INFORMAÇÕES IMPORTANTES DENTRO DA SEPGE

• Planilha de Protocolo
– Serve para controlar todos os documentos que entram e que saem da secretaria.

Como localizá-la:
1. Scanner Planejamento
2. Administrativo
3. Protocolo
4. Planilha “Protocolo Válido”

Expedido = que saiu;

Recebido = que entrou.

• Tipos de documento

Comunicação Interna (CI): comunicação entre diferentes setores dentro da mesma

secretaria. [Ex.: SUTIN se comunica com ASPLE (SEPGE)]

Memorando (MM): comunicação enviada para outra secretaria entre as da prefeitura.

(Ex.: SEPGE se comunica com SEPAJ) - ?

Ofício (OF): comunicação com corpos fora da prefeitura.

Memorando e Ofício Circulares:

MM Circular – vai para cada secretaria;
OF Circular – vai para autarquias.

• Autuar Processo

– Não pular folha

– Na abertura do processo, a capa é a folha 1, e não se
deve autuá-la.
– Na abertura de volume, o termo de abertura é a primeira
página do processo seguindo numeração com o termo de
encerramento.

• Aceite de Processo

– Precisa ser feito quando um processo é recebido vindo de outro local.

Caminho para dar o “Aceite”:

1. Abrir o Prodata
2. Protocolo
3. Aceite pelo processo
4. Inserir o nº do processo
5. Dar o Aceite na parte inferior da página da web.

Se for 1 único volume, dar aceite.

Se for mais de 1, verificar se estão em posse e aceitar a remessa.
 • Despacho

– É feito para protocolar o envio de um processo para algum lugar.

Caminho para Despachar:

1. Abrir o Prodata
2. Protocolo
3. Despacho
4. Inserir o nº do processo
5. Inserir a situação (sempre 1, que significa andamento)
6. Escrever a observação de envio do despacho (segue….)
7. Despachar.

OBS.: sempre copiar (Ctrl+C) a observação de envio para colar (Ctrl+V) na remessa.
Assim, não é preciso escrever de novo.

• Remessa

Caminho para cadastrar e imprimir a remessa:

1. Abrir o Prodata
2. Protocolo
3. Remessa
4. Inserir o Destino
5. Inserir Observação de envio
6. Salvar
7. Anexar processo
8. Liberar Remessa
9. Imprimir 2 cópias
10. Assinar uma das cópias, encartar no final do processo, autuá-la, e prender a outra
cópia da remessa para pegar a assinatura de recebido.

• Caminho para encontrar modelos de CI, MM, OF, etc. (e o Cronológico

também)

1. Scanner – Planejamento
2. Administrativo
3. Cronológico
4. Expedidos 2020

• Gestão de Contratos

A planilha de gestão de contratos tem que ser atualizada de acordo com o caminhar dos
pagamentos dos serviços que a prefeitura contrata/contratou.
Pagamentos mensais são efetuados, pelo caminho:
Recebimento da Nota → Emissão das “Certidões de Regularidade” → Controle Interno
faz “Declaração de Conformidade” → Liquidação faz “Nota de Liquidação” → Tesouraria
efetua o pagamento.

As informações que devem ser inseridas na planilha são:

1. O valor da nota
2. O nº da nota fiscal
3. A data da liquidação
4. A data do pagamento

• Abertura de Processo

Caminho: PRODATA → Protocolo → Autuação.

1. Inserir o interessado. No caso do Município de Angra dos Reis, inserir o CNPJ

(29.172.467/0001-09);
2. Inserir o assunto. No caso de despesa, 227;
3. Inserir o subassunto. No caso de despesa, 429;
4. Inserir a observação, que é a informação que fica na capa. Comumente é o
assunto da Comunicação Interna que gera o processo;
5. Salvar;
6. Imprimir etiqueta nos “três pontinhos” no final da página da web;
7. Para imprimir corretamente, seguir as recomendações;
8. Imprimir em folha timbrada com gramatura maior;
9. Inserir a folha na bandeja multifuncional com o brasão do município em direção à
impressora;
10. Configurar, no computador, o tamanho da folha para “Ofício 8,5 x 14 pol.”;
11. Imprimir a capa;
12. Imprimir o mesmo arquivo, reconfigurando-o para tamanho A4, com origem da
bandeja 1 (a normal);
13. Apensar os devidos documentos;
14. Autuar começando pela folha A4, como folha nº 2.