Procedimentos Administrativos – ARQUIVOLOGIA

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PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS

Nesta aula, serão abordados os procedimentos administrativos. Em alguns

editais, esse assunto costuma ser cobrado, então é importante verificar a res-
peito dele.
Os procedimentos administrativos estão relacionados às rotinas realizadas
no setor de protocolo, principalmente em relação ao tratamento dado aos pro-
cessos dentro de um órgão público.

PROCESSO

É o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais deta-

lhado, bem como procedimentos expressados por despachos, pareceres técnicos,
anexos ou, ainda, instruções para pagamento de despesas; assim, o documento
é protocolado e autuado pelos órgãos autorizados a executar tais procedimentos.

Atenção!
Essa definição de processo foi retirada de uma Portaria do Ministério do
Planejamento. Nas provas de concurso, as questões sobre definição de
processo estão fundamentadas no que consta nessa Portaria.

Em resumo, processo é um conjunto de documentos que são reunidos nor-

malmente com uma folha de cartolina. Esse documento irá tramitar pelo órgão
em várias áreas diferentes, e, à medida que ele tramita, recebe mais informa-
ções, pareceres e despachos, até a sua devida resolução.

Autuação ou Formação de Processos

Atenção!
A autuação é o ato de transformar o documento em um processo. Ela dá seu
início no setor de protocolo. Por exemplo: pedido de aposentadoria.
ANOTAÇÕES

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A autuação, também chamada formação de processo, ocorrerá no protocolo

do órgão e obedecerá a seguinte rotina:
a) Prender a capa, juntamente com toda a documentação, com colchetes;
b) Apor, na capa do processo, a etiqueta com o respectivo número de protocolo;
c) Apor, na primeira folha do processo, outra etiqueta com o mesmo número
de protocolo;
d) Numerar as folhas, apondo o respectivo carimbo (órgão, número da folha
e rubrica do servidor que estiver numerando o processo);
e) Registrar, em sistema próprio, os dados do processo, a fim de permitir sua
recuperação. Ex.: espécie, nº, data, procedência, interessado, assunto etc.

Observações com Relação à Autuação

• Não serão autuados os documentos que não devam sofrer tramitação, tais
como convites para festividades, comunicação de posse, remessa para
publicação, pedido de cópia de processo, desarquivamento de processo e
outros que, por sua natureza, não devam constituir processo.
• O processo deve ser autuado, preferencialmente, por um documento original;
no entanto, pode ser autuado utilizando-se uma cópia de documento, con-
siderando-se que o servidor tem fé pública para autenticar documentos e
fazer reconhecimento de firmas.
• As mensagens e documentos resultantes de transmissão via fax não pode-
rão se constituir em peças de processo (não há como conferir a autentici-
dade do documento).

Numeração de Folhas e Peças de Processos

• A numeração será feita em ordem crescente;

• Todas as folhas devem ser numeradas, carimbadas e rubricadas (para
evitar fraudes);
• Deve-se utilizar carimbo próprio para colocação da numeração, no canto
superior direito de cada folha;
ANOTAÇÕES

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• A primeira folha do processo deverá receber o número 1 (a capa não tem

numeração);
• A numeração será iniciada no protocolo e continuará nas unidades em que
o processo tramitar;
• Não deve haver duas peças / folhas com o mesmo número;
• Não deve haver falhas na numeração;
• Não se deve utilizar letras para diferenciar a numeração (essa prática
caracteriza fraude).

Quando houver erro na numeração, marca-se um “x” na numeração errada e,

ao lado, numerar de forma correta:

JUNTADA

A juntada pode se apresentar de duas formas: APENSAÇÃO ou ANEXAÇÃO.

Juntada por Anexação

É a juntada definitiva de um processo a outro. A anexação consiste em pegar

dois processos distintos, que tramitam separadamente, e transformá-los em um
processo só.
• A juntada por anexação será feita somente quando houver dependência
entre os processos a serem anexados. É quando dois processos tratam do
mesmo assunto.
• A dependência será caracterizada quando for possível definir um processo
como principal e um ou mais como acessórios.
ANOTAÇÕES

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Juntada por Apensação

É a juntada temporária de um processo a outro. A apensação se dá devido a

uma necessidade de se juntar dois processos temporariamente de modo que tra-
mitem juntos durante certo período. Nesse caso, são dois processos diferentes,
com números diferentes.
• Neste caso, os processos mantêm sua independência e numeração originais.
• A separação dos processos apensados é chamada de desapensação.

DESENTRANHAMENTO

É a retirada de folhas ou documentos de um processo, mediante autorização

de autoridade competente.
A retirada de folhas ou peças ocorrerá onde se encontrar o processo, mediante
despacho prévio da autoridade competente.
Sempre que houver retirada de folhas ou peças, lavrar, após o último despa-
cho, o “TERMO DE DESENTRANHAMENTO”.

DESEMEMBRAMENTO

É a retirada de folhas ou peças de um processo para originar outro processo.

Rotina do Desmembramento

a) Retirar os documentos que constituirão outro processo;

b) Apor o “TERMO DE DESMEMBRAMENTO” no local onde foram retirados
os documentos;
c) Proceder à autuação dos documentos retirados, conforme esta norma, re-
numerando suas páginas.

DILIGÊNCIA

É o ato pelo qual um processo que, tendo deixado de atender as formalidades

indispensáveis ou de cumprir alguma disposição legal, é devolvido ao órgão que
assim procedeu, a fim de corrigir ou sanar as falhas apontadas.
ANOTAÇÕES

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ABERTURA DE VOLUMES

É a separação de um processo em partes, em virtude do grande número de

folhas que este pode vir a ter durante a sua tramitação.

Observações:
• Os autos não deverão exceder a 200 folhas em cada volume;
• Não é permitido desmembrar documento, e se ocorrer a inclusão de um
documento que exceda às 200 folhas, esse documento abrirá um novo
volume;
• O encerramento e a abertura de novos volumes serão efetuados mediante
a lavratura dos respectivos termos em folhas suplementares;
• A numeração das folhas prosseguirá sequencialmente no novo volume
aberto.

RECONSTITUIÇÃO DE PROCESSO

Havendo desaparecimento ou extravio de processo, o servidor que primeiro

tomar conhecimento do fato comunicará, à sua chefia, o ocorrido.
A autoridade administrativa que tiver ciência do fato promoverá a sua apura-
ção imediata, mediante sindicância ou processo administrativo disciplinar.

Procedimentos:

• Providenciar cópias ou 2ª vias de todos os documentos que compunham o

processo extraviado;
• Formar novo processo e efetuar a autuação no Protocolo;
• O processo reconstituído receberá um novo número e conterá na capa a
informação de que se trata de reconstituição do processo X.

ENCERRAMENTO DO PROCESSO

O encerramento dos processos será:

a) Por indeferimento do pleito;
b) Pelo atendimento da solicitação e cumprimento dos compromissos arbitra-
dos ou dela decorrentes;
ANOTAÇÕES

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c) Pela expressa desistência do interessado;

d) Quando seu desenvolvimento for interrompido por período superior a um
ano, por omissão da parte interessada.

QUESTÕES DE CONCURSO

1. (FCC/TRT 23ª REG/ARQUIVISTA/2011) O ato pelo qual determinado docu-

mento passa a constituir processo, depois de recebido no setor de protocolo
de uma entidade, é conhecido pelo nome de:
a. Intimação.
b. Recolhimento.
c. Tramitação.
d. Autuação.
e. Expedição.

Comentário
O ato de transformar um documento em um processo se chama autuação.

2. (CESPE-UNB/EMBASA/2010) A abertura de um processo denomina-se au-

tuação. O processo é formado por um ou mais documentos que exijam es-
tudos e(ou) procedimentos expressos em despachos, pareceres técnicos,
instruções, entre outros.

Comentário
A questão deu a definição correta de autuação e também a de processo, de
acordo com a bibliografia estudada.

3. (CESPE-UNB/EMBASA/2010) A formação de processo deve incluir as se-

guintes ações: prender toda a documentação dentro de uma capa, obede-
cendo à ordem cronológica do documento mais antigo para o mais recente;
ANOTAÇÕES

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colocar uma etiqueta na capa com o número de protocolo; numerar as folhas

do processo em ordem crescente e sem rasuras; identificar, na capa, a uni-
dade para a qual o processo será encaminhado.

Comentário
Todos esses procedimentos são realizados ao se abrir um processo.

4. (CESPE-UNB/MPS/2010) O processo é formado por um documento ou con-

junto de documentos que exigem um estudo mais detalhado, despachos,
pareceres técnicos, anexos ou instruções para pagamento de despesas.
Precisa ser protocolado e autuado pelos órgãos autorizados a executar tais
procedimentos.

5. (CESPE-UNB/MPS/2010) Para a formação de processo, o servidor deverá

seguir a seguinte rotina: prender toda a documentação dentro de uma capa,
com colchetes, seguindo uma ordem cronológica na qual os documentos
mais antigos sejam os primeiros do conjunto.

6. (CESPE-UNB/MPS/2010) O processo somente pode ser autuado a partir de

um documento original. Documentos enviados por fax ou qualquer tipo de
cópia, mesmo que autenticada, não podem ser autuados.

Comentário
Para se abrir um processo, deve-se autuar, preferencialmente, a partir de um
documento original. Cópias autenticadas podem ser autuadas.

7. (CESPE-UNB/HEMOBRAS/2008) O processo é autuado pelo protocolo ou

por unidade protocolizadora, mas a numeração de documentos incluídos
posteriormente deverão ser numerados e rubricados pelo responsável pela
inclusão.
ANOTAÇÕES

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Comentário
O processo tem seu início no protocolo; em seguida, deve ser numerado e
rubricado pelos responsáveis pela inclusão.

8. (FCC/TRE-PB/2008) No serviço público brasileiro, o ato pelo qual um docu-

mento recebido passa a constituir processo chama-se:
a. Etiquetagem.
b. Apensação.
c. Autenticação.
d. Notificação.
e. Autuação.

9. (CESPE-UNB/MI/2009) As folhas do processo que tramita pelos setores que

decidirão sobre a matéria nele tratada devem ser numeradas em ordem cres-
cente.

10. (CESPE-UNB/STJ/2008) As folhas de um processo devem ser numeradas e

rubricadas exclusivamente pelos funcionários do protocolo.

11. (FCC/TRF 2ª REG/2012) A ação pela qual um documento é incorporado a

determinado processo judicial, passando a fazer parte integrante dele, em
caráter definitivo, e perdendo a autonomia que antes possuía, configura:
a. A anexação.
b. O apensamento.
c. A juntada.
d. A integração.
e. A fusão.

Comentário
A juntada definitiva de processos é a anexação.
ANOTAÇÕES

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12. (CESPE-UNB/MPS/2010) Denomina-se juntada o procedimento de abertura

ou formação do processo.

13. (CESPE-UNB/MI/2009) Por meio da operação conhecida como juntada por

anexação, é possível unir provisoriamente um ou mais processos a um pro-
cesso mais antigo para o estudo e a uniformização de tratamento em maté-
rias semelhantes.

Comentário
A juntada por anexação é definitiva; a juntada por apensação é provisória.

14. (CESPE-UNB/TRT 17ª REGIÃO/ARQUIVISTA/2009) Apensar um processo

é juntá-lo em definitivo a outro processo, por necessidade do serviço.

15. (FUNIVERSA/CEB/2010) No contexto dos procedimentos administrativos,

diligência é:
a. O termo que caracteriza a abertura de um processo.
b. A separação física de processos apensados.
c. A retirada de peças de um processo, que poderá ocorrer quando houver
interesse da Administração ou a pedido do interessado.
d. A separação de parte da documentação de um ou mais processos para a
formação de novo processo.
e. O ato pelo qual um processo que, tendo deixado de atender às formalida-
des indispensáveis ou de cumprir alguma disposição legal, é devolvido ao
órgão que assim procedeu.

Comentário
A autuação é o termo que caracteriza a abertura de um processo.
A desapensação é a separação física de processos apensados.
O desentranhamento é a retirada de peças de um processo, que poderá
ocorrer quando houver interesse da Administração ou a pedido do interessado.
ANOTAÇÕES

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O desmembramento é a separação de parte da documentação de um ou

mais processos para a formação de novo processo.
A diligência é o ato pelo qual um processo que, tendo deixado de atender às
formalidades indispensáveis ou de cumprir alguma disposição legal, é devolvido
ao órgão que assim procedeu.

GABARITO

1. d
2. C
3. C
4. C
5. C
6. E
7. C
8. e
9. C
10. E
11. a
12. E
13. E
14. E
15. e

Obs.: Este material foi elaborado pela equipe pedagógica do Gran Cursos
Online, de acordo com a aula preparada e ministrada pelo professor Elvis
Correa Miranda.
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