Arquivamento e Ordenação de Documentos – Método Ideográfico – ARQUIVOLOGIA

Prof. Elvis Correa

LEGISLAÇÃO ARQUIVÍSTICA – LEI N. 8.159/1991

A Lei n. 8.159/1991 é a lei mais importante que dispõe acerca do arquivo, no

Brasil. Essa lei comumente aparece em provas de concursos.
No art. 2º, da Lei n. 8.159/1991, há a definição de arquivo:

Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documen-

tos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público
e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem
como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza
dos documentos.

Esse artigo dá a definição de arquivo como ensina a Arquivologia. Nos con-

ceitos básicos de Arquivologia, o conceito de arquivo se encaixa nessa definição
disposta nesse artigo.
Arquivo, então, é um conjunto de documentos que alguém, seja pessoa física
ou jurídica, acumulou ao longo do tempo. Esses documentos servem para provar
as atividades dessa pessoa. Além disso, esses documentos estão dispostos em
vários suportes, ou seja, ele não existe somente em papel.
No art. 1º, da mesma lei, está disposto o seguinte:

Art. 1º É dever do Poder Público a gestão documental e a de proteção especial a

documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao
desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.

Infere-se, a partir desse artigo, que é dever do Poder Público cuidar de seus
arquivos, pois estes têm importância tanto administrativa quanto histórica, uma
vez que preserva a cultura e o desenvolvimento científico nacional.

Art. 4º Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu in-
teresse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de
arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, res-
salvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do
Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da
imagem das pessoas.
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Esse artigo foi baseado na Constituição Federal. No art. 5º, XXXIII, da CF,
é possível encontrar exatamente o que consta no art. 4º da Lei n. 8.159/1991:
todo cidadão tem direito de receber dos órgãos públicos informações que tiver
interesse; e o órgão, por sua vez, tem a obrigação de fornecer essa informa-
ção, salvo em casos de informação sigilosa ou que comprometa a intimidade de
alguém.

Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e re-

cebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal,
estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções adminis-
trativas, legislativas e judiciárias.

Consta, no art. 7º, da Lei n. 8.159/1991, que os arquivos públicos são um

conjunto de documentos vinculados a órgãos públicos, em qualquer esfera e
em qualquer Poder. Parte dessa lei trata dos arquivos públicos e a outra parta,
dos arquivos privados. Porém, observe o que consta no 1º §, do art. 7º, da Lei n.
8.159/1991:

§ 1º São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por

instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de
serviços públicos no exercício de suas atividades.

A princípio, de acordo com esse artigo, o arquivo público está ligado a um

órgão público, independentemente da esfera ou do Poder. Porém, também
são considerados arquivos públicos arquivos de entidades privadas, que este-
jam encarregadas de prestar serviços públicos. Quando o governo concede a
uma empresa privada uma prestação de serviços, o documento gerado durante
essa atividade é considerado uma documentação pública. O cartório, por exem-
plo, é uma entidade privada que executa um atividade pública, que pertence ao
governo. Logo, a documentação cartorária (escrituras, certidões) é uma docu-
mentação pública.
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No art. 11, da Lei n. 8.159/1991, há a definição do que seria o arquivo privado:

Art. 11. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos

ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades.

Desse modo, arquivos privados são arquivos vinculados a entidades priva-

das, seja pessoas físicas ou jurídicas. Um arquivo pessoal, por exemplo, é um
arquivo privado.
Continuando com os arquivos públicos, dispõe o art. 8º, da Lei n. 8.159/1991:

Art. 8º Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e

permanentes.

Consta, nesse artigo, que os arquivos públicos devem seguir a metodologia

arquivística, chamada Teoria das Três Idades:
• Corrente: consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que,
mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes
(art. 8º, § 1º).
• Intermediária: consideram-se documentos intermediários aqueles que,
não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse
administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda
permanente (art. 8º, § 2º).
• Permanente: consideram-se permanentes os conjuntos de documentos
de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente
preservados (art. 8º, § 3º).

Quanto ao documento permanente, dispõe o art. 10, da Lei n. 8.159/1991:

Art. 10. Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.

Os documentos históricos são imprescritíveis, pois seu valor não prescreve,

ou seja, jamais perde o seu valor; logo, o órgão não pode eliminá-lo e nem se
desfazer dele. Além disso, são inalienáveis, ou seja, o governo não pode elimi-
nar, vender, doar ou passar a terceiros.
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Uma vez que os arquivos públicos estão ligados a órgãos públicos, é possível
afirmar que há muitos arquivos públicos espalhados pelo Brasil. Qualquer órgão
público que se possa imaginar tem o seu próprio arquivo, e o governo tem a
obrigação de cuidar dele. No art. 17, da Lei n. 8.159/1991, consta quem cuidará
desses arquivos:

Art. 17. A administração da documentação pública ou de caráter público compete

às instituições arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais.

Desse modo, serão as instituições arquivísticas federais, estaduais, do Dis-

trito Federa e municipais que cuidarão da documentação pública. O art. 18, da
mesma lei, por sua vez, possui a seguinte informação:

Art. 18. Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documen-

tos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e
facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a
política nacional de arquivos.

O Arquivo Nacional é o arquivo permanente do Poder Executivo Federal. Ele

presta assistência ao órgãos do Poder Executivo Federal na gestão de seus
documentos.
Nos demais Poderes, há as seguintes gestões:

Art. 19. Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gestão e o re-
colhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal
no exercício das suas funções, bem como preservar e facultar o acesso aos docu-
mentos sob sua guarda.

No Legislativo Federal, não existe uma figura, como o Arquivo Nacional, por
exemplo, para centralizar as atividades de arquivamento. A Câmara e o Senado,
então, cuidam de seus próprios arquivos. Cada órgão tem autonomia para cuidar
de seus documentos.
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No Judiciário Federal, ocorre da seguinte maneira:

Art. 20. Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão e o recolhi-
mento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no
exercício de suas funções, tramitados em juízo e oriundos de cartórios e secreta-
rias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.

No Judiciário Federal, também, cada órgão tem autonomia para cuidar de

seus arquivos. Não existe a figura de um arquivo externo. O Arquivo Nacional só
tem competência sobre o Executivo Federal.
Nas esferas estaduais, do Distrito Federal e municipais, está disposto o
seguinte:

Art. 21. Legislação estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os critérios de

organização e vinculação dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão
e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituição Federal e nesta
lei.

O art. 7º, § 2º, da Lei n. 8.159/1991, dispõe o seguinte:

§ 2º A cessação de atividades de instituições públicas e de caráter público implica

o recolhimento de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua
transferência à instituição sucessora.

Se um órgão público for extinto, a documentação pode ser transferida para

a instituição sucessora, caso esta nova entidade exerça as atividades; ou pode
ser recolhido para instituição arquivística pública de esfera competente, se não
houver nova entidade. Por exemplo, se um ministério for extinto, sua documen-
tação irá para o órgão que continuará o serviço ou será recolhida para o Arquivo
Nacional.
Quanto à eliminação de documentos, dispõe o art. 9º, da Lei n. 8.159/1991:

Art. 9º A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de cará-

ter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública,
na sua específica esfera de competência.
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No Executivo Federal, a instituição arquivística pública é o Arquivo Nacional.

Para um órgão dessa esfera eliminar documentos, deve se submeter ao Arquivo
Nacional para aprovação. Já no Legislativo e no Judiciário, uma vez que seus
órgãos têm autonomia, o próprio órgão aprova essa eliminação. Nas demais
esferas, deve-se verificar cada legislação.
A partir do art. 12, são abordados os arquivos privados:

Art. 12. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de
interesse público e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fon-
tes relevantes para a história e desenvolvimento científico nacional. Por exemplo,
o arquivo de Oscar Niemeyer foi identificado como documento de interesse público
e social.

Tendo em vista essas considerações, o governo tem a autonomia de identi-

ficar o arquivo privado como um de interesse público. Essa identificação se dá
por meio de legislação própria e é feita somente através de decreto presidencial.
Isso implicará em (art. 13, Lei n. 8.159/1991):

Art. 13. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social não
poderão ser alienados com dispersão ou perda da unidade documental, nem trans-
feridos para o exterior.
Parágrafo único. Na alienação desses arquivos o Poder Público exercerá preferên-
cia na aquisição.

Isso significa que o arquivo não pode ser transferido para o exterior, em res-
peito ao princípio da territorialidade. O arquivo não pode ser alienado, ou seja,
não pode ser vendido ou desfeito, com dispersão ou perda da unidade documen-
tal. Desse modo, se a família ou o dono quiser vender, o documento em questão
deve ser vendido inteiro, e não em partes, em respeito ao princípio da indivisibi-
lidade.

Art. 14. O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de

interesse público e social poderá ser franqueado mediante autorização de seu pro-
prietário ou possuidor.
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Quando o arquivo for identificado como de interesse público e social, o dono

pode, se houver interesse, tornar público o acesso àquele documento.

Art. 15. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social po-
derão ser depositados a título revogável, ou doados a instituições arquivísticas pú-
blicas.

Se o arquivo for identificado como de interesse público e social, o dono poderá,

se houver interesse, doar a documentação para o governo ou emprestá-la.

Art. 25. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da

legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor perma-
nente ou considerado como de interesse público e social.

Caso alguém elimine ou estrague documentos públicos históricos ou priva-

dos que foram considerados de interesse público e social, será responsabilidade
nas esferas penal, civil e administrativa.

QUESTÕES DE CONCURSO

1. (CESPE-UNB/DPF/ARQUIVISTA/2014) Os arquivos permanentes do DPF

deverão ser custodiados, de acordo com a legislação em vigor, pelo Poder
Judiciário.

Comentário
O DPF está vinculado ao Ministério da Justiça, que, por sua vez, está vinculado
ao Poder Executivo. Portanto, a documentação permanente da DPF irá para o
Arquivo Nacional.

2. (CESPE-UNB/DPF/ARQUIVISTA/2014) Os arquivos de valor permanente do

DPF são considerados imprescritíveis e inalienáveis.
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Comentário
Uma vez que são arquivos permanentes, são imprescritíveis e inalienáveis.

3. (CESPE-UNB/FUB/2014) Os documentos de arquivo considerados de valor

permanente são imprescritíveis e inalienáveis, de acordo com a legislação
arquivística.

4. (CESPE-UNB/FUB/2014) A eliminação de documentos de arquivo de uma

universidade federal deverá ser autorizada pelo Arquivo Nacional.

Comentário
Como são documentos de órgão federal, a eliminação deve ser autorizada
pelo Arquivo Nacional. Se o órgão for do Legislativo ou do Judiciário, não há
necessidade de enviar ao Arquivo Nacional.

GABARITO

1. E
2. C
3. C
4. C
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