Módulo 4: O plano de fiscalização

Site: Ambiente Virtual de Aprendizagem MOOC 38 Impresso por: LEANDRO DANTAS DOS SANTOS

Curso: Como Fiscalizar com Eficiência Contratos Públicos Data: quinta, 13 abr 2023, 15:44

Livro: Módulo 4: O plano de fiscalização

 Índice

1. Introdução

2. Passo a passo para elaborar o plano de fiscalização

1. Introdução
 2. Passo a passo para elaborar o plano de fiscalização

Sugerimos cinco passos para elaborar o plano de fiscalização de um contrato:

Itens e Subitens dos Passos:

1º Passo: conhecer o contrato e as necessidades a serem atendidas

Neste passo, você irá identificar:

1.1. o objeto e o tipo do contrato;

1.2. a necessidade do objeto contratado;

1.3. os produtos a serem entregues;

1.4. os locais, os prazos e a forma de execução;

1.5. eventual possibilidade de subcontratação;

1.6. outras obrigações estipuladas pelo contrato;

1.7. os beneficiários do contrato;

1.8. condições específicas que elegeram a empresa vencedor da licitação;

1.9. tarefas do agente 67 previstas nos instrumentos contratuais

2º Passo: conhecer o histórico de problemas         

Neste passo, você irá identificar o histórico de problemas relacionados:

            2.1. à empresa contratada;

            2.2. ao objeto do contrato.

3º Passo: analisar riscos, causas ou dúvidas e indicar tratamento

Neste passo, você irá analisar:

3.1. riscos, suas causas ou consequências, ou apontar dúvidas relativas à execução do contrato mediante análise que compare objeto, atendimento à
necessidade, informações identificadas e formas de verificar a execução;

3.2. possibilidades de tratamento para minimizar ou eliminar os riscos ou dúvidas.

4º Passo - Validar entendimento relativo aos riscos e às dúvidas

Neste passo, você irá validar, junto aos responsáveis pela gestão e pela execução do contrato:

4.1. decisões e entendimentos;

4.2. ações para fiscalização.

5º Passo – Definir a fiscalização

5.1. Relacionar os pontos e tarefas que merecem atenção para a fiscalização (considerar riscos identificados, tratamentos sugeridos e dispositivos legais
aplicáveis);

5.2. Detalhar as tarefas e os controles de fiscalização;

5.3. Identificar recursos financeiros e físicos necessários a fiscalização do contrato;

5.4. Indicar integrantes da equipe de agentes 67 e as respectivas tarefas;

5.5. Indicar como ocorrerá a divulgação das informações e dos contatos dos agentes 67 para fins de controle social e interação com beneficiários;

5.6. Elaborar cronograma de execução das ações de fiscalização.

O Modelo do Plano de Fiscalização

Apresentaremos a seguir um modelo de plano de fiscalização em formato de planilha que possibilita executar os cinco passos propostos.

1º Passo - Conhecer o contrato e as necessidades a serem atendidas

No 1º passo, o agente 67 buscará conhecer o contrato em questão e as necessidades da Administração a serem atendidas por ele.  Para isso deverá levantar
informações constantes dos documentos relacionados à contratação. Destacamos os seguintes documentos: Formalização da Demanda (documento em que
um setor administrativo formaliza o pedido e a necessidade do produto a ser contratado); Ata Final da Licitação; Termo do Contrato; Proposta Vencedora;
Projeto Básico e seus anexos.

As informações levantadas neste 1º passo serão registradas em três colunas: a primeira relaciona os itens de informações a serem levantadas; a segunda
traz dados dos documentos analisados que respondem a cada item; e a terceira expressa os entendimentos do Agente 67 sobre cada item.

Ressaltamos que a 1ª coluna (Itens de Informações) deve apresentar todos aspectos e informações relativos ao contrato que podem impactar a fiscalização,
conforme abordamos neste curso. Assim, no modelo proposto encontraremos os seguintes itens:

1.1. Identificar o objeto e o tipo do contrato:

Número do processo
Número do contrato
Objeto do contrato
Tipo de Contrato
Empresa (Nome Fantasia)
Empresa (Razão Social)
Responsável
 Contato: (telefone e e-mail)
Valor global do contrato
Valor mensal/parcela do contrato
Prazo para pagamento à contratada
Data da assinatura do contrato
Data de vencimento do contrato
Quantidade de Termos aditivos

1.2. Identificar a necessidade do objeto contratado;

1.3. Identificar os produtos a serem entregues;

1.4. Identificar os locais, os prazos e a forma de execução;

1.5. Identificar possibilidade de subcontratação;

1.6. Identificar outras obrigações estipuladas pelo contrato;

1.7. Identificar os beneficiários do contrato (público interno ou público externo)

1.8. Identificar condições específicas que elegeram a empresa vencedor da licitação;

1.9. Identificar tarefas do agente 67 previstas nos instrumentos contratuais:

2º Passo - Conhecer o histórico de problemas     

No 2º passo para elaborar o plano de fiscalização, o agente 67 buscará informações históricas sobre eventuais problemas relacionados à empresa ou ao
objeto contratado. Se desejar, reveja no módulo anterior as sugestões de sites e outras fontes de pesquisa que você pode usar.

As informações levantadas neste 2º passo serão registradas nas mesmas três colunas da planilha, logo em seguida aos dados relativos ao 1º passo. No 2º
passo, a primeira coluna indica os itens a pesquisar; a segunda registra a fonte de consulta; e a terceira expressa as informações encontradas.

Veja como ficará a planilha com o 1º e o 2º passos:

3º Passo - Identificar riscos, causas ou dúvidas e indicar tratamento
No 3º passo o agente 67 analisa as informações registradas nos passos anteriores. Com base nessa análise, o agente 67 identifica riscos, possíveis causas ou
dúvidas em relação a cada item de informação. Além disso, o agente 67 registra sugestões de tratamento aos riscos ou às dúvidas apontados.

As informações no 3º passo serão registradas em duas colunas: a primeira indica os riscos, causas ou dúvidas que podem impactar a execução do contrato
ou da sua fiscalização; a segunda registra as sugestões de tratamento, isto é, o que poderá ser realizado para minimizar ou eliminar os riscos, as causas e as
dúvidas apontados.

Perceba que, no 3º passo, cada linha da coluna "Riscos, Causas, Dúvidas" só será preenchida se forem identificados riscos, causas ou dúvidas para cada item.
Entretanto, uma vez encontrado qualquer risco, causa ou dúvida, deve-se indicar o devido tratamento, na coluna "Tratamento".

Veja como ficará a planilha com o 1º, 2º e 3º passos:

4º Passo - Validar entendimento relativo aos riscos e às dúvidas
No 4º passo para elaborar o plano, o agente 67 validará entendimento com responsáveis pela celebração ou execução do contrato. Para isso o agente 67
conversará com os gestores, com o solicitante do objeto e com a empresa sobre as sugestões de tratamento dos riscos, das causas e das dúvidas constantes
na coluna “Tratamento”, preenchida no 3º passo.

Os resultados dessas conversas serão registrados de forma detalhada em atas de reunião e outros relatórios. A planilha do plano de fiscalização trará os
resumos desses entendimentos em uma nova coluna intitulada “Decisões e Entendimentos”. Haverá ainda a coluna “Ações para Fiscalização” para registrar
ações a serem realizadas durante a fiscalização do contrato em função das análises e decisões registradas até o momento.

Veja como ficará a planilha com o 1º, 2º, 3º e 4º passos:

5º Passo: definir a fiscalização
O 5º passo já será seu plano de fiscalização. Por isso, se preferir, você pode confeccioná-lo em outros formatos de documentos, como arquivos de texto, ao
invés de usar planilhas. 

Nesse 5º e último passo, o agente 67 definirá as tarefas, os prazos, as formas e os instrumentos da fiscalização, além de indicar a equipe de agentes 67,
conforme os seguintes itens: 

5.1. relacionar os pontos e tarefas que merecem atenção para a fiscalização (considerar riscos identificados, tratamentos sugeridos e dispositivos legais
aplicáveis)

Neste item o agente 67 irá relacionar e ordenar todos os pontos identificados nos passos anteriores que indiquem tarefas a serem executadas durante a
fiscalização. Caso não seja possível incluir no plano de fiscalização todos os pontos identificados, o agente 67 priorizará os itens relacionados a riscos, a
tratamentos e a obrigações legais aplicáveis ao caso.

Além disso, o agente 67 deverá incluir nessa relação as tarefas de cada agente 67 em relação ao contrato. Lembramos que essa relação de tarefas por tipo
de agente 67 consta no tópico 2 do módulo 2 desse curso, mas você pode consultá-la novamente clicando aqui.

5.2. detalhar as tarefas e os controles de fiscalização

Depois de identificar quais tarefas dos agentes 67 se aplicam ao contrato em questão, você irá detalhá-las e indicar os controles que serão utilizados na
fiscalização de cada tarefa.
Por exemplo, num contrato de dedetização, identificou-se que o agente 67 teria a tarefa de verificar se o produto contratado foi aplicado adequadamente
em cada momento de execução do contrato.  No plano de fiscalização, indicou-se que o melhor controle para essa tarefa seria que a ordem de serviço fosse
individualizada por aplicação e possuísse campos em branco que seriam posteriormente preenchidos pela empresa com dados detalhados do serviço a ser
executado. Assim, antes de executar o serviço, a Empresa registraria as quantidades e as características dos produtos a serem aplicados e entregaria esse
mesmo documento “Ordem de Serviço” ao agente 67. Com base nas informações registradas pela Empresa, o agente 67 acompanharia a execução dos
serviços.

Outro exemplo de controle para as tarefas são os questionários a serem aplicados aos executores dos serviços ou aos beneficiários do contrato.

Mas o exemplo mais comum de controle de tarefas são os checklists que registrarão as verificações dos pontos indicados para fiscalização. 

5.3. identificar recursos financeiros e físicos necessários a fiscalização do contrato

Neste item o agente 67 registrará os recursos financeiros e físicos necessários para cumprir com seu plano de fiscalização. Poderá contemplar possíveis
despesas para visitas dos agentes 67 aos locais de execução do contrato. Deverá relacionar também, os equipamentos, os sistemas, e os materiais que serão
utilizados na fiscalização.    

5.4. indicar integrantes da equipe de agentes 67 e as respectivas tarefas

Neste item o agente 67 indicará, conforme nomenclaturas apresentadas no tópico 1 do módulo 2, quais e quantos agentes deverão atuar na fiscalização.
Sugerimos utilizar a planilha Tarefas dos agentes para verificar quais as tarefas são normalmente designadas para cada tipo de agente 67.

5.5. Indicar como ocorrerá a divulgação das informações e dos contatos dos agentes 67 para fins de controle social e interação com beneficiários

Neste item o agente 67 apresentará sugestões para divulgar dados do contrato e contatos dos agentes 67 que interagirão com os beneficiários e a
sociedade, no âmbito do controle social.

Indicará quais dados serão divulgados bem como a forma em que se dará a divulgação, tendo em vista a natureza do contrato e de seu objeto. Ou seja, os
dados e a forma de divulgação devem permitir o efetivo controle social e, portanto, as informações precisam ser relevantes e chegarem até as pessoas
interessadas.

Por exemplo, para um contrato de fornecimento de merenda escolar, os dados divulgados devem dizer respeito às características dos alimentos (quantidade,
qualidade, etc.) e a divulgação deve ser feita em espaço acessível à comunidade escolar.

Além dos dados relativos ao objeto contratado, é também necessário divulgar os dados dos agentes 67, pois são eles os responsáveis por acompanhar a
execução do contrato e, portanto, é com eles que os beneficiários deverão tratar sobre questões relativas ao contrato.

A forma de divulgação dos contatos dos agentes 67 também deve ter coerência com os beneficiários do contrato e com os cidadãos que se disponibilizam a
atuar no controle social em cada contexto.

No exemplo relatado (contrato de fornecimento de merenda escolar), a comunicação entre a comunidade escolar e os agentes 67 poderia ocorrer via
whatsApp com número exposto no mural escolar ou no site da escola. Já num contrato de fornecimento de cesta básica para aldeia indígena, a comunicação
talvez necessitasse de caixas de coleta de sugestões ou reclamações que seriam instaladas em locais previamente definidos e periodicamente verificadas
pelos agentes 67.

5.6. Elaborar cronograma de execução das ações de fiscalização

Por fim, neste item o agente 67 apresentará um cronograma de execução da fiscalização para detalhar os prazos estabelecidos nos documentos contratuais
e os responsáveis para cada tarefa.

Um exemplo de plano de fiscalização

A título de exemplo, disponibilizaremos arquivo em que aplicamos os quatro primeiros passos de um plano de fiscalização, conforme vimos acima.

O plano de fiscalização que estamos disponibilizando refere-se a um contrato de serviços de dedetização, desinsetização e desratização que foi, de fato,
realizado pela Administração Pública (os dados relativos aos partícipes foram alterados).

Para elaborar esse plano de fiscalização, foram analisados os seguintes documentos: formalização da demanda; termo do contrato; proposta vencedora;
projeto básico e seus anexos.

A seguir, você encontra links para o plano de fiscalização e para os documentos analisados para sua elaboração:

Link de acesso à planilha do Plano de fiscalização do Contrato de serviços de dedetização, desinsetização e desratização – 1º 2º 3º e 4º passos (Plano de
Fiscalização Contrato de Dedetização 1º 2º 3º e 4º passos.xlsx)

Formalização da demanda
Contrato Dedetizacao
Proposta Vencedora
Projeto básico e anexos