Etapa 1: Reconhecimento

Como explanado não existe processo AS-IS para se basear, mas as atividades
dos Stakeholders envolvidos nessa questão do distrato podem ser úteis para a
elaboração do TO BE.
Sendo assim, o primeiro passo para a elaboração de qualquer plano de ação é
um reconhecimento de campo, a ser feito com usuários estratégicos de CX –
COMERCIAL – LOGISTICA – ESTOQUE – FINANCEIRO – DADOS –
JURIDICO.
1. Financeiro. Foi dito que estamos tendo perdas financeiras. Então, como
estão sendo mensuradas essas perdas no momento? É possível a
emissão de um relatório de Débito dos clientes no momento do churn?
Como seria feita a cobrança desses débitos?
2. Estoque. Sabemos quais ativos Zig estão sob custódia dos clientes?
Sabemos os seriais, Valor de cada máquina?
3. Logística. Quando as máquinas foram enviadas? Como e qual polo
seria responsável pelas coletas? Quais valores da coleta? É feita
alguma negociação antes do churn?
4. Comercial. Como essa solicitação de distrato chega? Existe algum
canal que isso é controlado?
5. CX. Como essa solicitação de distrato chega? Quais inputs CX recebe?
É feita alguma negociação antes do churn?
6. Dados. Todo esse ciclo de vida do cliente está disponível em alguma
tabela dentro do BD, para fácil consulta posterior?
7. Jurídico. Quais informações seriam necessárias para executar algum
cliente, caso não sejam retornadas as máquinas ou pagos os valores em
débito?
É importante deixar claro nesse reconhecimento à todos os envolvidos o
escopo do projeto: que é estruturar o processo de distrato de forma que
nenhuma informação se perca, o trabalho das equipes fique mais fácil e a Zig
não sofra mais perdas financeiras.
Também, é no início que deve ser definido o KR atrelado à esse processo. O
que será mensurado para a geração desse indicador, com que frequência e
qual o Objetivo por trás.
Etapa 2: Planejamento do Processo
Tendo como premissa que o cliente simplesmente comunica o encerramento
das atividades com a Zig, que os dados do cliente estão corretos em contrato e
que todo o processo se dá por simples trocas de emails, o melhor é seria
estruturar tudo em um KanBan simples por Clickup, montar uma esteira no
Sharepoint ou alguma outra ferramenta parecida.
Como um macro fluxo do processo:
O fluxo acima deve ser apresentado em uma reunião aos usuários que farão de
fato as movimentações dos cards. Ele pode ser alterado caso alguma
necessidade diferente seja levantada, ou outra área precise também ser
incluída. Uma vez que os membros do projeto estiverem de acordo com o novo
fluxo, deve ser iniciar a etapa de implantação.

Etapa 3: Implantação
A implantação desse fluxo poderia se dar de algumas formas. Seria possível
criar um quadro no Clickup que agrupasse essas informações em Cards. Os
Cards devem ter em seu conteúdo alguns campos como:
1. CNPJ
2. Cliente
3. Contato do cliente
4. Executivo
5. Anexar Registro de Equipamentos
6. Anexar Registro de Recebimento
7. Anexar Fechamento Financeiro
8. Valor Pagamento
9. Data do Pagamento
10. Inserido no Banco de Dados
11. Email Enviado
O preenchimento de alguns campos causam triggers de email, que sinalizam
os próximos responsáveis de que existe uma ação a ser tomada.
Na etapa Inserido no Banco de Dados, seria necessário extrair essas
informações do card por meio de uma API para realizar o input no Lake.
Também, uma automação pode se encarregar de enviar o email de
Encerramento de Processo de forma automatica, com base no email
cadastrado no Contrato.
Alguns cards devem ser criados como exemplo, e um treinamento passado
para os usuários. Eles devem ser orientados quanto a forma de preenchimento
das informações, formato dos documentos fiscais, valores e datas. Uma IT
poderia ser também disponibilizada.

Etapa 4: Controle.
Após 15 dias do processo rodando, analisar a qualidade da informação sendo
recebida. Extrair então as informações do banco de dados e elaborar um
Power BI, para fácil visualização e tomada de decisões.