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1ª Etapa: Inspeção
1. retirar clipes, alfinetes ou grampos de metal, que devem ser substituídos por
grampos plásticos;
2. fazer uma perfuração uniforme e adequada;
3. deixar as folhas dobradas adequadamente, caso excedam o tamanho A4;
4. substituir folhas de fax e/ou papel termossensível por cópias autenticadas;
5. não colar papéis com fita plástica adesiva. A fita plástica adesiva deve ser
substituída por cola plástica, e a colagem deve ser feita com tiras de papel
branco, no verso do documento, para não prejudicar a leitura;
6. abrir novos volumes de processo, caso necessário, contendo no máximo 200
peças, conforme orientado no item “Formação de volume”;
7. realizar a separação física de processos anteriormente juntados por apensação,
conforme orientado no item “Desapensação”;
8. rubricar e numerar todas as peças de um processo.
2ª Etapa: Análise
3ª Etapa: Ordenação
4ª Etapa: Arquivamento
O modelo padrão de espelho para caixa arquivo deve ser preenchido da seguinte
forma:
1. “Nº da caixa”: número pertencente à caixa, seguindo numeração sequencial;
2. “Setor”: setor responsável pela determinação de arquivamento do(s)
documento(s), onde foi proferida a decisão final e os documentos cumprirão
prazo de arquivamento corrente;
3. “Código de classificação”: código(s) de classificação identificado(s) nos
documentos/processos de acordo com a tabela de temporalidade;
4. “Assunto”: assunto(s) encontrado(s) nos documentos, considerando sua
classificação correspondente no código de classificação;
5. “Prazo de guarda corrente”: Prazo definido pela tabela de temporalidade em
que os documentos deverão ser mantidos no arquivo corrente (arquivo
setorial).
6. “Prazo de guarda intermediário”: Prazo definido pela tabela de temporalidade,
em que os documentos deverão ser mantidos no arquivo intermediário ao fim
do qual a destinação será efetivada.
7. “Destinação”: destino final dado aos documentos (guarda permanente ou
eliminação) com base na avaliação e determinado na tabela de temporalidade.
8. “Data limite”: ano da produção do documento. Caso haja mais de um ano,
colocar o intervalo de tempo de modo que fiquem identificados o ano do
documento mais antigo e o do mais recente (ex: 2000-2005).