UFCD 0661 – CIRCUITO DOCUMENTAL NA ORGANIZAÇÃO

Introdução

Este trabalho foi realizado na disciplina de técnicas de administração e tem como finalidade o
estudo de circulação da documentação e a sua importância.

Neste trabalho vamos abordar o tema da circulação da documentação, esclarecendo o conceito

de documento e os vários tipos de documentos, assim como o circuito da correspondência, á
receção dos documentos, a abertura dos mesmos, etc...

Circuito documental

É o que resulta do processo da comunicação tanto oral como escrita tanto entre

empresas, como a nível interno. É todo o percurso efetuado pelos documentos até

chegarem até ao seu destino final.

TIPOS DE CORRESPONDÊNCIA

Existem 3 tipos de correspondência:

 Correspondência Recebida

 Correspondência Expedida

 Correspondência Interna

Correspondência recebida

Considera-se correspondência toda e qualquer forma de comunicação escrita, produzida e

destinada a pessoas jurídicas ou físicas, bem como aquela que se processa entre órgãos e
servidores de uma instituição.
A correspondência recebida será, deste modo, toda a correspondência que dá entrada na
empresa e que depois de devidamente analisada é entregue ao departamento ao qual se
destina

Correspondência Expedida
No mesmo sentido, a correspondência expedida será toda a correspondência que sai da
empresa, após verificação e tratamento, por fim a alcançar o respetivo destinatário.
Principais funções da correspondência expedida:

 Transmitir instruções
 Solicitar serviços
 Fornecer e transmitir informações
 Convocar reuniões
 Requisitar material

• Transmitir instruções
• Solicitar serviços
• Fornecer os transmitir
informações
• Convocar reuniões
• Veicular documentação
• Requisitar matéria
Correspondência Interna

Transmitir instruções
• Solicitar serviços
• Fornecer os transmitir
informações
• Convocar reuniões
• Veicular documentação
• Requisitar matéria
Transmitir instruções
• Solicitar serviços
• Fornecer os transmitir
informações
• Convocar reuniões
• Veicular documentação
• Requisitar matéria
Transmitir instruções
• Solicitar serviços
• Fornecer os transmitir
informações
• Convocar reuniões
• Veicular documentação
• Requisitar matéria
A informação interna abrange as seguintes áreas:
• Informação administrativa – Constituída por todas as informações que podem
conduzir à tomada de decisão pelos gestores da empresa, nomeadamente:
informação contabilística, relatórios administrativos, publicações periódicas, etc.;
• Informação técnico-comercial – Formada por um conjunto de informação relativa às
características tecnológicas dos produtos, os seus preços, margens, segmentos de
mercado e procedimentos utilizados pela área comercial nos seus contactos com os
clientes;
• Informação de gestão – Relativa a todos os dados constituídos por indicadores de
natureza financeira, económica, técnica e comercial que permitem a tomada de
decisão pela direção.

UTILIZAÇÃO DE EQUIPAMENTO
 Fotocopiadora
 Máquina de encadernar
 Scanners

TRATAMENTO DE CORREIO RECEBIDO

O correio recebido nas empresas consiste nos documentos que as empresas recebem do exterior,
este correio pode assumir diferentes formatos, sendo estes:
 Cartas comerciais
 Circulares
 Oficios
 Memorandos
 Convocatórias
 Comunicações internas
 E-mail

Circuito do corredio recebido

 Separação
A separação de correio recebido é feita antes de se proceder á abertura da correspondência. Esta
fase pode ser classificada em: comercial / Confidencial

 Abertura

Todos os dias nas empresas, depois de se proceder á separação do correio recebido, segue-se a
abertura do mesmo. Esta abertura do correio recebido exige alguns tipos de regras, com o
objetivo de não danificar o correio recebido.
Algumas das regras são:
 Deslocar o correio para um dos cantos
 Abrir o correio pelas arestas opostas
 Verificar se o corre4io contem data, nome e endereço de remetente

 Registo

Diariamente, as empresas recebem muito correio, por isso é que há a necessidade de registar
todo o correio recebido. Normalmente, o registo, a abertura e a separação cabem ao mesmo
departamento, que depois de proceder a realização de cada uma das fases, tira cópia dos
documentos e fá-los seguir para os respetivos destinatários. Estas cópias só podem ser efetuadas
apos serem carimbadas, colocadas a data e o número de entrada.
  Distribuição

O correio recebido diariamente nas empresas, dirige-se para várias pessoas, daí a distribuição
ser um processo que exige determinados cuidados, sendo estes:
 Verificar se o documento tem mais que um destinatário
 Tirar o número de copias relativas ao número de destinos
 Utilizar uma guia de remessa de documentos

 Despacho

A expedição e arquivo
A expedição do correio recebido, consiste no envio do mesmo, atendendo que antes desse envio
é necessário verificar se o correio se encontra datado e assinado, se contém corretamente o
endereço do destinatário, evitar o uso de agrafos para não danificar as máquinas de posterior
abertura, etc.

 Tratamento do correio expedido

O correio expedido nas empresas consiste nos documentos que as empresas enviam para o
exterior, este correio pode ser enviado sobre diferentes formatos, sendo estes:
 Cartas comerciais
 Circulares
 Ofícios
 Memorandos
 Convocatórias
 Comunicações internas
 E-mail

 Verificação

A verificação do correio expedido é a fase na qual, devem ser realizadas determinadas tarefas,
de modo a que o correio ao sair da empresa, dirija-se ao local correto de entrega. Algumas
dessas regras importantes são:
 Verificar que o correio que vai ser expedido está em boas condições
 Verificar que se trata do pedido do cliente
 Proceder a pesagem do correio

 Registo

Diariamente, as empresas enviam muito correio, por isso é que há a necessidade de registar todo
o correio enviado. Normalmente, o registo, é feito em livro próprio antes de se proceder ao
envio, referindo, também, que antes de a empresa enviar o correio, esta tira cópias da
correspondência a enviar, depois de serem e carimbadas, colocadas a data e o número de saída.
  Seleção

A seleção do correio expedido, consiste na fase em que se procede a escolha do correio mais
importante para ser enviado, esta escolha respeita muitas das vezes a posição das empresas em
questão, dependendo também dos assuntos que se trata.

 Dobrar/Envelope

A dobragem do correio deve ser feita, no sentido de garantir a confidencialidade do mesmo, ou

seja, no sentido de só permitir ao respetivo destinatário saber do conteúdo do correio. Algumas
das regras para dobragem do correio são:
 No sentido de se poderem ver os dados do destinatário.
 No caso do envelope de janela, mas impedindo que se consiga ler o resto do texto pela
transparência.
 Dobrada sobre si mesma, isto é, sem deixar ver o texto.
 Utilizar o formato de papel adequado para o tamanho do envelope.

 Pesagem/Expedição

A pesagem do correio expedido, consiste na pesagem do correio a enviar, sendo esta fase muito
importante, porque dependendo do peso do correio, o valor apagar pela empresa responsável
altera-se. Contudo, posteriormente depois de se efetuar a pesagem do correio, então concluímos
com o envio, que consiste na fase na qual, o correio sai da empresa em direção ao destinatário
previamente definido.

Correio eletrónico
É um sistema rápido e eficaz que través de aplicações virtuais, permitem o envio de informação
em formato digital.

Vantagens do correio eletrónico:

• Barato;
• Rápido;
• Ecológico;
• Múltiplos destinatários simultaneamente.

Desvantagens do correio eletrónico:

• Falta de privacidade;
• Possíveis causas de fraude;
• Necessidade de imprimir os documentos enviados para comprovar o seu envio;
 • Riscos de segurança informática.

Via CTT

 Correio Normal
 Correio azul nacional –É entregue em 24 horas e aplica-se a correspondência
até 2 Kg.
 Correio registado–Permite confirmar o envio ao destinatário.
 Com aviso de receção–Permite confirmar a entrega ao destinatário, com
receção do comprovativo respetivo.
 Correio azul internacional–É entregue até 3 dias úteis na Europa e 5 dias no
resto do Mundo e aplica-se a correspondência até 2 Kg
 Correio verde nacional ou internacional–O envelope terá de ser pré-comprado,
mas dispensa pesagem ou selagem

Conclusão
Assim, concluímos este trabalho sobre esta UFCD. Foi um aprendizado e uma forma de
conhecer melhor o que diz respeito ao circuito documental na organização.
Concluímos também que o circuito documental é essencial para o bom funcionamento
de qualquer empresa.