INFORMAÇÕES IMPORTANTES DENTRO DA SEPGE

• Planilha de Protocolo
– Serve para controlar todos os documentos que entram e que saem da secretaria.

Como localizá-la:
1. Scanner Planejamento
2. Administrativo
3. Protocolo
4. Planilha “Protocolo Válido”

Expedido = que saiu;

Recebido = que entrou.

• Como receber documentos

– Quando uma pessoa trouxer um doc. é preciso verificar se no método de
recebimento o documento é o mesmo.
O recebimento pode ser feito em uma cópia do documento ou num protocolo em
caderno, ou nos dois.
Cheque se a discriminação dos documentos é equivalente ao documento original.
Ou seja, em caso de cópia, se a cópia é do documento original em questão, ou, em
caso de caderno, se a discriminação no caderno corresponde ao doc. em questão.

• Tipos de documento

Comunicação Interna (CI): comunicação entre diferentes setores dentro da mesma

secretaria. [Ex.: SUTIN se comunica com ASPLE (SEPGE)]

Memorando (MM): comunicação enviada para outra secretaria entre as da prefeitura.

(Ex.: SEPGE se comunica com SEPAJ) - ?

Ofício (OF): comunicação com corpos fora da prefeitura.

Memorando e Ofício Circulares:

MM Circular – vai para várias secretarias;
OF Circular – vai para várias autarquias.

• Autuar Processo

– Não pular folha

– Na abertura do processo, a capa é a folha 1, mas não
deve ser autuada.
– Na abertura de volume, o termo de abertura é a primeira
página do processo seguindo numeração com o termo de
encerramento.

• Aceite de Processo

– Precisa ser feito quando um processo é recebido, vindo de outro local.

Caminho para dar o “Aceite”:

1. Abrir o Prodata
2. Protocolo
3. Aceite pelo processo
4. Inserir o nº do processo
5. Dar o Aceite na parte inferior da página da web.

Se for um processo, e quiser dar aceite em só um deles, selecione o processo e dê aceite

do processo.
Se for mais de 1 processo, verificar se estão em posse e aceitar a remessa.

SEMPRE VERIFICAR SE O QUE ESTÁ SENDO RECEBIDO CONSTA NA REMESSA, ou

CADERNO.

• Despacho

– É feito para protocolar o envio de um processo para algum lugar.

Caminho para Despachar:

1. Abrir o Prodata
2. Protocolo
3. Despacho
4. Inserir o nº do processo
5. Inserir a situação (sempre 1, que significa andamento)
6. Escrever a observação de envio do despacho (segue….)
7. Despachar.

OBS.: sempre copiar (Ctrl+C) a observação de envio para colar (Ctrl+V) na remessa.
Assim, não é preciso escrever de novo.

• Remessa

Caminho para cadastrar e imprimir a remessa:

1. Abrir o Prodata
2. Protocolo
3. Remessa
4. Inserir o Destino
5. Inserir Observação de envio
6. Salvar
7. Anexar processo
8. Liberar Remessa
9. Imprimir 2 cópias
10. Assinar uma das cópias, encartar no final do processo, autuá-la, e prender a outra
cópia da remessa para pegar a assinatura de recebido.
 • Caminho para encontrar modelos de CI, MM, OF, etc. (e o Cronológico
também)

1. Scanner – Planejamento
2. Administrativo
3. Cronológico
4. Expedidos 2020

• Gestão de Contratos

A planilha de gestão de contratos tem que ser atualizada de acordo com o caminhar dos
pagamentos dos serviços que a prefeitura contrata/contratou.
Pagamentos mensais são efetuados, pelo caminho:
Recebimento da Nota → Emissão das “Certidões de Regularidade” → Controle Interno
faz “Declaração de Conformidade” → Liquidação faz “Nota de Liquidação” → Tesouraria
efetua o pagamento.

As informações que devem ser inseridas na planilha são:

1. O valor da nota
2. O nº da nota fiscal
3. A data da liquidação
4. A data do pagamento

• Abertura de Processo

Caminho: PRODATA → Protocolo → Autuação.

1. Inserir o interessado. No caso do Município de Angra dos Reis, inserir o CNPJ

(29.172.467/0001-09);
2. Inserir o assunto. No caso de despesa, 227;
3. Inserir o subassunto. No caso de despesa, 429;
4. Inserir a observação, que é a informação que fica na capa. Comumente é o
assunto da Comunicação Interna que gera o processo;
5. Salvar;
6. Imprimir etiqueta nos “três pontinhos” no final da página da web;
7. Para imprimir corretamente, seguir as recomendações;
8. Imprimir em folha timbrada com gramatura maior;
9. Inserir a folha na bandeja multifuncional com o brasão do município em direção à
impressora;
10. Configurar, no computador, o tamanho da folha para “Ofício 8,5 x 14 pol.”;
11. Imprimir a capa;
12. Imprimir o mesmo arquivo, reconfigurando-o para tamanho A4, com origem da
bandeja 1 (a normal);
13. Apensar os devidos documentos;
14. Autuar começando pela folha A4, como folha nº 2.

• Abertura de Nova Ordem de Fornecimento

Caminho para achar: Scanner Planejamento → ADMINISTRATIVO → ORDEM DE

FORNECIMENTO → ORDEM DE FORNECIMENTO 2021
 Abrir um dos arquivos mais próximos do que você quer. Por exemplo, se for uma
ordem de fornecimento para uma empresa que já tenha fornecido antes, procure
uma das ordens feitas para essa empresa anteriormente, para que as informações
a serem preenchidas já estejam quase completas.

Após abrir o documento, salvar como e nomear com o número seguinte. Ou seja,
se a última ordem mais recente for a 37, você fará a 38.
Tendo um novo arquivo com o número novo, será feito o preenchimento dos dados.

– Mude o número da ordem. E preencha os campos necessários.

1. Fornecedor: nome que consta no CNPJ da empresa, exatamente igual

2. Endereço e contatos: (caso seja um fornecimento proveniente de Ata de Registro
de Preço, é fácil de achar esses dados na A.R.P., caso não, procure esses dados
no PRODATA, no Cartão do CNPJ da empresa, etc.)
3. Equipamento: esse é encontrado dentro do processo de despesa. No formulário
de solicitação de empenho é o lugar mais fácil de encontrar o produto, a
quantidade. Preferencialmente desse modelo: “01 (hum) Notebook Dell Inspiron,
de acordo com o Item 04 da Ata de Registro de Preço 147/2021, destinados à SSA
(COMEN).”
4. Local de Entrega: Geralmente será “Superintendência de Tecnologia da
Informação Praça Guarda Marinha Greenhalg, 59 / 2º andar, Centro, Angra dos
Reis/RJ, no horário de 9 h às 16 h – 2ª a 6ª feira, exceto nos feriados Nacionais,
Estaduais e Municipais.”
5. Nota de Empenho: tem de ser equivalente à solicitação de empenho. Tanto do
preço, quanto das características do objeto.
6. Processo: deve ser o número do processo em questão. O que carrega os
documentos de pedido, solicitação de empenho, nota de empenho. O proc. que
deve estar em mãos.
7. Prazo de entrega: o prazo de entrega consta do Termo de Referência que origina
o processo. Procure por “PRAZOS”
8. O texto abaixo da tabela será geralmente o mesmo para todos.
9. Dados para a Emissão da Nota Fiscal: variam dependendo da origem do fundo
($$$). Verifique a “nota de empenho”. Os mais comuns são:

MUNICÍPIO DE ANGRA DOS REIS – Praça Nilo Peçanha, nº186 Centro,

Angra dos Reis – CEP 23900260
CNPJ: 29.172.467/0001-09
Obs: DEVERÃO CONSTAR NO CORPO DA NOTA FISCAL O NOME E N° DO BANCO, A AGÊNCIA E O N°
DA CONTA CORRENTE COM DÍGITO; e

FUNDO MUNICIPAL DE SAÚDE – Rua Almirante Machado Portela, nº85 - Balneário

Angra dos Reis – CEP 23906-190
CNPJ: 39.157.029/0001-17
Obs: DEVERÃO CONSTAR NO CORPO DA NOTA FISCAL O NOME E N° DO BANCO, A AGÊNCIA E O N°
DA CONTA CORRENTE COM DÍGITO.

Mude a data para a atual, e pronto.

 • Envio de Portaria para a SUPCO

Portaria original assinada vai para a SUPCO através de uma Comunicação Interna. Uma
cópia fica na pasta física dentro da gaveta, e uma cópia vai junto com uma cópia da CI. CI
recebida + cópia da Portaria voltam para providências necessárias.