comum e geral que perpassa
todos os casos de estudo analisados, indicando inequivocamente a enorme e urgente
necessidade que as organizaes sentem de gerir a informao com maior eficincia e
eficcia, fazendo a difcil e morosa transio do papel para o mundo digital.
Outras necessidades comuns e mais especficas detetadas nos estudos so a
automatizao dos processos de negcio atravs da modelao dos mesmos e a criao de
workflows, a recolha de informao de forma fcil, automatizada e rpida (captura) para um
armazenamento seguro e confivel, para que todos os funcionrios com as permisses
definidas tenham acesso rpido, gil e eficiente informao de que necessitam, no tempo
certo e em qualquer lugar, sem depender dos locais fsicos.
Estas funcionalidades, entre outras, permitem s organizaes gerir competentemente
todo o ciclo de vida da informao e contedos produzidos, desde a criao eliminao, de
forma a imprimir eficincia ao desempenho das atividades dos processos de negcio, bem
como o alinhamento destes e das tecnologias com os objetivos estratgicos da empresa, com
a sua misso e valores, garantindo ainda a conformidade com a legislao e regulamentao
do setor de atividade em que exerce a sua atividade..
A eficincia alcanada atravs da adoo de sistemas ECM permite s organizaes,
por um lado uma maior reduo de custos (eliminando ou reduzindo tarefas, tempos e
eventualmente RH) e aumento de produtividade e, idealmente, de lucros e, por outro, um
retorno de investimento num prazo razovel e conveniente para o negcio.
Em termos quantitativos, a anlise dos casos de estudo permite chegar a algumas
concluses, indicativas porm no definitivas, dada a amostragem ser composta apenas de 45

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casos de estudo, quantidade considerada insuficiente para fazer asseres sobre o mercado de
ECM, mas apenas apontar algumas tendncias.
Seguidamente so apresentados os grficos ilustrativos dos resultados, com a anlise
quantitativa das respostas obtidas nos casos de estudo Os resultados apresentados nos
grficos encontram-se apresentados numa folha excel na pasta denominada Trabalho de
Grupo 2 - CGI, atravs da seguinte hiperligao:
https://drive.google.com/drive/folders/0B6LwaFqy-5G7bmVkQ1RLOUVMbGM
Faremos, relativamente a cada caracterstica das facetas de classificao, uma breve
anlise descritiva dos resultados, porquanto entendemos que os grficos so bastante autoexplicativos e evidentes.
Verifica-se que os casos de estudo analisados englobam apenas o sculo XXI, sendo
por isso bastante recentes e por isso indicativos das tendncias atuais. Destacam-se, pela
maior atualidade e maior quantidade conjunta, os estudos de 2012 a 2015, destacando-se o
ano de 2014 com o maior nmero de estudos.

Grfico 1 - Ano de interveno

Na faceta Agentes, analisada a caracterstica de Autoridade, constata-se o grande

destaque que o setor pblico assume na adoo de sistemas ECM e correlativos. A
administrao pblica situa-se em segundo lugar, o que no de estranhar, dada a
reconhecida secundarizao deste setor em relao ao privado no tocante a inovao e
modernizao administrativa, no obstante a evoluo que se tem verificado nos ltimos
anos, nomeadamente em Portugal. Porm, note-se que nenhum dos estudos se refere a

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Portugal, sendo provenientes dos EUA, na maioria, do Canad, Reino Unido, entre outros
pases europeus. Dado o mbito deste trabalho, importante referir que no meio acadmico,
mesmo naquelas geografias mais avanadas tecnologicamente, referidas, apresenta uma
incidncia muito baixa. Esta informao est em linha alis com a literatura que tem sido
analisada nesta unidade curricular, que revela a tendncia dos estudos acadmicos se
centrarem mais em aspetos conceptuais e tericos, sendo os estudos sobre implementao de
ECM mais raros.

Grfico 2 Autoridade

Analisando o grfico de resultados da caraterstica Assunto, verifica-se que os

sistemas ECM ainda esto a afirmar-se e a conquistar mercado no campo dos sistemas
tecnolgicos de gesto de informao, pois os sistemas de gesto documental obtm ainda a
preferncia das organizaes. Tambm esta tendncia confirma o que dado saber na
literatura sobre ECM. De referir, porm, a importncia posio relativa que assumem os
sistemas de BPM, em terceiro lugar nos casos analisados.
Este grfico permite afirmar, porm, que as organizaes tm aderido s tecnologias
de gesto de informao como uma til ferramenta de gesto, constituindo um ativo muito
importante, conjuntamente e em consonncia e alinhamento com outros ativos.

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Grfico 3 - Assunto

Analisando o grfico de resultados da caraterstica rea de interveno, bem

visvel a preferncia das organizaes pela implementao de sistemas tecnolgicos j
existentes no mercado, sendo diminuto o nmero de casos (apenas 3% do total) que arrisca a
criao dum novo sistema, o que se poder entender se se tiver em mente a grande
envergadura que uma realizao dessa natureza comporta, a vrios nveis (tempo, recursos
humanos e financeiros, know-how especializado, entre outros). A percentagem apresentada
pelos casos classificados como desenvolvimento (11%) revelar uma atuao situada entre
um empreendimento de risco mas apoiada ainda na segurana, pois verifica-se que nos casos
em apreo, as organizaes j utilizavam um sistema tecnolgico de gesto de informao e
optaram pelo desenvolvimento, atravs de customizao ou escalabilidade.

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Grfico 4 - rea de interveno

Relativamente classificao pela categoria Indstria, o grfico seguinte mostra a

distribuio dos casos pelas vrias indstrias. Nos estudos analisados esto presentes - e
representadas - 12 indstrias, das 21 classificadas no International Standard Industrial
Classification of All Economic Activities, rev. 4 das Naes Unidas. Portanto, pode afirmar-se
que o estudo deste grupo abarcou 57 % das atividades classificadas segundo aquela norma.

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Grfico 5 Indstria

Finalmente, quanto classificao pelo Modelo de desenvolvimento, verifica-se

que o software proprietrio manifestamente o preferido, com 98%. Tal pode entender-se
pela reservas que so colocadas, ainda, aos softwares abertos, de vria ordem, que no cabe
aqui abordar, mas que se prendem, genericamente, com custos de investimento e manuteno.

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Grfico 6 - Modelo de desenvolvimento

As concluses alcanadas com a realizao deste trabalho, quer de carter qualitativo

quer quantitativo, contribuem certamente para capitalizar a aquisio de conhecimentos
tcnicos sobre os valores, preocupaes e objetivos que esto em jogo na escolha e adoo de
sistemas ECM pelas empresas e organizaes que buscam melhorar, atravs desses sistemas,
a sua prestao nos mercados de acordo com os objetivos estabelecidos.

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